AUTOR:

PIERO TREPICCIONE

Etapas para la organización de eventos

Etapas para la organización de

eventos

Diseño y cotización

Se establecen los objetivos

Junto a las expectativas del organizador

Para hacer llegar un mensaje unidireccional al público participante

Debe realizarse el presupuesto del evento, incrementando 10% más para gastos imprevistos.

Se puede tomar como referencia el gasto de eventos anteriores.

Producción

Son las gestiones previas antes del evento

Consiste en la preparación de los recursos que lo conforman.

Se realiza antes del evento, ya que también es la etapa en donde se realizan contrataciones y se adquiere todo el recurso material y humano necesario.

Montaje

Es la disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará a cabo elevento.

En esta etapa es donde se pone en marcha la logística del evento, ya los recursos necesarios están en el sitio y deben colocarse en su lugar.

Ejecución¡Llegó el gran día!

En esta etapa se lleva a cabo el evento. Los

participantes están reunidos en el mismo sitio mientras comparten las actividades

planeadas con anticipación.

Desmontaje

Luego de finalizar el evento

Se lleva a cabo el retiro de todos

los recursos utilizados.

Evaluación de

resultados

se analiza el grado de cumplimiento de los objetivos establecidosy la eficiencia de las prestaciones.

EJEMPLO

Se tomará como punto de referencia la verbena realizada por la fundación Fanca.

Un evento realizado con el fin de recaudar fondos para ayudar a los niños con cáncer.

Diseño y cotización

Producción

Montaje

Se planteó el proyecto ante el director y Presidente de Fanca, se propuso el sitio de la verbena, se presentó un estimado del presupuesto total y la modalidad de inversión, la cual sería de parte de los patrocinantes.

Se comenzó a llamar a los patrocinantes y proveedores para poder confirmar su participación. El sitio del evento fue pautado para el 07/05/2015, en conjunto a toda la comida y sonido. Se confirmó la cobertura de los medios de comunicación para ese día y se reservaron una cantidad de sillas determinada con la agencia de festejos.

Una semana antes de la verbena se diagnosticó el sitio donde ésta sería, pero el montaje se realizó el mismo día, se recibió todo lo gastronómico, bebidas, mesas y sillas además de el sonido y la presencia de los medios de comunicación. Todo fue puesto en su lugar cuatro horas antes del inicio del evento.

Ejecución

Desmontaje

Evaluación de resultados

La verbena comenzó a partir de las 11:30 am, pero las personas comenzaron a llegar desde las 12 del mediodía, se colocó un encargado en cada tipo de comida para que éste supervisara esa área y apoyara en la venta. Por motivos de seguridad, todo se cobraba en un sitio, la venta era a través de tickets los cuales eran canjeados por los alimentos.

Luego de finalizar con la verbena, entró en acción el equipo de desmontaje, éstos agruparon cada producto alquilado y los cargaron al transporte que los llevaría de vuelta a su sitio correspondido. Los desperdicios de comida fueron recogidos y colocados directamente en el camión del aseo. El sitio del evento fue desalojado completamente.

El resultado estudiado fue el dinero que se recaudó para contribuir con la causa de salvar a los niños con cáncer, se compara con lo generado en actividades anteriores y se toman en cuenta algunos aspectos especiales para mejorar en los eventos futuros similares que se vayan a realizar.