Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II

Organizar: Llamamos organizar - cuando de eventos se trata - al procedimiento intelectual, cuyo

objetivo es contestar las siguientes preguntas:

¿Qué hay que hacer? ¿Cuál es la tarea?

¿Qué medios necesito para realizar esa tarea?

¿En qué lugar se debe realizar esa tarea?

En muchas ocasiones el directivo o gerente de una empresa

necesitará organizar un evento en su empresa:

Para dar a conocer una noticia

Para dar a conocer un producto

Para comunicar algo, etc.

El delegará muchas actividades a diferentes personas, entre ellas a la SECRETARIA, de ahí que

es imprescindible que ésta conozca sobre organización de eventos, ya que gran parte del éxito del

mismo caerá en la reputación de ella.

La organización de un evento es una potente y eficaz herramienta de las más delicadas que existen y,

esto es porque, en un evento absolutamente todo comunica:

Estamos expuestos

Nuestro público nos ve

Nos escucha y está presente físicamente.

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Téc. Secretariado en Computación Ciclo. IIPor este motivo, hemos de cuidar la imagen que transmitimos durante éste, siendo meticulosos en

todos los detalles. De ahí, nos ganaremos una u otra reputación aunque, aún hay muchas empresas

que ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing,

dejando muchos aspectos al azar en el transcurso de éste.

La organización de un evento nos permite acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con él y

ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y/o servicios de nuestra empresa. Muchas

empresas creen que los eventos corporativos son “un día de descanso”

para el personal. Eso se debe a que no saben como aprovechar su

potencial para lograr otros objetivos.

La organización de eventos exitosa, es aquella en que los asistentes

quedan impresionados y disfrutan no solo del contenido sino también de

la organización, deben ser planeados más como un espectáculo que

como una conferencia.

En toda organización de un evento hay que ser original! En realidad no

importa si su evento trata de finanzas, servicio al cliente o una charla

motivacional, usted puede IMPRESIONAR a su audiencia con su extraordinaria organización de

eventos. Y como organizador, ese debe ser su objetivo...

Existen tantos tipos de eventos como empresas y personas, y su organización de eventos debe

adaptarse según corresponda.

Así que inicie la organización de su evento escribiendo un "guión" de lo que desea ofrecer. Piense en

un tema general, calcule cuánto tiempo necesitará para dar la bienvenida a sus invitados, calentar a la

audiencia, ofrecer las lecciones claves de cada sesión y ofrecer a los participantes suficiente tiempo

para compartir e intercambiar las ideas generadas por su mensaje.

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Téc. Secretariado en Computación Ciclo. IIUtilicemos la creatividad en nuestros eventos, puede decorar, utilizar pancartas, publicidad y

materiales para la audiencia. Entregue materiales que valga la pena guardar! Continuarán vendiendo

por usted durante mucho tiempo!

Sin importar cual sea la composición de su audiencia (personal de un departamento o un grupo

aleatorio de asistentes), incluya en su organización algunas actividades de acercamiento, rompe

hielos, ejercicios de trabajo en equipo y otros.

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Se sorprenderá de ver cuántas personas disfrutan de estas actividades y la rapidez con la que un

grupo de extraños empieza a compartir sus ideas.

Al igual que en los primeros cinco minutos uno puede saber si una película es de horror o de romance,

su audiencia en un evento también puede saber en cinco minutos si su evento será un recuerdo

duradero y placentero o solo uno más del montón... ¡y ciertamente se los darán a conocer como

corresponde!

Aunque a primera vista pueda parecer que todos los eventos corporativos son parecidos, en realidad

hay dos categorías muy diferenciadas:

Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 3LOS

MOTIVACIONALES

LOS

PROMOCIONALES

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II

Los motivacionales, están dirigidos al personal de la propia empresa, y los promocionales, son los

que la empresa realiza hacia afuera (clientes). Estos universos también son diferentes, pero tienen en

común la posibilidad de servirse del evento como una herramienta más, para lograr diferentes objetivos

empresariales.

Qué objetivos puede desear alcanzar una empresa?

En cualquiera de los casos, el organizador debe saber que no es solo el hecho de contratar un salón

o un show, sino que lo importante es para qué se organiza la actividad. Es decir; no se trata sólo de

brindar un espectáculo personal de un artista, sino de seleccionar un show que forme parte de un todo,

y que apunte a lograr un objetivo específico y claramente formulado.

Para qué debe servir la realización de un evento?

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Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II

Muchas veces la organización de un evento recae en la secretaria ejecutiva, la agencia de publicidad o

la consultora de Recursos Humanos, pero es importante que a cargo de la organización haya un

profesional: alguien que, apoyado en una mirada global, administre los recursos necesarios para

alcanzar los objetivos planteados en todas las áreas.

Porque detrás de un evento, las responsabilidades y los recursos involucrados son infinitos, por lo que

la mirada global no sólo es importante sino que es una condición

para que el evento tenga éxito.

Cuando una empresa decide organizar un evento está asumiendo

muchos riesgos, y todo debe salir bien. Pero además - y

fundamentalmente- , se le presenta una oportunidad que no se

debe desaprovechar: la de reunir a su personal en un solo lugar y

al mismo tiempo, transmitirles claramente un mensaje corporativo.

Cuantas veces hemos escuchado que hay madres de familia que

deben organizar un evento para celebrar el primer año de su hijito, fiestas de quinceañeras, asistentes

del departamento de recursos humanos y ejecutivos de empresas preocupados por “X” tema o lanzar

un producto?

Y, cuántas veces estas fiestas no se echan a andar sin ningún plan? Es ahí donde surgen

conversaciones y personas tensas. Hacen su fiesta y de repente los invitados del evento empiezan a

llegar y comienza la angustia y la preocupación:

- Dónde está el Hielo?

- ¿A qué hora va llegar el entretenimiento?,

Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 5

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II- "Ve de prisa al súper a comprar gaseosas ", etc.

Y se dan cuenta en ese momento, en ese preciso momento que su jefe lo está viendo todo con cara

de a quién echarle la culpa porque el sonido no sirve y su cliente y accionistas se empezaron a

incomodar.

La organización de un evento es una labor muy seria con responsabilidades altas y no se tiene que

dejar al azar.

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- Salones para eventos, quintas,

clubes y hoteles.

- Decoración.

- Iluminación.

- Invitaciones.

- Recuerdos.

- Grupos Musicales.

- Estilistas profesionales

- maquilladores- asesores de vestuario- Karaoke.

- Salones para eventos, quintas,

clubes y hoteles.

- Decoración.

- Iluminación.

- Invitaciones.

- Recuerdos.

- Grupos Musicales.

- Estilistas profesionales

- maquilladores- asesores de vestuario- Karaoke.

- Alquiler de materiales: mesas, sillas,

toldos, tarimas, vehículos, etc.

- Contratación de profesionales y

artistas: modelos, mariachis, coros,

seguridad, comediantes, grupos

teatrales, magos, payasos.

-Alquiler de disco-móviles

especializadas en todo tipo de

música.

- Tarimas, graderías, torres de

sonido, pantallas gigantes.

- Alquiler de materiales: mesas, sillas,

toldos, tarimas, vehículos, etc.

- Contratación de profesionales y

artistas: modelos, mariachis, coros,

seguridad, comediantes, grupos

teatrales, magos, payasos.

-Alquiler de disco-móviles

especializadas en todo tipo de

música.

- Tarimas, graderías, torres de

sonido, pantallas gigantes.

Empresariales:* Fiestas de fin de año* Seminarios* Inauguraciones* Presentación de productos* Conferencias*Aniversarios de una empresa* Decoración de oficinas para festividades durante el año* capacitaciones* Cenas de premiación…

Empresariales:* Fiestas de fin de año* Seminarios* Inauguraciones* Presentación de productos* Conferencias*Aniversarios de una empresa* Decoración de oficinas para festividades durante el año* capacitaciones* Cenas de premiación…

Sociales:- Graduaciones- Despedidas de solteras(os)- Fiestas de Quince años- Primeras Comuniones- Baby Shower- Aniversarios- Cumpleaños - Recepciones- Cenas- Bodas…

Sociales:- Graduaciones- Despedidas de solteras(os)- Fiestas de Quince años- Primeras Comuniones- Baby Shower- Aniversarios- Cumpleaños - Recepciones- Cenas- Bodas…

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II

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Empresariales:

Los eventos empresariales son de carácter corporativo, organizados por una o varias empresas y su

fin es conmemorar acontecimientos institucionales y/o presentar nuevas tendencias comerciales.

Estos eventos se dividen en los siguientes tipos:

Externos: Son aquellos que no están íntimamente ligados con los objetivos de la empresa.

Cada uno es individual y tienen diferentes necesidades. La asistencia es voluntaria y

proporcional a la importancia del contenido y el costo de matrícula. Se financian con publicidad,

patrocinio, etc. Y en la mayoría de los casos se realizan una vez al año.

Ferias: cuyo fin es la venta/compra de artículos.

Exposición: promoción, información y no hay venta directa.

Presentación: de producto o de colecciones.

Internos: Son los que están íntimamente ligados con los objetivos de la empresa y la

organización. No debe tener conflictos (imprevistos). La asistencia es obligatoria y total. Es

financiado con recursos de la empresa que se tienen en cuenta en el presupuesto anual. En el

Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 7

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. IItranscurso del año se celebran varios eventos y también a diferentes niveles en algunos casos.

El objetivo: Capacitar al personal operativo.

Lanzamientos de productos

Convenciones de empresas

Fiestas. Por género. (cóctel, almuerzos o desayunos) o por motivo ( fecha especial,

personal, empresa, vino de honor).

Capacitaciones: actualización.

Mixtos: Podemos decir que estos eventos tienen una asistencia voluntaria, son de costo muy

bajo o por invitación dando posibilidades de asistencia, otorgando alta asistencia pero baja

calidad. Es financiado por una empresa como si se tratara de un evento interno y en el año

suelen celebrarse varios de estos eventos pero de diferente género.( cursos, jornadas,

conferencias).

Sociales:

Los eventos sociales son aquellos con los cuales nos encontramos asiduamente. Hay que tener en

cuenta siempre las preguntas a formular:

Si el evento es religioso es fundamental conocer a qué tipo de religión se refiere para no pasar

papelones. En cambio si no interviene la iglesia y es netamente social, lo importante a tener en cuenta

es el agasajado, porque debemos lograr que a la fecha programada para el evento, no ocurran

imprevistos y que el agasajado concurra a su fiesta lo más distinguido posible y hacerlo brillar.

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PASOS A SEGUIR AL REALIZAR UN EVENTO:PASOS A SEGUIR AL REALIZAR UN EVENTO:

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II1. Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento conlleva un enorme

esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés. Un evento sólo tiene sentido si está

justificado. Debe ser realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar

convocado, sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará incompleto, sin

aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un evento.

2. Definir los objetivos que deseamos alcanzar al organizar un evento, cuál es nuestra meta, qué

deseamos lograr. Debemos hacerlo de manera clara para asegurarnos que el evento sea útil.

Cuanto más sepa usted acerca de qué quiere obtener con su evento, más sencillo será lograrlo.

¿Está buscando educar a sus asistentes, establecer una red de contactos, intercambiar

información o venderles un producto?

3. Luego, habrá que evaluar qué tipo de evento podrá satisfacer esa necesidad.

4. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido será la

tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto

es el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos

que, en definitiva, queremos transmitir de nuestra compañía. Debemos

asegurarnos de que nuestro evento transmita los valores que queremos

asociar a nuestra marca. Si alguno de éstos gestos no está en línea, no

comunicaremos con claridad y perjudicaremos nuestro posicionamiento en la

mente de nuestros clientes actuales y potenciales.

5. Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo en un evento depende del

anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el mango, quien hace y deshace, quien lleva el control

dado que toma las decisiones y destina los recursos. Debemos orientar nuestro trabajo y recursos

a cubrir las necesidades y expectativas de nuestros clientes compatibilizándolo con los objetivos

de la compañía.

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Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II6. Considerar al público como el elemento más valioso del evento. Se supone que elegimos

cuidadosamente a nuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro público más

valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habrá tenido sentido. Si aunque

asiste, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede que hayamos

actuado en contra de nuestros intereses. Como el anfitrión es quien lleva el control, es el

responsable del bienestar de los invitados. Son clientes actuales o en potencia, ante todo

personas.

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7. Un espacio en común. Hay que elegir el lugar dónde encontrarnos con nuestros invitados pero,

un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al concepto elegido. Tiene que permitirnos una

perfecta habilitación de la zona para que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades

de los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura.

Y, sobre todo, tiene que disponer de soluciones para todo lo que pueda salir mal. Hay que planear

cómo se usará el espacio. La naturaleza del evento y el número de participantes determinara cómo

organizar el salón. Hay que tener en cuenta aspectos como número de expositores, metodología

del evento. Se debe determinar qué aspectos son importantes a la hora de elegir el sitio donde se

realizará el evento:

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Qué detalles considera usted que pueden parecer

insignificantes pero que pueden convertirse en

fundamentales ya que pueden conseguir que los

invitados se queden o que provoquen que se

marchen?

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II Localización, número de asistentes, costo, comodidad o aspectos técnico. Se deben visitar

personalmente los sitios antes de tomar la decisión.

8. Determinar nuestro público objetivo, hacia quién estará orientado nuestro evento.

9. Conocer el presupuesto del que disponemos para su realización, Se debe contar al menos

con 3 presupuestos para poder comparar.

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Lo importante de un presupuesto no es tener en cuenta todos los detalles sino apegarse a él. Si espera

que el evento se pague a sí mismo o produzca un beneficio. Estudie cifras de eventos similares y haga

una proyección realista.

10. Estudiar las debilidades y las fortalezas del evento. Debemos procurar reducir las debilidades

y aumentar las fortalezas.

11. Conocer los recursos internos en la empresa y las personas que componen nuestro grupo de

trabajo.

12. Hay que ser creativos. El evento debe ser original, pero sobre todo crear

un entorno y una experiencia coherentes y que consigan los objetivos de

Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 11

Qué hay que tomar en cuenta?

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. IIcomunicación. Imaginar, innovar y aprender de la experiencia de otros, potenciar lo que nos gustó

de otros eventos adaptándolo a nuestra empresa y su sector.

13. Planificar y definir el programa del evento, el cómo darle ritmo y asegurar que fluya.

Organicemos la agenda del evento de forma clara y atractiva.

14. Seleccionar proveedores. Qué tipos de proveedores buscamos, sus características, los riesgos y

oportunidades que representa cada tipo y coordinarlos para una máxima calidad de trabajo para

evitar riesgos. (Estilistas, maquilladores, asesores de vestuario…)

15. Publicitar el evento nos ayuda a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que

llame la atención y el público acuda. Debemos valernos de todos los medios que podamos.

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16. Planificar y determinar la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable a quien

dirigirse en caso de consultas.

17. Coordinar actividades. El gran día, tenemos una gran cantidad de actividades a coordinar y de

riesgos potenciales. Debemos estar preparados con el plan a la mano para no olvidarnos de los

detalles de las actividades y comprobaciones que debemos realizar, la coordinación del equipo,

etc. y así asegurarnos que todo el evento se celebre con

éxito.

Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 12

CUÁLES MEDIOS POR EJEMPLO?

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II18. Fije la fecha. Dependiendo del propósito del evento, existen numerosos factores a considerar,

(época mas conveniente para los asistentes, disponibilidad de los oradores, tarifas hoteleras,

temporadas, clima) ser flexible con la fecha del acontecimiento puede ayudar a reducir tarifas del

sitio y otros costos.

19. Considere ayudas audiovisuales. Si tiene oradores invitados, conozca sus requerimientos en

cuanto a ayudas audiovisuales, si tiene varias sesiones al tiempo, necesita un técnico rotando por

cada dos o tres salones, y adicionalmente uno asignado para el evento principal. Es una ventaja

contar con equipos de respaldo.

20. Seleccione la comida y las bebidas teniendo en cuenta las necesidades de los

participantes. Este siempre es un punto crítico en la organización de un evento, compare las

ventajas económicas y logísticas, entre un buffet o un servicio regular.

Normalmente contratar el servicio de alimentos con alguien diferente al del lugar del evento, es

más económico, pero también más riesgoso. Si va a incluir alimentación asegúrese de que la

comida sea buena y servida en cantidades adecuadas. Usted no querrá que sus invitados pasen

hambre durante su evento o anden por todo el lugar buscando refrigerios para compensar las

escasas comidas.

Sin embargo, tampoco deberá saciar mucho a sus asistentes, porque se arriesgará a que se

queden dormidos durante el desarrollo del evento!

Básicamente debe recurrir a su sentido común. Visite los posibles lugares con anticipación y

piense... me gustaría pasar varias horas en este

lugar? Estaría dispuesto a pagar x cantidad de

dinero por estar aquí? Confíe en sus instintos y

si algo le dice que el lugar no es el correcto,

tómese el tiempo y siga buscando.Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 13

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II

21. Facilite el registro de su evento. Diseñe un registro ágil y sencillo, así sus asistentes no se

perderán el inicio del evento. Disponga una persona como referencia, para que ubique a las

personas en la línea correcta y responda las preguntas frecuentes. Trate de tener varios puntos de

atención.

22. Haga que sus patrocinadores y oradores se sientan cómodos y bien atendidos . Recíbalos

como se merecen, ubíquelos y pregúnteles lo que necesitan para estar cómodos. Ubique un lugar

especial para los oradores donde se puedan preparar, tomar café o interactuar con otros oradores.

23. Análisis post-evento. El trabajo no termia con el evento, ahora nos toca medir los resultados. Si

los resultados han sido establecidos de antemano, podremos valorarlos y compartirlos con el resto

de la empresa. Identifiquemos cuántos negocios se han

realizado (contratos cerrados, contratos a palabra, etc.),

medir cuánto tiempo ha dedicado cada medio de

comunicación a nuestro evento, calcular el número de

asistentes, etc. Guardemos estos resultados para

comparar con el siguiente evento y así poder establecer

mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es

repetitivo.

Dependiendo de la magnitud del evento en esta etapa nos referimos a determinar con la debida

anticipación toda la organización del evento, decir, actividades ANTES, DURANTE y POSTERIORES

al evento.

ANTES DEL EVENTO

Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 14

PAUTAS: LOS TIEMPOS

PAUTAS: LOS TIEMPOS

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. IIPre-evento: 1 a 2 años antes:

Lugar: primer plano, gestión de permisos, personal de seguridad. Estacionamientos, seguros,

limpieza.

Organización de transporte, hospedajes y de prensa.

Gastronomía, concurso de proveedores.

Elementos promocionales, presentes.-

Vestimenta, por sector y función.

Papelería e impresos.

Capacitación de personal, asignación de tareas.

Lista de potenciales invitados.

3 a 6 meses, antes:

contratación de audio e imagen.

Reconfirmación de potenciales invitados.

Reconfirmación de gastronomía.

Ajuste de información de transporte y hospedaje si fuera necesario.

Cierre de permisos.

Definición de fecha y hora.

Capacitación definitiva del personal interviniente.

1 mes antes:

Revisión general del evento

Últimos ajustes.

Definición y confirmación de invitados.

48-24 horas antes:

Armado de estructura fijas (mesas, tarimas etc.)

Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 15

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II Pruebas de sonido e imagen.

Revisión de planos.

Chequeo de servicios

Recepción de mercadería.

Lista definitiva de invitados.

12 horas antes.

Chequeo general de actividades en tiempo y forma.

Comienzo del evento y análisis de primeros movimientos.

Activación y solución de posibles inconvenientes.

DURANTE EL EVENTO

En esta etapa la reunión ya está en pleno funcionamiento sólo se chequeará lo programado y que cada

función se esté cumpliendo como se planificó.

Se recorrerá cada mesa, fila o stand.

Se chequeará iluminación, audio y su nivel de llegada.

Mercadería en estado y tiempo.

Seguridad, limpieza, asistencia y movimiento de presentes.

Cierre del evento, despedida de participantes.

Entrega de presentes o recuerdos.

Desarmado de distintos ámbitos.

Sumario de actividades y resultados.

POSTERIOR AL EVENTO

Es importante tener una base de datos con los siguientes puntos:

Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 16

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II Evaluación del evento.

Aceptación operativa, críticas, quejas y sugerencias.

Análisis y correcciones del evento.

Seguimiento del evento, base de datos de participantes.

Programa anual de contactos., análisis y contactos con potenciales mercados.

Como se ha aprendido en el módulo de Imagen Personal y Protocolo; contamos con todos los medios

para organizar una reunión, pero también es importante comportarse como un buen anfitrión, ya sea

que nosotros organicemos o que contratemos a alguien para hacerlo, que en este caso podremos

supervisar.-

Basémonos en reglas simples de cortesía a la hora de recibir, presentar, abrir una conversación e

incluso ofrecer una bebida. En reuniones pequeñas es normal que los anfitriones se encarguen de

multitud de detalles, desde recoger los abrigos hasta servir una copa.

El anfitrión es aquella persona que tiene invitados a su cargo, el que recibe y se encarga de atender a

los mismos. Saber atenderlos es la clave de éxito en cualquier ámbito de nuestra vida social, laboral e

incluso familiar.

En cuanto sea posible empiece a enviar las invitaciones para su evento. En general,

la organización de eventos debe considerar al menos dos meses para empezar a Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 17

¿Qué tan pronto se deben empezar a enviar las invitaciones para un

evento?

EL ANFITRION EN UN EVENTO…

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. IIenviar la primera comunicación formal si su audiencia es local, y hasta seis meses o más si la

organización de su evento pretende reunir un grupo internacional.

Para romper el hielo empiece a contarle a todos sobre su evento tan pronto como sea posible; incluso

si lo hace informalmente -- para que pueda empezar a captar el interés de la gente y lograr que deseen

recibir más información. No tener la fecha definitiva no es excusa para aprovechar las redes sociales.

Prepare algunos materiales atractivos y genere expectativa.

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Cuando la organización de su evento involucre viajes internacionales, usted debe definitivamente

pensar en enviar sus invitaciones con mucha anticipación. Es poco probable que la gente deje todo de

lado para viajar alrededor del mundo con apenas unas pocas semanas de aviso. Para eventos

internacionales usted debe avisar con al menos 4 meses de anticipación para que la audiencia se

decida y se prepare. Seis meses o más no debería considerarse como demasiado tiempo.

También cuando su evento requiera la inversión económica de los

participantes, usted debe brindarles suficiente tiempo para asignar

los fondos o para solicitarlos a diferentes personas o departamentos

en sus organizaciones. Así que 4 a seis meses también se considera

una buena pauta.

Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 18

Como por ejemplo qué tipo de materiales?

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. IIOtro aspecto importante a considerar es cuánto tiempo espera que la audiencia dedique a su evento.

Será más fácil que la gente encuentre el tiempo para asistir a una conferencia o taller de 5-8pm, que

para registrarse en un campamento de entrenamiento de una semana.

Así que, nuevamente, permita al menos 4 meses para que la gente acomode su agenda.

Al aire libre

Es común que las viviendas sean pequeñas y

se cuente con un espacio en el exterior para

tener en cuenta, de esa manera se puede

organizar un asado, merienda, e incluso una

cena a la luz de la luna. Eso sí, es importante

tomar en cuenta a los vecinos para evitar

inconvenientes.

Debemos poner el jardín muy cómodo, aunque

contemos sólo con algunas especies de flores en macetas. El cuidado que se debe tener es que hay

que retirar cualquier objeto que pudiera molestar (bicicletas, juguetes, cortadora de grama)

Si no son muchos los invitados, podemos organizar la mesa con todos los detalles como si el

encuentro fuera en el interior. En cambio si son muchos, la mejor opción es organizar la comida tipo

buffet, es decir colocar todo sobre la mesa y cada quien se sirve.

Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 19

Eventos en casa…

DÒNDE RECIBIR A LOS INVITADOS?

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II

Tener en cuenta:

Aunque están permitidos elementos descartables, se sugiere la vajilla y cristalería, causan

mejor efecto entre los invitados. No hace falta que sea de calidad, sino que podemos utilizar esa

vajilla de diario, que puede ser con dibujos o motivos coloristas que es estupenda para este tipo

de reuniones.

Si la reunión es de día y muy soleado, podemos optar por algún tipo de sombrilla o toldos para

que nos evite los rayos directos del sol.

La publicidad es definitivamente, la mejor manera de atraer prospectos, ya sea a nivel interno o entre

el público en general. Por este motivo, en su organización de eventos debe brindar suficiente

anticipación para aumentar las probabilidades de llenar los cupos disponibles.

Durante su organización de eventos hay cosas que puede combinar con su publicidad para motivar a

los prospectos a comprometerse con su evento. Por ejemplo, puede establecer una fecha límite para

el registro, y puede ofrecer un descuento para los registros recibidos en o antes de cierta fecha.

También puede ofrecer regalos a quienes se registren temprano, como bonificaciones, certificados de

regalo, descuentos de empresas asociadas, libros, etc.

Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 20

Cómo puedo motivar a la gente para que asistan a un evento?

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II

La clave en la organización de eventos, es convencer a otros de que le hagan publicidad.

Si usted logra que otros hablen sobre su evento, definitivamente economizará dinero en mercadeo y

esto redundará en beneficio de su organización de eventos

Así que, adelante y busque personas que ya estén relacionados con su lista de invitados. Solicíteles su

patrocinio en su evento a cambio de publicidad, mercancía, un porcentaje de la inscripción, un

descuento para sus clientes o tal vez solo la excusa de mantenerse en contacto con su lista de

correos.

Ofrezca a los asistentes un formulario de retroalimentación para devolver al final del evento. De esta

manera no solo puede conocer lo que ha sido bueno o malo en su evento, sino que también puede

pedir comentarios o incluso recomendaciones.

¡Tan frecuentemente como lo permita su presupuesto! Afortunadamente, hoy en día hay muchas

maneras rentables de anunciar cualquier cosa. Internet es definitivamente una excelente herramienta

para informar a otros sobre su evento.

Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 21

Qué tan frecuentemente debe contactar a los invitados?

ALGUNOS METODOS FACILES PARA PROMOVER SU EVENTOALGUNOS METODOS FACILES PARA PROMOVER SU EVENTO

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. II

Primero que nada, necesitará una lista de correos... ¡y una buena! Comprar una lista de correos es

una gran decisión que debe enfrentar con cautela. Muchas empresas tratarán de convencerle de que

tienen la lista de correos que usted necesita, cuando en realidad lo único que tienen es una lista al azar

de e-mails sin ninguna idea del perfil de los destinatarios.

Usted puede estar casi seguro que algunas de las personas que se inscriben en su evento, o incluso

personas que han pagado, faltarán el día del evento (no crea que esto es un error en su organización

de eventos).

¿Por qué? Bueno, a usted se le ocurren probablemente cien razones, y puede haber más.

Enfermedad, un viaje de último momento, problemas personales, un carro que no arranca, un niño o

cónyuge enfermo, etc.

Muchos de estos motivos están fuera de nuestro control durante la organización del evento, sin

embargo, hay unos cuantos motivos que usted puede ayudar a prevenir con un poco de

organización adicional. Tal es el caso de los participantes que simplemente olvidan asistir a su evento,

se sienten cansados o desmotivados en el último momento o se complican con tareas de última hora

en el hogar o la oficina.

¿Cómo puede usted asegurarse de que este grupo de participantes llegue a su evento? Bueno, es

muy fácil... siga recordándoles.

Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 22

Cómo puedo asegurarme de que todos asistan?

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. IINo tema convertirse en una molestia con sus recordatorios. Pero utilice un poco de imaginación y

creatividad para evitar ser repetitivo o aburrido.

Sus recordatorios deben ofrecer algo interesante que motive a los invitados a leer sus mensajes. Tal

vez puede ir revelando poco a poco información clave o secretos que serán tratados durante el evento.

Esto puede servirle no solo como recordatorio para quienes pudieran olvidar el evento, sino también a

mantener a todos motivados y esperando con ansias.

CONCLUSION

¿Cómo organizar un evento exitoso?

Únete al club…. Al Club de CDPAC!! 23

Téc. Secretariado en Computación Ciclo. IIContamos con herramientas que integran el tablero de comando para la toma de decisiones,

permitiendo incrementar la certidumbre y de esta manera flexibilizar y corregir la organización de una

reunión. Si se practican de manera habitual y permanente, se convertirán en un beneficio, con

satisfacción en lo personal o de una rentabilidad adicional si se realiza en el campo empresarial.

En síntesis, si se desea un evento exitoso, donde se podrá transmitir la idea a que originó esta

reunión, hay que tener los elementos planteados anteriormente y llevarlos a la práctica cuantas veces

sea necesario hasta lograr un mecanismo de respuesta inmediata.

Recordemos:

Planeamiento: proceso técnico administrativo donde se determina el futuro deseado.

Programación: la base es un cronograma de tiempo y tarea por ejecutar.

Presupuestar: antecedentes sobre la comparación de precios y las alternativas de acuerdo al

planeamiento establecido.

Anteproyecto. documento donde se materializan inicialmente las ideas sobre la reunión por

realizarse.

Proyecto: documento formal, autorizado por autoridades competentes donde se establecen las

acciones el objetivo primordial de la reunión.

Tiempo de preparación: período que transcurre entre la decisión de realizar una reunión hasta

el inicio.

Tiempo de ejecución: es aquél que transcurre durante el propio acto según el plan aprobado.

Tiempo de finalización: período posterior a la reunión, donde se recolecta la información para

posterior análisis.-

Informe de resultados: Informe que se confecciona al final de la reunión donde se indica

expresamente los resultados para mejorarlos y/o perfeccionarlos para el próximo evento

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