organizaciÓn de congresos y eventos
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ORGANIZACIÓN DE CONGRESOS Y
EVENTOS
BETHSY RAQUEL SOTELO MORALES
Módulo: I Unidad: III Semana: 5-6
DESARROLLO DE CONGRESOS Y EVENTOS.
ORIENTACIONES
Apreciados alumnos, reciban un cálido saludo.
En esta unidad del desarrollaremos la parte ejecutivadel curso de Organización de Congresos y Eventos,
en base a lo expuesto desarrollaremos eficientestécnicas para que nuestro cliente sea satisfecho con la
adecuada atención ajustándose con efectividad a las
diversas situaciones en la exitosa prestación delservicio.
CONTENIDOS TEMÁTICOS
3.1 Etapas de organización de congresos y eventos.
3.2 Objetivo del evento.
3.3 Aspectos generales del evento.
3.4 Plan Logístico.
Bibliografía.
3.1 Etapas de organización de congresos y eventos.
3.1.1 Pre evento.
3.1.1.1 Ejecutivo hotelero.
3.1.1.2 Presentación del plan de trabajo.
3.1.1.3 Comité Organizador.
3.2 Objetivo del evento.
3.3 Aspectos generales del evento.
3.3.1 Temática
3.3.2 Ponentes, expositores, otros.
3.3.3 Participantes.
3.3.4 Cronograma de actividades.
DESARROLLO DE CONTENIDOS
3.3.4 Cronograma de actividades.
3.3.5 Duración y fecha
3.3.6 Regulaciones.
3.3.7 Actividades.
3.4 Plan Logístico.
3.4.1 Transporte.
3.4.2 Alojamiento.
3.4.3 Alimentación.
3.4.3.1 Servicio de catering
3.4.4 Salón.
3.4.4.1 Plano.
3.4.4.2 Distribución.
3.4.4.3 Escenario.
3.4.4.4 Climatización.
3.4.4.5 Señalización y cartelería.
3.4.4.6 Sistemas de seguridad y emergencia.
3.4.5 Materiales.
3.4.5.1 Imprenta.
3.4.5.2 Material didáctico a distribuirse en el evento.
3.4.5.3 Materiales de escritorio.
3.4.6 Equipamiento.
3.4.7 Tecnología.
3.4.8 Promoción y publicidad.
3.4.8.1 Promoción.
3.4.8.2 Publicidad.
3.4.8.3 Relaciones Públicas.
3.4.8.4 Plan de comunicación.
3.4.8.5 La comunicación en turismo.
3.4.9 Presupuesto.
Bibliografía.
ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN SUGERIDAS
Elaborar un cuadro en la que se indique las funcionesde los miembros del Comité Organizador.
3.1 Etapas de organización de congresos y eventos.
Son pasos de vital importancia, pues indicarán las
condiciones que van a determinar la calidad del
evento.
3.1.1 Pre evento.
La planeación consiste en la preparación de un
listado de actividades, cada una con su
precedente y su consecuente, a la que se ha
asignado un costo de realización y un tiempo para
llevarla a cabo.
3.1.1.1 Ejecutivo hotelero.
Debe conocer la historia de
los eventos celebradas en el
establecimiento, con el
objeto de asegurarse si el
hotel puede ofrecer cuartos
adecuados, espacios para
reuniones y lugares para
exhibiciones, facilidades,
equipos, personal y servicios
que podrían ser necesarios.
Es preciso que el ejecutivo haga una lista del total
de las reservaciones, para conocer exactamente
la cantidad de cuartos que estarán disponibles
durante el periodo en el que el grupo permanezca
en el hotel.
Debe especificar cada tipo de hospedaje: el
número de cuartos sencillos, dobles, suites, etc; y
también determinar las temporadas especiales
para el hotel.
Si el evento no se ha planeado para ser realizado
durante estos periodos especiales (estacionales,
fines de semana, etc.) aumentará la posibilidad
de obtener servicios completos a mejor precio.
3.1.1.2 Presentación del plan de trabajo.
Documento donde encontraremos el diseño y los
lineamientos generales de la actividad, en base a
la información proporcionada por la entidad
organizadora del evento.
a. Espacio funcional.
El ejecutivo hotelero
mostrará el espacio y
sus servicios mediante
listas y diagramas de
las salas de juntas y
áreas de exhibición,
de tal manera que
puedan definirse los
espacios que más se
acomoden al
programa.
El ejecutivo debe
informar:
-Si por alguna sala de
juntas se cobran cargos
especiales.
-Regulaciones en lo
concerniente a licencias,
impuestos, control de
bebidas o acuerdos
sindicales que pueden
afectar al evento.
La lista de verificación de la selección del lugar:
1.Organización: nombre/ dirección/ tipo.
2.Evento oficial: nombre/ título/ dirección/ contactos
locales, si los hay.
3.Evento: participación esperada/ características/
duración de las reuniones/ pre evento/ periodo del
evento/ pos evento / juntas/ exhibiciones/ tiempo
de comidas/ eventos sociales/ otros.
4.Localización/ Sede: lugar de veraneo/ clima/
condiciones de acceso (por avión, por autobús,
automóvil, ferrocarril, barco)/ facilidades de
transporte/ atracciones/ eventos especiales/ días
festivos/ diversiones y actividades recreativas/
comercios.
5.Hotel: Ejecutivos hoteleros -gerente general,
gerente de ventas, gerente de grupos y eventos,
gerente de reservaciones, gerente de alimentos y
bebidas-.
condiciones de acceso/
disponibilidad/ apariencia interna o
externa/ reservaciones/
cancelaciones/ no shows/ cuartos
para dormitorio (número, tipo,
servicios, iluminación, control de
ventilación, obstrucciones, servicio
de alimentos, instalaciones para
exhibiciones, facilidades, equipo y
servicios, precio, propinas, cargos
-si los hay-)/ número de
habitaciones para oficinas/ número
de habitaciones adicionales.
Suites especiales para los encargados oficiales de
la organización. Número, tipo, tarifas.
Instalaciones: capacidad del salón para reuniones
y banquetes/ espacio para recepción y registro/
espacio para exhibiciones/ servicios para realizar
eventos sociales/ equipos.
6.Relaciones de trabajo: hoteles/ oficinas de eventos/
empresas locales (del mismo giro)/ uniones o
sindicatos.
7.Áreas de exposiciones: forma (cuadrada, rectangular,
etc.)/ acceso (límite impuesto por las dimensiones,
otras limitaciones)/ peso máximo que el piso
puede soportar (movible, estático)/ altura del techo
(máximo, limitaciones)/ iluminación/ control de la
ventilación (frío, calor)/ ancho y altura de las
puertas/ cargo o renta/ quitar o establecer
limitaciones/ capacidad del servicio de alimentos y
bebidas/ política del almacén/ servicios
disponibles de decoración/ encargado del
auditorio/ dirección.
8.Tarifa de impuestos locales: alimentos/ bebidas/
entretenimientos/ impuestos del hotel/ estatales/
municipales/ otros.
9.Políticas legales para servicio de bebidas alcohólicas (leyes,
regulaciones, licencias, y prácticas): hotel/ normas locales/
otros.
10. Bebidas alcohólicas: cantidad requerida/ convenios
relativos a tarifas.
11. Leyes, reglamentos, licencias, políticas y prácticas: propias
del hotel/ permisos de importación/ visas de
cortesía para personas especiales.
b. Hospedaje.
La reservación de hospedaje es uno de los
problemas que enfrenta el organizador de un
evento.
Para hacer la reservación definitiva (fecha y
espacio), se debe proporcionar a los ejecutivos de
ventas del hotel y a las delegaciones del evento
los aspectos siguientes:
-Participantes esperados.
-Cuartos necesarios, cantidad y tipo.
-Llegadas y salidas de los participantes.
El ejecutivo del hotel hará su asignación de
cuartos basado en lo expresado en la cantidad y
tipos de cuartos, y en la información que reciba de
otros hoteles, delegaciones de eventos, etc.
Si se prevé que una serie de circunstancias
fortuitas podrían alterar los planes del evento, es
conveniente expresarlo al ejecutivo del hotel. Así
el establecimiento estará preparado y se evitará el
problema de no disponer del hospedaje necesario
para algún VIP.
El ejecutivo del hotel debe ofrecer la lista de tarifas
para el tipo de habitaciones escogidas, que
incluya las fechas en que estarán vigentes.
Algunos hoteles suelen adjudicar cierto número de
habitaciones adicionales o suites para ser
ocupadas por el personal, durante el evento. Estas
facilidades pueden negociarse con base en la
cantidad total de habitaciones utilizadas, en la
temporada o los días de la semana de que se
trate, etc.
Se deberá crear una oficina de reservaciones en
caso de requerir personal extra; en caso de que al
hotel le corresponda dicha tarea, debe proveerse
de formularios:
-Solicitud de reservación
-Confirmación del acomodo y asignación de un
tipo específico de habitación (este formulario debe
informar a los participantes que después de cierta
fecha no se aceptarán cancelaciones sin cargos.)
Muchos hoteles exigen la colocación de depósitos
anticipado por una noche y algunos de ellos el de
la última noche de cada participante. Estos
depósitos se deben anexar a las formas de
reservación.
Este sistema ofrece varias ventajas tanto para el
huésped como para el hotel.
-El hotel se asegura de que se confirme la
reservación y conoce con certeza la cantidad de
habitaciones que se ocuparán en una fecha
determinada.
-El huésped, al hacer sus pagos por anticipado,
asegura de su reservación, sea cual fuere su hora
de llegada.
En la celebración de contrato (indicar qué hacer en
caso que el evento se cancele, las condiciones que
se consideran de “fuerza mayor”, y muchísimas
variables más).
c. Prioridades.
Se deberá priorizar en la asignación de
habitaciones:
-Expositores.
-Oficiales.
-Oradores.
El personal del hotel deberán de conocer quiénes
son estos personajes, para lo cual se le debe
proveer de una lista que contenga estos datos.
Se deberá contar con
“informe de estatus” de las
reservaciones y
asignaciones, que pueden
efectuarse mediante un
sistema interno, o elaborar
formatos originales con las
copias necesarias para
cada reservación y
asignación, las mismas que
se deberán publicar en
boletines o cartas
informativas.
Otros elementos
importantes son las
políticas especiales de que
el grupo puede ser objeto,
respecto de ciertos tipos de
habitaciones.
Vgr.
Se deberá comunicar a los
ejecutivos del hotel si no se
desea que ciertos
participantes permanezcan
en las suites de recepción.
A fin de que los participantes
estén informados:
-Publicidad original (muestra
la disponibilidad de
habitaciones y su
descripción).
-Publicación acerca de los
eventos que se llevarán a
cabo en el mismo, de
manera que los participantes
estén informados.
Se debe advertir a los participantes con
anticipación que de llegar un día antes al evento,
no les ofrecerá bebidas ni entretenimiento.
d. Compromisos.
La planeación que realizó el
ejecutivo del hotel o el
representante del departamento
de eventos no habrá servido de
nada si no se cumplen los
convenios.
La honestidad y la comunicación
continua de las personas
responsables son esenciales.
Es conveniente ayudar al ejecutivo del hotel y al
departamento de eventos mediante un registro de
los diferentes aspectos del evento:
-Asistencia al hotel.
-Número de habitaciones ocupadas y las llegadas
y salidas.
-Áreas de los salones utilizados para la
exhibición.
-Número de personas atendidas en cada comida.
-Pedidos de bebidas.
Si se utiliza un departamento especial, deben
conocerse inmediatamente los cargos y los
nombres de sus titulares, conforme un sistema de
flujo de información hacia el organizador, el
ejecutivo del hotel y el representante del
departamento de eventos.
Con el propósito de sistematizar la información
relativa al hospedaje, se deberá contar con la Lista
de verificación para hospedaje y reservaciones:
1.Asistencia esperada.
a. En el mismo lugar.
b. En un nuevo lugar.
2.Modelo previo de llegadas y salidas.
3.Asignación de habitaciones.
a. Tarifa.
b. Personal que la lleva a cabo.
c. Personal que recibe copias.
4.Procedimientos para efectuar las reservaciones especiales y las
de oradores.
a. Reservado por la organización.
b. Reservado por el huésped
c. Pagado por la organización.
d. Pagado por el huésped.
e. Formas de reservación.
Entregadas por… ,
Enviadas por…,
calendario de fechas de envío,
tipo,
devuelta a …,
requisición para la reservación del hotel,
conformación y asignación de habitaciones,
hotel,
tipo,
políticas,
prácticas.
f. Auspicios.
El auspicio es un
aval que se solicita
desde la
organización de un
evento a entidades
públicas o privadas
con el fin de darle
jerarquía al
encuentro que se
está organizando.
A diferencia de un patrocinio o auspiciante
corporativo, no es una relación comercial la que se
establece, sino que es institucional, ya que es un
nombramiento firmado por la autoridad de esa
entidad.
Las instituciones que otorgan auspicios:
-Ministerios.
-Gobiernos Regionales, Locales.
-Asociaciones, fundaciones, sociedades.
-Universidades.
En el caso de eventos regionales o internacionales
se puede sumar la declaración de interés de la
institución correspondiente, la cual puede proveer
material de difusión gratuito del país o ciudad sede
para que sea difundido entre los asistentes al
evento durante la etapa de promoción
Si se va a solicitar un auspicio a alguna institución
pública, hay que tener en cuenta que se tiene que
solicitar con bastante anticipación, ya que por
cuestiones burocráticas, tienen plazos de
respuesta bastante extensos que pueden llegar a
demorar entre uno y hasta tres meses.
Dependiendo de cada entidad,
se tiene que presentar una
determinada documentación
(una carta de presentación y
algún folleto con el anuncio del
evento) generalmente a través
de mesa de entrada en el lugar,
es importante averiguar con
anticipación si se debe
completar además algún
formulario tipo con firma de las
autoridades del evento.
En relación a las
instituciones
privadas,
generalmente el
otorgamiento de
un auspicio no
demora más de
una semana y
muchas veces
puede solicitarse
por e-mail o por
fax.
Pasos para solicitarlos:
-Armar un listado de posibles auspicios
-Averiguar el nombre, título y cargo de la autoridad
a quien deberá ir dirigida la solicitud
-Armar un paquete de patrocinio (imágenes,
cobertura periodística, redes sociales, material
multimedia).
-Redactar la carta
-Hacer seguimiento de las respuestas.
Una vez que otorgan el auspicio, conviene ir
armando el listado para incluirlo en la página web
y en el programa final.
3.4.8.1 Redacción de documento para auspicios.
El documento debe contener:
-Claridad.
Es preciso contar con un borrador antes de
escribir la solicitud de auspicio (plasmar ideas
básicas y principales de lo que se quiere solicitar a
la marca o Empresa Auspiciadora).
Se deberá redactar las ideas de forma ordenada y
comprensible pensado siempre que el lector no
conoce en absoluto el evento que se desea
realizar.
-Brevedad.
No se deberá exponer toda
la información del evento ya
que puede resultar
demasiada información para
el lector -sólo ideas
principales-.
Se deberá plasmar aquellos
espacios donde la marca o
empresa podrá tener un
buen posicionamiento de
marca o institucional.
-Redacción.
Es importante guardar un lenguaje correcto, pues
no conocemos al lector (formal).
No incurrir en errores gramaticales o de ortografía
(atractivo y confianza). Al terminar el escrito es
imprescindible que se revise para su inmediata
corrección.
Las oraciones deben ser cortas y claras; y se
deberá cambiar de párrafo para presentar una
nueva idea.
-Signos de Puntuación.
Se deberá revisar las comas, puntos, signos de
exclamación que hacen ameno al texto para quien
lo lee.
Señor .
……
Ministro de Comercio Exterior y Turismo.
De nuestra mayor consideración,
Tenemos el agrado de dirigirnos a usted, a fin de llevar a su conocimiento que entre los
días “…”, tendrá lugar el “nombre del evento”, con sede en “nombre de la sede”.
Han sido invitados los “nombre de los invitados especiales” todos ellos notables figuras
dentro de la “temática del evento” del mundo.
La asistencia aproximada será de 2500 …. de toda Latinoamérica.
Por lo expuesto, solicitamos tenga a bien otorgar el Auspicio al “nombre del evento”.
Adjuntamos un pre programa, a fin de poder evaluar mejor este requerimiento.
Agradeciendo la consideración que dé a la presente, le saludamos con nuestra
consideración más distinguida.
Firmas de dos o tres representantes del comité organizador.
g. Normas internas.
-Manual de funciones.
3.1.1.3 Comité Organizador.
El éxito o el fracaso depende de la estructuración
de dos grandes fases:
-Las actividades de trabajo.
-Las reuniones sociales.
Después de seleccionar el
lugar sede se formarán los
diversos comités para cubrir
en forma eficaz actividades
específicas relacionadas a la
finanzas, programa,
publicidad, alojamiento,
festejos, registro, recepción
y hospitalidad, transporte,
exposiciones, servicios
generales, ornato y
rotulación.
-Comité de finanzas.
Este comité debe manejar el aspecto económico
relacionado con lo siguiente:
1. Ingresos.
-Cuotas de inscripción
-Contribución de miembros.
-Otras contribuciones.
-Financiamiento.
-Renta de espacio para exhibición.
-Anuncios.
-Varios.
2. Egresos.
-Promoción y relaciones públicas.
-Timbres y envíos postales.
-Material impreso.
-Decoración.
-Huéspedes y oradores invitados.
-Personal adicional.
-Transportación local.
-Diversiones.
-Renta y gastos correspondientes al área.
-Anuncios.
-Varios.
-Comité Científico.
-Determinar la sede del congreso o evento,
previas vistas de inspección.
-Elaborar lista de requerimientos.
-Cotizaciones.
-Auspiciadores.
-Comité de programa.
El programa informativo y la coordinación de todas
las actividades del evento, son responsabilidad del
comité de programas, que elabora en coordinación
con el comité de festejos, a fin de lograr un
desarrollo armónico.
Entre las principales actividades de este comité
destacan las siguientes:
-Elaborar un programa completo de actividades
incluidos eventos sociales y de trabajo, tiempo
para asistir a exhibiciones para hacer compras y
paseos por la ciudad, y otras actividades.
-Imprimir el programa.
-Designar moderador o presidente de debate en
cada reunión.
-Informar a cada moderador o a cada presidente
de debate, acerca de la hora y del orden del
programa.
-Invitar con anticipación a los oradores
sobresalientes para que participen en el evento.
-Obtener datos biográficos correspondientes a
cada orador para su adecuada presentación.
-Informar a los oradores acerca de la extensión de
la plática, notificándoles del tiempo del que
disponen de la fecha y la hora de su intervención.
-Nombrar a la persona que
presentará a los oradores/ ponentes/
conferencistas ante los funcionarios
del evento, a quienes les dará la
bienvenida.
-Entregar programas a los oradores/
ponentes/ conferencistas.
-Obtener el equipo necesario para los
oradores/ ponentes/ conferencistas:
pizarrones, gises, reglas,
apuntadores, proyectos, etc.
-Anticipar posibles cambios en el
programa.
Festejo
actividad outdoorsactividad indoor
eventos lúdicos evento formal
Festejo
Evento informal- cocktail
-Comité de publicidad.
El comité de publicidad tiene la responsabilidad de
promover la asistencia y la difusión del evento, en
los lugares de origen de los participantes y en el
lugar que se llevará a cabo:
-Informar anticipadamente a la prensa acerca del
evento.
-Diseñar el logotipo del evento, prueba de color y
arte final.
-Tener por escrito todos los detalles relacionados
con el evento.
-Disponer de una mesa especial para los enviados
de la prensa.
-Proporcionar a los periodistas copias de todos los
discursos.
-Elaborar y enviar notas de prensa.
-Organizar entrevistas y conferencia de prensa
con los principales funcionarios y operadores del
evento.
-Visitar a los directivos de todos los medios
informativos, como periódicos y estaciones de
radio y televisión.
-Invitar a miembros de la prensa a los eventos
sociales y de trabajo.
-Establecer una oficina de prensa en un lugar
adecuado.
-Contar con un fotógrafo oficial que esté disponible
durante el desarrollo del evento.
-Diseñar la página web.
-Realizar campañas de publicidad en los lugares
de origen de los participantes para asegurar una
nutrida asistencia (banner, folleto, afiche), además
de publicidad virtual (animaciones, presentaciones
flash, etc.).
-Efectuar los arreglos para la venta de fotografías
a los allegados.
-Investigar qué tipo de noticias y fotografías
tendrán difusión en el extranjero.
-Canjes publicitarios.
-Comité de alojamiento.
El comité alojamiento tiene la función de asegurar
que los huéspedes cuenten con habitaciones que
satisfagan todos sus necesidades.
Debe trabajar en coordinación con los gerentes de
los hoteles seleccionados con los encargados de
reservaciones.
La mayoría de Los miembros de la oficina de
eventos tienen gran experiencia en este tipo de
labores.
Los puntos clave que debe vigilar este comité son
los siguientes:
-Obtener amplia información de los hoteles
seleccionados, incluidas tarifas, para su envío
como material promocional.
-Reservar habitaciones de emergencia para
participantess rezagados.
-Proporcionar al hotel sede y a los
establecimientos complementarios la siguiente
información, con copia para la oficina de eventos:
fecha en que saldrá y arribará la mayor parte del
grupo; habitaciones que serán pagadas por el
comité organizador y aquellas que pagarán los
participantes y, si el evento incluye exhibiciones,
lugar donde se alojarán los expositores.
-Comité de festejos.
Las funciones de este comité son muy valiosas,
cuestiona su cargo las actividades artísticas y/o
recreativas de los eventos sociales del evento:
comidas, banquetas, cenas, etc.
Dicho comité debe vigilar las actividades
siguientes
-Diversiones especiales incluidas en el programa
global.
-Todos los eventos sociales, incluidas variedades
y orquestas.
-Arreglo de las mesas para banquetes.
-Número y determinación de los lugares
requeridos para cada banquete.
-Números de los lugares en la mesa de honor.
-Hora exacta en que se iniciará el servicio.
-Programas y menú (empresas para cada
banquete).
-Boletos de admisión para los banquetes y demás
eventos que lo requieran.
-Consulta a la oficina de eventos para sugerencias
y apoyo en los siguientes puntos: lugar en donde
se recogerán los boletos ( a la entrada del salón o
en las mesas); paseos por la ciudad; actividades al
aire libre; programas y actividades para damas y
niños.
-Comité de registro.
El comité de registro se encarga de otorgar las
facilidades requeridas para el registro de
participantes. Es también responsable de centro
de información y de las oficinas generales del
evento. Debe controlar los aspectos siguientes:
-Preparación de invitaciones.
-Envío de invitaciones con la anticipación
necesaria.
-Organización de un banco de información de
invitados y ponentes.
-Lista de correspondencia.
-Formularios de registro y gafetes.
-Computadora para elaborar boletines.
-Escritorio, mesas y sillas.
-Traducción del material si fuese necesario.
-Facilidades de cambio de moneda.
-Personal adicional.
-Procedimientos de registro para dignatarios,
delegados y huéspedes en general.
-Existencia adecuada de formularios, programas,
materiales de escritorio, portafolios, etc.
-Alojamiento par registros de última hora.
-Material informativo acerca de la ciudad.
-Centro para mensajes telefónicos.
-Lista de participantes para la prensa e
información internacional.
-Facilidades para el uso de equipo de fotocopiado
-Comité de recepción y hospitalidad.
Este comité opera como anfitrión de los
participantes en todos los eventos del mismo. Da
la bienvenida a los dignatarios visitantes,
miembros de la prensa y huéspedes en general.
Sus deberes son, básicamente los siguientes:
-Contratar anfitrionas y personal de seguridad.
-Recibir a las personas en el aeropuerto.
-Informar a los oradores e invitados especiales
respecto de sus tareas.
-Proveer boletos de cortesía a los invitados
especiales y oradores.
-Invitar a las autoridades gubernamentales a los
eventos especiales y hacer los arreglos
necesarios para su recepción; informarles si se
espera que hagan uso de la palabra.
-Invitar a las personas que el orador sugiera,
recibirlas y ubicarlas.
-Asegurarse de que los familiares de los invitados
y delegados sean bienvenidos.
-Indicar a los integrantes de cada mesa de honor
el lugar que ocuparán.
-Disponer de un escritorio para la recepción.
-Comité de trasporte.
Este comité, que puede operar
en coordinación con el
encargado de servicios
generales, se encarga de la
trasportación y suministro de
información acerca de los viajes.
Su tarea incluye también hacer
los trámites necesarios para el
traslado a cualquier evento que
se desarrolle fuera del hotel
sede.
Debe controlar los aspectos siguientes:
-Informar acerca de la transportación disponible.
-Informar acerca de los viajes antes y después del
evento y enviar esta información junto con el
material de promoción.
-Tener disponible en el escritorio de información
material relativo a los viajes pos evento.
-Informar a los invitados y oradores respecto de
los viajes.
-Consultar a la oficina de eventos.
-Comité de exposición.
El comité de exposición realiza los trámites
necesarios para contar con el espacio para las
exhibiciones, y proporciona información a quienes
les interesa en hacer uso de él.
Además, se encarga de realizar los arreglos para
el arrendamiento y prepara el material descriptivo
relacionado con la exposición.
En el desarrollo de sus tareas presta atención
especial a las actividades siguientes:
-Prepara y elabora un folleto atractivo que
contenga información acerca de los precios de
alquiler, disponibilidad de espacios y diagrama de
la distribución de áreas de exposición.
-Envía el folleto a los posibles expositores.
-Verifica que dentro del área de exposiciones
estén disponibles los servicios siguientes:
contactos electrónicos, abastecimiento de agua y
líneas telefónicas, así como carpinteros,
electricistas, plomeros, pintores y rotulistas. Es
necesario determinar con anticipación si estos
servicios serán pagados por los expositores o por
el comité organizador.
-Verifica las cargas que soporta la cimentación y la
altura de piso a techo de local.
-Anticipa el tiempo que requiere el montaje y
desmontaje de la exposición, para efectuar los
arreglos relacionados con el alquiler del espacio
general.
-Contrata a los servicios de una empresa dedicada
a la decoración para que esté disponible en caso
de necesitarla.
-Contrata los servicios de un agente o nombra a
una persona responsable dentro del comité, para
que tramiten la contratación del espacio con los
expositores.
-Hace los trámites
necesarios con la
dependencia de
gobierno que
corresponda para la
importación temporal
del material para
exposiciones. De
este modo se
asegura la asistencia
de personal
especializado.
Comité de servicios generales.
La tarea fundamental de este comité es efectuar
los trámites necesarios para contar con los
servicios que se requieran durante los eventos
sociales y de trabajo.
El comité se encargará de los aspectos que se
detallan a continuación:
-Fechas y horarios de cada reunión.
-Salones reservados para uso del evento.
-Número de asientos para cada evento.
-Consultar al encargado de eventos del hotel y a la
oficina de eventos sobre sugerencias y apoyo en
los aspectos siguientes:
*Forma en que se arreglarán los salones en las
conferencias, seminarios, banquetes, etc.;
*Funcionamiento adecuado del sistema de sonido
y del equipo eléctrico;
*Disponibilidad de plataformas, andamios,
tablones, etc.;
*Equipo especial para los oradores;
*Números de mesas y sillas en los banquetes;
*Retiro del material empleado, al final de cada
sesión;
*Disposición del personal técnico especializado;
*Mecanografiado de las conclusiones;
*Resoluciones y reproducción de las conclusiones
y resoluciones;
*Grabación de los discursos;
*Alquiler de equipos de sonido, magna voces, etc.
-Comité de ornato y rotulación.
Este comité elabora los letreros para los eventos
sociales y de trabajo; además, supervisa y ordena
la decoración que requiera el evento, controla el
desarrollo de las siguientes tareas:
-Decoración del salón principal para reuniones.
-Decoraciones para banquetes y eventos sociales.
-Flores en las habitaciones de los huéspedes.
-Cortesías, menús impresos y tarjetas para
asignación de lugares.
-Obtención de espacio para
almacenamiento de
decoraciones.
-Prevención y colocación de
letreros que indiquen la
localización de las salas de
juntas.
-Consulta al encargado de
eventos del hotel y a la oficina de
eventos acerca de la colocación
de avisos en lugares estratégicos,
en especial cuando se refiere a
cambios en el programa.
Fig. 3.1: Clasificación de comités.
En ésta etapa el papel que debe cumplir un OPC,
debe:
-Percibir con detalle todos los elementos
económicos, políticos, sociales, etc., que
intervengan en la realización de la reunión.
-Estar consciente de la inversión de tiempo, dinero
y recursos humanos que representa la realización
de un evento para la asociación o empresa, así
como para los participantes a la reunión.
-Tener una actitud positiva, no refugiarse en la
irresponsabilidad, fallas y deficiencias de terceros.
-Ganarse el respeto de superiores y subalternos
con base en los conocimientos profesionales
propios de la aplicación de éstos.
-Estar dispuesto a defender los principios de sus
conocimientos y profesionalismo cuando éstos se
vean amenazados.
-Nunca dar nada por hecho.
-Supervisar estrictamente las responsabilidades y
acciones delegadas a terceros y verificar su
ejecución.
-Tener el ánimo de aprender siempre cosas nuevas.
-Saber trabajar en grupo e individualmente.
-Seleccionar a los colaboradores y ayudantes de
acuerdo con sus capacidades y conocimientos, más
no por recomendaciones o compromisos.
-Nunca perder de vista los detalles pequeños, sin
importar que tan insignificantes parezcan.
-Saber conciliar los intereses de las asociaciones o
empresas con los participantes a la reunión y tener
presente sus diferencias.
BIBLIOGRAFÍA.
ARAGÓN CANDIA, Jorge Isaac, Protocolo y Ceremonial
en las Instituciones Públicas y Privadas. Universidad de
San Martín de Porres, Lima, 1998.
FORD, Robert C./ HEATON, Cherrill P., Atención de los
clientes en los servicios del ocio, España 2001.
ISMAIL, Ahmed, Congresos y Catering. Organización y
Ventas, Paraninfo, España, 2001.
KHATCHIKIAN, Miguel, Historia del turismo, Universidad
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MCCLOSKEY COLÓN, Margot, Etiqueta para
Profesionales, Norma, Colombia 2001.
PÁGINAS WEB.
http://www.gerenciadeviajes.com/200909282411/articulos/vi
ajes%C2%ADcorporativos/eventos-exitosos-y-
eficientes.html
http://www.funlibre.org/documentos/idrd/planeacion.html
http://www.hotelcalipolis.com/habitaciones/listado-
completo-habitaciones/
3.2 Objetivo del evento.
Generales, específicos,
extensivos o limitantes.
Conocer el objetivo de la entidad
organizadora del evento ayudará
al organizador a ofrecerle las
alternativas que harán que su
evento se desarrolle no sólo más
eficientemente sino hasta puede
ayudar a controlar los costos.
Los objetivos pueden ser tan variados como
dueños existan. Algunos de ellos son:
-Capacitar.
-Informar.
-Educar.
-Explorar conceptos.
-Presentar alguien a otra persona.
-Tomar una decisión.
-Motivar.
-Desarrollar.
-Enseñar.
-Ayudar.
-Mejorar.
-Resolver problemas.
-Aprender a generar ganancias.
-Obtener ganancias.
3.3 Aspectos generales del evento.
3.3.1 Temática.
Elaborar un perfil de los temas que van a ser
discutidos y su trascendencia académica, social,
cultural.
Especificar cuidadosamente la manera o forma de
presentar ponencias y trabajos, y que la
presentación esté dentro de la metodología de la
reunión.
Se requiere además que el tema sea de actualidad
y comprobada su veracidad y facilitar la
bibliografía utilizada.
3.3.2 Ponentes, expositores, otros.
Definir si lo invitaran o contrataran, y asegurarse
de su facilidad de comunicación, nivel de
conocimientos, de especialización, académico así
como su influencia política, científica o cultural.
3.3.3 Participantes.
Investigadores, Estudiantes, Empresarios, otros.
Se debe considerar el nivel de conocimientos, de
especialización, intereses, edades, otros.
3.3. Programación.
Los encargados de la programación desarrollan
labores cruciales pues ellos son responsables de
la planeación de la actividad.
Esto se inicia desde el objetivo señalado para el
desarrollo de la actividad o el congreso y la
determinación de la fecha del mismo. Para luego
desarrollar los contenidos temáticos, la dinámica
del mismo y la programación del tiempo.
Se debe considerar con sumo cuidado los
horarios de los diversos segmentos del evento
evitando extenderlos sin necesidad o
realizándolos a marchas forzadas para cumplir el
tiempo dispuesto.
En general, la actividad debe discurrir sin
apresuramientos o vacíos para comodidad de los
expositores y los asistentes.
En ese sentido es muy importante programar con
bastante anticipación para poder depurar el
programa y no afectar el desarrollo de la
actividad.
Al programar se debe de
elegir los recursos
necesarios, los cuales se
pueden clasificar en capital
humano (oradores,
intérpretes, traductores,
suplentes, invitados,
presidentes, etc.) y recursos
materiales (equipo de
cómputo, proyectores
multimedia, papelería,
sonido, invitaciones,
pantallas, entre otros).
3.4. Presupuesto.
Estos son algunos de los rubros más comunes
dentro de los presupuestos:
Ingresos.
-Cuotas de inscripción.
-Contribuciones voluntarias de miembros.
-Financiamiento.
-Alquileres de espacio para exhibición dentro del
área del congreso.
3.3.4 Cronograma de actividades.
El Diagrama de Gantt, creado por
Henry Gantt a principios del siglo XX.
El diseño de este diagrama facilita la
tarea de planificación, control,
programación de actividades,
recursos, tiempo y carga de trabajo,
así como el seguimiento y
evaluación del progreso real de las
actividades ejecutadas dentro de un
proyecto.
Proceso de elaboración
del diagrama:
-Preparación de una lista
de tareas en forma
detallada y ordenada
según secuencia lógica de
ejecución.
-Estimación de la duración
de cada actividad y los
responsables de cada
actividad-
-Construcción del gráfico.
La aplicación informática de soporte es Microsoft
Project.
JULIO AGOSTO
CLAV
E ACTIVIDAD RESP DIAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
ESTATU
S % ejecución PRESUPUESTO
Logistica del Evento
I INVITADOS
A Definir Lista de invitados 30
B Hacer lista de invitados 2 70
C Diseñar lista de invitado 3 70
D Enviar lista de invitados 1 80
2 100
1 100
II PLANTA FISICA PARA EL EVENTO:
E Definir el lugar para evento 1 100
G Fecha y hora del evento 2 100
H Contratación de otro sitio 1 0
I Apartado de otro lugar 1 0
J Decoración del lugar 2 40
2 0
III
ALQUILER DE EQUIPO DE
OPERACIÓN
K Muebles (sillas, mesas, mesón) 1 50
L Cristalería (copa, vasos) 2 10
M Platería (platos, bandejas) 2 20
N Cubertería 3 30
O Blancos (manteles y
servilletas) 1 50
P Equipo de cocina 3 70
2 90
1-SIN INICIAR
2-EN PROCESO
3-TERMINADO
IV ALIMENTOS
Q Pasa palos 2 100
R Plato fuerte 3 50
S Tortas 1 80
T postres 2 70
U Frutas 3 30
V Definición tipo de servicio 2 70
V BEBIDAS
W Alcohólicas 1 40
X No alcohólicas 2
Y definición tipo de servicio 3
VI ENTRETENIMIENTO
Z Sonido 2
W Animador 2
AA listas de juegos 1
AB Banda musical 3
AC Hora loca 3
VII RECURSOS HUMANO
AD Anfitriona
AE Mantenimientos
AF Mesoneros
AF Porteros
AG Seguridad
VIII INSUMO PARA OPERAR
AH Servilleta
AI Pitillo
AJ hielo
AK vasos
AL Platos Plásticos 1
2
3
IX OTROS SERVICIOS
3.3.5 Duración y fecha.
Respecto a la
duración, se
tiene que
determinar el
número de días,
meses.
Para determinar
la fecha, se
especificará el
año, mes, día.
Es importante averiguar si se celebrará otro
evento al mismo tiempo y si el organizador está
dispuesto a conceder los cambios que
beneficiarán a ambos eventos.
3.3.6 Regulaciones.
El ejecutivo hotelero y el
representante de la oficina
de eventos deben analizar
las normas internas y las
disposiciones que pueden
afectar a las reuniones. Así
mismo deben revisar todos
los aspectos relacionados
con la obtención de licencias
y todo lo que podría causar
problemas para cumplir con
las políticas establecidas.
3.3.7 Actividades.
A excepción de la actividad
que da inicio al evento y la
actividad que lo cierra, cada
actividad dentro del proceso
tiene una actividad que la
sigue (llamada
consecuente) y una que
debe terminarse antes para
que la actividad se pueda
realizar, llamada
“precedente”.
En la mayoría de los eventos se tiene actividades
que pueden hacerse independientemente unas de
las otras. Si una se retrasa (sin exceder un tiempo
determinado que se llama holgura), el evento
puede aún terminarse en el momento
preestablecido.
Existen otras cuyo retraso afecta no sólo la
actividad consecuente sino la terminación total del
proyecto. Estas son actividades que no tienen
“holgura” y representan actividades “críticas”.
En el 99,99% de los casos, las cosas no salen
como se planean, sea porque el ambiente cambia,
porque el dueño añade (o quita) condiciones,
porque algún proveedor se retrasa y se hace
necesario modificar el diagrama.
Es allí donde se hace necesario contar con una
forma de realizar los cambios en forma fácil para
que mantengamos el control sobre la ejecución del
evento.
También es necesario estar informado acerca de
los eventos especiales, atracciones del lugar y
horarios de otros eventos que se desarrollen en las
mismas fechas, a fin de determinar si alguno de
ellos podría dificultar la realización del mismo.
GRACIAS