la organización de eventos
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS III
UP – Universidad de Palermo
Facultad de Diseño y Comunicación
Titular de cátedra: Lic. Adriana Bruno
2012
UP – Organización de Eventos III
Lic. Adriana Bruno
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PLANIFICACIÓN ACADÉMICA
Universidad: UP – Universidad de Palermo
Facultad: Diseño y Comunicación
Asignatura: Organización de Eventos III
Objetivos generales de la asignatura
Conocer los diferentes tipos de eventos multidisciplinarios y la planificación particular de
cada uno según sus características singulares.
Profundizar conceptos para que el alumno maneje la organización.
Adquirir herramientas para crearlos y organizarlos.
Trabajar sobre la profesionalización del organizador.
Adoptar una actitud crítica frente a los diferentes eventos.
Programa de la Asignatura
Unidad 1. Los eventos multidisciplinarios
Introducción y generalidades. Los organizadores y su estructura. El perfil del grupo organizador. La
estructura de la organización. Perfil del Coordinador General. Perfil y funciones generales de los
Coordinadores de Área. Organización de reuniones eficaces.
Unidad 2. El comité organizador
Funciones y acciones por áreas de coordinación: la Coordinación General, la Coordinación Técnica,
la Coordinación de Administración, la Coordinación de Comercialización y Difusión, la Coordinación
de Operaciones, la Coordinación de Información y Relaciones Públicas, la Coordinación de
Finanzas y la Coordinación de Exposiciones.
Unidad 3. Las convenciones y los congresos
Particularidades. Clasificación de los grupos, congresos y convenciones: desde el punto de vista
del mercado, del fin que persiguen y la forma en que se desarrollan. El folleto promocional. Los
servicios. Los programas. Las actividades especiales. Las mesas de trabajo. Los ponentes.
Unidad 4. Los estilos o dinámicas comunicacionales
Clasificación: formales- informales- mixtas. Sus particularidades. Conferencia, simposio, mesa
redonda, panel, diálogo o debate público, entrevista o consulta pública, entrevista colectiva, debate
dirigido o discusión guiada, grupo de discusión (pequeño), Phillips 66, cuchicheo, seminario y foro.
Unidad 5. La ciudad sede y la locación
La ciudad sede. Clasificación de ciudades. Permisos y licencias. Convocatoria para elegir la sede.
La locación. Los tipos de espacios. Los circuitos y recorridos. El alojamiento. Los contratos con
hoteles, centros de convenciones y/o predios feriales.
Unidad 6. Los módulos de servicio
Introducción. Orientación e informes. Recepción, registro y entrega de materiales. Centro de
operaciones. Sala de prensa. Otros módulos.
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Unidad 7. La logística
La calendarización: Gráfico o Diagrama de Gantt, Cronograma y Agenda. Sistema de información
y comunicación. Sistema de registro. Distribución de documentación. Sistema de alimentos y
bebidas. Sistema de transportes. Sistema de señalización. Sistema de seguridad y emergencias.
Simulacros o ensayos. Capacitación. Sistema de control presupuestario. Convocatoria de medios
de comunicación.
Unidad 8. Los recursos técnicos y humanos
Los recursos técnicos y humanos involucrados. Abogados. Agencias de viajes. Edecanes.
Equipamiento para soporte general. Fotógrafos y camarógrafos. Maestro/s de ceremonias.
Personal de mantenimiento. Seguros. Servicio gastronómico. Sonidistas y equipamiento. Tarjetas
de crédito. Técnicos audiovisuales y equipamiento. Los materiales. Cartelería. Personificadores.
Materiales generales. Materiales para mesas de trabajo. Reconocimientos.
Unidad 9. La comercialización y difusión
La estrategia de marketing. La fuerza de ventas. La campaña de difusión. La difusión de prensa.
Los documentos y formularios: folleto promocional, directorio general, boletines de prensa,
discursos de inauguración y clausura, conclusiones del evento, informes técnicos de ponencias
magistrales, informe financiero y memoria. Donativos, patrocinios y apoyos financieros. Cartas.
Cédulas y/o formularios de control.
Unidad 10. Las exposiciones
Antecedentes. Características de las ferias y exposiciones. Exposiciones internacionales. Los
organizadores. Objetivos de los organizadores. Resultados esperados por los organizadores.
Comercialización. Folleto promocional. Catálogo oficial. Los pabellones. El módulo stand.
Inventarios. Mobiliario. Políticas de participación. Seguridad. Cierre de la exposición. Los
expositores. Las ventajas de participar como expositor. Los objetivos de los expositores.
Resultados esperados. Las acciones. La participación adecuada. El presupuesto. La selección del
espacio y el stand. Los exhibidores. El transporte y la instalación. La estrategia de marketing.
Estrategia en el stand. El personal y la capacitación. Contrato de arrendamiento. Reglamento para
expositores y para construcción de stands.
Unidad 11. Los Eventos Deportivos
Tipos de competición deportiva. Origen de un proyecto deportivo. Objetivos de los eventos
deportivos. Generación de fondos. La estructura de control. Ceremonias y Actos. Instalaciones
deportivas. Formalidades administrativas. Elementos de publicidad y promoción.
Anexos
Bibliografía
- Fisher, John - Como organizar convenciones y congresos.
- Gil Gil, José - Competiciones deportivas.
- Apuntes del docente
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UNIDAD 1. LOS EVENTOS MULTIDISCIPLINARIOS
Identificamos como Eventos Multidisciplinarios a las Convenciones, Exposiciones y Eventos de
Competición Deportiva y/o Cultural porque su realización implica la sumatoria de múltiples eventos que se
desarrollan de manera sucesiva y/o simultánea. Y este es el motivo en el cual se basa su complejidad, ya
que demandan una mayor cantidad de acciones a considerar, controlar y coordinar.
La ejecución de este tipo de eventos requiere:
Un método de trabajo lógico y efectivo para organizar actividades interrelacionadas, mediante un
procesos sistemático.
Trabajar por Comisiones o Comités
Personal altamente capacitado por especificidad técnica o especialización académica
Gran cantidad de personal por áreas específicas
La realización de éstos, en todo el mundo, constituye una industria en la que se gastan muchos millones de
dólares, por ello los organizadores y los expositores cada día necesitan estrategias y técnicas nuevas y
perfeccionadas para tener mejores resultados.
Como cualquier proyecto, es necesario planificarlo debidamente, ya que sin esto, hay mucho riesgo de no
alcanzar el éxito o de tener un amplio desperdicio de recursos y esfuerzos.
La planificación es fundamental para una buena coordinación entre
todas las partes que intervienen en la realización y permite aumentar
las posibilidades de tener resultados positivos.
Ese plan debe convertirse en una estrategia específica y consistente, representada por acciones concretas.
También debe plantear y detallar acciones dirigidas a cumplir objetivos específicos. Para cada objetivo
planteado se deben definir las acciones a efectuar, anticipar los posibles problemas por resolver, priorizar
sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y diseñar medidas de seguimiento que permitan
evaluar los avances y los resultados.
La selección y concepción específica de una convención y el tener un propósito claro y concreto son
cruciales para tener éxito en su realización. Los mal concebidos, generalmente despiertan poco interés y
pueden ocasionar pérdidas de imagen, dinero y ser muy costosos.
El grupo de organizadores que vaya a intervenir debe participar en la elaboración del plan y muchos planes
fracasan porque no participan en su desarrollo quienes tienen que hacerlos realidad. Por eso, para una
buena planificación el grupo organizador debe conocer la misión, objetivos, políticas, procedimientos,
programas, presupuestos, logística, estrategias y tácticas.
Es importante estar convencido de la conveniencia y necesidad de desarrollar un proceso de trabajo
debidamente planificado para tener una mayor capacidad de respuesta y realizar eventos con calidad.
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La planificación general debe incluir:
La definición de los objetivos generales y específicos
Las políticas generales
La temática general y particular del evento
El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes
La estructura de organización y la distribución de funciones
La formación, organización y programa del grupo de trabajo
La mecánica de trabajo y su realización (procedimientos)
Formas de financiamiento, presupuestos y flujo de dinero
La contratación de lugares y servicios
Los programas de actividades técnicas, recreación, acompañantes y específicos
La asignación de responsabilidades y las fechas de ejecución
Las proyecciones de ventas y beneficios
Las estrategias de comercialización y difusión
El control de la aplicación de recursos por actividad
Las alternativas de acción en caso de desviaciones del plan original. Posibles contingencias y
soluciones
La capacitación de los organizadores y personal de apoyo
La elaboración y fijación de mecanismos de supervisión, control y evaluación
La elaboración de la lista de seguimiento
Las fechas más convenientes para la realización
El establecimiento del lugar y sede en el cual se realizará (ciudad y locación)
Quiénes y cuántos ponentes y participantes serán
La definición de ponentes magistrales y de mesas de trabajo
La determinación de quienes participarán como invitados especiales
El pronóstico de participantes esperados
Las características de un buen plan deben ser las siguientes:
Comprensible, concreto y sencillo
Flexible y adaptable para poder ajustarse rápidamente a los cambios que puedan surgir antes,
durante y después haberse realizado
Preparado y redactado de tal forma que personas que no hayan participado en su elaboración lo
puedan comprender fácilmente, o sea, que tenga una secuencia lógica
Por lo general en todo estos eventos, ocurren variaciones al plan original, sean éstos positivas o negativas
es siempre recomendable volver a las premisas con base en las cuales éste se elaboró, para verificar si
éstas son vigentes, lógicas y congruentes con la realidad, lo que permitirá la adopción de las medidas
correctivas necesarias.
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La organización de un evento es muy dinámica, por lo que es necesario evaluar y ajustar para tener la
posibilidad de mantener en el tiempo congruencia y consistencia entre un grupo de acciones y un conjunto
de objetivos.
Planificar y evaluar, revisando escenarios, precisando objetivos y evaluando los avances, permite resolver
problemas y obtener mejoras constantes en los resultados. De aquí las ventajas de planificar:
Se tienen objetivos claros y definidos
Se establecen programas con metas para su alcance
Estimula la creatividad para hacer un mejor uso de los recursos disponibles
Facilita el alcance progresivo de las metas planteadas y las revisiones prácticas y efectivas
Coordina y unifica los esfuerzos del grupo organizador
Para definir la fecha y el lugar, hay que considerar diferentes variables que pueden influir en la decisión,
como pueden ser:
El tiempo necesario para la planificación, organización, difusión y realización
La conveniencia o no, de celebrar el evento en días festivos y vacaciones en oficinas y escuelas,
para facilitar la asistencia
Otros eventos similares que otras empresas o agrupaciones pudieran llevar a cabo los mismos días
Fechas disponibles en centro de convenciones, hoteles y salones y que sean accesibles con los
tiempos de la mayoría de los posibles participantes
El caudal de actividad en función del público objetivo al que esté dirigido
El clima en el lugar donde se realizará
Los puntos citados se deben analizar y estudiar con mucho detenimiento, ya que pueden afectar o beneficiar
la asistencia de ponentes, personalidades y participantes. A su vez, no es cuestión de considerar uno u otro
de los puntos, sino que se deben contemplar la totalidad de los mismos, pues solo así llegaremos a
establecer la fecha y lugar ideal para la realización del evento en cuestión.
El tiempo de anticipación para empezar los preparativos dependerá de la magnitud y características de cada
convención en particular. Igualmente debemos considerar que este tipo de eventos nunca es menor a 6
meses y hay algunas que hasta llegan a llevar años de anticipación, como ser el caso de las grandes
competencias deportivas (por ejemplo: mundiales de fútbol) o convenciones internacionales (por ejemplo: el
Congreso Internacional de Dermatología en Argentina).
El mayor atractivo de este tipo de eventos y lo que causa más impacto es el prestigio de las personalidades
y ponentes que participen y su relación con el tema y objetivos del evento, al igual que los expositores
presentes. En consecuencia, los puntos básicos para garantizar la concurrencia son:
La temática siempre debe ser interesante y de actualidad para el grupo que vaya a asistir.
Se debe invitar o contratar conferencistas de calidad y reconocidos en el medio.
Es importante revisar sistemáticamente el avance del plan y los
programas, para saber lo que se ha hecho y lo que falta por hacer.
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Los expositores participantes (en cantidad, calidad y reconocimiento) dan gran solvencia.
Siempre debemos tener en cuenta que debe existir oferta para todos los niveles profesionales existentes, ya
que el nivel de los conferencistas no implica que sean buenos o malos, los mismos siempre deberán ser
reconocidos. Simplemente el hecho pasa por el nivel de especificidad técnica en su materia, dependiendo
del grado de especialización de los participante, ya que no es lo mismo una convención realizada para
estudiantes o profesionales recién recibidos que para masters o profesionales avanzados. Estos últimos
consumirán eventos que les permitan ahondar sobre una temática y/o problemática específica, mientras que
los primeros lo harán sobre eventos que le proporcionen conocimientos más generales.
LOS ORGANIZADORES Y LA ESTRUCTURA
PERFIL DEL GRUPO DE ORGANIZADORES
Durante de la etapa de planificación hay que definir con mucho cuidado el perfil del grupo de organizadores,
ya que serán los responsables de su realización y en gran medida del éxito.
La calidad de un evento estará determinada, fundamentalmente, por la experiencia y capacidad de trabajo
del grupo de organizadores que intervenga y por la elaboración de un programa de trabajo realista, que
contemple todas las actividades necesarias para que sea exitoso.
Los responsables del reclutamiento y selección de los integrantes del comité organizador deben de
considerar los requisitos de las descripciones de los puestos previamente establecidos.
Los organizadores deben tener una formación profesional y experiencia práctica que les
permita cumplir con las complejas funciones y actividades que demanda cada evento en
particular. Además, deben tener tacto y diligencia profesional con los participantes, invitados,
ponentes y expositores.
También deben propiciar un ambiente positivo de trabajo para obtener la colaboración abierta de quienes
estén involucrados en la realización. Es preferible que el personal sea extrovertido y que se faciliten las
RRPP, ya que se interactúa con muchas personas. Es conveniente equilibrar las personalidades de los
miembros del comité organizador buscando formar un grupo con diferentes perfiles, líderes, supervisores,
administradores, operadores, creativos y personal de apoyo. Dado que se requiere de cientos de personas
para organizar las diferentes actividades muchas veces se cuenta con voluntarios y es necesario dividir muy
bien las funciones de éstos y de los miembros del comité organizador, para evitar duplicidad de funciones y
malos entendidos. Para ello, dentro del plan contemplar la capacitación del grupo de organizadores y
voluntarios, ya que el personal está más dispuesto a entregarse a su trabajo si tiene información de lo que
se está haciendo.
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LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
La estructura del Comité Organizador que se propone, para la mejor consecución de este tipo de eventos,
está formada por una Coordinación General apoyada por siete (7) Coordinaciones de Áreas:
1. Técnica
2. Administración
3. Comercialización y Difusión
4. Operación
5. Relaciones Públicas e Información
6. Finanzas
7. Exposiciones
Dada la complejidad y envergadura de este tipo de eventos es imposible que un OPR pueda realizarlo solo y
es por eso que se trabaja por Comisiones o Coordinaciones de Área. El OPR es especialista en “la
organización” general, pero lógicamente no es erudito en la temática específica a desarrollar durante el
mismo, no cuenta con el tiempo suficiente para poder acaparar la totalidad de las tareas y, aunque tiene los
conocimientos suficientes para poder controlar, no está capacitado para realizar los trabajos específicos de
cada área en particular. Por eso, cada coordinación debe estar formada por un equipo de trabajo que tenga
la formación y experiencia acorde a su área de desarrollo.
Dependiendo de la magnitud del evento y para poder visualizar de manera más clara lo dicho, veremos
cómo se requiere tener personal capacitado y calificado en algunos puestos claves que dependerán, según
su área de desarrollo, de las distintas Coordinaciones mencionadas previamente y que son:
Coordinador General
Coordinador de cada área
Administrador del sistema de registro
Administrador del sistema de hospedaje
Administrador del sistema de información y comunicación
Administrador del sistema de alimentos
Administrador del sistema de adquisiciones
Administrador del sistema de seguridad
Administrador de exposición
Responsable de ventas
Responsable de la difusión y la publicidad
Responsable del diseño y la decoración
Responsable del área jurídica
Responsable de la tesorería
Responsable de la capacitación
Responsable del centro de operaciones
Responsable de la sala de prensa
Responsable de los medios de comunicación
Responsable de ponentes e invitados especiales
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Responsable de edecanes
Responsable del personal de apoyo e intendencia
Responsable del servicio médico
Responsable de la guardería
Responsable de música y espectáculos
Responsable del sonido, video, iluminación, fotografía y grabación
Responsable del mantenimiento y servicios generales
Responsable de los recursos materiales
Responsable de los servicios turísticos
Responsable de los eventos especiales
Contador general
Esta lista nos da una perspectiva más clara de la cantidad de acciones, capacidades y personas que se
requiere básicamente para la realización de estos eventos.
PERFIL DEL COORDINADOR GENERAL
Encontrar un buen coordinador de convenciones no es fácil, ya que se requieren diferentes habilidades y
conocimientos para hacer un buen trabajo; tiene que ser un profesional con experiencia en eventos de esta
naturaleza, en puestos de dirección, con amplio criterio y sentido común para manejar diversas situaciones;
debe tener habilidad para el manejo de personal, una mente innovadora y creativa para tomar decisiones,
suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora, para poder llevar a cabo eficientemente su
responsabilidad.
Además, debe ser metódico, pragmático, detallista, flexible, organizado, tener buen sentido del humor,
conocimientos de administración e informática, dominio del idioma inglés y si es posible otros idiomas,
cultura general y buena reputación y presentación.
Para que logre que un evento cumpla con los objetivos planteados requiere de la coordinación eficiente de
muchos y variados detalles; no es sencillo, pero con un buen equipo de trabajo y una adecuada división de
funciones se puede cumplir con los objetivos planteados. Y para esto es fundamental aplicar los criterios de
unidad de mando, alcance de control, homogeneidad operativa y delegación efectiva.
El Coordinador General no puede tener crisis personales, estar deprimido, no terminar lo que empieza,
ignorar los comentarios y sugerencias de sus colaboradores y salir los fines de semana durante un período
largo. No olvidemos que llegado el momento del evento, se requiere de mucha concentración y presencia.
PERFIL Y FUNCIONES GENERALES DE LOS COORDINADORES DEL ÁREA
El perfil deber ser, en lo posible, similar al del Coordinador General, destacando por su importancia la
experiencia que tenga en el área que se le vaya a asignar y en la realización de convenciones.
Las funciones generales de los coordinadores de área son:
Lograr el adecuado cumplimiento de los objetivos
Coordinar los trabajos en su área
Ejecutar el trabajo conforme al programa general previsto, aplicando los procedimientos y técnicas
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establecidas y con los alcances predeterminados
Detectar las desviaciones al programa y poner en práctica las modificaciones que se vayan autorizando
Formular y organizar toda la documentación oficial y los papeles de trabajo con base en un método
previamente establecido
Cumplir con las normas generales y procedimientos establecidos para el evento
Hacer uso de los recursos con economía, eficiencia y eficacia
Informar al Coordinador General de todos los pormenores del evento.
ORGANIZACIÓN DE REUNIONES EFICACES
Reunión: conjunto de personas reunidas físicamente en un local para tratar un tema coordinado por un
conductor.
Ya sean las que mantengamos con nuestros clientes o las convenciones en sí mismas, todas las reuniones
responden al siguiente lineamiento básico:
TIPOS DE REUNIONES
Informativas
Para recolección de información
Formativas o de capacitación
Incentivas
Para intercambio de puntos de vista
De negociación o acuerdo
Generadoras de ideas
Para toma de decisiones
FUNCIONES DEL CONDUCTOR
Clarificación
Al comienzo de la reunión debe asegurar que el objetivo de la misma está claro para los participantes y
que existe conformidad.
Durante el transcurso ayuda a los participantes a comprenderse, formulando preguntas para corroborar
que se ha comprendido lo dicho y si no es así intentar aclararlo.
Ejemplo de esto es que durante un evento, cualquier sea, alguien (generalmente un locutor, un directivo
de la compañía o un animador), luego de dar la bienvenida a los presentes, cuenta mínimamente cual es
el motivo de convocatoria, como se desarrollará la jornada y que sucederá durante la misma.
Control
Ayuda al grupo a fijar los procedimientos o normas que permitan la comunicación.
Regula la reunión impidiendo que alguien monopolice.
Evita las desviaciones de los temas específicos a tratar.
Estimula a los que no participan.
Administra bien el tiempo.
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Relajamiento
Elimina toda tensión provocada por desconocimiento de los participantes, oposición de caracteres,
oposición de opiniones, etc.
Crea un clima de confianza y relajamiento que permita la comunicación en grupo, sin suprimir los
posibles conflictos sino logrando su discusión en armonía.
Es conciliador y modula el desarrollo de la reunión.
Motivación
Incentiva y dinamiza al grupo para que sienta deseos de realizar "algo”.
No debemos olvidar que en cualquier tipo de reunión (evento) el asistente/invitado se siente muy
expuesto y generalmente preferiría estar en cualquier otro lugar, menos en ese, con lo cual es
fundamental crear las condiciones necesarias para que se abra a la experiencia, se involucre, se sienta
cómodo y distendido, porque solo así podremos llegar a él y lograr que los objetivos buscados se logren
de manera real y efectiva.
CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN CONDUCTOR
Demuestra seguridad para lograr confianza y tranquilidad. El grupo necesita pensar que se encuentra en
buenas manos.
Algunas técnicas para lograrlo:
Preparación física: como colocar el cuerpo
Preparación psicológica: superar el miedo ante juicios de grupo
Los gestos y posturas son tan importantes como las palabras
Mirar a los ojos de la audiencia
Evitar posturas defensivas
Moverse para ocupar espacio
Evitar pensamientos negativos: pensar que no funcionará la reunión
Encontrar un hilo conductor para cuando el tema se desvía
Adopta la función de animador del grupo:
Animador directo: fija los objetivos y los métodos que se utilizarán. Evita constantemente desvíos o
desconocimientos de la naturaleza del problema.
Animador no directivo: deja que el grupo seleccione los objetivos y métodos, sus intervenciones se
remiten a regular la reunión y a reformular. Deja que el grupo encuentre solo el camino correcto.
Solamente cumple una misión de ayuda.
Sabe reaccionar delante de situaciones imprevistas:
Prevé la falta de materiales para el desarrollo de la reunión, tiene en cuenta posibles situaciones de
conflicto entre los participantes.
Ante un ambiente agresivo, el conductor debe:
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No involucrarse en la situación emocional
Buscar causas de la situación. La mejor manera es interrumpir la reunión y preguntar a los miembros
que es lo que pasa.
Durante un evento la función del conductor está cubierta por diferentes personas a la vez, dependido al
grupo que esté bajo su conducción. Para que se entienda de manera clara citaremos un ejemplo: el OPR
será el conductor de todos los técnicos involucrados en el evento, mientras tanto, el locutor/animador será el
conductor de los invitados/asistentes. A la vez, cada disertante será el conductor de invitados/asistentes
durante el desarrollo de su intervención.
PREPARACIÓN DE UNA REUNIÓN
Para que una reunión sea útil tiene que estar bien preparada y se deben tener en cuenta los aspectos
materiales y los funcionales siempre. Ya sea un evento, una reunión con el cliente o con proveedores o una
charla con el equipo de organización, los pasos a cumplir son siempre los mismos y conforman el “ABC” de
toda reunión.
Podemos dividir la preparación (previo a la reunión) en 5 pasos:
1- Definición de los objetivos: los que se han de lograr y los que serían interesantes (objetivos
secundarios). Si los prioritarios son muchos se hacen varias reuniones.
2- La elección de los participantes: la eficacia de una reunión depende mucho de los participantes
ya que deben ser compatibles.
3- Planificar el desarrollo de la reunión: el orden del día, es decir, el desarrollo de las cuestiones
que se abordarán.
4- Organización del material de la reunión: documentos, preparación de la sala y aspectos anexos
(la botella de agua, papelería, lapiceras, etc.), recordatorio de la convocatoria, confirmación de
asistencia.
5- El desarrollo en sí mismo
DESARROLLO DE UNA REUNIÓN
Al comenzar la reunión se debe:
1- Presentar a los participantes
2- Darles confianza
3- Presentar el tema de la reunión
4- Fijar los objetivos de la reunión
A través de la presentación se crea un clima de confianza, ya que en un primer momento los participantes
se sentirán ansiosos porque se sienten observados por los otros.
La presentación del tema de una reunión implica: establecer el tiempo de la reunión, de que se hablará,
porqué interesa hablar de ese tema y cuáles son las problemáticas planteadas.
Finalmente explicar y comentar el orden del día. Establecer los objetivos prioritarios y clarificarlos dentro
del periodo de tiempo de la reunión y en caso de quedar tiempo pasar a los objetivos secundarios y así
sucesivamente.
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UNIDAD 2. EL COMITÉ ORGANIZADOR
Con el objetivo de lograr un desempeño eficiente del Comité Organizador de cada evento en particular, se
deben agrupar las diversas funciones y acciones que se llevan a cabo durante su desarrollo y realización por
Áreas de Coordinación.
En cada una de esas coordinaciones que enumeramos la clase anterior y que conforman el comité
organizador en su totalidad, se dividen todas las funciones y acciones necesarias para la relación de un
evento de gran magnitud y que a partir de ahora profundizaremos con el propósito de dar una explicación
más amplia y concreta, para así comprender la forma de trabajar y llevar a la realidad este tipo de eventos.
LA COORDINACIÓN GENERAL
El coordinador general es el responsable de que se cumplan los objetivos y metas así como de administrar y
ejecutar el evento. En saber destinar el tiempo adecuado a cada una de éstas, se basa el éxito de los
buenos coordinadores de eventos.
Tiene roles fundamentales:
Rol Vital: conseguir la mejor sede, lograr una excelente asistencia en calidad y número de participantes,
tener una campaña publicitaria exitosa, tener actividades creativas.
Rol Funcional: requiere de involucrarse en los detalles de la administración y operación, antes, durante
y después del evento.
Su función principal es la de dirigir y supervisar que los coordinadores de áreas y su grupo cumplan con sus
obligaciones.
La sugerencia de los Coordinadores especialistas de eventos es que no hay que asumir o suponer nada. El
Coordinador debe preguntar y responder cualquier cuestionamiento, saber qué, cuándo, cómo, por qué y
dónde, sobre cualquier detalle relacionado con la convención. Y desde el día que se inaugura el evento, el
coordinador general no puede abandonar la sede por ningún motivo.
A continuación se detallan las funciones principales del coordinador general. La mayor parte de éstas las
lleva a cabo conjuntamente con los coordinadores de área y son:
1. Realización y desarrollo de la Convención:
Reclutar a los miembros del Comité Organizador.
Definir el nombre del evento, logotipo y lema.
Establecer objetivos y metas.
Planificar, organizar, dirigir y controlar la realización y desarrollo general.
Supervisar el trabajo que realice el Comité Organizador, desde la planificación inicial hasta el
término del evento.
Desarrollar un sistema eficiente de coordinación y supervisión, para garantizar que todas las
actividades que se lleven a cabo se hagan con un espíritu profesional y de calidad.
Formar un equipo de trabajo que tenga experiencia y capacidad de entregarse, de tiempo completo.
2. Políticas, reglamentos, programas y procedimientos
Coordinar que éstas se cumplan y que se den a conocer a todos los posibles participantes.
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Definir y elaborar las políticas, procedimientos y programa general junto al resto de los
Coordinadores de Área.
Redactar el reglamento general y uno técnico adecuado a las características específicas de cada
evento, con la colaboración de todas las áreas.
Elaborar el reglamento y programa técnico junto al Coordinador Técnico.
3. Coordinadores de área
Coordinarlos y supervisarlos. La buena coordinación y comunicación de los organizadores y
responsables de diferentes áreas facilita las labores y el logro de los objetivos del evento.
Para maximizar la coordinación entre todos los organizadores, se deben tener juntas periódicas para
el intercambio de ideas y posibles sugerencias entre los responsables de las diferentes áreas.
También deberá mantener reuniones con cada responsable en particular.
Mandar la orden del día de cada reunión que se realice a cada uno de los organizadores con la
suficiente antelación, para que cada reunión de Comité a realizar resulte lo más provechosa posible.
Elaborar al final de cada junta una minuta con los compromisos contraídos y los detalles de cada
reunión, que deberá estar firmada por todos los presentes.
Cuando se aproxima la fecha del evento las reuniones del comité organizador deben ser con más
frecuencia y se deben supervisar y evaluar los avances en los programas de cada una de las
coordinaciones de área.
Transmitir al equipo espíritu de colaboración entre todo el grupo de organizadores, ya que esto
redundará en mayor calidad del producto final.
Definir e implementar sistemas de cooperación y comunicación entre las coordinaciones, antes,
durante y después del evento.
Establecer y automatizar la comunicación y el intercambio de información eficiente, ya que asegura
la participación de todos y facilita la toma de decisiones.
Armar el programa de trabajo para cada área que forme parte de la estructura de organización del
Comité Organizador, para poder medir avances y desviaciones y, dado el caso, tomar las medidas
pertinentes.
4. Sistemas y procedimientos
Sistematizar la planificación, organización, ejecución y evaluación general.
Junto al Coordinador de Administración desarrollar y establecer los procedimientos y sistemas para
facilitar la realización.
En eventos de gran magnitud, contratar personal profesional para desarrollar estos sistemas,
entendiendo por sistemas a los softwares necesarios para automatizar la información y evitar que se
pierda cualquier tipo de dato relevante para la organización del evento en su totalidad.
Capacitar al personal para que conozca los sistemas y procedimientos.
Diseñar y supervisar el sistema de registro.
Diseñar y supervisar el sistema de información.
5. Presupuesto general y flujo de dinero
Negociar y firmar contratos con clientes y proveedores.
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Verificar los precios de los servicios contratados y/o productos adquiridos.
Elaborar el presupuesto preliminar.
Controlar, autorizar y verificar el uso del presupuesto general y flujo de dinero, ya que conocer el
flujo de caja permite manejar eficientemente las finanzas del evento.
Junto al Coordinador de Finanzas son los responsables de supervisar el manejo y uso del dinero que
ingrese por todo concepto.
6. Financiamiento, donativos y patrocinios
Coordinar su gestión y tramitación junto al Coordinador de Finanzas y al de Relaciones Públicas.
Para lo relacionado con el trámite, registro y control de financiamientos el responsable es el
Coordinador de Finanzas.
Esta responsabilidad es de las más difíciles y en muchos eventos es fundamental para el éxito del
mismo contar con los fondos suficientes.
Los donativos pueden ser en especie o en dinero dependiendo de las necesidades y posibilidades
de ambas partes.
7. Cuidad sede, centro de convenciones y hoteles
Junto al Coordinador de Administración debe seleccionar la ciudad que cumpla con los requisitos
necesarios.
Visitar las posibles sedes.
Supervisar el sistema de alimentación.
Escoger menús y tipos de servicio, tanto sea para participantes, como para disertantes y personal de
la organización general,
8. Programas de actividades, difusión y trabajo
Aprobar los programas generales y especiales de actividades, difusión, trabajo, inauguración y
clausura.
La intervención del Coordinador General y de los demás Coordinadores en este punto es
indispensable, ya que los programas (cronogramas y agendas) son la base para la organización y
realización de toda convención
Medir sus avances y cumplimiento de los programas
En el caso de desviaciones de los programas originales, debe de analizar y aprobar los cambios que
considere pertinentes y ajustar debidamente la logística general.
La inauguración y clausura son algunas de las actividades más relevantes e importantes, por lo que
debe autorizar los programas finales.
Autorizar y coordinar la logística general y los programas de las actividades especiales, recreativas y
deportivas, culturales y sociales.
Seleccionar espectáculos y artistas que formarán parte de las diferentes actividades programadas.
9. Imagen y mensajes
Conjuntamente con el Coordinador de Comercialización y Difusión debe supervisar el manejo de la
imagen y los textos que den a conocer a los medios de comunicación y al público en general.
Participar en la planificación de la campaña de publicidad y promoción
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Definir estrategias de comercialización y difusión.
10. Invitados y ponentes
Definir los invitados de honor y especiales, ponentes magistrales y de mesas de trabajo
Junto con el Coordinador de RRPP deben instrumentar y supervisar la logística para la selección,
invitación, recepción y atención de los invitados especiales, ponentes, participantes y acompañantes.
11. Medios de comunicación
Definir los medios de comunicación que se pretende invitar
Junto al Coordinador de RRPP y al de Operaciones debe autorizar la lista de medios invitados.
Definir el contenido de los escritos que se les envíe.
El manejo y atención de los medios de comunicación, será responsabilidad de la coordinación de
RRPP y la de Operaciones
12. Presidiums
El Presidum es el grupo conformado por las principales personalidades que encabezan o presiden
el evento. En algunos casos tienen la responsabilidad de dirigir los mensajes principales, como por
ejemplo la inauguración, los eventos intermedios y la clausura.
Ahora sí, enumeremos las acciones que debe desarrollar el organizador en relación a este grupo de
personas:
Junto a la Coordinación de RRPP debe decidir la conformación de los diferentes presidiums que se
instalen durante el evento.
Se recomienda que en los presidiums de las actividades de inauguración y clausura estén las
personalidades más destacadas del ramo o relacionadas con el tema del evento, así como los
principales directivos de la empresa o agrupación y algunos organizadores.
Decidir quiénes van a ocupar los presidiums de las ponencias magistrales o de actividades
especiales.
13. Simulacros (o ensayos)
Programar y coordinar junto al Coordinador de Operaciones la práctica de simulacros.
Participar de manera personal en cada una de las prácticas de simulacro que se lleven a cabo
Este tipo de pruebas y prácticas es indispensable para detectar posibles fallas en la logística y definir
con anticipación los cambios necesarios.
14. Capacitación
Supervisar que todo el personal participante en la organización esté capacitado.
Junto al Coordinador de Operaciones debe elaborar el programa de capacitación para todo el
Comité Organizador y para que esto se lleve a cabo con la mayor eficiencia posible también
colaborarán el resto de las Coordinaciones.
Cada coordinación debe capacitar a su propio personal.
Cabe aclarar en este punto de manera general, que todo el personal involucrado en la organización
debe estar enterado de qué está sucediendo en el evento en su totalidad, que conozca los objetivos,
políticas, programas, procedimientos y algunos otros detalles de importancia, que puedan ayudarlo
tanto en la realización de sus tareas específicas, como así también poder colaborar con la
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información que requieran participantes, disertantes, invitados u otros colaboradores y/o proveedores
involucrados en la realización del evento, ya que de esta manera se logrará mayor agilidad en la
ejecución integral.
15. Sindicatos
Coordinar las negociaciones con los sindicatos de trabajadores.
En algunos países y específicamente en algunas ciudades hay sindicatos muy fuertes que no
permiten mover ningún tipo de mercancía sin su autorización. Es conveniente tener reuniones
previas al evento con los representantes de los sindicatos y negociar con ellos las condiciones para
contratar sus servicios.
16. Seguridad
Coordinar y supervisar la seguridad de los invitados, ponentes y participantes.
La estrategia, logística y sistema de seguridad, la debe establecer junto al Coordinador de
Operaciones.
17. Lista de seguimiento
Supervisar que se cumpla con todos los pormenores de la lista de seguimiento.
LA COORDINACIÓN TÉCNICA
Esta coordinación debe estar integrada por personal especialista en el tema. En esta coordinación radica
gran parte del éxito, pues es la responsable de elaborar las conclusiones generales del evento, como
resultado del análisis de los diferentes temas que se traten
Las principales funciones de esta coordinación son:
1. Proponer el tema general del evento y la temática de las mesas de trabajo
2. Planificar, elaborar y difundir el reglamento técnico para la presentación de ponencias
3. Seleccionar, invitar, confirmar, coordinar, programar y atender la intervención de los ponentes
magistrales y de mesas de trabajo nacionales e internacionales
4. Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales técnicos.
5. Proporcionar información técnica a los participantes y medios de comunicación.
6. Coordinar e integrar la información y documentos técnicos para su difusión
7. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir las ponencias por temas y mesas de
trabajo
8. Organizar las mesas de trabajo
9. Coordinar la elaboración y recopilación de las conclusiones de cada una de las mesas de trabajo.
Algunos comentarios:
Dependiendo del tipo de evento, de los organizadores y de los participantes, se debe plantear un tema
general de interés, considerando los factores sociales, económicos y/o políticos coyunturales del momento.
Después de asignar los temas de cada una de las mesas de trabajo que se establezcan, se puede clasificar
y asignar ponentes y horarios, ya que cada mesa podrá trabajarse bajo una dinámica comunicacional
diferente y esto nos permitirá combinar la disertación de los ponentes participantes de diversas maneras.
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Por ej.: en el siguiente cuadro veremos cómo podemos combinar la participación de varios ponentes (a
quienes citaremos como “A”. “B”, “C”, etc.) según la dinámica utilizada.
Horario / Sala Sala A Sala B
15.30 – 16.30 Simposio con A, B y C Conferencia de D
16.30 – 17.15 Debate o Diálogo Público con A y D Panel con B, C y E
17.15 – 18.00 Entrevista o Consulta Pública a D Debate Dirigido sobre Panel
La clasificación y distribución en las mesas de trabajo las deben de hacer los expertos en cada tema y darle
congruencia a los trabajos. Y los expertos para hacerlo son quienes conforman a este Comité Técnico.
El “Reglamento Técnico” cumple la función de regular y uniformar la manera de presentación de las
ponencias magistrales y de mesas de trabajo. Principalmente los ponentes son los más interesados en
obtener con anticipación este reglamento, ya que los orienta en la forma de preparar su trabajo a exponer.
Esta Coordinación debe solicitar apoyo a la Coordinación de Operaciones para la obtención, instalación y
prueba de los equipos y materiales necesarios en las ponencias magistrales, mesas de trabajo y talleres.
Además, para evitar inconvenientes, es recomendable hacer un simulacro o ensayo previo al evento, que
incluya el uso de los diferentes equipos y la prueba de las presentaciones remitidas por los ponentes para
verificar su buen funcionamiento y evitar, en lo posible, fallas durante los días de la convención.
Se debe nombrar un responsable específico de la Coordinación Técnica para proporcionar información
técnica a los participantes y medios de comunicación. Este selecciona los documentos y materiales que se
entregan a los participantes y a los medios, por ello es importante contar con la suficiente anticipación con
estos documentos, pues facilita la clasificación, organización, fotocopiado y entrega de los mismos.
El responsable debe:
Estar enterado de cualquier cambio en el programa para su difusión
Coordinar diariamente la instalación y actualización de la cartelera que contenga información
relevante para los participantes.
Los asistentes deben contar siempre con información oportuna, por eso hay que coordinar e integrar la
información y documentos técnicos para su difusión y entregarla cuando se necesita, es decir, puede
repartirse antes, durante y después del evento, según sea el caso.
LA COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Las principales funciones de esta coordinación son:
1. Determinar e implementar los procedimientos y sistemas necesarios
2. Coordinar la obtención de los permisos y licencias
3. Elaborar el programa general de actividades
4. Elaborar el programa de actividades de acompañantes
5. Participar en la selección de la ciudad sede
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6. Elaborar la convocatoria para elegir la sede
7. Coordinar la selección y contratación del hotel sede y/o el centro de convenciones
8. Coordinar la selección y contratación del personal necesario
9. Coordinar el sistema de hospedaje
10. Coordinar el sistema de registro
11. Coordinar la elaboración de directorios
12. Coordinar las adquisiciones y contrataciones
13. Coordinar la selección y contratación de los medios de transporte
14. Coordinar la selección de los salones o lugares donde se llevarán las actividades de inauguración,
clausura, ponencias magistrales, mesas de trabajo y alimentación
15. Coordinar el sistema de alimentación
16. Coordinar la selección de menús
17. Coordinar la organización del cocktail de bienvenida
18. Coordinar la realización de la cena –baile de gala
19. Coordinar la selección y contratación de espectáculos, animadores, etc.
20. Coordinar la contratación de los servicios de fotografía, videoproyecciones, sonido, iluminación y
filmación
21. Contratar el servicio de agencias de viajes
22. Coordinar la elaboración, llenado y entrega de reconocimientos
23. Coordinar la contratación del servicio de tarjetas de crédito
24. Coordinar la selección y contratación del servicio de seguros
Algunos comentarios:
Una de sus funciones es elaborar la convocatoria para elegir la sede de un evento y en algunos organismos
y agrupaciones se convoca a sus directivos y miembros, así como a los interesados en el evento, para
definir el país, ciudad y lugar sede. Es importante que quien vaya a ser responsable de la organización del
evento, sea el lugar sede que sea, tenga una infraestructura mínima garantice el éxito de éste. Por ello,
conviene hacer una convocatoria para que compitan diferentes entidades o agrupaciones para la definición
de la sede.
Otra de las funciones es determinar e implementar los procedimientos y sistemas necesarios para el buen
funcionamiento del evento que depende en gran medida de su buena administración y organización y del
establecimiento de procedimientos y sistemas (software) que permitan una buena coordinación, así como de
la eficiencia y eficacia que los organizadores tengan en las diferentes actividades y acciones que se realicen.
Otro punto a considerar es la coordinación de adquisiciones y/o contrataciones de los requerimientos como
ser servicios, equipos, materiales de trabajo, impresos y productos necesarios. Para hacer una buena
adquisición se necesita tener un catálogo de proveedores y solicitar diferentes cotizaciones para tener
alternativas para comparar precios y calidad de productos/servicios y seleccionar mejor.
Como los requerimientos son muy variados, por lo general se nombra a un responsable específico para esta
función. Además, es conveniente llevar a cabo un concurso con los proveedores para conseguir el mejor
precio y calidad posible. También se debe contar con un programa de adquisiciones, considerando posibles
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retrasos en las entregas, que es bastante habitual. Generalmente, las empresas que ofrecen el servicio de
impresos, artículos promocionales, carpetas, entre otros, tienen problemas con los tiempos de entrega, por
lo que hay que elaborar los pedidos con bastante anticipación para tener opción de supervisar la calidad de
los artículos y en su caso corregir lo necesario.
En cuanto a la administración del sistema de transporte, lo coordinará conjuntamente con el área de
Operaciones, tanto sea la selección y contratación de los medios de transporte, de pasaje y de carga ya que
este último será quien hará uso de los mismos, sin olvidarnos que generalmente las necesidades son
diferentes para cada evento que se organice.
Con respecto a la coordinación del sistema de alimentación y menús, según la dimensión del evento, se
debe nombrar a un responsable de parte de la organización que trabaje en coordinación con el hotel o la
empresa que vaya a servir los alimentos, para convenir los pormenores del servicio. Este encargado debe
ser una persona con experiencia y conocimientos como puede ser un ingeniero en alimentos, un nutricionista
o un especialista en gestión gastronómica.
LA COORDINACIÓN DE COMERCIALIZACIÓN Y DIFUSIÓN
El responsable de esta Coordinación debe tener amplios conocimientos sobre mercadotecnia (marketing),
comunicación, relaciones públicas y humanas
Las principales funciones de esta coordinación son:
1. Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de promoción, publicidad y difusión para un
evento
2. Coordinar la integración de la fuerza de ventas
3. Definir la cuota de inscripción al evento
4. Elaborar el folleto promocional
5. Definir los medios de comunicación que se van a utilizar
6. Organizar y manejar las conferencias de prensa
7. Supervisar y coordinar la elaboración de spots de radio, anuncios en medios gráficos y publicidades
para TV
8. Programar las entrevistas en radio y televisión
9. Clasificar las notas, desplegados e inserciones en los diferentes periódicos y revistas
Algunos comentarios:
Siempre debemos recordar que la eficacia de un plan de mercadotecnia depende en gran medida del
planificador y de cómo aplique creativamente los instrumentos de que disponga en una amplia gama de
combinaciones estratégicas.
Las estrategias de venta, que estará en manos de la fuerza de venta llevarlas a la realidad, varían
dependiendo de cada evento que se vaya a realizar. La planificación del reclutamiento de dicha fuerza, la
selección y contratación se hará en coordinación con el área de administración.
Conjuntamente con la coordinación general y la de administración, decidirán las políticas de cuotas de
inscripción al evento, que debe ser congruente con lo que se va a ofrecer en materiales, calidad de los
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ponentes, actividades sociales propuestas, alimentación, etc. También se deberá tener inconsideración las
posibilidades económicas de los posibles participantes y para esto se puede tomar como referencia eventos
similares anteriores o de otras agrupaciones u organizaciones.
La elaboración del folleto de promoción estará a cargo de esta Coordinación ya que será una herramienta
fundamental para la difusión y en consecuencia comercialización de la misma, a cargo de la fuerza de venta.
Con el mismo fin tendrá a su cargo todo lo relacionado a la difusión a través de los diversos medios de
comunicación, con la intención de potenciar la posibilidad de venta de la convención.
LA COORDINACIÓN DE OPERACIONES
Las principales funciones de esta coordinación son:
1. Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios para una operación eficiente
2. Coordinar la selección y operación de los medios de transporte
3. Coordinar la obtención y funcionamiento del equipamiento
4. Coordinar la integración de los materiales para las mesas de trabajo
5. Coordinar la selección, distribución y colocación de los materiales en general
6. Supervisar, coordinar y definir la ubicación de los módulos y la señalización
7. Planificar, integrar y controlar la instalación de los módulos de registro e información
8. Coordinar la rotulación y distribución de documentos en general
9. Concertar, proporcionar y controlar los servicios de carácter general, a las Coordinaciones del
Comité Organizador y a los clientes o participantes
10. Definir el tipo y cantidad de escenografía y señalización en los inmuebles sede de las actividades
11. Diseñar, adquirir, instalar y controlar la escenografía necesaria para las diferentes actividades
12. Distribuir materiales de promoción, organización e información antes, durante y después del evento
13. Supervisar el montaje del auditorio y de los salones para las mesas de trabajo
14. Coordinar el montaje del servicio de guardería
15. Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio médico a los participantes
16. Coordinar la seguridad
17. Coordinar la organización y realización de los simulacros que se vayan a realizar
18. Apoyar en la integración, impresión, comercialización y distribución de la Memoria
19. Coordinar el Centro de Operaciones
Algunos comentarios:
Todas las coordinaciones requieren del apoyo de esta coordinación, por lo que debe planificar muy bien la
cantidad de personal que necesitará para cumplir con todos los requerimientos, que el personal que trabaje
en ésta se esmere en dar un buen servicio y, además contar con suficientes materiales y de buena calidad
para que las distintas actividades se lleven correctamente a cabo.
Debido a que se encuentra a su cargo todo lo relacionado con la realización y/o construcción debe tener muy
claro todo lo referente a tiempos y coordinar los mismos.
También brinda todos los servicios de carácter operativo a las coordinaciones del comité organizador y a los
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clientes o participantes, antes, durante y después del evento. Debe prestar los servicios en los diferentes
lugares en que haya actividades sociales, culturales y artísticas y en auditorios, salones y mesas de trabajo.
Es por esto que dado el volumen de trabajo es conveniente nombrar uno o más responsables por actividad
programada y/o espacio destinado.
Como también es responsable de la distribución de los todos los elementos que se utilicen durante el evento,
es fundamental que defina una logística para el reparto y/o entrega de comunicados, impresos, materiales
de video y/o audio, entre otros, antes, durante y después del evento.
Otro punto a tener en consideración es que en la decisión del tipo de montaje de los auditorios y recintos en
donde se verifican actividades (módulos de registro, informes, etc.), como la inauguración y la clausura, debe
de intervenir la Coordinación General ya que es la que tiene la definición estratégica de cómo se
implementará o desarrollará cada actividad en particular, mientras que en la decisión del tipo de montaje de
las mesas de trabajo debe de intervenir la Coordinación Técnica, pues conoce las particularidades de cada
ponencia en particular.
Dado que esta área concentra en su poder gran cantidad de todo el material de información que se produzca
durante el evento, es fundamental su trabajo mancomunado con el área de RRPP e Información, ya que
necesitarán de mucho de ese material para realizar su tarea. El responsable de la Coordinación de
Operaciones debe entregar copia de dicho material de manera permanente al área de RRPP.
LA COORDINACIÓN DE INFORMACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS
La forma e intensidad del trabajo de ésta Coordinación varía mucho, dependiendo de la naturaleza, del
tamaño y de la estructura de la organización de un evento.
Hay que considerar que el evento puede ser, en sí mismo, un producto, especialmente si el acontecimiento
es artístico, cultural, deportivo o de un grupo de intelectuales o profesionistas.
En muchos eventos el personal de RRPP se dedica a la atención personalizada de participantes muy
importantes.
Las principales funciones de esta coordinación son:
1. Coordinar la invitación a los diferentes participantes
2. Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades
3. Coordinar el sistema de información y la ubicación de los módulos
4. Elaborar los programas y los comentarios para los maestros de ceremonias
5. Atender a los ponentes magistrales y a los de las mesas de trabajo
6. Coordinar el servicio de edecanes
7. Capacitar al personal de información y edecanes
8. Coordinar la ubicación física de los edecanes durante las diferentes actividades
9. Coordinar y realizar la invitación a los diferentes medios de comunicación
10. Coordinar la intervención de los medios de comunicación
11. Entregar a los medios de comunicación información sobre el evento
12. Elaborar la Memoria del evento.
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El personal de RRPP es fundamental para la imagen del evento, por ello hay que capacitarlo y dictar
políticas muy claras a los responsables de esta función. Su perfil es muy claro, ya que se requiere de
experiencia, presentación y tacto. Esta función en realidad se requiere en todas las actividades, porque lo
que siempre debería haber un representante del área.
Es necesario nombrar responsables por personas o grupos de invitados especiales para brindarles una
mejor atención. A su vez, debe cerciorarse de que en cada actividad tengan ubicaciones adecuadas y estar
pendiente de los pequeños detalles. Verificar que el hospedaje, comidas y transporte sean de calidad.
También debe coordinar con el área de operaciones la entrega de los materiales de trabajo a ponentes e
invitados especiales.
Algunos comentarios:
Para coordinar las invitaciones correspondientes debe elaborar un directorio general que contenga
información sobre los participantes, invitados especiales, ponentes, asistentes, expositores, medios de
comunicación, funcionarios de mesa y comité organizador, para facilitar la coordinación y comunicación
antes, durante y después del evento. Tener acceso a este medio facilita la realización de eventos
internacionales, ya que el correo electrónico ofrece la posibilidad de enviar cartas alrededor de todo el
mundo sin costo adicional.
También tendrá a su cargo diseñar y elaborar cartas especiales de invitación para participantes, invitados
especiales, ponentes y funcionarios de mesa. De esta forma se garantiza mantener una misma línea de
información acorde a la imagen que se quiera proyectar del evento en cuestión.
Es muy importante que apoye a la Coordinación Técnica, en la invitación y confirmación de los ponentes
magistrales, los de mesas de trabajo e invitaciones especiales. Confirmar su asistencia con suficiente
anticipación, para en su caso tomar las medidas pertinentes.
Durante el evento una de las funciones principales del área es atender a los representantes de los medios
de comunicación. Esta función la hará en conjunto con la Coordinación de Difusión y Comercialización. Para
ello elaborará un procedimiento y un programa para enviar invitaciones y comunicados a los diferentes
medios convocados y proporcionará todas las facilidades a los representantes de éstos para agilizar el
desarrollo de su trabajo y tener una buena difusión del evento. El trato con los medios es muy delicado, por
lo que se debe tener un grupo de preferencia con experiencia en la materia para darles la debida atención.
Junto con el área de Operaciones serán los responsables del buen funcionamiento de la sala de prensa
dispuesta en las instalaciones del evento.
Debe definir la documentación que se le enviará a cada grupo y establecer rutas y responsables de su
entrega.
El responsable del área debe cerciorase de que en cada actividad tengan las ubicaciones adecuadas cada
persona que participe de la misma y estar pendiente de los pequeños detalles que impliquen el desarrollo
impecable del evento y que todo sea de la calidad acordada.
Siempre debe tener un directorio con los teléfonos y direcciones de las personas, servicios y lugares de
importancia involucrados en el evento, como así también información adicional sobre lugares turísticos,
museos, servicios médicos, de transporte, teléfonos de emergencia y todo aquellos que pueda requerir cada
uno de los participantes.
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Los centros de información son el contacto inicial y permanente con los participantes, por lo que debe
designar personal competente y de buena presencia.
Conjuntamente con la Coordinación de Operaciones, debe decidir la ubicación e instalación de los módulos
en las terminales de transporte aéreo y terrestre para recibir a participantes, invitados especiales y a
presidiums, ponentes y funcionarios de mesa.
También difundirá todas las actividades diarias que se den durante el evento y suministrará toda la
información que requieran los participantes, como por ejemplo planos de la ciudad sede a cada uno para
facilitar su movilidad o adicional a la del primer envío promocional: biografías de los ponentes, detalle de los
diferentes programas de actividades, menús de los servicios gastronómicos planificados, espectáculos
contratados, etc. Para eventos magnos es fundamental desarrollar un plan de comunicación. Igualmente
debe contar con un responsable de la Coordinación Técnica para dar información especializada a los
participantes.
LA COORDINACIÓN DE FINANZAS
Tiene la responsabilidad de conseguir y manejar los recursos financieros que se generen durante el evento.
Realizar un evento sin recursos suficientes requiere de imaginación y creatividad de los organizadores para
conseguir donativos, patrocinios y cuotas de inscripción anticipadas. Algunos apoyos se pueden solicitar en
especie, por ej.: artículos promocionales, impresos, escenografía, servicios de catering, trasporte,
hospedaje, etc.
Las funciones que se pueden destacar en esta coordinación son:
1. Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general
2. Coordinar la contabilidad general, la tesorería y las finanzas
3. Elaborar el presupuesto para montar la exposición
4. Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores
5. Controlar los recursos financieros
6. Confeccionar el catálogo de cuentas para elaborar el presupuesto general
7. Presentar el Informe Financiero
Algunos comentarios:
Esta coordinación es la responsable de integrar las necesidades presupuestarias y financieras de cada una
de las coordinaciones y llevar el control del presupuesto general. Tiene la responsabilidad de recibir los
ingresos y coordinar los egresos por todo concepto. Debe exigir los comprobantes fiscales de cada
transacción para luego poder rendir de manera clara y prolija cada uno de los movimientos de cuentas
ocurridos.
Todas las erogaciones deben tener la firma de autorización del Coordinador de Finanzas y en montos altos
de la Coordinación General.
La responsabilidad mayor de esta Coordinación es elaborar la contabilidad general y controlar la tesorería,
como así también los movimientos de efectivo y bancarios. Cuando los organizadores no tengan personal
permanente para esta actividad, deben contratar un contador profesional y con experiencia para elaborar y
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reportar los resultados contables.
Esta Coordinación debe tener muy en claro su responsabilidad, ya que es muy fácil malgastar los recursos
financieros si no hay un orden en su manejo, ya que gastos como solicitar servicio de café para todo el día o
no controlar la cantidad de transportes/fletes utilizadas puede ocasionar costos muy altos e innecesarios
aunque no lo parezca.
Debe elaborar los soportes documentales, desglosados y detallados de las ventas y egresos y hacer las
declaraciones y pagos de impuestos correspondientes con base en los lineamientos y las fechas que marca
la ley. Es lo más aconsejable y sano para el manejo financiero del evento. Para ello, elaborará y presentará
informes contables y financieros antes, durante y después del evento (balances, estados financieros,
estados de resultados, origen y aplicación de recursos y observaciones).
Otro punto es establecer un control para la caja general, ya que se maneja dinero en efectivo antes, durante
y después del evento, por lo que se deben de establecer las políticas y procedimientos para este efecto.
Controlar el flujo de dinero es importante para el éxito del evento, ya que permite conocer la disponibilidad
de éste y programar las compras, rentas, anticipos y pagos, de una manera eficiente y cumplir en los
tiempos pactados, con los compromisos que se vayan generando, antes, durante y después del evento. Es
muy importante pronosticar y documentar el flujo de dinero, para poder planificar y tomar decisiones con
base en lo posible económicamente.
También trabajará sobre la utilidad esperada, que se debe pronosticar dependiendo del tipo de agrupación o
sociedad que organiza y del objetivo del evento. No debemos olvidar que algunos se organizan con
propósitos sociales o culturales y otro con el de lucro.
Por último, junto a la Coordinación General, es la responsable de los trámites y recepción de donativos y
patrocinios que son una forma más de recaudar ingresos.
LA COORDINACIÓN DE EXPOSICIONES
Es necesario nombrar un Coordinador que será el responsable de la organización y operación de la
exposición.
Desde ser una persona con experiencia en exposiciones y tener un perfil similar al del Coordinador General
El Coordinador debe participar principalmente en:
1. Definir y contratar el lugar sede de la exposición
2. Elaborar y asegurar que las acciones previstas en el programa de trabajo se realicen en el tiempo
establecido
3. Reclutar, seleccionar y contratar el grupo de personas que participarán en la realización
4. Elaborar el presupuesto para montar y desmontar la exposición
5. Distribuir los pabellones y módulos en el espacio contratado
6. Controlar los inventarios de la exposición
7. Tener el mobiliario necesario para alquilar a los expositores
8. Definir las políticas de participación para los expositores
9. Recibir los consejos, comentarios, quejas y reclamos de los expositores y visitantes y actuar en
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consecuencia
10. Coordinar las actividades posteriores a la exposición
Algunos comentarios:
Es fundamental que esta coordinación al reclutar, seleccionar y contratar al grupo de personas que
participarán en la realización tenga en cuenta que tenga la capacitación y experiencia adecuada, que facilite
el trabajo y colabore en el logro del éxito buscado. Es necesario, desde el inicio, definir las responsabilidad y
accionar específico de cada miembro.
Dado que el costo de realización es alto y complejo, conjuntamente con el Coordinar General deben
distribuir el presupuesto de una forma razonable y equilibrada.
Una de las funciones fundamentales de esta Coordinación es definir las políticas de participación para los
expositores y para esto tendrá a su cargo la redacción de los diferentes contratos y reglamentos necesarios
para el establecimiento de las mismas. También será el nexo permanente entre los expositores y la
organización general.
Cuando se trate de Convenciones con pocos módulos de stands, esta actividad estará a cargo del área de
Operaciones, pero cuando se trate de exposiciones de envergadura se deberá contar con la Coordinación de
Exposiciones de manera ineludible, que trabajará en combinación con la de Operaciones. La de Exposición
se ocupará exclusivamente de todo lo referente a los módulos de stands y expositores, mientras que el área
de Operaciones se ocupará de todo lo referente a los espacios y/o módulos que hagan a la infraestructura
general o común a todos los involucrados (por ejemplo: informes, registro, prensa, auditorios, boleterías,
inscripciones, servicios médicos, entre otros).
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UNIDAD 3. LAS CONVENCIONES Y LOS CONGRESOS
Los congresos y convenciones funcionan a la manera de un grupo organizado para la consecución de un fin
común y su característica principal es la homogeneidad de sus integrantes.
En este sentido, las convenciones son eventos de comunicación y de
convivencia que, en un destino geográfico y en fecha preestablecida, reúnen a un
grupo de personas que comparten un interés común cuya presencia obedece al
afán personal o al propósito de una empresa, de propiciar la convivencia,
superación, capacitación, educación o conocer nuevos procedimientos o productos.
Clasificación de los grupos, congresos y convenciones
Desde el punto de
vista del mercado
Asociaciones de ejecutivos
Sociedades profesionales
Organizaciones fraternales
Asociaciones científicas
Asociaciones militares
Uniones laborales
Organismos femeninos
Asociaciones educativas
Desde el punto
de vista de su
objetivo
Convenciones
corporativas
Convenciones
institucionales o
Convenciones
asociaciones
Convenciones
Seminarios
Juntas de ventas
Congresos
Conferencias
Grupos turísticos
Grupos deportivos
DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL MERCADO
De acuerdo con el potencial del mercado, los grupos se clasifican en:
1. Asociaciones de ejecutivos: son los ejecutivos que viajan con todo pagado y con cuenta de gastos;
generalmente no reparan en los costos y utilizan servicios de lujo, solventados por sus respectivas
empresas.
2. Sociedades profesionales: son ejecutivos que viajan aproximadamente dos veces al año; los gastos
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corren por su cuenta, son deducibles de sus ingresos, que pueden ser pagados por firmas comerciales o
por su propia asociación.
3. Organizaciones fraternales: se trata de viajeros que se desplazan con un fin social, sin el cariz
comercial que singulariza a otros eventos. Sus convenciones son siempre reuniones y sus gastos son
solventados por ellos. Estas reuniones se celebran a nivel internacional, nacional o regional.
4. Asociaciones científicas: como su nombre lo indica, agrupan a personas relacionadas con las ciencias,
de manera que sus convenciones son técnicas y profesionales. En estos casos, es posible que las
asociaciones planeen a corto o largo plazo sus actividades. Desde el punto de vista económico, estas
reuniones no son muy atractivas porque, por lo general, los científicos no son gastadores.
5. Asociaciones militares: realizan pequeñas juntas de personal generalmente retirado y, por lo mismo,
reditúan menores ingresos. Las asociaciones de este tipo están libres de impuestos y escogen áreas de
resort económicas. Las reuniones se celebran con un fin social.
6. Sindicatos: realizan congresos nacionales, estatales y regionales, integrados por obreros
especializados. Por lo regular, estos congresos son solventados por el Estado o por los sindicatos.
7. Asociaciones femeninas: los espectáculos no se incluye en este tipo de reuniones y los delgados son
muy conservadores, aunque puede haber excepciones. Este tipo de asociaciones se ha multiplicado con
bastante fuerza después de los movimientos de liberación femenina.
8. Asociaciones educativas: sus integrantes son maestros, catedráticos y educadores. Debido al gran
volumen de venta que a la postre representan, constituyen un buen negocio, especialmente en
temporadas de bajo nivel ocupacional y vacaciones escolares.
DESDE EL PUNTO DE VISTA DEL FIN QUE PERSIGUEN Y LA FORMA EN QUE SE DESARROLLAN
Se dividen en dos grupos: las convenciones corporativas y las institucionales o de asociaciones.
1. Convenciones corporativas: son las que organizan las grandes empresas con el propósito de motivar,
entrenar y capacitar a su personal; se caracterizan por ser obligatorias, más frecuentes y tener mayor
volumen de asistencia, porque los gastos corren por cuenta de la empresa. Estas reuniones se clasifican
en:
a. Convenciones: son eventos de comunicación cuyo objetivo es divulgar y desarrollar ideas o
pensamientos, con lo que se obtiene una síntesis útil para el futuro
b. Seminarios: en este tipo de eventos, los participantes se dedican a escuchar a los expertos,
recibiendo capacitación en los temas tratados
c. Junta de ventas: se llevan a cabo para entrenar o capacitar al personal de ventas, que se reúne
cuantas veces sea necesario; representa un cierto número de gastos.
2. Convenciones institucionales: también representan un gran volumen dentro del mercado de
convenciones; estas reuniones se realizan con menos frecuencia que las corporativas, ya que son
independientes y su gasto resulta considerable. Pueden ser pagadas por las asociaciones o por los
propios participantes. Las convenciones institucionales se clasifican en:
a. Congresos: son reuniones cuyo propósito es impartir e intercambiar información, encontrar
soluciones y averiguar hechos dentro de los campos técnico, económico y de múltiples áreas.
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Puede describirse como una fusión de experiencias y opiniones provenientes de personal
altamente capacitado. Por lo general, los congresos reúnen a las autoridades en la materia de
que se trate. Se considera el evento más complicado de organizar, en especial si se lo compara
con seminarios o convenciones.
Como se trata de eventos de comunicación, organizadas por agrupaciones y/o asociaciones de
carácter mundial, los asistentes proceden de diversos países y sus características se adecuan al
carácter de cada reunión.
Generalmente, los gastos de los participantes son absorbidos total o parcialmente por las
dependencias a las que representan.
Los congresos pueden reunir desde 500 personas en adelante.
Son regionales, nacionales o internacionales, de acuerdo con las necesidades de cada grupo.
b. Conferencias: son disertaciones de diversos temas en las que los expertos presentan
ponencias. En este tipo de reuniones se llega a varias conclusiones, las cuales se someten a
discusión entre los participantes antes de considerarlas finales.
3. Convenciones de asociaciones: estas reuniones se celebran a niveles locales, regionales, estatales,
nacionales e internacionales, y agrupan a miembros de una comunidad que ejercen la misma profesión,
actividad o especialidad, o que comparten un mismo interés colectivo. La asistencia es voluntaria y los
gastos son cubiertos por el asistente. Dentro de ellas encontramos de dos grupos básicos:
a. Grupos turísticos: son conjuntos de personas con un interés común, que parten de un cierto
destino hacia un lugar determinado, a fin de conocer la cultura, la arqueología, las bellezas
naturales y las diversiones del mismo.
b. Grupos deportivos: concurren a espectáculos en donde muestran su fuerza física y agilidad
mental. Los ejemplos clásicos son las Olimpíadas, los juegos centroamericanos u los
panamericanos. Para asistir a estos eventos se forman grupos especiales. Otras reuniones de
este tipo son las peleas de boxeo por el campeonato mundial, los torneos de tenis o el
campeonato mundial de fútbol, entre otros.
4. Convenciones empresariales: son eventos que las empresas celebran a niveles locales, regionales,
estatales, nacionales y ocasionalmente internacionales, a los que se convoca a ejecutivos, distribuidores
y/o agentes de ventas. En este último caso, es frecuente que se expongan los nuevos productos y/o
servicios a las empresas.
EL FOLLETO PROMOCIONAL
La información de interés para los posibles participantes en el folleto es:
El tema principal del evento
Objetivos generales y específicos
Temática y mecánica de las mesas de trabajo
Perfil de los participantes
Programa de trabajo
Programa de actividades sociales y culturales
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Forma de registro y pago (bancos contratados y tarjetas de crédito)
Promociones
Tarifas, tipo de hoteles y alojamiento disponibles
Tarifas y tipo de transporte disponible
Clima del lugar sede
Mapa que indique los lugares de interés turístico, cultural y recreación en la ciudad sede
Asistencia esperada
Ponentes magistrales y de mesas de trabajo
Mapa de distribución de hoteles y centros de convenciones
Cédula de pre-registro
Solicitud de alojamiento
Solicitud de trasporte
Políticas de cancelación
Es conveniente resaltar la asistencia de conferencistas magistrales y ponentes reconocidos por sus
conocimientos y capacidad en el medio, ya que los ponentes reconocidos internacionalmente promueven y
facilitan la inscripción de participantes y expositores. También se pueden mencionar las empresas,
agrupaciones o personas físicas que van a participar, con el fin de dimensionar la posibilidad de tener la
oportunidad de conocer e iniciar procesos tendientes al establecimiento de relaciones de negocios y alianzas
estratégicas.
A su vez, se pueden destacar actividades como la asistencia a museos, espectáculos culturales tales como:
obras de teatro, ballet folklórico o clásico, funciones de gala, exposiciones de pintura o esculturas y sitios de
interés próximos, así como vinos de honor, cenas-baile y cocktails, entre otros.
Hay que resaltar la importancia de inscribirse con
anticipación, en virtud de tener cupo limitado.
Se debe indicar en el folleto, que al momento de registrar su asistencia al evento, debe canjear la ficha de
depósito o el comprobante de pago por el recibo oficial correspondiente, según el procedimiento que se haya
establecido. En eventos internacionales, es necesario tener toda la documentación impresa en varios
idiomas.
LOS SERVICIOS
Existen conceptos y servicios que pueden o no estar incluidos en la cuota de inscripción, dependiendo de las
estrategias de comercialización y la disponibilidad de recursos financieros de cada evento en particular.
Pero lo importante, para evitar inconvenientes es aclarar de manera detallada cuales son los que se
incluyen, cuáles no y para quién.
A su vez, se pueden ofrecer como un servicio con costo adicional o proporcionar los datos de con quienes
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pueden contratarlos, ya que esto dará una cuota de confianza importante al participante.
Un ejemplo de envío de esta información puede ser:
LOS PROGRAMAS
Se pueden dividir en:
Programas técnicos: se componen de actividades como son las conferencias magistrales y las
ponencias y discusiones de las mesas de trabajo, en donde intervienen ponentes especialistas en la
materia, con base en una temática previamente definida y se presentan trabajos simultáneamente para
su análisis. En las sesiones de trabajo técnicas y académicas son tratados los aspectos más importantes
del tema para el que se haya convocado y los participantes asisten a la sesión o mesa de su preferencia.
En las ponencias que se presentan en las mesas de trabajo se exponen conceptos y puntos de vista
sobre el tema en cuestión y son la base para elaborar las conclusiones finales. En algunos eventos hay
visitas y/o trabajos de investigación directamente en el campo.
Programas recreativos y de acompañantes: se forman de actividades sociales, deportivas, culturales,
artísticas y recorridos turísticos. En las actividades recreativas se busca fomentar las relaciones
humanas y el acercamiento entre los participantes y en lo cultural se busca el intercambio.
Programas específicos: Se clasifican en inauguración, clausura, intermedios y actividades
especiales. En la sesión de inauguración se informa de la finalidad del evento, se plantean los objetivos
a alcanzar y logros que se esperan y se plantea el análisis y estudio de problemas de interés general. En
Participantes
La inscripción incluye:
Acompañantes
La inscripción incluye:
Cocktail de bienvenida
3 comidas diarias
Eventos sociales
Café durante los recesos
Hospedaje
Servicio de transporte
Memoria impresa
Video
Constancia de asistencia
Traducción simultánea
Preguntas y respuestas
Servicios ejecutivos
Material de trabajo
Cocktail de bienvenida
3 comidas diarias
Eventos sociales
Recorridos turísticos
Hospedaje
Servicio de transporte
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la sesión de clausura se dan a conocer los logros y conclusiones y se concretan compromisos, ya sean a
lograr o para encuentros futuros. Los programas intermedios son las actividades especiales que se
efectúan durante el evento.
El Coordinador general y los de áreas, son los responsables de diseñar, definir y elaborar el programa
general de actividades y para poder planificar lo que se requerirá para las diferentes actividades del
programa de trabajo y de difusión, es importante pronosticar el número de posibles participantes. Esta
estimación debe ser realista y conservadora. En el caso de que ya se hubieran organizado eventos
similares, facilitará la definición del pronóstico de asistencia
El programa general de actividades debe incluir:
Los días y horarios de las ponencias magistrales
Las sesiones técnicas
Las actividades sociales, culturales, artísticas y deportivas
Las actividades promocionales
Las actividades especiales
Los servicios gastronómicos (los que se incluyen, los que no y los se puedan contratar con un costo
adicional)
Los tiempos libres
Las Personalidades y ponentes magistrales que participarán
La elaboración de este programa se debe hacer con suficiente anticipación, para incluirlo en el folleto
promocional y mandarlo a los participantes potenciales.
También se debe elaborar el programa de actividades de acompañantes de los participantes, quienes
pueden asistir a algunas de las actividades del programa general de trabajo, aunque la mayor parte del
tiempo tiene un programa especial.
En el programa de actividades de acompañantes se debe de mencionar los lugares que se visitarán, el tipo
de vestimenta adecuada, los horarios de salidas y llegadas, los tiempos libres, los lugares para tomar los
alimentos y los medios de transporte.
Es necesario elaborar un cuestionario para que cada acompañante pueda seleccionar la actividad de su
preferencia y facilitar su distribución.
Se deben tener varias opciones recreativas y culturales para escoger, algunos ejemplos son:
Visitas a lugares culturales y artísticos: muesos, teatros, iglesias, templos, zonas arqueológicas,
monumentos coloniales, opera, etc.
Cursos y conferencias de: pintura, cosmetología, música, tejido, gastronomía, presentación personal,
talleres de orfebrería, etc.
Actividades deportivas como: cursos de aeróbics, campeonatos de fútbol, básquetbol, juegos de
salón, clínicas de polo, etc.
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LAS ACTIVIDADES ESPECIALES
Básicamente, éstas son el Cocktail de Bienvenida y la Cena-Baile de Gala de Clausura.
En su gran mayoría el Cocktail de Bienvenida es la primera actividad. La asistencia a la misma no es
obligatoria y, generalmente, para su participación se estipula un precio adicional.
Para la realización de la misma se debe prever:
Lugar
Capacidad y ambientación del salón
Horario y duración (no debe ser muy extenso, ya que se supone que al día siguiente las actividades
comenzarán muy temprano)
Servicio gastronómico
Proveedores y equipamiento técnico necesario
Responsables del Comité Organizador.
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Al término del evento lo usual es organizar una Cena-Baile de Gala de Clausura en la cual el Comité
Organizador debe intervenir para su realización y los participantes asistirán con sus acompañantes.
Para la realización del mismo hay que considerar lo siguiente:
Nombrar responsables por parte del Comité Organizador
Lugar
Capacidad y ambientación del salón
Horario y duración
Servicio gastronómico
Proveedores y equipamiento técnico necesario
Shows musicales y DJ
Regalo o presente para las damas (se acostumbra una flor o un dije)
LAS MESAS DE TRABAJO
Los pasos para organizar las mesas de trabajo de cualquier evento son:
Se asigna a un responsable de la coordinación técnica para integrar todo lo necesario para el
funcionamiento eficiente de las mesas
Se toma como base el reglamento técnico de funcionamiento de las mesas de trabajo elaborado
para el evento
Se determina el número de mesas con base en la temática general previamente definida, se
numeran para su fácil identificación y se verifica la capacidad de lugares
Se determinan los temas específicos a tratar en cada una de las mesas de trabajo, que se
relacionen con el tema general, En cada mesa se discutirán las diferentes posturas que se presenten
en los trabajos.
Se designan funcionarios y suplentes para cada una de las mesas
Se determina el cupo máximo de participantes en cada una de las mesas
Se determinan horarios y procedimientos de registro
Se determina el número de ponentes y participantes
Se elabora el programa de intervenciones y de trabajo para cada una de las mesas
Se determina, instala y prueba el equipo y material de apoyo necesario.
Dependiendo del evento, se pueden plantear diferentes estructuras para optimizar el funcionamiento de las
mesas de trabajo. La más común y funcional es la siguiente:
Presidente
Secretario
Moderador
Relator
Coordinador
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En el caso de que hubiera premios o reconocimientos a los mejores trabajos o ponencias se debe definir el
lugar, el día, la actividad en que se entregarán éstos y quiénes son los merecedores de las distinciones. Los
trabajos serán evaluados por la Coordinación Técnica misma que decidirá cuál es a su juicio la mejor
investigación, ponencia o trabajo presentado.
Los funcionarios de cada mesa de trabajo son los responsables de elaborar las conclusiones de la mesa que
presidieron y las deben de entregar a un representante de la Coordinación Técnica. Recopilar la relatoría y
conclusiones de cada mesa es importante para elaborar las conclusiones generales del evento.
Si hay preguntas escritas, cintas grabadas, películas o videos es conveniente clasificarlas y archivarlas, así
como integrar ponencias, resúmenes y preguntas y respuestas, que son muy útiles para la formulación de
las conclusiones generales.
Durante el evento debe de haber un responsable de esta actividad, ya que es información indispensable
para elaborar la Memoria del evento.
Es importante hacer notar que las conclusiones o resultados se dan a conocer a la sociedad a través de los
medios de comunicación, por ello deben ser el consenso real de la opinión de la mayoría de los participantes
en el evento. El estilo de redacción es muy importante por lo que requiere de la intervención de profesionales
en la materia.
En muchos casos, especialistas en el tema elaboran un borrador previo de conclusiones y posteriormente se
ajusta a los resultados y conclusiones finales. De esta manera, se puede dar a conocer a los medios de
comunicación, información sobre los resultados obtenidos el mismo día en que termina éste.
LOS PONENTES, DISERTANTES, CONFERENCISTAS Y/O CAPACITADORES
Son los encargados de exponer determinados conocimientos en charlas, reuniones, conferencias y/o
congresos sobre temas específicos de tipo cultural, social, científico, económico, político y/o educacional,
entre otros. La información suministrada por estos puede ser de carácter formativo o informativo.
La buena selección de ponentes magistrales le da prestigio a un evento y la selección se debe hacer según:
Los temas a tratar
El perfil de los participantes
El tipo y nivel de evento que se esté organizando.
El presupuesto disponible para honorarios, gastos de viaje y viáticos
Los honorarios que perciben la mayoría de los ponentes especialistas y famosos, nacionales e
internacionales, son muy altos. Esto puede ser una limitante para su contratación y depende de los
recursos financieros disponibles en cada evento en particular.
Generalmente se requieren muchos más ponentes de mesas de trabajo que magistrales, por ello se debe
convocar a los interesados en el tema a que participen con base en el temario planteado.
Las ponencias o conferencias pueden tener mucho en común con las exhibiciones cuando se utilizan para
promover un producto a través del individuo que está presentando la conferencia. La diferencia es que no es
en forma directa.
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Es muy posible que en el ámbito académico se encuentren especialistas que puedan enriquecer las mesas
de trabajo, por ello es importante invitarlos a participar. En el caso ponentes internacionales, algunas veces
es necesario contratar intérpretes profesionales de tiempo completo para facilitar su comunicación y su
estancia en lo general. Dependiendo del número de ponentes, es la cantidad de personal que se contratará
o designará para cumplir esta función.
Es muy importante trabajar con ellos de manera previa para contemplar todas sus necesidades: como ser:
Pasajes, traslados, hospedajes, comidas, visitas y/o recorridos especiales, en el caso de provenir del
interior o exterior del país
Traslados de los disertantes locales (en caso de requerirlo)
Honorarios y forma de pago. En el caso de extranjeros, debemos tener en cuenta todo lo referente a
facturación e impuestos por pagos/giros al exterior.
Pedido de envío previo de todo el material audiovisual que vaya a utilizar durante su disertación,
para evitar inconvenientes o incompatibilidad de sistemas o para realizar, con el tiempo suficiente,
las conversiones a los formatos necesarios para su correcta emisión. A su vez, en el caso de ser
extranjeros, servirá para enviárselo al traductor o intérprete que participe del evento y que éste
pueda familiarizarse con el temario y vocabulario técnico específico.
Equipamiento técnico necesario para su presentación
Encuentro con el traductor/intérprete, previo al día del evento, para que éste último pueda aclarar
cualquier tipo de dudas, coordinen la manera de trabajo y pueda escuchar al disertante. No nos
olvidemos que cada idioma tiene sus propias entonaciones dependiendo de la procedencia, por
ejemplo: no es lo mismo el inglés británico que el australiano o que el irlandés, y a esto debemos
sumarle la modulación propia de cada persona.
Estipulación de tiempos de ensayos durante el armado del evento y prueba final del material a
utilizar por éste.
Agasajos de parte del cliente/organización convocante.
Regalo, presente especial o plato recordatorio, como agradecimiento por su participación
Diploma especial, en el caso de ser parte de un Congreso, Workshop o acontecimiento especial.
Cuando los ponentes lo permitan, al término de su disertación se harán preguntas verbales o por escrito
según marque el reglamento. Para las preguntas escritas se contará con formularios pre-impresos que a
través de los edecanes se entregarán al secretario o moderador para su selección y respuesta.
Es muy importante recibir, integrar y controlar los currículums de los ponentes
magistrales y de mesas de trabajo que vayan a participar para su impresión y
difusión. El día de presentación de la ponencia se debe de hacer un resumen que
destaque lo más relevante de su trayectoria profesional, académica y laboral.
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UNIDAD 4. LOS ESTILOS O DINÁMICAS COMUNICACIONALES
Los eventos de tipo congresos o capacitaciones suelen ser bastante estáticas y es por eso que, para darle
cierto “movimiento” aplicamos diversas dinámicas comunicacionales, logrando de esta forma que las
disertaciones sean más atractivas, cautivantes y logren captar la atención del auditorio,
Debido a que una persona puede mantener su atención máxima por un lapso de 45 minutos y a partir de ese
momento decae, es que cualquier tipo de dinámica que apliquemos no debe superar este tiempo. Para
renovar la atención del auditorio basta con cambiar de disertante, hacer una pausa para tomar un café,
implementar un bloque de preguntas o cambiar la dinámica comunicacional. Esto no implica tener que pasar
a otro tema, sino que la mayoría de las veces seguimos profundizando sobre el mismo, pero bajo un estilo
de trabajo diferente.
Las dinámicas comunicacionales son diferentes formas de trabajar profundamente un tema y según las
características de las disertaciones y los contenidos de las mismas, pueden ser de tipo:
1. Formales: todas aquellas que impliquen una preparación previa desde el organizador y los actores
intervinientes. Estas son: conferencia, simposio, mesa redonda, panel, diálogo o debate público,
entrevista o consulta pública, entrevista colectiva.
2. Informales: aquellas que no requieren de una preparación previa desde los actores intervinientes. Estas
son: debate dirigido o discusión guiada, grupo de discusión (pequeño), Phillips 66, cuchicheo, seminario.
3. Mixtas: es aquella que tiene una parte formal y otra informal. Es el caso de los Foros.
Las Dinámicas Comunicacionales implican la interacción entre dos o más personas denominadas “actores”,
que cumplen diferentes funciones:
Locutor: solo presenta a los actores, el tema a tratar, la forma de trabajo y la sucesión de los momentos
o agenda del día. Su participación es pasiva.
Moderador o coordinador: interactúa con los disertantes y la audiencia, ya sea para redondear temas,
marcar tiempos de ponencias, hacer preguntas a los disertantes, conducir las disertaciones, exponer las
preguntas hechas por escrito de parte de la audiencia, delimitar o reencauzar debates. Los moderadores
son periodistas especializados o expertos en la temática a tratar, ya que si no sería imposible poder
realizar su función de manera idónea.
Disertantes o conferencistas: son los expertos que brindarán la información y/o capacitación a la
audiencia.
Secretario: es el encargado de tomar nota de todas las disertaciones. Esto se realiza cuando se debe
entregar a la audiencia un resumen sobre lo tratado durante las disertaciones.
Audiencia: son los destinatarios de todo este trabajo. Ellos pueden tener una participación pasiva (si
solo reciben información) o activa (si trabajan en el lugar con la información recibida y deben generar
algún tipo de material o respuesta según se le establezca)
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Salvo el locutor, que cumple una función de rol pasivo, ya que sólo
presenta a las personas intervinientes y comunica el desarrollo de las
actividades, el resto pueden tener roles activos o pasivos, dependiendo
de la dinámica elegida.
Para que se comprenda cual es la mejor forma de implementación de éstas, debemos tener en cuenta que
toda dinámica “informal” depende de una dinámica “formal” previa. Pero toda dinámica “formal” no obliga a la
aplicación de una dinámica “informal” posterior. La elección de las dinámicas informales siempre dependerá
del tamaño de la audiencia participante y del tipo de resultado al que se quiera llegar con el trabajo realizado
de parte de éstos.
Las dinámicas formales son diferentes formas de capacitar y/o informar a la audiencia presente, mientras
que las dinámicas informales son maneras de que el auditorio trabaje de manera conjunta y presencial la
información recibida a través de la dinámica formal elegida.
La utilización conjunta de una dinámica formal cualquiera seguida de una informal, también cualquiera, nos
dará como resultante una mixta. Pero existe una dinámica que es mixta de por sí, y es el “Foro”, ya que esta
acción tiene las dos partes.
Para la preparación y realización de cualquiera de las dinámicas, previo al día del evento, se debe:
Seleccionar a cada uno de los actores según su capacitación, aptitud y desenvolvimiento.
Realizar una reunión para establecer el tema y subtemas a desarrollar.
Explicar cómo será la dinámica a aplicar.
Establecer si se contará con la existencia de un “secretario” que tome nota de todo lo expuesto.
Establecer si se realizará una trascripción del desarrollo y conclusiones, para entregar al finalizar el
evento a cada uno de los asistentes.
Y al comenzar el evento, se debe:
Presentar a cada uno de los actores participantes
Introducir a la audiencia en el tema a tratar
Explicar la dinámica que se desarrollará
Explicar cómo se implementará el bloque de preguntas de parte del auditorio (en el caso en que esté
planificado)
ESTILO COMUNICACIONAL FORMAL
Conferencia
Discurso dado por una sola persona, que trata asuntos de índole literaria, artística, científica, política, en
donde se suele implementar al finalizar un bloque de preguntas al disertante sobre el tema tratado.
Generalmente son conferencistas expertos que proporcionan información especializada. Esta técnica
formal permite la comunicación en un solo sentido, ya que es de tipo formativa o informativa, pero no hay
trabajo de interacción ni con el disertante ni entre los participantes
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Simposio
Un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos, acerca de un mismo tema o problema. No se
defienden posiciones, sino que se suma información específica y especializada. Al finalizar la actividad, a
través de la sumatoria de todas las disertaciones el tema queda desarrollado en forma integral y con la
mayor profundidad posible.
Alternativa 1
Escenario
Podio Mesa
Auditorio
Alternativa 2
Escenario
Expertos Coordinador
Disertante
Auditorio
Tiempo 45 a 50 minutos
Cantidad 1 disertante
Disertación individual desde podio
Preguntas del auditorio pueden hacerse al finalizar
Puesta en planta frontal, escenario con mesa o podio para disertantes,
auditorio tipo teatro o escuela horizontal
Tiempo 15 a 20 minutos por disertante
Cantidad entre 3 y 6 disertantes
Disertación individual y sucesiva, desde podio
Preguntas del auditorio pueden hacerse al finalizar cada bloque
Puesta en planta Frontal, escenario con mesa para disertantes y podio,
auditorio tipo teatro o escuela horizontal.
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Mesa redonda
Un equipo de expertos que sostiene puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un mismo tema.
Cada disertante o bloque defiende su posición. Permite al grupo obtener información variada y ecuánime,
evitando enfoques parciales, unilaterales o tendenciosos. La dinámica está coordinada por un moderador.
Tiempo 10‟ aproximadamente por cada disertante
Cantidad entre 3 y 6 disertantes
Disertación Individual y sucesiva. Cuando todos hayan finalizado, el moderador
puede hacer un resumen general de lo expuesto y puede otorgar otros 2‟
por cada disertante para que redondee o aclare sus ideas. Luego el
moderador expone las conclusiones (coincidencias y diferencias
generales), siendo imparcial y objetivo.
Preguntas del auditorio Pueden hacerse al cierre general. El coordinar cuidará que las preguntas
sean de tipo ilustrativo y no establecerá discusión con los disertantes.
Puesta en planta Frontal, escenario con mesa para disertantes, auditorio tipo teatro o
escuela horizontal. El moderador se sienta, generalmente, en el centro y
los disertantes a su derecha e izquierda formando los respectivos
“bandos” de opinión. También es aconsejable que se vean entre los
ponentes.
Escenario
Disertantes
Moderador
Auditorio
Panel
Un equipo de expertos discute un tema en forma de diálogo o conversación ante el grupo. Debaten entre
sí el tema propuesto, desde sus puntos de vista particulares y especialización. El desarrollo es coherente,
razonado, objetivo y sin apreciaciones demasiado personales. A través de la conversación, se desarrollan
todos los aspectos posibles del tema, con el fin de obtener una visión completa.
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Tiempo 1 hora en total, aproximadamente
Cantidad entre 4 y 6 disertantes
Disertación Las características básicas son la informalidad, la espontaneidad y el
dinamismo. El coordinador cumple la función de presentador, ordenador
del diálogo y controlador del tiempo. Al final y luego del resumen de cada
ponente, puede hacer un resumen global
Preguntas del auditorio pueden hacerse al cierre general y también pueden continuar con la
tratativa del tema (al estilo Foro), coordinados por el moderador, con o sin
presencia del panel.
Puesta en planta frontal, escenario con mesas para disertantes, auditorio tipo teatro o
escuela horizontal. Tanto los panelistas como el coordinador deben verse
entre sí y con el auditorio. La ubicación semicircular es la ideal
Escenario
Moderador
Expertos
Auditorio
Diálogo o debate público
Dos personas capacitadas o especialmente invitadas conversan ante un auditorio sobre un tópico
siguiendo un esquema previsto. El Diálogo permite obtener datos diversos de dos “fuentes” a la vez, hace
reflexionar a los espectadores, y por su propio desarrollo y flexibilidad mantiene despierta la atención del
auditorio. Es preferible que ambos posean distintos puntos de enfoque.
Tiempo 30‟ total aproximadamente
Cantidad 2 disertantes
Disertación de ningún modo cada uno “recita su parte”, es una conversación amena,
animada, flexible e ingeniosa. Sin retórica. Es un diálogo informativo con
responsabilidad compartida
Preguntas del auditorio al finalizar puede hacer preguntas o discutir el tema organizándose en
Foro, en un Phillips 66, etc.
Puesta en planta frontal, escenario con mesas o podios para disertantes, auditorio tipo
teatro o escuela horizontal. Si el grupo es reducido, puede formarse un
círculo integrado por los disertantes y los participantes
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Entrevista o consulta pública
Un experto es interrogado por un miembro del grupo ante el auditorio, sobre un tema prefijado. El
interrogador es quien orienta el desarrollo, propone los puntos de interés y “obliga” en cierto modo al
experto a referirse a aquello que el grupo desea conocer.
Tiempo 40‟ a 1 hora total aproximadamente
Cantidad 1disertante. Como variante se puede invitar a 2 expertos.
Disertación el experto puede hacer una muy breve disertación introductoria y
global. Cada interrogador dispondrá de una guía de preguntas que
enunciarán de a uno por vez y de manera sucesiva. Además, cada
uno puede representar un rol cooperante: coordinador potencial,
iniciador, activador, alentador, aclarador, reductor de tensión,
armonizador, etc.
Preguntas del auditorio al finalizar puede discutir el tema organizándose en Foro o cualquier
otra dinámica
Puesta en planta frontal, escenario con mesa o podio para disertante e interrogadores,
auditorio tipo teatro o escuela horizontal. Si el grupo es reducido
pueden estar en un mismo nivel rodeados por el auditorio
Entrevista colectiva
Un equipo de miembros elegidos por el grupo, interroga a un experto ante el auditorio sobre un tema de
interés previamente establecido.
La finalidad sigue siendo obtener información, conocimiento u opinión, pero el hecho de ser varios los
interrogadores (2 a 5) produce mayor interés por la variedad de intervenciones, enfoques, modalidades o
puntos de vista.
Tiempo 40‟ a 1 hora total aproximadamente
Cantidad 1disertante
Disertación el interrogador formula la primera pregunta e inicia así el diálogo que
es de carácter dinámico, flexible, matizado y, de ser posible, ingenioso
o “audaz”. Al finalizar el experto puede hacer una breve síntesis para
aclarar, reafirmar o ampliar algunos puntos
Preguntas del auditorio al finalizar puede discutir el tema organizándose en Foro o cualquier
otra dinámica
Puesta en planta frontal, escenario con mesa o podio para disertante, auditorio tipo
teatro o escuela horizontal. Si el grupo es reducido, puede formarse un
círculo incluyendo a los protagonistas (experto e interrogador),
siempre que todos puedan verse y oírse sin dificultad para establecer
el diálogo
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Escenario
Interrogadores
Experto
Auditorio
ESTILO COMUNICACIONAL INFORMAL
Debate dirigido o discusión guiada
Un grupo reducido trata un tema en discusión informal con la ayuda activa y estimulante de un conductor.
El tema debe ser cuestionable y pasible de diversos enfoques o interpretaciones. No es un debate
improvisado.
Es una técnica de aprendizaje por medio de la participación activa en el intercambio y elaboración de
ideas y de información múltiple.
El organizador o director del debate: debe hacer previamente un plan orgánico de preguntas que
llevará escritas. Además facilita material de información para la indagación del tema.
Los participantes: conocen el tema con suficiente antelación como para informarse por sí mismos,
y poder así intervenir con conocimientos en la discusión.
Tiempos: cada pregunta central insumirán unos 15‟ de discusión, dentro de los cuales se harán
oportunas sub-preguntas de acotación para esclarecer y guiar el desarrollo. En total durará entre 45‟
y 1 hora.
Cantidad: 12 ó 13 miembros. En caso de grupos mayores, se pueden hacer sub-grupos guiados por
sub-directores (previamente entrenados), reuniéndose finalmente todos unos minutos con el director
para hacer el resumen general.
Antes de darse por terminado se debe llegar a alguna conclusión o a un cierto acuerdo, resumir las
argumentaciones y extraer lo positivo de los diversos aportes.
Esta técnica estimula el razonamiento, la capacidad de análisis crítico, la intercomunicación, el
trabajo colectivo, la comprensión y la tolerancia. Ayuda a superar prejuicios e ideas preconcebidas y
amplía el panorama intelectual por el intercambio y actualización de ideas, conocimientos y puntos
de vista a menudo dogmatizados por falta de una saludable confrontación.
Pequeño Grupo de Discusión
Un grupo reducido trata un tema o problema en discusión libre e informal, conducido por un coordinador.
Se trata de un intercambio “cara a cara”, entre personas que poseen un interés común para discutir un
tema, resolver un problema, tomar una decisión o adquirir información por el aporte recíproco. Todo
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dentro de un máximo de espontaneidad y libertad de acción dentro de las siguientes normas:
La discusión es alrededor de un tema previsto
El intercambio de ideas sigue cierto orden lógico en torno del objetivo central.
El grupo designa al coordinador o director, cargo que debe ser rotativo para desarrollar la
capacidad de conducción de todos los miembros.
El clima debe ser democrático
El director formula, con acuerdo del grupo:
Tema o problema
Esclarece sus implicancias
Propone los aspectos a tratar
Fija los objetivos parciales y generales
El tiempos que se dedicará a la discusión y a la ponencia de cada uno
Da inicio a la discusión, cuando considere que todo está establecido.
Para facilitar la comunicación es conveniente ubicarse en círculo y mejor aún alrededor de una mesa
grande. Todos deben verse para poder comunicarse cara a cara con comodidad.
Phillips 66
Un grupo grande se divide en subgrupos de seis personas, para discutir durante seis minutos un tema y
llegar a una conclusión. De los informes de todos los subgrupos se extrae luego la conclusión general.
Provee el blanco para la discusión por medio de una pregunta específica cuidadosamente preparada.
Características primordiales:
Esta técnica deriva del hecho de que 6 personas discuten un tema durante 6 minutos, donde
cada miembro diserta por casi un minuto y de inmediato se realiza una conclusión.
Vencido el tiempo de cada sub-grupo se leen todas las conclusiones y entre los subdirectores
realizan la conclusión general.
Es particularmente útil en grupos grandes de más de 20 personas porque promueve la
participación activa, permite obtener las opiniones de todos los miembros en un tiempo breve y
facilita llegar a la toma de decisiones, obtención de información o puntos de vista de gran
número de personas acerca de una problemática o cuestión.
Desarrolla la capacidad de síntesis y de concentración, ayuda a superar las inhibiciones para
hablar ante otros, estimula el sentido de responsabilidad, dinamiza y distribuye la actividad en
grandes grupos.
El objetivo principal consiste en lograr una participación democrática en grupo numerosos.
Un grupo no se reúne para hacer un Phillips 66, sino que se utiliza en un momento dado.
Cuchicheo o Diálogos Simultáneos
En un grupo, los miembros dialogan simultáneamente de a dos para discutir un tema o problema del
momento.
Se divide al grupo en parejas que tratan en voz baja un tema o cuestión del momento y todo el grupo lo
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hace simultáneamente sobre un mismo tema. En pocos minutos puede obtenerse una opinión compartida
sobre una pregunta formulada al conjunto. Es muy similar al Phillips 66, pero el tiempo se reduce a dos o
tres minutos.
Se realiza después de una actividad presenciada por el grupo con el fin de conocer opiniones, puntos de
vista y/o aprovechamiento.
Seminario o Workshop
Un grupo reducido investiga o estudia intensivamente un tema en sesiones planificadas recurriendo a
fuentes originales de información.
Constituye un grupo de aprendizaje activo, ya que los miembros no reciben la información ya elaborada,
sino que la indagan por sus propios medios en un clima de colaboración recíproca. Este formato se da
mucho con comunidades científicas, tecnológicas, ideológicas y educativas.
El grupo está integrado por no menos de 5 ni más de 12 miembros.
Características:
Miembros: poseen un interés común en cuanto al tema y tienen un nivel de información
semejante
El tema exige la investigación o búsqueda específica en diversas fuentes. Un tema ya elaborado
y expuesto en un libro no justifica el trabajo de Seminario
El desarrollo de tareas y temas son planificados por todos los miembros en la primera sesión de
grupo
Los resultados o conclusiones son responsabilidad de todo el grupo
Todo Seminario concluye con una sesión de resumen y evaluación del trabajo realizado
El Seminario puede trabajar durante varios días hasta dar término a su labor y cada sesión suele
durar entre 2 ó 3 horas.
Son supervisados por especialistas que actúan como asesores
El organizador selecciona los temas o áreas de interés, prepara un temario provisorio (o agenda
previa), ubica elementos y fuentes de consulta, dispone locales y elementos de trabajo, horarios,
etc.
La tareas a desarrollar durante el Seminario consisten en: indagar, buscar información, consultar fuentes
bibliográficas y documentales, recurrir a expertos y asesores, discutir en colaboración, analizar a fondo
datos e informaciones, relacionar aportes, confrontar puntos de vista, hasta llegar a formular las
conclusiones del grupo sobre el tema.
ESTILO COMUNICACIONAL MIXTO
Foro
El grupo en su totalidad trata o discute informalmente un tema, hecho o problema, conducido por un
coordinador.
Suele realizarse a continuación de una actividad de interés general observada por el auditorio: una
conferencia, una clase, una película, etc.
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La finalidad es permitir la libre expresión de ideas y opiniones y el moderador debe controlar esta
participación espontánea.
Por su propia naturaleza de “libre discusión informal”, es aconsejable que el grupo sea homogéneo en
cuanto a intereses, edad, instrucción, etc. Por este motivo se lo considera una técnica mixta, porque
aunque no es necesaria una preparación especial del tema, si implica una formación de parte de los
miembros que participen del foro.
Exige un mínimo de normas
Tiempo limitado: de 1‟ a 3‟ por cada disertante
Ponencias lo más objetivas posible
Levantar la mano para pedir la palabra
Centrarse en el problema
Evitar toda referencia personal
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UNIDAD 5. LA CIUDAD SEDE Y LA LOCACIÓN
LA CIUDAD SEDE
Como vimos en su momento, la Coordinación General junto al Coordinador de Administración deben
escoger la ciudad con la suficiente anticipación, que dependerá del tamaño del evento en cuestión:
Eventos pequeños: mínimo seis (6) meses
Eventos medianos: mínimo un (1) año
Eventos magnos: de dos (2) a cuatro (4) años aproximadamente.
En todo el mundo hay ciudades reconocidas por la infraestructura que ofrecen para organizar convenciones
de gran tamaño. En función de la magnitud del evento es la infraestructura que se necesitará contrata y los
criterios necesarios para la selección de la ciudad sede, cuando el evento es de 1000 participantes, son:
La existencia de un centro de convenciones adecuado
Su disponibilidad en las fechas que se pretende realizar el evento
Si tiene espacio suficiente y adecuado para una convención
Si tiene suficiente número de salones y de las dimensiones necesarias
Si tiene un hotel adecuado y disponible para ser la sede y centro de operaciones
Número, tipo y localización de hoteles
Tipo y capacidad de habitaciones en los hoteles
Distancia de los hoteles al centro de convenciones
Si tiene lugares adecuados para eventos especiales
Si tiene la infraestructura adecuada en servicios de transporte terrestre y aéreo, restaurantes,
proveedores de equipos audiovisuales, de sonido y fotocopiado, capacidad en estacionamiento y
cocinas, personal de mantenimiento calificado, de apoyo operativo, administrativo y diseñadores,
entre otros.
Ubicación geográfica desde el punto de vista de accesibilidad en distancia y costo, para los posibles
participantes
Si el clima es apropiado en las fechas que se pretende realizar el evento.
CLASIFICACIÓN DE CIUDADES
Por su infraestructura y servicios las ciudades se dividen en tres (3) clases:
1. Las que permiten efectuar eventos magnos y cuentan con toda la infraestructura necesario como
aeropuerto internacional con vuelos diarios a todos el mundo, hoteles con capacidad de cuartos para
miles de personas, lugares turísticos, transporte de calidad, numerosos restaurantes, espectáculos
artísticos y vida nocturna. Estas ciudades suelen ser más costosas que otras que nos son tan conocidas
o prestigiosas por sus lugares turísticos y de recreación para organizar eventos.
2. Las que no tienen la misma infraestructura que la anterior y obligan al Coordinar General a hospedar a
los participantes en varios hoteles, la capacidad de los salones no es adecuada, etc. Pero presentan
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como ventaja una atmósfera amigable para realizar el evento, más flexibilidad ante las negociaciones
con los hoteles, centros de convenciones, contratistas, etc.
3. Las ciudades adecuadas para organizar eventos pequeños que no necesitan mucha infraestructura.
Sin embargo, hay que saber escoger pues hay ciudades que tienen toda la infraestructura necesaria y que
no son tan solicitadas y todos los servicios están disponibles. Una convención magna generan una cantidad
de dinero muy importante para cualquier ciudad, ya que crean empleos, se firman contratos de servicios
como hospedaje, alimentación, transporte, espectáculos, etc.
Es conveniente que el comité organizador inspeccione físicamente las instalaciones que se pretenden
contratar. La visita requiere contar con el programa que defina cuáles serán los lugares y espacios
necesarios para la realización completa del evento y así poder inspeccionar cada lugar a utilizar.
La decisión final de la ciudad, el centro de convenciones y el hotel sede, la tienen que tomar conjuntamente
todos los miembros del comité organizador.
Cuando las reservaciones se hacen con varios años de anticipación, es aconsejable hacer una segunda
visita de inspección más cercana a la fecha del evento, para poder corroborar que todo se encuentra en las
mismas condiciones al momento en que fueron contratadas, para así evitar cualquier inconveniente.
También es necesario tener reuniones de negociación con las autoridades de la ciudad y los directivos o
representantes del centro de convenciones y hoteles que se pretenden contratar para aclarar y definir todo lo
referente a logística, permisos y licencias.
Permisos y licencias
Debido a que cada país y/o ciudad tiene sus propias reglamentaciones, muchas veces se debe coordinar la
obtención de permisos y licencias necesarias para la realización de convenciones y realizar los trámites
pertinentes.
Para esto existen empresas que proporcionan estos servicios y pueden agilizar la obtención de los mismos.
En el caso de que el mismo Comité Organizador quiera hacer estos trámites se debe dirigir a la delegación o
municipio correspondiente para solicitarlo.
CONVOCATORIA PARA ELEGIR LA SEDE
Muchas veces existen convenciones que se realizan de manera rotativa en diferentes países o ciudades. En
estos casos, el Comité Organizador abre la convocatoria para que diversas entidades, organismos o
agrupaciones compitan para la definición de la sede. Un ejemplo de lo que la convocatoria debe incluir en su
texto es el siguiente:
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Las agrupaciones de (médicos u odontólogos) interesados en organizar el (nombre del
evento) deben presentar un proyecto que contenga los siguientes datos:
Exposición de motivos
Estructura formal del Comité Organizador
Fundamentar las razones que se consideren necesarias y suficientes, por las que estimen
la conveniencia de realizar el evento en su entidad
Currículo del personal que formará el Comité Organizador
Infraestructura con que cuenta la ciudad sede
Disponibilidad de salones para inauguración y clausura, para ponencias magistrales, para
mesas de trabajo, para eventos sociales, equipos y servicios de transporte, transportación
local, etc.
Propuesta de la temática del evento
Propuesta de candidatos a ponentes magistrales y a ponentes y funcionarios de mesa
Proyecto de programas de trabajo, acompañantes, sociales, culturales y recreativos de los
participantes
Propuesta de coordinación y comunicación del comité organizador
Apoyos en infraestructura, difusión, alimentos, materiales y otros.
Cantidad de participantes esperados
Proyecto de programa general de organización de la exposición
Presentar presupuesto y fuentes de financiamiento. (Se debe presentar una relación
completa de todas las erogaciones que se consideren necesarias y sus posibles fuentes
de financiamiento)
Cada propuesta debe incluir los aspectos de planificación, organización, operación, realización y control, a
efecto de poder normar un criterio homogéneo entre los que intervienen en el proceso de selección.
Se debe presentar el organigrama funcional, que muestre en forma concreta la estructura que intervendrá
formalmente en la realización, así como los manuales de funciones, políticas y procedimientos, que
expresen claramente los lineamientos que regirán las diferentes actividades del programa general de trabajo.
LA LOCACIÓN
La decisión del hotel sede o el centro de convenciones es trascendental para el éxito del evento, ya que una
buena sede permite que las diferentes actividades se realicen eficientemente y tengan un mayor lucimiento.
Es conveniente que el Comité Organizador inspeccione físicamente las instalaciones que se pretenden
contratar. La visita requiere tener un programa que defina qué lugares se van a inspeccionar, como así
también verificar la limpieza y mantenimiento del lugar, el área de registro y la capacidad y distribución de los
salones, entre otros.
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Cuando las reservaciones se hacen con varios años de anticipación, se aconseja hacer una segunda visita
de inspección, ya que el mantenimiento en las locaciones no es estándar o pueden sufrir modificaciones que
pueden afectar a nuestra planificación.
Un centro de convenciones es un sitio de lo más adecuado para ser sede de un evento tipo convención ya
que facilita su realización. Hay centros de convenciones y hoteles que están ubicados en un mismo lugar y
proporcionan un conjuntamente el servicio. Generalmente, son las locaciones ideales para definir la sede de
cualquier evento magno, pero muchos lugares no cuentan con este tipo de instalaciones o las existentes no
cumplen con los requisitos necesarios de acuerdo a las características o envergadura del evento planificado.
Pero para poder saber si la locación es la adecuada para nuestro evento, la información necesaria para
decidir la contratación del centro de convenciones es la siguiente:
Superficie total del centro
Superficie total de la construcción
Superficie para la exposición
Altura real y altura libre de los salones
Superficie para eventos especiales (m2 x salón)
Capacidad del auditorio y salones en diferentes montajes
Servicios ejecutivos y de oficina
Servicio de agencia de viajes y banco
Servicios de transporte
Capacidad del estacionamiento
Sistema de seguridad
Servicios de alimentos y bebidas
Área de descanso
Planos de localización del centro
Planos de medidas y distribución de salones
Lista de precios por salón
Ubicación geográfica
También se debe considerar la infraestructura y los servicios que puede ofrecer cada establecimiento, si los
mismos son gratuitos o implican un pago adicional y cuál es la modalidad de utilización de cada uno de ellos.
A continuación veremos en un cuadro cuáles son los servicios que pueden ofreceremos los hoteles y/o
centros de convenciones
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El Comité Organizador debe saber y conocer el evento a fondo, debe contar con un plano que indique donde
se localizan los servicios mencionados, así como los tableros eléctricos, los de control de iluminación, aire
acondicionado, la cocina, servicios sanitarios, vestidores, tomas de electricidad, escaleras fijas y mecánicas,
guardarropas, entradas y salidas de la locación, mesa de reclamos y objetos perdidos, bodegas de
abastecimiento de artículos varios, auditorios y salones de trabajo, oficina de banquetes y exposiciones,
extintores y salidas de emergencia, entre otros, ya que es la única manera de tomar real posesión del lugar y
realizar el evento bajo control en su totalidad.
Cuando se contratan lugares y salones para las diferentes actividades del programa del evento, se debe
considerar que sean los adecuados en tamaño, comodidad, acceso, ubicación, calidad en los productos y
servicios ofrecidos, facilidad para el montaje de la escenografía y para la instalación de todos los
requerimientos técnicos necesarios (iluminación, sonido, video y traducción simultánea, entre otros).
En el caso que se decidiera como sede algún hotel, se pueden negociar paquetes que incluyan el
arrendamiento de las habitaciones, de los salones para las distintas actividades programadas y todos los
servicios gastronómicos necesarios. Esto es factible cuando la organización puede garantizar un mínimo de
ocupación de la capacidad del hospedaje del hotel y esto se negocia con la administración del hotel en
cuestión.
Se debe de considerar cuál es la infraestructura necesaria de salones y habitaciones, dependiendo del
número de participantes esperados y del tipo de actividad que se pretendan realizar, sabiendo que las
actividades de inauguración, clausura, ponencias magistrales, mesas de trabajo, espectáculos y momentos
gastronómicos (desayunos, almuerzos, coffee-breaks y comidas) requieren de instalaciones y montajes
especiales.
LOS TIPOS DE ESPACIO
Según las necesidades de nuestro evento, el escenógrafo o ambientador debe organizar el espacio tal que
sea funcional para las actividades que se realizarán, y a su vez creativos. Como todo elemento del diseño
escenográfico, debe acompañar la idea rectora original en concordancia con los objetivos del evento.
Según cómo ordenemos el espacio, sugeriremos u ocultaremos cosas y esto será parte de nuestro discurso
pictórico.
A continuación pueden verse las distintas formas de distribución del espacio según la ubicación del
escenario y el público.
Frontal: Es un espacio ordenado como un teatro tradicional (o “teatro a la italiana”). Hay una separación
(“la cuarta pared”, como se le llama en teatro) entre los espectadores y los actores, ya sean éstos
oradores, cantantes o incluso una pantalla en la que se están proyectando imágenes.
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Bifrontal: En este caso el actor está más expuesto, ya que hay público en dos ángulos opuestos. El
público tiene la sensación de “espiar” lo que ocurre y el actor está rodeado. Es muy difícil el diseño de
escenografía en estos espacios ya que cualquier elemento con altura que pongamos, molestará la visual
de alguna de las dos plateas. Sin embargo, nos permite utilizar escenarios giratorios, trabajar el piso,
acercar los actores al público y trabajar ambientes muy íntimos.
Semicircular / Anfiteatro: Es una forma de aprovechar más el espacio. Los espectadores rodean el
escenario en forma circular y aumentando en altura. Es importante considerar que quienes ocupan los
asientos de los extremos tendrán una visión lateral, lo cual afectaría en caso de tener una pantalla o de
necesitar ocultar elementos en los costados del escenario (llamados “hombros”).
Circular: Lo que ocurre con esta distribución de la audiencia es muy similar a lo que pasa con el
bifrontal: la acción que se lleva a cabo en el escenario debe ser visible desde todos los ángulos. No debe
existir un “delante” y un “detrás”. Para que todos puedan ver lo que ocurre en el centro, debemos evitar
los grandes volúmenes en el escenario.
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Polivalente: El escenario polivalente es aquel que puede armarse como nosotros preferimos. Tal vez
queremos utilizar un edificio que tenga un entrepiso y una acción se desarrolla en una planta, mientras
que en la otra ocurre algo muy diferente y luego ambas acciones se unen. Tener un escenario en dos
plantas es una posibilidad. O tal vez queremos que en nuestro evento el show sea en un espacio en
particular, mientras que los discursos de las autoridades de la empresa serán en otros. Entonces
nosotros debemos diseñar el espacio tal que todos los espectadores (ya sea que están sentados en
mesas, o parados) puedan observar ambos escenarios sin incomodidades ni interferencias visuales.
Otros: Algunas aclaraciones deben hacerse al respecto:
Debemos tener en cuenta que, si armamos una platea tal que cada fila esté más arriba que la otra
para que la visión sea mejor, la parrilla de luces puede interferir en la visual de las filas superiores.
No siempre el actor debe estar en el escenario y el espectador en la platea. ¿Qué ocurriría si los
ubicáramos al revés? ¿Qué sensación le daría al público? A veces lo que buscamos es “incomodar”
al público, un poco, como para provocar una sensación determinada, para que vea las cosas con
otros ojos. Es importante preguntarnos ¿qué queremos causar en el público que nos visita?
No nos olvidemos que el piso es un espacio al que no muchos ambientadores prestan atención y se
olvidan de las grandes posibilidades que brinda. Podemos pintarlo, pegarle calcomanías, proyectar
imágenes sobre él, plottearlo, elevarlo, cambiarle la textura, etc.
El escenario en sí es el espacio delimitado para la acción y este puede ser: abierto, circular,
semicircular, fijo, giratorio, combinado, deslizante, levadizo, con o sin trampas, entre otras tantas
variantes
LOS CIRCUITOS Y RECORRIDOS
El recorrido (ya sea físico o visual) que hacen los espectadores es muy importante para la percepción que
obtendrán del espacio. Habrá elementos que por su forma, imagen, color, ubicación, etc. serán los que se
vean primero, mientras que otros pasarán inadvertidos o serán vistos últimos. Nosotros podemos controlar
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eso, ya sea armando un circuito de recorrido o proponiéndolo según la ubicación de los elementos, el color
de la ambientación o de la luz, las intensidades de luz, etc.
Los recorridos pueden ser:
Abiertos / Cerrados: Un recorrido abierto es aquel en el que se ingresa por una puerta y se egresa por
otra. En general se utiliza en circuitos de circulación obligatoria, en la que hay un solo camino que puede
realizarse. Así la gente no se pierde de ver nada (y además nos sirve para que eviten en su recorrido
cosas que nosotros no queramos que vean como puertas de servicio, cocina, etc.). En cuanto a los
circuitos cerrados, sólo hay un espacio de ingreso/salida. Para estos casos pensemos en las ferias y
exposiciones; en cómo están ubicados los stands y en cuántas puertas hay, entre otras cosas.
Libre / Obligatorio: Según cómo estén distribuidos los elementos en nuestro espacio, habrá una cierta
cantidad de formas de recorrerlo o no habrá ninguna en especial. En este último caso, la circulación es
libre, mientras que si armamos un laberinto, o un espacio con paneles, o hacemos una actividad en un
salón y la siguiente en otro; la circulación es obligatoria. Recordemos que anteriormente hablamos de
proponer recorridos visuales, es decir, que nosotros podemos dirigir la mirada de los espectadores en
diferentes momentos utilizando como herramienta la luz, el sonido, el color o la forma, entre otros.
EL ALOJAMIENTO
Es necesario implantar un sistema de control automatizada de alojamiento desde que se comienza a
planificar un evento, ya que esto nos permitirá tener toda la situación (de cada participante o colaborador
que esté alojado bajo nuestra responsabilidad) bajo control.
En los eventos muy grandes, en donde participan miles de participante, es habitual alojarlos en varios
hoteles. Esto es aconsejable por razones de logística, aunque uno solo tenga capacidad suficiente para
albergarlos a todos, para evitar el congestionamiento ante movimientos de transporte, arribos, servicios de
comidas, utilización de ascensores, etc.
La distancia del hotel al centro de convenciones es una variable que debemos considerar. Es conveniente
que el tiempo promedio de traslado de uno a otro no excede, dentro de lo posible, los 10 a 12 minutos.
El tipo de hoteles que se contraten deben estar condicionados al perfil de los participantes y a su poder
adquisitivo. En cualquier ciudad hay hoteles de lujo y gran turismo que tienen todas las comodidades y son
muy costosos y otros que tienen todos los servicios indispensables, menos lujo y son más baratos. Para
tomar la decisión de los hoteles que se van a contratar, es conveniente elaborar una lista de clasificación. Y
esto se debe tener en cuenta no solo para los participantes sino también para quien trabajen en la
organización y/o construcción del evento, ya sean éstos parte del Comité Organizador o del equipo de los
expositores. Aunque para éstos últimos no corre bajo nuestra responsabilidad alojarlos, si sabemos que
pueden llegar a necesitar de este servicio y será una forma de colaborar con ellos con el solo hecho de
enviarles la nómina de alojamientos y categorías disponibles en las inmediaciones.
Otro tema a considerar es que dependiendo de los programas de actividades de cada evento, los
participantes por lo común llegan y parten en bloques, aunque algunos llegan a la ciudad un fin de semana
antes, otros se quedan una semana después y otros suelen llegar el día previo. Por ejemplo, para un evento
de 2000 participantes, con el alojamiento dividido en 3 hoteles, no se van a recibir y asignar habitaciones a
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todos los participantes al mismo tiempo. Generalmente llegan por grupos, por lo que es conveniente elaborar
un programa detallado de llegadas por cada uno de los hoteles.
Además, en la logística general se debe tener presente que los miembros del Comité Organizador, personal
de apoyo y seguridad, algunos proveedores, contratistas y ejecutivos de las empresas, llegan con
anticipación y son los últimos en abandonar las instalaciones en donde se lleve a cabo el evento.
Por todo lo dicho es que los representantes de los hoteles necesitan saber con suficiente anticipación las
llegadas y salidas de los participantes, para definir la logística de alojamiento y que al momento de realizar
los check-in y check-out correspondientes puedan prever el personal necesario y la forma de
implementación acorde para evitar grandes congestionamientos o pérdidas innecesarias de tiempo, que
suelen fastidiar a todos. Y a su vez para que esta operatoria no interrumpa el normal funcionamiento del
hotel, que también debe asistir a otros huéspedes que nada tienen que ver con nuestro evento.
De la misma manera deben organizar una logística que contemple:
El movimiento del equipaje de cada pasajero
La disponibilidad de los ascensores, en función de la capacidad de cada uno
El tiempo necesario para cerrar las cuentas individuales, ya que el egreso de cada pasajero está
relacionado directamente, en la mayoría de los casos, con el horario de salida del medio de
transporte que lo llevará a su ciudad de origen.
La salida, ya que debe ser lo más fácil y agradable posible, ya que es el último contacto con el
evento.
También, cuando el alojamiento es el responsable del traslado del equipaje de cada participante, se necesita
un procedimiento para identificar el mismo de manera rápida y segura, que puede ser en base a etiquetas
autoadhesivas o con identificadores colgantes, siempre por duplicado, para colocar uno en cada pieza y dar
una la copia al dueño. Para todas las actividades mencionadas se debe contar con el espacio y personal
suficiente para no amontonar y complicar el movimiento de las personas y/o equipajes.
La distribución y asignación de cuartos se debe hacer en base a:
La solicitud de alojamiento de cada participante
Las confirmaciones
Las habitaciones disponibles en cada hotel
La búsqueda de satisfacción del cliente
La categoría del participante
La fecha de llegada
Las suites de los diferentes hoteles se deben de asignar a:
Personalidades
Invitados especiales
Altos directivos
Ponentes magistrales
Algunos representantes de medios de comunicación invitados
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Además de las suites hay varios tipos de habitaciones: sencillas o singles, dobles con dos camas singles o
una doble (matrimonial o king size), senior y junior suites, con vista o sin vista, cera o lejos de los ascensores
o elevadores, entre otras, cuya clasificación o denominación dependerá de cada alojamiento en particular.
Por ello, debemos conocer en profundidad cuáles son los tipos y características de las habitaciones que
ofrece cada hotel en particular, sin presuponer que todos brindan lo mismo.
Mensualmente se debe entregar al Coordinador General una lista que indique las habitaciones confirmadas.
Dos (2) meses antes de la inauguración se debe tener un informe semanal, porque sirve para medir si las
habitaciones bloqueadas son suficientes.
Se deben bloquear con suficiente tiempo las habitaciones que se piensen ocupar, considerando tener una
reserva adicional de un 10% de habitaciones en cada hotel, ya que contar con habitaciones adicionales
permite resolver problemas de alojamiento que se presentan en el momento. En la mayor parte de los
hoteles se exige una cantidad mínima de habitaciones que los organizadores garantizan ocupar, esta
garantía permite reservar salones, servicios de alimentos, etc. Generalmente, los hoteles aceptan que las
habitaciones que no se hayan ocupado, si se tiene opción de venderlas, se descuenten de las habitaciones
garantizadas por los organizadores.
Durante el evento se pueden abrir dos cuentas maestras en el hotel y/o centro de convenciones. Una se
utiliza para cargar el costo de las habitaciones y gastos generales de los Organizadores y otra para controlar
los servicios de bebidas y alimentos.
En lo posible hay que evitar que los participantes tengan que compartir habitaciones; si fuese necesario hay
que definir el procedimiento y políticas para asignar compañeros. El Comité Organizador puede
responsabilizarse de la distribución, asignación y entrega de las habitaciones y llaves. En este caso, el hotel
debe abrir cuentas individuales a cada participante y responsabilizarse del cobro de sus consumos al
finalizar el evento o al salir del hotel. Generalmente, se les denomina cuentas extras, ya que son
independientes de los gastos del programa del evento.
Cuando el Comité organizador es el responsable de distribuir y asignar las habitaciones debe:
Definir el espacio físico, equipo y materiales de trabajo necesarios para desarrollar esta tarea
Elaborar una lista por orden alfabético de todos los participantes e invitados confirmados
Inspeccionar y supervisar cada una de las habitaciones
Distribuir y asignar las habitaciones
Entregar las llaves de las habitaciones asignadas
Otra cuestión importante es importante es poder evaluar si los participantes estuvieron satisfechos con lo
que recibieron durante su alojamiento, ya que esto sirve para detectar las debilidades que se deben corregir
para futuros eventos o bien la necesidad de cambiar contratar otra locación directamente. Para esto,
durante el momento en que se realiza el check-out del hotel, se puede entregar un cuestionario a través del
cual pueda conocer los comentarios y/o sugerencias que el participante desee hacer. Lo ideal es hacer
preguntas claras, directas, sencillas y concretas, en lo posible de tipo cerradas (a contestar a través de
puntuación o marcación con cruz ante opciones de respuestas posibles), para que el posterior análisis de
resultado nos proporcione las respuestas necesarias. Además, de esta manera, evitaremos quitarle
demasiado tiempo a quien deba contestarla o que el participante se resista a completarla.
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A continuación verán un modelo posible de cuestionario, que nos orientará en cuáles pueden ser los factores
a analizar:
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LOS CONTRATOS CON EL HOTEL Y/O CENTRO DE CONVENCIONES
Para evitar inconvenientes, al contratar las diferentes locaciones se debe solicitar una carta compromiso, en
donde se indiquen los precios vigentes de los servicios que se vayan a contratar, los montos de los
depósitos necesarios para firmar los contratos respectivos y las condiciones generales. También se debe
prevenir en las cláusulas del contrato el posible caso de la cancelación del evento.
Los contratos con las locaciones tienen la finalidad de definir las condiciones bajos las cuáles se
comprometen a prestar los servicios contratados y la forma en que los usuarios se comprometen a
liquidarlos, con el propósito de garantizar que se respetarán términos y condiciones generales que se
convengan entre el Organizador y la Locación en cuestión.
La información que se necesita para su elaboración es la siguiente:
Razón social de la empresa o agrupación de los organizadores
Dirección y teléfono
Datos generales del Coordinar General y responsable
Tipo de evento
Asistencia esperada
Programas de trabajo especificando fechas, horarios y responsables
Número de habitaciones garantizadas
Número definitivo de participantes garantizados, para definir el número mínimo de habitaciones y
servicios contratados como base
Número y capacidad de salones necesarios por actividad, tipos de montaje y asistencia esperada
Servicios, equipos y materiales que se contratarán a la locación
Nombre del responsable que firmará el contrato
Registros gubernamentales necesarios
Para la elaboración de las cláusulas del contrato se debe de convenir el monto a abonar en concepto de
arrendamiento total, el monto de depósito en garantía y el manejo de los cargos adicionales, como pueden
ser: consumo de alimentos y bebidas, propinas al personal, utilización de servicios de esparcimiento o spa,
estacionamiento, etc.
Hay que prever una cláusula que se refiera a la cancelación del evento por problemas imprevistos y que
imposibiliten la realización de éste, en la se estipule el porcentaje o monto que deben de cubrir los
organizador por arrendamiento, consumos y cargos adicionales. La cancelación por parte de los
organizadores se debe hacer por escrito y tener sello de recibido del arrendador.
También se debe establecer cuál es la última fecha que la locación permite hacer la confirmación final de
participantes. De la misma manera se debe consignar cuál es la fecha límite para poder efectuar
cancelaciones, sin que este ocasione cargo adicional alguno o bien negociar el porcentaje a abonar en
función de diferentes fechas.
Se debe mencionar que los organizadores se responsabilizarán de cualquier daño causado por los
participantes a la decoración, al mobiliario o al inmueble.
A veces se suele anexar fechas y horarios de utilización de los diferentes salones, servicios y equipos
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contratados a la locación.
Habitualmente, los hoteles o centros de convenciones tienen elaborados modelos de los contratos a los que
nos estamos refiriendo.
A modo de cierre, la información fundamental que debemos conocer para poder
seleccionar la Ciudad Sede (en función de la infraestructura necesaria) y las
Locaciones en la misma, es la siguiente:
Número de participantes y empresas expositoras
Número y tipo de hoteles y habitaciones requeridas
Tarifas que ofrecen los diferentes hoteles
Especificaciones del centro de convenciones y hotel sede (ubicación
geográfica, capacidades y servicios)
Fechas preferentes y opcionales para la realización del evento
Programas de trabajo, sociales, deportivos y de acompañantes
Necesidades de servicios y de infraestructura
Antecedentes de realización de eventos similares tanto en la ciudad sede
como en sus locaciones
La decisión final de la ciudad, el centro de convenciones y el hotel sede, la tienen
que tomar conjuntamente los miembros del Comité Organizador.
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UNIDAD 6. LOS MÓDULOS DE SERVICIO
Los módulos son todos los espacios y/o instalaciones necesarias, dentro de la locación donde se llevará a
cabo el evento, para el correcto desarrollo del mismo, la atención de los diferentes tipos de participantes y/o
la realización de las distintas actividades/acciones programadas.
Los módulos más habituales son los siguientes: Orientación, Informes, Recepción, Registro, Entrega de
materiales, Centro de operaciones y Sala de prensa,
Es importante planificar, supervisar, coordinar y definir la instalación y ubicación de los diferentes módulos,
que siempre deben estar en lugares accesibles y visibles. Los responsables de cada módulo deben tener la
documentación y el equipo necesario, para un servicio eficiente. El correcto funcionamiento de servicios es
indispensable para crear una imagen correcta y satisfactoria del evento. Por eso, se debe solicitar la
instalación de corriente eléctrica para computadoras, impresoras, fotocopiadoras, fax y señalización
iluminada, para que en cada módulo se trabaje perfectamente. La implementación, dimensión y ubicación de
cada uno de ellos dependerá del tipo de evento a realizar y de la magnitud del mismo. A su vez,
dependiendo de la magnitud del evento, cada módulo se compone de varias mesas o ubicaciones.
La instalación y funcionalidad de los módulos, antes, durante y después del evento, son responsabilidad de
la Coordinación de Operaciones.
A continuación veremos un ejemplo de distribución de módulos del área de ingreso al evento, que nos
permitirá observar como una correcta ubicación de los mismos facilita y agiliza el movimiento de las
personas participantes, evitando amontonamientos y pérdidas innecesarias de tiempo.
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ORIENTACIÓN E INFORMES
Los centros de información son el contacto inicial y permanente con los participantes, por lo que se debe
designar personal competente y de buena presentación. Generalmente se instalan en los lugares de mayor
circulación y movimiento durante el evento.
Conjuntamente con la Coordinación de Operaciones, se debe decidir la ubicación e instalación de los
módulos en las terminales de transporte aéreo y terrestre para recibir a participantes, invitados especiales y
a presidiums, ponentes y funcionarios de mesa.
Siempre se debe tener un directorio con los teléfonos y direcciones de las personas, servicios y lugares de
importancia para el evento. Además, es conveniente tener información sobre lugares turísticos, museos,
servicios médicos, de transporte, teléfonos de emergencia y proporcionar un plano de la ciudad sede a cada
uno de los participantes, para facilitar su movilidad. Además de Informar sobre las políticas para participar en
las diferentes actividades y la forma de hacer uso de las instalaciones. Por ejemplo: en algunos festivales de
música no permiten la entrada a menores de 12 años, o en un torneo de golf no permiten hieleras o radios, o
actividades nocturnas en donde no se permite la asistencia con niños.
En eventos magnos, es muy usual que haya largas líneas de participantes desesperados por inscribirse y
recibir su habitación. En estos casos hay que detectar rápidamente qué es lo que impide el flujo normal para
registrar a los participantes. Los problemas más comunes son que haya participantes con falta de
comprobantes de pago u otros documentos o espacios en las habitaciones y detienen el flujo de registro. Lo
anterior se soluciona conduciendo a estos participantes al módulo de orientación, buscando que no pierdan
su lugar en la fila.
RECEPCIÓN, REGISTRO Y ENTREGA DE MATERIALES
Dependiendo de la magnitud del evento es la cantidad de personal y espacio físico requerido para la
recepción y registro. El espacio físico para el registro debe ser suficientemente grande para manejar la
cantidad de participantes esperados.
La distribución de las mesas de registro es clave para evitar grandes líneas de espera para registrarse. Es
preferible un área cuadrada o rectangular bien proporcionada, que una larga fila de mesas en donde hay
más distancias que recorrer y el ambiente es más frío.
El primer contacto de los participantes con los organizadores del evento es de trascendental importancia
para crear un ambiente positivo desde el inicio, por ello el trato debe ser ágil, amable y eficiente.
En un cuadrado o rectángulo todos pueden ver a todos, las distancias son más cortas, los supervisores o
coordinadores pueden detectar fácilmente en dónde pueden auxiliar a algún participante.
El procedimiento para registrarse debe ser congruente con la distribución de los módulos del área de
registro.
El área de registro deber ser:
Armónica y ordenada
Con manteles en las mesas
Plantas
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Buena señalización
Ubicación estratégica del logo y lema del evento
Personal uniformado y bien presentado
Espacio suficiente para el llenado de cédulas y formatos.
El registro debe ser rápido teniendo en cuenta que muchos de los participantes se registran el día en que
llegan al evento, por lo que se requiere tener personal suficiente para agilizar esta actividad. Por ende, es
indispensable tener personal capacitado y un procedimiento previamente establecido, ya que comúnmente la
recepción y registro de los participantes es el cuello de botella.
Una buena distribución del equipo de cómputos es necesaria para registrar a miles de participantes en uno o
dos días y para ellos se debe contar con el equipamiento suficiente. A los primeros que hay que registrar en
la lista de confirmados es a los miembros del Comité Organizador.
En los eventos se tienen dos tipos de participantes:
1. Los que se registraron antes del evento (por mail, correo o personalmente)
2. Los que vienen directamente al evento y se inscriben el día de la inauguración.
Por este motivo el área de registro puede dividirse en dos áreas principales: registrados y no registrados.
El procedimiento para los que previamente se registraron es muy sencillo pues ya se tienen todos los datos
del participante y ya se comprobó con anticipación la aceptación de la forma de pago elegida por éste o bien
ya lo tiene pago en su totalidad. Cuando éste llega muestra su recibo de pago, recibe su acreditación, sus
materiales de trabajo, información especial y el horario de la siguiente actividad programada.
Cuando la cantidad de acreditados es demasiada, también se puede dividir por letras para darle más
agilidad aún.
El procedimiento para los no registrados es un poco más largo, ya que hay que llenar la cédula de
inscripción, formarse para pagar, verificar la aceptación de tarjetas de crédito (en el caso de no pagar en
efectivo), dar de alta los datos del participante en el sistema, preparar y entregar su credencial de
acreditación y los materiales de trabajo.
Las estadísticas del sistema de registro deben ser veraces, ya que de eso depende la cantidad de alimentos
que se requieren, el número de mesas y sillas que se montan en las diferentes actividades, entre otros.
Tener políticas definidas para el proceso de registro evita problemas de importancia. Las políticas más
comunes para el proceso de registro son:
Cumplir los procedimientos establecidos para el registro
Definir las tarjetas de crédito que se aceptan
Definir la periodicidad para hacer los depósitos de producto de inscripciones y ventas
Cómo obtener cambio para billetes de denominación alta
Aceptación de cheques
Pagos perdidos en el correo
Descuentos en inscripciones
Registro de los representantes de los medios de comunicación
Límite máximo de inscripciones
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Las labores a realizar en el módulo de registro durante el evento son:
Recibir credenciales y revisar los listados de los participantes, ponentes magistrales y de mesas,
invitados especiales y acompañantes
Tener actualizado el listado de los participantes registrados y que ya pagaron su cuota de inscripción
Integrar y entregar material de trabajo para cada participante
Recibir los pagos de inscripción y entregar los recibos correspondientes
Elaboración y entrega de credenciales de identificación
Archivar las cédulas de inscripción
Registrar listado de participantes que ya recibieron el material de trabajo
Registrar los números de las habitaciones de los participantes
Preparar listados de participantes por mesas de trabajo
Elaborar listados de los funcionarios de mesa, invitados especiales, ponentes magistrales y de mesa
y medios de comunicación registrados.
Proporcionar información en general
Hacer arqueos de caja
Verificar que toda la información esté en la computadora y tener los respaldos necesarios
Hacer cortes de caja y entregar cuentas del dinero recibido
Ser amables y corteses con los participantes, todo el tiempo.
Se recomienda rotar al personal encargado de las mesas de registro, teniendo alguien con experiencia todo
el tiempo. El encargado de la caja de pagos no puede ser rotado y debe terminar su turno completo.
Calcular el personal necesario para tener un registro eficiente no es fácil. Hay que considerar las horas pico
y el tiempo que tarda un asesor en atender a un participante con reservación, pago por anticipado,
confirmación y su documentación en orden y a otros que tienen problemas con su registro.
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CENTRO DE OPERACIONES
Durante el evento es necesario tener un centro de operaciones, en donde se proporciona todas las
facilidades para desarrollar su trabajo a los medios de comunicación, a los ponentes y al Comité
Organizador. En este centro se coordina la operación del evento y se brinda todo tipo de servicios ejecutivos.
El Coordinador de Operaciones es el responsable de coordinar el montaje general y supervisar el
funcionamiento del centro. La ubicación física es trascendental para el éxito del evento.
En el Centro de Operaciones se concentra mucha de la información necesaria para la integración de la
Memoria. Además, se debe nombrar a un responsable para el acopio de la información que se haya definido
como necesaria. El responsable de la Coordinación de Operaciones debe entregar el material acopiado al de
Relaciones Públicas.
También se instala un centro de mensajes en donde se reciben comunicados para los participantes y se les
dan a conocer mediante un tablero o cartelera divido de la “A” a la “Z”, en donde se colocan sus nombres
para que se acerquen y obtengan la información. Este centro es muy útil y funcional en eventos grandes, en
donde asisten miles de participantes, y es imposible buscar a alguien para darle un recado.
Debe contar con varias líneas telefónicas disponibles, unas exclusivamente para recibir llamadas y otras
para que los participantes puedan comunicar de inmediato a donde lo requieran.
La eficiencia del Centro de Operaciones es otro de los puntos cruciales para el éxito del evento por lo que se
debe tener el equipamiento y el personal suficiente y de calidad. Este espacio funcionará con mayor cantidad
de personal de apoyo durante las horas en que haya sesiones de trabajo.
Debe contar con un espacio para mesas con lápices, lapiceras, hojas y basureros, para uso de los
participantes. También se debe tener suficientes espacio para distribuir las áreas de trabajo, de tal forma que
permita a los organizadores dar un servicio eficiente a los usuarios antes, durante y después del evento.
En el caso de proporcionar a los participantes servicios de fotocopiado, mecanografiado, secretaría, anillado,
uso de computadoras, teléfonos y/o fax, se debe definir el tiempo de entrega de los trabajos solicitados o el
tiempo de uso de los equipos. Además, estos servicios se pueden dar con cargo al participante o pueden
estar incluidos en la cuota de inscripción.
En este centro también se entrega a cada participante todo aquel material que no se le haya entregado al
momento de su llegada, como ser: carpetas con programas de trabajo y recreativos, papelería para tomar
notas, boletines informativos, artículos promocionales, copias de ponencias, revistas especializadas y
tarjetas para hacer preguntas durante las sesiones de trabajo, entre otros.
Las funciones principales del responsable ejecutivo del centro de operaciones son:
Concretar y controlar los servicios generales que requieran cada una de las coordinaciones del
Comité Organizador, ponentes, participantes y medios de comunicación
Proporcionar todas las facilidades al encargado del sistema de información y comunicaciones
Atender a proveedores de productos y servicios
Coordinar y proporcionar los servicios de computadoras, impresoras, compaginado, fotocopiado,
anillado, secretarias, fax, teléfonos y mensajería
Distribuir materiales e información en general
Coordinar los servicios de bebidas calientes y frías, catering, transporte, agencias de viajes, médicos
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y turísticos
Coordinar los servicios de limpieza y mantenimiento de todos los espacios
Coordinar, con el personal del lugar sede y/o el hotel, todo lo necesario para dar un buen servicio en
todas las actividades
Controlar los gastos del fondo de caja que se le asigne para compras menores y entregar cuentas a
la Coordinación de Finanzas
Coordinar el equipo de materiales que se requiera en el evento
Supervisar la instalación de la señalización general del evento
Programar, entregar y custodiar el equipo y los materiales que se soliciten
Coordinar la entrega de materiales de trabajo a los organizadores y a los participantes
Otros servicios que coordina y proporciona son: centro de mensajes, alquiler de teléfonos para
llamadas de larga distancia, acceso a internet para consultas o recibo de información, acceso a
información y estadísticas de carácter general y a nivel local, regional, nacional o internacional
Coordinar diariamente el cierre de las áreas en donde se realiza el evento
Recopilar información para la elaboración de la Memoria.
SALA DE PRENSA
La Coordinación de RRPP junto con la de Operaciones son los responsables del buen funcionamiento de
esta sala. En algunos eventos la sala de prensa está integrada al Centro de Operaciones y en otros se
necesita acondicionar un área o salón especial para atender a los representantes de los medios de
comunicación.
Este módulo debe disponer de:
Computadoras
Fax
Fotocopiadora
Grabadoras de CD y DVD
Impresoras
Lápices y lapiceras
Máquinas de escribir
Papel
Suficientes líneas telefónicas
Teléfonos celulares
Secretarias, mecanógrafas y desgrabadoras
La cantidad de personal, equipo y material de trabajo, dependerá de las necesidades y magnitud de
cada evento.
Se debe de considerar la superficie de la sala, ya que generalmente se utiliza para efectuar entrevistas que
los periodistas concretan con organizadores, ponentes, invitados especiales y público en general
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OTROS MÓDULOS
En el área de registro también se instalan módulos como pueden ser los de:
Agencias de viajes Guardarropas Servicios administrativos
Alquiler de automóviles Problemas y quejas Servicios Médicos
Hotelería Recepción de ponencias Stands
Inscripciones para el
evento del año siguiente
Ponentes magistrales y de
Mesas de Trabajo
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UNIDAD 7. LA LOGÍSTICA
Antes de comenzar, es importante que definamos el concepto de “logística” como: el conjunto de medios y
métodos establecidos previamente, necesarios para llevar a cabo la gestión y la planificación de las
actividades de compras, producción, traslado, almacenaje y distribución, controlando el flujo eficiente y
efectivo de materiales, con el objeto de satisfacer de manera adecuada la demanda de consumidores y/o
usuarios.
LA CALENDARIZACIÓN
GRÁFICO O DIAGRAMA DE GANTT
El diagrama de Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de
dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A
pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre las diferentes
actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones
e interdependencias.
Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta básica en la dirección
de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades
programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades.
Este tipo de gráfico lo utilizamos durante la etapa de producción ya que es la mejor manera de visualizar, a
lo largo del tiempo, como se desarrollará cada acción planificada, el tiempo que insumirá cada una, como se
sucederán las mismas y como incide cada una en la realización de otras. Esto nos permitirá además
reaccionar rápidamente e implementar las soluciones necesarias en el caso de desvíos en los tiempos
establecidos, a causa de sucesos imprevistos.
Es una excelente herramienta de chequeo de acciones, ya que tendremos la enumeración completa de todo
lo que habrá que realizar durante la etapa de producción.
Además, se puede estipular, dentro de la misma, quien es la persona responsable de la coordinación y
concreción de cada acción en particular. Esto servirá para que todos los que estén involucrados en
diferentes actividades puedan saber quién lleva adelante cada una y entender de quienes pueden depender
aquellas que están relaciones y/o encadenadas a sus funciones.
La acción final de todo Gantt es la fecha del evento en sí mismo. Ésta, dentro de la grilla, es conveniente
marcarla en un color sobresaliente para evitar confusiones y dar a entender que es la única “inamovible”.
Es el conocido como el “día D”.
En dirección de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y final de las diferentes
unidades mínimas de trabajo, los grupos de tareas (llamados summary elements en la imagen)
o las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (no mostradas en la imagen).
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Dependiendo del tiempo total de producción y/o de las acciones a desarrollar, estos gráficos pueden
implementarse con grillas mensuales, semanales o diarias.
Algunos aspectos a tener en cuenta para su implementación:
Esta herramienta será realizada por el OPR.
El OPR distribuirá una copia impresa a cada uno de los asistentes de la organización general, que
tengan participación activa durante el período de producción.
El archivo de realización solo lo tendrá el OPR
En caso de desvíos en los tiempos establecidos o de adición de nuevas acciones, solo podrá ser
modificada por el OPR, para evitar inconvenientes y que cada uno cuente con información diferente.
Ante cada modificación realizada, el OPR deberá entregar nuevamente esta planilla a cada uno y
corroborar que la anterior sea desestimada. No hacerlo puede causar graves perjuicios.
El OPR debe controlar que cada acción comience y finalice en los tiempos marcados. El hecho de haber
delegado la acción no garantiza su correcto cumplimiento. Es nuestra función y responsabilidad seguir
el desarrollo de todo lo planificado.
Si alguna acción finalizó antes del tiempo estipulado, es conveniente hace el corrimiento de las acciones
encadenadas. El tiempo es uno de los valores más preciados de nuestra actividad y perderlo
innecesariamente sería un gran error.
Solemos entregar una copia también al cliente.
CRONOGRAMA
Es un esquema que muestra la secuencia que lleva a cabo un proceso. Para crear un cronograma de
proyecto se necesita tener una estructura de descomposición del trabajo a realizar, una estimación de
esfuerzo para cada tarea y una lista del recurso con la disponibilidad de cada uno. La razón de esto es que
un cronograma en sí mismo es una estimación: cada fecha u horario en él se estima, y si no se realizan las
actividades programadas por parte de la gente asignada a dicha tarea, el cronograma será inexacto.
Esta herramienta es indispensable para la correcta realización de un evento y es por ello que la utilizamos
durante toda la ejecución, ya que es la única manera de poder llevar un control fehaciente de que llegamos
en tiempo y forma con la concreción de todo lo planeado y, además, nos permite detectar todo tipo de
desviaciones y actuar en consecuencia para su reencauce. La función primordial de éstos es asignar
responsabilidades a quienes integran la empresa organizadora de eventos y cada uno de los proveedores
participantes del evento. Además son de gran ayuda para hacer un seguimiento paso a paso de las tareas y
el cumplimiento de las mismas. Esta planilla se implementa para el armado, desarrollo y desarme del
evento. Se debe realizar uno por cada rubro participante, para que tenga bien claro cada acción propia a
realizar. Darle a cada persona más información que la correspondiente solo ocasiona confusión. La única
que tendrá la información total y unificada será la del OPR.
Algunos aspectos a tener en cuenta para su implementación:
Su esquematización es por día y con horarios exactos.
La separación por bloques será por horarios. Es decir: por segmento horario conveniente se
establecerá todo lo que habrá que realizar
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Deberá incluir nombre de la persona que realizará la acción y cuáles serán las acciones a ejecutar
por éste.
Esta herramienta será realizada por el OPR
El archivo de realización solo lo tendrá el OPR
El OPR debe controlar la concreción en tiempo y forma de cada uno de los tiempos marcados.
En caso de desvíos en los tiempos establecidos, los correctivos, cambios y/o ajustes de los mismos
solo podrán ser implementados por el OPR, evitando así las órdenes y contraórdenes.
Ante cada modificación realizada, el OPR deberá avisar a quienes se vean afectados. No hacerlo
causará graves perjuicios.
Esta planilla es sumamente de trabajo y con alto detalle de logística. Por este motivo, no
entregamos ni realizamos una para el cliente, pues contiene detalles que no son de su incumbencia.
Para que esta herramienta sea efectiva se debe ser lo más explícito y concreto posible en el detalle de cada
acción y contar con la suficiente confianza para poder delegar en los asistentes y colaboradores el
seguimiento de las mismos.
El día del evento, por ejemplo, en la mesa técnica van a estar trabajando muchos de los proveedores en
conjunto (iluminación, sonido, video, entre otros) y ellos van a necesitar de esa información también, para
tener en claro cuando es el momento exacto de ejecución de cada una de las acciones planificadas. Lo
mismo pasará con el sector gastronómico, el coordinador de recepcionistas, la empresa de transporte
encargada del traslado de invitados, agasajados y/o disertantes,
Esto evitará que cada persona involucrada en el desarrollo del evento dependa pura y exclusivamente
momento a momento de nosotros. Además, le dará capacidad de acción, ya que conocerá cuáles son sus
responsabilidad y tareas específicas a realizar.
AGENDA
La palabra agenda es originalmente una palabra plural, un término latino para denotar las “acciones a ser
acometidas”. Lo que hoy se conoce por una agenda es una lista de renglones individuales, cada uno de
estos referidos originalmente como agendum. Hoy día, sin embargo, es común referirse a la lista en su
totalidad como la agenda para la reunión.
En reuniones de negocio, la agenda se puede conocer también como „‟las órdenes del día‟‟ o “programas”.
La agenda se distribuye generalmente a los participantes antes de que dé comienzo la reunión, de modo que
los asistentes estén enterados de los temas y/o actividades que se irán desarrollando. No es obligatorio
hacerlo siempre, pues dependerá del tipo de evento a realizar.
La agenda o programa del evento deberá tener como encabezado el motivo, la fecha, la hora de inicio y el
lugar de la reunión y le sigue una serie de puntos que delinean el orden de la misma. Es conveniente que
cada acción enumerada también incluye el horario de realización.
Hay dos tipos de agendas:
1. Para los invitados: en esta solo se detallan acontecimientos o momentos que a éstos les conciernen
y de los cuales serán partícipes. Por ej.: acreditación, horarios de diferentes disertaciones, cocktail
de cierre, sorteos. Nunca mencionaremos las situaciones que queramos que sean sorpresa y
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tampoco aquellas que no podamos confirmar su concreción. Siempre es preferible sorprender con
una actividad extra programática a no cumplir con una promesa hecha.
2. Para el cliente: esta agenda será más amplia que la entregada a los invitados, ya que contará con
los momentos que dependan de su participación. En ésta se detallarán las acciones que impliquen
su intervención, como ser: videos a emitir y el orden; bailes que deban iniciar; título de los discursos
o disertaciones a impartir; nombres y momentos de quienes deben subir al estrado para entrega de
diplomas, premios, medallas, regalos o recordatorios; oficio de brindis; realización de sorteos; entre
otros.
SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
La Coordinación de RRPP es la responsable de los módulos de información antes, durante y después del
evento. La base central del sistema es el Centro de Operaciones.
También es necesario evaluar si es necesario automatizar la información y cuál es el mejor software para
cada evento en particular.
Anticiparse a las necesidades de información que requieren los participantes facilita la orientación y evita
que todos pregunten lo mismo al personal encargado, como por ejemplo difundir las actividades diarios y
establecer la modalidad para hacerlo (pizarra, banners, folletos, etc.). Es importante contar con un
responsable de la Coordinación Técnica para dar información especializada a los participantes.
Después de tener la reservación confirmada de un participante se le debe enviar información adicional a la
del primer envío promocional:
Biografías de los ponentes
Información detallada de los diferentes programas de actividades
Detalle de los menús
Espectáculos contratados
Mapas de la ciudad sede con ubicación del hotel y/o centro de convención
Plano de distribución de módulos y salas en la locación
Cuanto más grande sea el evento más necesaria es la implementación de un plan de comunicaciones,
porque facilitará la labor de los responsables y manejo de los participantes.
Se debe establecer un punto central para las comunicaciones y nombrar un responsable. El Centro de
Operaciones se utiliza para estos efectos.
La comunicación por handies o equipos de radio es muy eficiente y práctica, pero el Coordinador General
debe decidir a quiénes del Comité Organizador se les proporcionará un equipo.
SISTEMAS DE REGISTRO
Todo el sistema de registro, de todos los participantes y de quienes intervienen en la realización del evento,
es responsabilidad de la Coordinación de Administración.
Cuando se elabora el diseño del folleto promocional y del material publicitario, se debe incluir en su
contenido una cédula de inscripción al evento y una solicitud de hospedaje, en el caso de ofrecer este
servicio.
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El proceso de registro empieza desde las primeras reservaciones telefónicas que hacen los participantes y
cuando se reciben vía correo o mail, las cédulas de registro. La lista de reservaciones para inscribirse al
evento es el primer documento para iniciar el registro antes del evento y facilitar los trámites a los
participantes.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Se deben de seleccionar los canales de distribución más adecuados para hacer llegar cualquier tipo de
documentos y se debe definir la documentación que se le mandará a cada grupo y establecer rutas,
modalidad de envío y responsables de su entrega.
Aunque actualmente mucha de la documentación se remite vía internet, se recomienda enviar por correo
directo o mensajería la siguiente información:
Los folletos promocionales
La cédula de registro a la convención
La solicitud de alojamiento
La solicitud de precios de servicios adicionales
El instructivo con el procedimiento y el formato para mandar las inscripciones y los pagos por correo
El reglamento para la presentación de ponencias. En este se mencionan las fechas límites para la
entrega de los trabajos, la extensión y el formato de presentación para uniformar y facilitar su
publicación en la memoria
El reglamento y el contrato para participar en la exposición
SISTEMA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Es importante que los organizadores y participantes conozcan las políticas y el procedimiento a seguir con el
consumo de los alimentos y bebidas. En el caso de que se incluyan las bebidas se debe de llevar un control.
Dependiendo del tipo de evento y la asistencia, hay que decidir su las comidas son por grupos o todos
juntos, de tal forma que los participantes estén cómodos.
Se puede contratar el desayuno o almuerzo, coffee-breaks, banquetes, cocktails, comidas y cenas.
Los horarios de las comidas deben ser apropiados y flexibles. Es necesario definir el tipo de servicio que se
solicitará en cada comida (tipo buffet de pie o de tres tiempos/pasos). En eventos internacionales hay que
considerar el lugar de procedencia de los invitados y participantes, ya que los horarios para los alimentos
son diferentes.
El tamaño del salón debe ser acorde al número de comensales. Si el salón es muy grande se puede adecuar
dividiéndolo con cortinas o biombos. Hay salones que ya están equipados para dividirse según las
necesidades de los clientes.
La decoración de los salones dependerá de la actividad que se realice y estará en función de:
Forma y tamaño de las mesas y las sillas
La distancia entre mesa y mesa
El espacio para espectáculos
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El espacio para los grupos musicales
Cuando una de las comidas se sirva a la intemperie y no se tenga una carpa, hay que tener un plan de
emergencia en caso de lluvia o vientos fuertes.
Para evitar largas filas en los bares de los hoteles se necesita tener cajas especiales con suficiente dinero en
monedas pequeñas para efectos de cambio y facilitar y agilizar el pago. También se puede tener un sistema
de boletos canjeables por bebidas, que se pueden distribuir con anticipación. Se debe prever que en algunas
ciudades se necesitan permisos especiales para servir y vender bebidas alcohólicas. También se debe
considerar que hay agrupaciones que prefieren no servir bebidas alcohólicas.
En algunas actividades se tiene el servicio de bebidas, no alcohólicas, disponibles todo el tiempo y en otros
depende de los horarios de trabajo. Es algunos hoteles o centro de convenciones se puede negociar que se
incluya el servicio en la contratación de los salones.
Cuando la locación no proporciona las bebidas alcohólicas o las provee la organización, se puede negociar
pagar una cantidad fija por las botellas que se abran durante todo el evento, acción que en el medio se la
conoce como descorche.
Hay cinco aspectos importantes para hacer el plan de menús:
El presupuesto disponible
El tipo e instalaciones de la cocina
El perfil de los comensales
El tipo de evento
Los conocimientos y la calidad de los gerentes de alimentos y los cocineros
Hay que balancear los alimentos durante los días que dure el evento y adecuarlos al clima. Deben ser
sencillos, nutritivos y de fácil digestión, para evitar problemas estomacales, que son más frecuentes en los
eventos internacionales.
Es necesario conocer con anticipación el número de comensales por cada comida que se sirva, ya que de
esto depende la preparación del menú.
Unas semanas antes de la inauguración se puede llevar a cabo una degustación de los alimentos que se
pretenden servir durante los días del evento, para confirmar o cambiar los menús. La degustación tiene tres
propósitos: verificar la calidad de los alimentos y la funcionalidad de las vajillas y recipientes, así como la
eficiencia del personal.
SISTEMA DE TRANSPORTE
La Coordinación General junto al área de Operaciones tienen la responsabilidad de seleccionar y contratar
los medios de transporte, de pasaje y de carga necesarios, que serán diferentes para cada evento en
particular. Planificar el sistema y la logística del transporte requiere de invertir tiempo durante varios meses
antes del evento y debe estar organizada de manera impecable, ya que un sistema ineficiente ocasiona
largas filas en hoteles y centros de convenciones y llegadas tarde de los participantes a las diferentes
actividades. Tener coordinadores profesionales de tráfico de buses y un buen equipo de comunicación hace
más eficiente el servicio.
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Se debe considerar el número de participantes para seleccionar y contratar el tipo de vehículos y su
capacidad, para prestar un servicio eficiente en cada actividad, como por ejemplo para hacer recorridos
turísticos para los acompañantes de los participantes, seguramente se requieran menos vehículos que para
el traslado a la cena-baile de clausura.
Coordinar las rutas de los micros con el contratista agiliza el servicio y facilita el trabajo. Es conveniente
entregarle un programa detallado de las actividades y necesidades. Hay personal del Comité Organizador o
ponentes que requieren el servicio antes de que empiecen las actividades o después de que terminen.
Algunos indicadores para saber cuántas unidades se necesitan en cada locación son:
- Tener un control de alojamiento, dividido en habitaciones singles, dobles, triples y cuádruples sirve
para estimar las necesidades:
La distancia entre cada hotel y lugar de reunión
El tiempo en que suben y bajan los usuarios
El número de autobuses que se pueden estacionar en el área del hotel y centro de convenciones. En
algunas ciudades hay restricciones, lo que implica usar un mayor número de unidades
La eficiencia del hotel para mover gente
La capacidad y el número de ascensores disponibles al mismo tiempo
El número de participantes que requieren el servicio en el mismo horario
El número de acompañantes que sale en otro horario del hotel, por lo que habrá que prevenir esto
en la logística
Las rutas y sus itinerarios
Una ruta puede abarcar varios hoteles y hay que considerar el tiempo que están en el autobús los primeros
que lo abordaron. Hay eventos en donde el servicio se proporciona durante todo el día, reduciendo el
número de unidades en las horas de menos usuarios, que generalmente es de 10.00 a 14.30 horas.
Hay que elaborar una agenda de la frecuencia del servicio y los lugares para abordar. Señalizar las áreas
para abordar los micros en los hoteles y centros de convenciones. Cada autobús debe tener en el parabrisas
frontal un número que identifique la ruta así como la agrupación o evento a que pertenece para su fácil
identificación. También se debe informar del procedimiento para el uso de este servicio a los participantes.
Al término del evento, para trasladar a los participantes a las terminales de transporte hay que definir el
procedimiento con la empresa de transporte. Para definir la cantidad de unidades y los horarios para este
servicio, se pueden vender o dar boletos con fechas y horarios predefinidos.
SISTEMA DE SEÑALIZACIÓN
Las señalizaciones colocadas estratégicamente ayudan a tener una buena organización. Hay que colocarlas
en todos los exteriores e interiores posibles para evitar confusiones. Además deben de tener toda la
información necesaria y el diseño adecuado para su fácil identificación.
Se necesitan diferentes tipos de señalización para direccionar e informar sobre las actividades que se
realicen durante el evento, así como para identificar algún módulo o inmueble. Una señal bien ubicada y
elegante puede evitar muchas preguntas y confusiones.
Las ubicaciones más comunes son:
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Área restringida
Auditorio
Aula magna
Conferencistas y ponentes
Congresistas
Entrada exclusiva para organizadores
Entrega de materiales
Estacionamiento
Exposición
Flechas varias
Informes
Invitados especiales
Mesas de registro
Mesas de trabajo (número y tema de cada mesa)
Sala de operaciones
Sala de prensa
Sanitarios hombres y mujeres
Señalamientos indicando el tema que se va a tratar en cada mesa de trabajo
Servicio Médico
Servicios administrativos
Servicios sanitarios
Teléfono privado
Transporte de congresistas
Transporte de invitados especiales
En algunos eventos hay que elaborar cartelería con los precios de servicios adicionales, la ubicación de
algunos módulos de servicio, flechas con el nombre del evento o de alguna actividad en especial, etc.
Es necesario elaborar una lista detallando los carteles necesarios, cantidades, tamaños, textos, materiales y
ubicación. Los colores deben ser lo suficientemente contrastantes para lograr captar la atención.
Para terminales de trasporte aéreo y terrestre se pueden utilizar señalamientos fluorescentes para las
llegadas nocturnas y sobre todo si son carteles para exterior. En este tipo de lugares hay que tramitar los
permisos correspondientes para su instalación.
El Coordinador General y el de Operaciones deben definir el tiempo de anticipación para colocarlos en
interiores y exteriores. Como se trata generalmente de eventos que duran más de un día, es conveniente
realizar carteles de back-up, sobre todo para aquellos que estén ubicados en lugares que pueden ser
dañados por la manipulación o efectos climáticos.
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SISTEMA DE SEGURIDAD
Este tipo de eventos requiere implantar y coordinar el sistema de seguridad.
El encargado del sistema de seguridad debe tener conocimientos y experiencia en la materia. La seguridad
puede ser uno de los rubros más importantes en el presupuesto de una convención.
Es recomendable tener personal propio de seguridad; en el caso de no ser posible, se puede contratar con
una empresa privada o solicitar a la autoridad correspondiente este servicio. De cualquier forma, se debe
coordinar con las autoridades de la localidad todo lo relacionado con el apoyo que pueden ofrecer, para la
seguridad de los participantes.
Solicitar cotizaciones requiere preparar un documento que indique las características generales del evento y
las necesidades de seguridad, por ejemplo: cuántos participantes e invitados especiales se esperan, áreas
comunes contratadas con el centro de convenciones y hoteles, salones de trabajo, etc.
Debe cerciorarse que las propuestas de las empresas de seguridad incluyan personal capacitado,
estrategias, recomendaciones, experiencia en eventos similares y costos. Hay que tener cuidado, pues la
mayor parte de las empresas de seguridad reclutan algunos de sus colaboradores, de un grupo de personas
sin experiencia y el que tengan uniforme no implica que tengan conocimientos de cómo comportarse en
situaciones difíciles. Hay que procurar contratar personal experimentado y de confianza para el evento.
Una vez contratado, hay que hacer una inspección física con el representante de la empresa de seguridad,
de los diferentes lugares en donde se vayan a llevar a cabo las actividades para definir la cantidad y perfil
del personal necesario. Se necesitan planos con la distribución de cada lugar y en su caso de cada piso para
poder elaborar una logística y un diagrama de flujo del personal de seguridad.
El personal siempre debe tener un trato amable y diplomático con los participantes, inclusive en situaciones
muy complejas. Además debe conocer:
El programa y ubicación de los lugares sede y en donde se llevan a cabo las actividades
Identificar el puesto que ocupan los miembros del Comité Organizador, reconociendo las
credenciales identificatorias.
Conocer la ubicación de los módulos de registro, información, orientación, quejas y servicios
médicos
Teléfonos de emergencia
Estrategias de evacuación
Hay algunas horas en donde entran y salen personal de mantenimiento, choferes, contratistas, técnicos,
ponentes y participantes y puede generar confusión. Hay que definir estrategias de seguridad para estas
situaciones también.
Es muy importante conocer el sistema de seguridad del hotel y del centro de convenciones, porque permite
hacer una mejor evaluación, así como verificar si cuenta con cámaras de seguridad en elevadores,
vestíbulos, pasillos de acceso a las habitaciones las 24 horas.
Parte de la seguridad consiste también en recomendar restaurantes, transportes con menor riesgo y
cualquier otro tipo de lugares a los participantes.
Los participantes deben de conocer el sistema de seguridad y se les debe dar los siguientes consejos:
No dar su número de habitación a desconocidos o decirlo en voz alta en los pasillos
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En la habitación ver por la mirilla antes de abrir y tener la cadena siempre puesta
Usar el valet parking
Asegurar su equipaje con candados
Siempre cerrar la puerta de balcones y terrazas
Antes de salir de su lugar de residencia tener copia de sus identificaciones, tarjetas de crédito,
pasaporte, licencias, seguros, ya que en caso de extravío es más fácil su recuperación.
Dejar en las cajas de seguridad del alojamiento todos los documentos originales posibles y
manejarse con copias de los mismos durante su estadía.
Llevar siempre consigo una tarjeta del lugar donde se encuentra hospedado.
Emergencias
En el caso de alarmas por fuego, bombas o terremotos, hay que tener planes de evacuación y lugares
seguros para los participantes. Es conveniente que la gente conozca la causa de la evacuación y estimar un
tiempo para regresar a la normalidad de las actividades. Algunas veces se da un refrigerio para distender la
situación.
SIMULACROS O ENSAYOS
Se deben efectuar simulacros de cada una de las actividades del programa general.
Es recomendable que todos los integrantes de la coordinación participen en los ensayos ya que por sus
funciones intervienen en la mayoría de las actividades. También es necesario definir cuándo y cuántos
simulacros se harán antes del evento.
Pero no basta con ello, también se deben llevar a cabo simulacros con todo el comité organizador, los
edecanes, personal de apoyo que se vaya a contratar, ya que permite conocer los diferentes lugares en
donde se van a realizar las actividades programadas.
Procedimiento:
Citar al comité organizador, a los edecanes y al personal de apoyo en el lugar que se vaya a
efectuar la primera actividad del evento
Dividir el grupo de trabajo, con base en las comisiones previamente definidas
Definir la ubicación física de cada uno de los participantes
Es necesario estar coordinados y organizados en la entrega de cuartos, credenciales, materiales e
instrucciones especiales durante el registro de los participantes, por lo que es muy importante hacer
hincapié en esto durante el ensayo
Hacer un simulacro por actividad programada
La participación de los responsables del transporte es muy importante para el éxito del evento
En el caso de que algo de lo planificado llegara a fallar se deben hacer simulacros con alternativas
de acción previamente planeadas
También se debe contemplar que durante el evento los organizadores tienen horarios para
descansos y comidas.
Es importante durante el simulacro tener los equipos y materiales que se van a utilizar durante el evento en
cada una de las áreas y/o módulos, para que sea lo más real posible y poder prever posibles situaciones
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difíciles de resolver. También se puede hacer un ensayo del manejo de las preguntas y respuestas durante
las ponencias magistrales y las mesas de trabajo.
CAPACITACIÓN
La capacitación enfocada a la productividad debe orientarse a contrarrestar problemas de organización y
operación. Sus resultados se deben apreciar en la medida en que esos problemas no se presenten o se
hayan superado rápidamente y en razón del costo-beneficio logrado en su aplicación.
La capacitación es necesaria para consolidar y fortalecer la infraestructura del personal que conforma el
grupo de organizadores. Además es uno de los medios más efectivos para generar, en el individuo, cambios
de conducta en forma planificada y conforme a objetivos específicos. Permite incrementar conocimientos,
desarrollar habilidades, modificar actitudes, ser más productivos y actualizar al personal. Hace al Comité
Organizador más capaz, más competente y responsable.
Es una herramienta que mejora la comunicación y la participación del personal durante el evento, y que el
Coordinador General y los Coordinadores de Área deben proporcionar. Como parte de la capacitación, los
ensayos a base de simulacros de las actividades más importantes del programa facilitan al personal y a los
organizadores cumplir mejor con sus responsabilidades.
SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO
La coordinación de finanzas es la responsable de integrar las necesidades presupuestarias y financieras de
cada una de las coordinaciones y llevar el control presupuestario.
El control presupuestario tiene la finalidad de comparar los resultados obtenidos contra los esperados a
través de cuatro etapas:
1. Establecimiento de normas o criterios de comparación
2. Operación del control para efectuar la comparación
3. Interpretar los resultados de la comparación
4. Tomar decisiones sobre los resultados obtenidos
Hay que asignar a cada actividad los recursos financieros suficientes para cubrir las necesidades que se
requieran. Vigilar que se respeten las partidas presupuestarias programadas a fin de que los diferentes
gastos puedan ser cubiertos. Es necesario resaltar que este control debe elaborarse acorde con los
compromisos contraídos.
En cualquier tipo de evento es indispensable elaborar un presupuesto de ingreso y egresos para que con
base en lo económicamente posible, se elabore el programa general de trabajo para la realización exitosa
del evento. De acuerdo con el monto de los fondos generados y presupuestarios que se tengan, se deben
definir las prioridades en los gastos que haya que hacer. Los organizadores tienen que definir políticas para:
El manejo de los fondos
La aceptación de cheques
Otorgar créditos y descuentos
La forma y fechas de pago
Poder pronosticar los ingresos por concepto de cuotas de inscripción es la base para elaborar el
presupuesto preliminar. Hay que ser conservadores en el pronóstico de los posibles ingresos. Una de las
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políticas es la de depositar los ingresos diarios, antes, durante y después del evento. En el caso de existir
cuentas por cobrar, se debe tener un programa de cobranzas. Es necesario programar las fechas de pago
por cada proveedor y exigir los comprobantes fiscales correspondientes en cada transacción realizada.
Periódicamente es necesario hacer arqueos de caja en los módulos en donde se maneja dinero.
Elaborar un flujo de dinero no es sencillo, ya que existen muchas variables que pueden cambiar por
diferentes razones, por ellos es aconsejable ser conservador en los diferentes pronósticos que se hagan.
Hay que considerar las posibles desviaciones en la captación y egreso del dinero y tener previstas diferentes
alternativas de acción. El flujo de dinero se puede elaborar por períodos, diario, semanal, mensual y anual.
Los conceptos que generalmente se utilizan son los mismos del catálogo de cuentas para elaborar el
presupuesto de ingresos y egresos.
Los informes que se presenten deben ser claros, concretos y veraces. En algunos eventos se informa a los
medios de comunicación sobre los resultados financieros, para ello se deben preparar suficientes copias de
este documento. Hay que definir un programa de reuniones para presentar informes antes, durante y
después del evento. Al final del evento se presenta un informe de resultados obtenidos a los organizadores o
accionistas.
CONVOCATORIA DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Dependiendo del tipo de evento se debe invitar a los representantes de los medios de comunicación de
internacionales, nacionales, regionales, estatales y locales.
Se debe elaborar un procedimiento y un programa para enviar las invitaciones y comunicados a los
diferentes medios. Unos días antes del evento (prensa, radio, TV, internet, revistas) y supervisar la entrega
de invitaciones y confirmaciones de asistencia de los medios convocados. Es recomendable que la entrega
de invitaciones se haga directamente por miembros del Comité Organizador para confirmar y asegurar su
concurrencia.
Es necesario proporcionar todas las facilidades a los representantes de los medios que tienen cobertura
nacional y local. En muchas ocasiones se les proporciona hospedaje, comidas y hasta trasporte aéreo y/o
terrestre.
En trato con éstos es muy delicado, por lo que se debe contar con personal con experiencia en la materia.
También se deben entregar información sobre el evento a través de diferentes documentos: boletines,
programas de trabajo, discursos, ponencias, conclusiones, integrantes de los presidiums y listas de
asistencia de personalidades.
Recomendaciones generales:
Organizar la convocatoria con suficiente antelación.
Elegir un día y horario adecuados para la realización del evento al cual se convoque a la prensa.
Salvo que una situación de coyuntura lo obligue, hay que evitar los fines de semana, feriados y
momentos del día que colisionen con la rutina periodística, por ejemplo: el horario de cierre de los
diarios o las primeras horas de la mañana.
Chequear que ese día y horario no coincidan con otro evento que pueda involucrar a la misma masa
de periodistas, o que por su importancia pueda opacar el nuestro.
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Elegir un lugar de fácil acceso. Y en el caso de que la conferencia forme parte de una visita a una
planta industrial, alejada del ámbito laboral de los periodistas, también hay que prever su traslado y
posterior regreso. Y si se los invita a un lugar aún más distante y por varios días, se debe resolver
cómo y dónde alojarlos. En ese sentido, los alcances del convite deberán ser muy claros. Por
ejemplo, si incluye o no llamados de larga distancia, a fin de evitar posteriores problemas.
Preparar el material de prensa a distribuir el día del evento, que suele ser más completo que el que
habitualmente se envía a las redacciones. Por lo general, se trata de una carpeta con información
detallada y fotografías, todo en papel con su correspondiente identificación al dorso y en CD ROM.
Prever algún obsequio para los asistentes, que puede estar asociados a lo que se va a presentar o
anunciar (merchandising con logo) o, si los recursos lo permiten, tratar de innovar y destacarse con
opciones creativas y de alto impacto. Lo que no conviene es hacer regalos diferenciados según la
importancia del medio, porque se estaría creando un conflicto innecesario.
Convocar a los medios al menos con una semana de antelación. Lo más usual es hacerlo por correo
tradicional o vía e-mail. Y como buena parte de los invitados suele no asistir, la convocatoria tiene
que ser masiva, dentro del segmento de medios con que se está trabajando, según el tema tratado.
Si se trata de una presentación de magnitud, evaluar la posibilidad de implementar un sistema de
acreditación previa. Sobre todo, si la capacidad del lugar es limitada. En ese caso, hay que avisar a
los periodistas dónde deben retirar las credenciales o, en su defecto, consultar dónde hay que
enviárselas.
Cinco días antes del evento, comenzar a chequear quiénes van a concurrir, sobre todo, si la
invitación incluye algún tipo de servicio gastronómico (desayuno, almuerzo, cocktail, etc.)
Saber qué van a decir él o los oradores, asesorarlos sobre cómo transmitir el mensaje y conocer o
preparar cualquier otro tipo de material que se vaya a presentar durante el evento: videos, gráficos,
presentaciones en Power Point, etc. Posteriormente, ofrecer una copia de las declaraciones.
Evaluar la posible contratación de un locutor para la presentación de los conferencistas y el correcto
desarrollo del proceso de preguntas y respuestas, o si va a llevar a cabo esta tarea el propio agente
de prensa.
Encargar la realización de carteles que identifiquen a cada uno de los oradores (name-tags o
personificadores)
Encargar carteles con el nombre y logo de la firma convocante y supervisar su correcta ubicación
detrás de los oradores a fin de que se vean en las tomas de los reporteros gráficos.
Señalizar correctamente, desde la entrada de calle, en que salones se va a desarrollar el encuentro
y el servicio gastronómico, en caso de estar previsto.
Realizar todas las pruebas técnicas necesarias, previas al inicio del encuentro.
Contar con suficiente cantidad de toma corrientes para camarógrafos e iluminadores a los costados
de la sala o al fondo de la misma.
Ante los ojos de la prensa, el agente es el responsable de la convocatoria y del correcto desarrollo de
todo el evento, quien trabaja bajo las directivas de la Coordinación de Comercialización y Difusión, que
cuenta además con la colaboración de la Coordinación de Relaciones Públicas e Información.
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Para las presentaciones destinadas a la prensa en forma exclusiva, se aconseja comenzar cuando estén
completas tres cuartas partes de la sala, aunque la demora nunca debe ser mayor a los 30 minutos, de
la hora de convocatoria fijada.
Se considera que una convocatoria es exitosa cuando asiste al menos el 50% de los invitados y la mayor
parte de los medios más importantes, pero no sólo hay que tener en cuenta la concurrencia, sino la
calidad de los medios presentes.
A los medios que confirmen su presencia y que por algún motivo no asistieron, hay que hacerles llegar el
material distribuido, una reseña de lo dicho por los oradores y fotos del evento, dentro de las 24 horas
siguientes.
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UNIDAD 8. LOS RECUROS TÉCNICOS Y HUMANOS
Depende de la magnitud de la convención el perfil y la cantidad de personal que se contratará. En eventos
grandes, generalmente se contrata el siguiente personal:
Agencias de viajes y guías turísticos
Abogados
Arquitectos
Choferes y operadores de camiones
Contadores y administradores
Decoradores
Director de Ceremonial
Diseñadores gráficos
Edecanes
Especialista en sistema de información y comunicación
Equipamiento para soporte general
Espectáculos y grupos de ambientación musical
Fotógrafos y camarógrafos
Ingenieros
Maestro/s de ceremonias
Médicos y enfermeras
Personal de apoyo administrativo y operativo
Personal de mantenimiento compuesto por: carpinteros, electricistas, pintores, herreros y plomeros
Personal de seguridad
Personal especializado en: manejo de seguridad, hospedaje, información y registro, transporte,
alimentos, medios de comunicación, guarderías, servicios generales, RRPP y espectáculos
Seguros
Servicios gastronómicos y especialistas en gestión gastronómica
Sonidistas y equipamiento
Tarjetas de crédito
Técnicos audiovisuales y equipamiento
Traducción simultánea
Entre otros…
Todo el personal que participe en la organización debe contar con su credencial personalizada y la misma
debe incluir su cargo y/o función.
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ABOGADOS
Son los encargados de redactar y controlar los diferentes reglamentos que se redacten y los contratos que
se firmen, tanto sea con expositores, disertantes, sponsors, proveedores y personal temporario participante.
A su vez, serán los encargados de hacer cumplir los mismos y representar a la organización ante cualquier
tipo de conflicto o resolución de contrato.
AGENCIA DE VIAJE Y TRANSFER
Una de las funciones de la Coordinación de Administración es coordinar la selección y contratación de la/s
agencias de viajes que intervendrán durante el evento. Para ello se suelen pedir varias cotizaciones y
someter a concurso a varias agencias para todos los servicios que se requieran y seleccionar a la que
ofrezca mejores condiciones para los organizadores y participantes.
Los servicios que se suelen requerir son los siguientes:
Tarifas de vuelos
Vuelos charter
Paquetes especiales que pueden incluir hospedaje, alimentación y transporte
Hospedaje, alimentación y transporte independiente
Actividades turísticas
Confirmación de aviones, camiones, trenes, hoteles, etc.
Programas de entretenimiento (sociales, culturales, espectáculos, recorridos y excursiones)
Renta de inmuebles
Servicio de guías turísticos
Trámites de documentos
Organización de servicios de suministro de información turística a participantes
El personal que trabaja en las agencias de viajes tiene experiencia y conoce las ventajas y desventajas de
diversas formas de viajar, tiene tarifas y costos actualizados, conoce la calidad de los diferentes prestadores
de servicio y las últimas ofertas en materia de turismo, por lo que es recomendable su contratación. Y el
mismo está integrado por:
Coordinador Turístico: es quien propone, gestiona y supervisa los pasajes, recorridos, hospedajes,
city tours y traslados de personas o grupos de personas.
Guía Turístico: es el profesional que guía a los visitantes en el idioma de su elección e interpreta el
patrimonio cultural y natural de la zona recorrida.
Toda agencia de viajes o transfer que utilicen debe contar con los permisos, autorizaciones, coberturas y
habilitaciones correspondientes para el traslado de personas. Esta condición es innegociable. Además, es
aconsejable estudiar la trayectoria de la misma y la experiencia en el manejo de contingentes.
Cuando utilizamos micros, vans o minivans para el traslado de invitados, debemos tener en cuenta los
siguientes temas, para poder definir el tipo de vehículo adecuado a contratar:
Recorrido y accesos: esto nos servirá para definir el tamaño de vehículo correcto. Más allá de la
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cantidad de personas a trasladar, es fundamental saber que éste podrá acceder y transitar sin
inconvenientes por los lugares necesarios, sobre todo cuando vamos a estancias o campos, donde
los caminos suelen ser más angostos y los radios de giro más complicados para grandes vehículos.
Equipaje: otro punto importante a estudiar es la cantidad de bultos personales que cada persona
tenga que trasladar. Muchas veces es necesario contratar vehículos con más ubicaciones que las
que vayamos a ocupar con pasajeros, para que podamos usar las butacas libros como anexo a la
bodega para equipaje.
Cantidad de personas a trasladar: no debemos olvidarnos de contar a una o dos personas de la
organización, más un acompañante de parte del cliente y al guía turístico (en caso de ser necesario).
En conclusión: al contingente base, siempre debemos sumarle, como back up, unas 5 ubicaciones
libres para disponibilidad final.
Estadía: cuando realizamos eventos de una jornada completa y contamos con varios vehículos,
generalmente no solemos dejarlos en espera durante toda el día, ya que eso encarecerá nuestros
costos. Pero nunca debemos quedarnos sin ninguna unidad a disposición, para el caso de cualquier
inconveniente o invitado que debe regresar de urgencia. Es por esto que solemos contratar a todas
las unidades para el traslado y regreso (sin espera) y dejar una unidad más chica (minivan) a
disposición durante toda la jornada.
ALFOMBRADOS Y TAPETES
Las alfombras siempre deben estar fijadas a la superficie donde estén instaladas, aunque su utilización sea
por breves momentos. Esto se debe a que las mismas tienen un alto nivel de movilidad y arrugue, lo que
podría ocasionar accidentes innecesarios, además de una estética muy poco agradable. La manera de
fijarlas es con cinta de papel bifaz, cinta que luego debemos considerar despegarlas al momento de retirar
las alfombras. Solo se pegarán con cemento de contacto aquellas que no sea necesario desinstalar. Las
alfombras se usan en lugares de paso de gente y para escenarios que no cuenten con shows, ya que éstos
últimos generalmente requieren de otro tipo de pisos.
Los tapetes de goma suelen usarse para shows de tipo “danza”, ya que tienen una elasticidad y
amortiguación muy conveniente para los bailarines (sobre todo cuando se trata de bailarines de danzas
clásicas), porque además absorben todos los ruidos de saltos y golpes. Cuando la danza requiera de ruido,
desliz o golpe de pie (caso flamenco, tango, folklore, etc.) se utilizarán pisos de madera sin cortes, sin juntas
y sin lustrar, para evitar resbalones, enganches de tacos o caídas.
ARQUITECTURA MODULAR
Los sistemas modulares solemos utilizarlos para la construcción de stands para Ferias y fundamentalmente
para Congresos. Están basados en la fabricación de un tipo de panel ligero acabado en fórmica de larga
duración, pensado especialmente para cerramiento de paredes con el tiempo de montaje más corto del
mercado. Se trabajan en una amplia variedad de colores, alturas y accesorios lo que lo convierte en un
sistema de gran éxito para paredes reutilizables.
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COORDINADOR DE LOGÍSTICA, CIRCULACIÓN Y TRASLADOS
Es el encargado de prever y resolver el movimiento de todos los materiales que deben llevarse a la locación
donde se realizará la reunión, por ej., banderas, material de merchandising, regalos y/o souvenirs, placas,
medallas, material virgen de video, acreditaciones, cartelería, y cualquier otro material que requiera ser
trasladado. A su vez, se encarga de su depósito, guarda y ubicación durante el desarrollo del evento. De la
misma manera, se ocupa de los traslados de disertantes, artistas e invitados especiales.
COORDINADORES DE RECREACIÓN Y ASISTENTES DE RECREACIÓN
Se ocupan de la creación y dirección de actividades deportivas y/o lúdicas con el fin de lograr integración e
involucración entre los integrantes de grupos laborales y/o sociales.
DESGRABADOR O COPISTA
La función de esta persona tiene por objeto transformar un discurso oral en texto escrito, para su posterior
lectura o análisis. No lo hace en el momento mismo de la disertación, sino que usa el material grabado
previamente en cintas de video o audio. Recurrimos generalmente a ellos cuando realizamos congresos o
convenciones para profesionales, con disertaciones de especialistas.
EDECANES
Sus funciones principales son:
Proporcionar información general del evento y atender a los participantes
Apoyar en la organización interna
Atención en corredores, pasillos, puertas de acceso a los salones de trabajo, eventos sociales y
culturales
Vigilar el buen servicio de los coffee-breaks
Formar vallas de honor
Apoyar en emergencias médicas
Atender los módulos de registro e información
Repartir materiales de trabajo
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Entregar boletines técnicos y de prensa
Recibir y entregar documentos o materiales relativos a los trabajos que se estén llevando a cabo
dentro de los salones
Apoyar en las mesas de trabajo
Supervisar que los presidiums tengan vasos, jarras con agua, ceniceros, hojas, lapiceras y lápices
Coordinar el servicio de bebidas calientes y frías para el presidium
Atender a los invitados especiales
Entregar documentos, llamadas o recados a miembros del presidium
Entregar material al público en general
Atender a los representantes de los medios de comunicación
Apoyar en puestos de transporte
Colaborar en todas las actividades del evento
El número de edecanes que se contrate dependerá del número de participantes en el evento, los horarios a
cubrir, la superficie de los salones o locales donde se desarrollen las diferentes actividades y la cantidad de
puestos de trabajo o tareas a realizar. Se puede considerar que seis (6) edecanes son suficientes para un
salón de trabajo de dos (2) puertas de entrada, cuatro (4) pasillos de circulación y capacidad para 250
asistentes y diez (10) a doce (12) edecanes si el salón tiene tres (3) o cuatro (4) puertas de entrada, entre
cuatro (4) y seis (6) pasillos de circulación y cupo para 500 asistentes.
Dependiendo de las necesidades de cada evento se deben contratar uno o dos turnos de edecanes.
Se deben presentar con el uniforme normal para el servicio diario y el de gala para la inauguración, clausura
y eventos especiales.
Se les debe proporcionar tiempo de descanso y todas las comidas, en función del horario en que se
encuentren trabajando. A su vez, el Comité Organizador debe asignar el transporte necesario cuando el
personal salga de noche.
DIRECTOR O AGENTE DE CEREMONIAL
Es la persona que crea un orden en base al cumplimiento de las normas establecidas por el protocolo y el
ceremonial acorde a cada situación, el conocimiento de las jerarquías, precedencias, costumbres
extranjeras, etc. Se ocupará de que las ubicaciones en mesas, plateas, palcos y estrados sean las
correspondientes según las funciones y cargos de cada persona.
Además, se desempeña como nexo, por lo tanto debe conocer el medio donde trabaja para reunir a las
personas que no se conocen de la manera más armónica posible, y cuidará que ningún invitado quede
aislado. Tiene el privilegio de presentarse a sí mismo y a los demás, pero debe iniciar solamente las
conversaciones de cortesía. Mientras cumple sus funciones estará estratégicamente ubicado, cerca de quien
preside la ceremonia y atento ante cualquier imprevisto. Debe recordar siempre que, si bien está presente en
los agasajos, no es un invitado.
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DISEÑADOR GRÁFICO
Es un profesional cuya actividad industrial está dirigida a idear y proyectar mensajes visuales, contemplando
diversas necesidades que varían según el caso: estilísticas, informativas, identificatorias, evocativas, de
persuasión, de código, tecnológicas, de producción, de innovación, etc. Su actividad excede el campo de la
industria gráfica, porque los mensajes visuales se canalizan a través de muchos medios de comunicación,
tanto impresos como digitales.
Algunas clasificaciones difundidas del diseño gráfico son: el diseño gráfico publicitario, el diseño editorial, el
diseño de identidad corporativa, el diseño web, el diseño de envase, el diseño tipográfico, la cartelería, la
señalética, el diseño editorial y el llamado diseño multimedia, entre otros.
Es el encargado de diseñar las invitaciones, señalización, señalética, papelería, banners, los carteles,
agendas y todo aquello que se relacione con la comunicación visual del acontecimiento. En función de esto
será el encargo de realizar todos los bocetos necesarios y los originales finales.
EDITOR DE VIDEO
Es el encargado de crear y producir todo el material audiovisual utilizado durante el evento, como ser videos
institucionales, de presentación de productos, de apoyatura para disertantes, etc. A su vez, es el
responsable de producir el compilado final del material filmado durante la reunión, que se le entregará al
cliente como registro del evento realizado.
EQUIPAMIENTO PARA SOPORTE GENERAL
Todas las coordinaciones requieren del apoyo de la Coordinación de Operaciones, por lo que el personal
que trabaje en ésta debe de esmerarse en dar un buen servicio.
Para ello debe contar con suficientes materiales y equipos de buena calidad para dar soporte a las diferentes
actividades que se lleven a cabo, y esos equipos básicamente son los siguientes:
Fotocopiadoras
Computadoras
Impresoras láser
Internet
Teléfonos de línea o tierra y celulares
Faxes
A su vez, se deberá tener el acopio necesario de materiales de mantenimiento general, como ser: focos
normales y especiales para equipos de proyección, cables de extensión (alargadores), adaptadores
eléctricos y herramientas de todo tipo.
El equipamiento que utilizamos habitualmente de apoyatura para disertantes es el siguiente:
Videoproyectores con pantallas de video
PC o Laptops con programas
Mouse inalámbricos
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Reproductores de CD
Reproductores de DVD
Videocassetteras VHS
Proyectores de transparencias o filminas
Pizarras para marcadores “delebles”
Pizarras electrónicas (imprimen o guardan en formato digital lo escrito sobre las mismas)
Punteros láser
Rotafolios (instrumento donde se van rotando hojas de papel)
FOTÓGRAFOS Y CAMARÓGRAFOS
La imagen del evento depende mucho de la calidad, cantidad y variedad de películas y fotografías que se
empleen para los boletines de prensa, la elaboración de la memoria y el video final del evento. Para ello es
necesario contratar fotógrafos y camarógrafos profesionales y que tengan el equipo adecuado.
Hay que verificar los precios por fotografía, película o por servicio con varias empresas, como así también el
formato final de entrega del material.
GESTORES DE PERMISOS Y/O AUTORIZACIONES
Necesitaremos de ellos cuando realizamos acciones en vía pública o espacios no convencionales, ya que
serán quienes gestionen todo lo necesario en relación a cortes de calle, permisos de vuelos o navegación
especiales, instalación de globos aerostáticos o carteles en lugares no permitidos y todo aquello que
implique permisos y/o habilitaciones especiales de parte del municipio en el cual estemos trabajando, sean
estos de carácter temporario o permanente.
JEFE DE PRENSA
Es el encargado de recepcionar a los invitados de prensa, asistirlos e informarlos de manera personal
durante todo el evento. Asimismo, tiene a su cargo la realización del material a suministrar de manera previa,
durante y post evento.
Puntero Laser
Rotafolio Pizarras
electrónica
s
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JEFE DE SEGURIDAD / PERSONAL DE VIGILANCIA
Contaremos con ellos cuando estemos en locaciones en las que trabajemos más de una jornada y debamos
dejar equipamiento o materiales durante momentos en los que no estemos presentes, cuando estemos en
locaciones que impliquen la utilización de múltiples espacios que deban quedar bajo cuidado, cuando
tengamos materiales que requieran de resguardo permanente y en todas aquellas la ocasiones que lo
ameriten.
IMPORTANTE: la mayoría de las locaciones cuentan con seguridad, pero está en función de la locación en
sí misma y/o del ingreso/egreso de invitados. Por ende, no se harán responsables de nuestras necesidades,
equipamientos, elementos y/o requerimientos. No confiemos en todo lo que nos prometen. Sólo estaremos
seguros de que cumplirán con nuestras necesidades aquellas personas que hayamos contratado nosotros
para nuestra organización.
MAESTRO/S DE CEREMONIAS, LOCUTOR, PRESENTADOR Y/O CONDUCTOR
La Coordinación de Relaciones Públicas es la encargada de las funciones y elaboración de los guiones de
los Maestros de Ceremonias, para cada una de las actividades en las que se encuentren involucrados. Hay
que tener en cuenta sus participaciones y los horarios de éstos, para decidir el número de Maestros que se
necesiten contratar.
Quien asuma la responsabilidad de elaborar los programas y los comentarios para los maestros de
ceremonias, debe tener experiencia en estas labores, ser sensible y tener tacto social y político. El guión
puede incluir menciones especiales, personalidades en el presidium, entrega de reconocimientos,
presentaciones de espectáculos, entre otros.
Para seleccionar al maestro de ceremonias se puede escoger entre varios candidatos que se propongan o
designar algún miembro del comité organizador que tenga experiencia y habilidad. El maestro de ceremonia
puede hacer lucir un acto o no, por lo que es necesario hacer una selección adecuada de este personaje
clave. Es necesario que cuente con información sobre el tema del evento, sobre la agrupación, empresa o
entidad organizadora, sobre las personalidades que intervengan, el tipo de público que asistirá, el estilo de la
reunión, los tiempos de que dispone en cada intervención, el área de movimiento permitido sobre escenario,
el alcance de iluminación y micrófono en el caso que quiera caminar entre el auditorio y el tipo de tecnología
asociada a sus funciones (micrófonos, proyecciones, atril/podio con luz para el texto, iluminación, etc.) así
como un programa detallado de cada actividad donde intervenga.
Además, debe tener en cuenta diferentes variables como pueden ser: el momento, la actividad, el perfil de
los participantes y el tema. Por ejemplo: en algunas ocasiones cuando no llegan todos los invitados a un
presidium, debe estar pendiente para no mencionar a los que no asistan.
Es el profesional que anuncia el inicio, el desarrollo y el fin durante cualquier tipo de reunión. Da la
bienvenida a los presentes iniciando así el encuentro, introduce a las autoridades, disertantes, invitados
especiales y generales, por ende, es indispensable que cuente con el texto escrito en forma clara y precisa,
que conozca el programa y los horarios de inicio y finalización con la máxima antelación posible. Para evitar
inconvenientes, siempre es recomendable hacer un ensayo o pasada general de texto previo al inicio del
evento, sobre todo para que pueda corroborar la correcta pronunciación de nombres, apellidos y marcas.
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SERVICIOS MÉDICOS Y DE PRIMEROS AUXILIOS
Deberemos contar con servicio de ambulancia con presencia en el lugar siempre que implementemos
actividades deportivas, recreativas o cuando el cliente lo requiera de manera especial.
Es importante tener en cuenta que este servicio debemos contratarlo “con médico” (ya que generalmente
sólo viene con chofer y enfermero o asistente). Además debemos especificar que el contrato es con
“sistema de relevo”, es decir, que en el caso de tener que retirarse para trasladar a alguna persona al
nosocomio/hospital correspondiente, debe enviar de manera inmediata otra unidad de reemplazo.
Igualmente, sepamos que toda locación seria y responsable, debe incluir servicio de asistencia y
cobertura para todos los presentes. Esto no implica que deba tener un servicio de ambulancia en el
lugar, pero si un servicio médico asistencial de emergencia que acuda en caso de necesidad y cubra a
toda aquella persona que se encuentre en la locación durante el tiempo contratado para la realización
del mismo.
PERSONAL DE MANTENIMIENTO
Nada más grato que todo funcione bien, por eso en eventos de miles de participantes se necesita contratar
empresas o personas especializadas en diferentes actividades. Es importante contar con el servicio de
electricistas, carpinteros, plomeros, etc., durante las 24 horas de los días en que se efectúe el evento. Hay
que considerar el tener opción a contratar todo tipo de personal en un caso de emergencia.
Carpinteros: en un evento se construye gran parte en madera como ser puertas, paneles, módulos,
exhibidores, estructuras, entre otros.
Electricistas: se encargan de instalar y supervisar el sistema de luces, aire acondicionado, conectar
equipos médicos, refrigeradores, computadoras, etc. Su participación es fundamental cuando
realizamos ferias y exposiciones, ya que será quien diagrame y realice todo el tendido eléctrico
necesario para cada stand y para la muestra en general. Deberá ser matriculado, pues realizará y
firmará los planos exigidos para la habilitación de la misma. En eventos de menor envergadura,
como ser sociales o empresariales habituales, generalmente quien se encarga de la distribución
eléctrica es nuestro proveedor de iluminación. IMPORTANTE: siempre debemos exigir a la locación,
en la cual realicemos el evento, que nos provea de un responsable eléctrico, para que le indique a
nuestro encargado eléctrico cuales son los tableros que corresponden a nuestro espacio de trabajo y
habilite la utilización de los mismos. Así evitaremos todo tipo de inconvenientes o que puedan
hacernos responsables ante cualquier desperfecto en las instalaciones.
Pintores: para pintar interiores y exteriores de módulos, exhibidores, etc.
Herreros: se encargan de construir estructuras para la señalización, algunas partes de los módulos
y los exhibidores.
Plomeros: su función es tener en buenas condiciones la plomería en general, presente
fundamentalmente en servicios sanitarios, áreas gastronómicas y desagües generales de la
locación.
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SEGUROS
Los seguros pueden ser contra robo, incendio, dinero en efectivo, fenómenos naturales, responsabilidad
civil, daños, vida, entre otros. Se pueden solicitar varias cotizaciones y seleccionar la más conveniente, sin
importar el tamaño de la empresa, pues lo que importa es la seriedad y prestigio de la misma.
Las cotizaciones deben contener la siguiente información:
Cobertura
Forma de pago
Monto del deducible
Prima o costo de la póliza
Procedimientos y formas para reportar robos y accidentes
Vigencia
Hay que verificar que los equipos y el transporte que se renten tengan vigente su póliza de seguros. De igual
manera debemos hacerlo con las locaciones y los proveedores que intervengan en la realización del evento,
con respecto a su personal y equipamiento.
SEÑALÉTICA Y SEÑALIZACIÓN
Señalética: es una actividad perteneciente al diseño gráfico que estudia y desarrolla un sistema de
comunicación visual, sintetizado en un conjunto de señales o símbolos que cumplen la función de guiar,
orientar u organizar a una persona o conjunto de personas, que van a pie o en vehículo, dentro de una gran
superficie. El diseño de la señalética empieza con el estudio de planos de planta de la gran superficie (de
caminatas, recorridos o circulaciones planteadas); pasa por la presentación de la nueva y óptima
organización de estas circulaciones y termina en el diseño de símbolos gráficos sintéticos y de fácil
comprensión para guiar a la gente o vehículos por estas grandes superficies. Los símbolos diseñados
variarán según si son para una señalización interna o externa, si es para guiar transeúntes o vehículos. En
las empresas, normalmente estos símbolos siguen los lineamientos de la identidad visual corporativa
(colores, estilo, geometrías, tipografía, etc. propios de la empresa) o bien pueden contener el distintivo visual
(logotipo o marca) de la empresa dentro de cada señal o rótulo.
Señalización: es el conjunto de las señales utilizadas dentro de un espacio.
SERVICIO GASTRONÓMICO
La calidad y el buen servicio son indispensables en los alimentos que se sirvan a los participantes, por lo que
es necesario contratar empresas de prestigio en el ramo y que garanticen su profesionalismo así como un
administrador y jefe de cocina experimentado.
Existen diferentes maneras de contratar este servicio. En el caso de encontrarnos trabajando dentro de un
hotel, el servicio gastronómico será provisto por estos, ya que el suministro de éste es de carácter exclusivo,
es decir, que no permiten el acceso de otro proveedor de catering. Esto igualmente no debe preocuparnos
de sobre manera, ya que en la mayoría de los hoteles de lujo y cinco estrellas es de calidad. En algunos
centros de convenciones también es posible contratar este servicio. Una tercera alternativa son las
empresas privadas especializadas que ofrecen este servicio. Algunas sirven desde 50 hasta 50.000 comidas
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diarias y tienen personal y equipo suficiente para lograr un excelente resultado. Hay que pedir varias
cotizaciones y referencias para comparar y decidir la contratación.
Lo usual es garantizar al hotel o empresa privada el pago de un mínimo de comensales, aunque éstos no se
presenten.
El comité organizador debe de nombrar un responsable y el hotel o la empresa que vaya a servir los
alimentos un representante, para convenir los pormenores del servicio. Se recomienda que el encargado de
alimentos y bebidas que contrate el comité organizador sea una persona con experiencia y conocimiento
como puede ser un especialista en gestión gastronómica.
SONIDISTAS Y EQUIPAMIENTO
La claridad del sonido es una norma fundamental en los congresos y/o convenciones. Hay que prestar
mucho cuidado a la calidad de los técnicos y del equipo de sonido en las diferentes actividades. Contratar
este servicio es muy delicado, ya que el sonido es esencial en todas las actividades, por ello se debe
establecer contacto con establecimientos que presten este servicio profesionalmente y cuenten con
suficientes y buenos equipos y técnicos. Muchos eventos no lucen cuando se tienen problemas en el sonido
y el éxito del mismo se puede ver perjudicado por este tipo de anomalías.
Se debe contar con el sonido suficiente y de calidad así como con micrófonos adecuados para cada
actividad. Los micrófonos inalámbricos son los adecuados para los ponentes, ya que les permite tener las
manos libres. Los micrófonos se colocan en los podios, en las mesas de presidiums, en diferentes recintos y
mesas de trabajo, en las salas de exposiciones y de prensa. Es decir, cada espacio en el que se realice una
actividad debe contar con el correspondiente equipo de sonido y micrófonos para que los participantes y
disertantes puedan realizar las actividades planificadas, sin necesidad de estar a los gritos y poder
relacionarse o trabajar de manera correcta.
Es importante hacer pruebas de sonido antes y durante todo el evento y contar con un equipo adicional de
back up por cualquier emergencia.
Los equipos que instalaremos cumplirán las siguientes funciones:
Amplificar la voz de disertantes, locutores, artistas y cantantes
Amplificar los videos, CD‟s, DVD‟s u otros formatos que se deban emitir durante el evento
Amplificar todo lo que provenga de PC‟s o laptops de manera directa
Amplificar todos los instrumentos, ya sea a través de micrófonos o por línea directa (como el caso de
las guitarras eléctricas, por ejemplo)
Debemos cuidar que el sonido sea uniforme en todos los espacios.
Cuando tengamos momentos de break (o corte) nunca debe quedar en silencio, es decir, que todos los
ambientes deben contar con música ambiental.
El tipo de microfonía a utilizar puede ser:
Por cable o inalámbrico
Con pie al piso o de mesa
De apertura a cargo del usuario o de manejo desde consola (a cargo del sonidista)
De mano, corbatero o tipo headset (vincha con micrófono a la boca)
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Recomendación 1: evitar la utilización de gran cantidad de microfonía inalámbrica, estos trabajan por
radiofrecuencia y muchas veces, a causa de la gran cantidad de equipos instalados, suelen sufrir
interferencias difíciles de controlar.
Recomendación 2: los micrófonos inalámbricos trabajan a batería, entonces es imprescindible contar con
baterías de repuesto y/o micrófonos de back-up a mano. Además, cuando las baterías se van consumiendo
estos van perdiendo alcance y suelen “meter” ruidos.
TARJETAS DE CRÉDITO
Este servicio hay que contratarlo con suficiente anticipación, ya que en algunas ocasiones se necesita
bastante tiempo para firmar los contratos respectivos y recibir el servicio.
Hay que contratar el servicio de las tarjetas más usuales y antes de firmar los contratos, se debe revisar las
condiciones generales del servicio. Generalmente, se paga un porcentaje sobre la cantidad que se facture a
través de las mismas. Hay que verificar las políticas de cada empresa ya que algunas tardan hasta un mes
en abonar los depósitos bancarios efectuados en tarjetas de crédito.
TÉCNICOS AUDIOVISUALES Y EQUIPAMIENTO
Son los responsables de instalar los equipos audiovisuales y de proyección (videoproyectores, micrófonos,
computadoras, retroproyectores, etc.), durante las sesiones de trabajo en cada sala y/o mesa de trabajo.
Además, ajustan durante cada sesión luces y equipamiento general involucrado.
Las proyecciones están muy de moda. Tenemos que saber que la ubicación del proyector es muy
importante, ya que el flujo de luz de la proyección no debe ser interrumpido por nadie que pase por delante o
por elementos que se interpongan. Por ese motivo es muy común realizar “proyecciones de back”, es decir,
desde atrás.
La distancia estándar que se necesita para que la imagen tenga el tamaño que queremos y esté en foco es
(desde la lente del proyector a la pantalla) dos veces el ancho de imagen deseada. Es decir, si tengo una
pantalla de 4 m de base por 3 m de altura, el proyector estará a 8 m de la superficie de proyección (o
pantalla). Estas distancias se pueden variar trabajando con lentes especiales que se adicionan a los
proyectores.
Varios son los puntos a considerar:
Contar con una distancia suficiente entre la pantalla de proyección y el observador, para que este
pueda ver las imágenes correctamente... ir al cine en fila 1 nunca es recomendable!!!
Tener la mayor oscuridad posible para obtener una imagen de alta calidad
Enmarcar las pantallas de manera que visualmente queden estéticas
Contar con la cantidad de pantallas necesarios en función de la cantidad de asistentes y distribución
de los mismos
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Con respecto al equipamiento a utilizar en este tipo de eventos, lo que hay que tener en cuenta en referencia
a cada uno de ellos es lo siguiente:
CCTV y registro de video: el servicio de Circuito Cerrado de TV permite captar la imagen del orador o
del escenario para proyectarla en diferentes pantallas de video y/o retransmitirla a otras salas. Este
sistema se implementa con la cantidad de cámaras que se consideren necesarias, asegurándose una
visualización óptima de las diferentes situaciones a toda la audiencia. En instalaciones de mayor
envergadura, donde se requieren más de dos cámaras de video profesional, se provee personal
capacitado para realizar la tarea de director de cámaras, utilizando una mesa de edición en vivo con
monitores de previo y aire, switcher y sistemas de comunicación entre cameramans. Opcionalmente se
puede contratar el servicio de grabación de video que permitirá contar con un registro del evento.
Grabadoras de video y/o audio: hay que tener un número de grabadoras igual a los eventos que se
vayan a tener simultáneamente para poder grabar todo el evento. A su vez, debemos de considerar el
material virgen (de video y audio) necesario para poder realizar la tarea en cuestión.
Videocassetteras y televisores/monitores: existen videocassetteras de diferentes tipos, formatos y
modelos. Dependiendo de las necesidades del evento y de los ponentes se podrá definir cantidad,
modelo y marca.
Equipos para proyección: dependiendo de las necesidades de los ponentes se debe contar con los
equipos adecuados para facilitar sus presentaciones. Algunos de los equipos que se pueden utilizar son:
retroproyectores (proyectores de transparencias o acetatos), videoproyectores, proyectores de slides o
diapositivas, pantallas de diferentes medidas, computadoras, pizarrones, rotafolios, entre otros.
TRADUCTOR, INTÉRPRETE SIMULTÁNEO, INTÉRPRETE CONSECUTIVO, WHISPERING Y EQUIPAMIENTO
Traductor: es la persona que expresa en un idioma, generalmente su lengua materna y por escrito, lo que
está escrito en otro.
Intérprete simultáneo: transmite el mensaje al mismo tiempo que habla el orador. Para una interpretación
de este estilo, se requieren cabinas insonorizadas, micrófonos para los oradores, consolas de traducción
simultánea para intérpretes y equipos receptores para el público asistente. Armado de estos recursos, el
intérprete puede concentrarse en transmitir el mensaje al mismo tiempo que el orador. Como instancia previa
a la realización de una interpretación es aconsejable proporcionar al equipo de intérpretes un guión del
temario en torno al cual girará la comunicación.
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Los equipos que trabajan bajo sistema de infrarrojo permiten una total confidencialidad de la información que
se maneja en la sala ya que evitan que la señal sea captada fuera de la misma. La señal de audio de los
intérpretes, llega a los receptores que tiene cada invitado, a través de rayos infrarrojos, que evita el tendido
de la antena del sistema inductivo y asegura una mayor fidelidad de sonido y absoluta confidencialidad.
Mediante los receptores con selector de canales de hasta siete idiomas, control de volumen y sus
correspondientes auriculares, la audiencia accede a traducción simultánea de alta fidelidad, en el idioma de
su elección. Las cabinas de traducción sonoamortiguadas, están equipadas con consolas de traducción para
dos intérpretes. La transmisión de la señal de los intérpretes se realiza mediante potentes radiadores
infrarrojos que ubicados estratégicamente cubren toda la sala.
Algunos equipamientos cuentan con sistema de alarmas, físicamente incluidas en cada receptor infrarrojo,
que permite el uso de dispensers que se cuelgan del respaldo de la silla frente a cada participante. De esta
manera, no se requiere de la entrega de un documento de identidad por cada participante al que se le
entrega un receptor, lo cual permite mayor agilidad al comienzo y final de cada evento. Cada dispenser
contiene a su vez los auriculares y un instructivo de manejo del receptor.
Intérpretes consecutivos: éste acompaña en reuniones de negocios, auditorias o cualquiera sea su
necesidad, para facilitar la comunicación entre ambas partes. Este tipo de interpretación requiere un gran
entrenamiento de memoria y toma de notas. El intérprete escucha el discurso y cuando el orador se detiene,
rápidamente traduce lo que ha dicho el orador en el otro idioma. Cuando el intérprete termina su
intervención, el orador recién puede continuar con su discurso. A diferencia de la interpretación simultánea
esta modalidad puede llegar a prolongar mucho el tiempo de disertación en un seminario.
Whispering: el susurro o whispering es básicamente una interpretación simultánea, sin sonido amplificado,
al oído de la persona que necesita la traducción. Se usa en reuniones o conferencias donde a lo sumo 3
personas podrán estar al lado del intérprete para escuchar su interpretación.
VALET PARKING
Este servicio implica a un grupo de personas que se ocupan del estacionamiento y cuidado de los vehículos
de los asistentes y se ofrece cada vez con mayor frecuencia, sea en salones de fiestas, en hoteles o
restaurantes, ya que la comodidad es necesaria y a veces no se puede estacionar en la misma entrada. En
countries, casas de campo y estancias, este servicio es indispensable.
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Básicamente existen dos modalidades:
La de direccionamiento al conductor para ubicación de espacios disponibles.
La de toma del vehículo en la puerta de la locación, retención de llave contra entrega de ticket
numerado y devolución del vehículo ante pedido del invitado.
VIDEOCONFERENCIA Y TELECONFERENCIA
Videoconferencia: es la comunicación simultánea bidireccional combinando señal de video y audio de
calidad en tiempo real, entre dos o más puntos finales, permitiendo mantener reuniones con grupos de
personas situadas en lugares alejados entre sí. El núcleo tecnológico usado en un sistema de
videoconferencia es la compresión digital de los flujos de audio y video en tiempo real. Su implementación
proporciona importantes beneficios, como el trabajo colaborativo entre personas geográficamente distantes y
una mayor integración entre grupos de trabajo.
Teleconferencia: es un servicio de comunicación claro, seguro y confiable con grupos de clientes,
empleados o proveedores, de manera simultánea y sin necesidad de desplazamientos. Proporciona la
posibilidad de realizar reuniones mediante el teléfono sin importar el número de participantes e
indiferentemente de la localización geográfica de los mismos. Los equipos de teleconferencia funcionan en
modo Full Dúplex que permite una comunicación clara y libre de ecos y reverberaciones. Incluyen altavoz
con ajuste de volumen y mute para los micrófonos, que permite la posibilidad de hacer comentarios internos,
mientras el interlocutor se mantiene a la espera.
LOS MATERIALES
CARTELERÍA
Los puntos principales a tener en cuenta al momento de pensar en la cartelería necesaria, son los
siguientes:
Objetivo: presencia institucional
Función: orientación
Ubicación: en función de la posición, orientación y altura
Cantidades
Sustratos o materiales de soporte (como ser foamboard, cyntra, fibrofácil, lona vinílica, acrílico, tela,
alfombra, etc.)
Formatos (planos, corpóreos, de colgar, de piso, de altura, backlights, etc.)
Sistema de impresión (digital, plotter de corte, pintados, etc.)
Aprobación de diseños y colores finales de parte del cliente
IMPORTANTE: cuando realizamos impresiones que no permiten trabajar con “colores especiales”, sino solo
por composición CMYK (cyan, magenta, amarillo y negro), resulta muy difícil lograr con exactitud los colores
específicos de las marcas registradas. De ahí la importancia de tener la aprobación de las muestras de parte
del responsable general, para evitar reclamos posteriores.
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Es fundamental en este tipo de eventos la utilización de cartelería para la correcta orientación de todos los
participantes. Las ubicaciones más habituales son:
Aeropuertos
Centro de Convenciones / Hoteles
Escenarios
Mesas de presidiums
Módulos
Pabellones
Podios
Salones
Salidas de autobuses
Identificadores de Vehículos
Algunas opciones de posibles textos, dependiendo del evento y de la ubicación del cartel, pueden ser:
Nombre del evento
Logo del evento
Logo del Organizador del evento
Bienvenidos
Lema del evento
Nombre de la Sede /Locación/ Sala
Fecha
Ciudad Sede
Nombre de la Sala con tema específico a tratar en el momento
Temario de las mesas de trabajo y horarios
PERSONIFICADORES
Se usan para identificar por el nombre y cargo a las personas que ocupan un presidium o mesa de trabajo.
Se deben tener personificadores para diferentes actividades, como puede ser:
Inauguración
Clausura
Ponencias magistrales
Mesas de trabajo
Paneles
Juntas de consejos directivos
Los materiales y las formas más comunes son:
Acrílicos en forma de caballete con una cartulina en cada lado con nombres y puestos
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De cartón grueso en forma de caballete y rotulado por ambos lados.
El tamaño debe ser lo suficientemente grande para que se pueda distinguir los nombres y congruente con el
espacio de la mesa o presidium.
MATERIALES GENERALES
La Identificación Visual es otro punto fundamental a tener en cuenta, por eso es muy importante definir y
supervisar el diseño, elaboración o presentación del siguiente material:
Banderas
Banners
Carpetas
Carta de bienvenida de la ciudad sede
Carta de bienvenida del Coordinador General
Carteles de identificación de áreas, pabellones y módulos
Carteles personificadores
Credenciales
Mapas y guías de la ciudad y del lugar sede
Diplomas
Formularios de evaluación
Formularios para preguntas
Hojas con membrete
Información general
Identificadores de transportes y automóviles de los participantes y del Comité Organizador
Invitaciones
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Lapiceras y lápices
Letras de distribución
Logotipo y lema
Merchandising
Papel membrete
Papelería general
Pases
Programas de actividades
Recibos
Señalización y Señalética
Tickets, entradas o pases para entrar a diferentes actividades
Algunos comentarios:
Carpetas: en algunos eventos las carpetas sirven para entregar los materiales de trabajo que se
utilizarán durante el evento, como ser programas, boletines, apuntes, hojas, plumas, lápices, entre otros.
Las carpetas pueden ser de diferentes modelos y calidades, dependiendo del presupuesto. Hay carpetas
con o sin cierre, tipo portafolio, etc., y pueden ser de materiales como piel, cuero, cuerina, vinílico o
plástico y se les puede grabar o imprimir el logotipo y el lema del evento. Los materiales de trabajo que
se incluirán en las carpetas los debe definir el Coordinador de Operaciones con el Coordinador General.
Material impreso: hay que buscar formatos que faciliten la localización objetiva del propósito, la
temática, el programa e información general del evento. En los eventos de carácter internacional se debe
imprimir en diferentes idiomas según los países participantes. Generalmente las imprentas tienen
problemas para cumplir con las fechas de entrega y o con la calidad de las impresiones, por lo que hay
que prevenir esta situación contratando el servicio con el tiempo suficiente para poder corregir cualquier
anomalía posible.
Tickets, entradas o pases: para tener control del acceso de los participantes a las diferentes
actividades del evento, es necesario elaborar los pases necesarios para mantener el control adecuado.
Reconocimientos para participantes y ponentes: se pueden elaborar reconocimientos de diferentes
estilos y materiales y algunos ejemplos son: artesanía típica del lugar grabada con logotipo y lema del
evento; diplomas grabados en piel; diplomas impresos en papel, monedas conmemorativas grabadas,
reconocimientos en vidrios o acrílico grabados.
MATERIALES PARA MESAS DE TRABAJO
Para facilitar la actividad de los participantes en las diferentes mesas de trabajo, siempre debemos poner a
su disposición el siguiente listado de materiales:
Abrochadoras y ganchos
Bandas elásticas
Borradores
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Carpetas
Carteles personificadores
Cartuchos de tinta para impresoras
Cassettes de audio
CD‟s regrabables
Ceniceros
Clips
Computadoras
Mesas, cubiertas de mesa (paños) y polleras
Fibrones delebles para pizarras
Grabadoras de audio
Hojas blancas
Jarras con agua y copas
Lapiceras
Lápices
Papel para rotafolios
Pizarras, pizarrones, rotafolios
Puntero laser
Reproductores de DVD
Retroproyectores de transparencias y opacos
Sillas
Sonido y micrófonos
Videocassetteras
Videoproyectores
RECONOCIMIENTOS
La Coordinación de Administración tiene la responsabilidad de elaborar, llenar y entregar los
reconocimientos, infaltables en este tipo de eventos.
Por este motivo, es recomendable contar con un equipo de diseñadores que se
ocupen de elaborar los diplomas o reconocimientos, ya que es el documento oficial
que los participantes se llevan como constancia y recuerdo del evento. El material en
que se elaboren debe ser de buena calidad y larga duración. En el caso que los
materiales utilizados sean frágiles, es conveniente que el empaque, las maniobras y
los traslados estén hechos por expertos en la materia.
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Los reconocimientos o diplomas generalmente se entre a:
A la mejor ponencia
Accionistas
Acompañantes
Al mejor módulo
Autoridades y directivos
Coordinadores del Comité Organizador
Edecanes
Expositores
Funcionarios de mesa de trabajo
Invitados especiales
Miembros del Comité Organizador
Participantes
Patrocinadores
Ponentes de mesas de trabajo
Ponentes magistrales
Para participantes y ponentes se pueden elaborar reconocimientos de diferentes estilos y materiales, como
por ejemplo:
Artesanías del lugar grabadas con logotipo y lema del evento
Diplomas grabados en piel
Diplomas impresos en papel
Monedas conmemorativas grabadas
Reconocimientos en vidrio o acrílico grabados.
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UNIDAD 9. LA COMERCIALIZACIÓN Y DIFUSIÓN
LA ESTRATEGIA DE MARKETING
El objetivo de las estrategias y planes de marketing es lograr la asistencia de participantes, las ventas y
utilidades deseadas, entendiendo que las formas de obtener los ingresos para la financiación de este tipo de
eventos son:
Venta de espacios publicitarios
Actividades especiales
Concesiones de espacios gastronómicos o venta de servicios gastronómicos
Cuotas de registro o inscripción al evento
Donativos y patrocinios (sponsors)
Venta de artículos promocionales
Venta de entradas para actividades sociales, artísticas, culturales y deportivas
Venta de módulos (stands) de la exposición
Venta de revistas especializadas o catálogos
Un plan necesita seguir un proceso progresivo y razonado, en el que cada una de las partes sucesivas se
eslabone con las precedentes. Este proceso se compone de los siguientes pasos:
Recopilación y organización de los datos básicos de los posibles participantes
Definir los supuestos del mercado potencial de asistentes
Definir los objetivos
Establecer un programa de acción
Establecer estrategias alternativas
Elaborar una proyección de ventas y beneficios
Elaborar el presupuesto general de gastos e inversiones
Establecer criterios para medir el comportamiento del plan
El plan debe ser comprensible, concreto y completo. Se debe redactar de una manera sencilla y de tal forma
que quienes no hayan participado en su elaboración lo puedan entender.
Generalmente se hace la difusión para un evento antes, durante y después de las fechas de su realización,
por lo que se debe asignar parte importante del presupuesto a este rubro.
Considerar las posibilidades económicas de los posibles participantes es indispensable para definir la
estrategia de marketing.
Una vez determinado el presupuesto de marketing es necesario elaborar un programa de cómo se va a
emplear. El programa debe mencionar la distribución del presupuesto en rubros como: gastos generales,
medios de comunicación que se van a utilizar, fechas de pagos, material que se va a anunciar, recursos
asignados a otras acciones y responsabilidades.
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Lo importante es que cada participante, expositor o cliente potencial esté informado de la realización del
evento, con suficiente anticipación y conozca todos los detalles necesarios para programar su asistencia.
Se puede hacer una promoción de ventas como parte de un plan integral de mercadotecnia y sus objetivos
pueden ser a corto, mediano o largo plazo, pero siempre deben tener el propósito de incrementar las ventas.
Por ejemplo: una promoción que reditúe en más participantes inscriptos al evento, mayor número de
módulos vendidos en la exposición, más espacios publicitarios comercializados, etc. Las promociones
pueden reportar grandes beneficios a los organizadores, pero se deben de cuidar los costos para que sean
razonables con el beneficio obtenido.
Los requisitos para preparar el programa de publicidad y promoción son:
Elaborar las listas de las personas cuya asistencia sea importante, para hacerles llegar la invitación
e información correspondiente
Elaborar una campaña de promoción que identifique a los posibles expositores
Elaborar un catálogo completo de posibles participantes
Mandar correspondencia directa
Diseñar, imprimir y distribuir carteles y folletos informativos
Prever la realización de exhibiciones fílmicas
Hacer un lanzamiento de prensa corto, conciso y pertinente
En el caso de las exposiciones es necesario definir una estrategia de marketing específica para cada una.
Los organizadores pueden garantizar la asistencia de muchas personas, pero no todos son compradores
potenciales para los expositores, por ella la empresa también debe promover la exposición y atraer a su
módulo a las personas que puedan representar oportunidades de negocio. Algún sector de ese amplio grupo
de asistentes debe ser su mercado objetivo.
Nunca se debe olvidar que los organizadores de la exposición no sólo venden a los participantes espacios
en donde montar módulos (stands), sino también un potencial de ventas y de oportunidades de nuevos
negocios, por ello es conveniente ofrecerles información a través de un folleto promocional.
LA FUERZA DE VENTAS
La parte más difícil de definir en un evento son las estrategias de venta, ya que de éstas depende el éxito y
varían dependiendo de quienes son los organizadores y las características particulares de cada convención.
La Fuerza de Ventas se debe de integrar con suficiente tiempo para capacitar a los vendedores o
promotores. No debemos olvidar que ellos serán la cara visible entre la organización y el expositor y/o el
participante, siendo los responsables de hacer realidad este proyecto desde el punto de vista de las ventas y
los contratos. Por este motivo deben estar sumamente capacitados, no solo comercialmente sino también
técnicamente, para poder definir y/o delimitar los requerimientos de los expositores/participantes en
concordancia con los reglamentos y especificaciones técnicas establecidas para el evento.
El perfil de los vendedores dependerá del tipo de evento que se vaya a realizar y se debe planificar su
reclutamiento, selección y contratación en coordinación con el área de Administración. Una de las
características fundamentales que debe tener este personal es el deseo de servir. El servicio es el valor
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agregado que se le da al evento e implica estar cambiando constantemente y tener una mejora progresiva y
continua, bajo la filosofía de calidad total.
LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN
La promoción de la convención se puede hacer a través de la publicidad en radio y televisión, anuncios en
medios gráficos, publicidad en vía pública, correo directo, anuncios en revistas del ramo y la entrega de
invitaciones y promociones, con el objeto de que el universo que se abarque sea lo suficientemente grande
para atraer a un gran número de asistentes.
Para tener una campaña eficiente y que cumpla con los objetivos es necesario trazar un programa detallado
de publicidad y promoción aprovechando los catálogos y las estadísticas de congresos anteriores.
Para definir qué cantidad del presupuesto se le asigna a cada uno de los medios es conveniente contratar
expertos en la materia. Existen diferentes medios masivos de comunicación que son accesibles en precio y
que se pueden adaptar a cualquier presupuesto y mercado dependiendo de la magnitud del evento. Estos
medios se pueden mezclar con el propósito de maximizar la inversión publicitaria, considerando su variedad
y versatilidad para enviar mensajes de cualquier tipo y a toda clase de público.
La campaña de difusión se puede apoyar con los siguientes medios:
Calendarios o almanaques
Carteles
Comunicados y boletines en periódicos locales, regionales, nacionales e internacionales
Correspondencia directa
Folletos promocionales
Globos aerostáticos con mensajes del evento
Invitaciones impresas
Invitaciones telefónicas
Banderas y pasacalles
Carapantallas y avisos en vía pública
Pantallas electrónicas exteriores
Publicaciones en boletines y revistas especializadas nacionales e internacionales
Radio, TV, Internet y prensa escrita
Cine
Videos
Cuando se utiliza un medio masivo de comunicación hay que considerar el impacto que se puede alcanzar
con la transmisión de los comerciales, para que la inversión no se vuelva un gasto inútil y se logre una
reacción del público objetivo. Además, se debe evitar la inmunidad del mercado por aburrimiento, definiendo
la frecuencia adecuada. Una de las formas para definir la frecuencia adecuada de los spot del evento es
considerando el rating y los puntos semanales de cada estación de radio o televisión, como así también la
elección de los programas para público objetivo.
Como ya mencionamos, se pueden usar diferentes medios de comunicación, dependiendo del presupuesto y
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del tipo de público que se quiera convocar. Dependiendo del medio utilizado se puede difundir de las
siguientes maneras:
1. Prensa escrita
Publicidad inducida vía comentarios de columnistas especializados
Inserciones pagas en los diarios de mayor circulación nacional, local o internacional y revistas
especializadas, con base en un programa previamente establecido
2. Radio y TV
Entrevistas para dar a conocer en forma masiva el evento
Spot publicitario
PNT (Publicidad No Tradicional)
3. Internet
Página propia de la convención
Banners en páginas del sector correspondiente al tema de la convención
Participación en páginas de difusión de este tipo de eventos
Notas de prensa en páginas o blogs especializados
Respecto de los anuncios en vía pública o carteles en espacios públicos, se deben colocar en lugares
estratégicos, buscando que los puedan ver fácilmente los posibles participantes. En algunas ocasiones se
los llevan o los desprenden, por lo que es conveniente tener un programa de recolocación de cartelería.
En referencia a los programas de radio y televisión, se pueden planificar entrevistas de cobertura nacional o
loca, pero se deben seleccionar con base en el perfil y nivel socioeconómico de los participantes potenciales.
Esto se puede conocer perfectamente ya que en el medio existen estadísticas del tipo de público que ve y
escucha las diferentes estaciones.
LA DIFUSIÓN DE PRENSA
Otra forma de promover y dar a conocer los objetivos del evento es llevando a cabo una conferencia o
ruedas de prensa antes, durante y después.
Previo al evento suele organizarse un lanzamiento de prensa que debe incluir fotografías y folletería de una
forma equilibrada y debe estar preparado con información relevante.
Una recepción o desayuno de prensa el día de la inauguración, atraerá la atención de los medios de
comunicación y se puede aprovechar para dar un mensaje o historia fuerte e impactante, mostrar un video
de puede ayudar.
Se debe distribuir a los periodistas que asisten a la conferencia un documento sencillo y accesible, con un
resumen sobre el evento y si hubiera documentos técnicos, también deben circular entre los periodistas no
especializados en la materia, aunque estos documentos se publican en diarios especializados y
generalmente sólo interesan a los especialistas en la materia.
El responsable de informar a los medios de comunicación sobre los resultados del evento, debe dar a
conocer los resultados positivos que se vayan teniendo durante el mismo, por ejemplo: contratos y pedidos
importantes, presencia de personalidades, etc. Siempre es conveniente resaltar posturas, sugerencias o
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hallazgos significativos.
También es recomendable elaborar una lista de reporteros y periodistas que confirmen su asistencia y hayan
pedido pases de prensa, para enviarles información preliminar relativa a los avances y resultados del evento.
Para lograr una buena conferencia de prensa, es necesario que quien se vaya a presentar ante los
reporteros, tenga conocimiento del tema que se va a tratar, tenga facilidad de palabra y seguridad en sí
mismo.
LOS DOCUMENTOS Y FORMULARIOS
EL FOLLETO PROMOCIONAL
Es una herramienta muy importante para lograr la difusión de una convención.
Una buena logística de distribución garantiza que los folletos se entreguen con tiempo suficiente a los
posibles participantes y/o expositores. Es importante dar a conocer a éstos toda la información relativa al
evento, para fomentar así su intención de participación. Estos se pueden enviar por correo, mensajería o
entregar personalmente en actividades previas al evento.
Hay que buscar la forma de hacer paquetes atractivos que faciliten lograr el objetivo de asistencia y
captación de recursos por este concepto. Hay que resaltar la importancia de inscribirse con anticipación, en
virtud de tener cupo limitado.
La información de interés para los posibles participantes en el folleto es:
El tema principal del evento
Objetivos generales y específicos
Temática y mecánica de las mesas de trabajo
Perfil de los participantes
Programa de trabajo
Programa de actividades sociales y culturales
Forma de registro y pago (bancos contratados y tarjetas de crédito)
Promociones
Tarifas, tipo de hoteles y alojamiento disponibles
Tarifas y tipo de transporte disponible
Clima del lugar sede
Mapa que indique los lugares de interés turístico, cultural y recreación en la ciudad sede
Asistencia esperada
Ponentes magistrales y de mesas de trabajo
Mapa de distribución de hoteles y centros de convenciones
Cédula de prerregistro
Solicitud de alojamiento
Solicitud de trasporte
Políticas de cancelación
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Es conveniente resaltar la asistencia de conferencistas magistrales y ponentes reconocidos por sus
conocimientos y capacidad en el medio, ya que los ponentes reconocidos internacionalmente promueven y
facilitan la inscripción de participantes y expositores. También se pueden mencionar las empresas,
agrupaciones o personas físicas que van a participar, con el fin de dimensionar la posibilidad de tener la
oportunidad de conocer e iniciar procesos tendientes al establecimiento de relaciones de negocios y alianzas
estratégicas.
A su vez, se pueden destacar actividades como la asistencia a museos, espectáculos culturales tales como:
obras de teatro, ballet folklórico o clásico, funciones de gala, exposiciones de pintura o esculturas y sitios de
interés próximos, así como vinos de honor, cenas-baile y cocktails, entre otros.
Se debe indicar en el folleto, que al momento de registrar su asistencia al evento, debe canjear la ficha de
depósito o el comprobante de pago por el recibo oficial correspondiente, según el procedimiento que se haya
establecido. En eventos internacionales, es necesario tener toda la documentación impresa en varios
idiomas.
DIRECTORIO GENERAL
Se debe elaborar un Directorio General que contenga información sobre los participantes, invitados
especiales, ponentes, asistentes, expositores, medios de comunicación, funcionarios de mesa y comité
organizador, para facilitar la coordinación y comunicación, antes, durante y después del evento.
Este documento es muy valioso para:
Agradecer apoyos recibidos
Confirmar asistencia al evento
Para organizar futuros eventos
Para aclarar situaciones pendientes con participantes
Para distribuir la Memoria del evento
BOLETINES DE PRENSA
Son necesarios antes, durante y después del evento, ya que son fundamentales para la adecuada difusión
de éste y de sus resultados.
Si hay boletines diarios, en éstos deben resaltarse los éxitos obtenidos. El contenido de los boletines es
diferente dependiendo del tipo de evento y del avance de éste, o sea, si es antes, durante o después del
evento.
Los boletines que se distribuyen previo al evento pueden incluir la siguiente información:
Contenido de la convocatoria
Antecedentes de los organizadores
Objetivo del evento
Temática general
Lugares, fechas y horas
Ponentes magistrales y de mesa de trabajo que asistirán
Participantes esperados, destacando profesión, cargo, cantidad, etc.
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Invitados especiales
Programa general del evento
Los que se elaboran durante incluyen:
Avances de trabajos
Programa de trabajo de cada día, mencionando los ponentes magistrales, las actividades técnicas,
académicas o sociales, según sea el caso
Posturas o mensajes
Resumen de los discursos de inauguración o clausura
Resumen de alguna ponencia
Los que se entreguen al término del evento:
Conclusiones generales
Conclusiones específicas
Compromisos generados
Resultados y logros
Posturas o mensajes
Participaciones destacadas de ponentes o personajes
También pueden incluirse estadísticas importantes como ser:
Cantidad de inscriptos
Asistentes
Ventas por módulo (stand)
Ventas por producto
Ventas globales
Consumos por persona
DISCURSOS DE INAUGURACIÓN Y CLAUSURA
Por lo general, intervienen varias personas en el programa de inauguración, por lo que se debe decidir
cuándo y cuáles de los discursos se entregará a los medios y los participantes interesados. Por ello es
importante tener suficientes copias para quienes los soliciten.
También es importante entregar a los medios de comunicación discursos o conferencias que hayan sido de
interés general y que por su mensaje y calidad sea importante difundir.
CONCLUSIONES DEL EVENTO
Generalmente lo que se da a conocer a la comunidad interesada en el evento son las conclusiones del
mismo, por lo que se debe prestar especial atención en la elaboración profesional y adecuada de éstas.
Las conclusiones deben ser producto de las discusiones y resultados de las mesas de trabajo. El
responsable de elaborarlas debe esmerarse en su buena redacción, para que sean claras, concretas y
reales.
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INFORMES TÉCNICOS DE PONENCIAS MAGISTRALES
Hay que solicitar a los ponentes magistrales sus ponencias, ya que no siempre las entregan con suficiente
anticipación y puede ser un cuello de botella para el área de fotocopiado y ocasionar que no se proporcionen
a tiempo a los medios.
Se debe nombrar un responsable que se encargue de recopilar este material y entregarlo con oportunidad a
los medios de comunicación, a participantes interesados y a los responsables de elaborar la Memoria.
Los asistentes deben contar siempre con información oportuna, por eso hay que coordinar e integrar la
información y documentos técnicos para su difusión y entregarla cuando se necesita, es decir, puede
repartirse antes, durante y después del evento, según sea el caso.
Generalmente las ponencias o boletines son extensos y el tiempo de fotocopiado requiere de una
programación. Además, se deben tener las copias suficientes de cada ponencia para que todos los
participantes obtengan el material completo que se genere durante el evento.
También se pueden vender copias de las ponencias en diapositivas, películas, videos o soporte digital, como
así también copias de tablas o gráficos, especialmente en circunstancias donde éstas son esenciales para
comprender el documento.
INFORME FINANCIERO
El informe general de resultados financieros del evento debe ser claro, concreto y veraz. En algunos eventos
se informa a los medios de comunicación sobre los resultados financieros y para ello se deben preparar
suficientes copias de este documento.
Hay que definir un programa de reuniones para presentar informes antes, durante y después del evento. Al
final del evento se presenta un informe de resultados obtenidos a los organizadores y accionistas.
MEMORIA
Al término del evento se elabora un documento o un video que contenga las vivencias, el intercambio de
experiencias, las sugerencias y resultados del evento. Se debe de nombrar un responsable del Comité
Organizador para elaborarlo junto a la Coordinación de RRPP.
Hay diferentes formas de elaborar y presentarla:
Tipiada y anillada
Impresa y encuadernada, definiendo calidad del papel interior y portada
Gráfica (con fotografías)
Película o video (filmado y editado)
Para su elaboración se debe decidir:
Formato (tamaño, cantidad de páginas, calidad de papel, cantidad de colores, sistema de impresión
y forma de encuadernación)
Diseño de la portada
Orden de documentos y fotografías
Cantidad
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La información básica que debe contener es:
Objetivo del evento
Sede y fechas
Estructura del Comité Organizador
Programas de trabajo
Programas sociales, culturales y artísticos
Programas para acompañantes
Ponencias magistrales
Ponencias de mesa
Fotografías de todas las actividades técnicas y sociales
Recortes de periódicos
Discursos de inauguración y clausura
Conclusiones
Boletines de prensa
Lista de participantes, ponentes magistrales, mesas de trabajo, personalidades destacadas y
miembros del Comité Organizador (nombre, dirección, profesión, actividad principal)
Para contar con los recursos necesarios para la elaboración de la Memoria se puede insertar publicidad y
vender espacios a las empresas u organismos que hayan participado del evento o a quién esté interesado
en el tema.
La Memoria se puede obsequiar o vender a los participantes del evento. La distribución se puede hacer de
diferentes formas, dependiendo si la entrega está incluida en la inscripción o tiene un costo adicional, como
ser: por correo terrestre o aéreo, mensajería, a un domicilio preestablecido o por encomienda.
DONATIVOS, PATROCINIOS Y APOYOS FINANCIEROS
Hay agrupaciones que pueden pedir apoyos financieros a empresas privadas y algunas entidades del
gobierno y los datos que generalmente se presentan en una solicitud de este tipo son los siguientes:
1. Datos de la institución organizadora
Nombre de la institución solicitante
Dirección
Teléfonos
Objeto de la institución
Registro federal de causantes de la institución
Nombre del representante legal de la institución
2. Datos del evento
Nombre
Lugar
Fecha de inicio
Fecha de término
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Número de ponencias y/o trabajos que se presentarán
Conferencistas o investigadores nacionales y/o extranjeros
Perfil de los participantes: profesionales, estudiantes y público en general
Número total de participantes
Sala del evento
Costo del evento por persona: estudiantes, profesionales, socios y público en general
3. Tema y programa general de actividades del evento
Tema general
Temática de las mesas de trabajo
Programa general de actividades
4. Relación de ponentes magistrales y especiales
Es importante anexar los datos curriculares más sobresalientes de cada uno de los ponentes
magistrales y de mesas de trabajo
5. Relación con copatrocinadores
Nombre de las instituciones
Tipo y monto del aporte
Tipo de compromiso
6. Datos de la agrupación y de los organizadores responsables
Anexar datos curriculares sobresalientes
7. Presupuesto necesario
El siguiente cuadro es un ejemplo para desglosar los rubros de los donativos o patrocinios
solicitados
Concepto Monto aportado por
empresa solicitante
Monto aportado por
otras instituciones Monto solicitado Monto total
Honorarios
Viáticos
Publicidad
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
Total $ $ $ $
Es importante anexar un presupuesto global desglosado con todos los detalles para la realización del
evento.
CARTAS
Algunas de las cartas que generalmente se usan en todos los eventos se dirigen a las siguientes personas o
instituciones:
Medios de comunicación
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Participantes potenciales
Autoridades
Invitados de honor o especiales
Ponentes magistrales
Ponentes de mesa
Los motivos por los cuales se envían son:
Invitación
Confirmación de participación/asistencia
Pedido de información especial
Pedido de apoyo o participación
Envío de información específica
Agradecimiento
CÉDULAS Y/O FORMULARIOS DE CONTROL
Para facilitar el manejo y control de la documentación y el registro de la información que se genera antes,
durante y después de un evento, se trabaja con formularios o cédulas de uso general, que tendrán un
formato propio según las necesidades específicas.
Las que se usan comúnmente son:
Registro para un evento
Registro y solicitud de espacios
Registro para empresas
Inscripción y pago
Control de reservaciones e inscripciones
Selección de hoteles
Solicitud de alojamiento
Control de habitaciones
Solicitud de servicios
Programa de trabajo por mes, semana y día
Seguimiento de acuerdos
Seguimiento de actividades
Programa de difusión en medios de difusión
Control de asistencia de medios de comunicación al evento
Participación programas de radio/TV
Entrevistas de prensa
Análisis de prensa
Registro de envío de cartas a invitados especiales / para funcionarios de mesa
Registro de envío de cartas para solicitud de patrocinios y donativos
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Confirmación de participación para ponentes magistrales y de mesa
Confirmación de participación para funcionarios de mesa
Programa general de actividades
Programa general de ponencias magistrales
Programa diario de ponencias magistrales
Programa diario de mesas de trabajo
Programa para la inauguración
Programa para la clausura
Requerimiento de materiales
Vale de entrega de materiales
Entrega de materiales de trabajo a participantes
Inventario de recursos materiales
Control de operadores, rutas y transporte
Control de frecuencia de servicio de autobuses
Llegadas de los participantes a las terminales de transporte
Control de artistas y espectáculos
Flujo de caja por mes / semana / día
Responsables de las funciones de la lista de seguimiento
Formulario de preguntas
Actualización del directorio de personas físicas / empresas
Asistentes al presidium
Lista de expositores
Lista de inscriptos
Lista de acompañantes
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UNIDAD 10. LAS EXPOSICIONES
ANTECEDENTES
En la Edad Media las ferias o grandes mercados reunían a los comerciantes con el pretexto de celebrar
fiestas religiosas, aprovechando la afluencia de visitantes que por esos motivos se congregaban. Este tipo
de mercados, se situaban en las principales vías de comunicación y por lo general en un principio se
establecían básicamente en las provincias.
Desde el siglo XIX las ferias y exposiciones se organizan en todas grandes ciudades del mundo.
En el siglo XX, en 1996, se llevó a cabo la primer Expo Cibernética, en lo que se denomina el ciberespacio.
Esta fue la primera exposición mundial de Internet. Esta exposición virtual tenía pabellones temáticos, en
donde cualquier usuario interesado podía montarse en su pabellón preferido sin necesidad de pagar cuota
de inscripción o entrada y, a diferencia de otras exposiciones universales, no hay límite de superficie. Para
conectarse a este tipo de exposiciones, es suficiente teclear una clave predeterminada, para darse de alta
en el pabellón seleccionado.
CARACTERÍSTICAS DE LAS FERIAS Y EXPOSICIONES
Tanto sean nacionales o internacional, son centros donde se reúnen vendedores y compradores, para
difundir, exhibir, promover, conocer y seleccionar una gran variedad de productos, artículos y servicios.
Las exposiciones se pueden dividir en dos:
a) Independientes: cuando son eventos independientes y se forma una estructura de organización
exclusivamente para su realización. Ejemplo: una exposición sobre maquinaria pesada, medios de
publicidad, automóviles, etc.
b) Complementarias: cuando son complemento de un evento y se apoyan en la estructura de organización
determinada para éste. Ejemplo: una agrupación de profesionales odontólogos organiza un evento y se
complementa con una exposición sobre el tema de la odontología. Cuando una exposición sea
complemento de un evento mayor, como puede ser un congreso o seminario, la organización y
realización de la exposición, se debe apoyar en la estructura que se establezca para el evento, creando
una coordinación adicional para las exposiciones.
Por su cobertura geográfica se pueden dividir en:
Internacionales
Nacionales
Regionales
Locales
El tiempo de anticipación para empezar los trabajos de organización de una exposición de carácter
internacional es de dos y medio años, y de uno nacional de un año y medios aproximadamente.
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La inversión para la organización puede ser elevada o no dependiendo de la calidad de ponentes, los
materiales, los productos, la cantidad de personal, distancias de la sede, gastos de escenografía, etc.
Las ferias a diferencia de las exposiciones se caracterizan porque también tienen otros atractivos, como ser:
Actuaciones de artistas, conjuntos musicales, bandas
Bailes
Conciertos
Juegos de azar
Juegos mecánicos y pirotécnicos
Rifas
Rodeos
EXPOSICIONES INTERNACIONALES
Las exposiciones internacionales son mercados donde los fabricantes de diversos países exponen sus
productos, y en donde compradores del mismo lugar y del extranjero encuentran una gran variedad de
proveedores y se enteran de las últimas novedades y desarrollos tecnológicos.
Pueden asistir expositores de todas partes del mundo, dependiendo de la cobertura geográfica prevista.
Generalmente, las exposiciones internacionales organizadas profesionalmente, reúnen fabricantes de un
mismo ramo, con el fin de concentrarse en la clientela que es su objetivo.
Desde el punto de vista internacional, las exposiciones manifiestan el progreso de una sociedad y mejoran
las relaciones y el entendimiento entre las empresas y sus ejecutivos o representantes de los países
participantes.
En el caso de una exposición internacional se debe de considerar algunas acciones adicionales para su
realización, como ser:
Trámites generales y obtención de permisos en las secretarías de turismo, gobernaciones,
relaciones exteriores y en la delegación o municipio correspondiente
Considerar más tiempo para su consecución
Contratar personal bilingüe, intérpretes y traductores
Contratar equipo de traducción simultánea
Traducir las ponencias magistrales y de mesa de trabajo
Hacer la importación de exhibidores, materiales, equipos y productos de expositores
Invitar a los medios de comunicación a nivel internacional
Atención a ponentes e invitados especiales de diferentes nacionalidades
LOS ORGANIZADORES
OBJETIVOS DE LOS ORGANIZADORES
Para quien se dedica a organizar exposiciones, es importante conocer qué piensan y cómo las analizan los
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expositores, para poder ofrecer lo que ellos esperan.
Proporcionar un servicio completo y de calidad
Tener expositores de prestigio
Apoyar a los expositores en todo lo necesario para su éxito
Vender el 100% de los módulos y generar las utilidades proyectadas
Comprometer la venta del 100% de los módulos para la próxima exposición
RESULTADOS ESPERADOS POR LOS ORGANIZADORES
Para los organizadores, los resultados que obtengan los expositores son muy importantes, porque de su
éxito depende la realización de futuras exposiciones.
El éxito de una exposición se determina con base en el número y el perfil de personas que asisten; mientras
mayor sea la asistencia y la calidad de ésta, más éxito tendrá la exposición, y mientras mayor sea éste y
queden satisfechos los expositores, más pronto las empresas firmarán los contratos para el próximo año.
Por otra parte, el éxito de las exposiciones también depende en gran medida de la calidad de los
expositores, de sus estrategias de ventas, del perfil del personal que se contrata para el módulo y del tipo de
productos y servicios que se ofrece.
Para los organizadores, la medida del éxito también es cuántos metros cuadrados de espacio vendieron;
mientras más espacio se vende, más éxito se tiene.
Comercializar una exposición, es estar al frente de una empresa en donde el producto es la misma
exposición.
COMERCIALIZACIÓN
En el caso de las exposiciones es necesario definir una estrategia de comercialización específica para cada
una.
Los organizadores pueden garantizar la asistencia de muchas personas, pero no todos son compradores
potenciales para las exposiciones, por ello la empresa también debe promover la exposición y atraer a su
módulo a las personas que puedan representar oportunidades de negocio.
Algún sector de ese amplio grupo de asistentes debe ser su mercado-objetivo.
Nunca se debe olvidar que los organizadores de la exposición no sólo venden a los participantes espacios
en donde montar módulos, sino también un potencial de ventas y de oportunidades de nuevos negocios, por
ello es conveniente ofrecerles información a través de un folleto promocional.
FOLLETO PROMOCIONAL
Además de lo visto en el caso de folletos promocionales para convenciones, el folleto promocional para una
exposición debe contemplar datos que les puedan interesar a los posibles expositores, como ser:
Tipo y características de las instalaciones generales que se utilizarán durante la exposición
Superficie del centro de convenciones o la sede
Asistencia esperada de clientes potenciales
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Perfil y capacidad adquisitiva de los visitantes
Características de los módulos (dimensiones, materiales, colores)
Distribución y cantidad de pabellones módulos que componen la exposición
Espacios y usos (dimensiones)
Localización de la zona gastronómica
Foro de espectáculos
Actividades culturales y sociales
Juegos mecánicos
Servicio de estacionamiento
Expositores de años anteriores y los ya contratados para este año
Resultados en años anteriores
Datos publicados por centros independientes
Contactos y ventas logrados en años anteriores en la misma exposición y otra similar
Desde cuándo y con qué periodicidad se organiza la exposición
El período que estará abierta
Horario al público
Horario de expositores
Horarios de eventos especiales
Fechas y horarios establecidos para el montaje y desmontaje de los módulos
Horarios y fechas de registro
Precios de los módulos y qué incluye
Lista de precios de servicios adicionales (montacargas, rótulos, anuncios luminosos, pantallas
electrónicas, correo, agencias de viajes, mensajería, fax, copiado y anillado, etc.)
Plan de medios de comunicación
Reglamento de expositores
Fechas límites y formas de reservación y pago
Monto del depósito inicial
Reglamentos y políticas generales del contrato
Sugerencias de proveedores de productos y servicios, reconocidos en la localidad
Servicios aduanales, transporte y almacenaje
Procedimiento del registro del staff del expositor
Curriculum de los organizadores
Otros beneficios que se pueden incluir para hacer más atractiva la participación para el expositor son:
Acceso directo a la base de datos de la exposición
Boletín informativo de noticias gratuito
Promoción en los diferentes medios de comunicación
Entrega de folletos y etiquetas promocionales
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Invitaciones personalizadas a clientes potenciales
Seminarios sobre nuevos productos
Presencia en el directorio de expositores
Acceso al centro de negocios y servicios empresariales
Capacitación a los expositores para aprovechar al máximo su participación
Privilegios de participación en futuras exposiciones
CATÁLOGO OFICIAL DE LA EXPOSICIÓN
Se publica un catálogo de la exposición con la relación de las empresas expositoras y el perfil de sus
productos El catálogo ofrece la oportunidad a las empresas expositoras de anunciarse.
La información que se requiere de las empresas participantes, en el catálogo, es la siguiente:
Breve historia de la empresa
Certificaciones de calidad
Clientes
Distribuidores
Fusiones-adquisiciones
Inversiones en tecnología
Línea de productos
Nuevos productos
Plantilla del personal
Plantas
Planes a corto, mediano y largo plazo
Recursos materiales, económicos y humanos.
También se solicita a la empresa el original digital de su logotipo, fotografías de sus productos y de sus
ejecutivos. Es muy importante la calidad de las fotografías para que alcancen su máximo lucimiento.
Generalmente, en la cuota de inscripción está incluida la publicación en el catálogo.
LOS PABELLONES
No hay reglas absolutas para determinar cuál es la mejor ubicación de un módulo o cuál es el mejor
pabellón, pero se considera que es preferible estar cerca del frente y al centro del salón o bien en una
entrada o una salida del lugar, aunque, en cada caso, en particular habrá que tomar en cuenta variables
específicas para tomar una decisión.
Los pabellones se pueden dividir por temas, especialidades, rama, etc., por ejemplo: en una exposición cuyo
tema principal es la publicidad, los pabellones se podrían distribuir de la siguiente forma:
Pabellón de agencias de publicidad
Pabellón de medios
Pabellón de promocionales
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Pabellón de impresos
Pabellón de servicios
En cada exposición en particular hay que adaptar los pabellones dependiendo de la temática y el objetivo.
EL MÓDULO STAND
Para asignar los módulos se pueden establecer varios métodos:
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Prioridad por orden de inscripción/compra y pago
Sorteo
Importe de donativos y patrocinios
Antigüedad de participación
Funcionalidad y estética de la exposición
Ser imparciales en el procedimiento para la asignación de ubicación de módulos garantiza que los
expositores queden satisfechos con sus espacios, por ende el cumplimiento de las condiciones que se
establezcan para inscribirse, debe ser la prioridad en la asignación.
Los stands pueden construirse con sistemas modulares estándar o pueden realizarse a medida. Las
ventajas de hacerlo a medida son:
Se fabrica de materiales de larga duración
Diseño fácil de renovar
Sencillo de trasportar, construir, instalar, desmontar y empacar
Se deben definir las siguientes características del módulo
Medidas
Materiales
Iluminación
Escenografía
Muebles y lámparas (medidas, tipo y cantidad)
Exhibidores (tipo y cantidad)
Accesorios (macetas, floreros, etc.)
Es necesario tener el cuidado en todas las exposiciones de que los stands estén en las mejores condiciones
posibles, ya que es la imagen de la organización. En el caso de que los expositores lleven sus propios
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stands, se deben de definir políticas relativas a la presentación y medidas de éstos.
Es fundamental, al momento de pensar en la construcción del módulo, tener en cuenta la trascendencia que
tiene la altura del mostrador, vinculada a las dimensiones humanas de la mayoría de los clientes; la altura de
las estanterías, que entrarán dentro del rango del alcance de las medidas pequeñas y grandes; y el espacio
suficiente que permita una fácil circulación.
Para ser sensible a estas consideraciones, es obligado comprender los requisitos antropométricos que
intervienen.
INVENTARIOS
Es necesario elaborar un inventario de los objetos y productos que entrarán a la exposición y para ellos se
debe solicitar a los expositores que el inventario lo elaboren antes de enviar los elementos y productos (que
conformen el módulo) al lugar de la exposición, para facilitar su control.
La coordinación de la recepción de los productos es una tarea muy importante que el organizador debe
llevar a cabo con el máximo cuidado, de manera que todos los productos de las diferentes empresas sean
expuestos y presentados en los módulos el día de la apertura de la feria.
Al terminar la exposición habrá que tomar en consideración los problemas de embalaje, transporte y
documentos de acreditación para las salidas de los equipos y materiales del lugar de la exposición.
MOBILIARIO
Los organizadores muchas veces suelen disponer de mobiliarios para alquilar a los expositores y son los
siguientes:
Banco para mostrador
Tachos de basura
Ceniceros de pie
Cajoneras chicas y grandes
Escritorios
Exhibidores
Floreros
Juegos de postes estándar con cadena de plástico
Juegos de postes de lujo con cordón forrado
Estanterías
Bibliotecas
Macetas con plantas ornamentales
Mesas
Mostradores
Percheros de pared o pie
Refrigerador minibar
Sillas plegables, fijas o giratorias
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Banquetas
Sillones
POLÍTICAS DE PARTICIPACIÓN
Se deben definir algunas políticas de participación para los expositores, como pueden ser:
a) Deben dirigir sus artículos promocionales a los portadores de credencial de visitante. Personas
con credencial de edecán, montaje o auxiliar no podrán recibir muestras.
b) Queda prohibido el acceso a niños al área de exposición
c) El personal de los módulos no será admitido dentro del área de exposición sin la credencial que
lo identifique
d) No se podrá hacer uso de los espacios no autorizados en el área de exposición
e) Si se ofrecen demostraciones sonoras, el volumen deberá ser moderado
f) Toda persona que sea sorprendida intercambiando credenciales o portando alguno que no lo
identifique como propietaria del mismo, será retirada del evento en forma definitiva y sin
excepción de ninguna especie
g) La distribución del material publicitario solamente podrá hacerse en el propio módulo
h) No estará permitida la venta a particulares, sin la autorización de la organización
i) No podrán utilizarse equipos de amplificación de sonido sin el consentimiento expreso de la
organización
j) Los expositores no podrán tener en el módulo sustancias de fácil combustión, ni hacer fuego o
tener artefactos con llama, salvo autorización de la organización y con cumplimiento de las
normas vigentes sobre incendios
k) La provisión de bebidas se permitirá respetando las disposiciones y reglamentos vigentes en el
lugar de la exposición
SEGURIDAD
Hay exposiciones o exhibiciones en donde hay artículos muy costos como joyas, arqueología, etc., que
requieren de vigilancia profesional. Es recomendable definir políticas, estrategias y procedimientos de
coordinación con la seguridad de la localidad.
La seguridad en el transporte es un elemento que hay que cuidar al abordar, en los trayectos y al llegar, con
lo cual hay que pedir referencias del personal que se asigne para esta responsabilidad, ya que es una
función muy delicada.
Los participantes y los expositores deben conocer las políticas y procedimientos que establezca el
encargado o la empresa de seguridad. Algunos ejemplos son:
El servicio de seguridad será por 24 horas en el perímetro de la exposición desde el montaje inicial hasta
el término.
Se utilizarán pases eventuales de acceso a las instalaciones para proveedores y contratistas. El
personal de seguridad revisará todos los bultos
Antes del evento, para construir y decorar el módulo el personal debe estar identificado. El horario de
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trabajo lo define el comité organizador
Durante el evento, en el área de registro e información sólo puede haber personal que tenga su gafete
de identificación
Los representantes de los medios de comunicación y los camarógrafos deberán estar identificados y con
permiso para cada equipo que porten
CIERRE DE LA EXPOSICIÓN
Luego de la clausura de la expo, los organizadores, los responsables de los módulos y/o los expositores
deben:
Coordinar el desarme, embalaje, traslado y expedición de los equipos y productos expuestos
Desmontar los módulos
Pagar los honorarios y salarios al personal contratado
Recoger la documentación correspondiente
Entregar y cumplir con las obligaciones con los responsables del lugar sede de la feria o
exposición
LOS EXPOSITORES
Hay empresas y organismos que en sus presupuestos anuales consideran una partida para asistir o realizar
eventos y ya tienen fechas predeterminadas para la feria o exposición en la que van a participar,
dependiendo de la temporada de ventas, sus líneas de producción, las tendencias de las compras o los
lanzamientos de productos.
En cambio, otras empresas no tienen presupuesto para este tipo de eventos y no participan, perdiendo la
posibilidad de conocer los últimos desarrollos del tema o rama de que se trate.
Generalmente las empresas no tienen dinero para apoyar todos los proyectos amplios y costosos que
quisieran para tener la mejor presencia y el mejor módulo, por lo que se deben adaptar el presupuesto y
utilizarlo de la mejor manera posible.
LAS VENTAJAS DE PARTICIPAR COMO EXPOSITOR
Desde el expositor las ventajas que hacen favorable su participación en este tipo de eventos son las
siguientes:
El expositor decide y genera el tipo de ambiente más propicio para cerrar las ventas
Los compradores van a la exposición, no hay que buscarlos o ir a visitarlos, y están más tranquilos
para conversar y concentrarse en conocer las características y bondades de los productos
El comprador tiene todo el tiempo disponible para escuchar y no es interrumpido como podría serlo
estando en sus oficinas
Se puede contratar o disponer de los espacios necesarios para hacer las demostraciones de los
equipos y productos
Se tiene acceso a un gran número de clientes potenciales y el tiempo necesario para entrevistarlos
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Se pueden hacer demostraciones con equipos múltiples
Son oportunidades de contacto directo con un público que tiene necesidad de innovaciones o algo
que atraiga su atención.
LOS OBJETIVOS DE LOS EXPOSITORES
Los expositores deben tener los objetivos muy concretos y claros cuando deciden participar en una
exposición y que estos sean cuantificables y posibles.
Los objetivos principales son:
Dar a conocer avances, desarrollos, ventajas e información general sobre sus productos y servicios
Fomentar las relaciones públicas con los clientes y los competidores, para buscar oportunidades de
hacer nuevos negocios
Ser una oportunidad para reforzar los vínculos entre la organización y sus clientes o distribuidores
Encontrar un gran número de posibles compradores y a la vez promotores, que les puedan dar su
opinión sobre los productos y servicios que ofrece la empresa.
Conocer la competencia para ponerse al día en cuanto a estrategias, innovaciones, modelos, estilos,
tecnología y el movimiento comercial del mercado
Hacer investigaciones de mercado
Presentar al personal del área técnica de la empresa con los clientes
Ser un instrumento más de la estrategia general de comercialización
Formalizar la mayor cantidad de pedidas, o sea ventas posibles
Introducir un nuevo servicio o línea de producto
Reposicionarse en el mercado
Promocionar tarifas, rating, planes de contratación
Reforzar su participación en el mercado
Contactar representantes para el interior del país o el extranjero
Difundir sus servicios y las ventajas que ofrece como empresa
Conocer las necesidades y expectativas del mercado
RESULTADOS ESPERADOS
El éxito en una exposición es un logro particular de cada empresa y puede basarse en muchos factores:
ventas técnicas, introducción de nuevos productos y de la forma de desarrollar las relaciones con los
clientes.
Los expositores no miden el éxito de una exposición o feria comercial en relación a la cantidad de relaciones
comerciales que hayan sido registradas, sino con respecto a la calidad de estos contactos y a las ventas
logradas.
Es indudable que las empresas tienen numerosas ventajas al participar en las ferias y explosiones
especializadas, ya sea como espectadores o como expositores.
Para los organizadores, los resultados que obtengan los expositores son muy importantes porque de su éxito
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depende la realización de futuras exposiciones.
LAS ACCIONES
Ante la participación en una exposición, el expositor debe realizar las siguientes acciones o actividades:
Planificar la participación en la exposición
Decidir cuándo participar en exposiciones
Definir la exposición adecuada para participar
Definir el presupuesto necesario para la realización
Seleccionar los espacios más adecuados para el módulo dentro de la exposición
Coordinar los productos y/o servicios a promocionar y los materiales a producir
Seleccionar los exhibidores adecuados
Transportar e instalar el stand, exhibidores, equipos y productos en el lugar sede
Definir la estrategia de marketing a implementar durante la exposición
Definir estrategias de atención en el módulo
Capacitar al personal que intervenga en la realización del evento y/o exposición
Coordinar reuniones para mejorar la calidad del servicio en los módulos
LA PARTICIPACIÓN ADECUADA
Las exhibiciones son un asunto controvertido para muchas empresas, ya que sus ejecutivos argumentan que
la mayor parte se exceden en su duración; generalmente tienen poca asistencia; algunas de éstas no han
sido bien planificadas y organizadas, y la afluencia de clientes reales es mínima. Objetan tener que sacar a
sus vendedores de su rutina de ventas. Argumentan que han recibido pocos pedidos en otras exhibiciones,
sin darse cuenta que este tipo de eventos en realidad sirve para establecer contactos que siempre ayudan a
cumplir con los objetivos de las empresas.
Algunos dicen que la participación está justificada solamente porque los competidores se encuentran en este
tipo de eventos. Hay empresas que han tenido excelentes resultados y sostienen que es necesario e
indispensable tener presencia en este tipo de exposiciones.
Tomar la decisión de participar en una feria o exposición es objeto de un estudio profundo, ya que los costos
pueden ser muy altos y si se hace una mala selección, los resultados esperados no se logran.
Hay que considerar que los fabricantes, los distribuidores y las empresas en general se encuentran
exhibiendo en competencia por ello la situación es propicia para atraer clientes potenciales que no tendrían
tiempo para visitar a una sola compañía.
Normalmente las empresas participan en ferias y exposiciones, en función de un plan general de
comercialización más amplio que la participación misma.
En el caso de las exposiciones de carácter internacional, los expertos de la empresa o agrupación expositora
deben de hacer un estudio y valorar la conveniencia de participar.
Cuando se decide participar en una exposición, el expositor debe incluir en su plan:
Los objetivos de su participación
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El presupuesto necesario
El análisis e identificación del mercado potencial
Los productos que va a promover
Las estrategias de promoción y publicidad
El personal que va a participar (gerencia corporativa, marketing y ventas, diseño y publicidad, apoyo,
oficinas)
El programa de trabajo y considerar el tiempo necesario para la realización de cada una de las
actividades, determinar responsables y asignar los recursos técnicos, humanos y financieros.
Las empresas para seleccionar en qué exposiciones van a participar se auxilian de catálogos anteriores y
publicaciones especializadas. Estas fuentes pueden dar mucha información sobre las características de la
exposición, es decir, la cantidad y clase de empresas que exhibieron productos la última vez que se celebró
y el número de participantes.
Son varios los puntos fundamentales que se toman en cuenta para elegir la exposición idónea para un
determinado producto o servicio, destacando por su importancia:
Determinar el mercado en el cual se pretende que participe la empresa
Elegir la exposición adecuada en función de la magnitud y actividad de la empresa, así como por el
tipo de producto que se desea exhibir
Debe ser apropiada para poder comercializar los productos de la empresa
Debe conocer los objetivos que busca cumplir asistiendo a la exposición
Estos objetivos deben ser específicos, significativos, alcanzables, cuantificables y estar orientados. Por
ejemplo:
Un número determinado de contactos
Un número de demostraciones de producto o presentaciones de servicio
Un número de personas:
Intervención en una presentación posterior
Interesados en difundir los servicios
Que reconocieron la presencia de la empresa
Que calificaron la imagen de la empresa
La calidad de los expositores da una idea del prestigio de la exposición
Los catálogos de las exposiciones informan acerca de la competencia. También se puede contratar la
realización de estudios que den un pronóstico sobre los posibles visitantes antes de la exposición. Estos
estudios son costosos por lo que hay que valorar si realmente son necesarios.
Cuando el expositor decide en qué exposiciones va a participar durante todo el año, debe proceder a
contratar los espacios en las exposiciones, encargar el diseño y realización de los módulos y hacer las
reservaciones de hotel y transportes del personal responsable que va a asistir por parte de la empresa o
agrupación.
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127
EL PRESUPUESTO
Algunos de los conceptos que hay que considerar para estimar el presupuesto son:
Alquiler del espacio, de la construcción del stand y del mobiliario necesario
Escenografía del módulo
Publicidad y promoción
Limpieza
Honorarios y sueldos del personal
Gastos de viaje y estadía del personal (considerando los días antes y después de la exposición)
Embarque y almacenamiento
Transporte de ida y regreso de las mercancías o equipos expuestos
Seguro de transporte y mercancías
Gastos de representación
Otros gastos en la exposición
Debe haber un responsable de controlar la documentación que se utilice durante la exposición. Un sistema
de registro y archivo de pedidos, clientes potenciales, comprobantes de gastos realizados y cheques
expedidos durante la exposición, informes de ventas, licencias y permisos y alguna otra documentación que
se genere.
LA SELECCIÓN DEL ESPACIO Y EL STAND
Algunos de los elementos que se deben considerar para escoger los mejores módulos son los siguientes:
Entradas, salidas y pasillos con la mayor afluencia de público
Considerar la cercanía con conexiones de agua, gas y electricidad, así como fax, teléfonos y
servicios sanitarios
Si se tienen ventajas competitivas con relación a la competencia, es conveniente ubicarse cerca de
ellos
Evitar las áreas donde se venden alimentos, Así como los postes, las columnas y los desniveles
Evitar los extremos cerrados
En el caso de equipos grandes considerar los espacios de acceso y acomodo
Generalmente los stands más completos y profesionales se encuentran en las exhibiciones para el público
en general, mientras que los menos sofisticados son aquellos enfocados a los mercados especializados. En
alguna medida éste es un reflejo de la asignación de los diferentes presupuestos promocionales, los cuales
generalmente son mayores para los artículos de consumo.
En el caso de la construcción del módulo, el expositor tiene que intervenir para solucionar algunos
problemas, modificar ciertos datos, ajustar algunos proyectos, la presentación y su adecuación, que debido a
las circunstancias sólo se puede comenzar en los últimos días de la fase del montaje, y generalmente se
termina en las últimas horas que preceden a la inauguración de la feria o exposición.
Dos o tres días antes de la apertura, son el verdadero período crítico, ya que hay muchos detalles que se
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pueden resolver solamente unos días antes de la fecha de inauguración.
LOS PRODUCTOS Y MATERIALES
Los productos y los materiales necesarios para armar el stand pueden clasificarse en:
La escenografía destinada para el módulo
Los materiales adecuados a la presentación de producto o servicios
Los productos que se quieran promover
Los impresos que se pretenda distribuir, como ser:
o Prospectos
o Catálogos
o Folletos técnicos
o Boletines y revistas
o especializadas
El material de animación, se puede componer por:
o Videos
o Películas
o Diapositivas
o Maquetas
o Esquemas didácticos
o Fotografías (de preferencia grandes)
o Acetatos
o Gráficos
o Mamparas informativas
Dependiendo del tamaño del módulo, se debe diseñar la escenografía y distribución de equipos y productos.
LOS EXHIBIDORES
La característica principal de un buen exhibidor es que esté diseñado para atraer por sí mismo a los posibles
interesados.
Existen varios tipos de exhibidores y se debe de seleccionar considerando lo siguiente: el tipo de evento, el
espacio, las necesidades y el presupuesto.
Los exhibidores más comunes se pueden clasificar en:
De mesa: están diseñados para colocarse encima de una mesa y tienen la ventaja de que son fáciles de
transportar, instalar, desmontar. Dependiendo del material del que se fabriquen, su precio puede ser
accesible.
Portátil: se transporta con facilidad, muy útil y en algunos casos es lo más adecuado. Hay que
considerar que la mayoría tiene poca capacidad.
Modular: la característica principal es que las estructuras son intercambiables; es muy flexible para
adaptarse a cualquier tipo de espacio.
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A medida: está fabricado especialmente y diseñado con las características y materiales necesarios para
su mejor funcionamiento en el lugar designado.
Los exhibidores se pueden alquilar o también se puede contratar el servicio de una empresa especializada
en diseño e instalación para el caso de los realizados a medida.
EL TRANSPORTE Y LA INSTALACIÓN
El diseñador y realizador del stand es quien se encarga de su traslado y montaje. Pero en el caso de tratarse
de stands que la empresa ya tenga y decida reutilizar y sean de montaje sumamente sencillo, el transporte
terrestre más adecuado es el de las empresas de mudanzas, ya que cuentan con equipo y personal
especializado.
También se tiene la alternativa de contratar transporte aéreo de carga, en el caso de que fuera urgente o las
distancias muy grandes.
Se debe embarcar y enviar a la sede lo siguiente:
Equipos y materiales de oficina
Folletos promocionales y técnicos
Carteles
Publicaciones
Documentación general del área de ventas (listas de precios, manuales técnicos, tarjetas de
presentación)
Muestras de los productos
Mobiliario
Fotos
Equipos para la presentación
Permisos y licencias
Uniformes del personal que trabajará en el stand durante la exposición
Cuando los organizadores indiquen que el espacio y/o el módulo están terminados y disponibles, hay que
instalar inmediatamente el stand y/o los exhibidores.
Por último, se debe de supervisar el desarme y embalaje del módulo y embarcarlo de regreso a la empresa o
al depósito del realizador, según se haya pautado originalmente.
LA ESTRATEGIA DE MARKETING
Se debe diseñar una campaña específica para estimular la asistencia de clientes efectivos y potenciales.
Algunas de las preguntas que tienen que hacer los expositores para definir su plan de marketing son las
siguientes:
¿Quiénes son los clientes potenciales que pueden asistir?
¿Dónde se encuentran?
¿Cuáles son sus problemas y necesidades?
¿Qué están esperando de nosotros?
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¿Qué beneficios puede proveer nuestra empresa a estos clientes?
¿Qué competidores participarán?
Ventajas y desventajas comparativas de nuestros productos con respecto a los de los competidores
¿Cuáles son las fortalezas y debilidades como empresa en relación a la competencia?
¿Por qué se desea participar en la exposición?
¿De qué presupuesto se dispone?
¿Qué se debe hacer para participar en la exposición?
Antes de la exposición, se puede mandar al personal de ventas de la empresa, con algunos clientes que
hayan estado en otras exposiciones similares, para promover personalmente su participación.
A los clientes potenciales hay que enterarlos vía telefónica e invitarlos a participar en la exposición.
Las exposiciones pueden ser útiles para el lanzamiento de un producto nuevo y para atraer una renovada
atención hacia los productos existentes que todavía tienen aceptación en el mercado. También se pueden
utilizar para difundir historias acerca de las empresas y sus productos buscando fortalecer su imagen.
El lanzamiento de un producto nuevo en una exposición puede funcionar, pero el impacto es perderse si el
competidor o los competidores están haciendo lo mismo, especialmente si su nuevo producto es más
interesante. Además el lanzamiento de un producto nuevo debe apoyarse con promociones efectivas que
den resultados concretos: para ello, se deben tener escenografías y exhibidores atractivos que capten la
atención de los visitantes, así como personal experto en el producto o servicio que se va a presentar para
ayudar a los vendedores en el cierre de ventas.
Si el producto no puede demostrarse en el módulo, es necesario hacer los arreglos para que sea mostrado
en otro lugar. Es recomendable que esté a una distancia corta y si es posible con transporte de y hasta el
lugar de la prueba. Hay que considerar el procedimiento de readmisión a la exhibición para evitar cualquier
inconveniente. Como forma alternativa, algún tipo de simulador en ocasiones puede funcionar bien.
Las exhibiciones tienen oportunidad de obtener cobertura de los medios de comunicación, en las reseñas,
en la inauguración, clausura y eventos especiales.
Algunas estrategias, como incluir promotoras/azafatas vestidas ligeramente, pueden incluso rebotar el efecto
y ofender a ciertos grupos, aunque pueda agradar a otros.
Hay que definir qué publicaciones y muestras de productos de la empresa se van a difundir, tener una
cantidad suficiente de los mismos y dirigirlos a los compradores potenciales. En algunas exposiciones se
necesitan folletos en diferentes idiomas.
ESTRATEGIA EN EL STAND
La prioridad es fomentar las buenas relaciones con los clientes y visitantes, proyectar una buena imagen y
cerrar ventas.
El número ideal de personal en un módulo varía en función de sus dimensiones, de su estructura y número
de productos por exponer y por promover.
Es recomendable la formación de un equipo de 5 ó 6 personas: el director del módulo, un asistente del
director, una o dos recepcionistas bilingües, que puedan ser intérpretes si fuera necesario y dos vendedores
expertos.
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Es muy recuente que los directores de los módulos y las personas que lo auxiliarán no tengan los
conocimientos ni las cualidades necesarias para atraer a los clientes, profundizar los contactos y presentar
técnicas y comercialmente los productos.
Durante la exposición el personal del módulo tiene contactos con diversas categorías de visitantes y se
pueden clasificar de la siguiente forma:
Los clientes invitados por el expositor
Los clientes potenciales
Los vendedores de otros productos
El público en general
Los representantes de los medios de comunicación
Personalidades e invitados especiales
Personal de la competencia
El trato con los diferentes visitantes, exige de sensibilidad y un buen manejo de las relaciones públicas de
todo el personal del módulo.
Los elementos que más influyen en la decisión de los clientes potenciales para visitar un módulo son:
Ubicación del módulo
Demostraciones interesantes de los equipos y productos
El tipo de stand y exhibidores
Recomendaciones de los vendedores de la empresa y otros clientes
Innovaciones
Es importante detectar, lo más pronto posible, si el visitante es interesante o no para los propósitos de la
empresa expositora. Es importante también conocer la calidad y cantidad de los contactos establecidos. El
contacto con los visitantes es de suma importancia por los datos que pueden obtener.
El expositor nunca podrá considerar finalizada su labor, una vez clausurada la exposición, ya que debe
mantener los contactos establecidos y aprovechar las oportunidades de negocio descubiertas, con objeto de
que no se pierda el impulso derivado de la exposición.
Hay que preparar cuestionarios específicos, para que en el transcurso de la exposición se recojan gran
número de datos y sugerencias de intermediarios, consumidores y público en general.
También hay que desarrollar un esquema de entrevistas, que contenga un resumen de la información que el
responsable del módulo comunicará a los medios de comunicación interesados.
Los directores de los módulos deben reunirse diariamente con sus colaboradores para intercambiar
experiencias e impresiones y evaluar el desenvolvimiento de las actividades del día. En estas reuniones de
calidad se plantean los problemas que surgieron y las posibles soluciones que pueden aplicarse.
Esta información es de suma importancia para los organizadores, ya que es una forma de detectar
anomalías durante el transcurso de la exposición y tener la posibilidad de corregirlas de inmediato y dar un
mejor servicio a los clientes y visitantes.
EL PERSONAL Y LA CAPACITACIÓN
Lo ideal es que el personal que se seleccione tenga perfil de vendedor y reciba una capacitación comercial y
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técnica, en seminarios especialmente organizados para este fin, ya que de su buena preparación depende
en gran medida el éxito de su participación en la exposición.
Esta capacitación debe comprender como mínimo el siguiente temario:
Comprender el objetivo perseguido por el expositor
Conocer las características principales de los productos (fichas técnicas)
Las técnicas fundamentales de la venta.
Las funciones, actividades, deberes y responsabilidades de cada uno durante la exposición
Las características principales del país y de la ciudad en que tendrá lugar la feria. Por ejemplo:
información geográfica, turística, cultural, comercial, industrial, económica, política y social.
La mentalidad y las costumbres comerciales de sus habitantes
Los posibles problemas técnicos que plantea la exposición
El comportamiento adecuado en el módulo
Además, la capacitación también debe incluir:
1. Argumentos de venta: son todos los argumentos necesarios para vender el producto y para contestar las
posibles objeciones de los clientes.
2. Es importante que el vendedor domine la siguiente información:
La lista de productos que se exhibirán
Estructura de precios de los productos
Inventarios y producción actual de los productos
Características y cualidades
Ventajas y desventajas con relación a los productos y servicios de la competencia
Usos posibles
Plazo de entrega
Forma de empaque y embalaje
Medios y condiciones de transporte
Precios y descuentos
Tiempos de entrega
Formas de pago y créditos
Garantías
Asistencia técnica
Programa general de actividades
3. El personal también debe tener la capacidad de:
Consultar documentos que proporcionen información de cada uno de los productos, especificando
las características de orden técnico y comercial
Conocer y llenar eficientemente órdenes de pedido y facturas
Abordar, calificar y clasificar a los clientes potenciales en un tiempo muy breve
Elaborar listas de personas, clientes potenciales, grupos y sociedades interesadas en los productos,
para contactarlas y darle seguimiento a la venta después de la exposición
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Conocer el software que se esté utilizando, para poder consultar existencias de inventarios, elaborar
pedidos y facturas y consultar y cargar información general de los clientes efectivos y potenciales
Conocer sobre promociones y manejo de mensajes especiales, antes y durante la exposición
Evaluar clientes potenciales con base en un cuestionario que los clasifique y califique, dependiendo
de la probabilidad de cerrar un negocio
Conocer las técnicas elementales para el cierre de ventas
Se debe definir un sistema de calificación para que el vendedor asigne, clasifique al cliente potencial y se le
pueda dar seguimiento estratégico a cada caso en particular. La información que se debe recabar de éstos
es:
Información general de la empresa que representa (nombre, dirección, teléfonos, actividad y ventas
anuales)
Información general del representante
Interés en alguna demostración o producto en particular
De quién depende la decisión final para el cierre de la venta
Comentarios y apreciaciones personales del vendedor sobre el cliente potencial
Anotar si solicita una visita personal, muestras o publicaciones específicas
La capacitación del personal del módulo debe complementarse con información escrita que contenga las
funciones básicas del trabajo a desempeñar y las características de los productos o servicios que se van a
promover. Es recomendable supervisar continuamente el desenvolvimiento del personal en el módulo y
comprobar que cumplan con sus funciones y que su presentación sea la adecuada.
Debe estar prohibido sentarse, fumar, leer, comer, beber, masticar o hablar por teléfono o con los demás
vendedores, durante el horario de trabajo en el stand. Dependiendo del horario de la exposición, se
recomienda manejar dos turnos ya que se trabajan muchas horas y se pueden volver ineficaces. Hay que
establecer políticas para definir y coordinar los horarios de entrada y salida del personal
Otro aspecto importante en relación al personal que trabaja en el módulo, es programar su hospedaje y
alimentación con anticipación, con base a los lineamientos establecidos por el comité organizador.
Hay que considerar el espacio físico que ocupa el personal en el módulo para que puedan atender a los
visitantes y trabajar cómodamente.
Algunos días antes de la apertura se deben llevar a cabo ensayos previos o simulacros de los que puede
suceder en el módulo durante la exposición; esto ayuda a que desde el primer día se pueda dar un servicio
de mayor calidad.
El personal también debe conocer:
Los nombres de con quienes trabajará en el módulo
En dónde se alojarán
Dirección y números telefónicos del lugar sede de la exposición
Horarios de labores
Objetivos corporativos y específicos de cada uno
Mapa con la ubicación del hotel, el centro de exposiciones y sus alrededores
Plano de distribución del salón de exposiciones
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CONTRATOS Y REGLAMENTOS
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
El contrato de arrendamiento se firma entre el Comité Organizador y el Expositor, una vez consolidada la
adquisición del módulo. Este es un contrato donde se reglamenta todo lo concerniente al alquiler del espacio
y debe incluir lo siguiente:
Nombramiento de las partes firmantes
Función del comité organizador
Fecha (período de tiempo) y lugar de arrendamiento
Objetivo de la feria o exposición
Aceptación de las cláusulas establecidas
Normas de derecho de admisión
Forma de pago
Variaciones aceptadas
Derechos del organizador para cambios de espacios, fecha y lugar de realización
Condiciones de cancelación de parte de alguna de las partes firmantes
Consecuencias en caso de falta de pago o pago en mora y costas judiciales
Consecuencias en caso de incumplimiento de obligaciones de parte de alguna de las partes firmantes
Prohibición de parte del expositor de alquilar el espacio/módulo a terceros
Consecuencias ante molestias ocasionadas por parte del expositor a otros expositores o visitantes
Obligación de apertura del módulo de parte del expositor al público y presencia en el mismo
Respeto de reglas
Presentación de planos de aceptación
Respeto a las condiciones de seguridad, construcción, prevención de incendios, mantenimiento,
escenografía, publicidad y entrega de material
Respeto a los horarios establecidos por el organizador y tiempos límites de ingreso y egreso
Autorización de exhibición de artículos y equipamiento declarados
Normativa de identificación
Riesgos y responsabilidades del expositor
Exhibición de seguros
Abstenciones, prohibiciones, pérdidas y daños
Normativa ante el ingreso de material o equipamiento de importación
Condiciones de devolución del módulo luego del desarme
Autorización de clausura del espacio en caso de incumplimientos de cualquier tipo
Cláusula legal de Juzgado correspondiente para la resolución del contrato.
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REGLAMENTO PARA EXPOSITORES
El objetivo de este reglamento es establecer la mecánica operativa para regular el buen funcionamiento y
desarrollo de la exposición, el uso adecuado de las instalaciones, la conservación del inmueble y, como
factor más importante, la seguridad de todos los participantes.
Este reglamento cumple la misma función que el “reglamento de copropietarios” que existe en un edificio de
departamentos, que regula las normas de conducta y buena convivencia.
El reglamento para expositores debe incluir todo lo referente a los siguientes temas:
Fechas y horarios de ingresos y egresos para armado, apertura al público de la exposición y los módulos
y de ingresos y egresos para el desarme
Espacios y usos permitidos
Condiciones para realizar el montaje y desarme
Limpieza
Uso de teléfonos y radioteléfonos
Utilización de equipamiento de sonido
Normativa con respecto al consumo y/o venta de alimentos y bebidas
Responsabilidades con respecto al personal a cargo
Normativa con respecto a patrocinadores y publicidad dentro de los módulos
REGLAMENTO PARA LA CONSTRUCCIÓN DE STANDS
Este documento reglamenta las condiciones, permisos y características respecto de la construcción de los
stands por parte de los expositores. El mismo deberá contener lo indicado en cuanto a los siguientes temas:
Alturas máximas permitidas
Límites permitidos de construcción
Condiciones de seguridad y soportes para la instalación de techos y/o antetechos
Aclaraciones con respecto a materiales permitidos
Condición en que debe ser ingresado el mobiliario
Permisos y prohibiciones de construcción en el lugar sede
Contrataciones permitidas y prohibidas
Carga eléctrica entrega con el módulo y cargo extra por contratación de carga adicional
Condiciones en que el expositor debe entregar la información de construcción su módulo
Permisos y prohibiciones de instalación dentro de la locación (por ejemplo: clavar, pegar o engrampar
sobre columnas, paredes o pisos de la sede)
Prohibición de obstrucción de circulaciones o áreas comunes
Prohibición de acceso directo a fuentes de suministro de energía eléctrica
Especificación de los horarios permitidos para trabajar y para ingresar mercaderías, equipos y
herramientas
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UNIDAD 11. LOS EVENTOS DEPORTIVOS
TIPOS DE COMPETICIÓN DEPORTIVA
En los siguientes cuadros se describirá cuales son los organismos nacionales y/o internacionales que
intervienen para la correcta autorización y desarrollo de los diferentes eventos deportivos posibles de
realizar. Estos están directamente relaciones con el tipo de competición que se desarrolle durante el evento,
el tipo de deportistas que participen y la clasificación oficial que se busque. La gama es sumamente amplia,
pues va desde profesionales de alto rendimiento para competición internacional hasta campeonatos internos
de empresas que se realizan para incentivo e integración laboral.
Competición
oficial mundial
Comité Olímpico
Ministerio de Asuntos Exteriores
Consejo Superior Deportivo o Secretaría de
Deportes Nacional
Federación: perteneciente a la Federación
Internacional
Consejo Superior Deportivo o
Secretaría de Deportes Nacional
Federación
Deportiva
Ligas
Federaciones
Clubs
Competición
oficial nacional
regional
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No inscripta en una clasificación oficial
Sin capacidad legal Sin autorización
Organización posible No se desarrolla
por un club o estructura bajo el dominio
social cualquiera público
Competición
local
No inscripta en una clasificación oficial
Sometida a autorización
(Ejemplo: ciclismo)
Primer caso Segundo caso
Organizada Organizada por
por un club estructura no
autorizado habilitada
Competición Competición
Legal Natural
Competición
natural
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ORIGEN DE UN PROYECTO DEPORTIVO
Ante la concepción de un plan o proyecto de realizar un evento deportivo, para entender la factibilidad de
ejecución del mismo debemos poder responder el siguiente listado de preguntas:
¿Por qué se propone?
Porque tenemos experiencia para el desarrollo de la misma
Porque tenemos antecedentes históricos (se viene realizando desde... o se realizó en...)
Porque tenemos instalaciones idóneas o el lugar ideal para su desarrollo
Porque hay interés local y provincial
Porque tenemos necesidad
Porque es nueva
Sin clasificación
No se compite por título
Exhibición
Carácter publicitario y comercial
Ninguna reglamentación
deportiva a respetar
Espectáculo
deportivo
Ninguna competición
No hay reglamentación deportiva
Deporte tiempo
libre
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¿Para qué se propone?
Para corresponder a una sensación de demanda
Para conseguir rentabilidad económica
Para transmitir imagen al exterior
Para promocionar un deporte
¿Cómo se va a desarrollar?
Un solo partido
Triangular
Cuadrangular
Liga regular
Carreras o salidas individuales
Carreras en grupo
Polideportivamente
Exhibición individual
Exhibición en grupos
¿Dónde y cuándo?
Instalación/es: convencionales o naturales
Localidad (sede central)
Localidades (sedes complementarias)
Fecha
¿Quién va a ser el responsable?
Secretaría/Dirección Nacional de Deportes
Secretaría/Dirección Provincial de Deportes
Secretaría/Dirección Municipal de Deportes
Club o Asociación
Empresa organizadora
¿Quiénes serán los colaboradores?
Secretaría/Dirección Nacional de Deportes
Secretaría/Dirección Provincial de Deportes
Secretaría/Dirección Municipal de Deportes
Cámara empresaria
Empresa
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Normalmente, la organización de una competición deportiva tiene una dependencia directa en la sociedad
(nación, región, municipio o grupo organizado).
OBJETIVOS DE LOS EVENTOS DEPORTIVOS
En función de los resultados o fines buscados existen diferentes tipos de objetivos:
Sociales:
Aumento del asociacionismo
Ayuda a asociaciones necesitadas (fines benéficos)
Promoción de la localidad y zona de influencia
Motivar a los jóvenes a la práctica deportiva
Realizar alternativas de ocio diferentes
Económicos
Obtención de beneficios en metálico/dinero
Obtención de beneficios traducidos en instalaciones
Obtención de beneficios traducidos en material deportivo
Promoción empresarial
Investigar nuevas fuentes de ingresos
Incremento de abonados o socios
Organizativos
Feliz estancia de todos los asistentes
Mejorar ediciones anteriores, si las ha habido
Amplia difusión de la competición
Valoración positiva de los medios de comunicación
Diversión del público asistente
Éxito según la valoración personal de cada integrante de la organización
Deportivos
Promoción del deporte en la localidad o región
Ganar el torneo
Compromiso para una organización de superior categoría
Ascenso de categoría deportiva
Crear secciones de categorías inferiores
Generación de fondos
Subvenciones
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Sponsoreos
Venta de entradas
Venta de merchandising (elementos promocionales)
LA ESTRUCTURA DE CONTROL
El Comité Ejecutivo
El Comité Ejecutivo es el que, formando parte de la estructura, se encarga de supervisar el buen
funcionamiento en aspectos globales.
El Comité Ejecutivo no organiza o desarrolla, sólo vigila y controla al Comité Organizativo u Operativo y
resuelve problemas sin destinatario.
Puede estar compuesto por organismos, personas físicas o por ambos. En competiciones de carácter oficial,
suelen ser los organismos los que componen el comité a través de sus representantes por ellos delegados:
Consejo Superior de Deportes
Comunidad Autónoma
Municipios
Federación
Otros
Sus funciones se basan en:
Supervisar el buen funcionamiento general
Interpretar los reglamentos
Resolver conflictos que no tengan un responsable directo
Examinar quejas que no sea de carácter técnico
Adoptar soluciones
Regular todo aquello que no esté contemplado
El Comité de Honor
El Comité de Honor se nombra entre las personas invitadas y siguiendo una relación protocolar.
La estructura organizadora
Es la organización de las personas, de las funciones a realizar y del proceso correcto.
Más allá de que no existe un único modelo de estructura, a continuación iremos desarrollando un modelo de
estructura típica para eventos deportivos.
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La estructura técnico-deportiva
Es la que define a las personas y cargos que tienen la responsabilidad del desarrollo de la competición
deportiva. Esta puede ser tan variada como los propios deportes, de tal manera que puede ser tan simple
como el fútbol (árbitro, dos ayudantes, un delegado) o tan compleja como una carrera de automovilismo.
El organigrama que se expone a continuación lleva incluidos distintos tipos de responsables deportivos que
se podrán incluir en las diferentes competiciones que nos puedan interesar.
Perfil Funciones Proceso eficiente
Director técnico
deportivo
Técnico en el/los
deporte/s que se
desarrollen
Experiencia en
organización de
competiciones
Organizado, práctico y
enérgico
Desarrollar el
organigrama
Coordinar a los
responsables
Control de la
competición desde su
punto de dirección
En caso de dudas,
deben decidir
Redactar informe final
Conocer bien a los
responsables
Delegar
No dudar en las
decisiones
Estar localizable
continuamente
Ver experiencias
diferentes como
garantía de
capacidad de
improvisación
Árbitros o jueces
Poseer licencia para
su cometido
Comprensivo y duro
Buen analista de las
reacciones
emocionales
Actitud neutral
Juzgar las infracciones
que se cometan en la
competición
En caso de gravedad,
hacerlas constar en
acta
Intentar ser justos
Revisar
anteriormente todo
para corregir faltas
Tomar las decisiones
con la mayor rapidez
posible
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Perfil Funciones Proceso eficiente
Encargados o
responsables de
pruebas
Experiencia personal
Metódicos
Resuelven los
problemas con lógica
Desarrollar las
instrucciones con sus
encargados y
colaboradores
Comprobar que todo
está instalado y en su
punto
Tener previstos planes
de emergencia
Tener clara la
situación de
personas y medios
En caso de duda,
preguntar.
Reciclar al personal
Informar al director
Controles
Amplios
conocimientos de
controles
Imaginativo
Resuelto y rápido
Proporcionar
información, ayuda y
control de los
participantes
Estar visibles durante
la competición
Tener todo lo
necesario
Conocer la situación
de todos los servicios
Concentrarse en todo
lo que sea su misión
Cronometrador/es
Técnico en
cronometrajes
Metódicos
Rápido en la
ejecución de tareas
Cronometrar parcial o
totalmente los pasos o
períodos que figuren en
los reglamentos
Tener todos los tipos de
cronómetros en
condiciones
Fijar los lugares idóneos
para realizar su función
Si es posible, realizar
doble cronometraje
electrónico y manual
Buscar un lugar
cómodo para
realizarlo relajado
No distraerse en
otros menesteres
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Perfil Funciones Proceso eficiente
Responsables de
largadas-llegadas
Experiencia y
conocimiento del
reglamento
Organizado
Expeditivo y
autoritario
Control de largadas,
llegadas y resultados
Marcar pautas horarias
de las pruebas
Ser efectivos y
puntuales
Tener ordenado todo
el programa con
meticulosidad
Preparar todo para
que sea más sencillo
No precipitarse en
dar los resultados.
Seguridad
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Les presentamos aquí un ejemplo de organigrama que podríamos utilizar en este tipo de eventos.
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CEREMONIAS Y ACTOS
Clases
Llamamos ceremonias al conjunto de actos o acciones que se realizan por ley o costumbre y dentro de este
apartado podemos citar las siguientes:
Ceremonia de Apertura
Recorrido de antorcha (sólo en ocasiones de competiciones importantes)
Entrega de premios o trofeos
Ceremonia de clausura
Llamamos actos extraordinarios a todas las competiciones que se desarrollan paralelamente a la deportiva y
que sirven para cubrir los tiempos vacíos de competición, haciendo más agradable la estancia y
manifestando nuestra cultura y costumbres.
Actuaciones (de tradición folklórica o canto)
Exhibiciones (populares o deportivas)
Actos y acciones de protocolo
Actos de protocolo Acciones de protocolo
Recepción (llegada)
Saludos
Presentaciones
Presentación a los medios
Saludos
Lugares de cada uno
Programa de actuación de cada uno
Ceremonia de apertura
Recepción
Situación en lugar privilegiado
Discursos
Izamiento de banderas
Himnos
Despedida
Ceremonia de clausura
Igual que en la apertura
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Entrega de trofeos o medallas
Listar a las personas que van a entregar
Acompañar a cada uno
Tener ordenadas todas las entregas
Banderas
Himnos
Recorrido de antorcha
Dependientes de los lugares de paso
Recepciones oficiales
Programación de autoridades de la localidad
Antes de profundizar en cada uno, cabe rescatar que siempre se deben respetar las siguientes
características:
Que puedan ser contempladas por el mayor número de personas
Cuando los lugares estén al aire libre, debemos pensar en soluciones alternativas para las
inclemencias que puedan hacer cambiar algún acto.
Puntualidad, rapidez y duración justa
Contar con los ensayos suficientes que garanticen su correcto desarrollo
Tener controlados o localizados a todos los participantes
Recepción
Al hablar de Recepción, se pueden dar múltiples interpretaciones sobre la forma de realizarla
a. Servicio que se encarga de informar y ayudar a medida que se van presentando los asistentes en la
localidad o zona
b. Recepción oficial por parte de las autoridades
c. Recepción amable y familiar en algún lugar indicado previamente, por parte de alguien destinado a
ello por la organización
a. En el primer caso, el centro puede estar situado en la oficina de información y su misión será la
siguiente:
Comprobar las llegadas
Solicitar las licencias o acreditaciones
Dar las instrucciones preparadas para los participantes y visitantes sobre alojamientos, comidas,
etc
Responder a la solicitud de información
Corregir los errores eventuales
Anotar las plazas en los vehículos
Anotar las modificaciones de comidas y alojamientos
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148
b. En segundo lugar, se cita otro tipo de recepción que puede ser compatible con la primera.
Las autoridades locales, en muchas ocasiones, realizan un acto oficial en el que se reúnen con los
representantes de los participantes o incluso con todos los participantes (según el número) para dar la
bienvenida y ofrecer su colaboración para que la estancia sea agradable
En algunos casos, este acto va acompañado de un aperitivo o por alguna actuación representativa de la
localidad o zona.
Durante el desarrollo del mismo, pueden entregarse regalos o recuerdos de la localidad a los visitantes,
Federación o Comité Organizador.
c. E tercer lugar, se cita una posibilidad que es característica de poblaciones más pequeñas. Donde no se
disponga de medios económicos para desarrollar grandes acciones de impacto, se debe compensar con
atenciones personalizadas con menor preparación pero mayor intensidad.
Podemos contactar con anterioridad a las delegaciones para conocer la hora aproximada de llegada y la
ruta a seguir. Seguidamente decidiremos el lugar de encuentro de nuestro representante con el grupo,
quien los acompañará a los lugares programados para el desarrollo de las formalidades administrativas
y, posteriormente, les acompañará a sus alojamientos.
Esta compañía puede programarse exclusivamente para la recepción o continuar como acompañante
durante todas las jornadas de la competición.
Los tres casos, con otros que seguramente se pueden citar, pueden realizarse por sí solos o conjuntamente.
Desde luego, se debe recibir a todos los visitantes con las formas y tradiciones que distingan al lugar.
Presentación a los medios de comunicación
La presentación oficial de la competición a los medios de comunicación se realiza unos días antes de la
celebración.
Puede realizarse en la misma ciudad que se va a realizar la competición o en otra ciudad mayor, por interés
de los organizadores y la mayor repercusión en los medios existentes posibles.
La sala donde se celebra la presentación debe contemplar la existencia de un escenario/tarima con mesa
frontal y, como fondo de éste, un panel que permita la clara presencia de la denominación de la competición
y los logos de los diferentes patrocinadores.
Quienes tendrán uso de la palabra durante el desarrollo serán:
El Presidente de la Federación
Presidente del Torneo
El representante o sponsor principal
Al finalizar los discursos de rigor, podrá darse inicio a la rueda de preguntas que será coordinada por un
moderador.
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149
Ceremonia de apertura
Es un acto que se realiza durante el desarrollo de casi todas las competiciones deportivas de una forma
breve y sencilla o con un contenido espectacular.
Como acto voluntario que no forma parte de la competición oficial, se puede programar su realización en el
momento más adecuado y atractivo para todos.
Momento: debemos elegir cuándo lo vamos a realizar.
o Un momento adecuado puede ser el primer día de competición, por la tarde
o Se puede realizar después del inicio de la misma
o No programar su realización durante los horarios normales de descanso
o Si la competición tienen una duración de varios días, no programar la ceremonia hasta que no
esté prevista la llegada de todos
Lugar: el lugar adecuado debe tener una serie de características que permitan su desarrollo con
normalidad, seguridad y amplias posibilidades de visibilidad
o Puede realizarse en la instalación donde se desarrolla la competición
o Puede ser en una calle, plaza, anfiteatro, etc
o Puede ser en un lugar especial adecuado al desarrollo de una idea original
o Debe ser cómodo por el número de asientos y visibilidad
Una vez decidido el lugar, debemos pensar en otro alternativo por si fuera necesario en el caso de que
algún contratiempo impida su normal desarrollo.
Contenido: el contenido de un programa sencillo puede estar compuesto por unas palabras de la
autoridad representativa y una presentación sencilla de los equipos o deportistas
Si desarrollamos un acto con ideas originales, exclusivas, pensamos en varios conceptos que pueden
resumir su composición
o Idea general
o Duración justa
o Pocos actos protocolares
o Espectáculo único (pueden ser varios diferentes entrelazados)
El espectáculo está diseñado normalmente con el contenido de dos elementos que identifican el lugar y
lo distinguen de otros: el entorno y las tradiciones.
Ejemplo de un programa resumido
1. Espectáculo de presentación
2. Se iza la bandera de la competición
3. Si es internacional, se interpretan los himnos correspondientes
4. Desfile de los participantes (en último lugar el equipo local)
5. Discurso de inauguración
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Desarrollo de la competición
El desarrollo de lo que hemos preparado es el núcleo o corazón alrededor del cual gira todo el proceso. Si la
preparación ha sido correcta y el desarrollo tiene defectos, nuestros esfuerzos no habrán tenido efectividad.
En este período debemos incrementar nuestra dedicación a un control exhaustivo de todos los detalles.
Aunque oficialmente sólo se llama competición al enfrentamiento entre los participantes o equipos durante
los tiempos reglamentarios, en este capítulo vamos a comentar esto y algo más, que forma parte
complementaria de su desarrollo. Podríamos definir en este desarrollo, a todas las acciones que se realizan
antes, durante y después y que son contempladas por los espectadores:
El calentamiento.
Sorteos.
Prueba o partido.
Entrega de premios.
Todo esto debe estar previsto:
Cuadro de horarios.
Solución a las posibles averías o defectos del material deportivo.
Separación de jueces o árbitros con los participantes.
Entradas o salidas alternativas para todos ellos.
Los servicios nos deben garantizar la seguridad y una coordinación adecuada, pero lo único que se
contempla y se valora es la propia competición.
Los Cuadros de Horarios que deben existir son:
Entrenamientos
Competición (cuadro por instalación)
Competición (cuadro por día)
Competición general
Ruta (horario por localidades)
Avituallamientos
Horarios previstos
Entrega de premios
Cuando existe una competición, el resultado termina en un premio, este puede ser muy variado: trofeo,
medalla, metálico/dinero u objetos relacionados con la competición.
La entrega se realiza en un acto protocolario más o menos sencillo.
Según sea la competición, habrá una o varias entregas y podrán realizarse al finalizar los resultados
individuales o al finalizar completamente ésta. Como por ejemplo:
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151
Un solo partido
Un torneo con varios equipos
Una carrera de un día
Una carrera por etapas
Pruebas individuales
Al finalizar el mismo
Al finalizar el torneo
Al finalizar
Al finalizar cada etapa y la competición
Al finalizar cada prueba o al final de
bloques o total
No importa cuándo, pero sí importa que deba estar pensada y programada con horarios, lugares y protocolo.
Generalmente se realiza en la instalación donde se desarrollo la competición. Si la competición se desarrolla
en ruta, siempre se contará con un lugar con visibilidad para realizar la entrega.
Dentro de la instalación se podrá realizar a pie de campo o en la tribuna de autoridades. Por motivos de
seguridad, algunas autoridades no se mueven de la tribuna.
Podemos hacerla de una forma sencilla o convertirla en un espectáculo. Será igualmente rápida y amena.
Preparamos una mesa en la que ordenamos los trofeos, medallas, regalos, etc.
Pondremos una etiqueta en cada uno con el nombre de la persona que la entrega, su cargo y el
nombre y puesto del que la recibe
El podio donde se realiza la entrega estará preparado, tanto se es una tarima de varias alturas como
se es un lugar en el suelo
Si se van a usar banderas, tendremos un lugar donde se puedan izar dentro del mismo recinto
La microfonía estará coordinada con el responsable de la entrega para programar las llamadas a los
equipos o participantes, hacer sonar la música que identifica una entrega y, en caso de necesidad,
los himnos de los participantes.
En algunas ocasiones, se produce un desfile de los participantes que van a recibir las medallas o
trofeos con un o una acompañante que encabeza el desfile hasta llegar al podio. Allí se cita a los
receptores por orden inverso para instalarse en el podio y la autoridad, a quien acompañan señoritas
que generalmente van ataviadas con trajes regionales y portando los premios, les entrega lo que
corresponde a cada uno/a de ellos.
Acciones complementarias para una estancia agradable
Son todos los actos de compañía, entretenimiento o recreación dedicados a nuestros visitantes y
desarrollados desde la llegada hasta la despedida.
Las acciones o actos pueden ser programados o espontáneos, aunque todos tienen los mismos objetivos o
finalidad: la estancia agradable de los que se trasladen para participar o ver la competición.
En las grandes ciudades no se comunica de la misma forma el apoyo a nuestra competición que en un
municipio más pequeño. Esto es debido a que la comunicación personal de los habitantes es más fácil en los
lugares con menos población. En estos últimos se observa un ambiente más familiar hacia los visitantes, por
ser menos frecuente este tipo de demostraciones y la afluencia de visitantes para verlas.
Podemos participar o ver una competición en una gran ciudad, con un programa cultural o folklórico de gran
calidad por la categoría de los participantes, y no tener el recuerdo entrañable de otra diferente, en la misma
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ciudad, con actos de convivencia como una merienda servida por personas representativas dentro de la
organización, un baile en un local preparado para ello, una fiesta con variados concursos, etc.
Hemos asistido a competiciones en grandes ciudades en las que los participantes se hospedaban en los
domicilios particulares de habitantes de la población y alrededores que han manifestado su deseo de
acogerlos.
Estos detalles son más propios de municipios pequeños con deficiencia de alojamiento y, aunque también se
realizan en grandes ciudades a modo de bienvenida, siendo sumamente gratificante para quien es invitado a
convivir durante su estancia en la casa de los residentes.
En referencia a los programas, es fácil comprobar que la mayoría realizan una serie de actividades culturales
que transmiten el sentir del pueblo, de lo que está orgulloso y de lo que desea enseñar a los demás.
Ceremonia de Clausura
Cuando en una manifestación se realiza una ceremonia de apertura, por muy sencilla que sea, lógicamente
corresponde otra de clausura.
Su desarrollo puede ser totalmente diferente, aunque tenga una similitud en cuanto a plasticidad y motivos.
La clausura tiene una motivación diferente. Es la despedida.
Si el ambiente y desarrollo han sido buenos, esta despedida es más emotiva que la apertura. Debe dar esta
sensación. No querríamos que terminara y debe dejar en los participantes y asistentes las ganas y el
incentivo necesario para la siguiente.
Todos los actos deben estar medidos y pensados en el tiempo. Este va a ser el último acto oficial con
repercusión en la organización. Desde luego, debe ser después de terminada la competición.
No demorar un día para ello.
Los participantes deben regresar a sus domicilios.
Pensar en el cansancio y ganas de terminar.
El lugar adecuado debe ser el que está cerca de la instalación donde se ha desarrollado la competición o en
la misma instalación para evitar los trastornos que puede originar el traslado a otros lugares.
Reunirá los requisitos de capacidad y comodidad.
Tendrá lugares de aparcamiento cercanos.
Contaremos igualmente con un lugar alternativo.
El contenido del programa debe ser más sencillo que el de apertura. Será emotivo y su contenido será una
despedida, corta y amena. Será un “Hasta otra ocasión”.
El protocolo debe ser muy breve. No olvidemos que estamos en un lugar que ha acogido y enseñado sus
costumbres. Estas deben ser el alma de la ceremonia.
Ejemplo de programa resumido:
1. Espectáculo de clausura
2. Se recoge la bandera de la competición
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3. Si es internacional, se interpretan los himnos correspondientes
4. Clausura oficial
5. Agradecimientos públicos.
Fiesta de despedida
Uno de los objetivos sociales al que se otorga mayor importancia por parte de los comités organizativos es el
de dar a conocer las costumbres locales a través de sus fiestas, bailes, gastronomía, diversión y otras
formas de vida.
La fiesta de despedida puede simbolizar un poco todo esto en un acto voluntario de convivencia que se
celebra con los participantes, organización y medios de comunicación, sponsors y cuantos la organización
considere conveniente, al finalizar todos los actos de la competición.
Los tipos de fiesta más tradicionales son los siguientes:
Comida o cena
Show a cargo de una banda musical
Música (baile) exhibición
Baile para todos
Espectáculo típico o tradicional
Cocktail
Presentación de platos típicos
La fiesta de despedida debe celebrase en lugares y horas que no puedan alterar el regreso a sus domicilios
de los asistentes y respetando la programación
Podemos también diferenciarlos con dos tipos de acceso a la fiesta:
Pública (sin invitación)
Privada (con invitación)
Esta última debe tener una preparación más compleja por la necesidad de preparar y controlar las
invitaciones.
Sea cual fuere la forma de invitación implementada, la misma se debe enviar con 6 a 8 semanas de
anticipación y los datos que contendrá la misma son:
Nombre de la organización
Día, hora y lugar
Vestimenta recomendada
Precio (si lo hay)
En algunos casos se aprovecha esta fiesta para entregar a los asistentes regalos o recuerdos como ser:
Flores o perfumes a las mujeres
Licores o productos típicos (sena hombre o mujeres)
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Desarme general
Una prueba termina para el público cuando se entregan los trofeos, cuando se realiza la ceremonia de
clausura o cuando todos abandonamos la instalación.
La organización se relaja de la tensión sostenida durante el desarrollo. Hay un cansancio acumulado que
favorece la toma de decisiones cómodas en cuanto a que lo que falta por hacer, pensando que tenemos
todo el tiempo del mundo porque no hay fecha fijada ni calendario de actuaciones para ello.
Pero más allá de no existir presión, queda todo por desarmar.
Cuando una manifestación deportiva se desarrolla en localidades y lugares fijos, tiene una problemática
diferente a cuando el desarrollo es itinerante, como por ejemplo el ciclismo por etapas, que hace que
diariamente y de forma ordenada se produzca el montaje y desarme con un cronograma establecido, porque
al día siguiente debe estar en un lugar diferente.
En los lugares fijos donde se suele dar esta falta de programación para el desarme, produce las
consecuencias de dejadez y abandono, que se traducen por cada día que pase en:
Costo de alquiler (si existe)
Deterioro
Robo total o parcial
Dificultad del control de inventario
No se pueden terminar ciertos informes sin desarmar todo
No se puede cerrar el presupuesto con detalles pendientes
Para que se pueda realizar una programación correcta, debemos detallar por orden todo lo que pueda
causar problemas con una valoración de mayor a menor: Por ejemplo:
Tráfico de público
Accesos (vallas, etc)
Vehículos varios
Elementos de todos los servicios
Instalaciones
Material publicitario
Todos estos problemas deben tener prioridades si aplicamos los resultados que se han comentado. Es lo
que nos debe dar un programa de actuaciones que tendrá un resultado positivo en los resultados finales.
Ya hemos desarmado y embalado todo. La normalidad está en todos los puntos de la ciudad o ciudades.
Hemos redactado todos los informes. Recién ahora finalizó el evento.
Agradecimientos
Dar las gracias es manifestar agradecimientos de manera tal que agrade a la institución o persona que lo
reciba.
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Una vez concluido todo el proceso organizativo y con la situación de todos los elementos en su normalidad
absoluta, nos sentimos en la necesidad de dar las gracias a todos lo que han colaborado con su desarrollo.
Puede ser una carta sencilla o puede ser el regalo más suntuoso, pero no siempre se obtiene el objetivo que
se persigue.
Algunas de las formas más usuales, dependiendo del destinatario, pueden ser las siguientes:
Equipos o deportistas
“Te damos las gracias por tu participación...”
Autoridades
“Le damos las gracias por su presencia y apoyo a nuestra competición...”
Patrocinadores y colaboradores publicitarios
“Le damos las gracias por su colaboración financiera sin la cual...”
Colaboradores en la organización
“Te damos las gracias por el esfuerzo en el desarrollo de tu cometido...”
Medios de comunicación
“Le damos las gracias por el interés del medio que representa y el suyo propio...”
El valor de lo que se da no está en el precio sino en el sentimiento emocional que produce al recibirlo.
Por esto, debemos pensar en los elementos determinantes más importantes que hacen sentir satisfacción al
que da y al recibe: qué, dónde y cuándo?
Por ejemplo, a un colaborador financiero le puede emocionar más recibir una torta elaborada por las madres
de los jugadores infantiles y entregados en un acto íntimo por todo ellos, que una placa en un acto oficial.
Podemos pensar que el segundo queda y el primero desaparece, pero también puede quedar un recuerdo
por medio de fotos, video, etc., que quedarán como registro del efecto a nivel humano que provocó la acción
realizada por la empresa.
Desde luego, en todos los casos deberíamos conocer la reacción que puede producir.
INSTALACIONES DEPORTIVAS
Para el desarrollo de este tipo de eventos se debe planificar la necesidad de las instalaciones necesarias
para el desarrollo de la/s competición/es, así como la puesta a punto de cada una de ellas.
Para ello, el Comité Organizador trabajará en conjunto con el siguiente equipo de personas:
Director de competición
Responsable de cada instalación
Responsables de conservación y mantenimiento
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Perfil Funciones Proceso eficiente
Director de
competición
Conocimientos
administrativos y
laborales
Personalidad fuerte y
creativa
Comunicativo
Conocedor de las
instalaciones
Buen analista de la
organización y control
Planificación de todas
las necesidades
Diseño y contratación
Distribución general
Supervisar los informes
parciales
Confección de informe
final
Realizar el plan
general de
distribución
Preparar soluciones
alternativas
Coordinar y ceder
responsabilidades a
los encargados de
cada instalación
Responsable de
instalaciones
Técnico en
instalaciones
Capacidad de
improvisación
Metódico y ordenado
Valora el ambiente
ordenado y seguro
Distribución de
honorarios de la
competición
Control de todos los
servicios
Realiza parte de trabajo
de todo el personal
Tener prevista
soluciones a los
problemas durante el
desarrollo
Los horarios de uso
deben ser
respetados
Realizar la apertura
con la antelación
suficiente
Aprovechar los
intermedios sin
actividad para
solucionar los
problemas
Responsables de
conservación y
mantenimiento
Técnico de
mantenimiento
Paciente y servicial
Conocedor de varios
oficios
Enérgico, rápido y
efectivo
Conservación y puesta
a punto de la instalación
Control de maquinaria,
útiles, herramientas y
materiales fungibles
Limpieza de la
instalación y espacios
auxiliares
Comprobar con
periodicidad los
elementos que
pueden producir
algún problema
Efectuar las
reparaciones
urgentemente
Seguir los partes de
trabajo con
minuciosidad
Las necesidades se cuantificarán en un cuadro donde se harán constar las instalaciones y las horas
necesarias por cada una.
A continuación se desarrolla un ejemplo de una competición de cinco días y de varios deportes simultáneos:
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Deportes y Actos
Ceremonia Apertura y Clausura
Atletismo Natación Básquet Volley Fútbol
Instalaciones Lugar elegido Instalación
“A” Instalación
“B” Instalación
“C” Instalación
“D” Instalación
“E”
Día 1º dd-mm-aa
17.00 apertura
Día 2º dd-mm-aa
10.00 Series
A 20.00
10.00 Series A
20.00
10.00 Partido 12.00 Partido 17.00 Partido 19.00 Partido
10.00 Partido 12.00 Partido 17.00 Partido 19.00 Partido
10.00 Partido
17.00 Partido
Día 3º dd-mm-aa
10.00 Pruebas
A 20.00
10.00 Series A
20.00
10.00 Partido 12.00 Partido 17.00 Partido 19.00 Partido
10.00 Partido 12.00 Partido 17.00 Partido 19.00 Partido
10.00 Partido
17.00 Partido
Día 4º dd-mm-aa
11.00 Semif. 17.00 Semif.
11.00 Semif. 17.00 Semif.
11.00 Partido 17.00 Partido
11.00 Partido 17.00 Partido
11.00 Partido 17.00 Partido
Día 5º dd-mm-aa
19.00 Clausura
11.00 Finales 11.00 Finales 11.00 Partido 11.00 Partido 11.00 Partido
Una vez detalladas todas las necesidades, concretadas todas las instalaciones, si son convencionales o
diseñadas, se procederá a su contratación o cesión.
Cuando tengamos desarrollada la planificación por instalación, es interesante, si es posible, contemplar otra
instalación alternativa que pueda suplir, en caso de necesidad, a la elegida. Este caso es más importante en
las instalaciones al aire libre, debido a que pueden sufrir las inclemencias del tiempo.
DEPORTE Fútbol Básquet Volley Atletismo Natación
Instalación Elegida
LUGAR
Alternativa
Instalación A B
J
Instalación C D
K
Instalación F G
L
Instalación H
M
Instalación I
N
Lunes 1 – 2 3 – 4 1 – 2 3 – 4 1 – 2 3 – 4 Series Series
Martes 5 – 6 7 – 8 5 – 6 7 – 8 5 – 6 7 – 8 Series Series
Miércoles Ganadores
1 – 2 3 – 4 Ganadores
1 – 2 3 – 4 Ganadores
1 – 2 3 – 4 Series Series
Jueves Ganadores
5 – 6 7 – 8 Ganadores
5 – 6 7 – 8 Ganadores
5 – 6 7 – 8
Viernes
Semifinal 1
Semifinal 2
Semifinal 1
Semifinal 2
Semifinal 1
Semifinal 2
Semifinales Semifinales
Sábado Final Final Final Finales Finales
Domingo
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Desarrollo de la Instalación
La competición tiene distintos formatos de desarrollo. No puede ser lo mismo una competición por equipos
que una individual.
Los modelos que se comentan a continuación pueden dar idea de distintos tipos de cuadros de resultados y
desarrollo
Ejemplo de competición con 8 equipos y 7 partidos:
Ejemplo de competición de los mismos equipos (todos contra todos)
1er día 2do día 3er día 4º día 5º día 6º día 7º día
PA
RT
IDO
S 1 - 2 1 - 8 1 - 7 1 - 6 1 - 5 1 - 4 1 - 3
8 - 3 7 - 2 6 - 8 5 - 7 4 - 6 3 - 5 2 - 4
7 - 4 6 - 3 5 - 2 4 - 8 3 - 7 2 - 6 8 - 5
6 - 5 5 - 4 4 - 3 3 - 2 2 - 8 8 - 7 7 - 6
Ejemplo de competición de individual
Participante - Categoría Serie A - 6 participantes: clasifican 2 Serie B - 6 participantes: clasifican 2 FINAL: 6 participantes = CAMPEÓN Serie C - 6 participantes: clasifican 2
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Oficina de Dirección
Es el lugar desde el cual se controla el desarrollo general de la competición.
Las funciones que se cumple la Dirección son:
Control de comités
Distribución de horarios
Coordinar los apoyos necesarios
Tramitación de expedientes
Verificación de hojas de resultados
Por tener el control supremo de la competición, estará localizada muy cerca de la instalación o en su interior.
Alrededor de dicha oficina van a girar todos los elementos de la organización. Las instalaciones
fundamentales estarán cerca de ella.
El funcionamiento de la oficina de dirección podríamos compararla al corazón en relación al cuerpo.
Podemos centrar el funcionamiento en una serie de acciones o actuaciones que se van a producir en su
interior y que son:
Coordinación del desarrollo de la competición
Recogida de resultados
Comprobación de los mismos
Comunicación oficial
Comité de competición (reuniones urgentes)
Comité de disciplina (reuniones urgentes
Comité de Apelación (reuniones urgentes)
Oficina de Información
Es la oficina en la que se proporciona toda la información que pueda ser solicitada por los visitantes y/o
interesados. Esta depende de la Dirección de Competición y la coordinación la realiza un Responsable de
Oficina, que tendrá a su cargo azafatas y auxiliares.
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Perfil Funciones Proceso eficiente
Responsable de
la oficina de
información
Detallista
Capacidad de cubrir
una emergencia
personal
Experiencia en
relaciones de quipos
Resuelto
Recogida de la
información general
Clasificación por
conceptos
Distribución de la
misma
Organizar a su personal
por zonas
No mezclar los
informes a repartir
Calcular el personal
necesario. No debe
hacer
aglomeraciones
Estar preparado para
cualquier pregunta
Azafatas o
auxiliares
Profesionales o con
experiencia en dar
informaciones
Amables
Con discreción en sus
modales
Buena memoria
Rápido desarrollo de
listados
Informar a los que lo
soliciten:
Alojamiento
Turismo
Programa deportivo
Programa cultural
Servicios de
emergencias
Conocer con detalle
el libro de servicios
Organizar bien la
información escrita
para distribuir
No queremos hacer
de todo, cada uno a
su misión
Secretaria permanente
Es la oficina donde se desarrolla la administración genera.l
Las funciones principales de esta Secretaría son:
Diseño de situación, organización y funcionamiento
Comodín de cualquier eventualidad del servicio de Administración y Tesorería
Formalización de inscripciones
Verificación de documentos
Las credenciales y licencias se verificarán a delegados o participantes individuales
Los comunicados oficiales, tendrán preferencia sobre otros trabajos que se estén desarrollando.
La oficina de secretaría permanente estará situada junto a la oficina de dirección. Podría suceder que
tuviésemos que preparar una oficina fija y otra móvil. El caso citado dependería de la situación y tamaño de
la misma.
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161
Lo dicho anteriormente se suele aplicar cuando el desarrollo se produce en el medio natural o es una
competición itinerante. Si tenemos situada una instalación convencional cercana, la secretaría de la misma
nos serviría. Si no es así, podemos preparar una especie de sucursal dependiente de la oficina fija que
estaría situada en el centro de la localidad.
Debemos distinguir entre Administración y Tesorería, entre el servicio y la atención a los que deben
emplearlo para identificarse, formalizar inscripciones, verificar documentos, recoger credenciales, etc.
El orden, sencillez y la rapidez darán buena imagen de organización. Las credenciales y licencias se
verificarán a delegados o participantes individuales.
Las comunicaciones oficiales, tendrán preferencia sobre otros trabajos que se están desarrollando.
Sala de prensa
El funcionamiento de la sala de prensa tiene dependencia directa con todo lo relacionado con los medios de
comunicación y es el centro de trabajo de los mismos.
Sus funciones principales son:
El desarrollo de la información
Salida o emisión de la misma
El responsable tendrá control sobre:
La solicitud de la sala
Diseño de la misma para cada ocasión
Redacción de informes
Relación con los medios
Moderador, en caso de necesidad
Revelado de fotos
Desarrollo de la información
Debe estar cercana a la sede central de la competición
Las Instalaciones
Las instalaciones necesarias para el desarrollo de la competición pueden ser convencionales o diseñadas
exclusivamente para ello.
Cuando la competición es oficial, la instalación deberá cumplir con las medidas y características
reglamentarias.
Cuando definimos instalaciones, queremos decir equipamientos completos, porque la verdadera instalación
tiene como complementos los servicios, las dotaciones y los materiales.
Los Reglamentos Deportivos son los que detallan las características de cada uno de los complementos de la
instalación
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Servicios:
Aseos
Vestuarios:
Participantes
Árbitros
Iluminación:
Luz necesaria para el juego
Luz necesaria para retransmisión
Dotaciones:
Arcos / porterías
Cestos / canastas
Vallas
Materiales:
Pelotas
Redes
Hay diferentes tipos de instalaciones:
Convencional: es la que cumple con las características reglamentarias, su situación es fija o
semifija y ha sido homologada previamente.
En la vía pública: podemos considerar instalación la vía pública cuando ésta se transforma en
elemento donde se practica un deporte con exclusividad. En otras ocasiones, la vía pública sólo se
usa como punto de paso o circulación, entonces la consideramos como paso de competición.
En la naturaleza: esta instalación necesita un diseño sobre los elementos prexistentes en el
entorno. Su adecuación estará relacionada directamente con la dificultad que se proponga. Cada
prueba de un mismo deporte puede ser diferente por las características de la instalación.
En función de los espacios, podemos utilizarse:
Espacios naturales
En caminos y senderos: carteles orientativos, señalización, cinta de marcar
En espacios abiertos: claros de bosques, eras de los pueblos, etc
En el agua: zonas a modo de playa, boyas, embarcadero próximo
En el aire: fuera de pasillos de aviación civil
Espacios urbanos
Estacionamiento
Zonas asfaltadas
Paredes
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Parque Cerrado
Es la instalación que alberga y controla los vehículos o máquinas de competición
El responsable:
Coordina todos los servicios del parque, prepara al personal de cada instalación.
Conocimiento total del reglamento técnico
Verifica si los vehículos o máquinas cumplen lo establecido
Verificar es comprobar que todos los vehículos o máquinas cumplen con lo establecido en el Reglamento
Técnico. Se debe mantener un orden, realizar uno cada vez y completar los resultados y observaciones en la
tarjeta de verificación correspondiente.
Hay instalaciones en las que la importancia de su ubicación está en relación directa con los resultados
organizativos. Esta es una de ellas.
Esta instalación sólo se usa cuando la competición está relacionada con vehículos o máquinas con
características reglamentarias y que forman parte de la propia competición.
Su ubicación es muy importante que esté al lado de la instalación donde se desarrollan las pruebas.
Características del espacio:
Debe tener la capacidad suficiente para realizar trabajos y verificaciones con comodidad
Debe estar vigilado con muchísima atención
Debe estar perfectamente señalizado
Si es posible también estará cerca el resto de instalaciones
El lugar debe reunir la doble posibilidad de realizar trabajo con buen tiempo y con lluvia o mal tiempo
El parque es un lugar atractivo por el gran movimiento de participantes y público que allí se concentra. Por
eso debemos instalar a su alrededor una serie de servicios necesarios para hacerlo seguro y agradable. Su
composición vamos a dividirla en dos partes, una que es fundamental y la otra que es complementaria,
aunque no necesaria.
Necesario:
Parque de vehículos
Zona de verificación
Servicio médico:
Puestos primeros auxilios
Ambulancias
Médicos
Botiquín necesario
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Complementario:
Oficina de información
Tienda de recordatorios
Puestos gastronómicos
Parking o Estacionamientos
Se debe dar soluciones a todos los problemas de estacionamiento de todos los vehículos: coches
particulares, autobuses y los que correspondan a servicios oficiales.
Para que este espacio funcione de manera eficiente, se debe:
Calcular el número posible de espectadores, deportistas y invitados protocolares
Preparar los lugares más cercanos
Ordenar su adecuación
Uniformar al personal responsable para que sean fácilmente identificables
Separar la circulación de público y vehículos
Colocar ordenadamente los vehículos oficiales
No hacer coincidir las circulaciones de entradas y salidas
Clases de estacionamientos y circulaciones
Circulación de vehículos (autos, minibuses y ómnibus)
Estacionamiento de los mismos
Circulación de peatones
Acceso y circulación de personas con discapacidades físicas
Los responsables de estacionamiento deben:
Tener conocimientos de distribución urbanística
Tener capacidad de organizar el servicio de tráfico
Controlar las necesidades
Destinar zonas para protocolo y público general
Diseñar las instalaciones que no sean fijas o suplementarias
Vigilar la circulación y estacionamiento
Vigilar la seguridad
Atender a personas con discapacidades físicas
Adecuar las zonas de accesos, circulaciones, estacionamientos y salidas
Marcar los estacionamientos suplementarios
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Preparación de las instalaciones:
Instalaciones fijas: normalmente de asfalto o cemento
Instalaciones suplementarias: pueden ser de grava natural extendida y compactada
Sistema de colocación según normas:
Disposición para discapacitados
Número de plazas a instalar:
1 plaza por los primeros 30 coches
2 plazas por 51 a 100 coches
10 plazas por 500 coches
Servicios de Alojamiento
Como primer paso es fundamental hacer un relevamiento de los hospedajes que existan en toda la zona de
influencia.
Los responsables deben:
Hacer un estudio de posibilidades
Controlar la demanda
Distribuir y adjudicar los alojamientos
Diseñar, enviar y recibir los formularios de reservas por equipo o participante
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Contratar los alojamientos disponibles
Hacer reservas para situaciones de emergencia
Entregar los datos de alojamiento a cada participante
Recoger los reclamos y actuar y consecuencia
Controlar los problemas durante la estancia
Acompañar a los contingentes para facilitar los desplazamientos y la comunicación
Comprobar que todos están correctamente alojados
Cuando se realice la inscripción, se puede solicitar que se especifique el régimen de horarios y comidas que
desean durante su estadía.
Servicio de Transporte
No siempre será necesario contratar vehículos. Hay competiciones que se realizan en una instalación y los
participantes, con el resto de los asistentes se desplazan a ella con los medios propios. Esta contratación se
dará en el caso que la competición se produzca simultáneamente en varios puntos y que el modelo y la
forma de la misma hagan necesario un servicio de transporte.
La contratación más sencilla y efectiva es a través de una agencia que profesionalmente proporcione toda la
infraestructura necesaria. La agencia que realice el servicio deberá adquirir el compromiso de tener a
disposición de la organización, con un tiempo previsto, los vehículos que fueran necesarios para las
eventuales emergencias, tanto de solicitudes posibles como de averías de los que realizan el servicio.
Durante la competición se debe planificar la logística del transporte necesario para el desplazamiento de los
deportistas desde su alojamiento hasta las instalaciones de competición, su regreso al hotel y cualquier
situación de emergencia que se pudiera ocasionar.
Para desarrollar esta actividad, los responsables deben:
Planificar los horarios de traslados en función de los actos y competencias
Realizar la contratación de las unidades necesarias
Proporcionar la información necesaria a cada unidad
Controlar el correcto desarrollo
Organizar las entradas y salidas de vehículos en el parque/instalación deportiva
Controlar los vehículos y a su personal
Dar acompañamiento a cada grupo trasladado
Para que esta tarea se desarrolle correctamente se deben contemplar los siguientes aspectos:
Elegir bien el personal
Planificar contando posibles emergencias
Atender todas las consultas y sugerencias
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Respetar el descanso correcto de los choferes
Tener como prioridad la puntualidad
Contemplar las posibles demoras en función de las horas pico
Planificar de manera clara y de fácil comprensión
Realizar cronogramas justos y controlar los mismos de manera permanente
Conocer los caminos y rutas a utilizar y contar con recorridos alternativos, dentro de lo posible
El plan de horarios puede desarrollarse en función de “llegadas y salidas”, “ceremonias y actos” y
“competición”, según vemos en los ejemplos que se exponen a continuación:
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Servicio de Seguridad
Benjamín Franklin decía que la prudencia y la desconfianza son los padres de la seguridad, por ello es
necesario poner los medios necesarios para que todo ocurra con normalidad y sin ningún contratiempo.
Según el Reglamento General de Espectáculos Públicos y Actividades: en todos los espectáculos y
actividades recreativas en que puedan producirse concentraciones superiores a 100 personas, la empresa
deberá disponer personal encargado de vigilancia, al que encomendará el buen orden en el desarrollo del
espectáculo.
Las razones y problemas más habituales en este tipo de eventos son los siguientes:
Durante el montaje se pueden producir robos o actos vandálicos
Se pueden producir problemas a la llegada de los participantes
En las entradas o accesos a la instalación debemos evitar las aglomeraciones
La situación en los puestos de cada uno puede originar problemas de orden o de colocación
La salida, al contrario que la entrada, se produce masivamente
Desde la finalización hasta la recogida es cuando se producen más deterioros de materiales
Por todo esto, es que las funciones del servicio de seguridad son:
Resguardar la seguridad de los participantes, el público, la organización, los servicios y los medios
de comunicación
Solicitar las credenciales en caso de necesidad
Vigilar que el público se comporte correctamente
Controlar las llegadas y salidas
En caso de emergencia, ayudar a evacuar a quien lo necesite
En cálculo de necesidades se realiza mediante un cuadro de situación, que nos dará como resultado de la
cantidad de personal, horarios y espacios en los cuales debemos contar con servicio de seguridad, como se
puede observar en el siguiente ejemplo:
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Acto Horario Puesto Puesto Puesto Puesto
Instalación Nº Horas Nº Agentes Nº Agentes Nº Agentes Nº Agentes
Ceremonia de apertura Instalación “A”
14 a 16
2 horas
Estacionamiento
2
Entrada 1
Comportamiento del público
6
Protocolo 1
Competición Instalación “B”
11 a 13 16 a 18 18 a 20 6 horas
Estacionamiento
2
Entrada 1
Comportamiento del público
6
Vestuarios 1
Competición Instalación “C”
10 a 12 15 a 17 4 horas
Estacionamiento
2
Entrada 1
Comportamiento del público
6
Vestuarios 1
Recepción oficial Municipio
19 a 20 1 hora
Protocolo 2
Horas descanso Alojamientos
23 a 9 10 horas
Vigilancia nocturna 2
Entrega de premios Instalación “X”
13 a 14
1 hora
Estacionamiento
2
Comportamiento del público
4
Así, hasta completar todas las necesidades
Número de horas...............
= Número de horas/agente
Número de agentes............
Se contrata, por regla general, en función de horas/agente, cuyo precio unitario nos proporcionará el costo
humano del servicio.
Una vez estimada la cantidad de personal necesario, se debe hacer la distribución del mismo especificando
quien será la persona que cubra cada situación programada.
Listado de Servicios
Actos Día Horario Lugar Agente DNI
Ceremonia de apertura
10
13 a 18 13 a 18 13 a 18 13 a 18 13 a 18 13 a 18 13 a 18 13 a 18
Estacionamiento Estacionamiento Entrada Comportamiento del público
Juan García Luis Santos Pablo Lozano Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx Xxxx
30.111.222 28.222.333 31.333.444 xx.xxxx.xxx xx.xxxx.xxx xx.xxxx.xxx xx.xxxx.xxx xx.xxxx.xxx
Así, todos los actos o situaciones que se hayan programado
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Servicios Médicos
Es el servicio encargado de prestar auxilio a cualquier lesionado que se origine en el transcurso de la
competición o en los lugares relacionados con ella. Paralelamente, puede crearse un servicio dedicado
exclusivamente al público asistente.
El equipo completo suele estar compuesto por el siguiente personal:
Responsable de sanidad
Médico de clínica general
Traumatólogo
Intensivista o anestesista-reanimador
Analista de prácticas de laboratorio
Enfermeras, ayudantes, camilleros y conductores ambulancistas
Las acciones a desarrollar por este servicio son las siguientes:
Coordinar el quipo: personal, materiales y procedimientos
Dar informes a la dirección, al lesionado y a la prensa
Cura de pequeñas lesiones: suturas, vendajes y curas leves
Atención a lesionados leves: evaluación, primera cura y evacuación
Atención a lesionados graves: evaluación, reanimación, movilización y evacuación
Curas de lesiones que se produzcan en el parque o alrededores
Evacuaciones a centros de atención
Coordinar todos los servicios del centro
Realizar análisis
Realizar controles oficiales
Redactar informes parciales y finales
Asistencia a los participantes/deportistas durante los horarios de descanso
Recetar y proporcionar medicamentos
Llevar camillas a los lugares de accidentes
Conducir las ambulancias hasta los centros asistenciales
El correcto desarrollo de este servicio implica:
Conocer perfectamente los reglamentos deportivos
Elegir bien a los colaboradores
Estudiar los medios disponibles
Distribuir de manera idónea los centros de atención
Crear los recorridos de evacuación
Tener comunicación permanente con el director, médicos, vehículos, centros asistenciales,
hospedajes y laboratorios.
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Preparar bien los elementos: mesas, camilla, botiquín
Conocer bien la zona: recorridos de evacuación, referencias de centros y claves de transmisión
Ser perfectamente identificables (con ambo, brazalete, peto, etc.)
Mantener absoluta limpieza
Disponer de material médico de urgencia y reanimación
Realizar los resultados con rapidez
Remitir a la brevedad los informes a los servicios responsables
Organizar los turnos para cubrir todas las horas
Conocer las rutas y recorridos más rápidos hasta los centros asistenciales
FORMALIDADES ADMINISTRATIVAS
Seguros
Una de las responsabilidades más importantes que tiene la organización de una competición es la de tener
asegurados todos los riesgos deportivos y extradeportivos que se puedan producir durante su desarrollo.
La concesión de la organización de una competición oficial tiene siempre como condición indispensable la
contratación de un seguro.
La obligación de la obtención de los seguros corresponde, por un lado, a la Asociación Deportiva y a los
dirigentes que organizan la competición oficial, y por otro lado, a los deportistas que deben obtener la
licencia federativa donde está instituido el seguro.
Los tipos y características de los seguros a contratar, responde a las siguientes preguntas:
¿Qué asegurar?
La asociación o el club
Los dirigentes
El personal asalariado
Los espectadores
Las instalaciones
Los vehículos deportivos
¿Cuándo?
Durante todo el tiempo del desarrollo de la competición con sus preparativos
¿Dónde?
El lugar del club o asociación
Otros lugares donde se va a desarrollar la actividad
Los trayectos a exteriores
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¿Cómo?
Los riesgos asumidos por la organización serán tenidos en cuenta y por un valor suficiente
Debemos conseguir una póliza que cubra todos los riesgos necesarios, como por ejemplo:
Capital en caso de muerte
Capital en caso de invalidez permanente
Indemnización temporal en caso de invalidez
Capital en caso de incendio o explosión
Entre otros
Según la categoría de la competición, será necesario un seguro con garantías más o menos coyunturales.
Desde luego, siempre debemos asegurar las coberturas que exijan las normas.
Reglamento Oficial
El Reglamento Oficial sólo se establece cuando es una competición oficial y normalmente con más de una
prueba o partido.
Dicho Reglamento es el que contiene todos los aspectos generales que son comunes a todas las
organizaciones de pruebas o partidos de ese campeonato.
El Reglamento Oficial nos lo proporciona la Federación correspondiente y básicamente debe especificar y
dar la normativa ante los siguientes temas:
Denominación de la competición
Fecha de celebración
Inscripciones
Enumeración de aspirantes o equipos participantes
Componentes por equipo
Renuncia o abstención de participar
Desarrollo de la competición
Puntuación
Premios
Arbitrajes
Divulgación de resultados
Reclamos
Certificado de aptitud médica
Publicidad
Reglamento particular
Es el que contiene las condiciones particulares que, unidas a las generales, sirve para solucionar todas las
dudas y reclamos que se puedan producir.
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Este programa tendrá mayor o menor extensión dependiendo del deporte practicado y de la categoría de la
competición.
Los temas que contempla son:
Definición de la competición
Recorrido y distancia
Categorías admitidas
Medidas de seguridad
Control médico a participantes (antidoping)
Participación máxima y mínima de participantes
Seguros del deportista
Verificación de documentación
Obligaciones de los participantes
Entrenamientos
Aspectos técnicos de la competición
Clasificaciones
Premios
Reclamos
Infracciones
Sanciones
Invitaciones
Las invitaciones, en cuanto su formato, pueden ser diferentes en función de si es una competición oficial o
no.
La idea general que se da sobre ellas puede servir para cualquier tipo de competición con la adaptación a la
misma.
La invitación puede tener objetivos diferentes. Puede buscar una participación multitudinaria, como puede
ser una maratón popular o conseguir una participación de elite, como sería una milla urbana con primeras
figuras mundiales.
Para el primer caso, se puede producir la invitación a través de folletos distribuidos o anuncios en medios de
comunicación y el siguiente puede ser un ejemplo del contenido que debe contemplar:
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EX
TE
RIO
R
Portada Plano del Recorrido
Título competición Calle
Localidad
INT
ER
IOR
Presentación
Orientaciones Deportivas
Reglamento
Nombre completo Documento Dirección Fecha de nacimiento Sexo Firma
Cuando la invitación se envía de manera directa a los interesados, porque la programación está basada en
nombres concretos, el contenido de la misma debe incluir:
Carta Anexo
Nombre de la organización
Dirección
Teléfono
Naturaleza de la competición
Día, hora y lugar
Centro de recepción
Programa en grandes líneas
Medios de transporte
Alojamiento y comidas
Condiciones de participación
Fecha límite de inscripción
Premios
Formas de pago (si la
inscripción no es gratuita
Inscripciones
Las inscripciones se realizan por escrito y se remitirán por el medio que las haga llegar en las fechas
reglamentarias.
Al mismo tiempo, su hay cuota económica o derecho de inscripción, esta deberá estar simultáneamente
remitida para que no se aplique recargo por su demora.
El contenido de la misma debe recabar mínimamente los siguientes datos:
Nombre del participante
Documento
Fecha de nacimiento
Dirección
Teléfono
Asociación, Club, Federación, etc
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Nº de licencia
Grupo sanguíneo
RH
Alergias
Disciplina
Categoría
De manera anexa, también se puede solicitar
Medio de transporte
Hora de llegada
Lugar
Número de acompañantes
Número de noches previstas
Número de comidas previstas
Palmarés
Credenciales y Licencias
La licencia es el documento expedido por la federación correspondiente para participar en competiciones
oficiales. Cuando una licencia es reconocida por la Federación Nacional, es válida para competir en los
países que componen la Federación Internacional de ese deporte.
La credencial es el documento que acredita un cargo. Siempre debe ser nominal: nombre – cargo.
La credencial no sólo acredita a los deportistas, sino que todas las personas que participan directa o
indirectamente en la competición tienen algo que las acredita.
Puede ser nominal o debe serlo, como en el caso de un organizador.
La credencial sirve también para limitar la entrada de unos y otros a las diferentes zonas de la organización.
Por ejemplo: Credencial de Informes no puede estar en sector Oficial (zona de protocolo)
La adjudicación de credenciales puede realizarse por correo o a la llegada de los contingentes
correspondientes. Si la competición tienen participación individual, cada uno recoge a la llegada su
documentación, por el contrario, si es por equipos, el responsable del grupo es el encargado de recogerlas.
ELEMENTOS DE PUBLICIDAD Y PROMOCION
Programa
Es la publicación que nos da a conocer todo lo relativo a la competición u organización. El contenido debe
exponer las partes de la competición y el contenido de cada una de ellas y permite a los espectadores seguir
las diferentes fases del desarrollo de la competición.
Un programa siempre tiene la misión de informar básicamente sobre los siguientes temas:
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Saludo o bienvenida: en general, los programas suelen comenzar con un saludo de bienvenida por
parte de las autoridades deportivas o políticas de la región o localidad. Este saludo se solicita con la
invitación para ser incluido en el comité de Honor. Puede contener otros saludos, como el de la propia
organización, pero nos debemos limitar a los mínimos, si no es por un compromiso importante.
Premios: si la organización ha considerado que la participación puede depender de los premios en
dinero, esto se detallará en el programa
Información del Comité Organizador y Comité de Honor: las informaciones des estos Comités
figuran a continuación de los saludos y, en función de su extensión, podrán situarse en una o dos
páginas. En el segundo caso, deberían situarse ambas en la derecha o la izquierda con publicidad en el
reverso de la primera.
Programa oficial de competición: la competición se puede desarrollar en uno o varios días. Conviene
diferenciarlos en diferentes páginas o con una separación suficiente para distinguir unos de otros. Toda
la información del programa deportivo se suele incluir en las páginas centrales
Programa de actos oficiales: no siempre hay actos oficiales en una competición. Pueden afectar sólo a
los representantes de los participantes en actos sencillos que no se hacen constar en los programas. Si
se ha programado un acto oficial o varios, se harán figurar a continuación de la relación de Comités.
Colaboradores: éstos deben tener su mención en cualquier programa o acto. Son parte importante del
desarrollo de la competición y pueden seguir siéndolo en otras futuras.
Equipos, jugadores o participantes: con la información que disponemos de todos ellos, se pueden
relacionar en función de sus palmarés adjuntando fotos de los mismos (si se dispone).
Títulos, récords, categorías y número de veces que han representado a su país: en algunos casos,
además de esta relación general se hace una mención especial para los más significativos y que puedan
aportar mayor interés a los asistentes.
Reglamento de la competición: en función de su extensión, la organización puede incluirlo dentro del
programa o publicarlo aparte, con menor tirada y sólo para su distribución entre los afectados por el
mismo. Para el caso de competiciones nacionales se hará en el idioma oficial más el regional (si fuera
diferente). Para las internacionales se hará en el idioma oficial más inglés.
Publicidad: uno de los elementos con mayor dificultad para la confección de un programa es la
publicidad y la venta de la misma. Si queremos obtener beneficio de un programa, es necesario que la
información general y la publicidad estén en la relación 50/50%.
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Folletos
Los folletos son elementos de difusión de publicidad que pueden servir de complemento a un programa o a
sustituirlo como tal. Por ende, su contenido debe ser elemental y sencillo.
El folleto tiene un objetivo muy claro, que es la compra por impulso. Para ellos debe tener dos elementos
que lleguen a sus receptores y si éstos fallan, habremos fracasado con él: ¿es interesante? ¿es posible? La
respuesta será afirmativa si cuenta con el respaldo de: la competición, quién la organiza, quién va a asistir y
el precio.
Si contemplamos programas y folletos que anuncian alguna competición deportiva, nos daremos cuenta de
que algunas informaciones están incluidas en los tipos de difusión. La información coincidente es la más
importante y los organizadores no desean que falta en ningún medio que anuncie la competición.
En muchos casos, lleva consigo la invitación general, con un impreso de inscripción para completar y enviar
a la dirección de la organización
El diseño de un folleto tiene más elementos de juicio que un programa. La atracción del mismo no estará
sólo en el contenido sino en la presentación. Por eso, podemos ver los folletos con formas muy variadas de
doblado y empaque.
Los elementos del mismo son:
Portada: está compuesta de los cuatro detalles básicos que son el nombre o denominación de la
competición, ciudad sede de la celebración, fechas y sponsor principal.
Contenido interno: dependerá de la composición de un programa paralelo. El Reglamento de la Prueba
no figurará si ya está en el programa.
El calendario y horarios de las pruebas son un dato fundamental. En algunas ocasiones, se acompañan
tablas de tiempos de paso para aquellas pruebas que se desarrollen en forma de carreras con paso por
puntos concretos de cronometraje.
El detalle de las inscripciones, cómo hacerlas y dónde.
El precio de la inscripción.
Los premios en dinero, los trofeos y medallas.
Si la prueba o competición tiene ya confirmados participantes, figurarán éstos con datos de los rankings
individuales o por equipos.
Pueden también hacerse constar los campeones de las ediciones anteriores si es una competición que
se realiza periódicamente.
Datos complementarios: el organizador considera dato de interés para los receptores del folleto algún
detalle que pueden agradecer, como ser:
Recomendaciones deportivas redactadas por un técnico
Recomendaciones médicas redactadas por un especialista
Datos de alojamientos, precios, etc.
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Obsequios y artículos para venta: merchandising
Podríamos denominar obsequios a todos los objetos que se regalan como artículos promocionales de la
competición a determinadas personas.
Algunos de estos objetos pueden ser vendidos en puestos especiales dedicados a ello por la organización
en los lugares de tránsito para el público asistente.
Podemos citar múltiples objetos típicos en todo tipo de competiciones y otros que pueden salir de la
imaginación de los responsables de la promoción.
La promoción por estos medios es de gran tradición en este tipo de actividades y debemos gestionar que el
coste de todos estos objetos sea pequeño o nulo para la organización. Podemos conseguir que sean
producidos por los sponsor o que abonen los gastos de realización de los mismos.
La selección de los objetos estará en relación con la tipología del público asistente.
Los objetos más típicos son: camisetas, gorras o caps, adhesivos, insignias, corbatas, pañuelos, llaveros,
cerámicas, placas, bolsos y carteras, bufandas, calendarios, platos, fotografías, relojes, paraguas, pelotas,
linternas, abrebotellas, encendedores, barajas, puzzles, etc.
Trofeos, copas y premios
El trofeo forma parte de la personalidad de la competición. En algunos casos, como torneos de fútbol
veraniegos, hasta se coloca la denominación “Trofeo X” ó “Copa Xx” donde el premio tiene forma y diseño
propio. Además de todo esto, pueden tener un gran valor económico.
Cuando el torneo no es tradicional, el diseño del trofeo es un complemento de los correspondientes a los
elementos de imagen (carteles, mascotas, folletos, etc.)
Cada vez son más variados los trofeos y materiales que los componen. Antiguamente tenían forma de copa
en acero inoxidable, alpaca, etc., y los de más valor en plata y oro. En la actualidad se observan formas muy
variadas en los materiales ya citados, junto con otros, como pueden ser el vidrio, cerámica, esmalte, madera,
hierro, etc.
La importancia del trofeo se significa en un acto protocolario de la entrega del mismo, al final de la
competición.
El trofeo puede ser regalado por el sponsor oficial, con la condición de que lo entregue un delegado del
mismo. En otras ocasiones, son los organismos oficiales los que figuran como partícipes de este acto o
cambio de la donación de los mismos.
En cualquier caso, los trofeos no deben ser un gasto económico para la organización.
Los premios son algo diferente. Un trofeo se puede considerar como premio, pero cuando decimos premios,
queremos citar otros elementos que se regalan en especie o dinero. Algunas veces son el complemento del
trofeo.
Si hemos decidido dar premios en metálico, se ha de hacer constar en los programas y en los folletos el
monto para cada puesto de clasificación.
Un premio o varios en dinero puede ser el aliciente a la asistencia de los participantes potenciales. En
algunos casos, los participantes están de acuerdo en no percibir ningún dinero por su concurso, a cambio de
que exista un premio atractivo para ellos.
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MODELOS Y EJEMPLOS DE FOLLETOS
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CATALOGO DE CUENTAS PARA ELABORARA UN PRESUPUESTO
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MODELOS DE CARTAS
MEDIOS DE COMUNICACION Modelo de carta para invitar a los medios de comunicación
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También se puede incluir en el texto de la carta anterior:
Quienes participarán en el evento: los socios de la agrupación o directivos de la empresa;
investigadores, profesores y académicos de las universidades e instituciones de enseñanza superior,
funcionarios, empresarios y ejecutivos del sector público y privado; directivos de cámaras y asociaciones
y personas interesadas en la materia.
También se debe mencionar: la asistencia aproximada que se tendrá, la procedencia de la gente y el
programa del evento que incluya ponentes magistrales.
También se puede solicitar algún tipo de apoyo: por ejemplo, solicitamos su apoyo para la difusión de
nuestro evento en tiempos oficiales en la radio y la televisión nacional. Por lo anterior nos permitimos en
la radio y la televisión nacional. Por lo anterior nos permitimos solicitar de ustedes una entrevista para
difundir este evento de carácter (nacional o internacional) en su programa. Atentamente (El presidente o
titular del organismo o agrupación)
PONENTES MAGISTRALES
En el caso de los ponentes magistrales y los de mesa de trabajo se puede incluir un párrafo con el siguiente
texto:
La participación de directores, investigadores y profesionales de universidades, instituciones y
empresas como ponentes magistrales y de mesas de trabajo, enriquecerán el evento, que pretende como
objetivo, discernir sobre los problemas más importantes del país, para presentar alternativas de solución a la
necesidad de (tema del evento) en los sectores público, privado y social.
Por su trayectoria profesional y su destacada labor en beneficio de la nación y con el propósito de
contar con su reconocida opinión sobre el tema:
“Tema a desarrollar por el ponente”
Nos permitimos invitarlo como ponente magistral, ya que sin duda sus comentarios serán un aporte
valioso, que enriquecerán los trabajos y conclusiones que se deriven de este evento de participación
nacional e internacional.
PONENTES DE MESA
Por su trayectoria profesional y su destacada labor en beneficio de la nación y con el propósito de
contar con su reconocida opinión sobre el tema:
“Anotar el tema a desarrollar por el ponente”
El ................................. tiene el honor de invitarlo a participar en calidad de ponente de mesa, ya
que sin duda su participación en el tema será un aporte valioso, que enriquecerá los trabajos y conclusiones
que se deriven de este evento de participación nacional.
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Otra opción podría ser:
Por su trayectoria profesional y su destacada labor en beneficio de la nación y con el propósito de
contar con su reconocida opinión sobre el tema:
“Anotar el tema a desarrollar por el ponente”
Nos permitimos invitarlo como ponente de mesa, ya que sin duda sus comentarios serán un aporte
valioso, que enriquecerán los trabajos y conclusiones que se deriven de este evento de participación
nacional.
PRESIDIUM
En este modelo se puede incluir:
Por su trayectoria profesional y su destacada labor en beneficio de la nación y con el propósito de
contar con su reconocida presencia, nos es grato hacerle una cordial invitación para que nos distinga con su
asistencia a la ceremonia de inauguración y clausura, como invitado de honor a presidium, los días (............)
a las (..........) horas.
PARTICIPANTES
Ejemplo de una carta a socios de una agrupación:
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INVITADOS ESPECIALES Un ejemplo de una carta para una alta personalidad es
CARTA DE AGRADECIMIENTO
También se mandan cartas de agradecimiento por la asistencia al evento a los participantes, ponentes
magistrales y de mesa de trabajo y todo tipo de invitados.
Ejemplos de algunos de los párrafos que se utilizan con más frecuencia en este tipo de cartas son:
Su valiosa presencia contribuyó a dar relevancia a este trascendental evento. Le ruego aceptar un
testimonio de agradecimiento y admiración.
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INVITACION PARA FERIAS Y/O EXPOSICIONES Un ejemplo es:
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MODELOS DE “PROGRAMAS” DE ACTIVIDADES
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MODELO DE “AGENDA” DE ACTIVIDADES
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MODELO NOTA DE PRENSA
Congreso Mundial de Dermatología en Buenos Aires Las técnicas quirúrgicas y las novedades estéticas serán los ejes de este encuentro internacional que se desarrollará del 1 al 5 de octubre y del cual se espera que participen aproximadamente 14 mil especialistas de todo el mundo.
Con el auspicio de la Liga Internacional de Sociedades Dermatológicas y contando con la presencia de 14 mil especialistas, entre el 30 de septiembre y el 5 de octubre, se llevará a cabo en Buenos Aires el 21º Congreso Mundial de Dermatología.
Este evento científico, que se realiza cada cinco años y cuya última sede fue París, Francia, en 2002, es el más importante para la especialidad, dado que el programa incluye los más diversos temas, entre los que se destacan la biología molecular, las defensas cutáneas innatas y adquiridas, la psoriasis, los cambios climáticos como amenaza, la lepra, la fotoprotección, las posibilidades de aplicación de la toxina botulínica, las vacunas HPV preventivas y la fotoprotección.
"El congreso tiene una gran importancia científica pero también política para el país, porque es la primera vez que un encuentro de semejante envergadura se realiza fuera de la órbita de los países desarrollados. El hecho de que la elección de la sede se haya dado por votación de todas las sociedades de dermatología involucradas en la reunión, así como también la amplitud del programa, y la llegada de casi 23 mil personas entre profesionales, acompañantes y organizadores, no sólo genera que éste sea el congreso más grande de la historia de nuestro país, sino que además provoca genera un importantísimo movimiento económico relacionado con el turismo", destacó, en diálogo con Pro-Salud News, el doctor Ricardo Galimberti, presidente del 21º Congreso Mundial de Dermatología y líder del comité organizador, también integrado por los doctores Carlos Gatti (director del Comité Latinoamericano), Fernando Stengel (director del Comité Científico) y Adrián Pierini, Secretario General.
Al ser consultado acerca de la importancia de la reunión y sus alcances, el doctor Adrián Pierini, también integrante del servicio de Dermatología del Hospital de Pediatría Prof. Dr. Juan P. Garrahan, expresó: "Para evaluar la relevancia del congreso, hay que considerar el contenido del programa que, bajo el lema 'Dermatología global para un mundo globalizado', fue especialmente elaborado con el objetivo de representar en él todas las necesidades de las diferentes poblaciones del mundo. Además, no sólo se pensó en las enfermedades de la piel más frecuentes como por ejemplo psoriasis o excema, sino que además se contempló el abanico de temas cosmético-estéticos, tan en boga por estos días".
Asimismo, el especialista señaló que "por tratarse del primer congreso mundial de dermatología que se realiza en la Argentina y en Sudamérica, representa un importante reconocimiento a la capacidad científica y organizativa".
"La participación de dermatólogos de todo el mundo, aun los procedentes de aquellos países todavía no son miembros de la ILDS, ha sido nuestra preocupación, y creemos haberla cumplido adecuadamente. Esto también es Dermatología Global. Como reflejo de esa necesidad, el temario incluye toda la gama de enfermedades regionales como la lepra o las micosis profundas muy frecuentes en nuestro país y en Brasil, por ejemplo; pero también la estética y la biología molecular", consignó el doctor Galimberti, quien también se desempeña como jefe del Servicio de Dermatología del Hospital Italiano de Buenos Aires (HIBA).
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Teniendo en cuenta la coyuntura global actual, los especialistas locales y extranjeros abordarán un tema central: la problemática del cambio climático y el agujero de ozono, y las repercusiones que estos factores generan en la salud de la piel.
En este sentido, se hará hincapié en la educación como elemento para la prevención destacando como el aspecto mas positivo que los resultados obtenidos en las discusiones y disertaciones "podrán volcarse fácilmente al consultorio para ser puestos a disposición de todos los pacientes".
La prevención, entonces, será uno de los ejes centrales, remarcando la importancia de evitar la aparición de las lesiones, inclusive cuando existen novedosas técnicas curativas que evolucionan día a día.
"Sin embargo, estamos abiertos a las últimas novedades en tratamiento. Una de ellas son las terapias biológicas que tienen entre tres y cuatro años de antigüedad, razón por la cual en el congreso anterior que se hizo hace cinco, no fueron abordadas. Se trata del perfeccionamiento de métodos anteriores que se utilizan para tratar la psoriasis, entre otras enfermedades de la piel", indicó el doctor Pierini.
Finalmente, cabe destacar que gracias a la elección de un lugar que permite un notable despliegue (el predio La Rural en Palermo, Buenos Aires), todos los trabajos científicos y posters presentados por los especialistas serán expuestos durante los cinco días que durará el congreso.
Nota publicada el 7de Septiembre de 2007 en http://www.semanaprofesional.com/?nota=8461
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