INFORMÁTICA I

Guía para el estudiante

Elaborado por la formadora:

WENDY NAVARRETE VELÁSQUEZ

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

INCAP

Informática I Instituto Colombiano de Aprendizaje Elaborado por: Wendy Navarrete Velásquez Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Avenida Caracas No. 63-66 © Prohibida la reproducción parcial o total bajo cualquier forma (Art. 125 Ley 23 de 1982)

EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES ESTRICTAMENTE ACADÉMICOS, DE ACUERDO CON EL ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE:

ARTÍCULO 32: “Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de ellas, a título de ilustración en obras destinadas a la enseñanza, por medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los límites justificados por el fin propuesto, o comunicar con propósito de enseñanza la obra radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formación personal sin fines de lucro, con la obligación de mencionar el nombre del autor y el título de las obras utilizadas”.

TABLA DE CONTENIDO

UNIDAD 4 PRESENTACIÓN .......................................................................................................... 4 Combinación de correspondencia ............................................................................. 5

PRESENTACIÓN

La guía de estudiante del curso de INFORMÁTICA I tiene como principio la solidificación de los conocimientos adquiridos en el aula de clase en temas tales como: conceptos básicos de computación, Microsoft Windows y Microsoft Word. Además motivar al estudiante hacia la práctica de los contenidos programáticos del curso y así facilitar la labor de aprendizaje por medio de prácticas sencillas y específicas de cada uno de los temas tratados. El texto se presenta en un lenguaje sencillo, los diferentes temas referentes al área de sistemas que todo individuo debe conocer para desempeñar adecuadamente su rol laboral dentro de una empresa. Los temas se tratan de manera muy práctica, partiendo de un repaso general de la historia y evolución de los computadores, introducción al sistema operativo Windows, manejo de documentos en Microsoft Word y hoja de cálculo de Microsoft Excel, hasta el desarrollo de talleres referentes a la elaboración de documentos y manejo de fórmulas y funciones en hojas de cálculo. Este módulo ha sido recopilado a partir del conocimiento en la materia y de la experiencia en el campo laboral de los formadores del área, así como de textos y módulos de la institución.

Combinación de correspondencia

La combinación de correspondencia (o fusión de documentos), permite producir grandes cantidades de cartas, contratos, curriculares, memorandos y otros tipos de documentos, a partir de un archivo modelo y un archivo de datos. Para combinar correspondencia es necesario tener: 1. Carta modelo

Se debe realizar en papel y lápiz un borrador de la carta que se desea realizar, teniendo en cuenta los campos de datos que variaran entre una carta y otra y el texto que se considera el mismo para todos los destinatarios.

A continuación plantearemos un ejemplo; se requiere enviar un comunicado a un grupo de estudiantes donde se les informa si la asignatura de Tecnología Informática I fue Aprobada o Reprobada junto con la nota definitiva, en cada carta cambiará la fecha, el nombre del estudiante, el estado (aprobó o reprobó) y la nota correspondiente. El texto que a continuación se muestra entre << >>, indican los datos de los destinatarios que varían en cada carta. Bogotá, <<fecha>> <<Titulo>> <<Estudiante>> Asunto: Nota definitiva Apreciado estudiante El curso de Tecnología Informática I, al cual usted se matriculó para este semestre, ha sido <<Estado>>, con una nota definitiva de <<Nota>>. Cordialmente,

LINA MARIA POSADA 2. Para la combinación de correspondencia en Word, se puede realizar de dos maneras:

1ra Forma.

Crear Archivo de datos: El listado con la información de los destinatarios organizados en una tabla. Puede ser una tabla como archivo de Word, un archivo en Excel, una tabla de Access o cualquier base de datos. a. En Word o Excel

En un documento nuevo de Word se debe insertar una tabla, el número de columnas será el mismo número de campos variables en la carta; y el número de filas dependerá de la cantidad de destinatarios. .Así:

Fecha Titulo Estudiante Estado Nota

17 de junio de 2010 Señor Juan Esteban Díaz Reprobada 2,9

21 de junio de 2010 Señorita Natalia Jurado Aprobada 4,7

23 de junio de 2010 Señora Andrea López Reprobada 1,9

En Excel, se digita los datos de forma muy parecida.

• A continuación este archivo se debe guardar como documento de Word o Libro de Excel, para este ejemplo le llamaremos Datos notas y cerramos el archivo

• Ahora desde un documento de Word, ir a la pestaña

• En el grupo Iniciar combinación de correspondencia, se activan dos herramientas: Iniciar combinación de correspondencia y seleccionar destinatarios.

• Se debe hacer clic en Iniciar combinación de correspondencia y clic en Cartas…

• Se debe hacer clic en Seleccionar destinatarios y clic en Usar lista existente.

• Seleccionar archivo de origen de datos y clic en Abrir.

• Quedamos en el documento principal y podemos comenzar la digitar el texto fijo de la carta e insertar los campos variables, por ejemplo:

Bogotá, <<fecha>>

<<titulo>>

<<estudiante>>

• Al terminar la carta modelo, se debe guardar el archivo.

• Finalmente, se puede hacer vista previa de resultados y verificar la combinación, y si todo está bien hacer clic en la herramienta Finalizar y combinar; Editar documentos individuales y Aceptar.

• Se genera un documento nuevo llamado Cartas1 donde se combinan los archivos y en cada página se mostrará un destinatario.

2da Forma. Desde el Asistente

Digitar texto fijo Insertar campo Para esto se debe ubicar el cursor donde se requiere que esté el campo y luego hacer clic en:

En el asistente para Combinar correspondencia que aparece en el panel de tareas, se deben seleccionar las opciones correspondientes en cada paso. Por cada opción que se elija aparece una explicación inmediatamente después. En la parte inferior del panel de tareas se muestra el paso en el que se encuentra y vínculos para ir al siguiente o anterior paso según la opción deseada.

Paso1: En primer lugar hay que definir el tipo de documento que se quiere realizar (cartas, mensaje de correo, sobres, etiquetas o lista de direcciones). En este caso como ya se encuentra seleccionada la opción Cartas que es el tipo de documento que se desea crear, solo

se debe avanzar al paso 2 haciendo clic en el vínculo que aparece en la parte inferior del panel de tareas. Paso 2: Como que ya se encuentra seleccionada la opción Utilizar documento actual y en este se tiene el modelo de la carta, solo se debe avanzar al paso 3 haciendo clic en el vínculo

que aparece en la parte inferior del panel de tareas. En la parte inferior del panel se hace una breve descripción de las opciones mencionadas.

Paso 3: En este paso se debe seleccionar el origen de datos que se va a trabajar, si la lista es de los contactos de Outlook activar Seleccionar de los contactos de Outlook, si la lista ya está creada en una tabla de Word, Access o en una hoja de cálculo de Excel se activara Empezar a partir de un documento existente y después clic en el vínculo Examinar para elegir el archivo de datos que contiene la información de los destinatarios.

O haga clic en aparece una caja de dialogo donde se podrán crear los registros de la base de datos. Haciendo clic en Personalizar columnas…

Aparece una lista con los campos que se necesitar con respecto a la carta en donde se pueden Agregar, Eliminar, Cambiar Nombre y modificar el orden de los campos. Cuando los campos estén creados y modificados hacer clic en Aceptar y nos devuelve a la ventana mencionada en el punto anterior en donde se deben digitar los datos de las personas a las cuales se va a enviar las cartas teniendo en cuenta que como se digiten así quedaran en las cartas.

En esta ventana se van digitando los registros haciendo clic en Nueva entrada cada vez que se necesite un nuevo registro, Eliminar entrada para eliminar un registro, Buscando Si desea buscar un registro específico y Aceptar cuando los registros se han completado. Posteriormente aparece la caja de dialogo de guardar para dar la ubicación del archivo que contendrá los datos con los cuales posteriormente se podrán posteriormente realizar los sobres o algún otro tipo de combinación.

En la siguiente ventana aparece ya los registros sobre los cuales se realizara la combinación de correspondencia en donde podrá excluir destinatarios desde el extremo izquierdo de cada registro (fila en la lista) aparece una casilla de verificación que permite excluir al destinatario de la lista. Para editar los destinatarios de la lista, se debe seleccionar el origen de datos y Edición aparece el formulario que permite modificar, agregar o borrar destinatarios y Actualizar para que los cambios hechos desde el formulario de datos se almacenan en el archivo de datos.

Se puede Ordenar, Filtrar, Buscar Duplicados, Buscar destinatarios y Validar direcciones con solo hacer clic en la opción deseada. Paso 4: En este paso se inserta la información del destinatario que desea incluir en cada carta. Para hacer esto se debe: Dentro de la carta, posicionar en el lugar donde se desea que aparezca un dato del destinatario, por ejemplo tratamiento.

Dentro del panel de tareas, hacer clic en el vínculo En el cuadro Insertar campo de combinación, se debe seleccionar el campo que se desee insertar en el lugar donde se encuentra el punto de inserción, luego presionar el botón Insertar y cerrar el cuadro. Repetir los tres pasos anteriores por cada campo que se desee insertar en la carta. Luego, avanzar al paso 5 haciendo clic en

Los pasos tres y cuatro son los fundamentales en el proceso de combinar correspondencia, por lo que se recomienda guardar los cambios realizados hasta el momento. Paso 5: En este paso los campos de combinación insertados en la carta, muestran el contenido del primer registro de la lista de destinatarios. Es decir, se visualiza cómo quedaría la primera carta.

También se puede editar la lista de destinatarios (como se explicó en el paso 3) o excluir al destinatario actual, haciendo clic.

Luego de confirmar que las cartas quedarán como se desea, se debe avanzar al paso 6 haciendo clic en el botón

Paso 6: Este es el último paso en el proceso de combinar correspondencia. Para imprimir las

cartas directamente se debe hacer clic en el botón Y para crear un nuevo documento con todas las cartas se debe hacer clic en el botón

Normalmente, se utiliza esta última opción para revisar todas las cartas antes de imprimirlas. Al finalizar el proceso de combinar correspondencia se tienen tres archivos: La lista de destinatarios, la carta modelo y las cartas de resultado.