SISTEMA DE COSTEO BASADO POR ACTIVIDADES

ELABORADO POR EDWIN RENDN Y DIANA TINJACA

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANISCO JOSE DE CALDAS OFICINA DE ACREDITACIN

2003

ANTECEDENTES El proyecto de Centros de Costos fue una iniciativa que tuvo la Rectora con el fin de mejorar la gestin de los procesos administrativos y acadmicos de la Institucin , como una primera etapa de este proyecto la Oficina de Control Interno en el ao 2002 lidero un proceso de vinculacin de pasantes del Proyecto Curricular de Ingeniera Industrial los cuales disearon una metodologa de costeo basado en un sistema de costeo por absorcin. En el ao 2003, se contrataron a 2 de los 4 pasantes que crearon esta metodologa de costeo para que fuera implementada en la Universidad ; actualmente estos funcionarios vinculados a la Oficina de Acreditacin han ajustado esta metodologa a las exigencias que se ha venido presentado ya que paralelamente a este proceso la Institucin esta desarrollando dos grandes proyectos como lo son, el Sistema de Informacin y la adquisicin del software de la Secretaria de Hacienda para el manejo contable de entidades publicas, los cuales son necesarios para poder implementar los Centros de Costos. En el caso de la adquisicin de los mdulos del manejo contable en Instituciones Publicas proporcionado por la Secretaria de Hacienda , se concluyo que se hace necesario manejar los Centros de Costos a travs de Sistema de costeo por actividades, por que las exigencias futuras as lo dictarn. Por estas razn el grupo de trabajo de Centros de Costos presentan a continuacin el nuevo sistema de costeo por actividades que se va aplicar en la Universidad y su respectivo proceso de implementacin.

INTRODUCCIN El estado actual de la gestin del costo en muchas Universidades no parece ser adecuado a las necesidades de sus gestores y gobernantes y a los cambios que estn desarrollndose en estas Instituciones. Los contables y gestores financieros han sido los primeros que han desarrollado los modelos de costos en la Universidad, enfocndolos hacia el cumplimiento de los informes externos y a las necesidades bsicas de generacin de informacin contable. Esta informacin sobre los costes no cubre las necesidades de la mayora de los usuarios potenciales en la Universidad. Las instituciones universitarias necesitan conectar sus objetivos con la estrategia global y crear una cultura de entendimiento de los procesos de creacin de valor y considerar como parte de esta cultura el efectivo uso de los sistemas de costos. Los modelos de costos tradicionales en la Universidad se han centrado, fundamentalmente, en la localizacin e imputacin del costo a un objeto de costo (titulacin, proyecto de investigacin, etc.) basados en reparto arbitrario, cuyas claves de asignacin no han respondido, en muchos casos, a la realidad concreta del nivel de servicios prestados, as como a la naturaleza de la actividad desarrollada en los centros de costos.

El Costeo basado por actividades considera que las actividades son las que generan los costos, y que son las actividades las que consumen recursos, y no los productos. El ABC es un modelo de costos que requiere que las organizaciones obtengan datos sobre costos desarrollando, previamente estudio de sus actividades y abandonando el concepto de acumulacin de costos en departamentos o centros indirectos.

JUSTIFICACION DE UN SISTEMA COSTEO ABC EN LAS UNIVERSIDADES En primer lugar, los costos en estas Instituciones se han incrementado considerablemente en los ltimos aos, siendo necesario determinar sus causas. Por otro lado, muchas decisiones se toman, normalmente, sin considerar sus implicaciones sobre los costos de la Institucin; decisiones sobre oferta de cursos, nuevos programas de doctorado, master, proyectos de investigacin, etc. En las universidades no estn bien definidos los objetivos y las medidas de los resultados. Con relacin a las principales actividades (docencia, investigacin y servicios), ms cantidad no significa necesariamente mayor calidad; en este caso, es importante controlar tambin los costo de la baja calidad.

VENTAJAS DEL COSTEO ABC EN LAS UNIVERSIDADES Una de las ventajas del modelo de costos ABC guardara relacin con la informacin que aportara a los niveles de decisin poltica en la Universidad como rectores y vicerrectores. Asimismo, podra ser empleado en la toma de decisiones por los responsables de tareas administrativas y de gestin, y, sobre todo, por los directores de los departamentos, decanos y coordinadores de Proyectos Curriculares. Suministra la adecuada estructura contable para el establecimiento de un verdadero sistema orientado a la gestin. Permite la implantacin de un sistema flexible. Las universidades se caracterizan por un sistema de gestin descentralizado. Unas normas de asignacin rgida no pueden ser impuestas a este tipo de organizaciones. Suministra una medida del costo completo de programas y actividades y ayuda a identificar situaciones econmicas en las cuales no existe concordancia entre metas y objetivos. Los informes derivados de este tipo de procesos proporcionan una mayor comprensin del tipo de actividades y los costos que se producen en la comunidad acadmica. Por otro lado, considerando que las universidades pblicas prestan sus servicios en un entorno cada vez ms competitivo y preocupado por la calidad de los servicios ofertados, el ABC parece el ms apropiado para llevar a cabo una gestin eficaz y eficiente de este tipo de Institucin. La definicin de actividades principales y sub. actividades a travs de la aplicacin del modelo ABC podra dar solucin al establecimiento de medidas de las tareas realizadas en cada Centro de Costo, puesto que el objeto de estudio sera las actividades y no los Centros de Costos; por otro lado, se evitara el problema de establecer claves de reparto de los costes entre centros de costos. La necesidad de implantar un sistema de costos en las Instituciones universitarias vendra avalada, entre otras cuestiones, por su contribucin a la toma de decisiones presupuestaria. La informacin suministrada por el modelo ABC, junto con los presupuestos, permitira a los gestores valorar los objetivos de las actividades en funcin de sus costes; adems, las instituciones universitarias alcanzan una mayor comprensin de qu estn haciendo y haca dnde van.

PASOS A SEGUIR PARA IMPLEMENTAR EL ABC EN LA UNIVERSIDAD DISTRITAL La metodologa propuesta consta de siete fases fundamentales.

I. Diagnostico y preparacin II. Metodologa de Costeo

III. Aplicacin de la metodologa de costeo a travs de centros de costos pilotos IV. Extrapolacin de la metodologa de costeo a los dems Centros de Costos. V. Integracin del Proyecto Centros de Costos con el proyecto de Sistema de Informacin en la

Universidad Distrital VI. Implementacin

Fase I DIAGNOSTICO Y PREPARACIN Para disear un sistema de costos es necesario, tener una idea bien concebida del tipo de empresa para el que se disea. Es necesario poder identificar los procesos que se llevan a cabo y de acuerdo con la teora de los costos, plantear los instrumentos que permitan identificar y registrar los componentes del costo. Para implantar un sistema tan complejo como el ABC se necesita de un proceso previo que permita definir las bases sobre las que se implantar y crear las condiciones necesarias para localizar con facilidad toda la informacin estadstica, econmica y financiera que se necesita. Teniendo en cuenta lo expresado anteriormente definimos segn nuestro punto de vista las premisas organizativas necesarias para implantar el ABC en la Universidad Distrital. Establecer los puntos crticos y aspectos favorables de los ordenadores del gasto, Divisin Administrativa, Oficina Asesora de Sistemas y Red Udnet en cuanto a los sistemas de informacin y la cultura organizacional, para determinar las recomendaciones respectivas. Obtener una visin ms clara de las metodologas utilizadas por otras instituciones, a travs de visitas a Universidades pblicas (Nacional de Colombia y Pedaggica Nacional) y privada (Universidad de los Andes). Conocimiento de los procesos y la estructura organizacional de la Universidad. Sensibilizacin a las diferentes unidades administrativas y acadmicas que estn directamente involucradas en el proyecto. Recoleccin de datos histricos de los Centros de Costos pilotos. Las tcnicas basadas en costos reales presuponen el registro de los gastos y el clculo de los costos teniendo en cuenta los datos histricos existentes. En el caso concreto de la Universidad Distrital se empleara la tcnica de los costos predeterminados que son aquellos que se calculan antes de producir un bien o prestar un servicio y segn sean las bases que se utilicen para su clculo, se dividen en costos estimados y costos estndar. El costo estimado indica lo que podra costar un producto o servicio con un grado de aproximacin relativo, ante la ausencia de normas que posibiliten calcularlo con ms rigor. El costo estndar presupone la utilizacin de una base normativa rigurosa, una confiabilidad y exactitud en los datos que se utilicen para su clculo y parmetros de medicin que permitan determinar el origen de las desviaciones.

Una vez elegida la tcnica de valoracin de los costos a utilizar, debe realizarse una serie de tareas con relacin a los elementos de costos, tales como: Relacionarlos con el nivel de actividad, Identificar de forma separada los componentes de costos que no aportan valor aadido, y agregar los datos a nivel de procesos, con el fin de conocer el costo global de los mismos y poder identificar las unidades de actividad. En esta etapa se debe tener en cuenta adems los siguientes principios recogidos en las bases generales del perfeccionamiento empresarial, son estos: el hecho de que no deben cargarse costos antes de que los mismos se hayan producido, la aplicacin de los costos requiere que el consumo necesario sea cierto, aunque su grado de terminacin no est perfectamente determinado; y los elementos a considerar en el costo, han de referirse al periodo del clculo. Fase II METODOLOGA DE COSTEO Los pasos que deben desarrollarse para contar con unos Centros de Costos acadmicos y administrativos en la Universidad con base en un sistema de costeo ABC son:

1. Estructuracin de los Centros de Costos 2. Clasificacin de los Costos segn su Identificacin 3. Establecimiento de Criterios de Prorrateo 4. Asignacin de los Costos indirectos a los Centros de Costos 5. Anlisis y definicin de las actividades que realiza cada Centro de Costo 6. Distribucin de los costos indirectos a las actividades propias a cada Centro de Costo 7. Distribucin de los Costos directos a las actividades propias a cada Centro de Costo 8. Calculo del costo total de cada una de las actividades 9. Definicin de los generadores de costos de las actividades (Inductores de Costos) 10. Calculo del Costo Unitario. 11. Determinacin del costo total de las actividades Macro y Micro

1. Estructuracin de los Centros de Costos Con base en la primera fase se procede a determinar los Centros de Costos de Costos de la Universidad de acuerdo a las caractersticas propias de la Institucin Los Centros de Costos se van a trabajar en unidades de apoyo (apoyo directivo, apoyo administrativo y apoyo acadmico) y unidades operativas (docencia, investigacin y extensin). UNIDADES DE APOYO UNIDADES OPERATIVAS

APOYO DIRECTIVO

Rectora Secretaria General Planeacin Control Interno Relaciones Interinstitucionales Asuntos disciplinarios Sistemas

DOCENCIA

Proyectos Curriculares, Postgrados, Maestras y Especializaciones de las Facultades: Ciencias de la Educacin Medio Ambiente Ingeniera Tecnolgica CEAD ASAB

APOYO ADMNISTRATIVO

Divisin de Recursos Humanos Divisin de Recursos Fsicos Divisin de Recursos Financieros

INVESTIGACIN

Centro de Investigaciones

APOYO ACADEMICO

Vicerrectora Bienestar Institucional Docencia Red UDNET Biblioteca

EXTENSIN

IDEXUD (Centro de Estudios en Competitividad)

Establecidas las unidades de apoyo y operativas se crear un catlogo de Costos donde se codificarn los Centros de Costos de acuerdo a las unidades a las que pertenecen de la siguiente manera.

Cartera de los Centros de Costos

CODIGO CENTRO DE COSTO

1 RECTORIA

1 1 Asesor del Rector 1 2 SECRETARIA GENERAL 1 2 1 Oficina Asesora de Quejas y Reclamos 1 2 2 Oficina Asesora de Jurdica 1 2 3 Seccin de Actas, Archivo y Microfilmacin 1 3 Oficina Asesora de Control Interno 1 4 Oficina Asesora de Asuntos Disciplinarios 1 5 Oficina Asesora de Planeacin y Control 1 6 Oficina de Relaciones Interinstitucionales 1 7 Oficina Asesora de Sistemas 2 VICERRECTORIA 2 1 Docencia 2 2 Red de Datos Udnet 2 3 Biblioteca 2 4 Seccin de Publicaciones 2 5 Instituto de Lenguas de la Universidad Distrital 3 DIRECCIN ADMINISTRATIVA 3 1 Divisin de Recursos Financieros 3 1 1 Seccin de Presupuesto 3 1 2 Seccin de Contabilidad 3 1 3 Seccin de Tesorera 3 2 Divisin de Recursos Humanos 3 2 1 Seccin de Novedades 3 3 Divisin de Recursos Fsicos 3 3 1 Seccin de Almacn e Inventarios 3 3 2 Seccin de Compras 4 FACULTAD DE CIENCIAS Y EDUCACIN 4 1 Licenciatura en Fsica 4 2 Licenciatura en Biologa 4 3 Licenciatura en Qumica 4 4 Licenciatura en educacin Bsica con nfasis en matemticas 4 5 Licenciatura en educacin Bsica con nfasis en Ciencias Sociales 4 6 Licenciatura en educacin Bsica con nfasis en Ingles 4 7 Licenciatura en educacin Bsica con nfasis en Educacin Artstica 4 8 Licenciatura en educacin Bsica con nfasis en Humanidades 4 9 Licenciatura en educacin Bsica con nfasis en lengua castellana 4 10 Licenciatura en Pedagoga Infantil 4 11 Especializacin en educacin matemticas 4 12 Especializacin en desarrollo Humano 4 13 Especializacin en inf. Cultura y desarrollo 4 14 Especializacin en Educacin, pedagoga y gestin ambiental 4 15 Especializacin en gerencia de proyectos Educacin Institucionales 4 16 Especializacin en lenguaje y pedagoga de proyectos 4 17 Especializacin en Pedagoga. de la Comunicacin de medios interactivos 4 18 Especializacin en Educacin Tecnolgica. 4 19 Maestra en Investigacin social interdisciplinaria 4 20 Maestra en Lingstica a la enseanza del ingles 4 21 Instituto de Investigaciones Educativas

5 FACULTAD DE INGENIERA 5 1 Ingeniera Electrnica 5 2 Ingeniera de Sistemas 5 3 Ingeniera Industrial 5 4 Ingeniera Catastral y Geodesia 5 5 Ingeniera Elctrica 5 6 Especializacin en Comunicaciones Mviles 5 7 Especializacin en Teleinformtica 5 8 Especializacin en Ingeniera de la Produccin 5 9 Especializacin en Informtica Industrial

5 10 Especializacin en Sistemas de Informacin Geogrfica 5 11 Especializacin en Bioingeniera 5 12 Especializacin en Higiene y Salud Ocupacional 5 13 Especializacin En Gestin De Proyectos 5 14 Especializacin en Ingeniera del Software 6 FACULTAD DEL MEDIO AMBIENTE 6 1 Ingeniera Forestal 6 2 Tecnologa en Gestin Ambiental y Servicios Pblicos 6 3 Tecnologa en Saneamiento Ambiental 6 4 Tecnologa en Topografa (N) 6 5 Ingeniera Topogrfica (D) 6 6 Ingeniera Topogrfica (N) 6 7 Administracin Ambiental 6 8 Especializacin en Gerencia de Recursos Naturales 7 FACULTAD TECNOLGICA 7 1 Tecnologa en Construcciones Civiles 7 2 Tecnologa en Electricidad 7 3 Tecnologa en Electrnica 7 4 Tecnologa en Industrial 7 5 Tecnologa en Mecnica 7 6 Tecnologa en Sistematizacin de Datos 7 7 Ingeniera en Control Electrnico e Instrumentacin 7 8 Ingeniera en Distribucin y redes elctricas 7 9 Ingeniera en Telecomunicaciones 7 10 Ingeniera en Redes de Computadores 7 11 Ingeniera Civil 7 12 Ingeniera Mecnica 7 13 Especializacin Tecnolgica en Redes y Distribucin Elctrica 7 14 Especializacin Tecnolgica en Telecomunicaciones 7 15 Especializacin Tecnolgica en Mecnica 7 16 Especializacin Tecnolgica en sistemas avanzados de produccin 7 17 Especializacin Tecnolgica en redes de Computacin 7 18 Especializacin Tecnolgica Distribucin y Construccin de vas 7 19 Especializacin en Tecnolgica en Control Electrnico 8 CENTRO DE ESTUDIOS EN ADMINISTRACIN DEPORTIVA 8 1 Administracin Deportiva 8 2 Tecnologa en Administracin Deportiva 9 ACADEMIA SUPERIOR DE ARTES DE BOGOTA 9 1 Artes Plsticas y visuales 9 2 Artes Escnicas 9 3 Artes Musicales 10 IDEXUD (Centro de Estudios en Competitividad)

11 CENTRO DE INVESTIGACIONES Y DESARROLLO CIENTFICO

(D): Diurno (N): Nocturno Sin en algn caso se crear un nuevo Centro de Costos que dependa de uno principal se le asignar una codificacin que coincida y lo integre a este. 2. Clasificacin de los Costos segn su Identificacin Tomando como referencia el presupuesto actual de la Universidad Distrital se procedi a clasificar los costos en directos e indirectos, entendindose como indirectos los costos comunes a dos o ms objetos de costos por lo que se requiere la utilizacin de criterios de distribucin o prorrateo de los costos, y los directos corresponden a los costos fcilmente identificables dentro de cada unidad, an cuando hay rubros que son tanto administrativos como operativos.

Costos Directos

ADMINISTRATIVOS OPERATIVOS

Servicios personales Dotacin Gastos de Computador Viticos y gastos de viaje Impresos y publicaciones Combustible, lubricantes y llantas Materiales y suministros Capacitacin Programas y convenios Institucionales Oficina de Publicaciones IDEXUD Remuneracin servicios tcnicos Rectora Adquisicin devolutivos Imprevistos Aportes Patronales

Servicios personales Eventos acadmicos Practicas acadmicas Remuneracin servicios tcnicos Centro de Investigaciones Estmulos acadmicos Postgrados Doctorados y maestras Acreditacin Institucional Capacitacin Aportes Patronales Acreditacin Proyecto Curricular IPAZUD

Costos indirectos

Mantenimiento y reparaciones Arrendamientos Seguros Servicios pblicos Impuestos, tasas y multas Salud Ocupacional Consejo Superior

Nacionalizacin, Portes y Fletes Transferencias Servicio de la Deuda Inversiones Afiliacin asociaciones afines Acreditacin Institucional

3. Establecimiento de Criterios de Prorrateo Los criterios de prorrateo son mecanismos de asignacin que se utilizan para distribuir los costos indirectos hacia los Centros de Costos, en razn a que no se tiene forma de asignarlos a determinado proceso o actividad. Consiste en distribuir los costos indirectos en los diferentes Centros de Costos ya sean unidades operativas o de apoyo. En este encontramos: Seguros Para realizar la distribucin de este rubro se debe tener en cuenta que hay algunos seguros asignables a un Centro de Costos en particular, en tanto que otros son generales y asignables a dos o ms Centros de Costos. Directos: Asignables a cada unidad - Vehculos

No existe necesidad de prorrateo Indirectos: - Incendio - Robo

En Este caso se tiene en cuenta los metros cuadrados (m2) ocupados por cada oficina

(Costo Seguro Total - Sumatoria Costo Total Seguro

Centros de Costos) Seguro reas

Comunes Centro de Costos

Edificio Total m2 N

X Costos de Centro m2 N=

El prorrateo de las reas comunes se realiza

Total 2 Costos de Centro 2

SeguroCostoXmN = Seguro por Centro de Costos EdificioTotalmN

Y el costo total del seguro para el Centro de Costos es

Costo Seguro Centro de Costos X + Costo Seguro reas Comunes = Total Seguro X

Centro de Costo Salud Ocupacional Este rubro es general, es decir, le compete a toda la Universidad, con lo cual su prorrateo se debe hacer teniendo en cuenta a todas las reas que la conforman, tanto de apoyo como operativas.

lOcupacionaSaludTotalCostodUniversidaTotalPersonasNXPersonasN

Costos de Centro

=Salud Ocupacional Centro de Costos X

El factor de distribucin a utilizar es el numero de personas por dependencia, esto debido a que los planes de salud ocupacional se realizan para que toda la comunidad universitaria participe en ellos. Servicio de la Deuda Este rubro tambin es de competencia total, por lo cual su calculo por centro de costo se realizar teniendo en cuenta el nmero de dependencias total de la Universidad, para repartirlo equitativamente. Servicio de la deuda = Servicio de la Deuda Centro de Costos X Nmero de Centros de Costos

Servicios pblicos Energa elctrica Informacin necesaria para determinar el Criterio de prorrateo para este rubro (gasto indirecto): 1. Consultar con la Oficina Asesora de Planeacin y Control como est dada la asignacin de los

espacios fsicos para cada una de las reas, dependencias y secciones componentes de la Universidad pues est informacin ayudara a determinar la asignacin porcentual de este gasto entre cada una de ellas en el momento de definir la unidad de medida en funcin de los m2.

2. Recolectar de la divisin de Recursos Fsicos los costos histricos de Kw. / Hora en cada una de

las sedes de la Universidad. 3. Determinar el costo promedio del Kw. / hora por Sede. 4. Determinar las Variables que inciden en el consumo de energa por Kw. / hora en cada una de las

oficinas: Las Variables consideradas son : Administrativa Equipos de oficina Iluminacin (Bombillos) Otros Acadmica Equipos de oficina Iluminacin (Bombillos) Equipos especializados

En el caso de maquinas especiales en la parte acadmica se debe conocer el tiempo de asignacin de laboratorios y talleres en cada una de las facultades en las cuales existan estas, para determinar su consumo de energa.

5. Estimar tiempo de uso de las variables. 6. Identificar las reas de uso comn para las dependencias (pasillos, Baos, Ascensor, Etc.) y

realizar la distribucin uniforme de sus costos, entre cada una de las dependencias que hacen uso de estas.

7. Para realizar el levantamiento de est informacin se debern utilizar los siguientes formatos.

DEPENDENCIA:

VA

RIA

BLE

CO

STO

PR

OM

ED

IO K

WH

CO

NS

UM

O

KW

H

PO

R

VA

RIA

BLE

*

NU

ME

RO

DE

EQ

UIP

OS

PO

R

SE

CC

IN

NU

ME

RO

D

E

BO

MB

ILLA

S

PO

R S

EC

CI

N

TIE

MP

O D

E U

SO

EN

HO

RA

S

CO

NS

UM

O P

OR

HO

RA

EN

LA

S

EC

CI

N

VA

LOR

TO

TAL

CO

NS

UM

O

Kw. / h : Kilovatio por hora

Dato obtenido de las respectivas fichas tcnicas

AREA COMUN:

VA

RIA

BLE

CO

STO

PR

OM

ED

IO K

WH

CO

NS

UM

O

KW

H

PO

R

VA

RIA

BLE

*

NU

ME

RO

DE

EQ

UIP

OS

EN

EL

R

EA

NU

ME

RO

DE

BO

MB

ILLA

S

TIE

MP

O D

E U

SO

EN

HO

RA

S

CO

NS

UM

O P

OR

HO

RA

EN

LA

S

EC

CI

N

VA

LOR

TO

TAL

CO

NS

UM

O

Acueducto y alcantarillado. Para determinar la distribucin de este Costo entre las diferentes unidades que conforman la Universidad se hace necesario hallar el consumo promedio por persona y el costo promedio por m3. Costo promedio m3 de agua. Este costo se puede hallar en la factura de acueducto y alcantarillado que se recibe en las diferentes sedes donde se cuenta con un contador. Consumo promedio m3. Teniendo en cuenta que la Universidad no cuenta con medidores que permitan la evaluacin ms exacta del consumo se puede determinar un promedio de consumo con datos suministrados por la Oficina de Planeacin y la Oficina de Asesora de Sistemas, estos orientados a hallar el total de personas vinculadas a la Universidad (estudiantes, profesores, personal administrativo). As, el costo de consumo del servicio de acueducto y alcantarillado por persona esta dado por:

Edificio personas Total

cbico. metro consumo Total ladoalcantarily acueducto promedio Consumo =

De esta forma el costo de consumo de acueducto y alcantarillado por persona se obtendr multiplicando el consumo promedio por persona por el costo promedio del consumo por metro cbico. Para asignar este costo, se toma el Costo total consumo acueducto y alcantarillado por persona y se multiplica por el nmero de personas que conforman el Centro de Costos, independientemente del rea a la que pertenezcan.

Consumo promedio acueducto y alcantarillado X Costo promedio m3 Costo total consumo acueducto y alcantarillado por persona =

Telfono Actualmente en la Sede Central se encuentra una planta llamada Meridian 11C, la cual fue instalada en el ao 2000, que controla las llamadas de la sede administrativa, esta cuenta con el software Meridian Administration Tools el cual controla todas las llamadas tanto entre dependencias como hacia fuera de la Universidad. Considerando que las llamadas hacia fuera son las que producen el costo total en cuanto al servicio telefnico en la Institucin, es importante saber que con el software que se maneja actualmente es posible discriminar cuanto de este costo le corresponde a las diferentes dependencias dado que se tiene un control de las 90 extensiones con que cuenta la planta, reconociendo el nmero de marcaciones y el lugar de donde provienen las mismas. Pese a que existen estos datos se hace necesario establecer las tarifas correspondientes el valor del minuto de la llamada para as calcular los costos totales asignables a cada Centro de Costos. En las otras sedes de la Universidad Distrital, se encuentra un poco mas atrasado este proceso, porque simplemente se maneja con un PBX las llamadas externas, y no hay un registro de donde provienen y cuanto dura la llamada. La Red Udnet pensando en mejorar todos estos inconvenientes no solamente en la Sede Central sino en toda la Universidad viene desarrollando un proyecto donde se contar con una planta que prestar el servicio de red convergente, es decir telefona basada en IP (Internet Protocolo), la cual va a ser mas verstil y permitir economizar, ya que no se tendran que pagar el servicio telefnico de ETB entre las mismas sedes. Consejo Superior Este rubro es comn, es decir, el Consejo Superior sesiona para toda la Universidad, por lo tanto su prorrateo se debe hacer teniendo en cuenta el numero de sesiones que se realizan durante una vigencia y los gastos en los que se incurre en cada una de estas, para distribuirlos en todas las reas que conforman la Universidad, tanto administrativas como operativas. El factor de distribucin a utilizar es:

= N de Centros de Costos

Costo total de sesiones C.S. durante la vigencia Costo asignable al Centro de Costos debido a las sesiones del

C.S.

Inversiones Por este rubro se atienden los gastos de inversin, las erogaciones en que incurre la Universidad Distrital para el desarrollo acadmico, fsico, social, cultural y econmico de la Institucin, es decir aquellos que contribuyen a mejorar el ndice de calidad de la educacin y el entorno vivencial de la comunidad Universitaria. Se pueden identificar dos tipos de inversiones Institucionales como lo son: Inversiones Directas Por este rubro se efectan los pagos que contribuyen al desarrollo del capital fsico y humano. El factor de prorrateo corresponder de la siguiente manera para la asignacin de los costos entre los Centros de Costos establecidos: Inversiones Indirectas Por este rubro se efectan los pagos que contribuyen al desarrollo del capital fsico y humano y que se realizan por intermediacin de entidades de financiamiento; dentro de este rubro se contemplan tambin los fondos de prestamos a los empleados.

No. De Centros de Costos

Pago por inversiones Indirectas durante la vigencia

=Costo asignable a los C.C.

debido a pagos efectuados por inversiones directas

Impuestos Tasas Y Multas En este rubro que se destina para el pago de tributos que se ocasionen por el normal

Pago por I.T. y M.durante la vigencia Costo asignable a los C.C. debido

a los pagos efectuados por I.T. y M. =

No. De Centros de Costos

funcionamiento de la Universidad y que tambin incluye el pago del certificado de movilizacin de los vehculos se debe tener en cuenta que es un gasto general para la Universidad y no se puede imputar a una o varias dependencias por lo tanto su factor de prorrateo estar dado por: Mantenimiento y Reparaciones. Para la distribucin de este rubro se hace necesario un previo anlisis de la forma en la que estn contratadas las personas que se dedican a estas actividades, dependiendo de esto se puede decir:

Si las personas pertenecen a la planta de personal de la Universidad y los materiales utilizados son adquiridos por la misma se hace necesario determinar las horas / hombre (servicios personales) y los materiales utilizados en cada una de las tareas asignadas y a que dependencia en particular se le presta el servicio y de esta forma realizar la asignacin, si se realiza la distribucin de esta manera se sugiere que los comprobantes de realizacin del trabajo contengan en su informacin el tiempo de ejecucin Por otra parte si las personas dedicadas a estas labores estn contratadas a travs de subcontratacin, la forma ms eficiente de hacer la distribucin de este costo es por medio del rea ocupada por los diferentes Centros de Costos en forma de porcentaje, este es el caso actual de la Universidad, pero se debe hacer claridad que los suministros para este fin son adquiridos por la institucin, por lo tanto es necesario realizar la distribucin de su costo, para esto se utilizar igualmente el porcentaje de rea ocupada de cada dependencia y de acuerdo con este realizar la distribucin

M2 del Centro de Costos M2 totales de la Universidad

Costo asignable al Centro de Costos

Costo total subcontratacin X =

El servicio de vigilancia de la Universidad se lleva por medio de una compaa que asume todos los gastos de la prestacin de este servicio y pasa una orden de cobro para toda la Universidad, para efectos de su distribucin se debe hacer un cociente entre el costo de este servicio y el nmero de Centro de Costos que conforman la Universidad. Costo asignable por Vigilancia al Centro de Costos = Costo total de subcontratacin N Centros de Costos Afiliacin a asociaciones afines. Cuando las afiliaciones se realizan con el fin de beneficiar a un Centro de Costos especifico se la debe asignar a este directamente, cuando la afiliacin se realice con fines de beneficiar a todos los estamentos de la Universidad se debe asignar como un cociente, de acuerdo con el nmero de Centros de Costos determinados. Costo asignable por = Costo total del rubro Centro de Costos N Centros de Costos Arrendamientos Este rubro esta destinado para cancelar los cnones de arrendamiento de bienes inmuebles de propiedad oficial o particular, ocupados por la Universidad, y los bienes muebles requeridos tales como maquinaria y equipos especializados. Actualmente se tiene en arriendo el edificio de la calle 38 con 15 como un bien inmueble y este se encuentra ocupado por dependencias como la oficina de publicaciones, IDEXUD, Centros de Investigaciones y el fondo de empleados. Por lo que son estas unidades quienes deben asumir ese costo de acuerdo a los metros cuadrados ocupados para desarrollar sus funciones. Costo Asignable al Centro de Costos = Valor del arrendamiento

N Centros de Costos en el edificio

Por otro lado estn los arriendos de bienes muebles como por ejemplo la maquinaria para la carnetizacin de toda la Universidad. En este caso que el arriendo es de un servicio comn a toda la Institucin por esto se hace necesario que se le impute un porcentaje proporcional a todas las unidades administrativas y acadmicas con base al personal que lo compone ya sea de carcter operativo o de apoyo. Costo Asignable al Centro de Costos = Valor del arrendamiento

N Centros de Costos

Transferencias Las transferencias de funcionamiento hace relacin al fondo pasivo pensional de la Universidad Distrital, pagos al Icfes y pasivos exigibles. Como puede apreciarse este costo se le debe imputar a toda la Universidad de acuerdo al numero total de Centros de Costos en la Institucin de esta forma. Costo del valor de la Transferencia por Centro de Costos = Costo total transferencias de la Universidad Nmero total de Centros de Costos. 4. Asignacin de los Costos indirectos a los Centros de Costos En este paso se debe conocer cual es el valor que le corresponde a cada Centro de Costo del total de cada uno de los Costos Indirectos de la Institucin. Para determinar este valor se debe tener encuenta los criterios de prorrateos desarrollados anteriormente. 5. Anlisis y definicin de las actividades que realiza cada Centro de Costo La definicin y clasificacin de las actividades, es una de las tareas cruciales a la hora de implantar un modelo ABC pues las actividades constituyen el centro del sistema y de su correcta definicin depender que el mismo funcione adecuadamente. Para lograr este propsito se debe apoyar en el uso de encuestas, entrevistas, observaciones directas y criterios de expertos. Los elementos que deben ser tenidos en cuenta al identificar las actividades que van a servir de soporte al sistema son: - Las tareas son realizadas por una persona, o por un equipo perfectamente identificables. - Suponen o dan lugar a un saber especfico. - Mantienen un carcter homogneo, desde el punto de vista del comportamiento de los costos, y de las medidas de ejecucin. - Tienen por objeto la obtencin de un output. - Se acometen para satisfacer las exigencias de un cliente externo o interno. La identificacin de las actividades puede hacerse empleando tres perspectivas alternativas: Una perspectiva fsica: en este sentido la actividad se identifica con aquellas tareas que fsicamente se vinculan con una determinada etapa de un proceso. Una perspectiva lgica: en este caso la actividad agrupa todas las tareas que tengan un cometido comn con independencia de su localizacin fsica. Una perspectiva de costo: las actividades, en este caso, se identifican con la causa que determina la incurrencia en costos. Entre los atributos o elementos esenciales que suelen caracterizar las actividades podemos encontrar los siguientes: - La actividad es repetitiva, en cuanto a las tareas que desarrollan.

- Consumen una serie de recursos que constituyen el costo de su ejecucin, exigiendo su realizacin un lapso de tiempo. - Tienen por objetivo la obtencin de un output (producto o servicio). - Est condicionada por variables tales como: tiempos limitados, cumplimientos de calidad, frecuencia, etc. 6. Identificacin de las principales actividades indirectas: Se deben identificar las actividades indirectas ( aquellas que causan los costos indirectos mas elevados). El numero de actividades indirectas depende igualmente del nivel de exactitud y fiabilidad requeridas por el sistema. En este paso va a permitir la trazabilidad de los costos indirectos. Las acciones que se deben desarrollar en este paso son: 1.Obtener la cantidad de dinero consumida en cada una de los costos indirectos en el Ultimo periodo contable. 2. Determinar la valoracin de la actividad i de acuerdo al rubro j. Esta valoracin puede ser obtenida

como por ejemplo con los siguientes criterios: a. Tiempo de dedicacin a cada actividad. b. Estimacin de expertos

3.Multiplicacin del porcentaje de participacin de la actividad i en el consumo del rubro j por el costo total del rubro de costos indirectos j. 3. Anlisis de la matriz costo-actividad-dependencia 7. Identificacin de las actividades de produccin Aqu se deben identificar todas las actividades relacionadas con la manufactura de los bienes o servicios. En este aspecto se deben tener encuenta las actividades que generan costos de operacin, as como las actividades de transformacin. Estas actividades permiten la trazabilidad y control de los costos que estas causan. Se deben desarrollar las siguientes actividades : 1. Definir las actividades operativas o de transformacin del producto. 2. Asignacin de los costos directos a estas actividades 3. Asignacin del costo de las actividades a los diferentes tipos de clientes. 8. Calculo del costo total del producto En este paso, se suman los costos directos e indirectos, para obtener el costo del producto.

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS O DE APOYO

Son aquellas actividades de carcter general que sirven de soporte a la operacin de la Institucin es decir a las actividades acadmicas. Estas se clasifican en: Actividades de Apoyo Directivo Bajo este tipo se agrupan todas las actividades centradas en los servicios de direccin general Actividades de Apoyo Acadmico Comprende las actividades relacionadas con los servicios comunes necesarios para la operacin acadmica de la Institucin tales como las actividades propias de la Vicerrectora o la biblioteca.

Actividades de Apoyo Administrativo Comprende aquellas actividades de la administracin general de la Institucin como las actividades de las reas de Recursos humanos y Recursos Fsicos.

ACTIVIDADES ACADMICAS U OPERATIVAS

Se incluyen las actividades en las cuales la Universidad realiza sus actividades bsicas de Investigacin, Docencia, Asesoras y servicios externos, Extensin, y que tienen asignado el personal acadmico y auxiliares, as como recursos fsicos, estas actividades se clasifican en: Actividad de Docencia Son aquellas actividades cuyo objetivo es la enseanza de un campo especifico del saber. El criterio de clasificacin se fundamenta en la naturaleza de la actividad principal que se desarrolla en ellas. Actividades de Investigacin Son aquellas actividades investigativas asociadas o no a la docencia. Actividades de Extensin Son actividades encargadas de la proyeccin formal e informal de la Universidad hacia la comunidad regional y/o nacional. Esta clasificacin se aparta del patrn internacional que slo define dos grupos (Principales y Auxiliares). En el caso de la Universidad, la cual se clasifica como una empresa de servicios tiene una clasificacin que se adapta ms a las caractersticas de este tipo de Instituciones y refleja con mayor claridad la interrelacin de los objetivos de costos con las diferentes actividades que se realizan en las reas de responsabilidad o secciones de una Universidad. Es importante aclarar que estas actividades Macro y Micro, estn definidas otro tipo de actividades propias de cada Centro de Costo, las cuales se deben identificar en la puesta en practica de esta metodologa de costeo. Fase III APLICACIN DE LA METODOLOGA DE COSTEO A TRAVES DE CENTROS DE COSTOS PILOTOS Para implementar el sistema de Costeo propuesto ( Costeo por Actividades ) en los Centros de Costos pilotos, se procede a :

1. Seleccionar Centros 2. Sensibilizacin y capacitacin a los Centros de Costos Pilotos seleccionados previamente,

dndoles a conocer la metodologa de costeo y la importancia de su aplicacin. 3. Recoleccin de informacin financiera y estadstica histrica y vigente propia de los Centros

de Costos pilotos con el fin de estimar cifras aproximadas del costo de las actividades propias de estas reas.

4. Aplicacin de la metodologa propuesta.

5. Anlisis de los resultados y ajuste de los proyectos pilotos. En este punto se hace un anlisis detallado de los resultados obtenidos y se procede a hacer los ajustes necesarios en cuanto a la determinacin de actividades, inductores de costos, bases de prorrateos , etc.

FASE IV EXTRAPOLACIN DE LA METODOLOGA DE COSTEO A LOS DEMAS CENTROS DE COSTOS. Aplicacin de metodologa de costeo a todos los Centros de Costos restantes de la universidad basados en la fase anterior . FASE V INTEGRACIN DEL PROYECTO CENTROS DE COSTOS AL PROYECTOS SISTEMA DE INFORMACIN EN LA UNIVERSIDAD DISTRITAL Actualmente se esta llevando a cabo un proyecto encaminado a establecer un Sistema de Informacin Gerencial en la universidad, y uno de los objetivos que pretende desarrollar este proyecto es contar con una informacin financiera exacta y confiable y para esto la Universidad ha adquirido recientemente un software de la Secretaria de Hacienda cuyo objetivo es unificar el manejo contable en las Instituciones publicas . Dado que el Proyecto de los Centros de Costos debe ir a la par con las modificaciones que se le hagan a este software para ajustarlos a las condiciones intrnsecas de nuestra Institucin y las exigencias propias de este proyecto, es necesario que el grupo de trabajo participe activamente y en forma paralela a este proyecto del Sistema de Informacin y de esta forma permitir que el flujo de informacin sea concordante con el Sistema de Costeo propuesto en este trabajo. Los pasos que deben llevarse a cabo en esta etapa sern:

1. Conocimiento claro de cada uno de los mdulos de la Secretaria de Hacienda a travs de visitas a esta entidad y la lectura e interpretacin de los manuales de usuarios.

2. Propuesta y elaboracin del modulo de los Centros de Costos que se debe ajustar a los dems mdulos de la Secretaria de Hacienda.

3. Validacin del modelo propuesto de los Centros de Costos ante el rea financiera y el comit de Sistema de Informacin.

4. Integracin del mdulo de los Centros de Costos a los otros mdulos de la Secretaria de Hacienda, para as determinar compatibilidad y validez.

FASE VI IMPLEMENTACION Esta etapa del proyecto puede ser la ms prolongada debido al montaje del software ajustado de la Secretaria de Hacienda, al tamao de la institucin, a la sensibilizacin y capacitacin que se debe realizar a todas las partes implicadas en el proceso. Esta comprende una serie de tareas las cuales no tienen que seguir una secuencia estricta, cada una puede tomar bastante tiempo en su ejecucin. Por lo tanto, donde sea posible, las tareas debern realizarse al mismo tiempo para minimizar la duracin total del proceso de desarrollo e implementacin no solamente de los Centros de Costos sino tambin de los sistemas de informacin de la Universidad. El orden, el momento y la duracin de las tareas debern ser detallados en un plan establecido por los equipos de los dos proyectos que estn trabajando. Las tareas que se realizaran en esta etapa sern:

1. Montaje y prueba del software ajustado de la Secretaria de Hacienda Esta tarea bsicamente le corresponde al equipo de Sistemas de Informacin que se encargar de plantear las caractersticas que deben cumplir los equipos, impresoras, fuentes de poder, unidades de salvaguardia, cables, entre otros. Luego de realizar el montaje se realizarn algunas pruebas con datos reales de tal forma que permita evaluar si el sistema esta en optimas condiciones o si es necesario realizarle ajustes para mejorar su capacidad. 2. Elaboracin de manuales para el usuario (Centros de Costos) A medida que se completa el diseo del sistema y se empieza con el desarrollo del mismo, puede procederse con la documentacin del software. Una buena documentacin puede ser de gran valor para asegurar el uso adecuado del sistema, especialmente cuando se realiza una modificacin de un programa existente o se elabora uno nuevo. 3. Capacitacin y sensibilizacin Un software como el de la Secretaria de Hacienda con todos los mdulos que lo componen es un sistema sencillo, no obstante su implementacin requiere de grandes cambios en los procedimientos operativos de la Institucin. Por lo tanto su instalacin deber estar complementada con un programa de capacitacin intensivo para todo el personal. La capacitacin por lo general toma de una a dos semanas, dependiendo de la complejidad del sistema y del nmero de personas que participarn. Los usuarios debern ser divididos en grupos, generalmente por departamentos. La capacitacin de cada grupo deber enfocarse en los aspectos de mayor importancia en sus respectivas reas de operaciones, sin embargo, todos los participantes debern recibir una visin panormica sobre la operatividad de todo el sistema. La duracin de la capacitacin ser variable, dependiendo nuevamente de la complejidad del sistema y de la experiencia que tenga el personal con sistemas similares. Es conveniente efectuar la capacitacin diariamente en sesiones con una duracin de una a dos horas. En paralelo con esta se debe realizar una capacitacin de los usuarios en cuanto al tema del manejo de los costos, interpretacin y anlisis de los mismos. Esta tarea no solamente pretende dar a conocer los mdulos ajustados de la Secretaria de Hacienda sino tambin de concientizar a cada una de las personas involucradas de la importancia de contar con su participacin en un sistema que esta integrado totalmente y si no existe un verdadero compromiso por parte de estos es imposible que se puedan cumplir con los objetivos del proyecto en una forma eficiente. 4. Validacin de la informacin Una vez realizado el montaje del software, la pruebas correspondientes, la capacitacin y sensibilizacin a los usuarios estos empezarn a arrojar algunos datos por lo que es necesario llevar a cabo una evaluacin de consistencia rigurosa de la informacin. Si bien es cierto que la informacin que procesa el sistema tiene que haber sido revisada previamente, existe siempre la posibilidad de que slo viendo los resultados finales se identifiquen algunas inconsistencias o se presente la necesidad de revisin adicional de la informacin de base. La revisin de los reportes finales en un mes determinado se debe realizar, en parte, comparando los resultados con los obtenidos en meses anteriores, a fin de detectar los cambios bruscos que pueden deberse a errores en la informacin

proporcionada a la Unidad de Costos, a la falta de informacin del servicio analizado a errores en la digitacin de la informacin consignada en los formularios de recopilacin. La revisin tambin puede hacerse comparando los resultados de los diferentes Centros de Costos durante un mismo perodo. Si los resultados de dos servicios que tienen las mismas caractersticas y usualmente guardan una relacin ms o menos conocida presentan diferencias significativas o relaciones que no coinciden con el patrn previo, tambin puede manifestar errores necesarios de correccin. Se sugiere evaluar todos los Centros de Costos, dado que existe la prctica comn de trabajar slo con aquellos servicios que nos interesan o cuyos informes han sido demandados por las directivas, olvidndonos de los otros servicios que influyen en el comportamiento del servicio seleccionado y en los resultados en su conjunto. La validacin de la informacin no es nicamente la revisin de los reportes de informacin base, sino principalmente la visita a los Centros de Costos para evaluar la veracidad de la informacin entregada a la Unidad de Costos, conocer los procesos al interior de cada centro de costos y fortalecer con ello parte del proceso de retroalimentacin. Para ello es til la coordinacin con Planeacin, la revisin de los libros o cuadernos de registros de informacin correspondientes con los respectivos Centros de Costos y recibir las impresiones cualitativas de los encargados de los Centros de Costos respecto a alguna informacin en particular que lo amerite. 5.Anlisis de la informacin Una vez evaluada la consistencia de la informacin, se proceder al anlisis respectivo. Dada la frecuencia mensual de los reportes que emitir la Divisin de Recursos Financieros es posible realizar un anlisis comparativo de los servicios en un momento dado del tiempo, as como un anlisis en un perodo determinado. La combinacin de ambos criterios permitira realizar adems un anlisis de corte transversal para el conjunto de servicios que compone la Universidad. El anlisis de la informacin puede realizarse en dos niveles: general y especfico. En el primero, se efecta una evaluacin global del nivel y estructura del presupuesto. En el anlisis especfico se realizar una evaluacin similar a nivel de Centros de Costos seleccionados buscando hacer inferencias sobre las ventajas comparativas de los mismos a partir de la comparacin de sus costos. Alternativamente se puede obtener costos de otras instituciones a efectos de hacer una comparacin y evaluar la competitividad. El anlisis especfico de un servicio puede contar con las siguientes partes. Los Centros de Costos con bajos costos no son necesariamente ms eficientes que otros con costos altos y viceversa, ya que ello depender de cmo aprovechan los factores productivos disponibles para una demanda determinada. El anlisis de la informacin puede ser manejado mediante una cartera indicadores acorde a las necesidades de la Institucin. La cartera debe contar con la aprobacin de los Centros de Costos y las directivas. Asimismo se deben establecer reuniones de discusin de resultados con el fin de enriquecer el anlisis con el personal que ejecuta las actividades operativas que se costean. La periodicidad de estas reuniones puede ser: mensual, bimensual, trimestral, semestral, anual; acorde a la propuesta de la institucin y de cmo desea fortalecer o consolidar su trabajo en costos Lo que se detalla en este caso es el nivel de costos totales y unitarios generados por cada centro de costos y que pueden ser agrupados por departamentos o tipos de servicios (operativos o de apoyo), en un determinado perodo a fin de evaluar su comportamiento.