Organizacin de Eventos

Lic. Mara Florencia Moliternomfmoliterno@gmail.com

Introduccin a la organizacin de eventos.Puntos a considerar en la organizacin.Panorama actual.Tipos de mensajes emitidos por los eventos.Cmo trabajar en eventos?Clasificacin de eventos.Algunos eventos empresariales : Congresos.

Objetivos de los congresos. Planificacin de un congreso. Convencin. Ferias y Exposiciones. Objetivos de las Ferias y Exposiciones.

Objetivos

Un evento es una actividad pblica y social que para las empresas, instituciones o personas son actos no habituales u ocasiones que por su solemnidad o importancia requieran una organizacin ms cuidada y del conocimiento calificado, por lo que constituyen una fortaleza de la funcin del profesional de Ceremonial.

Silvia Graciela Molinari

Organizacin de Eventos

Se denomina comnmente eventos a los encuentros organizados de personas

organizados en torno a un inters comn.

Organizacin de Eventos

Tener definido los objetivos que se persiguen con su realizacin.

Que su convocatoria se realice en funcin de un inters comn.

La reunin debe estar debidamente planificada, coordinada, cronometrada y organizada en todas sus actividades.

Debe tener una entidad patrocinante que sea responsable del evento.

Requerir de los servicios de un comit organizador interno o externo.

Primeros pasos

El Organizador de

Eventos

Es una persona o entidad cuya experiencia y conocimientos le permiten coordinar todos los medios y recursos necesarios para la organizacin de reuniones, actos, ceremonias y recepciones

Demostrar conocimientos slidos de los principales principios de ceremonial y planificacin.

Tener capacidad de coordinacin de grupos de trabajos y de tareas.

Conocer el mercado de servicios, recursos y proveedores de realizacin de reuniones.

Tener capacidad para entablar relaciones confiables y eficaces con sus clientes que le permitan consustanciarse con la cultura institucional para la realizacin de los objetivos propuestos.

Contar con la habilidad de presentar informe de diagnostico y avance de tareas.

Estar actualizado de la normativa legal que regulan o limitan el ejercicio de su profesin. Sus contrataciones y el mercado de la organizacin de eventos.

Competencias y habilidades

Los eventosrepresentan la visin institucional con un alto impacto en la imagen de la organizacin.

Ceremonial y Relaciones

Pblicas

El grupo coordinador est conformado por aquellas personas que tienen a su cargo la organizacin integral del evento, desde su planificacin hasta su realizacin, en ocasiones los integrantes de ste grupo interdisciplinario son parte del personal de la empresa o empresas que los patrocinan y en otras ocasiones esta tarea se encomienda a un grupo consultor a nivel de staff.

Empresas patrocinadoras

Designa a una persona grupo o sector como encargado de su produccin, quien toma las decisiones.

Modelo simple directo

Contrata a una organizacin profesional encargada de su produccin que toma las decisiones.

La organizacin del evento es responsabilidad del organizador profesional y la empresa patrocinante es su cliente.

Modelo dinmico

Las empresas que patrocinan el evento son varias y contratan a un profesional encargado de su produccin que toma las decisiones de su organizacin y responde a cada una de las empresas.

Modelo mltiple

Modelos

La gestin de eventos se basa

principalmente en la relacin que se establece entre el organizador y su cliente

El brief cuyo trmino procede del ingls constituye un conjunto de indicaciones, recomendaciones y consignas relativas a la organizacin de un trabajo conducido por un grupo de personas y en el mbito del mercado de eventos. Se refiere a la informacin previa que entrega el cliente al organizador, que tienen las especificaciones del evento, el pblico al que se dirige la empresa, etc.

BRIEF

Asignacin Qu es lo que nos han pedido hacer?

Accin requerida Qu debemos hacer puntualmente?

Estrategias Cules son las acciones que debemos emprender o queremos?

Finalidad y objetivos del evento

El pblico elegido

Promesa bsica

Restricciones

Presupuesto

Contenido y programas

Actividades pos evento

Datos de contacto

Informacin adicional

BRIEF: Su elaboracin

Caractersticas:

Eventos Simples

Visitas a planta o el aniversario de una empresa.

Eventos Complejos

Congresos, inauguracin de obras o vas de accesos, entre otros.

Caracteristicas

Evento nacional, cuando su organizacin, objetivo o temtica est orientada localmente. Por ejemplo, los eventos provinciales, tales como las fiestas tradicionales y religiosas.

Evento internacional: cuando su celebracin, se realiza en el exterior o sus objetivos y temticas estn orientados internacionalmente, siendo ejemplo de ello, los eventos que se producen en el seno de los organismos internacionales, los eventos regionales o las reuniones de carcter mundial.

Segn su alcance o rea

geogrfica de cobertura

Eventos oficiales: son aquellos eventos que se organizan con la presencia de autoridades de los ms diversos mbitos, civiles, militares eclesisticos, etc. Tambin se encuentran comprendidos dentro de sta clasificacin, los eventos conducidos por una entidad pblica o presididos por autoridades de gobierno, en este grupo se distinguen aquellos considerados como pblicos organizados con el objeto de convocar a la participacin comunitaria o ciudadana, por ejemplo, las celebridades del da de la independencia y aquellos considerados como privados que se caracterizan por estar divididos a un grupo reducido y cercano, por ejemplo, las ceremonias del tedeum.

Eventos sociales y culturales: son aquellos eventos surgidos de las celebraciones o reuniones sociales o culturales que comnmente son eventos, de homenaje, conmemoracin o festejo, en los cuales la participacin puede ser abierta, tal es el caso de las muestras de arte, o reservadas a un grupo privado. Siendo un ejemplo de ello las bodas.

Segn el mbito de

pertenencia

Eventos abiertos: son aquellos en los cuales, la participacin es libre y sin restricciones mas all de la capacidad fsica de las instalaciones.

Eventos cerrados: son aquellos eventos, en los cuales, los participantes pueden ingresar solamente por invitacin estricta o inscripcin obligatoria.

Clasificacin

Conmemoracin o homenaje: son los eventos que se realizan para celebrar una fecha o hecho trascendental de una organizacin o estado y para reconocer la trayectoria de una persona o institucin en la sociedad.

Celebracin o festejos: son eventos que se organizan para dar cierres a negociaciones, etapa de trabajos conjuntos o finalizacin de estudios, reuniones solemnes y ceremonias de premiaciones.

Presentacin en pblico o de fortalecimiento institucional y comercial: son los eventos de presentacin al pblico de fortalecimiento de la imagen institucional o vinculados al desarrollo comercial, dentro de un mercado o de difusin poltica, por ejemplo, la presentacin de una lnea de productos al pblico, el lanzamiento de un programa de viviendas, el anuncio pblico de la imposicin de nuevas medidas econmicas, etc.

Tipologas

La eleccin de las fechas, la sede y el saln.

Los invitados, las invitaciones y su acreditacin en el evento.

La organizacin y programacin del evento.

El personal de atencin de los eventos.

Consideraciones generales

El tratamiento de los smbolos, la identidad institucional y la precedencia en los eventos.

Los servicios auxiliares y complementarios en los eventos.

La atencin y cobertura de prensa.

Consideraciones generales

La viabilidad es un factor clave en la realizacin de eventos y es el indicador necesario para la concrecin del proyecto. Su evaluacin se estima en trminos de la solidez de su concepcin, la estructura organizativa de soporte y el equilibrio del plan financiero

Factibilidad de un evento

Ingresos: Recursos propios Arancel de inscripcin Esponsorizacin privada Exposicin paralela Stands promocionales Subsidio oficial Canjes Aporte exclusivo de una

empresa

Factibilidad de un evento

Egresos:

Gastos permanentes

Proveedores

Infraestructura

Recursos humanos

Costos contractuales