MANUAL DE RECIBO Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA ALCALDIA MUNICIPAL GENOVA QUINDIO

TABLA DE CONTENIDO

1. Plataforma Institucional

Visión Institucional

Misión Institucional

Principios

Valores éticos

Política de Calidad

2. Organigrama 3. Representación Gráfica de un proceso 4. Introducción 5. Objetivo General 6. Objetivos específicos 7. Alcance 8. Como realiza la Alcaldía Municipal el proceso de recibo y despacho

de Comunicación. 9. Servicios del área de correspondencia 10. Proceso de Registro de comunicaciones 11. Formato radicado correspondencia externa recibida 12. Formado radicado correspondencia externa enviada 13. Formato Comunicaciones Internas 14. Norma ICONTEC 15. Formato Comunicaciones enviadas 16. Tiempo de Respuesta a las solicitudes en Colombia 17. Función de la Unidad de Correspondencia en la Empresa 18. Glosario 19. Conclusiones 20. Bibliografía.

PLATAFORMA INSITITUCIONAL

VISIÓN INSTITUCIONAL

El Municipio de Génova en el año 2015 será reconocido como modelo en la región en gerencia pública, aplicando en sus procesos el cumplimiento de los requisitos Constitucionales, legales e institucionales y del cliente, logrando fortalecer sus políticas públicas, aplicando buenas prácticas de Gobierno, fortaleciendo su estructura administrativa y financiera. MISIÓN INSTITUCIONAL La Administración del Municipio de Génova Quindío, presta sus servicios, ejecutando en todos sus procesos los más altos estándares de calidad, bajo los parámetros constitucionales y legales que rigen la función pública, cumpliendo en todo momento con las políticas públicas adoptadas en el Plan de Desarrollo Municipal y las necesidades y expectativas de la comunidad en general, en ejecución y aplicación de una adecuada gerencia pública.

PRINCIPIOS VALORES ÉTICOS

1. IGUALDAD 1. HONESTIDAD 2. MORALIDAD 2. RESPETO 3. CELERIDAD 3. ORGANIZACIÓN 4. ECONOMÍA 4. SENTIDO DE PERTENENCIA 5. IMPARCIALIDAD 5. RESPONSABILIDAD 6. EFICIENCIA Y EFICACIA 7. PUBLICIDAD 8. TRANSPARENCIA 9. BUENA FE

POLÍTICA DE CALIDAD

La Administración Municipal de Génova busca mejorar la prestación de los servicios con los más altos estándares de calidad, de manera eficaz y efectiva, cumpliendo en todos sus procesos con la Constitución y la normatividad legal vigente, aplicando de forma eficiente el manejo adecuado de los recursos humanos, físicos y financieros, ejecutando los procesos administrativos conforme la satisfacción del cliente y el compromiso con el mejoramiento continuo del sistema de gestión de la calidad.”

ORGANIGRAMA

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE UN PROCESO

INTRODUCCION

Todas las Entidades Públicas a nivel nacional, dentro del proceso de mejora continua enfocada al bienestar de sus moradores, están en la obligación de implementar un óptimo y eficaz manejo de la correspondencia. Se tiene que la correspondencia es un elemento muy importante al interior de las organizaciones, a través del cual se establece un trato reciproco entre entidades y/o personas mediante el intercambio de información, documentos, etc, haciendo más ágil y dinámico el diario ejercicio de la comunicación. La Alcaldía Municipal de Génova Quindío no es ajena a los procesos y cambios que a diario se suscitan en las Instituciones, los cuales se enfocan en la optimización de recursos, buen servicio, agilidad, eficiencia, eficacia, efectividad , oportunidad y modernización; es por esto que recientemente se ha implementado el manejo de la correspondencia a través de la ventanilla única en cumplimiento a la legislación vigente como el Decreto 2150 de 1995 Art 32, Decreto 1122 de 1999 Art. 13 entre otros. Con la implementación de dicho mecanismo, la administración municipal busca además de cumplir la Ley, implementar un control adecuado tanto de correspondencia interna y externa, mejor servicio a sus clientes, mejorar los tiempos de respuestas e implementar una atención integral y debido seguimiento a toda la documentación.

OBJETIVO GENERAL

Administrar el sistema de control de correspondencia a través de la ventanilla única de correspondencia, estableciendo el procedimiento para el recibo, distribución, despacho y conservación de la Correspondencia Interna y Externa.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Implantar los mecanismos apropiados que permitan llevar a cabo de manera idónea todo el proceso archivístico administrativo.

Brindar Información Oportuna a los directivos, funcionarios y público en general sobre documentos tramitados en la Institución.

Identificar en un momento dado, la Dependencia y/o empleado al cual se ha entregado correspondencia recibida o que ha emitido correspondencia interna.

Llevar a cabo el seguimiento a las respuestas que en algunos casos debe darse, dentro de los términos de ley establecidos para tal fin (derechos de petición, tutelas, etc)

Asesorar a los funcionarios sobre técnicas de conservación documental.

ALCANCE

Involucra a todas las dependencias y funcionarios encargados del manejo de documentos y correspondencia en la Alcaldía Municipal.

Cómo realiza la Alcaldía Municipal el Proceso de recibo y despacho de

comunicaciones:

Este proceso se lleva a cabo a través de la ventanilla única, la cual se define como un sistema de interacción entre el portal web institucional, el sistema de Intranet para la gobernación del Quindío y todos sus municipios, con el fin de facilitar la recepción, flujo e intercambio de información según los requerimientos de la fase de transformación del Decreto 1151 de 2008 del programa de gobierno en línea. A través de éste sistema al ciudadano se le agilizará y simplificará el proceso de registro, consulta y seguimiento de los diferentes trámites como peticiones, quejas y reclamos, derechos de petición, etc.

ALGUNOS SERVICIOS DEL AREA DE CORRESPONDENCIA

El área de correspondencia del Municipio de Génova Quindío presta los siguientes servicios: Atención al usuario: Se brinda de manera personalizada por parte del Técnico Administrativo de Archivo. Los usuarios visitan dicha dependencia con el objeto de radicar documentación, recibir correspondencia, solicitar información, etc. Servicio alerta: A través de la ventanilla Única se establece el mecanismo de alerta que indica los plazos de ley para dar trámite y respuesta a documentos como PQR, derechos de petición, acciones de tutela, y en general a todos los oficios que se radican con carácter de derecho de petición. Préstamo de documentos: éste servicio se presta tanto a clientes internos como externos, y se relaciona con el suministro de copias de documentos solicitados a ésta dependencia y que lógicamente reposan en la misma.

Proceso de Registro de las comunicaciones

También se realiza a través de la ventanilla única; el documento se escanea y posteriormente se le imprime un sello que contiene los siguientes datos: Correspondencia Recibida: Comunicación Enviada:

ALCALDIA GENOVA

Correspondencia Recibida

2014RE342

Ciudadano: CONSORCIO SAYP

Fecha: 2014-02-10 16:10:20

Dependencia:

Secretaria de Gobierno

Anexos: CLAVE EN SOBRE

SELLADO

Destinario: Luz Stella Monroy F.

Recibido:

María Judith Paredes Aguirre

ALCALDIA GENOVA

Correspondencia Enviada

2014EE22

Ciudadano: Floralba Rico

Fecha: 2014-02-10 16:10:20

Dependencia:

Secretaria de Gobierno

Anexos: 0

Funcionario: Luz Stella Monroy F

Radicado por:

María Judith Paredes Aguirre

FORMATO RADICADO CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA

FORMATO RADICADO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA

FORMATO COMUNICACIONES INTERNAS

Norma ICONTEC que regula la producción de documentos comerciales (circulares, actas, informes, memorandos, etc.)

Teniendo en cuenta que desde el año 2011 la Administración Municipal de Génova Quindío fue certificado por el ICONTEC en la norma técnica de calidad en Gestión Pública NTCPG 1000:2009 e ISO 9001:2008, se han adoptado internamente los formatos conforme a las normas previamente mencionadas. Algunos ejemplos de estos formatos son:

FORMATO COMUNICACIONES ENVIADAS

RC-DA-0029-Oficio Externo Despacho Alcalde

Génova Quindío, Colocar fecha Doctora (Se coloca dependiendo de a quien se dirija) MARISOL RAMOS NIÑO (colocar el nombre completo en mayúscula y negrilla) Contralora General del Quindío (el cargo en minúscula y sin negrilla) Edificio Gobernación del Quindío Piso 3 (la dirección a donde se dirige minúscula) 7444940 (teléfono a donde se dirige en minúscula y sin negrilla) Armenia Quindío (la ciudad, en caso de ser en el municipio se coloca La Ciudad) Asunto o Ref: Oficio DC/DTCF-003696 (se coloca ref cuando se refiere a un oficio) (Contenido del oficio en letra arial 12) por ejemplo: En atención al oficio de la referencia me permito remitir Plan de Mejoramiento, que contiene las acciones correctivas que permitan subsanar los hallazgos arrojados en la pasada auditoría, mediante informe final AGEI Regular M.E 017-11. Anexo ( ) folios y 1 CD.(En caso de anexarse documentos o cds) Atentamente,

MARIO ALBERT CAÑAS LÓPEZ (Quien envía el oficio mayúscula y negrilla) Alcalde Municipal (Cargo en minúscula y sin negrilla) Proyectó: (Nombre de quien elabora el oficio en letra arial 8) Cargo: (Cargo de quien elabora el oficio en letra arial 8) Revisó: Nombre de quien revisa el oficio en letra arial 8 Cargo: Cargo de quien revisa el oficioen letra arial 8 Aprobó: Nombre de quien revisa el oficio en letra arial 8 Cargo: Cargo de quien revisa el oficioen letra arial 8

RC.DH-0005-CIRCULAR

Municipio de Génova Quindío

CIRCULAR RC-DA-0005 VERSION 1

AGOSTO DE 2012

CIRCULAR No.

II FECHA

DE

PARA

ASUNTO

TEMA

Nombre Cargo

Proyectó: Cargo: Revisó: Cargo: Aprobó Cargo:

RC-SH-0002-RESOLUCION

RESOLUCION NUMERO ____ (______)

“POR MEDIO DE LA CUAL _________________________”.

EL ALCALDE DEL MUNICIPIO DE GÉNOVA, QUINDÍO, en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le señala el numeral __ del artículo ___ de la ______________ y el artículo ___ de la Ley ____ de _____ (COLOCAR LAS NORMAS DEL CASO) y,

CONSIDERANDO

a) _______________ b) _______________ c) _______________ d) _______________ e) _______________ f) Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO:

ARTICULO SEGUNDO:

ARTICULO TERCERO:

ARTICULO CUARTO:

ARTICULO QUINTO:

NOTIFIQUESE Y CUMPLASE:

Dada en el Municipio de Génova Quindío, a los _________ (____) días del mes de ____ del año dos mil _____ (____). _________________ Alcalde Municipal Proyectó: Revisó: Aprobó:

RC-SH-0004-MEMORANDO Génova Quindío, (Colocar la fecha) (SIGLA DEPENDENCIA)/No. ___-(AÑO)

Señor (a), Doctor (a) (SEGÚN SEA EL CASO)

(NOMBRE A QUIEN SE DIRIJE EN MAYÚSCULA Y NEGRILLA)

(Cargo en minúscula y sin negrilla)

La Ciudad

Asunto o Referencia: ________________________________________________

Contenido ________________________ (FIRMA) (NOMBRE DE QUIEN FIRMA EN MAYÚSCULA Y NEGRILLA) (Cargo en minúscula y sin negrilla)

Anexo

Con copia

Elaboró:

Reviso:

Recibió:

Horario de Atención al Público

Día Mañana Tarde

Lunes 8-12 2-6

Martes 8-12 2-6

Miércoles 8-12 2-6

Jueves 8-12 2-6

Viernes 8-12 2-6

Sábado 8-12

Tiempo de Respuesta a las solicitudes en Colombia

Conforme al Artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, los términos para resolver son:

Para cualquier petición: 15 días siguientes a la recepción

Para la petición de documentos: 10 días siguientes a la recepción

Consultas de materias a su cargo: 30 días siguientes a la recepción

Peticiones entre autoridades: 10 días siguientes a la recepción.

Función de la Unidad de Correspondencia en la Empresa

Es una oficina de la administración municipal responsable del proceso de recepción, clasificación, radicación, registro y entrega de los documentos tanto internos como externos, al tiempo que hace seguimiento a la respuesta oportuna y trámite idóneo y pertinente de los mismos.

GLOSARIO

ACTA: documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en

una reunión o situación específica.

ACTO ADMINISTRATIVO: Es la declaración que se manifiesta de manera

voluntaria en el marco de la función publica y tiene la particularidad de

producir, en forma inmediata, efectos jurídicos individuales.

ANEXO: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al

informe; sirve para complementar o aclarar.

ACCESO A LOS ARCHIVOS: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos en los términos consagrados por la ley. ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo. ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Conjunto de tareas, acciones operaciones y trámites reglamentados por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina). ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Deposito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos entre otros, para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización . ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva.

CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre

organizaciones y personas naturales, igualmente, en las relaciones entre las

organizaciones y sus empleados.

En algunas entidades se llaman oficios.

CERTIFICADO: Texto administrativo empleado para constatar un

determinado hecho.

COMUNICACIONES OFICIALES: Comunicaciones recibidas o producidas

en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,

independientemente del medio utilizado.

CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio, que no requiere

solemnidad.

CONVOCATORIA: Acuerdo de fecha, hora y lugar de la próxima reunión.

COPIA: Fiel reproducción del documento.

COPIA CONTROLADA: Se refiere a la copia del documento, formato o

registro que debe distribuirse a sitios específicos donde se efectúan

operaciones esenciales para el desempeño eficaz del Sistema de Gestión

de Calidad y donde debe permanecer la edición vigente.

COPIA NO CONTROLADA: Se refiere a la copia del documento o dato que

se distribuye con propósitos de información y donde no es necesario

actualizar la copia cada vez que se modifique el documento o dato original.

Las copias de los documentos del sistema de gestión de calidad no

controladas que se entregan a personas naturales o jurídicas, llevan el sello

de “COPIA NO CONTROLADA” que tienen las medidas ya indicadas.

DECRETO: Acto Administrativo llevado a cabo por el poder ejecutivo, con

contenido normativo, reglamentario y jerárquico.

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte, cualquier medio que se utiliza para contener información que esencialmente se usa para describir o controlar como se elaboran los procedimientos y pueden ser modificados de acuerdo a las circunstancias. Los documentos normalmente se presentan como documentos escritos, el medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía, pero también pueden estar grabados en discos duros de computador (en cuyo caso debe de existir backup), memorias o CD-ROM.

DOCUMENTO INTERNO: Son documentos emitidos por la Administración: circulares, memorandos, control de advertencia, procedimientos formatos, registros e instrucciones de trabajo. DOCUMENTO EXTERNO: Son aquellos documentos en los que la Alcaldía

y sus diferentes secretarias se basan para llevar a cabo sus actividades

como lo son: Normas, leyes, reglamentos.

DOCUMENTOS SUPERADO: Llamado al igual documento obsoleto y se

refiere a la edición del documento y a sus copias controladas que pierden el

carácter de vigente dada la generación de una nueva versión del

documento. En caso de su conservación por algún motivo, los documentos

llevaran el sello de SUPERADO que tiene las medidas ya indicadas en la

Copia Controlada.

FORMATOS: Documento utilizado para registrar los datos requeridos para

mostrar evidencia

MEMORANDOS: Comunicación escrita que se emplea en organizaciones

para tratar asuntos internos.

MENSAJE ELECTRONICO: Comunicación escrita, a través de la Internet.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades ejecutadas. Los registros pueden utilizarse, por

ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de

verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas. Es el dato

escrito que resulta de alguna actividad, es una declaración de hechos

existentes en el momento y no pueden ser modificados. Hacen parte de

este tipo documental los registros internos y externos generados por

terceros.

RESOLUCION: Ordena administrativa escrita, dictada por un jefe de

servicio público de carácter oral, obligatorio y permanente; las cuales se

dictan para cumplir funciones que la ley encomienda a cada servicio

público, puede tener alcance local o nacional.

SISTEMA DE DOCUMENTACION: Conformado por todos los procesos en

la prestación de servicios, los requisitos y las disposiciones integradas en el

Sistema de Calidad e incluye entre otros el Manual de Calidad, Manual de

Procesos y Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, Registros de Calidad

y normas técnicas.

.

CONCLUSIONES

1. La modernidad trae consigo procesos de cambio a todos los niveles, procurando siempre el buen desempeño y eficiente cometido de todas las instituciones.

2. La correspondencia se constituye en un elemento indispensable en la

dinámica de los procesos administrativos y la buena práctica de los funcionarios al servicio del Estado.

3. Un eficiente manejo documental permite que los clientes sean tratados

con rapidez, calidad y efectividad.

4. La correspondencia es la evidencia documentada que compone la memoria institucional, refleja el pasado y el presente de las organizaciones, y es a través de éste que se deja huella para la historia.

BIBLIOGRAFIA

Oficina de Control Interno Alcaldía Municipal Oficina Ventanilla Única Alcaldía Municipal www.gobernaciondelquindio.gov.co www.archivogeneral.gov.co www.google.com.co Ley 1437 de 2011

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TÉCNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

ELABORADO POR:

Luz Stella Monroy Fajardo. María Elena Celemín Marín.

Luz Mery Lemos Villada. Mayerly Gualteros Beltrán.