La Información como Recurso de las Organizaciones

Las empresas en la Era de la Información

La Era de la Información se hace patente, detonada porla globalización de los mercados, así como su dinámicay agresividad actual.

En la Era de la Información se le da un peso específicomuy importante a la información como el principalconocimiento que sostiene el negocio.

Anteriormente, las empresas se enfocabansimplemente a producir, producir y producir.

El valor de la información

En la época actual, que se caracteriza por un crecimientoexponencial de las nuevas tecnologías de la información y lastelecomunicaciones, los activos más valiosos de una empresa ya noson activos tangibles o los depósitos en los bancos, sino losconocimientos, habilidades, valores y actitudes de las personas queforman parte de una empresa.

En la actualidad, la información y el conocimiento sonconsiderados como el capital intelectual que soporta lariqueza de una organización.

Por qué las organizaciones requieren distintos sistemas de información

Sistemas de Procesamiento de Datos (SPD), Sistemas de Manufactura, Administración de Recursos Empresariales (ERP), Sistemas de Información Ejecutiva (EIS), Sistemas Gerenciales, Manejo de Relación con Clientes (CRM), Suministro de la Cadena de Distribución (SCM), etc., son algunos de los sistemas que surgen, se ponen de moda y luego desaparecen acorde a la evolución de las empresas.

Distintos datos pueden proveernos de distinta información y alhaber distinta información existen distintas necesidades quepueden ser cubiertas, dependiendo de la función que cadaempleado desempeñe en la empresa.

La información que las empresas necesitan

En estos momentos la información fluye en todos los niveles de la organización con diferentes fines (comunicación, control, administración, evaluación, etc.) independientemente de los puestos, las empresas están entendiendo que los niveles directivos tienen una gran responsabilidad al tomar decisiones, pues el impacto que generan recae sobre toda la organización, pero también existen más personas que toman decisiones y, a pesar de que éstas no tienen un impacto global, deben ser también correctas y oportunas, pues ciertos grupos dependen de las mismas.

De modo general en una pirámide organizacional, losrequerimientos informativos se dividen en 3 partes:

Información Estratégica

Está orientada principalmente a soportar la Toma de Decisiones delas Areas Directivas para alcanzar la misión empresarial.

Información Táctica

Información que soporta la coordinación de actividades y el planooperativo de la estrategia, es decir, se plantean opciones y caminosposibles para alcanzar la estrategia dictada por los directivos.

Información Técnico Operacional

Se refiere a las operaciones tradicionales que son efectuadas demodo rutinario en las empresas mediante la captura masiva dedatos y Sistemas de Procesamiento Transaccional.

Tecnologías de Información para la administración

¿PARA QUÉ SIRVEN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN?

Las Tecnologías de Información han venido a ocupar una partemedular en cualquier corporación que pretenda sobresalir en losmercados tan competidos actualmente.

Para ello es necesario implementar las Tecnologías de Informaciónno sólo en los procesos de producción o distribución sino en todaslas actividades de la empresa, esto es, entrada, conversión y salida.

Todos buscamos la manera de mantenernos siempre "bieninformados", además de buscar la manera de utilizar esainformación para nuestro beneficio.

LA TI Y LA EFICIENCIA ORGANIZACIONAL

Actualmente las Tecnologías de Información deberán de estarpresentes den todas las actividades de la empresa, en decir, en lasetapas de entrada, conversión y salida.

En la etapa de entrada, las tecnologías de información deberán contener todas las habilidades, procedimientos y técnicas que permitan a las organizaciones manejar eficientemente las relaciones existentes con los grupos de interés (Clientes, proveedores, gobierno, sindicatos y público en general) y el entorno en el que se desenvuelven.

En la función de Recursos Humanos, por ejemplo, existen técnicas especializadas, como entrevistas o test psicológicos que permiten reclutar al personal con el mejor perfil par satisfacer las necesidades de la empresa.

El departamento de Finanzas, gracias a las Tecnologías deInformación como la banca electrónica o los modernos portalesbancarios en Internet, puede obtener capitales a un costo favorablepara la compañía.

En la etapa de conversión, las Tecnologías de Información encombinación con la maquinaria, técnicas y procedimientos,transforman las entradas en salidas. Una mejor tecnología permite ala organización añadir valor a las entradas para disminuir elconsumo así como el desperdicio de recursos.

¿CUÁLES TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN PUEDO USAR EN MI NEGOCIO?

Las Tecnologías de Información comprenden todas las tecnologíasbasadas en computadora y comunicaciones por computadora,usadas para adquirir, almacenar, manipular y transmitir informacióna la gente y unidades de negocios tanto internas como externas.

Las Tecnologías de Información permiten a la empresa mejorar sumanejo e integración de las necesidades de procesamiento deinformación en todas las áreas funcionales de ésta. Uno de losmayores costos en los que recurre una empresa, es en el tiempoque los administradores y empleados gastan en reuniones y juntas,tomando decisiones y resolviendo problemas.

Tres tipos de Tecnologías de Información son especialmente útiles:

Los sistemas de tele-conferencia

Incrementan la comunicación reduciendo la necesidad de establecercontacto cara a cara, ahorrando así tiempo y dinero.

Los sistemas de transferencia y recuperación de información

El incremento en el uso del e-mail, el Internet, y el desarrollo deIntranets o redes de comunicaciones entre empresas, estáacelerando el flujo de información en las empresas y negocios.

Los sistemas de procesamiento personal de información

Como los que proveen las computadoras personales, portátiles y loscomunicadores personales, los cuales también proveen el eficienteuso de los tiempos y esfuerzos de todo los individuos de laempresa.

VENTAJAS DEL USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN EN UNA EMPRESA

La revolución de las Tecnologías de Información ha tenido unprofundo efecto en la administración de las organizaciones,mejorando la habilidad de los administradores para coordinar ycontrolar las actividades de la organización y ayudándolos a tomardecisiones mucho más efectivas. Hoy en día el uso de lasTecnologías de Información se ha convertido en un componentecentral de toda empresa o negocio que busque un crecimientosostenido.

Como resultado del uso de estas tecnologías podemos decir quela empresa puede:

•Reducir el tamaño de su estructura jerárquica

•Incrementar el flujo de información horizontal, esto es, através de todos los departamentos de la empresa

•Proveer de una ventaja competitiva a la empresa

Las Tecnologías de Información pueden ser usadas para mejorarla respuesta de una empresa o negocio hacia los requerimientosde los clientes, lo cual es una fuente muy importante decompetitividad.

Debemos voltear la vista hacia las Tecnologías de Información como una parte medular del negocio, implementarla en todas las etapas de la empresa (entrada, conversión y salida), ya que esto nos permitirá evolucionar hacia el siguiente nivel:

Las empresas en la Era de la Información. Debemos de enfocar el rumbo hacia las Tecnologías de Información ya que esta transición ya es inminente y si no se realiza a tiempo, mas tarde será mucho más costoso y doloroso, y eventualmente podemos llegar a desaparecer como empresa si hacemos caso omiso del cambio tecnológico que en la actualidad se está viviendo en nuestro entorno.

Reingeniería de Procesos de Negocios y Tecnología de la

Información

Por qué REINGENIERÍA de negocios

Eventualmente, y más temprano que tarde, todas las empresasnecesitarán cambiar la manera como dirigen sus operaciones.

La alternativa radica en estar a la cabeza de la competencia yaunque parece poco agradable, es necesario reconocer que lanaturaleza del negocio ha cambiado: la competencia se haconvertido en el factor comercial más importante. Lasoportunidades de mantenerse en un nicho seguro son escasas."

La reingeniería implica dejar de lado gran parte de losparadigmas impuestos por la administración industrialdurante los últimos doscientos años. Significa olvidarsede cómo se realizaba el trabajo en el pasado y decidircómo se puede hacer mejor ahora. Es decir, tomar lastareas que la revolución industrial dividió en simples ybásicas y reunificarlas en procesos coherentes.

Los objetivos básicos son: mejorar la atención a lasnecesidades de los clientes, reducir el tiempo de larespuesta y disminuir costos.

Es importante resaltar que la reingeniería está “centradaen el cliente”, y es él quien decide en qué forma y enqué momento desea recibir el producto o servicio querequiere para satisfacer sus necesidades.

“En virtud de la reingeniería, las necesidades del clienteaparecen en primer lugar. Después se diseña unproceso para satisfacer estas necesidades. Luego, ysólo luego, se selecciona una estructura para laorganización.

En resumen, los principales objetivos que debealcanzar el proceso de reingeniería son:

- Mejorar la atención a las necesidades de los clientes - Reducir el tiempo de respuesta - Disminuir los costos - Aumentar la productividad interna - Capacitar al personal

Premisas

Si se quiere que el proceso de reingeniería llevado a cabo searealmente exitoso, debe cumplir con las siguientes condiciones:

- El cambio debe ser RADICAL - Se busca INVENTAR una NUEVA organización - Hay que ABANDONAR los paradigmas existentes - Ninguna actividad tiene GARANTIZADA su existencia - Se debe ELIMINAR todo lo que no aporte VALOR AGREGADO al proceso o al cliente - La Institución debe ser mirada de forma CRÍTICA. - Se aprovechará cada oportunidad para utilizar NUEVAS TECNOLOGÍAS - FACULTADES para el personal de menor nivel - Los PUNTOS ÁLGIDOS de la organización serán afectados - Se obtendrá una mayor SATISFACCIÓN de los usuarios - Se SIMPLIFICAN los procesos

• ¿Cuáles son los principales tipos de sistemas en un negocio? ¿Qué papel juegan?

• ¿Cómo los sistemas de información soportan las principales funciones del negocio?

• ¿Porqué deberían los gerentes poner atención a los procesos del negocio?

• ¿Cuáles son los beneficios y los retos de usar sistemas empresariales?

• ¿Cuál es la diferencia entre e-business, e-commerce, and e-goverment?

OBJETIVOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA2.- LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

PROCESOS DEL NEGOCIO

• Forma en que se organiza, coordina y enfoca el trabajo para producir un producto o servicio.

• Flujos concretos de material, información y conocimientos — grupos de actividades.

• Formas únicas para coordinar trabajo, información y conocimiento.

• Caminos que escoge la gerencia para coordinar el trabajo

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA2.- LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA

PROCESOS DE NEGOCIO Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

• Manufactura y producción: Ensamblaje del producto, chequeo de calidad, producción de la lista de materiales

• Ventas y mercadeo: Identificación de clientes, creación de fidelidad en el cliente, proceso de ventas

• Finanzas y contabilidad: Pago de créditos, creación de estados financieros, manejo de flujos de caja

• Recursos Humanos: Contratación de empleados, evaluación de desempeño, reclutación en planes de beneficio

EJEMPLOS DE PROCESOS DEL NEGOCIO

PROCESOS DE NEGOCIO Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA2.- LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA