Agosto 2007 - Ne. 38 Universidad Tecnológica de El Salvador

Manual de Gestión de la Calidaden la Universidad Tecnológicade El Salvador. ISO 9001:2000

INTRODUCCIÓN

Hace aproximadamente 11 años escribimos sobre eltema "Estrategias, La reingeniería en la EducaciónSuperior" y, presentado en el XV CongresoPanamericano de Ingeniería mecánica, eléctrica yramas afines, como un aporte a la mejora de losprocesos básicos inmersos en la sociedad universitariadel país; en dicho contexto se propusieron las siguientesestrategias:

1. Rediseñar la toma de decisiones de laestructura administrativa. El principaldesempeño de esta estrategia era laconsolidación del potencial de cada personatiene en tomar decisiones, lo cual se vereducido por los aspectos burocráticos de lasadministraciones, no se toma en cuenta ni paradecidir que es lo óptimo para el mejordesempeño de sus funciones con respecto alcliente.

Por Augusto Villalta

2. Desarrollar el esquema de alianzasestratégicas concretas; el tener a lacompetencia como lo que hay que combatir,fue la peor idea, sino se debe analizar quebeneficios de los intercambios en los aspectosculturales, sociales, económicos y políticos;esto puede beneficiar a la comunidad dondenos desarrollamos, tanto a nivel nacional comointernacional.

3. Rediseñar los procesos de enseñanzaaprendizaje, que obstaculizan el desarrollo delfuturo profesional como gestor y líder en elnuevo esquema de la globalización.

4. Impulsar el rediseño de los contenidos yrecursos de las asignaturas, con la finalidadde desarrollar el nuevo concepto de que lasempresas requieren como operarios,supervisores, administradores, gerentes ysoporte técnicos; adecuando los procesos decontenidos y recursos a estos requerimientosdel empleador.

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Estas fueron las propuestas en aquel momento que,actualmente un 75% de ellas se están aplicando.

En los últimos años, apareció una nueva filosofía deanalizar los procesos de gestión de la calidad en lasorganizaciones y esta es la aplicación de las normas

ISO 9000:2000 que, términos esenciales es una seriede enfoques o principios derivados los enunciados porEdward Deming, Juran, Ishikawa, entre otrospromulgaron en Japón como cuna de aplicación de susprincipios. Para el caso, comprando las normas ISO9000:2000 con la filosofía de Ishikawa se resumen así:

1809000:2000 Filosofía de IshikawaPrincipio o enfoque al cliente;Principio o enfoque de liderazgo;Principio o enfoque departicipación del personal;Principio o enfoque de procesos;Principio o enfoque de sistemas.Principio o enfoque de mejora continua;Principio o enfoque de análisis ymedición para la toma de decisiones; yPrincipio o enfoque de mutuarelación con los proveedores.

El estado ideal del Control de Calidad es cuando lainspección La calidad empieza y termina con ;,educación.El primer paso en calidad es conocer las necesidadesde los clientes.Ya no es necesaria.Es necesario remover las raíces y no los síntomas delos problemas.El control de calidad es responsabilidad de toda laorganización.No se deben confundir los medios con los objetivos.Se debe poner en primer lugar la calidad, losbeneficios financieros vendrán como consecuencia.La Mercadotecnia es la entrada y éxito de la calidadLa Alta Administración no debe mostrar resentimientoscuando los hechos son presentados por sussubordinados.El 95% de los problemas de la compañía pueden serresueltos con las 7 herramientas para el control de lacalidad.Los datos sin dispersión son falsos.

Donde se concluye que las filosofías o principios tienenalgo en común: "Cumplir con los requisitos del cliente".

Para finalizar esta introducción que, despertó en lainvestigación siguiente "Propuesta del Manual delSistema de Gestión de la Calidad (SGC) en laUniversidad Tecnológica de El Salvador", concluyendoen tres características para la calidad de la UTECsiguientes:

• Tener un sistema de evaluación de la calidad noes Garantía de Tener Calidad... Debe tenerse

presente, no obstante, que el aumento en la calidades un fenómeno de largo plazo, que depende de lavoluntad y capacidad de las instituciones demejorar, no del sistema de evaluación...

Calidad es la capacidad de desarrollar al máximolos talentos de la institución y de todas las personasque participan en ella (estudiantes, académicos,autoridades, personal de apoyo, comunidad delentorno), en un marco de equidad.

Proponer un manual de gestión de la calidad

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para la UTEC con el sistema de normas decalidad ISO 9001:2000; con la finalidad desatisfacer a los clientes entre los que semencionan: las empresas industriales, el MINEOy los padres de familia.

HALLAZGOS DE GESTIÓN DE LA CALIDADEN LA UTEC.

Para la investigación, se encuestaron los procesosoperativos siguientes:

• Servicio de Instructorías• Servicios de laboratorios• Planificación curricular

• Planificación del proceso de enseñanzaaprendizaje

• Servicio de proyección social• Orientación vocacional• Nuevo ingreso• Contratación de personal

Debido que son los procesos que se encuentraninvolucrados con la gestión de la calidad del procesode enseñanza aprendizaje del futuro profesional.

La muestra en este caso se consideró no probabilística,porque se encuesto a los responsables de cada unode estos procesos operativos que, en total deencuestados fueron:

Procesos

- Servicio de Instructorías- Servicios de laboratorios

Planificación curricular- Planificación del proceso de

enseñanza aprendizaje- Servicio de proyección social- Orientación vocacional- Nuevo ingreso- Contratación de personal

Dirección involucrada Cantidad de encuestados

EscuelasEscuelasPlaneamiento educativoDirectores Escuelas

Proyección social

Nuevo ingresoNuevo ingresoEscuelas

Total de encuestados...

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En los Resultados obtenidos se basaron en las variablessiguientes:Comunicación interna/externaPlanificaciónFormulación estratégicaProceso de calidad total

Comunicación interna/externa. 95% de los encuestadosmencionó que conoce la misión y la visión de la

universidad, pero el 5% dice conocer la misión y lavisión, pero desconoce las políticas, metas yestrategias. Portante, se concluye que no se tiene nadaescrito para expresar el rumbo de la universidad.

Planificación. Un 90% de los encuestados percibe queexisten planes de desarrollo, pero un 10% mencionódesconocer estos y en conclusión, son sorprendidospara realizarlos y muchas veces a corto plazo o solo el

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jefe de la unidad lo sabe. Y el resto confundeplanificación estratégica con planificación táctica o deoperación, mientras la primera es de largo plazo yconlleva el estudio del ambiente externo e interno comoel estudio del foda, entre otros análisis de indicadoreseconómicos, sociales y políticos.

Formulación estratégica. No existen enfoquesprofundos de formulaciones estratégicas y se encontrólo siguiente:

1. Hay deficiencias en los enfoques a losestudiantes e interesados, porque solo sepiensa en términos financieros, pero no setiene enfoques de educación estratégicos quelogren satisfacer las expectativas de losestudiantes e interesados, tal es el caso deaulas sobre pobladas, carencia de equipos,entre otros.

2. Enfoques estratégicos como Mantenimientoproductivo total, las 5'S, entre otras; con lafinalidad de aumentar el rendimiento el enfoqueexplicado en el numeral 1.

3. No hay enfoques de integración científica ytecnológica, por ejemplo, promulgar el añosabático para realizar esta integración.

Proceso de calidad total. No se están aplicando losprincipios de gestión de la calidad, como: liderazgo,participación del personal y mejora continua, debidoque se encontraron contradicciones en las opiniones.Esto determina que, por la falta de liderazgo, entonces,el personal no es tomado en cuenta para tomardecisiones y esto conlleva tomar rumbos diferentes.

En conclusión de los hallazgos de la investigación esnecesario que la UTEC proponga un Manual del Sistema

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de Gestión de la Calidad (SGC), con o sin certificación,ya sea este ISO 9001:2000 u otras normas reconocidasque, logre establecer el sistema de gestión de la calidadeducativa de la UTEC sea un fenómeno de largo plazo,que depende de la voluntad y capacidad de las instituciónde mejorar, no del sistema de evaluación.

Para finalizar a continuación defino algunos tópicosbásicos del manual propuesto que, surgió de lainvestigación:

La política de la calidad de la UTEC es la siguiente:

"En la UTEC nos comprometemos a realizar nuestros

mejores esfuerzos para ofrecer una formación de lacalidad en el diseño, plan curricular y procesos deenseñanza aprendizajes basados en normas decompetencias profesionales, satisfaciendo lasnecesidades de nuestra sociedad, cumpliendo todoslos requisitos vigentes, ya sean profesionales, legaleso especificados, utilizando mejores y mas eficacesherramientas tecnológicas de punta".

En consecuencia, la UTEC tiene como objetivo, lamejora continua, asegurando la calidad de susprofesionales con la participación y apoyo de supersonal administrativo y docente, destacado por sucompromiso y profesionalismo".

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Mapa de procesos

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RESPONSABILIDAD DE LA RECTORÍA

La Rectoría de la Universidad debe establecer sucompromiso para el desarrollo e ¡mplementación delSistema de Gestión de Calidad y de la efectividad dela mejora continua del mismo.

Compromiso de la dirección

El Manual de la Calidad tiene el objeto definir la políticade la UTEC en lo que se refiere a la calidad de losprocesos de diseño, plan curricular y procesos deenseñanza aprendizajes basados en normas decompetencias profesionales.

La política de la calidad de la UTEC se complementacon las declaraciones de la Misión, Visión y los valoresque a continuación se indican y que han sidoestablecidas de forma consensuadas y con aprobaciónde todos los grupos de interés de la organización.

Con ello se proporciona un marco de referencia parael establecimiento y la revisión de los objetivos de laorganización mediante el compromiso de cumplimientode los requisitos y la mejora continua de la eficaciadel sistema de Gestión de la Calidad.

CONCLUSIONES

Beneficios del Sistema de Gestión de Calidadde la Universidad Tecnológica de ElSalvador:

• Asegurar la calidad en laprestación del Servicio educativo a TIlos estudiantes.

• La calidad se verá incorporada al procesode formación académica de losProfesionales Titulados y los TécnicosSuperiores Universitarios.

• Satisfacción de los Estudiantes por laprestación de un servicio educativo de calidad.

Satisfacción de los padres de familia alincorporar a sus hijos a una institucióneducativa de calidad que, en un futuro certifica.Satisfacción de las diferentes áreas deautoridad que rigen a la Universidad alasegurarse su operación en base a Normasde Calidad reconocidas internacionalmente.Reconocimiento del sector productivo por laformación de Profesionales Titulados y deTécnicos Superiores Universitarios a través deun proceso académico basado en normas decalidad con reconocimiento internacional.Reconocimiento y logro de una imageninstitucional por parte de la Sociedad engeneral al tener sus procesos en base anormas de calidad.Distintivo de calidad al personal que forma lacomunidad universitaria al pertenecer a unainstitución de calidad.Incorporar en el personal de la Universidad elconcepto de calidad como una forma de seren su desempeño personal y profesional.

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Formar un comité de calidad temporal para

determinar el estudio de los procedimientos

siguientes:

• Control de documentos

• Control de registros

• Enfoque al cliente, con respecto a sus

requerimientos y expectativas

• Revisión de la Rectoría

• Competencia, toma de conciencia y formación

• Determinación de los requisitos relacionados con

el servicio educativo

• Comunicación con los clientes

• Planificación del diseño y desarrollo,

procedimiento para la estimación y planificación,

el cual considera las etapas del diseño y

desarrollo, revisión, verificación y validación del

diseño y define las responsabilidades y

autoridades.

• Revisión del Diseño y Desarrollo. Procedimiento

de seguimiento de y control del diseño

instruccional. Además de ejecutarse el proceso

de seguimiento y control de diseños

instruccionales para tales efectos, este

complementado con las revisiones Q7 y M7

• Verificación del Diseño y Desarrollo. Diseño y

desarrollo cumplen los requisitos establecidos

en los elementos de entrada, mediante la

aplicación de las pautas descritas en el

procedimiento, en el que se indica, además, que

se debe generar el registro "Acta de revisión de

competencias", como evidencia de que esta

actividad se ha cumplido satisfactoriamente.

• Control de los cambios del Diseño y Desarrollo,

controla éstos cambios a través de las

desviaciones o cambios que se pueden generar

en cada uno de los requerimientos.

• Auditoría interna

• Seguimiento y medición de los procesos

• Mejora continua. Las acciones correctivas ypreventivas

RECOMENDACIONES

- Implementar y mantener el Manual de Sistema de

Gestión de la Calidad en la Universidad

Tecnológica, para que al final de este año se

complete el SGC en la UTEC. Porque, actualmente

se puede estimar que tiene un 75% de los SGC

documentados, lo que se tiene que proponer es

un comité de la calidad UTEC temporal para

ordenarlo.

- Este comité de la calidad UTEC, se propone, debe

estar formado por la dirección de Desarrollo

Organizacional, Dirección Planeamiento Curricular

y la dirección de apoyo académico; porque estas

direcciones tienen los procedimientos de los

procesos que se requieren para el SGC y la

responsabilidad de auditar la calidad académica.

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