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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN MUNICIPIO DE ZUMPANGO

FEBRERO 2019

Ayuntamiento de Zumpango, 2019-2021. Dirección de Administración. Plaza Juárez, S/N, Bo. San Juan Centro, Zumpango, Estado de México. Palacio Municipal. Teléfonos: (591) 9179419 Ext. 114

Dirección de Administración. Enero 2019. Impreso y hecho en Zumpango, Estado de México. La reproducción total o parcial de este documento se autorizará siempre y cuando se dé

el crédito correspondiente a la fuente.

ÍNDICE

I. Introducción.………………………………………………………..………

II. Objetivo del Manual………......…………………………………….…….

III. Base Legal…………..…………………………………………………….

IV. Procedimientos………………………………………………………......

Coordinación de Administración

➢ Selección y contratación a servidores públicos………………………….

➢ Pago de nómina a los servidores públicos……………………………….

Jefatura de Mantenimiento y Control Vehicular

➢ Abastecimiento de combustible a las diferentes unidades……………..

➢ Control y mantenimiento del parque vehicular…………………………..

Jefatura de Servicios Generales

➢ Limpieza en el H. Ayuntamiento de Zumpango………………….……...

Coordinación de Sistemas e Informática

➢ Operativo de la coordinación de tecnologías de la información……….

Coordinación de Adquisiciones

➢ Compras y Adquisiciones………………………………………………….

V. Simbología………………………………………………………….……..

VI. Registro…………………………………………………………….……..

VII. Distribución……………………………………………………….……...

VIII. Validación…………………………………………….………….………

IX. Hoja de actualizaciones de Procedimiento……………………………

4

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I. INTRODUCCIÓN

La sociedad que pertenece al Municipio de Zumpango exige de su Gobierno

cercanía y responsabilidad para lograr con hechos, acciones un mejor resultado

para mejores condiciones de vida. Es por ello que el ayuntamiento impulsa la

construcción de un Gobierno eficiente y de resultados, cuyo propósito fundamental

es la generación de acuerdos, para la solución de las demandas sociales.

Es compromiso del Ayuntamiento Municipal de Zumpango, establecer los

procedimientos necesarios para la organización de trabajo, permitiendo optimizar y

disminuir los tiempos en el desarrollo de las actividades que realizan las áreas

involucradas.

En el presente Manual de Procedimientos de la Dirección de Administración,

menciona el proceso que maneja cada una de las Jefaturas y Coordinaciones que

la integran, esto se realizó a través de identificar las principales actividades

administrativas y así poder integrar los diferentes elementos, criterios métodos e

información básica, precisando las funciones encomendadas.

II. OBJETIVO

Es compromiso del Ayuntamiento Municipal de Zumpango, establecer los

procedimientos necesarios para la organización de trabajo, permitiendo optimizar y

disminuir los tiempos en el desarrollo de las actividades que realizan las áreas

involucradas.

El presente Manuel de Procedimientos tiene por objetivo aumentar y mejorar el

buen funcionamiento del área de administración, mejorando las habilidades de los

servidores públicos municipales mediante asesorías y capacitaciones para el

desarrollo de sus actividades de acuerdo con la normatividad vigente, para

optimizar el funcionamiento de los recursos materiales y humanos.

III. BASE LEGAL

CONSTITUCIÓN.

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Art. 115, 116, Fracción VII, 127, 27,123.

• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. Art. 122, 139, 123, 124, 125, 126, 127, 147.

LEYES.

• Ley Orgánica Municipal del Estado de México. Título IV.

• Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.

• Ley de Contratación Pública del Estado de México y Municipios Art. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8.

• Ley Federal del Trabajo. Art. 1, 2, 3Bis, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15ª, 15B, 15D, 16, 17, 18, 19, 1004C.

CÓDIGOS.

• Código Financiero del Estado de México y Municipios.

56, 56Bis, 57, 59 Fracc. XI.

• Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México.

BANDOS.

• Bando Municipal de Zumpango 2019. Art. 141, 142, 143, 144, 145, 146.

IV. PROCEDIMIENTOS

1. Nombre del Procedimiento

2. Objetivo

3. Alcance

4. Referencias

5. Responsabilidades.

6. Definiciones

7. Insumos

8. Resultados

9. Políticas

10. Desarrollo

11. Diagramación

12. Medición

13. Formatos e instructivos

14. Simbología

15. Registro de Ediciones

16. Distribución

17. Validación

COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Selección y contratación a servidores públicos.

OBJETIVO:

Mantener el buen funcionamiento de cada dirección, coordinación o jefatura al

contratar personal altamente capacitado para realizar las funciones.

ALCANCE:

Aplica a los servidores públicos que integran la Coordinación de Administración

del Municipio de Zumpango y a los ciudadanos que desean ingresar a laborara

dentro del Ayuntamiento.

REFERENCIAS:

Bando Municipal de Zumpango 2019 de la Dirección de Administración: Artículo

141 Fracción II. Artículo 142 Fracción I, II y III.

RESPONSABILIDADES:

• El coordinador de Administración es el encargado de supervisar la correcta

aplicación del proceso de contratación y movimientos en general en base a

normas y procedimientos con el fin de proporcionar las condiciones

adecuadas para el desarrollo del personal.

• Reclutar, seleccionar y contratar personal capacitado para cubrir algún

puesto.

• Asignar a las diversas áreas de la Administración Pública Municipal el

personal que requieran para realizar sus actividades.

DEFINICIONES:

Servidor público: Es aquella persona que se encarga de realizar una tarea con el

fin de generar un bienestar entre la sociedad, por lo regular se encuentran

trabajando al servicio del Estado, generalmente en la administración pública.

Contratación: Es la concreción de un contrato a un individuo a través de la cual

se conviene, acuerda, entre las partes intervinientes, generalmente empleador y

empleado, la realización de un determinado trabajó o actividad, a cambio de una

suma de dinero estipulada o cualquier otro tipo de compensación negociada.

INSUMOS:

• Documentos para expediente

• Contrato

RESULTADOS:

Tener servidores públicos capacitados para realizar sus funciones correctamente

DESARROLLO

NO. Unidad administrativa /

Puesto

Actividad

1 Coordinador de

Administración

Se realiza un análisis de la vacante a cubrir.

2 Coordinador de

Administración

Realizar el perfil con las especificaciones que

necesita tener el servidor público para poder

cubrir el puesto.

3

Coordinador de

Administración

Abrir la convocatoria y verificar en los

curriculum de las personas interesadas quien

cubre con el perfil para cubrir el puesto.

4 Coordinador de

Administración

Se realiza entrevista con los posibles

candidatos para corroborar si son aptos para

cubrir la vacante.

5 Presidente Municipal /

Coordinador de administración

Se verifica con el presidente al candidato

seleccionado para su autorización.

6 Auxiliar administrativo Se realiza la recepción de sus documentos

oficiales para poder armar su expediente.

7 Candidato seleccionado Se realiza la firma de contrato con el

candidato seleccionado.

8 Coordinador de

Administración

Se le indica al nuevo servidor público el día

que tiene que ingresar a laborar.

DIAGRAMA DE FLUJO

NO. COORDINADOR DE ADMINISTRACIÓN

PRESIDENTE MUNICIPAL

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

CANDIDATO SELECCIONADO

INICIO

U

Análisis de la vacante a cubrir

Realizar perfil de la vacante

Abrir convocatoria y buscar al candidato

más viable

Realizar entrevistas

Recepción de documentos

Ingreso

Firma de contrato

Autorización del

presidente president

e

SI

NOO

Se le da las gracias al candidato

FINU

1

2

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4 5 6 7

8

9

MEDICIÓN:

Objetivo o resumen narrativo

Nombre

Indicadores Fórmula

Frecuencia y Tipo

Medios de verificación

Supuestos

Actualización de los movimientos de altas y bajas de los servidores públicos

Porcentaje de movimientos de personal

(Movimientos de altas y bajas efectuados / Movimientos de altas y bajas en proceso) *100

Semestral Gestión

Registros Administrativos

La normatividad administrativa en materia de recursos humanos marca el procedimiento de alta y baja para el personal

ELABORÓ

C. Fernanda Jeraldine Sánchez Navarro

REVISÓ

C. Eduardo García Vázquez

AUTORIZÓ



Pago de la nómina a los servidores públicos.

OBJETIVO:

Realizar los pagos y deducciones correspondientes a todos los servidores públicos

del Ayuntamiento de Zumpango en tiempo y forma.

ALCANCE:

Aplica a la Coordinación de Administración del Municipio de Zumpango en

especial Director de Administración, asistente de nómina y a Tesorería.

REFERENCIAS:

Bando Municipal de Zumpango 2019 de la Dirección de Administración: Artículo

141 Fracción IV. Artículo 142 Fracción V y VI.

RESPONSABILIDADES:

• La encargada de nómina determina las percepciones, deducciones,

cuotas impuesto y retenciones en el sistema de cada servidor público

del Ayuntamiento de Zumpango.

• Realizar las actividades necesarias para elaborar y actualizar los

tabuladores de sueldos.

• Recibir validar y archivar los movimientos e incidencias del personal,

para aplicarlos a la nómina conforme a la normatividad aplicable.

• Precisar la nómina de pagos y emitir los reportes necesarios.

• Recibir, aplicar la nómina de pagos y resguardar la información

comprobatoria del pago de remuneraciones, así como los

descuentos en favor de terceros que se efectúen por concepto de

pago de ISEMMYN, etc.

DEFINICIONES:

NOI: Sistema de nómina integral especializado en automatizar los aspectos

importantes de la nómina gracias a su versatilidad y su fácil manejo se obtiene un

cálculo exacto de las deducciones y percepciones de tus trabajadores.

Nómina: Cantidad de dinero que recibe regularmente una persona por el trabajo

realizado en una empresa o entidad pública.

INSUMOS:

Recibo de nómina.

RESULTADOS:

Realizar el correcto pago a los servidores públicos en el tiempo establecido.

DESARROLLO

NO. Unidad administrativa /

Puesto

Actividad

1

Asistente de nómina Vaciar la información de puntualidad

y asistencia del reloj checador

correspondiente a la computadora.

2 Asistente de nómina Meter las incidencias de cada

colaborador al sistema de NOI.

3 Director de Administración /

Asistente de nómina

Revisar y analizar la información y

órdenes de descuento que tenga

algún servidor público.

4 Asistente de nómina Realizar el cálculo de la nómina con

las incidencias que se sacaron del

reloj checador.

5 Asistente de nómina Realizar el timbrado de los recibos

de nómina de cada servidor público.

6 Servidor Público Cada colaborador asiste al

departamento de administración para

la firma de su recibo de nómina.

7 Tesorería Realizar el pago de la nómina de

todos los servidores públicos en

tiempo y forma.

8 Asistente de ISSEMYM Digitalizar la nómina correspondiente

a la quincena pagada.

9 Asistente de nómina Entregar la nómina pagada de forma

física a Tesorería

MEDICIÓN:


Nombre


Frecuencia y

Tipo


Supuestos

Detección y determinación de incidencias a los registros de puntualidad y asistencia.

Tasa de variación en las incidencias determinadas por concepto de los registros de puntualidad y asistencia.

(Incidencias determinadas por concepto de los registros de puntualidad y asistencia en el mes actual/ Incidencias determinadas por concepto de los registros de puntualidad y asistencia en el mes anterior) - 1) *100

Mensual Gestión

Registros Administrativos

La normatividad administrativa marca los controles de puntualidad y asistencia que debe seguir el ayuntamiento

DIAGRAMA

NO. Asistente de nómina

Director de Administración

Servidor Público

Asistente de ISSEMYM

Tesorería

ELABORÓ

C. Fernanda Jeraldine Sánchez Navarro

REVISÓ


AUTORIZÓ


INICIO

U

Vaciar información

del checador

Meter incidencias al sistema

NOI

Verificar información

de descuentos

de servidores públicos

Calculo de nómina

Pago de la nómina

Timbrado de los

recibos de nómina

Firma del recibo de nómina

Digitalizar la nomina

Entregar a tesorería

FINU

2

3

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5

6

7

8

9

10

11

1

JEFATURA DE CONTROL Y MANTENIMIENTO VEHICULAR


Abastecimiento de combustible a las diferentes unidades.

Control y mantenimiento del parque vehicular.

OBJETIVO:

Efectuar el mantenimiento y abastecimiento de combustible correspondiente a

cada unidad vehicular, para que se encuentre en buen estado y así cada área

pueda efectuar sus actividades correspondientes.

ALCANCE:

Aplica a los servidores públicos de la jefatura de control y mantenimiento vehicular

dar mantenimiento y abastecimiento de combustible, y cada área que cuente con

unidades vehiculares para el suministro de lo mismo.

REFERENCIAS:

Bando municipal de Zumpango 2019 de la Dirección de Administración, Artículo

141 Fracción IX, Articulo 142 Fracción IX, X, XI, XII, XIII y XIV.

RESPONSABILIDADES:

• El director de la jefatura de control y mantenimiento vehicular es el

responsable llevar un buen control para dar mantenimiento y

abastecimiento de combustible a las unidades activas que se encuentran en

el parque vehicular.

• Requerir al área solicitante la requisición correspondiente, para así efectuar

el mantenimiento a la unidad.

• Proporcionar combustible requerido, previamente con la autorización del

presidente municipal.

DEFINICIONES:

Parque vehicular: La totalidad de los vehículos automotores propiedad del

municipio, o que tenga bajo su resguardo o custodia.

Usuario: El servidor público o trabajador del municipio, encargado y responsable

de la conducción de algún vehículo, propiedad del municipio o que se encuentre

bajo su resguardo o custodia.

Vehículo: Todo medio de transporte y/o de carga que forme parte del patrimonio

del ayuntamiento, o bien, que tenga bajo su resguardo o custodia.

INSUMOS:

• Kilometraje del vehículo.

• Requisición de mantenimiento, previamente firmada y autorizada por el

encargado de adquisiciones y el presidente municipal.

RESULTADOS:

Vehículo en un estado óptimo. (Mantenimiento)

Vehículo abastecido. (Combustible).

DESARROLLO

NO.

UNIDAD

ADMINISTRATIVA/

PUESTO.

ACTIVIDAD.

1

Presidente municipal Autoriza los litros necesarios a los vehículos

oficiales que lo requieran, en la gasolinera

designada para el abasto.

2

Jefe de control y

mantenimiento vehicular.

Revisa que los vehículos carguen

combustible, en horarios específicos para

cada área.

3

Jefe de control y


Abastecimiento de combustible de 5:00-6:00 a

la comisaría de seguridad ciudadana.

4

Jefe de control y



la dirección de servicios públicos.

5

Jefe de control y



protección civil y bomberos.

6

Jefe de control y



áreas solicitantes con previa autorización del


7

Jefe de control y


Solicita a la gasolinera el corte del suministro

para comprobación con los tickets, y la

relación de los vehículos.

8

Auxiliar

administrativo/secretaría

Revisa el kilometraje de cada vehículo, para

corroborar los kilómetros recorridos respecto

al consumo de combustible.

9

Auxiliar

administrativo/secretaría

Se integra en los formatos para llevar el

control por medio digital, así mismo se archiva

correspondientemente.

NO.

UNIDAD

ADMINISTRATIVA/

PUESTO.

ACTIVIDAD.

1

Jefe de control y


Revisa las unidades que requieran

manteniendo vehicular.

2

Área solicitante. Hace la requisición correspondiente, al

encargado de adquisiciones para dicho

mantenimiento.

3

Encargado de

adquisiciones y


Firman y autorizan la requisición solicitada.

4

Jefe de control y


Darle seguimiento para que el vehículo entre

a taller, ya sea mecánico, eléctrico y/o

transmisiones.

5

Jefe de control y


Inspecciona periódicamente los talleres para

verificar el avance del vehículo.

6

Jefe de control y


Recoger junto con el área solicitante la unidad

al 100%.

7

Área solicitante. Firma de conformidad previamente revisando

que el vehículo se encuentre en buenas

condiciones en su totalidad.

DIAGRAMA

INICIO

Autoriza litros necesarios de

carga

Carga en horarios específicos.

Comisaría de 5:00-6:00

Servicios públicos de 6:00-7:00

Protección civil de 7:00-8:00

Extraordinario de 8:00-9:00

Corte de suministro

(comprobación)

Corroboración de kilometraje

Control y archivo

SI

NO

1

4

5

6

7

FIN

FIN

NO. PRESIDENTE SUBDIRECTOR JEFE DE MANTENIMIENTO AUXILIAR ADMON / MUNICIPAL DE COMPRAS VEHICULAR SECRETARIA

3

2

8

9

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11

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

INICIO

Autorización de mantenimiento y reparación de

unidades

Calendario de mantenimientos

preventivos y correctivos

Comisaría de municipal

Protección Civil

Servicios Publicos

Unidades de las distintas

dependencias

Valoración del Vehículo

Contratación del servicio o

mantenimiento

Reparación y mantenimiento

de la unidad

SI

NO

Control y archivo digital

FIN

FIN

NO. PRESIDENTE SUBDIRECTOR JEFE DE MANTENIMIENTO AUXILIAR ADMON / MUNICIPAL DE COMPRAS VEHICULAR SECRETARIA

MEDICIÓN:


Nombre


Frecuencia y

Tipo


Supuestos

Programa de Adquisiciones y distribución de bienes y servicios implementado.

Tasa de variación en el gasto por concepto de adquisiciones, bienes y servicios.

((Monto por concepto de adquisiciones+ Monto por suministro de gasolina + Monto por pago de servicios consumidos del semestre actual/ Monto por concepto de adquisiciones+ Monto por suministro de gasolina + Monto por pago de servicios consumidos del semestre anterior) -1) *100

Semestral Gestión

Estado Comparativo de Egresos

La normatividad en materia de contratación y adquisiciones incluye obligatoriedad para los Municipios.

FORMATOS:

A. Bitácora de Carga de Combustible

B. Bitácora de Estado Mecánico.

C. Bitácora de Estado Eléctrico.

D. Bitácora de Estado de Equipamiento.

E. Bitácora de Estado de Hojalatería Y Pintura.

F. Bitácora de Estado de Transmisiones.

A. BITÁCORA DE CARGA DE COMBUSTIBLE

ENTIDAD MUNICIPIO DE ZUMPANGO

PERIODO

CARACTERISTICAS DE LA UNIDAD

UNIDAD MARCA MODELO

PLACAS SUB-MARCA INVENTARIO

SERIE COLOR

VALE FACTURA RECORRIDO ACUMULADO

TOTAL

SEMANA-$

PROVEEDORNUMERO DE COSTO

TOTALNo. LITROS

KILOMETRAJE

BITACORA DE COMBUSTIBLE GASOLINA Y DIESEL

No. DE KM.

POR LITRO

COSTO POR

KM.

RECORRIDO

OBSERVACIONES

NOMBRE Y FIRMA

B. BITÁCORA DE ESTADO MECÁNICO

C. BITÁCORA DE ESTADO ELÉCTRICO

D. BITÁCORA DE HOJALATERÍA Y PINTURA

E. BITÁCORA DE EQUIPAMIENTO

F. BITÁCORA DE TRANSMISIONES

ELABORÓ

C. Luis Enrique Desales Valdez

REVISÓ


AUTORIZÓ


JEFATURA DE SERVICIOS GENERALES


Limpieza en el Ayuntamiento de Zumpango.

OBJETIVO:

Mantener todas las oficinas y las áreas verdes del Ayuntamiento de Zumpango en

óptimas condiciones.

ALCANCE:

Aplica a todo el personal que integra la Jefatura de Servicios Generales.

REFERENCIAS:

Bando Municipal de Zumpango 2019 De la Dirección de Administración. Artículo

142.

RESPONSABILIDADES:

• El Jefe de servicios debe verificar que las áreas del Ayuntamiento se

encuentren óptimas condiciones.

• Verifica que el personal llegue a la hora indicada.

• Checa que el personal cuente con el material necesario para realizar sus

actividades.

• Solicita el material necesario para el cumplimiento de las actividades.

• Realiza cualquier requisito de mantenimiento que se necesite en las

oficinas.

DEFINICIONES:

Limpieza: Todas aquellas acciones que permiten eliminar la suciedad del algo o

alguien, la finalidad de la limpieza no es más que la eliminación total de aquellas

bacterias o microorganismos que se encuentran en los diferentes entornos en

donde se desenvuelven las personas y que puedan ser nocivos para la salud.

Mantenimiento: Tienen como objetivo preservar un área o artículo así como

restaurarlo a un estado en el cual pueda llevar a cabo alguna función requerida.

INSUMOS:

• Artículos de limpieza como escobas, cubetas, jergas, mechudos, jabón, etc.

• Personal capacitado para realizar limpieza.

RESULTADOS:

Mantener el Ayuntamiento de Zumpango en buenas condiciones para brindar una

buena imagen y el buen desarrollo de las actividades de los servidores públicos.

https://conceptodefinicion.de/total/

https://conceptodefinicion.de/salud/

DESARROLLO

NO. Unidad Administrativa / Puesto Actividad

1 Personal de intendencia Arribo al Ayuntamiento de

Zumpango a las 4:00 am.

Personal de intendencia Tomar el material necesario de la

bodega de limpieza para realizar

las actividades.

2 Personal de intendencia Realizar la limpieza en todas las

oficinas del ayuntamiento

3

Jefe de Servicios Generales Llegar al Ayuntamiento a las

6: 30am y tomar evidencias de

que el personal de intendencia

este realizando su trabajo.

4

Jefe de Servicios Generales Verificar que el personal de

intendencia haya realizado la

limpieza en todas las áreas del

Ayuntamiento.

5

Jefe de Servicios Generales Tomar fotos de evidencia de que

se realizó el trabajo.

DIAGRAMA

NO. Jefe de Servicios Generales Personal de Intendencia

INICIO

U

Llegada al Ayuntamiento

Tomar material necesario de la

bodega

Realizar la limpieza de todas las áreas del Ayuntamiento

Verificar y tomar evidencias de que están trabajando

Verificar que todas las áreas estén limpias

Tomar fotos de evidencia

FINU

1

2

3

4

5

6

7

8

FORMATOS:

FORMATO DE ENTREGA DE MATERIALES

Se hace entrega de los materiales en un horario de 12:00 hrs. a 13:30 hrs. los días

lunes con vale de salida debidamente firmado.

NOMBRE: ______________________________________________________________________

DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD ENTREGADO

AUTORIZÓ RECIBIÓ ______________________ _____________________

FECHA:

REQUISICIÓN DE MATERIAL

NOMBRE Y FIRMA:_______________________________________________________

ELABORÓ

C. José Pedro Torres Luna

REVISÓ


AUTORIZÓ


REQUISICIÓN DE MATERIAL:

Material Cantidad Observaciones

REQUISICIÓN DE MATERIAL:

Material Cantidad Observaciones

COORDINACIÓN DE SISTEMAS E INFORMÁTICA


Operativo de la Coordinación de Tecnologías de la Información.

OBJETIVO:

Resolver de manera satisfactoria las problemáticas que tengan las diferentes

áreas del Ayuntamiento de Zumpango en cuanto a tecnologías de la información y

así poder contribuir con una mejora en la eficiencia y eficacia de los servidores

públicos.

ALCANCE:

Este plan de trabajo aplica a los servidores públicos que presten servicios para la

Coordinación de Tecnologías de la Información, así mismo para los servidores

públicos usuarios de equipos de cómputo que pertenezcan al Ayuntamiento de

Zumpango en sus diferentes Direcciones y/o Coordinaciones.

REFERENCIAS:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Constitución Política del Estado libre y Soberano de México, Capítulo Tercero,

Artículo 3.

Bando municipal de Zumpango 2019: Artículo 141 Fracción VIII, Artículo 143

Fracción I, II, y III.

RESPONSABILIDADES:

La Coordinación de Tecnologías de la Información es la responsable del

mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos tecnológicos que

pertenezcan al Ayuntamiento de Zumpango, así como de la imagen pública del

Presidente Municipal.

• Revisar y firmar los oficios y solicitudes, así como canalizar al personal

correspondiente para ejecutar las actividades correspondientes para la

solución correspondiente.

Las diferentes áreas, coordinaciones, direcciones, secretarias, regidurías y demás

dependencias del Ayuntamiento de Zumpango deberán:

• Emitir un oficio o solicitud donde especifiquen el requerimiento o

problemática que se deberá atender.

DEFINICIONES:

Tecnologías de la Información: Las tecnologías de la información se pueden

entender como el conjunto de procesos y productos relacionados con el

almacenamiento, procesamiento, protección, monitoreo, recuperación y

transmisión digitalizada de la información tanto a nivel electrónico como óptico.

Tecnología: Conjunto de teorías y de técnicas que permiten el aprovechamiento

práctico del conocimiento científico.

Software: Conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas para

ejecutar ciertas tareas en una computadora.

Hardware: Conjunto de aparatos de una computadora.

Programación web: Permite la creación de sitios dinámicos en Internet. Esto se

consigue generando los contenidos del sitio a través de una base de datos

mediante lenguajes de programación Web.

Base de datos: Una base de datos es una colección de información organizada

de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los

fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos

electrónico.

Redes de computadoras: Una red de computadoras (también llamada red de

ordenadores o red informática) es un conjunto equipos (computadoras y

dispositivos), conectados por medio de cables, señales, ondas o cualquier otro

método de transporte de datos, para compartir información (archivos), recursos

(discos, impresoras, programas, etc.) y servicios (acceso a una base de datos,

internet, correo electrónico, chat, juegos, etc.).

Seguridad informática: Es el proceso de prevenir y detectar el uso no autorizado

de un sistema informático. Implica el proceso de proteger contra intrusos el uso de

nuestros recursos informáticos con intenciones maliciosas o con intención de

obtener ganancias, o incluso la posibilidad de acceder a ellos por accidente.

Lenguaje de programación: Cualquier lenguaje artificial que puede utilizarse

para definir una secuencia de instrucciones para su procesamiento por un

ordenador.

INSUMOS:

• Solicitud o informe de la necesidad o problemática a resolver.

• Herramienta adecuada para un trabajo óptimo.

RESULTADOS:

Solución en aspecto de software, hardware de equipos informáticos del

ayuntamiento municipal así mismo apoyo a la coordinación de comunicación social

en cuestión de imagen pública d la oficina de presidencia y lo que ello engloba.

DESARROLLO

No. Unidad Administrativa/Puesto Proceso/ Actividad

1 Coordinación de Tecnologías de

la Información.

Punto de partida del flujo de efectivo

respecto al proceso de operaciones de la

Coordinación de Tecnologías de la

Información.

2 Coordinador El personal correspondiente deberá de

identificar cual es la actividad a realizar

de acuerdo a las características

señaladas por el emisor.

3 Coordinador ¿Es problema de hardware, software o

imagen? Dependiendo del problema se

deberá proceder a las actividades

correspondientes.

4 Coordinador Si el asunto a atender es respecto a

Imagen, se deberá identificar cual es el

entregable de acuerdo a la barra de

contenido.

5 Coordinación de Tecnologías de

la Información.

Se le hará la petición del entregable al

departamento de comunicación, quienes

son los encargados de general el mismo.

6 Personal Administrativo ¿Se cumplió con el entregable?,

dependiendo si la respuesta es afirmativa

o negativa se deberá proceder a la

siguiente actividad.

7 Personal Administrativo Si la respuesta al punto anterior fue

negativa, se deberá generar un reporte de

incumplimiento y regresar al punto 5.

8 Coordinador Si la respuesta es afirmativa al punto

anterior, se realizara la publicación en las

redes sociales correspondientes.

9 Coordinador Al realizar la publicación posteriormente

se deberá generar cada cierto periodo un

Reporte de publicaciones con el impacto

que hayan obtenido.

10 Personal de Tecnologías En caso de que el problema sea con

respecto a Software de algún equipo se

deberá identificar si este es de

Mantenimiento o Instalación.

11 Personal de Tecnologías Si es problema de Instalación, se deberá

de identificar cual es el programa e

instalarlo.

12 Personal de Tecnologías Posteriormente se deberá generar un

reporte de instalación de Software.

13 Personal de Tecnologías En caso de que el problema sea de

Mantenimiento, se deberá examinar el

equipo y dar el Mantenimiento al Software

correspondiente.

14 Personal de Tecnologías Al concluir con la actividad anterior, se

debe generar un Reporte de

mantenimiento de software.

15 Personal de Tecnologías Si la problemática es de Hardware se

debe identificar si es mantenimiento

preventivo o reparación de algún equipo

informático.

16 Personal de Tecnologías Reparación del equipo informático si el

personal identifica que se cuenta con

alguna avería.

17 Personal de Tecnologías Al concluir la reparación del equipo

informático se deberá de generar un

reporte de lo realizado.

18 Personal de Tecnologías El personal correspondiente deberá de

identificar cual es el mantenimiento que

se requiere para el equipo informático.

19 Personal de Tecnologías Al realizar el mantenimiento se generará

un reporte donde se especifica cual fue el

mantenimiento que se realizó, así como

los diferentes datos que se soliciten.

20 Personal de Tecnologías Al realizar y entregar cualquiera de los

reportes anteriores, finaliza el proceso.

21 Personal Administrativo Al archivar el informe, solicitud, o

cualquiera de los reportes anteriores,

finaliza el proceso.

COORDINACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

COORDINADOR PERSONAL

CAPACITADO(TECNOLOGÍAS) PERSONAL CAPACITADO

(ADMINISTRACIÓN)

No

Inicio 1

Identificar la actividad

a realizar 2

¿Es problema de hardware, software

o imagen? 3

Identificar el entregable

4

Imagen

Petición del entregable al departamento de comunicación. 5

¿Se cumplió con el

entregable? 6

Si

Reporte de Incumplimiento de entregable. 7

Publicar entregable en redes sociales

8




(ADMINISTRACIÓN)

Hardware

Reporte de

Instalación de Sotware

12

¿Es mantenimiento preventivo o

instalación de un software en específico?

10

Instalación de

Sotware

11

Reporte de

Publicaciones 9

Software Instalación

Reporte de

Mantenimiento de Sotware

14

Mantenimiento

Mantenimiento de

Sotware 13

Reparación del equipo informático.

16

¿Es mantenimiento preventivo o reparación de algún equipo informático? 15

Reparación

ELABORÓ

Lic. Humberto Castillo Campos

REVISÓ


AUTORIZÓ





(ADMINISTRACIÓN)

Mantenimiento

Reporte de la Reparación del equipo Informático 17

Mantenimiento de un Equipo informático.

18

Reporte de mantenimiento de equipo informático. 19

Archivar Oficio, Reporte, Solcitud,etc.

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FIN 21

COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES


Compras y Adquisiciones

OBJETIVO:

Gestionar las adquisiciones y servicios para los abastecimientos de las

necesidades que demandan las distintas dependencias del ayuntamiento.

ALCANCE:

Recepción y control de requisiciones de todas las áreas, definir los procesos de

las adquisiciones o servicio, suministro y abastecimiento de todos los materiales y

servicios.

REFERENCIA:

Bando Municipal de Zumpango 2019, de la Dirección de Administración, Artículo

141 Fracción III y VI, Articulo 144. Ley orgánica municipal del estado de México.

RESPONSABILIDADES:

La jefatura de compras y adquisiciones es el área responsable realizar las

adquisiciones y servicios de las distintas áreas del municipio de acuerdo a las

necesidades de cada una:

• La encargada de compras pide al área solicitante la requisición

correspondiente, para así efectuar la compra del material o servicio

necesario, previamente con la autorización del Presidente Municipal.

• Realiza estudio de mercado con distintos proveedores y elige la mejor

propuesta de acuerdo a lo solicitado.

• Conforma el comité de adquisiciones y acuerdo los lineamientos para las

licitaciones públicas.

DEFINICIONES:

Proveedor: Persona física o moral que otorga un servicio o producto al municipio.

Requisición: Documento de control interno, mediante el cual l solicitan la adquisición

de un bien o contratación de un servicio, para el adecuado desempeño de sus

funciones.

Formato de suficiencia: Documento para control del presupuesto de cada área.

Bitácora de aplicación: Es el documento donde describe los servicios requeridos

del área.

Memoria fotográfica: Formato en donde se colocan las fotografías del servicio o

adquisición requerido del área.

Entrada de almacén: Formato para llevar el control de la entrada material

requerido por las áreas con los proveedores.

Salida de almacén: Formato necesario para controlar las salidas del material a

las distintas áreas requirentes.

Contrato de servicio: El instrumento jurídico que tiene por objeto formalizar la

prestación de servicios, creando derechos y obligaciones para las partes

Contrato de adquisición: El acto jurídico en virtud del cual se adquiere el dominio

o propiedad de un bien mueble a título oneroso.

INSUMOS:

• Catálogo de proveedores.

• Formato de Requisición

• Facturas

• Cámara Fotográfica

RESULTADOS:

Abastecimiento del material o servicio necesario para el buen funcionamiento de

las diferentes áreas que conforman el ayuntamiento, de igual forma para el

desarrollo y crecimiento del municipio.

DESARROLLO

NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA/

PUESTO. ACTIVIDAD.

1 Área solicitante Realiza la requisición de la adquisición o servicio

necesario al área.

2 Asistente capturista Con previo aviso a las áreas se les hace entrega

del formato de requisición.

Cada área tendrá que traen la requisición

autorizada el presidente para realizar la compra,

para que nosotros hagamos el pedido o servicio

requerido.

Si no son autorizadas se archivan y se le

comunica a la área que su requisición no

procede.

3 Jefe de compras y

adquisiciones

Entrevista con los proveedores.

Se solicita su documentación a los proveedores.

Se evalúa si el material solicitado es necesario

para el área que lo solicita.

Ingresamos la información necesaria para el pago

correspondiente al proveedor mediante tesorería

municipal.

4 Auxiliar administrativo

archivo

Si las requisiciones son aceptadas por

administración checamos las requisiciones y

hacemos una lista del material que solicito cada

área.

Si son aceptados los proveedores se ingresan al

cátalo de proveedores.

Se procederá a contactar al proveedor y solicitarle

el material o servicio que requieren las áreas y

hacer la contratación por la adquisición o servicio

necesario.

Ingresamos la información a la computadora para

llevar un control sobre los materiales y servicios

para el archivo del área.

5 Almacén Cuando llega el proveedor con el material que se

le solicito se verifica que el material que estamos

recibiendo este completo y en buen estado.

Se le toman fotos a todo el material y servicios

que se adquiere.

Se comunica al área requirente que venga a

recoger el material al almacén o donde se

realizara el servicio requerido y firmen su salida

de almacén o realizara la bitácora

correspondiente al servicio.

Hacemos un inventario del material existente.

6 Licitaciones Para las licitaciones se somete al comité de

adquisiciones.

DIAGRAMA

AREA SO LICITANTE

ASISTENTE CAPTURISTA

JEFE DE COMPRAS Y

ADQUISICIONES

PRESIDENTE MUNICIPAL

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

ALMACÉN

INICIO 1

Entrega de requisición de compra para adquisición o servicio

2

Recibe formatos de requisición del material solicitado

3

¿El material o servicio solicitado es necesario?

5

Somete a Evaluación

Realiza el pedido para adquisición o servicio. 7

Verificar que cuente con la suficiencia presupuestal.

SI

NO

Autorización de

requisiciones 6

Elaboración de Contrato

8

Adquisición 9

Servicio 11

Formatos de entrada y salida de mercancía

10

Bitácora de servicio

o aplicación

12

Memoria fotográfica

13

FIN 14

MEDICIÓN:


Nombre


Frecuencia y

Tipo


Supuestos

Ejecución del Programa Anual de Adquisiciones

Porcentaje en la ejecución del Programa Anual de Adquisiciones

(Monto por concepto de adquisiciones ejercido / Monto por concepto de adquisiciones programadas) *100

Trimestral Gestión

Listas de asistencia de los servidores públicos coordinados

La normatividad en materia de contratación marca el proc edimiento para determinar la planeación de adquisiciones

FORMATOS

BITACORA DE REPARACIÓN O MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES

REQUISICIÓN DE COMPRA

FORMATO DE SALIDA DE ALMACÉN

FORMATO DE ENTRADA DE ALMACÉN

FORMATO DE MEMORIA FOTOGRÁFICA

FORMATO DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL

ELABORÓ

C. Luis Alberto Monroy Sánchez

REVISÓ


AUTORIZÓ


V. SIMBOLOGÍA

SIMBOLOGÍA SIGNIFICADO

MARCA EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO

NÚMERO DE ACTIVIDADES

CUADRO CON EXTRACTO DE ACTIVIDAD

LÍNEAS DE FLUJO

DECISIÓN

LÍNEAS DE COMUNICACIÓN VÍA CORRO O

TELEFÓNICAMENTE

DETERMINA EL FINAL DEL PROCEDIMIENTO.

INICIO

FIN

SI

NO

VI. REGISTRO DE EDICIONES

Primera Edición (17 de Enero 2019) Elaboración del Manual: C. Eduardo García Vásquez C. Luis Alberto Monroy Sánchez C. Fernanda Jeraldine Sánchez Navarro Lic. Humberto Castillo Campos C. Luis Enrique Desales Valdez C. José Pedro Torres Luna

VII. DISTRIBUCIÓN

El original del manual de procedimientos se encuentra en poder del Director de Administración del H. de Zumpango periodo 2019 – 2021. Las copias controladas están distribuidas de la siguiente manera: 1.- Presidencia 2.- Secretaria del Ayuntamiento 3.- Contraloría Interna

VIII. VALIDACIÓN

_____________________________________ Lic. Miguel Ángel Gamboa Monroy Presidente Municipal de Zumpango

____________________________________ M. en D. Francisco Uriel Reyes Torres

Secretario del Ayuntamiento

_________________________________ C. Eduardo García Vázquez Director de Administración

IX. HOJA DE ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTO

FECHA DE

ACTUALIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

manual de procedimientos direcciÓn de administraciÓnzumpango.gob.mx/manual de procedimientos...

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