programa de pasantias universitarias laborales
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“Consultoría de Apoyo a la Secretaría de la Función Pública-SFP para el fortalecimiento de la Gestión y el Desarrollo de Personas
en la institución”
PROGRAMA DE PASANTIAS
UNIVERSITARIAS LABORALES
SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN
PÚBLICA
PARAGUAY- 2016
PARAGUAY
Esta publicación fue posible gracias al apoyo técnico y financiero del Programa de
Democracia y Gobernabilidad de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo
Internacional - USAID - CEAMSO. Su contenido es responsabilidad de sus autores y no
representa la posición u opinión de USAID o del Gobierno de los Estados Unidos de
América.
Nota del Consultor
El uso de un lenguaje que no discrimine ni marque diferencias de género entre
hombres y mujeres ha sido una consideración importante en la elaboración de este
trabajo. Sin embargo, y con el fin de evitar la sobrecarga gráfica visual que implicaría
utilizar en castellano "o/a" para marcar la existencia de ambos sexos, hemos optado
por utilizar -en la mayoría de los casos- el masculino genérico, en el entendido de que
todas las menciones en tal género representan siempre a hombres y mujeres,
abarcando claramente ambos sexos.
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Tabla de Contenido
Tabla de Contenido ............................................................................................................................ 1
Antecedentes ...................................................................................................................................... 2
Introducción ....................................................................................................................................... 3
1. Concepto Operacional de la Pasantía Laboral Universitaria en la Secretaría de la Función
Pública. ............................................................................................................................................... 4
2. Políticas del Programa (Lineamientos generales) .................................................................. 5
a. Alcance del programa ............................................................................................................ 5
b. Objetivo General del Programa ............................................................................................ 5
c. Objetivos Específicos del Programa ..................................................................................... 5
d. Pasantía Curricular ................................................................................................................ 6
e. Perfil requerido ...................................................................................................................... 7
f. Requisitos generales para la postulación al programa. ...................................................... 7
g. Criterios de Selección ............................................................................................................ 7
3. Detalle de las Etapas del Programa. ......................................................................................... 8
ETAPA I ....................................................................................................................................... 8
ETAPA II ..................................................................................................................................... 9
ETAPA III .................................................................................................................................... 9
ETAPA IV .................................................................................................................................. 10
ETAPA V .................................................................................................................................... 10
ETAPA VI .................................................................................................................................. 11
4. Procedimientos Generales. ..................................................................................................... 12
Anexos .............................................................................................................................................. 16
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Antecedentes
Desde el punto de vista de la gobernabilidad, el progreso económico y la reducción de
la desigualdad social, el papel del Estado en las sociedades contemporáneas es
fundamental para el logro de niveles crecientes de bienestar colectivo.
Hoy se sabe que los sistemas de función profesionalizados generan mayor eficacia y
eficiencia administrativa y, en consecuencia, niveles más altos de confianza ciudadana
hacia las instituciones. En este sentido, una buena gestión pública es la base de la
legitimidad democrática.
Por lo expuesto previamente, las finalidades de un sistema de gestión del empleo
público deben compatibilizar los objetivos de eficacia y eficiencia con los
requerimientos de igualdad, mérito e imparcialidad que son propios de
administraciones profesionales en contextos democráticos. Para hacerlo posible es
necesario que se incorpore en éstos los criterios jurídicos, organizativos y técnicos, así
como las políticas y prácticas que caracterizan a un manejo transparente y eficaz de
los recursos humanos.
En este esfuerzo se encuentra la Secretaría de la Función Pública (SFP), promoviendo
su propio desarrollo interno con miras a desarrollar una mayor capacidad de gestión
que les permita a su vez, apoyar el proceso de desarrollo de los subsistemas de
gestión de personas en otras instituciones que conforman el Poder Ejecutivo. Al
respecto, el instrumento que resume el modelo sistémico en base al cual debe
organizarse la función pública es el Índice de Gestión de Personas.
Basados en este índice y las oportunidades de mejora detectadas, la Secretaría de la
Función Pública (SFP) ha encarado el proyecto RDC 070-C1-2015 de “Consultoría de
Apoyo a la Secretaría de la Función Pública-SFP para el fortalecimiento de la Gestión y
el Desarrollo de Personas en la institución” en el marco general del Programa de
Democracia y Gobernabilidad USAID – CEAMSO.
En el marco de dicho proyecto, el presente trabajo se enfoca en el diseño de un
Programa de pasantía laboral universitaria para la Secretaría de la Función Pública, a
fin de convocar y atraer a estudiantes interesados en el servicio público; que estén
dispuestos a contribuir con sus talentos, capacidades y conocimientos técnicos; en el
marco de un proceso de adquisición de experiencia y aprendizaje.
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Introducción
El programa de pasantía laboral universitaria de la SFP es una iniciativa que ofrece a
estudiantes universitarios la oportunidad de realizar sus prácticas profesionales,
fomentando una primera aproximación a la carrera pública.
El programa se alinea con la misión institucional en la que manifiesta: “Emite normas
técnicas, asesora a las instituciones en políticas de gestión y desarrollo de las
personas, capacita y forma a los servidores públicos, promueve y vigila el
cumplimiento de las leyes de la función pública, con tecnología, investigación e
innovación”.
En el marco de esta misión y el proceso de profesionalización de la gestión de
personas en el servicio público, la capacidad de atracción de jóvenes profesionales, así
como aportar al desarrollo de sus competencias laborales; es clave para el éxito de los
programas presentes y futuros encarados por el gobierno.
Desde esta perspectiva, el programa de pasantías es una herramienta de efectos
múltiples, constituyéndose en un instrumento importante de formación profesional, al
mismo tiempo que colabora con la generación de ciudadanos más informados y
comprometidos con la necesidad de aportar al mejoramiento del Estado.
El Programa promueve que estudiantes universitarios tengan la oportunidad de
aplicar y desarrollar sus competencias (conocimientos, habilidades y actitudes) al
servicio del país, permitiéndoles participar de los distintos procesos y experiencias de
la gestión pública desde la operativa diaria de la SFP.
Así mismo, busca brindar una experiencia significativa y aprendizaje efectivo con
especial énfasis en la integración total del pasante a las iniciativas y el equipo de
trabajo de la SFP, que les ayude a conocer el funcionamiento del Estado y a reflexionar
en torno a programas, proyectos, agendas e iniciativas públicas, permitiéndoles
acercarse a una visión amplia de la gestión de las instituciones públicas y del rol del
Estado.
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1. Concepto Operacional de la Pasantía Laboral Universitaria en la Secretaría de la Función Pública.
El Programa de pasantías pretende colaborar en la formación y capacitación de
personas que se encuentran estudiando y que se integrarán a la fuerza productiva del
país.
Sera responsable, la Dirección de Gestión y Desarrollo de Personas de llevar adelante
los procesos definidos en el programa, coordinando las acciones que sean requeridas
con otras áreas de la Institución, para la realización del relevamiento, definición de
cupos, perfil, procesos de convocatoria, evaluación y selección.
La Dirección de Gestión y Desarrollo de Personas, coordinará el seguimiento del
proceso de pasantía, acompañamiento y soporte al pasante, como las instancias de
evaluación y cierre, a nivel institucional. Siendo el nexo en acompañamiento con el
INAPP, según necesidad, de coordinación con las Universidades.
Principales responsabilidades:
Asegurar las condiciones laborales, herramientas, y todo lo necesario para que
el desarrollo de actividades del pasante, puedan realizarse en forma
satisfactoria.
Realizar el monitoreo permanente a quienes participan del Programa de
Pasantías.
Evaluar el Programa periódicamente a fin de realizar los ajustes
correspondientes.
Asegurar la aplicación del principio de igualdad y no discriminación en el
acceso y la permanencia al Programa de Pasantía Laboral Universitaria.
Emitir una constancia de participación de pasantías de la Institución al final de
la pasantía
Considerar la oportunidad de que los participantes del programa puedan
obtener la certificación de su pasantía laboral como constancia de experiencia
específica, requisito para los concursos públicos de oposición de las distintas
instituciones Públicas.
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2. Políticas del Programa (Lineamientos generales) a. Alcance del programa
El programa está dirigido a estudiantes universitarios, que en igualdad de
oportunidades puedan acceder a ocupar una de las vacancias definidas en la
convocatoria del presente programa.
b. Objetivo General del Programa
Ofrecer a los pasantes, profesionales y futuros profesionales, la oportunidad de desarrollar
experiencias, responsabilidades y compromisos de la vida laboral en el ámbito público, de
manera a favorecer el desarrollo integral.
c. Objetivos Específicos del Programa
Otorgar oportunidades en igualdad de condiciones a estudiantes, a partir de
sus capacidades y motivaciones, para que pongan en práctica los
conocimientos teóricos y prácticos adquiridos en el proceso de formación
académica, enriqueciendo dicho proceso con experiencia práctica en un
ambiente laboral.
Aportar al desarrollo de competencias y la empleabilidad de los pasantes,
facilitando un programa diseñado para generar experiencias efectivas de
aprendizaje.
Favorecer la experiencia de futuros profesionales en el sector público,
permitiéndoles conocer directamente procesos de diseño, implementación y
evaluación de políticas públicas y distintos ámbitos de gestión que forman
parte del sector público.
Generar espacios para que los pasantes que realicen pasantías, puedan
compartir experiencias y conocimientos con el funcionariado y directivos
públicos.
Permitir que los pasantes se integren a un servicio público y a equipos de
trabajo específicos, acercándolos al mundo laboral y a dinámicas concretas de
trabajo profesional.
Motivar a los futuros profesionales para que pongan a disposición sus talentos
en el servicio público, trabajando en los principales proyectos del país, y
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consideren la opción de ingreso al Estado y al empleo público, como una alternativa
interesante y atractiva.
d. Pasantía Curricular
Dirigida a estudiantes Universitarios de carreras afines con el área técnica de la Entidad, que tengan como requisito curricular la realización de pasantías y que cuenten con Convenios de Cooperación con la Secretaría de la Función Pública. Los candidatos deberán tener aprobado el 4° semestre, como mínimo, de la carrera en especialidades afines con la actividad principal realizada por la Entidad.
Disciplinas afines con la actividad principal de la Institución1
Economía Sociología Trabajo Social Ciencias de la Comunicación Ciencias Políticas Administración de Empresas Administración Pública Psicología Contabilidad Ingeniería Informática Análisis de Sistema Estadística Auditoria Derecho Licenciatura en Lengua Ciencias de la Educación
Consideraciones Generales A futuro se analizarán otras modalidades y/o tipos de pasantías según necesidad. La SFP está abierta a colaborar en proyectos de investigación con el INAPP.
Los pasantes profesionales serán admitidos únicamente a través de Instituciones Educativas que cuenten con Convenios de Cooperación con la Secretaría de la Función Pública.
1 A efectos de referencia, se analizará cada carrera universitaria según la disciplina. Esto significa que el
listado no es exhaustivo o excluyente.
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e. Perfil requerido
En cada convocatoria, la SFP indicará el perfil de práctica, los requisitos y
competencias específicas requeridas de estudiantes, según el ámbito de gestión
ofrecido para práctica, solicitando, por ejemplo, estudiantes de carreras específicas,
manejo de algún sistema computacional, idioma, entre otros.
f. Requisitos generales para la postulación al programa.
Los requisitos generales son:
Ser estudiante de una carrera en universidades que tengan convenio con la
SFP;
Ser de nacionalidad paraguaya o naturalizado;
Presentar carta y/o Formulario de Evaluación;
Cumplir los requisitos del perfil solicitado en la convocatoria;
Estar en condición regular de estudiante;
Tener un promedio de calificación de 3,5 en adelante (para calificaciones de 1
al 5);
Llenar a través de la universidad que postula el Formulario establecido al
efecto;
Mostrar interés y motivación por aportar al servicio público.
g. Criterios de Selección
A través del Programa se busca, convocar y priorizar a estudiantes que manifiesten
una motivación con los temas públicos, y quieran aplicar y desarrollar sus
conocimientos y capacidades, contribuyendo a la gestión del estado. Las
universidades en convenio, realizarán una preselección de candidatos de acuerdo a
los perfiles remitidos. De esta manera la SFP validará y seleccionará a los postulantes
remitidos, de acuerdo a los siguientes criterios:
Cumplimiento de perfil solicitado en la convocatoria;
Antecedentes académicos;
Motivación con los temas públicos y la gestión del Estado;
Disponibilidad de tiempo para el cumplimiento del periodo definido.
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3. Detalle de las Etapas del Programa.
Independientemente de la duración definida de las pasantías laborales universitarias,
se tendrán en cuenta seis etapas que contemplen desde la planificación de la pasantía
hasta la conclusión y presentación del informe.
ETAPA I
Planificación:
Esta etapa se da previamente al inicio de la implementación propiamente dicha, en la
que la SFP contará con la información acerca de las disponibilidades (vacancias
disponibles) de las distintas áreas de la organización (oficinas) donde se desarrollarán
las pasantías.
Los datos que deberá contener la información serán:
Nombre del área, Nombre y Apellido del responsable institucional, dirección física de
la oficina, puesto a ser ocupado por el pasante y el descriptivo de las actividades
(funciones) que desarrollarán los postulantes según manual de funciones vigente.
Es importante una capacitación a los responsables de las distintas áreas/ oficinas de la
SFP, acerca del contexto de la Pasantía Laboral Universitaria y el buen manejo de los
conceptos y reglamentaciones. Conocer los aspectos de evaluación y la manera de
ejecutar la misma. Etapa de sensibilización a los responsables inmediatos.
Así mismo, los formularios varios, el acuerdo de compromiso y todas las
documentaciones deberán en esta etapa estar preparados para el inicio de la segunda
etapa.
Elementos que componen esta etapa:
Formularios de postulación (compone esta propuesta en anexo) Acuerdo de compromiso (compone esta propuesta en anexo)
Documentaciones a entregar en la II Etapa (proceso de postulaciones y acceso)
Perfiles de los postulantes
Manuales de funciones vigentes
Capacitación
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ETAPA II
Postulaciones y acceso:
Presentación de formularios de postulación;
Proceso de evaluación de las documentaciones y entrevistas con los
postulantes;
Análisis de las evaluaciones;
Comunicación de los resultados de las evaluaciones a los postulantes que
superaron la etapa de evaluación;
Firma de acuerdo de compromiso de Pasantía Laboral Universitaria.
Elementos que componen la etapa:
Formulario de Evaluación del Postulante (selección);
Documentaciones de los postulantes;
Informe de entrevista;
Resultados del proceso de evaluación;
Documento de comunicación / confirmación de pasantía;
Acuerdo de compromiso.
ETAPA III
Inducción
Luego de la comunicación y confirmación de la pasantía a los postulantes, y al inicio de la
pasantía, estos recibirán por parte del responsable del área de Gestión y Desarrollo de
Personas de la institución un periodo de inducción.
Esta inducción estará alineada al Programa de Inducción institucional.
Los contenidos mínimos sugeridos son:
Información sobre la estructura organizacional de la SFP.
Información sobre los procesos administrativos que rigen a la SFP
Copia de la Ley 1626/00 y de los reglamentos internos de la SFP.
Un descriptivo de las actividades que desarrollará durante la pasantía
Copia del acuerdo de compromiso.
Copia del Reglamento de Pasantía Laboral Universitaria
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Asimismo, la Dirección de Gestión y Desarrollo de personas realizará la presentación
oficial del pasante al Responsable de la oficina donde se desarrollarán las actividades
laborales, quien ejercerá el rol de supervisor de la pasantía.
Elementos que componen esta etapa
Entrevista;
Entrega de documentos varios;
Presentación oficial de los pasantes;
Entrega de implementos: herramientas, remera, carnet, etc.
ETAPA IV
Proceso de desarrollo
Esta etapa connota la pasantía propiamente, a través del registro en un informe quincenal de
las actividades realizadas (un breve resumen), como evidencia, previo a la evaluación final de
la Pasantía Laboral Universitaria, que será realizada por el supervisor. Los registros de estos
informes serán parte del contenido de la evaluación final de la pasantía.
Así mismo, la Dirección de Gestión y Desarrollo de Personas de la SFP realizará seguimiento
para monitorear la implementación del Programa.
Elementos que componen esta etapa
Registros de informes de actividades (modelo del Informe compone este documento);
Supervisión;
Monitoreo.
ETAPA V
Proceso de evaluación del pasante
Esta etapa comprende la evaluación final del pasante, a través del formulario preestablecido.
Si la Universidad provee un Formulario institucional, el mismo será también registrado en
esta etapa.
El registro y devolución se realiza a través de una entrevista entre el supervisor y el pasante,
de manera a que ambos puedan establecer los juicios del desarrollo de las actividades de la
pasantía laboral realizada.
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Los registros parciales son evidencias importantes para esta etapa como fundamento de
juzgamientos previos que aportan a las evaluaciones.
Elementos que componen esta etapa
Entrevista;
Formulario de evaluación de Pasantía Laboral Universitaria (modelo compone esta
propuesta);
Eventualmente el Formulario de Pasantía proveído por la Universidad como exigencia
y constancia de la pasantía.
ETAPA VI
Proceso de conclusión e informe de la pasantía
Esta etapa contempla el proceso final de Pasantía Laboral Universitaria, y consta de
documentaciones que la DGDP y el pasante completan en una carpeta que contiene:
Informe de Pasantía firmado por el supervisor y el pasante. (Modelo compone esta
propuesta)
Informe de la evaluación del pasante (modelo compone esta propuesta)
Constancia de pasantía firmado por la Institución, que contendrá la duración en horas
de la pasantía. (Modelo compone esta propuesta)
Comprende esta etapa un informe adicional del Pasante, de un resumen de las experiencias
que constituyó a su pasantía en la Institución, que servirá para poder tener retroalimentación
acerca del funcionamiento del Programa.
Elementos que componen esta etapa
Informe de evaluación de Pasantía (institucional SFP y de la Universidad si
corresponde);
Informe de pasantía (resumen);
Informe del Pasante;
Constancia de pasantía.
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4. Procedimientos Generales.
Se establecen los siguientes procedimientos para cada etapa del Programa.
PLANIFICACIÓN
Nombre del Proceso: Planificación Responsable del Proceso: DGDP
Nº ACTIVIDAD
INSUMO PRODUCTO
1 Definir las áreas que albergarán a los pasantes
Lugar, posición en la estructura de la organización, responsable, etc.
Listado de oficinas
2 Definir los perfiles de postulantes a participar del Programa de Pasantías.
Descripción de perfil. Manual de funciones vigente.
Perfiles de Postulantes
3 Diseñar el llamado a participar del Programa con los detalles del mismo.
Detalle de informaciones del llamado.
Comunicación para socializar el llamado.
4 Preparar documentaciones varias.
Formulario de Evaluación del Postulante Formulario de Evaluación del Postulante (selección) Formulario de Evaluación del Postulante (pasantía)
Formularios de aplicación.
5 Preparar documentaciones a ser entregadas a los participantes aprobados.
Reglamento de Pasantía, Reglamento Interno de la SFP, Reglamento del Programa de Pasantía, contrato, descripción de las actividades.
Documentos de Inducción
6 Ejecutar las capacitaciones a los responsables de las diferentes oficinas donde se desarrollarán las actividades del pasante, difundiendo el programa y la responsabilidad de los mismos en carácter de supervisor del
Local de capacitación Contenido de capacitación programación de la capacitación.
Capacitación a los Supervisores.
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pasante.
POSTULACIONES Y ACCESO
Nombre del Proceso: POSTULACIONES Y ACCESO Responsable del Proceso: DGDP / DPTO. COMUNICACIONES/ Nº ACTIVIDAD
INSUMO PRODUCTO
1 Realizar el llamado a participar del Programa de Pasantía Laboral Universitaria.
WEB, Prensa escrita, notas de invitación para las universidades en convenio
Llamado a participar del Programa de Pasantía Laboral Universitaria.
2 Recepcionar los formularios de postulaciones remitidos por las universidades en convenio.
Formularios de postulación. Documentaciones de los postulantes.
Carpeta de postulaciones.
3 Verificar las documentaciones de postulaciones.
Formulario de evaluación de postulaciones
Resultado de los análisis de documentos de los postulantes.
4 Emitir informe de los resultados de postulaciones aprobadas.
Informe de cada uno de los postulantes.
Informe final de postulaciones y lista de postulaciones aprobadas.
5 Realizar entrevistas a los postulantes aprobados.
Entrevista de comunicación de resultados.
Nota de confirmación de participación al programa de Pasantía Laboral Universitaria
6 Realizar firma de acuerdo de compromiso.
Acuerdo de compromiso. Contrato.
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INDUCCIÓN
Nombre del Proceso: INDUCCION Responsable del Proceso: DGDP / SUPERVISOR DEL AREA Nº ACTIVIDAD
INSUMO PRODUCTO
1 Realizar la entrevista de inducción en el momento del inicio de las pasantías. Puede ser realizado en forma individual o grupal.
Documentos varios: copia del reglamento interno y de Pasantía, Ley 1626/00, descriptivo de actividades a realizar, datos del supervisor, del lugar de trabajo, etc.
Involucramiento institucional.
2 Presentación del supervisor y los pasantes.
Reunión Presentación del supervisor y el pasante.
3 Establecer por parte del supervisor, un cronograma de las actividades que realizará el pasante, y entregarlo.
Planificación de actividades Descripción de actividades
Cronograma de actividades
DESARROLLO DE LA PASANTÍA
NOMBRE DEL PROCESO: DESARROLLO DE LA PASANTÍA RESPONSABLE DEL PROCESO: SUPERVISOR DEL AREA / DGDP Nº ACTIVIDAD
INSUMO PRODUCTO
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Disponer que el pasante tenga supervisión periódica de sus labores.
Seguimiento / supervisión / instrucción.
Acompañamiento al pasante
2 Registrar las actividades quincenales del pasante, como parte del aprovechamiento de su pasantía.
Detalle de actividades resaltantes de la quincena firmada por el supervisor.
Registro de evidencia de actividades.
3 Monitorear el desarrollo de la implementación del Programa en las distintas oficinas de la SFP (DGDP).
Acta de visita de seguimiento.
Monitoreo.
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EVALUACIÓN DE LA PASANTÍA
NOMBRE DEL PROCESO: EVALUACION DE LA PASANTÍA RESPONSABLE DEL PROCESO: SUPERVISOR Nº ACTIVIDAD
INSUMO PRODUCTO
1 Evaluar el aprovechamiento de la pasantía juzgando el desempeño del pasante.
Formulario de Evaluación del Postulante (Pasantía)
Evaluación de la pasantía.
2 Conversar y dialogar acerca de las actividades realizadas con retroalimentación al respecto.
Reunión - Entrevista Retroalimentación.
3 Rubricar el formulario de evaluación (supervisor y pasante)
Formulario de Evaluación del Postulante (pasantía)
Formulario rubricado.
4 Remitir a la DGDP el formulario de Evaluación y un informe resumen de la pasantía.
Formulario de Evaluación del Postulante (pasantía) Informe de pasantía
Formulario e informe remitido a DGDP.
CONCLUSIÓN E INFORME DE PASANTÍA
Nombre del Proceso: CONCLUSION E INFORME DE PASANTIA Responsable del Proceso: DGDP – SUPERVISOR Nº ACTIVIDAD
INSUMO PRODUCTO
1 Realizar la entrevista de conclusión de la pasantía, proveyendo al pasante todas las documentaciones que hagan constar el proceso.
Informe de pasantía proveído por el supervisor. Formulario de Evaluación del pasante rubricado. Constancia de la pasantía rubricado por la DGDP. Otros que puedan ser considerados para necesidad del pasante.
Carpeta de conclusión de la pasantía.
2 Entrega por parte del Pasante de un breve resumen de la experiencia de pasantía realizada.
Informe redactado por el pasante. Documento de Experiencia del pasante.
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Anexos
1. Formulario de Evaluación del Postulante (selección);
2. Formulario de Evaluación del Postulante (pasantía);
3. Formulario de Satisfacción del Pasante;
4. Modelo de Acuerdo de compromiso;
5. Reglamento de Pasantía;
6. Referencias laborales a tener en cuenta en la pasantía.