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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Introducción a los Eventos

Lic. Guillermo J. Pedrotti

Carrera de Relaciones Públicas

• Agradecemos su participación en este curso deOrganización de Eventos organizado por la carrera deTécnico Superior en Relaciones Públicas,conjuntamente con la colaboración del área deextensión.

Lic. Guillermo José Pedrotti ©

Presentación de Grupo

De dónde vienen?


Guillermo Pedrotti / Académica

• Lic. Educación Tecnológica (UTN).

• Analista en Relaciones Públicas e Institucionales (IES21).

• Posgrados en Periodismo Económico (UNC), Gestiónde los Recursos Humanos (UNL) y Sociología de lasOrganizaciones (UNC).

• Diplomado en Gestión Pública (UCC), RecursosHumanos (UdM) y Comunicación Política (UE21-encurso).

• Programa Ejecutivo en Marketing (UE21).

• Estudios en Organización de Eventos (UTN).Lic. Guillermo José Pedrotti ©

Guillermo Pedrotti / Profesional

• Ex Director de Relaciones Institucionales, Ceremonial yProtocolo de la Municipalidad de Las Varillas.

• Actualmente se desempeña como consultor encomunicación, capacitador profesional y docente de nivelsuperior.

• Ha organizado eventos empresariales, comerciales,recreativos, deportivos, culturales, políticos, protocolares,académicos, musicales y de capacitación; entre otros.

• Entre los asistentes se han destacado: Presidente,Vicepresidente, Gobernador, Vicegobernador, Ejecutivos,Académicos y Diplomáticos.


Disposición del curso

• Clase 1: Introducción a los eventos.Lic. Guillermo Pedrotti

• Clase 2: Ceremonial y Protocolo.Lic. Florencia Larguia y PP. Marcela Cáceres

• Clase 3: Planeamiento para eventos.Lic. Guillermo Pedrotti

• Clase 4: Marketing para eventos.Lic. Guillermo Pedrotti


Pre-acuerdos grupales

• Tratarnos con respeto …

• Asumir nuestra propia experiencia hablando en primera persona.

• Comenzar y terminar las clases a la hora convenida.

• Zona libre de humo y tecnología.

• Asumir nuestro aprendizaje …


Una aproximación

• Concebimos a la organización de eventos como la técnica organizativa y comunicacional, cuyo objeto consiste en lograr la conjugación armónica y correcta de todas las personas, los elementos y las acciones que configuran una manifestación institucional.


Un evento es…

• … la reunión de dos o más personas, donde mediante una correcta planificación, logramos comunicar lo que nuestro cliente requiere. Es decir, la finalidad de un evento es lograr comunicar exitosamente algo.


Toda reunión que comunique algo es un evento?

• Solo consideramos un evento a aquella reunión destinada a actuar como eje de una estrategia de comunicación, destinada a satisfacer los objetivos de manifestación de una institución o persona.

• Siempre, dependiendo de su naturaleza, un evento buscará comunicar algo. Según a que estrategia responda, comunicará un hecho social, institucional, protocolar o empresarial.


(*) Guillermo Suárez y Ricardo Martínez en “Organización de Eventos” Colegio Universitario IES Siglo 21 y Editorial Copiar.

(*)Lic. Guillermo José Pedrotti ©

Fases de la organización de eventos

• Fase de Conocimiento del cliente y recolección de información.

• Fase Creativa, de diseño de los diferentes aspectos del proyecto; definición líneas y conceptos.

• Fase de Desarrollo e Implementación.

• Supervisión integral.


Argumentos para vender eventos

• Gestionamos las mejores alternativas del mercado.

• Optimizamos los presupuestos.

• Proveemos los medios logísticos para la realización de evento.

• Seguimos y evaluamos los resultados y efectos de cada acción.

• Selección de los mejores proveedores.


Qué tener presente para seleccionar un evento

• Para qué lo realiza el evento nuestro cliente. Es decir, qué quiere comunicar.

• Cuánto es su presupuesto y hasta que punto podemos alcanzar su grado de elasticidad.

• A qué público está dirigido el evento.

• Cuál es el rol que jugara nuestro cliente.

• Si es un evento externo, qué estrategiasbuscaré para abordarlo exitosamente.


Algunos eventos

Aclarando que oscurece…


Algunos eventos

• Congreso: es una reunión de muchas personas que no sereúnen habitualmente. Lo hacen para informarse o deliberarsobre algún asunto. Puede ser de interés general o puntual. Laasistencia deberá ser de más de 50 asistentes y puede poseercarácter regional, nacional o internacional.

• Convención: es la reunión de un grupo de personas quecomparten intereses similares, ya sean comerciales,profesionales, políticos, religiosos o de otra índole. Éstasconvergen en una fecha y lugar determinados previamente,para convivir, tratar asuntos de interés común y tomardecisiones.


Algunos eventos

• Curso/Cursillo: reunión con programa determinado que se repetirá tantas veces como se haga el curso. El cursillo será de corta duración.

• Simposio: reunión de un grupo de expertos que dominan un campo, profesión o tema, cuyo propósito es exponerlo ante un auditorio que comparte un interés especifico.

• Charlas: reunión informal de varias personas. Pueden ser temáticas o impartidas por un experto.


Algunos eventos

• Asamblea: reunión formal y reglamentaria de una institución. Debe poseer fecha fijada, temario, labrado de actas y quorum para funcionar. Generalmente son anuales y principalmente sirven para fijar políticas de acción y renovar autoridades.

• Talleres: reuniones informativas de trabajo práctico o manual. En el transcurso, quienes participan lo hacen con la coordinación de otra persona.

• Jornada: es una reunión de trabajo, de investigación, estudio y/o informativa para resolver un problema planteado ante un auditorio. Sus resoluciones se publican posteriormente.


Algunos eventos

• Exposición: exhibición pública de arte, productos, servicios, materiales, etc. No existe venta de los productos exhibidos. Requiere de varios expositores.

• Muestra: similar a la exposición pero con un solo expositor.

• Feria: simil a la exposición pero con venta de los elementos que se exponen.


Algunos eventos

• Cócteles o Vinos de Honor: se utilizan para inauguraciones, clausuras o aquéllos que se ofrecen antes de las comidas o cenas programadas durante la reunión. El servicio usual consta de vinos, jugos, gaseosas, bocaditos y sándwiches. Los horarios del Vino de Honor es entre las 10:30 y 12:00 hs., en tanto que el Cóctel será a las 19:00 hs.

• Desayunos o Té: se utilizan con el propósito de realizar reuniones de trabajo o simplemente sociales.


Algunos eventos

• Almuerzo o Comidas: El horario del almuerzo será entre las 13:00 y 15:00 hs., en tanto que la comida comenzará a las 21:00 hs.

• Cena: este evento es similar a un almuerzo o comida, con la diferencia que comenzará después de las 24:00 hs.


Muchas gracias

Hasta la próxima clase.

Los invito a visitar:

www.publicometa.info


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