pg-co-06 procedimiento para acciones correctivas

14
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA Código: PG-CO-06 Página 1 de 14 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS Fecha de Emisión: 09/07/2020 Revisión Nº: 02 MODIFICADO POR: Francisca Álvarez. Sistema de Gestión Integrado Fecha: 09/07/2020 REVISADO POR: Janice Kerr Gerente RRHH y HSEC Fecha: 09/07/2020 REVISADO POR: Marcos Campos Sub Gerente General Fecha: 09/07/2020 APROBADO POR: Luis Pedro Farías Gerente General Fecha: 17/12/2018 Firma Firma Firma Firma PG-CO-06 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS Revisión Fecha Modificaciones 00 02/01/2018 - Elaboración del documento 01 28/09/2018 - Revisión y actualización del procedimiento incorporando los servicios no conformes y mejora 02 09/07/2020 - Nuevo objetivo y alcance - Se agregan definiciones - Se definen responsabilidades - Se definen tiempo de respuestas - Se agrega un anexo del proceso - Se elimina el procedimiento EST 6.2.-PG-01 No conformidad, acciones correctivas, servicio no conforme y mejora - Se elimina el instructivo EST6.3.-it-01 Sistema de gestión web - Se elimina el formulario EST6.2-R-01 Reporte de mejora

Upload: others

Post on 14-Jul-2022

7 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: PG-CO-06 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Código: PG-CO-06

Página 1 de 14

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

Fecha de Emisión: 09/07/2020 Revisión Nº: 02

MODIFICADO POR:

Francisca Álvarez. Sistema de Gestión

Integrado

Fecha: 09/07/2020

REVISADO POR:

Janice Kerr Gerente RRHH y HSEC

Fecha: 09/07/2020

REVISADO POR:

Marcos Campos Sub Gerente General

Fecha: 09/07/2020

APROBADO POR:

Luis Pedro Farías Gerente General

Fecha: 17/12/2018

Firma Firma Firma Firma

PG-CO-06

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

Revisión Fecha Modificaciones

00 02/01/2018 - Elaboración del documento

01 28/09/2018 - Revisión y actualización del procedimiento incorporando los

servicios no conformes y mejora

02 09/07/2020

- Nuevo objetivo y alcance - Se agregan definiciones - Se definen responsabilidades - Se definen tiempo de respuestas - Se agrega un anexo del proceso - Se elimina el procedimiento EST 6.2.-PG-01 No conformidad,

acciones correctivas, servicio no conforme y mejora - Se elimina el instructivo EST6.3.-it-01 Sistema de gestión web - Se elimina el formulario EST6.2-R-01 Reporte de mejora

Page 2: PG-CO-06 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Código: PG-CO-06

Página 2 de 14

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

Fecha de Emisión: 09/07/2020 Revisión Nº: 02

1 OBJETIVO El presente procedimiento describe la forma en que son registradas y como se efectúa el seguimiento a las acciones correctivas y oportunidades de mejora, estableciendo la metodología para eliminar la o las causas de una no conformidad u otra situación potencialmente indeseable,

así como para identificar oportunidades de mejora, dentro del Sistema de Gestión Integrado de

TANDEM S.A.

2 ALCANCE Este procedimiento es utilizado por el personal de TANDEM, para eliminar las causas de no conformidades, en todas aquellas áreas donde se detecten, esto incluye:

- Problemas repetitivos - Auditorías Internas Gestión Integrado - Auditorías Externas - Incidentes - Reclamos de Clientes - Revisiones Gerenciales - Mediciones de satisfacción de clientes - Desviaciones de las operaciones - Desviaciones a políticas y procedimientos del SG - Y otras trasgresiones detectadas por el personal

3 DOCUMENTOS RELACIONADOS

- PG-CO-05 Procedimiento Auditorías - PG-CO-07 Procedimiento para el Control del Producto No Conforme

4 DEFINICIONES

4.1 Hallazgo: situación detectada que puede ser clasificada como reclamos, multas,

auditoría interna, auditoria externa, incidente, inspección, observación, oportunidad de mejora (OMS), servicio no conforme y desviación general.

4.2 No Conformidad: incumplimiento de un requisito, que afecta directamente al proceso, retardándolo o impidiendo su conclusión eficaz y eficiente.

4.3 Potencial no conformidad: incumplimiento parcial de un requisito que no afecta

o ha afectado un proceso para detenerlo o desviarlo.

4.4 Oportunidad de Mejora (OMS): ocasión de mejorar la eficiencia de un proceso

o actividad, aumentando la capacidad de cumplir con los requisitos o una buena práctica sugerida, permitiendo en algunas oportunidades al personal cumplir con sus funciones en forma más cómoda y eficiente. (Cae en la categoría de acción preventiva).

4.5 Acción Correctiva: acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad, defectos u otras situaciones indeseables existentes, para prevenir su recurrencia.

Page 3: PG-CO-06 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Código: PG-CO-06

Página 3 de 14

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

Fecha de Emisión: 09/07/2020 Revisión Nº: 02

4.6 Acción Inmediata o Corrección: acción tomada para enmendar la desviación

generalmente en un plazo muy breve desde que se produce, sin análisis de Causa ni enfoque a la no repetición del error.

4.7 Acción Preventiva: acción tomada para eliminar las causas potenciales de no

conformidades, defectos u otras situaciones indeseables que puedan generarse. 4.8 Reclamo: objeción manifestada por una parte interesada, con relación al fondo

o forma de cómo Tándem S.A., ha dado cumplimiento a lo solicitado por él. 4.9 Multas: sanción aplicada por haber infringido un contrato, ley o por cometer

faltas a lo estipulado. 4.10 Incidente: sucesos relacionados con el trabajo en el cual podría haber sucedido

un daño o deterioro de la salud o una fatalidad. 4.11 Inspección: revisión de instalaciones y procesos para valorar la adecuación de

las medidas adoptadas por Tándem S.A. para minimizar o evitar desviaciones al SGI.

4.12 Observación: potencial no conformidad. 4.13 Servicio No Conforme: en general a todo servicio prestado por Tándem S.A.

que no cumple con los requisitos de Calidad, Seguridad Vial, Medioambiente, Seguridad y/o Salud Ocupacional establecidos por la organización o por el cliente.

4.14 Desviación general: corresponde a cualquier actividad que es necesario

reportar, y que no corresponda a alguna de las actividades señaladas anteriormente.

NOTA:

- Las acciones correctivas pueden comprender cambios en procedimientos y sistemas, para alcanzar el mejoramiento.

- Hay una diferencia entre “acción inmediata” y “acción correctiva”: - “Acción inmediata” se refiere a reparación, reproceso o ajuste que se efectúa de

inmediato, y corresponde a la disposición de una no conformidad existente. - “Acción correctiva” se trata de la eliminación de las causas de una no

conformidad.

5 RESPONSABILIDADES Dentro del Sistema de Gestión Integrado

5.1 Es responsabilidad y obligación de todo el personal de la empresa reportar toda

transgresión a algún requisito especialmente aquellos que afectan la calidad del servicio final, deberá evidenciarse con la emisión de una no conformidad, el uso de esta herramienta no es optativo, y será el único medio valido para reportar una transgresión.

Page 4: PG-CO-06 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Código: PG-CO-06

Página 4 de 14

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

Fecha de Emisión: 09/07/2020 Revisión Nº: 02

5.2 Los Gerentes/Jefes de área y/o los Ingenieros Administradores, que detecten o reciban

de parte del personal a su cargo, información referente a la existencia de una no conformidad, deberán realizar el seguimiento a las medidas correctivas propuestas, y a los tiempos comprometidos para su implementación.

5.3 Es responsabilidad del Encargado del SGI y del Encargado Gestión Integrada de faena,

según corresponda, orientar sobre el llenado del formulario en el módulo “Sistema Gestión”, controlar el desarrollo de su implementación y transmitir al Responsable del Área su apreciación de la efectividad. Informando de la situación a la alta gerencia, comité de gestión integrado o al Ingeniero Administrador en forma directa, según sea el caso.

5.4 Los Gerentes/Jefes de Área o los Ingenieros Administradores, según corresponda,

deben responsabilizarse de la investigación de las no conformidades e implementación de las acciones correctivas, de acuerdo a lo descrito en el punto 6 del presente procedimiento.

5.5 Los Miembros del Comité Gestión Integrado de cada Gerencia, son responsables de:

- Proponer, cuando corresponda, las acciones correctivas, producto de las no conformidades que se cursen.

- Controlar los tiempos de respuesta de las no conformidades. - Identificar cualquier problema relativo al servicio y Sistema de Gestión Integrado. - Iniciar acciones.

5.6 Es responsabilidad de los auditores internos, efectuar la verificación de la no conformidad

detectada a raíz de una Auditoría Interna, asegurándose que esta se encuentra conforme para su cierre en el sistema.

6 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

6.1 Hallazgo Apertura de hallazgo dentro del Sistema de Gestión

Toda persona que detecte una transgresión a un procedimiento, instructivo, leyes, normas, requisitos del cliente o cualquier documento de cumplimiento obligatorio, deberá emitir el reporte de no conformidad en el sistema a efecto de establecer la instancia de mejoras que asegure la no repetición del evento. NOTA: todas aquellas acciones correctivas provenientes de incidentes inherentes al área de transporte producto del servicio serán registradas y analizadas para evaluar si corresponde tratamiento como No Conformidad. El usuario deberá subir al sistema web registros, documentación e información que dé cuenta que se han tomado las acciones necesarias para resolver el hallazgo. El Detector, registra el hallazgo en el sistema web http://sistema.pullmanindustrial.cl/ sistema de gestión/reportar hallazgo. El detector antes de cursar una no conformidad en el sistema, debe asegurarse que el hallazgo es como tal, por lo que cuenta con los fundamentos y respaldados que lo avalan; de tener dudas

Page 5: PG-CO-06 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Código: PG-CO-06

Página 5 de 14

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

Fecha de Emisión: 09/07/2020 Revisión Nº: 02

comunicarse con la unidad SGI o enviar mail a [email protected]. El reporte de hallazgo, que se encuentra disponible en el Sistema de Gestión, al que se accede por medio del sitio http://sistema.pullmanindustrial.cl/, aquí se solicitará ingresar usuario y contraseña: Ejemplo: Usuario: Rut sin guion. Contraseña: 4 primeros dígitos del RUT

Una vez ingresado al módulo de gestión, en el menú superior de esta “mantenedores”, se debe seleccionar “informar hallazgo”.

Al seleccionar esta opción, nos lleva a la pantalla de inicio de la aplicación, en esta nos muestra los campos que se deben completar para reportar un hallazgo, que se divide en 3 etapas: detección del hallazgo, investigación y cierre.

El mal uso del usuario será sancionado por gerencia general. No se puede usar otro usuario que no corresponda al colaborador.

Page 6: PG-CO-06 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Código: PG-CO-06

Página 6 de 14

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

Fecha de Emisión: 09/07/2020 Revisión Nº: 02

6.1.1 Detección del Hallazgo: El detector antes de subir el hallazgo al sistema, debe asegurarse que el hallazgo es tal, de manera que el responsable de atenderlo, no tenga reparos ya sea porque el hallazgo no contiene la información suficiente que lo respalde, o que le corresponda la responsabilidad de atenderlo. Por otro lado, el hallazgo se debe enmarca dentro de los requisitos y ámbitos de sistema de gestión integrado de la empresa. El hallazgo se debe describir de forma objetiva y con la mayor cantidad de detalles e información que lo sustente y trace; de tener evidencias objetivas que respalden el hallazgo, siempre deben ser subidas al sistema de manera de darle mayor fidedignidad y peso. Si el detector tiene dudas sobre el hallazgo que desea levantar, se debe contactar a la Unidad SGI para recibir orientación. Para la detección del hallazgo se deben llenar los siguientes puntos: Contrato: debe ingresar el contrato al cual se levanta el hallazgo, para ello tiene dos listas desplegables, y se debe colocar el mismo contrato en ambas. Número de hallazgo: n° es generado de manera automática por el sistema. Fecha Hallazgo: debe indicar la fecha exacta en que ocurrió el hallazgo.

Tipo de hallazgo: en este ítem se despliega lista, la cual debe seleccionar según su origen, y pueden corresponder a: -Reclamos/Multas -Auditoria Interna -Auditoria Externa -Incidentes -Inspección -Observación -OMS: Oportunidad de mejora -Servicio No Conforme -Desviación General

Page 7: PG-CO-06 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Código: PG-CO-06

Página 7 de 14

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

Fecha de Emisión: 09/07/2020 Revisión Nº: 02

Categoría: indicar si corresponde a “Acción Correctiva” o “Acción Preventiva”. Comentario: describir el hallazgo con todos los antecedentes disponibles y lo más detallado posible.

Datos del detector (informador): -Nombre/Rut: se encuentran en el sistema por defecto.

Adjuntar archivo: si tiene evidencias del hallazgo (mails, documentos, imágenes u otros) se pueden adjuntar. Una vez ingresados los datos en el formulario de reporte de hallazgos, debe hacer clic en grabar y se enviará un mail automático, informando a las partes interesadas de un nuevo hallazgo.

Page 8: PG-CO-06 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Código: PG-CO-06

Página 8 de 14

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

Fecha de Emisión: 09/07/2020 Revisión Nº: 02

Una vez ingresado el hallazgo, este pasa por una etapa de Validación, esta acción es realizada por la Unidad SGI, consiste en una revisión en la que en primer lugar se revisa si las trasgresiones se encuentran dentro del alcance del SGI, no se deben hacer juicios de valor a las personas, estas son razones para que se proceda al rechazo del hallazgo, este genera un mail de aviso al detector explicando esta acción. Si el hallazgo no tuviese reparos que pudiesen ocasionar su rechazo o contuviese un error de forma que puede ser corregido en la etapa de validación, entonces el Encargado SGI de la Gerencia que reporta el hallazgo valida, una vez validada se generan un mail al responsable designado de atender la no conformidad. El plazo de para validar o rechazar un hallazgo es de 3 días. Con esto se termina la primera etapa del ciclo correspondiente al levantamiento del hallazgo. 6.1.2 Detección del hallazgo (incidente): Para el caso de incidentes se despliega un ítem nuevo, en el cual se deben completar de acuerdo a lo siguiente:

Fecha y hora del incidente: ingresar datos solicitados. Comentario: indicar los daños que provocó el incidente. Ej. daño parabrisas, parachoques, lesiones a las personas, etc. Daño material y personal: debe seleccionar SI o NO. En caso de SI, debe ingresar en el cuadro “Describa” los daños ocurridos. Personal involucrado y máquina involucrada: se despliega lista y seleccionar según corresponda. Descripción de los hechos: descripción del incidente, y antecedentes de lo ocurrido. Adjuntar archivo: permite subir reportes, fotos, correos, o cualquier archivo que dé cuenta del incidente. Grabar: pinchar para subir el incidente al sistema.

Page 9: PG-CO-06 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Código: PG-CO-06

Página 9 de 14

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

Fecha de Emisión: 09/07/2020 Revisión Nº: 02

6.1.3 Atención del hallazgo: Todos los hallazgos se deben investigar. El responsable de atender el hallazgo, tendrán un plazo de 7 días corridos para ingresar la investigación de la anomalía, esto independiente que el plazo de investigación propuesto para implementar las acciones. Para responder a la propuesta de acciones correctivas, el usuario asignado deberá ingresar al módulo “sistema gestión” e ingresar a “consulta de hallazgos”. Luego deberá ingresar el rango de fechas a consultar.

En el cuadro “estado”, se desplegará una lista de los estados en que se encuentra el hallazgo:

Todos: muestra todos los hallazgos ingresados del contrato según fechas.

Reportado: indica que el hallazgo se encuentra ingresado en el sistema sin revisión del SGI.

En aprobación: indica que fue revisado por SGI, pero aún no ha sido designado responsable para responder.

Asignado: indica que el hallazgo se encuentra asignado para responder propuesta de acciones correctivas.

No aprobado: SGI rechazó hallazgo.

Propuesta: usuario asignado, respondió en sistema web propuesta de acciones correctivas.

Aprobación propuesta: SGI aprueba propuesta de acciones correctivas.

Por cerrar: en espera de revisión por el SGI de que se encuentren realizadas las acciones correctivas propuestas.

Cerrado: acciones correctivas han sido revisadas y hallazgo se cierra.

Verificado: hallazgo es verificado por SGI, las acciones correctivas han sido eficaces. Nota: se recomienda realizar la búsqueda en estado “Todos”. Finalmente, al pinchar “Buscar”, se desplegará la lista con todos hallazgos en el sistema, también, se pueden exportar en formato Excel para un mejor análisis de los hallazgos.

Page 10: PG-CO-06 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Código: PG-CO-06

Página 10 de 14

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

Fecha de Emisión: 09/07/2020 Revisión Nº: 02

Para ingresar las acciones inmediatas y análisis causal del hallazgo, usted debe hacer lo siguiente. Al estar asignado un hallazgo, este se encuentra en estado “asignado”, por lo que deberá hacer clic en “propuesta” para comenzar el tratamiento del hallazgo.

1. En el cuadro “acciones de control tomadas inmediatamente”, en este punto de deben definir la o las acciones inmediatas, correctivas a implementar, orientadas a resolver la o las causas raíz que originaron la anomalía, según la investigación y análisis hecho.

2. En el cuadro “análisis causal raíz”, se determina la o las causales de origen del hallazgo. Se investiga a fondo el por qué ocurre la desviación, sin considerar impedimentos porque eventualmente aparezcan fallas donde haya funcionarios responsables, dado que la anomalía no es punitiva, sino solo pretende corregir para mejorar. Este punto debe ser tratado el fondo de la transgresión, con la finalidad de que no se repita la desviación, y que la organización aprenda de sus errores. Nuevamente se enfatiza en que la redacción de este punto no debe interesar la identificación de culpables, si no la oportunidad de mejorar el funcionamiento y gestión de la organización.

3. En el cuadro “propuesta”, debe indicar las acciones correctivas que implementará para que el hecho ocurrido no vuelva a repetirse, una vez implementadas, debe adjuntar las evidencias de ello.

4. Se pueden adjuntar archivos en el cuadro “seleccionar archivo”, para evidenciar objetivamente los hechos ocurridos, pueden ser mails, documentos, cartas del cliente, reclamos formales, imágenes u otros.

5. Por último, una vez llenado el formulario, debe hacer clic en grabar propuesta y el hallazgo quedará grabado en el sistema, para que el SGI analice el tratamiento del hallazgo.

Page 11: PG-CO-06 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Código: PG-CO-06

Página 11 de 14

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

Fecha de Emisión: 09/07/2020 Revisión Nº: 02

6.1.4 Aprobación de acciones correctivas El encargado de gestión deberá aprobar o rechazar la propuesta. Al aprobar la propuesta, aparecerá en estado “aprobación propuesta”. Luego, el usuario debe indicar la fecha de la implementación de acciones y grabar por cerrar, el hallazgo pasará a estado “por cerrar”. Una vez completado los campos faltantes por el usuario, el encargado de gestión revisará si están las evidencias de las acciones propuesta y cerrará el hallazgo, quedando en estado “cerrado”. 6.1.5 Tratamiento para incidentes El usuario adicionalmente debe subir el reporte preliminar y de cierre con informe final, más registros de que se realizaron las acciones correctivas; además, deberá identificar las responsabilidades del personal. Si un incidente fue por “Responsabilidad de Terceros” o “Sin Responsables”. Si el incidente es por “Responsabilidad de Funcionario”, deberá ingresar número, quien autoriza y monto de EGI (evaluación del gasto institucional).

Nota: todo incidente de sebe reportar máximo 2 horas después de haber ocurrido. Luego usuario ingresará “Fecha de acción” que indica cuando se realizaron las acciones correctivas, y se subió toda la documentación. Finalmente pinchar “Grabar Por Cerrar” y en el sistema quedará en estado “Por Cerrar”.

Por último, se adjunta la evidencia objetiva de la implementación de la acción haciendo clic en el botón, si es que esta evidencia no se ha generado aún, entonces podrá ser ingresada con posterioridad, teniendo como fecha tope para hacerlo la fecha plazo de implementación de acciones propuesta. El Encargado de Gestión revisará que se han subido todos los antecedentes al sistema, y que se han implementado las acciones correctivas. Si se encuentran todos los antecedentes en el sistema web, el hallazgo quedará en estado “Cerrado” a la espera de la verificación de las acciones.

tratamiento dado a la anomalía, se rechaza pulsando el botón , se ingresará

Page 12: PG-CO-06 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Código: PG-CO-06

Página 12 de 14

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

Fecha de Emisión: 09/07/2020 Revisión Nº: 02

6.1.5 Verificación de las acciones El Encargado de Gestión, deberá verificar de los hallazgos en estado “Cerrado”, que las acciones correctivas han sido eficaces. Si las acciones correctivas implementadas fueron eficaces, pasarán a estado “Verificado”. Si las acciones correctivas implementadas no han sido eficaces, se debe levantar una nueva No Conformidad. Lección Aprendida: Las lecciones aprendidas son el conocimiento o entendimiento que la empresa ha ganado por medio de la reflexión por medio de la experiencia adquirida en el levantamiento de mejoras en los procesos plasmadas en no conformidades detectadas por la organización. Para que una no conformidad pase a lección aprendida, el encargado de gestión analizará si aplica y se discutirá con gerencia general para difundir a toda la organización. 6.1.6 Oportunidades de Mejora Toda persona que detecte una oportunidad de mejora, deberá emitir el Reporte de Oportunidad de Mejora o avisar al Encargado de Gestión. El detector o el Encargado de Gestión, registra el hallazgo en el sistema de gestión como se indica anteriormente, es el mismo tratamiento y se debe indicar como tipo de hallazgo “OMS”. 6.3 Seguimiento de Hallazgos y Oportunidades de Mejora Los Gerentes, Jefes de área, Ingenieros Administradores, Encargados de Gestión Integrado de faena, Líderes SGI de Gerencia y Comités de Gestión del Área según sea el caso, deben llevar un control actualizado del estatus de los hallazgos y oportunidades de mejora de sus respectivas Áreas o contratos, esto se puede hacer exportando los hallazgos de sus áreas desde el sistema de gestión. A través de la planilla la Unidad SGI, los Líderes SGI de Gerencia y del Encargado Gestión Integrada de faena, según sea el caso, debe efectuar un seguimiento de la implementación de las acciones correctivas dentro de los plazos fijados. 6.4 Hallazgos y Oportunidades de Mejora provenientes de Auditorías Internas

6.4.1 Será responsabilidad del Área o Contrato auditado, ingresar al sistema los hallazgos y oportunidades de mejora detectadas durante el desarrollo de auditorías internas.

6.4.2 La verificación de que los hallazgos y oportunidades de mejora se encuentran debidamente atendidas verificando la efectividad de la o las acciones y el cumplimiento de los plazos determinados para la implementación, lo lleva a cabo el auditor durante la etapa de verificación de los hallazgos u oportunidad de mejora; y en la próxima auditoría.

Page 13: PG-CO-06 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA

Código: PG-CO-06

Página 13 de 14

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

Fecha de Emisión: 09/07/2020 Revisión Nº: 02

Acciones Correctivas Los Gerentes, Jefes de área, Ingenieros Administradores, Encargados de Gestión Integrada de faena Líderes SGI de Gerencia y Comités de Gestión del Área según corresponda, deben mantener una comunicación fluida y analizar las causas potenciales de los hallazgos. Las fuentes de información para el análisis de causas, corresponden entre otros a:

- Datos de estadísticas aplicadas en el análisis de datos del sistema - Registros Gestión Integrada - Cumplimiento de Objetivos Gestión Integrada - Reclamos de clientes - Mediciones de Satisfacción de Clientes

Las actas de reuniones y todos los documentos relacionados con la aplicación del presente procedimiento deben ser conservados por los Encargado del SGI en faenas, Prevencionistas de riesgos o quien designe el jefe o líder del área hasta la finalización del contrato y por un periodo adicional de 3 años en forma digital.

7 SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL. La aplicación de este procedimiento, presenta riesgos: 7.1 Ergonómicos; sus medidas preventivas, entre otras son: ajustar silla, mantener los codos a una altura igual o superior que la del teclado, los antebrazos, muñecas y manos alineados en una posición neutral y relajada, evitar flexionar o extender las muñecas (inclinarlas angularmente hacia arriba o abajo) mientras se digita, regular silla y teclado, ubique la pantalla de manera que pueda ser vista dentro del espacio comprendido entre la línea de visión horizontal y la trazada a 60 grados bajo la horizontal, a una distancia entre 40 a 80 centímetros de los ojos, Elimine el reflejo de luz en la pantalla, ubicándose en forma paralela respecto de ventanas y fuentes luminosas, efectúe pausas durante su jornada de trabajo y realice ejercicios o camine, descanse cinco minutos dentro de cada media hora de digitación, durante el período que dure la jornada. 8 MEDIO AMBIENTE. Impactos despreciables, debido a que el sistema opera de manera virtual vía web. 9 SEGURIDAD VIAL Impactos despreciables, debido a que el sistema opera de manera virtual vía web. 10 REGISTROS El registro de la gestión de las Anomalías, queda respaldado en el sistema interno de la empresa, el cual es respaldado en servidores. 11 ANEXOS 11.1 Diagrama de proceso sistema de hallazgos.

Page 14: PG-CO-06 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS

Notificación a línea de mando e

involucrados

Notificación al Responsable de

atender el hallazgo

Ate

nció

n d

el

hall

azg

oD

ete

cció

nC

ierr

e

IDENTIFICACIÓN DE ORIGEN DEL HALLAZGO.DESIGNACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD DE ATENDER.DESCRIPCIÓN TRASGRESIÓN .IDENTIFICACIÓN DEL DETECTOR

INGRESO AL SISTEMA

VALIDACIÓN DE FORMA

RECHAZO POR NO CUMPLIMIENTO

•Investigación de Causas•Proposición de Acciones Correctiva o Preventivas•Plazo Implementación

•VERIFICACIÓN DE LA CONFORMIDAD DE LA ACCIÓN CORRECTIVA

CIERRE DEL HALLAZGO

Se da plazo final una semana al Responsable de la Unidad para atender el

hallazgo.De no ser Satisfactorio o de

no cumplirse el plazo de atención, sube un nivel la

TRASGRESIONES A:

Requisitos normativos de cumplimiento obligatorios:

* Requisitos Legales Vigentes.* Requisitos estipulados por el Cliente en Bases Técnicas y otros documentos contractuales.* Normas Técnicas Nacionales e Internacionales citadas.* Normas de Gestión Certificadas.* Documentación base y especifica desarrollado en el Sistema de Gestión como Políticas, Valores, Objetivos, Procedimientos, Instructivos, Reglamentos, Perfiles, Difusiones Corporativas, y en general todo aquel incumplimiento a la "buena forma de hacer las cosas" siempre y cuando esté documentado, aprobado y difundido.

ENTRADA PROCESO DE TRATAMIENTO DE UN HALLAZGO SALIDA

* Mostrar causas que originan los hallazgos.* Mostrar Acciones Correctivas y Preventivas implementadas.* Seguimiento de Estatus de hallazgos.* Aprendizaje y retroalimentación de los errores.* Procesamiento de las

lecciones aprendidas.* Incorporación de mejoras

transversales para la organización.* Generación de data para análisis de tendencias de las variables involucradas Ej: Variación de Tiempos de Respuesta por Gerencia, % de halalzgos procesados y no procesados, Áreas mas expuestas a errores, Errores repetitivos, Base para análisis de costos de la no calidad, % de integración y participación de

personal o Unidades en el Sistema.

* Frecuencia en HH de ocurrencia de los hallazgos. * Otorgar tratamiento de hallazgos por el no cumplimiento de objetivos.* Conocimiento de las causas principales de las quejas del cliente, y su tratamiento.

LA OBTENCIÓN DE LOS REPORTES MENCIONADOS DEL SISTEMA DE HALLAZGOS SE REALIZA EN LÍNEA O POR

DEMANDA.

¿No es Satisfactoria?

NOTIFICACIONES AUTOMÁTICAS

ANEXO 1 - DIAGRAMA DE PROCESO SISTEMA DE HALLAZGOS SGI_Rev.00 09/07/2020