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Sistema de gestión de calidadGRUPO 04
GESTIÓN DOCUMENTAL
IntroducciónComo futuros Profesionales de Ciencias de la Información, es imprescindible conocer al pie de la letra cada concepto de la norma que regula el sistema de calidad dentro de la gestión documental; la ISO 15489-1, 15489-2. Es así como en este trabajo, nos entramos en cada concepto y generalidad de la norma para conocer en detalle como a raíz de esta normatividad, se engendra, nace y se desarrolla, un sistema de gestión de documentos, que lleve a cualquier organización, por pequeña, mediana o grande que sea a implementar y poner en marcha, a través de procesos encadenados, una eficiente gestión de documentos, que potencializa igualmente una eficaz gestión administrativa a todo nivel,
La adopción de un sistema de gestión de documentos, amparado en la ISO 15489, garantiza a la institución que toma los beneficios incorporados en la norma, que posibles riegos en la salvaguarda de la información queden minimizados y ante cualquier eventualidad, la institución salga avante, y la continuidad de sus operaciones se restablezcan en términos normales.
Como Profesionales de la Información, debemos tener impregnados cada concepto de calidad en la ejecución de un sistema de gestión de documentos, basados en los principios y beneficios de la ISO 15489.
1. De acuerdo a la NTC -ISO 15489-1, determine y describa los elementos que
comprende un Programa General de Gestión para lograr economía y eficacia en
lagestión de los documentos corrientes para
toma de decisiones respecto a: Conservación o la utilización de los
archivos, clasificándolos de acuerdo a las fases del Ciclo Vital de los documentos.
Cuáles son estas fases y cuáles los elementos de cada una de ellas.
Conservación y utilización de los
archivos de acuerdo a fases de ciclo vital
Fase producción
- Determinación de documentos a crear en cada proceso así como su información.
- Se decide forma y estructura en que los documentos deben ser creados, incorporando sistemas y tecnologías necesarias.
- Determinar metadatos a crear.
- Determinación de requisitos para recuperar, usar y transmitir los documentos.
Fase utilización y conservación documental
- Se decide el sistema de organización de documentos.
- Se evalúan riesgos de la perdida de archivos.
- Conservación de documentos en lugar adecuado.
- Garantizar el acceso a documentos.
Fase de disposición de documentos
- Cumplimiento requisitos legales y reglamentarios, así como las normas bajo las que se rige la organización.
- Garantizar documentos se conserven durante el tiempo necesario o el tiempo establecido en la tabla de retención.
- Identificación y evaluación de oportunidades para mejorar, la eficacia y calidad de los procesos de gestión documental.
Fases del ciclo vital de documentos y sus
elementos.
Fase de producción de documentos
- Diseño y gestión de formularios.
- Preparación y gestión de la correspondencia.
- Gestión de informes y directrices.
- Fomento de sistemas de gestión de la información y aplicación de la tecnología moderna a dichos procesos.
Fase de utilización y conservación de
documentos
- Creación y mejoramiento de los sistemas de archivo y de recuperación de datos.
- Gestión de registros.
- Gestión del correo y las telecomunicaciones.
- Selección y manejo de maquinas copiadoras.
- Análisis de sistemas.
- Producción y mantenimiento de programas de documentos vitales.
- Funcionamiento de centro de documentación y aplicación cuando proceda de la programación y reprografia a dichos procesos.
Fase de disposición de documentos
- Identificación y descripción de las series de documentos.
- Establecimiento de programas de gestión y disposición de documentos.
- Evaluación y eliminación de documentos y la transferencia de documentos de valor permanente a los archivos.
Es importante recalcar la administración de archivos abarca el diseño y equipamiento de
los depósitos, los métodos y procesos de reparación y conservación de los archivos, el planeamiento de políticas de acceso a los archivos, los procedimientos del servicio de referencias, la creación de nuevos archivos
y la información sobre los mismos.
Cuál es el objetivo y campo de acción de la NTC -ISO 15489 y cite las demás normas que ofrezcan
directrices respecto a documentación
CAMPO DE ACCIÓN: Aplica la gestión de documentos en
todos los formatos o soportes.
OBJETIVO: Proporcionar la asignación de las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las políticas,
procedimientos, sistemas y procesos relacionados con los mismos. Definida a su uso
por los directivos de las organizaciones, profesionales de gestión documental, de la
información y sus tecnologías.
REFERENCIAS NORMATIVAS
ISO 5127, Documentación e información. Vocabulario
NTC–ISO 9001, Sistema de gestión de calidad. Requisitos
NTC–ISO 14001, Sistema de gestión ambiental.
Los beneficios de la gestión de
documentos, según la norma ISAO
15489-1
A. Establecer políticas y normas. En este sentido la norma apalanca y
asegura que la gestión de documentos, descanse en una plataforma firme y
sostenida, que pueda resistir cualquier revés que se presente en el camino
hacia su realización
B. Asignar responsabilidades y competencias, en esta fase se
define quién es quién, dentro de la estructura de la gestión
documental y el modo operandus de cada miembro que coordina la
gestión de documentos.
C. Fijar y promulgar procedimientos y directrices; como órgano visible que
tiene una meta que cumplir, la fijación y la promulgación de procedimientos y
directrices, es campo obligado dentro de la gestión documental, porque marca el
camino del éxito, hacia la meta propuesta.
D. Prestar una serie de servicios relacionados con la gestión y uso de
los documentos; no cabe dentro de lo posible, que una gestión de algo, más tratándose de documentos, no haya inmerso la prestación de servicios, como una forma de dar a conocer el
conocimiento que se resguarda.
E. Diseñar, implementar y administrar sistemas especializados; es importante
dentro de un sistema de gestión, estar a la par de los cambios que se generen dentro
del campo de acción específico no debe estar alejado en una eficiente gestión de
documentos. Aquí, hay que estar en constante evolución, para atender las
diversas formas en que los usuarios solicitan la información.
F. Integrar la gestión de documentos en los sistemas y procesos de negocios de la organización; es casi de obligatorio
deber, que una eficiente gestión de documentos, debe estar enlazada con la
gestión del conocimiento y la información, para estar en perfecta sinergia con la misión y visión de la
empresa.
G. Establecer una identidad personal, cultural y de la
organización; en este aspecto, la gestión de documento desempeña papel relevante, porque ella es la
fuente, a la que se acude para plasmar el concepto que de afuera
se tiene de la empresa.
H. Mantener una memoria corporativa, personal o colectiva; es la gestión de documentos el
“baúl” en que la comunidad empresarial, guarda el
conocimiento, que le permita traspasar las barreras del tiempo.
Teniendo como base la norma ISO 15489-1, cite las estrategias,
características,diseño e implementación, metodología,
que se debe tener en cuenta para la implementación de un sistema
de Gestión de documentos
Estrategias - Diseño
- Documentación del sistema.
- Formación de los responsables de la gestión de documentos y el resto del personal.
- Conversión e integración de documentos a nuevos sistemas de gestión de documentos y a nuevos formatos y procedimientos de control.
- Establecimiento de normas y la medición de su grado de cumplimiento y aplicación,
- Establecimiento de plazos de conservación y la toma de decisiones sobre documentos de valor permanente respetando el marco reglamentario
Características
Introducción: Deben servir de soporte a documentos con características
determinadas.
Fiabilidad: Debe funcionar de modo regular mediante procesos fiables y
continuos. Para esto se deben cumplir los siguientes requisitos:
- Incorporación rutinaria de documentos ligados a las actividades de la organización contempladas en
el sistema.
- Organización documental de modo que reflejen los procesos de negocio de su creador.
- Protección de documentos frente a
modificaciones a disposiciones no autorizadas.
- Funcionar habitualmente como fuente primaria de los actos que testimonia.
- Proporcionar acceso a datos pertinentes así como
a sus metadatos relacionados.
Integridad: Aplicación de medidas que lleven al control para con el acceso, la
identificación, modificación y destrucción indebida de documentos de manera no autorizada. En el caso de archivos electrónicos se tomaran las medidas pertinentes mediante
protección al sistema.
Conformidad: El sistemas de gestión documental debe cumplir sin excepción los
requisitos impuestos por los órganos de control y la organización misma, esto
buscando respetar el marco reglamentario, así como prestar un buen servicio al
ciudadano. Es importante señalar que a demás se requiere de una evaluación periódica para con dicha situación.
Exhaustividad: Cumplir con la gestión de todos los
documentos de la organización a su cargo.
Carácter sistemático: Seguir los pasos previstos sin lugar a inconsistencias en el proceso, para ello se
requiere de diseño y funcionamiento de
sistemas pertinentes en si.
Metodología para el diseño y la implementación
Se debe contar con una metodología de diseño e
implementación basada en las siguientes etapas:
Investigación preliminar: Recopilar información documental y mediante entrevistas para evaluar en primera
instancia las características de la organización.
Análisis de las actividades de la organización: Identificar y
documentar cada función, actividad y operación
realizando una jerarquía entre ellas, o conocimiento en el
flujo del proceso.
Identificación de los requisitos: Identificar
mediante análisis del caso los procesos y las funciones que
requieren documentación dentro de la organización.
Evaluación de los sistemas existentes: Análisis de los
sistemas de gestión existentes, midiendo con esto
el grado de cumplimiento.
Identificación de estrategias para cumplir los requisitos: Identificación de políticas, procedimientos, normas y
practicas, destinados a cumplir los requisitos que se requieren.
Diseño de un sistema de gestión de documentos:
Diseñar el sistema adecuado, que cumpla las estrategias,
procesos y practicas descritos. Garantizar que su eficacia en
los procesos de negocio.
Implementación de un sistema de gestión de documentos: Realizarse en forma sistemática, planificando
y utilizando la metodología adecuada para con el proyecto, de
esta manera integrando adecuadamente el funcionamiento
a los planes de la organización.
Revisión posterior a la implementación: Recopilar
información de rendimiento del sistema, mediante entrevistas,
revisión de manuales y material de formación, esto con el fin de poner
en marcha los correctivos necesarios.
Parámetros a seguir para la conservación de documentos
La conservación de los documentos de archivo se
debería organizar de forma que se consiga
Satisfacer las necesidades de gestión, presentes y futuras, mediante:
la conservación de información relativa a decisiones y actividades presentes y pasadas como parte de la memoria corporativa para apoyar decisiones y actividades en el presente y en el futuro;
la conservación de elementos de prueba de las actividades presentes y pasadas para cumplir las obligaciones de rendición de cuentas;
la eliminación, lo antes posible de manera sistemática y autorizada, de los documentos que ya no se necesiten; y
la conservación del contexto del documento, lo que permitirá a futuros usuarios juzgar su autenticidad y fiabilidad
Cumplir los requisitos legales, garantizando que se documenta, entiende e implementa la reglamentación aplicable a la gestión de los documentos producidos en el ejercicio de las actividades específicas
Satisfacer las necesidades presente s y futuras de las partes interesadas, tanto externas como internas, mediante: la identificación de los intereses legítimos y exigibles que las partes interesadas
puedan tener en relación con la conservación de los documentos durante un período de tiempo superior al requerido por la propia organización; las partes interesadas pueden ser socios, clientes, otras personas afectadas por las decisiones o acciones de la organización y otros a los que la organización debe facilitar los documentos para cumplir los requisitos de rendición de cuentas.
la identificación y la evaluación de los beneficios legales, financieros, políticos, sociales y de cualquier otro tipo que se deriven de la conservación de los documentos al servicio de la investigación y de la sociedad en su conjunto; y
el cumplimiento en su caso, de las disposiciones reglamentarias de la autoridad archivística competente
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
Clasificación de los procesos de la organización. Es el estudio mediante el cual la organización desarrolla un modelo conceptual del quehacer y cómo realiza ese quehacer. Esto permito desarrollar la forma como se relaciona los documentos tanto con las actividades de la organización como con sus procesos de negocios y contribuirá en etapas posteriores a la toma de decisiones acerca de la creación, incorporación, control, almacenamiento y disposición de los documentos y del acceso a los mismos.
Vocabularios Controlados. Lista de términos enumerados que se derivan de los usados en el cuadro de clasificación. Permiten controlar la terminología usada para formar los títulos de los documentos mediante el establecimiento de los términos aceptados y utilizados en el lenguaje natural de la organización, controlando el uso de sinónimos, homónimos, abreviaturas y acrónimos.
Indización. Proceso por el que se establecen los campos de acceso para facilitar la recuperación de documentos o información.
Programa gestión de documentos. Con junto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestión documental) al interior de cada entidad, tales como la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.
Sistema gestión de documentos. Conjunto de normas y procedimientos para el suministro de información que incorpora el trámite y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.
Trazabilidad de acciones. Proceso de controlar e imponer etapas y plazos en las acciones a quienes las llevan a cabo.
Valoración. Labor intelectual por la cual se determinas los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de ciclo vital.
Metadatos. Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.
Gestión de documentos. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los entidades, desde su origen hasta su destino final con de objeto de facilitar su utilización y conservación.
Disposición. Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección, y/o reproducción.
En que consiste la trazabilidad dentro de un sistema de Gestión DocumentalLa trazabilidad es un conjunto de
acciones, medidas y procedimientos técnicos que permiten identificar y registrar cada documento desde su nacimiento hasta el final de la cadena de gestión, necesario para:
- Identificación de acciones pendientes de ejecución.
- Permitir recuperación de documento.
- Prevenir perdida de archivos.
- Supervisión de la seguridad y mantenimiento de los sistemas, poseer indicios que puedan ser evaluados, con ello se refiere a
los pasos generados con el proceso (Recepción, registro, clasificación, indización, etc).
- Identificar tareas que originaron los documentos individuales.
Trazabilidad de las acciones
Se implanta en sistemas de gestión que han establecido limites temporales a la organización para ejecución de las mismas. Se exige con ello lo siguiente:
- Definición de pasos en respuesta a decisiones o operaciones recogidas en el documento.
- Asignación de responsabilidades.
- Registro de plazos y fechas para con las acciones predefinidas a ejecutarse.
Trazabilidad de la ubicación
Documentar el movimiento de documentos dando con ello la
certeza de la ubicación. El sistema esta en obligación de evidenciar la salida, transmisión, devolución y
transferencia de archivos.
Explique en qué consiste el monitoreo y auditoria en Gestión de Documentos
Periódicamente se debe realizar un control que garantice que los procedimientos y procesos de los sistemas de gestión de
documentos de archivo son conformes con las políticas y requisitos de la organización y que se obtienen los resultados previstos.
Dichas revisiones deberían tener en cuenta el rendimiento de la organización y la satisfacción del usuario con el sistema:
Operaciones de control y auditoría por parte de organismos externos.
Modificación de procesos que se consideren inapropiados o ineficaces.
Se deben documentar la conformidad y la supervisión de los sistemas y conservar los informes resultantes.
De qué trata la declaración de políticas de gestión
Es la exposición de una serie de intenciones de lo que se pretende hacer, de un plan de acción, de actuar y de los procedimientos para conseguirlos. Las organizaciones definen y documentan políticas de
gestión de documentos para garantizar su implementación y su mantenimiento en todos los niveles de la organización. Su éxito
depende del aval y respaldo visible y activo de la alta dirección, y de la atribución de los recursos necesarios para llevar a cabo su
implementación y puesta en marcha.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
FIJACIÓN DE NORMAS CON MEDICIÓN DE GUARDO DE
CUMPLIMIENTO Y APLICACIÓN
APLICACIÓN
DE
POLITICAS
DISEÑO E IMPLEMENTACI
ÓN DE SISTEMAS
CONFORMES CON EL
ENTORNO NORMATIVO
DETERMINACIÓN QUE
DOCUMENTOS SON
NECESARIO Y SU
INCORPORACIÓN AL SISTEMA
INTEGRACIÓN DE LA GESTIÓN
DE DOCUMENTOS
AL PLAN GLOBAL DE LA ORGANIZACIÓN
DISEÑO Y DOCUMENTACI
ÓN
DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
FORMACIÓN A LOS
RESPONSABLES DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL Y AL GUSTO PERSONAL
CONVERSIÓN DE DOCUMENTOS AL
NUEVO SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y A LOS NUEVOS FORMATOS Y
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
BIBLIOGRAFIA
Norma Técnica ISO 15489-1: 2001
Norma Técnica ISO TR 15489-2
ISO 15489-1: 2001. Información y Documentación. Conceptos básicos y propuestas de aplicación Disponible en: www.archiverosdenavarra.org/wp-content/uploads/.../20080612_aan.pdf
Decreto 2609 de 2012. Ministerio de las Tecnologías. Disponible en: www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pd