manual sistema de correspondencia

Sistema Automatizado de Correspondencia (SIACO)

Ing. Jimmy Villegas Milan 1

ASPECTOS BASICOS DEL SIACO

Numero Único de Registro Interno

Numero Único de Registro

Pantalla de login.

Cabecera y menú rápido

Grupo de menú principal

2da Sección de menú principal



Configurar usuario

Lista de derivación

Reportes de utilidad Gestor de reportes

Documentos recibidos Documentos Despachados



Reporte Gerencial 3

Reporte Gerencial 4 (Certificados de pago)

Documentos que deben llegar (Bandeja de entrada para Oficiales y Copias)

Recibir Documentación



Documentos Pendientes (Oficiales y Copias)

Pendientes Oficiales

Pendientes Oficiales (vista rápida)

Pendientes Digitales (Copias)



Archivo de documentos oficiales (Solo secretarias o personal autorizado con Nota interna)

Lista de la replica de carpetas existentes

Lista de documentos archivados

- Solo en copias digitales existe el des-archivo

- El des-archivo de documentos oficiales se solicita por soporte técnico

Cites asignados en la oficina



Lista de cites ordenados por correlativo y asociación a NURI

Reporte de documentación archivada en la oficina

Documentos Derivados No Recibidos Se reestablecen en 10 días hábiles

Ventana sobre datos de documentos no recibidos

Archivo Digital (Copias Digitales archivadas)



Buscador y/o seguimiento de documentos

Corregir Derivación Hojas de Seguimiento Internas Creadas Generación de documentación

Corregir Derivación Introducir el NUR o NURI completo

Nuris creados por mi usuario



Hojas de seguimiento internas creadas

Generación de NUEVOS documentos

Lista de documentos creados por usuario



COMO CREAR UN DOCUMENTO NUEVO

Seleccionar tipo de documento a crear

Formulario de creación de una Nota Interna

Ayuda para cargar datos sobre el destinatario al formulario. ALIAS: Nombre del encargado de la Oficina REAL: Nombre del usuario u Oficina. A: Permite asignar o modificar el nombre del encargado de la Oficina.

Seleccionar crear documento para asignar CITE



Al documento creado se debe asignar un NURI nuevo o pendiente

Seleccionar nuri PENDIENTE y asignar o En NUEVO, seleccionar el proceso y luego en Asignar NURI

Generar WORD para la impresión del documento

Debe seleccionar abrir y no predeterminar esta acción. En el menú Ver, seleccionar la opción de “Vista de impresión”.



Formulario de derivación

Adjuntar documentos Lista de derivación desplegable Espacio del proveído

CITE del documento acción a tomar

Opciones de derivación

Derivación de documento oficial Confirmación de derivación

Impresión de hoja de seguimiento automático



MODIFICACIÓN DE DOCUMENTO

Desde el menú rápido hacer clic en GENERAR

Seleccionar el tipo de documento a modificar (Ej. INFORMES)

Hacer clic en “VER / MODIFICAR / DERIVAR”

Se visualiza el documento

- Se realizan las modificaciones - Clic en botón “Modificar Documento” - Clic en botón “Generar WORD”



CORRECCION DE DERIVACIÓN

Requisito: El nuri no debe estar recibido, ni las copias derivadas si existiesen. Introducir el NURI completo

Hacer clic en el botón “REESTABLECER” para enviar el NURI a la bandeja de pendientes

Así se visualiza un documento que esta siendo corregido. El siguiente paso es hacer clic en derivar. NOTA: También se visualiza de la misma manera cuando no se confirma la derivación.

Ahora debe eliminar la derivación errónea para finalizar el proceso y volver a derivar.



AGRUPACION DE NURI

En la lista de pendientes, hacer clic en “AGRUPAR NURI”

Seleccionar de la lista los nuris pendientes oficiales y copias digitales. Hacer clic en agregar

Mientras no imprime la carátula puede quitar nuris agrupados por error.

Imprimir carátula

La carátula se adjunta a los nuris y a partir de ese momento solo se deriva el nuri original. Los proveídos solo van en el nuri principal



SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

Seleccionar CERTIFICACION

Se debe seleccionar las certificaciones solicitadas

- POA - Presupuestaria - Publicación - Financiamiento Externo

Seleccionar el código POA Llenar los datos solicitados Clic en el botón “CREAR DOCUMENTO”

Debe seleccionar el organismo financiador

- Local - Externo

Seleccionar aporte Local. Clic en el botón “AGREGAR FINANCIADOR” Si desea agregar mas organismos solo debe seleccionar el aporte LOCAL o EXTERNO Una vez concluido hacer clic en “VOLVER AL FORMULARIO”

Ahora puede visualizar los aportes asignados y además agregar o eliminar datos. El siguiente paso es asignar NURI



Por defecto le da la opción de Certificación Presupuestaria

Una vez que se cuenta con NURI y CITE, procede a imprimir el documento, generando el WORD

El siguiente icono nos muestra una ayuda en video de la pantalla que tenemos en ese momento.

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