ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Actualmente existen diversos tipos de eventos que permiten mostrar a la sociedad los diferentes productos, tecnicas o servicios que una empresa, grupo social o educativo ofrecen.

Todos estos eventos deben ser considerados como ocasiones irrepetibles ytrascendentales para que la organización se presente ante la sociedad con la importancia que merecen, y el nivel deseado.

A lo largo del tiempo los eventos han tomado gran importancia en empresas e instituciones y se han ido diferenciando unos de otros por sunaturaleza y según el objetivo que estos persiguen; sin embargo a nivel general la organización puede diferir muy poco entre un tipo de evento a otro

• https://www.youtube.com/watch?v=Q7NTy2fX0vU&index=2&list=PL7DH6d9hkzDQ4ErpcZh9Y8cAM4q4rdnAV

• https://www.youtube.com/watch?v=aDIvcgHBuIg

• http://www.turismo.gob.ec/ecuador-se-fortalece-como-destino-de-turismo-de-reuniones/

• http://www.quito-turismo.gob.ec/noticias/actualidad-2015/690-quito-se-posiciona-como-sede-de-eventos-mice-en-2016-y-2017

• http://www.iccaworld.com/dbs/latinamerica/dyncat.cfm?catid=3948

• http://www.iccaworld.com/evps/evresults.cfm?visitortypeid=52

La industria de reuniones

Por tamaño

pequeño

Mediano

Grande

Mega evento

Por zona de

locación y alcance

Local o municipal

Provincial

Regional

Nacional

internacional

Por finalidad

Recreativo

Capacitación

Corporativo

Informativo

Por acceso

Público

Privado

Por valor de ingreso

Gratuito

Arancelado

Clasificación de eventos

Por su complejidad

simple

complejo

Por el espacio utilizado

abierto

Cerrado

Mixto

Por su financiamient

o

Financiado por terceros

Autogestión

Por su presencia en el mercado

Nuevo

En crecimiento

Institucionalizado

Por el interés que despierta

Social

Comercial

Cultural

Turístico

Religioso

Deportivo…

Clasificación de eventos

• Por tamañoSe refiere al tamaño del evento de acuerdo al número de

participantes y los recursos utilizados.

• Por zona de locación y alcanceDe acuerdo a la ubicación y el alcance del evento a nivel

geográfico

• Por finalidadDe acuerdo al objetivo del evento: diversión, información,

capacitación.

Clasificación de eventos

• Por acceso:Acceso publico sin restricción o privado y depende de la

temática y lugar a desarrollarse

• Por valor de ingresoPago por el ingreso o gratuito.

• Por su complejidadDepende de la cantidad y tipo de tareas a desarrollar, así

como el número de responsables en cada área.

Clasificación de eventos

• Por el espacio utilizadoEn ambientes cerrados como salones, o abiertos

como plazas ( trenes, aviones, vagones, puentes, entre otros)

• Por su financiamientoCuando es financiado por terceros como el cliente y

autogestionado cuando el organizador debe buscar patrocinio

Clasificación de eventos

• Por su presencia en el mercadoUn evento que está posicionado o es de reciente

aparición.

• Por el interés que despiertaClasificación más utilizada, de acuerdo al interés:

sociales, empresariales, culturales, religiosos, deportivos.

Anexo1. Listado de eventos de acuerdo al interés por áreas (Lebrero, 81)

Clasificación de eventos

• A continuación revisamos algunos tipos de eventos por áreas:

• Sociales • Empresariales• Culturales• Políticos• Deportivos• Educación

Por la naturaleza del evento

Eventos según su naturaleza

- Educativo o de aprendizaje: Dentro de este grupoencontramos todo lo relacionado a: congresos, cursos,simposios, seminarios, mesas redondas, talleres, foros,conferencias, exposiciones, convenciones, etc.

- Social: Donde intervienen todas las festividades en generalMatrimonios, bautizos, funerales, quince años, festejos a los empleados, reconocimientos, etc.

Deportivo: Todo lo relacionado a campeonatos, juegos, olimpiadas, etc.

Cultural: Festivales, concursos, exposiciones o encuentros.

Informativo: Reuniones, ruedas de prensa, etc.

EVENTOS DE CARÁCTER EDUCATIVO O DE APRENDIZAJE

• Podemos definirlo como una reunión periódica en la que gran número de personas pertenecientes a grupos científicos, culturales o religiosos se reúnen para debatir asuntos previamente establecidos.

• Un congreso está enfocado a la generación de conocimiento, compartir nuevas técnicas y generación de negocios.

• Tiene un carácter nacional, regional e internacional

CONGRESO

• La duración de un congreso puede ser de tres a siete días, dependiendo de la amplitud del programa.

• Al tratarse de congresos internacionales, es recomendable realizarlos cada dos años; mientras que los nacionales o regionales pueden ser anuales.

CONGRESO

Según el autor Alvin Tofler, existen tresrazones por las cuales las persona asisten acongresos:• Para obtener información formal de los Expositores

invitados.• Para encontrarse con colegas e intercambiar puntos de

vista y establecer contactos más permanentes.• Por recreación, para cambiar de rutina y por los usuales

programas sociales que todos los eventos normalmente incluyen.

CONGRESO

• Los temas mas comunes dentro de los congresos son:

– Oficiales – Públicos– Universitarios – Sectoriales – Médicos– Comerciales

CONGRESO

Congreso

• La difusión que se le de al congreso permitirá contar con más o menos asistentes, es por eso que se recomienda el uso de boletines de prensa para los diferentes medios de comunicación, redes sociales y afiches promocionales

CONGRESO

• Luego de finalizado el congreso es necesario trabajar en las Memorias del mismo, por lo cual es necesario llevar un registro detallado del evento, grabaciones, respaldo escrito de las conferencias, para luego editar las memorias y hacer llegar a los asistentes y dejar constancia para los próximos eventos.

SEMINARIO

Es de tipo docente y su objetivo principal es dar a los asistentes un nivel de investigación o estudio intensivo, sobre un tema de trabajo correctamente, planificado y a su vez reflexionar sobre los diferentes temas y lograr una conclusión.

SEMINARIOS

SEMINARIOS

Todas las personas que asistan a este tipo de encuentro, deberán tener intereses comunes con relación al tema y un nivel de conocimientos similar entre ellos.

• Se considera Seminario – Que tenga un duración mínima de ocho horas – Participación de uno o varios conferencistas– Un número importantes de asistentes– En la mayoría de seminarios existe una cuota de

inscripción. – La temática deberá ser relevante para el grupo de

asistentes

SEMINARIOS

• Previo a la finalización del mismo, es importante realizar un resumen y evaluación sobre el trabajo realizado para de esa forma responder a inquietudes que los asistentes puedan tener.

SEMINARIOS

SEMINARIOS

Para desarrollar el tema se necesitará realizar una investigación en diferentes fuentes que permita obtener información nueva para quienes asistan, y así obtener resultados positivos y constructivos para ellos

CONVENCIONES

Son reuniones formales, con carácter de asamblea,generalmente quienes asisten son personas que pertenecen a un grupo social, político, económico o empresarial.

Este tipo de eventos proporcionan información sobre una situación particular, intercambiar ideas, dar a conocer nuevos sistemas o métodos de trabajo, hacer pubico algun proceso, método o sistema productivo innovador, ofrecer un nuevo producto al mercado o solucionar problemas específicos.

CONVENCIONES

• La duración de este tipo de evento oscila entre dos o tres días, dependiendo del objetivo que se quiera alcanzar.

TALLERES

TALLERESUn taller es una actividad puntual y limitada en el tiempo sobre un tema concreto.

Son reuniones formativas de trabajo práctico o manual, que combina técnicas didácticas que propician el conocimiento a través de la acción.

En un taller todos los asistentes actúan con la guía de un instructor o facilitador, que se encarga de dirigirlos y darles información.

TALLERES

Implica trabajo en equipo y generación de propuestas o productos.

Es recomendable trabajar en talleres con un grupo de personas no mayor a 25, y de esa forma alcanzar el objetivo planteado

• TALLERES• WORKSHOP• TRAINING• CURSOS INTERACTIVOS

OTROS EVENTOS EDUCATIVOS- CIENTIFICOS

• Cursos• Jornadas• Socialización

PLANIFICACION DE EVENTOS

QUÉ Se quiere hacer Naturaleza del proyecto

PORQUÉ Se quiere hacer Origen y fundamentación

PARA QUÉ Se quiere hacer Objetivos, propósitos

CUÁNTO Metas

DÓNDE Localizacion física (ubicación en el espacio)

CÓMO Se va a hacer Actividades , tareas , metodología

CUÁNDO Se va a hacer Calendarización o cronograma

A QUIÉNES Va dirigido Destinatarios o beneficiarios

QUIÉNES Lo van a hacer Recursos humanos

CON QUÉ Se va hacerSe va a costear

Recursos materialesRecursos financieros

Responder a preguntas

ESQUEMA DE PLANIFICACION1. REALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA2. SELEECION DE LA CIUDAD SEDE3. RESERVA DEL EVENTO4. PROPUESTA5. PRESUPUESTO6. CONTRATO7. CRONOGRAMA DE TRABAJO DE COMISIONES8. PLANIMETRIA9. DETALLES DEL EVENTO EJECUCIÓN REFERENTE A CADA ACTIVIDAD-ANTES-

DURANTE Y DESPUES DEL EVENTO. 10. REPORTE DE CONSUMOS11. ALTERNATIVAS DE ACCION EN CASO DE CONTINGENCIAS Y SOLUCIONES12. EVALUACION DE SATISFACCION

Primera reunión. Check list

Cronogramas previos al evento1 año antes (congresos o seminarios internacionales)• Deteminar el alcance del evento• Designar las comisiones y sus funciones• Proyectar un presupuesto• Determinar lugar sede y lugares alternativos o de contingencia• Determinar el tema del evento• Realizar lista de temas a tratar• Realizar una lista de posibles conferencistas y expositores• Determinar una lista de actividades sociales• Realizar una lista de posible pretours y postours

• Tener el primer contacto con los conferencistas para comprometer su participación.

• Determinar lista previa de contactos para difusión del evento.

• Determinar fechas de reuniones posteriores• Determinar responsabilidades y tareas

inmediatas, prioritarias y urgentes

• Llenar un Check list, con actividades y responsabilidades.

• La información solicitada dependerá del tipo de evento, social, empresarial o cultural.

Segunda Reunión. Propuesta10 meses antes

• Seguimiento a los datos de cada comisión• Se presentará una propuesta que refleje las necesidades• Algunas alternativas• Estimado del costo del evento, ya que para definir un

presupuesto definitivo es necesario concretar los servicios.

• La propuesta puede presentarse en formato impreso, digital

• El cliente puede solicitar consultar otras personas y postergar la decisión para una siguiente reunión.

• Se determinará los conferencistas en firme y sus requerimientos

• Se conocerá las alternativas de los recintos sedes• Se verificará la lista de actividades sociales a

realizar• Busqueda y definición de auspiciantes y

patrocinadores.• Se planificará los detalles de reuniones posteriores • Se empezará a trabajar en el cronograma del

evento

Seis meses antes

• Reunión clave para determinar detalles del evento en la parte académica

• Realizar un seguimiento a las responsabilidades de cada comité

• Revisión de presupuestos y cotizaciones• Revisión de actividades sociales• Revisión de hoteles para conferencistas e

invitados especiales.

• Realización de afiches y material promocional• Envios de material promocional a nivel

internaiconal• Iniciar las inscripciones al evento• Determinar precios por fechas de inscripcion• Determinar lista de hoteles para alojamiento

de los participantes, con condiciones y precios

5- 3 meses previos al evento

• Estos meses se hará reuniones mensuales generales de seguimiento y decisión de detalles, tales como equipamiento, decoración, cocteles, auspiciantes y patrocinadores

• Cada comité deberá tener las reuniones que sean necesarias

• Pagos a proveedores• Pagos de anticipos a hoteles, salones de eventos, etc.• Revisión de presupuestos, ingresos y gastos

Dos meses previos al evento

• Determinar cada uno de los detalles:- Transporte entre sedes, subsedes, y eventos

sociales- Ajustar el listado de invitados- Solicitar a los conferencistas un resumen de su

ponencia- Revisión de pagos, cobros, presupuesto, etc.

Desde dos meses antes hasta una semana previa al evento

• Reunión con los diversos comites• Revisión exhaustiva de detalles• Seguimiento de temas económicos• Revisión de contingentes• Revisión del plan en caso de cualquier

eventualidad con conferencistas, o asistentes• Revisión de permisos en caso de ser necesario

• Revisión final de inscripciones• Revisión de los lugares sedes• Confirmación de mesas directivas,

moderadores• Recordar tiempos para exposiciones, tiempos

de recesos, etc.• Revisión de determinación de actividades para

acompañantes.• Revisión y definición de equipamiento

• Tener listo material para entrega a asistentes• Presentes para conferencistas• Formato de certificados de participación• Certificados de Conferencistas• Verificar si se tiene la hoja de vida de cada

conferencista• Verificación de necesidades especiales de

conferencistas e invitados especiales• Revisión con la agencia de viajes o aerolinea

sobre itinerarios de vuelos, traslados, etc.

SEMANA PREVIA AL EVENTO• Renión con los diversos comités• Revisión final de cifras del presupuesto, de los gastos e ingresos • Visita a los lugares sedes, revisión de salones, baños,

electricidad, etc.• Prueba de equipos de sonido, amplificacion• Revisión de la iluminación• Verificación de espacios internos y de acceso• Visita a las salas alternas de reuniones para ruedas de prensa,

entrevistas, etc.• Sala pequeña para descanso o espera de conferencistas o

reuniones privadas

• Ubicación de pancartas, banners de los auspiciantes y patrocinadores del evento.

• Revisión de la decoración dia y hora de ubicación de la misma.

• Revisión de las carpetas, folletería• Pins de identificación• Revisión de las habitaciones para los conferencias

e invitados• Revisión y definición de número de participantes

en cocteles, • Revisión de menús, coffe breaks, bebidas, etc.

Día previo al evento

• Recepción de los conferencitas, traslados a los hoteles

• Comité de recepción deberá tener listos presentes y detalles

• Revisión final de ingresos y gastos• Revisión final de inscritos• Revisión de contingentes en caso de haberlos• Ajustar lista para alimentación en caso de ser

necesario

• Revisar que el material este ubicado en los salón del evento

• Revisión de los identificadores• Tener lista matrices de inscripción e

identificadores en blanco, para los asistentes de último momento.

• Preveer computadora e impresora en los locales de eventos para cualquier necesidad

PRESENTACIÓN DE LA CANDIDATURA

• Los Congresos, generalmente se llevan a cabo anualmente. Durante la sesión del último día del Congreso, se reúne el Comité y se analizan las diversas candidaturas para la realización del próximo Congreso, para el año siguiente.

• Las Asociaciones interesadas presentan su candidatura, para la Sede, acompañando la documentación correspondiente con detalles del próximo Congreso, las posibles fechas, y las ventajas de la ciudad Sede.

• Los miembros del Comité, analizarán y decidirán cual ciudad es la designada para la próxima edición.

• La Candidatura se presente en un documento formal, que también deberá ser defendido oralmente, en el que se fundamentará la candidatura con el respaldo de una asociación o gremio

• La ciudad candidata deberá cumplir con todas las exigencias y estar en capacidad de responder a las necesidades del congreso

• Se recomienda acompañar con una exposición digital, de tal manera de hacer mas atractiva la presentación, sin perder la formalidad del caso.

• En algunas ocasiones, las próximas Sedes están preestablecidas por un orden inicial, es decir la Sede de un Congreso puede ir rotando de acuerdo a la organización previa de cada Organización.

• Los requisitos de la ciudad sede siguen siendo los mismos.

• El destino donde se llevará a cabo el Evento, deberá contar con una serie de requisitos para ser apta para la candidatura de la Sede, y que estará en condiciones de solventar las necesidades de los asistentes al evento. En la actualidad con el mundo globalizado se han facilitado las comunicaciones, sin embargo las exigencias son mucho mayores también.

• Los elementos prioritarios que se consideran para elegir un destino son:

• Facilidad de acceso vía aérea Este elemento es esencial, en el turismo de negocios, los eventos duran aproximadamente 4 días, lo que implica que el tiempo debe ser optimizado y por tanto la facilidad de acceso vía aérea, es un factor determinante.

• Además la ciudad Sede deberá estar servida por diversos horarios y líneas aéreas que permitan la movilización. De preferencia ciudades que tengan aeropuertos internacionales, que permitan una conectividad rápida.

• Factibilidad de acceso vía terrestre este es otro aspecto a tomarse en cuenta, ya que si bien la mayor parte de asistentes a un congreso se movilizan vía aérea, también habrá casos que por situaciones económicas o de otros intereses, prefieran hacerlo vía terrestre, en tal caso las vías de comunicación deben estar en buen estado para facilitar esta movilización.

• Capacidad de Alojamiento El número de plazas para alojamiento es importante tener en cuenta para saber exactamente la capacidad de convocatoria del congreso.

• Lugares de restauración hace referencia a los diferentes establecimientos donde se proveerán los alimentos a los asistentes, es importante saber si la ciudad sede tiene capacidad de brindar servicio de alimentación a grandes grupos.

• Facilidades para la operación es decir que facilidades presenta el destino y sus alternativas para realizar el evento, en relación a factores de equipamiento y tecnología para llevar adelante un evento.

• Seguridad Ciudadana

• Infraestructura para reuniones, es decir las salas de reuniones o juntas, número de salas su capacidad, que cuente con tecnología moderna, equipos para traducción simultanea y proyecciones, comodidad.

Entre los elementos Complementarios en la elección de una ciudad sede están:

• Calidad de servicios en la ciudad• Imagen pública de la ciudad y país• Nivel de precios• Atracciones turísticas reconocidas• Facilidades lingüísticas• Tipo de cambio• Ubicación geográfica• Impacto informativo

CLASIFICACIÓN POR COMITES

• Para que un evento tenga éxito, dependerá de que esten cubiertos y planificados los diferentes aspectos del mismo, por lo tanto el trabajo en equipo y la división de funciones es de primordial importancia.

COMITÉ ORGANIZADOR

• No existen normas en las que se indiqué el número de miembros de este comité,

• Será el encargado de coordinar el trabajo de los diversos comités o secretarías.

• El Comité Organizador estará conformado por el Presidente de la Sociedad o Gremio que organiza el evento, el vicepresidente, el tesorero y el representante de la empresa o grupo operador del evento.

• Este Comité coordinará y supervisará el trabajo de los Comités especializados que pueden ser:

• Finanzas• Programa• Alojamiento• Recepción y hospitalidad• Actividades Sociales• Publicidad y Relaciones Públicas• Decoración• Registro• Transporte• Exposiciones• Personal• Comité de Honor

• Es responsabilidad del Comité Organizador, el declarar los objetivos del Evento, el tipo de evento a realizarse, donde se llevará a cabo, proponer las fechas, determinar los conferencistas y contactar con los mismos y hacer una previsión del número de asistentes.

Objetivos del Evento

• Una vez determinada la decisión de realizar un evento, se debe poner en claro que objetivos desde el punto de vista científico se persiguen, de estos objetivos se determinarán los temas de las conferencias y los conferencistas que participarán en el mismo.

• De los objetivos también se desprenderá el tipo de conferencias o talleres a llevarse a cabo.

• No se puede perder de vista también el objetivo económico, es decir, las ventajas que del evento se quiere lograr.

Participantes

• El Comité Organizador, deberá hacer una previsión del número de participantes espera que asista al evento, a que mercado se dirigirá la promoción y publicidad, si se permitirá la asistencia de estudiantes o profesionales en otras ramas, etc

• De esta decisión dependerá todos los otros aspectos relacionados a la logística del evento, así como la profundidad de temas a tratarse.

• En relación a la participación de los conferencistas, es importante tener los nombres y temas antes de iniciar la publicidad y dar a conocer a los medios, pues del renombre y reconocimiento de los conferencistas dependerá el interés que pongan los posibles asistentes.

COMITES ADICIONALES

• El Comité de Honor

Al organizar un evento mayor que puede ser un congreso o una conveción, en recomendable tener un Comité de Honor, en el que se incluirán profesionales reconocidos dell medio, relacionados al tema del congreso.

• Este comité de honor se encargará sobretodo de los aspectos relacionados a dar realce al evento con su presencia y su aporte científico o social.

• El comité de honor participa también en la elección de trabajos libres que se presentarán durante el evento, así como en la calificación de invitados especiales.

• En ocasiones también será el nexo con los conferencistas invitados.

DIVISIÓN DE FUNCIONES

Como se había indacado anteriormente, el trabajar en equipo es básico para que un evento de cualquier naturaleza sea un éxito

Es necesario que las tareas sean divididas en diversas secretarías o comités de acción, cuyo trabajo deberá estar coordinado con cada una de los otros comités

Entre las secretarías o comités que podemos encontrar están:

COMITÉ O SECRETARÍA DE FINANZAS

• maneja todo lo relativo a la situación económica del evento, por tanto el Tesorero de la Asociación organizadora deberá formar parte de este comité

• Entre los aspectos económicos que este comité deberá controlar están:

Comité de Finanzas:

Ingresos• Cuotas de inscripción de socios y no socios• Contribución de miembros de la Asociación• Otras contribuciones (auspicios y patrocinios)• Financiamiento • Renta o alquiler de espacios para exhibición• Anuncios• Varios

Comité de FinanzasEgresos• Promoción y Relaciones Públicas• Timbres y envíos de correspondencia • Alquiler de Salones y sitios de reunión• Material impreso• Decoración• Huéspedes y oradores invitados• Personal adicional• Transportación aérea de conferencistas• Transportación terrestre local• Actividades sociales • Renta de equipos • Anuncios • Varios (regalos, recuerdos, etc)

COMITÉ O SECRETARÍA DE PROGRAMA

• El programa hace referencia a todas las actividades que se llevarán a cabo durante la convención o congreso, aquí se debe tomar en cuenta toda la actividad Científica y también la Actividad Social, que es parte inherente al evento. Este comité deberá estar en contacto con los otros comités incluyendo el de festejos y actividades sociales.

Comité de ProgramaEntre las actividades de este comité constan:

• Elaborar el programa completo de actividades del evento, incluidas las actividades paralelas y actividades sociales. SE debe tomar en cuenta los tiempos utilizados tanto para conferencias como para otras actividades como visitas, paseos, compras, cocteles, etc.

• Imprimir y llevar detalle del programa• Designar, en coordinación con el comité de Honor y

el Comité Organizador, a los moderadores o presidentes de los debates o conferencias.

d. Informar a cada Moderador o Presidente sobre la hora y el orden del programa

e. Realizar los contactos e invitaciones a los expositores con suficiente tiempo.

f. Obtener datos bibliográficos de los conferencistas, para su respectiva presentación. En este punto también se deberá tener en cuenta preferencias alimenticias de los conferencistas.

g. Informar a los oradores o conferencistas del tiempo que disponen para sus charlas

h. Nombrar a las personas encargadas de asistir a los oradores, presentarles a los organizadores, y estar pendientes de los mismos (protocolo)

i. Estar pendiente de los equipos que necesitará cada orador, como pizarra, papelógrafo, puntero laser, etc.

j. Anticipar posibles cambios en el programa y dar solución en caso de imprevistos.

COMITÉ DE PUBLICIDAD

• Este comité tiene la responsabilidad de promover el evento, despertar el interés de asistencia, y la difusión del mismo en los diversos medios informativos, tanto en el lugar sede como en los medios regionales o internacionales donde se necesite que los posibles asistentes se enteren.

• Se deberá trabajar con las organizaciones de otras ciudades y países para dar a conocer la información necesaria.

• Entre las actividades que debe verificar están:

• Informar a la prensa, por medio de boletines o ruedas de prensa sobre la realización del evento

• Tener por escrito todos los detalles del evento, esto coordinará con el Comité de Programación.

• Proporcionar a los periodistas copias de los discursos

• Organizar entrevistas con los miembros del Comité de Honor, y Comité Organizador, previo al evento.

• Organizar y coordinar entrevistas con los expositores o conferencistas invitados.

• Visitar a los directivos de los diversos medios de información.

• Invitar a la prensa al evento y a las actividades sociales, de manera que este cubierto el evento por medios informativos.

• Establecer una oficina de prensa en un lugar adecuado, puede ser en un salón pequeño alterno durante el evento o en la sede de la Asociación previo al mismo.

• Revisar las campañas publicitarias• Contratar la presencia de un fotógrafo oficial que

cubrirá el evento• Coordinar todo para la venta de las fotografías del

eventos• Llevar control del tipo de noticias que salen sobre

el evento, tanto en la ciudad como en el exterior o en la región.

COMITÉ DE ALOJAMIENTO

• Este comité tiene la responsabilidad de asegurar el alojamiento para los huéspedes y que las habitaciones satisfagan sus necesidades.

• Este trabajo se debe hacer en coordinación permanente con los gerentes y jefes de reservas, de los hoteles seleccionados.

Entre los aspectos más importantes constan

• Tener información completa y amplia de los hoteles seleccionados, incluido sus tarifas especiales conseguidas para el evento. Estos datos se pondrán en el material publicitario que se enviará a los posibles participantes de otras ciudades o países.

• Tener bloqueadas habitaciones de emergencia para participantes de última hora. Aquí se deberá tener en cuenta si existieran gastos por anulaciones.

• Tener un registro que se deberá también entregar al hotel, con fechas de ingreso y salida de cada huésped, tipo de habitaciones

• Algo importantísimo se informará de quien pagará la cuenta, en caso de los conferencistas e invitados especiales por lo general lo hace los organizadores.

• El resto de participantes pagan directamente o sus empresas las cuentas. Esto deberá estar muy bien definido. Así como los servicios adicionales como alimentación, llamadas, etc.

COMITÉ DE RECEPCION Y HOSPITALIDAD

Este Comité o Secretaría, es el anfitrión de los participantes y conferencistas. Tiene la responsabilidad de dar la bienvenida a los visitantes, a los miembros de la prensa y participantes en general. Se encarga sobretodo de:

• Recibir a los visitantes, en el aeropuerto• Informar y asistir a los invitados especiales y

a los conferencistas sobre sus taréas• Entregar a los Invitados Especiales y

conferencistas, entradas o invitaciones a cenas, almuerzos o algún espectáculo previsto.

• Invitar a las autoridades de la ciudad y del Gobierno al evento y a las actividades paralelas y sociales.

• Estar pendiente de los acompañantes de los conferencistas e invitados especiales, de manera que se sientan acogidos y se prevean actividades para ellos.

• Indicar la ubicación en las mesas directivas y ubicación de autoridades.

• Disponer de un escritorio para dar información y asistencia a quienes requieran.

• Deberá también tener el programa y cronograma completo del evento.

COMITÉ DE FESTEJOS, ACTIVIDADES SOCIALES Y PARALELAS

• Las funciones y responsabilidades de este comité son de gran importancia en el éxito del evento, tienen a su cargo las actividades turísticas, sociales y recreativas del grupo y de sus acompañantes.

• También estará a cargo de coordinar las comidas, banquetes, coffe breaks, cenas, cocteles, etc. :

Entre las actividades que debe tener a cargo esta• Diversiones especiales incluidas en el programa,

por ejemplo Cóctel de Bienvenida o Inauguración, comidas especiales, Cenas de Clausura, Baile en caso de haberlo.

• Todos los aspectos de los eventos sociales, como música y orquesta

• Arreglo de mesas para banquetes, color de mantelería, cristalería, etc.

• Escoger los lugares para los eventos sociales tomando en cuenta la participación.

• Número de lugares en la mesa de honor• Horas exactas de inicio y servicio de los

banquetes y comidas• Programas y menús impresos de cada

comida• Bebidas incluidas

• Boletos de admisión para los banquetes y demás eventos que se requieran

• Coordinar las visitas a la ciudad, actividades para acompañantes, listado de hoteles y donde estan alojados los huéspedes.

• Coordinar los pre y post tours.

COMITÉ DE REGISTRO

• Este comité se encarga de la facilidades para incripciones y registros de participantes. Es responsable de dar información oportuna a los otros comités o secretarías, sobre número de participantes inscritos.

• Estará en constante contacto con los otros comités, en especial con el de Finanzas, pues muchos asistentes pagarán el momento de su inscripción ya el día de inicio del evento.

Además deberá coordinar:

• Formularios de Registros, y gafetes de identificación

• Máquinas de escribir y computadores para elaborarar los boletines y hojas de control

• Escritorios, mesas, sillas.• Facilidades para cambio de moneda o

información sobre este aspecto.

• Personal adicional de apoyo• Procedimiento de registro para dignatarios,

delegados e invitados especiales• Existencia adecuada de formularios de

inscripción, material impreso de programa del evento, materiales de escritorio, papelera, carpetas, etc.

• Alojamiento para registros de última hora.• Material informativo y turístico de la ciudad,

no olvidar los planos y mapas• Linea telefónica, fax y correo electrónico.• Lista de participantes, ponentes e invitados

para la prensa e información internacional• Facilidades para uso de equipos de

fotocopiadora

COMITÉ DE TRANSPORTE

• Este comité también deberá estar en contacto con los otros comités, en especial con el de Registro, Recepción y Hospitalidad y el de Eventos Sociales.

• Se encarga de transportación de participantes, conferencistas, invitados especiales y también traslado de materiales y equipos necesarios.

• Entre sus funciones constan:

• Coordinar y contratar las unidades de transporte necesarias, dependiendo de la actividad y el número de plazas de cada unidad.

• Informar a cerca de los viajes realizados antes, durante y después de la convención.

• Tener material informativo para viajes post tours.

• Tener disponible los horarios y recorridos de cada unidad de transporte

• Coordinar y reservar los espacios aéreos de conferencistas.

• Dar facilidades para reconfirmar espacios aéreos de participantes.

• Se deberá tener los teléfonos celulares de los choferes de las unidades.

• Coordinar la limpieza y buen estado de los vehículos utilizados.

COMITÉ DE EXPOSICIONES

• Este Comité funciona o se forma para las Exposiciones de Negocios, Exposiciones de Consumo, y para cuando en los Congresos y Convenciones existe un lugar para feria o exposiciones paralelas.

• Realiza todos los trámites para contar con el espacio necesario para las exhibiciones y que el mismo cuente con las facilidades que se requieren como tomas de electricidad, acceso a Internet, entre otros.

• Se encarga de hacer los trámites de arrendamiento del local y preparar el material informativo necesario. Este Comité deberá tener en cuenta lo siguiente:

• Prepara material promocional para la venta de los espacios para stands en la feria.

• Envía información a los posibles expositores

• Verifica que el local elegido tenga servicios como contactos electrónicos, abastecimiento de agua potable, líneas telefónicas.

• Deberá contactar con carpinteros, electricistas, técnicos electrónicos, pintores, entre otros que serán necesario en el establecimiento de los stands de exhibición.

• Verifica la capacidad de carga del lugar, materiales del piso y elementos de ventilación.

• Maneja cronogramas para montaje y desmontaje de stands

• Contacta con empresas de decoración• Revisa los estados de alquiler de los stands.

COMITÉ DE SERVICIOS GENERALES

La responsabilidad de este comité es efectuar los trámites necesarios para contar con los servicios que se requieran para el desarrollo del evento, como:

• Fechas y horarios de cada reunión• Salones reservados para el uso, revisar su

limpieza y decoración• Número de asientos para cada evento

• Coordinar aspectos de decoración de salón, pasillos y limpieza e implementación en los baños

• Ubicación y decoración en los banquetes.• Sistemas de sonido, amplificación, equipos

de apoyo, pizarras, borradores, marcadores líquidos, etc.

• Funcionamiento adecuado de los aparatos• Disponibilidad de plataformas, podiums,

tablones, etc.• Retiro del material y equipos utilizados luego

de terminado el evento.• Llevar un detalle del desarrollo del evento y

de las actividades paralelas.• Grabación de discursos y fotografías del

evento.

COMITÉ DE ORNATO Y ROTULACIÓN

• Este comité o secretaría elabora letreros para el evento, invitaciones para actividades paralelas y sociales, supervisa y coordina la decoración y ornato

• Se encarga de:

• Decoración del salón principal para reuniones• Decoración en los banquetes y eventos sociales• Flores en las habitaciones de los huéspedes• Cortesías menús impresos y tarjetas de asignación

de lugares de ubicación.• Obtención de espacio para almacenamiento de

materiales y decoraciones.• Colocación de letreros para distinguir salas de

juntas o mesas de negociación.

Elección del Recinto Sede

• La elección del lugar de reunión es importante, teniendo en cuenta varios factores como:

- Tamaño del sitio, localización y facilidad de llegada el mismo

- Instalaciones para la realización de actividades complementarias al congreso (como realización de exposiciones paralelas, servicios de traducción, medios técnicos, salas, etc.),.

• Es importante que el lugar donde se realiza el congreso, es decir la sede misma del evento, sea afín y acorde al mismo.

• Para elegir el sito para el desarrollo del evento, es necesario prever cuantas personas participarán en el mismo, y así elegir un lugar adecuado para el numero de asistentes.

• En muchas ocasiones se utilizan hoteles de categorías 5* y 4* con capacidad suficiente en sus salones y también en el servicio de alimentación.

• Adicionalmente resulta más cómodo alojar a los conferencistas y participantes en la misma sede, así se evita brindar traslados adicionales.

- Tamaño de acuerdo al evento y las actividades- Promedio 2 m. cuadrados por persona- Espacio para recepción- Espacios para cocina, baños, vesturarios,

guardarropas, entre otros, de acuerdo al número de asistentes.

- Infraestructura y asistencia técnica

- Rampas y facilidades para discapacitados- Estacionamiento propio o cercano- Ubicación respecto a: alojamiento, otras

sedes.- Espacio interno y externo para la toma de

fotografías y filmación- Señalética adecuada- Toma corrientes- adaptadores

• Iluminación y sonidoListado de necesidades técnicas para el eventoRealizar una visita al lugar del evento junto al

proveedor para revisar los espacios para el equipo y sus limitaciones

Verificar la capacidad eléctricaNúmero dé técnicos y horas de trabajoTransporte de equiposConsiderar tiempo para el montaje y

desmontaje

Ambientación (estructuras y escenografía, mobiliario, decoración)

Revisar que cubre el ambientador su trabajo y los objetos para la decoración ( mesas, paredes, etc.)

Si realizan bocetos en base a solicitud

El ambientador trabaja solo o con personal adicional

Se encarga del montaje y desmontaje

TransporteTransporte adecuado al evento en óptimo funcionamiento.

Capacidad

Unidades de reemplazo

Calefacción y aire acondicionado

Choferes capacitados y con permisos

Selección de proveedores

Transporte

Las unidades pueden ser decoradas

Valor por hora, kilometraje o por el tiempo total del evento

Personal uniformado adecuadamente

Selección de proveedores

• EspectáculosRequerimientos de espacio, mobiliario (tarimas, pistas,

desniveles)

Artistas y asistentes

Ambientación específica para el show

Tiempo promedio de desarrollo del espectáculo

Selección de proveedores

• EspectáculosLa empresa cuenta con equipos de iluminación y sonido,

vestuario, maquilladores, asistentes y transporte propio o debe tercerizarse.

Requerimientos para los camerinos

Tipos de micrófonos ( ambientales, direccionales, inalámbricos)

Bailarines: condiciones del lugar, espacio

Selección de proveedores

• Espectáculos

Músicos: lugares para los equipos, requerimientos de sonido, iluminación acústica

Magos: Necesidades especiales, detrás del escenario, efectos especiales, telones, etc.)

Selección de proveedores

• Personal para la recepción

Personal amable y cordial

Bilingüe

Cuentan con uniformes o se debe suministrar

Hombres, mujeres, raza de acuerdo al eventoSe puede modificar su imagen (body painting)

Selección de proveedores

• Personal para la recepción

Tiempo para el ensayo, valor incluido o aparteMovilización hasta el lugar del evento

Seguro de accidente en el trabajo

Si hay personal adicional por ausencias.

Tiempo mínimo de anticipación para la contratación

Selección de proveedores

Mobiliario e instalaciones

El momento de elegir un lugar para las reuniones se deben tomar en cuenta muchos detalles, como por ejemplo:

• Realizar un contrato por escrito con el hotel o centro de convenciones, para el uso de sus instalaciones, en las fechas y horas previstas, para lo cual se recomienda hacer abono por parte del valor y así asegurar su ocupación

• Si existe una tarima donde colocar la mesa directiva en caso de ser necesario

• También la disponibilidad de un atril.

• Comodidad de los asientos, de tal manera permita que los asistentes permanezcan algunas horas sentados.

• Se debe evitar elementos que interrumpan la visión de los conferencistas, como columnas o paneles.

• Disposición de baños suficientes y bien equipados.

• Iluminación suficiente y buena acústica.

• Siempre se recomienda disponer de otra sala en la que podamos recibir a los ponentes o efectuar algún tipo de preparación de sus conferencias.

• Por otra parte también puede ser necesario contar con una segunda sala anexa para ruedas de prensa, presentaciones o donde se servirá un coffee break o cócktel.

Entre los equipamientos constan:

• La disponibilidad de micrófonos• Equipos audiovisuales como infocus;

retroproyector; televisión; DVD; VHS; y computadores:

Acceso a Internet; servicio telefónico y fax

Accesos y complementos:

Debemos contar con un salón o recinto de congresos que sea céntrico o de fácil acceso

Que disponga de estacionamiento propio o cercano.

• Servicios que presta (bar o cafetería, sala o auditorio, patio, etc.)

• Ventilación, iluminación, ambientación y decoración, limpieza

• Escaleras habilitadas• Ascensores en funcionamiento• Costo- beneficios

FECHAS Y DURACIÓN DEL EVENTO

• Por lo general se debe planificar un congreso con la suficiente antelación como para poder prever todos los detalles

• Donde y cuando conviene celebrarlo, además de preparar todo el material (Cronograma de actividades, planilla de inscripciones, etc.) para mandar a los posibles asistentes con la mayor antelación posible

• A la hora de escoger la fecha, sería interesante no ceñirse a una sola sino jugar con dos o tres posibilidades, previendo que los ponentes no siempre están disponibles.

• Sin embargo, una vez definida esta se debe mantener, pues por lo general los ponentes y algunos participantes tienen el tiempo muy ajustado y no pueden quedar a la expectativa de la fecha.

• La selección de la fecha para la realización del evento es de enorme importancia, pues nos permite planificar con tiempo y calma para de esa forma tener todos los aspectos listos. Además nos permite evitar coincidir con otros eventos que puedan darse en la misma, los que no solo pueden coincidir en la fecha sino en su importancia.

• Adicionalmente se debe prever en lo posible situaciones climáticas, para así contar con las precauciones necesarias

• Se seleccionará la fecha con un tiempo prudencial, lo que nos permitirá tener en cuenta los horarios y frecuencia de los transportes aéreos.

• Además se puede analizar sobre el día que mayor concurrencia tendrá.

• Si se trata de un evento en el que la gran mayoría de asistentes serán estudiantes o docentes, la fecha para realizarse deberá ser al final del trimestre o dentro del período de estudios.

• Se recomienda no coincidir con feriados internacionales, o nacionales, pues eso genera que los asitentes y conferencistas en muchas ocasiones tengan planeada otra actividad, y puede influir en la decisión del viaje, no se recomienda en feriados como Carnaval, Semana Santa, Navidad o Fin de Año.

• Cuando hay festividades locales, en ocasiones estas se convierten en un atractivo adicional.

• Cuando el evento coincide con una festividad hay que tener mucho cuidado con las plazas de alojamiento y el funcionamiento de los servicios complementarios.

• Adicionalmente se debe tener en cuenta la Temporalidad, pues en temporadas altas la ocupación hotelera es mayor y por ende los precios también, lo que puede dificultar el momento de ubicar a los visitantes en los hoteles.

• Por otro lado, en temporada baja se puede llegar a mejores acuerdos con los prestadores de servicio a fin de conseguir las tarifas mas convenientes.

CONTRATO

DETALLES DEL EVENTO

• Depende del tipo de evento que se realice

Detalles del evento

• Se describe todas las actividades a desarrollar antes, durante y después del evento

• Se relaciona con el cronograma de trabajo.• Descripción de puestos y funciones

CRONOGRAMA

PLANIMETRIA

REPORTE DE CONSUMO

EVALUACION DE SATISFACCION