no conformidades - acciones correctivas y preventivas

8
  Unidad 3 Tema 4. No conformidades - Acciones correctivas y preventivas No conformidades Los resultados de las auditorías se reflejan en notas de no conformidades u observaciones, donde una no conformidad categoría 1, es una falta total de un requerimiento de la Norma del sistema que no ha sido documentada y/o implementado, resulta crítica en la operación del sistema de gestión, o una acumulación de no conformidades categoría 2 dentro de un requerimiento de la Norma, que identifica una falla mayor del sistema dentro de dicho requerimiento. Este tipo de no conformidad suspende el proceso de certificación hasta tanto no sea resuelta. Una no conformidad categoría 2, es una falta ya sea en el cumplimiento o en el control de un requerimiento de la Norma del sistema, que no resulta crítica en la operación del sistema de gestión. a. Especificación de las no conformidades  No conformidad: incumplimiento de un requisito.  No conformidad mayor o 1 (NCM): incumplimiento de un requisito, cuya gravedad afecte en forma temporal o permanente la operación del sistema de calidad y/o la capacidad de producir resultados confiables.  No conformidad menor o 2 (NCm): incumplimiento de un requisito, cuya gravedad no compromete en forma permanente la operación del sistema de la calidad y/o la capacidad de producir resultados confiables. b. Registro de hallazgos (no conformidades y observa ciones)  Todas las no conformidades y observaciones detectadas por el equipo evaluador durante una evaluación deben ser registradas en el formulario.

Upload: adrianacoronado

Post on 09-Oct-2015

91 views

Category:

Documents


4 download

TRANSCRIPT

  • Unidad 3

    Tema 4. No conformidades - Acciones correctivas y preventivas

    No conformidades

    Los resultados de las auditoras se reflejan en notas de no conformidades u observaciones, donde una no conformidad categora 1, es una falta total de un requerimiento de la Norma del sistema que no ha sido documentada y/o implementado, resulta crtica en la operacin del sistema de gestin, o una acumulacin de no conformidades categora 2 dentro de un requerimiento de la Norma, que identifica una falla mayor del sistema dentro de dicho requerimiento. Este tipo de no conformidad suspende el proceso de certificacin hasta tanto no sea resuelta.

    Una no conformidad categora 2, es una falta ya sea en el cumplimiento o en el control de un requerimiento de la Norma del sistema, que no resulta crtica en la operacin del sistema de gestin.

    a. Especificacin de las no conformidades

    No conformidad: incumplimiento de un requisito. No conformidad mayor o 1 (NCM): incumplimiento de un requisito, cuya

    gravedad afecte en forma temporal o permanente la operacin del sistema de calidad y/o la capacidad de producir resultados confiables.

    No conformidad menor o 2 (NCm): incumplimiento de un requisito, cuya

    gravedad no compromete en forma permanente la operacin del sistema de la calidad y/o la capacidad de producir resultados confiables.

    b. Registro de hallazgos (no conformidades y observaciones)

    Todas las no conformidades y observaciones detectadas por el equipo evaluador durante una evaluacin deben ser registradas en el formulario.

  • Se puede registrar hasta cuatro no conformidades/observaciones por pgina del formulario y utilizar, tantas copias del mismo como sean necesarias.

    Para registrar cada no conformidad/observacin se le debe asignar

    primero un nmero correlativo que se anota en el formulario. En otra casilla se debe anotar la Norma, gua o criterio contra el cual se levanta la no conformidad/observacin. En otra, se registra el requisito especfico.

    Cuando se han registrado todas las no conformidades y observaciones, el

    evaluador lder, debe firmar todas las pginas en el espacio reservado para tal fin.

    Durante la reunin de cierre, el evaluador lder debe presentar las no

    conformidades/observaciones y asegurarse que el representante del organismo evaluado rubrique todas las pginas como constancia de aceptacin de las mismas.

    c. Clasificacin de los hallazgos

    En los procesos de evaluacin se distinguen los siguientes tipos de hallazgos:

    No conformidades mayores. No conformidades menores. Observaciones.

    El equipo evaluador ser el encargado de adjuntar al informe de evaluacin

    de las no conformidades (sin clasificarlas) y las observaciones registradas durante la evaluacin in situ. Este informe debe ser entregado al responsable del proceso de auditora de la empresa auditada.

    El grupo de auditores tiene la responsabilidad de enmarcar las no

    conformidades en la categora apropiada a medida que stas vayan siendo reportados por el equipo evaluador. Esta definicin debe efectuarse en reunin con el responsable del proceso de auditora de la empresa auditada.

    Las observaciones pueden referirse a situaciones positivas y negativas. Las

    observaciones positivas no precisan ser incluidas en el informe de evaluacin, pero el evaluador lder debe reportarlas durante la reunin de cierre.

  • d. No conformidades mayores

    Se considera no conformidad mayor (NCM) a los hallazgos registrados en el informe de evaluacin, que indique incumplimiento mayor de alguno de los requisitos establecidos en las normas de acreditacin, los criterios o reglamentos de acreditacin de la organizacin.

    El equipo auditor no recomienda la concesin, mantenimiento, ampliacin o

    renovacin de la acreditacin, mientras exista alguna NCM en el sistema de la calidad de un solicitante.

    Las NCM debe manejarse implantando acciones correctivas adecuadas. El

    plan de acciones correctivas que el solicitante presenta a la organizacin, debe tratar en primer lugar estas no conformidades.

    Las NCM deben ser resueltas a satisfaccin del equipo evaluador antes de

    proceder con las actividades posteriores a la evaluacin. Para verificar la implantacin y efectividad de las acciones correctivas, el equipo auditor puede requerir documentacin probatoria, o incluso programar evaluaciones extraordinarias que se enfocarn prioritariamente en estas acciones.

    e. No conformidades menores

    Se considera no conformidad menor (NCm) a los hallazgos registrados en el informe de evaluacin, que indiquen incumplimiento menor de alguno de los requisitos establecidos en las normas de acreditacin, los criterios o reglamentos de acreditacin de la organizacin.

    Las NCm deben ser tratadas en el plan de acciones correctivas que el

    solicitante presenta a la organizacin. Cuando existan nicamente NCm u observaciones, el equipo auditor podr

    recomendar la concesin, mantenimiento, ampliacin o renovacin de la acreditacin al solicitante, previo anlisis y aprobacin del plan de acciones correctivas. stas son verificadas durante las evaluaciones de seguimiento.

    f. Diseo operativo de las no conformidades en el sistema de auditora La figura presenta de manera genrica el diseo operativo de la implementacin del procedimiento de deteccin y correccin de no conformidades en una organizacin.

  • Deteccin e identificacin de una no conformidad. La deteccin se inicia

    cuando el personal que participa o se vincula con el sistema de auditora detecte no conformidades, va los requisitos establecidos para el sistema.

    Informe de no conformidad. Una vez detectadas las no conformidades,

    stas se identifican y registran en el informe de no conformidades y posteriormente se debe informar al responsable del proceso, al que pertenece dicha no conformidad.

    Anlisis de las causas. Esta etapa corresponde a la revisin y anlisis de

    las causas fundamentales de la no conformidad. El responsable del proceso y el equipo directivo o quien corresponda, de acuerdo a lo establecido en el sistema, debe realizar el anlisis de las causas de la no conformidad.

    Eleccin de acciones correctivas propuestas. Se efecta sobre la base

    de los resultados del anlisis de causas. Si el anlisis del problema de la no conformidad amerita una accin correctiva, sta se debe definir y registrar para su posterior implementacin, definiendo plazos y responsables.

    Ejecucin de acciones correctivas. Esta etapa corresponde a la

    implementacin de la accin correctiva seleccionada y registrada en la etapa anterior.

  • Verificacin de accin correctiva. Una vez implementadas las acciones correctivas se debe verificar que efectivamente se produjo un mejoramiento, de lo contrario, se debe realizar una nueva accin correctiva que requiere nuevamente ser verificada. Este proceso se repite hasta que la accin correctiva sea efectiva y correctamente realizada.

    Acciones correctivas y preventivas

    La solicitud de acciones correctivas es el vehculo para documentar las desviaciones y fallas en el cumplimiento de las especificaciones detectadas durante la auditora. No slo manifiesta los hallazgos de los auditores, sino que contiene la informacin preliminar que permite el anlisis de la causa desde la raz. La cantidad de informacin que ofrezca la solicitud de acciones correctivas debe estar de acuerdo con la magnitud de la falla en el cumplimiento de las especificaciones. Si es un asunto mayor, el auditor har que el gerente responsable se encargue de la investigacin en detalle. Si la investigacin atraviesa fronteras funcionales, el personal responsable de las otras reas formara parte de la investigacin. El objetivo de documentar de manera formal los hallazgos en una solicitud de acciones correctivas, consiste en asegurar que los problemas no se repitan. Para ese fin, se revisaran los archivos de solicitud de acciones correctivas para verificar si ese problema ya fue documentado en el pasado o no. Ejemplo de documentacin de acciones correctivas: Ejemplo 1.

    Bien: Entrevist a Juan y me explico que tena la impresin de que era posible usar cualquier comps siempre y cuando se cumpliera con el trabajo, pero que cuando terminaba un producto recurra a los compases calibrados. Le explique que el procedimiento no indicaba esa distincin. Seala que cualquier herramienta que se use en el rea de trabajo para tomar medidas debe contar con una etiqueta de calibracin reciente. Le dije tambin que eso tena sentido, pues si su comps no era preciso slo hasta que terminara el trabajo descubrira que el producto era inadecuado. Le

  • recomend que revisara el procedimiento con otros trabajadores por si acaso compartan la misma interpretacin. Mal: Juan intent decirme que no entenda el procedimiento, pero estoy seguro que l es uno de esos que siempre quiere hacer las cosas a su modo. Hay rumores de que es lento para aprender y oculta su mal desempeo con quejas de que no ha sido bien capacitado. Recomiendo que se ponga a prueba hasta que cambie y se apegue a las reglas.

    Ejemplo 2.

    Bien: Coment con Susana la situacin al revisar las impresiones. Dijo que la nueva revisin llego mientras se realizaba un trabajo, por lo que ella dej la copia vieja en el archivo en caso de que los inspectores necesitaran verla. Le mostr la parte en la que el procedimiento seala que las copias viejas se deben archivar y es posible ir al archivo de planos para consultar las versiones anteriores. Al comentar ms tarde con Susana el sistema de archivo de contratos, parece ser que el sistema no apoya tan bien la produccin como debiera. Dice que tiene en una libreta de notas para las revisiones de Martin Company, pues hacen revisiones dos o tres veces durante un trabajo. Recomiendo que se revise el procedimiento de cambio y revisin de solicitud, para asegurarse de que abarque lo que sucede en la actualidad con los clientes. Mal: Susana tena una excusa muy endeble al decir que dej las copias a disposicin de los inspectores. En realidad, es una floja a la que le gusta hacer sus propios registros. Ya vieron las libretas que garabatea? Creo que sus sistemas de archivo son un desastre. Era mejor cuando poda ir a tomar los planos que se quisieran.

    Actividades a seguir en acciones correctivas

    1. En caso de encontrar no conformidades, las acciones correctivas propuestas

    en el plan son evaluadas por el auditor lder para verificar la correccin de las no conformidades. Esta actividad debe quedar registrada. El auditor tiene un plazo de cinco das hbiles para evaluar el plan y responder al responsable del rea auditada.

  • 2. Una vez levantadas las no conformidades a satisfaccin del auditor lder, ste solicita al encargado de la calidad los documentos de la auditora y anexa al informe de auditora la informacin correspondiente a las acciones correctivas. Luego, el auditor lder devuelve al encargado de la calidad los documentos de la auditora.

    3. El encargado de la calidad debe registrar en el plan de auditora, la fecha de

    recepcin del informe con el cierre de las no conformidades.

    Control del documento

    Nombre Cargo Dependencia Fecha

    Revisin Lina Lorien

    Rivera Cruces Instructor virtual

    Centro de Gestin Agroempresarial del

    Oriente Regional Santander

    Diciembre de 2012

    Adaptacin Paola Andrea

    Bobadilla Gutirrez

    Guionista - Lnea de

    produccin

    Centro Agroindustrial Regional Quindo

    Mayo de 2013