La Reingeniería es el replanteamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos del negocio para lograr mejoras dramáticas dentro de medidas críticas y contemporáneas de desempeño, tales como costo, calidad, servicio y rapidez". (Hammer 1994)Existen cuatro palabras claves: Fundamental, Radical, dramáticas y Procesos.

Estas palabras son claves debido a que:

1. Una reingeniería buscará por qué se está realizando algo fundamental.2. Los cambios en el diseño deberán ser radicales (desde la raíz y no superficiales).3. Las mejoras esperadas deben ser dramáticas (no de unos pocos porcentajes).4. Los cambios se deben enfocarse únicamente sobre los procesos.

Se puede decir que una reingeniería es un cambio dramático en el proceso y que como efecto de esto se tendrá un rompimiento en la estructura y la cultura de trabajo.

Características de la reingeniería• Enfocada a procesos. No a departamentos o áreas, trabajos, personas o estructuras. Los viejos principios de la administración que fragmentaban el trabajo en varias unidades ya no funcionan, ahora hay nuevos principios. Se define un proceso como una colección de actividades que reciben una o más entradas y generan una salida que es de valor para el cliente.

• Debe ser Rápida.En general debe ser rápida porque se esperan resultados en tiempos cortos.

• Visión Holística.Observa todos los procesos desde una perspectiva integral. Ve el todo y no las partes. Tiene una perspectiva global.

• Multiespecialista (generalista).La reingeniería es anti-especialización. La especialidad tiene virtudes pero su defecto es la pérdida de flexibilidad. 

• Se apoya en el principio de la incertidumbre (Teoría del Caos).En reingeniería todo es "pulso y vista". Pura intuición pero no ciega. Parte del supuesto de que el determinismo no existe y por lo tanto no existe nada establecido ni predeterminado. Hay que aprender a administrar o manejar la incertidumbre. Hay que tener una tolerancia a la vaguedad, ya que no hay guías ni precisión. Es construir un puente al vacio sin conocer la otra orilla.

• Destrucción creativa.Lo anterior ya no funciona y por lo tanto hay que destruirlo, pero de una manera creativa, construyendo los nuevos procesos. Se basa en el principio de que en un espacio sólo cabe un edificio, para construir lo nuevo tiene que hacerse sobre las ruinas o cenizas de lo viejo. Tienes que destruir tu empresa ó tu viejo "yo" ó tu organización para hacer una nueva de cero, pero esta destrucción tiene que hacerse de manera sistemática en base a los principios de la transformación organizacional.

• Libre sin plan preestablecido.El modelo es que no hay modelo. Cada quien tiene que hacer su propio proyecto de reingeniería. En el momento que rompas con lo anterior te quedas en el aire, por eso debes tener una tolerancia a la ambigüedad hasta que recompongas los procesos.

• Renovadora, cambia de mentalidad o de enfoque. Metanoia.No debemos pensar en tareas aisladas, sino en procesos integrados. Si sigues viendo el mundo como era antes. Si piensas que no hay nada nuevo bajo el sol y que no debes cambiar tus actitudes, tus comportamientos, tu forma de trabajar o si no estás dispuesto a enfrentar la incertidumbre o la vaguedad, entonces la reingeniería no es para ti. El día que cambies de mentalidad, el día que tengas un cambio cultural, una Metanoia, ese día podrás hacer reingeniería. ¿Cuando se necesita reingeniería en una empresa? 

Se necesita reingeniería en una empresa cuando:

• El rendimiento de la organización está por detrás de la competencia.• La organización está en crisis; como una caída en el mercado. • Las condiciones del mercado cambian; como por ejemplo tecnología. 

FASES DE LA REINGIENIERIA.

La Reingeniería sigue las fases genéricas del ciclo de vida de cualquier proyecto; Concepción, análisis, diseño detallado, construcción y mantención.

Concepción: Corresponde al establecimiento de los objetivos basándonos en la misión de la organización. Es por ello, que todo proyecto de reingeniería debiera surgir de la planificación estratégica de la organización. De todas maneras será recomendable incorporarlo para así repensar la estrategia a seguir.

Análisis: En un proyecto de Reingeniería corresponderá a la fase de estudio y “reinvención” de la organización en cuatro subsistemas fundamentales: Procesos de Negocio, Personas, Estructura Organizacional y Tecnologías de la Información.

Diseño detallado: Consiste en la construcción de los diagramas de flujo, el diseño de las mallas de decisiones de primer, segundo y tercer nivel, la construcción del diccionario de datos, el diseño lógico (software) y físico (hardware) y la modelización estratégica computacional. En el nivel del management propiamente tal corresponderá a la estructuración, negociación y descripción de las políticas organizacionales, las descripciones de tareas interfuncionales (que cruzan horizontalmente las áreas funcionales) y el establecimiento de los nuevos manuales de procesos y procedimientos.

Construcción: Corresponde a la fase de prueba. Una vez establecido el diseño detallado obtendremos una gran cantidad de información que deberá ser reprocesada e implementada. Normalmente esto se realizará en forma incremental, mediante aproximaciones sucesivas y en base a la construcción de prototipos y planes pilotos.

Mejoramiento Continuo: Es la etapa post reingeniería una vez que el proyecto ha finalizado y corresponde a las labores que es necesario realizar

para mejorar continuamente los pilares sobre los que trabaja la Reingeniería vale decir los subsistemas humanos, tecnológicos, de estructura organizacional y procesos.

Pasos para realizar una ReingenieríaLas empresas deben realizar 5 pasos generales para dar un nuevo diseño a sus procesos de operación:

1. Desarrollar la visión y los objetivos de los procesos de la empresa. Establecer prioridades y metas.2. Identificar los procesos que es necesario volver a diseñar. Identificación de los procesos críticos, cuellos de botellas, etc.3. Entender y medir los procesos actuales4. Reunir a las personas involucradas y realizar sesiones de trabajo.5. Diseñar y elaborar un prototipo del proceso. Implementación técnica.

Principios a seguir para hacer una Reingeniería:

1. Organizar en torno a los resultados y no a las tareas. Una persona lleve a cabo todos los pasos de un proceso, este diseño debe ser hecho para lograr un objetivo o resultado y no una tarea. 2. Que el proceso sea diseñado por los que van a usar el producto del mismo. 3. La tecnología lleva a automatizar procesos y a eliminar interfaces y vínculos. 4. Incluir la labor del procesamiento de la información en el trabajo real que la produce. Trasladar la información y las tareas. 5. Considere los recursos geográficamente dispersos como si estuvieran centralizados. 6. Eficiencia e innovación en las comunicaciones. 7. Vincule las actividades paralelas en lugar de integrar sus resultados. Forjar vínculos entre funciones y coordinar mientras las actividades se realizan. 8. Coloque el sitio de la decisión en el lugar donde se realiza el trabajo e incorpore el control a ese proceso. Quienes realizan el trabajo deben tomar las decisiones. Comprimir la organización piramidal en plana.

¿Cuáles son las Etapas en la Reingeniería?

En un proyecto de reingeniería deben seguirse distintas etapas o fases que exponemos sintéticamente: 

1. Movilización. Esta etapa tiene como finalidad movilizar y motivar a las personas que van a realizar la tarea. 

Las actividades que comprende son: armar el equipo de trabajo (integrado por los especialistas en la metodología y personas de los sectores involucrados que aportarán su conocimiento de los procesos del negocio), acordar la metodología de trabajo y el plan de tareas. 

2. Identificación. El segundo paso es identificar los procesos clave del negocio, aquellos que agregan valor (logística de entrada, logística de salida, servicio al cliente,...). 

Los procesos son el objeto y propósito de la reingeniería, pero éstos no son fáciles de identificar dentro de una organización. Se puede hablar del departamento de compras y sus procedimientos, pero pocas veces se dice de un proceso de compras que involucra a varios departamentos y que por definición debería tener un solo encargado. 

Para identificar y entender mejor los procesos, se les pueden poner nombres que indiquen su estado inicial y final: 

• Manufactura: proceso de aprovisionamiento a despacho. • Desarrollo de producto: de concepto a prototipo. • Ventas: de comprador potencial a pedido. • Despacho de pedidos: de pedido a pago. • Servicio: de investigación a resolución. 

Las actividades comprendidas en esta etapa son: analizar la estrategia y el plan de negocios de la empresa y las exigencias del contexto, relevar globalmente los procesos existentes en términos de flujo de trabajo e información, departamentos involucrados y normas administrativas

aplicadas. 

Por último se debe evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos actuales en términos de cantidades de insumos y de productos, costo, tiempo y calidad del proceso y personal participante, lo que permitirá medir las mejoras después de la aplicación de la reingeniería. 

3. Elección. Realizado el análisis de los principales procesos corresponde identificar, atendiendo al impacto sobre el negocio (según su importancia estratégica, su importancia en la creación de valor,...), los procesos a ser rediseñados y el orden de prioridad en la tarea. 

4. Diseño. En esta fase se efectúa el diseño o rediseño de los procesos seleccionados y se definen los requerimientos en materia de personal y soporte informático, así como las modificaciones que precisa la estructura que soportará nuevos procesos en base al análisis (la determinación de tareas redundantes, cuellos de botella en el flujo de trabajo, controles que no agregan valor,...). 

5. Transformación. Aprobado el diseño definitivo de los procesos se procede a su implementación o puesta en marcha y la medición de los resultados.

IMPORTANCIA

La importancia de la Reingeniería se establece en que es unametodología vanguardista totalmente, que en la actualidad muchasempresas la están empleadas, ya que su principal objetivo, es mejorar losprocesos que se ejecutan dentro de ella. La Reingeniería estáfundamentada en reestructurar las organizaciones, bajo el criterio:“CLIENTE”; es decir rediseña las estructuras administrativas en funciónde excelencia en servicio al cliente. Lo que conlleva un cambio en laforma de pensar a todos los niveles jerárquicos; pero sin faltar al principio

elemental de la administración: “REDUCCIÓN DE COSTO”.En otras palabras, permite a las organizaciones brindar un mejor nivelde competitividad, ya sea en la producción de bienes o en la prestación deservicio, agilizar los procesos y reducir costos, para mejora así, eldesempeño de todos los elementos del sistema organizacional. La Reingeniería es una herramienta organizacional que se utiliza para analizar los flujos de procesos, a fin de poder optimizar los flujos de trabajo y productividad de la Organización. En la gestión pública se busca constantemente la optimización de los procedimientos administrativos para lo cual se utiliza constantemente la reingeniería de procesos, el objetivo es brindar mejores servicios públicos al ciudadano, se busca alcanzar mejoras en medidas de rendimiento, tales como calidad, costos, y rapidez.

Metodo de la Reingenieria

El proceso de reingeniería comienza con una preparación para el cambio, de la cual participan por un lado la alta dirección, y por otro la fuerza de trabajo. La alta dirección explora el proceso de reingeniería a los efectos de:

1. Educar a la dirección sobre el proceso de reingeniería y la necesidad de cambiar.2. Crear un comité de dirección de reingeniería.3. Desarrollar un plan inicial de acción.En tanto que se prepara a la fuerza de trabajo para el compromiso y el cambio.

En una segunda fase se procede a planear el cambio, creando para ello una visión y una misión estratégicas para la organización. Ello comprende en primer lugar identificar las competencias esenciales, desarrollando a posteriori una declaración de visión y otra de misión, determinando por último los principios rectores que la han de guiar.

Fijadas la visión, misión y principios rectores estamos en condiciones de realizar un plan estratégico y sobre éste planes anuales de operaciones, de forma tal de dar base y sustento a la tercer fase constituida por el rediseño de los procesos.

Rediseñar los procesos implica:

1. Identificar los procesos actuales de la empresa.2. Establecer el alcance del proceso y el proyecto de diagramación.3. Combinar y analizar el proceso.4. Crear el proceso ideal. Ello implica describir el proceso ideal, comparándolo a posteriori con el proceso actual, y evaluando las diferencias.5. Probar el nuevo proceso.6. Implantar el nuevo proceso.

¿QUE IMPLICA LA REINGENIERÍA?

Se necesita reingeniería en una empresa cuando:

Cuando el rendimiento de la organización está por detrás de la competencia.

Cuando la organización está en crisis; como una caída en el mercado. Cuando las condiciones del mercado cambian; como por ejemplo

tecnología. Cuando se quiere obtener una posición de líder del mercado.

Cuando hay que responder a una competencia agresiva. Cuando la empresa es líder y sabe que debe seguir mejorando para

mantener el liderazgo.

¿CÓMO SE HACE UNA REINGENIERÍA?

Las empresas deben realizar estos 5 pasos generales para dar un nuevo diseño a sus procesos de operación:

Desarrollar la visión y los objetivos de los procesos de la empresa, establecer prioridades y metas.

Identificar los procesos que es necesario volver a diseñar. Identificación de los procesos críticos, cuellos de botellas, etc.

Entender y medir los procesos actuales. Reunir a las personas involucradas y realizar sesiones de trabajo. Diseñar y elaborar un prototipo del proceso. Implementación técnica.