manual correspondencia

YACIMIENTOS PETROLÍFEROS FISCALES

BOLIVIANOS (YPFB)

Dirección Nacional de Tecnologías de la Información (DNTI)

Manual del Usuario

Sistema de Seguimiento a Correspondencia

Código: DNTI – UDS – SCO – USU – 001 Versión: 2.0

LA PAZ – BOLIVIA

2013

DNTI - Unidad de Desarrollo de Sistemas

Manual de Usuario Sistema de Seguimiento a Correspondencia

2

CONTENIDO

Historial de documentos ....................................................................................................................... 3 1

Introducción .......................................................................................................................................... 4 2

2.1 Descripción del Sistema de Correspondencia .............................................................................. 4

2.2 Roles de usuario .......................................................................................................................... 6

2.3 Funciones por rol de usuario ........................................................................................................ 7

Tareas generales de los usuarios ........................................................................................................ 8 3

3.1 Iniciar la aplicación ....................................................................................................................... 8

3.2 Iniciar una sesión en la aplicación ................................................................................................ 9

3.3 Actualizar la información del usuario ......................................................................................... 11

3.4 Cerrar sesión en la aplicación .................................................................................................... 12

El proceso de Correspondencia ......................................................................................................... 13 4

4.1 Registro de Correspondencia Interna y Externa ......................................................................... 15

4.2 Despachar Correspondencia ...................................................................................................... 20

4.3 Recepción de Correspondencia ................................................................................................. 22

4.4 Derivar correspondencia ............................................................................................................ 24

4.5 Recuperar Correspondencia ...................................................................................................... 26

4.6 Terminar Correspondencia ......................................................................................................... 28

4.7 Rehabilitar Correspondencia ...................................................................................................... 29

4.8 Búsqueda de Correspondencia .................................................................................................. 32

El proceso de Asignación de Correlativo ........................................................................................... 34 5

Reportes ............................................................................................................................................. 37 6

6.1 Hoja de Recepción ..................................................................................................................... 38

6.2 Tareas Pendientes .................................................................................................................... 40

6.3 Tareas Terminadas .................................................................................................................... 42

Preguntas frecuentes ......................................................................................................................... 44 7

7.1 Tareas generales ....................................................................................................................... 44

7.2 El proceso de Seguimiento de Correspondencia ....................................................................... 44

7.3 El proceso de Asignación de Correlativo .................................................................................... 44

Más información ................................................................................................................................. 45 8



3

Historial de documentos 1

En la siguiente tabla se ofrece información general sobre los cambios más importantes de

este documento:

Versión Fecha Descripción

v. 1.0.0 14/03/2011 Elaboración del documento

v. 1.0.5 30/05/2011 Revisión de documento

v. 1.1.0 23/09/2011 Reingeniería del documento

v. 2.0 03/09/2013 Adición del módulo Asignación de Correlativo

Adición de la sección de Reportes

Modificación del documento a la nueva estructura de

manuales de usuario



4

Introducción 2

2.1 Descripción del Sistema de Correspondencia

El sistema de seguimiento a correspondencia es una aplicación web que permite

administrar un entorno ágil y sencillo el cual permite catalogar, almacenar y acceder a

registro de correspondencia dentro de la empresa. La información se encuentra disponible

en tiempo real, permitiendo a los funcionarios realizar el seguimiento de la

correspondencia.

El sistema se encuentra al servicio de todos los funcionarios de YPFB que requieren enviar

y/o recibir correspondencia. No están autorizados los pasantes, consultores de línea o por

producto de acurdo a disposiciones de la Dirección Nacional de Recursos Humanos

(DNRH)

El proceso de Correspondencia

El proceso de la correspondencia tiene por objetivo el de permitir el registro de los datos

de la correspondencia recepcionada o generada en la empresa y considera las siguientes

acciones:

Registro de correspondencia.

Despacho de correspondencia.

Recepción de correspondencia registrada.

Derivar correspondencia a varios destinatarios.

Recuperar correspondencia Derivada.

Terminar correspondencia.

Rehabilitación de correspondencia que haya sido terminada.

Búsqueda de Correspondencia



5

El proceso de Solicitud de correlativo

La solicitud de correlativo es el proceso opcional, destinado a aquellas unidades que no

disponen de personal de apoyo administrativo o que desean disponer de un manejo

automatizado todos los días de la semana y mediante la cual un usuario de la unidad

habilitada hace la solicitud de un número correlativo para la documentación que genera.

Este proceso requiere que el Director de la Unidad efectué la respectiva solicitud a la DNTI

para su habilitación, señalando la modalidad de generación de correlativos de su unidad

para que todo el personal de la misma sea habilitado.

Reportes

Se genera reportes tanto para las hojas de recepción, tareas pendientes, tareas

finalizadas, seguimiento de hojas de ruta, etc.



6

2.2 Roles de usuario

Los roles de usuarios permiten definir las funciones a las que los usuarios pueden acceder

en el sistema, existen los siguientes roles:

Ventanilla Única (VU), Se encarga del registro de correspondencia EXTERNA y

seguimiento a correspondencia.

Autoridad (AUT), Encargado de la generación de hojas de ruta tanto para

correspondencia Interna como Externa, seguimiento, recepción, derivación y/o

finalización de hojas de ruta.

Usuario General (UG), Encargado de la recepción, derivación y/o finalización de las

hojas de ruta.



7

2.3 Funciones por rol de usuario

Las funciones por rol de usuario definen las funciones que los usuarios pueden acceder.

Funciones

(Acciones o actividades en el sistema)

Rol Usuario (de acuerdo a 2.2)

VU AUT UG

Registro

Nueva Correspondencia SI SI

Historial SI SI

Asignación Correlativo

SI SI

Bandeja de Entrada

Recepcionar SI SI SI

Despachar SI

Derivar SI SI SI

Terminar SI SI SI

SEGUIMIENTO

Búsqueda de Correspondencia SI SI SI

REPORTES

Hoja de Recepción SI SI SI

Tareas Pendientes

SI SI

Tareas Terminadas SI SI SI

RECUPERACIÓN

Correspondencia Terminada SI SI SI

Correspondencia Derivada SI SI SI



8

Tareas generales de los usuarios 3

Para utilizar el sistema de Seguimiento de correspondencia todo usuario debe iniciar la

aplicación. Esta sección explica la forma de:

3.1. Iniciar la aplicación

3.2. Iniciar sesión en la aplicación

3.3. Actualizar la información del usuario

3.4. Cerrar aplicación

3.1 Iniciar la aplicación

Figura: 3-1 Pantalla del navegador

1. Para iniciar a aplicación Introduzca en el navegador la dirección

http://seguimiento.ypfb.gov.bo en el caso de que el usuario esté conectado a la

red interna de la empresa y http://seguimiento.ypfb.gob.bo en el caso que el

usuario esté fuera de la red interna y el acceso se realice vía internet.

Recomendación: Utilizar los navegadores Mozilla Firefox o Google

Chrome.

http://seguimiento.ypfb.gov.bo/

http://seguimiento.ypfb.gob.bo/



9

3.2 Iniciar una sesión en la aplicación

Figura: 3-2 Pantalla de autenticación

Recomendación: Para acceder al sistema de seguimiento a

correspondencia, es necesario contar con el nombre de usuario y

la contraseña, en caso de no contar con estos datos, se debe

solicitar al administrador del mismo.

1. Introduzca nombre de Usuario.

2. Introduzca Contraseña.

3. Para ingresar al sistema haga clic en “ ”.



10

Figura: 3-3 Pantalla de Panel de correspondencia

Descripción: Se muestra información resumen de la

correspondencia pendiente por despachar, recepcionar o derivar,

también denota si la correspondencia pendiente es de alta

prioridad o no.



11

3.3 Actualizar la información del usuario

Figura: 3-4 Pantalla superior principal

1. Para actualizar la información del usuario, haga clic en el ícono .

Figura: 3-4 Pantalla de información del usuario

2. Para cambiar su contraseña, haga clic en Cambiar Password.

Figura: 3-5Pantalla de cambio de contraseña

3. Para descartar los cambios, haga clic en Cancelar registro.

4. Para registrar los cambios, haga clic en Realizar Cambio después de llenar los

campos requeridos.



12

3.4 Cerrar sesión en la aplicación

Figura: 3-6 Pantalla superior principal

1. Para cerrar sesión en la aplicación, haga clic en Salir.



13

El proceso de Correspondencia 4

El proceso de la correspondencia tiene por objetivo el de permitir el registro de los datos

de la correspondencia recepcionada o generada en la empresa

Figura: 4-1 Proceso de Correspondencia



14

Durante el proceso de correspondencia se realizan las siguientes actividades:

4.1. Registro de Correspondencia Interna y Externa

4.2. Despachar Correspondencia

4.3. Recepción de Correspondencia

4.4. Derivar Correspondencia

4.5. Recuperar Correspondencia

4.6. Terminar Correspondencia

4.7. Rehabilitar Correspondencia

4.8. Búsqueda de Correspondencia



15

4.1 Registro de Correspondencia Interna y Externa

El registro de la correspondencia se realiza cuando una documentación es ingresada por

ventanilla única (correspondencia externa) o cuando es generado en una de las unidades

internas de la empresa (correspondencia interna).

Correspondencia Interna: Es toda la documentación generada en alguna de las

unidades organizacionales de YPFB

Correspondencia Externa: Este tipo de correspondencia se registra cuando la

documentación procede de la entidad externa a YPFB por eso además se requiere

de las datos de la entidad, remitente y su cargo.

Figura: 4-2 Pantalla de correspondencia registrada

1. Para registrar una nueva correspondencia haga clic en Registrar Nuevo.

Registro > Nueva correspondencia.



16

Figura: 4-3 Formulario para Registrar Nueva Correspondencia Interna

2. Seleccionar el tipo de Correspondencia INTERNA.

3. Introduzca el nombre del Remitente, la Unidad Origen está predeterminada.

4. Introduzca el nombre del Primer Destinatario, la Unidad Destino esta

predeterminada.

5. Seleccione Prioridad en la cual tendrá que elegir entre NORMAL o ALTA, en el caso

de elegir prioridad ALTA se debe seleccionar una Fecha Límite.

6. Ingrese un Número y Descripción de Adjuntos.

7. Para registrar la correspondencia, haga clic en Registrar.



17

Figura: 4-4 Formulario de Registro de Correspondencia Externa

2. Seleccione el tipo de Correspondencia EXTERNA

3. Introduzca el nombre del Remitente, Cargo y la Institución a la que pertenece.

4. Introduzca el nombre del Primer Destinatario, la Unidad Destino esta

predeterminada.

5. Seleccione Prioridad en la cual tendrá que elegir entre NORMAL o ALTA, en el caso

de elegir prioridad ALTA se debe seleccionar una Fecha Límite.

6. Ingrese un Número y Descripción de Adjuntos.

7. Para registrar la correspondencia, haga clic en Registrar.



18

Figura: 4-5 Pantalla de correspondencia Registrada por Despachar

Nota.-

Hacer clic en Mostrar 20, Mostrar 50 o Mostrar 100 para listar

la cantidad seleccionada de correspondencia.

8. Para imprimir y despachar haga clic en (Ver Despachar Correspondencia).

9. Para editar correspondencia, haga clic en .

Figura: 4-6 Pantalla de Modificación de Hoja

11.1 Para registrar cambios haga clic en Registrar Cambios.

10. Para adjuntar archivos o documentos digitales haga clic en .



19

Figura: 4-7 Formulario para Registrar Correspondencia Externa

12.1 Para buscar los Archivos y/o documentos a ser anexados haga clic en Examinar.

12.2 Para cargar los documentos y/o archivos examinados, haga clic en Comenzar

Carga.



20

4.2 Despachar Correspondencia

El despacho de correspondencia se realiza posterior al registro e impresión de la hoja de

ruta, se hace el despacho hacia el primer destinatario.

Figura: 4-8 Pantalla de correspondencia Registrada por Despachar

Nota.-

Haga clic en Mostrar 20, Mostrar 50 o Mostrar 100 para listar


1. Para imprimir y despachar haga clic en .

Registro > Nueva Correspondencia.



21

Figura: 4-9 Pantalla de detalle de la Correspondencia

1.1 Para imprimir el detalle de correspondencia, haga clic en Imprimir.

1.2 Para despachar la correspondencia, haga clic en Despachar.

1.3 Para cancelar la impresión y despacho, haga clic en Cancelar.



22

4.3 Recepción de Correspondencia

La recepción de la correspondencia en el sistema debe ser realizada cuando el destinatario

recibe el documento físico.

Figura: 4-10 Pantalla de Recepción y derivación de Correspondencia

Nota.-

Hacer clic en Mostrar 20, Mostrar 50 o Mostrar 100 para listar


1. Para realizar la recepción de la correspondencia, haga Clic en Recepcionar.

Bandeja de Entrada > Recepción – Derivación



23

Figura: 4-11 Pantalla de Recepción de Correspondencia

1.1 Para recepcionar la correspondencia, haga clic en Recepcionar.

1.2 Para la cancelar la recepción, haga clic en Cancelar.



24

4.4 Derivar correspondencia

Se debe derivar correspondencia Cuando el funcionario requiera derivar a otro

funcionario en base a las instrucciones o requerimientos de la correspondencia.

Figura: 4-12 Pantalla de Derivación de correspondencia.

Nota.-

Para terminar la correspondencia haga clic en Terminar (Ver

Terminar correspondencia).

1. Para realizar la derivación de correspondencia, haga clic en Derivar.

Bandeja de entrada > Recepción - Derivación.



25

Figura: 4-13 Pantalla de Derivación de Correspondencia

2. Digite el nombre Funcionario Destino a quien se le enviara el documento original.

3. Digite el respectivo Proveído.

4. Para enviar la correspondencia con copias seleccione o digite los nombre de los

destinatarios.

5. Para derivar correspondencia a los destinatarios seleccionados, haga clic en

Derivar.

6. Para cancelar la derivación de correspondencia, haga clic en Cancelar.



26

4.5 Recuperar Correspondencia

Con esta opción el usuario que efectuó una incorrecta derivación, tiene la posibilidad de

recuperar dicha derivación, siempre y cuando la correspondencia no haya sido

recepcionada por el destinatario, si fue recepcionada no es posible la recuperación no se

lista.

Figura: 4-14 Muestra Lista de Correspondencia Derivada que puede ser recuperada

Nota.-



1. Para recuperar correspondencia Derivada, haga clic en Recuperar.

Recuperación > Correspondencia Derivada



27

Figura: 4-15 Pantalla de recuperación de Correspondencia

Nota.-

La justificación debe ser igual o mayor a 50 caracteres.

2. Para que la correspondencia sea recuperada y vuelva a su bandeja de

entrada, haga clic en Recuperar.



28

4.6 Terminar Correspondencia

La correspondencia debe ser finalizada en caso de que no corresponda la derivación a otra

instancia y todo su proceso administrativo haya finalizado.

Figura: 4-16 Pantalla de Recepción y Derivación de correspondencia

1. Para terminar correspondencia, haga clic en Terminar.

Bandeja de entrada > Recepción - Derivación.



29

Figura: 4-17 Pantalla Finalización de Correspondencia.

1.1 Ingrese el Proveído Final.

1.2 Para finalizar la correspondencia, haga clic en Terminar.

1.3 Para cancelar la finalización de correspondencia, haga clic en Cancelar.

4.7 Rehabilitar Correspondencia

Esta opción permite rehabilitar una hoja de ruta finalizada por error, ingresando a la

misma aparece el listado donde se muestran toda la correspondencia terminada o

finalizada por el usuario.



30

Figura: 4-18 Lista de Correspondencia Terminada

Nota.-



1. Para rehabilitar la correspondencia, haga clic en Rehabilitar.

Recuperación > Correspondencia Terminada.



31

Figura: 4-19 Pantalla de Rehabilitación de Correspondencia

Nota.-

La justificación de debe ser igual o mayor a 50 caracteres

1.1 Después de llenar los campos requeridos, haga clic en Rehabilitar y la

correspondencia volverá a su bandeja de entrada.

1.2 Para cancelar la rehabilitación, haga clic en Cancelar.



32

4.8 Búsqueda de Correspondencia

La búsqueda de Correspondencia permite buscar correspondencia de tipo interna o

externa, cuando se tiene el número de la hoja de ruta o el número de cite, la búsqueda es

abierta, pero cuando la búsqueda es por cualquier otro parámetro es necesario

seleccionar un rango de fechas.

Figura: 4-20 Pantalla de búsqueda de Correspondencia

Seguimiento > Búsqueda de Correspondencia.



33

1. Seleccione el Tipo de Correspondencia (INTENA o EXTERNA) que desea Buscar.

2. Seleccione el rango de fechas (máximo 1 mes).

3. Seleccione el tipo de documento desea Buscar.

4. Introduzca la Palabra Clave del documento.

5. Para buscar la correspondencia, haga clic en Buscar.

6. Para ver todo el flujo de una correspondencia haga clic en Ver, genera la pantalla

siguiente la cual permite visualizar e imprimir el reporte de la correspondencia

seleccionada.

Figura: 4-21 Formulario para Registrar Correspondencia Externa

Descripción: Muestra información detallada del flujo de la

correspondencia seleccionada, permite generar reporte en formato

PDF.



34

El proceso de Asignación de Correlativo 5

El proceso de Asignación de Correlativo consiste en la solicitud por parte del usuario de un

número correlativo por tipo de documento (informe, memorándum, comunicación

interna, comunicación externa o instructivo) según la unidad a la que está asociada.

Figura: 5-1 Proceso de Asignación de Correlativo

Figura: 5-2 Pantalla de Solicitud o anulación Correlativo

Registro > Asignación de Correlativo



35

1. Para solicitar correlativo, haga clic en Solicitar Correlativo.

Figura: 5-3 Formulario de Nueva Asignación de Correlativo

Nota.-

Si existe una hoja de ruta relacionada a la documentación

generada, seleccionar una de las hojas de ruta que están en su

bandeja de entrada. Es recomendable vincular una hoja de ruta por

el valor administrativo y legal a la hora de hacer un seguimiento a la

documentación.

Si la unidad asignada al funcionario no depende directamente de

presidencia y está configurada para que pueda generar correlativos

con el nombre de la unidad, tendrá la posibilidad de solicitar

correlativos con el de la unidad jerárquica superior.

1.1 Seleccionar la unidad para la cual se solicitara el correlativo.

1.2 Seleccionar en Tipo de Documento

1.3 Introducir el nombre de la Persona que Firma (campo abierto a cualquier

texto, puede ser la persona que elabora el informe o el inmediato

superior).

1.4 Para guardar la “asignación ” haga clic en Registrar



36

2. Para anular el número haga clic en Anular Numero.

Figura: 5-4 Pantalla de confirmación para anulación de correlativo

Nota: Tener en cuenta que si anula el número de correlativo no

será posible su rehabilitación.



37

Reportes 6

Los reportes reflejan toda la correspondencia manejada, se genera reportes por hoja de

recepción, Tareas pendientes y Tareas terminadas Según un rango de fechas en la que fue

finalizada.



38

6.1 Hoja de Recepción

Reporte donde se muestra la correspondencia derivada Según un rango de fechas en la

que fue derivada a la cuenta del usuario y que aún permanece en la bandeja de entrada

(correspondencia pendiente de recepción).

Figura: 6-1 Pantalla de hoja de recepción

Reporte > Hoja de Recepción.



39

1. Para generar las hojas posteriores para un mayor número de derivaciones seleccione

el número de hoja y haga clic en Generar Reporte.

2. Para listar las hojas de ruta derivadas por el usuario en el rango de fechas

seleccionado, haga clic en Cargar Lista según el rango de fechas seleccionado.

3. Para generar reporte haga clic en Generar Reporte después de seleccionar hojas de

recepción de la lista.



40

6.2 Tareas Pendientes

El Reporte de tareas Pendientes muestra la correspondencia derivada al usuario

seleccionado según un rango de fechas en la que fue derivada y que permanecen en su

bandeja de entrada pendiente de recepción o derivación.

Figura: 6-2 Pantalla de Correspondencia pendiente por funcionario

Reporte > Tareas pendiente.



41

1. Seleccionar al Funcionario.

2. Limitar el rango de fechas.

3. Para generar el listado, haga clic en Buscar.

4. Para obtener el reporte en formato PDF, haga clic en Generar Reporte se generara

el reporte por correspondencia pendiente del funcionario seleccionado.



42

6.3 Tareas Terminadas

El reporte por tareas terminadas genera una lista de correspondencia del funcionario

seleccionado según un rango de fechas en la que fue finalizada generando su respectivo

reporte.

Figura: 6-3 Pantalla de correspondencia terminada por funcionario

Reporte > Tareas Terminadas



43

1. Seleccionar al Funcionario.

2. Limitar el rango de fechas.

3. Para generar el listado, haga clic en Buscar.

4. Para obtener el reporte en formato PDF, haga clic en Generar Reporte.



44

Preguntas frecuentes 7

7.1 Tareas generales

Pregunta: ¿Qué necesita para iniciar la aplicación?

Respuesta: Debe tener instalado un navegador como ser Mozilla Firefox, Google o

Chrome.

Pregunta: ¿Qué hago si olvido mi contraseña?

Respuesta: Usted debe de comunicarse con el Administrador del sistema o en su defecto

con la Dirección Nacional de Tecnologías de Información (DNTI).

7.2 El proceso de Seguimiento de Correspondencia

Pregunta: ¿Cómo hago la búsqueda de una determinada documentación?

Respuesta: Cuando se tiene el número de la hoja de ruta o el número de cite, la búsqueda

es abierta, pero cuando la búsqueda es por cualquier otro parámetro es necesario

seleccionar un rango de fechas. También se pueden probar diferentes combinaciones de

los parámetros para obtener mejores resultados.

7.3 El proceso de Asignación de Correlativo

Pregunta: ¿En qué consiste la Asignación de correlativo de la unidad jerárquica superior?

Respuesta: Si la unidad no depende directamente de presidencia y según la configuración

que se le haya asignado, tendrá posibilidad de solicitar un correlativo de la unidad

jerárquica superior, vale decir con el formato DIR – XX UNI-YY.

Pregunta: ¿Qué hacer en caso de que el modulo no esté disponible?

Respuesta: En caso de tener problemas con el uso del módulo del sistema, hacer la

solicitud del correlativo al encargado de controlar los correlativos designado para su

unidad (si corresponde) para posteriormente registrarlo en el sistema cuando sea posible

su manejo.



45

Más información 8

Cualquier aspecto o duda acerca de temas adicionales que no estén especificados en el

presente manual, comunicarse con la Dirección Nacional de Tecnologías de Información

DNTI.

Teléfonos 2 216300- Int.:11147-11277

Dirección Edificio Central Calle Bueno Nº 185

La Paz- Bolivia

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