organizaciÓn de eventos y protocolo

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

1

VENEZUELA, 2001

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

2

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICAMODO: FORMACIÓN

Caracas, Abril 2001

Dirección General de INCE TurismoCoronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite

Gerencia de Formación Profesional de INCE TurismoLic. Ada Rizzo Rizzo

Unidad de Tecnología EducativaLic. María Xiomara García

Asesoría TécnicaLic. Encarnación Barreto

Analista IntegralT.S.U. Lucía Torrealba

Analista Productor de MediosJosé Gerardo León Plaza

TranscriptoraIsabel López

Especialistas en Contenido

Econ. Manuel Acosta Profesor Universidad Simón Bolívar

Colaboradores en la Validación

Lic. Luis AlvaradoJefe de la División de CeremonialMinisterio de Relaciones ExterioresDirección General de ProtocoloLic. Víctor MendozaDirector General de ProtocoloAsamblea NacionalLic. Carlos A. GómezGerente GeneralPlain Art.

Coordinación Técnica EstructuralDivisión de Recursos para el Aprendizaje

Coordinación GeneralGerencia General de Formación ProfesionalGerencia de Tecnología Educativa

Primera Edición 2.001

Copyright INCE

3

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

CONTENIDO

- ¿Qué es INCE TURISMO?- Presentación- Introducción- Objetivo

- UNIDAD I EVENTOS ESPECIALES - Definición del Término Eventos Especiales 13- Origen Etimológico del Término Ceremonial y Protocolo 15

- Naturaleza del Ceremonial 20

- Clasificación del Ceremonial 24

- UNIDAD II CEREMONIAL Y PROTOCOLO

- Ceremonial y Protocolo 31

- Metodología para la realización de Ceremonias Académicas 32

- Cronología para la Coordinación de una Ceremonia 33

- Normas de Protocolo 39

- Tratamientos 46

- Criterios Protocolares 46

- Aplicaciones referidas a las normas del protocolo 50

- Precedencia Protocolar 53

- Presidencia Protocolar 58

- Sistema de Presidencia 59

1


- UNIDAD III Funciones Protocolares

- Funciones Protocolares 63- Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar 71

- Perfil Profesional del Asistente de Protocolo 76

- UNIDAD IV Técnicas Grupales Para Eventos

- Dinámica de Grupos 79

- Técnicas Grupales 80

- Importancia del Manejo de las Técnicas Grupales 90

- UNIDAD V Recursos Operacionales

- Recursos Didácticos y Operacionales para Eventos 91

- Recursos Didácticos y Medios Audiovisuales 95

- UNIDAD VI Montajes

- Montajes 97

- Distribución y Espacio para Mesas y Sillas 101

- UNIDAD VII Organizar Eventos

- Eventos Especial 121

- Diferencia de los Eventos según la Técnica y Procedimiento utilizado 124

- Proceso Logístico en los Eventos 128

- Fases Operativas en la Organización de Eventos 146

- Fase Operativa de Pre-Eventos 148

2


- Fase Operativa de Eventos 152

- Fase Operativa de Post-Eventos 154

- Técnicas de Redacción de Informe 155

- Bibliografía 157

3


4


¿QUÉ ES EL INCE TURISMO?

El Instituto de Capacitación Turística INCE TURISMO, es una Asociación Civil sin fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976, por la Corporación de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el Instituto Nacional de Cooperación Educativa, INCE; para la formación, adiestramiento y especialización de los Recursos Humanos que requiere el país en las áreas del Turismo y la Hotelería. Dicho documento fué debidamente protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de Noviembre de 1976

¿QUÉ HACEMOS?

El INCE TURISMO desarrolla programas de formación, capacitación,

adiestramiento y especialización a través de un Sistema de Formación Profesional

al servicio de la Hotelería y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIÓN

Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la

participación de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar

una formación y capacitación continua de la fuerza laboral, complementando la

educación recibida en el sistema formal.

Ofrecer asesoramiento técnico a empresas e instituciones públicas y privadas

vinculadas a la Hotelería y al Turismo.

Promover la Actividad Turística y la incorporación de nuestros egresados al

mercado laboral.

5


6


PRESENTACIÓN

Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que

ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha

seleccionado.

El contenido se ajusta a un programa de estudio diseñado según los

requerimientos del oficio; pero desearíamos que, además, investigue en otras

fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.

Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de

convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a

las exigencias de su área laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su

futuro desempeño.

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8


9


10


INTRODUCCIÓN

En el mundo globalizado de hoy, la especialización del trabajo y el desarrollo tecnológico han conducido hacia la formación de especialidades y de actividades que están directamente relacionadas con la evolución del conocimiento humano, de la ciencia, la tecnología y por sobre todo de la obra intelectual y manual del hombre; dada la necesidad ilimitada de conocimiento y el creciente volumen de información que debe manejar, el hombre ha buscado caminos óptimos que le permitan recolectar y recibir información mejorando los niveles de contacto y relaciones personales. Es así como en la medicina, la educación, la industria, el comercio, el turismo, la hospitalidad, etc., se desarrollan acontecimientos que son previamente planificados, organizados y coordinados de manera que se produzcan, en un tiempo y lugar determinados, con un método para su desarrollo y control, que faciliten el intercambio tan valioso de información y contacto humano. Es por ello, que surge, de acuerdo con nuestra realidad mundial, continental y local un campo o área de especialización que se sustenta en técnicas y tecnologías necesarias para lograr cumplir con la función que podríamos denominar Producción de Eventos. En el contexto literal sería más bien la prestación del servicio de Organización de Eventos Especiales dada su naturaleza, la cual es intangible y supeditada a las necesidades humanas crecientes e ilimitadas. Surge en consecuencia esta área del conocimiento técnico a la cual se ha dedicado poca investigación y que se soporta en pilares de otras disciplinas como la psicología, la oratoria, las relaciones públicas, el ceremonial y protocolo, la etiqueta, el manejo de las técnicas de grupos y de la alta tecnología de medios audiovisuales. Organizar un evento requiere de un grado de especialización y experiencia mínima que garantice el éxito a futuro del acontecimiento de allí su enorme valor y trascendencia para los distintos campos o áreas de la producción y de los servicios en el mundo.

El material instruccional que se presenta es el resultado de un proceso de actualización llevado a cabo con expertos del mercado laboral, conjuntamente con los técnicos de la institución; las ayudas del instructor en las tareas prácticas son fundamentales, a través de ellas, cada participante podrá utilizar las técnicas y recursos necesarios a ser utilizados en eventos especiales.

11


12


OBJETIVO

Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos prácticos para

organizar eventos de acuerdo a las fases metodológicas que lo determinan, las

técnicas y métodos que lo sustentan, siguiendo el procedimiento establecido

cumpliendo con las normas de seguridad.

13


14


UNIDAD IEVENTOS ESPECIALES

DEFINICIÓN DEL TERMINO EVENTOS ESPECIALESDEFINICIÓN DEL TERMINO EVENTOS ESPECIALES

Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos susceptibles

de ser planificados y ejecutados que se producen en distintas áreas del quehacer

económico, social, cultural o científico. Por tanto, eventos especiales es un término

genérico que agrupa eventos que pudieran tener naturalezas distintas: Política,

Científica, Religiosa, Ceremonial, Educativa, Económica, Tecnológica,

Recreacional, Otras.

Indistintamente del campo del conocimiento que trate y de la actividad social,

cultural o económica que los genere se entenderá como Eventos especiales a ese

conjunto de propuestas que harán posible el logro de los objetivos trazados a fin

de satisfacer las crecientes e ilimitadas necesidades humanas.

Importancia de los Eventos Especiales en el MercadoImportancia de los Eventos Especiales en el Mercado

Internacional y NacionalInternacional y Nacional

15


Siguiendo la tendencia mundial de los últimos años, congresos, exposiciones,

ferias, simposios y otros eventos, se han convertido en una de las herramientas de

comunicación, promoción y comercialización más empleadas por empresas en

nuestro país. Los eventos pueden adoptar distintas formas y modalidades de

acuerdo con las finalidades previstas, la cantidad de participantes, el tipo de

actividades, los medios disponibles, los lugares y tiempos de realización y los

objetivos de comunicación, creando nuevas opciones como, competencias

deportivas, inauguraciones, muestras, eventos culturales y presentaciones

artísticas entre otras. Resulta imprescindible integrar los eventos en un programa

de comunicación institucional con otras disciplinas vinculadas como relaciones

públicas, publicidad, imagen empresarial, promoción y comercialización. Quienes

están en esta actividad saben que desde la concepción hasta su ejecución final,

nada puede quedar librado al azar o la improvisación. Desde un desayuno de

prensa a un torneo deportivo se demanda una planificación y conocimiento que

permita llevarlos a cabo con éxito, integrando la elección del lugar, el programa de

actividades, la participación de los expositores, los necesarios servicios de apoyo

(alimentación, administración, recepción y seguridad), los soportes audiovisuales,

la documentación, las prestaciones adicionales y difusión entre otras acciones.

Son sin duda más complejos los eventos internacionales; la mayoría de ellos

requiere un staff (equipo) permanente para su planificación, gestión y una

programación cuidadosa en la que se suman equipos específicamente

capacitados para esta nueva disciplina.

Todo tipo de empresa, grande o pequeña, debe de manera permanente realizar

algún tipo de evento para sus comunicaciones institucionales, por lo que debe

recurrir a profesionales especializados en la materia. Las mismas empresas como

las organizaciones gubernamentales, no gubernamentales, políticas y sociales,

han comenzado a incorporar estos especialistas en su nómina de personal, para

desarrollar una política organizacional respecto a esta actividad.

16


Asimismo crece el número de empresas a nivel mundial e internacional que

ofrecen el servicio de organización de eventos, como otro tipo de firmas

comerciales relacionadas con el cathering o el alquiler de accesorios o salones,

suman a su oferta la planificación e implementación del evento en sí mismo.

Es un nuevo campo muy globalizado de actividades profesionales y en plena

expansión que ofrece infinidad de posibilidades para quienes adquieran una sólida

formación y puedan desplegar su creatividad en la realización de eventos

realmente imaginativos, de alcance internacional, continental, regional, nacional o

local.

El Origen Etimológico del Termino Ceremonial y ProtocoloEl Origen Etimológico del Termino Ceremonial y Protocolo

Existe más de una definición acerca de qué es el ceremonial y protocolo. Para

algunos el protocolo es el código de la cortesía internacional, para otros, en el

plano informal y cotidiano, son las normas de buena educación que rigen la

convivencia humana de la sociedad y al igual que el ceremonial, son reflejo de la

cultura y desarrollo de los pueblos.

Adolfo de Urquiza, lo define, en su tratado sobre el ceremonial público, como "el

conjunto de fórmulas en que se exterioriza la vida de relación de los Estados", lo

establece como premisa que se fundamenta en el "principio jurídico de la igualdad

natural de los Estados, axioma del Derecho Internacional contemporáneo."

Rubens de Melo, señala que protocolo y ceremonial son expresiones sinónimas y

su "finalidad principal no es sólo organizar los actos públicos, como ceremonias

oficiales, recepciones o banquetes, sino establecer normas para evitar el viejo y

17


siempre permanente problema de las precedencias”.

Existe la tendencia a confundir los conceptos de Ceremonial y Protocolo y que

muchas veces se hable de ellos como si fueran sinónimos. Ello es un error. En

efecto, aunque ambos se encuentran estrechamente ligados entre sí, no son

términos equivalentes sino complementarios.

PROTOCOLO

El Protocolo es un sistema o una institución que ordena las reglas del Ceremonial

y controla su ejecución. Es por lo tanto un órgano ejecutor del Ceremonial.

Contemplado en forma más amplia, se podría definir el Protocolo como el conjunto

de normas o reglas impuestas por la costumbre, destinadas a reglamentar los

actos sociales.

A diferencia del Ceremonial, el Protocolo es aplicable a los actos sociales de todos

los hombres y mujeres, instituciones o sociedades y no solamente a aquellos

referentes a las autoridades de diferentes países.

Existe también una definición práctica que incide en el fondo mismo de las

relaciones entre los individuos. Esta definición práctica indica que "el Protocolo es

un elemento de orden, creado para evitar y resolver las divergencias que surgen

constantemente del encuentro entre las vanidades humanas". Por tanto, es un

importante elemento de ayuda, en vez de ser un elemento de complicación y

18


molestias, como generalmente se le considera. Precisamente cuando puede haber

o presentarse un problema, los conocimientos elementales de Protocolo acuden

en ayuda y posibilitan una solución satisfactoria para todos.

Resulta muy lamentable que personas, instituciones o empresas pretendan hacer

o retribuir una invitación a una o más personas y por desconocimiento de un

mínimo de reglas protocolares, el invitado finalmente quede molesto o resentido

con los anfitriones, aún cuando no lo manifieste.

Finalmente, cabe recordar que el Diccionario de la Real Academia Española

distingue entre protocolo y ceremonial lo siguiente:

Entre otras acepciones, define el protocolo como "regla ceremonial diplomática o

palatina establecida por decreto o por costumbre".

En cuanto al ceremonial, palabra de origen latino (ceremoniälis) indica tres

acepciones:

• Perteneciente o relativo al uso de las ceremonias;

• Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne;

Libro, cartel o tabla en que están escritas las ceremonias que se deben

observar en ciertos actos públicos.

Antes de continuar definiendo que es el Ceremonial, es menester saber primero

que se entiende por "ceremonia". Para ello, el Diccionario de la Lengua Española

establece:

Ceremonia:" (Del lat. ceremonia) f. Acción o acto exterior arreglado, por ley,

estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas, o reverencia y honor a las

19


profanas// de ceremonia. loc. adv. con que se denota que se hace una cosa con

todo el aparato y solemnidad que le corresponde//2. por ceremonia.//guardar

ceremonia. fr. observar compostura exterior y las formalidades acostumbradas..."

CEREMONIAL

En cuanto a Ceremonial, la definición más conocida es aquella que dice que el

Ceremonial es el conjunto de reglas y prácticas que se observan en las relaciones

entre los Jefes de Estado o entre éstos y quienes los representan directamente.

Sin embargo, esta definición, a pesar de referirse al aspecto más significativo del

Ceremonial, es excluyente ya que parece alcanzar solamente a los Jefes de

Estado o a sus representantes directos. De allí que algunos entendidos se vieran

en la necesidad de ampliar dicha definición, señalando que "Ceremonial es el

conjunto de solemnidades, usos y costumbres que deben observarse tanto en la

actividad oficial de los Estados como en sus manifestaciones de relación con otros

Estados".

Es el término Ceremonial siempre estará bien empleado para referirse a las

relaciones o actividades, tanto entre Estados como entre organizaciones y

particulares, o bien entre cualquiera de éstos con los demás.

Prueba de lo anterior es que existe un Ceremonial de Estado, que atiende

fundamentalmente a todo lo relacionado con los Jefes de Estado; un Ceremonial

Diplomático, que comprende lo relativo a los Agentes Diplomáticos y a sus

Misiones; un Ceremonial de Cancillería, que se refiere a la redacción de los

documentos diplomáticos oficiales de cualquier naturaleza, como Cartas

Credenciales, Notas Diplomáticas, etc.; un Ceremonial religioso o relativo a la

liturgia; un Ceremonial de carácter institucional tanto en organizaciones públicas

20


como privadas; y, finalmente, porque no decirlo, uno civil, de hecho, en el marco

de las relaciones de amistad y de la familia.

En cuanto al término Protocolo, es definido como el conjunto de normas y reglas

del ceremonial (público, militar, litúrgico o diplomático) establecidas por decreto o

por costumbre, el cual determina el orden de precedencia, tratamiento y

equivalencia entre personalidades de diferentes jerarquías, rangos o categorías.

Algunas definiciones adicionales son:

Serie de escrituras ordenada, matrices y otros documentos que un notario o

escribano autoriza y custodia.

Acta relativa a un acuerdo, conferencia o congreso diplomático.

Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o costumbre.

Conjunto de normas y reglas del Ceremonial (Público, Militar o Litúrgico)

establecidas por decreto o costumbre, las cuales determinan:

Orden de precedencia

Tratamientos

Equivalencias entre personalidades de diferentes jerarquía

Es el arte o la técnica de la construcción de las ceremonias

Es la actividad humana que dispone, crea o modifica las formas en las cuales

debe llevarse a cabo la acción del Estado.

Es un medio, nunca un fin.

Protocolo es el conjunto de normas (estrictas y poco flexibles) establecidas para

ceremonias y formalidades de carácter oficial, diplomática, militar, institucional o

social, que es necesario cumplir para obtener los objetivos propuestos y entablar

21


una relación de amistad y respeto entre las partes. (Elvira Contreras, “Etiqueta y

Protocolo” , 1998).

Según la Real Academia Española, el Protocolo proviene del Latín: “Protocollum” y

del griego “Protokollao” con el significado de primera hoja encolada o pegada. Le

da tres acepciones:

Ordenada serie de escrituras, matrices y otros documentos que un notario o

escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades.

Acta o cuaderno de actas, relativas a un acuerdo, conferencia o congreso

diplomático.

Por extensión regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o

costumbre.

NATURALEZA DEL CEREMONIALNATURALEZA DEL CEREMONIAL

Proviene evidentemente de "ceremonia", cuya procedencia latina significa la forma

exterior y regular de un culto. Su origen es religioso y místico. El término

ceremonial encuadra en un ambiente bien delimitado y de plena actualidad.

Al analizar el origen de la diplomacia surgen ineludiblemente, como parte integral

de ella, las reglas del ceremonial y protocolo. Las formalidades del ceremonial

público y del protocolo, son consubstanciales a la evolución y principios de la

diplomacia, resultando ser, finalmente, un valioso e indispensable elemento

demostrativo en nuestros días de uno de los más preciados principios básicos del

Derecho, Internacional, moderno, tal es: La igualdad jurídica de los Estados.

22


El principio jurídico de la igualdad de los Estados, axioma del derecho

internacional contemporáneo, es la sólida base sobre la que se asienta el

Ceremonial Público, nombre con el que se designa al conjunto de fórmula en que

se exterioriza la relación de los Estados. Una de las características del ceremonial

es crear un cuadro y una atmósfera en la cual se estrechan las relaciones entre

los Estados y los hombres que la representan, de una manera armónica y racional.

En el Congreso de Viena, de 1815, con el propósito de evitar las sucesivas

disputas que se presentaban en relación a la precedencia, se puso fin a las

diferencias de rango entre los Estados y se establecieron distintas categorías

diplomáticas.

Posteriormente, en un sentido más preciso y de carácter universal, las categorías

o jerarquías de los Agentes Diplomáticos fueron definidas en la Convención de

Viena sobre Relaciones Diplomáticas. Estas forman parte de la Carta de Naciones

Unidas, siendo adoptadas de hecho y de derecho, tanto en el ámbito bilateral

como multilateral del Concierto Internacional.

Como bien dice un distinguido Embajador del Servicio Exterior de Chile, profesor

de la Academia Diplomática de Chile Andrés Bello, Don Mario Silva Concha, en un

artículo titulado "La Diplomacia y el Protocolo", publicado en la Revista Diplomacia

de dicha Academia, referente al más delicado problema del protocolo, cual es el

de la precedencia, la máxima enseñanza ética de todos los tiempos, más allá de la

actividad protocolar realizada en los palacios reales o en el de las Repúblicas, se

encuentra en la Biblia.

En efecto, en el Evangelio según San Lucas, se ubica el siguiente versículo. Dice

el Señor Jesús: "Cuando seas invitado por alguno a bodas, no te sientes en el primer puesto, no sea que otro más distinguido que tú este convidado por él, y viniendo el que convido a ti y a él te diga: Cede a éste tu puesto y entonces

23


con vergüenza, vayas a ocupar el último lugar. Cuando seas invitado, ve y siéntate en el postrer lugar, para que cuando venga el que te invitó, te diga: Amigo, sube más arriba. Entonces tendrás gran honor en presencia de todos los comensales, porque el que se enaltece, será humillado y el que se humilla será enaltecido". (Lucas 14, 7-11)

Este mensaje de humildad habido sólo aceptado por quienes han llegado a la

excelsitud de la santidad, junto a algunos que teniendo oídos han oído y lo

practican sin ostentación alguna ni doble intención. En el caso de la precedencia

protocolar de los Agentes Diplomáticos y de las autoridades nacionales, ésta

enseñanza tiene doble validez por cuanto el lugar que han de ocupar no es por

mera simpatía personal del anfitrión sino por la dignidad de la investidura de cada

cual más allá de la persona.

Terminología Utilizada en el Ceremonial y ProtocoloTerminología Utilizada en el Ceremonial y Protocolo

- Urbanidad (Guevara Marisela): conjunto de pautas que aunque no escritas en

ninguna legislación, regulan tácitamente las relaciones humanas. (Guevara,

1998).

- Urbanidad (Larousse): Cortesía, buenos modales, buena educación.

- Urbanidad(Manuel Antonio Carreño): Conjunto de reglas que tenemos que

observar para comunicar dignidad, decoro y elegancia a nuestras acciones y

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palabras, y para manifestar a los demás la benevolencia, atención y respeto

que les son debidos. Es una emanación de los deberes morales.

- Educación (Larousse): Acción y efecto de educar. Instrucción, enseñanza:

educación primaria.//Conocimiento de las normas de cortesía: tener educación.

- Educación (Manuel Acosta): A los fines del ceremonial y protocolo se entiende

como el grado de conocimientos y aprendizajes que ha logrado desarrollar un

individuo y que le permite diferenciarse de manera determinante en los grupos

permitiéndole destacarse en cuanto al manejo de normas de cortesía, buenas

costumbres y atención publica.

- Arte (Larousse): Virtud, poder, eficacia y habilidad para hacer bien una cosa:

trabajar con arte.//Conjunto de reglas de una profesión.// Obra humana que

expresa simbólicamente, mediante diferentes materias, un aspecto de la

realidad entendida estéticamente.// Conjunto de obras artísticas de un país o

de una época.

- Manera (Larousse): Modo particular de ser o de hacer algo.// Porte y modales

de una persona.

- Manera (Manuel A. Carreño): expresa que a través de un atento estudio de las

reglas de la urbanidad y por el contacto con las personas cultas y bien

educadas, se llega a adquirir lo que especialmente se llama buenas maneras o

buenos modales, lo cual no es otra cosa que la decencia, moderación y

oportunidad en nuestras acciones y palabras y aquella delicadeza y gallardía

que aparecen en todos nuestros movimientos exteriores, revelando la suavidad

de las costumbres y la cultura del entendimiento.

25


- Cortesía (Camille Le Carre): La demostración de nuestra consideración hacia

los demás.

- Cortesía (Louise de Vilmorin): Es el deseo de no ofender a nadie, de ser

agradable de forma natural. Las malas maneras son un atentado contra la

propia dignidad. Existen ciertas reglas de comportamiento en la vida y

seguirlas hace más grata la convivencia.

- Cortesía (Manuel Acosta): consiste en la manera en que un individuo utiliza

todas las normas de tipo social que permiten agradar a otra logrando con ello

crear un clima de confianza, seguridad y por sobre todo de comunicación.

- Normas sociales (Manuel Acosta): Son el conjunto de normas y reglas

establecidas por costumbres fundamentalmente que garantizan con su

aplicación y observancia un buen comportamiento público.

- Etiqueta (Manuel A. Carreño): Es una parte esencial de la urbanidad, dáse este

nombre al ceremonial de los usos, estilos y costumbres que se observan en las

reuniones de carácter elevado y serio y en aquellos actos cuya solemnidad

excluye absolutamente todos los grados de la familiaridad y la confianza.

- Etiqueta (Elvira Contreras): Abarca un conjunto de normas para hacer las

cosas correctamente y de manera fácil; es la expresión formal de los buenos

modales que son imprescindibles para que todos podamos vivir en sociedad.

Clasificación del CeremonialClasificación del Ceremonial

Por una parte prevalece la tendencia caracterizar el ceremonial como expresión

de una mentalidad formal más o menos superada o como algo que ocurre más

26


por necesidad que por convicción, habiendo la posibilidad de utilizarla al servicio

del Estado y de la Sociedad. El ceremonial expresa la necesidad de contacto y

relaciones de la vida presente (ceremonias, comidas, correspondencias,

recepciones, etc.) ya sean en formas tradicionales, características de tiempos

pasados o en forma todavía válida que se refiere a ambientes y circunstancias

particulares, tales como las visitas de los Jefes de Estado, la presentación de

credenciales por parte de los representantes diplomáticos y el desenvolvimiento

de todos los actos solemnes de importancia pública que se refiere a las relaciones

entre los estados. En dichas ocasiones el Ceremonial asume aspectos

particulares fijados como protocolo apropiado y se desenvuelven bajo la dirección

de funcionarios adecuados.

El ceremonial deja así, bajo ciertos aspectos, un ambiente y esquemas reservados

y se pone al servicio de la relaciones públicas a las cuales provee de un material

precioso de modelo y de enseñanzas.

El Ceremonial en Venezuela se clasifica, según la naturaleza de su constitución,

que está representada en los poderes públicos, de la siguiente manera:

Ceremonial Público

Ceremonial Militar

Ceremonial Litúrgico

Ceremonial Civil

A su vez el Ceremonial Público se clasifica en:

a .- El ceremonial extranjero o político

b.- El ceremonial diplomático o de embajada

c.- El ceremonial de Cancillería y Protocolo

27


CEREMONIAL PÚBLICO O DE ESTADO CEREMONIAL PÚBLICO O DE ESTADO

Es aquel que representa un conjunto de fórmulas en que se exterioriza la vida de

relación de los estados, es decir, las relaciones entre los estados y los hombres

que lo representan. Es la expresión de una mentalidad normal.

Ceremonial Extranjero o Político Ceremonial Extranjero o Político

Comprende todos los actos, celebraciones o instrumentos que se refieren a: Jefes

de Estado, Papa, Monarcas, cualquier cabeza visible de un país.

Cortesía que se tributa a comunicaciones oficiales con motivo de advenimiento al

trono, elecciones presidenciales, exaltaciones al poder, nombramientos

diplomáticos, etc.

Ceremonial Diplomático o de Embajada Ceremonial Diplomático o de Embajada

Comprende todo lo relacionado a Política Exterior, Ceremonial de Embajadas.

Regula cuánto atañe a los honores y prerrogativas que le corresponden a los

Agentes Diplomáticos en el ejercicio de sus funciones. Se considera la calidad y el

rango del Agente.

Ceremonial de CancilleríaCeremonial de Cancillería

Se refiere a todo lo vinculado con la política interior, regula las formalidades a

observar en relación a notas, oficios, tratados y demás documentos oficiales

diplomáticos. Es considerado como parte del Ceremonial Diplomático. Además

señala:

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Los títulos y calificativos correspondientes a los estados, a sus jefes y a sus

representantes.

La medida de los honores y el rango a que tienen derecho los diferentes

funcionarios públicos.

Las fórmulas de cortesía consagradas internacionalmente para un uso recíproco.

CEREMONIAL MILITARCEREMONIAL MILITAR

Comprende lo relacionado al conjunto de fórmulas en que se exterioriza la vida de

relación de las Fuerzas Armadas. Las relaciones entre las diferentes fuerzas

(Ejército, Armada, Aviación, Guardia Nacional), instituciones y hombres. Regula el

conjunto de formalidades rigurosas de estricto cumplimiento militar.

El artículo 55 de la Ley Orgánica de las Fuerzas Armadas nacionales y el artículo

27 ordinal 14, regulan la aplicación de Ceremonial y Protocolo Militar. El

Reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar tiene por objeto establecer las

normas y procedimientos que las Fuerzas Armadas nacionales, en general, y sus

miembros, en particular, deben cumplir en las ceremonias militares, actos oficiales

y sociales.

El Ceremonial Militar se define como:

El conjunto de normas y procedimientos que se destinan a solemnizar los actos

del servicio, los de significación histórica, aquellos de carácter oficial en lo que

tomen parte las F.F.A.A.N.N, demostrando su moral, disciplina y educación. Esto

determina el orden de la autoridades militares.

CEREMONIAL RELIGIOSO O LITÚRGICOCEREMONIAL RELIGIOSO O LITÚRGICO

29


Tiene por objeto dar exacto cumplimiento a las reglas y procedimientos generales

que deben observarse en el desarrollo de actos y oficios religiosos de cualquier

naturaleza.

CEREMONIAL CIVIL O PRIVADOCEREMONIAL CIVIL O PRIVADO

Es el conjunto de formalidades que exteriorizan la vida de relación de los entes

privados en el contorno en donde se ubican, rigiéndose por normas y procesos de

observancia general.

Importancia de la Etiqueta en el CeremonialImportancia de la Etiqueta en el Ceremonial

La Etiqueta, representa el ceremonial de los estilos, usos y costumbre que deben

observarse en todos los actos y ceremonias públicas y solemnes, así como en las

manifestaciones externas de la vida social. Es la reglamentación de ciertas

normas del ceremonial extranjero o político, con el que suele confundir y en el que

está implícitamente comprendida. Hoy por hoy, el concepto de ésta ha variado

radicalmente hasta el punto de que en las propias monarquías tiende a aligerar la

aplicación de sus prácticas, en consonancia con el espíritu de la época en que

vivimos.

En las organizaciones democráticas, la etiqueta desempeña un papel secundario.

Aunque existen y se reconocen algunas reglas universales, la etiqueta varía

según las tradiciones y los uso del los Estados, pues es privativo de éstos,

establecer pragmática que rigen las normas de un ceremonial. La Etiqueta regula

la conducta personal de los individuos, es decir todas aquellas cosas que nadie

puede hacer por otro. La fuente generadora de las normas de etiqueta la

constituyen los sentimientos, tradiciones y costumbres de los pueblos, que son

especificados en tratados, manuales, etc.

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La Etiqueta implica:

- Normas de comportamiento derivadas de la experiencia y el sentido común.

- Un entorno o contexto apropiado: Físico, área en que se desenvuelve el

individuo y donde hay que considerar una distribución adecuada. Cultural,

donde la cortesía es el común denominador para las buenas relaciones, pero

sus formas de expresión varían de un lugar a otro. Entorno de las relaciones: el

buen trato entre las personas se rige por ciertas reglas basadas en el respeto

mutuo y el conocimiento de los derechos de cada quien.

- Actitud interior de querer hacer las cosas bien.

Muchos autores señalan que el término Protocolo Social, no es más que una

analogía que se formula para identificar el conjunto de normas que rigen el

comportamiento de los individuos en actos de naturaleza civil, donde el estatus

social, la educación y las buenas maneras son las variables que delimitan y

califican el acto o evento al cual se asiste. Pudiera entenderse según la

interpretación hecha por algunos autores, donde destaca la Dra. Isabelita

González, que el Protocolo Social se refiere a las normas de comportamiento que

rigen las relaciones entre los individuos en todo acto cuya naturaleza sea social,

excluyendo otros escenarios militares, presidenciales o diplomáticos.

DIFERENCIACION ENTRE CEREMONIAL, PROTOCOLO Y ETIQUETADIFERENCIACION ENTRE CEREMONIAL, PROTOCOLO Y ETIQUETA

Ceremonial Protocolo Etiqueta- Conjunto de

formalidades que se

aplican durante el

desarrollo de todo acto

público y privado,

- Conjunto de normas

establecidas para las

ceremonias y

formalidades de

carácter oficial o

- Conjunto de normas

para hacer las cosas

correctamente y de

manera fácil, expresión

formal de los buenos

31


regidas por normas de

estricto cumplimiento.

- Reglas que determinan

el modus operandi de

actos solemnes que

hayan sido

previamente normados

por la respectiva

autoridad civil,

eclesiástica, militar o

diplomática.

social, de estricto

cumplimiento.

- Establece los criterios

de trato y precedencia

de una persona o

institución con relación

a sus similares

- Todo acto protocolario

incluye la etiqueta

- Varían según las

circunstancias de cada

país: cultura, religión,

etc.

- Sólo se aplica en

ciertos momentos

modales.

- Regula la conducta

personal de los

individuos

- No siempre comprende

las reglas protocolarias

- Tienen un carácter

más universal

- Está presente en todos

los actos de la vida

32


UNIDAD II

CEREMONIAL Y PROTOCOLO

33


Todo acto o ceremonia sigue un procedimiento o formalidad el cual debe

cumplirse estrictamente. De allí la naturaleza rígida del ceremonial, sujeto a

procedimiento que garantizan el desarrollo y cumplimiento de las mínimas normas

de protocolo y etiqueta.

En un acto o ceremonia participan distintos profesionales los cuales atienden

actividades acordes con el nivel y responsabilidad que le es asignada. Desde la

función de planificación hasta el desarrollo de tareas de naturaleza operativa son

desarrolladas a los fines de garantizar el cumplimiento estricto de los actos y

ceremonias. El diseño de una ceremonia no es tarea de cualquier persona, sino

de un profesional con experticia y con dominio técnico del área. No obstante, cabe

resaltar que de lo que se trata en este apartado no es crear una ceremonia, sino

montar o ensamblar un acto o ceremonia que existe y que es aceptada por el ente

y los actores que en ella participan, es decir, de lo que se trata es de

operacionalizar un acto formal o ceremonial protocolar.

La importancia de este tema radica en que para ejecutar cualquier ceremonia o

acto formal el éxito se garantiza siempre y cuando el profesional de protocolo

maneje a plenitud las formalidades, normas y el procedimiento que ha de seguirse

para lograr la majestuosidad e imagen que perdurará en el asistente, de lo

contrario la ceremonia será recordada por su mala organización y falta de

elegancia.

A los fines de abordar cualquier acto o ceremonia pública o privada, militar o

religiosa debe tomarse en cuenta la metodología que a continuación se señala

(ver cuadro en la página 39):

Metodología para la Realización de Ceremonias AcadémicasMetodología para la Realización de Ceremonias Académicas

34


Llevar a cabo una ceremonia académica implica la consideración de las siguientes

variables:

FUENTE ORIGINARIA

Toda ceremonia tiene una fuente originaria por la cual existe y es aceptada en un

contexto geográfico y cultural determinado. Es así como toda ceremonia tiene una

explicación y se rige por un conjunto de normas y con un procedimiento que es de

necesario conocimiento por parte del que ensambla y operacionaliza la ceremonia.

Esta fuente generalmente lo constituye una ley, decreto, resolución o los

antecedentes y costumbres que rigen la actuación de una determinada ceremonia.

DESCRIPCIÓN

Consiste en presentar la caracterización de la ceremonia. Para ello se toma en

cuenta el objeto, los aspectos más relevantes y su importancia.

ÁMBITO / ALCANCE

Se refiere a la penetración y cobertura que tiene la ceremonia, es decir, si tiene

alcance local, regional, nacional o internacional.

ORGANISMOS INVOLUCRADOS

Se refiere a detallar todos aquellos organismos públicos y privados que deberán

estar presentes y a los cuales deberá enviársele invitación institucional.

35


Cronología para la Coordinación de una Ceremonia

Se refiere al desarrollo y control del proceso administrativo que debe iniciarse

desde el momento en que se decide realizar un acto o ceremonia determinada.

Ello implica:

PROCESO ADMINISTRATIVO

Trata de los procesos de información, promoción, logística y de relaciones

públicas involucrados en el montaje de una ceremonia. El más importante de ellos

es el flujo de información el cual tiene por objeto informar y suministrar las

instrucciones adecuadas a los fines de contar con los servicios y apoyo logístico

necesarios para garantizar el éxito en el desarrollo de la ceremonia.

DOCUMENTOS A EMITIR

Se refiere a toda comunicación, invitación, instrumento técnico (vocativo, tarjetas

de identificación, etc) y guión protocolar que debe producirse para el buen

desenvolvimiento del acto. Todos estos documentos formarán posteriormente un

expediente que registrará y documentará para el futuro el evento o ceremonia

tratado.

PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO EL CEREMONIAL

Se refiere al conjunto de formalidades y pasos que deberán cumplirse

cronológicamente según lo establece la ley o la costumbre.

36


-

- Normas de protocolo

Trata del conjunto de reglas de ceremonial que regirán y que deberán respetarse

para lograr con ello la solemnidad y elegancia del acto o ceremonia.

Instrumentos a utilizar

Se refiere a los instrumentos siguientes

Guión protocolar del acto o ceremonia

Tarjetas de identificación de la sala

Vocativos

Decretos, resoluciones, providencias, etc.

Lista protocolar

Tarjetas de invitación

Croquis o planos del lugar

Lista de personal de ceremonial y protocolo

- Orientación logística

Trata de las actividades de logística (transporte, mobiliario, podium, sonido,

refrigerios, pancartas, etc) planificadas, con detalles de los responsables que

deberán seguirse a los fines de garantizar el éxito del evento.

- Etiqueta

37


Se refiere a las pautas en el vestir que regirán el acto o ceremonia

tradicionalmente según el evento del que se trate, se utiliza el siguiente vestuario.

TIPO DE TRAJE HOMBRE MUJERChaqué o Jaquette Chaqueta negra con

faldón largo

Pantalón sin vuelta, gris

oscuro, a rayas muy finas.

Camisa blanca con cuello

almidonado.

Corbata de seda gris, de

nudo corriente o plastrón.

Zapatos negros, lisos,

ligeramente en punta, con

cordones

Calcetines de seda negra,

hasta la pantorrilla.

El sombrero y el guante,

de rigor en algunos

lugares dejaron de

llevarse en climas cálidos.

Para el día: traje corto de

dos piezas ,

preferiblemente con

mangas. Para la noche: si

así se exige, vestido largo

elegante.

Frac Chaqueta negra, corta

adelante, con faldón largo

y estrecho atrás.

Pantalón negro, con dos

hileras de galón negro por

la parte posterior de las

perneras.

Camisa blanca con

Traje largo

38


pechera de piqué,

almidonada, con duro

cuello de pajarita.

Corbata de lazo, blanca

(pajarita)

Chaleco de piqué blanco,

con botones de nácar.

Zapatos. Estrictamente

deben ser de cuero

cortesano, aunque

también se pueden usar

de charol o piel (con

cordones)

Calcetines negros, de

seda hasta la pantorrilla.

Admite el uso de

condecoraciones, pero

sólo cuando la invitación

lo especifique.Esmoquin o Smoking Chaqueta negra, sin

faldones, sencilla o

cruzada y con solapas de

seda.

Pantalón a juego, con un

galón negro por la parte

exterior.

Camisa blanca con

pechera de piqué, lisa o

plisada.

Traje de cóctel, corto o

largo.

39


Corbata de lazo negro, de

seda o corbatín negro y

cuero duro de pajarita

Chaleco si se utiliza suele

ser negro. Las alternativas

al chaleco es una banda

negra de seda (nunca se

usan juntos).

Zapatos negros lisos

Calcetines negros, de

seda hasta la pantorrilla.

No admite el uso de

condecoraciones. Sólo un

botón en el ojal. En ocasiones menos

protocolarias se usa un

traje oscuro, casual o

deportivo según las

circunstancias.

Trajes de calle, claros en

la mañana y oscuros en la

tarde, noche.

Trajes a dos piezas.

Uniformes de gala Fuerza Armada de Venezuela

Todas las ceremonias deben recibir un tratamiento técnico como el anterior de

manera de cubrir todos los aspectos que garantizan la buena realización de las

mismas.

METODOLOGIA PARA EL DISEÑO DEUNA CEREMONIA ACADEMICA

ANALISIS DELA

CEREMONIA

CRONOLOGIAPARA LA

COORDINACION

CEREMONIAL A

REGIR

FUENTEORIGINARIA

DESCRIPCION

AMBITO/ALCANCE

ORGANISMOSINVOLUCRADOS

PROCESOADMINISTRATIVO

DOCUMENTOS AEMITIR

PROCEDIMIENTO

NORMASPROTOCOLARES

INSTRUMENTOSPROTOCOLARES

ORIENTACIONLOGISTICA

ETIQUETA

Elaborado por Manuel Acosta. 1999.40


Normas de Protocolo

Constituyen el conjunto de reglas palatinas o de ceremonial que rigen el

comportamiento de los individuos en todo acto formal y solemne que es el

resultado de la costumbre, los usos y las leyes de un determinado lugar. Las

normas de protocolo se ven afectadas por la tipología existente del ceremonial.

Las principales normas a considerar son las siguientes:

CEREMONIAL PÚBLICO

El lugar de honor es la derecha

La persona de mayor rango se coloca de pié o sentada a la derecha de la de

mayor jerarquía.

El puesto central de cualquier reunión y/o evento debe ser ocupado por la máxima

autoridad que asista al mismo (Persona de mayor nivel jerárquico).

El orden de ubicación es alternativo a partir del centro.

Cuando son dos las autoridades que concurren al acto, aquella de mayor jerarquía

ocupará la derecha.

Si son tres personas

Si son cuatro

41

1. 2

2 1. 3

3 1. 2 4


La colocación de personas o delegaciones en un evento deberá hacerse en orden

alfabético del país anfitrión. La nación anfitriona cuando no asume la presidencia

de la reunión tomaría el último lugar.

Las delegaciones se ubican en sentido inverso a las agujas del reloj.

El puesto central, en todos los casos, corresponde al presidente del evento,

siempre y cuando no vaya el Presidente de la República o un Ministro en su

nombre, quienes ocuparían dicho puesto.

Cuando asistan damas para efectos de precedencia, la categoría de ellas es igual

a la de sus esposos. Al asignarles sus puestos se buscará que éstos queden

alternados con los de los caballeros. Se evitará que los esposos queden uno a

continuación del otro.

Cuando las personas deben colocarse o marchar en columna, la de mayor

categoría va a la cabeza y los demás en su correspondiente orden.

Cuando la máxima autoridad presida un acto, no debe abandonarse el lugar hasta

tanto no lo haga dicha autoridad.

La bandera de Venezuela va a la derecha y en el medio, después el resto de

banderas.

Cuando el número de banderas sea impar la de Venezuela ocupará el lugar

central.

Cuando sea par, ocupará el lugar derecho de las centrales, vista desde el edificio

donde ondee, es decir, la derecha de la presidencia o la izquierda del observador.

Si se coloca la bandera en el centro del salón, tras el presidium, deberá estar

flanqueada a su derecha por la del Estado y a su izquierda por la de la ciudad

anfitriona (Municipio).

42


En caso de ser solamente dos, la de Venezuela ocupa la derecha y la otra la

izquierda.

Si las banderas se colocan en el lateral derecho de la puerta de entrada de un

edificio, el puesto de honor es siempre el más cercano a ésta y será ocupado por

la bandera de Venezuela, siguiendo el resto de aquellos países que participan en

el evento.

Si se realiza una reunión de carácter internacional, tales como congresos,

simposios, etc., por un organismo, entidad o institución venezolana y celebrada en

nuestro país, se colocarán las banderas:

Por la antigüedad de ingreso al mismo

Orden alfabético del país sede.

Cuando tras un presidium se coloquen dos peanas a derecha e izquierda, que

formen cada una un bloque de honor, la bandera de Venezuela estará flanqueada

por las otras dos.

43


De celebrarse un acto cuyas características tengan relación con el tema de las

Comunidades Autónomas, las banderas que las representan se colocarán a

continuación de la de Venezuela, precediendo las de fecha más antigua.

La bandera se iza a media asta llevándola lentamente hasta el tope y luego se

baja hasta la posición adecuada. Para arriarla se vuelve a izar rápidamente hasta

el tope y luego se baja lentamente.

Al acceder a un vehículo, quien accede en primer lugar es la autoridad de mayor

rango para ocupar el puesto de la derecha, en sentido de la marcha del vehículo.

Haciéndolo a continuación por el lado izquierdo, la autoridad de menor rango o

persona que lo acompañe.

Cuando una autoridad recibe a otra de mayor rango o categoría y le invita a subir

a su vehículo oficial, le cederá siempre el asiento de la derecha.

Al descender se procederá a la inversa, haciéndolo en primer lugar la mayor

autoridad.

Al descender por una escalera, siendo varias autoridades con sus esposas, si no

hubiese espacio suficiente para hacerlo por parejas, lo harán primero los

caballeros y luego las damas, a las que esperarán y dejarán pasar delante, de no

hacerlo por parejas al bajar lo harán las damas primero.

CEREMONIAL DIPLOMÁTICO

Internacionalmente las normas que rigen el ceremonial diplomático son las

siguientes:

44


Los idiomas francés e inglés se emplean en la redacción de los tratados cuando

éstos se celebran entre varios países.

En caso de dos países, se utiliza el idioma nacional de los signatarios.

La correspondencia diplomática usa su propio idioma, acompañado de una

traducción.

Cuando el título de la persona es permanente (General, Obispo, Duque, etc.) se

antepone éste al nombre.

Cuando el título fuera transitorio (Embajador, Gobernador, Diputado, etc.) el

nombre se antepone al título.

La precedencia de los agregados militares venezolanos estará en función de su

grado. Si son Generales o Almirantes, vendrán inmediatamente detrás del

funcionario diplomático. Si son Coroneles o Capitanes de Navío irán después del

Ministro Consejero o Consejero de la Embajada. Si son Tenientes Coroneles,

Mayores o equivalentes, después del primer secretario. Si son Capitanes, después

del segundo secretario.

El Nuncio Apostólico será siempre el Decano del Cuerpo Diplomático acreditado

ante el gobierno de Venezuela.

La precedencia de los jefes de misión será la establecida por el orden cronológico

de la entrega de credenciales.

El orden de precedencia dentro de cada misión diplomática será establecido por el

respectivo país.

La precedencia entre las autoridades nacionales será establecida por la Dirección

de Ceremonial y Acervo Histórico de la Nación del Ministerio de Relaciones

Interiores.

CEREMONIAL MILITAR

Las normas que lo rigen son:

45


Cumplir a cabalidad el horario programado.

Los invitados deben llegar con la mayor puntualidad.

Nadie podrá retirarse antes de que lo haga la máxima autoridad presente.

Cuando deba solicitarse permiso para comenzar o terminar el acto o para dar

parte, el oficial que comanda la unidad lo hará directamente ante la autoridad

máxima presente.

Todo oficial de la Fuerza Armada Nacional que sea destinado a un nuevo cargo,

será dado a conocer ante el personal de la unidad que estará a su mando.

En la Marina, al embarcar en una lancha, subirá en primer lugar la autoridad de

menor rango y luego la de mayor rango.

Si la embarcación se dirige a un buque, atracará a estribor, es decir, al costado

derecho del mismo.

En las reuniones de las distintas fuerzas, a igualdad de grados y antigüedad,

privará la antigüedad de la fuerza.

La precedencia entre las autoridades militares será la establecida en la lista

protocolar militar que elaborará la dirección general del Ministerio de la Defensa y

los Comandos de Fuerza.

En ceremonias militares con asistencia de representantes de los poderes públicos,

la forma de colocación será:

El Presidente, en el centro.

A su derecha el Presidente del Congreso.

A su izquierda el Presidente de la CSJ.

Alternativamente el Presidente de la Cámara de Diputados, el Ministro de la

Defensa y la autoridad militar anfitriona.

Las demás autoridades militares, civiles y eclesiásticas.

El cuerpo diplomático será ubicado en sector especial.

En las ceremonias militares donde no asisten los representantes de los poderes

públicos, la máxima autoridad se ubicará en el lugar preferente, a su izquierda el

46


anfitrión, EXCEPTO, cuando lo sea el Ministro de la Defensa, en cuyo caso el

anfitrión se colocará a su derecha.

Cuando asistan damas, éstas se colocarán detrás de sus respectivos esposos o

en lugar especial.

Ejemplos de Actos Y Ceremonias Militares.

Reconocimiento del Ministro de la Defensa.

El acto se realizará en la Capital de la República en el Parque de Honor de la

Escuela Militar, o donde lo ordena el Presidente de la República.

Se invitará a las Altas Autoridades Civiles y Eclesiásticas de la localidad.

Será dado a conocer por el Comandante General de la respectiva fuerza o el

inspector de la misma.

Reconocimientos de los comandantes de unidades tácticas.

El acto se realizará en la sede que ocupe la unidad.

Deberá asistir todo el personal de la unidad táctica.

Será dado a conocer por el comandante de la unidad operativa correspondiente.

Izada y arriada de la Bandera.

La guardia rinde honores, precedidos por la banda marcial, de guerra o de

corneta, formada en línea frente al lugar donde se encuentre el asta de la bandera.

El Comandante de la guardia mandará a presentar armas, se ejecutará el Himno

Nacional o la marcha regular, según el caso, procediéndose a izar la bandera. El

personal sin armas ejecutará el saludo.

Ejemplo de Programa Militar

Honores a la Bandera

47


Honores a la Autoridad que preside el acto.

Partes

Lectura del Decreto o Resolución que notifica el nombramiento

Presentación por la autoridad superior y reconocimiento por parte de los

subalternos. Durante este acto las tropas permanecerán con las armas al hombro.

Revista de la Unidad por la Autoridad que da a conocer, a quien acompañarán los

Comandantes entrante y saliente.

Firma del acta.

Asociaciones.

Desfile de las Unidades presentes ante la autoridad que preside.

Honores a la autoridad que preside.

Honores a la Bandera.

Tratamientos

Título de cortesía con que se dirige una persona a otra en razón del cargo que

ocupa o de la consideración recibida que ostenta.

Los tratamientos de las autoridades son de carácter honorífico, ya que se pierden

al cesar en sus cargos; algunos ejemplos se especifican a continuación.

EXCELENTISIMO EMBAJADORESEMINENCIA CARDENALESVUESTRA MAJESTAD REYESALTEZA REAL PRINCIPESMAGNIFICO RECTORESILUSTRISIMO ALCALDECIUDADANO APLICACION COMUN

Criterios Protocolares

48


Los criterios protocolares conforman un conjunto de elementos que rigen un

determinado evento; a saber:

ORDEN ALFABÉTICO

Consiste en el ordenamiento de los invitados a una ceremonia con rango,

categoría o jerarquía determinada según el alfabeto (inglés o español). Esta norma

se estableció como medio de evitar los conflictos de precedencia tanto en actos

protocolares como en la firma de actas, tratados o convenios.

EL AZAR

En el ordenamiento de autoridades con la misma equivalencia se da el caso que al

ser ubicadas según otros criterios (alfabético, alternado) queden colocada de

última. A solicitud de las partes interesadas, mediante este criterio, bajo

consentimiento expreso, se permite bajo el sorteo a la suerte, alterar el orden de

precedencia. Para Manuel Acosta Profesor de la Universidad Simón Bolívar, este

criterio no debe ser aplicado en Venezuela, por la discrecionalidad que trae

implícito.

LA PUNTUALIDAD

Las ceremonias deben realizarse a la hora pautada, De no estar a la hora todos

los integrantes del presidio se corre la precedencia y se elimina la silla

49


correspondiente. Una vez que comienza el acto nadie puede subir al presidio, a

menos que quien presida lo indique expresamente al Maestro de Ceremonia.

LA SUPERSTICIÓN

Se refiere al hecho que en algunos países existen consideraciones especiales a

determinados números o aspectos vinculados con la suerte o la desgracia, tal

como el número trece (13) en EEUU; el cual no es considerado en el montaje de

las ceremonias.

LA ESTÉTICA

En la organización de un estrado o mesa de reunión puede darse el caso de que

las autoridades asistentes tengan la misma equivalencia, pero al ser ubicadas

según determinados criterios (alternativo) éstas queden homogéneamente

distribuidas de un lado y del otro, por ejemplo caballeros. El criterio permite alterar

el orden de precedencia para favorecer la cobertura gráfica o registro fotográfico,

televisivo o fílmico del evento.

EL CÓNYUGE HOMBRE

Al contrario de su mujer, el esposo con jerarquía no goza de los mismos privilegios

de precedencia que ella. Según Isabelita González, cuando a una mujer con

jerarquía se le invita a una recepción con su marido, ella ocupará el lugar de honor

que le corresponde y el esposo será colocado en sitio adecuado pero nunca por

encima de alguna persona que tenga jerarquía.

EL DESCANSO MATRIMONIAL

50


Este criterio que rige para la colocación de parejas en una mesa de comida indica

que nunca debe sentarse la esposa junto al marido.

EL RESPETO A LA ESPOSA

Como resultado del criterio del descanso matrimonial, si al ordenar la mesa el

marido coincide con su esposa, ésta mantiene su puesto y él lo cede bajando un

grado en la precedencia de la mesa siempre y cuando sea de su mismo rango o

nivel y si el comensal que asciende en su lugar es también de su mismo rango o

nivel. De no ser posible el descenso del marido por el cargo, rango o

representación que ostenta, la esposa desciende y él conserva su puesto en la

mesa.

LA CORTESÍA

En algunas ocasiones por razones de deferencia o cortesía se cede la

precedencia a determinado visitante o invitado el cual recibe tal actitud con agrado

y agradecimiento. No obstante en ceremonia estricta este criterio no debe ser

considerado.

LA CULTURA

En todo acto formal o ceremonial la cultura del invitado es una variable

determinante en la imagen que se forman los asistentes. En caso de no tener

información o desconocer de la manera o formalidad que rige un acto o ceremonia

es importante preguntar e informarse de tal situación, de lo contrario deberá

utilizar su capacidad de observación para proceder a imitar las formalidades que

rigen dicha actividad.

51


LOS IMPREVISTOS

El proceso de planificación funciona, no obstante hay que tener presente el

principio de Peter: lo que va a ocurrir ocurre aun cuando haya sido previsto. Esto

significa que no importa cuan organizada esté la ceremonia cuando algo va a salir

mal saldrá mal, pero se deberá prever dicha situación de manera de atenuar sus

efectos.

LA ANTIGÜEDAD

Se refiere al criterio que señala que una persona tiene precedencia sobre otra

cuando es más antigua en el cargo, rango o categoría o cuando es creada una

institución primero que otra, siempre y cuando tengan la misma importancia

jerárquica.

Aplicaciones Referidas a Las Normas de Protocolo

A continuación se presenta una serie de situaciones ocurridas en la vida real, de

manera que sean analizadas y se infiera la respectiva norma protocolar a

considerar:

Inauguración del Teatro Teresa Carreño

Programa

Bendición de la Obra, por su eminencia el Cardenal José Alí Lebrum, Arzobispo de

Caracas.

52


Honores al Presidente de la República

Palabras del Dr. Antonio López Acosta, presidente del C.S.B.

Reconocimiento de la Orquesta Sinfónica de Venezuela al Presidente de la

República

Imposición de Condecoraciones

Palabras del Dr... Presidente de la República

Lectura y firma del Acta de Inauguración

Concierto de la Orquesta Sinfónica de Venezuela

Brindis.

- Acto con motivo del Bicentenario del Natalicio del general en Jefe José Antonio

Páez. (13-06-90)

Programa

Honores al ciudadano Presidente de República

Ofrendas Florales ante la estatua de Páez

Poder Ejecutivo-Himno nacional

Poder Legislativo

Poder Judicial

Autoridades eclesiásticas

Concejo Municipal de Acarigua

Concejo Municipal de Araure

Fuerzas Armadas

Comisión Nacional y Regional para los actos del Bicentenario

Promociones de Oficiales de Las Fuerzas Armadas “General en Jefe José Antonio

Páez”,

Familiares del Prócer

Honores al ciudadano Presidente de la República

53


- Acto de instalación del III Seminario Latinoamericano sobre Análisis y Previsión

de Demanda de Energía a largo plazo en los Sectores de Gran Consumo de

Energía. Horizonte 2000.

Programa

Apertura del acto

Palabras del ciudadano Rector de la U.S.B.

Palabras del Dr. Luis Castro Leiva, Presidente del Instituto Internacional de

Estudios Avanzados (IDEA)

Palabras del Dr. Luigi Boselli, Embajador de la Comunidad Europea para América

Latina.

Palabras del Dr. Julio Cesar Gil, Ministro Encargado del Ministerio de Energía y

Minas

Clausura del Acto.

- Acto de imposición de condecoraciones

Programa

Honores a la autoridad que preside el acto

Honores al Pabellón Nacional

Parte y solicitud de permiso para comenzar el acto

Lectura de mensajes

Lectura de Resolución mediante la cual fue creada la Infantería de Marina

Lectura de Resoluciones

Imposición de la Cinta Naval

Imposición de la Barra insignia Honor al Mérito

54


Imposición de la Insignia de la Infantería de Marina

Entrega de Placas de Reconocimiento

Demostración de destrezas con Armas

Palabras del Comandante de la Infantería de Marina

Himno de la Infantería de Marina

Participación de haber finalizado el acto

Honores al pabellón Nacional

Honores a la Autoridad que presidió el acto: Contra Almirante Edgar Escobar

Ochoa, Comandante de la Infantería de Marina.

PRECEDENCIA PROTOCOLAR

Prioridad o antelación en el orden para determinar la situación posicional que porPrioridad o antelación en el orden para determinar la situación posicional que por

categoría, cargo ó rango, le está reservada a una autoridad o personalidad quecategoría, cargo ó rango, le está reservada a una autoridad o personalidad que

concurre a un acto.concurre a un acto.

Fuentes Protocolares

En Venezuela, el poder público se distribuye entre el Poder Municipal, el poder

Estadal y el poder Nacional. El poder público nacional se divide en:

Ejecutivo

Legislativo

Judicial

Ciudadano

Electoral

La precedencia se establece tomando en cuenta la distribución siguiente:

55


PODER EJECUTIVO

Presidente de la República

Vicepresidente de la República

PODER LEGISLATIVO

Presidente de la Asamblea Nacional

Primer Vicepresidente

Segundo Vicepresidente

PODER JUDICIAL

Presidente del Tribunal Supremo de Justicia

PODER CIUDADANO

El poder ciudadano se ejerce por el Consejo Moral Republicano integrado por:

El Fiscal General

El Contralor General de la República

El Defensor o Defensora del Pueblo

Luego de los representantes del Consejo Moral debe aparecer el Procurador

General de la República

PODER ELECTORAL

56


Presidente del Consejo Nacional Electoral

Su Eminencia el Cardenal (Arzobispo) de Caracas

Expresidentes de la República

Expresidente de la Junta de Gobierno

Consejo de Ministros

Ministerio de Interior y Justicia

Ministerio de Relaciones exteriores

Ministerio de Finanzas

Ministerio de la Defensa

Ministerio de la Producción y Comercio

Ministerio de Educación, Cultura y Deportes

Ministerio de Salud y Desarrollo Social

Ministerio del Trabajo

Ministerio de Infraestructura

Ministerio de Energía y Minas

Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales

Ministerio de Planificación y Desarrollo

Ministerio de Ciencia y Tecnología

Ministerio de la Secretaría de la Presidencia

Alcaldía Mayor de Caracas

Alcaldía del Municipio Libertador

57


Estado Vargas

Alcaldía del Municipio Vargas

Estado Miranda

Alcaldía del Municipio Sucre

Alcaldía del Municipio Baruta

Alcaldía del Municipio el Hatillo

Alcaldía del Municipio Chacao

Alto Mando Militar

Inspector General de las Fuerzas Armadas

Jefe del Estado Mayor Conjunto

Comandante General del Ejercito

Comandante General de la Armada

Comandante General de la Aviación

Comandante General de las Fuerzas Armadas de Cooperación (Guardia Nacional)

Directores Ejecutivos

Oficina Central de Personal

Oficina Central de Estadística e Informática

Oficina Central de Presupuesto

Secretario del Consejo de Seguridad y Defensa (SECONASEDE)

58


Academias Nacionales

Academia Nacional de la Lengua

Academia Nacional de la Historia

Academia Nacional de Ciencias políticas y Sociales

Academia Nacional de Medicina

Academia Nacional de Ciencias Físicas

Academia Nacional de Matemáticas y Sociales

Academia Nacional de Ciencias Económicas

Universidades

Universidad Central de Venezuela

Universidad de los Andes

Universidad del Zulia

Universidad de Carabobo

Universidad de Oriente

Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado

Universidad Simón Bolívar

Universidad Simón Rodríguez

Universidad Experimental del Táchira

Universidad Nacional Experimental de los Llanos Ezequiel Zamora

Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda

Universidad Nacional Experimental Rómulo Gallegos

Universidad Nacional Abierta

Universidad Nacional Experimental de Guayana

Universidad Nacional Experimental Rafael María Baralt

Universidad Pedagógica Experimental Libertador

Universidad Nacional Experimental Politécnica Antonio José de Sucre

59


Universidad Católica Andrés Bello

Universidad Santa María

Universidad Metropolitana

Universidad Rafael Urdaneta

Universidad Nacional Tecnológica del Centro

Universidad Católica del Táchira

Universidad Sur del Lago Jesús María Semprum

Universidad José María Vargas

Universidad Cecilio Acosta

Universidad Bicentenaria de Aragua

Universidad Nororiental Gran Mariscal de Ayacucho

Universidad Nueva Esparta

Universidad Fermín Toro

Universidad Yacambú

Universidad Rafael Belloso Chacín

Universidad del Valle del Momboy

Universidad Alejandro Humbolt

Universidad José Antonio Páez

Consejo de la Orden del Libertador

Arzobispado de Caracas

Presidente de la Sociedad Bolivariana

Prefecto del Municipio Libertador

Presidentes de Institutos Autónomos y Fundaciones del Estado

60


Directores Generales Sectoriales

Director General Sectorial de Ceremonial y Acervo Histórico de la Nación

Director General Sectorial de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores

Director de Relaciones Públicas del Ministerio de la Defensa

Secretario Privado del Presidente de la República

Jefe de la Casa Militar

Presidente de la Confederación de Trabajadores de Venezuela (CTV)

Presidente de la Federación Venezolana de Cámaras y Asociaciones de Comercio

y Producción (FEDECAMARAS)

PRESIDENCIA PROTOCOLAR

Se refiere concretamente al lugar donde se ubicarán las más altas autoridades

que asisten a un evento o ceremonia, se le conoce como Presidium, mesa

presidencial ó Presidencia del Evento. Esta distribución está conformada por quien

la Preside y por un número de invitados o personalidades que no debe exceder de

los once (11) puestos, dado que pierde elegancia y majestuosidad.

Estructura

Si el Presidium es unipersonal, la mesa tiende a ser impar y se observa su

distribución como sigue:

8 6 4 2 1 3 5 7 9

61


Si es bipersonal, la mesa debe ser dividida definiendo el centro conformado por

dos personas y a partir de allí se distribuye el resto de las personalidades en orden

alternativo.

7 5 3 1 2 4 6 8

Sistemas de Presidencia

Para la ubicación de las personalidades existen dos sistemas clásicos que son de

uso común: el sistema anglosajón y el sistema francés.

El sistema anglosajón toma como referencia la puerta de entrada de los invitados,

la presidencia se coloca en la punta de la mesa (extremo) mirando hacia la puerta

de entrada de los invitados. En el caso de existir dos presidencias, el invitado debe

mirar hacia la puerta de entrada y el anfitrión hacia la puerta de entrada del

servicio.

62

Entrada de Servicios

Entrada Invitados

Presidencia invitado

Presidencia anfitrión


En el sistema Francés La presidencia se coloca en el centro de la mesa mirando a

las ventanas, de espalda a la pared. De haber dos presidencias, la segunda se

sitúa enfrente de la primera, de espalda a las ventanas y mirando a la puerta de

ingreso del servicio. Cuando el salón tiene las ventanas en un extremo o no tiene

ventanas, el punto de referencia que define la presidencia es la entrada del

servicio.

Invitados Servicios

Ventana Ventana

PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LA PRESIDENCIA

A los fines de aplicar correctamente el criterio de la Presidencia se debe seguir el

siguiente procedimiento:

Determinar si la Presidencia es unipersonal o bipersonal

Si es bipersonal determinar el tipo de sistema anglosajón o francés. Actualmente

se utiliza el francés por las enormes ventajas de comunicación que ofrece entre el

invitado y el anfitrión.

Se determina el número de integrantes que formarán la mesa presidencial

Se elabora croquis de ubicación, tomando en cuenta la entrada y ventanas del

lugar

63

Presidencia invitado

Presidencia anfitrión


Se elabora la tarjeta de invitación con el croquis correspondiente.

64


UNIDAD IIIFUNCIONES PROTOCOLARES

Son funciones que Desempeñan los distintos Profesionales encargados del

Ceremonial y Protocolo en un Evento; ellos son:

Jefe de Protocolo

65


El Jefe de protocolo es el profesional encargado de planificar, organizar, coordinar

y supervisar el desarrollo de una determinada ceremonia. Es quien tiene la mayor

responsabilidad técnica y logística de una ceremonia o evento formal concreto.

Las principales funciones del Jefe de Protocolo son:

Determinar las formalidades de una ceremonia

Elaborar el guión protocolar

Determinar los requerimientos documentales y técnicos que requiere una

ceremonia

Elaborar la lista de requerimientos logísticos a considerar

Determinan los entes participantes en la ceremonia

Determinan el orden de precedencia

Coordinar las acciones pertinentes con otras instituciones de apoyo a la

Ceremonia

Coordinador de Protocolo

Es el responsable de llevar a cabo el conjunto de formalidades previamente

planificadas y que sustentan una determinada ceremonia. Asimismo, controla el

respeto y seguimiento de la precedencia, coordina el personal de apoyo

protocolar, atiende a los invitados especiales y supervisa de manera directa todos

los servicios de apoyo logístico y protocolar a ofrecer en una ceremonia.

Sus principales funciones son:

Supervisar al personal de protocolo que se desempeña en un evento

Determinar las pautas de actuación y la distribución de trabajo del personal de

apoyo protocolar.

66


Supervisar la óptima ubicación y existencia de los recursos técnicos y logísticos a

utilizar en una ceremonia.

Reportar al Jefe de protocolo sobre cualquier dificultad o inconveniente surgido

antes, durante y después de la ceremonia.

Controlar los vocativos, tarjetas de identificación, listas protocolares, tarjetas de

invitación, manejo de medios de comunicación, entre otras actividades.

Asistente de ProtocoloAsistente de Protocolo

Es el responsable de asistir al Coordinador de Protocolo en las distintas

actividades y operaciones que deben cumplirse para garantizar el éxito de una

ceremonia. En este sentido sus funciones son:

Asistir en materia de atención a los invitados y al público

Es responsable del suministro y distribución de cualesquiera de los materiales e

información que se maneje en la ceremonia o evento.

Colabora en la supervisión de la logística del evento

Revisa la funcionalidad de los medios y equipos a utilizar

Coordina áreas concretas de trabajo tales como: refrigerios, transporte, medios

audiovisuales, secretaría, etc.

Auxiliar de ProtocoloAuxiliar de Protocolo

Es el responsable de ejecutar las tareas específicas que le son asignadas,

referidas a la atención de los distintos públicos y al apoyo logístico y técnico de la

ceremonia o evento. Se refiere concretamente a:

67


Ordenamiento del Presidium

Vestimiento de las mesas

Arreglo de las mesas y lugares protocolares

Fijación de etiqueta de identificación

Verificar y supervisar colocación de alfombras

Colocación de banderas y demás símbolos

Verificación de sonido y colocación de bandas musicales

Colocación de bordones del área en cuestión

Traslado de los libros de actas y decretos

Verificación de colocación de los medios de comunicación social

Atención de distintos públicos

Suministro de material informativo

Ubicación de personalidades

Colocación de agua y vasos

Colaboración con las personalidades asistentes

Control de invitaciones

Control del vocativo

Control de las brigadas de servicios

Etc.

Oficiales de SalaOficiales de Sala

Este profesional se encarga del apoyo logístico interno de las áreas donde se

desarrolla un evento en particular. Es responsable del manejo de los medios

audiovisuales, distribución de documentación, suministro de agua y otros insumos.

68


No debe utilizarse el término Edecán para designar a este profesional dado que

dichas tareas son exclusivas de un oficial (militar) con formación académica que

ejerce funciones de seguridad y atención especial a determinadas personalidades

que por su rango o cargo así lo ameritan.

Tareas de Apoyo Protocolar Asignadas al Asistente de Protocolo

Las actividades se definen de acuerdo al tamaño del evento. Es decir que las

actividades y tareas del Asistente de Protocolo se intensifican o minimizan en

función al volumen de personas a manejar.

En este sentido se tienen las siguientes actividades de referencia:

TÉCNICOS

Atención de expositores, ponentes, o invitados especiales

Explicación de la mecánica del evento

Control de los requerimientos técnicos referidos a los participantes

Manejo de lista de equipos

Manejo de equipos y sistemas computarizados

SECRETARÍA

Registro de participantes

Suministro de material de apoyo

Entrega de distintivos

69


Suministro de información al participante

Atención al público

Control de certificados

DE LOGÍSTICA

Distribución de documentos

Manejo de computadoras

Manejo de fotocopiadoras

Manejo de equipos de cocina y grabación

Manejo de equipos de oficina

Control de medios audiovisuales

Suministro de jarras, agua y vasos

Suministro de marcadores, rotafolios, lápices, etc.

Reservación de servicios varios

Adecuación de espacios físicos y supervisión de la limpieza

Organización del transporte

Control de puntos de seguridad y vigilancia

RELACIONES PÚBLICAS Y CEREMONIAL

Reservación de espacios físicos

Elaboración de listas de invitados

Participación en el diseño de programas de apertura y clausura

Organización del Presidium

Envío y control de invitaciones

Organización de las áreas internas del auditorio o salón

Preparación de planos de ubicación

Control de personal de protocolo (auxiliares, anfitriones, oficiales de sala, etc)

70


Apoyo en la tramitación de avisos de prensa

Atención a periodistas

Organización de actos sociales

Preparación del vocativo

Preparación de carpetas y material de apoyo

Supervisión y control de la señalización del evento

ALIMENTOS Y BEBIDAS

Organización de almuerzos y cenas

Organización de desayunos

Organización de brigadas de servicios

Preparación y suministro de refrigerios

Organización de brindis y cócteles

SOCIALES

Elaboración de programa de actividades sociales

Contacto con grupos culturales

Apoyo logístico para los grupos culturales (transporte, refrigerios, sonido)

Alquiler de salones o áreas sociales

Control de pasapalos

Organización y distribución de espacios

Organización de banquetes

PROTOCOLARES

Atención de participantes

Atender requerimientos de los invitados especiales

71


Orientar y conducir al público

Atender personalidades (V.I.P)

Atender emergencias

Manejar listas de protocolo

Controlar maletín de primeros auxilios

Asistir en la labor de control del ceremonial

Imagen en los Eventos EspecialesImagen en los Eventos Especiales

Los eventos especiales y las ceremonias son acontecimientos controlados y

desarrollados por los hombres en atención a las necesidades que son generadas

en los distintos campos del hacer y del saber. La productividad, formalidad,

observancia del ceremonial, protocolo y la etiqueta suelen ser los requisitos que

deben cumplirse para garantizar un evento de buena calidad.

Los eventos tal como lo plantea Carlos Alarico Gómez (1995) “persiguen

comunicar el mensaje de una organización a un público específico, utilizando

medios adecuados para alcanzar un feedback positivo”. Este mensaje se percibe a

través de los sentidos y uno de ellos es la vista. Ello significa que un evento refleja

una imagen según la manera de atender los aspectos vinculados con el orden, la

buena ubicación, la armonía, la elegancia, el buen gusto y por sobre todo el

control del tiempo, del espacio y de los recursos.

Un elemento importante que define la imagen de una organización lo representa la

identidad, es decir la forma de actuar (Pizzolante, 1996). La identidad es el ser

propiamente dicho y el hacer organizacional, que en conjunto conforman la

personalidad de una institución. Tejada (1992) señala que la identidad es una

dimensión que se caracteriza por diferentes rasgos constitutivos:

72


IDENTIDAD ONTOLÓGICA

Está definida por la misión, Filosofía, Historia, Políticas, Objetivos, Visión de la

organización.

IDENTIDAD AXIOLÓGICA

Está representada por los valores y conciencia éticos

Identidad performativa o pragmática: implica la definición de elementos tales

como niveles de acción organizativa, Estilo de gestión, Conducta de los

empleados, Relaciones de poder, Formas de influencia y cambio.

Tal como lo reseña Etna de Fagre, citando a Cabañas, “existe una identidad

conceptual conformada por la visión, misión, valores, filosofía y la cultura

organizacional; y una identidad visual compuesta por dos elementos:

La identidad gráfica el nombre, representada por la cromática y el logotipo,

elementos que cumplen una labor distintiva dentro de la personalidad física para el

reconocimiento de la organización. La identidad ambiental definida por la

infraestructura, el mobiliario, las facilidades o tecnologías que utiliza y la

ergonomía (diseño del lugar de trabajo), elementos constituyentes”.

Como puede observarse en una institución pública todo comunica y todos sus

miembros envían mensajes constantemente. Cada una de las partes que integran

la organización, en conjunto, forman imágenes y no siempre semejantes en cada

uno de los diferentes públicos (internos y externos). Lo mismo ocurre con una

ceremonia o un evento especial. Los eventos transmiten mensajes y una imagen

determinada.

73


La imagen es la representación mental o idea global, positiva o negativa que se

forman las audiencias sobre un evento. Imagen de un evento se debe entender

como el resultado de las impresiones que construyen los públicos sobre la base

del mensaje o mensajes que la organización el procedimiento del acto comunica,

que afectando o beneficiando a la institución y a todos sus miembros por igual.

En la imagen entran en juego algunos factores, que el profesional de ceremonial y

Protocolo debe controlar:

La identidad de la organización

La cultura organizacional

La comunicación

Los tipos de públicos que atiende.

De acuerdo con Acosta y Garriga (1996) el protocolo ha de ser el fiel reflejo del

orden que tiene que existir en todo acto formal para dar una imagen que

enaltezca y manifieste el prestigio y reputación de una organización. El orden a

que se hace referencia se centra en el conjunto de reglas que gobiernan todo acto

social mediante las cuales se le da a cada uno de los participantes las

prerrogativas y privilegios a que tiene derecho por su categoría, rango o cargo. Si

no se cumple con este conjunto de reglas o no se cuida su acertada aplicación no

se puede hablar de calidad en un evento o ceremonia.

Importancia del Uniforme en la Actividad ProtocolarImportancia del Uniforme en la Actividad Protocolar

El Uniforme en protocolo tiene una importancia vital para el cumplimiento de los

propósitos por los cuales se desarrolla una ceremonia, debido a que constituye

74


fundamentalmente un indicador de atención dirigido a los distintos públicos que

asisten y participan en una ceremonia o acto formal determinado.

El término utilizado se interpreta de la siguiente manera: una persona al asistir a

un evento presenta muchas necesidades que debe satisfacer, desde información

sobre servicios básicos como sanitarios hasta servicios especializados como el

nombre y ubicación de algún ponente o el manejo de un medio audiovisual. Al

producirse un requerimiento en alguna persona sea este un participante, un

ponente o una autoridad inmediatamente trata de identificar a alguna persona

autorizada que le pueda resolver su necesidad. De allí que al observar uniformidad

en el vestir del personal presente en el evento, es muy fácil ubicar y tratar de

resolver su situación.

Por otra parte, el uniforme transmite seriedad, elegancia, higiene y por sobre todo

organización. De allí su importancia y necesidad de considerarlo en eventos

protocolares. A continuación se presenta información general elaborada por la

Prof. Antonieta Scannone de Nuñez, referida al personal de protocolo.

Otro aspecto a considerar dentro de la actividad protocolar, esta relacionada con

el horario; la jornada de trabajo para el personal de protocolo, es variable,

dependiendo de la intensidad de éste y de las jornadas planificadas, generalmente

constan de ocho horas (8) las cuales tendrán que cumplirse a cabalidad, pudiendo

ausentarse los quince minutos (15) asignados para el receso en turnos alternos,

previamente estipulados por el coordinador de grupo o de eventos.

El personal de protocolo tendrá que respetar los turnos señalados fijos y cualquier

cambio tendrá que ser dado por el Jefe de Grupo o la persona indicada para el

control del mismo.

Se considerará inasistente el personal que llegue a su puesto de trabajo con más

de diez minutos de retraso, lo cual motivará el descuento de esa jornada.

75


A la tercera falta injustificada para ser reemplazado por otra persona.

Cuando se luce un uniforme es preciso cuidar ciertos detalles:

Tenerla siempre impecable, limpio y planchado

El pelo, el maquillaje y las uñas cuidadas y

presentables

En todo momento se deberá usar medias

teniendo ante algún imprevisto en la cartera

un par de repuesto.

Usar zapatos cómodos, cerrados, tipo

“pump clásico” y acorde con el uniforme de

la compañía para la cual están

desempeñando sus funciones. Actualmente

zapatos de corte bajo es lo ideal debido al

prolongado tiempo de servicio que ha de

prestarse.

Está totalmente prohibido usar el uniforme

fuera de las horas de trabajo

Referente al comportamiento:

El trato hacia los delegados será siempre de usted o su equivalente, en el idioma

que hablen, con la deferencia acostumbrada en estos casos, sin caer en

confianzas o familiaridades fuera de tono, que no sólo empañarían su nombre sino

también el de la Compañía u Organización que lo contrate, el Comité Organizador

del evento y el resto del personal de protocolo.

76


No se deben aceptar invitaciones de ninguna persona durante las horas de

trabajo.

Está prohibido ingerir bebidas alcohólicas, fumar y masticar chicle en sitios

públicos o delante de los delegados, Comité Organizador, etc., y en todo momento

conservar una actitud digna del cuerpo que representan.

En ningún momento el personal de protocolo aceptará ni propinas ni regalos de los

delegados, con el fin de evitar cualquier mala interpretación.

Su principal responsabilidad radica en solucionar los problemas que puedan

presentarse durante el desenvolvimiento de los eventos, así como dar la

información más precisa sobre lo que se les requiera. Con el fin de evitar la

contestación “NO SE”, es esencial pedir la información pertinente al evento.

El personal de protocolo deberá tener, en todo momento, sus implementos de

trabajo y pedir día a día la información adicional que pueda surgir; cambios de

horarios, de salas, de eventos sociales etc. En caso de tener alguna duda deberá

pedir la información adicional al jefe de grupo o coordinador del mismo.

El personal de protocolo, deberá tener como meta el caracterizarse por su

educación, amabilidad, cordialidad y paciencia en todo momento, recordando que

su colaboración es indispensable para lograr el éxito deseado del evento, y dejar

el nombre del país muy en alto ante los visitantes que les tocará recibir o atender.

PRINCIPIOS ÉTICOS QUE RIGEN EL DESARROLLO DEL TRABAJOPRINCIPIOS ÉTICOS QUE RIGEN EL DESARROLLO DEL TRABAJO

CEREMONIAL Y PROTOCOLARCEREMONIAL Y PROTOCOLAR

No existe un manual de ética que rija el comportamiento del personal de protocolo

aceptado y difundido en Venezuela. No obstante se plantean a continuación los

siguientes criterios como base para una profunda y seria discusión:

77


Ética Profesional: se refiere a los principios morales. Lo que trata es

fundamentalmente de determinados criterios que son aceptados y asumidos como

parte de la manera de pensar, hacer y comportarse del hombre y concretamente

del personal que trabaja en ceremonial y protocolo.

Principios: Los principios que deben considerarse en el manejo protocolar y que el

personal debe asumir como parte de su comportamiento ético-técnico, son los

siguientes:

Rigidez: se refiere a que los procedimientos de ceremonial no pueden ser

cambiados o modificados a capricho, se debe garantizar el cumplimiento estricto

de los mismos, la información y conocimiento exacto del ceremonial garantiza su

apego a las costumbres y usos.

Celeridad en los procesos: se refiere a que todo proceso o conjunto de

formalidades requiere de un proceso administrativo que debe ser ágil y muy

efectivo.

Sinceridad en el gasto: se debe partir del concepto de que toda ceremonia

requiere de gastos y que estos deben ser considerados en su integridad, de allí la

previsión que se debe tener al respecto.

Claridad informativa: el manejo de la información y la distribución oportuna son

criterios básicos en el éxito de la atención protocolar.

Mejoramiento progresivo del trato: cada persona debe recibir y percibir un

tratamiento que mejora en la medida en que se conoce e identifica a los actores.

78


Confidencialidad: todo paso o actividad, información o documento que se califique

de no público bajo ningún concepto deberá ser difundido.

Evolución sociológica del individuo: se refiere a que se debe identificar y reconocer

a cada individuo e ir formándose una tipología de los públicos lo cual será de gran

utilidad en el desarrollo del trabajo.

Aceleración del conocimiento técnico: el progreso de las técnicas y de la

tecnología no puede escapar de la preparación del personal de protocolo.

Orden y disciplina: base y razón de ser del ceremonial implica el grado de dominio

en materia disciplina que debe desarrollar el personal de protocolo.

Organización y efectividad: el grado de organización mide la efectividad con que

se trasmite en buena imagen.

Perfil Profesional del Asistente de Protocolo

El perfil del Asistente de Protocolo se debe entender como el conjunto de tareas y

ocupaciones que dicho profesional debe desarrollar para asistir técnica y

administrativamente el desarrollo de una ceremonia. En este sentido se presenta a

continuación dicho perfil profesional.

PERFIL PROFESIONALDESCRIPCION Es el responsable de la asistencia técnica y administrativa del

Jefe o Coordinador de Ceremonial y Protocolo, desarrollando

actividades tareas técnicas y administrativas de importancia

determinante en el éxito de una ceremonia.PERFIL OCUPACIONAL PERFIL DE

PERSONALIDAD

PERFIL PROSPECTIVO

79


Asistir en el diseño de

ceremonias.

Apoyar el proceso logístico

vinculado con actos y

ceremonias

Realizar labores administrativas

relacionadas con la prestación

de servicios básicos y técnicos

Apoyar en el proceso de

contratación de servicios

Coordinar la labor de asistencia

y atención a personalidades

Asistir en la labor de

coordinación de los auxiliares de

protocolo, oficiales de sala y

personal de logística.

Manejar y controlar medios

audiovisuales y espacios físicos

donde se desarrollan los

eventos.

Supervisar la ejecución de las

ceremonias

Asistir al Jefe de Protocolo en

las atenciones VIP.

Elaborar informes y reportes del

servicio protocolar ofrecido.

Capacidad de planificación

Capacidad de organización

Crítico

Observador

Capacidad preventiva

Vocación de servicio

Capacidad de análisis y

síntesis

Capacidad de racionalizar

Amable

Esmerada atención al público

Planificación de las ceremonias

a través de sistemas

informáticos y software técnicos

aplicados.

80


81


UNIDAD IVTÉCNICAS GRUPALES PARA EVENTOS

DINÁMICA DE GRUPOS

Según lo expresa Olmsted1 “la dinámica de grupos constituye el intento más

difundido y de mayor influencia en estos momentos, en el estudio de los grupos”.

Se refiere, según Cirigliano y Villaverde “ a las fuerzas que actúan en cada grupo

a lo largo de su existencia y que lo hacen comportarse en la forma como se

comporta”; incluye para ello el manejo de un conjunto de técnicas.

La dinámica de grupo se fundamenta originariamente en la teoría de la estructura

o Gestalt, en el concepto básico de teoría del campo de la conducta del grupo.

Importancia de la Dinámica de Grupos

Su importancia radica en su concepción como disciplina la cual estudia las fuerzas

que afectan la conducta del grupo, comenzando por analizar la situación grupal

como un todo con forma propia (Gestalt). Del conocimiento y comprensión del

todo, de esa estructura (campo) surgirá luego el conocimiento y la comprensión de

cada uno de los aspectos particulares de la vida del grupo y de sus componentes.

(El todo da sentido a las partes)

Para entender mejor la importancia se parte de la caracterización formulada por

Kurt Lewin (alemán radicado en EEUU), iniciador de la Dinámica de Grupos en la

década de los treinta, quien plantea:

1

82


El grupo no es una suma de miembros, es una estructura que emerge de la

interacción de los individuos e induce ella misma a cambios en los individuos.

La interacción psicosocial está en la base de la evolución de los grupos y de sus

movimientos.

La evolución de la dinámica de grupos cuenta con un sustrato una suerte de

espacio que resulta ser el lugar de las interacciones, un verdadero campo de

fuerza social.

En conclusión, el comportamiento del individuo está determinado siempre por la

estructura de la situación presente; consideración importante a ser tomada en la

labor de ceremonial y protocolo.

Técnicas Grupales

Constituyen, según Villaverde (1966) maneras, procedimientos o medios

sistematizados de organizar y desarrollar la actividad de grupo, sobre la base de

conocimientos suministrados por la teoría de la dinámica de grupos. Se entiende,

de igual forma, como los medios o métodos empleados en situaciones de grupos

para lograr la acción de este; constituyen procedimientos fundados

científicamente y suficientemente probados en la experiencia.

Las técnicas de grupos no deben ser consideradas como fines en sí mismas, sino

como instrumentos o medios para el logro de la verdadera finalidad grupal:

beneficiar a los miembros y lograr los objetivos que se plantean.

Las diversas técnicas que se utilizan, poseen características variadas que las

hacen aptas para determinados grupos en distintas circunstancias. La elección de

83


la técnica adecuada en cada caso corresponde generalmente al conductor de

grupo. Para seleccionar la técnica más conveniente en cada caso habrá que tomar

en consideración los siguientes factores:

Los objetivos que persigan

La madurez y entrenamiento del grupo

El tamaño del grupo

El ambiente físico

Las características del medio externo

Las características de los miembros.

La capacitación del conductor.

Entre las Técnicas Grupales más importantes, se destacan:

SIMPOSIO

Un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en

forma sucesiva ante el grupo. Consiste en reunir a un grupo de personas muy

capacitadas sobre un tema, especialistas o expertos, las cuales exponen al

auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, integrando así un

panorama lo más completo posible acerca de la cuestión que se trate. Es una

técnica formal que tiene muchos puntos de contacto con la mesa redonda y con el

panel. La diferencia estriba en que en la mesa redonda los expositores mantienen

puntos de vistas divergentes u opuestos, y hay lugar para un breve debate entre

ellos; y en el panel los integrantes conversan o debaten libremente entre sí. En el

simposio, en cambio, los integrantes exponen individualmente y en forma sucesiva

durante unos 15 ó 20 minutos, sus ideas pueden ser coincidentes o no serlo y lo

más importante es que cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular del tema,

84


de modo que al finalizar éste quede desarrollado en forma relativamente integral y

con la mayor profundidad posible.

MESA REDONDA

Se utiliza esta técnica cuando se desea dar a conocer a un auditorio los puntos de

vistas divergentes o contradictorios de varios especialistas sobre un determinado

tema o cuestión. Los integrantes de la Mesa Redonda, pueden oscilar entre 3 y 6,

generalmente son 4 lo que sostienen; posiciones divergentes u opuestas sobre el

tema a tratar; ya sea individualmente o por parejas o bandos. Además han de ser

expertos o buenos conocedores de la materia y hábiles para exponer y defender

con argumentos sólidos su posición. La Mesa redonda es conveniente que no se

extienda más allá de los 50 minutos, para permitir luego las preguntas que desee

formular el auditorio durante el lapso de tiempo que se considere prudencial.

PANEL

Se reúnen varias personas para exponer sus ideas sobre un determinado tema

ante un auditorio; estos expertos no exponen sino que dialogan, conversan,

debaten entre sí el tema propuesto, desde sus particulares puntos de vista y

especialización, pues cada uno es experto en una parte del tema general.

85


DIÁLOGO O DEBATE PÚBLICO

Consiste en una intercomunicación directa entre dos personas que conversan ante

un auditorio sobre un tema, cuestión o problema determinado. Los dialoguistas

han de ser personas capacitadas, expertos o especialistas en el tema que tratan,

pues del diálogo que realizan el grupo debe obtener información, actualización,

opiniones o puntos de vista de cierta significación.

ENTREVISTA O CONSULTA PÚBLICA

Consiste en un interrogatorio realizado ante el grupo por uno de sus miembros, a

un experto, persona capacitada, o especialista en un tema o actividad. Permite

obtener información, opiniones, conocimientos especializados, actualización de

temas, por lo cual se puede considerar de utilidad para la enseñanza y el

aprendizaje.

ENTREVISTA COLECTIVA

La entrevista es colectiva cuando son varios los que interrogan al experto.

86


DEBATE DIRIGIDO O DISCUSIÓN GUIADA

Consiste en un intercambio informal de ideas e información sobre un tema,

realizado por un grupo bajo la conducción estimulante y dinámica de una persona

que hace de guía e interrogador.

PEQUEÑO GRUPO DE DISCUSIÓN

Se refiere a que un número reducido de personas, entre cinco y veinte, se reúnen

para intercambiar ideas sobre un tema de manera informal, aunque con un mínimo

de normas. Se trata de un intercambio cara a cara entre personas que poseen un

interés común para discutir un tema, resolver un problema, tomar una decisión o

adquirir información por el aporte recíproco.

PHILLIPS 66

87


El nombre de esta técnica deriva de su creador J. Donald Phillips, del Michigan

State College, y del hecho de que 6 personas discuten un tema durante 6 minutos.

Es particularmente útil en grupos grandes de más de veinte personas y tiene como

OBJETIVOS

Permitir y promover la participación activa de todos los miembros en de un grupo

grande, obtener las opiniones de todos los miembros en un tiempo breve, llegar a

la toma de decisiones, obtener información o puntos de vista de gran número de

personas acerca de un problema o cuestión.

CUCHICHEO (DIÁLOGOS SIMULTÁNEOS)

Cuchichear significa hablar en voz baja a una persona de modo que otros no se

enteren. La técnica consiste en dividir un grupo en parejas que tratan en voz baja

un tema o cuestión del momento. De este modo, todo el grupo trabaja

simultáneamente sobre un mismo asunto, en grupos mínimos de dos y en pocos

minutos puede obtenerse una opinión compartida sobre una pregunta formulada al

conjunto. El tiempo se reduce a dos o tres minutos.

88


FORO

Recuerda las grandes asambleas romanas, todos los presentes tienen la

oportunidad de participar en una reunión, organizada para tratar o debatir un tema

o problema determinado. Suele realizarse un foro a continuación de una actividad

de interés general observada por un auditorio: la proyección de una película, una

representación teatral, una conferencia, clase o experimento, etc. Puede constituir

la parte final de una mesa redonda, simposio, panel, role playing y otras técnicas

grupales. La finalidad del foro es permitir la libre expresión de ideas y opiniones a

todos los integrantes de un grupo, en un clima informal de mínimas limitaciones.

CLÍNICA DEL RUMOR

Se trata de una experiencia de gabinete más que de una tarea o proceso grupal,

pero interesa directamente al grupo ya que el rumor se produce en las relaciones

interpersonales. Consiste en demostrar vivencialmente algunos aspectos de la

creación del rumor, concretamente cómo a través de sucesivas versiones sobre un

hecho, se va modificando la realidad en los testimonios de los transmisores.

COMISIÓN

Cuando un grupo numeroso decide hacer una distribución de tareas, o cuando se

considera que un tema o problema requiere de un estudio más detenido a cargo

de personas especialmente capacitadas, se utiliza la técnica de comisión.

Consiste en un grupo pequeño, por lo común de tres a cinco miembros que actúa

por delegación del grupo grande. Su objetivo es debatir un tema, proyecto o

89


problema con el objeto de elevar las conclusiones o sugerencias al grupo que la

ha designado.

SEMINARIO

Tiene por objeto la investigación o estudio intensivo de un tema en reuniones de

trabajo debidamente planificadas (Workshops). Constituyen verdaderos grupos de

aprendizaje activo, pues los miembros no reciben la información ya elaborada,

sino que la indagan por sus propios medios en un clima de colaboración recíproca.

Está integrado por 5 a 12 personas.

DISCUSIÓN DE GABINETE

Tiene por objeto tratar un tema o problema de especial importancia entre un grupo

de personas con determinadas responsabilidades y con el fin inmediato de tomar

una decisión. Recuerda a las reuniones de ministros, jefes o directores y en un

nivel, por supuesto muy distinto, trata de desarrollar el mismo tipo de trabajo.

90


Suele utilizarse cuando existe un problema muy especial, de particular resonancia,

de cuya solución depende en gran medida la buena marcha del grupo.

SERVICIOS DE ESTADO MAYOR

Se trata de una actividad específica de la vida militar, pero puede ser adaptada

para fines educativos como una técnica de aprendizaje. Consiste en producir

entrenamiento para la toma de decisiones. Se puede caracterizar el servicio de

Estado Mayor como un ejercicio práctico que persigue la solución de una situación

problemática.

TÉCNICA DEL RIESGO

Expuesta por Norma R. F. Maier (1963) consiste en un procedimiento grupal que

tiene por objeto reducir o eliminar ciertos riesgos o temores por medio de la libre

manifestación de los mismos. Se trata de los temores inherentes a situaciones

nuevas en el ámbito de las relaciones humanas, tales como podrían ser la

perspectiva de solicitar un empleo, de enfrentar por primera vez la dirección de

una clase, de ingresar en un club donde no se conoce a nadie, etc.

TORBELLINO DE IDEAS (BRAINSTORMING)

Brainstorming significa en inglés tormenta cerebral y a esta técnica se le denomina

en español torbellino de ideas, tormenta cerebral, promoción de ideas o discusión

creadora. Consiste en desarrollar y ejercitar la imaginación creadora, fuente de

innovaciones, descubrimientos o nuevas soluciones.

91


PROYECTOS DE VISIÓN FUTURA

Ha sido originariamente desarrollada bajo el nombre de Ingeniería Creadora, por

el prof. Arnold, de la escuela de Ingeniería del Massachusetts Institute of

Tecnology. Consiste en desarrollar el arte del ingeniero imaginativo, que es en

suma, una cátedra de ciencia-ficción aplicada.

PROCESO INCIDENTE

Es una técnica de grupo desarrollada por el Dr. Paúl Pigors del Massachusetts

Institute of Tecnology, con la colaboración de su esposa. Se define como un

proceso continuo de aprendizaje a partir de casos que involucran a personas

reales en situaciones reales, proporcionando a los participantes en el ejercicio la

posibilidad de desarrollar sus habilidades por medio de la práctica de decisiones

simuladas. Consiste en definitiva, en el análisis detallado de un hecho o incidente

expuesto en forma muy escueta y objetiva. Es adecuada para grupos de 15 a 20

personas. El desarrollo es de aproximadamente dos horas.

ESTUDIO DE CASOS

Es la descripción detallada y exhaustiva de una situación real, la cual ha sido

investigada y adoptada para ser presentada de modo tal que posibilite un amplio

análisis e intercambio de ideas. Esta técnica tiene semejanzas con la técnica de

proceso incipiente difiere en que el planteo no se limita a narrar escuetamente el

hecho desencadenante (incidente) sino que comprende una explicación amplia y

detallada de la situación total con todas sus implicancias, dentro de la cual puede

92


ubicarse el incidente. Una de las características importantes es que cada miembro

puede aportar una solución diferente, de acuerdo con sus conocimientos,

experiencias y motivaciones, es decir que no hay una única solución.

ROLE PLAYING

Cuando se desea que alguien comprenda lo más íntimamente posible una

conducta o situación, se le pide que se ponga en el lugar de quien la vivió en la

realidad. Si en lugar de evocarla mentalmente se asume el rol y se revive

dramáticamente la situación, la comprensión íntima (insight) resulta mucho más

profunda y esclarecedora. Representar (teatralizar) una situación típica (un caso

concreto) con el objeto de que se torne real, visible, vivido, de modo que se

comprenda mejor la actuación de quien o quienes deben intervenir en ella en la

vida real.

TEAM TEACHING

Enseñando en equipo no es una técnica de grupo del tipo de las que hasta aquí se

han presentado, se trata de un ensayo novedoso para mejorar la calidad de la

enseñanza entrelazando materias y posibilidades diferentes y utilizando al máximo

los poderes complementarios de los profesores. Es un trabajo en equipo.

Importancia Manejo de las Técnicas Grupales

La importancia del manejo de las Técnicas Grupales para el área de eventos

especiales, fundamentalmente radica en el hecho de que con el dominio y

conocimiento de sus procedimientos, es posible atender y resolver múltiples

necesidades de información y aprendizaje que son necesarias para el buen

desenvolvimiento de los eventos especiales. Las técnicas de grupos se pueden

93


transformar perfectamente en eventos masivos de mucha eficacia y alta

rentabilidad siempre que se maneje correctamente su interpretación,

conceptualización y procedimiento operacional.

UNIDAD VRECURSOS OPERACIONALES

RECURSOS DIDÁCTICOS Y OPERACIONALES PARA EVENTOS

Recursos Operacionales

Constituyen los distintos instrumentos y herramientas de trabajo utilizadas con el

fin de lograr el mejor desempeño del evento.

Los recursos operacionales más empleados en la instrumentación de un evento,

son los siguientes:

VOCATIVOS

Es el instrumento o lista de nombres de personalidades ordenadas

jerárquicamente a los fines de su correspondiente salutación protocolar,

mencionada por los principales oradores del día. Puede estructurarse mediante

una lista o a través de tarjetas.

GUIÓN PROTOCOLAR

94


Es la herramienta que se utiliza para controlar cronológicamente el desarrollo de

todas las aciones vinculadas con el acto o ceremonia en cuestión. Generalmente

es utilizada por el maestro de ceremonias y el coordinador o jefe de protocolo.

PLANOS Y CROQUIS

Es la herramienta que se utiliza para zonificar el área donde se desarrollará un

evento. Define las áreas de presidium, personalidades, periodistas, invitados

internacionales o nacionales, diplomáticos, militares, público en general, entre

otras.

IDENTIFICADORES

Es un instrumento de trabajo que se utiliza para lograr la identificación de los

puestos o lugares asignados a las personalidades e invitados especiales.

Generalmente son tarjetas de identificación.

HABLADORES O TRIEDROS

Es un instrumento que se utiliza para identificar a los oradores e invitados

protocolares que se ubican en el presidium, o aquellos que realizarán alguna

presentación oral en el evento.

TARJETAS PROTOCOLARES

95


Es un instrumento que se utiliza para clasificar los puestos de las personas que

asisten a un evento.

GAFETES (PORTADISTINTIVOS) PARA PROTOCOLO

Es un instrumento que se utiliza para identificar visualmente al personal de la

organización, a los invitados especiales y al público en general.

LISTAS PROTOCOLARES

Es un instrumento que se utiliza a los fines de determinar la lista de invitados que

potencialmente asistirán al evento, consiste en una ordenación de las principales

autoridades a las que hay que invitar al evento y que ostentan determinada

jerarquía.

ROOMING LIST

Es un instrumento que se utiliza para identificar en un hotel el número de personas

que se alojarán en el mismo, identificando el nombre, institución, fecha de entrada

y de salida y procedencia.

Lista de Invitados

Endógenos: internos de la Organización

Exógenos: externos a la organización

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A manera de ejemplo, a continuación se especifica el procedimiento a seguir, para

el Diseño del Vocativo y el Guión Protocolar.

En cuanto al vocativo, este es un instrumento que utilizan los oradores

fundamentalmente para ordenar distintas personalidades que se encuentran

presente en un evento.

Para elaborar el vocativo se debe seguir el procedimiento que a continuación se

detalla:

Determinar el área de influencia que tiene el evento

Definir todas las organizaciones y personalidades que tienen relación con el

evento o ceremonia

Determinar las principales autoridades de cada organización o institución

Ordenar jerárquicamente las personalidades tomando en cuenta:

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Cargos, categoría o rango

Títulos que posee

Nombres y apellidos

Ordenar y preparar el vocativo, no olvidándose de numerarlos secuencialmente.

Tener al menos dos juegos del vocativo.

Diseño del Guión protocolar

El Guión protocolar en una herramienta que utiliza el maestro de ceremonia para

controlar el desarrollo de un evento o acto ceremonial. Contiene en forma

detallada los anuncios que deberán producirse secuencialmente el desarrollo de

una ceremonia. Antes de iniciarse el evento, está descrito paso a paso el proceso

del mismo.

Contiene los siguientes elementos:

Acción: actividad que ocurrirá

Persona que lo ejecuta

Anuncio que hace el maestro de ceremonia

Ejemplo:

ACCION PERSONA QUE LA EJECUTA

ANUNCIO

Entrada del Presidente de la

República Bolivariana de

Venezuela

Maestro de Ceremonia Hace su entrada al salón.... el

ciudadano Presidente de la

República Bolivariana de

Venezuela, Hugo Chávez Frías.

Alocución presidencial Maestro de Ceremonia Alocución del ciudadano

Presidente de la

República...Hugo Chávez Frías

con motivo del aniversario de....

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Recursos Didácticos y Medios Audiovisuales

Definición: Constituyen el conjunto de recursos y medios audiovisuales a utilizar

durante el desarrollo de un evento especial. Tienen relación directa con el manejo

tecnológico de los sistemas y equipos comunicacionales y de informática.

Los recursos didácticos y medios audios más utilizados en eventos especiales

son:

Retroproyector

Proyector

Computadora

VHS

Micrófonos

Señaladores

Video beam o Data Show

99


UNIDAD VI

MONTAJES

Los montajes son formas de distribución de mesas y sillas que permiten el control

de los comensales y de los flujos de servicios tanto de bebidas como de comidas.

Asimismo, facilitan la aplicación de las normas de ceremonial y protocolo en actos

o ceremonias donde es necesario su previsión.

Tipos de Montajes

Los tipos de distribución de mayor aplicación son los siguientes:

ESCUELA

100


Es una distribución de mesas y sillas que permiten al usuario apoyarse para

escribir o manipular algún equipo especial. Su forma es como sigue:

TEATRO

Esta forma de distribución permite ganar mayor capacidad, para ubicar al público

asistente, se asemeja a una sala de cine o de teatro.

101

PRESIDIUM

PRESIDIUM


Según las letras existen algunas distribuciones: E, U, T, V, L, entre otras. Algunos

ejemplos de ellos son:

En “U”, se disponen las sillas alrededor de la mesa, haciendo un semicírculo y

simulando la letra “U”

En “T”, se colocan las mesas enlazadas en forma de “T” y las sillas alrededor de

ellas.

102


DIRECTORIO

Es una distribución utilizada en las grandes organizaciones empresariales,

gremios y Federaciones. Su distribución es de forma ovalada tal como se señala

a continuación:

Muchos otras distribuciones existen actualmente y tienen aplicación generalizada,

el estudiante deberá investigar algunas de ellas tales como:

Mesa redonda

Taller

Anfiteatro

Peine

Ruso

MONTAJE DE AUDITORIOS, SALONES Y MESASMONTAJE DE AUDITORIOS, SALONES Y MESAS

103


En la planificación del montaje hay que considerar que todos los participantes

tengan buena visión, comodidad, espacio, así como el tráfico de personas, servicio

de alimentos y café y acceso cercano a sanitarios y teléfonos.

Dependiendo del tipo de actividad y los horarios, se puede presentar la necesidad

de cambiar la escenografía y los montajes de los salones, por lo que hay que

considerar los tiempos y movimientos necesarios para no desfasar el programa

original.

Para la distribución de las jarras de agua y los ceniceros en las mesas de trabajo y

presidium, no hay reglas; la experiencia ha demostrado que poner una jarra y un

cenicero para cada cinco personas es adecuado.

En salones muy grandes se puede instalar servicios con agua, refrescos, café y

galletas.

El espacio que normalmente se asigna por persona, en una mesa de trabajo, es

de 0.75 centímetros.

Para calcular el tiempo necesario, para la entrada y salida de los participantes a

los auditorios y salones, hay que conocer el tamaño y cantidad de puertas en cada

salón en particular.

Distribución y Espacios para Mesas y SillasDistribución y Espacios para Mesas y Sillas

En el montaje es importante considerar los espacios admisibles alrededor de una

mesa y el número de personas que se pueden acomodar.

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Cuando se trata de servicio de alimentación, se puede partir de las siguientes

consideraciones para dar mayor comodidad a los comensales

Analizar el cuerpo humano, silla, mesa y plaza de servicio o trabajo como un

sistema integral

Comprender la dimensión humana y las diversas postura que el cuerpo toma

Considerar la máxima anchura del cuerpo de la persona con mayor tamaño

corporal, pensando que los codos pueden estar extendidos; generalmente, esta

media oscila de 76 cm., hasta un mínimo admisible de 61 cm. La provisión de 76

cm. por persona, deja suficiente espacio para los codos

El tamaño del salón, de las mesas, sillas y la cantidad de comensales

La distancia entre el canto de una mesa y la pared u otro obstáculo físico debe ser

suficiente para acomodar el espacio que ocupa la silla y la máxima anchura de

cuerpo de una persona de gran tamaño que circule por el espacio que separa silla

y pared. Considerar lo más lejos posible que puede estar la silla de la mesa; es

necesario tener una holgura confortable en lo referente al espacio que ocupa la

silla, que cambia de posición varias veces en el curso de una comida

Considerar distancia entre el perímetro de la mesa y la pared u obstáculo físico

más cercano para circular por detrás de las personas

El BanqueteEl Banquete

Recientemente, durante la extraordinaria "Cena de Gala" que ofreciera la Editorial

Exceso en La Esmeralda, con la presencia de los tres prestigiosos chefs

franceses: Daniel Boulud, Eric Ripert y Jean-Georges Vongerichten, los más

destacados en New York y punteros en la categoría de los mejores del mundo, se

comentaba que se concurría a lo que con propiedad se podía denominar un

"banquete".

105


El Diccionario del Uso del Español de María Moliner, dice que banquete, viene del

francés "banquet", probablemente del italiano "banchetto", banquito, donde se

sentaban antiguamente los invitados, es una comida a la que concurren muchas

personas, se agasaja a alguien o se festeja algún acontecimiento. Comilona.

Festín. Comida espléndida, extraordinaria, a una comida fastuosa en todo

sentido.

La noción de comer en común tiene algo de ritual, practicado desde muy antiguo y

que originalmente tenía el objetivo de conciliar las fuerzas misteriosas que

permitieran una caza exitosa, a su vez los trofeos eran compartidos en una comida

en comunidad. En la antigua Grecia los sacrificios eran seguidos por la comida, en

la cual los asistentes repartían la carne asada que, compartida por todos, era

además una de las pocas ocasiones en que el pueblo tenía posibilidad de comer

carne. Asimismo, el acto de comunión de los primeros cristianos, en este caso con

un contenido religioso, muy significativo.

Más tarde en Grecia, el banquete no sólo tenía como objeto comer, era también la

ocasión para conversar, discutir, sentados en un pequeño banco, banquetto, frente

a mesas, de donde tomaban el alimento con los dedos que luego se limpiaban con

miga de pan.

Más tarde, en la Grecia clásica, adquirieron la costumbre de comer reclinados de

dos a dos, en lechos o divanes y el banquete se fue convirtiendo en una comida

espectacular que duraba largo tiempo, finalizando con una especie de simposio en

el cual se charlaba, se discutían ideas y entre todos, incluidas las mujeres, elegían

al rey del banquete bajo cuyas órdenes bebían, acompañados por música de

flautas. Poco a poco fueron agregándose juglares, cantos, recitación de poesías,

equilibristas, acróbatas, bailarinas, etc., una verdadera fiesta.

En Atenas y en España los banquetes cívicos se celebraban en memoria de los

ancianos, los comensales vestían túnicas blancas y coronas de flores. La

Revolución Francesa trató de revivir, sin éxito, estos banquetes, al estilo de

106


Lacedomonia para dar oportunidad a pobres y ricos de sentarse a compartir la

mesa y la comida.

También los etruscos arcaicos en sus banquetes comían sentados, pero ya en el

Siglo V antes de Cristo lo hacían recostados dos a dos. El ritual era siempre

acompañado por los flautistas.

Los romanos introdujeron el triclinio, tres lechos uno tras otro en ángulo recto cada

uno con el siguiente, sobre los cuales comían hombres y mujeres reclinados,

hasta tres en cada lecho. El banquete romano estaba compuesto de varias

secuencias: el "gustus" o antipasto, la "coena", o parte principal, compuesta de

varios platos de carnes, pescados y diversas preparaciones culinarias; la

"secundae mensae" o postres cuando se servía comida apropiada para beber y

por último la "commissatio", que era la libación a las órdenes del rey del banquete

electo previamente. Al llegar la República comenzaron a aprobarse leyes para

controlar los excesos al lujo y extravagancias de los banquetes, sin embargo, en la

Roma Imperial se dejaron de lado esos controles y se comenzó a abusar del lujo

ostentoso y a prestar más atención al espectáculo, que a la comida, fuese público

o privado, dando origen a las francachelas y bacanales que caracterizaron la

decadencia y corrupción de la vida romana, adaptados posteriormente, así como

otras costumbres, por los bárbaros al penetrar en el Imperio Romano.

En la corte de Bizancio se seguía un ceremonial muy solemne y refinado. En la

época de Carlomagno la costumbre era que cada vasallo le ofreciera un banquete

al menos una vez al año, siguiendo reglas de sobriedad y templanza, pero siempre

atendiendo a la decoración, con vajillas y otros elementos cada vez más ricos. Era

costumbre que las municipalidades organizaran banquetes cada vez que un

evento ponía en contacto al soberano y su pueblo. Se volvió así a la comida

espectáculo que prestaba más atención al accesorio que a la comida.

Con el tiempo los banquetes se volvieron actos políticos, en los cuales mediante la

fastuosidad, se mostraba el poderío del soberano, como en el caso de los que

ofrecía Luis XIV en Versalles. Taillerand, en cambio, amante de la buena mesa,

107


ministro de Luis XVIII, puso el arte culinario al servicio de su actividad política. Por

supuesto en todos esos banquetes el aspecto gastronómico era más bien de baja

calidad, los alimentos llegaban fríos a la mesa, como también lo es hoy día en la

mayoría de los banquetes oficiales en todos los países, en los cuales además, se

sirven platos que se adaptan a las circunstancias, más que platos en los cuales se

atienda o se destaque la parte gastronómica.

Con el advenimiento de la alta cocina francesa, desde la época de Luis XIV, se

comenzó a dar más importancia a la comida y a disminuir los elementos

accesorios, además comenzaron a perder importancia los banquetes públicos

frente a los privados, como en el Siglo XIX y XX en Francia, celebrados por

anfitriones distinguidos, entre los cuales muchas damas de sociedad, para los

cuales se invitaba a intelectuales y artistas destacados y en los cuales se daba

importancia a la conversación y discusión de nuevas ideas, que en algunos casos

daban origen a corrientes intelectuales o artísticas.

Al mismo tiempo, desde mediados del siglo XIX, comenzó a aparecer en Francia

el "Servicio a la rusa" que introdujo un cambio sustancial en los banquetes. En su

origen y por mucho tiempo el banquete estaba compuesto por varios servicios,

cada uno de varios platos, al menos tres, que muchas veces eran grandes piezas

asadas enteras que incluso se exhibían a los comensales y se colocaban sobre la

gran mesa, con muchos ornamentos, para que cada uno se sirviera

inmediatamente. Además de cierto desorden, muchos comían ya frío y se llegó a

establecer una etiqueta en cuanto al tiempo para cada servicio. El "servicio a la

russa" vino a remediar esa situación pues cada plato se llevaba aparte a la mesa y

era presentado al comensal para que en un mínimo de tiempo pudiera servirse y

comer caliente.

Etiqueta para una Cena Formal ó Informal

(Recopilado de Soraya Aguilar)

108


A continuación se ofrecen algunas ideas que permitirán vestir la mesa para una

ocasión formal o cuando se comparte de forma informalmente con familiares y

amigos.

La mesa formal

La regla de oro en la presentación formal es que todos los utensilios u otros

arreglos deben ser colocados geométricamente sobre la mesa. Debe haber un

adorno en el centro de la mesa, el cual, nos servirá de punto de referencia para

colocar el resto de los utensilios. La idea es lograr que exista la misma distancia y

un equilibrio perfecto entre dicho centro de mesa y los utensilios.

Es importantísimo elegir el mantel adecuado. Para la cena, el más recomendado

es un mantel de damasco blanco, cuyo nombre justamente proviene de la ciudad

en Siria. Dicho mantel central requiere que utilice otro mantel de una tela más

delgada debajo, el mantel central solamente debe colgar 18 pulgadas de la mesa

y nunca debe tocar el suelo.

Un toque elegante al decorar la mesa

El adorno central es lo primero que se coloca en la mesa, una vez que se ha

vestido con el mantel adecuado. Dicho centro de mesa nunca debe impedir la

visibilidad de los comensales. Es recomendable colocar un jarrón con flores

naturales y evitar el uso de flores artificiales, una vajilla de cristal con frutas

frescas u otros objetos elegantes realzan su mesa.

De usar velas, deben estar encendidas antes de que los invitados se sienten a la

mesa y no deberán apagarse antes que finalice la velada. Es costumbre colocar

las velas a cada extremo del adorno central y dejar un espacio equilibrado entre el

adorno central y el extremo final de la mesa.

109


Las servilletas deben hacer juego con el mantel central. Estas, normalmente,

miden 24 pulgadas y se doblan formando un cuadrado; el monograma de la

servilleta, si tiene alguno, debe aparecer en la esquina inferior izquierda. Las

servilletas se colocan sobre el plato principal. Las servilletas se colocan al lado de

los tenedores y no debajo de éstos, si algún plato se sirve antes de que los

invitados se sienten a la mesa.

La regla de oro de la cena formal es que la cubertería debe ser de plata. No es

necesario que todos los cubiertos sobre la mesa pertenezcan a un mismo juego,

pero por lo menos, sí los cubiertos principales. Otros que pueden ser diferentes al

juego de cubiertos principales son los del postre, debido a que dichos cubiertos

solamente se colocan en la mesa a la hora de servir el postre. No se debe colocar

más de tres cubiertos en la mesa. De servirse otros platos durante el transcurso

de la cena, los cubiertos respectivos se traerán cuando se sirva cada comida.

Las copas, la vajilla y otros accesorios

Cada puesto en la mesa debe estar preparado con el número exacto de copas que

se va a utilizar durante la cena. La copa de agua debe ir ubicada centrada en la

parte superior de cada plato. A la derecha de la copa de agua se colocan las

copas de champaña, de vino y por último, la de jerez según el orden que vayan a

utilizarse.

Durante la cena se pueden utilizar diferentes tipos de vajillas, pero al igual que con

los cubiertos, la que se utilizará para servir los platos principales debe pertenecer

a un mismo juego. Para presentar la mantequilla, la ensalada y los postres se

pueden usar platos de cristal o de plata; los platos de cristal finos se verán de las

mil maravillas en la mesa mientras que hagan juego y sean de la misma calidad

que la vajilla principal que se utiliza. Es un grave error utilizar platos de cristal de

una calidad diferente a la vajilla principal. Es lo mismo que sería usar servilletas de

papel cuando haz vestido la mesa con un mantel de damasco.

110


Los platos destinados para la mermelada, el chocolate, las mentas, los caramelos

se colocan entre el espacio de las velas y el adorno central. Debe haber un salero

y un pimentero por persona o como mínimo uno para cada dos personas.

El espacio entre cada invitado debe ser lo suficientemente amplio para que estos

sean servidos correctamente. Los platos deben ser colocados de forma simétrica;

todos deben estar a la misma distancia. Los cubiertos se ubican según el orden en

que vayan a ser utilizados. El tenedor de ensalada se coloca al lado izquierdo del

plato, a la izquierda de éste se coloca el tenedor de carne y a su izquierda el

tenedor de pescado, el cual se utiliza primero. A la derecha del plato se coloca el

cuchillo de ensalada, a la derecha el cuchillo de la carne, luego el cuchillo de

pescado y por último, el tenedor para las ostras. Este tenedor es el único que se

puede poner a la derecha.

La mesa informal

Cuando se prepara una mesa informal hay mucha más libertad en la decoración,

aunque siempre se ha de tener en cuenta el estilo de la casa, el motivo de la cena

y por supuesto, las predilecciones de los invitados. Realmente en la presentación

de la mesa para una cena, se puede dar rienda suelta a la imaginación.

Se puede escoger el mantel al gusto del anfitrión. De utilizar el mantel de damasco

u otro con encajes, se deberá vestir para brindar un ambiente informal, la manera

de lograrlo es añadir colorido al mantel, ya sea con las servilletas, o con el centro

de mesa.

Según el motivo de la cena se escoge un adorno central que sea original y

llamativo. No está de más darle un vistazo a las revistas de modas para nutrirse

de ideas y sorprender a los invitados.

111


También puede utilizar velas en las cenas informales. Se recomienda el uso de un

candelabro del color que combine con el mantel y las servilletas escogidas para

adornar la mesa.

La imaginación y la cena informal

La diferencia en la presentación de una mesa formal y otra informal está en la

cantidad de cubiertos y platos que se utilizan. En una cena informal, normalmente,

se sirve un sólo vino, por lo tanto, sólo son necesarias dos copas, una de agua y

otra de vino. Incluso en oportunidades el vino se sirve durante la sobremesa, por

lo tanto, solamente se coloca sobre la mesa la copa de agua que también sirve

para servir el té frío.

Si el plato principal que se sirve incluye algún tipo de salsa, se recomienda utilizar

otro plato para servir la ensalada, pero si el plato principal consta de una carne

que no lleve salsas o pescado a la plancha, entonces se puede servir la ensalada

como acompañante en el mismo plato.

En la mesa sólo se necesitan:

Dos tenedores: Uno para la ensalada colocado a la izquierda del plato y otro para

el plato principal que se coloca a la izquierda del tenedor de ensalada.

Un plato: Se debe servir cuando los invitados se sienten a comer. La cena debe

servirse muy caliente.

Un plato de ensalada: Colocado a la izquierda de los tenedores.

Un cuchillo: Ubicado a la derecha del plato.

Dos cucharas: Una para postre puesta a la derecha del cuchillo y otra para la sopa

que se coloca a la derecha de la cuchara de postre.

Un plato y un cuchillo para mantequilla.

Una copa para agua.

112


Una copa para vino.

Una servilleta: Colocada en el centro o a la izquierda de los cuchillos.

Si se decide servir café con la comida, la taza y su plato se colocan a la derecha,

en la parte superior de los cuchillos.

Se recomienda el uso de saleros pimenteros y ensaladeras de madera. El tipo de

vajilla que se emplea para la cena será a discreción. Otra sugerencia es evitar

servir la cena con una vajilla fina y vasos de plástico o viceversa.

Cuando los invitados lleguen a la mesa, la mantequilla debe estar servida y las

copas llenas de agua y vino. Si se sirven entremeses, éstos también deben estar

en la mesa antes que los invitados se sienten.

La cortesía, el deseo de agradar a los otros, la educación y los buenos modales,

nunca pasan de moda. Desde la antigüedad, la sociedad ha observado una serie

de principios que regulan y hacen más agradable la convivencia y aunque muchos

se han ido simplificando con el paso de los años, eso no quiere decir que hayan

desaparecido. Son el estrés y la prisa de la vida moderna quienes nos hacen, a

veces, pasarlo por alto, olvidando que es precisamente a través de ellos, nuestros

modales, que revelamos nuestro grado de educación y sentido de la elegancia,

especialmente cuando se trata de las normas que se deben mantener en la mesa.

Las buenas maneras al comer son extremadamente importantes, y no se limitan a

masticar correctamente, a no colocar los codos sobre la mesa, o a utilizar la

servilleta de la manera correcta. Hay muchas otras cosas que se incluyen en la

llamada "etiqueta de mesa": como las formas en que deben ingerirse los diferentes

alimentos, la manera en que debe tomarse la copa, etc. Procurando rescatar esos

buenos modales que bien pudieran considerarse "saludables conquistas de la

civilización", se ofrece una serie de reglas que permitirán actualizar las nociones

113


sobre etiqueta, aclarar cualquier duda que se pueda tener al respecto, y, sobre

todo, sentirse confiada para actuar con soltura en cualquier ocasión.

Cómo se comen algunos alimentos: - Alcachofas : para comer este vegetal es

recomendable utilizar los dedos. De las hojas sólo se aprovechan las partes

tiernas que están en la base, sumergiéndolas en la salsa con que van

acompañadas. La parte dura se deja a un lado del plato; pero el corazón se corta

con cuchillo y tenedor pasando los bocados por la misma salsa. - Espárragos: si

son de conserva pueden comerse con tenedor, pues al enlatarlos suele quitárseles

las partes duras y las fibras. Si son frescos puede tomarse el extremo duro con la

punta de los dedos, uno por uno, e ir mojándolo en la salsa y absorber

discretamente. El resto se deja a un lado del plato. - Cangrejos: con el tenedor

especial se extrae la parte carnosa de su interior. El mismo procedimiento se sigue

en los langostinos. En un ambiente de confianza pueden usarse los dedos. - Aves:

deben comerse con cuchillo y tenedor pues se supone que a la mesa se llevan las

partes más nobles y fáciles de tratar. No obstante, en el hogar y en caso de

almuerzo o cena de confianza, está permitido tomar los muslos, así como las alas

de pollo, con los dedos. - Verduras: no deben comerse con cuchillo, sólo se utiliza

en las carnes. - Espaguetis: con el tenedor en la mano derecha, deben hacerse

girar hasta enrollarlos suficientemente. Para facilitar esta operación también se

acostumbra utilizar una cuchara contra la cual, al enrollar los espaguetis, se

apoyan los dientes del tenedor; pero en algunas partes, esto no resulta bien visto.

Melones y Patilla: cuando son presentados y cortados en tajadas, se comen

desprendiendo la pulpa con el cuchillo y el tenedor. Si los melones son pequeños,

se presentan en mitades y la pulpa se extrae con cucharillas de postre. - Bananas:

lo indicado es comerlas con cuchillo y tenedor. Pueden presentarse o bien en la

mitad de su cáscara o elegantemente cortadas y puestas en platos individuales. -

Postres: cuando tiene parte sólida y parte líquida, se toma la cuchara con la

derecha y con la izquierda el tenedor, para ayudarse. Para cortar, se pasa el

114


tenedor a la otra mano. Como sostener las copas: - La copa de vino blanco o de

champaña se sostiene por el tallo con el pulgar y el índice, porque como son

bebidas que deben servirse frías, si se toma la copa con toda la mano podría

calentarse. - La copa de vino tinto puede sostenerse por la base con tres dedos,

porque debe servirse a temperatura ambiente. La de cognac, de la misma manera.

- En general, las copas de vino nunca deben sostenerse por la mitad, ni con el

dedo meñique volando (eso sí que es de muy mal gusto). Comportamiento

correcto en la mesa: - Debemos sentarnos con el pecho erguido, los brazos fuera

y apoyando sólo las muñecas y las manos. Al utilizar los cubiertos, los codos

deben permanecer ligeramente pegados al cuerpo y no separarlos en exceso o

elevarlos. - No se deben estirar ni cruzar las piernas por debajo de la mesa, ni

hacer contorsiones con los tobillos o los pies. - No se mastica por mucho tiempo ni

se bebe mientras haya comida en la boca. - El pan se parte en pequeños trozos, a

medida que se consume en el curso de la comida. - La servilleta debe desdoblarse

discretamente, no a la vista de todos como si fuera un truco de magia y sólo se

utilizará para pasarla por los labios antes y después de beber. - Después de

cortar, el cuchillo debe soltarse, pero no se deja descansar apoyando la punta en

el plato y el mango en la mesa. Se debe dejar descansar sobre el plato formando

un ángulo de 45 °.

Presentación de la Buena mesaPresentación de la Buena mesa

El arregloEl arreglo

Arreglar una mesa para todas las diferentes ocasiones y circunstancias significa

un arte al cual tienen acceso todas las amas de casa y que puede estar basado

más que nada en el conocimiento del uso de la vajilla, en la forma de disponerla

de modo que sea cómoda para los comensales, en los medios y recursos a su

alcance y en una buena dosis de buen gusto y originalidad.

115


Las cuestiones básicas son las que deben saberse, las demás corren por cuenta

de la habilidad de la mujer de la casa. No es posible establecer un código único, ni

estricto, en cuanto hay tantas clases de mesas para servir, como hogares,

costumbres, normas y formas de vida, en los pueblos, en los grandes centros

urbanos y en el campo.

Generalmente se tiene lo que se llama vajilla diaria que se compone de juegos de

loza y cristal más simples, manteles de color o individuales así como vasos

irrompibles o de material plástico para los niños.

Esto no significa que la mesa de todos los días se arregle de cualquier manera

sino con simplicidad, que no significa indiferencia.

Buscar manteles de colores vivos, individuales, brillantes y platos alegres, puede

constituir un conjunto donde resulte grato reunir a la familia para comer.

En toda circunstancia se debe considerar importante el arreglo de una mesa, su

elegancia, su armonía, aunque sólo asistan a ella la pareja y los hijos.

Las ropas de la mesa, manteles y servilletas, deben ser elegidas con buen gusto;

para diario, estampados, a cuadros, en color y tonos alegres.

Los manteles individuales son muy prácticos. La mesa, con un detalle de flores

naturales, da una nota de personalidad al ambiente.

Las cenas formales, con invitados especiales, requieren manteles que pueden ser

blancos o de tonos muy suaves, las servilletas deben combinar con ellos y puede

completarse el arreglo con dos candelabros de colores fuertes.

Algunas Recomendaciones en la Comida de EtiquetaAlgunas Recomendaciones en la Comida de Etiqueta

Los anfitriones se servirán una porción que permita que no terminen antes que el

invitado.

116


En estos casos no se pasa la sal, la pimienta ni la mantequilla unos a otros. Son

los mesoneros o ayudantes los que hacen todo el servicio.

Ningún invitado se sentará a la mesa con el cigarrillo encendido; corresponde

encenderlos en la sobremesa si se colocan los ceniceros correspondientes.

En una comida de etiqueta no se rehusa ningún plato, si no es del gusto se sirve

una cantidad mínima y no tiene importancia que se deje intacta la pequeña

cantidad servida.

Cuando se acepta comer, se colocan el tenedor y el cuchillo en la orilla derecha

del plato, el tenedor con los dientes hacia abajo (cuando uno o ambos han sido

usados).

La cuchara de postre o el tenedor según lo que se use, o los dos se colocan en el

plato vacío, igual que en el caso anterior, el tenedor quedará con los dientes hacia

abajo. La cuchara a la izquierda, el tenedor a la derecha o el cubierto solo en el

centro del plato.

Lo mismo pueden quedar el tenedor y el cuchillo en el centro del plato.

Cuando el café no se toma en la mesa y los dueños de casa invitan a pasar a otro

recinto, los caballeros se ponen de pié y en ese momento pueden disfrutar de un

cigarrillo.

Recomendaciones a Considerar en la Comida Formal

El mantel puede ser de hilo bordado, o de encaje, así como las servilletas

haciendo juego.

117


Tradicionalmente se suprimían los platos y cuchillos para mantequilla.

Actualmente se colocan en bandejitas apropiadas. El centro de esta mesa puede

ser de flores en una vasija de cristal o cerámica, preferentemente alta, que resalte

del resto; en ambientes muy modernos puede colocarse un detalle decorativo que

demuestre el buen gusto de la dueña de casa.

Los candelabros se usan en invierno mientras se mantengan los cortinados

corridos.

Si la mesa estuviera cubierta de vidrio, se pueden usar mantelitos individuales

con servilletas haciendo juego, colocándolas a la izquierda de los tenedores, que

serán dos o tres como máximo. Los cubiertos de postre en las mesas formales son

llevados en el momento de servirlos y con la mesa ya limpia de la anterior comida.

Los platos de mantequilla, serán colocados en el lugar acostumbrado con los

pequeños cuchillos en una de las tres posiciones que se ha señalado

anteriormente.

En raras ocasiones se sirven más de dos clases de vinos, cuando se usa el

rosado se sirve únicamente uno y las copas serán presentadas de acuerdo con las

bebidas; pero en mesas formales es mejor servir blanco y tinto.

Si la dueña de casa lo aprueba, se colocan los ceniceros.

La Cena Formal La Cena Formal

Se realiza para festejar un acontecimiento, una fecha, una ceremonia, etcétera.

Se debe preparar una mesa formal; si es posible con vajilla de juegos de

porcelana, cristal o de materiales que actualmente reemplacen su elegancia y

distinción.

118


En las comidas formales se suprimen platos y cubiertos de mantequilla. El pan se

presenta en bandejas de plata o cerámica con cuchillas apropiadas, con una

servilleta que sólo cubra el fondo y haciendo juego con las del mantel.

Nunca se pone el pan en la mesa, los mozos o el servicio adecuado lo ofrecen de

vez en cuando a los comensales, también se puede colocar en platos pequeños a

la izquierda del comensal y de las copas. Es necesario colocar tres clases por lo

menos de pan según sean los platos y los gustos o exigencias de los comensales.

La servilleta se pone en el plato.

El número de copas para una cena formal es el que sigue: para agua, vino tinto y

vino blanco. Cuando se sirve champaña se pondrá solamente esa copa.

Un cóctel servido en copas dobles (con hielo picado al fondo), pero dentro de la

vasija pequeña, ya estará preparado en la mesa cuando lleguen a sentarse los

invitados.

El tenedor para pescado puede ser colocado en tres posiciones, a la derecha de

los cuchillos y paralelos a ellos. La cuchara frente al plato; en la parte superior

entre el plato y el cenicero. La servilleta a la izquierda de los tenedores.

En una comida formal constituida por cuatro platos la ensalada se sirve con el

entremés y puede usarse para ella el plato de postre o un recipiente especial.

La cuchara para el té helado va a la derecha de los cuchillos.

La vajilla de plata debe presentarse brillante y sin abolladuras; si el juego es de

cristal debe tener las piezas completas, caso contrario no usarlo; es de mal efecto

completar un juego con piezas ajenas.

Deben ponerse los cubiertos que requiere el tipo de platos que van a servirse y

naturalmente deben retirarse los que no son necesarios, así como los saleros y los

platos de mantequilla que pueden hacer juego con los de cristal o plata.

Si se sirve un sopa, la cuchara se coloca al lado de los cuchillos. Si se sirve un

plato de huevos o pescado, habrá un pequeño cuchillo a la izquierda de la cuchara

y a su lado uno mayor para el otro plato.

119


Si el primer plato es un entremés, naturalmente no habrá necesidad de cuchara de

sopa.

Para que una mesa quede elegante y bonita, debe procurarse que no esté llena de

cuchillos y copas. Se debe procurar que haya buen espacio entre los comensales

para no hacer difíciles los movimientos y la conversación.

Se recuerda que en una mesa formal no hay ceniceros, pues sólo se fuma

después de la cena.

En una mesa estrecha con pocos comensales, los dueños de la casa deben

sentarse uno frente a otro, en el centro, los amigos de un lado y del otro; los

extremos no los ocupará nadie.

Cuando se sirve la cena, será suficiente colocar en la mesa solamente los platos

individuales. En el centro se colocará un adorno de flores o candelabros, uno o

dos según el tamaño de la mesa.

En cada lugar, junto al plato, van el pan, las servilletas y los cubiertos. No se

deben colocar más de tres tenedores: uno para el cóctel y el entremés, otro para

la carne y el pescado y el otro, en su caso, para la ensalada.

Cuando sean necesarios más de tres cuchillos, el cuarto se colocará después

cuando se cambie el servicio. A la izquierda siempre los tenedores y cuando se

necesite alguno para ensalada se presentará cuando ésta se sirva.

Los cubiertos para ensalada se colocan de dos maneras, quedando al mismo nivel

superior y al mismo nivel inferior.

Los tenedores para los ostiones son colocados al lado de los cuchillos.

No debe haber ninguna otra cuchara que no sea la de sopa junto a los cuchillos.

En una cena formal el café se sirve en tazas pequeñas y las cucharitas también

pequeñas, quedan en los platos al lado del asa de las tacitas.

Si se usan enjuagues, deben ser llevados a la mesa con la bandeja de frutas antes

de ser tomados otros tipos de postres.

En la mesas de este tipo los saleros y recipientes de mostaza u otra salsa quedan

junto a cada plato o al lado de las copas, una para cada dos comensales.

120


La cristalería debe presentarse siempre bien combinada. Las copas para vino ya

sean grandes o pequeñas irán de acuerdo con la cantidad de bebida. En estas

cenas nunca se sirve cerveza. Se irán combinando de acuerdo al servicio o

pueden quedar hasta la sobremesa si son de vino, hasta que se sirva el té o el

café. También puede servirse exclusivamente champaña.

Cuando la mesa formal sea para un banquete en casa no se presentan cigarrillos

ni ceniceros durante la comida.

Las pipas y los puros pueden fumarse con el café pero es mejor que se fumen

cigarrillos.

La CristaleríaLa Cristalería

En otras épocas, en todas las casas había un juego de cristal a veces se heredaba

de generación en generación, se cuidaba mucho y se usaba sólo en las grandes

ocasiones.

Actualmente las amas de casa deben ser más prácticas y en caso de tener que

comprar estos juegos, pueden ser reemplazados por el vidrio que actualmente se

talla a mano y con tanta delicadeza como el cristal. Hay en venta en nuestro país

variadas y bonitas colecciones de ese género.

Se considera que con una docena de copas de diversos tamaños, una docena de

vasos para whisky, coñac, refresco, champán, vinos, cerveza, etc., completa las

copas indispensables para tener una mesa en cualquier oportunidad.

Otras Formas de Comida (Buffet)Otras Formas de Comida (Buffet)

121


Generalmente, en horario nocturno se acostumbra servir una comida que puede

ser para una reunión en la casa, un espectáculo público, reuniones sociales,

etcétera, se trata del Buffet, el cual consiste en servir de una vez todos los platos y

donde los convidados se sirven por sí mismos. Esta comida es siempre informal.

Hay distintas maneras de presentarlo: los visitantes pueden estar de pié en las

grandes recepciones; cuando son menos numerosos sentados a una gran mesa o

también en mesas pequeñas de cuatro o seis invitados.

El buffet volante es aquel en el que cada invitado sirve su plato a su gusto,

tomando las preparaciones de las fuentes colocadas en la mesa en el centro de la

habitación y también en el aparador, sentándose después en el sitio que elija. Es

una forma muy americana que todo lo simplifica cuando en la casa no hay

sirvientes.

Los platos grandes y pequeños, cubiertos, copas, vasos, servilletas, etc., pueden

estar en pequeñas pilas sobre la mesa grande y cada invitado tomará lo que

quiera y necesite.

El café y las bebidas serán servidos por la dueña de la casa. Se presenta una

mesa redonda tendida para buffet en la casa que puede ser en el interior o en el

jardín.

La mesa redonda queda muy vistosa y elegante cuando la vajilla se coloca

partiendo desde el centro. Sin embargo, es común que el buffet sea una mesa

ovalada, en cuyo caso la disposición de la vajilla no se ajusta a unas reglas fijas,

sino que puede tomar formas caprichosas, según el gusto y la imaginación de la

anfitriona. Un buffet no debe recargarse con adornos. Se pueden usar mesitas

auxiliares cuando la principal no sea suficientemente grande.

Por lo general las mesas para este tipo de comida son más simplificadas que

otras; en lugar de colocarse la vajilla en lugares determinados, los platos y

cubiertos son arreglados de manera que cada uno pueda servirse solo sin auxilio

de mozos o sirvientes.

122


Algunas veces estas mesas se colocan contra una pared. Cuando se coloca la

vajilla, se pueden formar figuras caprichosas, colocando copas en distintos grupos,

platillos en distintos lugares, así como la jarra de agua y las botellas, agregando

platillos con bocaditos y golosinas que son deliciosos y resultan muy agradables a

la vista y al paladar. El café siempre será servido por la dueña de la casa o por los

propios invitados. Para esto se acercan a la mesa en su momento, bandejas con

todo lo necesario para un servicio de café.

Las maneras de conducirse en la mesa revelan muchas veces el nivel cultural y

social de una persona.

No es tan fácil ni tan complicado usar normas correctas en forma natural y

refinada y sobre todo sin afectación en toda circunstancia.

Una actitud equivocada puede a veces afectar el concepto y comprometer el éxito

social.

Es importante conocer las cosas fundamentales acerca del comportamiento que

debe usarse en cada ocasión.

Uso de los Cubiertos Uso de los Cubiertos

Los cuchillos y los tenedores pueden ser usados a la manera norteamericana o

continental, pero se ha generalizado hoy una combinación de los dos sistemas,

que es muy adecuada.

De cualquier manera cuando no es necesario cortar el alimento, el tenedor se usa

con la mano derecha. Los norteamericanos acostumbran a cortar toda la comida,

dejar enseguida el cuchillo y tomar el tenedor y usarlo.

123


Cuando se usan los dos cubiertos, el tenedor se utiliza con la mano izquierda y se

mantiene en ella. En Europa el alimento es empujado levemente por el cuchillo

hacia el tenedor estando éste último en la mano izquierda.

Cuando se está comiendo, se debe tener buen cuidado de no tomar líquido con la

boca llena y sin antes limpiarla con la servilleta.

Los cubiertos deben cambiar entre plato y plato, únicamente cuando los

comensales los crucen sobre los platos.

El Uso de la ServilletaEl Uso de la Servilleta

Las servilletas en la mesa están dobladas en los platos o a la izquierda de los

tenedores.

Cuando se sientan, los invitados colocan sus servilletas en el regazo,

completamente abiertas si son grandes y por la mitad si son regulares. Los

comensales esperan hasta que la dueña coloque su servilleta.

A los niños se les coloca la servilleta alrededor del cuello para evitar que ensucien

la ropa. Nunca se debe doblar de nuevo la servilleta después de usada, al terminar

de comer se coloca descuidadamente a la derecha del plato.

En la época actual se usan mucho las servilletas de papel, porque son en realidad

bastante prácticas y, una vez utilizadas, se tiran. Los anillos para servilleta de

metal o de plástico son nada más que para los miembros de la familia. A un

huésped se le debe poner servilleta limpia y doblada cuando se le invita a comer.

Hay muchas maneras de doblar las servilletas, pero las más simples son las

preferidas actualmente. Quedan bien en triángulo o en forma rectangular con

monogramas o bordados a la vista.

124


UNIDAD VIIORGANIZAR EVENTOS

EVENTO ESPECIAL

A los fines del presente material, se define Evento Especial como todo

acontecimiento programado sujeto a la aplicación de una metodología adecuada,

con la utilización de técnicas específicas, el cual persigue una finalidad

determinada. Por tanto, un evento especial es un acontecimiento que se prevé, se

planifica y se organiza para que ocurra, pero en condiciones determinadas donde

lo más importante se refleja en la imagen y calidad que del mismo perciben los

participantes. Para entender su definición es necesario identificar sus principales

características, las cuales se resumen en las siguientes:

Reunión de grupos de individuos con intereses comunes.

Satisfacen necesidades colectivas

Generan altos niveles de comunicación

Favorecen el intercambio social

Implican el trabajo conjunto, útil y productivo.

Contribuyen a difundir y mejorar el conocimiento.

125


Estructura de un EventoEstructura de un Evento

Un evento posee una estructura determinada que durante su realización se debe

controlar. Dicha estructura abarca tres fases: aperturar, referida a la instalación o

inauguración; desarrollo, cumplimiento del programa y cierre que está relacionado

con la clausura del evento.

Acompañantes

Clasificación de los EventosClasificación de los Eventos

Los eventos atienden a la siguiente clasificación

De Acuerdo con la Naturaleza del EventoDe Acuerdo con la Naturaleza del Evento

Culturales

Deportivos

Políticos

Sociales

Educativos

Científicos

Comerciales

Tecnológicos

Recreativos

Mixto

De Acuerdo con el Grado de ExclusividadDe Acuerdo con el Grado de Exclusividad

Públicos

126


Privados

De Acuerdo con el Alcance y Magnitud del MismoDe Acuerdo con el Alcance y Magnitud del Mismo

Mundial

Internacional

Nacional

Regional

Municipal

De Acuerdo con el Criterio Económico

Autofinanciable

Subsidiado

De Acuerdo con la Técnica utilizada y el Tratamiento de la Información

Congresos

Convenciones

Ferias y exposiciones

Talleres

Foros

Seminarios

Simposios

Jornadas

Asambleas

Conferencias

Panel

Reuniones

127


Semanas y días especiales

Aniversarios

Inauguraciones

Diferencia de los Eventos según la Técnica y ProcedimientoDiferencia de los Eventos según la Técnica y Procedimiento

utilizadoutilizado

CONGRESO

Reunión que fusiona las experiencias y opiniones de un grupo de personas

calificadas en una esfera determinada, o entre un grupo que busca analizar un

problema, basándose en la información proporcionada por conductores

competentes. Se organiza con base en los intereses, necesidades y problemas de

los participantes (no de los organizadores); se concretan decisiones y

compromisos a llevarse a cabo.

CONVENCIÓN

Acontecimiento que es organizado para congregar a un grupo de personas

calificadas como delegados, los cuales toman decisiones y definen políticas

vinculadas preferentemente con un área, grupo de profesionales, gremio,

sindicato, asociación o una organización determinada. La participación implica una

representatividad en la persona que asiste, por tanto ella posee voz y voto para

decidir. Sus decisiones pueden delinear actuaciones y comportamientos

ideológicos o procedimentales futuros. Puede utilizarse para establecer nuevos

rumbos, fijar posiciones y elegir autoridades. En las Convenciones se pueden

trazar objetivos relacionados con el mejoramiento de técnicas y la capacitación de

los individuos pertenecientes a una organización específica.

EXPOSICIÓN

128


Es una manifestación que tiene por objeto inventariar los medios de que dispone

la actividad humana para satisfacer las necesidades de una civilización, poniendo

de relieve los progresos realizados a partir de una época determinada, que se

toma como término de comparación, asegurando una presentación racional. Las

exposiciones se distinguen de las ferias por la ausencia, por lo menos como

objetivo inmediato, de transacciones comerciales.

La exposición implica la muestra de obras del hombre, evento de cierta magnitud y

prolongada duración, realizada en sede fija o variable.

FERIA

Es una muestra comercial donde se encuentran vendedores y compradores en un

lugar y fecha prefijados. Son manifestaciones sociales que tienen por objeto

mostrar productos y/o servicios directamente a los interesados con el fin de

establecer, consolidar y extender contactos comerciales. Puede implicar muestras

cíclicas y duración constante. Los industriales, comerciantes o exportadores

exhiben sus productos mediante tales eventos.

JORNADA

Serie de reuniones concebidas para impartir instrucciones e informaciones

específicas en sectores particulares de trabajo o para diagnosticar áreas

concretas. Generalmente, se programan para ser realizadas en varios días. No

obstante se puede realizar en un día dependiendo de la complejidad del tema a

tratar y del número de personas participantes. Las jornadas también pueden tener

carácter de reunión técnica-científica para presentar información relevante sobre

técnicas, investigaciones y métodos en área profesionales.

129


FORO

Acontecimiento programado que posibilita la participación de todos los presentes

en un reunión organizada para tratar o debatir un tema o problema determinado.

Suele realizarse a continuación de una actividad de interés general observada por

el auditorio.

TALLER

Reunión de 10 a 30 personas que permite la interacción en lapsos cortos para

trabajos de relativa intensidad. (Tiene una duración máxima de cuarenta horas) El

taller generalmente se aplica a situaciones donde se desea debatir un tema a

profundidad, explicar técnicas específicas o desarrollar habilidades y destrezas en

los participantes.

SEMINARIO

Evento que se utiliza para analizar o profundizar en temas tratados en estudios o

investigaciones de relevancia. Su duración oscila entre 1 a 3 días y su desarrollo

gira alrededor de un experto (o varios) quien (quienes) suministrará (n)

información técnica o especializada a un número determinado de personas. El

número de personas convenientes para un seminario es de 20, no obstante

pueden existir eventos que se realicen con 80 personas dado lo importante del

tema y lo difícil que es conseguir al expositor.

SIMPOSIO

Es un evento que tiene por objeto la presentación sistemática y desglosada de un

tópico por varios especialistas, los cuales abordan diferentes aspectos o enfoques

130


vinculados al mismo. Se usa para analizar nuevos avances, metodología y

resultados de investigaciones. No permite la estructuración de mesas de trabajo

ya que es un evento informativo-formativo exclusivamente dirigido a tal fin.

CONFERENCIA

Evento que gira alrededor de una exposición en forma oral sobre un área temática

específica o general desarrollada por un profesional, experto, académico, político,

etc., con alto dominio de la información que se trate. No implica la interacción con

el público. En algunas ocasiones, luego de conferencias se abre una sesión corta

de preguntas-respuestas.

ASAMBLEAS

Reunión que permite mantener a la gente informada y confirmar compromisos con

respecto a una serie de actividades que le son propias, por pertenecer a un ente,

organización o grupo definido.

OTROS EVENTOS

Días y semanas especiales

Festivales

Salones de arte

Reconocimientos

Concursos

Reunión de Gabinetes

Cócteles

131


Almuerzos / cenas de gala

Ceremonias militares, religiosas, diplomáticas

Bautizos de publicaciones

Presentaciones musicales / culturales

Ruedas de negocios

PROCESO LOGPROCESO LOGÍSTICO EN LOS EVENTOS STICO EN LOS EVENTOS

ETAPA DE EJECUCIÓETAPA DE EJECUCIÓN DE UN EVENTO

En esta etapa es cuando se pone en práctica todo lo planificado y la organización

diseñada ejerce sus funciones para cumplir eficientemente con las actividades

programadas para el evento.

Llevar a la práctica lo planificado no es sencillo, requiere de entrega del comité

organizador a sus actividades. Además, el éxito del evento depende de que se

respete la división de funciones y se apoye en lo posible a los demás.

Cada uno de los miembros del comité organizador debe conocer perfectamente

sus responsabilidades y ejecutarlas eficientemente y con calidad.

La primera impresión que tienen los participantes sobre la organización del evento

es un momento fundamental.

Desde que se inicia un evento todos los elementos son importantes.

LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR UN EVENTOLISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR UN EVENTO

132


Esta lista de seguimiento o chequeo (Cotejo), tiene como propósito que no se

olvide ningún detalle en la planificación, organización y realización del evento.

Siempre es útil tener una lista de seguimiento que incluya todas las necesidades y

pormenores que hemos mencionado, como las funciones y acciones de cada una

de las coordinaciones que forman el comité organizador.

La lista que se presenta, se debe adaptar dependiendo del tipo y magnitud de

cada evento.

El tiempo de anticipación para empezar la organización de un evento nacional o

internacional, dependerá de la magnitud y complejidad de éste.

Con base en las acciones que a continuación se numeran, hay que definir una ruta

crítica para cada evento en particular, con el objetivo de proyectar el camino más

corto para lograr las metas planificadas.

Es necesario elaborar una matriz en donde se pueda ver la interrelación de todas

las acciones; hay muchas que dependen de la realización de otras, algunas son

simultáneas o están ligadas en diferentes aspectos.

A continuación se presenta una lista con un orden lógico de la realización de un

evento.

- Definición de objetivo, estructura de organización y fecha:

Definir Objetivos

Políticas

Estructura Orgánica

Comité organizador

- Definición de temática y elaboración de convocatoria y reglamentos:

Seleccionar la temática general del evento

133


Seleccionar la temática de las mesas de trabajo

Elaborar y publicar la convocatoria

Elaborar el reglamento general

- Fuentes de ingresos y financiamiento:

Definir el monto de las cuotas de inscripción

Confirmar patrocinios

Confirmar donativos

Definir el precio de venta de los módulos (en exposiciones)

Otros ingresos

Pronóstico de ingresos por venta

- Definición de la sede:

Definición de la ciudad sede

Selección de lugares (centros de convenciones, hoteles, etc.)

Visitas para inspeccionar las instalaciones

Verificar el potencial de la sede para dar servicios de calidad a los participantes

Definición de tarifas y descuentos de los arrendamientos, servicios, equipos y

productos que se requieren

Selección de hoteles de apoyo

Definición, confirmación y contratación de lugares

Entrega de anticipos

Obtención de permisos y licencias

- Selección de recursos materiales y servicios generales, solicitud de

cotizaciones a proveedores:

134


Selección de proveedores

Selección de materiales adecuados

Solicitar varias cotizaciones

Comparar condiciones

Definición de proveedores

Elaborar pedidos

Programar fecha de entrega

- Determinar posibles patrocinadores:

Alimentos

Materiales

Eventos sociales y culturales

Espectáculos y animación

Hospedaje y alquiler de salones

Instalaciones

- Definición y Elaboración de presupuestos:

Cotización de los lugares, servicios y materiales que se requieran

Presupuesto de la coordinación general

Presupuesto de comercialización y difusión

Presupuesto de operación

Presupuesto de relaciones públicas

Presupuesto de apoyo técnico

Presupuesto de organización

135


Presupuesto de la exposición

- Definición y elaboración de programas:

Programa general de trabajo

Programa de actividades sociales

Programa de actividades para acompañantes

Programa de difusión

Programa de actividades especiales

- Determinación del número de participantes e invitados:

Determinar número aproximado de participantes

Determinar los invitados especiales

Elaborar el directorio de posibles participantes por persona, empresa o agrupación

- Ponentes magistrales y de mesa de trabajo:

Determinar los ponentes magistrales y los ponentes de mesa

Distribuir cartas informativas e invitaciones

Recepción de confirmación de expositores

- Planificación del alojamiento:

Definir número de habitaciones necesarias por hotel

Número de personas por cuarto

Definir lugar y forma de hospedaje del comité organizador

Definir lugar y forma de hospedaje de los expositores

136


Coordinar con el personal del hotel para definir la operación del primer día de

registro y asignación de habitaciones

- Estrategia de difusión en los medios de comunicación:

Elaboración del anteproyecto del spot (pautas) de radio, televisión y cine

Presentación a los organizadores

Autorización de los spots

Elaboración de los spots

Entrega de spots a las estaciones de radio y televisión

Definición y contratación de tiempo en radio, televisión y cine

Programa de entrevistas en radio y televisión

Diseño de las inserciones para prensa y revistas

Programa de inserciones en prensa escrita

Programa de inserciones en revistas especializadas

Entrega de desplegados a periódicos y revistas

Mandar boletines de prensa

- Difusión a través de correo directo y publicidad impresa:

Rotulación de sobres para el envío de correspondencia

Distribución de carteles

Envío de cartas informativas y publicidad del evento

Envío de invitaciones al evento a posibles participantes

Entrega de invitaciones a posibles ponentes magistrales

Entrega de invitaciones a posibles ponentes de mesa de trabajo

- Invitación de representantes de los medios:

137


Selección de reporteros

Contratación de reporteros

Invitación a la prensa

Radio

Televisión

Organizar ruedas de prensa, antes, durante y después del evento

- Diseño y elaboración de impresos y materiales:

Determinar el diseño del logotipo, lema

Determinar la cantidad y calidad de cada uno de los impresos necesarios

Carpetas

Carteles

Diplomas

Folders (maletín)

Folletos promocionales

Gafetes (Portadistintivo)

Hojas de registros

Hojas membreteadas

Invitaciones

Papelería en general

Personificadores (Triedros/identificadores)

Recibos

Mantas (textos)

Señalización

Materiales Auxiliares

Obsequios

Reconocimientos en vidrios, piel etc.

Colocación de carteles en sitios estratégicos

138


Envío de invitaciones, folletos promocionales, boletines informativos

- Determinar el personal necesario para el buen desarrollo del evento:

Choferes

Edecanes(vestuario)

Fotógrafos

Intérpretes

Maestros de ceremonias

Mansajería

Operadores

Secretarias

Seguridad

Servicios médicos

Traductores

Otros

- Reclutamiento, selección y capacitación del personal necesario para el

desarrollo del evento:

Definir medios de reclutamiento

Hacer una descripción de puestos y perfiles

Definir criterios para la selección del personal

Capacitar específicamente sobre el evento

- Preparación del comité organizador y personal de apoyo:

Definir objetivos

Políticas de trabajo

139


Proporcionar la descripción de responsabilidades

Establecer procedimientos

Dar a conocer los programas generales

- Determinar el material de trabajo necesario para el desarrollo del evento:

Alfileres

Blocks

Carpetas

Ceniceros

Cinta adhesivas

Clips

Cubiertas de mesa(paño)

Diplomas

Fólders

Folletos

Gafetes

Grapas

Jarras

Lápices

Ligas

Pancarta para la inauguración del evento

Manteles

Obsequios

Papel blanco de varias medidas

Plumas

Posters

Recibos

Señalizaciones

140


Tarjetas de varias medidas

Tijeras

Uniformes

Vasos

Velas

- Determinar el equipo necesario para el desarrollo del evento:

Automóviles

Botiquín médicos para primeros auxilios

Cables de extensión y contactos múltiples

Cámaras de fotos y videos

Camionetas y camiones de pasaje y carga

Computadoras PC e impresoras

Dictáfonos

Equipos de sonido

Equipo de traducción simultánea

Fax

Fotocopiadoras

Fusiles de diferentes medidas

Grabadoras

Linternas

Máquinas de escribir

Micrófonos

Pantallas de acuerdo al tamaño requerido

Pizarrones informativos

Proyector de transparencias

Radios de Comunicación

Retroproyector de acetatos

141


Rotafolios

Sistema cerrado de televisión

Video Bean

Data Show

Teléfonos celulares

Teléfonos

Televisores

Videocaseteras

- Determinar los servicios necesarios para el desarrollo del evento:

Alimentos (salones, menús y mesoneros)

Bebidas calientes, frías, bocadillos y galletas

Compaginado

Engargolado

Espectáculos

Fotocopiado

Fotografía

Seguros

Vídeo

- Recepción de cuotas y conformación de asistencia:

Elaborar listas y hacer registro de participantes y cuotas

Inscribir a los participantes y a sus acompañantes

- Recepción de ponencias:

Inscribir a los ponentes aceptados

142


Recibir las ponencias

Analizar, clasificar y evaluar ponencias

Elaborar y mandar cartas de aceptación ó rechazo a ponentes

Distribuir las ponencias por temas y mesas de trabajo

Fotocopiar ponencias

- Organización de las mesas de trabajo:

Determinar número de mesas de trabajo

Determinar número de ponencias por mesa de trabajo

Designar funcionarios y suplentes por mesa de trabajo

Coordinar los materiales de trabajo

- Confirmación final de participantes y ponentes:

Confirmar participantes

Confirmar invitados especiales

Confirmar ponentes magistrales

Confirmar ponentes por mesa

Confirmar funcionarios por mesa

Confirmar medios de comunicación

Elaborar directorios

- Contratación y distribución de transporte:

Elaborar un plan de distribución y traslado del transporte

Seleccionar transporte de pasaje y de carga

Contratar el transporte

Asignar cantidad y número de transporte por lugar y recorrido

143


Asignar participantes por transporte

- Distribución de participantes por hoteles.

Distribución de participantes por hotel

Distribución de habitaciones a participante, ponentes, invitados especiales y

medios de comunicación, según inscripciones

Asignación de habitaciones para el comité organizador, edecanes y personal de

seguridad y apoyo

- Instalación de módulos:

Módulos de información

Mesa de registro

Módulo para ponentes magistrales y de mesa de trabajo

Módulo para invitados especiales

Módulo para información sobre eventos sociales, culturales y especiales

Módulo de servicios

Definir la ubicación de los módulos

Definir responsables en cada módulo de información y control

- Instalación de centros de servicio:

Servicio médico

Sala de prensa

Sala para ejecutivos

Guardería

- Envío de los grupos de trabajo a los lugares sede:

144


Organización del grupo

Distribución del grupo

Asignación a centros de control

Ubicación de lugares de trabajo

Asignación de actividades

- Colocación y distribución de materiales en los lugares sede:

Impresos

Mantas

Señalización

Materiales

Equipos

Pizarrones informativos

Jarras con agua

Ceniceros suficientes

Identificadores (distintivos)

Lápices, gomas y marcadores

Sillas y mesas suficientes

- Definir sistemas de control:

De acceso al evento

Administrativo

Financiero

Lugares sede

Transporte

Hoteles

145


Eventos Sociales

- Elaboración de documentos:

Guiones para el maestro de ceremonias

Boletines de prensa

- Creación de módulo de prensa:

Equipos y materiales para el módulo

Programación e integración de reportajes

Seguimiento y control de entrevistas

Conferencias de prensa

Entrega de boletines de prensa

Entrega de discursos y conclusiones

Servicios generales

- Simulacro:

Definir la ubicación física de los organizadores

Hacer simulacros por cada actividad programada

Definir alternativas de acción en caso de que la planificación sufriera alguna

desviación

- Recorrido de supervisión:

Definir ruta y tiempo del recorrido

Definir quienes asisten al recorrido

Objetivos y procedimiento del recorrido

146


- Supervisión de auditorios y salones de trabajo:

Verificar contactos de encendido y apagado de luces

Servicios de limpieza

Letreros con los temas y nombres de los ponentes

Supervisar el tipo de montaje, que haya suficiente ventilación, luz y ausencia de

ruidos en los salones

- Nombramiento de responsables por áreas y actividades.

Recepción y registro

Hoteles y alojamiento

Mesas de trabajo

Ceremonias de inauguración y clausura

Transporte

Desayunos, Almuerzos y cenas

Servicios de refrigerios

Información y medios de comunicación

Personal administrativo, de apoyo y protocolo

Control y distribución de materiales de trabajo

Presidium

Atención de ponentes magistrales y de mesa

Invitados especiales

Información

- Asignación y traslado a hoteles:

Asignar participantes en los transportes

147


Asignar participantes en los hoteles

Distribuir habitaciones

- Distribución de hoteles y habitaciones a los participantes, ponentes, invitados y

representantes de los medios de comunicación:

Asignar hoteles y habitaciones

Asignar número de personas por cuarto

Entregar habitaciones a ponentes magistrales, de mesa, invitados especiales,

participantes y medios de comunicación

Entregar habitaciones para el comité organizador, protocolo y personal de apoyo

Informar sobre la siguiente actividad

- Recepción en módulos de registro y centros de información y control:

Tener los muebles, equipos y materiales necesarios para las funciones del módulo

Instalar al personal responsable de cada módulo

- Realización del cóctel de bienvenida:

Definir local o salón

Escenografía

Programa del cóctel

Alimentos y bebidas

Grupos musicales

Espectáculos

Recepción de participantes

Palabras de bienvenida

148


- Realización de la inauguración.

Definir lugar

Escenografía

Lista de invitados

Distribución del salón

Programa de inauguración

Lista de invitados

Distribución del salón

Programa de inauguración

Discursos

Boletines de prensa

- Implantación del programa general de actividades:

Ponencias magistrales

Ponencias de mesa de trabajo

Eventos sociales y culturales

Ruedas de prensa

Reuniones especiales

Acompañantes

- Recopilación de conclusiones.

Recopilar las conclusiones por cada mesa de trabajo

Redactar las conclusiones generales del evento

149


Mecanografiar e imprimir o fotocopiar las conclusiones

Entregar a medios de comunicación

- Clausura del evento:

Elaborar discurso de logros alcanzados y conclusiones del evento

Entregar constancias de participación

Clausurar formalmente el evento

- Evento Social de clausura:

Definir local o salón

Escenografía

Programa del evento

Alimentos y bebidas

Grupos musicales

Espectáculos

Recepción de participantes

Palabras de despedida

- Elaboración de la memoria:

Recopilar información y fotografía

Aprobar diseño

Hacer la impresión

Coordinar la distribución

- Traslado de hoteles a medios de transporte:

150


Distribuir el transporte para llevar a los participantes a los aeropuertos y terminales

de transporte terrestre

FASES OPERATIVAS EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Fases Operativas a Considerar en el Desarrollo de un Evento

Todo evento debe considerar fundamentalmente tres fases consideradas como

básicas: Pre-evento, Evento y Post-evento

La Fase de evento tiene relación directa con las funciones de previsión,

planificación, programación, organización y por sobre todo coordinación. Su

explicación se infiere del siguiente gráfico:

Previsión: Significa que el evento debe preverse y considerarse dentro de la

realidad del mercado. Ello implica considerar las oportunidades que se pudieran

presentar en distintos ámbitos, áreas y profesiones.

Planificación: se refiere a planear el evento conjuntamente con otros que pudieran

generarse para el período considerado, tomando en cuenta eventos similares,

ámbito de acción, alcance, sectores y áreas que involucra, tipo de participación,

entre otras variables.

Programación: se refiere a la determinación de los aspectos y actividades

específicas que se derivan del evento planeado.

151

PRE-VENTO


Organización : se refiere esta función al hecho concreto de lograr buscar y obtener

los recursos humanos, técnicos, materiales e insumos que se requieren para

hacer realidad el evento programado

Esta fase se refiere a la ejecución del evento planificado, ello implica la realización

del conjunto de actividades consideradas según los aspectos detectados en la

fase de preevento y llevando a cabo el control de los recursos, la supervisión del

personal y la direccionalidad de la imagen del evento.

La fase de post-evento se refiere a la evaluación final y el cierre del evento. Su

principal acción radica en la evaluación de las variables organizativas, económicas

y financieras del evento así como la imagen y servicios ofrecidos.

Fase Operativa de Pre-Eventos

En Esta fase se consideran los lineamientos que se señalan a continuación

152

EVENTO

POST-VENTO


Determinación de los objetivos, tipología y nombre del evento.

Definir fecha de realización, duración, sede operativa, lugar de realización, tipo y

cantidad de participantes, idioma oficial.

Decidir, previo asesoramiento, el tópico y sub-temas del evento.

Delimitar, previo anteproyecto del evento, la estructura organizativa del mismo.

Designar los coordinadores de comisiones u otras instancias.

Elaborar y distribuir toda comunicación oficial del evento

Determinar el mecanismo de reunión y control de grupo de trabajo

Preparar un archivo particular para la clasificación y control de la información del

evento, según las siguientes áreas: Administración General, Comunicaciones

(Enviadas y recibidas), Publicidad, Participantes, Organización Técnica, Finanzas,

Programa, Formatos y planillas, Reglamentos, Invitados especiales, Secretaría,

Protocolo, Alimentos y Bebidas, Permisología, Directorio, Otros.

Aprobar el presupuesto del evento.

Coordinar el trabajo integral de las comisiones.

En la fase del Pre-Evento deben tomarse en cuenta tres elementos que permitan

planificar la organización del evento entre ellos:

CRONOGRAMA DE TRABAJO

153


En la Fase del Pre-Evento cada participante deberá, de acuerdo con los

lineamientos generales establecidos determinar cuáles son los aspectos a

considerar en la realización del evento seleccionado. Para ello deberá escoger

entre los siguientes:

Administrativo / Organizativo

Técnico

Protocolo

Relaciones Publicas (Rr.Pp)

Publicidad y Promoción

Logística

Alimentos y Bebidas

Actividades Sociales y Culturales

Alojamiento

Seguridad

Transporte

Secretaria

Programa de Acompañantes

Oficina de Prensa

Exposiciones (Otros Eventos)

Otros (Dependerá del Evento: Permisología)

Es preciso recordar que para cada evento, según el tamaño y número de

participantes, se deberá decidir que tan detalladas deberán ser las actividades

según los aspectos seleccionados, señalando con claridad los recursos y

cantidades a utilizar.

Con base en las actividades determinadas y clasificadas según aspectos a

considerar deberá elaborarse un cronograma según el parámetro siguiente:

154


Enumerar las actividades según la prioridad de ejecución

Establecer fechas mínimas y máximas para su cumplimiento

Establecer la relación existente entre las actividades

Diseñar un gráfico de Gantt.

Asignar cuotas de responsabilidad según actividades.

C R O N O G R A M A

NOMBRE DEL EVENTO FECHA DE REALIZACION

MESESASPECTOS ACTIVIDADES ENE FEB MAR

1 1

5

3

0

2 15 28 3 25

PLAN DE ACCIÓPLAN DE ACCIÓN

Cada responsable de realizar las actividades que le fueron asignadas debe

elaborar un plan de acción; instrumento que contempla el conjunto de acciones

que deberá ejecutar el responsable de alguna actividad o actividades para el

cumplimiento de los objetivos que se infieren del evento. Este plan de acción se

constituye en la herramienta que permite evaluar de manera operativa, rápida y

eficiente el grado de cumplimiento y avance de las actividades.

155


La importancia del mencionado plan radica en que constituye la herramienta que

aplicada correctamente garantiza la puesta en ejecución del evento, en el se

deben considerar los siguientes aspectos:

Las actividades

Su secuencia de aplicación o desarrollo

El lugar de aplicación

La duración

Los recursos que deben preverse

La supervisión de la actividad

Las condiciones para su inicio

Las pautas para su culminación

Actividades: implica el conjunto de acciones a seguir para lograr la actividad o

actividades.

Costo: se refiere al costo que implica su desarrollo

Tiempo: se refiere al tiempo mínimo y máximo para su cumplimiento

Elaboración de un Plan de AcciónElaboración de un Plan de Acción

A continuación se señala el procedimiento para elaborar un Plan de Acción:

Determine el área de acción que le corresponde: Ceremonial y Protocolo,

Alimentos y Bebidas, Secretaría, Logística, etc.

Determine las funciones que le son asignadas según el área en cuestión

Especifique el conjunto de actividades que deberá desarrollar para cumplir con la

función asignada.

Cada actividad deberá ser desarrollada en términos de acciones o tareas, para lo

cual Ud. deberá considerar:

156


Acción a desarrollar

Ámbito de aplicación

Duración

Recursos a utilizar

Condiciones mínimas a considerar

Responsable

Elaborar un cronograma de trabajo que permita el seguimiento y el control

INSTRUMENTOS DE CONTROL DE EVENTOSINSTRUMENTOS DE CONTROL DE EVENTOS

Definición: los instrumentos de control constituyen herramientas sencillas que

permiten darle seguimiento a las actividades, tareas y acciones vinculantes a una

determinada área o función previamente definida permiten registrar datos,

indicadores o hechos que luego son evaluados y corregidos, de ser necesario.

Los instrumentos de control permiten justificar la implantación de correctivos de

manera objetiva y no subjetiva, a criterio del evaluador.

Los principales tipos de instrumentos de control son: las listas de cotejos, las

encuestas y entrevistas, observaciones directas y la programación controlada.

Fase Operativa de EventosFase Operativa de Eventos

La fase de Evento significa la fase de ejecución del proyecto elaborado. Implica

poner en práctica el conjunto de actividades que previamente fueron

consideradas.

Su importancia radica en que es el momento de que lo planificado y lo ejecutado

coincidan en términos de las exigencias planteadas por el cliente. Esta fase

garantiza la imagen de la organización y calidad del evento. No controla el

157


cumplimiento cabal de los servicios y actividades, significa la pérdida de un cliente

y posiblemente la salida a corto plazo del mercado.

En esta fase se llevan a cabo las siguientes acciones:

Supervisión, antes y después del día del evento, del local para verificar su limpieza

y condiciones de uso del equipo y medios a utilizar.

Recibimiento de los participantes e invitados especiales

Registro de participantes y/o invitados especiales.

Revisión del sistema general de información

Supervisión de los equipos de sonido y medios audiovisuales en operación.

Supervisión del equipo de anfitrionas y personal de apoyo

Supervisión de los horarios de comidas

Supervisión del procedimiento de suministro de información personalizada.

Dotación permanente de recursos y suministros varios, de ser requeridos.

SUPERVISION Y CONTROL SUPERVISION Y CONTROL

158


Cuando se organiza un evento es importante mantener la supervisión y control del

mismo para garantizar el cumplimiento de los servicios y actividades que fueron

programadas para el evento en cuestión. Para ello, el personal que tiene

responsabilidad en el desarrollo del evento debe estar atento a todo lo

concerniente a su puesta en práctica y controlar aspectos tales como:

Condiciones mínimas de operación

Condiciones adecuadas de los equipos

Materiales y suministros a disposición

Recursos humanos en sus lugares de trabajo y con amplio dominio de sus

acciones, equipos y recursos.

Normas y pautas de seguridad, atención, eficiencia en el suministro de los

servicios

Imagen del evento

Las principales etapas del proceso de supervisión y control son las siguientes:

Determinación de los principales puntos críticos a controlar

Determinar momentos de supervisión y control

Establecimiento de correctivos

Atención de emergencia

Fase Operativa de Post-Eventos

Consiste en evaluar los resultados del evento organizado una vez que este ha

culminado. Una vez culminado el evento, a través de esta fase se acometen las

siguientes acciones:

159


Redactar y enviar las comunicaciones de agradecimientos

Reproducir el material que no fue distribuido y hacerlo llegar a los participantes.

Evaluar el evento desde todas sus variables.

Ensamblar el expediente del evento.

Cancelar los compromisos económicos adquiridos.

Otros.

Esta fase es de suma importancia ya que permite detectar posibles fallas una vez

cotejadas las actividades planificadas con los resultados obtenidos, pudiéndose

hacer los correctivos a que hubiese lugar en eventos futuros.

Técnicas de Redacción de InformeTécnicas de Redacción de Informe

A los fines de presentar los informes finales que se infieren de los planes de

acción ejecutados, se utiliza la técnica de redacción de informes la cual representa

en el procedimiento a seguir por parte del personal para reportar e informar sobre

los resultados de su asignación y lograr registrar técnicamente lo acontecido

antes, durante y después de la realización de un evento.

Esta técnica permite presentar información objetiva que sirve a la Gerencia para la

toma de decisión posterior.

160


Todo informe debe contener los siguientes elementos:

Indice

Presentación o introducción

Plan de acción

Cronograma

Herramientas utilizadas.

Principales logros

Problemas observados

Observaciones a la Gerencia

Conclusiones y Recomendaciones

Soportes y anexos.

161


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organizaciÓn de eventos y protocolo

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