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CHECKLIST DE ORGANIZACIÓN DEL EVENTOCómo organizador de evento, seguro que tienes tendencia a hacer lista de forma natural. Pero inclusolos organizadores de eventos más experimentados se pueden olvidar de algo. Por ello, hemospreparado una sencilla pero completa checlist para que tu evento se desarrolle a la perfección.

De 3 a 5 meses antes del Evento

□ Elegir el tema del evento, así cómo el número de personas que van a asistir y elambiente que queremos crear

□ Elegir el Espacio y planificar la logística (disposición del Espacio, catering,equipamiento audiovisual, acceso para discapacitados, etc)

□ Crear el presupuesto, definir las fechas claves y la agenda del evento

□ Conseguir patrocinadores en el caso de que fuera necesario

□ Identificar e invitar a los ponentes

□ Identificar que materiales y servicios vamos a tener que contratar o comprar

2 meses antes del Evento

□ Llamar a los potenciales ponentes para confirmar su asistencia

□ Contactar con los patrocinadores para informarles sobre los avances del proyecto

□ Elegir el proveedor de catering

□ Fijar los modos de transporte al evento

□ Decidir si se va a invitar a medios de comunicación. En el caso de que sí, recopilar unalista de contactos claves

□ Mandar las invitaciones

□ Fijar las necesidades en cuanto a material audiovisual y organizarlo con el gestor delEspacio

1 mes antes del Evento

□ Contactar con los ponentes para hablar acerca de sus presentaciones y ver sinecesitan información adicional o soporte, cómo por ejemplo si usamos plantillas de

Powerpoint

2 semanas antes del Evento

□ Hacer una lista de los materiales que llevaremos al evento y empaquetarlos

□ Asignar las tareas a cada miembro del equipo (lo que incluye la persona encargada deverificar la inscripción, la persona encargada de tomar notas, el coordinadoraudiovisual, la persona encargada de recibir a los ponentes y la persona encargada delas relaciones con los medios de comunicación)

□ Confirmar todos los detalles del eventos con el fotógrafo, lo que incluye la logística ylos tipos de fotografias que queremos. Por ejemplo, si se preve que va a asistir un/arepresente del gobierno, le indicaremos que queremos que salga en las fotos

1 semana antes del Evento

□ Verificar los detalles con el gestor del Espacio, confirmar las necesidades audiovisualesy mandar al gestor la disposición del Espacio y/o cualquier instrucción para laorganización del evento.

□ Hacer un chequeo del Espacio

□ Llamar a los periodistas para animarles a venir

□ Finalizar e imprimir la agenda y la lista de participantes

□ Contactar con los ponentes para asegurarnos de que tienen la fecha y la ubicacióncorrecta así cómo el momento y la duración en el que hablarán. Indicarles el nombrede la persona que les recibirá

□ Redactar una nota de prensa describiendo el evento para mandarla el día anterior alevento o el mismo día del evento.

Un día antes del evento

□ Llevar todos los materiales al Espacio

□ Empaquetar un “Kit de Suministros” con cualquier material que se pueda necesitar(celo, tijeras, grapadora, bolígrafos, lapices, papel, números de teléfono de losponentes, etc)

El día del evento

□ Llegar una hora antes del evento para asegurarnos que la disposición del espacio escorrecta y que el material audiovisual funciona correctamente. Verificar todos losmicrófonos, proyectores, equipamiento audio e Internet.

□ Verificar el Espacio de inscripción. Asegurarse que hay bastantes etiquetas y material.

□ Asegurarse que todo el equipo tiene claro lo que tiene que hacer, cuando y dónde

□ Asegurarse que los carteles de información están bien puestos

□ Mandar la nota de prensa

Después del evento

□ Organizar una reunión con el equipo de organización del evento, para ver lo que hafunciona bien y lo que se puede mejorar para futuros eventos

□ Preparar un resumen escrito y evaluación del evento

□ Revisar las facturas y hacer el pago de las facturas pendientes

□ Contactar con los patrocinadores y ponentes que han asistido para ver su feedback yhablar de futuras colaboraciones

□ Mandar tarjetas de agradecimientos a los ponentes, patrocinadores, miembros delequipo y cualquier persona que ha ayudado a la organización del evento.

□ Mandar emails a los medios de comunicación que han asistido al evento y ofrecerlesayuda en el caso de que necesiten más material