manual archivo correspondencia

7/22/2019 Manual Archivo Correspondencia

1/63

MANUAL DE ARCHIVO YCORRESPONDENCIA

Versin actualizadaBogot, D.C. diciembre de 2005

I

N

S

NSTITUTO

ACIONAL DE

ALUD


2/63

2

C O N T E N I D O

INTRODUCCION 6

Estructura de Archivo y Correspondencia 7Secretara General 7Comit de Archivo 7Grupo de Trabajo 8Funciones del Area de Archivo y Correspondencia 8Misin y tica del responsable del Area de Archivo 9Comunicaciones oficiales 10Presentacin y aspectos generales de los escritos administrativos 10

Aspectos formales 10Aspectos de fondo 11Escritos administrativos 11Resoluciones 12Descripcin de las partes de una resolucin 12

Autos 12Circular 13

Acta 13Comunicaciones internas y externas 13Conceptos 13Oficio 14Memorando 14Nota interna 14Carta personal 14Programa de Gestin Documental 15Gestin Documental 15Fases del Programa de Gestin Documental 15Produccin y recepcin 15Trmite 15Distribucin 15Consulta 16Organizacin 16Recuperacin 16Disposicin final 16Conservacin total o permanente 16Seleccin 16Eliminacin 16Reprografa 17Microfilmacin 17El Area de Correspondencia dentro de los Programas de Gestin Documental 17Servicios del Area de Correspondencia 18Criterios para el registro y la radicacin de comunicaciones oficiales 18Registro de las comunicaciones oficiales 18Radicacin de las comunicaciones oficiales 18Horario de atencin al pblico 19Precauciones para el manejo de las comunicaciones 19Identificacin de sobres o paquetes sospechosos 20Equipo y mobiliario 20Equipos 20Sellos 20


3/63

3

Carpetas 20Casilleros 20Conservacin documental 21Gestin de correspondencia 21Normalizacin de la produccin documental 21Control de correspondencia 21Conceptos bsicos 22

Administracin documental 22Unidad documental 22Unidad archivstica 22

Archivo 22Fines de los archivos 22Importancia de los archivos 22Responsabilidad 22Funcin de los archivos 22Principios de organizacin 23Principio de orden original 23Documento 23Funcin de los documentos 23Funcin de constancia 23Funcin de comunicacin 23Documento de archivo 23Facilitativos o comunes 24Especficos o sustantivos 24Clases y caractersticas de los documentos 24Documentos dispositivos 24Documentos testimoniales 24Documentos informativos 24Clasificacin de los archivos 24Ciclo vital del documento 25

Archivos de gestin 25Archivos centrales 25Archivos histricos 26Fases de la gestin de los documentos 26Primera fase: nacimiento y elaboracin de documentos de los archivos de gestin 27Segunda fase: utilizacin y mantenimiento 27Tercera fase: conservacin y eliminacin 27Valores de los documentos 27Valoracin 27Valoracin documental 27Los valores primarios de los archivos administrativos o de gestin 28

Valor administrativo 28Valor jurdico 28Valor legal 28Valor fiscal 28Valor contable 28Valor tcnico 28Los valores secundarios del archivo histrico 29Tablas de Retencin Documental 29Beneficios 30Beneficios para la administracin con la elaboracin y aplicacin de las Tablas deRetencin Documental (TRD) 30


4/63

4

Para qu sirven las tablas de retencin documental? 30Importancia de las TRD desde el punto de vista archivstico 30Principios bsicos 30Procesos tcnicos 31Identificacin 31Estructura del fondo documental 31Fondo documental 31Secciones documentales 32Subseccin documental 32Serie documental 32Subserie documental 32Tipo documental 32Documentos simples 32Unidad documental compuesta 32Expedientes 33Seleccin documental 33Principios archivsticos 33Principio de procedencia 33Principio de orden natural 34Servicios 34Servicios de archivo 34Etapas para la elaboracin y aplicacin de la TRD 34Investigacin preliminar sobre la institucin 34

Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada 35Elaboracin de las TRD 35

Aplicacin de las TRD 35Organizacin de los archivos de gestin 35El mobiliario 36Ordenacin de las series, los expedientes y los tipos documentales 36

Apertura de las series documentales 36Ordenacin de expedientes 36Transferencias documentales 37Transferencias de archivo 37Las transferencias sirven para 38Transferencias primarias 38Para realizar estos traslados son necesarios 38Para realizar estas transferencias se tiene en cuenta 39Instructivo para diligenciar el formato 39Transferencias secundarias 39Organizacin de archivos 40Organizacin del depsito de archivo central 40

Inventarios 40Clasificacin, ordenacin y descripcin 40Importancia de la organizacin de los archivos de las instituciones 41Clasificacin 41Ordenacin 41Descripcin 42

Acceso y servicios del archivo 42Limitantes para el acceso 42Prstamo de documentos de gestin 43Conservacin preventiva en el archivo central 43Factores medio-ambientales 44


5/63

5

Factores biticos 44Los desastres 44Factores antropognicos 44Recomendaciones mnimas para el mantenimiento de los documentos 45Planes de prevencin 45Procesos que se incluyan en un plan de prevencin, atencin yrecuperacin en caso de desastre 45Objetivos del programa de prevencin 46Nuevas tecnologas 46Prstamos de archivo 47Personal de archivo 47Manejo de los depsitos en caso de emergencia 47

Aspectos que se deben tener en cuenta en un adecuado plan de atencin 47Fondos acumulados 48Cmo identificar los fondos acumulados de una institucin 48Organizacin de los fondos acumulados 48Primera etapa: compilacin de la informacin institucional 48Segunda etapa: diagnstico 49Tercera etapa: elaboracin y ejecucin del plan de trabajo archivstico 49Cuarta etapa: valoracin 50Tablas de Valoracin Documental 51Importancia de las tablas de valoracin documental (TVD) 51Para la administracin 51Para el desarrollo de la labor archivstica 51

Aprobacin de las tablas de valoracin documental por el comit de archivo 51Aplicacin de las tablas de valoracin documental 52Historias laborales 52

Acuerdos reglamentarios 53Serie documental de la historia laboral 53La gestin documental de la historia laboral 54Ciclo vital de la historia laboral 54La Tabla de Retencin Documental en la historia laboral 55Grupo de Recursos Humanos y la hoja de vida 55Tipos documentales en la historia laboral 56Conservacin preventiva de la historia laboral 56Circular No. 004 del 6 de junio de 2003, AGN, DAFP. 56Documentos como mnimo que cada historia laboral debe tener 56Organizacin de los documentos en la historia laboral 57Identificacin de las historias laborales 57Ordenacin de las historias laborales 57Ubicacin de las carpetas de las historias laborales 57

Formato nico de Inventario documental en la historia laboral 58Conservacin de archivos de las historias laborales 58Inventarios documentales en las historias laborales 58Consulta de las historias laborales 58Disposicin final de las historias laborales 59Referencias 60

Anexos 62


6/63

6

INTRODUCCIN

El Instituto Nacional de Salud contribuye con su labor a ser gestor de planes, programas y

proyectos e investigacin en salud pblica, para contribuir al mejoramiento de la salud delos colombianos.

Por la importante labor que desarrolla el Instituto para el pas, es necesario que todas susactividades queden soportadas en documentos, los cuales conformarn la memoriainstitucional y nacional en el rea de la salud pblica.

Una parte fundamental del sistema de informacin de la entidad, es el sistema deinformacin documental encargado de administrar todas las comunicaciones ydocumentos que se generan en desarrollo de las actividades misionales. Permite eltransporte y almacenamiento de las comunicaciones escritas, las cuales facilitarn, en elfuturo, recuperar la informacin necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones enbusca de alcanzar los objetivos misionales. Adems, integra el trabajo del personal dediferentes reas que elaboran y conservan, de acuerdo con lo establecido, los mensajesdentro del proceso de comunicacin interna y externa.

La responsabilidad u obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad yfidelidad de la informacin y documentos de archivo, as como de su organizacin yconservacin y la prestacin de los servicios archivsticos corresponde al SecretarioGeneral y a los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua, de acuerdo conel Artculo 16 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Tambin, son responsables losfuncionarios que tienen a su cargo el manejo de documentacin.

Es igualmente responsabilidad de los funcionarios de archivo trabajar sujetos a los msrigurosos principios de tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica deColombia, especialmente a lo previsto en su artculo 15, y a las leyes y disposiciones queregulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrticaque les confa la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad ladocumentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimoniodocumental de la Nacin, segn lo establecido en el Artculo 17 de la Ley General de

Archivos.

Por la importancia que tiene para el Sistema de Administracin Documental, ya que seconstituye en la memoria institucional, se actualiz el Manual de Archivo yCorrespondencia, con el cual se pretende brindar una herramienta de gestin a losresponsables del manejo del archivo y de las comunicaciones oficiales escritas, en toda laentidad y facilitar la aplicacin de la tabla de retencin documental para cumplir as con elprograma de gestin documental.


7/63

7

Estructura de Archivo y Correspondencia

En el Instituto Nacional de Salud la estructura del archivo es la siguiente: SecretaraGeneral, Comit de Archivo, Grupo de Publicaciones, Biblioteca, Archivo y

Correspondencia, Area de Archivo y Grupo de Trabajo.Secretara General

Orienta el diseo e implementacin de normas y procedimientos para el sistema de laadministracin documental y la memoria institucional.

Comit de Archivo

Creado como rgano asesor de la Direccin General, segn lo estipulado en el artculo 4del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin.

Es el grupo asesor interno de la alta direccin, responsable de definir las polticas, losprogramas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos ytcnicos de los archivos, segn lo establecido en el articulo 19 del Reglamento General de

Archivos del Archivo General de la Nacin.

Las funciones del comit de archivo son las siguientes: definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los

procesos administrativos y tcnicos de los archivos; fijar las funciones para el manejo, sistematizacin, conservacin, salvaguarda, archivo

y disposicin de la informacin archivstica relacionada con: el sistema de informacinarchivstico, la expedicin del documento y su flujo, los mtodos y procedimientos dearchivo del documento, el tiempo de conservacin del documento, las clases de

archivo, la conservacin del documento, los mecanismos de consulta y acceso a lainformacin que ste contiene y la depuracin y eliminacin del documento; capacitar y promover las normas y programas de gestin documental, de acuerdo con

lo establecido en el artculo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y dems normaspertinentes;

hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservacin de lainformacin archivstica y de las comunicaciones oficiales en cada una de lasdependencias, cuyos coordinadores debern hacer cumplir las decisiones adoptadaspor el Comit;

sugerir a la Secretara General los programas de gestin documental a travs de loscuales se har el diagnstico del sistema archivstico y de correspondencia comosoporte de las decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos;

proyectar y aprobar las actas de modificacin de la tabla de retencin documental,TRD, para la institucin las veces que sean requeridas; recomendar, cuando as sea necesario, la contratacin de asesores o consultores que

se requieran en desarrollo de las polticas y programas diseados por el Comit; proyectar para la firma del Director los actos administrativos relacionados con el

establecimiento y regulacin del sistema archivstico para el Instituto; definir su reglamento interno; el Comit debe tener, por lo menos, una reunin

ordinaria mensual, la cual deber ser convocada por el secretario tcnico del Comit,y podr tener reuniones extraordinarias siempre que as sea necesario y lo determineel Comit por convocatoria del secretario tcnico;

las dems que le defina el Director y la Ley o sus reglamentos.


8/63

8

El Comit de Archivo estar conformado, por las siguientes personas:

1. El Secretario General o su delegado, quien lo presidir;2. El jefe de la Oficina Asesora Jurdica, o su delegado;3. El jefe de la Oficina Asesora de Planeacin y Sistemas de Informacin, o su delegado;4. El responsable del Area de Archivo, o su delegado quien actuar como secretario;5. Adems, podrn asistir como invitados aquellos funcionarios que puedan aportar

elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.

Grupo de Trabajo

Creado con el fin de dar apoyo a la Secretara General en los asuntos relacionados con elajuste, actualizacin y aplicacin de la Tabla de Retencin Documental y los archivos deGestin de todas las dependencias del Instituto Nacional de Salud.

Funciones del rea de Archivo y Correspondencia

Adoptar programas para administrar adecuadamente el servicio de consulta y laconservacin de documentos, acordes con la misin, visin, funciones y programas de laentidad, con sujecin a las pautas y principios establecidos por la Ley, normas interna ypautas fijadas por el Archivo General de la Nacin.

dirigir y controlar la gestin del rea; proponer el plan de seleccin, transferencia y eliminacin de documentos para

presentarlo a su jefe inmediato y ante el Comit de Archivo, de acuerdo con loscriterios de la tabla de retencin documental;

proponer el plan para la conservacin de documentos; rendir y evaluar el informe de atencin al pblico, actividades programas y proyectos

desarrollados durante el perodo ante el superior inmediato y proponer mecanismospara optimizar esta labor; proponer el plan de capacitacin para el recurso humano de su rea; sugerir las polticas, planes y programas para la seleccin, eliminacin, transferencia,

conservacin y limpieza anual de los archivos de gestin, central e histrico y verificarsu cumplimiento conforme a la tabla de retencin documental y dems normaslegales;

responder por el correcto manejo de recursos de los archivos central e histrico; proponer procedimientos o instrumentos requeridos para el ptimo funcionamiento de

los archivos central e histrico; recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias; revisar los listados enviados por las dependencias; organizar los archivos por aos y por dependencia; facilitar la consulta de los documentos que reposan en los archivos central e histrico; proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para optimizar

las funciones y actividades propias de su rea en concordancia con los planes yprogramas del Instituto;

rendir informe anual o, cuando as se requiera, de las actividades, programas yproyectos desarrollados durante el perodo;

hacer un plan de capacitacin anual para el recurso humano de su rea y presentarloa su superior inmediato;

administrar, controlar y custodiar los bienes y el recurso humano asignado para elcumplimiento de sus funciones y


9/63

9

las dems que le sean asignadas que correspondan a la naturaleza del grupo.

Las funciones del rea de Correspondencia se relacionan con el manejo y distribucininterna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por el Instituto Nacional deSalud y la administracin del sistema de correo.

Para el cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:

conocer las actividades del Instituto, los servicios que presta y los funcionariosencargados de dar trmite a los diferentes asuntos a fin de realizar la correctadistribucin de las comunicaciones escritas, incluso cuando no se especifica eldestinatario;

conocer los tiempos de trmite y tratamiento archivstico de los diferentesdocumentos;

clasificar las comunicaciones oficiales y la correspondencia antes de su distribucin; poseer un sistema eficiente de radicacin, control y seguimiento de las

comunicaciones del Instituto; no tramitar comunicaciones que no renan los requisitos para su envo, tales como

anexos incompletos, estilo o tcnicas mecanogrficas inadecuadas y, en general,todos aquellos aspectos que afectan la buena imagen del Instituto;

hacer el seguimiento a las comunicaciones del Instituto e informar sobredocumentacin no atendida o anormalidades en el proceso, en primera instancia, a losresponsables de atender las comunicaciones y si es necesario a las directivas delInstituto, y

tener excelentes relaciones humanas y atender al pblico irradiando una imagenpositiva del Instituto.

Misin y tica del responsable del rea de Archivo y Correspondencia

1. Proteger la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyanfiel testimonio del pasado.

2. De acuerdo con los criterios archivsticos valorar, seleccionar y conservar elmaterial de archivo en su contexto histrico, legal, administrativo y documental,manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo.

3. Evitar realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.4. Garantizar el continuo acceso y legibilidad de los documentos.5. Registrar y justificar plenamente las acciones realizadas sobre el material que tiene

a su cargo.6. Promover el mayor acceso posible a los documentos y ofrecer sus servicios a todos

los usuarios de manera imparcial.

7. Respetar tanto el acceso pblico como la privacidad de la documentacin dentro delmarco de la legislacin vigente.8. No deber utilizar en beneficio propio la confidencialidad de la informacin

documental.9. Trabajar conjuntamente con los funcionarios de otras reas para promover la

conservacin y la utilizacin de la herencia documental de la entidad.


10/63

10

Comunicaciones ofic iales

El proceso de comunicacin entre las dependencias de una entidad o entre lasorganizaciones genera como soporte una serie de documentos, tanto en el mbito interno

como externo, a los cuales se denominan Comunicaciones Oficiales.La definicin y reglamentacin de las comunicaciones escritas es el punto de partida paraestandarizar y reglamentar los procedimientos de la entidad y uno de los objetivos quedebe cumplir el Instituto Nacional de Salud en procura de la adecuacin del Sistema deControl Interno, de acuerdo con lo estipulado en la Ley 87 de 1993.

Todas las dependencias del Instituto Nacional de Salud son fuentes productoras deinformacin, independientemente de si se trata de comunicaciones internas o externas; dela calidad con la que se elaboren depende el xito y la buena imagen del Instituto.

Las comunicaciones que ingresan y salen de la entidad deben transmitir una imagen deseriedad de la institucin; por tanto, su presentacin, su distribucin y la correctautilizacin de tcnicas mecanogrficas, garantizan que el mensaje llegue adecuadamenteal destinatario.

Presentacin y aspectos generales de los escritos administrativos

Aspectos formales

La presentacin de los actos administrativos y comunicaciones escritas debe llevarse acabo en la papelera correspondiente para las mismas, cuando para determinadacomunicacin se prevea un formato especial.

El texto de los documentos en el cual se incorpore el contenido del acto administrativo ocomunicacin escrita, debe distribuirse en forma tal que haga compatibles su buenalectura, comprensin, presentacin y el ahorro de espacio de papel, permitiendo su fcilmanejo y distribucin.

Cuando los actos administrativos y las comunicaciones escritas que se van a expedirconsten de varias hojas, stas debern numerarse y en el encabezado de cada una deellas transcribirse el epgrafe en su totalidad, entendindose por epgrafe el resumen fiel ycomprimido del encabezamiento del acto administrativo o comunicacin escrita que sedesea expedir.

Salvo las resoluciones, los dems actos administrativos podrn elaborarse de tal formaque no contengan artculos, sino otra numeracin o distribucin diferente.

La hoja final, en la cual deben ir las firmas correspondientes, debe contener parte deltema tratado.

El artculo final de las resoluciones y de los instructivos que las complementan debesealar la fecha a partir de la cual empieza a regir.

Debe observarse sumo cuidado en la revisin y correcta numeracin de los artculos,puntuacin, redaccin, entre otros, evitando palabras mal escritas y errores de ortografaen la transcripcin.


11/63

11

La papelera que contiene el logotipo del Instituto Nacional de Salud debe utilizarse nicay exclusivamente para asuntos oficiales, por tanto, queda prohibido la utilizacin de lapapelera oficial para tramitar asuntos personales.

Es muy importante que los comunicados no contengan errores gramaticales, ortogrficos,ni de puntuacin. La presentacin, tanto de originales como de copias, debe serimpecable, sin borrones ni repisados. No se traza raya alguna para delimitar la firma. Detodas las comunicaciones enviadas dentro y fuera del Instituto debe dejarse copia en elarchivo clasificndola segn la TRD para su conservacin. Las copias cuyo fin esnicamente informar a una tercera persona se pueden enviar por correo electrnico, si secuenta con l.

Todas las comunicaciones deben ser firmadas nicamente por el funcionario autorizadopara ello, de acuerdo con lo establecido en el presente manual. Cuando lascomunicaciones deban enviarse en sobres, se colocarn los documentos completos ascomo los anexos correspondientes.

Aspectos de fondo

Para los actos administrativos que lo ameriten deben citarse las facultades legales quepermiten su expedicin, citando los artculos de la norma o normas que los confieren.

El artculo final debe indicar la vigencia de la respectiva comunicacin escrita, cuando asse requiera.

Cuando se trate de una resolucin de carcter particular, debe indicarse la forma denotificacin y si contra la misma procede o no recurso por la va gubernativa, en cuyocaso se indicarn las autoridades ante quienes debe interponerse y los plazos parahacerlo de conformidad con las leyes vigentes.

Los actos administrativos y comunicaciones externas o internas del Instituto debencumplir con cierta estandarizacin, normas, calidad y presentacin; adems del uso de losformatos adecuados, deben estar elaborados de acuerdo con el tipo de informacin y laimportancia de la comunicacin.

Escritos administrativos

Los documentos escritos expedidos por las diferentes dependencias del Instituto Nacionalde Salud, que pueden ser de carcter general y particular, externos o internos, debernsujetarse a las definiciones, competencias y contenidos que establezcan las directivas,mediante la reglamentacin correspondiente. Las modificaciones, adiciones oderogaciones que a dichos escritos administrativos se efecten, tambin debernconservar la jerarqua normativa y la definicin de cada escrito inicial. Los escritosadministrativos pueden ser actos administrativos y comunicaciones internas y externas.

Actos administ rat ivos

Son las manifestaciones unilaterales de voluntad de la administracin, tendientes amodificar el ordenamiento jurdico, es decir, a producir efectos jurdicos.


12/63

12

Resoluciones

Son actos administrativos de carcter general o particular, expedidas de acuerdo con lasfacultades legales que la ley o los reglamentos conceden y pueden ser, a su vez, externas

o internas. Las externas reglamentan y desarrollan la aplicacin de disposicionessustantivas contenidas en decretos y hacen referencia a aspectos tcnicos o deinterpretacin. Las internas tienen por objeto dar cumplimiento a funciones de carcteradministrativo, cuya facultad radica esencialmente en el Director General y en elSecretario General.

Las resoluciones de carcter particular y concreto son competencia del Director General ode los funcionarios del Instituto que ostenten la competencia propia o en virtud dedelegacin para el desarrollo de esas funciones; puede ser para otorgar autorizaciones,delegar funciones, organizar internamente la entidad, conferir derechos y, en general,para modificar o extinguir situaciones de inters particular, de oficio o a solicitud de parte.

Descripc in de las partes de una resolucinLa primera parte contiene el encabezado del documento que incluye el nombre de la entidad y laspalabras RESOLUCIN NMERO___DEL 200_, escritas en mayscula y centrada.

En el siguiente segmento del documento aparece un parntesis dentro del cual se debe colocar lafecha. A continuacin y centrado, se escribe el asunto de la resolucin precedido por la frase Porla cual se. Seguido de esto, con maysculas fijas y centrado, va el cargo de la persona queemite la resolucin, incluida la entidad a la cual pertenece, y la norma que le da esta facultad.

La segunda parte de la resolucin contiene las razones de hecho y de derecho que sustentan ladecisin. Se debe iniciar con la palabra CONSIDERANDO, en mayscula sostenida y centrada.Cada justificacin se inicia con la palabra Que, y debe ir numerada.

La tercera parte de la resolucin contiene la decisin de la administracin y se inicia con la palabraRESUELVE, en mayscula sostenida y centrada. La decisin debe ir numerada por artculos. Elltimo artculo debe contener la fecha a partir de la cual rige la resolucin.

La parte final contiene: comunquese y cmplase, la fecha de emisin de la resolucin y el nombre,cargo y firma de quien emite la resolucin. Adems deber llevar las iniciales y la firma de lapersona que la proyecta. Las resoluciones pueden ser de notifquese, publquese, etc., loimportante es definir el efecto y el trmite a seguir.

Autos

Providencias expedidas en cualquier trmite o actuacin administrativa, mediante las

cuales se da impulso al proceso y se lo lleva al estado de ser decidido o en las que sedeciden cuestiones importantes de fondo. Los primeros se denominan autos desustanciacin y los segundos autos de interlocutorios.

La facultad de expedir autos le corresponde al Director General, Secretario General,Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores, comits existentes o que se creen y alfuncionario investigador del Grupo de Control Disciplinario.


13/63

13

Circular

Es una comunicacin interna de carcter informativo, dispositivo o instructivo, dirigida avarios destinatarios. Se utiliza para dar a conocer actividades de la entidad, as como las

normas generales y asuntos de inters comn.La competencia para expedir circulares le corresponde al Director General, al SecretarioGeneral y a los Subdirectores.

Se imprimirn en papel tamao carta con el logotipo y la direccin del Instituto Nacionalde Salud.

Acta

Documento en el que consta lo sucedido, tratado, o acordado en una reunin.

Las actas se levantarn en relacin con las actividades de la junta directiva, de losconsejos, de los comits, de las comisiones, o en cualquier actividad administrativa queas lo amerite.

La facultad de levantar actas radica en los comits o en cualquier actividad administrativaque as lo amerite.

Se imprimirn en papel tamao carta con logotipo y la direccin del Instituto Nacional deSalud.

Comunicaciones internas y externas

Son los instrumentos mediante los cuales se informa a los interesados, ya sea a losfuncionarios del Instituto o a personas ajenas al mismo, sobre las decisiones adoptadas

en un asunto determinado, o para solicitarles su actuacin en determinado sentido o parael suministro de informacin.

La jerarqua de las comunicaciones internas y externas emanadas de los funcionarioscompetentes del Instituto Nacional de Salud es la siguiente: conceptos, oficios,memorandos y notas internas.

Conceptos

Son escritos de carcter general o particular, internos o externos, mediante los cuales seprecisan, aclaran o resuelven consultas tcnicas, cientficas, administrativas o jurdicas.

De conformidad con lo establecido en el artculo 25 del Cdigo ContenciosoAdministrativo, dichos conceptos no comprometen la responsabilidad de la entidad ni sonde obligatorio cumplimiento o ejecucin. La facultad para emitir conceptos radica en elDirector General, o Secretara General, los jefes de oficina, los subdirectores, loscoordinadores de grupo y comits asesores o de direccin, de acuerdo con los asuntos desu competencia y sus facultades legales.


14/63

14

Oficio

Es una comunicacin oficial escrita que, por su naturaleza, es externa y se utilizaprincipalmente para dar un mensaje, suministrar informacin, consultar o enviar una

respuesta a otras entidades o personas naturales o jurdicas, sobre asuntos especficosrelacionados con las actividades de competencia de quien las expide.

La facultad para firmar oficios le corresponde al Director General, al Secretario General, alos subdirectores, a los jefes de oficina y a los coordinadores de grupo.

nicamente el original y las copias que se dirijan a otros destinatarios, se imprimirn enpapel original impreso con el logotipo, la direccin, la misin del Instituto Nacional deSalud y el escudo de Colombia.

Memorando

Es una comunicacin oficial personalizada de carcter interno que se emplea paratransmitir informacin, dar orientaciones y pautas a las dependencias del instituto, conaspectos informativos, de control, de coordinacin o de trmite relacionados con lagestin de la entidad.

Estn autorizados para firmar memorandos el Director General, el Secretario General, lossubdirectores, los jefes de oficina, los coordinadores de grupo y el funcionario investigadorde control disciplinario Interno.

Se imprimirn en papel tamao carta con el logotipo del Instituto Nacional de Salud.

Nota interna

Es una comunicacin de carcter interno, cuyo fin es transmitir informacin urgente oremitir documentacin de pronto trmite.

La facultad para expedir notas internas la tiene el Director General, el Secretario General,a nivel general y los subdirectores al interior de sus reas. Igualmente, las secretarias dela Direccin General, siempre y cuando estn autorizadas por el seor Director, medianteacto administrativo.

Se imprimirn en papel tamao carta segn formato, con el logotipo del Instituto Nacionalde Salud.

Carta personalSe utiliza cuando es una comunicacin interna, dirigida por los funcionarios de lainstitucin a otro servidor pblico, para tratar un asunto de carcter personal, individual yconcreto.

Se imprimirn en papel blanco, tamao carta.


15/63

15

Programa de Gestin Documental

Gestin documental

La constituyen todas las actividades administrativas y tcnicas que permitan un eficiente,eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida, con elpropsito de garantizar su consulta, conservacin y utilizacin desde el momento de laproduccin documental hasta su destino final. El instrumento fundamental para una buenagestin documental son las tablas de retencin documental.

Fases del programa de gestin documental

Produccin y recepcin

La produccin documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo deldocumento, conforme al desarrollo de actividades y funciones oficiales propias de cadadependencia, por lo que stas deben tener en cuenta el formato normalizado, las firmasautorizadas y el nmero de copias que se van a producir. En la recepcin de documentos,se debe verificar que estn completos, que sean pertinentes y sean competencia de laentidad, para efectos de su radicacin, registro y distribucin con el propsito de dar inicioa los trmites correspondientes.

Trmite

El trmite comienza con el flujo de las comunicaciones recibidas y enviadas y la aplicacinde los principios bsicos archivsticos de procedencia y orden original, con miras a la

conformacin de las series documentales. El ciclo inicia en el rea de Correspondenciadonde se asigna un nmero de radicacin consecutiva a las comunicaciones oficiales quellegan a la entidad por correo, o mediante persona natural, sealando fecha, hora, asunto,anexos y folios, para luego ser distribuidas en las dependencias respectivas.

Distribucin

Es el proceso archivstico mediante el cual se ordenan los documentos en cada unidadadministrativa de acuerdo con las series, subseries y tipos documentales para integrarlosa los respectivos expedientes, basndose en la tabla de retencin documental ymantenerlos disponibles para consulta y futuros procesos de almacenamiento yconservacin.

Produccin o recepcin

ALCANCE DE UN PROGRAMADE GESTIN DOCUMENTAL

Trmite

Distribucin

Consulta Retencin Alm acenami ento

Eliminacin

Alm acenami ento

DisposicinFinal

Conservacinpermanente

Recuperacin

Proteccin

Preservacin temporal


16/63

16

Consulta

La consulta es el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural,etc.) de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser

necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, lasunidades de archivo deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal,telefnica o remitiendo al usuario al funcionario competente.

Organizacin

Proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadasa clasificar y ordenar los documentos de una entidad en las diferentes fases del ciclo vital(archivos de gestin, central e histrico)

Recuperacin

Consiste en mantener sistemas para localizar los documentos con miras a obtenerinformacin contenida en ellos, de manera eficiente y eficaz. La recuperacin dedocumentos se logra mediante la disponibilidad de instrumentos de control y consultacomo inventarios e ndices, entre otros. La fase de recuperacin se materializa en el

Archivo Central con el servicio a los usuarios.

Disposicin final

Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital del documento, como resultado de lavaloracin con miras a su conservacin permanente, su eliminacin, su seleccin o sumicrofilmacin.

Conservacin total o permanente: se aplica a aquellos documentos que tienen valorpermanente, convirtindose en testimonio y patrimonio documental de la sociedad que losproduce y conserva para la investigacin y la cultura.

Seleccin

Es el proceso mediante al cual se determina la conservacin de ciertos documentos decarcter representativo por medio del muestreo.

La seleccin se debe aplicar a la documentacin que no est vigente administrativamente,a series documentales voluminosas cuyo contenido se repita o se encuentre registrado enotras series, igualmente a series documentales cuyo valor informativo no exige su

conservacin total.

En todos los casos, la seleccin se har bajo la modalidad de muestreo y ser el Comitde Archivo de cada entidad, el encargado de autorizar el porcentaje que se va aconservar, teniendo en cuenta el contenido de los documentos.

Eliminacin

Es el proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido el valoradministrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o quecarecen de importancia para la investigacin, la ciencia y la tecnologa.


17/63

17

- La decisin de eliminar documentos es responsabilidad del Comit de Archivo decada entidad.

- Los documentos inactivos que han sido seleccionados para ser eliminados, debendestruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retencindocumental.

- Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada enla tabla de retencin documental.

- Las eliminaciones deben hacer parte del proceso de preparacin de lastransferencias primarias al archivo central y secundarias, al archivo histrico.Siempre debe hacerse la correspondiente acta, acompaada de su respectivoinventario.

Reprografa: tcnica que permite duplicar documentos y obtener imgenes idnticasmediante medios tecnolgicos como la microfilmacin, digitalizacin, entre otros.

Microfilmacin: tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeasimgenes en pelcula.

El rea de Correspondencia dentro de los programas de gestin documental

El Area de Correspondencia dentro de la estructura orgnico-funcional esta definidacomo: la unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada ynormalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de las comunicacionesoficiales. La Unidad de Correspondencia cumplir con el desarrollo de las fases deproduccin y recepcin, trmite, distribucin y consulta del programa de gestindocumental.

El rea de Correspondencia deber contar con el personal debidamente capacitado, lomismo que con los medios fsicos y tecnolgicos necesarios que permitan recibir, enviar ycontrolar oportunamente el trmite de las comunicaciones de carcter oficial, medianteservicios de mensajera interna y externa, fax, correo electrnico u otros, de modo quefaciliten la atencin de las solicitudes presentadas por los usuarios y garanticen elcumplimiento de los objetivos de las entidades.

La labor del rea de Correspondencia deber reflejar su misin, sin llegar a confundirsecon las labores propias del Archivo Central, aunque las actividades se desarrollen dentrode la misma dependencia.

La misin del Area de Correspondencia se fundamenta en atender con diligencia laadministracin de las comunicaciones oficiales y el servicio de informacin a los usuarios.

Entre las funciones del Area de Correspondencia tenemos las siguientes:

- adoptar programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales,- recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de informacin

sobre las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilarque la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en ordenconsecutivo;

- guardar estricta reserva sobre los documentos, la informacin a la cual se tieneacceso y los asuntos de su competencia;


18/63

18

- proponer mtodos, procedimientos y propender por la incorporacin y uso denuevas tecnologas, que permitan modernizar y agilizar los procesos del Area deCorrespondencia;

- prestar asesora en materia de administracin de las comunicaciones oficiales, alas dependencias que lo requieran;

- radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad e imparcialidad.

Servicios del Area de Correspondencia

El Area de Correspondencia presta los siguientes servicios:

- Atencin al usuario: ests reas son el primer lugar adonde acuden los usuarios yciudadanos en general con el propsito de obtener informacin sobre la misin,funciones y servicios que presta la entidad, sobre los trmites administrativos orequisitos necesarios para la obtencin de un servicio o la atencin de unrequerimiento y el tiempo y el lugar donde se puede dar respuesta a la solicitudpresentada.

- Atencin de consultas sobre el estado del trmite solicitado.- Servicio alerta: es uno de los ms importantes y consiste en el recordatorio de

comunicaciones recibidas para dar respuesta oportuna a las solicitudes y velar porel cumplimiento del derecho de turno.

- Prstamo de documentos: se refiere a la disposicin y consulta para el usuario dela serie documental Consecutivo de Correspondencia; se pueden utilizar controlespara registrar los prstamos y para dejar constancia de los mismos en larespectiva serie.

Criterios para el registro y la radicacin de comunicaciones oficiales

El rea de Correspondencia deber adoptar sistemas de organizacin y control quepermitan la adecuada administracin de las comunicaciones oficiales; elaborar lasplanillas, formatos y controles que permitan certificar la recepcin y envo de losdocumentos por parte de los funcionarios competentes.

Registro de las comunicaciones oficiales: es el procedimiento por medio del cualse ingresan en los sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas lascomunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:

- nombre de la persona o entidad remitente o destinataria,- nombre o cdigo de la dependencia competente,- numero de radicacin,- nombre del funcionario responsable del trmite y- anexos.

Radicacin de las comunicaciones oficiales: es el procedimiento por medio delcual las entidades asignan un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas oproducidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo con el propsitode oficializar su trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la Ley.

Estos trminos se empiezan a contar a partir del da siguiente de radicado el documento.


19/63

19

Para el registro y radicacin de las comunicaciones oficiales se deben seguir lossiguientes criterios:

1. El rea de Correspondencia deber recibir nicamente las comunicaciones queconciernan a la entidad, y verificar su competencia; en caso de que no sean para laentidad, debern ser devueltas al respectivo destinatario.

2. Las comunicaciones que recibe la entidad se sometern a un proceso de seleccinantes de legalizar su recibimiento con fecha, hora, firma o sello, para determinar si son decarcter oficial o personal, o si amerita su registro y radicacin; igualmente, se tendrespecial cuidado de confrontar si la informacin que se recibe est completa, tiene anexosy se encuentra en buen estado de conservacin.

3. Las comunicaciones de carcter privado, o tambin llamadas correspondencia, nodebern abrirse y estarn plenamente identificadas con mensajes como confidencial,estrictamente personal y otras similares. El Instituto establecer los mecanismos derecibo, entrega y control de la correspondencia personal; las dems comunicaciones seabrirn y, luego de ser seleccionadas, se registrarn y radicarn.

4. Las publicaciones, libros, revistas, folletos y dems documentos de carcter informativocomo plegables y publicidad no debern radicarse.

5. El registro y radicacin de las comunicaciones oficiales debe hacerse en formapermanente, estableciendo horarios de reparto y distribucin. Sin embargo, se debeatender el carcter de prioridad y urgencia que tenga la comunicacin; en tal caso, deberentregarse de inmediato. Posterior al registro y radicacin, se realizar el reparto ydistribucin de las comunicaciones para lo cual se disearn controles que identifiquenclaramente la comunicacin: nmero de radicacin, nombre del remitente, asunto, fecha yhora de recibo, dependencia a la cual se remite el documento y espacio para la firma delfuncionario que recibe.

6. Para el envo de comunicaciones oficiales, adems de registrarlas y radicarlas, sedebern tener en cuenta los procedimientos establecidos por el instituto para laproduccin documental y la imagen corporativa; adems, las formas de distribucin comocorreo tradicional, mensajera, fax y correo electrnico, entre otros.

Horario de atencin al pbl ico

El rea de Correspondencia informar el horario de atencin al pblico que ser flexible,en jornada continua; los horarios de servicio se pondrn en un lugar visible y de fcil yrpido acceso.

Precauciones para el manejo de las comunicaciones

Es importante que los funcionarios que laboran en el rea de correspondencia conozcanalgunas recomendaciones para prevenir atentados y para que no se ponga en riesgo laintegridad personal, ya que las unidades de correspondencia son uno de los medioselegidos por individuos que quieren hacer dao a distancia a otras personas.


20/63

20

Identificacin de sobres o paquetes sospechosos

Estos son:- sobres o paquetes cuyo peso es excesivo;

- sobres o paquetes sin remitente;- paquetes sucios, manchados o con olores extraos;- exceso de avisos o de sellos postales;- palabras restrictivas o- paquetes amarrados con cables o presencia de cables.

En caso de encontrarse stos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existanartefactos explosivos o sustancias extraas, se deben tomar las precauciones necesariascomo, por ejemplo; aislar el paquete extrao, averiguar y verificar su procedencia, noabrirlos y llamar a los expertos en explosivos a los organismos de seguridad competentes.

Equipo y mobiliario

El rea de Correspondencia determinar los implementos necesarios para la realizacinde las diferentes actividades, teniendo en cuenta el volumen documental y la clase dedocumentos que se manejan en el instituto.

Equipos

De acuerdo con las funciones, la produccin documental y los recursos tcnicos yfinancieros, el Instituto podr contemplar el uso de recursos informticos comocomputadores y redes que faciliten los procedimientos de registro, radicacin ydistribucin de las comunicaciones. De igual forma, para facilitar el trmite y distribucin,podr contar con equipos de fax, correo electrnico y digitalizacin, entre otros.

Sellos

Con el fin de dejar constancia de la recepcin de los documentos, el rea deCorrespondencia deber contar con sellos, como: recibido, devuelto, urgente y dems querequiera el instituto de acuerdo con las funciones.

Carpetas

Para darle un tratamiento adecuado a los documentos y facilitar la clasificacin de losmismos, cada unidad administrativa o dependencia deber contar mnimo con unacarpeta que permita transportar desde el rea de Correspondencia a la respectiva

dependencia los documentos que recibe y que enva.

Casilleros

En virtud de que el rea de Correspondencia centraliza la recepcin y el envo de lascomunicaciones, deben contar con muebles dotados con divisiones proporcionales quepermitan el almacenamiento temporal de las mismas y, por tanto, su rpida ubicacin.


21/63

21

Conservacin documental

El rea de Correspondencia debe velar tambin por la adecuada conservacin y el controlen la produccin documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que

cumplan con los requisitos exigidos en el Procedimiento Operativo Estndar No. 001, encuanto al formato y firmas responsables. De igual forma, los programas de gestindocumental deben incluir pautas que aseguren la integridad del documento desde elmomento de su produccin, mediante la aplicacin de mtodos para su manipulacin yutilizacin evitando el deterioro fsico.

Gestin de correspondencia

Normalizacin de la producc in documental

Dado que todos los actos de la administracin dan lugar a la produccin de documentos,es necesario que el responsable del Archivo Central con el Comit de Archivo presente

propuestas sobre la normalizacin de los tipos documentales, estructura y diseo de losmismos, nmero de copias, identificacin de trmites o copias innecesarias en la gestin,para efectos de normalizar y unificar criterios en la produccin documental, permitiendooptimizar los recursos y agilizar la gestin administrativa.

Control de correspondencia

Existe la tendencia de confundir las funciones del rea de Correspondencia con las delArchivo Central y, por tanto, es necesario entender que las actividades que se desarrollanen cada una son totalmente distintas, aunque se realicen en el mismo lugar y dependande la misma unidad administrativa.

El Area de Correspondencia se encarga de controlar la emisin, recibo y distribucin delas comunicaciones oficiales, mediante la radicacin de las mismas asignando un nmeroconsecutivo de acuerdo con el orden de recibo y envo, iniciando el primer da hbil decada ao con el nmero 001.

El responsable del rea de Correspondencia vigilar el cumplimiento de talesdisposiciones, tramitando solamente la documentacin que cumpla las normas que paratales fines estn definidas. Todas las comunicaciones internas y externas se deberndistribuir a travs del rea de correspondencia y se buscar que la primera copia de lascomunicaciones emitidas en las que aparezca el registro de recibo, sea devuelta a larespectiva dependencia para su incorporacin en el expediente correspondiente en losarchivos de gestin. Por ejemplo, el original de la notificacin de aceptacin de un

contrato va para el destinatario; la primera copia, con el registro de recibido, va para elexpediente y la segunda copia va al consecutivo de correspondencia.

Para facilitar el control de los nmeros de radicacin, el rea de Correspondencia podrmantener por separado consecutivos de oficios y memorandos por un tiempo mnimo dedos aos o los que de acuerdo con los anlisis del Comit de Archivo resulte prudentepara el Instituto Nacional de Salud, con el fin de facilitar el control en la recepcin ydistribucin de las comunicaciones oficiales.


22/63

22

Conceptos bsicos

Administ rac in documental

Ciencia que se ocupa de todo lo relacionado con el manejo documental, proyectndoseen las funciones bsicas de la consulta y la conservacin de la prueba testimonial.

Unidad documental: corresponde a un documento o conjunto de documentos con unvalor intrnseco porque se revelan una actividad o una accin.

Unidad archivstica: unidad de instalacin fsica de archivo, normalmente se trata decajas de cualquier otro tipo de contenedor.

Arch ivo

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y el soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona, entidad pblica o privada, en eltranscurso de su gestin.

Fines de los archivos

Es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la documentacininstitucional sea recuperable para uso de la administracin y como fuente de la historia.

Importancia de los archivos (Ley 594 del 2000, Artculo 4, numeral b)

Los archivos son importantes para la administracin y la cultura, porque los documentosque los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en

antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte delpatrimonio cultural y de la identidad nacional.

Registran las obligaciones y compromisos de los gobiernos y constituyen una prueba delos derechos y prerrogativas de los ciudadanos.

Su importancia es a partir del valor que tienen para:

- la administracin,- la investigacin,- la comunidad y el Estado,- el desarrollo econmico y social

- el desarrollo cientfico y tecnolgico,- el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad nacional.

Responsabilidad

Los servidores pblicos son responsables de la gestin de documentos y de laadministracin de los archivos.

Funcin de los archivos

Los archivos cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora.


23/63

23

Principios de organizacin

Principio de procedencia: mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentosde cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administracin pblica,

privada o una persona, respetando la estructura con clasificacin propia de dicha entidad.- Cada documento en la dependencia que pertenece.- Integridad e independencia de cada serie.

Principio de orden original

Indica el necesario respeto al orden en que originalmente han sido producidos losdocumentos.

- Cada documento en la dependencia dentro de cada serie de acuerdo con lasecuencia.

- Orden natural.- Causa y efecto: orden numrico y cronolgico.

Documento

Desde el punto de vista archivstico, el documento nace como producto natural de laactividad administrativa de una entidad, se constituye en pieza nica que sirve comotestimonio, informacin y puede ser utilizado como prueba o fuente de investigacin.

Funcin de los documentos

Funcin de constancia: aseguran la supervivencia de las actuaciones administrativas al

constituirse en su soporte material.- Se garantizan la conservacin de los actos y la posibilidad de demostrar su

existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios.- Garantizan el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

Funcin de comunicacin: los documentos administrativos sirven como medio decomunicacin de los actos de la administracin.

- Esta comunicacin puede ser externa o interna, dependiendo si la relacin es conciudadanos o bien entre unidades administrativas.

Documento de archivoEs el registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn desus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal o valor cientfico,econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.

De igual forma, desde el punto de vista del contenido, los documentos son elaborados encumplimiento de unas funciones asignadas a una persona o entidad y como tal seclasifican en:


24/63

24

Facilitativos o comunes: aqullos que son comunes a cualquier institucin, debido a queson producto del ejercicio de las mismas funciones y sirven de apoyo, por ejemplo: leyes,decretos, etc.;

Especficos o sustantivos: aquellos documentos que se producen en relacin con lasfunciones misionales de cada entidad, por ejemplo, una entidad educativa administrardocumentos relacionados con calificaciones; un hospital, historias clnicas.

Clases y caractersticas de los documentos

Se distinguen varios aspectos como:- el soporte fsico,- su diseo y- su contenido.

Soporte fsico: encontramos documentos en papel, pergamino, acetato, pelculas y

cintas, entre otros.Diseo: es la forma como se encuentran elaborados, por ejemplo; manuscritos,tipografiados y legibles por mquina.

Contenido o atributo administrativoque dio origen a los documentos, se distinguen trescategoras documentales:

Documentos dispositivos: aquellos en los que se expresa una voluntad que debe sercumplida, tales como leyes, decretos, acuerdos, resoluciones, etc.

Documentos testimoniales: los que se aceptan legalmente como prueba de un

hecho, por ejemplo; patentes, escrituras, actas, diplomas, expedientes administrativos,etc.

Documentos informativos: cuando recogen una informacin determinada provenientede cualquier persona o grado administrativo, por ejemplo: memorandos, oficios, cartas,informes, comunicaciones, etc.

Clasificacin de los archivos

Los documentos de archivo tienen su origen en las oficinas productoras en razn de unasfunciones especficas o en cumplimiento de unas actividades. All adquieren comoproducto de su trmite, valores como administrativo, fiscal, legal, contable o tcnico que

hacen del documento un instrumento de informacin de importancia para la toma dedecisiones y para servir como fuente testimonial de la misin propia de la entidad que losgenera.


25/63

25

Ciclo vital del documento

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcinen la oficina o dependencia (archivo de gestin) y su conservacin temporal (archivocentral), hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente (archivo histrico).

El ciclo vital del documento se entiende bajo el concepto de ARCHIVO TOTAL , es decir,el control y seguimiento de todo el proceso archivstico que comprende las diferentesfases de formacin del archivo, las cuales son:

Arch ivos de gestin

Archivo de gestin o de oficina es aqul donde se rene la documentacin en trmite, enbusca de solucin de los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilizacin yconsulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las solicitan.

Importancia de los archivos de gestin

- Facilitan el control y seguimiento de la documentacin.- Fuente de consulta para la toma de decisiones.- Iniciador del proceso de normalizacin archivstica (archivo total).

Arch ivos centrales

Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintosarchivos de gestin de la entidad, una vez finalizado su trmite, que siguen siendovigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Archivo degestin

Archivocentral

Archivohistrico

Valores primarios Valores secundarios

- Administrativo- Legal- Fiscal- Contable- Tcnico

- Cultural- Histrico- Cientfico

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO


26/63

26

Importancia del archivo central

- Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios que informan lasactuaciones de la administracin: los de eficacia y eficiencia.

- Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios de legalidad y transparenciade la administracin.

Arch ivos histr icos

Aqul al que se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin,que por la decisin del correspondiente comit de archivo, debe conservarsepermanentemente dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.

Importancia del archivo histr ico

- Permiten la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la

administracin.- Proporcionan un servicio eficaz y eficiente en la consulta de la informacin.- Son fuente primaria para la historia y son testimonio de la memoria colectiva de

una nacin.

La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin;cumplidos stos, el documento por este solo hecho no adquiere el carcter histrico ypodr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin,adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copia o fotocopia de los mismos,siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la constituciny la ley.

Los responsables de los archivos garantizarn el derecho a la intimidad personal yfamiliar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en laConstitucin y las leyes.

Fases de la gestin de documentos

Archivohistrico

Archivocentral

intermedio

Archivode gestin o

de oficina1ra

2da fase

3ra Conservacin

Utilizacin ymantenimient

Nacimiento yelaboracin


27/63

27

El sistema integral de gestin de documentos se ocupar de todo lo que le suceda a losdocumentos del instituto, a travs de su ciclo vital, es decir; desde su nacimiento, pasandopor su vida activa y productiva como medio de cumplir con las actividades de su entidad,hasta su muerte o destruccin.

Las fases bsicas de la gestin de documentos son:

Primera fase: nacimiento y elaboracin de documentos en los archivos de gestin

Importancia: evitar la produccin de documentos no necesarios.

Segunda fase: utilizacin y mantenimiento

Esta fase comprende la utilizacin, control y almacenamiento de los documentos en elarchivo central. Se caracteriza por asegurar:

- la disponibilidad de la informacin y los documentos ordinarios;- la utilizacin a bajo costo de la informacin y los documentos ordinarios;- la seleccin de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los

documentos adecuados a la frecuencia y a la naturaleza de su utilizacin.

Tercera fase: conservacin y eliminacin

Implica decir cules documentos se deben conservar como testimonio del pasado ycuales se deben destruir. En el segundo caso, en cunto tiempo se deben conservar porrazones administrativas o jurdicas. Abarcan las siguientes actividades:

- identificacin y descripcin de las series documentales;

- establecimiento de programas de conservacin y evaluacin de documentos;- evaluacin de documentos; determinacin de los documentos que se justificaconservar;

- eliminacin peridica de documentos no permanentes; y- transferencia de documentos permanentes a los archivos histricos o a los

nacionales.

Valores de los documentos

Valoracin

Su objetivo es proteger el patrimonio documental ya que permite establecer los valores

primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada una de las fasesdel archivo.

Valoracin documental

Es el proceso por el cual se establecen los valores primarios y secundarios de losdocumentos con el fin de determinar el tiempo que stos deben permanecer en el archivode gestin y en el archivo central y los que deben pasar al archivo histrico paraconservacin permanente.

La valoracin debe ser abordada por el Comit de Archivo de cada entidad en su conjuntopara lograr el mayor acierto en las decisiones.


28/63

28

Los valores primarios de los archivos administrativos o de gestin

Son los que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora o aliniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema

o en el asunto.Entre los valores primarios se distinguen los siguientes:

Valor administrativo

El que tiene un documento o una serie documental para la entidad productora,relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin. Est en todos los documentosproducidos o recibidos por cualquier entidad con el objeto de responder a una necesidadadministrativa mientras dure su trmite y son importantes por su utilidad referencial parala planeacin y la toma de decisiones. Por ejemplo; una resolucin de nombramientomantiene su valor administrativo mientras permanezca el funcionario vinculado a la

entidad; dicho documento sigue siendo vigente en tanto que se requiere para efectos deexpedicin de constancias, por lo que es necesario conservarlo en el archivo central, porlo menos, por 80 aos.

Valor jurdico

Deriva derechos u obligaciones.

Valor legal

Aqul que tienen los documentos y sirven de testimonio ante la Ley. Todo documentogenerado en cumplimiento de una actuacin administrativa tiene un valor legal, en tanto

que rena todas las condiciones que componen la estructura del documento (lugar yfecha, destinatario, asunto remitente y firma). Tambin este valor est dado a documentosdispositivos del Estado que afectan el orden general (decretos, acuerdos, resoluciones),los que sustentan derechos reales (registro civil), contratos o convenios.

Valor fiscal

Es el que tienen aquellos documentos que expresan movimiento de dinero y est dadopor la utilidad para el Tesoro o Hacienda Pblica. Por ejemplo, los libros contables,balances e informes financieros. La produccin y vigencia de este tipo de documentos laregulan algunas entidades del estado, entre ellas, Contralora, Contadura y Ministerio deHacienda.

Valor contable

Est representado en los documentos que soportan el conjunto de cuentas, como losregistros de ingresos, egresos y movimientos econmicos de la institucin; por ejemplo,facturas por pagos de impuestos, por compra de elementos, consignaciones,comprobantes, etc.

Valor tcnico

Utilidad de la informacin especfica de una funcin.


29/63

29

Los valores secundarios del archivo histrico

Es el valor histrico o cultural de algunos documentos, y que interesa a los investigadoresde informacin histrica en cualquier campo. Surge una vez agotado el valor inmediato o

primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente en susoporte original. Por ejemplo, las actas del comit de direccin adquieren valorsecundario, en tanto que en ellas quedan registradas las decisiones tomadas por laentidad.

En otros documentos se evidencia el valor histrico desde el momento en que segeneran, dado que tratan sobre el origen o desaparicin de instituciones o reas detrabajo. As mismo, existen documentos a los que difcilmente se le puede determinar suvalor histrico, pero que dada la informacin que contienen es conveniente dejartestimonio, por ejemplo, contratos.

Sirven de:

- referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de laadministracin;

- como fuente primaria para la historia;- como testimonio de la memoria colectiva; y- son el patrimonio documental de la comunidad que los cre y los utiliza.

Tabla de retencin documental (TRD)

Es un listado codificado de series, subseries y tipos documentales, producidos o recibidospor las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a lascuales se les asigna el tiempo de permanencia (de riguroso cumplimiento) en cada fasede archivo.

Son un instrumento que facilita la organizacin y la conservacin de los documentosgenerados, recibidos y tramitados por el Instituto, a travs de criterios tcnicos.

La TRD es el instrumento archivstico que permite la normalizacin de la gestindocumental, la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin delciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central e histrico.

Busca la adecuada administracin de los documentos durante todo el ciclo de vida y enespecial cuando el periodo de gestin ha terminado y deben ser enviados para suconservacin en el archivo central; es el tratamiento secuencial, ordenado y lgico quereciben los documentos desde que se termina el proceso al cual dan soporte hasta el

instante en que son eliminados o conservados en funcin de su valor histrico, cientfico ocultural, como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la entidad.

En virtud de la reglamentacin expedida por el Archivo General de la Nacin, lasentidades deben establecer un estricto control sobre la produccin, organizacin yutilizacin de los documentos de los archivos de gestin, ya que stos sern objeto detransferencia al archivo central o histrico. Por tanto, es indispensable la aplicacin de lasTRD, a fin de lograr que los archivos cumplan su propsito de racionalizar y agilizar lagestin administrativa, establecer responsabilidades sobre el manejo de los documentos,atender las peticiones y solicitudes.


30/63

30

Beneficios

Con la implementacin de las tablas de retencin documental se pretende agilizar losprocedimientos de produccin, trmite y consulta de los documentos, permitir a la

administracin logros de transparencia, memoria y la toma de decisiones sobre basesciertas y de manera oportuna.

Beneficios para la administracin con la elaboracin y aplicacin de lastablas de retencin documental:

- Facilitan el manejo de la informacin.- Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.- Posibilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de

retencin estipulados en ella.- Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter

permanente.

- Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.- Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.

Para qu sirven las tablas de retencin documental?

Para identificar:

- si las series que componen la tabla de retencin documental son todas las queidentifican las funciones;

- si los tipos documentales de cada serie estn relacionados en su totalidad;- si los tiempos de retencin estimados para cada serie son los correctos;- si el procedimiento establecido para conservar el documento es el idneo.

Importancia de las tablas de retencin documental desde el punto de vistaarchivstico:

- permiten el manejo integral de los documentos;- facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de archivo total;- ayudan a controlar la produccin y trmite documental;- identifican y reflejan las funciones institucionales;- integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos; y- permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin administrativa

y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestin.

Principios bsicos

La elaboracin de las tablas de retencin documental se debe basar en la estructuraorgnico-funcional de la institucin para identificar las series y subseries documentales.

El perodo de retencin y disposicin final de la documentacin se fijan en la tabla deretencin documental. El tiempo de retencin previsto para los documentos de archivo degestin y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y lasdisposiciones legales. Una vez elaboradas las tablas de retencin documental, deberndifundirse en todas las dependencias del Instituto Nacional de Salud.


31/63

31

Procesos tcnicos

Los principios bsicos a nivel operativo se inicia con los procesos tcnicos que son laidentificacin, la valoracin, la seleccin y la eliminacin.

La identificacin y la valoracin preceden la elaboracin de las tablas de retencindocumental y la seleccin y eliminacin son el resultado de la tabla de retencindocumental.

Identificacin: nos permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir ladocumentacin.

La identificacin de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental,debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgnico-funcional de la entidad,procedimiento denominado clasificacin.

La identificacin va de lo general a lo particular as:FONDO SECCIN SUBSECCIN

Estructura del fondo documental

La estructura del fondo documental es:

- fondo,- secciones,- subsecciones,- serie,

- subserie y- tipos documentales.

Fondo documental

Es la totalidad de la documentacin producida y recibida en una institucin en eldesarrollo de sus funciones o actividades. El fondo suele identificarse con el archivocentral o histrico de la entidad cuando la documentacin es conservada por ella misma,por ejemplo; Instituto Nacional de Salud; sin embargo, cuando la documentacin estransferida a otra unidad para su conservacin, sta adquiere la categora de un fondoms de la entidad que lo recibe y lo conserva.

El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentacin es conservada en laentidad productora, por ejemplo; Instituto Nacional de Salud. Sin embargo, cuando ladocumentacin es transferida a otra entidad adquiere una categora de un fondo ms dela entidad que lo recibe.

Al organizarse un fondo debe tenerse en cuenta si ste pertenece a una entidaddesaparecida, caso en el que se denomina fondo cerrado o a entidades activas,denominados fondos abiertos.


32/63

32

Secciones documentales

Las secciones son las divisiones del fondo identificadas con la produccin documental deuna unidad o divisin administrativa funcional de la institucin que produce el fondo..

La seccin documental est identificada como la Direccin General, oficina o dependenciade primer nivel jerrquico, segn la ubicacin en el organigrama de cada entidad; porejemplo; seccin: Direccin General, subseccin: Secretara General.

Subseccin documental

Es una subdivisin de la seccin integrada por el conjunto de documentos generales, enrazn de esa subdivisin orgnico-funcional; por ejemplo, seccin: Secretara General;sub-seccin: Grupo de Recursos Humanos.

Luego, pasamos al nivel documental que esta compuesto por:

Serie documental

Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneo que sonproducidas o recibidas por una misma unidad administrativa en cumplimiento de susfunciones especficas, por ejemplo, informes, proyectos, contratos, etc.

Est constituida por unidades documentales que pueden ser simples (un solo tipodocumental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son labase para verificar y controlar las transferencias documentales. As mismo, las seriesconstituyen la unidad bsica de valoracin porque reflejan las actividades desarrolladaspor la dependencia productora en virtud de las funciones asignadas.

Subserie documental

Son todas aquellas subdivisiones que se desprenden de las series y que renendocumentos de estructura y contenido homogneo conformando los expedientes.

Cada serie documental, dependiendo de sus caractersticas administrativas y funcionales,se puede dividir en subserie; por ejemplo: serie: actas, subserie: actas de junta directiva,actas de comit de archivo, etc.; serie: contratos, subserie: contratos de arrendamiento,contratos de prestacin de servicios, etc.

Tipo documental

Es aquella unidad documental simple que rene todas las caractersticas necesarias paraser considerada como documento, que produce o recibe una unidad administrativa y quevan a conformar los expedientes; stos, a su vez, integran la respectiva serie documental,por ejemplo, factura, pliza, etc.

Documentos simples: por ejemplo, una resolucin, un acta.

Unidad documental compuesta: est conformada por varias piezas documentales quese han agrupado en desarrollo de un mismo asunto, formando un expediente, porejemplo; una historia laboral, un contrato, un proceso disciplinario.


33/63

33

Expediente

Es el conjunto de documentos relacionados con un asunto especfico y que constituyenuna unidad archivstica. Tambin se conoce como la unidad documental formada por un

conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productoraen la resolucin de un mismo asunto.

SIMPLE:acuerdos, resoluciones, etc.

SERIE SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL COMPLEJA:expediente historia laboralexpediente de orden de pagoexpediente de procesos jurdicos

Seleccin documental

Es el proceso por medio del cual se determina el destino final de la documentacin biensea para su eliminacin o su conservacin parcial o total y se realiza sobre aquellosdocumentos que no tienen un evidente valor histrico y que no se ha definido desde uncomienzo su destino final. La seleccin se efecta con el propsito de dejar slo unamuestra representativa de aquellas series documentales que puedan tener trascendenciahistrica en razn a su impacto social y econmico o por la importancia de las personas

que intervinieron; por ejemplo, de los balances contables se podran seleccionar sloaquellos balances anuales y eliminar los mensuales, una vez cumplido el tiempo deretencin en el archivo central.

Principios archivsticos

Los principios de la organizacin archivstica de los fondos documentales son el respeto alorigen y al orden natural de los documentos los cuales estn dados por la oficinaproductora de los mismos.

Principio de procedencia

Es aqul segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental delque procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia decada fondo y en ste la integridad y carcter seriado de las secciones, series yexpedientes.

Este principio es vlido tanto para los archivos histricos como para los administrativos,pues en todos los casos debe conocerse o reconstruirse la evolucin estructural histricade la institucin, identificando en ella las dependencias y funciones que desarrolla odesarroll en el pasado, integrando en torno a cada una los documentos correspondientesagrupados en series.


34/63

34

Para la aplicacin del principio de procedencia debe identificarse la entidad productora delos documentos, la dependencia productora, las funciones desarrolladas y los documentosproducidos agrupados en series. Debe hacerse una clasificacin documentalreconstruyendo la estructura de fondo documental.

Principio de orden natural

Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta oexpediente ubicndolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron lasactuaciones administrativas que dieron origen a su produccin.

Cuando una serie documental est compuesta por varios expedientes o carpetas, stastambin deben estar ubicadas de manera consecutiva respetando el orden natural en quese fueron conformando.

Servicios

Los documentos de archivo nacen por fines prcticos, administrativos o jurdicos, propiosde la persona natural o jurdica que los genera. Su conservacin y organizacin enarchivos no tiene ms razn que el servicio de los documentos mediante sucomunicacin.

Los archivos son fuente primaria de informacin como antecedente indispensable para latoma de decisiones administrativas por las propias oficinas productoras u otras que lasoliciten, prueba fehaciente para la realizacin de investigaciones, fuentes de informacinprimaria para la ciencia, la cultura y para el servicio de consulta a los ciudadanos como underecho fundamental. Por tal motivo, los documentos de archivo se hacen y se organizancon el nico fin de prestar un servicio de informacin.

Servicios de archivo

Mediante stos se pone a disposicin de los usuarios la documentacin de una entidad,con fines de informacin, para consulta e investigacin. El planeamiento de los serviciosde archivo se fundamenta en las necesidades de informacin de los usuarios, sean stosinternos (la misma entidad productora) o externos (investigadores, otros archivos y lacomunidad en general) el cual debe estar bajo la responsabilidad nica y exclusiva delarchivo central.

Etapas para la elaboracin y aplicacin de la tabla de retencin documental

Investigacin preliminar sobre la institucin1. Compilacin de la informacin de la institucin

- Como son disposiciones legales, actos administrativos y normas relacionadas conla creacin y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos,resoluciones, entre otros).

- Estructura interna vigente de la institucin (manuales de funciones y manuales deprocedimientos).

- Organigrama actual, resoluciones o actos administrativos de creacin de grupos yasignacin de funciones.


35/63

35

2. Entrevista con los productores de los documentos en la institucin

- Identificacin y definicin de unidades documentales.- Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en cuenta los manuales

de procedimientos de las dependencias.- Identificacin de valores primarios de la documentacin.

Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada

1. Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones de cadauna de las dependencias.

2. Identificar los valores primarios de los documentos (administrativos, legales, jurdicos,contables o fiscales).

3. Conformar las series y las subseries con sus respectivos tipos documentales, deacuerdo con los documentos que conforman esa unidad documental.

4. Establecer los tiempos de permanencia de las series y de las subseries documentalesen cada uno de los archivos, tanto de gestin, central o histrico racionalizando laproduccin y garantizando la proteccin del patrimonio documental de la institucin,desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicin final.

5. La valoracin documental se debe hacer teniendo en cuenta la frecuencia en laconsulta de los documentos.Determinar el destino final de los documentos, ya sea para su conservacin total,seleccin o eliminacin.

Elaboracin de las tablas de retencin documental

Se debe tener como punto de partida las series y subseries que tramita y administra cadadependencia.

Aplicac in de las tablas de retencin documental

Se debe hacer una difusin en la entidad indicando:

- la fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento;- el instructivo de su aplicacin; y lasnormas para la organizacin de los archivos de gestin en concordancia con la

tabla de retencin documental de cada dependencia.

Organizacin de los archivos de gestin

Los archivos de gestin son aqullos en los que se rene la documentacin que seencuentra en trmite, en busca de solucin a los asuntos iniciados, sometida a consultaadministrativa por las mismas dependencias u otras que las soliciten. La organizacin delos archivos, segn los artculos 40 y 41 de la Ley 200 de 1995, es responsabilidad de los

jefes de oficina, aunque su manejo sea competencia de la Secretara General o delfuncionario delegado para tal fin.

En la organizacin de los archivos de gestin se deben seguir los siguientespasos:

- Alistar los expedientes que se van a abrir para cada serie y subserie, proyectando elcrecimiento de cada uno de ellos, evitando que al agregarse los correspondientes


36/63

36

tipos documentales se disminuya la facilidad de consulta por efecto de reduccin deespacio. Cada carpeta puede conservar un mximo de 180 folios.

El mobiliario

- A continuacin de las lminas, colocar tantas carpetas como expedientes seanecesario abrir y dentro de la carpeta colgante colocar una carpeta celugua que, a suvez, contendr los tipos documentales que van a conformar el expediente.

- Marcar la carpeta celugua en el marbete identificndola con el nombre de ladependencia, cdigo y nombre del expediente.

Ordenacin de las series, los expedientes y los tipos documentales

- Hacer una distribucin secuencial de las gavetas del archivador, enumerando de uno(1) hasta (n) de arriba hacia abajo.

- Distribuir las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificacin

establecido; es decir, en forma ascendente, como se encuentran en la TRD.Igualmente, en el vrtice superior derecho de la gaveta, adherir una cartulina con ladescripcin de las series y expedientes que all se encuentran, (est medida evita lacontinua manipulacin de los documentos).

- Ubicar al interior de cada carpeta, slo los documentos (copia de los enviados uoriginal de los recibidos) cuyo asunto pertenece exclusivamente al respectivoexpediente, ordenados en forma ascendente atendiendo al orden natural en quefueron elaborados. El de fecha reciente a continuacin del anterior (de izquierda aderecha).

- Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias primarias,se requiere numerar cada folio diariamente en el momento en que se archive (utilizarlpiz de mina negra y escribir el nmero en el vrtice superior derecho de cada folio).

Solamente se debe anotar un nmero por folio.Apertura de las series documentales

- Tomar la TRD correspondiente a la dependencia, conocer qu series y subseriesdocumentales le corresponden.

- Utilizar una lmina de cartn cartulina blanco, de un grosor aproximado de 2mm, ensecciones de 34 cm de ancho por 27 cm de alto, (apropiadas para cajn dearchivador) y escribir en letra mayscula, el cdigo y el nombre de la respectiva serie(borde superior, centrado)

- Utilizar lminas del mismo material y dimensiones y escribir en el vrtice superiorderecho, el cdigo y nombre de la respectiva subserie (la primera letra con

mayscula).- Colocar las lminas que identifican las series como las subseries y a continuacin losrespectivos expedientes.

Ordenacin de expedientes

Los expedientes son unidades archivsticas en las que se rene el conjunto dedocumentos relacionados con un mismo asunto que sirvan como antecedente yfundamento de la actuacin administrativa, los cuales se deben organizar sucesivamenteen el orden en que se producen las actuaciones administrativas que dan lugar a suproduccin.


37/63

37

Un expediente puede estar contenido en una o varias carpetas, tambin conocidas comounidades de conservacin dependiendo del tiempo en que transcurra su trmite en elarchivo de gestin.

Transferencias documentales

Las transferencias obedecen a un programa que permite el adecuado y organizadotraslado de la documentacin del archivo de gestin al archivo central de acuerdo con lasrespectivas tablas de retencin documental.

Las transferencias son las remisiones de documentos de archivo de todas lasdependencias de la entidad a un solo depsito central. Se realizan por la edad de losdocumentos y por su valor (administrativo, jurdico, histrico, etc.).

Adicionalmente se deben establecer los formatos de control de las transferencias, en lascuales se registra la informacin que permite identificar las caractersticas mnimas delarchivo que se transfiere.

Una vez realizado el trmite preliminar de transferencia, el responsable del rea deArchivo debe efectuar una revisin de las unidades transferidas, verificando su integridady asegurndose de que corresponda a la informacin contenida en los formularios.

Los documentos se deben distribuir y ubicarmediante normas tcnicas archivstica.

Una vez acomodada la documentacin se le dar la signatura topogrfica definitiva deacuerdo con el lugar que est ocupando cada unidad de conservacin. Posteriormente, sedebe elaborar un listado correlacionando signatura (ubicacin) y documento (unidad deconservacin).

Transferencias de archivo

Es el traslado de documentos de un archivo a otro, una vez que stos han cumplido lasnormas establecidas y el plazo de permanencia fijado en cada una de las etapas del ciclovital de los documentos.

Transferencias

Arch ivo h istricoArch ivo centralArch ivo de

secundariasprimarias

gestin

Transferencias


38/63

38

Las transferencias sirven para:

1. Solucionar, a nivel fsico y funcional, el problema de la acumulacin dedocumentos en las unidades administrativas e instituciones productoras.

2. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentacin.3. Evitar la produccin y acumulacin irracional de documentos.4. Concentrar la informacin til ya sea para la toma de decisiones administrativas o

para el conocimiento del desarrollo histrico institucional.5. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin.6. Guardar, precaucional o definitivamente, la documentacin en condiciones de

conservacin ptimas.

Transferencias primarias

Son los traslados de documentos del archivo de gestin al central, sin alteracin de suspropiedades, para su conservacin precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuido

en el proceso de atencin de trmites. En estas transferencias se tienen en cuenta lasvigencias y valores primarios de los documentos.

Para realizar estos traslados son necesarios:

- La tabla de retencin documental , en la cual se han concretado los resultadosde los procesos de valoracin (es el establecimiento de la edad y destino de losdocumentos dentro del ciclo vital, de acuerdo con los valores primarios ysecundarios) y seleccin (que consiste en la conservacin parcial o total, o sueliminacin).

- El inventario de las series documentales a transferir, en el cual se refleja laclasificacin, la ordenacin y la descripcin de la documentacin de la unidad

administrativa.- La respectiva acta de entrega.

El archivo central, mediante la tabla de retencin documental y el inventario entregadospor la dependencia que transfiere y atendiendo al cronograma establecido para lastransferencias, asume la responsabilidad de recibir, almacenar, conservar e identificar ladocumentacin, para facilitar su consulta.

Tabla deretencin

documentales por

Inventario de series

transferir Cronograma detransferencias

Acta de entrega

Al archi vocentralTRANSFERENCIAS PRIMARIAS

(del archivo de gestin al central)


39/63

39

Para realizar estas t ransferencias se tiene en cuenta:

1. La tabla de retencin documental en la cual se prev la disposicin final que hande tener los document

manual archivo correspondencia

Documents