manual de calidad sistema de gestiÓn de calidad iso …

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01

FECHA VIGENCIA ENERO DE 2014

SGC- MC-001 Pág.: 1 – 48

MANUAL DE CALIDAD

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008

AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U.

PRESENTADO POR:

CRISTIAN ALBERTO MORENO HERNANDEZ

PRESENTADO A:

ING. CARLOS ALBERTO BURITICÁ NOREÑA

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA

FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL

PEREIRA ENERO DE 2014

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 2 – 48

TABLA DE CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD. 1.1GENERALIDADES

INTRODUCCIÓN. ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN

2. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA. 2.1RESEÑA HISTÓRICA. 2.2PORTAFOLIO DE PRODUCTOS 2.3UBICACIÓN 2.4ORGANIGRAMA 2.5DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES. 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 REQUISITOS GENERALES. 4.2 REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN.

4.2.1 GENERALIDADES 4.2.2 MANUAL DE CALIDAD 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN. 5.1COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN. 5.2ENFOQUE AL CLIENTE. 5.3POLÍTICA DE CALIDAD. 5.4PLANIFICACIÓN.

5.4.1OBJETIVOS DE CALIDAD. 5.4.2PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

5.5RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN. 5.5.1RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD. 5.5.2REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

5.5.3COMUNICACIÓN INTERNA. 5.6REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.

5.6.1GENERALIDADES. 5.6.2INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN. 5.6.3RESULTADOS DE LA REVISIÓN.

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 3 – 48

6. GESTIÓN DE RECURSOS 6.1GENERALIDADES 6.2RECURSO HUMANO

6.2.1GENERALIDADES 6.2.2COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN

6.3INFRAESTRUCTURA 6.4AMBIENTE DE TRABAJO 7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.1PLANIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DEL PRODUCTO. 7.2PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO. 7.2.2REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO. 7.2.3COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE:

7.4COMPRAS 7.4.1PROCESO DE COMPRAS 7.4.2INFORMACIÓN DE LA COMPRA 7.4.3VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

7.5PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS. 7.5.1CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO. 7.5.2VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO. 7.5.3IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD 7.5.4BIENES DEL CLIENTE. 7.5.5PRESERVACION DEL PRODUCTO

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1 GENERALIDADES 8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

8.2.1. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE 8.2.2 AUDITORIAS DE CALIDAD 8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS 8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME 8.4 ANÁLISIS DE DATOS 8.5 MEJORA

8.5.1 MEJORA CONTINUA 8.5.2 ACCIONES CORRECTIVA 8.5.3. ACCIONES PREVENTIVAS

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 4 – 48

1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD. 1.1. GENERALIDADES

INTRODUCCIÓN.

Afro Frutas del Pacifico E.U., describe la estructura del Sistema de Gestión de Calidad a través del presente Manual de Calidad, el cual se emplea como referencia para encontrar de forma rápida los procedimientos que son de aplicación en la organización para el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2008. El presente Manual de Calidad y los documentos que del mismo se derivan son de obligatorio cumplimiento para todos los trabajadores de Afro Frutas del Pacifico E.U., los cuales deben velar por su confidencialidad y control. Los procesos, procedimientos y actividades descritas o relacionadas en este manual se encuentran implementados, asumiendo un alto compromiso de nuestros miembros con su cumplimiento creando una cultura de Calidad y mejora continua en la organización.

ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN

El presente Manual de Calidad aplica para los diferentes procesos definidos por la

Organización de la empresa.

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 5 – 48

2. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA. 2.1. RESEÑA HISTÓRICA.

En el año 2008 se constituye la empresa AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., Con el

objetivo de producir y comercializar pulpa de frutas.

Esta es una empresa, que nació de la idea del señor ANDRES MAURICIO SALAZAR,

quien desde el momento de su creación se ha desempeñado como el gerente de esta

compañía, persona ampliamente conocedora del sector económico en el cual se

encuentra la empresa.

Durante todo el tiempo de trabajo en la empresa, se han vinculado personas altamente

capacitadas, los cuales con sus capacidades y experiencias han logrado que la empresa

tenga muy buena aceptación en la región.

Estamos creciendo día a día, mejorando continuamente, y en todo momento, el equipo

humano de AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., tiene bien definido el criterio de

responsabilidad, de profesionalismo y del sentido de pertenencia con nuestros clientes

razón de ser de la empresa.

2.2 PORTAFOLIO DE PRODUCTOS

- Producción y comercialización de pulpa de mango.

- Producción y comercialización de pulpa de mora.

- Producción y comercialización de pulpa de lulo.

- Producción y comercialización de pulpa de guanábana.

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SGC- MC-001 Pág.: 6 – 48

2.3 UBICACIÓN

Pereira

Villa del Prado

Manzana 37 casa 30

2.2 OGANIGRAMA

El organigrama de Afro Frutas del Pacifico E.U., se detalla así.

Nota: Este organigrama está sujeto a cambios, debido a que la empresa está en proceso

de reestructuración.

GERENTE

GENERAL

AUXILIAR

CONTABLE

ASESOR

COMERCIAL

SECRETARIA

COORDINADOR

DE PRODUCCION

OPERARIO

COORDINADOR

SGC

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 7 – 48

2.5 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

MISION.

Somos una empresa una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de

alimentos a base de frutas naturales, procesos que realizamos bajo las normas de calidad

y seguridad que permiten entregar a nuestros clientes productos en óptimas condiciones,

contando con personal altamente capacitado para el desarrollo de las operaciones.

VISION.

Ser una empresa líder en la región en el sector de alimentos naturales a base de frutas en

el año 2015, logrando reconocimiento por la calidad de nuestros productos y mejorando

día a día en los procesos de la compañía.

OBJETIVOS

Mantener una alta calidad en todos los procesos de la organización.

Mejorar los índices de retorno del capital invertido.

Aumentar la productividad e índices de eficiencia de la organización.

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 8 – 48

TIPO DE EMPRESA

AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., es una sociedad Unipersonal., la cual se encarga

de atender a los clientes prestándoles el servicio ya antes mencionados, de una manera

eficiente y eficaz, buscando siempre que los clientes se sientan conforme con los

productos que se le están ofreciendo, a pesar de que somos una empresa pequeña

estamos en ese constante crecimiento para ser cada día mejores.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Evaluación de desempeño: Actividad que se realiza con el fin de acompañar el talento humano para su mejoramiento continuo, a partir de la identificación de los factores a mejorar y el seguimiento de las funciones y responsabilidades propias de cada cargo.

Objetivo de calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad.

PHVA: Planificar, Hacer, Verificar, Actuar.

Política de calidad: Intenciones globales y orientación de una organización, relativas a la calidad.

Responsabilidades: Compromisos adquiridos de acuerdo a los procesos, procedimientos y funciones definidos en cada puesto de trabajo.

S.G.C: Sistema de gestión de la calidad.

Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen al más alto nivel una organización.

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SGC- MC-001 Pág.: 9 – 48

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.1 REQUISITOS GENERALES.

Afro Frutas del Pacifico E.U., de acuerdo a la Norma ISO 9001:2008 establece,

documenta, implementa y mantiene un Sistema de Gestión de la Calidad en busca de la

mejora continua, provisionando recursos e información necesaria para la operación y

seguimiento de los procesos.

Los procesos que realiza la empresa necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad

han sido identificados y se encuentran consideradas en el Mapa de Procesos y en la

respectiva caracterización que se muestra a continuación, allí dichos procesos se

caracterizan mediante el ciclo PHVA (Planificar, Verificar, Hacer y Actuar), además se

especifican sus respectivos proveedores, entradas, salidas, clientes, recursos,

documentos y los indicadores que nos permiten realizar seguimiento a los procesos y

medir su eficacia. Dichos indicadores son objeto de monitoreo periódico para asegurar el

cumplimiento de los requisitos establecidos.

A continuación se presentan:

1) Mapa De Procesos

2) Caracterización De Procesos: Administrativo Financiero

3) Caracterización De Procesos: Operativo

4) Caracterización De Procesos: Sistema de Gestion de Calida

5) Caracterización De Procesos: Comercialización

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SGC- MC-001 Pág.: 10 – 48

MAPA DE PROCESOS

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SGC- MC-001 Pág.: 11 – 48

APOYO

GERENCIA

TALENTO HUMANO

ASESORES COMERCIALES

OPERATIVO

PULPA DE MANGO

PULPA DE LULO

PULPA DE GUANABANA

ESTRATEGICO

SISTEMA DE

CALIDAD

PLANEACION DE UN

SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD ALIANZAS ESTRATÉGIC AS

C

L

I

E

N

T

E

S

P

R

O

V

E

E

D

O

R

E

S PULPA DE MORA DEPARTAMENTO

FINANCIERO

COMERCIALIZACIÓ N

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 12 – 48

-POLITICA DE CALIDAD

-OBJETIVOS DE LA

EMPRESA

-SOLICITUD DE SERVICIO

-MANUAL DE FUNCIONES

-DECRETOS DE LA DIAN

-PERSONAL CAPACITADO.

-PAGO DE SALARIOS

-PAGO DE IMPUESTOS

-COBRO DE LAS CUENTAS

-ALIANZAS CON OTRAS

EMPRESAS.

ACTUAR

-ACCIONES CORRECTIVAS

-ACCIONES PREVENTIVAS

PLANEAR

-PLANEACION DE UN


CALIDAD.

-PLAN DE CAPACITACION.

VERIFICAR

-EVALUACION DEL

DESEMPEÑO.

-REVSION DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO

-AUDITORIAS

HACER

-CAPACITACION DE

TRABAJADORES.

-PAGO DE NOMINA

-PAGO DE IMPUESTO

-CUENTAS POR COBRAR

-COMPROBANTE DE

INGRESOS Y EGRESOS

-ALIANZAS COMERCIALES

PROVEEDORES

- INTERNOS

- EXTERNOS

- GERENTE

- ASESORES COMERCIALES

- ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

- NORMA ISO 9001:2008

- FORMATOS

- NORMA DIAN

- RECURSO HUMANO

- RECURSO FINANCIERO

- PAPELERIA

- COMPUTADOR

- TELEFONO

- Reclamos/satisfacción de los clientes

- Gastos/utilidad neta

- Total pasivo/total Activo

- INTERNOS

- EXTERNOS

- PERSONA JURIDICA

- PERSONA NATURAL

- ALIANZAS CON

OTRAS ENTIDADES

DOCUMENTACION RECURSOS INDICADORES CLIENTES

ENTRADAS PROCESO ADMINISTRATIVO FINANCIERO SALIDAS

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 13 – 48


-OBJETIVOS DE LA

EMPRESA



- CONTRATOS DE

CLIENTES

- SOLICITUD DE SERVICIO

ACTUAR

- ACCIONES CORRECTIVAS

- ACCIONES PREVENTIVAS

PLANEAR

- PLANEACION DE UN


CALIDAD.

- PLAN DE TRABAJO

- PRESUPUESTO

HACER

-PULPA DE MANGO.

- PULPA DE GUANABANA

- PULPA DE LULO

- PULPA DE MORA

VERIFICAR

- EVALUACION DEL

DESEMPEÑO.

- REVISION DEL PROCESO

OPERATRIVO

-AUDITORIAS

- VENTA DE PULPA DE

FRUTAS

-RELACIONES

COMERCIALES POR MEDIO

DE LAS VENTAS

- PULPA DE FRUTAS EN

DIFERENTES

PRESENTACIONES

- INTERNOS

- EXTERNOS

- GERENTE



- NORMA ISO 9001:2008

- FORMATOS

- NORMA DIAN

- RECURSO HUMANO


- PAPELERIA

- COMPUTADOR

- TELEFONO

Reclamos/satisfacción de los clientes



- INTERNOS

- EXTERNOS

- PERSONA

JURIDICA

- PERSONA

NATURAL

- ALIANZAS CON

OTRAS ENTIDADES

PROVEEDORES DOCUMENTACION RECURSOS INDICADORES

CLIENTES

ENTRADAS

SALIDAS PROCESO OPERATIVO

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 14 – 48


-OBJETIVOS DE LA

EMPRESA



- CONTRATOS DE

CLIENTES


ACTUAR

- ACCIONES

CORRECTIVAS

- ACCIONES

PREVENTIVAS

PLANEAR

- PLANIFICAR DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.

- PLANIFICACION DE LAS METAS.

- PLANIFICAR DOCUMENTACION Y GESTION DE LOS PROCESOS

HACER

- COMPLEMENTAR

DOCUMENTCION Y

GESTION DE LOS

PROCESOS.

- CONTROL Y DIRECCION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.

-CONTROL Y DIRECCION DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA.

VERIFICAR

-EVALUAR EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.

- REVISION DEL DESEMPEÑO DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.

-AUDITORIAS

- DECISION DE MEJORA

CONTINUA.

- CUMPLIMIENTO DE

POLITICAS DE CALIDAD

- EFICIENTE MANEJO DE LOS

PROCESOS.

- INTERNOS

- EXTERNOS

- GERENTE



- NORMA ISO 9001:2008

- FORMATOS

- NORMA DIAN

- MANUAL DE FUNCIONES

-MANUAL DE CALIDAD

- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

- ACTAS DE COMITE

- RECURSO HUMANO


- PAPELERIA

- COMPUTADOR

-Reclamos/satisfacción de los clientes



- INTERNOS

- EXTERNOS

- PERSONA JURIDICA

- PERSONA NATURAL

- ALIANZAS CON

OTRAS ENTIDADES

INDICADORES

RECUSRSOS

DOCUMENTACION

PROVEEDORES

CLIENTES

ENTRADAS SALIDAS PROCESOSISTEMA DE CALIDAD

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 15 – 48


-OBJETIVOS DE LA

EMPRESA



- CONTRATOS DE

CLIENTES


ACTUAR

- ACCIONES

CORRECTIVAS

- ACCIONES

PREVENTIVAS

PLANEAR




HACER

- ALIANZAS

ESTRATEGICAS.

- PARTICIPAR EN LICITACIONES.

-PROMOCIONAR LAS PULPAS DE FRUTAS.

VERIFICAR



-AUDITORIAS

- ALIANZAS ESTRATEGICAS.

- CONTRATOS DE VENTA DE

PULPAS CON NEGOCIOS DEL

SECTOR ALIMENTOS

- PROMOCIONES DE VENTA

DE LAS PULPAS.

- INTERNOS

- EXTERNOS

- GERENTE



- NORMA ISO 9001:2008

- FORMATOS

- NORMA DIAN


-MANUAL DE CALIDAD


- ACTAS DE COMITE

- RECURSO HUMANO


- PAPELERIA

- COMPUTADOR




- INTERNOS

- EXTERNOS

- PERSONA JURIDICA

- PERSONA NATURAL

- ALIANZAS CON

OTRAS ENTIDADES

INDICADORES

RECUSRSOS

DOCUMENTACION

PROVEEDORES

CLIENTES

ENTRADAS SALIDAS PROCESOSISTEMA DE CALIDAD COMERCIALIZACION

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 16 – 48

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 17 – 48

4.2 REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN.

4.2.1 GENERALIDADES

El presente manual de calidad contiene una documentación clara y organizada que

sirve de soporte para exponer las acciones realizadas por Afro Frutos del Pacifico

E.U., con el fin de cumplir con los requisitos exigidos en la norma ISO- 9001:2008.

La documentación del sistema de gestión calidad de la organización incluye la política

y objetivos de calidad, el manual de calidad, los procedimientos documentados

requeridos, otros documentos necesarios que garantizan el correcto funcionamiento de

los procesos y los registros requeridos para demostrar la conformidad.

4.2.2 MANUAL DE CALIDAD

Afro Frutas del Pacifico E.U., establece y mantiene el presente Manual de Calidad

para el manejo del Sistema de Gestión de Calidad de la organización descrito en el

numeral anterior.

4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

Afro Frutas del Pacifico E.U., con el fin de lograr el correcto funcionamiento del

Sistema De Gestión de la Calidad los documentos requeridos son controladas de

acuerdo al Procedimiento Para Control De Documentos. (PD-GC-001)

4.2.4 CONTROL DE REGISTROS

Con el fin de proporcionar la evidencia de conformidad con los requisitos necesarios

para el buen funcionamiento del Sistema De Gestión de la Calidad Afro Frutas del

Pacifico E.U., tiene establecido el Procedimiento Para Control De Registros. (PD-

GC-002)

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 18 – 48

CONTROL DE DOCUMENTO PD-GC-001

DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1. Solicitar la autorización para la modificación o actualización de documentos.

2. Analizar la solicitud.

3. ¿Es aprobada la solicitud?

4. Realizar el registro en el formato de Modificación o Actualización de documentos FT-GC-003

5. Modificar o actualizar el documento.

6. Revisar el documento.

7. ¿Es funcional y se adecua a los objetivos de la

organización?

8. Aprobar el documento.

9. Adecuar el documento según la norma

fundamental.

10. Incluir el documento en la Lista maestra de

Documentos FT-GC-001.

11. Recoger el documento obsoleto.

12. Dar a conocer a todo el personal el nuevo

documento.

Encargado de modificar el

documento correspondiente,

Representante de la dirección

del S.G.C


para el S.G.C.

Encargado de modificar el

documento correspondiente.


para el S.G.C.

Gerente general

Gerente general.


para el S.G.C

SI

1

2

3

9

8

4

5

6

7

10

11

I

T

NO

SI

NO

12

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 19 – 48

CONTROL DE REGISTROS PD-GC-002

DIAGRAMA DE FLUJO


RESPONSABLE

1. Diligenciar el formato de registro

correspondiente según el área.

2. Entregar el registro a la secretaria.

3. ¿Están los registros completos,

correctos y legibles?

4. Archivar los registros en orden

según el código del registro.

La persona encargada

de diligenciar el formato.

La persona encargada

de diligenciar el formato.

Secretaria.

Secretaria.

I

1

2

4

3

SI

T

NO

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 20 – 48

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN.

La alta dirección de Afro Frutas del Pacifico E.U., proporciona su compromiso con el

desarrollo e implementación del Sistema De Gestión de la Calidad en la empresa a

través de:

Evolución del Sistema de calidad.

Verificación del cumplimiento de política y objetivos de calidad.

Información suministrada por los clientes.

Dificultades presentadas y posibles causas.

Soluciones propuestas.

Compromiso del personal involucrado en el proceso.

En las reuniones que se realizaran la empresa se encargara de evaluar la necesidad

de los recursos necesarios para el desarrollo del sistema gestión de calidad y asegurar

la disponibilidad de los mismos.

Para evidenciar la revisión por parte de la dirección, en todas las reuniones, se

consignara la información obtenida en el “Formato Actas de Reunión FT-PA-007”.

.

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE.

Las labores de Afro Frutas del Pacifico E.U., están enfocadas a la satisfacción del

cliente a través del cumplimiento de todos los requisitos relacionados con el producto

que se encuentran en el numeral 7.2.1 del presente manual.

La medición de la satisfacción del usuario se evalúa como lo establece el numeral

8.2.1 del presente manual, la alta dirección se asegura de analizar dicha información

en sus reuniones trimestrales.

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 21 – 48

5.3 POLITICA DE CALIDAD.

Afro Frutas del Pacifico E.U., es una empresa que se dedica a la producción y

comercialización de pulpa de frutas como; pulpa de mago, pulpa de lulo, pulpa de

guanábana, pulpa de mora, basándonos en las especificaciones de los clientes,

logrando obtener la satisfacción de los mismos con los productos ofrecidos, contando

con el personal calificado, infraestructura y tecnología adecuada para garantizar el

cumplimiento eficaz y eficiente del sistema de gestión de calidad.

5.4 PLANIFICACIÓN.

5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD.

Los objetivos de calidad son establecidos y evaluados por la dirección y el comité de

calidad de Afro Frutas del Pacifico E.U., Dichos objetivos están enfocados al

cumplimiento de la política de calidad, tienen asignado un responsable, un plan de

acción, fecha de cumplimiento y se mide a través de indicadores.

Se les hará seguimiento y se presentaran informes que serán analizados en las juntas

del comité de calidad.

A continuación se presentan los objetivos de calidad:

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 22 – 48

OBJETIVOS DE CALIDAD COORPORATIVOS

POLITICA OBJETIVO META

AÑO 2014

META

AÑO 2015

INDICADOR

RESPONSABLE

ESTRATEGIA

PLAN DE ACCION

FECHA DE

CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

SA

TIS

FA

CC

IÓN

AC

CIO

NIS

TA

S

AUMENTAR

RENTABILIDAD 60% 85%

Utilidad Neta

Ingresos

= Rentabilidad

TODOS

* Aumentar clientes

* Mejorar servicio

31/12/2015 MENSUAL

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 23 – 48

DISMINUIR GASTOS 6.500.000

Disminuir en

un 10% con

referencia al

año anterior

Gastos del

presente año__

Gastos del

año anterior

=INDICE DE

CONTROL DE

GASTOS

TODOS

* Reciclar papelería

* Disminuir reproceso

* Hacer uso eficiente

de los recursos que se

tienen.

* Comprar elementos

de aseo más baratos.

* Ahorro energía

* Ahorro teléfono.

31/12/2015 MENSUAL

AUMENTAR UTILIDAD

NETA 20.550.000 40.500.000 $ TODOS

* Aumentar clientes

* Mejorar servicio

* Disminuir gastos

* Alcanzar certificación

ISO 9001:2008

31/12/2015 MENSUAL

AUMENTAR FLUJO DE

CAJA 1.800.000 3.500.000 $ TODOS

* Aumentar clientes

* Mantener una

rotación de cartera

máximo 20 días.

31/04/2015 NENSUAL

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 24 – 48


AÑO 2014

META

AÑO

2015

INDICADOR

RESPONSABLE

ESTRATEGIA

PLAN DE ACCION

FECHA DE

CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

SA

TIS

FA

CC

IÓN

CLIE

NT

ES

ALCANZAR

CERTIFICACIÓN ISO

9001:2008

0% 100%

Número de

actividades

realizadas____

Número de

actividades

programadas

= INDICE DEL

CUMPLIMIENTO

DEL

PROGRAMA DE

TRABAJO

TODOS

* Implementar

los procesos y

procedimientos

según los

requerimientos de la

norma.

* Conformar el

comité de calidad.

* Realizar

auditorías internas.

31/12/2015 MENSUAL

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 25 – 48 S

AT

ISF

AC

CIÓ

N

CLIE

NT

ES

IN

TE

RN

OS

AUMENTAR Y

MANTENER

ACTUALIZADO A

TODO EL PERSONAL

DE LA EMPRESA

0% 100%

Número de

capacitaciones

__realizadas___

Número de

capacitaciones

Programadas

= INDICE DEL

PERSONAL

CAPACITADO

TODOS

* Identificar el

personal que debe

recibir la

capacitación.

* Aplicar el plan de capacitación que apoye el logro de los objetivos de calidad.

* Seleccionar el

organismo o persona

que realizará la

capacitación.

* Promover la

capacitación en

todos los niveles.

31/12/2015

MENSUAL

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 26 – 48

PROCESO ADMINISTRATIVO


AÑO 2014

META

AÑO 2015

INDICADOR

RESPONSABLE

ESTRATEGIA

PLAN DE ACCION

FECHA DE

CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

SA

TIS

FA

CC

IÓN

AC

CIO

NIS

TA

S

AUMENTAR


Utilidad Neta

Ingresos

= Rentabilidad

TODOS

* Aumentar clientes

* Mejorar servicio

* Disminuir gastos. 31/12/2015 MENSUAL

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 27 – 48


Disminuir en

un 10% con

referencia al

año anterior

Gastos del

presente año__

Gastos del

año anterior

=INDICE DE

CONTROL DE

GASTOS

TODOS





tienen.

* Comprar elementos

de aseo mas baratos.

* Ahorro energía

* Ahorro teléfono.

31/12/2015 MENSUAL

AUMENTAR UTILIDAD

NETA 20.550.000 40.500.000 $ TODOS

* Aumentar clientes

* Mejorar servicio

* Disminuir gastos

31/12/2015 MENSUAL

AUMENTAR FLUJO DE

CAJA 1.800.000 3.500.000 $ TODOS

* Aumentar clientes

* Mantener una


máximo 20 días.

31/12/2015 NENSUAL

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 28 – 48


AÑO 2014

META

AÑO 2015

INDICADOR RESPONSABLE ESTRATEGIA

PLAN DE ACCION

FECHA DE

CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

SA

TIS

FA

CC

IÓN

AC

CIO

NIS

TA

S

DISMINUIR ROTACIÓN

DE CARTERA

Máximo 20

días

Máximo 20

días SECRETARIA

*Facturar cuentas de cobro de cada mes, para recibir su respectiva cancelación.

* Llamar a recordar cuenta de cobro a clientes morosos.

31/12/2015 MENSUAL

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 29 – 48 S

AT

ISF

AC

CIÓ

N

CLIE

NT

ES

ALCANZAR

CERTIFICACIÓN ISO

9001:2008

0% 100%

Número de

actividades

realizadas____

Número de

actividades

programadas

= INDICE DEL

CUMPLIMIENTO

DEL

PROGRAMA DE

TRABAJO

TODOS

* Implementar

los procesos y

procedimientos

según los

requerimientos de la

norma.

* Conformar el

comité de calidad.

* Realizar

auditorías internas.

31/12/2015 MENSUAL

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 30 – 48


AÑO 2014

META

AÑO 2015


PLAN DE ACCION

FECHA DE

CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

SA

TIS

FA

CC

IÓN

CLIE

NT

ES

DISMINUIR RECLAMOS 3 reclamos

por mes

O reclamos

por mes. TODOS

* Cumplir con los

requisitos que el

cliente tiene.

- Estar atento a

cada una de las

sugerencias o

reclamos que hagan

los clientes.

- Ofrecer un

servicio de calidad.

31/12/2015 MENSUAL

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 31 – 48

OBJETIVOS DE CALIDAD PROCESO OPERATIVO


AÑO 2014

META

AÑO 2015


PLAN DE ACCION

FECHA DE

CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

SA

TIS

FA

CC

IÓN

AC

CIO

NIS

TA

S

AUMENTAR


Utilidad _ neta

Ingresos

= Rentabilidad

TODOS

* Aumentar clientes

* Mejorar servicio

* Disminuir gastos 31/12/2015 MENSUAL

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 32 – 48


Disminuir

en un 10%

con

referencia

al año

anterior

Gastos del

presente año__

Gastos del

año anterior

=INDICE DE

CONTROL DE

GASTOS

TODOS





tienen.

* Comprar elementos

de aseo más baratos.

* Ahorro energía

* Ahorro teléfono.

31/12/2015 MENSUAL

AUMENTAR UTILIDAD

NETA 20.550.000 40.500.000 $ TODOS

* Aumentar clientes

* Mejorar servicio

* Disminuir gastos

* Alcanzar certificación

ISO 9001:2008

31/12/2015 MENSUAL

AUMENTAR FLUJO DE

CAJA 1.800.000 3.500.000 $ TODOS

* Aumentar clientes

* Mantener una


máximo 20 días.

31/12/2015 NENSUAL

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 33 – 48


AÑO 2014

META

AÑO 2015


PLAN DE ACCION

FECHA DE

CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

SA

TIS

FA

CC

IÓN

CLIE

NT

ES

ALCANZAR

CERTIFICACIÓN ISO

9001:2008

0% 100%

Número de

actividades

realizadas____

Número de

actividades

programadas

= INDICE DEL

CUMPLIMIENTO

DEL

PROGRAMA DE

TRABAJO

TODOS

* Implementar

Los procesos y

procedimientos según

los requerimientos de

la norma.

* Conformar el

comité de calidad.

* Realizar auditorías

internas.

31/12/2015 MENSUAL

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 34 – 48

5.4.2 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.

En Afro Frutas del Pacifico E.U., se lleva a cabo el sistema de gestión de la calidad a

través de su planificación, este proceso debe ser continuo, y debe estar acompañado

de revisiones periódicas por parte de la dirección, con el fin de alcanzar los objetivos

de calidad propuestos por la organización y cumplir así con los requisitos exigidos por

el cliente.

Toda la planificación del Sistema de Gestión de Calidad debe ser elaborada por

etapas, para que la empresa las pueda ejecutar y así alcanzar la integridad de los

procesos y de la organización. El plan de calidad desarrollado por la empresa se

encuentra en el manual de procedimientos.

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN.

5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.

Afro Frutas del Pacifico E.U., cuenta con el organigrama general de la institución. Las

responsabilidades y autoridades que se requieren para los diferentes cargos están

definidas en el manual de Funciones por proceso de la organización.

La descripción de cada uno de los cargos se encuentra en el manual de funciones.

5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

Afro Frutas del Pacifico E.U., por ser una empresa pequeña, el gerente general fue

designado como representante de la dirección en el proceso de aseguramiento del

sistema de gestión de la calidad y lo ha dado a conocer a todo el personal por medio

de una carta. Ver Anexo No. 1 “CARTA CORRESPONDIENTE AL NOMBRAMIENTO

DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN” el cual se encuentra en el manual de

procedimiento en el sistema documentado de gestión de calidad.

Es responsabilidad del representante de la dirección:

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 35 – 48

Cumplir con todas las actividades establecidas en el manual de la calidad para

garantizar que el sistema de gestión de la calidad funcione eficientemente y se

esté cumpliendo los requisitos exigidos por la norma ISO 9001: 2008.

Estar en permanente contacto con la alta gerencia para informar sobre el

desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de

mejora.

Garantizar que todas las personas en la organización conozcan lo que el cliente

desea.

Velar por la mejora continua del sistema de gestión de la calidad.

Garantizar que la empresa está preparada para la auditoría inicial de certificación

y para las auditorías periódicas necesarias.

5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA.

En Afro Frutas del Pacifico E.U., la información que debe ser comunicado dentro de la

empresa se hará por mediante correos electrónicos, carteleras, telefónica o

personalmente, dependiendo en cada caso del tipo de información y de su

importancia. Toda la información generada dentro de la organización que requiera ser

divulgada dentro de la misma debe ser aprobada por el gerente con anterioridad

además será controlada por medio de un formato de Comunicación Interna FT-GC-

008”, con el propósito de que quede constancia de la entrega y del tema tratado.

5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.

5.6.1 GENERALIDADES.

La dirección de Afro Frutas del Pacifico E.U., Con el propósito de cumplir con los

objetivos y la política de calidad de la organización estipulada en el presente manual

de calidad, revisa semestralmente la eficacia del Sistema De Gestión De Calidad

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 36 – 48

implementado en la organización, para de esta manera asegurar su conveniencia,

adecuación, eficacia y mejora continua.

5.6.2 INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN.

Las revisiones realizadas por la gerencia general al sistema de gestión de la calidad

deben estar soportadas en la siguiente información:

Resultados de auditorías externas y/o internas.

Retroalimentación de clientes.

Estado de las acciones correctivas y preventivas.

Seguimiento a las actividades generadas en la anterior revisión.

Seguimiento al cumplimiento de los objetivos de calidad.

Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad.

Recomendaciones del comité encaminadas al mejoramiento del sistema de gestión

de la calidad.

Cumplimiento de la frecuencia de las auditorías.

5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISIÓN.

La dirección de la empresa debe revisar el sistema de gestión de calidad basándose

en el informe presentado y estudiado por el comité de calidad, dejando consignados

los resultados de la revisión en actas teniendo en cuanta su establecimiento de

acuerdo a:

• Cumplimiento de los objetivos y revisión de la política.

• Se debe buscar la eficacia del sistema de gestión de la calidad por medio del

mejoramiento continuo de los procesos.

• El mejoramiento del servicio, teniendo en cuenta la retroalimentación del

cliente.

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 37 – 48

• De acuerdo con las necesidades identificadas en la revisión, se asignan

recursos.

6. GESTIÓN DE RECURSOS

6.1 GENERALIDADES

El óptimo desempeño del Sistema de Gestión de Calidad en nuestra organización

garantiza un eficaz suministro de los diferentes recursos de acuerdo al requerimiento y

las necesidades para el mantenimiento, sostenibilidad y mejoramiento del sistema de

calidad buscando aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus

requisitos.

6.2 RECURSO HUMANO

6.2.1 GENERALIDADES

En la empresa, contamos con personal capacitado para el desarrollo de las diferentes

actividades propias de cada puesto de Trabajo, nos aseguramos de involucrar

personas de acuerdo a las competencias establecidas en los manuales de funciones.

6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN

Afro Frutas del Pacifico E.U., con el fin de garantizar la tenencia de Personal

competente, capacitado, con destrezas, y la educación y experiencia necesarios para

el desarrollo de sus actividades, cuenta con un manual de funciones para los

diferentes procesos, donde se detallan las competencias y habilidades necesarias

para desarrollar eficientemente las tareas pertinentes a cada puesto de trabajo. Los

empleados son capacitados en la forma eficaz de manera que puedan ejecutar sus

actividades buscando siempre mantener nuestros altos estándares de calidad.

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 38 – 48

6.3 INFRAESTRUCTURA

La empresa posee las instalaciones pertinentes para el normal y correcto

funcionamiento de las operaciones de la organización, se tiene acceso a los diferentes

servicios públicos como son (energía eléctrica, internet, telefonía, agua, transporte,

etc.), brindando a los trabajadores, clientes y proveedores, conformidad, satisfacción y

seguridad.

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO

Para garantizar la calidad de nuestros servicios hemos considerado fundamental la

satisfacción del personal que realiza las actividades, por lo tanto es de vital

importancia garantizarles las mejores condiciones posibles para poder realizar sus

actividades diarias de forma eficiente.

Como consecuencia a esto se ha buscado desarrollar estrategias que permitan

garantizar en óptimas condiciones los siguientes fenómenos:

Temperatura

Iluminación

Ruido

Seguridad

Ventilación Así mismo, se ha desarrollado un Programa de Salud Ocupacional en el cual se ha construido el Panorama de Riesgos, y con este desarrollar mecanismos que permitan minimizarlos. Posteriormente se harán actualizaciones periódicas para la detección y disminución de estos y con ello propender a un mayor Bienestar y Seguridad de los empleados.

7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

7.1 PLANIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DEL PRODUCTO.

La empresa tiene planificados y desarrollados los procesos necesarios para la

prestación del servicio el cual se encuentra en el manual de procedimientos.

Esta planificación es coherente con los otros procesos del sistema de gestión de

calidad. Además contiene las actividades de revisión, verificación, validación,

liberación, medición, seguimiento, inspección, realizando la documentación pertinente,

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 39 – 48

como evidencia que los procesos cumplen con los requisitos del servicio y se controlan

de acuerdo al procedimiento de Control de documentos y registros, numeral 4.2.3 y

4.2.4

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS

CON EL PRODUCTO.

Los requisitos especificados por el cliente son canalizados a través de la solicitud

realizada para la prestación de servicios. Esta solicitud es registrada en el formato de

Comunicación Externa FT-PA-008”, por la secretaria, después de canalizar la solicitud,

se inicia con el PLAN DE CALIDAD DE CONTRATACION. Para los servicios que

ofrece la empresa.

Según el servicio a prestar, se inician las etapas de ejecución dando cumplimiento a

los requisitos legales y reglamentarios, a los especificados y no especificados por el

cliente. El plan de calidad para cada servicio se encuentra en el manual de

procedimientos del sistema documentado de gestión de calidad numeral 7.1.

7.2.2 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL

PRODUCTO.

La empresa se encarga de revisar muy bien cuáles son los requisitos que el cliente

tiene, y de allí parte para ofrecerle un servicio de buena calidad:

Los requisitos del producto están definidos, como se describe en el numeral 7.2.1 de este manual.

Las diferencias entre los requisitos del producto y los requisitos del cliente estén resueltas.

Es posible cumplir con el compromiso.

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 40 – 48

Una vez hecha esta revisión y con la aprobación del cliente, se da inicio a la prestación

del servicio, y se realizan revisiones periódicas y se mantiene una constante

comunicación con el cliente para evaluar que las especificaciones si se estén

cumpliendo, o si se realiza algún tipo de cambio, para contar con su aprobación.

Los registros que se generen de esta revisión, se controlan como lo establece el

procedimiento Control de Registros, en el formato “Revisión de los requisitos

relacionados con el Servicio FT-PP-001”

7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE:

La empresa tiene determinados unos canales de comunicación eficaces con los

clientes para: entregar y obtener información sobre el servicio, consultas, contratos,

incluyendo las reclamaciones, la retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas.

Las disposiciones para realizar los procesos de comunicación con el cliente se

documentan en los perfiles de cargo, para los funcionarios que tiene la responsabilidad

y autoridad de informar, atender y retroalimentar las inquietudes del cliente, respecto

del servicio.

La información emitida por el cliente se recopila y se registra en el formato

comunicación Externa (FT-PA-008).

7.4 COMPRAS

7.4.1 PROCESO DE COMPRAS

La empresa tiene definido un procedimiento de compras el cual se encuentra definido

en el manual de procedimientos en el sistema documentado de gestión de calidad

como anexo 2 procedimiento de compras PD-PA-006

7.4.2 INFORMACIÓN DE LA COMPRA

La información referente a la compra de productos o servicios necesarios por los

empleados para la realización de sus funciones es transmitida a la secretaria.

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 41 – 48

Para las compras, se busca a los candidatos en el formato “Lista de Proveedores

Seleccionados FT-PA-009”, y se solicita una cotización ya sea por escrito o en forma

verbal. Si es verbal se diligencia el formato “Cotización de Proveedores FT-PA-010”.

Posterior a esto se realiza la orden de compra, la cual debe ser diligenciada por la

secretaria y contener todas aquellas especificaciones técnicas que describan de la

manera mas clara el producto o servicio, a demás de establecer las cantidades, valor

unitario, valor total, tiempo de entrega y forma de pago, como se muestra en el

respectivo formato “Orden de Compra FT-PA-011”, esta debe estar autorizada y

firmada por el gerente general.

7.4.3 VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

La secretaria, verifica la compra de los productos y/o servicios, con la orden de

compra, inspeccionando que el proveedor entregue los productos solicitados. Se

verificara las cantidades, el precio, y visualmente los atributos de calidad, si todo esta

conforme se dará el visto bueno en la factura u orden de remisión. Si parte o el total

del pedido es no conforme se diligenciará el formato para verificación de productos

comprados “Quejas y Devoluciones al Proveedor FT-PA-013”, procediendo a la

reclamación respectiva. Este registro es archivado en la carpeta de proveedores, como

soporte y evidencia para la evaluación de su desempeño.

Si el producto es conforme, la secretaria da el visto bueno de los productos

comprados, se liberan y da autorización para su utilización.

7.5. PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS.

7.5.1. CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL

SERVICIO.

Para el control de los servicios ofrecidos por la empresa, se debe tener en cuenta los

siguientes factores como son el método de trabajo, y el equipo humano capacitado, los

cuales afectan directamente la calidad del servicio, por consiguiente se debe tener

control de cada factor.

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 42 – 48

INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Cada asesor de acuerdo a los Planes de Calidad establecidos para cada uno de los

servicios que ofrece la empresa realiza sus revisiones, con el fin de asegurar que las

operaciones del servicio se están realizando conforme a la ley y a los requisitos

exigidos por el cliente.

EQUIPO HUMANO

La empresa cuenta con personal altamente capacitado, y con experiencia en el

campo, esto permite que la empresa pueda generar confianza en los clientes, los

cuales son la razón de ser de la compañía, ya que son la principal motivación por la

cual la empresa existe.

Si se da la necesidad de vincular a un nuevo asesor, la empresa garantiza la

contratación del personal idóneo, realizando el procedimiento de Selección e

Inducción de personal, basados en las especificaciones del cargo a desempeñar

descritas previamente en el Manual de Funciones de la empresa.

Además la empresa realiza una mini encuesta de satisfacción del cliente y, mes tras

mes se habla con los clientes para conocer su opinión sobre el servicio que se esta

prestando.

7.5.2 VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE

LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO.

Debido a que los procedimientos que aplica la empresa no son para nada

complicados, la empresa esta muy al pendiente de cualquier situación que se pueda

presentar en la prestación del servicio, para corregirlo y evitar que vuelva a presentar,

además porque el personal con el que se cuenta esta muy bien capacitado para

resolver cualquier situación que pueda perjudicar a la empresa, también tenemos en

cuenta las leyes del gobierno para las empresas dedicadas a trabajar en este campo.

La empresa tiene todo documentado en la norma ISO, y eso ayuda a validar todos los

procesos que la empresa realiza.

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 43 – 48

7.5.3. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD

Para identificar lo de cada cliente, la empresa maneja un archivo físico, donde a cada

uno de los clientes se les ha asignado una carpeta con todos los documentos

relacionados con el servicio que le ha ofrecido la empresa hasta la actualidad.

7.5.4. PROPIEDAD DEL CLIENTE.

Los bienes suministrados por los clientes a la empresa, pueden ser terrenos,

propiedades, información en borrador, medio magnético, todos los bienes

suministrados a la empresa son identificados por la empresa por medio de una carpeta

que se le asigna a cada uno de ellos, una vez utilizados cada uno de estos la empresa

hace entrega de los bienes a cada uno de los clientes.

Cuando se presenta algún daño en el bien suministrado a la empresa, esta se

comunica con el cliente, para informarle sobre la situación y así poder establecer la

solución mas adecuada.

7.5.5 PRESERVACION DEL PRODUCTO

Cuando por alguna razón, la empresa posee algún documento del cliente, relacionado

con el servicio que ofrece la empresa, y el asesor responsable no los puede entregar

personalmente, estos documentos podrán ser recogidos por personal del cliente y si

no es posible, la entrega se hará por medio de una empresa de mensajería todos

estos documentos son empacados en sobre de manila para garantizar así su cuidado

y preservación, como soporte de esta entrega, se exigirá la firma de la persona que

recibe el documento, con la fecha de entrega y el nombre del documento.

En cuanto a los inmuebles que la empresa administra, estos tienen todo el derecho de

exigirle al inquilino o arrendatario que le permita ver el predio en el momento en que

ellos deseen hacerlo, para revisar que el inmueble se encuentre en buen estado.

8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

8.1 GENERALIDADES

Con el fin de realizar las actividades de medición, análisis y mejora del sistema de

gestión de la calidad, Afro Frutas del Pacifico E.U., ha determinado utilizar las

siguientes técnicas estadísticas:

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 44 – 48

Lluvia de Ideas

Análisis Causa-Efecto (Espina De Pescado)

Estas técnicas permitirán controlar, registrar y evidenciar el desarrollo de dicho

sistema.

El procedimiento de cada una de estas dos técnicas se encuentra en el manual de

procedimientos.

8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

8.2.1. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Como una medida del desempeño al Sistema De Gestión De Calidad, la empresa

tiene presente que la satisfacción del cliente es vital para la compañía y por ende

realiza el seguimiento del cumplimiento de sus requisitos, por tal motivo se han

desarrollado los procedimientos para la evaluación de la satisfacción de los clientes en

lo relativo a nuestros servicios y nuestra organización, por medio de una encuesta que

se realiza a los clientes logramos comprender que tan eficiente y eficaz ha sido

nuestro servicio, con la información que la empresa recoge con la aplicación de la

encuesta, la compañía se encarga de desarrollas acciones correctivas y preventivas

para lograr la satisfacción total de los clientes.

8.2.2 AUDITORIAS DE CALIDAD

Afro Frutas del Pacifico E.U ., tiene un procedimiento definido para la auditoria interna

de calidad conocido con el nombre de PLANIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DE

AUDITORÍAS INTERNAS PD-GC-003, el cual se encuentra en el manual de

procedimientos.

8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS.

Para realizar las mediciones de cada uno de los servicios que ofrece la empresa se

cuenta con un plan de calidad y con personas altamente capacitadas los cuales en el

desarrollo de cada una de las etapas implicadas en la prestación del servicio realizan

sus revisiones.

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 45 – 48

La medición y seguimiento de todos los procesos, se hará a través del análisis y

seguimiento mensual de los objetivos de calidad planteados para verificar su

cumplimiento y gestión, en caso de que no se estén alcanzando las metas planteadas

se establecerán las acciones correctivas y preventivas para alcanzarlas. La medición y

seguimiento de la satisfacción de todos nuestros clientes se hará aplicando una

encuesta anual, igualmente el gerente general pedirá un informe a cada uno de los

trabajadores y se comunicará con cada uno de los clientes para revisar que los

requisitos se estén cumpliendo, de no ser así, en cualquiera de los casos y si es

necesario se establecerán las acciones correctivas y preventivas para garantizar un

servicio acorde a las expectativas y necesidades de éste.

8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO

Cada uno de los servicios ofrecidos por la empresa han sido documentados a través

de un plan de calidad a través del cual se realizara la medición y seguimiento, cuando

la propuesta de servicios es aceptada por el cliente, éste da evidencia de que los

requisitos allí consignados son los exigidos por él, posterior a la aceptación se da

comienzo al respectivo plan de calidad según el servicio solicitado. Ver numeral 7.1 del

manual de procedimientos Planificación de la Realización del Producto, del sistema

documentado de gestión de calidad.

Esta es una manera eficiente que tiene la empresa para hacer un buen seguimiento

acerca del servicio que se le esta ofreciendo.

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME PD-GC-004

Durante el desarrollo de cualquiera de los servicios ofrecidos por la empresa, el

trabajador es el encargado de realizar las revisiones y garantizar el cumplimiento de

los requisitos del cliente, los legales y reglamentarios y los no especificados por el

cliente consignados en el respectivo plan de calidad.

Cuando se presenta una no conformidad ya sea por deficiencia técnica o

incumplimiento en alguno de los requisitos, el trabajador deberá corregir el error

presentado y eliminar el documento asociado con el fin de prevenir su uso o entrega

no intencional.

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 46 – 48

Cada uno de los trabajadores deberá presentar un informe al gerente general de

manera mensual, con el objetivo de conocer los problemas presentados durante ese

tiempo, para poder corregirlos y así poder evitar que se vuelvan a presentar en el

futuro. Igualmente el Gerente general se encargara de hacer las respectivas

revisiones y verificación de los servicios prestados, y si se presenta la necesidad de

comunicarse con alguno de los clientes, las observaciones que se hagan serán

registradas en el formato Revisión del Servicio FT- PP- 001, estas no conformidades

serán recopiladas analizadas y evaluadas en las reuniones de comité de calidad.

También para poder realizar un buen control del servicio prestado, se hace un buen

provecho de la comunicación que se realiza con los clientes.

8.4 ANÁLISIS DE DATOS

Con el fin de analizar la información y demostrar la eficacia del sistema de gestión de

la calidad, la empresa ha determinado utilizar las siguientes técnicas estadísticas,

Diagrama Causa – Efecto y Lluvia de Ideas, las cuales permitirán realizar el análisis,

encontrar las tendencias y determinar la(s) área(s) donde existen los problemas o

donde pueden necesitarse mejoras. El procedimiento de cada una de estas técnicas

se encuentra en el manual de procedimientos numeral 8.1.

Como ejemplo, el análisis de los datos relacionados con la satisfacción del cliente, se

hará aplicando una encuesta anual, para esto el gerente general ha asignado a la

secretaria , la cual debe recopilar y presentar la información en diagramas de barra

o circulares, posterior a esto, se realizará una reunión con la mayor parte de los

empleados y a través de lluvia de ideas se identificaran las causas de los problemas

principales aplicando el Diagrama Causa-Efecto (Espina de Pescado), finalmente y

con la aprobación de los asistentes se establecerían las acciones correctivas y

preventivas para eliminar los fallas presentadas.

MANUAL DE CALIDAD

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SGC- MC-001 Pág.: 47 – 48

8.5 MEJORA

8.5.1 MEJORA CONTINUA

En la empresa se conformó el comité de calidad, con el fin de canalizar, retroalimentar

el desempeño de la empresa y velar por el mejoramiento continuo del sistema de

gestión de la calidad.

A través de los indicadores de gestión, el comité de calidad revisa y evalúa el

cumplimiento de la política, objetivos de calidad, desempeño del sistema y en el

tiempo, el desempeño laboral. Cuando no se están cumpliendo las metas, el comité

establece las acciones correctivas y preventivas a implementar.

Igualmente se cuenta con las auditorías internas de calidad, a través de las cuales se

realiza un examen sistemático para determinar si las actividades planificadas que

buscan el mejoramiento continuo de la organización y los resultados asociados,

corresponden a los esperado y planificado.

8.5.2 ACCIONES CORRECTIVAS

ACCIONES CORRECTIVAS PD-GC-005

En Afro Frutas del Pacifico E.U., el comité de calidad se reúne periódicamente cada

tres meses para evaluar el sistema de gestión de la calidad y formular las acciones

correctivas necesarias según los problemas encontrados.

Para el estudio de las causas de los problemas más representativos, la empresa

recopila toda la información y a través del análisis de datos y las técnicas estadísticas

mencionadas anteriormente en el numeral 8.1, el comité establece las acciones

correctivas necesarias para evitar su ocurrencia garantizando de esta forma el

mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad.

En el momento en que se establece la acción correctiva, el comité de calidad lleva un

registro con el fin de realizar un seguimiento mensual y verificar el funcionamiento de

las acciones emprendidas. Todas las acciones correctivas serán registradas en el

formato “Análisis de la no conformidad FT-GC-015“.

A toda acción correctiva se le debe hacer una acción preventiva.

Cuando en la empresa se presenta algún problema con la prestación del servicio, esta

inmediatamente se comunica con el respectivo cliente al cual esta afectando la

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 48 – 48

situación, para escuchar la opinión de este y así poder encontrar una solución optima

para el problema y lograr la satisfacción del cliente.

8.5.3. ACCIONES PREVENTIVAS

ACCIONES PREVENTIVAS PD-GC-006

El comité de calidad en reunión periódica de acuerdo al análisis de datos obtenido a

través de la aplicación de las técnicas estadísticas determina las acciones preventivas

necesarias, con el fin de reducir o eliminar el riesgo de problemas potenciales, esto se

hace siguiendo el mismo procedimiento establecido para las acciones correctivas PD-

GC-005.

Todas las acciones preventivas serán registradas en el formato "Análisis de la No

Conformidad FT-GC-015"., este registro permite hacer seguimiento y verificar si han

funcionado las acciones preventivas establecidas.

Procedimiento

- Se reúne con el comité de calidad

- Evalúa las situaciones de inconformidad presentada

- Se diseñan propuestas para superar problemas

- Se escoge la solución mas optima

- Se pone en funcionamiento la solución escogida

MANUAL DE CALIDAD

VERSION 01


SGC- MC-001 Pág.: 49 – 48

A F R O F R U T A S D E L P A C I F I C O E . U .

4. SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

FECHA:

OCTUBRE DE 2013

4.1 REQUISITOS GENERALES REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 9

1. OBJETIVO

Establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad,

y desarrollar un proceso de mejora continua, para garantizar la eficacia del sistema y

el aseguramiento de los requisitos del cliente, bajo los requisitos de la norma ISO

9001: 2008.

2. ALCANCE

El sistema de gestión de la calidad en AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., es

aplicable a todas las áreas involucradas en la producción y comercialización de los

productos de la empresa.

3. DEFINICIONES

3.1 ACCIÓN

Facultad y efecto de hacer algo: acto, hecho.

3.2 ORGANIZACIÓN

Responsabilidades, autoridades y relaciones, ordenadas según una estructura

jerárquica, a través de la cual un organismo cumple sus funciones.

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

PÁGINA:

2 de 9

3.3 RECURSOS

Elementos necesarios para el desarrollo de determinados procesos, pueden ser

humanos, financieros o técnicos.

3.4 MEJORA CONTINUA

Este término indica que usted debe mejorar su sistema de gestión de la calidad, donde

encuentre oportunidad, exista justificación y se cuente con los recursos necesarios

para dicha mejora.

4. GENERALIDADES

4.1 La participación activa de todos los empleados de la empresa e igualmente el

compromiso de la gerencia son la base del éxito del sistema de gestión de la

calidad.

4.2 Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad,

determinando su secuencia e interacción.

4.3 Se debe asegurar la disponibilidad de recursos e información necesarios para

apoyar la operación y el seguimiento de los procesos.

4.4 Se debe definir la estructura y la responsabilidad de todas las funciones de la

empresa, que de una u otra manera afectan la calidad del servicio.

4.5 Se deben determinar los criterios y métodos necesarios para verificar que tanto

la operación como el control de los procesos del sistema de gestión de la calidad

sean eficaces.


PÁGINA:

3 de 9

5. PROCEDIMIENTO

El sistema de gestión de la calidad en AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., se realiza

mediante una documentación de carácter formal y objetivos basados en el

mejoramiento continuo, el cual se encuentra soportado en los fundamentos de la

norma ISO 9001: 2008, permitiendo mantener e incrementar la satisfacción de los

clientes y la competitividad en el mercado.

Todas las actividades desempeñadas por la empresa que estén involucradas de

manera directa e indirecta con la calidad del servicio se deben considerar en la

estructura de esta documentación.

En AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U.., se identifican tres (3) procesos necesarios

para el sistema de gestión de la calidad. Caracterizados mediante el ciclo PHVA

(Planificar, verificar, hacer, actuar) con sus respectivos proveedores, documentos,

recursos, indicadores y clientes. En el mapa de procesos se identifica la secuencia e

interacción de éstos dentro de la organización. Ver "Caracterización de procesos y

Mapa de procesos" en el manual de calidad.

Mensualmente en la empresa se realizan reuniones con el objetivo de revisar, evaluar

y controlar los procesos, a través del análisis de los indicadores y los respectivos

resultados. Se cuenta igualmente con la colaboración y el compromiso del gerente

general, el cual asigna de acuerdo a las necesidades los recursos requeridos para la

implementación de acciones correctivas y preventivas que ayuden al mejoramiento

continuo del sistema de gestión de calidad.


PÁGINA:

4 de 9

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente general Revisar la documentación del sistema de

gestión de calidad

Gerente general Implementar y mantener el sistema de


7. ANEXOS

Anexo No. 1 Mapa de Procesos

Anexo No. 2 Caracterización Proceso Administrativo

Anexo No. 3 Caracterización Proceso Operativo

Anexo No. 4 Caracterización Proceso Sistema de Calidad

Anexo No. 5 Caracterización Proceso de Comercialización

ELABORADO POR: Cristian Alberto Moreno

REVISADO POR: Jua Andrés Mauricio Salazar

APROBADO POR: Andrés Mauricio Salazar

CARGO: Coordinador S.G.C

CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.

FIRMA: FIRMA: FIRMA:



FECHA:

OCTUBRE DE 2013

4.1 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

4.2.1 GENERALIDADES PAGINA:

1 de 6

1. OBJETIVO

Fundamentar el sistema de gestión de la calidad para dar cumplimiento a todos los

requisitos de la norma ISO 9001:2008, el cual será en síntesis, la declaración

documentada de una política y objetivos de calidad, un manual de calidad, además de

todos los procedimientos documentados requeridos por esta Norma Internacional.

2. ALCANCE

Es aplicable a todos los cargos y actividades de la organización requeridas por la

norma internacional las cuales pueden incidir directa o indirectamente en la

producción y comercialización de los productos de la empresa, y cuyo resultado será

reflejado en la satisfacción de los clientes.

3. DEFINICIONES

3.1 CALIDAD

La totalidad de las características de un producto o servicio que le confieren aptitud

para satisfacer necesidades establecidas e implícitas.

3.2 SISTEMA DE GESTIÓN

Conjunto de elementos interrelacionados que actúan para establecer una política y

unos objetivos, con el fin de lograr dichos objetivos.

3.3 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Es la forma como la organización realiza la gestión empresarial asociada con la

calidad, consta de la estructura organizacional junto con la documentación, procesos

y recursos que se emplean para alcanzar los objetivos de calidad y cumplir con los

objetivos del cliente.


PÁGINA:

2 de 6

4. GENERALIDADES

4.1 Para el sistema de gestión de calidad y la redacción de los procedimientos es

obligatorio la participación del mayor numero de personas de la empresa, ya que

esto genera, comprensión, participación, y sentido de pertenencia, y al mismo

tiempo brinda la facilidad de conseguir los objetivos de una manera mas

eficiente, debido a la colaboración constante que se presentaría en la

organización.

4.2 La extensión de la documentación del sistema de gestión de la calidad para una

organización, difiere de otra, debido a el tamaño de la empresa y el tipo de

actividades, la dificultad de los procesos y sus interacciones, y la competencia

del persona la cual es vital para las aspiraciones que tiene la organización, ya

que dependiendo de la capacidad de los trabajadores la empresa puede lograr

alcanzar una certificación de una manera mas rápida.

4.3 El proceso de documentación del sistema de gestión de calidad debe ser claro y

sencillo, para que todo el personal pueda tener la información que requiere para

realizar su trabajo, además es fundamental que sea controlado constantemente

para evitar la presentación de posibles complicaciones que puedan hacer que la

empresa no logre alcanzar un certificación o en su defecto esta sea perdida por

no seguir las indicaciones establecidas en la documentación elaborada por la

empresa.


PÁGINA:

3 de 6

5. PROCEDIMIENTO

El sistema de gestión de la calidad en AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., tiene

como soporte una documentación que permite mostrar las actividades que la empresa

realiza para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2008, garantizando así,

el mejoramiento continuo y la satisfacción de los clientes.

Los procedimientos obligatorios de la norma contenidos en el manual de calidad son

los siguientes:

4.2.3 Control de documentos

4.2.4 Control de registros

8.2.2 Auditoria Interna

8.3 Control de producto no conforme

8.5.2 Acción correctiva

8.5.3 Acción preventiva

Además de estos procedimientos elaboraron otros, que no son obligatorios y se

encuentran descritos en el manual de procedimientos.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCIÓN

GERENTE GENERAL

Planear, organizar y controlar la elaboración

de toda la documentación del sistema de


7. ANEXOS

No aplica.


PÁGINA:

4 de 6

MATRIZ DE PROCESOS VS NORMA ISO 9001:2008

PROCESOS

ELEMENTOS DE LA NORMA IS0 9001:2008

ADMINISTRATIVO

4.1 - 4.2 - 4.2.1 - 4.2.2 - 4.2.3 - 4.2.4

5.1 – 5.2 – 5.3 – 5.4.1 – 5.4.2 – 5.5.1 – 5.5.2 – 5.5.3 - 5.6 6.1 – 6.2.1 – 6.2.2 – 6.3 – 6.4 7.1 - 7.2 – 7.3 -- 7.4 - 7.5 8.1 – 8.2.1– 8.2.2 – 8.2.3 – 8.2.4 – 8.3 - 8.4 - 8.5.1 – 8.5.2–8.5.3

OPERATIVO

- 4.2 - 4.2.1 - 4.2.2 - 4.2.3 - 4.2.4

5.3 - 5.4.1

6.2 - 6.3 - 6.4

7.1 – 7.2 – 7.3 – 7.4 -- 7.5.1 – 7.5.2 – 7.5.3 – 7.5.4 – 7.5.5

8.1 – 8.2.1 – 8.2.2 – 8.2.3 – 8.2.4 – 8.3 –8.4 - 8.5.1– 8.5.2 -8.5.3

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

4.1 – 4.2 – 4.2.1 – 4.2.2 – 4.2.3 – 4.2.4 5.3 - 5.4.1 6.1 - 6.2 - 6.3 - 6.4 7.1 - 7.2 – 7.3 – 7.4 -- 7.5

8.1 - 8.2.1 - 8.2.2 - 8.3 - 8.4 - 8.5.1 - 8.5.2 - 8.5.3

MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS VS NORMA ISO 9001:2008

CODIGO

PROCEDIMIENTO

ELEMENTOS DE LA NORMA ISO 9001:2008

PD-GC-001 CONTROL DE DOCUMENTOS 4.2.3 - 4.2.4 - 8.2.2 - 8.3 - 8.5.2 - 8.5.3 PD-GC-002 CONTROL DE REGISTRO

PD-GC-003 AUDITORIAS INTERNAS

PD-GC-004 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

PD-GC-005 ACCIONES CORRECTIVAS

PD-GC-006 ACIONES PREVENTIVAS

PD-PA-001 CAPACITACION DE TRABAJADORES 4.2.3 – 4.2.4 – 6.1 – 6.2.1 – 6.2.2 – 6.3 – 6.4

PD-PA-002 PAGO DE NOMINA

PD-PA-003 PAGO DE IMPUESTOS

PD-PA-004 CUENTAS POR COBRAR

PD-PA-004 COMPROBANTE INGRESOS Y EGRESOS

PD-PA-005 ALIANZAS COMERCIALES

PD-PA-006 EVALUACION DEL DESEMPEÑO

PD-PP-001 ADMINISTRACION PROPIEDAD RAIZ 4.2.3 – 4.2.4 – 7.1 - 7.2.1 – 7.2.2 – 7.2.3 – 7.3.1 – 7.3.2 7.3.3 – 7.3.4 – 7.3.5 – 7.3.6 – 7.4.1 – 8.2.2 – 8.2.3 – 8.2.4 8.5.1 – 8.5.2 – 8.5.3

PD-PP-002 COMPRA Y VENTA DE PROPIEDAD RAIZ

PD-PP-003 ARRENDAMIENTOS

PD-PP-004 ASESORIA JURIDICA Y COMERCIAL

PD-PP-004 TECNOLOGIA

PD-PP-005 DESARROLLO DE PROYECTOS

PD-PP-006 AVALUOS COMERCIALES


PÁGINA:

5 de 6








PÁGINA:

6 de 6


FECHA:

OCTUBRE DE 2013


4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

4.2.2 MANUAL DE CALIDAD PAGINA:

1 de 4

1. OBJETIVO

Cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2008, donde se incluyen todos los

documentos obligatorios y una descripción general del sistema de gestión de calidad de la

empresa.

2. ALCANCE

Certificación de la producción y comercialización de los productos como lo son: pulpa de

mago, pulpa de mora, pulpa de guanábana y pulpa de lulo.

3. DEFINICIONES

3.1 MANUAL DE CALIDAD

Documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de la calidad de

un organismo.


PÁGINA:

2 de 4

4. GENERALIDADES

4.1 El manual de calidad es un documento que contiene toda la información

relacionada con el sistema de gestión de calidad en la empresa.

4.2 Es documento que incluye una descripción de la interacción entre los procesos del

sistema de gestión de calidad.

4.3 Proporciona una base de mejoramiento continuo para la empresa.

4.4 Permite certificar las responsabilidades y el compromiso de toda la empresa en la

implementación de la norma.

4.5 Es un documento utilizado como guía en las auditorias de certificación del sistema

de gestión de calidad

4.6 Se debe revisar anualmente para incluir nuevas modificaciones.

4.7 Todos los documentos del sistema de gestión de calidad deben estar estructurados

según la Norma Fundamental (Ver Manual de Procedimientos).

4.8 El manual de calidad debe estar controlado según el numeral 4.2.3 Control de

Documentos.

4.9 El manual de la calidad se fundamenta en los requisitos de la norma ISO 9001:

2008.

5. PROCEDIMIENTO

El manual de la calidad de Afro Frutas del Pacifico E.U., es un panorama general del

sistema de gestión de calidad de la empresa. Contiene en el siguiente orden:


PÁGINA:

3 de 4

La reseña histórica de la empresa

Listado de proveedores y clientes.

Organigrama de la empresa

Misión, visión, política y objetivos de calidad.

Mapa de procesos y la caracterización respectiva de cada proceso.

Elemento 4.2.3 Control de documentos y lista maestra de documentos.

Elemento 4.2.4 Control de registro y lista maestra de registros.

Matriz de los procesos v/s norma ISO 9001:2008.

Matriz de los procedimientos v/s norma ISO 9001:2008.

Matriz de responsabilidades cargos v/s elementos de la norma ISO 9001:2008.

Elemento 5.4.2 Planificación del sistema de gestión de calidad.

Elemento 8.2.2 Auditorias internas de calidad.

Elemento 8.3 Control de producto no conforme.

Elemento 8.5.2 Acciones correctivas.

Elemento 8.5.3 Acciones preventivas

Este documento contiene todo lo relacionado a un sistema de gestión de calidad aplicable

a la producción y comercialización de los productos ya antes mencionados de Afro Frutas

del Pacifico E.U.


PÁGINA:

4 de 4

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Coordinador del Sistema de gestión de

Calidad

Realizar todos los procedimientos y

documentos relacionados con el sistema de

gestión de calidad de la empresa.

Elaborar el manual de calidad.

Representante de la dirección S.G.C

Revisar y actualizar los procedimientos y

documentos, cuando sea necesario.

Revisar el manual de calidad

Asesor Aprobar el manual de calidad.

7. ANEXOS

No aplica.









FECHA:

OCTUBRE DE 2013


0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS PAGINA:

1 de 10

1. OBJETIVO Establecer un procedimiento documentado que defina los controles necesarios de los

documentos internos y externos de AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., con el fin de

asegurar que los empleados cuenten con los documentos correctos, aprobados,

según sea necesario en el momento requerido, evitando que se utilice información

obsoleta o se realicen cambios no autorizados en la documentación.

2. ALCANCE

Abarca todos los documentos relacionados con el sistema de gestión de la calidad y

los de origen externo.

3. DEFINICIONES

3.1 DOCUMENTO

Medio que se utiliza para describir una necesidad o una actividad realizada y que

puede estar en medios impresos, electrónicos o magnéticos. Los documentos, motivo

del presente procedimiento, aparecen en la estructura de la documentación de la

empresa.

3.2 DOCUMENTO INTERNO

Es cualquier tipo de documento generado o emitido por AFRO FRUTAS DEL

PACIFICO E.U.

3.2 DOCUMENTO EXTERNO

Información generada en el ámbito externo de la empresa, estas pueden ser

reglamentaciones, normas técnicas, o resoluciones del gobierno, entre otros.

SISTEMA DE GESTION DE LA

CALIDAD PÁGINA:

2 de 10

3.3 DOCUMENTO ELECTRONICO EN MEDIO MAGNETICO

En AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., son aquellos documentos guardados en el

computador los cuales son de vital importancia para el buen desempeño de la

compañía.

4. GENERALIDADES

4.1 Permite que el documento en uso sea el correcto y el aprobado, según sea

necesario.

4.2 Cuando en una empresa hay pocos empleados, se podría mantener una lista de

las personas que tienen los documentos.

4.3 Toda la documentación de la empresa es identificada mediante el sistema de

codificación descrito en la norma fundamental y el estado de revisión es definido

en el encabezado del documento.

4.4 Asegura que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

Además se previene el uso de documentos obsoletos, ya que permite revisarlos

y actualizarlos cuando sea necesario.

4.5 Permite identificar los documentos de origen interno y de origen externo.


CALIDAD PÁGINA:

3 de 10

5. PROCEDIMIENTO

CONTROL DE DOCUMENTOS PD-GC-001

Para tener un éxito en la documentación del sistema de gestión de la calidad en Afro

Frutas del Pacifico E.U., se requiere tener un control de todos los documentos

requeridos por la empresa, por lo tanto se estableció un procedimiento para el control

de documentos, consultar "PD-GC-001", el cual se encuentra descrito en el manual de

procedimientos.

El procedimiento incluye la modificación o actualización de los documentos, el control

de aquellos obsoletos, los de origen externo e interno. Esto con el fin de garantizar

que los documentos se encuentren disponibles en el momento requerido por cualquier

persona de la organización.

Para identificar todos los documentos originales manejados por la empresa, se

utilizara un formato de “Lista Maestra de Documentos FT-GC-001”.

El préstamo se controlará mediante el formato “Préstamo de documentos FT-GC-002”

donde se especifica el nombre del documento, quien lo entrega, a quien fue

entregado, fecha de préstamo y fecha de devolución.

ELABORACION, REVISION, APROBACION Y CODIFICACION DE LOS

DOCUMENTOS:

Igualmente en el manual de procedimientos se encuentran todas las especificaciones

para la elaboración, revisión, aprobación, y codificación de los documentos del sistema

de gestión de la calidad de Afro Frutas del Pacifico E.U., con el fin de que tengan un

diseño y contenido uniforme. Antes de implementar cualquier documento o registro,

relacionado con el Sistema de gestión de calidad, se deberá revisar previamente y

aprobar por el gerente general. Consultar “Norma Fundamental” en el Manual de

Procedimientos.


CALIDAD PÁGINA:

4 de 10

CREACION O ANULACION DE DOCUMENTOS:

Para crear o anular algún documento, se deberá diligenciar el "Formato de creación o

anulación de documentos y formatos FT-GC-004".

MODIFICACION O ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS:

Cualquier modificación o actualización en los documentos, serán registrados en el “

Formato de Modificación o actualización de documentos FT-GC-003 ", en este formato

se registra, la fecha, el código del documento, la justificación del cambio, el número de

actualización, el número de versión, el nombre del responsable del cambio, y la firma

del representante de la dirección para el sistema de gestión de calidad, el cual es el

encargado de autorizar dichos cambios.

PRESTAMO DE DOCUMENTOS: El préstamo de los documentos se controlará mediante el formato “Préstamo de

documentos FT-GC-002” donde se especifica el nombre del documento, quien lo

entrega, a quien fue entregado, fecha de préstamo y fecha de devolución.

DOCUMENTOS OBSOLETOS:

Para prevenir el uso de documentos obsoletos, se pondrá en el documento original un

sello de “OBSOLETO” y se archivara si es necesario en un lugar conocido por todos.

Los libros oficiales de contabilidad, los comprobantes de egreso, recibos de caja y

facturas, se guardan 10 años, y se llevan archivo muerto en cajas que se almacenan

en bodegas de los dueños. Los documentos que no son de importancia y no son

legales, después de que pierdan su vigencia, se les coloca el sello de "OBSOLETO"

en la portada, se archivan 2 años, y posteriormente se eliminan.

CORRESPONDENCIA PERSONAL:

Toda la correspondencia es recibida por la secretaria, la cual recibe las cartas, sobres,

cuentas por pagar de tarjeta de crédito y celular, y demás, ella es la persona

encargada de realizar la entrega personalmente a los miembros de la organización.


CALIDAD PÁGINA:

5 de 10

CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO:

En cuanto al manejo de los documentos de origen externo que son para la empresa y

llegan por correo, e-mail o fax, y se consideran importantes por la información que

contienen, el manejo que se les da para mantener un control y orden, es el siguiente:

Se recibe el documento

Se coloca la fecha de recepción

Son firmados por la secretaria general, la cual es la persona encargada de

recibir todos los documentos de origen externo.

Los documentos de origen externo como Boletines Informativos, Código de

Comercio, documentos de la DIAN, documentos de los clientes y la Norma ISO

9001:2008, deben ser controlados por la secretaria , cuando el documento llega

se debe poner el sello de (Copia Controlada) y de esta forma indicar que ya han

sido registrados en el formato “ Control de documentos de origen externo FT-

GC-005 ”, ella igualmente se encarga de entregar el documento personalmente o

hacerlo llegar a la persona correspondiente.

Posterior a esto, los documentos considerados de importancia serán archivados

en orden y en la respectiva carpeta.

CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO:

El único documento de origen interno, a controlar es el manual de calidad, este

documento será identificado mediante un sello (Copia Controlada), y cualquier copia

solicitada será identificada por el sello y su control será registrado en el formato

“Control de Documentos de Origen Interno FT-GC-016”.

ARCHIVO FÍSICO:

El archivo físico es manejado mediante un listado visible al usuario, esta información

será registrada en el formato “Listado Carpetas Archivo Físico FT-GC-017”.


CALIDAD PÁGINA:

6 de 10

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Representante de la dirección S.G.C

Revisar, difundir, implementar, controlar,

mejorar y mantener el procedimiento de

control de documentos.

Aprobar la modificación o actualización de

documentos.

Aprobar la solicitud de creación o

Anulación de documentos.

ASESOR COMERCIAL

Reunir los documentos obsoletos.

Recibir y entregar a la persona

correspondiente los de origen externo.

Apoyar al gerente general en el control de

documentos.


CALIDAD PÁGINA:

7 de 10

ANEXO No. 1

CONTROL DE DOCUMENTOS PD-GC-001

PROCEDIMIENTO MODIFICACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS:

DIAGRAMA DE FLUJO


RESPONSABLE

1. Solicitar la autorización para la modificación o actualización de documentos.

2. Analizar la solicitud.

3. ¿Es aprobada la solicitud?

4. Realizar el registro en el formato de Modificación o Actualización de documentos FT-GC-003

5. Modificar o actualizar el documento.

6. Revisar el documento.

7. ¿Es funcional y se adecua a los objetivos

de la organización?

8. Aprobar el documento.

9. Adecuar el documento según la norma

fundamental.

10. Incluir el documento en la Lista maestra

de Documentos FT-GC-001.

11. Recoger el documento obsoleto.

12. Dar a conocer a todo el personal el nuevo

documento.

Encargado de modificar el documento correspondiente, Representante de la dirección del S.G.C Representante de la dirección para el S.G.C. Encargado de modificar el documento correspondiente. Representante de la dirección para el S.G.C. Gerente general Gerente general. Representante de la dirección para el S.G.C

SI

1

2

3

9

8

4

5

6

7

10

11

I

T

NO

SI

NO

12


CALIDAD PÁGINA:

8 de 10

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

DIAGRAMA DE FLUJO


RESPONSABLE

1. Recoger todos los documentos obsoletos.

2. Informar del cambio del documento al personal interesado.

3. Distribuir el nuevo documento al personal interesado.

4. ¿Es necesario guardar el documento obsoleto?

5. Identificarlo con el sello de “OBSOLETO”.

6. Archivar el documento obsoleto en un lugar conocido por todos.

7. Disponer según lista maestra de documentos.

Secretaria. Representante de la dirección del S.G.C

Representante de la dirección del S.G.C. Secretaria

Secretaria

Secretaria

I

1

2

5

7

3

4

T

SI

NO

6


CALIDAD PÁGINA:

9 de 10

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO:

DIAGRAMA DE FLUJO


RESPONSABLE

1. Recibir el documento de origen externo.

2. Colocar fecha de recepción.

3. Firmar los documentos.

4. Realizar el registro del documento en el

formato de Lista de documentos de

origen externo FT-GC-

5. Realizar una señal a los documentos

para indicar que ya han sido registrados.

6. Entregar o hacer llegar a los interesados

el documento.

7. ¿Es necesario guardar el documento de

origen externo?

8. Archivar el documento externo en un

lugar conocido por todos.

9. Ubicar según lista maestra de

documentos.

10. Se elimina el documento.

Secretaria. Secretaria. Secretaria. Secretaria. Secretaria Secretaria

I

1

T

2

3

4

5

6

7

8

9 10

SI

NOOO


CALIDAD PÁGINA:

10 de 10









FECHA:

OCTUBRE DE 2013


0

DOCUMENTO:

PD-GC-001 4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS PAGINA:

1 de 4

1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento documentado para identificar, controlar y conservar los

registros de calidad, con el propósito de utilizarlos para demostrar el cumplimiento de

los requisitos especificados del producto, o para evidenciar el funcionamiento eficaz

del sistema de gestión de calidad.

2. ALCANCE

Abarca todos los registros relacionados con el sistema de gestión de la calidad de la

empresa Afro Frutas del Pacifico E.U.

3. DEFINICIONES

3.1 REGISTRO DE CALIDAD

Fuente de información para evidenciar objetivamente el cumplimiento de requisitos

especificados del producto, o para demostrar el buen funcionamiento del sistema de

gestión de calidad. Pueden presentarse en formatos preimpresos o en medio

electrónicos.

3.2 FORMATO PREIMPRESO

Son aquellos que proceden de una impresora de computador o una fotocopiadora.

3.3 FORMATO ELECTRONICO O EN MEDIO MAGNETICO

Afro Frutas del Pacifico E.U., son aquellos registros, diligenciados y guardados en el

computador.


CALIDAD

PÁGINA:

2 de 4

3.4 ALMACENAMIENTO

Lugar donde se guardan los documentos de cualquier clase.

3.5 LEGIBILIDAD

Es la facilidad que tiene un documento de ser leíble y entendible por la persona.

3.6 TIEMPO DE RETENCION

Tiempo que la empresa, teniendo en cuenta algunas normas de ley, considera

necesario la conservación de los registros.

GENERALIDADES

4.1 Los registros brindan información que ayudan a dirigir la empresa de manera

eficiente, por consiguiente se debe demostrar que la empresa ha hecho algo,

registrando alguna información o cumplido algún requisito particular.

4.2 Es necesario que cada persona según sus funciones en la organización tenga

claramente establecido el tipo de registro que debe manejar y mantener.

4.3 En algunos casos, el periodo de retención de los registros puede estar

determinado por requisitos estatutarios o reglamentarios o requisitos financieros

dependiendo de la importancia de los registros en la toma de decisiones.

4.4 Todos los registros de Afro Frutas del Pacifico E.U., serán guardados en un lugar

seguro, con el fin de evitar posibles daños, pérdida o deterioro físico.

4.5 Para tener un control adecuado de los registros, la persona encargada de

manejarlo debe conocer la norma fundamental y las especificaciones contenidas

en la “Lista Maestra de documentos FT-GC-001”.

5. PROCEDIMIENTO

Para evidenciar el desarrollo de los procesos en Afro Frutas del Pacifico E.U., se

utilizarán formatos en las áreas administrativa, operativa y de calidad con el fin de

tener un control del cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la

calidad.


PÁGINA:

3 de 4

Los registros generados en cada área de la empresa son recepcionadas por el gerente

de la empresa (ya que en el momento no cuenta con una secretaria) quien seria la

persona encargada de revisar y verificar que la información contenida en ellos sea

legible, de lo contrario se hace su devolución al área en la cual se diligenció el formato.

Todos los registros de la empresa, deberán ser archivados en un lugar seguro, para

garantizar su fácil acceso, conservación y seguridad, estos deben estar ordenados

según el código del registro.

Cada año la secretaria general hará la revisión de la vigencia de los registros en la

“Lista Maestra de Registros FT-GC-006”. En este formato se debe registrar el código

del registro, nombre del registro, elemento de la norma a la cual corresponde dicho

registro, revisión No., departamento, lugar donde se puede recuperar, el tiempo en que

se debe archivar, y la disposición final. Todos los registros se deben archivar 2 años,

si el tiempo de retención se ha cumplido, el registro se elimina; de no ser así el registro

se debe archivar nuevamente.

Los préstamos de registros serán autorizados y controlados mediante el formato

“Préstamo de Documentos FT-GC-002”.

Todos los registros de calidad son un tipo especial de documento, su modificación,

creación o eliminación se debe realizar de acuerdo al procedimiento “PD-GC-001 “.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Secretaria general Realizar el control de documentos y

archivarlos.

7. ANEXOS

Anexo No.1 Procedimiento Control de Registros PD-GC-002.


CALIDAD

PÁGINA:

4 de 4

ANEXO No. 1

CONTROL DE REGISTROS PD-GC-002

DIAGRAMA DE FLUJO


RESPONSABLE

1. Diligenciar el formato de registro

correspondiente según el área.

2. Entregar el registro a la secretaria.

3. ¿Están los registros completos,

correctos y legibles?

4. Archivar los registros en orden según el

código del registro.

La persona encargada de diligenciar el formato.

La persona encargada de diligenciar el formato.

Secretaria.

Secretaria.







I

1

2

4

3

SI

T

NO

Anexo No. 2

CARACTERIZACION PROCESO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO


CALIDAD PÁGINA:

6 de 9

ENTRADAS


-OBJETIVOS DE LA

EMPRESA

-SOLICITUD DE SERVICIO




-PERSONAL CAPACITADO.

-PAGO DE SALARIOS

-PAGO DE IMPUESTOS

-COBRO DE LAS CUENTAS

-ALIANZAS CON OTRAS

EMPRESAS.

SALIDAS

ACTUAR

-ACCIONES CORRECTIVAS

-ACCIONES PREVENTIVAS

PLANEAR

-PLANEACION DE UN


CALIDAD.

-PLAN DE CAPACITACION.

VERIFICAR

-EVALUACION DEL

DESEMPEÑO.

-REVSION DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO

-AUDITORIAS

HACER

-CAPACITACION DE

TRABAJADORES.

-PAGO DE NOMINA

-PAGO DE IMPUESTO

-CUENTAS POR COBRAR

-COMPROBANTE DE

INGRESOS Y EGRESOS

-ALIANZAS COMERCIALES

PROVEEDORES

- INTERNOS

- EXTERNOS

- GERENTE



- NORMA ISO 9001:2008

- FORMATOS

- NORMA DIAN

- RECURSO HUMANO


- PAPELERIA

- COMPUTADOR

- TELEFONO

- Reclamos/satisfacción de los clientes



- INTERNOS

- EXTERNOS

- PERSONA JURIDICA

- PERSONA NATURAL

- ALIANZAS CON

OTRAS ENTIDADES

DOCUMENTACION RECURSOS INDICADORES CLIENTES


CALIDAD PÁGINA:

7 de 9

Anexo No. 3

CARACTERIZACION PROCESO OPERATIVO


-OBJETIVOS DE LA

EMPRESA



- CONTRATOS DE

CLIENTES


ACTUAR

- ACCIONES CORRECTIVAS

- ACCIONES PREVENTIVAS

PLANEAR

- PLANEACION DE UN


CALIDAD.

- PLAN DE TRABAJO

- PRESUPUESTO

HACER

-PULPA DE MANGO.

- PULPA DE GUANABANA

- PULPA DE LULO

- PULPA DE MORA

VERIFICAR

- EVALUACION DEL

DESEMPEÑO.

- REVISION DEL PROCESO

OPERATRIVO

-AUDITORIAS

- VENTA DE PULPA DE

FRUTAS

-RELACIONES

COMERCIALES POR MEDIO

DE LAS VENTAS

- PULPA DE FRUTAS EN

DIFERENTES

PRESENTACIONES

ENTRADAS

SALIDAS PROCESO OPERATIVO

- INTERNOS

- EXTERNOS

- GERENTE



- NORMA ISO 9001:2008

- FORMATOS

- NORMA DIAN

- RECURSO HUMANO


- PAPELERIA

- COMPUTADOR

- TELEFONO

Reclamos/satisfacción de los clientes



- INTERNOS

- EXTERNOS

- PERSONA

JURIDICA

- PERSONA

NATURAL

- ALIANZAS CON

OTRAS ENTIDADES

PROVEEDORES DOCUMENTACION RECURSOS INDICADORES

CLIENTES


CALIDAD PÁGINA:

8 de 9

Anexo No. 4

CARACTERIZACION PROCESO SISTEMA DE CALIDAD


-OBJETIVOS DE LA

EMPRESA



- CONTRATOS DE

CLIENTES


ACTUAR

- ACCIONES

CORRECTIVAS

- ACCIONES

PREVENTIVAS

PLANEAR




HACER

- COMPLEMENTAR

DOCUMENTCION Y

GESTION DE LOS

PROCESOS.

- CONTROL Y DIRECCION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.

-CONTROL Y DIRECCION DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA.

VERIFICAR



-AUDITORIAS

- DECISION DE MEJORA

CONTINUA.

- CUMPLIMIENTO DE

POLITICAS DE CALIDAD

- EFICIENTE MANEJO DE LOS

PROCESOS.

- INTERNOS

- EXTERNOS

- GERENTE



- NORMA ISO 9001:2008

- FORMATOS

- NORMA DIAN


-MANUAL DE CALIDAD


- ACTAS DE COMITE

- RECURSO HUMANO


- PAPELERIA

- COMPUTADOR

-Reclamos/satisfacción del clientes



- INTERNOS

- EXTERNOS

- PERSONA JURIDICA

- PERSONA NATURAL

- ALIANZAS CON

OTRAS ENTIDADES

ENTRADAS

INDICADORES

RECUSRSOS

DOCUMENTACION

PROVEEDORES

SALIDAS PROCESOSISTEMA DE CALIDAD

CLIENTES

Anexo No. 5

CARACTERIZACION PROCESO DE COMERCIALIZACIÓN


CALIDAD PÁGINA:

9 de 9


-OBJETIVOS DE LA

EMPRESA



- CONTRATOS DE

CLIENTES


ACTUAR

- ACCIONES

CORRECTIVAS

- ACCIONES

PREVENTIVAS

PLANEAR




HACER

- ALIANZAS

ESTRATEGICAS.

- PARTICIPAR EN LICITACIONES.

-PROMOCIONAR LAS PULPAS DE FRUTAS.

VERIFICAR



-AUDITORIAS

- ALIANZAS ESTRATEGICAS.

- CONTRATOS DE VENTA DE

PULPAS CON NEGOCIOS DEL

SECTOR ALIMENTOS

- PROMOCIONES DE VENTA

DE LAS PULPAS.

- INTERNOS

- EXTERNOS

- GERENTE



- NORMA ISO 9001:2008

- FORMATOS

- NORMA DIAN


-MANUAL DE CALIDAD


- ACTAS DE COMITE

- RECURSO HUMANO


- PAPELERIA

- COMPUTADOR




- INTERNOS

- EXTERNOS

- PERSONA JURIDICA

- PERSONA NATURAL

- ALIANZAS CON

OTRAS ENTIDADES

ENTRADAS

INDICADORES

RECUSRSOS

DOCUMENTACION

PROVEEDORES

SALIDAS PROCESOSISTEMA DE CALIDAD

CLIENTES


CALIDAD

PÁGINA:

5 de 9

ANEXO No 1

MAPA DE PROCESOS

E

APOYO

GERENCIA

TALENTO HUMANO

ASESORES COMERCIALES

OPERATIVO

PULPA DE MANGO

PULPA DE LULO

PULPA DE GUANABANA

ESTRATEGICO

SISTEMA DE

CALIDAD

PLANEACION DE UN


CALIDAD ALIANZAS ESTRATÉGICAS

C L I E N T E S

P R O V E E D O R E S

PULPA DE MORA DEPARTAMENTO

FINANCIERO

COMERCIALIZACIÓN

MATRIZ DOFA

DEBILIDADES OPORTUNIDADES

El cortó tiempo de funcionamiento frente a

la competencia.

Falta de personal de trabajo.

Los equipos utilizados para producción de

pupa de frutas no son de alta tecnología.

Debido a que Pereira esta en un constante

crecimiento, la empresa tiene oportunidad

de crecer.

Ofrecerles a los consumidores el producto

final por medio de la venta de jugos

naturales.

FORTALEZAS AMENAZAS

La rápida atención que se les brinda a los

clientes actuales en la comercialización de

pupa de frutas.

Los productos que se ofrecen son de muy

buena calidad.

Tiene una estructura muy pequeña frente a

la competencia.

Condiciones adversas en el mercado de

comercialización de pulpas de frutas en

cuanto a la consecución de clientes

MISION

Somos una empresa una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de

alimentos a base de frutas naturales, procesos que realizamos bajo las normas de calidad

y seguridad que permiten entregar a nuestros clientes productos en óptimas condiciones,

contando con personal altamente capacitado para el desarrollo de las operaciones.

VISION

Ser una empresa líder en la región en el sector de alimentos naturales a base de frutas en

el año 2015, logrando reconocimiento por la calidad de nuestros productos y mejorando

día a día en los procesos de la compañía.


FECHA:

OCTUBRE DE 2013

NORMA FUNDAMENTAL REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 15

1. OBJETIVO Establecer los procedimientos, normas, y especificaciones para revisar, aprobar,

actualizar, y codificar los documentos del sistema de gestión de la calidad de AFRO

FRUTAS DEL PACIFICO E.U. Para que tengan un diseño y contenido uniforme.

2. ALCANCE

Es aplicable a todos los procedimientos, planes de calidad y formatos creados dentro

del sistema de gestión de la calidad de los servicios suministrados por AFRO

FRUTAS DEL PACIFICO E.U.

3.1 MANUAL DE CALIDAD

Documento que enuncia la política de calidad y que describe el sistema de gestión de

la de una organización. Un manual de calidad se puede referir a la totalidad de las

actividades de una organización o únicamente a una parte de ellas.

3.2 NORMA

Documento establecido por consenso y aprobado por un organismo reconocido, que

suministra, para uso común y repetido, reglas, y directrices o características para las

actividades o sus resultados, encaminados al logro del grado óptimo de orden en un

contexto dado.

NORMA FUNDAMENTAL PÁGINA:

2 de 15

3.3 NORMA DE FUNDAMENTAL

Es una reglamentación de carácter interno y permanente que define y regula el

comportamiento general que se debe seguir para la correcta ejecución de una

actividad de una empresa, diseñada para lograr uniformidad de criterios.

3.4 NORMALIZACIÓN

Actividad que establece disposiciones para uso común y repetido, encaminadas al

logro del grado óptimo de orden con respecto a problemas reales o potenciales, en un

contexto dado.

3.5 CALIDAD

Grado en el que un grupo de características inherentes cumple con los requisitos. Sin

embargo para efectos prácticos, la calidad debe ser entendida no como la ausencia de

errores o fallos en los productos y servicios, sino como todos aquellos esfuerzos que

se realizan día a día en la empresa para lograr que el producto o servicio que

entregamos a nuestros clientes sea el que realmente el cliente quiere.

3.6 PLAN DE CALIDAD

Es un documento que enuncia las prácticas, los recursos y la secuencia de las

actividades relacionadas con la calidad, que son específicas a un servicio, un proyecto

o un contrato en particular.

3.7 POLÍTICA DE CALIDAD

Son las directrices y los objetivos generales de una organización con respecto a la

calidad expresados de manera formal por la alta gerencia.


3 de 15

3.8 PROCESO

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.

3.9 SISTEMA DE CALIDAD

Es la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos

necesarios para implementar el sistema de calidad.

3.10 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Es un término que se utiliza para designar el sistema administrativo de las

organizaciones para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

4. GENERALIDADES

4.1 La administración y control de los documentos del sistema de calidad de AFRO

FRUTAS DEL PACIFICO E.U. es responsabilidad del gerente general

4.2 La estructura de documentación de AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U. está

conformada por un manual de calidad, planes de calidad, procedimientos y

registros.

Entradas Proceso Salidas


4 de 15

4.3 Los procedimientos se deben codificar de acuerdo a la siguiente estructura, la

cual está dividida en tres partes separadas por un guión.

La primera parte consta de dos letras que indican el tipo de documento que se

está produciendo; el cual puede ser (norma empresa, procedimiento, descripción

de cargos, formato, etc.). Ver anexo No 1.

La segunda corresponde a dos letras que identifican el departamento o sección

que emite el documento y que ejerce la autonomía para efectuar sus

modificaciones y/o actualizaciones. Ver anexo No 2.

La tercera parte está integrada por tres dígitos que van desde 001,

consecutivamente en la documentación.

La elaboración de los procedimientos de la norma deben hacerse diligenciando los

siguientes campos:

Nombre de la empresa

Debe escribirse en mayúscula, centrado, con espacio expandido de tres puntos entre

cada letra y con la razón social.

Documento

El documento debe estar identificado con un código, según la norma de empresa NE-

AC-001, el cual tiene tres partes que diferencian el tipo de documento, el

departamento o sección que lo expide.

Título del documento

Aparece en la mitad del formato de encabezamiento en mayúscula; en algunas

ocasiones va a acompañado por uno o dos subtítulos adicionales que ilustran mejor el

tema. Debe ir en mayúscula sostenida.


5 de 15

Fecha

Se debe colocar en este espacio la fecha en que se elaboró, indicando el mes en

letras y el año en cuatro dígitos, conservando siempre este orden.

Revisión

Permite la fácil identificación del número de veces que el documento ha sido

modificado o actualizado.

Página

Cada página del manual debe estar numerada siempre en forma consecutiva para

controlar la existencia y exactitud de la información allí consignada, se realiza de la

siguiente forma, (# de #).

Descripción del documento

Es el cuerpo o contenido de la información escrita que va a tener el documento. Para

un documento conformado por una sola hoja se usa el formato descrito en el anexo

No. 3, y para un documento de dos hojas o más, se debe emplear el formato descrito

en el anexo No. 4 cuya segunda hoja posee un encabezado en forma resumida,

conformado por el código del documento, el logo de la empresa y la página respectiva,

en mayúscula sostenida.

En la última página se debe emplear el formato donde indica quien elaboró, revisó y

aprobó el documento con su respectivo cargo, y firma.


6 de 15

4.4 El resto de los documentos asociados deben hacerse de acuerdo a los formatos

establecidos. Ver formatos del presente manual

4.5 Toda solicitud de elaboración o actualización de cualquiera de los documentos

del sistema de calidad se deben hacer por medio del departamento de calidad.

4.6 Todos los documento deben contener las siguientes características:

Los textos deben ser escritos en estilo de letra “Arial” en tamaño “11”, con un

interlineado de 1.5 líneas.

Se deben emplear solo números arábigos hasta cuatro niveles, con un punto entre

ellos.

Los textos que posean más de cuatro divisiones en su clasificación, deben emplear

otros caracteres como: guiones, puntos, ceros o asteriscos.

Entre títulos y subtítulos, debe ir una línea de espaciado antes y después de

escrito.

Después de la numeración debe ir un carácter de separación con el título.

Los títulos y subtítulos se deben escribir en mayúscula sostenida, y los párrafos

con mayúscula inicial.

El documento se debe hacer en hoja tamaño carta, sistema Microsoft Word.


7 de 15

Las márgenes para el formato de la página son las siguientes:

MARGEN Cm. LÍNEAS

Margen superior del formato (1 Pág. ó 2

Pág.)

1

Margen izquierdo 3

Margen inferior 2

Margen derecho 3

Margen superior del texto (1 Pág. ó 2 Pág.) 2 después del formato

5. PROCEDIMIENTO

Todos los procedimientos o planes de calidad que se creen dentro del sistema de

gestión de la calidad deben contener cada uno de los siguientes campos:

OBJETIVO

Debe describir el fin o propósito de la norma, lo que se quiere lograr con su

implementación.

ALCANCE

Define el cubrimiento del documento.


8 de 15

DEFINICIONES

Debe relacionar los principales términos utilizados en el documento y el significado

correspondiente para evitar confusiones en su interpretación. Deben aparecer en

orden alfabético.

GENERALIDADES

Información adicional que permite complementar el documento. Recomendaciones

que se dan para mejorar el proceso

PROCEDIMIENTO

Establece de manera general y secuencial, las etapas básicas, para el desarrollo de un

proceso, identificando los responsables de cada etapa. Esto puede ser realizado en

forma descriptiva o empleando diagrama de flujo, el cual indica de forma secuencial,

los procesos a seguir para efectuar una actividad, de acuerdo al siguiente esquema:

SÍMBOLO REPRESENTA

Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo,

puede ser acción o lugar, además se usa para indicar

una unidad administrativa o persona que recibe o

proporciona información.

Actividad. Describe las funciones que desempeñan

las personas involucradas en el procedimiento.

Documento. Representa un documento en general

que entre, se utilice, se genere o salga del

procedimiento.


9 de 15

SÍMBOLO REPRESENTA

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo

en donde se debe tomar una decisión entre dos o más

alternativas.

Conector de página. Representa una conexión o

enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el

diagrama de flujo.

Conector. Representa una conexión o enlace de una

parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del

mismo.

Transporte. Indica el movimiento de personas, material

o equipo.

Demora. Indica retraso en el desarrollo del proceso,

método o procedimiento.

Dirección de flujo o línea de unión. Conecta los

símbolos señalando el orden en que se deben realizar

las distintas operaciones.

RESPONSABLES

Se mencionan los cargos involucrados en el documento con las funciones designadas.

ANEXOS

Suministra información adicional o complementaria del documento desarrollado.


10 de 15

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

GERENTE GENERAL

Revisar que toda la documentación del

sistema de gestión de la calidad se realice

de acuerdo a la norma fundamental.

Aprobar la modificación o actualización de

documentación.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Sistema interno de codificación de documentos por documento.

Anexo No. 2 Sistema interno de codificación de documento por áreas de la empresa.

Anexo No. 3 Plantilla norma fundamental (documento de una hoja).

Anexo No. 4 Plantilla norma fundamental (documento de dos hojas o más).

ELABORADO POR:

Cristian Alberto Moreno

REVISADO POR:

Andrés Mauricio Salazar

APROBADO POR:


CARGO: Coordinador

SGC




11 de 15

ANEXO No. 1

SISTEMA INTERNO DE CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

TIPO DE DOCUMENTO

CÓDIGO

Procedimiento PD

Formato FT

Manual de calidad MC

Manual de procedimientos MP

Norma Empresa NE

Registros RT


12 de 15

ANEXO No. 2

SISTEMA INTERNO DE CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS SEGÚN

DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA

TIPO

CÓDIGO

Proceso Administrativo PA

Proceso Productivo PP

Proceso de Gestión de Calidad GC


13 de 15

ANEXO No. 3

PLANTILLA NORMA FUNDAMENTAL

(DOCUMENTO DE UNA HOJA).


FECHA:

MES AÑO

TITULO REVISIÓN:

#

DOCUMENTO: PAGINA:

# de #




CARGO: Coordinador de S.G.C.



1 cm

3 cm 3 cm

3 cm

3 cm

2 cm


14 de 15

ANEXO No. 4

PLANTILLA NORMA FUNDAMENTAL

(DOCUMENTO DE DOS HOJA O MÁS)


FECHA:

MES AÑO

TITULO REVISIÓN:

#

DOCUMENTO: PAGINA:

# de #

2 cm

3 cm 3 cm

1 cm


15 de 15

NOMBRE DOCUMENTO PÁGINA:

# de #







1 cm

3 cm 3 cm

2 cm

3 cm

3 cm


5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

FECHA:

OCTUBRE DE 2013

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 6

1. OBJETIVO

Demostrar el compromiso que tiene la alta dirección en el desarrollo e implementación

del sistema de gestión de la calidad, y en la mejora continua de su eficacia.

2. ALCANCE

Es aplicable a todas las actividades que son desarrolladas por la gerencia general

frente a la responsabilidad y compromisos en la implementación del sistema de

gestión de la calidad en la empresa.

3. DEFINICIONES

No aplica.

4. GENERALIDADES

4.1 Para evidenciar el compromiso, la alta dirección debe:

Comunicar a la organización la importancia de satisfacer los requisitos del

cliente, los requisitos legales, y los requisitos reglamentarios.

Establecer la política y objetivos de calidad.

Revisar el sistema.

Asegurar la disponibilidad de recursos.

RESPONSABILIDAD DE LA

DIRECION

PÁGINA:

2 de 6

5. PROCEDIMIENTO

La alta dirección de Afro frutas del Pacifico E.U., para evidenciar el compromiso con el

desarrollo e implementación del sistema de gestión de calidad, nombro un comité de

calidad, a través de una carta que se dio a conocer a todo el personal de la empresa.

Antes de desarrollar la documentación del sistema de gestión de la calidad, se

estableció la política de calidad, la cual se comunico a todo el personal de la empresa,

indicando su importancia, y su compromiso, para satisfacer los requisitos del cliente,

razón de ser de la empresa. A partir de la política de calidad, se plantearon los

objetivos de calidad corporativos, administrativos y operativos.

El gerente general con los demás miembros del comité de calidad, van a reunirse

periódicamente con el fin de realizar el seguimiento a la política y objetivos de calidad

evaluando fundamentalmente los siguientes aspectos:

Evolución del Sistema de calidad.

Verificación del cumplimiento de política y objetivos de calidad.

Información suministrada por los clientes.

Dificultades presentadas y posibles causas.

Soluciones propuestas.

Compromiso del personal involucrado en el proceso.

Con estas reuniones, la alta dirección, puede conocer la necesidad de recursos para

el desarrollo del sistema de gestión de la calidad y asegurar la disponibilidad de los

mismos.

Para evidenciar la revisión por parte de la dirección, en todas las reuniones, se

consignara la información obtenida en el “Formato Actas de Reunión FT-PA-007”.

La alta dirección de la empresa, debe motivar permanentemente a todo el personal de

la empresa, para que estos participen en el desarrollo del sistema de gestión de

calidad.


DIRECION

PÁGINA:

3 de 6

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General Revisar el sistema de gestión de la calidad.

Nombrar el comité de calidad.

6. ANEXOS

Anexo No. 1 Carta correspondiente al nombramiento del comité de calidad.

Anexo No. 2 Diagrama de flujo compromiso de la dirección.


DIRECION

PÁGINA:

4 de 6

ANEXO No. 1

CARTA CORRESPONDIENTE AL NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ DE CALIDAD

PEREIRA

DE: GERENTE GENERAL

PARA: TODO EL PERSONAL

ASUNTO: NOMBRAMIENTO COMITÉ DE CALIDAD

Con el propósito de que nuestra empresa adopte una filosofía de mejoramiento

continuo y se establezcan y cumplan las políticas y objetivos de calidad, se ha

propuesto la posibilidad de la creación de un comité de calidad, el cual debido a que la

empresa es bastante pequeña podría ser conformado solo por el gerente de la

compañía, el cual deberá estar en constante comunicación con sus empleados para el

logro de los objetivos.

Atentamente,

___________________________________

ANDRES MAURICIO SALAZAR

Gerente General

“NUESTRO SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, ES UN COMPROMISO DE

TODOS”.


DIRECION

PÁGINA:

5 de 6

ANEXO No. 2

DIAGRAMA DE FLUJO COMPROMISO DE LA DIRECCION

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE LA

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Si

1. Definir la política y los objetivos de calidad

2. ¿Son coherentes con las metas

organizacionales? 3. ¿Satisfacen las necesidades y

expectativas del cliente? 4. Difundir entre el personal. 5. Asignar responsabilidades. 6. Definir grados de autoridad. 7. ¿Se asignaron claramente las

interrelaciones? 8. Designar un representante de la

dirección. 9. Asignar los recursos al sistema

de gestión de la calidad. 10. Revisar el sistema. 11. ¿El sistema es eficiente? 12. Analizar las posibles causas. 13. Establecer acciones correctivas 14. Establecer acciones para el

mejoramiento.

Gerente general. Gerente general. Gerente general. Gerente general. Gerente general. Gerente general y comité de calidad Gerente general y comité de calidad Gerente general y comité de calidad Gerente general y comité de calidad. Gerente general y comité de calidad.

NO

NO

I

T

2

1

3

4

5

6

8

7

11

9

10

12

13

14

10

NO

NO


DIRECCION

PÁGINA:

6 de 6









FECHA: OCTUBRE DE

2013

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 2

1. OBJETIVO

Asegurar, Determinar, comprender y cumplir los requisitos del cliente, con el propósito

de cumplir y aumentar siempre su satisfacción.

2. ALCANCE

Es aplicable a todo el proceso de implementación del sistema de gestión de la calidad

en la empresa.

3. DEFINICIONES

No aplica.

4. GENERALIDADES

El cliente es lo mas importante para la empresa, por consiguiente en las diferentes

reuniones que realiza la empresa, se determinan las necesidades de estos y se evalúa

hasta que punto sus necesidades pueden ser propias de la empresa.

5. PROCEDIMIENTO

Para Afro Frutas del Pacifico E.U., lo más importante es la satisfacción de los clientes,

y para dar cumplimiento a este propósito se dará cubrimiento a los siguientes

elementos 7.2.1 “Determinación de los requisitos relacionados con el producto” en

donde se describen todas la actividades que debe ejecutar la organización para


DIRECCION

PÁGINA:

2 de 2

Cumplir con las exigencias del cliente y la forma de verificar para que cada una de las

especificaciones sea tangible en el producto.

En el elemento 8.2.1 “Satisfacción del cliente”, se establece unas de las medidas de

desempeño del sistema de gestión de la calidad, para esto la empresa va a realizar

una encuesta para obtener la información acerca de la opinión del cliente, con el fin de

satisfacer cada vez más sus requisitos y expectativas.

Para alcanzar la satisfacción del cliente la empresa realiza lo siguiente:

Calidad en la producción y comercialización de sus productos.

Seguimiento de los objetivos de calidad.

Permanente contacto con sus clientes, atendiendo sus requisitos, inconformidades

y sugerencias.

Actualizaciones permanentes, referentes al objeto social de la empresa.

Cumplimiento con las especificaciones requeridas.

Planes de mejoramiento continuo.

5. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General Asegurar que los requisitos exigidos por el

cliente se cumplan a plena satisfacción.

7. ANEXOS

No aplica.








FECHA:

OCTUBRE DE 2013


5.3 POLITICA DE CALIDAD

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 5

1. OBJETIVO

Comprometer a todos los colaboradores con el sistema de gestión de la calidad y dar

cumplimiento a la política de calidad para garantizar a los clientes la calidad de los

productos.

2. ALCANCE

Todo el personal de Afro Frutas del Pacifico E.U., esta involucrado en el sistema de

gestión de la calidad; para esto cada uno debe tener en cuenta como los afecta, su

función y responsabilidad dentro del sistema; la Gerencia General será la encargada

de definir las políticas para lograr dicha cobertura.

3. DEFINICIONES


Es el direccionamiento de Afro Frutas del Pacifico E.U., la cual nos indica hacia donde

va enfocada la empresa en términos de calidad. Se cuantifica a través de los objetivos

de la calidad y se debe asegurar su entendimiento, mantenimiento e implementación.

4. GENERALIDADES

4.1 La alta dirección debe asegurarse de que la política de calidad es adecuada al

propósito de la organización.


DIRECCION

PÁGINA: 2 de 5

4.2 Se debe incluir el compromiso de cumplir con los requisitos y mejorar

continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

4.3 La política de calidad proporciona un marco de referencia para establecer y

revisar los objetivos de calidad.

4.4 Debe ser comunicada y entendida al interior de la empresa.

4.5 La política de calidad debe ser revisada para su continua adecuación en la

empresa.

5. PROCEDIMIENTO

La política de calidad se debe entender y entregar a todo el personal de la empresa,

señalando su importancia y compromiso en el sistema de gestión de la calidad,

además será publicada en la cartelera de la empresa y se incluirá igualmente en la

inducción de los nuevos empleados.

La política de calidad se va a revisar cada 2 años o cuando se requiera, para realizar

su modificación o adecuación para determinar si las metas y objetivos continúan

siendo los más apropiados para la empresa.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General

Definir la política de calidad.

Comunicar a todos los empleados la política

de calidad.

Revisar cada 2 años o cuando se requiera la

política de calidad.


DIRECCION

PÁGINA: 3 de 5

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Política de Afro Frutas del Pacifico E.U.


DIRECCION

PÁGINA: 4 de 5

ANEXO No. 1

POLITICA DE CALIDAD

Afro Frutas del Pacifico E.U., es una empresa que se dedica a la producción y

comercialización de pulpa de frutas como; pulpa de mago, pulpa de lulo, pulpa de

guanábana, pulpa de mora, basándonos en las especificaciones de los clientes,

logrando obtener la satisfacción de los mismos con los productos ofrecidos, contando

con el personal calificado, infraestructura y tecnología adecuada para garantizar el

cumplimiento eficaz y eficiente del sistema de gestión de calidad.

PRINCIPIOS DE CALIDAD

Desarrollar un sistema de gestión de calidad, que cuente con el compromiso de

todo el personal, donde se garanticen los recursos necesarios para su

aplicación, mantenimiento y control.

Mejorar en el aspecto tecnológico y educativo de manera integral, para ser más

eficientes y competitivos en el medio empresarial.

Mantener información respecto a las necesidades de los clientes, con el fin de

superar sus expectativas, con calidad, honestidad y respecto, buscando siempre

su máxima satisfacción.

Asegurar la calidad del recurso humano a través de capacitaciones y

actualizaciones permanentes en aspectos técnicos y humanos, fundamentales

para el logro de los objetivos de calidad.


DIRECCION

PÁGINA: 5 de 5








FECHA:

OCTUBRE DE 2013


5.4 PLANIFICACION

5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 10

1. OBJETIVO

Asegurar que en los objetivos de la calidad necesarios para cumplir con los requisitos

para ofrecer los productos de Afro Frutas del Pacifico E.U., se establezcan las

funciones y los niveles pertinentes internos, estos objetivos de calidad deben ser

medibles y coherentes con la política de calidad.

2. ALCANCE Es aplicable a todos los departamentos de la empresa.

3. DEFINICIONES 3.1 OBJETIVOS DE CALIDAD Se definen como las metas en aspectos de calidad a los cuales quiere llegar la

organización en un determinado periodo de tiempo, deben ser realistas, cuantificables

y alcanzables.

4. GENERALIDADES 4.1 Los objetivos de calidad deben cumplir con los requisitos de los productos

ofrecidos por la empresa. 4.2 Cumplir con los requisitos exigidos por los clientes para la prestación del

servicio. 4.3 Identificar las oportunidades de mejora. 4.4 Identificar nuevas oportunidades de mercado. 4.5 Todo el personal debe conocer y entender los objetivos de calidad, los logros

obtenidos y las respectivas modificaciones que se realicen.


DIRECCION PÁGINA: 2 de 10

5. PROCEDIMIENTO El comité de calidad junto con el gerente general son los encargados de establecer los

objetivos de calidad, para el logro de la política de calidad, los cuales serán

entregados y divulgados a todo el personal de Afro Frutas del Pacifico E.U.

La elaboración de los objetivos de calidad debe estar enfocada al cumplimiento de la

política de calidad. El comité será el encargado de analizar, evaluar y autorizar alguna

modificación en el momento que sea necesario.

A los objetivos de calidad se le asigna un responsable, un plan de acción, fecha de

cumplimiento, fecha de seguimiento, y se medirán a través de los indicadores. Dicha

información se registrará en el formato "Objetivos de Calidad FT-GC-007“.

El comité de calidad en las reuniones aprobará el formato y una vez aprobados, los

objetivos de calidad serán divulgados a todo el personal de la organización por parte

del coordinador para el sistema de gestión de la calidad y se explicarán en cada

departamento.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General Establecer y verificar el logro de los

objetivos de calidad.

Comité de Calidad

Analizar, evaluar, y autorizar las

modificaciones que se deban realizar a los

objetivos de calidad.



7. ANEXOS

Anexo No. 1 Objetivos de Calidad.

ANEXO No. 1

OBJETIVOS DE CALIDAD COORPORATIVOS


AÑO 2014 META

AÑO 2015 INDICADOR RESPONSABLE ESTRATEGIA

PLAN DE ACCION FECHA DE

CUMPLIMIENTO SEGUMIENTO

SA

TIS

FA

CC

IÓN

AC

CIO

NIS

TA

S

AUMENTAR RENTABILIDAD

60% 85%

Utilidad Neta

Ingresos

= Rentabilidad

TODOS

* Aumentar clientes * Mejorar servicio

31/12/2015 MENSUAL


Disminuir

en un

10% con

referencia

al año

anterior

Gastos del

presente

año__

Gastos del año anterior =INDICE DE CONTROL DE GASTOS

TODOS

* Reciclar papelería * Disminuir reproceso * Hacer uso eficiente de los recursos que se tienen. * Comprar elementos de aseo mas baratos. * Ahorro energía * Ahorro teléfono.

31/12/2015 MENSUAL

AUMENTAR UTILIDAD NETA

20.550.000 40.500.000 $ TODOS

* Aumentar clientes * Mejorar servicio * Disminuir gastos * Alcanzar certificación ISO 9001:2008

31/12/2015 MENSUAL

AUMENTAR FLUJO DE CAJA

1.800.000 3.500.000 $ TODOS

* Aumentar clientes * Mantener una rotación de cartera máximo 20 días.

31/04/2015 NENSUAL


DIRECCION

PÁGINA: 4 de 10


AÑO 2014

META AÑO 2015

INDICADOR RESPONSABLE ESTRATEGIA PLAN DE ACCION

FECHA DE CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

SA

TIS

FA

CC

IÓN

CLIE

NT

ES

ALCANZAR CERTIFICACIÓN ISO

9001:2008 0% 100%

Número de actividades

realizadas____


programadas = INDICE DEL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE TRABAJO

TODOS

* Implementar los procesos y procedimientos según los requerimientos de la norma. * Conformar el comité de calidad. * Realizar auditorias internas.

31/12/2015 MENSUAL

SA

TIS

FA

CC

IÓN

CLIE

NT

ES

IN

TE

RN

OS

AUMENTAR Y MANTENER

ACTUALIZADO A TODO EL PERSONAL

DE LA EMPRESA

0% 100%

Número de capacitaciones __realizadas___ Número de capacitaciones Programadas

= INDICE DEL PERSONAL CAPACITADO

TODOS

* Identificar el personal que debe recibir la capacitación.

* Aplicar el plan de capacitación que apoye el logro de los objetivos de calidad. * Seleccionar el organismo o persona que realizará la capacitación. * Promover la capacitación en todos los niveles.

31/12/2015

MENSUAL





AÑO 2014 META




SA

TIS

FA

CC

IÓN

AC

CIO

NIS

TA

S


60% 85%

Utilidad Neta

Ingresos

= Rentabilidad

TODOS

* Aumentar clientes * Mejorar servicio * Disminuir gastos.

31/12/2015 MENSUAL


Disminuir

en un

10% con

referencia

al año

anterior

Gastos del presente año__ Gastos del año anterior =INDICE DE CONTROL DE GASTOS

TODOS

* Reciclar papelería * Disminuir reproceso * Hacer uso eficiente de los recursos que se tienen. * Comprar elementos de aseo mas baratos. * Ahorro energía * Ahorro teléfono.

31/12/2015 MENSUAL


20.550.000 40.500.000 $ TODOS * Aumentar clientes * Mejorar servicio * Disminuir gastos

31/12/2015 MENSUAL


1.800.000 3.500.000 $ TODOS


31/12/2015 NENSUAL






AÑO 2014 META




SA

TIS

FA

CC

IÓN

AC

CIO

NIS

TA

S

DISMINUIR ROTACIÓN DE CARTERA

Máximo 20 días

Máximo 20 días

SECRETARIA

*Facturar cuentas de cobro de cada mes, para recibir su respectiva cancelación. * Llamar a recordar cuenta de cobro a clientes morosos.

31/12/2015 MENSUAL

SA

TIS

FA

CC

IÓN

CLIE

NT

ES


9001:2008 0% 100%


realizadas____



TODOS

* Implementar Los procesos y procedimientos según los requerimientos de la norma. * Conformar el comité de calidad. * Realizar auditorias internas.

31/12/2015 MENSUAL




AÑO 2014 META




SA

TIS

FA

CC

IÓN

CLIE

NT

ES

DISMINUIR RECLAMOS 3 reclamos

por mes O reclamos

por mes. TODOS

* Cumplir con los requisitos que el cliente tiene. - Estar atento a cada una de las sugerencias o reclamos que hagan los clientes. - Ofrecer un servicio de calidad.

31/12/2015 MENSUAL



OBJETIVOS DE CALIDAD PROCESO OPERATIVO


AÑO 2014 META




SA

TIS

FA

CC

IÓN

AC

CIO

NIS

TA

S


60% 85%

Utilidad _ neta

Ingresos

= Rentabilidad

TODOS

* Aumentar clientes * Mejorar servicio * Disminuir gastos

31/12/2015 MENSUAL


Disminuir en un 10% con referencia al año anterior

Gastos del presente año__ Gastos del año anterior =INDICE DE CONTROL DE GASTOS

TODOS

* Reciclar papelería * Disminuir reproceso * Hacer uso eficiente de los recursos que se tienen. * Comprar elementos de aseo más baratos. * Ahorro energía * Ahorro teléfono.

31/12/2015 MENSUAL


20.550.000 40.500.000 $ TODOS

* Aumentar clientes * Mejorar servicio * Disminuir gastos * Alcanzar certificación ISO 9001:2008

31/12/2015 MENSUAL


1.800.000 3.500.000 $ TODOS


31/12/2015 NENSUAL




AÑO 2014 META




SA

TIS

FA

CC

IÓN

CLIE

NT

ES


9001:2008 0% 100%


realizadas____ Número de actividades


TODOS

* Implementar Los procesos y procedimientos según los requerimientos de la norma. * Conformar el comité de calidad. * Realizar auditorias internas.

31/12/2015 MENSUAL









5.4 PLANIFICACION

5.4.2 PLANIFICACION DEL SISTEMA DE

GESTION DE CALIDAD

FECHA:

OCTUBRE DE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 6

1. OBJETIVO

Planificar el sistema de gestión de la calidad en Afro Frutas del Pacifico E.U., con el fin

de proporcionar las herramientas necesarias para integrar los procesos, asegurar la

revisión, realizar el seguimiento, dar cumplimiento a los objetivos de calidad y mejorar

continuamente.

2. ALCANCE

Es aplicable a todas las actividades relacionadas con el sistema de gestión de la

calidad.

3. DEFINICIONES

3.1 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Es la forma como la empresa realiza la gestión empresarial asociada a la calidad.

Conformada por la estructura organizacional junto con la documentación, procesos, y

recursos con que se cuenta para alcanzar los objetivos de la calidad y cumplir con los

requisitos exigidos por el cliente.

3.2 PLANIFICACION DE LA CALIDAD

Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la

calidad, procesos necesarios, y recursos, para conseguir los resultados de acuerdo a

los requisitos de los clientes y a las políticas de la organización.


DIRECCION PÁGINA:

2 de 6

4. GENERALIDADES

4.1 La planificación del sistema de gestión de la calidad, debe involucrar a todo el

personal de la empresa, para garantizar el cumplimiento de los objetivos

propuestos.

4.2 La planificación exige ejercer control sobre los cambios y garantizar que su

sistema de gestión de la calidad siga siendo eficiente durante y después de los

cambios.

5. PROCEDIMIENTO

En Afro Frutas del Pacifico E.U., se lleva a cabo el sistema de gestión de la calidad a

través de su planificación, este proceso debe ser continuo, y debe estar acompañado

de revisiones periódicas por parte de la dirección, con el fin de alcanzar los objetivos

de calidad propuestos por la organización y cumplir así con los requisitos exigidos por

el cliente.

Toda la planificación del Sistema de Gestión de Calidad debe ser elaborada por

etapas, para que la empresa las pueda ejecutar y así alcanzar la integridad de los

procesos y de la organización. A continuación se describe las etapas que hacen parte

de las actividades descritas en los diferentes elementos tratados en la norma, los

cuales establecen los procedimientos y mecanismos que debe desarrollar la empresa

para el aseguramiento de la calidad y garantizar que el sistema continúe siendo

eficiente.

5. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General Liderar todo el sistema de gestión de la

calidad en la empresa.


DIRECCION PÁGINA:

3 de 6

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Plan de Calidad.


DIRECCION PÁGINA:

4 de 6

ANEXO No. 1

PLAN DE CALIDAD PL-GC-001

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE

ACTIVIDAD DOCUMENTO

ASOCIADO RESPONSABLE OBJETIVO DE CALIDAD OBSERVACIONES

NO SI

1. Evidenciar compromiso gerencial. 2. Elaborar el diagnóstico del sistema de gestión de la calidad. 3. Conformar el comité de calidad y nombrar el representante de la dirección. 4. Establecer planes de acción para el desarrollo de actividades. 5. Establecer la política y los objetivos de calidad. 6. ¿Son coherentes con los principios de la organización?

Gerente General. Gerente general Gerente General. Gerente General, . Gerente General,

Sustentar las bases en la organización para el desarrollo del sistema de gestión de la calidad. Conocer el estado real de la empresa con respecto a la calidad y servir de punto de partida para las acciones que se tomarán. Contar con un equipo que apoye a la gerencia en la estructuración e implementación del sistema de gestión de la calidad. Tener un orden adecuado y eficiente para la ejecución de las actividades. Definir el compromiso de la organización con la calidad y guiar a la empresa en el desarrollo del sistema de gestión de la calidad.

Es el primer paso para la implementación exitosa del sistema de gestión de la calidad, debiendo ser demostrado en todas las acciones que realiza a diario la empresa. Con este diagnóstico se busca establecer fortalezas, debilidades y los obstáculos que se puedan presentar. Este equipo le permite a la gerencia retroalimentación continua de los avances del sistema de gestión de la calidad. En este proceso se debe involucrar a todo el personal, para lograr un mayor compromiso y sentido de pertenencia.

I

1

2

3

6

4

5

A


DIRECCION PÁGINA:

5 de 6

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE

ACTIVIDAD DOCUMENTO

ASOCIADO RESPONSABLE OBJETIVO DE CALIDAD OBSERVACIONES

NO

SI

7. Elaborar y revisar la documentación del sistema. 8. ¿El documento se adecua a los procesos? 9. Revisar el sistema de gestión de la calidad. 10. Establecer y desarrollar acciones preventivas, correctivas y de mejora.

PD-GC-001

Comité de Calidad. Gerente general, Comité de Calidad y representante de la dirección. Comité de Calidad y representante de la dirección. Gerente General, Comité de Calidad y representante de la dirección.

Lograr uniformidad en las actividades realizadas en cada uno de los procesos. Conocer los resultados de la implementación del sistema de gestión de la calidad. Dar cumplimiento a la filosofía de mejoramiento continuo de la calidad.

En la elaboración de la documentación se debe involucrar al personal. El Comité de Calidad debe recopilar todas las evidencias para la revisión.

A

8

7

10

9

T


DIRECCION PÁGINA:

6 de 6









5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD

Y COMUNICACIÓN

5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

FECHA:

OCTUBRE DE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 8

1. OBJETIVO

Definir y establecer la estructura organizacional que indique la relación entre cada uno

de los cargos, igualmente realizar una descripción detallada de cada uno de los cargos

existentes en Afro Frutas del Pacifico E., donde se identifique sus responsabilidades, y

autoridades.

2. ALCANCE

Es aplicable a todos los cargos existentes en la empresa.

3. DEFINICIONES

3.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Modelo por medio del cual se esquematiza las responsabilidades, funciones y

relaciones en una organización.

3.2 MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS

Es un formato en cual se identifica, describe, determina conocimientos y experiencia,

responsabilidad, condiciones laborales y otros factores que necesita reunir el perfil de

la persona que desempeña cada uno de los cargos en la empresa.

3.3 PUESTO DE TRABAJO

Corresponde a la unidad funcional de una organización el cual debe cumplir unas

actividades y esfuerzos que conlleven al desarrollo de una labor determinada.


DIRECCION

PÁGINA:

2 de 8

4. GENERALIDADES

4.1 El manual de funciones, queda sujeto a modificación en el momento que en la

empresa se generen cambios en las características de los cargos, o se necesite

un cargo adicional.

4.2 Se recomienda utilizarlo en los procesos de selección, inducción, y

entrenamiento de personal nuevo y en el proceso de evaluación del desempeño

de personal antiguo.

4.3 Se debe dar a conocer a todo el personal de la empresa, empleados antiguos y

nuevos.

4.4 Se utiliza también para detectar necesidades de entrenamiento y capacitación.

5. PROCEDIMIENTO

En el desarrollo del sistema de gestión de la calidad, son parte fundamental, las

personas que conforman la organización, por lo que se busca una mejor funcionalidad

y las mejores interrelaciones entre ellos.

Afro Frutas del Pacifico E.U., cuenta con la descripción de los puestos de trabajo (Ver

Manual de Funciones), esta información se encuentra consignada en un formato el

cual fue aplicado a cada empleado para obtener la descripción detallada de todo lo

relacionado a su cargo, igualmente se encuentra establecido el organigrama

estructural de la empresa.

El formato de descripción de cada puesto de trabajo contiene:

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO: Nombre del cargo, objetivo general del cargo,

cargo del jefe inmediato, departamento, número de personas en el cargo, personal

a su cargo.


DIRECCION

PÁGINA:

3 de 8

DESCRIPCION DE FUNCIONES: Funciones permanentes, funciones periódicas y

su frecuencia, funciones ocasionales.

REQUISITOS DEL CARGO: Conocimientos y experiencias, competencias,

responsabilidad.

ENTORNO DEL CARGO: Relaciones del cargo con el exterior y con el interior de

la empresa.

CONDICIONES DE TRABAJO: Temperatura, espacio, ruido, ventilación, riesgos.

Después de recoger la información de cada uno de los cargos, el gerente general

debe revisar el manual de funciones y posteriormente debe dar a conocer y explicar

a cada una de las personas que desempeñan dichos cargos para su análisis y

verificación.

Es recomendable la utilización del manual de funciones el cual queda anexo en esta

documentación, en el proceso de selección del personal, con el propósito de

establecer los programas de entrenamiento y capacitación que requiera la nueva

persona a desempeñar el cargo. También sirve de base para la evaluación del

desempeño y permite que el titular de cada uno de los cargos existentes tenga claro

lo que se espera obtener de él en su puesto de trabajo.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Coordinadora del Sistema de gestión de

calidad

Aplicar formato y hacer descripción de

cargos.

Definir el organigrama de la empresa

Gerente General

Revisar, actualizar, comunicar y explicar a

todo el personal de la empresa el manual de

funciones.

Asegurar su cumplimiento.


DIRECCION

PÁGINA:

4 de 8

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Matriz de Responsabilidad, Autoridad y Manejo.


DIRECCION

PÁGINA:

5 de 8

ANEXO No. 1

MATRIZ DE RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y MANEJO

ELEMENTOS DE LA NORMA

JU

NT

A D

IRE

CIT

VA

GE

RE

NT

E G

EN

ER

AL

SE

CR

ET

AR

IA

GE

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AU

DIT

OR

IN

TE

RN

O

AS

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OR

ES

AU

XIL

IAR

CO

NT

AB

LE

4.1 REQUISITOS GENERALES A R R

4.2.1 GENERALIDADES A R R

4.2.2 MANUAL DE CALIDAD A R R R

4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS A R R R M M M

4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS A R R R M M M

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION A R M

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE A R M M M M M M

5.3 POLITICA DE CALIDAD A R M R R M M M

5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD A R M R R M M M

5.4.2 PLANIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD A R M R R M M M

5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD A R M R M M M M

5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCION A R M R M M M M

5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA A R M R R M M M

5.6.1 GENERALIDAES A R

5.6.2 INFORMACION PARA LA REVISION A R

5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISION A R

6.1 GESTION DE LOS RECURSOS A R

6.2.1 GENERALIDADES A R

6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION A R


DIRECCION

PÁGINA:

6 de 8


JU

NT

A D

IRE

CIT

VA

GE

RE

NT

E G

EN

ER

AL

SE

CR

ET

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IA

GE

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OR

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XIL

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CO

NT

AB

LE

6.3 INFRAESTRUCTURA A R R R R R R R

6.4 AMBIENTE DE TRABAJO A R R R R R R R

7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO A R R R R R R R

7.2.1 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO

A R R R R R R R

7.2.2 REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO

A R R R R R R R

7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE A R R

7.4.1 PROCESO DE COMPRAS A R R R

7.4.2 INFORMACION DE LAS COMPRAS A R R R

7.4.3 VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS A R R R

7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

A R R R R R R R

7.5.2 VALIDACION DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

A R R R

7.5.3 IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD A R M R R M M M

7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE A R R R R R R R

7.5.5 PRESERVACION DEL PRODUCTO A R R R R R R R


DIRECCION

PÁGINA:

7 de 8


JU

NT

A D

IRE

CIT

VA

GE

RE

NT

E G

EN

ER

AL

SE

CR

ET

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TE

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O

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OR

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XIL

IAR

CO

NT

AB

LE

8.2.1 SATISFACCION DEL CLIENTE A R R R

8.2.2 AUDITORIA INTERNA A R R R

8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PROCESOS A R R R R R R R

8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PRODUCTOS A R R R R R R R

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME A R R R R R R R

8.4 ANALISIS DE DATOS A R R R R R R R

8.5.1 MEJORA CONTINUA A R R R R R R R

8.5.2 ACCION CORRECTIVA A R R R R R R R

8.5.3 ACCION PREVENTIVA A R R R R R R R

R: Responsabilidad

A: Autoridad

M: Manejo


DIRECCION

PÁGINA:

8 de 8









5.5 RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Y

COMUNICACION

5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCION

FECHA:

OCTUBRE DE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 5

1. OBJETIVO

Designar un miembro de la dirección, que asuma la responsabilidad general del

sistema de gestión de la calidad.

2. ALCANCE

El representante de la dirección tiene autonomía sobre todo el personal de la

empresa para vigilar el cumplimiento de todas las actividades y procedimientos en el

proceso de implantación y seguimiento del sistema de gestión de calidad.

3. DEFINICIONES

3.1 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

Es la persona designada por la gerencia general para asumir la responsabilidad

general y asegurar el adecuado funcionamiento del sistema de gestión de la calidad en

la empresa.

4. GENERALIDADES

4.1 Es responsabilidad de la alta dirección, designar un representante y a la vez,

estipular su tiempo de permanencia de acuerdo a su evaluación del

desempeño.

4.2 Son requisitos del representante de la dirección entre otros:

Tener un conocimiento general referente a la empresa y los productos ofrecidos.

Tener conocimiento sobre el contenido de la norma ISO 9001 versión 2008.

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

PÁGINA:

2 de 5

Garantizar que la documentación de la norma ISO reglamentada será la óptima

para certificar la empresa.

Establecer, implementar, y mantener los procesos necesarios para el sistema de


Ser un buen comunicador y estar comprometido con la importancia del sistema

de gestión de la calidad.

Reafirmar en todos los niveles de la organización, la importancia de cumplir con

los requisitos del cliente.

5. PROCEDIMIENTO

Afro Frutas del Pacifico E.U., por ser una empresa pequeña, el gerente general fue

designado como representante de la dirección en el proceso de aseguramiento del

sistema de gestión de la calidad y lo ha dado a conocer a todo el personal por medio

de una carta. Ver Anexo No. 1 “CARTA CORRESPONDIENTE AL NOMBRAMIENTO

DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN”

Es responsabilidad del representante de la dirección:

Cumplir con todas las actividades establecidas en el manual de la calidad para

garantizar que el sistema de gestión de la calidad funcione eficientemente y se

esté cumpliendo los requisitos exigidos por la norma ISO 9001: 2008.

Estar en permanente contacto con la alta gerencia para informar sobre el

desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de

mejora.

Garantizar que todas las personas en la organización conozcan lo que el cliente

desea.


DIRECCION PÁGINA:

3 de 5

Velar por la mejora continua del sistema de gestión de la calidad.

Garantizar que la empresa está preparada para la auditoría inicial de certificación

y para las auditorías periódicas necesarias.

Las demás funciones y requisitos se encuentran en el manual de funciones. Cualquier

persona tanto interna como externa de la organización que quiera conocer sobre el

desempeño del sistema de gestión de la calidad debe dirigirse al representante de la

dirección.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General Designar el representante de la dirección.

7. ANEXOS

Anexo No.1 Carta Correspondiente al Nombramiento del Representante de la

Dirección.


DIRECCION PÁGINA:

4 de 5

ANEXO No. 1

CARTA CORRESPONDIENTE AL NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE DE

LA DIRECCIÓN DE AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U.

PEREIRA

DE: GERENTE GENERAL


ASUNTO: NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

La empresa Afro Frutas del Pacifico E.U., por ser una compañía tan pequeña solo

cuenta con una persona idónea para hacer el debido seguimiento al desarrollo del

Sistema de gestión de Calidad, el cual es el gerente general, ya que es la persona que

conoce muy bien todos los procesos de la compañía.

Atentamente

__________________________



PÁGINA: 5 de 5








FECHA:

OCTUBRE DE 2013


5.5 RESPONSABILIDAD AUTORIDAD Y

COMUNICACIÓN

5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Asegurar que se establezcan y mantengan los procesos de comunicación adecuados

para que el sistema de gestión de la calidad funcione eficientemente.

2. ALCANCE

En Afro Frutas del Pacifico E.U., la comunicación abarca todos los departamentos de

la organización y sus respectivos responsables en cada puesto de trabajo.

3. DEFINICIONES

No Aplica.

4. GENERALIDADES

4.1 La buena comunicación es esencial para que el sistema de gestión de la calidad

funcione de manera eficiente.

4.2 El proceso de comunicación debe ofrecer a todos los niveles de la organización

la capacidad de:

Recibir información de manera oportuna y actuar sobre ella.

Crear confianza mutua.

Identificar oportunidades de negocio.

Identificar oportunidades de mejora


DIRECCION PÁGINA:

2 de 3

5. PROCEDIMIENTO

El comité de calidad el cual solo se encuentra conformado por el gerente de la

empresa deberá evaluar los resultados generados en el desarrollo del sistema de

gestión de la calidad y luego se los comunicará a todos los empleados de Afro Frutas

del Pacifico E.U., por medio de reuniones donde expone el alcance del sistema y sus

anomalías para proponer mejoras.

Todas las reuniones que se realicen en Afro Frutas del Pacifico E.U., deben seguir el

formato “Actas de Reunión FT-PA-007” donde se consignan los temas tratados, puntos

pendientes reunión anterior, desarrollo de puntos, compromisos próxima reunión, y

firma de asistentes, estas actas se conservarán como evidencia del desarrollo de las

reuniones.

Toda la información generada por los departamentos que requiera ser divulgada a

toda la organización, deberá ser aprobada por el gerente general antes de ser

comunicada y será quien determine si se publicará en la cartelera o en forma personal.

Toda la comunicación interna escrita será controlada por medio de un formato de

“Comunicación Interna FT-GC-008”, con el propósito de que quede constancia de la

entrega y del tema tratado.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Coordinador del Sistema de Gestión de

la Calidad

Innovar y mejorar el sistema de

comunicación interna en Afro Frutas del

Pacifico E.U.


PÁGINA:

3 de 3

7. ANEXOS

No aplica.








5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

5.6 REVISION POR LA DIRECCION

5.6.1 GENERALIDADES

FECHA:

OCTUBRE DE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 4

1. OBJETIVO

Revisar el sistema de gestión de la calidad, en intervalos planificados, para asegurar

su conveniencia, adecuación y eficacia continua.

2. ALCANCE

La revisión se implementará en cada uno de los departamentos que conforman Afro

Frutas del Pacifico E.U.

3. DEFINICIONES 3.1 REVISION

Inspección general de actividades relacionadas a una situación concreta.

3.2 AUDITORIA Examen sistemático para determinar si las actividades de calidad planificadas y los

resultados asociados que corresponden a lo esperado o planificado.

4. GENERALIDADES

4.1 Se debe mantener registros de las revisiones por parte de la dirección, debido a

que estos registros constituyen la evidencia de la operación eficaz del sistema



PÁGINA:

2 de 4

5. PROCEDIMIENTO

En intervalos no planificados la dirección revisara el sistema de gestión de la calidad y

se analizaran los puntos de acuerdo al avance que se lleve de la documentación.

En intervalos planificados la gerencia general deberá programar las reuniones

necesarias para revisar cada uno de los elementos de la norma:

4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

4.1 REQUISITOS GENERALES

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

4.2.1 GENERALIDADES

4.2.2 MANUAL DE CALIDAD

4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS

5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCION

5.2 ENFOQUE AL CLIENTE


5.4 PLANIFICACION DE LA CALIDAD

5.4.1 OBJETIVOS DE LA CALIDAD

5.4.2 PLANIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN

5.5.1 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

5.5.2 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA

5.6 REVISION POR LA DIRECCIÓN

5.6.1 GENERALIDADES

5.6.2 INFORMACION PARA LA REVISIÓN

5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISION


DIRECCION PÁGINA:

3 de 4

6 GESTION DE LOS RECURSOS

6.2.1 GENERALIDADES

6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION

6.3 INFRAESTRUCTURA


7 REALIZACION DEL PRODUCTO

7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACION DEL PRODUCTO

7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

7.2.1 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL

PRODUCTO.

7.2.2 REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL

PRODUCTO.

7.2.3 COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES.

7.4 COMPRAS


7.4.2 INFORMACION DE LAS COMPRAS

7.4.3 VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

7.5 OPERACIONES DE PRODUCCION Y SERVICIO

7.5.1 CONTROL DE LAS OPERACIONES DE PRODUCCION Y SERVICIO

7.5.2 VALIDACION DE LOS PROCESOS DE LAS OPERACIONES DE

PRODUCCION Y SERVICIO.

7.5.4 BIENES DEL CLIENTE


8 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

8.1 GENERALIDADES

8.2 MEDICION Y SEGUIMIENTO

8.2.1 SATISFACCION DEL CLIENTE

8.2.2 AUDITORIA INTERNA

8.2.3 MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL PRODUCTO

8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

8.4 ANALISIS DE DATOS

8.5 MEJORA


8.5.2 ACCIONES CORRECTIVAS

8.5.3 ACCIONES PREVENTIVAS


DIRECCION PÁGINA:

4 de 4

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General

Revisar el sistema de gestión de la calidad

de la organización, para asegurar su

conveniencia, adecuación y eficacia

continua.

7. ANEXOS No aplica.










5.6.2 INFORMACION PARA LA REVISION

FECHA:

OCTUBRE DE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 5

1. OBJETIVO

Establecer el tipo de información que servirá de apoyo a la alta dirección de Afro

Frutas del Pacifico E.U., para el proceso de revisión del sistema de gestión de la

calidad.

2. ALCANCE

Es aplicable a todas las revisiones por parte de la gerencia al sistema de gestión de la

calidad.

3. DEFINICIONES

3.1 AUDITORIA EXTERNA

Examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los

resultados relacionados con la calidad cumplen con las disposiciones preestablecidas

y si estas disposiciones son aptas para alcanzar los objetivos. Es realizada por

personal externo a la organización.

3.2 AUDITORIA INTERNA

Evaluación para determinar el avance, el desarrollo y eficacia del sistema de gestión

de la calidad. Es realizada por miembros de la organización.

3.3 RETROALIMENTACION DEL CLIENTE

Es la recopilación por parte de la empresa de toda la información generada por el

cliente con relación al producto y/o servicio que se le suministro. Esta asociada con el

grado de satisfacción que ha obtenido el cliente


PÁGINA:

2 de 5

4. GENERALIDADES 4.1 El diligenciamiento de formatos y análisis de registros es parte fundamental en el

suministro de información para la revisión del sistema de gestión de la calidad

por parte de la gerencia general.

5. PROCEDIMIENTO

Las revisiones realizadas por la gerencia general al sistema de gestión de la calidad

deben estar soportadas en la siguiente información:

Resultados de auditorias externas y/o internas.

Retroalimentación de clientes.

Estado de las acciones correctivas y preventivas.

Seguimiento a las actividades generadas en la anterior revisión.

Seguimiento al cumplimiento de los objetivos de calidad.

Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad.

Recomendaciones del comité encaminadas al mejoramiento del sistema de gestión

de la calidad.

Cumplimiento de la frecuencia de las auditorías.


PÁGINA:

3 de 5

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General Revisar la información relacionada con el

sistema de gestión de la calidad

Comité de Calidad

Suministrar la información requerida por el

gerente general para la revisión del sistema


7. ANEXOS

Anexo No. 1 Cronograma de Reuniones


PÁGINA:

4 de 5

ANEXO No. 1

CRONOGRAMA DE REUNIONES

Mes

Reunión

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Trabajo y

Comunicación

Interna

Vigía de Salud

Ocupacional

Comité de

Calidad

Auditorias

Internas

Comité de

Compras


PÁGINA:

5 de 5










5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISION

FECHA:

OCTUBRE DE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 5

1. OBJETIVO

Evaluar cada uno de los resultados procedentes de la información revisada por parte

de la dirección.

2. ALCANCE

Incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas con la mejora de la eficacia del

sistema de gestión de la calidad.

3. DEFINICIONES

No Aplica

4. GENERALIDADES

4.1 Se deben mantener registros de la revisión por parte de la dirección, donde se

traten todos los puntos de la revisión, junto con cualquier acción emprendida y

fechas fijadas.

4.2 Como resultado de la revisión, se debe llegar a ciertas decisiones e

implementarlas, lo anterior no implica que en cada revisión se tome una decisión,

solo se debe decidir cuando se justifiquen las mejoras, y se tengan los recursos

necesarios para implementarlas.

4.3 El resultado de la revisión se puede evidenciar, con mejora continua en la

infraestructura, muebles y enseres, equipo de oficina, software, hardware,

compra de libros. Igualmente se puede evidenciar en el mejoramiento de las

condiciones ambientales como la ventilación, iluminación y ambiente de trabajo.


DIRECCION PÁGINA:

2 de 5

5. PROCEDIMIENTO

La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la calidad por medio de los

informes suministrados por el comité de calidad. ( en este caso el comité se encuentra

conformado solo por el gerente)

El propósito del análisis de los resultados es identificar fallas en el proceso, para

desarrollar y actualizar los planes de calidad, estratégicos para futuras actividades.

Las decisiones y acciones tomadas son establecidas por medio de los siguientes

criterios:

Se debe buscar la eficacia del sistema de gestión de la calidad por medio del

mejoramiento continuo de los procesos.

El mejoramiento del producto, teniendo en cuenta la retroalimentación del

cliente.

De acuerdo con las necesidades identificadas en la revisión, se asignan

recursos.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General Revisar la documentación del sistema de



la Calidad

Suministrar toda la información con

anticipación y coordinar reunión.


PÁGINA:

3 de 5

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Acta de Inversiones de Afro Frutas del Pacifico E.U.

1


PÁGINA:

4 de 5

ANEXO No. 1

ACTA DE INVERSIONES DE AFRO FRUTAS DEL PACIFICO.

No.

FECHA:

ASUNTO: Inversión Documentación e implementación del Sistema de Gestión de

Calidad Norma ISO 9001:2008

JUSTIFICACIÓN:

Para Afro Frutas del Pacifico E.U., es muy importante dar garantía de la calidad de

sus productos tanto a sus clientes actuales como a los potenciales, esta es una de las

razones por las cuales la alta dirección de la empresa ha decidido adelantar un

Sistema de Gestión de Calidad bajo los lineamientos de la Norma ISO 9001:2008 el

cual se desarrollará durante el año 2014.

COSTO DE LA INVERSIÓN:

La empresa realizara una inversión aproximada de 12.000.000 millones de peso en el

proceso de certificación de esta.

RESPONSABLE:


Gerente General


PÁGINA:

5 de 5








FECHA:

NOVIEMBRE DE 2013

6. GESTION DE LOS RECURSOS

6.1 PROVISION DE LOS RECURSOS

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Asegurar que la organización dispone de los recursos necesarios para implementar,

mantener, mejorar continuamente el sistema de gestión de calidad y aumentar la

satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.

2. ALCANCE

Estos recursos deben amparar a todos y cada uno de los departamentos que

conforman la empresa

3. DEFINICIONES

3.1 RECURSOS

Todos aquellos medios técnicos, humanos y financieros destinados para el desarrollo de

determinados procesos.

4. GENERALIDADES

4.1 Hacer una adecuada distribución y uso del espacio físico en la oficina.

4.2 Capacitar en áreas afines a cada uno de los responsables de los puestos de

trabajo.

GESTION DE LOS RECURSOS

PÁGINA: 2 de 3

5. PROCEDIMIENTO

Para Afro Frutas del Pacifico E.U., es muy importante el buen desempeño del sistema

de gestión de la calidad; por lo que se conformó el comité de calidad y se nombro el

representante de la dirección (en este caso el gerente general realiza las dos

funciones), el cual periódicamente revisa el proceso de Gestión de Calidad con el

propósito de mantener informada a la alta dirección de la evolución del sistema y así

proporcionar los recursos necesarios para el cumplimiento de los requisitos del cliente

en su servicio ofrecido. Para esto, la empresa debe elaborar su presupuesto, en el

cual se debe asignar los recursos necesarios para las actividades que comprende el

desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad en la empresa, igualmente la gerencia

general asigna los recursos necesarios para la contratación de personas, y la compra

de equipos para la mejora de la infraestructura del ambiente de trabajo.

La empresa debe establecer un espacio físico en el cual se puedan desarrollar las

actividades relacionadas con el Sistema Gestión de Calidad, con equipo de computo el

cual este disponible para realizar la documentación de los procedimientos a ejecutar,

así mismo el gerente general deberá tener en cuenta que a medida que el sistema se

vaya desarrollando, se necesitaran de otros recursos que la gerencia deberá asignar

para el desarrollo del S.G.C.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General Gestionar y asignar los recursos necesarios.


la Calidad

Diseñar y presentar presupuesto para el

desarrollo del sistema de gestión de la

calidad.

7. ANEXOS

No aplica


PÁGINA: 3 de 3









FECHA:

NOVIEMBRE DE 2013

6.2 RECURSOS HUMANOS

6.2.1 GENERALIDADES

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Tener un conocimiento objetivo sobre todo el personal que labora en Afro Frutas del

Pacifico E.U., teniendo en cuenta su educación, formación, habilidades, y experiencia

apropiada para llevar a cabo sus funciones.

2. ALCANCE Es aplicable a todos los cargos y empleados que laboran en Afro Frutas del Pacifico

E.U.

3. DEFINICIONES

No aplica.

4. GENERALIDADES 4.1 Es necesario por parte de la empresa tener claridad en lo que espera recibir de

cada uno de los empleados en su respectivo puesto de trabajo.

4.2 Es indispensable el que la alta dirección tenga conocimiento de la capacidad de

cada uno de los empleados a su cargo.

4.3 La gerencia general, revisará si las personas son competentes para la

realización de sus actividades.


PÁGINA:

2 de 3

5. PROCEDIMIENTO

En AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., con el fin de obtener la información

relacionada con los cargos, se diseñó un formato que fue aplicado a cada empleado,

y adicional a esto, se contó con el análisis directo del jefe inmediato, para obtener así,

la descripción detallada de lo relacionado con cada uno de los puestos de trabajo.

Actualmente, la empresa cuenta con un manual de funciones y responsabilidades,

donde se describe cada uno de los cargos existentes en la empresa.

El gerente general es el encargado de revisar el manual de funciones, y lo debe dar a

conocer a cada uno de los titulares de los puestos de trabajo, con el fin de mejorar el

desempeño.

El manual de funciones, debe ser utilizado en el proceso de inducción y en el proceso

de evaluación del desempeño, permite que el titular de cada uno de los cargos

existentes tenga claro lo que se espera obtener de él en su puesto de trabajo. (Ver

Manual de Funciones)

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Coordinadora del Sistema de gestión de

calidad

Aplicar formato y hacer descripción de

cargos.

Definir el organigrama de la empresa

Gerente General

Revisar, actualizar, comunicar y explicar a

todo el personal de la empresa el manual de

funciones.

Asegurar su cumplimiento.


PÁGINA: 3 de 3

7. ANEXOS

No aplica.









FECHA:

NOVIEMBRE DE 2013

6.2 RECURSOS HUMANOS

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001 6.2.2 TOMA DE CONCIENCIA,

COMPETENCIAS Y FORMACION

PAGINA:

1 de 8

1. OBJETIVO

Planificar las asignaciones de trabajo e identificar las competencias necesarias del

personal que realiza los trabajos que afectan la calidad del servicio y velar por el

mejoramiento de la misma.

2. ALCANCE

Es aplicable a todo el personal de Afro Frutas del Pacifico E.U.

3. DEFINICIONES

3.1 CLIMA ORGANIZACIONAL

Ambiente en el que se desenvuelve el trabajador.

3.2 PLAN DE CAPACITACIÓN

Programación de la capacitación requerida para los empleados de acuerdo a las

necesidades de la empresa.

4 GENERALIDADES

4.1 Mantener todos los registros apropiados sobre la educación, formación, habilidades

del personal de la empresa.


PÁGINA:

2 de 8

4.2 A través del análisis permanente del clima organizacional la gerencia puede conocer

el grado de satisfacción y motivación de los empleados, lo que permite que cada uno

manifieste de forma clara y consciente la percepción sobre la empresa.

4.3 Afro frutas del Pacifico E.U., con el fin de mejorar la competencia de su personal y de

promover el desarrollo ha definido un plan de capacitación de acuerdo a la descripción

de cargos y el perfil de sus empleados.

5. PROCEDIMIENTO

Los empleados actuales de Afro Frutas del Pacifico E.U., fueron vinculados hace varios

años a la organización, y no se tuvo en cuenta seguir un plan de selección y vinculación

de personal.

COMPETENCIA

Afro Frutas del Pacifico E.U., cuenta con un manual de funciones, en el se encuentra la

descripción de cargos de la empresa, con la competencia requerida, para el desempeño

de cada uno de los cargos. Ver Manual de Funciones.

FORMACIÓN

La empresa, realizó un programa de capacitación anual con el que se busca actualizar y

mejorar el desempeño de cada uno de los empleados de la empresa. (Ver Anexo No. 2

Plan de Capacitación Anual)

Los registros del programa de formación o capacitación que han recibido los empleados,

son archivados en el respectivo formato de “Asistencia a Capacitaciones FT-PA-006”, en

este se consigna la fecha, el tema, los asistentes, sus cargos y la firma respectiva de cada

uno.

GESTION DE LOS RECURSOS PÁGINA:

3 de 8

TOMA DE CONCIENCIA

La concientización del personal acerca de la pertinencia e importancia de sus actividades

y la forma como contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, tanto para los

empleados antiguos como para los nuevos, se realiza teniendo en cuenta una formación

impartida por el Representante de la Dirección referente a:

La planeación estratégica (Misión, Visión, Valores).

La política de calidad.

El programa de salud ocupacional

El manual de funciones; y

Los procedimientos e instrucciones pertinentes a cada uno de ellos.

Para conocer el compromiso del personal con los procesos de la empresa y la

concientización adquirida con en el sistema de gestión de calidad, se ha diseñado una

encuesta del clima organizacional, que permite tener una idea sobre la opinión que tiene

el personal sobre la empresa, su política, el manejo de la comunicación, a demás conocer

el grado de satisfacción de los empleados con respecto al ambiente de trabajo, etc. (Ver

Anexo No. 1 “ENCUESTA DE MEDICIÓN DEL CLIMA ORGANIZACIONAL”). Esta

encuesta es de suma importancia para el proceso de implementación del sistema de

gestión de la calidad, y se debe aplicar en la empresa anualmente para determinar las

áreas a mejorar y diseñar los programas de mejoramiento correspondientes.


PÁGINA:

4 de 8

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General

Velar por que se aplique el plan de

capacitación requerido de acuerdo a las

necesidades de la organización.

Garantizar la evaluación del clima

organizacional y la ejecución de las medidas

correctivas requeridas.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Encuesta de clima organizacional.

Anexo No. 2 Plan de capacitación.


PÁGINA:

5 de 8

ANEXO No. 1

ENCUESTA DE CLIMA ORGANIZACIONAL

1. ¿Considera usted, que la norma ISO 9001:2008 va ayudar a mejorar su desempeño

laboral?

Si No 2. ¿Conoce la política de la calidad de la empresa? Si No 3. ¿Conoce los objetivos de calidad de la empresa?

Si No 4. ¿Conoce los objetivos personales? Si No

5. ¿Le gusta que la empresa este en función de la mejora del servicio con calidad?

Si No 6. ¿Cómo considera la relación suya con sus compañeros de trabajo? Buena Regular Mala


6 de 8

7. ¿Cómo analiza la comunicación de sus jefes hacia usted?

Buena Regular Mala

8. ¿Cómo es la comunicación suya hacia sus superiores en la empresa? Buena Regular Mala

9. ¿Cree usted, que las sugerencias que usted da a la organización son tenidas en

cuenta?

Si No 10. ¿Considera usted, que las condiciones en que usted trabaja son las adecuadas?

(Espacio, ventilación, temperatura, ruido).

Si No

11. ¿Considera usted, que los equipos y herramientas de trabajo son las adecuadas

para desempeñar con eficiencia sus funciones?

Si No

MUCHAS GRACIAS.


PÁGINA:

7 de 8

ANEXO No. 2

PLAN DE CAPACITACION AÑ0 (X)

TEMA RESPONSABLE COORDINACION

PERSONAL ASISTIR FECHA

PROPUESTA OBSERVACION

Legislación sobre Salud Ocupacional y Riesgos

Profesionales

Coordinadora del S.G.C Todos

Norma ISO 9001:2008

Coordinadora del S.G.C Todos

Manejo de Archivo

Secretaria y Auxiliar Contable

Secretaria- Auxiliar Contable - Coordinador del

S.G.C

Recursos Humanos

Gerencia Todos

Manejo de Tiempo

Gerente General Todos

Salud Frente al Computador A.R.P y Vigía Ocupacional Secretaria y Auxiliar

Contable

Curso de Primero Auxilios A.R.P y Vigía Ocupacional Todos


PÁGINA:

8 de 8

TEMA RESPONSABLE COORDINACION

PERSONAL ASISTIR FECHA


Sensibilización en Plan de

Emergencias

A.R.P y Vigía Ocupacional Todos

Manejo de Botiquín


Estilo de Vida Saludable


Manejo Y Optimización de la

Mecánica Corporal


Prevención de Lesiones por

Trauma Acumulativo










FECHA:

NOVIEMBRE DE 2013

6.3 INFRAESTRUCTURA

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la

conformidad con los requisitos de los productos ofrecidos.

2. ALCANCE

Es aplicable a todas las actividades realizadas por la organización.

3. DEFINICIONES

3.1 INFRAESTRUCTURA

Organización, sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el

funcionamiento de una organización.

3.2 SALUD OCUPACIONAL

Es el conjunto de actividades multidisciplinarias encaminadas a la promoción, educación,

prevención, control, recuperación y rehabilitación de los trabajadores, para protegerlos de

los riesgos ocupacionales y ubicarlos en un ambiente de trabajo de acuerdo con sus

condiciones fisiológicas.


2 de 3

4. GENERALIDADES

4.1 La infraestructura incluye, edificios, espacios físicos y servicios asociados, equipo

para los procesos (hardware y software), y los servicios de apoyo (transporte y

comunicaciones).

4.2 Un programa de salud ocupacional permite que los trabajos se realicen en un

ambiente físico propicio y adecuado para el trabajador.

5. PROCEDIMIENTO

Afro Frutas del Pacifico E.U., conscientes de la importancia de contar con un espacio

adecuado para la realización de sus actividades, ha procurado mantener una oficina, con

los muebles y enseres necesarios en condiciones optimas para garantizar el buen

funcionamiento de la empresa y alcanzar así la satisfacción de los clientes.

En la empresa, se conformo el vigía de salud ocupacional encargado asegurar que las

condiciones físicas de equipos, y muebles estén en optimas condiciones y en el caso del

software y hardware, se asegura por las observaciones y recomendaciones realizadas

por los empleados. El vigía de salud ocupacional debe velar igualmente por el bienestar

de todos los empleados y de esta manera garantizar un mejor servicio al cliente.

El tener la infraestructura adecuada para desarrollar las funciones de la empresa permite

a todas las personas desenvolverse en un ambiente de trabajo agradable.


PÁGINA:

3 de 3

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General

Suministrar los recursos necesarios para

contar con una infraestructura adecuada y

óptima para el buen funcionamiento de la

empresa.

7. ANEXOS

No aplica.









FECHA:

NOVIEMBRE DE 2013


REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 31

1. OBJETIVO

Determinar y gestionar un buen ambiente de trabajo a todos los empleados durante el

desempeño de sus labores, mejorando así la calidad en la producción y

comercialización.

2. ALCANCE

Es aplicable a todos los cargos existentes en Afro Frutas del Pacifico E.U.

3. DEFINICIONES


Conjunto de condiciones bajo las cuales una persona realiza su trabajo.

3.2 VIGIA DE SALUD OCUPACIONAL

Es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamento de salud

ocupacional dentro de la empresa.

4. GENERALIDADES

4.1 Se requiere de un ambiente de trabajo óptimo si se quiere lograr la conformidad

con los requisitos del producto y/o servicio.

4.2 La alta gerencia debe identificar y proporcionar los recursos al personal para la

realización del trabajo, así como el espacio laboral adecuado, el equipo,

herramientas y sistemas informáticos necesarios y convenientes. También debe

considerar la forma cómo proveer y gestionar los diferentes aspectos del ambiente

laboral.


PÁGINA:

2 de 31

5. PROCEDIMIENTO

Para garantizar la calidad en los productos ofrecidos, es básica la calidad de todo el

equipo humano que labora en la empresa, siendo este el recurso más importante. Por

esta razón, la empresa, procedió a conformar el vigía de salud ocupacional con el fin de

asegurar con su revisión, un ambiente de trabajo adecuado, con las condiciones

ambientales normales, para satisfacer a los empleados e incrementar su sentido de

pertenencia con la empresa.

La gerencia de Afro Frutas del Pacifico E.U., busca que todo el personal se encuentre

satisfecho en su lugar de trabajo, por lo cual se constituyo a través de un acta y por

nombramiento del gerente general, el vigía de salud ocupacional con el fin de

promocionar y vigilar por el cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional y el

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial dentro de la empresa (Ver Anexos).

El Vigía de Salud Ocupacional debe reunirse mensualmente o cuando lo requiera

para:

Programar el plan de trabajo a desarrollar basado en el programa de salud

ocupacional de la empresa.

Velar por cumplir con el programa de capacitación de la Administración de

Riesgos Profesionales.

Dar a conocer las dificultades halladas y buscar las posibles soluciones, tratando

de que el clima organizacional sea el mejor y que los problemas sean mínimos al

interior de la organización.


PÁGINA:

3 de 31

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General

Identificar y proporcionar los recursos

necesarios para posibilitarle a su personal

realizar el trabajo, lo mismo que el espacio

laboral adecuado y el equipo, herramientas

y sistemas informáticos convenientes.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Carta de constitución del Vigía de Salud Ocupacional

Anexo No. 2 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

Anexo No. 3 Programa de Salud Ocupacional.


PÁGINA:

4 de 31

ANEXO No. 1

ACTA DE CONSTITUCIÓN

VIGIA SALUD OCUPACIONAL

PEREIRA, DE 2013

En las instalaciones de la empresa, el representante legal, nombro el representante

del Vigía de Salud Ocupacional dando cumplimiento a la Resolución 2013 de 1986 y al

Decreto 1295 de 1994 en su artículo 63 y a las exigencias de la División de Salud

Ocupacional del Ministerio del Trabajo, así como lo dispuesto en el Programa de Salud

Ocupacional. El período del vigía ocupacional es de dos años.

El Representante legal de la empresa AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., nombró a

las siguientes personas:

PRINCIPAL: SUPLENTE: _________________ __________________


PÁGINA:

5 de 31

ANEXO No. 2

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

Prescribe el presente reglamento contenido en los siguientes términos:

ARTICULO 1º. La empresa se compromete a dar cumplimiento a las

disposiciones legales vigentes, tendientes a garantizar los mecanismos que aseguren

una adecuada y oportuna prevención de los accidentes de trabajo y enfermedades

profesionales, de conformidad con los artículos 34, 57, 58, 108, 205, 206, 217, 220,

221, 282, 283, 348, 349, 350, 205, 206, 217, 220, 221, 282, 283, 348, 349, 350, 351,

del código sustantivo del trabajo, la ley 9 de 1979, Resolución 2013 de 1986,

Resolución 1016 de 1989, Resolución 6398 de 1991. Decreto 1295 de 1994 y demás

normas que con tal fin se establezcan.

ARTICULO 2º La empresa se obliga a promover y garantizar la constitución y

funcionamiento del comité de Salud Ocupacional, de conformidad con lo establecido

por el decreto 614 de 1984, Resolución 2013 de 1986, Resolución 1016 de 1989,

Decreto 1295 de 1994 y el Decreto 1771 de 1994.

ARTICULO 3º La empresa se compromete a destinar los recursos necesarios para

desarrollar actividades permanentes de conformidad con el programa de Salud

Ocupacional, elaborado de acuerdo con el decreto 614 de 1984, y la Resolución 1016

de 1989, el cual contempla como mínimo los siguientes aspectos.

A. Subprograma de Medicina Preventiva y del trabajo, orientado a promover y

mantener el más alto grado de bienestar físico, mental y social de los

trabajadores, en todos los oficios; prevenir cualquier daño a su salud

ocasionados por las condiciones de trabajo; protegerlos en su empleo de los

riesgos generados por la presencia de agentes y procedimientos nocivos;

colocar y mantener al trabajador en una actividad acorde con sus aptitudes

fisiológicas y psicosociales.

B. Subprograma de Higiene y Seguridad Industrial, dirigido a establecer las

mejores condiciones de saneamiento básico industrial y a crear

procedimientos que


PÁGINA:

6 de 31

Conlleven a eliminar o controlar los factores de riesgo que se originen en los

lugares de trabajo que puedan ser causa de enfermedad, disconfort ó

accidente.

ARTICULO 4º. Los factores de riesgo existentes en la empresa son:

FISICOS

ERGONOMICOS

FISICO - QUIMICOS

LOCATIVOS

ELECTRICOS

QUÍMICOS

PARAGRAFO: A efecto de que los riesgos contemplados en el presente artículo

no se traduzcan en accidentes de trabajo ó enfermedad profesional, la entidad ejerce

un control en la fuente, en el medio transmisor ó en el trabajador, de conformidad con

lo estipulado en el programa de salud ocupacional de la empresa, el cual se da a

conocer a todos los trabajadores al servicio de ella.

ARTICULO 5º. La empresa y sus trabajadores darán estricto cumplimiento a las

disposiciones legales, así como a las normas técnicas e internas que se adopten para

lograr la implantación de las actividades de Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene

y Seguridad Industrial, que sean concordantes con el presente reglamento y con el

programa de salud ocupacional de la empresa.

ARTICULO 6º. La empresa ha implantado un proceso de inducción del

trabajador a las actividades que deba desempeñar, capacitándolo respecto de las

medidas de prevención y seguridad que exija el medio ambiente laboral y el trabajo

específico que vaya a realizar.

ARTICULO 7º. Este reglamento permanecerá exhibido en por lo menos dos (2)

lugares visibles de los locales de trabajo, junto con la resolución aprobatoria, cuyos

contenidos se dan a conocer a todos los trabajadores en el momento de su ingreso.


PÁGINA:

7 de 31

ARTICULO 8°. El presente reglamento entra en vigencia a partir de la

aprobación impartida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad social y durante el

tiempo que la empresa conserve, sin cambios sustanciales las condiciones existentes

en el momento de su aprobación, tales como actividad económica, métodos de

producción, instalaciones locativas ó cuando se dicten disposiciones gubernamentales

que modifiquen las normas del reglamento ó que limiten su vigencia.

Representante legal,

__________________________________



PÁGINA:

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ANEXO No. 3

PROGRAMA SALUD OCUPACIONAL


1. JUSTIFICACION Y BASES LEGALES

De acuerdo con las políticas de salud ocupacional de la empresa, al considerar que el

centro de nuestra organización es el hombre y como tal amerita la dedicación de todos

los esfuerzos posibles para su bienestar, entre ellos el desarrollo de actividades

permanentes para preservar la salud, se hace evidente la necesidad de ejecutar un

programa de salud ocupacional que tenga por finalidad brindar a los trabajadores

información sobre la localización y evaluación de los agentes de riesgo ocupacionales

y sus posibles efectos nocivos, para adoptar las medidas preventivas y de control

necesarias mediante actividades que mejoren las condiciones de trabajo y salud.

El programa se sustenta en las disposiciones vigentes de legislación colombiana, entre

ellas las siguientes: Ley 9 de 1979, Resolución 2400 de 1979, decreto 614 de 1984,

Resolución 2013 de 1986, Resolución 1016 de 1989, Resolución 6398 de 1991,

Decreto 1295 de 1994.

OBJETIVOS

Velar por el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones de vida y salud de

los trabajadores.

Prevenir todo daño para la salud de las personas, derivado de las condiciones

de trabajo.

Proteger a las personas contra los riesgos relacionados con agentes

ergonómicos, locativo, físico, físico- químicos, eléctrico, químico, que pueden

afectar la salud individual o colectiva en los lugares de trabajo.

Eliminar o controlar los agentes nocivos para la salud en los lugares de trabajo.


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2. INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA

- RAZON SOCIAL: Afro Frutas del Pacifico E.U.

- NIT: 900130215

- TIPO DE ORGANIZACIÓN: Empresa Unipersonal.

- REPRESENTANTE LEGAL: Andrés Mauricio Salazar.

- ACTIVIDAD ECONOMICA: Fabricación y comercialización de pulpa de mango,

pulga de mora, pulpa de guanábana y pulpa de lulo.

- DIRECCION: Villa del Prado Manzana 37 casa 30

- TELEFONO: 3336092

- MUNICIPIO: PEREIRA DEPARTAMENTO: RISARALDA

CENTROS DE TRABAJO

NOMBRE DIRECCION ACTIVIDAD ECONOMICA

Afro Frutas del Pacifico E.U.

Villa del Prado Mz 37 casa 30

- Fabricación y

comercialización de

pulpa de frutas.

- Pulpa de mango

- Pulpa de lulo

- Pupa de guanabina

- Pulpa de mora


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3. RESEÑA HISTORICA

En el año 2008 se constituye la empresa AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., Con el

objetivo de producir y comercializar pulpa de frutas.

Esta es una empresa, que nació de la idea del señor ANDRES MAURICIO SALAZAR,

quien desde el momento de su creación se ha desempeñado como el gerente de esta

compañía, persona ampliamente conocedora del sector económico en el cual se

encuentra la empresa.

Durante todo el tiempo de trabajo en la empresa, se han vinculado personas

altamente capacitadas, los cuales con sus capacidades y experiencias han logrado

que la empresa tenga muy buena aceptación en la región.

Estamos creciendo día a día, mejorando continuamente, y en todo momento, el equipo

humano de AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., tiene bien definido el criterio de

responsabilidad, de profesionalismo y del sentido de pertenencia con nuestros clientes

razón de ser de la empresa.

MISION Somos una empresa una empresa dedicada a la fabricación y comercialización de

alimentos a base de frutas naturales, procesos que realizamos bajo las normas de

calidad y seguridad que permiten entregar a nuestros clientes productos en óptimas

condiciones, contando con personal altamente capacitado para el desarrollo de las

operaciones.


PÁGINA:

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VISION

Ser una empresa líder en la región en el sector de alimentos naturales a base de frutas

en el año 2015, logrando reconocimiento por la calidad de nuestros productos y

mejorando día a día en los procesos de la compañía.

POLITICA DE CALIDAD. Afro Frutas del Pacifico E.U., es una empresa que se dedica a la producción y

comercialización de pulpa de mango, pulpa de guanábana, pulpa de mora y pulpa de

lulo, teniendo como propósito principal consolidarse como la compañía líder en la

producción y comercialización de pulpa de fruta en la región, basándonos en las

especificaciones de los clientes logrando tener la satisfacción de los mismos con los

productos ofrecidos, contando con el personal calificado, infraestructura y tecnología

adecuada para garantizar el cumplimientos eficaz y eficiente del sistema de gestión de

calidad.

PRINCIPIOS DE CALIDAD

Desarrollar un sistema de gestión de calidad, que cuente con el compromiso de

todo el personal, donde se garanticen los recursos necesarios para su

aplicación, mantenimiento y control.

Mejorar en el aspecto tecnológico y educativo de manera integral, para ser más

eficientes y competitivos en el medio empresarial.

Mantener información respecto a las necesidades de los clientes, con el fin de

superar sus expectativas, con calidad, honestidad y respecto, buscando siempre

su máxima satisfacción.

Asegurar la calidad del recurso humano a través de capacitaciones y

actualizaciones permanentes en aspectos técnicos y humanos, fundamentales

para el logro de los objetivos de calidad.


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4. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

NUMERO DE TRABAJADORES

Actualmente, la empresa tiene 5 colaboradores, los cuales corresponden 3 a la

parte administrativa y 2 al área operativa

CENTRO DE TRABAJO

HOMBRES MUJERES TOTAL TEMPORALES

AFRO FRUTAS DEL PACIFICO

E.U. 3 2 5 0

FORMA DE CONTRATACIÓN

Contrato laboral fijo a un año.

JORNADA DE TRABAJO

DIAS DE TRABAJO: Jornada Laboral de lunes a Sábado

HORAS DE ENTRADA: 8:00 a.m y 2:00 p.m

HORAS DE SALIDA: 12:00 p.m y 6:00 p.m DESCRIPCION DEL PROCESO PRODUCTIVO

La empresa actualmente, ofrece los siguientes productos:

PULPA DE MANO, PULPA DE LULO, PULPA DE GUANABANA Y PULPA DE

MORA.


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EQUIPOS

Los equipos usados en Afro Frutas del Pacifico E.U., se limita a los equipos de

oficina necesarios para llevar a cabo la actividad económica de la empresa, una

tolva, una despulpadora de frutas, congelador, una empacadora y selladora, una

olla.

DESCRIPCION DE LA EMPRESA Y DEL PROCESO DE TRABAJO

Afro Frutas del Pacifico E.U, es una entidad privada con un portafolio de servicios que

cubren, venta de pulpa de mango, pulpa de lulo, pulpa de guanábana y pulpa de mora.

Estos productos están orientados, a toda la comunidad de Pereira y sus alrededores

generando elementos y recursos que permitan el desempeño de la labor

encomendada por la gerencia de la empresa.

DEPARTAMENTO ÁREAS Y SECCIONES SUBPROCESOS

Operativo

Gerente General Secretaria, Auxiliar Contable

Asesores

*Plan de calidad de contratación. *Plan de calidad pulpa de mango, pulpa de lulo, pulpa de guanábana y pulpa de mora


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DEPARTAMENTO ÁREAS Y SECCIONES SUBPROCESOS

Administrativo

Gerente general Secretaria

Auxiliar contable

* Manual de Funciones *Procesos de Selección, Inducción, entrenamiento, capacitación, evaluación del desempeño. *Salud Ocupacional. * Pago de nomina y parafiscales. *Pago de impuestos. * Comunicación con clientes. * Comunicación interna. *Elaboración y cobro de facturas por la prestación de servicios. * Comprobantes de egreso y recibos de caja. * Elaboración de propuesta de servicios. * Procedimiento de compras.

Calidad

Gerente General Representante de la

dirección para el S.G.C Coordinador del S.G.C

* Evaluación y reevaluación de proveedores. * Control de documentos. * Control de registros. * Auditorias internas de calidad. * Acciones correctivas. * Acciones preventivas. * Correspondencia recibida. * Planificación del producto. * Auditorias de calidad. * Comité de calidad. * Manual de calidad.

Los elementos utilizados en cada uno de los subprocesos son equipos de oficina.

5. ESTRUCTURA BÁSICA PARA LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA

5.1 POLÍTICA DE SALUD OCUPACIONAL

“Afro Frutas del Pacifico E.U.”, tiene un compromiso permanente en la adecuación y

funcionamiento de un Programa de Salud Ocupacional, apropiado, para


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Proteger a los empleados de los riesgos existentes en el trabajo o donde se vea

afectado su estado físico, mental y/o social.

La empresa igualmente ofrece y mantiene un Programa de Salud Ocupacional que

maximiza la eficacia de los recursos humanos y cumple con todas las normas legales

con el fin de minimizar los riesgos de salud que se puedan presentar en el transcurso

de la actividad laboral de la empresa.

Igualmente, como complemento a la intención anterior, se tienen las siguientes

actividades:

Ofrecer y mantener unas instalaciones en la medida de lo posible, segura y

exenta de riesgos para la salud y dar toda la información necesaria, capacitación

y respaldo necesarios para este propósito.

Reducir a un mínimo el número de factores de riesgo que generan accidentes

y/o enfermedades que afectan a los trabajadores con el objetivo final de cero

enfermedades y cero accidentes.

Es deber de cada uno de los trabajadores, cuidar razonablemente la salud y

seguridad propia y de sus compañeros de trabajo.

Facilitar los recursos económicos necesarios.


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5.2 RECURSOS

En cumplimiento con la resolución 001016 del 31 de Marzo de 1989, "Afro Frutas del

Pacifico E.U.," garantiza los recursos necesarios para el desarrollo del Programa de

Salud Ocupacional.

HUMANOS

Para el desarrollo del Programa de Salud Ocupacional se cuenta con EL VIGIA

OCUPACIONAL para la organización y ejecución de las actividades programadas.

El Programa de Salud Ocupacional contará también con la asesoría de la Aseguradora

de Riesgos Profesionales.

FINANCIEROS

Se asignará un presupuesto para el desarrollo del Programa de Salud Ocupacional

teniendo en cuenta las medidas de intervención resultantes del Panorama de Factores

de Riesgo.

5.3 SEGURIDAD SOCIAL

Toda persona que inicie labores en la empresa será afiliada a los sistemas obligatorios

de seguridad social como son: salud, pensión y riesgos profesionales

En caso de ocurrencia de un accidente de trabajo, la atención médica, quirúrgica,

hospitalaria y farmacéutica será prestada a través de las EPS a la cual se encuentre

afiliado el trabajador por intermedio de la red de IPS específica, con cargo a la ARP a

la cual se encuentre afiliada la empresa.


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5.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA Y UBICACIÓN DE SALUD OCUPACIONAL

Salud Ocupacional no se encuentra ubicada en el organigrama de la empresa,

depende directamente del representante legal, el cual designa al Vigía Ocupacional

para planear, dirigir y ejecutar todas las actividades relacionadas con el programa.

5.5 VIGÍA DE SALUD OCUPACIONAL

La dirección de la empresa se compromete a mantener vigente el Vigía de Salud

Ocupacional de acuerdo a lo estipulado en la resolución 2013 de 1986 y el decreto

1295 de 1994 en su artículo 63.

La vigencia es de 2 años contados a partir su conformación. 5.6 ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES:

Representante Legal: 1. Asumir la seguridad como una de las necesidades básicas.

2. Participar en el desarrollo del programa según lo recomienda el área coordinadora.

3. Autorizar los presupuestos y gastos para lograr los objetivos del programa de salud

ocupacional.

4. Aprobar las disposiciones de seguridad que se formulen.

Trabajadores: 1. Observar las normas y reglamentos de salud ocupacional.

2. Adoptar procedimientos seguros para su protección, la de sus compañeros y de la

empresa en general.

3. Informar toda condición peligrosa o prácticas inseguras y hacer sugerencias para

prevenir o controlar riesgos.

4. Tomar parte activa en el Vigía Ocupacional, grupos facilitadores, comisiones y

programas de inspección que se asignen.


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Vigía de Salud Ocupacional:

1. Proponer actividades de salud ocupacional dirigidas a trabajadores y directivos,

participando activamente en ellas.

2. Vigilar el desarrollo de las actividades que debe realizar la empresa en materia

del mejoramiento de las condiciones de trabajo y salud, de acuerdo con las

normas vigentes y con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

3. Visitar periódicamente los sitios de trabajo e inspeccionar ambientes, equipos y

el área de trabajo para informar al empleador sobre la existencia de factores de

riesgo y sugerir medidas correctivas y de control.

4. Servir como organismo coordinador entre el empleador y los trabajadores en la

solución de problemas relativos a salud ocupacional.

4. Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y

enfermedades profesionales y proponer al empleador medidas correctivas a que

haya lugar para evitar su ocurrencia.

6. Reunirse por lo menos una vez al mes o en forma extraordinaria en caso de

accidente o riesgo inminente, mantener un archivo de las actas de cada reunión

y de las actividades que se desarrollen.

El Vigía Ocupacional en la empresa, será un estamento de promoción y vigilancia del

programa de Salud Ocupacional y como tal los miembros de dicho Comité han de

adquirir los conocimientos básicos sobre dicho tema y las funciones que claramente se

definen en la resolución 2013 del 6 de Junio de 1986.


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5.7 FUNCIONES

FUNCIONES DEL PRESIDENTE:

- Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz.

- Determinar el sitio de reunión

- Notificar por escrito la convocatoria a la reunión.

- Preparar temas a tratar en las reuniones.

- Tramitar ante el Gerente General las recomendaciones aprobadas en el

comité.

- Coordinar lo necesario para la buena marcha del comité e informar a los

trabajadores de la "EMPRESA" acerca de las actividades del mismo.

FUNCIONES DEL SECRETARIO:

- Llevar un archivo de las actas

- Tomar asistencia

- Tomar nota de asuntos a tratar en las reuniones.

6. PROCESO: ACTIVIDADES DEL PROGRAMA

6.1 DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO Y SALUD

Se realizará periódicamente a partir de los auto reportes de condiciones de trabajo y

salud además de los estudios específicos realizados en la Empresa, tales como

Panoramas de Factores de Riesgo y Exámenes médicos y para clínicos a los

trabajadores.

El diagnostico de las condiciones de trabajo se ha hecho mediante la elaboración del

Panorama de factores de riesgo, el cual se presenta en el Anexo No.1. Con base en

él se han identificado los principales riesgos, cuya vigilancia y corrección serán objeto

del presente programa.


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FACTOR DE RIESGO No EXPUESTOS ACTIVIDADES DE CONTROL

Iluminación Inadecuada 2

* Ubicar luminarias paralelas al área del puesto de trabajo. * Mantenimiento programado de luminarias * Cambiar tubos deficientes * Limpiar tubos.

Posturas inadecuadas 2 * Capacitación higiene postural

Posición sentado 3 * Capacitación higiene postural

Falta señalización 5

* Señalizar salida de emergencia * Ubicar extintor con su señalización respectiva a 1.5 m del piso en área despejada y de fácil acceso.

Instalaciones inadecuadas 5 * Reubicar cable o taparlo para evitar posibles caídas.

Incendio 5 * Conformación brigada contra incendios. * Dotación del botiquín.

Instalaciones eléctricas defectuosas

5 * Reparación de instalación eléctrica defectuosa.

6.2 SUBPROGRAMAS

Este programa de salud ocupacional contemplara los siguientes subprogramas:

MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO (Resolución 1016)

HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

VIGIA OCUPACIONAL ACTIVO

6.2.1 MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO

Comprende el conjunto de actividades encaminadas a la promoción de la salud de los

trabajadores y protección de los mismos frente a los factores de riesgos, de tal forma

que se mantengan o se ubiquen en un puesto de trabajo acorde a sus capacidades

fisiológicas.

La empresa Afro Fruta del Pacifico E.U., realizara las siguientes actividades:


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EXAMENES

Exámenes de Ingreso: Con el fin de analizar el estado de salud de trabajador

en el momento del ingreso, con el fin de orientar su ubicación frente a los

factores de riesgo existentes en el puesto de trabajo.

Exámenes Periódicos: Se realizaran estos exámenes con el fin de realizar un

control y seguimiento a la salud del trabajador para establecer las medidas

preventivas necesarias.

Exámenes de Egreso: Dentro de los cinco días siguientes al retiro del

trabajador, cualquiera que sea la causa del mismo, se le practicara un examen

de egreso similar al de ingreso, con énfasis en los sistemas orgánicos

susceptibles de daño por los factores de riesgo a los que estuvo expuesto y en

las lesiones que pudiese haber sufrido accidentes de trabajo.

CAPACITACIÓN

Así mismo la empresa realizara las siguientes actividades tendientes al mejoramiento

de las condiciones de salud y trabajo:

1. Capacitación en riesgo ergonómico:

Manejo y Optimización de la Mecánica Corporal

Prevención de Lesiones por Trauma Acumulativo

Salud Frente al Computador.

2. Capacitación en Manejo del Botiquín

3. Capacitación Estilo de Vida Saludable


PÁGINA:

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PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO

De acuerdo al panorama de factores de riesgo elaborado por la empresa, y con el fin

de integrarlo a este subprograma, la empresa aplicara de acuerdo al mismo las

siguientes recomendaciones:

Ubicación de luminarias paralelas al área del puesto de trabajo realizando

mantenimiento y limpieza periódica o cuando se requiera.

Reparación de las instalaciones eléctricas y canalización de cables.

Suministrar a los trabajadores los elementos de protección personal adecuados y

reponerlos cuando se requiera.

El gerente general como jefe inmediato de todo el personal, dará los permisos

correspondientes para asistir a las capacitaciones de promoción y prevención

programadas por la A.R.P y las E.P.S. a las cuales están afiliados nuestros

trabajadores.

SISTEMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA

Este sistema evalúa de manera integral todos los aspectos referentes al factor de

riesgo desde su generación hasta sus efectos en salud, haciendo énfasis en los

métodos de control para evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. La

empresa establecerá con el apoyo de la A.R.P el factor de riesgo mas representativo

y de acuerdo a éste se realizaran las actividades de vigilancia epidemiológicas

correspondientes.

6.2.2 SUBPROGRAMA DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

La higiene de trabajo se define como el conjunto de acciones orientadas a la

prevención de enfermedades profesionales (E.P). Es una ciencia dedicada al

reconocimiento evaluación y control de aquellos factores ambientales presentes en el

lugar de trabajo y que puedan generar enfermedades. En la empresa se desarrollara el

subprograma teniendo en cuenta los siguientes aspectos.


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Reconocimiento de los factores de riesgo presentes en el ambiente laboral.

Evaluación de los riesgos existentes.

Establecimiento de los métodos de control, estableciendo las medidas

correctivas según sea el caso.

Programa de capacitación al personal expuesto.

Una vez analizado el panorama de factores de riesgo elaborado por la empresa, se

establecerán los siguientes mecanismos de control:

Ubicar extintor en un lugar visible con carga vigente y libre de obstáculos que

facilite el acceso en una emergencia determinada.

Capacitar a todo el personal en el manejo del extintor.

Diseñar plan de evacuación y divulgárselos a los trabajadores.

Elaborar señalización para salida de emergencia.

Reubicar cables para evitar posibles accidentes de trabajo, así mismo reparar

instalaciones eléctricas y realizar jornada de mantenimiento de las mismas.

Realizar programas de capacitación continua en los siguientes temas:

Planes de Emergencia

Curso de Primeros Auxilios

Sensibilización en Plan de Emergencias.


PÁGINA:

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La empresa adoptara los siguientes sistemas para la evaluación de resultados:

Ausentismo Laboral, Accidentes de Trabajo y Enfermedad Profesional : Con el

fin de establecer posibles relaciones de causalidad entre el puesto de trabajo y

las enfermedades o accidentes del trabajador, la empresa registrara las

incapacidades por enfermedad común (E.C), accidente de trabajo (A.T) y

enfermedad profesional (E.P). La clasificación de las incapacidades y su

consolidación permitirán establecer medidas preventivas además del

seguimiento del ausentismo mediante el cálculo de los índices de evaluación. El

ausentismo de causa no medica también será evaluado teniendo en cuenta que

puede ser una manifestación de insatisfacción laboral. Esta información será

registrada por el presidente del Vigía en el formato “Reporte de Ausentismo FT-

PA-014”

Como otro sistema de control la empresa llevara un registro de todos los

medicamentos contenidos en el botiquín, con el consumo que se presente

registrando el nombre de la persona, fecha, síntoma y medicamento a consumir.

Esta información será registrada por el presidente del Vigía en el formato

“Registro Diario de Utilización del Botiquín FT-PA-015”.

Recreación:

Actividades de recreación y deporte: Con el fin de promover la integración de los

trabajadores en programas recreativos, para fomentar el esparcimiento y el

desarrollo de las habilidades del trabajador

6.2.3 VIGIA OCUPACIONAL ACTIVO

La dirección de la empresa se compromete a mantener vigente el Vigía de Salud

Ocupacional de acuerdo a lo estipulado en la resolución 2013 de 1986 y el decreto

1295 de 1994 en su artículo 63. El Representante legal de la empresa AFRO FRUTAS

DEL PACIFICO E.U., nombró a las siguientes personas:

PRINCIPAL:

SUPLENTE:


PÁGINA:

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La vigencia es de 2 años contados a partir su conformación. FUNCIONES: 1. Proponer actividades de salud ocupacional dirigidas a trabajadores y directivos,

participando activamente en ellas.

2. Vigilar el desarrollo de las actividades que debe realizar la empresa en materia

del mejoramiento de las condiciones de trabajo y salud, de acuerdo con las

normas vigentes y con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

3. Visitar periódicamente los sitios de trabajo e inspeccionar ambientes, equipos y

el área de trabajo para informar al empleador sobre la existencia de factores de

riesgo y sugerir medidas correctivas y de control.

4. Servir como organismo coordinador entre el empleador y los trabajadores en la

solución de problemas relativos a salud ocupacional.

5. Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y

enfermedades profesionales y proponer al empleador medidas correctivas a que

haya lugar para evitar su ocurrencia.

6. Reunirse por lo menos una vez al mes o en forma extraordinaria en caso de

accidente o riesgo inminente, mantener un archivo de las actas de cada reunión

y de las actividades que se desarrollen.

El Vigía Ocupacional en la empresa, será un estamento de promoción y vigilancia del

programa de Salud Ocupacional y como tal los miembros de dicho Comité han de

adquirir los conocimientos básicos sobre dicho tema y las funciones que claramente se

definen en la resolución 2013 del 6 de Junio de 1986.


PÁGINA:

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PLAN DE SANEAMIENTO Se refiere al mejoramiento de las condiciones higiénicas de la empresa en relación con

las instalaciones locativas, manejo de desechos y aguas residuales.

La empresa mantiene su plan de saneamiento básico y da garantía de ello a través

de los siguientes aspectos:

- Distribución adecuada de zonas.

- Se mantiene en buenas condiciones de mantenimiento y aseo los pisos y paredes.

- Se realiza la recolección de basura en recipientes y posteriormente en bolsa

plástica la cual es depositada en el lugar asignado y posterior se realiza la

recolección por la empresa de aseo de la ciudad.

- Se cuenta con los sanitarios dotados con los elementos necesarios y en buenas

condiciones de aseo. Y para esto existe el suministro de agua potable necesaria

para la limpieza y el consumo humano.

- Se controla los microorganismos a través de la desinfección periódica de pisos

con hipoclorito y varsol tomando las medidas de control necesarias para el uso y

manejo.

PLAN DE EMERGENCIAS

Afro Frutas del Pacifico E.U., cuenta con un plan de evacuación en el momento en que

se presenta una emergencia en la empresa, el cual se encuentra conformado de la

siguiente manera.


PÁGINA:

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PROCEDIMIENTO DE EVACUACIÓN CUANDO SUENE LA ALARMA: Siga las instrucciones del coordinador de la evacuación. Interrumpa sus actividades.

Apague sus equipos y cierre ventanas.

Deje su oficina y ciérrela al salir.

Busque la escalera.

Descienda hasta el primer piso y retírese de los frentes del complejo.

Reúnase en el sitio acordado previamente.

Espere el conteo por el coordinador.

No regrese hasta que se le ordene.

Si tiene algún visitante llévelo con usted.

LO QUE DEBE HACER EL RESPONSABLE DE LA EVACUACION:

ANTES DE SALIR: Verifique (si es posible) la veracidad de la alarma. Chequee cuantas personas hay en su área y/o piso.

Supervise las acciones especiales establecidas (proteger archivos,

sistemas, cerrar ventanas y puertas).

Recuerde a la gente la ruta de escape a utilizar y el lugar de reunión final.

DURANTE LA EVACUACIÓN: Supervise que se ejecuten las acciones preestablecidas.

Impida a las personas a su cargo que se regresen.

Repita en forma clara y permanente las consignas especiales (NO

CORRAN, CONSERVEN LA CALMA).

Evite los brotes de comportamiento incontrolable, pueden dar origen al

pánico.

Auxilie oportunamente a quien lo requiera (desmayados, lesionados, etc.).


PÁGINA:

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Si se encuentra bloqueada la salida busque una salida alterna.

En caso de no poder salir lleve un grupo a una oficina o cuarto seguro.

Solicite ayuda de inmediato por los medios que tenga a su alcance.

DESPUÉS DE LA SALIDA:

Verifique si todas las personas a su cargo lograron salir. En caso contrario,

notifique al grupo de bomberos. No trate de hacerlo usted..

Colabore con los bomberos o entidades de socorro.

Cuando haya terminado la emergencia y se autorice el regreso a los

puestos de trabajo inspeccione detalladamente su piso o área de

responsabilidad. Informe las anomalías y supervise el inicio de las

actividades.

Igualmente la administración de Afro Frutas del Pacifico E.U., realiza

capacitaciones y mantiene un botiquín de primeros auxilios, el extintor, y ha

decidido conformar una brigada de primeros auxilios y emergencias.

_________________________________ ANDRES MAURICIO SALAZAR REPRESENTANTE LEGAL

.


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PANORAMA DE FACTORES DE RIESGO


SECCION CLASE DE RIESGO

FACTOR DE RIESGO

FUENTE GENERADORA

# EXP.

TIEMPO EXPOS.

POSIBLES CONSECUENCIAS

CONTROL EXISTENTE

CONTROL RECOMENDADO

C I O

OF

ICIN

A

ERGONOMICOS

Posturas inadecuadas

Trabajo administrativo

3

X

Lesiones

osteomusculares Ninguno

Capacitación higiene postural en

A.R.P

Posición sentado

Trabajo en computador

3 X Lesiones

osteomusculares Ninguno

Capacitación higiene postural en

A.R.P

LOCATIVO

Falta de señalización

Área de trabajo 5 X

Accidente de trabajo Ninguno

Señalizar salida de emergencia.

Ubicar extintor con

su señalización respectiva a 1.5 m

del piso en área despejada y de

fácil acceso

Instalaciones inadecuadas

Cables en el piso 5 X Accidente de trabajo Ninguno Reubicar cable o taparlo para evitar posibles caídas.

C: Continuo I: Intermitente O: Ocasional

SECCION CLASE DE RIESGO

FACTOR DE RIESGO

FUENTE GENERADORA

# EXP.

TIEMPO EXPOS.

POSIBLES CONSECUENCIAS

CONTROL EXISTENTE

CONTROL RECOMENDADO

C I O

OF

ICIN

A

FISICO Iluminación inadecuada

Luminarias mal ubicadas

Falta de

mantenimiento

2 X

Fatiga visual Ninguno

Ubicar luminarias paralelas al área del puesto de trabajo. Mantenimiento programado de luminarias Cambiar y limpiar tubos deficientes

FISICO –

QUÍMICO Incendio

Material combustible (tela,

madera, papel, etc.)

5 X Quemaduras Ninguno

Conformación brigada contra incendios. Dotación del botiquín.

ELECTRICO

Instalaciones eléctricas

defectuosas

Toma eléctrico sin tapa en sala

de juntas 5 X Quemaduras Ninguno

Preparación de instalaciones eléctricas.

QUÍMICO Manipulación de sustancias

Límpido Sampic

1 X Dermatitis por

contacto Ninguno

Usar guantes adecuados para manipular dichas sustancias.

C: Continuo I: Intermitente O: Ocasional

GESTION DE LOS RECURSOS PÁGINA: 30 de 31







GESTION DE LOS RECURSOS PÁGINA: 31 de 31



7.1 PLANIFICACION DE LA REALIZACIÓN

DEL PRODUCTO

FECHA:

NOVIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 8

1. OBJETIVO

Planificar y desarrollar los procesos necesarios para cada uno de los productos que

ofrece Afro Frutas del Pacifico E.U., dicha planificación ha de permitir a la

organización ofrecer productos conforme a los requisitos establecidos por los clientes.

2. ALCANCE

Es aplicable a todos los productos que ofrece Afro Frutas del Pacifico E.U.

3. DEFINICIONES

3.1 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

Término que se utiliza para cubrir la prestación de un servicio o la manufactura de un

producto o combinaciones de las dos.

4. GENERALIDADES

4.1 En la planificación de cada uno de los productos, debe estar determinado los

objetivos de calidad y los requisitos de los productos.

4.2 Se debe proporcionar los recursos necesarios y determinar en cada caso, el

método para verificar los productos y los criterios de aceptación.

4.3 El grado de detalle del plan de calidad depende de la complejidad del proceso y

del grado de competencia del personal que lo ha de emplear.

4.4 Para cada uno de los productos que ofrece la empresa, se tiene el proceso de

planificación correspondiente.

REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

Pagina

2 de8

5. PROCEDIMIENTO

Los productos ofrecidos por la empresa, son documentados a través de un plan de

calidad, este plan consta de los procedimientos con su respectiva secuencia, la

descripción, responsables, objetivos de calidad, la verificación del cliente y las

observaciones.

El desarrollo del sistema de gestión de la calidad y el mejoramiento continuo sólo se

aseguran con la planificación de la realización de cada uno de los productos.

Los cambios en la realización de alguno de los productos, se hace modificando el

respectivo plan de calidad y este debe realizarse teniendo en cuenta lo establecido en

elemento 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Jefe de Calidad Revisar, actualizar e implementar los planes

de calidad.


PÁGINA:

3 de 8

7. ANEXOS

Anexo No.1 Plan de Calidad de Pulpa de Mango

Anexo No.2 Plan de Calidad de Pulpa de Mora

Anexo No.3 Plan de Calidad de Pulpa de Guanábana

Anexo No.4 Plan de Calidad de Pulpa de Lulo

Anexo No.5 Plan de Calidad de Comercialización de los productos

REALIZACIÓN DEL PRODUCTO PÁGINA:

4 de 8

ANEXO No. 1

PLAN DE CALIDAD DE PULPA DE MANGO REFERENCIA GENERAL: No aplica.

AUTORIDAD: Gerente general

FLUJOGRAMA DESCRIPCION DOCUMENTO RESPONSABLE OBJETIVO DE

CALIDAD VERIFICACION OBSERVACION

Inicio. 1. Llenar formato 2. Producir el

producto 3. Vender el

producto. Fin.

Formato

Cliente

Operario

Gerente

Satisfacer Necesidades de los clientes.

Gerente General

I

1

2

3

F


5 de 8

ANEXO No. 2

PLAN DE CALIDAD DE PULPA DE MORA REFERENCIA GENERAL: No aplica.






producto. Fin.

Formato

Cliente

Operario

Gerente


Gerente General

I

1

2

3

F


6 de 8

ANEXO No. 3

PLAN DE CALIDAD DE PULPA DE GUANABANA REFERENCIA GENERAL: No aplica.






producto. Fin.

Formato

Cliente

Operario

Gerente


Gerente General

I

1

2

3

F


7 de 8

ANEXO No. 4

PLAN DE CALIDAD DE PULPA DE LULO REFERENCIA GENERAL: No aplica.






producto. Fin.

Formato

Cliente

Operario

Gerente


Gerente General

I

1

2

3

F

ANEXO No. 5

PLAN DE CALIDAD DE COMERCIALIZACION DE LOS PRODUCTOS REFERENCIA GENERAL: No aplica.


FLUJOGRAMA DESCRIPCIÓN DOCUMENTO RESPONSABLE OBJETIVO DE

CALIDAD VERIFICACIÓN OBSERVACIÓN

Inicio 1. Ofrecer los productos. 2. Establecer convenios con empresas. 3.Se hace entrega de los productos a los diferentes clientes. 4. Se le hace seguimiento a los clientes para conocer su percepción frente a los productos. Fin.

Formato de prestación de servicio

Gerente general

Satisfacer las necesidades que tengan los clientes. Ofrecer un producto

seguro y confiable.

Gerente general


8 de 8

ELABORADO POR:

Cristian Alberto Moreno

REVISADO POR:


APROBADO POR:


CARGO: Coordinador SGC CARGO: Gerente Gral. CARGO: Gerente Gral.


I

1

2

3

F

4

A F R O F R U T A S D E L P A C I F I F C O E . U .


7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL

CLIENTE

7.2.1 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS

RELACIONADOS CON EL PRODUCTO

FECHA:

NOVIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Determinar cada uno de los requisitos relacionados con los productos que ofrece Afro


2. ALCANCE

Es aplicable a todas las actividades relacionadas con los productos que ofrece la empresa

a los clientes

3. DEFINICIONES

3.1 REQUISITO

Especificaciones del cliente, necesarias para el uso especificado o para el uso previsto.

3.2 REQUSITOS NO ESPECIFICADOS

Son todas aquellas especificaciones del producto que no son suministradas por el cliente

y que son necesarias para que éste pueda cumplir con la función prevista o especificada.


2 de 3

4. GENERALIDADES

4.1 Es necesario que se determinen los requisitos especificados por el cliente, para

así determinar los que la organización puede darle, incluyendo los requisitos

para las actividades de entrega y las posteriores a la misma.

4.2 Se debe tener en cuenta, los requisitos no establecidos por los clientes pero que

son necesarios para la satisfacción del mismo.

4.3 Es indispensable para Afro Frutas del Pacifico E.U., tener conocimiento de todos

los requisitos legales y reglamentarios relacionados con los productos que ofrece

la empresa.

5. PROCEDIMIENTO

REQUISITOS ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE

Los requisitos especificados por el cliente son canalizados a través de la solicitud

realizada para la prestación de servicios. Esta solicitud es registrada en el formato de

“Comunicación Externa FT-PA-008”, por la secretaria, después de canalizar la

solicitud, se inicia con el PLAN DE CALIDAD DE CONTRATACION. Para los

productos que ofrece la empresa, se tiene un formato de propuesta.

Según el servicio a prestar, y después de asignar el contrato, se inician las etapas de

ejecución dando cumplimiento a los requisitos legales y reglamentarios, a los

especificados y no especificados por el cliente.


3 de 3

6. RESPONSABLE

CARGO FUNCION

Secretaria

Registrar la información de solicitud de

servicios en el respectivo formato, transmitir

la solicitud de prestación de servicios al

gerente general, y aplicar el formato de

propuesta según los requisitos del cliente.

Gerente General

Aprobar la solicitud, y ordenar la realización

de la propuesta según los requisitos del

cliente.

Asesor

Dar cumplimiento a los requisitos legales y

reglamentarios, especificados y no

especificados por el cliente.

7. ANEXOS

No aplica.










CLIENTE

7.2.2 REVISION DE LOS REQUISITOS

RELACIONADOS CON EL PRODUCTO

FECHA:

NOVIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 4

1. OBJETIVO

Establecer las actividades a seguir en la revisión de los requisitos especificados por el

cliente, para asegurar que el producto proporcionado cumple con las características

requeridas.

2. ALCANCE

Es aplicable a todos los productos ofrecidos por Afro Frutas del Pacifico E.U.

3. DEFINICIONES

3.1 REQUISITO

Especificaciones del cliente, necesarias para el uso especificado o para el uso

previsto.

3.2 CONTRATO

Requisitos acordados entre un proveedor y un cliente transmitido por cualquier medio

y rectificado por medio escrito.


2 de 4

4. GENERALIDADES

4.1 Cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de los

requisitos, la organización debe confirmar los requisitos del cliente antes de que

la organización se comprometa a proporcionar un producto al cliente.

4.2 Cuando se cambien los requisitos del producto, la organización debe asegurarse

de que la documentación pertinente sea modificada y de que el personal

correspondiente sea consciente de los requisitos modificados.

4.3 El desarrollo de revisiones de los requisitos relacionados con el servicio son

una herramienta importante para lograr que el servicio terminado cumpla

satisfactoriamente con los requisitos establecidos por el cliente en el contrato.

4.4 La actualización, respecto a los requisitos legales y reglamentarios debe ser

permanente.

5. PROCEDIMIENTO

Desde el momento en que el cliente realiza la solicitud de propuesta de prestación de

servicios, hasta que el gerente general autoriza comenzar con el servicio, se empieza

la revisión de los requisitos.

El cliente, con la aprobación de la propuesta, asegura que los requisitos registrados

allí son los exigidos por él, dicha aprobación da inicio al respectivo Plan de Calidad del

servicio solicitado por el cliente.

Cuando se presenta algún problema con la prestación del servicio, la empresa se

comunica con el respectivo cliente para comunicarle la situación que se esta

presentando, y luego se precede a determinar las acciones correctivas a emprender,

las revisiones que se realicen frente al problema o situación de inconformidad, serán

registradas en el

Formato "Revisión de los Requisitos Relacionados con el Servicio FT-PP-001”


3 de 4

6. RESPONSABLE

CARGO FUNCION

Gerente General

Aprobar la prestación de servicios.

Garantizar la satisfacción de los requisitos

del cliente.

Revisar el cumplimiento de los requisitos del

servicio y registrar la información en el

formato correspondiente.

Asesor

Dar cumplimiento a los requisitos legales y

reglamentarios, especificados y no

especificados por el cliente.


4 de 4

7. ANEXOS

No aplica.










CLIENTE

7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

FECHA:

NOVIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 4

1. OBJETIVO

Determinar los medios que utilizará Afro Frutas del Pacifico E.U., para la comunicación

con los clientes, que permitan garantizar la eficacia en el suministro de información y la

retroalimentación oportuna en aspectos relacionados con la satisfacción del cliente.

2. ALCANCE

Es aplicable a todas las comunicaciones que realice la empresa con el medio externo

y/o con los clientes.

3. DEFINICIONES

3.1 COMUNICACIÓN EXTERNA

Son los medios que utiliza la empresa para transmitir la información al medio externo.

3.2 CLIENTE

Organización o personas que reciben un producto o servicio.

3.3 CLIENTE OCASIONAL

Es aquel cliente a quien se le prestan servicios puntuales no repetitivos.


PÁGINA: 2 de 4

3.4 CLIENTE POTENCIAL

Es aquel cliente institucional que está en posibilidad de adquirir el servicio de la

empresa de manera permanente.

3.5 CLIENTE PERMANENTE

Es aquel cliente a quien se le han prestado servicios y son repetitivos en su solicitud.

4. GENERALIDADES

4.1 Se hace de obligatorio cumplimiento para el personal de la empresa que toda la

información recibida por los clientes se registre en formatos diseñados para

ello.

4.2 Es necesario identificar las sugerencias, quejas, y reclamos que por algún motivo

presentan los clientes para establecer las no conformidades y sus posteriores

correctivos.

5. PROCEDIMIENTO

En Afro Frutas del Pacifico E.U., el gerente general, es la persona autorizada para

comunicarse legalmente con los clientes, además ha designado a la Secretaria como

la responsable del manejo de la comunicación formal con los mismos, dicha decisión

la ha dado a conocer mediante una carta dirigida a todo el personal. Ver Anexo No. 1.

Todo el personal de la empresa, puede comunicarse con los clientes, pero se debe

garantizar que la información suministrada por los clientes sea emitida al responsable

del manejo de la comunicación, para que este, recopile, y registre en el formato


PÁGINA: 3 de 4

“Comunicación Externa FT-PA-008” las solicitudes de prestación de servicios,

preguntas, inquietudes, recomendaciones y reclamos, y designe al encargado para

dar el tratamiento correspondiente según la situación presentada.

Todas las quejas y reclamos provenientes de los clientes con relación a los productos

ofrecidos. Se analizaran en las reuniones de revisión de la gerencia al sistema de

gestión de la calidad y se determinarán las acciones preventivas y correctivas según el

caso, además se retroalimentarán en el comité de calidad.

6. RESPONSABLE

CARGO FUNCION

Gerente General

Designar el responsable de la comunicación

con los clientes.

Manejar la comunicación legal de la

empresa.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Carta correspondiente al nombramiento del responsable de la

comunicación con los clientes.


PÁGINA: 4 de 4

CARTA CORRESPONDIENTE AL NOMBRAMIENTO DEL RESPONSABLE DE LA COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES

PEREIRA,

DE: GERENTE GENERAL


ASUNTO: NOMBRAMIENTO DEL RESPONSABLE DE LA COMUNICACIÓN

CON LOS CLIENTES

La presente es para informarles que se ha nombrado a la Secretaria como la

responsable de canalizar y coordinar todo el intercambio de información entre empresa

y los clientes, esto con motivo de conocer el grado de satisfacción que ha generado

nuestro servicio y mantener un mejoramiento continuo.

Por lo tanto pido la mayor colaboración y el suministro de información oportuna, ya que

los clientes son la razón de ser de nuestra empresa.

Atentamente,

_________________________________ ANDRES MAURICIO SALAZAR Gerente General









7.4 COMPRAS


FECHA:

NOVIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 11

1. OBJETIVO

Asegurar que los productos y servicios adquiridos por la empresa provienen de

proveedores confiables que se ajusten a las especificaciones de calidad, cumplimiento

y servicio requeridos por la empresa.

2. ALCANCE

Es aplicable a todas las actividades relacionadas con la compra de productos y

servicios realizados por Afro Frutas del Pacifico E.U.

3. DEFINICIONES

3.1 PRODUCTO

Resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

3.2 PROVEEDOR

Organización o persona de quien la empresa obtiene productos o servicios.


2 de 11

4 GENERALIDADES

4.1 Para comprar el servicio de cualquier asesor, nos debemos remitir al

procedimiento administrativo de selección y contratación de personal.

4.2 Las compras de productos y servicios que inciden en el sistema de gestión de la

calidad de la empresa deben estar respaldadas con dos cotizaciones como

mínimo. Estas cotizaciones son dadas por el proveedor en forma verbal o

escrita, en cualquiera de los dos casos, la secretaria posterior a su elección

deberá adjuntar el respectivo registro o documento a la orden de compra. Para

las compras de estos insumos debemos remitirnos al Procedimiento de

Compras.

4.3 Las órdenes de compra deben contener todos los requerimientos contenidos en

la solicitud de compra para asegurar que la necesidad del usuario, expresada al

interior de la empresa, sea transmitida al proveedor sin duda alguna.

4.4 La empresa debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de las

siguientes variables, precio, calidad, servicio, cumplimiento y plazos de pago.


calidad de la empresa, deben hacerse con una orden de compra, la cual debe

ser aprobada por el gerente.

4.6 Existe una caja menor, para la compra de productos que no inciden en el

sistema de gestión de la calidad de la empresa.

4.7 Se conformó un COMITE DE COMPRAS, el cual es el encargado de realizar la

evaluación y la reevaluación de los proveedores, para garantizar su contribución

de éstos en el sistema de gestión de calidad.


3 de 11

5. PROCEDIMIEN TO

COMPRA SERVICIO DE ASESOR

La compra de servicios, se realiza según las necesidades de la empresa, esta

solicitud es realizada y aprobada por el gerente general, para este tipo de compras, se

deben emplear los procedimientos administrativos de selección y contratación de

personal.

COMPRA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

Las compras de productos y/o servicios, necesarios por los empleados para el

desempeño de sus funciones se realizan según el procedimiento de compras. Cada

uno de los empleados de Afro Frutas del Pacifico E.U., informa a la secretaria , sus

necesidades de productos, la secretaria recepciona estos datos y según los insumos

solicitados, busca a los proveedores correspondientes en el formato “ Lista de

Proveedores Seleccionados FT-PA-009”, se comunica con ellos telefónicamente, para

solicitar la cotización actual ya sea verbal o escrita, si la cotización es verbal se debe

registrar los valores en el formato “Cotización de Proveedores FT-PA-010”. Después

de obtener la información, la secretaria analiza la cotización y selecciona la mejor

alternativa, realiza la orden de compra en el formato “Orden de Compra FT-PA-011”,

adjunta la cotización y la entrega al gerente general para la respectiva autorización.

Posterior a la autorización, se realiza el pedido al proveedor y se hace seguimiento a

la orden de compra.


4 de 11

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General

Nombrar el Comité de Compras.

Autorizar las solicitudes de compra.

Aplicar los procedimientos relacionados con

la compra de productos y/o servicios.

Secretaria

Aplicar todos los procedimientos

relacionados con la compra de productos

y/o servicios.

7. ANEXOS Anexo No. 1 Carta Nombramiento Comité de Compras.

Anexo No. 2 Diagrama de Flujo procedimiento de compras.

Anexo No. 3 Procedimiento de selección de proveedores.

Anexo No. 4 Procedimiento de evaluación de proveedores

Anexo No. 5 Procedimiento re-evaluación de proveedores.


5 de 11

ANEXO No. 1

CARTA NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ DE COMPRAS

PEREIRA,

DE: REPRESENTANTE DE LA DIRECCION


ASUNTO: NOMBRAMIENTO COMITÉ DE COMPRAS

Es necesario conformar un comité de compras, con el fin de garantizar que los

proveedores que tiene la empresa contribuyen al mantenimiento del sistema de

gestión de la calidad. El comité se podría conformar por, el gerente general, la

secretaria y el coordinador del sistema de gestión de la calidad, este comité deberá

realizar y dar cumplimiento a los procedimientos de evaluación y reevaluación de

proveedores.

El comité de Compras en Afro Frutas del Pacifico E.U., esta conformado por el

gerente general, la secretaria y el coordinador del sistema de gestión de la calidad.

Atentamente,

____________________________________________


REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN PARA EL S.G.C


6 de 11

ANEXO No. 2

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS PD-PA-006

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Inicio 1. Recepcionar la información de

productos y/o servicios solicitados por los empleados.

2. Buscar candidatos en el formato

"Lista de Proveedores Seleccionados FT-PA-009 "

3. Llamar a los proveedores 4. Solicitar cotización, o registrar

valor en formato de “Cotización de Proveedores FT-PA-010 “

5. Analizar, y elegir al proveedor

según los precios, la calidad, el servicio, cumplimiento y plazo de pago.

6. Registrar los datos de compra en el formato de “Orden de compra FT-PA-011”.

7. Solicitar autorización por parte del

gerente general.

8. Realizar pedido al proveedor. 9. Hacer seguimiento a la orden de

compra. Fin.

Secretaria. Secretaria. Secretaria. Secretaria. Secretaria. Secretaria. Secretaria. Secretaria . Secretaria.

F

8

7

9

I

1

5

3

2

4

6


7 de 11

ANEXO No. 3

PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE PROVEEDORES PR-AD-007

Afro Frutas del Pacifico E.U., selecciona a sus proveedores, teniendo en cuenta las

siguientes características:

Precio

Calidad

Servicio

Cumplimiento

Plazos de Pago

Según estas variables, la secretaria, los selecciona y registra la información en el

formato “Lista de Proveedores Seleccionados FT-PA-009“. En este formato se registra

el nombre del proveedor, productos y/o servicios que ofrece, forma de pago, tiempo de

entrega, dirección, teléfono, fax, e-mail.


8 de 11

ANEXO No. 4

PROCEDIMIENTO EVALUACION DE PROVEEDORES PR-AD-008

En Afro Frutas del Pacifico E.U., el comité de compras, se debe reunir anualmente o

cuando lo requiera, para evaluar a los proveedores registrados en el formato “Lista de

Proveedores Seleccionados FT-PA-009”.

Esta evaluación se realiza siguiendo el formato “Evaluación de Proveedores FT-PA-

012” los resultados de la evaluación se conservan como registros y son dados a

conocer al proveedor con las respectivas recomendaciones exigidas por la empresa.

CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN

a. CUMPLIMIENTO (VALOR 30%)

En esta característica, el comité de compras, dará la calificación (alta, media o baja)

según el cumplimiento en la entrega del proveedor evaluado.

ALTA: Si el proveedor cumple con la fecha y hora de entrega. Calificación 30%

MEDIA: Si el proveedor algunas de las veces no ha cumplido con la fecha y hora de

entrega. Calificación 20%

BAJA: Si el proveedor definitivamente no cumple con fecha y hora de entrega.

Calificación: 10%


9 de 11

b. PRECIO (VALOR 30%)

Se analiza de acuerdo a los siguientes aspectos:

DESCUENTOS POR COMPRAS (VALOR 10%): Si el proveedor tiene como política de

empresa dar descuentos a los clientes, se califica así:

Descuento del 20% o más. Calificación 10%

Descuento entre el 10% - 20%. Calificación 6.6%

Descuento entre el 0% -10%. Calificación 3.3%

FORMA DE PAGO (VALOR 10%): Se evalúa según los plazos de pago dados por el

proveedor para cancelación de facturas, Se califica así:

Pago de factura en 30 días. Calificación 10%

Pago de factura en 20 días. Calificación 6.6%

Pago de factura en 10 días. Calificación 3.3%

PRECIO (VALOR 10%): Se analiza según los precios manejados por la competencia,

y se califica así:

Precio Bajo. Calificación 10%

Precio Medio. Calificación 6.6%

Precio Alto. Calificación 3.3%


PÁGINA:

10 de 11

c. CALIDAD (VALOR 40%)

Se analiza según los siguientes aspectos:

SISTEMA DE CALIDAD PROVEEDOR (VALOR 30%): Si el proveedor esta certificado

o adelanta algún proceso de certificación de calidad.

Proveedor Certificado. Calificación 30%

Proveedor en proceso de certificación. Calificación 20%

Proveedor no certificado, ni en proceso. Calificación 10%

SERVICIO POSTVENTA (VALOR 10%): Es el servicio brindado a la empresa por el

proveedor después de realizada la compra, se analiza según la respuesta oportuna, la

garantía y el servicio al cliente.

Bueno. Calificación 10%

Regular. Calificación 6.6%

Malo. Calificación 3.3%

RANGOS DE CALIFICACIÓN

Se determina con la sumatoria total de las calificaciones:

Si la evaluación del proveedor esta en el rango 80% - 100%, el proveedor

continuara en el formato “Lista de proveedores seleccionados FT-PA-009”.

Si la evaluación del proveedor esta entre el 60%-80%, se enviará una carta al

proveedor donde se dará a conocer el resultado de la evaluación, y se le hará la

solicitud del plan de mejoramiento del desempeño.

Si la evaluación del proveedor esta por debajo del 59%, el proveedor se debe

cambiar, en el caso de que el proveedor sea exclusivo, se le enviara una carta

donde se le dará a conocer el resultado de la evaluación, y se le exigirá el plan

de mejoramiento del desempeño.


11 de 11

ANEXO No. 5

PROCEDIMIENTO PARA RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES PD-PA-009

El comité de compras analiza el desempeño de los proveedores actuales, anualmente,

o cada vez que sea necesario la re-evaluación.

NOTA:

En Afro Frutas del Pacifico E.U., la reevaluación de proveedores se hace con el mismo

procedimiento de evaluación de proveedores, utilizando los mismos formatos y

criterios.









7.4 COMPRAS

7.4.2 INFORMACION DE LAS COMPRAS

FECHA:

NOVIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Describir el mecanismo a través del cual se establecen las especificaciones del

producto o servicio a comprar.

2. ALCANCE

Es aplicable a las compras de productos que inciden sobre el sistema de gestión de la

calidad de los productos ofrecido por Afro Frutas del Pacifico E.U.

3. DEFINICIONES

3.1 ORDEN DE COMPRA

Formato por medio del cual la secretaria realiza su solicitud de compra.

3.3 ESPECIFICACINES TECNICAS

Criterios utilizados para definir características de un producto o servicio.

4. GENERALIDADES

4.1 Para que el proveedor pueda satisfacer de manera correcta las necesidades de

compra, las órdenes de pedido deben ser lo más completas posibles e incluir las

especificaciones técnicas requeridas.

4.2 Los datos contenidos en la solicitud de compra deben ser revisados por la

secretaria auxiliar contable, y aprobados por el gerente general

REALIZACION DEL PRODUCTO PÁGINA:

2 de 3

4.2 La empresa debe asignar al personal adecuado la responsabilidad de revisar y

aprobar los datos de la compra.


calidad de la empresa deben estar respaldadas con una cotización como

mínimo.

5. PROCEDIMIENTO

La información referente a la compra de productos o servicios necesarios por los

empleados para la realización de sus funciones es transmitida a la secretaria.

Para las compras, se busca a los candidatos en el formato “Lista de Proveedores

Seleccionados FT-PA-009”, y se solicita una cotización ya sea por escrito o en forma

verbal. Si es verbal se diligencia el formato “Cotización de Proveedores FT-PA-010”.

Posterior a esto se realiza la orden de compra, la cual debe ser diligenciada por la

secretaria y contener todas aquellas especificaciones técnicas que describan de la

manera mas clara el producto o servicio, a demás de establecer las cantidades, valor

unitario, valor total, tiempo de entrega y forma de pago, como se muestra en el

respectivo formato “Orden de Compra FT-PA-011”, esta debe estar autorizada y

firmada por el gerente general.

NOTA:

Todos los formatos de compras, se deben diligenciar completamente y archivar en la

carpeta de proveedores, para posterior, el comité de compras cuente con la

información suficiente para realizar la evaluación y reevaluación de proveedores.


3 de 3

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Secretaria Auxiliar Contable Diligenciar completamente la orden de

compra y adjuntar cotización.

Gerente General Autorizar las solicitudes de compra.

7. ANEXOS No Aplica.









7.4 COMPRAS

7.4.3 VERIFICACION DE LOS

PRODUCTOS COMPRADOS

FECHA:

NOVIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento para la inspección y control eficaz de para garantizar que

los productos y servicios comprados cumplen con los requisitos de compra

especificados.

2. ALCANCE

Es aplicable a las compras de productos que inciden sobre el sistema de gestión de la

calidad de los productos ofrecidos por Afro Frutas del Pacifico E.U.

3. DEFINICIONES

3.1 SERVICIO DE ASESOR

Es el servicio que contrata la empresa con un profesional, para que éste labore en

nombre de Afro Frutas del Pacifico E.U.

4. GENERALIDADES

4.1 Todos los productos comprados deben ser inspeccionados antes de usarlos.

4.2 La verificación de los productos o servicios, se deben efectuar de acuerdo al

procedimiento documentado.

4.3 Se debe mantener los registros de verificación de compras para garantizar la

disponibilidad de datos históricos que permitan evaluar el desempeño del

proveedor. Estos registros se controlan de acuerdo al procedimiento descrito

en el numeral 4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS.


2 de 3

5. PROCEDIMIENTO

VERIFICACIÓN COMPRA SERVICIO DE ASESOR

Cuando la empresa decide comprar el servicio de un asesor, su verificación se hará

realizando seguimiento de su desempeño, durante dos meses aproximadamente. Si

cumple con todos los requisitos para lo cual fue contratado se considera conforme, de

lo contrario el gerente general tomara la decisión con respecto al asesor y se lo dará a

conocer a través del formato “Quejas y Devoluciones al Proveedor FT-PA-013”

VERIFICACIÓN COMPRA DE PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

La secretaria, verifica la compra de los productos y/o servicios, con la orden de

compra, inspeccionando que el proveedor entregue los productos solicitados. Se

verificara las cantidades, el precio, y visualmente los atributos de calidad, si todo esta

conforme se dará el visto bueno en la factura u orden de remisión. Si parte o el total

del pedido es no conforme se diligenciará el formato para verificación de productos

comprados “Quejas y Devoluciones al Proveedor FT-PA-013”, procediendo a la

reclamación respectiva. Este registro es archivado en la carpeta de proveedores, como

soporte y evidencia para la evaluación de su desempeño.

Si el producto es conforme, la secretaria da el visto bueno de los productos

comprados, se liberan y da autorización para su utilización.


3 de 3

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Secretaria

Recepcionar y verificar productos o servicios

comprados.

Reportar al proveedor en el formato de

Quejas y Devoluciones al Proveedor FT-PA-

013, los productos o servicios no

conformes y archivar para dar soporte y

evidencia en la evaluación de su

desempeño.

Gerente General Verificar la compra de servicio de asesor,

realizando seguimiento de su desempeño.










7.5 PRODUCCION Y PRESTACION DEL

SERVICIO

7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCION Y DE LA

PRESTACION DEL SERVICIO

FECHA:

NOVIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Planificar y llevar a cabo las actividades requeridas para garantizar que los productos

ofrecidos cumplen con los requisitos del cliente.

2. ALCANCE

Es aplicable a los productos ofrecidos por Afro Frutas del Pacifico E.U

3. DEFINICIONES

No aplica.

4. GENERALIDADES

4.1 Establecer los criterios de revisión y aprobación de las operaciones de servicio.

4.2 Las instrucciones de trabajo se encuentran en los Planes de Calidad de cada

uno de los productos ofrecidos por la empresa.

4.3 Todos los productos ofrecidos por la empresa están limitados al cumplimiento de

los requisitos legales y reglamentarios.


2 de 3

5. PROCEDIMIENTO

Para el control de los productos ofrecidos por la empresa, se debe tener en cuenta los

siguientes factores como son el método de trabajo, y el equipo humano capacitado, los

cuales afectan directamente la calidad de los productos, por consiguiente se debe

tener control de cada factor.

INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Cada asesor de acuerdo a los Planes de Calidad establecidos para cada uno de los

productos que ofrece la empresa realiza sus revisiones, con el fin de asegurar que

las operaciones del servicio se están realizando conforme a la ley y a los requisitos


EQUIPO HUMANO

La empresa cuenta con personal altamente capacitado, y con experiencia en el

campo, esto permite que la empresa pueda generar confianza en los clientes, los

cuales son la razón de ser de la compañía, ya que son la principal motivación por la

cual la empresa existe.

Si se da la necesidad de vincular a un nuevo asesor, la empresa garantiza la

contratación del personal idóneo, realizando el procedimiento de Selección e

Inducción de personal, basados en las especificaciones del cargo a desempeñar

descritas previamente en el Manual de Funciones de la empresa.

Además la empresa realiza una miniencuesta de satisfacción del cliente, mes tras mes

se habla con los clientes para saber la inconformidad del servicio.


3 de 3

NOTA:

Para llevar un control de los documentos que se entregan a los clientes como

resultado del servicio prestado, se llevará un registro. Todos los documentos

entregados a el cliente por algún miembro de la compañía se controlará registrando la

información correspondiente en el formato "Entrega de documentos Clientes FT-PP-

002", en caso tal de que los documentos sean entregados por medio de una empresa

de mensajería, como evidencia de la entrega se adjuntara un memorando en formato

minerva el cual deberá ser firmado por la persona que recibe el documento.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Asesores

Realizar sus revisiones según el plan de

calidad, conforme a la ley y a los requisitos


Gerente General Brindar acompañamientos a los asesores

cuando éstos lo requieran.











SERVICIO

7.5.2 VALIDACION DE LOS PROCESOS DE LA

PRODUCCION Y DE LA PRESTACION DEL

SERVICIO

FECHA:

NOVIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 2

1. OBJETIVO

Definir las actividades requeridas para garantizar que los productos ofrecidos cumplen

con los requisitos del cliente.

2. ALCANCE

Es aplicable en la a todos los productos que ofrece Afro frutas del Pacifico E.U., ya

que estos no pueden verificarse mediante actividades de seguimiento o medición

posteriores.

3. DEFINICIONES

No aplica.

4. GENERALIDADES

4.1 Existen algunos procesos, productos y/o servicios en los cuales los resultados de

las mediciones para confirmar que cumplen con los requisitos del cliente no se

encuentran inmediatamente disponibles.

4.2 En otros casos, no se puede realizar las mediciones puesto que el producto y/o

servicio se destruiría en el proceso.


2 de 2

5. PROCEDIMIENTO

La empresa está muy al pendiente de cualquier situación que se pueda presentar en la

prestación del servicio, para corregirlo y evitar que se vuelva a presentar, además

porque el personal con el que se cuenta esta muy bien capacitado para resolver

cualquier situación que pueda perjudicar a la empresa, también tenemos en cuenta las

leyes del gobierno para las empresas dedicadas a trabajar en este campo.

La empresa tiene todo documentado en la norma ISO, y eso ayuda a validar todos los

procesos que la empresa realiza.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General Validar el desarrollo de los productos

ofrecidos por la empresa.











SERVICIO

7.5.3 IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD

FECHA:

NOVIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Señalar las actividades para la identificación del producto por medios adecuados, a

través de toda la prestación del servicio.

2. ALCANCE


3. DEFINICIONES

3.1 IDENTIFICACION

Saber qué es el producto o servicio resultante de un proceso particular o incluso de un

proceso intermedio.

3.2 TRAZABILIDAD

Es conocer de donde viene el producto o servicio, donde esta ahora, y la etapa en que

se encuentra.


2 de 3

4. GENERALIDADES

4.1 La importancia de la identificación y trazabilidad del servicio se evidencia en el

momento en que se presentan problemas con los requisitos legales o requisitos

del cliente, permitiendo detectar quien es el responsable, la fecha en que

sucedió, e iniciar las acciones correctivas y preventivas.

4.2 La implantación de un método de identificación y trazabilidad permite evitar

confusiones y analizar las no conformidades a fin de tomar acciones correctivas

que prevengan la recurrencia.

4.3 La organización debe identificar el estado del servicio con respecto a los

requisitos de seguimiento y medición. Cuando la trazabilidad sea un requisito, la

organización debe controlar y registrar la identificación del servicio.

5. PROCEDIMIENTO

Para identificar lo de cada cliente, la empresa maneja un archivo físico, donde a cada

uno de los clientes se les ha asignado una carpeta con todos los documentos

relacionados con el servicio que le ha ofrecido la empresa hasta la actualidad.

Cuando se presentan reclamos por parte del cliente, la secretaria, con el asesor

correspondiente y el Gerente General, deben recuperar la historia del servicio con el

fin de identificar la falla y la causa que le dio origen, analizando los registros

conservados. Posteriormente se elabora un plan de acción en el que se determinan las

actividades a ejecutar para dar respuesta al cliente. Adicional a esto se deben

establecer las acciones preventivas a tomar para que no vuelva a ocurrir.

NOTA:

Cuando se tienen documentos en la empresa, estos se guardaran en el archivo,

garantizando así su fácil identificación y trazabilidad.


3 de 3

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Secretaria Conservar y manejar adecuadamente el

archivo físico.

Gerente General y Asesor Establecer las acciones correctivas y

preventivas.











SERVICIO

7.5.4 BIENES DEL CLIENTE

FECHA:

NOVIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 2

1. OBJETIVO

Identificar los medios que permitan identificar, verificar, proteger y mantener los bienes

suministrados por el cliente.

2. ALCANCE

Es aplicable a todos los bienes que el cliente suministre a la empresa.

3. DEFINICIONES

No aplica.

4. GENERALIDADES

4.1 La empresa esta en capacidad de identificar, proteger y salvaguardar los bienes

propiedad del cliente.

4.2 Cualquier bien que sea propiedad del cliente, que se pierda, se deteriore o que

de algún otro modo se considere inadecuado para su uso, debe ser registrado y

comunicado al cliente.


2 de 2

5. PROCEDIMIENTO

Los bienes suministrados por los clientes a la empresa pueden ser, información en

borrador, medio magnético, todos los bienes suministrados a la empresa son

identificados por la empresa por medio de una carpeta que se le asigna a cada uno de

ellos, una vez utilizados cada uno de estos la empresa hace entrega de los bienes a

cada uno de los clientes.

Cuando se presenta algún daño en el bien suministrado a la empresa, esta se

comunica con el cliente, para informarle sobre la situación y así poder establecer la

solución mas adecuada.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Asesor

Garantizar las condiciones adecuadas de

mantenimiento para el bien, e identificarlos

en la carpeta correspondiente.

Reportar al cliente las anomalías

presentadas con dicho bien.











SERVICIO


FECHA:

NOVIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 2

1. OBJETIVO

Definir los mecanismos que permitan preservar, identificar, manipular, y proteger los

documentos originados de la prestación del servicio durante el proceso interno y la

entrega final.

2. ALCANCE

Es aplicable a todos los documentos originados de la prestación del servicio.

3. DEFINICIONES

No aplica.

4. GENERALIDADES

4.1 Se debe garantizar que el documento entregado al cliente, resultado del servicio

prestado, se entregue en las mejores condiciones.

4.2 La protección de la calidad del producto después de la revisión final, se extiende

hasta incluir la entrega al cliente.


2 de 2

5. PROCEDIMIENTO

Cuando por alguna razón, la empresa posee algún documento del cliente, relacionado

con el servicio que ofrece la empresa, y el asesor responsable no los puede entregar

personalmente, estos documentos podrán ser recogidos por personal del cliente y si

no es posible, la entrega se hará por medio de una empresa de mensajería todos

estos documentos son empacados en sobre de manila para garantizar así su cuidado

y preservación, como soporte de esta entrega, se exigirá la firma de la persona que

recibe el documento, con la fecha de entrega y el nombre del documento.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Secretaria Empacar en sobre de manila los

documentos a entregar

Mensajero

Garantizar el cuidado y preservación de los

documentos, entregar y hacer firmar el

memorando de constancia de recibido.









8. MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

8.1 GENERALIDADES

FECHA:

DICIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 7

1. OBJETIVO

Planificar e implementar los procesos necesarios para realizar el seguimiento,

medición, análisis y mejora del sistema de gestión de la calidad de Afro Frutas del

Pacifico E.U.

2. ALCANCE

Es aplicable a todas las actividades encaminadas al mantenimiento y mejora de la

calidad de los productos ofrecidos por la empresa.

3. DEFINICIONES

3.1 MEDICION

Hace referencia a la forma como la organización realiza el seguimiento de la

información relativa a la percepción del cumplimiento al cliente

3.2 ANALISIS

Directamente relacionado con la aplicación de herramientas estadísticas a la

información relativa con el servicio

3.3 MEJORA

Transformación que sufre la empresa con la aplicación del sistema de gestión de la

calidad.

MEDICION ANALISIS Y MEJORA PÁGINA:

2 de 7

4. GENERALIDADES

4.1 La medición, análisis y mejora son fundamentales para demostrar la conformidad

del producto y/o servicio, asegurando la conformidad del sistema de gestión de

la calidad y su mejoramiento continuo.

4.2 La planificación e implementación de estos procesos debe incluir igualmente las

técnicas estadísticas aplicadas y el alcance de su utilización.

4.3 Se debe medir todos los procesos y todo el personal de la organización; el

seguimiento y medición se deben aplicar especialmente a las siguientes

actividades:

Objetivos de calidad (5.4.1) Satisfacción del cliente (8.2.1)

Desempeño del sistema (8.2.2)

Conformidad del proceso (8.2.3)

Conformidad del producto y/o servicio (8.2.4)

5. PROCEDIMIENTO

Con el fin de realizar las actividades de medición, análisis y mejora del sistema de

gestión de la calidad, Afro Frutas del Pacifico E.U., ha determinado utilizar las

siguientes técnicas estadísticas:

Lluvia de Ideas

Análisis Causa-Efecto (Espina De Pescado)

Estas técnicas permitirán controlar, registrar y evidenciar el desarrollo de dicho

sistema.


3 de 7

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General

Facilitar la recolección de la información y

difundir la utilización de las técnicas

estadísticas.

Representante de la Dirección del S.G.C

Aplicar las técnicas estadísticas para el

control del S.G.C

7. ANEXOS Anexo No. 1 Técnicas Estadísticas.


4 de 7

ANEXO No. 1

TECNICAS ESTADISTICAS

LLUVIA DE IDEAS

Técnica que consiste en dar oportunidad, a todos los miembros de un grupo reunido,

de opinar o sugerir sobre un determinado asunto que se estudia, ya sea un problema,

un plan de mejoramiento u otra cosa, y así se aprovecha la capacidad creativa de

todos los participantes.

USO

Se pueden tener dos situaciones ante la solución de un problema:

1. Que la solución sea tan evidente que sólo tengamos que dar los pasos

necesarios para implementarla, y

2. Que no tengamos idea de cuáles pueden ser las causas, ni las soluciones.

Es aquí donde la sesión de tormenta de ideas es de gran utilidad. Cuando se requiere

preseleccionar las mejores ideas.

PROCEDIMIENTO 1. Nombrar a un moderador del ejercicio.

2. Elegir el tema a trabajar.

3. Cada miembro del equipo tiene derecho a emitir una sola idea por cada turno de

emisión de ideas. Se puede exponer cualquier idea, pero esta debe relacionarse

con el tema.


5 de 7

4. No se deben repetir las ideas. 5. Se debe anotar las ideas, en una libreta o agenda. 6. No se critican las ideas. 7. El ejercicio termina cuando ya no existan nuevas ideas.

8. Terminada la recepción de las ideas, se les agrupa y preselecciona conforma a

los criterios que predefina el equipo.

9. La duración es de 1 hora aproximadamente.

10. Se debe guardar un acta como evidencia de la reunión.

ANALISIS CAUSA - EFECTO (ESPINA DE PESCADO)

El diagrama causa-efecto es una forma de organizar y representar las diferentes

teorías propuestas sobre las causas de un problema. Se conoce también como

diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado y se utiliza en las fases de

Diagnóstico y Solución de la causa.

EFECTO (No conformidad)

CAUSAS


6 de 7

CÓMO INTERPRETAR UN DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO:

El diagrama causa-efecto es un vehículo para ordenar, de forma muy concentrada,

todas las causas que supuestamente pueden contribuir a un determinado efecto. Nos

permite, por tanto, lograr un conocimiento común de un problema complejo, sin ser

nunca sustitutivo de los datos. Es importante ser conscientes de que los diagramas de

causa-efecto presentan y organizan teorías. Sólo cuando estas teorías son

contrastadas con datos podemos probar las causas de los fenómenos observables.

Errores comunes son construir el diagrama antes de analizar globalmente los

síntomas, limitar las teorías propuestas enmascarando involuntariamente la causa

raíz, o cometer errores tanto en la relación causal como en el orden de las teorías,

suponiendo un gasto de tiempo importante.

La variabilidad de las características de calidad es un efecto observado que tiene

múltiples causas. Cuando ocurre algún problema con la calidad del producto, debemos

investigar para identificar las causas del mismo.

PASOS PARA REALIZAR UN DIAGRAMA CAUSA - EFECTO:

1. Decidimos cual va a ser la característica de calidad que vamos a analizar.

Trazamos una flecha gruesa que representa el proceso y a la derecha escribimos

la característica de calidad.

2. Indicamos los factores causales más importantes y generales que puedan generar

la fluctuación de la característica de calidad, trazando flechas secundarias hacia la

principal. Por ejemplo:

FACTOR 1: Incumplimiento en la entrega de documentos relacionados con el

servicio

FACTOR 2: Falta de eficiencia y agilidad en la atención de clientes

FACTOR 3: Mala calidad del servicio

FACTOR 4: Otros


7 de 7

3. Incorporamos en cada rama factores más detallados que se puedan considerar

causas de fluctuación. Para hacer esto, se puede formular preguntas

relacionadas con los factores.

Así seguimos completando el Diagrama de Causa-Efecto hasta que contenga

todas las causas posibles de dispersión.

4. Finalmente verificamos que todos los factores que puedan causar dispersión

hayan sido incorporados al diagrama. Las relaciones Causa-Efecto deben

quedar claramente establecidas y en ese caso, el diagrama está terminado.

Un diagrama de Causa-Efecto sirve para conocer en profundidad el proceso con que

trabaja, visualizando con claridad las relaciones entre los Efectos y sus Causas. Sirve

también para guiar las discusiones, al exponer con claridad los orígenes de un

problema de calidad. Y permite encontrar más rápidamente las causas asignables

cuando el proceso se aparta de su funcionamiento habitual.










8.2.1 SATISFACCION DEL CLIENTE

FECHA:

DICIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 5

1. OBJETIVO

Determinar los métodos que adoptarán Afro Frutas del Pacifico E.U., para la obtención

y utilización de la información relativa a la percepción de los clientes con el fin de

evaluar la satisfacción o insatisfacción del cliente.

2. ALCANCE


3. DEFINICIONES

3.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos o

expectativas.

4. GENERALIDADES

4.1 El seguimiento de la satisfacción de los clientes es una de las medidas de

desempeño del sistema de gestión de la calidad.

4.2 La organización debe estar en la capacidad de monitorear la información acerca

de la percepción del cliente.

4.3 Es importante comprender que la satisfacción no es lo opuesto a la

insatisfacción. La satisfacción puede producir una respuesta neutral mientras

que la insatisfacción puede producir una respuesta bastante negativa.


2 de 5

5. PROCEDIMIENTO

Afro Frutas del Pacifico E.U., adelanta un proceso de implementación del sistema de

gestión de calidad y como medida del desempeño de este, la organización debe

conocer la percepción de los clientes relacionada con los productos ofrecido por la

empresa.

Para Afro Frutas del Pacifico E.U., el cliente es su principal objetivo y razón de ser,

por consiguiente es muy importante conocer la percepción de los clientes sobre los

productos que la empresa le ha suministrado hasta el momento y para evaluar dicha

percepción se realizara una encuesta anual con el objetivo de evaluar el servicio y

plantear las acciones correctivas y preventivas necesarias para garantizar un servicio

acorde a las expectativas y necesidades de cada uno de los clientes, para ello la

empresa tiene en claro los siguientes aspectos primordiales en la prestación de cada

uno de sus servicios producción y venta de pulpa de frutas:

Puntualidad y cumplimiento en horario de atención a los clientes

Cumplimiento en entrega de documentos que tenga relación a la prestación del

servicio producción y comercialización de pulpa de frutas.

Apoyo técnico.

Desempeño asesor.

Desempeño empresa.

La información de cada una de las encuestas diligenciadas por nuestros clientes será

recopilada, tabulada y analizada finalmente por el comité de calidad con el fin de

encontrar los problemas de mayor incidencia en el servicio y las soluciones para

mejorar cada vez más el desempeño de la empresa.


3 de 5

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Secretaria Entregar encuesta al cliente.

Coordinador del S.G.C Tabular información y presentar informe al

Representante de la Dirección para el S.G.C

Representante de la Dirección S.G.C

Informar a la alta gerencia acerca del

informe.

Acordar junto con el comité de calidad, las

acciones correctivas y preventivas a

implementar que mejoren continuamente el

servicio ofrecido al cliente.

7. ANEXOS Anexo No. 1 Encuesta de Satisfacción al Cliente.


4 de 5

ANEXO No. 1

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN AL CLIENTE 1. ¿Considera que Afro Frutas del Pacifico E.U., le ha cumplido con los requisitos

establecidos por usted para la prestación del servicio? Si _____ No _____ ¿Por qué?__________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 2. ¿Sus inquietudes, solicitudes, quejas y reclamos han sido atendidos en forma oportuna y

efectiva? Siempre _____ Casi siempre _____ Algunas Veces _____ Casi nunca _____ Nunca _____ 3. Que tan satisfecho se siente, con el apoyo que le brinda la empresa a la hora de solicitar

alguno de los servicios que ofrece la empresa. Muy Satisfecho _____ Satisfecho _____ Ni satisfecho ni insatisfecho _____ Insatisfecho _____ Muy Insatisfecho _____ ¿Por qué?__________________________________ __________________________________________________________________________ 4. ¿Cómo considera el desempeño de nuestra empresa? Excelente _____ Bueno _____ Regular _____ Malo _____ ¿Por qué?_________________________________________ __________________________________________________________________________


5 de 5

5. Con respecto a la calidad del servicio que le ofrece Afro Frutas del Pacifico E.U., se

encuentra: Muy Satisfecho _____ Satisfecho _____ Ni satisfecho ni insatisfecho _____ Insatisfecho _____ Totalmente insatisfecho _____ ¿Por qué? ________________________________________ _________________________________________________________________________________ COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ MUCHAS GRACIAS. Atentamente,











8.2.2 AUDITORIA INTERNA

FECHA:

DICIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 6

1. OBJETIVO

Planificar, implementar y mantener de manera eficaz un programa de auditorías internas

para determinar si el sistema de gestión de la calidad es conforme con los productos que

ofrece la empresa, con los requisitos de la norma ISO 9001:2008, y con los requisitos del

sistema de gestión de la calidad establecidos por Afro Frutas del Pacifico E.U.

2. ALCANCE

Es aplicable a todas las actividades contenidas en el sistema de gestión de la calidad de

la empresa y a todos los requisitos exigidos por la norma ISO 9001:2008.

3. DEFINICIONES

3.1 AUDITORIA

Examen sistemático para determinar si las actividades de calidad planificadas y los

resultados asociados corresponden a lo esperado o planificado.


2 de 6

4. GENERALIDADES

4.1 Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y

la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de las

auditorías previas.

4.2 El comité de calidad selecciona al auditor interno o a los auditores internos de

acuerdo a los resultados mostrados por los empleados en los cursos de auditoría

interna, a demás de esto, el grupo o las personas que demuestren mas habilidades

en las competencias que son requeridas para un auditor interno serán

seleccionados y su capacitación puede ser complementaria con otros cursos

externos que se dicten. No se tendrá en cuenta el resultado de los exámenes.

4.3 La selección de auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la

objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.

4.4 Se deben definir los criterios de las auditorias, su alcance, frecuencia y metodología.

4.5 El auditor o los auditores internos deberán conseguir la información de forma

planificada, de una variedad de fuentes y comparar todo a fin de confirmar que todo

lo planificado se está llevando a cabo adecuadamente, para reunir esta información

el auditor deberá:

Leer los procedimientos pertinentes u otros documentos de control de

procesos.

Observar los procesos que se están realizando.

Hablar con las personas responsables de los procesos.

Observar los registros.

4.6 La realización de una auditoría interna deberá ir acompañada de un informe o

resumen revelando si es el caso, los hallazgos, no conformidades e inconsistencias, y el

desarrollo de las acciones correctivas y preventivas necesarias para su posterior

aplicación


3 de 6

5. PROCEDIMIENTO

PLANIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS PD-GC-003

Las auditorías internas son importantes ya que a través de ella se puede verificar si las

actividades de calidad planificadas y los resultados asociados corresponden a lo esperado

o planificado.

En Afro Frutas del Pacifico E.U., se realizan las auditorías internas con el fin de

determinar si el sistema de gestión de la calidad es conforme con los productos ofrecidos

por la empresa, con los requisitos establecidos por la organización y con los requisitos

exigidos por la norma ISO 9001:2008.

El comité de calidad, nombrará al auditor o a los auditores internos, teniendo en cuenta

los siguientes aspectos:

El auditor interno debe pertenecer a la organización y cumplir con los requisitos

establecidos para este cargo. Ver Manual de Funciones.

La(s) personas nombradas por el comité de calidad deben ser imparciales y no

deben auditar su propio trabajo, para auditar el cargo de la persona o las personas

nombradas se responsabilizará de esta función al coordinador del sistema de


El conocimiento, desempeño y habilidades demostradas en el curso de auditoría

interna. No se tendrá en cuenta los resultados de la evaluación.

Debe ser una persona(s) con conocimientos en el área de calidad y/o la norma ISO

9001:2008 (en caso de que esta persona no posea conocimientos relacionados con

la norma, la empresa deberá capacitarlo).

Debe manejar las técnicas estadísticas fundamentales para analizar la información

y presentar sus informes al gerente general con las actividades correctivas y

preventivas, para que éste tome sus decisiones y las instaure eliminando las no

conformidades presentadas.


4 de 6

El nombramiento de los auditores internos de calidad será dado a conocer por el gerente

general a través de una carta enviada a todo el personal, ver “Carta de Nombramiento del

Auditor Interno”. (Anexo No. 1)

Las auditorías internas se realizarán en intervalos planificados, con el fin de cubrir cada

uno de los numerales de la norma y los procesos o actividades relacionados con la

calidad, todo esto se deberán cubrir en un plazo máximo de un año. Cuando las auditorías

se programan se debe registrar la información en el formato “Cronograma de Auditorías

Internas de Calidad FT-GC-010”

Como evidencia de las auditorías internas realizadas por la empresa, se aplicarán y

guardarán los siguientes registros de aseguramiento de calidad:

Planeación de las auditorías, Formato “Plan De Auditoría FT-GC-011”.

Desarrollo de la auditoría, Formatos “Lista de Chequeo FT-GC-012” e “Informe de

Auditoría Interna FT-GC-013”.

Resultados de la auditoría, Formato “Reporte de No Conformidad FT-GC-014” y en

caso de que la no conformidad requiera un análisis más completo, Formato “Análisis

de la No Conformidad FT-GC-015”.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General

Dar a conocer el nombramiento de auditor

interno de calidad y verificar el cumplimiento

del cronograma de auditorías internas.

7. ANEXOS

Anexo No. 1 Carta nombramiento del auditor interno.


5 de 6

ANEXO No. 1

CARTA CORRESPONDIENTE AL NOMBRAMIENTO DEL AUDITOR INTERNO DE

CALIDAD

FECHA:

DE: GERENTE GENERAL


ASUNTO: NOMBRAMIENTO DE AUDITOR INTERNO DE CALIDAD

Consciente de la necesidad de evaluar el desempeño del sistema de gestión de la

calidad en la empresa y de evidenciar el compromiso de cada uno con el sistema, el

comité de calidad ha nombrado a ______________________________, como auditor

interno de calidad de nuestra empresa.

Espero la colaboración y apoyo de todos ustedes, con el fin de que los resultados de este

proceso de auditoría contribuyan al mejoramiento continuo de la organización.

Atentamente,

__________________________________

ANDRES MAURICO SALAZAR

Gerente General. “NUESTRO SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, ES UN COMPROMISO DE TODO”


6 de 6









8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICION

8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS PROCESOS

FECHA:

DICIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Definir la metodología a utilizar en Afro Frutas del Pacifico E.U., para el seguimiento y

medición de los procesos del sistema de gestión de la calidad y su capacidad para

alcanzar los resultados planificados.

2. ALCANCE

Es aplicable a todos los procesos del sistema de gestión de la calidad de Afro Frutas

del Pacifico E.U.

3. DEFINICIONES

No aplica.

4. GENERALIDADES

4.1 Cuando no se alcancen los resultados planificados, debe llevarse a cabo

correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente, para asegurarse de

la conformidad del producto y/o servicio.


2 de 3

5. PROCEDIMIENTO

Para realizar las mediciones de cada uno de los productos ofrecidos que ofrece la

empresa se cuenta con un plan de calidad y con personas altamente capacitadas los

cuales en el desarrollo de cada una de las etapas implicadas en la prestación del

servicio(producción y comercialización de pulpa de frutas) realizan sus revisiones.

La medición y seguimiento de todos los procesos, se hará a través del análisis y

seguimiento mensual de los objetivos de calidad planteados para verificar su

cumplimiento y gestión, en caso de que no se estén alcanzando las metas planteadas

se establecerán las acciones correctivas y preventivas para alcanzarlas. La medición y

seguimiento de la satisfacción de todos nuestros clientes se hará aplicando una

encuesta anual, igualmente el gerente general pedirá un informe a cada uno de los

trabajadores y se comunicará con cada uno de los clientes para revisar que los

requisitos se estén cumpliendo, de no ser así, en cualquiera de los casos y si es

necesario se establecerán las acciones correctivas y preventivas para garantizar un

servicio acorde a las expectativas y necesidades de éste.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General

Realizar la medición y seguimiento de los

procesos.

Retroalimentar y acompañar a los

trabajadores en su desempeño laboral.


3 de 3










8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICION

8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL

PRODUCTO

FECHA:

DICIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Afro Frutas del Pacifico E.U., debe medir y hacer un seguimiento de las características

de los productos ofrecidos para verificar que se cumplen con los requisitos del mismo.

2. ALCANCE

Es aplicable a todos los procesos del sistema de gestión de la calidad de Afro Frutas

del Pacifico E.U.

3. DEFINICIONES

No aplica.

4. GENERALIDADES

4.1 La medición y seguimiento de las características del producto debe realizarse en

las etapas apropiadas del proceso de realización de acuerdo con las

disposiciones planificadas.

4.2 La liberación del producto y la prestación del servicio no debe llevarse a cabo

hasta que se encuentre completa y satisfactoriamente las disposiciones

planificadas, a menos que sean aprobadas de otra manera por una autoridad

pertinente, y cuando corresponda, por el cliente.


2 de 3

5. PROCEDIMIENTO

Cada uno de los productos ofrecidos por la empresa han sido documentados a través

de un plan de calidad a través del cual se realizara la medición y seguimiento, cuando

la propuesta de servicios es aceptada por el cliente, éste da evidencia de que los

requisitos allí consignados son los exigidos por él, posterior a la aceptación se da

comienzo al respectivo plan de calidad según el servicio solicitado. Ver numeral 7.1

Planificación de la Realización del Producto.

Para realizar la medición y seguimiento del servicio, cada uno de los trabajadores

deberá cumplir con el respectivo plan de calidad realizando las revisiones

correspondientes, para la medición y seguimiento del servicio el gerente general

solicitara un informe a cada uno de los trabajadores sobre su(s) tareas , verificando

que cada uno de los trabajadores este cumpliendo con los requisitos exigidos por él

cliente, igualmente se realizará una encuesta anual de satisfacción del cliente con el

propósito de evaluar el desempeño de la empresa, y el servicio prestado, y según los

resultados encontrados, el comité de calidad establecerá las acciones correctivas y

preventivas necesarias para garantizar un servicio acorde a las necesidades y

expectativas del cliente.

El gerente general ha asignado a la secretaria para la comunicación con los clientes,

cuando el cliente decide comunicarse con la empresa y presentar algún reclamo, o

solicitud, esta es la persona encargada de registrar la información y asignar el

responsable de dar respuesta garantizando la oportuna respuesta de todas las

inquietudes presentadas por nuestros clientes, como evidencia de esto, la secretaria

registra la información de los clientes en el formato de “Comunicación Externa FT-PA-

008 “


3 de 3

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Secretaria Canalizar toda información relacionada con

los clientes.

Asesor Cumplir con el plan de calidad respectivo.

Velar por la satisfacción del cliente

Representante de la dirección para el

S.G.C y Gerente General

Realizar la medición y seguimiento del

producto.

Velar por la satisfacción del cliente.










8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO

CONFORME

FECHA:

DICIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Definir las acciones a seguir por Afro Frutas del Pacifico E.U., para asegurar que el

servicio (producción y comercialización de pulpa de frutas) que no sea conforme con

los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional.

2. ALCANCE


3. DEFINICIONES

3.1 NO-CONFORMIDAD

Se emplea para describir cualquier incumplimiento de un requisito específico, este

puede ser un incumplimiento de un requisito del cliente, un problema con un producto

y/o servicio, una deficiencia en el sistema de gestión de la calidad o cualquier situación

donde lo sucedido no era lo que se requería o esperaba.

4. GENERALIDADES

4.1 La empresa debe mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y

de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se

hayan obtenido.


2 de 3

4.2 Cuando se corrige un servicio no conforme, debe someterse a una nueva

verificación para demostrar su conformidad con los requisitos.

4.3 Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha

comenzado su uso, la organización debe tomar las acciones apropiadas

respecto a los efectos, o efectos potenciales de la no conformidad

4.4 La liberación del producto y la prestación del servicio no debe llevarse a cabo

hasta que se encuentre completa y satisfactoriamente las disposiciones

planificadas, a menos que sean aprobadas de otra manera por una autoridad

pertinente, y cuando corresponda, por el cliente.

5. PROCEDIMIENTO

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME PD-GC-004

Durante el desarrollo de cualquiera de los servicios (producción y comercialización de

pulpa de frutas) ofrecidos por la empresa, el trabajador es el encargado de realizar las

revisiones y garantizar el cumplimiento de los requisitos del cliente, los legales y

reglamentarios y los no especificados por el cliente consignados en el respectivo plan

de calidad.

Cuando se presenta una no conformidad ya sea por deficiencia técnica o

incumplimiento en alguno de los requisitos, el trabajador deberá corregir el error

presentado y eliminar el documento asociado con el fin de prevenir su uso o entrega

no intencional.

Cada uno de los trabajadores deberá presentar un informe al gerente general de

manera mensual, con el objetivo de conocer los problemas presentados durante ese

tiempo, para poder corregirlos y así poder evitar que se vuelvan a presentar en el

futuro. Igualmente el Gerente general se encargara de hacer las respectivas

revisiones y verificación de los servicios prestados, y si se presenta la necesidad de

comunicarse con alguno de los clientes, las observaciones que se hagan serán

registradas en el formato Revisión del Servicio FT- PP- 001, estas no conformidades

serán recopiladas analizadas y evaluadas en las reuniones de comité de calidad.


3 de 3

También para poder realizar un buen control del servicio prestado, se hace un buen

provecho de la comunicación que se realiza con los clientes.

NOTA:

Cuando no se pueda eliminar un documento que es no conforme, será guardado en

una carpeta de color, con el fin de identificarlo.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente

Realizar la revisión permanente del servicio,

dar cumplimiento a los requisitos y eliminar

las no conformidades.








A F R O F R U A T S D E L P A C I F I C O E . U .


8.4 ANALISIS DE DATOS

FECHA:

DICIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Determinar, recopilar y analizar los datos que demuestren la idoneidad y la eficacia del

sistema de gestión de la calidad, proporcionar información relacionada con la

satisfacción del cliente, la conformidad con los requisitos del producto, las

características y tendencias de los procesos y/o servicios, las oportunidades para

llevar a cabo acciones preventivas y los proveedores.

2. ALCANCE

Es aplicable a toda la información generada en Afro Frutas del Pacifico E.U., y que

afectan el proceso de gestión y la calidad total de los servicios prestados (producción y

comercialización de pulpa de frutas).

3. DEFINICIONES

3.1 TECNICAS ESTADISTICAS

Las técnicas estadísticas son los procedimientos para la recolección, organización,

clasificación, y análisis de la información de tal manera que permitan tomar

decisiones óptimas respecto a la situación analizada.

3.2 TENDENCIAS ESTADISTICAS

Las tendencias estadísticas son el resultado de un profundo análisis de los datos

significativos que buscan encontrar o detectar los posibles problemas alrededor de un

tema determinado.


2 de 3

4. GENERALIDADES

4.1 Los datos generados de los resultados de las actividades de seguimiento y

medición se deben guardar como registro para analizar tendencias y encontrar

las posibles áreas donde existen problemas e indicar donde pueden necesitarse

mejoras.

4.2 Los resultados del análisis pueden emplearse como información de entrada

para:

La revisión por la dirección.

Los procesos de decisión de acciones correctivas y preventivas.

La evaluación de la satisfacción del cliente

Evidencia de conformidad con los requisitos del cliente.

5. PROCEDIMIENTO

Con el fin de analizar la información y demostrar la eficacia del sistema de gestión de

la calidad, la empresa ha determinado utilizar las siguientes técnicas estadísticas,

Diagrama Causa – Efecto y Lluvia de Ideas, las cuales permitirán realizar el análisis,

encontrar las tendencias y determinar la(s) área(s) donde existen los problemas o

donde pueden necesitarse mejoras.

Como ejemplo, el análisis de los datos relacionados con la satisfacción del cliente, se

hará aplicando una encuesta anual, para esto el gerente general ha asignado a la

secretaria , la cual debe recopilar y presentar la información en diagramas de barra

o circulares, posterior a esto, se realizará una reunión con la mayor parte de los

empleados y a través de lluvia de ideas se identificaran las causas de los problemas

principales aplicando el Diagrama Causa-Efecto (Espina de Pescado), finalmente y

con la aprobación de los asistentes se establecerían las acciones correctivas y

preventivas para eliminar los fallas presentadas.


3 de 3

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Secretaria

Recopilar los datos del sistema de gestión

de la calidad a través de encuestas,

procesar la información y presentar informe

al gerente general.










8.5 MEJORA


FECHA:

DICIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Establecer los mecanismos para asegurar la mejora continúa de la eficacia del sistema

de gestión de la calidad mediante la utilización de la política de calidad, los objetivos

de calidad, los resultados de las auditorias, el análisis de datos, las acciones

correctivas y preventivas y la revisión por la dirección.

2. ALCANCE

Es aplicable a todo el sistema de gestión de la calidad de Afro Frutas del Pacifico E.U.

3. DEFINICIONES

3.1 MEJORAMIENTO CONTINUO

Es el mecanismo mediante el cual se mejoran los procesos dentro de una

organización, significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué

cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico del empresario y del

proceso.

4. GENERALIDADES

4.1 Se debe mejorar el sistema de gestión de la calidad continuamente, donde se

encuentre oportunidad, exista justificación y se encuentre con los recursos

necesarios para dicha mejora.


2 de 3

5. PROCEDIMIENTO

En la empresa se conformó el comité de calidad, con el fin de canalizar, retroalimentar

el desempeño de la empresa y velar por el mejoramiento continuo del sistema de


A través de los indicadores de gestión, el comité de calidad revisa y evalúa el

cumplimiento de la política, objetivos de calidad, desempeño del sistema y en el

tiempo, el desempeño laboral. Cuando no se están cumpliendo las metas, el comité

establece las acciones correctivas y preventivas a implementar.

Igualmente se cuenta con las auditorías internas de calidad, a través de las cuales se

realiza un examen sistemático para determinar si las actividades planificadas que

buscan el mejoramiento continuo de la organización y los resultados asociados,

corresponden a los esperado y planificado.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General

Velar por el mejoramiento de la organización

y por el desarrollo adecuado del sistema de




3 de 3









8.5 MEJORA

8.5.2 ACCION CORRECTIVA

FECHA:

DICIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Diseñar un procedimiento que permita a la organización tomar acciones para eliminar

la causa de las no conformidades o reclamos y prevenir su posible repetición.

2. ALCANCE

Es aplicable a todas las actividades del sistema de gestión de la calidad de Afro


3. DEFINICIONES

3.1 ACCION CORRECTIVA

Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra

situación indeseable.

4. GENERALIDADES

4.1 Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no

conformidades encontradas.

4.2 La necesidad de tomar una acción correctiva, surge cuando se presenta quejas

de los clientes, reclamos sobre un servicio, problemas encontrados con un

proveedor, auditorias del sistema de gestión de la calidad, entre otros.


2 de 3

4.3 Cuando se determine e implemente una acción correctiva, se debe tener un

registro y seguimiento dentro de un período razonable para verificar si esta

funcionando.

4.4 Todo el personal que conforma el comité de calidad deberá conocer las técnicas

estadísticas adoptadas por la empresa para realizar el análisis de datos.

5. PROCEDIMIENTO

ACCIONES CORRECTIVAS PD-GC-005 En Afro Frutas del Pacifico E.U., el comité de calidad se reúne periódicamente cada

tres meses para evaluar el sistema de gestión de la calidad y formular las acciones

correctivas necesarias según los problemas encontrados.

Para el estudio de las causas de los problemas más representativos, la empresa

recopila toda la información y a través del análisis de datos y las técnicas estadísticas

mencionadas anteriormente, el comité establece las acciones correctivas necesarias

para evitar su ocurrencia garantizando de esta forma el mejoramiento continuo del


En el momento en que se establece la acción correctiva, el comité de calidad lleva un

registro con el fin de realizar un seguimiento mensual y verificar el funcionamiento de

las acciones emprendidas. Todas las acciones correctivas serán registradas en el

formato “Análisis de la no conformidad FT-GC-015“.

A toda acción correctiva se le debe hacer una acción preventiva.

Cuando en la empresa se presenta algún problema con la prestación del servicio

(producción y comercialización de pulpa de frutas), esta inmediatamente se comunica

con el respectivo cliente al cual esta afectando la situación, para escuchar la opinión

de este y así poder encontrar una solución optima para el problema y lograr la

satisfacción del cliente.


3 de 3

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Representante de la Dirección para el

S.G.C

Presentar informes al gerente general y al

personal sobre las acciones correctivas y los

resultados.










8.5 MEJORA

8.5.3 ACCION PREVENTIVA

FECHA:

DICIEMBRE 2013

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO

Definir las acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para

prevenir su ocurrencia.

2. ALCANCE

Es aplicable a todas las actividades del sistema de gestión de la calidad de Afro


3. DEFINICIONES

3.1 ACCION PREVENTIVA

Acción emprendida para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra

situación potencialmente indeseable.

3.2 POTENCIAL

Capaz de realizar alguna cosa o producir un efecto.


2 de 3

4. GENERALIDADES

4.1 La acción preventiva comienza con la consideración y análisis de los datos

(numeral 8.4) de todas las incidencias de no conformidades, estas pueden ser,

dificultades con los proveedores, problemas en el proceso, tasas de reproceso,

fallas de inspección final, quejas del cliente y encuestas de satisfacción al

cliente, reclamos sobre garantías, reportes de servicios, auditorías del sistema

de gestión de la calidad y la necesidad de concesiones.

4.2 Los procedimientos para las acciones correctivas y preventivas deben definir las

responsabilidades y autoridades para estas actividades.

4.3 Se debe determinar e implementar las acciones necesarias, así como registrar

los resultados y realizar seguimiento dentro de un periodo razonable para

averiguar si ha funcionado la acción preventiva tomada.

5. PROCEDIMIENTO

ACCIONES PREVENTIVAS PD-GC-006

El comité de calidad en reunión periódica de acuerdo al análisis de datos obtenido a

través de la aplicación de las técnicas estadísticas determina las acciones preventivas

necesarias, con el fin de reducir o eliminar el riesgo de problemas potenciales, esto se

hace siguiendo el mismo procedimiento establecido para las acciones correctivas PD-

GC-005.

Todas las acciones preventivas serán registradas en el formato "Análisis de la No

Conformidad FT-GC-015"., este registro permite hacer seguimiento y verificar si han

funcionado las acciones preventivas establecidas.


3 de 3

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Representante de la Dirección para el

S.G.C

Determinar el método para realizar el

seguimiento a las acciones preventivas.









FECHA: ENERO 2014

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS

REVISIÓN: 0

DOCUMENTO:

PD-GC-001

PAGINA: 1 de 32

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Gerente general OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Planear, organizar, dirigir y controlar, las actividades laborales de la empresa. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Junta directiva

DEPARTAMENTO: Administrativo

N° DE PERSONAS EN EL CARGO: 1

PERSONAL A SU CARGO: Todos

II. DESCRIPCION DE FUNCIONES

FUNCIONES PERMANENTES

Dirigir, coordinar, controlar y evaluar el desarrollo de las actividades del personal de la empresa.

Velar por el funcionamiento administrativo y financiero de la empresa. Establecer un cronograma de actividades y de vencimiento con clientes y los

entes fiscalizadores. Desarrollar todas las actividades de mercadeo en la empresa. Analizar y solucionar los problemas e inconvenientes que se presenten en el

desarrollo de las actividades de la empresa. Programar reuniones con el personal de la empresa, cuando sea necesario, para

solucionar problemas y evaluar el desarrollo de actividades. Coordinar y supervisar la elaboración y presentación correcta y oportuna de los

trámites legales a los que está obligado la empresa. Representar legalmente a la empresa. Diseñar planes, programas, y proyectos de acuerdo a las directrices impartidas

por la junta directiva. Evaluar el cumplimiento de recaudo de cartera Aprobar vacaciones, permisos, despidos, renuncias y sueldos del personal de la

empresa.

DOCUMENTO: PD-GC-001

PÁGINA:

2 de 32

FUNCIONES PERIÓDICAS

FUNCIONES FRECUENCIA

S Q M B T S A

Hacer y revisar declaración de retención en la fuente.

x

Hacer y revisar declaración de IVA e industria y comercio

x

Elaborar declaración de renta x

Elaborar renovación Cámara de Comercio x

FUNCIONES OCASIONALES

Velar por el cumplimiento del proceso de selección, inducción y capacitación de personal.

Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo del contrato.

III. REQUISITOS DEL CARGO

1. CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS

EDUCACIÓN FORMAL (Estudios conducentes a título)

Alternativa1: Profesión administrativa. Alternativa 2: Contador público.

EDUCACIÓN NO FORMAL

(Cursos o conocimientos específicos)

Área Administrativa

AREA TIEMPO

EXPERIENCIA Área administrativa y financiera

2 años

INDUCCION

Conocimiento empresa.

Área administrativa y financiera de la empresa.

Sistema de gestión de calidad

15 días


PÁGINA:

3 de 32

2. COMPETENCIAS

HABILIDADES NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO

PUNTUALIDAD HORARIO x

ENTREGA DE TRABAJOS x

COMPAÑERISMO x

COLABORACIÓN x

ADAPTACIÓN A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA

x

CONOCIMIENTOS TECNICOS x

CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO X

3. RESPONSABILIDAD

RESPONSABILIDAD DIRECTA BAJA MEDIA ALTA

POR BIENES DE LA EMPRESA

HERRAMIENTA x

EQUIPOS x

DINERO x

POR CONTACTOS (Relación y Atención)

CON MIEMBROS DE LA EMPRESA

x

CON CLIENTES x

CON OTRAS EMPRESAS x

PROVEEDORES x

POR DIRECCIÓN DE PERSONAS

EN MANEJO x

EN REVISIÓN x

EN APROBACIÓN DE TRABAJO

x

POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL x


PÁGINA:

4 de 32

IV. ENTORNO DEL CARGO

1. RELACIONES DEL CARGO CON EL EXTERIOR DE LA EMPRESA

CON QUIEN PARA QUÉ FRECUENCIA

Clientes y administradores de

las empresas

Entregar informes Solicitar sugerencias para mejorar el servicio al cliente. Presentar propuestas de servicio Fijar el monto a cobrar por la prestación del servicio Cobrar cartera morosa

Ocasional

2. RELACIONES DEL CARGO CON EL INTERIOR DE LA EMPRESA


Auxiliar contable

Revisar cartera Revisar informe de bancos Realizar llamadas telefónicas Aprobar y firmar comprobantes de egreso Presentar documentos en limpio Elaborar cartas

Permanente

Auxiliar contable Revisar informes Revisar balances de la empresa

Permanente

Secretaria Revisar informe de asesorías a clientes Permanente Oficios varios Ser atendido en servicios de aseo. Permanente

V. CONDICIONES DE TRABAJO

ILUMINACIÓN Adecuada

TEMPERATURA Normal ESPACIO Adecuado RUIDO Normal VENTILACIÓN Normal RIESGOS Normal de acuerdo a la elaboración de sus actividades.


PÁGINA:

5 de 32


NOMBRE DEL CARGO: Aseguramiento de calidad OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Velar por la documentación e implementación del sistema de gestión de calidad en la empresa. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general

DEPARTAMENTO: Calidad


PERSONAL A SU CARGO: Ninguno



Asegurar de que se establezca, implemente y se mantenga los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad.

Informar a la alta dirección del desempleo del sistema de gestión de calidad. Promover entre los empleados el cumplimiento de los requisitos del sistema de

gestión de calidad. Coordinar la realización de reuniones del comité de calidad. Coordinar la realización de las reuniones del comité de compras. Planear con los auditores internos el cronograma de auditorías internas. Hacer seguimiento a los auditores internos de acuerdo a sus obligaciones Apoyar a los auditores internos en la realización de las auditorías internas. Revisar el resultado de los auditores internos de calidad. Mantener dentro de la empresa la motivación para cumplir con los requisitos del

sistema de gestión de calidad. Coordinar con el ente certificador la auditoría de certificación y seguimiento. Auditar a proveedores en su sistema de gestión de calidad cuando se requiera. Informar o dar respuesta a las solicitudes de los clientes sobre el sistema de

gestión de calidad. Coordinar la auditoría de calidad cuando el cliente lo requiera.


PÁGINA:

6 de32






Alternativa 1: Tecnólogo Alternativa 2: Profesional en el área administrativa



Norma ISO 9001:2008 Norma 19011 (Auditorías Internas)

AREA TIEMPO

EXPERIENCIA No requiere

INDUCCION Conocimiento de la

empresa. Norma ISO 9001:2008

1 día

2. COMPETENCIAS

HABILIDADES NIVEL REQUERIDO

BAJO MEDIO ALTO



COMPAÑERISMO x

COLABORACIÓN x


x


CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO x

HABILIDAD PARA HACER PREGUNTAS x

FLUIDEZ VERBAL x

FLUIDEZ ESCRITA x

TEMPERAMENTO CALMADO x


PÁGINA:

7 de 32

3. RESPONSABILIDAD



HERRAMIENTA N/A EQUIPOS x

DINERO N/A



x

CON CLIENTES x CON OTRAS EMPRESAS N/A

PROVEEDORES x


EN MANEJO N/A

EN REVISIÓN x


x





Clientes

Determinar la satisfacción del cliente Verificar el cumplimiento del sistema de gestión de calidad de la empresa.

Permanente



Todos

Velar por la implementación y el cumplimiento del sistema de gestión de calidad en la empresa.

Permanente


PÁGINA:

8 de 32




NOTA: El comité de calidad selecciona o se elige al representante de la dirección, de acuerdo al

desempeño por competencias y al interés que demuestren los empleados de la empresa

que cumplen con los requisitos por competencias que debe tener un representante de la

dirección


PÁGINA:

9 de 32


NOMBRE DEL CARGO: Auditor interno de calidad OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Asegurar la implementación correcta y velar por el mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad en la empresa. CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general

DEPARTAMENTO: Calidad





Planificar con el representante de la dirección las auditorías internas de calidad, para los periodos de 6 meses o 1 año.

Hacer el plan de auditoría en el formato correspondiente. Preparar la lista de chequeo que contenga las preguntas a realizar en la auditoría

interna. Coordinar con el auditado, la fecha y hora de realizar la auditoria. Hacer las auditorias en la hora programada. Llenar los formatos, de informes de reportes de auditoría. Informar al representante de la dirección el resultado de las auditorías internas. Informar al auditado mediante el formato respectivo el resultado de la auditoria. Hacer firmar al auditado el resultado de no conformidades. Hacer seguimiento periódico a las propuestas de solución a las no

conformidades. Cerrar o levantar las no conformidades cuando este comprobada su

implementación. Informar al representante de la dirección de cualquier anomalía del sistema de

gestión de calidad.




PÁGINA:

10 de32




Alternativa 1: Tecnólogo Alternativa 2: Estudios equivalentes en el Sena.



Norma ISO 9001:2008 Norma 19011 (Auditorías Internas)

AREA TIEMPO


INDUCCION Norma ISO 9001:2008 Norma 19011

(Auditorías Internas) 1 día

2. COMPETENCIAS


BAJO MEDIO ALTO



COMPAÑERISMO x

COLABORACIÓN x


x



HABILIDAD PARA HACER PREGUNTAS X

FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X

TEMPERAMENTO CALMADO X


PÁGINA:

11 de32

3. RESPONSABILIDAD



HERRAMIENTA N/A EQUIPOS X

DINERO N/A



X

CON CLIENTES x CON OTRAS EMPRESAS N/A

PROVEEDORES X


EN MANEJO N/A

EN REVISIÓN X


X

POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL X

z




Clientes Realizar seguimiento a la implementación de la norma ISO 9001:2008

Ocasional



Todos

Asegurar la implementación correcta y velar por el mejoramiento continuo del sistema de gestión de calidad en la empresa.

Permanente


PÁGINA:

12 de 32




NOTA: El comité de calidad de acuerdo selecciona al auditor interno o a los auditores internos de

acuerdo a los resultados mostrados por los empleados en los cursos de auditoría interna, a

demás de esto, el grupo o las personas que demuestren mas habilidades en las

competencias que son requeridas para un auditor interno serán seleccionados y su

capacitación puede ser complementaria con otros cursos externos que se dicten.

No se tendrá en cuenta el resultado de los exámenes.


PÁGINA:

13 de 32


NOMBRE DEL CARGO: Secretaria OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Velar por el buen funcionamiento de la empresa CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general

DEPARTAMENTO: Administrativo





Archivar papelería. Atender a los clientes. Estar pendiente de los asuntos de su jefe Realizar circulares cuando se necesite.



S Q M B T S A

Hacer evaluaciones de los proveedores x

Realizar las órdenes de compra x

Realizar las actas de cada reunión x


Desempeñar otras funciones o encargos según se requiera durante el desarrollo

del contrato.


PÁGINA:

14 de32




Alternativa 1: Bachiller

Alternativa 2: Estudios equivalentes en el Sena.



Manejo de archivo

AREA TIEMPO


INDUCCION Conocimiento del

manejo de la empresa 5 día

2. COMPETENCIAS


BAJO MEDIO ALTO



COMPAÑERISMO x

COLABORACIÓN x


x

CONOCIMIENTOS TECNICOS x CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO x

HABILIDAD PARA HACER PREGUNTAS x FLUIDEZ VERBAL X

FLUIDEZ ESCRITA X

TEMPERAMENTO CALMADO X


PÁGINA:

15 de 32

3. RESPONSABILIDAD



HERRAMIENTA x EQUIPOS X

DINERO x



X

CON CLIENTES X CON OTRAS EMPRESAS X

PROVEEDORES X


EN MANEJO N/A

EN REVISIÓN x EN APROBACIÓN DE TRABAJO

x





Clientes Conocer cuáles son sus necesidades permanente



Todos

Estar en constante comunicación con ellos y conocer las necesidades de cada uno de ellos en el desempeño de sus funciones.

Permanente


PÁGINA:

16 de 32





PÁGINA:

17 de 32


NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar contable OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Conocer el estado financiero de la empresa CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general

DEPARTAMENTO: Contable





Revisar soportes contables Revisar listado de movimientos diarios Revisar conciliaciones bancarias Revisar cuadres diarios de caja. Realizar arqueos de caja. Realizar conciliaciones de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Realizar y analizar balances financieramente.



S Q M B T S A

Hacer y revisar declaración de retención en la fuente.

X

Hacer y revisar declaración de IVA e industria y comercio

X

Elaborar declaración de renta X

Elaborar renovación Cámara de Comercio X

Revisar libros oficiales de contabilidad X

Realizar, revisar y depurar balances X


Contestar requerimientos. Responder y consultar a la DIAN. Realizar informes para reportar anomalías que se presenten. Revisar tramitación del departamento financiero ante entidades bancarias. Realizar otras funciones o encargos, según se requiera durante el desarrollo del

contrato.


PÁGINA:

18 de 32




Alternativa 1: Contador público. Alternativa 2: Asesor contable



Manejo técnico del computador.

AREA TIEMPO

EXPERIENCIA Área contable 1 año

INDUCCION

Sistema contable y financiero de la empresa.


15 días

2. COMPETENCIAS


BAJO MEDIO ALTO



COMPAÑERISMO x COLABORACIÓN x


x




PÁGINA:

19 de 32

3. RESPONSABILIDAD



HERRAMIENTA x EQUIPOS X DINERO X



X

CON CLIENTES X

CON OTRAS EMPRESAS X

PROVEEDORES X


EN MANEJO x

EN REVISIÓN X


X





DIAN Para realizar consultas, atender visitas que el ente realice.

Ocasional

Gerente Para atender requerimientos, informar anomalías, dudas, etc.

Ocasional



Gerente general Consultas, soporte, apoyo Presentar informes

Permanente


PÁGINA:

20 de 32





PÁGINA:

21 de 32


NOMBRE DEL CARGO: Asesor comercial OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Capturar clientela CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general

DEPARTAMENTO: Operativo





Llamar a los clientes potenciales para la administración de sus propiedades Dar a conocer los servicios que la empresa presta Atender a los clientes Intentar descubrir nuevos sectores o mercados



S Q M B T S A

Hacer un informe sobre su gestión X

Atender reclamaciones de clientes x

Realizar consignaciones x




PÁGINA:

22 de 32




Alternativa 1: Asesor comercial



Manejo técnico del computador.

AREA TIEMPO

EXPERIENCIA Administrativa 6 meses

INDUCCION

Conocimiento de la empresa


15 días

2. COMPETENCIAS


BAJO MEDIO ALTO





x



PÁGINA:

23 de 32

3. RESPONSABILIDAD



HERRAMIENTA X

EQUIPOS x

DINERO x



x

CON CLIENTES x

CON OTRAS EMPRESAS x

PROVEEDORES x


EN MANEJO x

EN REVISIÓN x


x





Clientes Ofrecer los productos que la empresa ofrece

permanente



Todos Solicitar colaboración en el desarrollo de las funciones cuando sea necesario.

Permanente


PÁGINA:

24 de 32





PÁGINA:

25 de 32


NOMBRE DEL CARGO: Coordinador de Producción OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Programar la Producción CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general



PERSONAL A SU CARGO: Operario



Programar la producción Supervisar la producción Analizar y solucionar los diferentes problemas que se presentan en el área Realizar informes Realizar órdenes de compra de la materia prima



S Q M B T S A

Programar reuniones x

Asistir a reuniones convocadas por la Gerencia x

Aconsejar a la empresa en el cambio de algunas cosas cuando es necesario

x




PÁGINA:

26 de 32




Alternativa 1: Tecnólogo en Alimentos Alternativa 2: Ingeniero en Alimentos



Conocimiento de las BPM

AREA TIEMPO

EXPERIENCIA Producción I año

INDUCCION

Conocimiento administrativo de la empresa


10 días

2. COMPETENCIAS


BAJO MEDIO ALTO

PUNTUALIDAD HORARIO x ENTREGA DE TRABAJOS x



x




PÁGINA:

27 de 32

3. RESPONSABILIDAD



HERRAMIENTA x EQUIPOS X DINERO x



x

CON CLIENTES x CON OTRAS EMPRESAS x

PROVEEDORES x


EN MANEJO x

EN REVISIÓN x


x





Clientes Informar sobre la producción realizada Ocasional



Gerente Informar sobre situaciones que se presenten.

Permanente


PÁGINA:

28 de 32





PÁGINA:

29 de 32


NOMBRE DEL CARGO: Operario OBJETIVO GENERAL DEL CARGO: Desarrollo de las actividades de producción CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente general






Realizar la producción Realizar el aseo Lavar la materia prima Empacar la producción



S Q M B T S A

Asistir a reuniones x

Realizar la entrega de los pedidos x

Comunicarse con clientes x




PÁGINA:

30 de 32




Alternativa 1: Bachiller



Manipulación de alimentos

AREA TIEMPO

EXPERIENCIA Producción 3 meses

INDUCCION

Conocimiento administrativo de la empresa


10 días

5. COMPETENCIAS


BAJO MEDIO ALTO

PUNTUALIDAD HORARIO x ENTREGA DE TRABAJOS x



x



PÁGINA:

31 de 32

6. RESPONSABILIDAD



HERRAMIENTA x EQUIPOS x DINERO x



x

CON CLIENTES x CON OTRAS EMPRESAS x

PROVEEDORES x


EN MANEJO x

EN REVISIÓN x EN APROBACIÓN DE TRABAJO

x





Clientes Informar sobre algo en particular Ocasional



Gerente Informar sobre situaciones que se presenten.

Permanente


PÁGINA:

32 de 32











PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DE

PERSONAL

FECHA:

ENERO DE 2014

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-PA-001

PAGINA:

1 de 5

1. OBJETIVO

Identificar las necesidades y seleccionar al personal con la capacidad, la aptitud y la

destreza, requerida para cumplir a cabalidad con el perfil y los requerimientos del cargo

para el cual se esta solicitando el aspirante.

2. ALCANCE

Toda persona que posiblemente tenga el perfil y pueda ser seleccionada para integrar el

equipo humano que conforma a Afro Frutas del Pacifico E.U.

3. DEFINICIONES

3.1 SELECCIÓN DE PERSONAL: Es el procedimiento para captar o encontrar la

persona adecuada para un puesto determinado

3.2 ENTREVISTA: Es una forma de comunicación interpersonal, que tiene por objeto

proporcionar o recabar información o modificar actitudes, y en virtud de las cuales

se toman determinadas decisiones.

3.3 COMPETENCIAS: Conjunto de conocimientos, habilidades y comportamientos que

forman la base de todos los procesos modernos de recursos humanos.

SELECCIÓN DE PERSONAL

PÁGINA:

2 de 5

4. GENERALIDADES

4.1 La fuente de abastecimiento de hojas de vida se debe hacer con las amistades,

parientes, o familiares del propio personal de la empresa, igualmente se acudirán a

las fuentes externas de reclutamiento como son el Sena, universidades,

asociaciones gremiales etc.

4.2 Para los requisitos de las competencias, puntualidad en horario, puntualidad en

entrega de trabajos, compañerismo, colaboración, adaptación a cambios del

entorno y al interior de la empresa, conocimientos técnicos, y calidad en el trabajo

realizado, se procede a consultar con los anteriores empleos del aspirante, puede

ser verbal (telefónicamente) o escrito, esta información es de carácter confidencial y

debe quedar consignada en el formato entrevista selección del personal.

4.3 De acuerdo a la información recibida, se preseleccionan los candidatos.

4.4 La entrevista se debe realizar usando el formato de selección de personal.

4.5 Durante la entrevista se debe informar al aspirante, acerca de la naturaleza del

cargo, horario, remuneración a ofrecer, prestaciones, a fin de que igualmente el

decida si le interesa seguir adelante con el proceso.

4.6 Con la información obtenida de la hoja de vida, las referencias laborales y la

entrevista, se toma la decisión final, eligiendo a la persona más apropiada para

desempeñar dicho cargo.

4.7 Si la persona seleccionada presenta alguna debilidad en alguno de los requisitos se

programará con el, plan de capacitación o entrenamiento, según el área que

requiera para cumplir con los requisitos.


PÁGINA:

3 de 5

5. PROCEDIMIENTO

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCION DE ACTIVIDAD RESPONSABLE

Inicio.

1. Revisar los requisitos del cargo que se encuentran en el manual de funciones.

2. Solicitar las hojas de vida.

3. Comparar las experiencias de los candidatos con los requisitos del cargo.

4. Seleccionar las hojas de vida que cumplan con los requisitos del cargo.

5. Consultar con los anteriores empleos del aspirante, los requisitos de la competencia, de una manera confidencial y cualitativa.

A. Continúa en la página siguiente.

Gerente general

I

1

2

3

4

5

A


PÁGINA:

4 de 5


A. Viene de la página anterior.

6. Preseleccionar a los candidatos.

7. Citar a entrevista a los

candidatos preseleccionados.

8. Realizar la entrevista elaborando

el formato de selección de

personal.

9. Seleccionar el candidato que

hará parte del equipo humano de

Afro Frutas del Pacifico E.U.

Fin.

Gerente general

A

7

8

F

9

6


PÁGINA:

5 de 5

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General

Velar por el cumplimiento del proceso de

selección de personal, dentro de los

parámetros del sistema de gestión de

calidad.

7. ANEXOS

No aplica.








FECHA:

ENERO DE 2014

PROCEDIMIENTO INDUCCIÓN DE PERSONAL REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-PA-002

PAGINA:

1 de 4

1. OBJETIVO:

Realizar, una presentación de todos los aspectos relevantes de la empresa, para que el

nuevo empleado se adapte lo más rápido posible, se identifique con su trabajo y se

integre con el equipo humano que conforma la organización.

2. ALCANCE: Todos los empleados nuevos, a iniciar labores en Afro Frutas del Pacifico E.U. 3. DEFINICIONES: No aplica. 4. GENERALIDADES:

4.1 El proceso de inducción, inicia el primer día de trabajo, y se termina cuando el

empleado conoce y comprende toda la información relacionada con la empresa,

este proceso es de suma importancia y no se debe omitir, ya que de él depende, el

adecuado desempeño del nuevo empleado en su labor.

INDUCCIÓN DE PERSONAL

PÁGINA:

2 de 4

5. PROCEDIMIENTO


1. Dar la bienvenida, al nuevo

empleado y desearle éxito en su

nueva gestión.

2. Dar a conocer al nuevo empleado,

la reseña histórica de “Afro Frutas del

Pacifico E.U.”.

3. Dar a conocer la misión, visión, y

políticas de “Afro Frutas del Pacifico

E.U.”.

4. Presentar al nuevo empleado, el

organigrama estructural de la empresa.

5. Informar al nuevo empleado acerca

de sus deberes y derechos dentro de la

empresa.

6. Dar a conocer al nuevo empleado,

el reglamento de higiene y seguridad

industrial de la empresa.

7. Realizar el recorrido por las

instalaciones de la empresa y presentar

ante el equipo humano el nuevo

empleado.

A. Continúa en la siguiente página.

Secretaria


PÁGINA:

3 de 4


1

2

3

4

6

5

8

7

A

I


8. Capacitar al nuevo empleado en el

Sistema de Gestión de Calidad de la

empresa.

9. Entregar al nuevo empleado el

manual de inducción.

10. Hacer entrega al trabajador del

puesto de trabajo y proporcionar los

elementos adecuados para

desempeñar sus funciones.

Gerente general

6. RESPONSABILIDAD:

CARGO FUNCION

Gerente General


inducción, dentro de los parámetros del



PÁGINA:

4 de 4

9

A

T

10

7. ANEXOS

No aplica.








FECHA:

ENERO 2014

PROCEDIMIENTO ENTRENAMIENTO

DE PERSONAL

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-PA-003

PAGINA:

1 de 3

1. OBJETIVO:

Preparar, adiestrar ó familiarizar a la persona seleccionada para desempeñar cierto cargo

en la empresa, con el fin de que conozca realmente su cargo, y funciones a desempeñar

basados fundamentalmente en el sistema de gestión de calidad de la empresa.

2. ALCANCE: Todo el personal seleccionado para desempeñar un cargo en Afro Frutas del Pacifico E.U.

3. DEFINICIONES:

3.1 PREPARAR: Prevenir o disponer a una persona para realizar una acción que se ha

de seguir ó para alcanzar algún fin determinado.

3.2 ADIESTRAR: Enseñar, instruir o guiar.

3.3 FAMILIARIZAR: Adaptar o acostumbrarse a algo.

ENTRENAMIENTO DE

PERSONAL

PÁGINA:

2 de 3

4. GENERALIDADES:

4.1 Cada una de las actividades que se llevan a cabo en el procedimiento de

entrenamiento de personal, debe tener una duración aproximada y mínima de 3

días.

4.2 En caso, de que la persona seleccionada este seleccionada para desempeñar el

cargo de asesor, el gerente general debe realizar con la persona a desempeñar

dicha asesoría, una visita a clientes, esta etapa debe tener una duración aproximada

y máxima de 5 días.

5. PROCEDIMIENTO


1. Familiarizar y capacitar al

empleado seleccionado en el

proceso administrativo de la

empresa y funciones a

desempeñar en el respectivo

cargo.

2. Entrenar y capacitar al empleado

seleccionado en el sistema de

gestión de calidad implementado

en la empresa

3. ¿La persona, a entrenar fue

seleccionada para desempeñar el

cargo de asesor?

4. Visitar a clientes.

Gerente general

ENTRENAMIENTO DE

PERSONAL

PÁGINA:

3 de 3

6. RESPONSABLES

2

1

I

3

SI NO

T

4

CARGO FUNCION

Gerente General

Entrenar al empleado seleccionado en el

sistema de gestión de calidad implementado

por la empresa.

Atender a los clientes, con el empleado

seleccionado.

7. ANEXOS

No aplica.








FECHA:

ENERO 2014

PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DEL

DESEMPEÑO

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-PA-004

PAGINA:

1 de 8

1. OBJETIVO

Analizar y evaluar el grado de eficacia con que las personas llevan a cabo las actividades,

objetivos y responsabilidades de sus puestos de trabajo, con el fin de mejorar

continuamente sus actuaciones futuras, y lograr los objetivos trazados por la empresa.

2. ALCANCE Todo el equipo humano que conforma a Afro Frutas del Pacifico E.U. 3. DEFINICIONES

3.1 EVALUACION DEL DESEMPEÑO: Es la herramienta que permite definir si el

empleado cumple con las expectativas que de el tiene la empresa.

3.2 OBJETIVO: Meta, fin que se desea alcanzar.

3.3 RESULTADO: Grado de consecución de los objetivos establecidos para cada

puesto de trabajo.

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

PÁGINA: 2 de 8

4. GENERALIDADES:

4.1 Se debe concertar una cita, fecha y hora en que se va a realizar la evaluación del

desempeño.

4.2 La evaluación del desempeño debe hacerse anual, finalizando diciembre o iniciando

enero.

4.3 Se debe evaluar el resultado de los objetivos del año anterior, justificando el no

cumplimiento de los objetivos que fueron propuestos.

4.4 Se debe concertar entre evaluador y evaluado los objetivos para el próximo año, los

cuales se basan en los requerimientos de la empresa, los sugeridos por el evaluado

y el replanteamiento de los no cumplidos en períodos anteriores, estos deben ser

medibles, alcanzables, e ir acompañados de un plan de acción y el tiempo de

cumplimiento. Información que es complementaria al día que se esta evaluando.

4.5 Con base en los resultados del año anterior, el evaluado debe sugerir sus

requerimientos de capacitación, igualmente la empresa dependiendo de sus

necesidades ofrece en que se debe capacitar al empleado para mejorar su

desempeño laboral.

4.6 Todo el personal debe estar informado acerca del proceso a implementar y conocer

la metodología y el formato de evaluación del desempeño a emplear por la empresa.


PÁGINA: 3 de 8

4.7 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO POR COMPETENCIAS: Esta evaluación se

divide en tres categorías:

BAJO: Esta calificación corresponde a un desempeño por debajo del 33%, en donde por

demostración o por actitudes negativas demostradas por el evaluado durante el año, se

clasifica esta persona en este valor.

MEDIO: Esta calificación corresponde a un desempeño entre el rango (34% - 66%)

equivalente, donde el evaluado durante el año a evaluar ha mostrado algunas debilidades

o resistencias, con respecto a las competencias evaluadas.

ALTO: Esta calificación corresponde a un desempeño entre el rango (67% - 100%)

equivalente, donde la persona durante el año a evaluar cumple con su desempeño, con

respecto a las competencias evaluadas.

4.8 COMPETENCIAS A EVALUAR:

PUNTUALIDAD EN HORARIO: Se mide de acuerdo a las evidencias que tiene la

organización con la hora de entrada del evaluado, o por comentarios de los clientes.

PUNTUALIDAD EN ENTREGA DE TRABAJO: Se mide de acuerdo al tiempo

programado para dicho trabajo, que tan cumplido ha sido el evaluado con sus entregas

de trabajos, o por comentarios de los clientes en este aspecto.

COMPAÑERISMO: Se mide a través de la encuesta de clima organizacional o por

retroalimentación de los compañeros.

COLABORACIÓN: Durante el año a evaluar la empresa puede concluir cual ha sido la

forma de colaborar del evaluado con los requerimientos, que algunas veces le hace la

empresa, en requerir laborar en horas fuera de las laborales y cual ha sido su

comportamiento en ayudas a sus compañeros de trabajo o a sus clientes cuando lo han

necesitado.


PÁGINA: 4 de 8

ADAPTACION A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA: En un

mundo cambiante donde las leyes, decretos, formas y otros; evolucionan día a día, la

empresa analiza y observa cual ha sido la adaptabilidad del evaluado a los cambios, sean

externos o internos a la empresa, y puede concluir de ahí su clasificación.

CONOCIMIENTOS TECNICOS: Los clientes anualmente serán evaluados y dentro de la

evaluación se tendrá en cuenta el nivel de errores en que ha incurrido el asesor, a demás

se tendrá en cuenta los reclamos internos y externos de los clientes, los que darán una

información del nivel técnico en que se esta desempeñando el evaluado.

CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO: Se evalúa de acuerdo a los comentarios de

los clientes acerca del desempeño interno del evaluado, en cuanto a equivocaciones y a

la calidad del servicio prestado.

4.9 LA EVALUACION DEL COMPETENCIAS ES PRE-EVALUADA POR LA

PERSONA QUE EVALUA Y SE DISCUTE CON EL EVALUADO DURANTE LA

ENTREVISTA.

4.10 CALIFICACION DEL DESEMPEÑO: De acuerdo a los resultados de los objetivos

del año anterior y de la evaluación del desempeño de las competencias, el

evaluador califica al evaluado en las siguientes categorías:

NORMAL: Cuando el evaluado a cumplido con los objetivos propuestos y su evaluación

de competencias esta en el rango alto (67%-100%).

SOBRESALIENTE: el evaluado ha superado las cifras propuestas en los objetivos y su

desempeño es igualmente alto en todas las competencias.


PÁGINA: 5 de 8

EXCELENTE: Cuando el empleado ha superado todas las cifras propuestas e igualmente

a superado las competencias, en estas condiciones el evaluado puede reemplazar

inmediatamente a su jefe inmediato.

PARA MEJORAR: Cuando los objetivos propuestos en su mayoría, no han sido

alcanzados y no existe justificación alguna, y/o su evaluación de competencias esta entre

la categoría medio ó bajo, en esta categoría se debe concertar planes para mejorar su

desempeño.

PARA REEVALUAR: Cuando no se han cumplido los objetivos propuestos y su

evaluación de competencias es baja y a demás, ya ha estado en esta categoría de

evaluación 2 años consecutivos.

4.11 COMENTARIO EVALUADO: Al evaluado se le debe dar la oportunidad para que

coloque por escrito, los comentarios referentes a su evaluación y calificación.

4.12 LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ESPERA QUE EL EMPLEADO:

Conozca lo que se espera de él

Reciba retroalimentación

Comunique sus necesidades de ayuda o apoyo

Establezca objetivos y haga compromisos conjuntamente con su jefe inmediato.

Conozca la valoración que se tiene de su desempeño.

4.13 EL GERENTE GENERAL O JEFE INMEDIATO SEGÚN SEA EL CASO, DEBE

APLICAR LOS SIGUIENTES CRITERIOS:

Ser objetivo e imparcial.

Remitirse exclusivamente al trabajo encomendado.

No tener en cuenta la antigüedad ni otros factores personales.


PÁGINA: 6 de 8

Plantear el proceso como elemento de apoyo para que el evaluado conozca qué

debe mejorar, de qué forma y con qué ayudas puede contar.

4.14 EL EVALUADO DEBE APLICAR LOS SIGUIENTES CRITERIOS:

Mantener una actitud positiva ya que se trata, fundamentalmente, de orientarle en el

mejoramiento continuo de su desempeño.

Expresar con fundamento, los puntos en que tenga alguna discrepancia.

Qué debe hacer, cómo y con qué ayudas del mismo y la empresa puede contar para

mejorar su desempeño.


PÁGINA: 7 de 8

5. PROCEDIMIENTO


Inicio.

1. Informar internamente acerca del sistema de evaluación de desempeño que se va a implementar en la empresa y la metodología a emplear.

2. Concertar con cada empleado una cita, día y hora en que se va a realizar la evaluación de desempeño.

3. Identificar previamente los objetivos, y tenerlos definidos antes de realizar la evaluación de desempeño.

4. Iniciar en la fecha y hora acordada, con cada empleado el proceso de evaluación de desempeño.

5. Diligenciar el formato de evaluación de desempeño.

6. Revisar globalmente el formato y verificar si el resultado obtenido coincide percepción del evaluador y del evaluado.

7. Comentar personalmente con el evaluado, los resultados de la evaluación.

Fin.

Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General Gerente General


PÁGINA: 8 de 8

6. RESPONSABLES

2

3

1

4

5

6

7

I

F

CARGO FUNCION

Gerente General

Aplicar el proceso de evaluación del

desempeño a todos los empleados de Afro

Frutas del Pacifico E.U., de no ser así,

delegar esta responsabilidad a otro,

siguiendo la estructura organizacional de la

empresa.

7. ANEXOS

No aplica.








FECHA:

ENERO 2014

PROCEDIMIENTO CAPACITACION DEL

PERSONAL

REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

PD-PA-005

PAGINA:

1 de 4

1. OBJETIVO

Brindar a todos los empleados de Afro Frutas del Pacifico E.U., la oportunidad de

incrementar, perfeccionar sus conocimientos y desarrollar aun más sus habilidades, para

ser más competitivos en el medio.

2. ALCANCE:

Todo los empleados que integran el equipo humano de Afro Frutas del Pacifico E.U.

3. DEFINICIONES:

3.1 CAPACITACION: Actividad grupal que se desarrolla en un espacio determinado

para complementar el entrenamiento, mejorando los conocimientos de los

trabajadores en aspectos tales como: conocimiento y comprensión del objetivo de

su oficio, mejoramiento personal, trabajo en equipo, sistema de calidad, normas

tributarias, y procedimientos complementarios para mejorar el desempeño de sus

funciones.

4. GENERALIDADES:

No aplica.

CAPACITACION DE PERSONAL PÁGINA:

2 de 4

6. PROCEDIMIENTO


1. Diligenciar el formato de plan de

capacitación.

2. Definir el tema.

3. Asignar un responsable de

coordinación.

4. Definir el número de personas a

capacitar, teniendo en cuenta su

disponibilidad de tiempo.

5. ¿La capacitación solicitada puede

ser dictada por alguna persona de

la empresa?

6. Coordinar fecha y hora, con la

persona encargada de realizar la

capacitación.

7. Contactar las entidades o

personas que van a dirigir el

proceso de capacitación.

A. Continúa en la siguiente página.



3 de 4


I

1

2

3

4

5 NOOO

SI

6 7

12

A


8. Seleccionar la opción mas

conveniente para todos

9. Determinar los medios de

financiación de la capacitación.

10. Determinar si es el caso, el valor

a pagar por los empleados a

asistir.

11. Realizar la contratación de la

capacitación.

12. Informar a todos los participantes,

la fecha, hora, y lugar de la

capacitación.

13. Comprometer verbalmente o por

escrito, a los participantes de la

capacitación para que estos

multipliquen la información

conocida e igualmente apliquen

los conocimientos adquiridos.

B. Continua en la siguiente pagina



4 de 4

A

8

9

10

11

12

13

B

14


B. Viene de la página anterior. 14. Diligenciar el formato de

asistencia a capacitaciones. 15. Verificar que la información se de

a conocer a los demás compañeros que no participaron en la capacitación.

6. RESPONSABLES

CARGO FUNCION

Gerente General


capacitación del personal, dentro de los

parámetros del sistema de gestión de

calidad.

7. ANEXOS

No aplica.







B

15

T


FECHA:

ENERO 2014

LISTA DE FORMATOS REVISIÓN:

0

DOCUMENTO:

FT-GC-001

PAGINA:

1 DE 2

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS FT-GC-001

PRESTAMO DE DOCUMENTOS FT-GC-002

MODIFICACIÓN O ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS FT-GC-003

CREACIÓN O ANULACION DE DOCUMENTOS Y FORMATOS FT-GC-004

CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO FT-GC-005

LISTA MAESTRA DE REGISTROS FT-GC-006

OBJETIVOS DE CALIDAD FT-GC-007

COMUNICACIÓN INTERNA FT-GC-008

REVISIÓN Y APROBACION DOCUMENTOS NORMA ISO 9001:2000 FT-GC-009

CRONOGRAMA AUDITORIAS INTERNAS FT-GC-010

PLAN DE AUDITORIA FT-GC-011

LISTA DE CHEQUEO FT-GC-012

INFORME DE AUDITORIA INTERNA FT-GC-013

REPORTE DE NO CONFORMIDAD FT-GC-014

ANÁLISIS DE LA NO CONFORMIDAD FT-GC-015

CONTROL DE DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO FT-GC-016

LISTADO CARPETAS ARCHIVO FISICO FT-GC-017

MANUAL DE FUNCIONES FT-PA-001

ENTREVISTA SELECCION DE PERSONAL FT-PA-002

MANUAL INDUCCIÓN FT-PA-003

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO FT-PA-004

PLAN DE CAPACITACION FT-PA-005

ASISTENCIA A CAPACITACIONES FT-PA-006

ACTAS DE REUNION FT-PA-007

COMUNICACIÓN EXTERNA FT-PA-008

LISTA DE PROVEEDORES SELECCIONADOS FT-PA-009

COTIZACIÓN DE PROVEEDORES FT-PA-010

FORMATOS

PAGINA: 2 DE 2

ORDEN DE COMPRA FT-PA-011

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES FT-PA-012

QUEJAS Y DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR FT-PA-013

REPORTE DE AUSENTISMO FT-PA-014

REGISTRO DIARIO DE UTILIZACIÓN DEL BOTIQUÍN FT-PA-015

FORMATO REVISIÓN DEL SERVICIO FT-PP-001

FORMATO ENTREGA DOCUMENTOS A CLIENTES FT-PP-002

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

FT-GC-001 VERSION 0

CODIGO NOMBRE

DOCUMENTO FECHA

VIGENCIA VERSION No.

PROCESO (¿Dónde está?)

PRESTAMO DE DOCUMENTOS FT-GC-002 VERSION 0

FECHA CODIGO NOMBRE DOCUMENTO

PRESTADO POR

ENTREGADO A

FIRMA DEVOLUCIÓN FIRMA

RECIBIDO D D MM M A A D M A A

MODIFICACIÓN O ACTUALIZACION DE

DOCUMENTOS

FT-GC-003 VERSION 0

FECHA CODIGO

DOCUMENTO JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO

No. Actualización

VERSIÓN No.

NOMBRE DEL RESPONSABLE

FIRMA RESPONSABLE

FIRMA AUTORIZACION

SOLICITUD DE CREACION O

ANULACION DE DOCUMENTOS Y FORMATOS

FT-GC-004 VERSION 0

PARTE No. 1

FECHA NOMBRE DEL SOLICITANTE: No. De solicitud:

DÍA MES AÑO

CARGO DEL SOLICITANTE:

TIPO DE SOLICITUD:

CREACIÓN _____ ANULACIÓN ______

DESCRIPCION DEL DOCUMENTO

NOMBRE DEL DOCUMENTO:

CÓDIGO DEL DOCUMENTO:

JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD:

FIRMA SOLICITANTE FIRMA JEFE INMEDIATO

PARTE No. 2

RESPUESTA A LA SOLICITUD

FECHA

APROBADO SI _____ NO ______ DÍA MES AÑO

OBSERVACIONES

FIRMA REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN S.G.C

CONTROL DE DOCUMENTOS

DE ORIGEN EXTERNO FT-GC-005 VERSION 0

FECHA CODIGO NOMBRE DOCUMENTO PROCESO PERSONA

D M A

LISTA MAESTRA DE REGISTROS

FT-GC-006 VERSION 0

CODIGO NOMBRE

REGISTRO VERSION

No. PROCESO RESPONSABLE DE

MANEJO ACCESO

¿Cómo se recupera? TIEMPO DE RETENCION

DISPOSICION FINAL

OBJETIVOS DE CALIDAD

FT-GC-007 VERSION 0

PROCESO ________________________________________________

POLITICA OBJETIVO META AÑO

2014 META

AÑO 2015 INDICADOR RESPONSABLE

ESTRATEGIA PLAN DE ACCION

FECHA DE CUMPLIMIENTO

SEGUMIENTO

COMUNICACIÓN INTERNA

FT-GC-008 VERSION 0

PEREIRA, Fecha de elaboración DE: _________________________________ PARA: _________________________________ ASUNTO: _______ Tema central de la información ___________________________

____________________________________________________________

____________________ Este espacio contendrá la información completa sobre el tema

de interés general en la organización__________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Atentamente, _____________________________ FIRMA CARGO

REVISIÓN Y APROBRACION DOCUMENTOS NORMA ISO

9001:2008

FT-GC-009 VERSION 0

DOCUMENTO (S)

FECHA DE ENTREGA

FECHA DE RECIBIDO FIRMA DE REVISADO

FIRMA DE APROBADO

D M A D M A

CRONOGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS

FT-GC-010 VERSION 0

PAG 1/4

No. ELEMENTOS NORMA

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

4. SISTEMA DE GESTION

DE CALIDAD.

4.1 Requisitos generales

4.2 Requisitos de la documentación

4.2.1 Generalidades

4.2.2 Manual de Calidad

4.2.3 Control de la documentación

4.2.4 Control de los registros

5. RESPONSABILIDAD DE LA

DIRECCION

5.1 Compromiso de la dirección

5.2 Enfoque al cliente

5.3 Política de calidad

5.4 Planificación

5.4.1 Objetivos de calidad

5.4.2 Planificación del SGC

5.5 Responsabilidad, autoridad y

comunicación.

5.5.1 Responsabilidad y autoridad

5.5.2 Representante de la dirección

5.5.3 Comunicación Interna

5.6 Revisión por la dirección

5.6.1 Generalidades

5.6.2 Información para la revisión

5.6.3 Resultados de la revisión

PAG 2/4

No. ELEMENTOS NORMA


1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

6 GESTION DE LOS RECURSOS

6.1 Provisión de recursos

6.2 Recursos humanos

6.2.1 Generalidades

6.2.2 Competencia, toma de conciencia

y formación

6.3 Infraestructura

6.4 Ambiente de trabajo

7 REALIZACION DEL PRODUCTO

7.1 Planificación de la realización del

producto.

7.2 Procesos relacionados con el

cliente

7.2.1 Determinación de los requisitos

relacionados con el producto.

7.2.2

Revisión de los requisitos relacionados

Con el producto.

7.2.3 Comunicación con el cliente

7.3 Diseño y desarrollo

7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo

7.3.2 Elementos de entrada para el diseño

y desarrollo

7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo

7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo

FT-GC-010

PAG 3/4

No. ELEMENTOS NORMA


1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo

7.3.6 Validación del diseño y desarrollo

7.3.7 Control de los cambios de diseño y

desarrollo.

7.4 Compras

7.4.1 Proceso de compras

7.4.2 Información de las compras

7.4.3 Verificación de los productos comprados

7.5 Producción y prestación del servicio

7.5.1

Control de la producción y prestación del

servicio

7.5.2 Validación de los procesos de la

producción y prestación del servicio.

7.5.3 Identificación y trazabilidad

7.5.4 Propiedad del cliente

7.5.5 Preservación del producto

7.6 Control de los dispositivos de

seguimiento y medición.

8 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

8.1 Generalidades

8.2 Seguimiento y medición

8.2.1 Satisfacción del cliente

8.2.2 Auditoria Interna

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

8.2.4 Seguimiento y medición del producto.

8.3 Control del producto no conforme

8.4 Análisis de datos FT-GC-010

PAG 4/4

No. ELEMENTOS NORMA ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

8.5 Mejora

8.5.1 Mejora continua

8.5.2 Acción correctiva

8.5.3 Acción preventiva

8.6 Listado maestro de formatos

8.7 Listado maestro de cargos SGC

8.8 Listado maestro de técnicas estadísticas

8.9 Listado maestro de documentos.

AAUDITORES INTERNOS:

GRUPO 1: GRUPO 2:

FT-GC-010

PLAN DE AUDITORIA

FT-GC-011 VERSION 0

FECHA:

OBJETIVO DE LA AUDITORIA:

ALCANCE DE LA AUDITORIA:

AUDITOR PRINCIPAL:

EQUIPO AUDITOR:

DOCUMENTOS DE REFERENCIA PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA:

FECHA DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA:

REUNION DE APERTURA:

HORA:

REUNION DE CIERRE:

HORA:

ENTREVISTAS

FECHA HORA AREA/ELEMENTO/PROCESO A

AUDITAR NOMBRE

AUDITADO CARGO

________________________ AUDITOR PRINCIPAL

LISTA DE CHEQUEO

FT-GC-012 VERSION 0

FECHA:

HOJA: /

AUDITORIA No.:

AUDITOR PRINCIPAL:

EQUIPO AUDITOR:

NUMERAL PREGUNTA EVIDENCIA COMENTARIOS

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

FT-GC-013 VERSION 0

FECHA:

HOJA: /

AUDITORIA No.:

INFORME DE AUDITORIA

REPORTE DE NO CONFORMIDAD

FT-GC-014 VERSION 0

FECHA:

NUMERO DE REPORTE: _______DE_______

DEPARTAMENTO DE LA EMPRESA DONDE SE DETECTO LA NO-CONFORMIDAD:

ADMINISTRATIVO _______ OPERATIVO ________ CALIDAD _______

NO CONFORMIDAD MAYOR ____ NO CONFORMIDAD MENOR ____ OBSERVACIÓN____

PROCEDIMIENTO: ___________________________________________________________________________________ CLAUSULAS DE REFERENCIA: ___________________________________________________________________________________ AUDITOR: ___________________________________________________________________________________ AUDITADO: ___________________________________________________________________________________

REPORTE DEL AUDITOR:

FIRMA AUDITOR: __________________________________ FIRMA AUDITADO: ____________________ COMENTARIOS DEL AUDITADO - CAUSAS:

ACCION CORRECTIVA PROPUESTA:

FECHA PROPUESTA DE TERMINACIÓN: _____________________________ FIRMA AUDITADO: __________________________ REVISIÓN DE LA ACCION CORRECTIVA

FIMA AUDITOR: ______________________________________ FECHA: ______________________

ANÁLISIS DE LA NO CONFORMIDAD

FT-GC-015

PAG 1/3 FECHA:

DESCRIPCION:

ELEMENTO DE LA NORMA ISO: __________ NO CONFORMIDAD: MAYOR ___________ MENOR__________ RESPONSABLE:________________________________________________________________________________________________

GRUPO DE ESTUDIO:

FECHA PROPUESTA DE ENTREGA DE SOLUCION: ___________________________ ESTUDIO DEL IMPACTO:

ANÁLISIS DE CAUSA Y EFECTO TÉCNICA DE LLUVIA DE IDEAS:

PAG 2/3

DIAGRAMA CAUSA - EFECTO

SELECCIÓN DE POSIBLES CAUSAS PRINCIPALES Por medio de las siguientes técnicas estadísticas: Técnica de lluvia de Ideas

PROPUESTA(S) DE POSIBLE(S) SOLUCIÓN(ES)

_______________

Firma del responsable Vo.Bo. Representante de la dirección Para el S.G.C

FT-GC-015

CAUSAS EFECTO (No conformidad)

PAG 3/3

ETAPA DE IMPLEMENTACION

FECHAS PROPUESTAS PARA REVISIONES:

______________________________________ ______________________________________ ______________________________________

ETAPA DE SEGUIMIENTO / VERFICACION DE LA SOLUCION

FECHAS:

______________________________________ ______________________________________ ______________________________________

CIERRE O LEVANTAMIENTO DE LA NO CONFORMIDAD

________________________________ _______________________________________ AUDITOR(ES) Vo.Bo. Representante de la

Dirección para el S.G.C

ESTUDIO ACCION PREVENTIVA

FT-GC-015

CONTROL DE DOCUMENTOS

DE ORIGEN INTERNO FT-GC-016 VERSION 0

FECHA CODIGO NOMBRE DOCUMENTO PROCESO PERSONA

D M A

LISTADO CARPETAS ARCHIVO

FÍSICO FT-GC-017 VERSION 0

No. NOMBRE CARPETA IDENTIFICACION

MANUAL DE FUNCIONES

FT-PA-001 VERSION 0


NOMBRE DEL CARGO:

OBJETIVO GENERAL DEL CARGO:

CARGO DEL JEFE INMEDIATO:

DEPARTAMENTO:

N° DE PERSONAS EN EL CARGO:

PERSONAL A SU CARGO:





S Q M B T S A





Alternativa:

EDUCACIÓN NO FORMAL (CURSOS O CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS)

AREA TIEMPO

EXPERIENCIA

INDUCCION

2. COMPETENCIAS


BAJO MEDIO ALTO

PUNTUALIDAD HORARIO

ENTREGA DE TRABAJOS

COMPAÑERISMO

COLABORACIÓN


CONOCIMIENTOS TECNICOS

CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO

3. RESPONSABILIDAD



HERRAMIENTA

EQUIPOS

DINERO



CON CLIENTES

CON OTRAS EMPRESAS

PROVEEDORES


EN MANEJO

EN REVISIÓN


POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL







ILUMINACIÓN

TEMPERATURA

ESPACIO

RUIDO

VENTILACIÓN

RIESGOS

ENTREVISTA SELECCIÓN DE PERSONAL

FT-PA-002 VERSION 0

PAG 1/3

FECHA: NOMBRE: CARGO AL QUE ASPIRA:

I. CONFORMACION DEL GRUPO FAMILIAR

PADRE: MADRE: HERMANOS: CONYUGUE: HIJOS:

II. EXPERIENCIA LABORAL

EMPRESA: CARGO: FUNCIONES REALIZADAS: MOTIVO RETIRO: TIEMPO LABORADO:

PAG 2/3

EXPERIENCIA LABORAL

EMPRESA: CARGO: FUNCIONES REALIZADAS: MOTIVO RETIRO: TIEMPO LABORADO:

III. ASPECTO PERSONAL

PRESENTACION PERSONAL:

CARACTERISTICAS DE PERSONALIDAD:

MOTIVACION HACIA EL CARGO:

OBSERVACIONES DE ACUERDO A REQUERIMIENTOS:

SUGERENCIAS

FIRMA DEL ENTREVISTADOR:

FT-PA-002

PAG 3/3

IV. VERIFICACION DE REFERENCIAS LABORALES

EMPRESA: NOMBRE: CARGO:

INFORMACION COMPETENCIAS

PUNTUALIDAD EN HORARIO:

PUNTUALIDAD EN ENTREGA DE TRABAJOS:

COMPAÑERISMO:

COLABORACION:

ADAPTACION A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA:

CONOCIMIENTOS TECNICOS:

CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO:

OBSERVACIONES GENERALES AL RESECTO:

FIRMA DE QUIEN CONFIRMA LA REFERENCIA:

FT-PA-002

MANUAL DE INDUCCION

FT-PA-003 VERSION 0

PAG 1/5

BIENVENIDA SEÑOR (A): _________________________________________________________ Desde ahora, usted hace parte del equipo humano de Afro Frutas del Pacifico E.U.

Todo nuestro equipo de trabajo le quiere dar la bienvenida, y esperamos que se adapte al

ambiente laboral de la empresa.

Esperamos que trabajando todos en equipo con calidad y su colaboración, logremos cumplir con

los objetivos trazados, mejorando continuamente, y brindando entre todos un excelente servicio a

todos nuestros clientes, razón de ser de nuestra empresa.

RESEÑA HISTORICA

En el año 2008 se constituye la empresa AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., Con el objetivo

de producir y comercializar pulpa de frutas.

Esta es una empresa, que nació de la idea del señor ANDRES MAURICIO SALAZAR, quien

desde el momento de su creación se ha desempeñado como el gerente de esta compañía,

persona ampliamente conocedora del sector económico en el cual se encuentra la empresa.

Durante todo el tiempo de trabajo en la empresa, se han vinculado personas altamente

capacitadas, los cuales con sus capacidades y experiencias han logrado que la empresa tenga

muy buena aceptación en la región.

Estamos creciendo día a día, mejorando continuamente, y en todo momento, el equipo humano

de AFRO FRUTAS DEL PACIFICO E.U., tiene bien definido el criterio de responsabilidad, de

profesionalismo y del sentido de pertenencia con nuestros clientes razón de ser de la empresa.

PAG 2/5

UBICACIÓN

DIRECCIÓN: Villa del Prado

, Manzana 37 casa 30

TELEFAX: 3336092

CIUDAD: Pereira

FT-PA-003

PAG 3/5

NORMAS GENERALES DE COMPORTAMIENTO INTERNO

HORARIO DE TRABAJO

USO DEL TELEFONO

FT-PA-003

El teléfono es un elemento básicamente de

trabajo.

Para asuntos personales, aconsejamos usarlo en caso de verdadera necesidad.

Las horas de entrada y salida de todos los

empleados, son las siguientes:

DIAS LABORALES: LUNES A VIERNES

HORA DE ENTRADA: 8:00 AM Y 2:00 PM

HORA DE SALIDA: 6:00 PM

PERIODOS DE DESCANSO DIARIOS: DE 12:00 M a

2:00 PM

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PERMISOS

El permiso es la autorización que recibe usted como empleado, para ausentarse del trabajo por

un tiempo determinado; este permiso debe ser aprobado por su jefe inmediato.

Recuerde, que las ausencias injustificadas, causan perjuicios a la empresa. SEA PUNTUAL.

DIAS DE PAGO

El pago de nomina, para cada trabajador se hace quincenalmente.

SALUD OCUPACIONAL

El bienestar de nuestros empleados es uno de nuestros principales objetivos, por tal razón, la

empresa en cumplimiento de las normas legales ha conformado un vigía de salud ocupacional,

integrado por dos compañeros de trabajo, ellos están encargados de velar por su seguridad y el

cumplimiento del plan de capacitación en prevención con la A.R.P del Instituto de Seguridad

Social.

¡TODO INCIDENTE POR LEVE QUE PAREZCA DEBE SER REPORTADO A LA PERSONA

ENCARGADA DEL VIGIA OCUPACIONAL O A SU SUPLENTE!

SALUD

Todos los empleados, al ingresar a la empresa, son afiliados a seguridad social.

Le recomendamos por su bienestar llevar siempre consigo la tarjeta actualizada de servicios, o

los documentos necesarios para ser atendido cuando lo requiera.

FT-PA-003

PAG 5/5

USO DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO Para la realización de sus funciones, se le han asignado los recursos necesarios para ello, por

consiguiente, le recomendamos tratarlos con cuidado, ya que estos son esenciales para

desempeñar su trabajo.

MECANISMOS DE COMUNICACIÓN La comunicación es esencial y necesaria, por consiguiente, en Afro Frutas del Pacifico E.U., se

tiene un canal de comunicación en donde todos sus problemas o inquietudes inicialmente

deberán ser manifestadas a su jefe inmediato, el siempre estará dispuesto ayudarle, igualmente

se ha puesto a disposición de todos, la cartelera, donde se podrán publicar sus avisos.

FT-PA-003

UNA VEZ MAS,,,, BIENVENIDO A AFRO

FRUTAS DEL PACIFOC E.U. CUENTE CON

NUESTRO APOYO, E IGUALMENTE

ESPERAMOS CONTAR CON SU TRABAJO Y

SU COLABORACIÓN PARA SER MEJORES

DIA A DIA.


FT-PA-004 VERSION 0

PAG 1/3

EVALUADO:

CARGO DESEMPEÑADO:

JEFE INMEDIATO:

AÑO A EVALUAR:

FECHA:

I. OBJETIVOS

OBJETIVOS PERSONALES AÑO ANTERIOR

RESULTADOS OBTENIDOS

COMENTARIOS

1.

2.

3.

4.

5.

PAG 2/3

OBJETIVOS PERSONALES PROXIMO AÑO


CUMPLIMIENTO

1.

2.

3.

4.

5.

II. NECESIDADES DE CAPACITACION PARA MEJORAR DESEMPEÑO

FT-PA-004

PAG 3/3

III. EVALUACION DE COMPETENCIAS

COMPETENCIA ALTO MEDIO BAJO

PUNTUALIDAD HORARIO

ENTREGA DE TRABAJOS

COMPAÑERISMO

COLABORACIÓN


CONOCIMIENTOS TÉCNICOS

CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO

IV. CALIFICACION DEL DESEMPEÑO

PARA SALIR PARA MEJORAR NORMAL SOBRESALIENTE EXCELENTE

V. COMENTARIO EVALUADO

_____________________ ______________________ FIRMA EVALUADOR FIRMA EVALUADO

FT-PA-004

PLAN DE CAPACITACION

FT-PA-005 VERSION 0

TEMA RESPONSABLE COORDINACION PERSONAL ASISTIR FECHA


ASISTENCIA A CAPACITACIONES

FT-PA-006 VERSION 0

FECHA: _________________ HORA INICIO: __________ HORA FIN: __________

TEMA CAPACITACION: ___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

FACILITADOR: ___________________________________________________________________

NOMBRE CARGO FIRMA

ACTAS DE REUNION FT-PA-007 VERSION 0

ACTA DE REUNION

No. ACTA: LUGAR:

FECHA REUNION:

HORA:

COMITÉ O GRUPO:

TEMA TEMAS A TRATAR TIEMPO ASISTENTES FIRMA

TEMAS SUGERIDOS TIEMPO

TEMA DESARROLLO REUNION COMPROMISOS RESPONSABLE

SEGUIMIENTO A LAS ACTAS ANTERIORES

TEMA COMPROMISOS ESTADO

COMUNICACIÓN EXTERNA FT-PA-008

VERSION 0

NOMBRE CLIENTE DESCRIPCION DE SOLICITUD PERSONA DE CONTACTO

RESPONSABLE POR RESPUESTA

FECHA RECIBIDA

FECHA RESPUESTA

D M A D M A

LISTA DE PROVEEDORES FT-PA-009

VERSION 0

PROVEEDOR PRODUCTO Y/O SERVICIO

QUE OFRECE FORMA DE

PAGO TIEMPO DE ENTREGA

DIRECCIÓN TELEFONO FAX

COTIZACIÓN PROVEEDOR FT-PA-010

VERSION 0

FECHA:

NOMBRE DEL PROVEEDOR:

DESCRIPCION CANTIDAD PRECIO

UNITARIO PRECIO TOTAL

ORDEN DE COMPRA

FT-PA-011 VERSION 0


FECHA:


TIEMPO DE ENTREGA:

FORMA DE PAGO:

DESCRIPCION CANTIDAD PRECIO

UNITARIO PRECIO TOTAL

AUTORIZADO POR: __________________ ELABORADO POR:_________________

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

FT-PA-012 VERSION 0

FECHA:


PRODUCTO SUMINISTRADO:

CARACTERISTICA VARIABLE FACTOR PUNTAJE VALOR CALIFICACION

CUMPLIMIENTO

Cumplimiento en entrega

30% Alta Media Baja

3 2 1

30 20 10

30

PRECIO

Descuentos por compras

30%

20%-o mas 10%-20% 0%-10%

3 2 1

10 6.6 3.3

10

Forma de pago 30 días 20 días 10 días

3 2 1

10 6.6 3.3

10

Precio Bajo Medio Alto

3 2 1

10 6.6 3.3

10

CALIDAD

Sistema de calidad proveedor

40%

100% 50% 0%

3 2 1

30 20 10

30

Servicio Postventa Bueno Regular Malo

3 2 1

10 6.6 3.3

10

TOTAL CALIFICACIÓN

RANGOS DE CALIFICACION

Aceptable 80% - 100% ____

Medianamente aceptable 60% - 79% ____

No aceptable 0% - 59% ____

QUEJAS Y DEVOLUCIONES AL PROVEEDOR

FT-PA-013 VERSION 0

FECHA:


PRODUCTO:

CANTIDAD RECIBIDA:

CANTIDAD NO CONFORME:

MOTIVO DE LA INCONFORMIDAD:

PRODUCTO REVISADO POR:

RECLAMACIÓN APROBADA POR:

SOLUCION PLANTEADA POR EL PROVEEDOR:

FIRMA ENCARGADO DE ELABORACION: ___________________________________

REPORTE DE AUSENTISMO

FT-PA-014 VERSION 0

FECHA

TRABAJADOR PROCESO

DIAS PERDIDOS

CUALES CAUSAS SALARIO DIARIO

(con prestaciones) COSTO DIAS

INCAPACIDAD D M A E.C E.P A.T OTRAS

CAUSAS

REGISTRO DIARIO DE UTILIZACIÓN DEL BOTIQUIN

FT-PA-015 VERSION 0

FECHA NOMBRE

PACIENTE EDAD

SEXO MOTIVO

CONSULTA

MEDICAMENTO

ADMINISTRADO

CANT FIRMA

RESPONSABLE

FIRMA

PACIENTE D M A F M

REVISIÓN DEL SERVICIO

FT-PP-001 VERSION 0

FECHA ASESOR CLIENTE COMENTARIO FIRMA

D M A

ENTREGA DE DOCUMENTOS A CLIENTES

FT-PP-002 VERSION 0

CLIENTE:

ASESOR:

FECHA DOCUMENTO

FECHA ELABORACIÓN

FECHA VENCIMIENTO NOMBRE PERSONA QUE

RECIBE DOCUMENTO FIRMA QUIEN RECIBE

EL DOCUMENTO D M A D M A D M A

manual de calidad sistema de gestiÓn de calidad iso …

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