pg acciones correctivas y preventivas

714-PG-04

IDENTIFICACIN DE PROCESOS

1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GOBERNADORES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD INSTITUCIONAL

DE LA SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA

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Procesos del SGCI

Procedimientos

Formatos y Anexos

Administracin del Sistema de Gestin de la

Calidad Institucional

Reporte de Accin Correctiva o Preventiva

Herramientas para el Anlisis de

Causas

Desempeo- Retroalimentacin

Procedimiento Gobernador de Acciones Correctivas y Preventivas

714-PG-04

Producto y / o Servicio

2 714-PG-04 VALIDACIN



Procedimiento

Gobernador: Acciones Correctivas y Preventivas

Cdigo: 714-PG-04

Elabor Revis

Ing. Mara Ins Cabrer

Herrera

Mtro. Carlos Castilla Abeyro

Directora de Calidad Director General Adjunto de

Innovacin y Calidad

Autoriz

Dr. Vicente Fregoso Regla

Director General de

Innovacin, Calidad y

Organizacin

Fecha de documentacin: 15/04/10

Nmero de revisin: 04

3



714-PG-04

PRESENTACIN DEL PROCEDIMIENTO

Procedimiento

Gobernador: Acciones Correctivas y Preventivas

Cdigo: 714-PG-04

Objetivo(s):

Definir las actividades para determinar, registrar, controlar, implantar y dar seguimiento a las

acciones correctivas y preventivas que se requieran, para eliminar las no conformidades

detectadas o potenciales, identificadas en el Sistema de Gestin de la Calidad Institucional

de la SEP (SGCI).

Glosario:

Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada

u otra situacin indeseable.

Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar las causas de una no conformidad potencial

u otra situacin potencialmente indeseable.

Causa Raz: Origen de la no conformidad detectada o potencial.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Eficacia: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.

Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han

cumplido los requisitos especificados.

RAC: Reporte de Accin Correctiva.

RAP: Reporte de Accin Preventiva.

SGCI: Sistema de Gestin de la Calidad Institucional de la SEP.

Unidad del SGCI: Unidad Administrativa o Plantel perteneciente al SGCI.

Marco Normativo:

Reglamento Interior de la Secretara de Educacin Pblica D.O.F 21-I-2005 ltima reforma 11-

10-06, Artculo 36, fracciones I, II, III, IV, VII, X.

Lineamientos para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos.

Referencias:

Manual de Gestin de Calidad de la Secretara de Educacin Pblica.

Norma Mexicana NMX-CC-9001-IMNC-2008/ISO 9001:2008 "Sistema de Gestin de la Calidad-

Requisitos".

4 714-PG-04 PRESENTACIN DEL PROCEDIMIENTO



Norma Mexicana NMX-CC-9000-IMNC-2008/ISO 9000:2005 "Sistema de Gestin de la Calidad.

Fundamentos y Vocabulario".

Gua para la Elaboracin y Codificacin de Documentos del Sistema de Gestin de la Calidad

Institucional.

Procedimiento Gobernador de Auditoras Internas del SGCI 714-PG-03.

Procedimiento Gobernador de Revisin por la Direccin 714-PG-05.

Alcance:

Este procedimiento aplica para la gestin de las acciones correctivas que se implementan

para eliminar las no conformidades detectadas, as como para las acciones preventivas que

se generan para evitar la ocurrencia de no conformidades potenciales.

Este documento es de aplicacin obligatoria para las Unidades del SGCI.

Responsabilidades:

Auditor Lder:

Asegurar que se generen las acciones correctivas y/o preventivas a partir de los hallazgos

detectados en la auditora interna.

Asignar un nmero consecutivo a los reportes de accin correctiva o preventiva que se

implementen a partir de las auditoras internas.

Responsable de Proceso:

Implementar las acciones correctivas y/o preventivas a partir de las necesidades de los

procesos, incumplimientos normativos y quejas de los clientes.

Representante de la Direccin:

Asegurar que se generen las acciones correctivas y/o preventivas a partir de los acuerdos

de la revisin por la direccin y de las necesidades del Sistema de Gestin de Calidad en

la Unidad del SGCI.

Asigna un nmero consecutivo a los reportes de accin correctiva o preventiva (excepto

los generados a partir de las auditoras internas).

Responsable del Plan de Accin:

Dar seguimiento al cumplimiento del plan de accin establecido en el Reporte de Accin

Correctiva o Preventiva.

Informar al Representante de la Direccin o al Auditor Lder cuando se presenten

situaciones que impiden el cumplimiento del Plan de Accin en el tiempo establecido y

cuando se subsane o cierre la no conformidad.

Verificador:

Revisar el cumplimiento del Plan de Accin segn lo planificado y verificar si se eliminaron

las causas de la no conformidad.

714-PG-04

DIAGRAMA DE BLOQUES

5



Procedimiento

Gobernador : Acciones Correctivas y Preventivas

Cdigo: 714-PG-04



6 714-PG-04 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

Procedimiento

Gobernador : Acciones Correctivas y Preventivas

Cdigo: 714-PG-04

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. IDENTIFICACIN

DE LAS NO

CONFORMIDADES

DETECTADAS O

POTENCIALES

1.1. Identifica la no conformidad detectada

o potencial, a partir de alguna de las

siguientes fuentes:

- Auditoras internas y externas,

- Quejas de los clientes internos o

externos,

- Necesidades derivadas de los

procesos y del SGCI:

Anlisis de datos,

Evaluacin de la satisfaccin de

los clientes,

Medicin de los indicadores,

productos y/o servicios no

conformes,

- Incumplimiento de los requisitos

normativos, legales o reglamentarios

aplicables a los procesos,

- Acuerdos de la Revisin por la

Direccin.

1.2. Registra el origen y la descripcin de la

no conformidad detectada y/o

potencial en el formato Reporte de

Accin Correctiva o Preventiva (FO-714-

PG-04-01)/Seccin A y Seccin B.

Responsable del Proceso y/o

Representante de la

Direccin y/o

Auditor Lder

(Unidad del SGCI)

2. ANLISIS DE

CAUSAS

2.1. Analiza las causas que generan o

pueden generar la no conformidad

detectada o potencial, utilizando

alguna de las herramientas descritas en

el Anexo 2 de este procedimiento, y las

registra en el Reporte de Accin

Correctiva o Preventiva (FO-714-PG-04-

01)/Seccin C.

Responsable del Proceso/

Auditor Lder + Personal

involucrado

(Unidad del SGCI)

3. DEFINICIN Y

REGISTRO DEL

PLAN DE ACCIN

3.1. Define y registra en el Reporte de


PG-04-01)/Seccin D :

Responsable del Proceso/

Representante de la

Direccin/



7 714-PG-04

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

- Las acciones a seguir para eliminar

la no conformidad detectada o

para prevenir la ocurrencia de la no

conformidad potencial.

- Para cada actividad propuesta,

indica el responsable de la

ejecucin y la fecha de conclusin

de cada actividad.

3.2. Registra en el formato Reporte de


PG-04-01)/Seccin D:

- El nombre y puesto de los involucrados en el anlisis de las

causas y en la definicin del plan

de accin propuesto,

- El nombre y puesto del responsable asignado para darle seguimiento

al cumplimiento del plan de

accin propuesto,

- La fecha lmite mxima para concluir la implementacin total

del plan de accin propuesto.

3.3. Entrega el Reporte de Accin


01) al Representante de la Direccin y

al Auditor Lder de la Unidad del SGCI.

Auditor Lder + Personal

involucrado

(Unidad del SGCI)

3. DEFINICIN Y

REGISTRO DEL

PLAN DE ACCIN

3.4. Designa al Verificador del plan de

accin, despus de que se ha cumplido

el plazo de implementacin

establecido para el cumplimiento del

RAC/RAP.

Notas:

- El Verificador puede ser un auditor interno calificado, el Auditor Lder o el mismo

Representante de la Direccin.

- El Verificador asignado no podr ser el responsable del plan de accin

propuesto.

- La verificacin de acciones correctivas puede considerarse en el alcance de las

auditoras internas, conforme lo indicado

en el Procedimiento Gobernador de

Auditoras Internas del SGCI (714-PG-03).

Representante de la

Direccin/

Auditor Lder

(Unidad del SGCI)




4. REVISIN DEL

REPORTE DE

ACCIN

CORRECTIVA/

PREVENTIVA

4.1. Revisa el Reporte de Accin Correctiva

o Preventiva (FO-714-PG-04-01) y le

asigna un nmero consecutivo al

Reporte utilizando el siguiente cdigo:

Abreviatura de la Unidad del SGCI /

consecutivo numrico de la accin /

ao en que se genera la accin

Ejemplo: DGICO/01/2010

Nota: En el caso de que el RAC/RAP

corresponda a una situacin de no

conformidad detectada o potencial que

afecta a todo el Sistema de Gestin de

Calidad Institucional se utiliza la abreviatura

SGCI para identificarla.

Representante de la

Direccin/

Auditor Lder

(Unidad del SGCI)

5.

IMPLEMENTACIN

DEL PLAN DE

ACCIN

5.1. Ejecuta las acciones propuestas, a

efecto de que se cumpla con las

fechas indicadas en el Reporte de


PG-04-01).

5.2. Informa por escrito al Representante de

la Direccin o al Auditor Lder cuando

se presenta alguna situacin que

impedir el cumplimiento del plan de

accin en el plazo previsto, y le indica

una nueva fecha para su cumplimiento.

Personal involucrado

Responsable del Proceso y/o

Responsable del Plan de

Accin

(Unidad del SGCI)

5.3. Registra en el Reporte de Accin


01)/Seccin F la nueva fecha

propuesta.

Representante de la

Direccin/Auditor Lder

(Unidad del SGCI)

6. VERIFICACIN

DEL PLAN DE

ACCIN

6.1. Verifica, con base en lo indicado en el

Reporte de Accin Correctiva o

Preventiva (FO-714-PG-04-01) que la no

conformidad detectada o potencial

haya quedado debidamente atendida,

considerando lo siguiente:

- Las evidencias que respaldan la

ejecucin de cada actividad

descrita en el plan de accin

(fechas de ejecucin, cambios en

los documentos, bitcoras de

reuniones, etc.).

- Que las acciones ejecutadas

hayan eliminado la no

conformidad, para lo cual puede

revisar registros por muestreo,

realizar entrevistas al personal,

observar la forma en que se

realizan las actividades o cualquier

otra accin que sea conveniente

para emitir criterio sobre la eficacia

de las acciones.

Verificador

(Unidad del SGCI)



9 714-PG-04

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

6. VERIFICACIN

DEL PLAN DE

ACCIN

6.2. Registra en el Reporte de Accin


01)/Seccin E los resultados de la

verificacin, indicando las

observaciones para determinar si el

plan de accin se cumpli de manera

satisfactoria.

7. CIERRE DEL

PLAN DE ACCIN

7.1. Valida los resultados de la verificacin y

determina el cierre del Reporte de


PG-04-01):

- El Reporte se podr cerrar cuando:

a. Los resultados de la verificacin del

plan de accin muestren que las

acciones implementadas se

cumplieron y fueron eficaces para

eliminar o evitar la no conformidad

detectada o potencial, una vez

realizada esta actividad se firma el


Preventiva (FO-714-PG-04-01) y

registra la fecha de cierre.

- El Reporte no se podr cerrar

cuando:

a. Se observe que existen

actividades pendientes de

cumplir o cuando los resultados

de la verificacin indiquen que la

no conformidad detectada o

potencial persiste.

b. Le solicita al Responsable del

Proceso que establezca una

nueva fecha de terminacin o

una accin correctiva diferente,

la cual quedar registrada como

parte de los resultados de la

verificacin realizada en la

Seccin F del Reporte de Accin

Correctiva o Preventiva (FO-714-

PG-04-01).

Representante de la

Direccin/Auditor Lder

(Unidad del SGCI)




8. REPORTE DE

RESULTADOS

8.1. Reporta los resultados del seguimiento

de las acciones correctivas en el

formato Informacin para la Revisin

por la Direccin-(FO-714-PG-05-

01).Reporte de informacin para la

Planificacin del Sistema de Gestin de

la Calidad (Seccin D), para que se

utilice como insumo en la Revisin por la

Direccin, segn lo establecido en el

Procedimiento Gobernador de Revisin

por la Direccin (714-PG-05).

8.2. En el caso de Planteles, enva el Reporte

de accin correctiva o preventiva al

Representante de la Direccin de cada

plantel y/o Unidad Administrativa a la

que pertenece, en el tiempo

establecido.

Representante de la

Direccin

(Unidad del SGCI)

Fin de Procedimiento



11 714-PG-04

ANEXOS Y REGISTROS

Procedimiento: Acciones Correctivas y Preventivas

Cdigo: 714-PG-04

ANEXOS

Nombre del Documento Propsito Cdigo del documento


Preventiva.

Registrar la no conformidad y

proponer plan de accin.

FO-714-PG-04-01

Herramientas para el Anlisis de

Causas

Proporcionar informacin

para investigar las causas de

una no conformidad real o

potencial.

N/A

REGISTROS

Documentos de

Trabajo

Tiempo de

conservacin

Responsable de

conservar

Cdigo de registro o

identificacin nica

Reporte de Accin

Correctiva o

Preventiva.

3 aos Representante de la

Direccin de la

Unidad del SGCI

FO-714-PG-04-01



714-PG-04

HISTORIAL DE CAMBIOS

12

Procedimiento: Acciones Correctivas y Preventivas

Cdigo: 714-PG-04

Revisin Nm. Fecha de aprobacin Descripcin del

cambio

Motivo(s)

01 05-12-02 Se agrega la poltica

3.4

Se agregan dos

renglones en el

instructivo de llenado

Herramientas de anlisis utilizada y Equipo formado para anlisis.

Se modifica anexo 9.1

agregando los

campos Herramientas de anlisis utilizada y Equipo formado para anlisis.

N.A.

02 18-03-04 Se modific en su

totalidad el contenido

del presente

procedimiento.

N.A.

03 15-04-10 Se modific en su

totalidad el contenido

del presente

procedimiento.

Revisin el

procedimiento para su

actualizacin.

pg acciones correctivas y preventivas

Documents