4. organización eventos

PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE

EVENTOS DEPORTIVOS

Juan Luis Navarro ImberlónMaster en Gestión Deportiva

Socio-consultor de Innovación Deportiva y Lidera Sport

Presidente de la Asociación de Gestores del Deporte de Andalucía (AGESPORT). España

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OBJETIVOSJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

• Identificar las características generales de un evento deportivo.

• Conocer los procesos en la organización de un evento deportivo.

CONTENIDOS GENERALES

A. Introducción

1.Que es un evento deportivo

2.Clasificación de los eventos deportivos

3.Impacto/beneficios de los eventos deportivos B. Fases del proceso de organización de un

evento

1.Fase inicial: información/valoración

2.Fase funcional: desarrollo de la organización

3.Fase de ejecución: operativa

4.Fase final: evaluación

JUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

¿QUE CARACTERIZA A UN EVENTO DEPORTIVO?JUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

ALTO NIVEL DE ASISTENCIA DE PÚBLICOJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

PONER AQUÍ EL TITULO DEL SEMINARIO PARA QUE ESTÉ SIEMPRE VISIBLE

REPERCUSIÓN EN LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓNJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

AUDIENCIAS TELEVISIVASJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

PARTICIPACIÓN DE PATROCINADORESJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

RECURSOS PROPIOSJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

MÁXIMAS EXIGENCIAS DE CALIDADJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

ESPECTÁCULO DEPORTIVOJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

ESPECTÁCULO SOCIO-CULTURALJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

INSTALACIONES SINGULARESJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

HACÍA UNA DEFINICIÓN DE EVENTO DEPORTIVOJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

• Actividad deportiva que cuenta con un alto nivel de repercusión social traducido en una fuerte presencia en los medios de comunicación y que puede generar por si misma ingresos económicos (V. Añó)

• Actividad que se desarrolla en un momento puntual en el tiempo…

• Exige medios materiales, humanos o recursos económicos especiales.

• Sistema de organización y gestión específico…

CLASIFICIACIÓN DE LOS EVENTOS DEPORTIVOSJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

• Sistema de Competición• Partido único• Eliminatoria directa• Competición por grupos y fases

• Duración• Un partido / Un día• Varios partidos / Varias semanas

• Contexto • Actividad monodeportiva • Actividad multideportiva

• Características de la Instalación • Instalación convencional• Instalación especial

CLASIFICIACIÓN DE LOS EVENTOS DEPORTIVOSJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

• Instalación • Una única instalación• Varias sedes

• Categoría de los participantes• Deporte Base • Deporte Profesional• Selecciones Nacionales

• Ámbito de la competición• Local • Nacional• Internacional

• Calificación de la competición• Torneos o competiciones “amistosas” /

Exhibición• Competiciones oficiales

IMPACTO/BENEFICIO DE LOS EVENTOS DEPORTIVOSJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

• Infraestructura • Turismo• Sistema deportivo• Hábitos de práctica• Impacto económico local• Ilusión social• Inversión privada• Impulso de la imagen de marca: ciudad/país• …

INFRAESTRUCTURA DEPORTIVAJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

INFRAESTRUCTURA GENERALJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

INFRAESTRUCTURA TURÍSTICAJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

TURISMOJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

IMPACTO ECONÓMICOJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

HÁBITOS DEPORTIVOS/PROMOCIÓNJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

ILUSIÓN SOCIALJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

LAS PREGUNTAS DEL ORGANIZADORJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

• ¿Por que organizar un evento deportivo?• ¿Dónde?• ¿Cuándo?• ¿Que dimensión va a tener nuestro evento

deportivo?• ¿Que estructura soporte necesitamos?• ¿Con que apoyos contamos?• ¿Que nivel de calidad?• ¿Como pensamos abordar el trabajo?• …

FASES DE PROCESO DE ORGANIZACIÓNJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

A. Fase inicial

1. Conocer las características del evento

2. Análisis de los medios y recursos

3. Valoración económica (gastos/ingresos)

4. Plan de viabilidad

5. Solicitud / Candidatura

B. Fase funcional: desarrollo de la organización

1. Formación de la estructura de organización

2. Definición de tareas y plazos (Plan director)

C. Fase operativa: ejecución del evento

D. Fase final: evaluación

FASE INICIALJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

Conocer las características del evento

• Cuestiones precedentes

• Análisis e información sobre ediciones anteriores, opinión de patrocinadores, organizadores, clubs, medios de comunicación, documentos de gestión, memorias, dossier de prensa, información de federación, etc...

• Condiciones de organización

• Normativa que afecta a la organización


Análisis de los medios y recursos

• Instalaciones de competición y entrenamiento

• Recursos humanos (personal propio, de servicios, voluntarios, etc.)

• Recursos económicos

• Público potencial y Medios de comunicación (*)

• Servicios (Servicios médicos, seguridad, limpieza, equipos técnicos de apoyo, comunicaciones, etc.)

• Infraestructuras asociadas


Presupuesto, financiación, patrocinio

• Subvenciones públicas

• Derechos de retransmisión

• Publicidad y Patrocinio

• Entradas / abonos

• Merchandising

• Venta de activos

• Alojamientos

• Restauración y zona comercial


Plan Patrocinio

•Definición de la competición

•Objetivos de la competición y trascendencia

•Características

•Entidades asociadas al evento

•Usuarios o consumidores interesados

•Segmentos de mercado interesados

•Posibilidades de promoción

•Posibilidades publicitarias

•Condiciones del patrocinio

•Definición de la competición

•Objetivos de la competición y trascendencia

•Características

•Entidades asociadas al evento

•Usuarios o consumidores interesados

•Segmentos de mercado interesados

•Posibilidades de promoción

•Posibilidades publicitarias

•Condiciones del patrocinio

1. Elaboración de la oferta

2. Primeros contactos

3. Entrevista personal

4. Presentación de la oferta

5. Segundo contacto6. Reelaboración de

la oferta7. Presentación de

la oferta definitiva

Plan Patrocinio



Plan de viabilidad

• Análisis de la competición

• Análisis de nuestros recursos (recursos humanos, materiales, instalaciones, etc.)

• Análisis de nuestros objetivos y de los objetivos de las entidades soporte.

• Análisis de ingresos y gastos


Dossier de Candidatura

Básicos• Instalaciones

• Transporte

• Alojamiento

• Programa deportivo

• Financiación

• Garantías

Complementarios

• Apoyo social

• Seguridad

• Servicios médicos

• Medios comunicación

• Programa paralelo

• Aspectos legales, tecnológicos, meteorológicos, etc.


Dossier de Candidatura

FASE FUNCIONALJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

Desarrollo de la organización

1. Forma jurídica

2. Definición de la estructura organizativa

• Comité de Honor

• Comité Organizador

• Comité Ejecutivo

3. Plan Director

4. Funciones y tareas por áreas


1. Forma jurídica / 2. Estructura de organización

• Empresa Pública (Barcelona 92)• Asociación sin fines de lucro (Universiada Granada 2015)• Federación Deportiva (Mundial Balonmano 2014)• Consorcio (Mundial Natación – Barcelona 2003)


3. Plan Director

• Acontecimiento complejo (Deporte, Transporte, Alojamientos, Gestión Económica, Recursos Humanos, ), que necesita Planificar:

• Los Plazos • Los Recursos• La Calidad del Proyecto

• Visión global del proyecto• Documento guía de la gestión diaria• Información para el Comité Organizador • Elemento que permita un seguimiento permanente del proyecto


2. Plan Director

1. Objetivos generales

2. Estructura organizativa

1. Organigramas

2. Áreas de responsabilidad

3. Funciones

4. Personas que intervienen en la organización y niveles de relación

3. Presupuesto (Gastos, ingresos , financiación)

4. Las instalaciones

5. Planificación general


2. Plan Director

6. Relación de contratos y suministros

7. El programa deportivo (Entrenamiento y competición)

8. Planificación general

9. Planes de operaciones (alojamientos, transportes, seguridad, patrocinio y comercialización, comunicación y servicios a los MC, programa cultural, acreditaciones, etc.)

FASE OPERATIVAJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

Comité de Honor

• Representación protocolaria

• Imagen del evento

• Respaldo institucional al máximo nivel

Comité Organizador

• Aprobar el proyecto de actividad

• Aprobar los presupuestos

• Aprobar el programa oficial

• Controlar el proceso organizativo

• Designar al director/a del comité ejecutivo

• Aprobar la memoria final y cierre de la actividad


Comité Ejecutivo

• Supervisar el proyecto de actividad y presentarlo al Comité Organizador para su aprobación

• Elaborar el proyecto de presupuestos y presentarlo al Comité Organizador para su aprobación

• Captación y gestión de recursos

• Diseñar el programa del evento para su presentación al Comité Organizador para su aprobación

• Coordinar el proceso organizativo

• Supervisar y coordinar todo el proceso de organización

• Dirección operativa del evento


Estructura Organizativa

• 1. MARKETING

• 2. GESTION ECONÓMICA Y ADMINISTRACIÓN

• 3. RECURSOS HUMANOS

• 4. CEREMONIAS

• 5. PROMOCIÓN

• 6. MEDIOS COMUNICACIÓN

• 7. PUBLICACIONES

• 8. PROTOCOLO

• 9. INSTALACIONES

• 10. TÉCNICA

• 11. SEGURIDAD

• 12. MÉDICA

• 13. ALOJAMIENTOS

• 14. TRANSPORTES

• 15. ACREDITACIONES

• 16. TECNOLOGÍA

• 17. ASESORÍA JURÍDICA


ORGANIGRAMA COMPETICION

J efe de Proyecto

J efe de Instalación

J efe Unidad Mantenimiento

J .U. Mantenim.

J .U. Mantenim.

J .U. Mantenim.

J .U. Mantenim.

J .U. Mantenim.

J .U. Mantenim.

J .U. Mantenim.

J efe Unidad Mantenimiento

J .U. Mantenim.

J .U. Mantenim.

J efe de Competición

J efe Unidad J ueces/Material

J .U. J ueces M.

J .U. J uecs M.

J .U. J ueces M.

J .U. J ueces M.

J .U. J ueces M.

J .U. J ueces M.

J .U. J ueces M.

J efe Unidad J ueces/Material

J .U. J ueces M.

J .U. J uecs M.

FEDERACION

FEDERACION ESPAÑOLA DE ATLETISMO

FEDERACION ESPAÑOLA DE

ATLETISMO


FEDERACION ESPA OLA DE ATLETISMO


ATLETISMO

FEDERACION ESPAÑOLA DE BALONCESTO

EDERACION ESPAÑOLA DE

ATLETISMO



ATLETISMO



ATLETISMO



ATLETISMO

FEDERACION ESPA OLA DE ATLETISMO


ATLETISMO

Comité Técnico ORGANIZADOR

J efe Unidad P. y Medios de Comunicación

J efe Unidad Servicios Médicos

J efe Unidad Imagen y Patrocinio

J efe Unidad Transporte y Alojamientos

J efe Unidad Protocolo

J efe Unidad Voluntarios

J efe Unidad de Control








J efe Unidad Gestión

Resultados

J efe Unidad Tecnología



J efe Unidad

Gestión Resultados




J efe Unidad Tecnológica

COMITÉ COMPETICION FEDERACION ESPAÑOLA


Área Deportiva o Técnica

• Supervisar y coordinar el área técnica de los espacios deportivos y complementarios (instalaciones).

• Supervisar y coordinar el material deportivo.

• Elaborar el sistema de competición, calendarios, estadísticas y resultados.

• Elaborar el programa de entrenamientos.

• Coordinar a los jueces y árbitros, comités de competición, apelación y disciplina, en su caso.

• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliego de prescripciones técnicas y contratos en su área.

• Relación con las federaciones que intervienen en el evento.

• Coordinar todos los aspectos técnico-deportivos.


Área de Infraestructura o Equipamientos

• Control general de las instalaciones de competición y entrenamiento

• Determinar y supervisar el programa de limpieza de las instalaciones

• Organización y supervisión del personal de control

• Organización del personal de mantenimiento

• Preparación de todos los espacios del evento

• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliego de prescripciones técnicas y contratos en su área.

• Supervisión de las obras de construcción ampliación o modificación de las instalaciones.


Área de Operaciones o Logística

• Planificar, supervisar y coordinar los alojamientos.

• Planificar, supervisar, coordinar los transportes y aparcamientos.

• Planificar, supervisar y coordinar la restauración.

• Planificar y coordinar el montaje y desmontaje del “espacio de actividad”.

• Planificar y coordinar la distribución de recursos.

• Planificar y controlar el almacén.

• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliegos y contratos en su área.

• Servicios Médicos, Voluntarios, etc.


Área de Protocolo y RRPP

• Planificar y coordinar las presentaciones oficiales

• Planificar y coordinar la inauguración oficial

• Recibir y atender a las autoridades durante el desarrollo de la actividad y disponer el lugar que deben ocupar en todo momento (Vip)

• Planificar y coordinar la entrega de regalos.

• Planificar y coordinar las premiaciones y la clausura

• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliegos técnicos y contratos relacionados con su área


Área de Comunicación

• Planificar y coordinar la comunicación interna y externa

• Atender y coordinar a los medios de comunicación durante las presentaciones

• Invitar, atender y coordinar a los medios de comunicación durante la ejecución de la actividad

• Confeccionar y enviar ‘notas de prensa’

• Planificar y coordinar la publicidad mediática

• Elaborar el periódico o revista de la actividad

• Determinar y controlar los recursos de salas de prensa y zona mixta

• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliegos y contratos de su área


Área de Tecnología

• Planificar y coordinar los sistemas de comunicación

• Planificar y coordinar la retransmisión por internet

• Gestión de resultados y marcadores

• Gestión de la página web

• Elaborar la propuesta de presupuestos, contratos y pliegos técnicos de su área.


Área de Promoción y Marketing

• Diseñar y coordinar el plan de promoción del evento.

• Gestión de los artículos promocionales .

• Gestión de entradas.

• Gestión de patrocinadores.

• Gestión de la publicidad del evento.

• Locutor del evento / presentación.

• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliegos y contratos de su área.


Área de Servicios Médicos

• Planificar y coordinar al personal sanitario

• Planificar y coordinar el control antidoping

• Planificar los servicios técnicos necesarios: médicos, ambulancias, equipos técnicos, etc.

• Planificar posibles evacuaciones y hospitalizaciones

• Coordinación con los organismos responsables de salud pública y alimentaría

• Elaborar la propuesta de presupuestos, contratos y pliegos técnicos en su área


Área de Seguridad

• Gestión de los permisos, autorizaciones, licencias, etc., que sean necesarios para el desarrollo del evento o de las actividades complementarias relacionadas con el mismo.

• Coordinar la contratación de los seguros que procedan.

• Cumplir con la legislación vigente en esta materia.

• Planificar y coordinar los dispositivos de seguridad en los espacios deportivos, alojamientos, transportes, etc.

• Coordinación y enlace con protección civil, policía, etc. Presencia en el dispositivo de emergencias.

• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliegos técnicos y contratos de su área.


Área de Voluntarios

• Captación y selección de los voluntarios.

• Planificar y coordinar las actividades de formación.

• Distribuir las tareas operativas de los voluntarios.

• Planificar y coordinar las necesidades logísticas (desplazamientos, restauración, uniformidad, incidencias, etc.).

• Coordinación general de los voluntarios del evento.

• Elaborar la propuesta de presupuestos, pliegos técnicos y contratos de su área.

FASE FINALJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

1.- Retirada de material y desmontaje

2.- Gestión final de ingresos y pagos

3.- Evaluación

• Memoria de gestión

• Memoria económica

• Análisis y conclusiones

• Finalización de contratos y gestiones

4.- Agradecimientos

5.- Elaboración de la Memoria final del evento

6.- Distribución de la Memoria

7.- Cierre económico


Memoria del evento

1.- Introducción general

2.- Estructura organizativa

3.- Información de la competición (Desarrollo del la competición, instalaciones, resultados, etc.)

4.- Programa cultural o promocional

4.- Datos estadísticos mas relevantes (participantes, equipos, asistentes, medios de comunicación, etc.)

5.- Informe de gestión y resultados por área

6.- Dossier de prensa

7.- Patrocinadores

8.- Memoria económica


LA VALORACIÓN DEL ÉXITO DE UN EVENTO

LA GESTIÓN DEL DÍA DESPUES

BIBLIOGRAFÍAJUAN LUIS NAVARRO IMBERLÓN

ACOSTA, R. Dirección, gestión y administración de las organizaciones deportivas, Barcelona, Paidotribo, 1999.

AYORA, P., GARCIA, E., MESTRE, J.A., Organización de eventos deportivos, Valencia, Inde, 2004.

ALBERTO, C., HERNANDO, V. y FERNÁNDEZ, J.A., Gestión y dirección de empresas deportivas. Teoría y práctica, Madrid, Gymnos, 1996.

AÑÓ, V. , Organización Y gestión de entidades deportivas. Los grandes eventos, Barcelona, Inde, 2003.

GIL, J. , Como organizar una competición deportiva, Barcelona, Flash Book, 1995.

LITWIN, J. (1990) Organización de campeonatos deportivos. Buenos Aires, Stadium.

MARTÍN, O., Manual práctico de organización deportiva, Madrid, Gymnos, 1996.

MESTRE, J.A., Planificación deportiva. Teoría y práctica. Barcelona, Inde, 1995.

OTERO, JM. (Coord.), Incidencia económica del deporte, Málaga, IAD, 2002.

QUESADA, S y M.D. DIEZ, Dirección de centros deportivos. Principales funciones y habilidades del director deportivo, Barcelona, Paidotribo, 2002.

PARÍS, F., La planificación estratégica en las organizaciones deportivas, Barcelona, Paidotribo, 1996.

SENLLE, A.; GALLARDO, L. y DORARO, A., Calidad en las organizaciones deportivas, Madrid, Gymnos.

VARIOS, Memoria de gestión de los XV Juegos Mediterráneos Almería 2005, Almería, COJMA, 2006.

4. organización eventos

Sports