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CÓDIGO: P-SIG-10-2017

FECHA: JULIO 2017

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SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

PROCEDIMIENTO

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

P-SIG-10-2017


JULIO 2017

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ÍNDICE

1 OBJETIVO Y ALCANCE 4

2 MARCO NORMATIVO 4

3 DEFINICIONES 5

4 PARTES INTERESADAS 7

5 RESPONSABILIDADES 8

6 PUNTOS DE CONTROL DE RIESGOS 8

7 INTERACCIÓN DE PROCESOS 9

8 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 10

9 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 15

10 LECCIONES APRENDIDAS 15

11 CONTROL DE DOCUMENTOS 16

12 CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO 16

1. OBJETIVO Y ALCANCE

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1.1 Presentación El presente Procedimiento de Acciones correctivas y preventivas del Proceso SIG de Compañía Mexicana de Exploraciones, S.A. de C.V., se establece con la finalidad de cumplir con los requerimientos de la Norma ISO 9001:2015 y su equivalente Mexicana NMX-CC-9001-IMNC-2015 “Sistema de Gestión de la Calidad”; así como la Norma ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental y su equivalente Mexicana NMX-SAA-14001-IMNC-2015; y OHSAS 18001:2007 “Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo” y su equivalente Mexicana NMX-SAST-001-IMNC-2008. Así mismo está orientado al personal de Compañía Mexicana de Exploraciones, S.A. de C.V. quien es responsable de cumplir con los lineamientos aquí establecidos. Este documento es estrictamente controlado mediante su distribución, solamente la última versión es válida y se encuentra disponible en la Plataforma del SIG. El Representante de la Dirección y el Auditor de SSIPA son las únicas personas autorizadas para realizar los cambios de este documento. El Representante de la Dirección es el único que controla todas sus revisiones, emisiones y su distribución.

1.2 Objetivo General Definir las políticas y/o reglas generales de acción que Compañía Mexicana de Exploraciones, S.A. de C.V. aplica para asegurar y mantener la calidad, seguridad industrial y el cuidado al ambiente del Servicio que proporciona a sus clientes y partes interesadas.

1.3 Alcance

Aplica a todos los centros de trabajo y actividades comprendidas dentro del Sistema Integral de Gestión de Compañía Mexicana de Exploraciones, S.A. de C.V.

1.4 Objetivo

Definir las acciones oportunas para el proceder ante las no conformidades que se detecten en el Sistema Integral de Gestión y establecer un método para llevar a cabo las Acciones correctivas y Preventivas que se adopten para eliminar las No conformidades reales o potenciales.

2. MARCO NORMATIVO

Las disposiciones legales que norman las atribuciones y actuaciones de Compañía Mexicana de Exploraciones, S.A. de C.V., son las siguientes:

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Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo 134. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Ley del Régimen Patrimonial y del Servicio Público. Reglamento de la Ley de Adquisiciones. Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público. Estatuto Orgánico de Compañía Mexicana de Exploraciones, S.A. de C.V. (Vigente). Reglamento Interno de COMESA. Norma ISO 9001:2015 “Sistema de Gestión de Calidad” y su equivalente Mexicana NMX-

CC-9001-IMNC-2015. Norma ISO 14001:2015 “Sistema de Gestión Ambiental” y su equivalente mexicana NMX-

SAA-14001-IMNC-2015. OHSAS 18001:2007 “Sistema de Gestión de Seguridad y Salud” y su equivalente

mexicana NMX-SAST-001-IMNC-20078.

3. DEFINICIONES

Acción de Mejora.- Acción tomada para mejorar el desempeño de un proceso.

Acción correctiva.- Acción tomada para eliminar las causas de una no-conformidad real, defectos u otra situación indeseable a fin de prevenir y evitar su recurrencia.

Acción preventiva.- Acción tomada para eliminar las causas de no-conformidades potenciales, defectos u otra situación indeseable a fin de prevenir su ocurrencia. Es decir, prevenir situaciones no deseadas que pongan en riesgo los procesos, el ambiente, la seguridad y salud.

NOTA: La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

Corrección: Acción puntual para eliminar los efectos inmediatos de una no conformidad.

Escalamiento de un Informe de Acción.- Consiste en cancelar una no conformidad por falta de atención del responsable designado para su implementación o falta de eficacia de las acciones y en su lugar emitir un nuevo reporte asignando como responsable al jefe inmediato. Se debe conservar la trazabilidad durante el escalamiento de un informe.

Queja del Cliente.- No Conformidad levantada por condiciones insatisfactorias reportadas por el Cliente o el Representante Técnico del mismo. Algunas veces son llamadas requerimientos de Acción Correctiva. Cuando el cliente no proporciona un formato; estas

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quejas pueden registrarse en el propio formato de Reporte de No Conformidad y Acciones o llevarse un control independiente por área de competencia.

No conformidad potencial.- Condición con potencial de producir un incumplimiento con algún requisito especificado en el Sistema de Gestión Integral, las normas ISO-9001, ISO-14001 y OHSAS-18001, los Manuales de Gestión o lo establecido en el contrato o norma aplicable.

No conformidad real.- Incumplimiento identificado a un requisito especificado en el Sistema de Gestión Integral, las normas ISO-9001, ISO-14001 y OHSAS-18001, los Manual de Gestión o lo establecido en el contrato o norma aplicable.

Observación: Incumplimiento aislado que no pone en riesgo lo establecido en el Sistema de Gestión Integral, las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, el Manual del Sistema Integral Gestión o lo establecido en el contrato o norma aplicable.

Producto / Servicio No Conforme.- Es el incumplimiento a los requisitos especificados de un producto (materiales, equipos,) o servicio (inspecciones, pruebas, renta de equipo, etc.) el cual es detectado en las etapas de recepción u operación y se atienden de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Producto No Conforme.

Recomendación: Situación que no representa un incumplimiento pero puede ayudar a mejorar el desempeño del proceso.

Representante del Sistema de Gestión.- Se refiere a la función designada por la Dirección para representarlo en los temas relacionados con el Sistema Integral de Gestión.

SIG: Forma abreviada para referirse al Sistemas Integral de Gestión que incluye los de la Calidad, de Protección Ambiental y de Seguridad y Salud Ocupacional.

4. PARTES INTERESADAS Y COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS MISMAS.

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5. RESPONSABILIDADES

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5.1 Del Representante de la Dirección:

Vigilar la aplicación del presente procedimiento para asegurar el correcto funcionamiento del Sistema Integral de Gestión.

Controlar dar seguimiento a las Acciones Correctivas y Preventivas que se adopten en los diferentes centros de trabajo.

5.2 De los Directores, Gerentes y Jefes:

Dar seguimiento y control a las Acciones correctivas y preventivas para la atención y prevención de Productos No Conformes y no conformidades reales y potenciales que se presenten derivados de las actividades de operación, así como, a las no conformidades ambientales, de seguridad y salud.

5.3 Del Personal en General:

Identificar la oportunidad para la toma de acciones correctivas y preventivas en la realización de sus actividades diarias, comunicarlo a sus jefes o superiores para su control.

6. PUNTOS DE CONTROL DEL RIESGO

Como parte integral de este documento se identifican los riesgos para prevenir cualquier situación potencial que pueda afectar el desarrollo del subproceso por medio del pensamiento basado en riesgos. Para ello se realiza una matriz de identificación de riesgos por cada Centro de trabajo, a fin de dar cumplimiento a los acuerdos de servicios establecidos con las partes interesadas y clientes externos. 7. INTERACCIÓN DE PROCESOS

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ENTRADA PROCESO SALIDA

CLIENTE Consejo. Direcciones. Gerencias. Personal. Clientes. Proveedores OIC. SFP STPS IMSS SEMARNAT Comunidades aledañas al

entorno de trabajo de acuerdo a Contrato.

Anexo SSIPA Programas SSIPA

CLIENTE

Capacitación SSIPA Implementación de

medidas de seguridad. Auditorías. Informes mensuales,

trimestrales, semestrales y anuales.

Reporte de No Conformidades

RESPONSABLE DE SSIPA Anexo SSIPA. Programa de trabajo. Análisis Causa Raíz

ASSIPA Programa de trabajo. Informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales.

SISTEMAS Intranet e Internet, medios de comunicación electrónicos.

Computadoras.

RECURSOS MATERIALES

Esquemas de Contratación.

GERENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS

Presupuesto

JURÍDICO Revisión de cláusulas de contratos.

8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

8.1 Diagrama de Flujo

SIG

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TODO EL PERSONAL / RESPONSABLES DE

AREA REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

8.2 Descripción de actividades:

FPSIG-09-01

FPSIG-09-01

FPSIG-09-01

FPSIG-09-01

FPSIG-09-01

INICIO

2. Identifica las causas y define acciones pertinentes

3. Modifica Documentación

FIN

1. Identifica y define la situación

4. Cancelación de un Registro de No Conformidad - Acciones

5. Da seguimiento a las acciones

9. Análisis de Repetibilidad de Causas

6. Escalamiento de un informe de acción

7. Cerrar informe de acción

8. Comunica resultados

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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO GENERADO

1. Identificar y definir la situación.- Las Acciones Correctivas y Preventivas son emitidas por el responsable del Proceso donde se detecta la necesidad de implementar tales acciones o por las áreas de Seguridad Industrial, Protección Ambiental y Salud Ocupacional.

Las No Conformidades son emitidas por personal auditor durante auditoria o responsable de área que no está satisfecho con los resultados de otro proceso, en caso que se tengan evidencias del incumplimiento se deben presentar junto con el informe.

En el caso de quejas del cliente deben ser notificadas al Responsable del Área para que las registre y dé seguimiento.

Para efecto de aprovechamiento de las experiencias de los trabajos mal ejecutados, éstos pueden ser identificados y controlados por el área operativa; y las acciones y análisis tomadas por la misma área no son consideradas no conformidades.

Con la información generada de los procesos se realiza un análisis que permita identificar la necesidad de tomar Acciones Correctivas y Preventivas:

Información recomendada para el análisis: Informes de auditoria Reportes de productos / servicios no

conformes No Conformidades Ambientales, de

Seguridad y Salud, Reportes de Accidentes e incidentes Quejas del cliente Índice de satisfacción del cliente Estadísticas de los indicadores de los

procesos y estratégicos Revisión de la Dirección Sanciones de la autoridad Grado de cumplimiento de programas y

Todo el personal

Reporte de No Conformidad y Acciones

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planes Entre otros.

2. Identificar las causas y definir las acciones pertinentes.- Aplicando herramientas estadísticas tales como Diagrama de causa y efecto, 5 porqués, diagrama de flujo, lluvia de ideas, entre otras, se deben identificar las causas que originan el problema. Se debe determinar mediante análisis las acciones requeridas para eliminar las causas identificadas. Las acciones deben de eliminar las causas y prevenir recurrencia del incumplimiento reportado, adoptando las medidas apropiadas según importancia del problema y el riesgo que representa con base a la siguiente jerarquía:

Si pone en riesgo la integridad o la vida del personal.

Si pone en riesgo la calidad del producto o servicio.

Si genera afectaciones al ambiente. Si pone en riesgo la integridad de los equipos

e instalaciones. Si pone en riesgo el cumplimiento del

Sistema Integral de Gestión. En los casos en los que una acción correctiva o una acción preventiva identifiquen peligros nuevos o modificados o la necesidad de controles nuevos o modificados, es necesario que tales acciones se apliquen tras una evaluación de riesgos previa a su implementación.

Responsables de Área


3. Modifica Documentación.- Como parte de las acciones a tomar se debe garantizar la estandarización de la solución incorporándola a la documentación del Sistema Integral de Gestión.

Después de identificadas las causas, si se considera que un plan de acción en proceso previamente documentado en otro Informe de Acción es capaz de eliminar la causa raíz, solo se indica en el registro la referencia a dicho Informe de Acción, sin ser necesario duplicar el plan de

Representante de la Dirección

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acción y sus seguimientos

4. Cancelación de un Registro (No Conformidad o Acciones).- La cancelación de una no conformidad o Plan de Acción se puede dar por los siguientes motivos:

Por eliminación del área o puesto responsable en la estructura organizacional

Por encontrarse abierta y ser agrupada con otras en una auditoría interna.

Si la cancelación se da por eliminación del área o puesto responsable de la no conformidad en la estructura organizacional o por cambio de responsable de una actividad se realiza una vigilancia / monitoreo para verificar si esta no conformidad todavía aplica a la nueva área, puesto o responsable de las actividades. En caso de que todavía aplique, se levanta una nueva no conformidad que sustituye a la ya cancelada. Cuando se cancele una no conformidad se procede a identificar como cancelado el registro y se refleja tal estado en el control.


5. Dar seguimiento a las acciones.- Se inician los seguimientos a la(s) acción(es) propuestas/efectuadas apoyándose en la fecha compromiso establecida y/o registrada en el plan de acciones del informe.

Asegurarse, mediante evidencias que las acciones planteadas se han ejecutado. Registrar el seguimiento en un control electrónico.

En caso de encontrar una fecha compromiso vencida se debe establecer en los resultados del seguimiento una nueva fecha compromiso con el objeto de darle seguimiento. Cuando un plan de acción rebase el tiempo establecido para su implementación y aún no se haya atendido, se debe revisar en conjunto con el responsable las causas del atraso a fin de identificar si las acciones propuestas son viables. Podría



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requerirse replantear el plan de acciones.

Cuando no sea posible dar seguimiento al informe a través del responsable asignado originalmente, debido a causas como estar fuera de la empresa, estar laborando a en brigada, etc., el seguimiento se hará a través del responsable del departamento de SSIPA o de quien el designe.

En el caso de realizarse una nueva auditoría interna y de encontrar que no se han cerrado las No Conformidades reales levantadas en Auditorías pasadas o fuera de Auditorías se podrá levantar una nueva no conformidad que las agrupe, si así lo considera el Auditor Líder.

En el caso de existir Observaciones de auditorías anteriores el Auditor Líder las evalúa y determina si se convierten en no conformidades.

Para la atención de las No Conformidades externas se debe apegar a los procedimientos establecidos por el organismo externo

6. Escalamiento de un Reporte de No Conformidad y Acciones.- Consiste en generar un nuevo reporte asignando a un responsable del reporte con nivel de autoridad y responsabilidad mayor al de quien era responsable del informe inicial. Durante el escalonamiento se debe asegurar la trazabilidad para conocer el origen e historia del problema, las acciones tomadas y sus efectos.



7. Cerrar el Reporte de No Conformidad y Acciones.- Esto ocurre en el momento en que el representante del Sistema de Gestión o el Auditor Líder han verificado que las evidencias o los resultados descritos por la persona que efectuó el seguimiento fueron apropiados para solucionar la no conformidad detectada y la firman. La efectividad del cierre se debe verificar en futuras auditorías o revisiones.



8. Comunicar los resultados.- En función del problema inicial comunicar a la Dirección, responsables del área involucrada, cliente y/o autoridad la implementación


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de las acciones correctivas y preventivas.

9. Análisis de Repetibilidad de Causas.- Con la información generada se tiene ahora un parámetro para poder analizar las causas de las no conformidades y se puede ver lo que ocurre en el proceso o bien las tendencias, como fuente para la toma de acciones preventivas



9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Indicador Puesto Responsable

Frecuencia Forma de medirlo

U.M. Meta Fuente

No Conformidad y

Acciones


Trimestral

(Número de No

Conformidades y Acciones atendidas /

Número de No Conformidades

y acciones levantadas ) X

100

% 95% Informe de NC y

Acciones por centro de trabajo

10. LECCIONES APRENDIDAS

Para determinar en qué medida se lograron los objetivos de SSIPA se documenta el aprendizaje periódicamente, este conocimiento permite replicar acciones que pueden ser exitosas y/o evitar errores en el futuro. 11. CONTROL DE DOCUMENTOS

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Identificación del documento

Almacena

miento

Preservación

Acceso

Distribución

Período de conservación

Disposición

Final

Control de Cambios


Digital Base de

datos SIG

Servidor Plataforma

SIG Anual

Archivo histórico

Ver. final

12. CONTROL DE ACTUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO

Fecha próxima de actualización: Este documento se actualizará cada vez que se requiera si las sugerencias o recomendaciones de cambio lo justifican.

Ubicación física del documento: Oficinas Centrales de Compañía Mexicana de Exploraciones,

S.A. de C.V.

Este Documento ha sido elaborado en base a la estructura del Manual de Procedimientos para elaborar documentos normativos M-DIG-UEI-01-2013.

VERSIÓN FECHA

AUTORIZACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

PRIMERA Mayo 2014 Emisión Inicial del Documento

SEGUNDA Agosto 2014 Modificación del reporte de No Conformidad y Acciones,

adecuación de las definiciones y mejoras al texto del desarrollo.

TERCERA Julio 2017 Actualización de acuerdo a la normativa ISO 9001 y 14001

versión 2015.

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