manual de correspondencia terminado 1

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Noviembre de 2014 Es líder en el sector de la remodelación y la construcción en Colombia y un sólido Organización Corona es una multinacional colombiana con más de 130 años de historia competidor en otros países.

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Page 1: Manual de correspondencia terminado 1

Noviembre de 2014

Es líder en el sector de la remodelación y la construcción en Colombia y un sólido Organización

Corona es una multinacional colombiana con más de 130 años de historia competidor en otros

países.

Page 2: Manual de correspondencia terminado 1

MANUAL DE CORRESPONDENCIA

APRENDIZ:

YENCI YIJAN GONZALEZ

ANDREA BRIGITH RAMIREZ PACHÒN

KATERIN HERNANDEZ VALENCIA

SENA

CENTRO DE COMERCIO Y TURISMO

GESTION DOCUMENTAL

748437

ARMENIA-QUINDIO

2014

Page 3: Manual de correspondencia terminado 1

Misión Brindar soluciones competitivas a las industrias cerámicas, de la edificación y otras, mediante el suministro asegurado de insumos con base en minerales no metálicos, servicios técnicos y productos semielaborados, con la calidad requerida por los usuarios finales. Actuamos basados en nuestros valores y principios fundamentales, manteniendo siempre un sano equilibrio entre los intereses de Clientes, Colaboradores, Accionistas y Comunidades donde operamos.

Visión

En el año 2010 seremos la Empresa preferida de nuestros clientes, por brindarles las soluciones más

confiables en la provisión de sus insumos industriales y de productos para la edificación. Estaremos

vendiendo US $100 millones/año, habremos logrado las demás metas de nuestra MEGA, seremos

líderes en los mercados objetivos nacionales y estaremos desarrollando nuestra

internacionalización. El equilibrio de nuestra gestión estará evidenciado por indicadores de

satisfacción e impacto en los públicos de interés.

Page 4: Manual de correspondencia terminado 1

TABLA DE CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN ---------------------------------------------------------------------------------1 1. OBJETIVOS ------------------------------------------------------------------------------------1 1.1 Objetivos generales -------------------------------------------------------------------------1 1.2 Objetivos específicos -----------------------------------------------------------------------1 2. ALCANCE --------------------------------------------------------------------------------------1 3. RESPONSABILIDADES --------------------------------------------------------------------2 3.1 ¿Qué es radicación?-----------------------------------------------------------------------2 4. PROCEDIMIENTOS -------------------------------------------------------------------------2 4.1 radicación de recibo y despacho de la correspondencia--------------------------2 4.2 Formato de las comunicaciones ---------------------------------------------------------3 4.3 Llegada de correspondencia -------------------------------------------------------------3 4.4 recibo y entrega de correspondencia por servientrega ----------------------------3 4.5 Recibo y entrega de correspondencia por envía ------------------------------------3-4 4.6 recibo y entrega de correspondencia por saferbo ----------------------------------4 4.7 software que utilizan------------------------------------------------------------------------4 4.8 Formatos de derecho de petición--------------------------------------------------------4 4.9 Cartas comerciales -------------------------------------------------------------------------5 4.10 Circulares -----------------------------------------------------------------------------------6 4.11 Memorandos -------------------------------------------------------------------------------7 4.12 cartas-----------------------------------------------------------------------------------------8 5. CONCLUSIONES ----------------------------------------------------------------------------9 Web-bibliografía ---------------------------------------------------------------------------------9

Page 5: Manual de correspondencia terminado 1

INTRODUCCIÓN

En este trabajo daremos a conocer el recibo y despacho de las comunicaciones

oficiales, memorandos, radicaciones, entre otros, de la empresa cerámicas corona de

Armenia-Quindío.

1. OBJETIVO

El presente manual complementario, tiene como principal objetivo normar el manejo de

la correspondencia recibida y despachada a nivel nacional, para un adecuado control

de la misma.

1.1 Objetivos generales:

-Conocer cómo se manejan las comunicaciones oficiales de recibo y despacho de

cerámicas corona.

1.2 Objetivos específicos:

-implementar un método para que esta empresa utilice bien los radicados.

-dar a conocer bien las funciones del recibo y despacho de correspondencia.

2. ALCANCE

Transmitir nuevos conocimientos a las demás personas sobre las comunicaciones

oficiales

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3. RESPONSABILIDADES

Es responsable del manejo de recibo y despacho de las comunicaciones oficiales el jefe

de ventas.

3.1 ¿Qué es radicación?

La Radicación de correspondencia es la organización de todo el flujo de información que se transa en una compañía. GestArch desarrolló un software opensource que consiste en dos módulos para digitalizar correspondencia que entra o que sale de la empresa. Estos módulos son supremamente fáciles de manejar y además están diseñados según las normas planteadas por el Archivo General de la Nación y en base a la Norma internacional ISAD-G.

Para hacer uso de la herramienta del flujo de trabajo se debe elaborar un análisis de los procesos de la empresa. Se debe definir las áreas o departamento específicos y luego a partir del Manual de proceso de cada área se parame triza el sistema de workflow para que los documentos que se ingresen al mismo tiempo sean controlados y se pueda realizar su trazabilidad de acuerdo a las normas de calidad ISO.

4. PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos que se hacen en la empresa son los siguientes:

4.1 Radicación de recibo y despacho de las comunicaciones

La radicación del recibo y despacho de las comunicaciones es automatizado, para

minimizar costos y reciclar papel sobre todo por las campañas que se están

implementando acerca del no papel en todas las empresas de Colombia.

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Page 7: Manual de correspondencia terminado 1

4.2 Formato de las comunicaciones El formato del recibo y despacho de las comunicaciones es físico ya que la empresa lo

recibe y lo despacha de esta manera aunque en algunos casos es digitalizado.

4.3 Llegada de correspondencia La correspondencia llega principalmente al jefe de ventas por lo que él es el encargado

de esta función y ya las otras dos dependencias que son la de caja y entrega de

mercancía la reciben por si algún motivo no está el jefe de ventas.

. 4.4 recibo y entrega de correspondencia por servientrega SERVIENTREGA S.A. es una empresa que integra la cadena de abastecimiento,

brindando soluciones integrales en logística y comunicaciones, pionera y líder en el

sector dentro del mercado colombiano. Fue constituida jurídicamente el 29 de

noviembre de 1982 gracias a los esfuerzos de sus socios y fundadores. El desarrollo y

crecimiento de Servientrega se ha fundamentado en un modelo Estratégico Quinquenal

el cual se describe a continuación.

El recibo y despacho de las comunicaciones se hace a través de una planilla en donde

se anota el documento que se recibe y el de despacho, también debe de haber una

factura que corresponda a esto, para que la entidad se quede con una de ellas y con la

otra queda el mensajero.

4.5 Recibo y entrega de correspondencia por envía Mercancía vía terrestre (mvt) Servicio por el cual se transportan cajas o paquetes de 6 a

200 kilogramos por unidad de paquete, con una longitud máxima de 4mt x2mt x 2m se

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Ofrece cobertura directa a 349 destinos por reexpedición El flete se liquida por tarifa

kilogramo, de acuerdo con las ciudades origen y destino. Para la liquidación del

servicio, se toma el kilaje correspondiente al peso real o al peso volumen de la

mercancía, a razón de 400 kilogramos/ metro cubico (el mayor de los dos). El mínimo a

liquidar es de 30 kilogramos por unidad de empaque (caja o paquete).

4.6 recibo y entrega de correspondencia por saferbo Con más de 35 años de experiencia en Transporte Saferbo S.A., hemos desarrollado soluciones integrales de transporte para satisfacer las necesidades de nuestros clientes: paquetes, mercancías, mensajería nacional e internacional, masivos y casillero internacional. Gracias a nuestro talento humano e infraestructura; nuestro servicio de mensajería especializada está catalogado de los mejores a nivel nacional; estamos dispuestos a convertir el servicio Saferbo en la mejor experiencia para nuestros clientes

4.7 Con el software SIMATIC, siemens proporciona software industrial de primera

clase perfectamente armonizado y optimizado para todas las tareas de software de

automatización a lo largo de los ciclos de vida del sistema y de la máquina. Tiene una

plataforma uniforme e integrada y a la utilización de interfaces abiertas y módulos

reutilizables.

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4.8 formato derecho de petición

Los formatos de derecho de petición lo hacen los clientes y ellos mismo los entregan al

encargado de estos ya que si no se contestan 8 días antes el cliente inconforme tiene el

derecho de imponer otro tipo de reclamo.

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4.9 cartas comerciales

Las cartas comerciales son utilizadas en esta empresa ya que las utilizan más que todo

para ocasiones muy importantes como una reunión e integración.

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4.10 circulares

Se manejan las circulares voluntarias e informativas ya que para los clientes especiales

explicándoles bien los beneficios que tienes al comprar los artículos y las garantías que

hay en ellos.

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4.11 memorandos

Esta entidad no maneja frecuentemente los memorandos ya que estos formatos son

enviados desde Bogotá y el personal nunca ha dado como memorandos.

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Page 13: Manual de correspondencia terminado 1

5. CONCLUSIONES

Con este trabajo aprendimos muchas cosas como por ejemplo el recibo y despacho de

las comunicaciones que hacen en esta entidad, ya que nosotras hemos visitamos

muchas empresas con otros trabajos pero nunca habíamos hecho esta serie de

preguntas.

Este trabajo nos dio a entender que las personas pueden tener cualquier tipo de cargo

en su puesto de trabajo pero alguno de ellos están muy bien informados sobre este

tema como otros no, en esta entidad nos dijeron que toda esta información la sabia las

personas de la empresa principal que está ubicada en Bogotá pero que ellos sabían

también de que estábamos hablando.

Web-bibliografía

http://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-69139983-dt-content-rid-

99765709_2/courses/P521213_F748437_RG63_C9538/Manual%20de%20Correspond

encia.pdf

- http://www.corona.com.co/web/Hipercentro/Pages/servicios-asesoria

- http://actividadesinstructorayolandasena.blogspot.com/2011/04/actividad-9-manual-de-

correspondencia-y.html

-http://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-69139968-dt-content-rid-

99765192_2/courses/P521213_F748437_RG63_C9538/16%2520Radicaci%25F3n%25

20y%2520Distribuci%25F3n%2520de%2520Correspondencia.

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