manual para el sistema de gestión de correspondencia y archivos oficiales

7/25/2019 MANUAL Para El Sistema de Gestin de Correspondencia y Archivos Oficiales

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MANUAL PARA EL SISTEMA DE GESTIN DE CORRESPONDENCIA YARCHIVOS OFICIALES

Bogot D.C., Junio de 2014


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MANUAL PARA EL SISTEMA DE GESTIN DECORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES

Cdi o: M-GD-01 Versin: 12Proceso asociado: Gestin Documental

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 42. ALCANCE -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 43. TRMINOS Y DEFINICIONES ------------------------------------------------------------------------------------------ 44. ADMINISTRACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ------------------------------------------------ 85. COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS --------------------------------------------------------------------- 85.1. MEDIOS DE RECEPCIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ------------------------------------ 85.2. RECEPCIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ----------------------------------- 115.3. REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ------------------------------------- 115.4. RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ---------------------------------------- 145.5. PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIN DE COMUNICACIONES OFICIALES CUANDO SEPRESENTEN FALLAS O SUSPENSIN DEL SISTEMA-------------------------------------------------------------- 155.6. DISTRIBUCIN Y ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ------------- 175.7. SEGUIMIENTO Y CONTROL AL TRMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALESEXTERNAS ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 186. COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS -------------------------------------------------------------------- 186.1. ELABORACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS -------------------------------- 196.2. TRAMITACIN FINAL A UN DESTINATARIO INTERNO DEL DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPBLICA Y SUS FONDOS CUENTA ---------------- 207. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS -------------------------------------------------------------------- 207.1. ELABORACIN DE UNA COMUNICACIN OFICIAL ENVIADA ----------------------------------------- 217.2. TRAMITACIN FINAL A UN DESTINATARIO EXTERNO DEL DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPBLICA Y SUS FONDOS CUENTA. --------------- 227.3. PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADASCUANDO SE PRESENTEN FALLAS O SUSPENSIN DEL SISTEMA ------------------------------------------- 237.4. ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS POR PARTE DE LASDEPENDENCIAS ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 247.5. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS URGENTES Y/O ESPECIALES ----------------------- 247.6. DEVOLUCIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS ---------------------------------- 267.7. REGISTRO Y CODIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS ------------- 268. CLASIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN SIGOB ---------------------------------- 279. ANULACIN DE UNA COMUNICACIN OFICIAL -------------------------------------------------------------- 2810. FIRMAS RESPONSABLES DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES --------------------------------- 3011. GESTIN EXTERNA DE CORREO Y MENSAJERA -------------------------------------------------------- 3012. CREACIN Y CONFORMACIN DE EXPEDIENTES EN LOS ARCHIVOS DE GESTIN ------- 3512.1. CLASIFICACIN Y ORDENACIN ------------------------------------------------------------------------------- 3512.2. IDENTIFICACIN DE LAS CARPETAS O EXPEDIENTES------------------------------------------------- 3912.3. INVENTARIO NICO DOCUMENTAL --------------------------------------------------------------------------- 40


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12.4. NDICE DE CARPETA ------------------------------------------------------------------------------------------------ 4213. TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN DEL DAPRE, AL

ARCHIVO CENTRAL (TRANSFERENCIAS PRIMARIAS) ------------------------------------------------------------ 4414. TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS HISTRICOS AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN(TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS) ------------------------------------------------------------------------------------ 4515. PRSTAMO Y DEVOLUCIN DE DOCUMENTOS ---------------------------------------------------------- 4516. ELIMINACIN DE DOCUMENTOS ------------------------------------------------------------------------------- 4617. LINEAMIENTOS PARA LA CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS ------------------------------ 4618. MARCO LEGAL -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4719. DOCUMENTOS ASOCIADOS -------------------------------------------------------------------------------------- 4720. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO----------------------------------------------------------------------------- 47


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1. OBJETIVO

Establecer procedimentalmente, los lineamientos para la administracin, control y conservacin de losdocumentos oficiales en sus diferentes soportes en el Departamento Administrativo de la Presidencia dela Repblica, desde su origen hasta su disposicin final.

2. ALCANCE

Aplica para todas las dependencias y los servidores de la Entidad, que en ejercicio de sus funciones yresponsabilidades asignadas, produzcan, tramiten o manejen algn tipo de informacin y/odocumentacin institucional.

3. TRMINOS Y DEFINICIONES

Archivo:Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados enun proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucinque los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo Central:Unidad Administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por losdistintos archivos de gestin de la entidad respectiva una vez finalizado su trmite, que siguen siendovigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares, en general.

Archivo de Gestin:Aquel en el que se rene la documentacin en trmite en busca de solucin a losasuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas dependenciasu otras que las soliciten.

Archivo Electrnico: Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratadosarchivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor, acumulados en un procesonatural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin.

Archivo Histrico:Archivo conformado por los documentos que por decisin del correspondiente ComitInterno de Archivo, (Actualmente en el DAPRE, Comit Institucional de Desarrollo Administrativo), deben

conservarse permanentemente, dado su valor como fuente para la investigacin, la ciencia y la cultura.Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde suproduccin o recepcin, hasta su disposicin final.

Conservacin Permanente: Decisin que se aplica a aquellos documentos que tienen valor histrico,cientfico o cultural, que conforman el patrimonio documental del DAPRE y que no son objeto deeliminacin.


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Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funcionesasignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Correspondencia:Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a ttulopersonal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trmites para las instituciones.

Disposicin final de documentos: Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa delciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de valoracin documental,con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin.

Documento:Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Documento de archivo:Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad enrazn a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, histrico,tcnico o cultural y debe ser objeto de conservacin en el tiempo, con fines de consulta posterior.

Documento Original:Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas quepermiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento Pblico:Es el producido o tramitado por el funcionario pblico en ejercicio de su cargo ocon su intervencin.

Eliminacin Documental: Destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo,jurdico, legal, fiscal o contable y que no tiene valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia yla investigacin.

Expediente:Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trmite oprocedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados yrelacionados entre s y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados,desde su inicio hasta su resolucin definitiva.

Foliar:Accin de numerar hojas.

Folio: Hoja

Folio Recto:Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio Vuelto:Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Mensajera Especializada:Se entiende por mensajera especializada, la clase de servicio postalprestado con independencia de las redes postales oficiales del correo nacional e internacional, cuyascaractersticas especiales deben cumplir las empresas que prestan este servicio.


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Principio de orden original:Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica, por el cual seestablece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia de los trmites que losprodujo. Es prioritario para la ordenacin de los fondos, las series documentales y los expedientes en los

Archivos de Gestin.

Principio de procedencia: Conservacin de los documentos dentro del fondo documental al quenaturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teora archivstica que establece que losdocumentos producidos por una institucin y organismo no deben mezclarse con los de otros.

Radicacin de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidadesasignan un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de lafecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos devencimiento que establezca la Ley. Estos trminos, se empiezan a contar a partir del da siguiente deradicado el documento.

Registro de Comunicaciones oficiales:Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresanen sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas orecibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o destinataria,Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionarioresponsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Seleccin Documental:Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin parasu eliminacin o conservacin total o parcial.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funcionesespecficas.

Subserie documental:Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadasde forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas.

Tabla de retencin documental:Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a loscuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del ciclo vital de los documentos.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con

diagramacin, formato y contenidos distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla yasignarle categora diplomtica.


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Transferencia documental: Proceso tcnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega alArchivo Central, (Transferencia Primaria) o al Archivo Histrico (Transferencia Secundaria al ArchivoGeneral de la Nacin), los documentos que de conformidad con las Tablas de Retencin Documental delDAPRE han cumplido su tiempo de retencin en la etapa de Archivo de Gestin o de Archivo Centralrespectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y administracin de los documentosde archivo, que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidadintegral sobre los documentos transferidos.

Unidad documental:Unidad archivstica constituida por documentos del mismo tipo formando unidadessimples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja).


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4. ADMINISTRACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

Las comunicaciones oficiales en el DAPRE, son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo delas funciones asignadas legalmente a la Entidad, independientemente del medio utilizado.

Las comunicaciones oficiales del DAPRE, se clasifican en:

5. COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS

Son comunicaciones dirigidas a la Entidad y/o a funcionarios titulares de las dependencias legalmenteconstituidas en la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y susFondos Cuenta (Ver Organigrama-D-DE-07), recibidas a travs de diferentes medios. Para ser oficiales,stas, se deben radicar en el mdulo de registro de correspondencia del SISTEMA DE GESTIN DECORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES SIGOB.

5.1. MEDIOS DE RECEPCIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y sus Fondos Cuenta, recibenlas comunicaciones oficiales por diferentes medios de recepcin (Ventanilla nica de Radicacin,correo postal, fax-mail, correo electrnico, redes sociales, urna de cristal, pgina Web, lnea018000 y presencial), para ser radicadas en el mdulo de registro de correspondencia delSISTEMA DE GESTIN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES SIGOB, dejandoconstancia de la fecha y hora de recibido.

COMUNICACIONES

OFICIALES

EXTERNAS

COMUNICACIONES

OFICIALES

ENVIADAS

COMUNICACIONES

OFICIALES

INTERNAS


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5.1.1. VENTANILLA NICA DE RADICACIN

La entrega de las Comunicaciones Oficiales Externas, siempre se har, a travs de las Ventanillasde Recepcin de Correspondencia del Grupo de Gestin Documental, ubicadas en el primer pisodel Edificio Administrativo DAPRE, Calle 7 No. 6 54, en el horario de 8:00 a.m. a 5:15 p.m. en

jornada continua, de lunes a viernes.

5.1.2. CORREO POSTAL

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, recibe Comunicaciones OficialesExternas de las diferentes empresas de correo y para ello, cuentan con una (1) Ventanilla deRecepcin de Correo Postal, ubicada en el primer piso del Edificio Administrativo DAPRE, Calle 7No. 6 54, en el horario de 8:00 a.m. a 5:15 p.m. en jornada continua, de lunes a viernes.

5.1.3. FAX-MAIL

Mediante el nmero de FAX-MAIL oficial 596 06 31, habilitado en el Grupo de Gestin Documental,se reciben las Comunicaciones Oficiales Externas, enviadas por las diferentes entidades estatalesy ciudadana en general.

5.1.4. CORREO ELECTRNICO

Por este medio virtual, se reciben Comunicaciones Oficiales que requieren un trmite por parte dela Entidad, atendiendo lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la Ley 594 de 2000, el Acuerdo AGN060 de 2001 y la Directiva Presidencial 04 de 2012.

5.1.5. REDES SOCIALES

La Entidad cuenta con herramientas virtuales como Facebook y/o Twitter, que facilitan lacomunicacin entre el Gobierno Nacional y la ciudadana. Estos medios electrnicos, no han sidohabilitados para el envo de documentacin adjunta. Esta deber ser enviada de manera fsica porlos otros canales definidos.

5.1.6. URNA DE CRISTAL

La Urna de Cristal es una plataforma del gobierno colombiano para la participacin ciudadana y

transparencia gubernamental que es administrada por el Ministerio de Tecnologas de laInformacin y las Comunicaciones. Por este medio, se reciben inquietudes, consultas y propuestasde la ciudadana que desea incidir en la poltica pblica. Las solicitudes o peticiones que sondesignadas a la Entidad a travs de la Urna de Cristal, son coordinadas a travs del Grupo de

Atencin al Usuario.


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5.1.7. PGINA WEB

A travs de la Pgina Oficial de la Entidad www.presidencia.gov.co, en el men Servicios a laCiudadana ubicada en la parte inferior de la pgina, existen dos mdulos mediante los cuales laciudadana podrn dirigirse al seor Presidente de la Repblica, mediante el link Escrbale alPresidente y a la Entidad en general mediante el link PSQR.

5.1.8. LINEA 01-8000

La Entidad dispone de la lnea nacional gratuita 01-8000913666, habilitado en el Grupo deAtencin al Usuario y Servicios Compartidos, para que la ciudadana pueda dirigir sus peticiones,sugerencias, quejas y reclamos.

5.1.9. PRESENCIAL Y/O VERBAL

A travs de este medio, la ciudadana podr presentar peticiones presenciales y/o verbales, para locual, el Grupo de Atencin al Usuario y Servicios Compartidos atender lo dispuesto en laResolucin 3046 del 20 de septiembre de 2012, en el horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. en jornadacontinua, de lunes a viernes.


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5.2. RECEPCIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS

Procedimiento que consiste en la revisin y verificacin por parte de los funcionarios responsablesdel recibo de las comunicaciones externas que llegan a la Entidad, el cual cuenta con lossiguientes pasos:

a. Medidas de Seguridad: todo sobre, paquete o mercanca, debe ser abierto antes de suradicacin. Los funcionarios del Grupo de Gestin Documental, se apoyarn en el personalde seguridad y vigilancia del DAPRE y/o de la Secretara de Seguridad Presidencial cuandocorresponda, con especial cuidado en las comunicaciones que presenten las siguientesseales sospechosas.

Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metlico que sobresalga.

Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones. Correspondencia sin datos del remitente o para devolucin de correo. Correspondencia en la cual slo figura como destinatario el cargo, sin nombre.

Para los documentos que son remitidos por proponentes u oferentes que participan enprocesos de seleccin contractual, y que deban ser entregados en sobre cerrado ydepositados directamente en la urna ubicada en el rea de Contratos, el personal deseguridad y vigilancia deber realizar la revisin correspondiente, para garantizar laseguridad y autorizar el ingreso de la persona que trae dicha documentacin.

b. Verificar la correcta identificacin tanto del remitente como del destinatario.

c. Revisar que la(s) firma(s) del documento(s) y la(s) copia(s) sea(n) idntica(s) al originalpresentado.

d. Verificar la cantidad de anexos que acompaan la comunicacin y de no ser exacto elnmero de anexos, dejar la constancia correspondiente en el documento y en el registro delsistema. Tambin se debe verificar que los anexos estn debidamente foliados.

5.3. REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS

Todas las Comunicaciones Oficiales Externas que ingresen al Departamento Administrativo de laPresidencia de la Repblica y sus Fondos Cuenta, deben ser ingresados en el SISTEMA DEGESTIN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES, SIGOB y para el efecto, secumplirn los siguientes lineamientos. (Ver P-GD-02Procedimiento para la recepcin, registro,radicacin y distr ibucin de las comunicaciones oficiales externas).


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a) Registrar en cada campo del SISTEMA DE GESTIN DE CORRESPONDENCIA Y

ARCHIVOS OFICIALES SIGOB, los datos en mayscula inicial y el resto en minsculas. Enel mdulo de Registro de Correspondencia, iniciar el proceso de radicacin de un documento,cumpliendo con los siguientes pasos:

1. Seleccionar Registro de Correspondencia, para iniciar la radicacin de un nuevodocumento.

2. Seleccionar Agregar, para adicionar un nuevo registro en la Base de Datos.3. Seleccionar el Codificador de la Correspondencia a Radicar. (Ver L-AU-01 Lineamiento

para la Clasif icacin de Petic iones, Sugerencias, Quejas y Reclamos).4. Registrar los Apellidos y/o Nombres del(los) emisor(es) de la correspondencia.

Informacin general del emisor: Vocativo. Apellidos, Nombres. Nmero del documento de Identidad del Emisor (Sin puntos de separacin) Sexo. Cargo (cuando aplique). Si es Persona Natural, seleccionarlo. Institucin (Este campo debe registrarse en maysculas fijas) Departamento (Se registra el rea o Dependencia que remite). Telfono (Verificar que el nmero est completo). Fax (Verificar que el nmero est completo).

E-mail (cuando corresponda o est disponible). Direccin Laboral (cuando corresponda o est disponible) Direccin Particular (cuando corresponda o est disponible) Otra Direccin (cuando corresponda o est disponible)

b) Registrar los datos de la Correspondencia.


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Datos p rincipales: Asunto o descripcin: Resumen de una lnea que debe caracterizar el contenido de la

comunicacin. Tipo: Se refiere a la clasificacin interna que se ha dado en el sistema, para determinaralgunas categoras de la documentacin. (Ver L-AU-01 Lineamiento para laClasificacin de Peticiones, Sugerencias, Quejas y Reclamos).

Cantidad de Anexos: Nmero de folios que acompaan la comunicacin. Si anexanalgn otro tipo de soporte, ste, se relacionar en el campo Resumen del texto deldocumento(Ver Literal d, numeral 5.2. Recepcin de las Comunicaciones OficialesExternas).

Fecha de origen: Fecha en la que la comunicacin fue elaborada. Nmero de Origen: Cdigo y Nmero de radicacin de la entidad origen.(Cuando

aplique)

Grado de reserva: Campo que debern diligenciar las dependencias, teniendo en cuenta,la Gua para la Clasificacin de la Informacin de acuerdo con sus niveles de seguridad-G-GD-02.

Prioridad: Los radicadores seleccionarn segn corresponda, los trminos Rutina oUrgente.

Medio de Recepcin: Se seleccionar el medio por el cual, el radicador recibe ladocumentacin.

Destinatario: Los radicadores debern registrar, el nombre del Jefe de la Oficina o rea,Alto Consejero, Director o quien es el responsable de todas las Comunicaciones Oficialesde su dependencia, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Responsables porDependencias.

Para los casos en los cuales se haya delegado a un Asesor o Funcionario por encargomediante acto administrativo, se registrar el nombre de este ltimo. Responsable: Nombre del funcionario a quien competa realizar el trmite objeto de la

comunicacin. Los radicadores debern prestar la mxima atencin en el momento deseleccionar el destinatario a quien se le transferir el documento, para evitar errores detransferencia que pueden generar demoras en el trmite correspondiente.

CC: Campo que hace referencia a las copias que hayan sido compulsadas a otrosdestinatarios, el cual debern diligenciar los radicadores segn corresponda.

Resumen del texto del documento: Campo creado para dar claridad y precisin aaspectos como anexos en distintos soportes al papel. Tambin es importante y deobligatorio diligenciamiento, consignar por parte de los radicadores los nmeros de las

guas, en los casos en que los documentos lleguen por correo postal; el estado de losdocumentos cuando se evidencien daos o mutilaciones y cualquier otra circunstanciaespecial y que amerite ser registrada.

c) Digitalizacin del Documento: Los radicadores, debern digitalizar todas las comunicacionesque hayan registrado, con sus respectivos anexos.


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d) Clasificacin del Documento: Los funcionarios responsables en las distintas dependencias dela Entidad, debern dar la clasificacin al documento, de acuerdo con las Series y Subseriesdocumentales establecidas en las Tablas de Retencin Documental vigentes, indicando sulocalizacin territorial.

e) Documentos Anexos: Este campo deber ser diligenciado por los radicadores a quienes seles haya asignado la responsabilidad de recibir por correo electrnico, fax-mail y redessociales, las Comunicaciones Oficiales remitidas a la Entidad por este medio virtual.

f) Documento Precedente: Cuando una Comunicacin Oficial tenga relacin con otrosdocumentos radicados con anterioridad, los radicadores deben indicar en el campoDocumento Precedente, los nmeros de radicacin correspondientes, con el fin de que elsistema pueda establecer la relacin. En caso que el documento sea respuesta de unacomunicacin enviada por la Entidad, los radicadores deben marcarla como respuesta delprecedente en dicho campo.

5.4. RADICACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS

Procedimiento por el cual, el sistema asigna automticamente un nmero nico consecutivo deradicacin a las comunicaciones oficiales, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con loestablecido en el acuerdo AGN 060 de 2001. Cada ao se iniciar una nueva numeracin,partiendo del codificador (EXT, DPG, DPI, etc.)1, seguido de los dos ltimos dgitos del ao vigentey el nmero 00000001. Este nmero, ser el nico que oficializar e identificar el documento paracualquier trmite en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica.

a) Los radicadores debern imprimir el nmero de radicacin asignado por el sistema a losdocumentos, tanto en el original como en la copia; teniendo en cuenta que dicha impresindebe quedar en la parte superior derecha del frente del documento. Si por algn motivo dichoespacio se encuentra con informacin como logos, sellos o impresos, se imprimir en la parteinferior derecha del frente del documento. Slo en los casos donde no sea posible imprimir porel frente del documento, se har al respaldo del mismo.

b) Los radicadores debern verificar visualmente la correcta seleccin del Despacho y funcionarioresponsable, a quien transferirn el documento; as como tambin, comprobar que eldocumento haya sido digitalizado correctamente y en su totalidad.

c) Por ltimo, los radicadores debern transferir los documentos radicados que se encuentran enla bandeja Registro de Correspondencias de origen externo.

1 Codificadores definidos en el L-AU-01 Lineamiento para la Clasificacin de Peticiones, Sugerencias, Quejas y Reclamos


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5.5. PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIN DE COMUNICACIONES OFICIALES CUANDOSE PRESENTEN FALLAS O SUSPENSIN DEL SISTEMA

Cuando se presenten fallas o suspensiones del sistema, se deber llevar a cabo el siguienteprocedimiento para la radicacin de documentos de carcter urgente; para tal fin, se aplicar eldiligenciamiento delFormato F-GD-09 Registro Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas,ubicado en el aplicativo SIGEPRE.

Los funcionarios radicadores ubicados en las ventanillas de recepcin de Correspondencia,

verificarn los documentos y tendrn en cuenta lo establecido en los literales a, b, c y ddescritos en el numeral 5.2. Recepcin de las Comunicaciones Oficiales Externas de estecaptulo.

Se deber informar a la ciudadana en el momento de hacer la recepcin de sucorrespondencia, las fallas o la suspensin temporal del sistema y suministrar los nmerostelefnicos del Grupo de Gestin Documental, donde podrn consultar posteriormente el


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nmero de radicacin asignado en el sistema y la dependencia a donde fue transferido eldocumento para su trmite.

Registrar la informacin correspondiente a cada una de las columnas del Formato F-GD-09Registro Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas en original y copia por dependencia,cumpliendo con los siguientes pasos:

Cumplidos los pasos anteriores, se debern entregar los documentos a los mensajerosasignados de cada dependencia y copia del Formato F-GD-09 Registro Urgente deComunicaciones Oficiales Externas.

Una vez reestablecido el sistema, se deber hacer la radicacin oficial, con los datos registrados

en el Formato F-GD-09 Registro Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas y registrar endicho formato, el nmero de radicacin asignado por el sistema. Igualmente, se deber dejar laanotacin correspondiente en el registro de radicacin, que se trata de un documento recibidocon anterioridad por fallas en el sistema y registrando la fecha y hora exacta en que fue recibidoefectivamente.


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Cuando finalice la radicacin de la correspondencia relacionada en el Formato F-GD-09 RegistroUrgente de Comunicaciones Oficiales Externas, ubique dicho formato en la carpeta

correspondiente a cada dependencia dentro de los casilleros correspondientes.

5.6. DISTRIBUCIN Y ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS

Una vez registradas las comunicaciones en el SIGOB, se imprimirn planillas para cada una de lasdependencias destinatarias de las diferentes comunicaciones, y se har la distribucin internarespectiva por parte del Grupo de Gestin Documental, para su trmite.

Una vez impresa(s) la(s) planilla(s) generadas por el aplicativo SIGOB, realizar la recoleccinde los documentos y organizarlos de acuerdo con el nmero de radicacin, para ser ubicadosen el casillero correspondiente.

Entregar los documentos de cada dependencia al mensajero y/o funcionario responsable,quien verificar los datos registrados en las planillas con los de las comunicacionestransferidas yfirmar en el rengln correspondiente el recibido con nombre, fecha y hora en eloriginal y copia de la Planilla de Entrega de Documentos; finalmente, archivar la planilla en lacarpeta correspondiente de cada dependencia.

La entrega de las comunicaciones oficiales radicadas, se realizar en los siguientes horarios:

.


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5.7. SEGUIMIENTO Y CONTROL AL TRMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALESEXTERNAS

Todas las comunicaciones oficiales de origen externo, radicadas en el Sistema SIGOB, debernser tramitadas a travs del mismo, garantizando el cumplimiento de los tiempos establecidos parasu respuesta; igualmente, se deber garantizar un seguimiento y control eficaz por parte de cadafuncionario que intervenga en su gestin, teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:

Se deber derivar siempre la respuesta oficial, desde el registro correspondiente a laComunicacin Oficial Externa recibida en cada uno de los despachos del SIGOB.

Se deber dar por finalizada la gestin del documento de origen externo, una vez se garanticeque se ha dado la gestin total a dicho documento; igualmente se deber registrar el resultadode la gestin realizada por cada funcionario, antes de finalizarla oficialmente.

Los responsables o jefes de cada dependencia, debern tomar las medidas pertinentes paraque en el menor tiempo posible, se d el trmite oficial a las comunicaciones reportadas por elGrupo de Gestin Documental o en su defecto, para que se realicen los ajustes yprocedimientos pertinentes en el SIGOB, que evidencien que a dichas comunicaciones se lesdio una respuesta oportuna.

Cuando un funcionario se desvincule de la Entidad, el jefe de la dependencia, garantizar la

gestin y finalizacin de las comunicaciones oficiales asignadas al mismo, en el sistemaSIGOB.

6. COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

Son las comunicaciones que se producen entre las distintas dependencias del DepartamentoAdministrativo de la Presidencia de la Repblica y/o sus Fondos Cuenta, mediante el mdulo de gestin


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de correspondencia del SISTEMA DE GESTIN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES SIGOB en razn del servicio y en desarrollo de las funciones a ellas asignadas. nicamente seconsideran Comunicaciones Oficiales Internas, los memorandos (MEM), certificaciones (CER) y lascirculares (CIR). Las comunicaciones oficiales internas, sern identificadas por un codificador y nmeroconsecutivo asignado por el sistema, que quedar registrado en cada comunicacin y no podr sermodificado, alterado o borrado. Cada ao, se iniciar una nueva numeracin, partiendo del codificador(CIR, CER, MEM), seguido de los dos ltimos dgitos del ao vigente y el nmero 00000001. Estenmero, ser nico por cada documento e identificar al mismo a nivel institucional.

6.1. ELABORACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

En formato oficial del documento (Memorando, Circular o Certificacin). Nombre del destinatario interno del Directorio Institucional. El ttulo o asunto de la correspondencia. El grado de reserva que se le desea otorgar. Grado de Prioridad (rutina, urgente). Si espera respuesta y la fecha estimada; permite controlar toda correspondencia que requiera

respuesta. Nombre del emisor; permite seleccionar el firmante del documento. Edicin del documento; permite ingresar al formato desplegado y en modo de edicin

incorporar o redactar la informacin y/o correspondencia deseada. Una vez finalizada la edicin de la comunicacin, debe ser transferida al siguiente funcionario

responsable para su correccin y/o tramitacin final. La transferencia entre los

funcionarios responsables genera el recorrido del documento y cada funcionarioparticipante, debe dejar constancia en el sistema de las modificaciones y/o correccionesrealizadas al contenido del documento, antes de ejecutar la transferencia al siguientefuncionario responsable.

Este procedimiento de transferencia y correcciones a travs del SISTEMA DE GESTIN DECORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES SIGOB, slo se debe realizar hasta tenerla certeza de que la correspondencia ser radicada y enviada al destinatario final; evitandotransferencias de comunicaciones sin la debida revisin final y aprobacin por parte de laautoridad responsable de la firma del mismo.

No se deben imprimir Comunicaciones Oficiales Internas en ningn momento, ni en estadode elaboracin, ni tampoco en su versin final, ya que el documento se transfiere

electrnicamente en el sistema, ahorrando tiempo, papel, elementos de impresin y trmites. nicamente las Comunicaciones Oficiales Internas, tendrn la firma digitalizada en los

documentos de carcter interno, transferidos virtualmente mediante el sistema SIGOB.


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6.2. TRAMITACIN FINAL A UN DESTINATARIO INTERNO DEL DEPARTAMENTOADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPBLICA Y SUS FONDOSCUENTA

Una vez finalizado el proceso de elaboracin de la Comunicacin Oficial Interna, se debe clasificarpor temas y de acuerdo con la estructura de las Tablas de Retencin Documental vigentes, radicary enviar virtualmente por parte del Jefe o funcionario designado de cada dependencia, copia al o alos destinatarios del documento a travs del Sistema sin imprimir el documento.

Todos los datos que se ingresen en el sistema, debern cumplir con los siguientes parmetros:

Los datos en cada campo se incluirn en mayscula inicial y el resto en minscula,exceptuando el campo INSTITUCIN; en el cual, toda la informacin deber ser incluida en

mayscula. Todos los datos deben cumplir las normas ortogrficas y de acentuacin (Tildes)correspondientes.

El Sistema codifica automticamente la comunicacin al momento de finalizar el trmite y elfuncionario responsable, deber transferir virtualmente el documento al despachocorrespondiente del destinatario interno de la Entidad. El funcionario destinatario recibir eldocumento en formato electrnico, y dispondr de la capacidad para utilizar esta mismainformacin y asignar la comunicacin al proceso de trmite que corresponda al interior de ladependencia a su cargo.

nicamente se podr imprimir una copia de la comunicacin interna, cuando el remitente debahacer entrega de anexos que se encuentran en medio fsico y para que en dicha copia, se

registre el recibido por parte del funcionario destinatario que los recibe. El Sistema permite en todo momento a los funcionarios involucrados y/o responsables de los

procesos de trabajo, revisar y hacer seguimiento a las acciones que se realicen sobre ladocumentacin en trmite y de esta forma optimizar de los procesos de trabajo.

Cada dependencia, debe establecer los trminos de respuesta para las comunicacionesinternas que se deban tramitar all. Dichos trminos, deben estar acordes con los principios deeficiencia, eficacia, imparcialidad y oportuna respuesta, as como a los tiempos establecidos enel presente Manual, para cumplir con la misin institucional.

Si se da respuesta a una Comunicacin Oficial Interna, genere la respuesta desde lacomunicacin recibida y realice los mismos pasos para una comunicacin nueva.

Es responsabilidad del Jefe de cada dependencia o del funcionario a quien delegue, velar por

el cumplimiento de los trminos establecidos, as como del efectivo trmite de lascomunicaciones.

7. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

Es la informacin que se produce o elabora en las dependencias del Departamento Administrativo de laPresidencia de la Repblica y sus Fondos Cuenta, dirigida a otras entidades pblicas o privadas o a


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personas naturales y/o jurdicas, radicada y tramitada por los funcionarios responsables en cadadependencia, para ser enviada fuera de la Entidad, a travs del Grupo de Gestin Documental.

Cada ao, se iniciar una nueva numeracin, partiendo de OFI, seguido de los dos ltimos dgitos del aovigente y el nmero 00000001. Esta numeracin, ser nica y centralizada a nivel institucional por partedel Grupo de Gestin Documental.

7.1. ELABORACIN DE UNA COMUNICACIN OFICIAL ENVIADA

Todas las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y susFondos Cuenta, debern elaborar las Comunicaciones Oficiales Enviadas para un destinatariofuera de la Entidad, en el SISTEMA DE GESTIN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOSOFICIALES SIGOB utilizando nicamente el codificador (OFI) as:

Seleccionar el formato o plantilla que va a utilizar para la elaboracin de una nuevacorrespondencia (Oficio).

Seleccionar destinatario del Directorio Institucional. Si no se encuentra registrado, debeincorporar todos los datos relativos al mismo y registrarlo en el Directorio.

Registrar el asunto o tema de la Comunicacin Oficial. Seleccionar el Tipo de Documento (Oficio). Seleccionar el Grado de Reserva. Seleccionar Prioridad (Rutina, Urgente). Seleccionar Medio de Envo.

Ninguna comunicacin debe ser fechada, ni numerada manualmente. El nmero y fecha deldocumento, lo genera automticamente el sistema al momento de su radicacin o tramitacinfinal; no se deben colocar consecutivos diferentes al de la radicacin oficial, ya que stoscausan confusin al momento de dar respuesta y no permiten la derivacin de lascomunicaciones en el SIGOB.

Los anexos deben ser foliados por parte de las dependencias y unidos al original de lacomunicacin y es responsabilidad de la dependencia remitente, que stos lleguen a laventanilla interna del Grupo de Gestin Documental, en el orden y nmero indicados.

Colocar en la parte inferior izquierda de las comunicaciones (como Actos Administrativos,Oficios y Memorandos), el nmero de folios y cantidad de anexos que los acompaan.

Cuando la comunicacin que se enva es producto de una respuesta a una solicitud radicada,

se debe indicar el nmero de radicacin de ingreso a la Entidad, en el asunto de la misma. Si se elaboran copias adicionales, se deben colocar en la parte final del oficio, los nombres,

cargos, entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos. Las comunicaciones que no cumplan con estas normas, sern devueltas sin excepcin a la

dependencia correspondiente por parte del Grupo de Gestin Documental, en los recorridosestablecidos para la recepcin de comunicaciones.


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Seguridad de la Informacin. Se refiere al grado de reserva que se le deba otorgar a ladocumentacin. (Ver Gua para la Clasificacin de la Informacin de acuerdo con sus

niveles de segur idad-G-GD-02). Prioridad. Obedece a la celeridad con la cual se deba tramitar la documentacin. (rutina,urgente).

Servicio. El medio de envo que requiere la documentacin, dependiendo su prioridad. Nombre del emisor. Permite seleccionar el funcionario responsable de firmar el documento. Edicin del documento; permite ingresar al formato desplegado en modo de edicin,

incorporar o redactar la informacin deseada. Clasificacin de la Correspondencia, sea esta hacia el exterior o interna para la institucin,

debe ser clasificada por temas y de acuerdo con las Tablas de Retencin Documentalvigentes.

Una vez finalizada la edicin de la comunicacin, debe ser transferida al siguiente funcionario

responsable para su correccin y/o tramitacin final. El proceso de transferencia entre losfuncionarios responsables genera el recorrido del documento y cada funcionario participante,dejar constancia de las modificaciones y/o correcciones realizadas al contenido deldocumento en el Sistema, antes de realizar la mencionada transferencia al siguientefuncionario responsable.

Este procedimiento de transferencia y correcciones a travs del SISTEMA DE GESTIN DECORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES SIGOB, slo se debe realizar hasta tenerla certeza de que la correspondencia ser radicada y enviada al destinatario final; evitandotransferencias de comunicaciones, sin la debida revisin final y aprobacin por parte de laautoridad responsable de la firma del mismo.

7.2. TRAMITACIN FINAL A UN DESTINATARIO EXTERNO DEL DEPARTAMENTOADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPBLICA Y SUS FONDOSCUENTA.

Finalizada la edicin y correccin de la comunicacin, se debe clasificar y dar trmite oficial (Elsistema asigna automticamente un nmero de oficio consecutivo, partiendo del codificador (OFI),seguido de los dos ltimos dgitos del ao vigente y el nmero 00000001), despus de tramitado sedebe indicar en el sistema qu se har luego de tramitar la correspondencia: Dejar Pendiente parasu posterior tramitacin definitiva o Finalizarla; Se debe indicar si se quiere abrir el documentodespus de tramitado, enviar copias luego de tramitado, enviar la correspondencia a la Mesa de

Salida y enviar correspondencia por correo electrnico; imprimir, firmar el original y las copias, yenviar a la ventanilla interna del Grupo de Gestin Documental, el documento con tantas copias enpapel y anexos que correspondan, para la entrega al destinatario final.

Con el propsito de oficializar el envo y para efectos de dar cumplimiento a los trminos devencimiento que establece la Ley, es importante recordar que dichos trminos empiezan a contar apartir del da siguiente de radicado el documento.


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7.3.

PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR LAS COMUNICACIONES OFICIALESENVIADAS CUANDO SE PRESENTEN FALLAS O SUSPENSIN DEL SISTEMA

Cuando se presenten fallas o suspensiones del sistema que evidencien una prolongadarestauracin normal para llevar a cabo el proceso de trmite de los documentos en el mdulode Gestin de Correspondencia del SIGOB, se deber llevar a cabo por parte de cadadependencia el siguiente procedimiento para la respuesta de documentos de carcter urgente yque requieren de un trmite perentorio:

Recibir los documentos de carcter urgente que se han relacionado en el Formato F-GD-09Registro Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas por parte de la Mesa de Entrada de

Correspondencia y verificar que efectivamente dichos documentos son de competencia de ladependencia; si no es as, devolver inmediatamente aquellos documentos que no son de sucompetencia, dejando constancia de devolucin en el mismo formato.

Iniciar el trmite correspondiente de los documentos y de ser necesario generar unacomunicacin como respuesta a los mismos, debern elaborarla desde el procesador detexto Word de su computadora, archivando una copia de la misma en el disco duro.

Para el envo de dichas comunicaciones, se deber seguir el mismo procedimientomencionado en el numeral 5.6. Distribucin y Entrega de las Comunicaciones OficialesExternas.

Una vez se haya restablecido el SIGOB, la Mesa de Entrada de Correspondencia, registraroficialmente los documentos que se haban relacionado en el Formato F-GD-09 Registro

Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas con los datos que se haban registrado eneste y le sern transferidos a cada dependencia a travs del sistema. El responsable de cada dependencia de dar trmite a este tipo de documentos, deber

registrar en las anotaciones correspondientes a cada radicado, la fecha en que fue dada larespuesta y anexar la copia de sta que se debi guardar anteriormente en el disco duro.


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7.4. ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS POR PARTE DE LASDEPENDENCIAS

Las Comunicaciones Oficiales Enviadas que emitan las dependencias del DepartamentoAdministrativo de la Presidencia de la Repblica y sus Fondos Cuenta, con destino a otrasEntidades Pblicas o Privadas, a personas Naturales o Jurdicas, deben ser relacionadas en elFormato F-GD-04 Solicitud Envo de Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones yentregadas en sobres totalmente sellados en la ventanilla interna del Grupo de GestinDocumental, (Ver P-GD-03 Procedimiento para la recepcin, registro y entrega de lascomunicaciones oficiales enviadas).

Las dependencias son responsables del registro del cdigo de su dependencia y nmero deradicacin institucional (OFI) asignado en forma automtica por el SIGOB, para cada comunicacinelaborada y firmada por la autoridad responsable de la dependencia. Para facilitar su alistamiento ytrmite por parte de los funcionarios del Grupo de Gestin Documental, los envos deben serentregados teniendo en cuenta, los horarios establecidos de recoleccin preestablecidos por eloperador de correo, (Ver Capitulo 11. Gestin Externa de Correo y Mensajera).

Todas las Comunicaciones Oficiales que se produzcan para ser enviadas por las diferentesdependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y sus FondosCuenta, deben ser elaboradas en el SIGOB y tramitadas en el mismo; cada dependencia, lasentregar en la ventanilla interna del Grupo de Gestin Documental, para ser remitidas a sudestino y ste a su vez debe verificar que:

Las comunicaciones y sobres, contengan los datos completos del (los) destinatario(s). Nombre,cargo, entidad, direccin, cdigo postal (cuando aplique), piso, oficina, apartado areo, fax,ciudad, departamento y pas.

La comunicacin cuente con el cdigo y nmero asignado por el SIGOB, con constancia de lafecha de radicacin.

7.5. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS URGENTES Y/O ESPECIALES

En los casos que por circunstancias especiales, se requiera que los documentos salgandirectamente de una dependencia, debern ser previamente registrados en el SISTEMA DEGESTIN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES SIGOB, por parte delfuncionario encargado en cada una de ellas, garantizando el cumplimiento de lo establecido en elpresente Manual, registrando igualmente en el SIGOB, los datos correspondientes a la entrega delos documentos (nombre de funcionario que entrega, nombre de la persona que recibe, fecha yhora).

Cuando se trate del envo de mercaderas (Cajas, Paquetes, etc.), se debe especificar sucontenido en el Formato F-GD-04 Solicitud Envo de Comunicaciones Oficiales y Control de


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Devoluciones y tener el visto bueno de revisin, impartida por el personal de Recepcin yVigilancia del DAPRE. Ver P-GD-03 Procedimiento para la recepcin, registro y entrega de lascomunicaciones oficiales enviadas).Estos envos, deben ser rotulados nicamente en computador o mquina de escribir, y tener comorequisitos mnimos los siguientes:

Cdigo de la Dependencia Nmero de Radicacin Institucional asignado por SIGOB Nombre del Destinatario Direccin completa Ciudad y Departamento Telfono

Ejemplo:

El incumplimiento de cualquiera de stos, ser causal de devolucin del (los) documento(s) a la

dependencia remitente para su correccin.

Una vez entregada las Comunicaciones Oficiales y/o Envos a las diferentes empresas demensajera, estos quedarn sometidos a las normas, leyes, siniestros y cubrimiento de cada unade ellas y de los pases de destino; por tal motivo, la dependencia remitente, ser la nicaresponsable de cualquier irregularidad que presente su contenido.

Los documentos que por su importancia y naturaleza, requieran trmite urgente a nivelnacional o internacional, deben ser relacionados en el Formato F-GD-04 Solicitud Envo deComunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones y contar con la Autorizacin delCoordinador del Grupo de Gestin Documental.


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7.6. DEVOLUCIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

Cuando una comunicacin oficial que haya sido emitida por el Departamento Administrativo de laPresidencia de la Repblica y sus Fondos Cuenta, sea devuelta por el correo, se remitir a ladependencia correspondiente y se dejar constancia de la devolucin en el Formato F-GD-04Solicitud Envo de Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones. (Ver P-GD-04Procedimiento para la devolucin de las comunicaciones ofi ciales enviadas).

7.7. REGISTRO Y CODIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

Es la informacin de registro y codificacin de la Correspondencia Oficial Enviada delDepartamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y/o sus Fondos Cuenta, condestino a otras Entidades pblicas o privadas, a personas naturales o jurdicas.

Procedimiento:

a. Registro en la Mesa de Salida: Cuando algn funcionario tramita una Comunicacin Oficial y laderiva a la Mesa de Salida del Grupo de Gestin Documental, sta automticamente recibeuna alerta para programar el envo. Las dependencias hacen llegar a la ventanilla interna delGrupo de Gestin Documental, el documento fsico firmado y listo para ser enviado (Vernumeral 6.4. Entrega de las Comunicaciones Oficiales Externas por parte de lasDependencias. Con estos dos insumos, la Mesa de Salida programar eficientemente el envode toda las Comunicaciones Oficiales Externas de la Entidad.

b. Asignar responsable de envo: Permite que el responsable de la Mesa de Salida del Grupo de

Gestin Documental asigne a la persona quien gestionar la Comunicacin Oficial a su destinofinal. Una vez asignado el responsable, el registro de la Comunicacin Oficial, aparecer en labandeja pendientes de recepcin para envo a destinatarios.

c. Consulta en Mesa de Salida: Una vez asignada la Correspondencia Oficial al funcionarioresponsable del Grupo de Gestin Documental quien es el encargado de gestionarla, secumplirn los siguientes lineamientos:


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Pendientes de recepcin para envo a destinatarios: Los registros aparecen en el listado, apartir del momento en que las dependencias terminan la elaboracin de una Comunicacin

Oficial y la tramita. El objetivo de estos listados es advertir a la Mesa de Salida de toda ladocumentacin que deber gestionar fsicamente. Pendientes de envo a destinatarios: Los registros aparecen en el listado, cuando el

funcionario encargado de gestionar la Comunicacin Oficial registra el recibo fsico de lacorrespondencia, facilitando el control y contrastando el listado de lo que se esperaba recibircon lo que realmente se recibi.

Pendientes de confirmacin de entrega a destinatarios: Permite tener el listado de todos losdocumentos que ya tienen asignados al operador del correo para su respectivo transporte yentrega. Una vez la entrega se concreta, el encargado de la gestin de la ComunicacinOficial se acerca al encargado de la Mesa de Salida con el acuse de recibo (sellos, firmas,fecha y hora de recepcin, etc.) de las Entidades Pblicas o Privadas, Personas Naturales o

Jurdicas de destino. En ese momento se realiza la digitalizacin del documento fsicorecibido para que se vincule electrnicamente al documento elaborado internamente para asfinalizar el proceso dando por entregado la Comunicacin Oficial al destinatario.

8. CLASIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN SIGOB

El SIGOB, ser el nico medio de almacenamiento del archivo electrnico de las ComunicacionesOficiales. Una vez tramitada las Comunicaciones Oficiales (Internas, Externas y Enviadas) se clasificanen el SIGOB, de acuerdo a las Tablas de Retencin Documental de cada dependencia mediante elsiguiente procedimiento:

Ingresar al Mdulo de Gestin de Correspondencia. Seleccionar la opcin 3-CONSULTA.

All aparecen 3 opciones: Todo, Externa e Interna; abrir la opcin Todo. En Control de Gestin y en Funcionario Participante, seleccionar el nombre de la persona que

est asignada y autorizada para recibir y enviar los documentos de su oficina a travs delSistema de Gestin de Correspondencia y Archivos Oficiales.

Seleccionar el icono de BUSCAR, se abre la ventana de Correspondencias encontradas,donde podr ver todos los documentos correspondientes a su oficina: cdigo asunto destinatario emisor institucin y al final de la pantalla el nmero total de documentos.


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Hacer doble click en el documento a clasificar, en la parte superior de la pantalla hay 8 iconos;con el cursor desplcese hasta el quinto: CLASIFICADORES.

La pantalla se divide en 2 Secciones y en el centro de ellas dos manos, sealando la izquierda ola derecha; de las opciones disponibles que aparecen en la seccin derecha, seleccione laopcin Tabla de Retencin Documental, busque el nombre de su dependencia (aparece junto consu cdigo asignado) y desplegar los nombre de las SERIES, Subseries y tipos documentales.

Continuar seleccionando la Serie, Subserie y Tipo Documental, agregue o grabe con el icono(mano) que indica la izquierda; si comete un error, borre con el icono contrario. En la seccinizquierda de su pantalla, van apareciendo los resultados de lo que vaya ejecutando.

EJEMPLO: ACTAS (Palabra (s) en maysculas fijas, en plural, resaltada con negrilla) = SERIE -Comit (Sealado con guion antes de Nombre completo, en Maysculas iniciales y en singular)= Subserie

* Acta (sealado con asterisco, antes del nombre del tipo documental).

9. ANULACIN DE UNA COMUNICACIN OFICIAL

Es el procedimiento mediante el cual, se anula oficialmente en el SISTEMA DE GESTIN DECORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES SIGOB, un nmero de radicacin asignado por elsistema a la Comunicacin Oficial (externa, interna y enviada); esto no significa que el registro(documento) anulado, se elimine (borre) de la base de datos; este, permanecer como evidencia de la

justificacin que gener la anulacin oficial.

La anulacin, slo podr darse en los siguientes casos:

a. Comunicaciones Oficiales Externas: Por error en el codificador utilizado en la radicacin de una comunicacin.


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Porque la comunicacin fue radicada y el destinatario de la misma no es funcionario de laEntidad.

b. Comunicaciones Oficiales Internas: Por error en el codificador utilizado al codificar una comunicacin. Porque la comunicacin fue codificada y el destinatario de la misma no es funcionario de

la entidad y/o de la dependencia a donde se pretende transferir. Por modificaciones de fondo en el texto del documento, autorizadas por el superior

inmediato de quien elabora la comunicacin y que impiden que un documento tramitado,se enve oficialmente a su destinatario.

c. Comunicaciones Oficiales Enviadas: Por error en el codificador utilizado al tramitar (codificar) una comunicacin.

Porque la comunicacin fue tramitada (codificada) y los datos del destinatario de lamisma (nombre, direccin, ciudad, etc.) no corresponden al mismo o hubo cambios enlos mismos, que impiden que el documento sea enviado oficialmente.

Por modificaciones de fondo en el texto del documento, autorizadas por el superiorinmediato de quien elabora la comunicacin y que impiden que un documento tramitado,se enve oficialmente a su destinatario.

El procedimiento de anulacin de un nmero de radicacin asignado a una Comunicacin Oficial,conlleva a la elaboracin de un nuevo documento, con las correcciones que motivaron la anulacin oficialdel anterior y derivndolo o relacionndolo con ste.

La anulacin de Comunicaciones Oficiales (externa, interna, enviada) nicamente podr ser realizada enel SIGOB, por el Coordinador del Grupo de Gestin Documental o al funcionario designado por ste en suausencia, siempre y cuando se cumpla con las siguientes condiciones:

Que medie justificacin escrita en la opcin Anotaciones de la comunicacin tramitada en elSIGOB.

Que se encuentren finalizadas todas las copias en gestin de la correspondencia que sepretende anular oficialmente.

Que medie solicitud a travs de correo electrnico o transferencia por SIGOB de la comunicacin

a anular, al Coordinador del Grupo de Gestin Documental o al funcionario designado por ste ensu ausencia.


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10. FIRMAS RESPONSABLES DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

Las Comunicaciones Oficiales que se proyecten para enviar a destinatarios externos, slo podrn serfirmadas por los funcionarios titulares de las dependencias legalmente constituidas en la estructuradel Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica y sus Fondos Cuenta (VerOrganigrama-D-DE-07).

En ausencia de los titulares de las dependencias, podrn firmar las Comunicaciones Oficiales Enviadas,los funcionarios de planta que sean designados por el jefe inmediato de manera expresa mediantecomunicacin ante el rea de Informacin y Sistemas, para que le sean habilitados los permisoscorrespondientes en el SIGOB.

El Grupo de Gestin Documental, tramitar nicamente las Comunicaciones Oficiales firmadas por los

funcionarios mencionados anteriormente.Las Comunicaciones Oficiales Internas, sern firmadas digitalmente por los funcionarios titulares de lasdependencias legalmente constituidas en la estructura del Departamento Administrativo de la Presidenciade la Repblica y sus Fondos Cuenta.

11. GESTIN EXTERNA DE CORREO Y MENSAJERA

La entrega de las Comunicaciones Oficiales Enviadas, la realiza el Departamento Administrativo de laPresidencia de la Repblica y sus Fondos Cuenta, a travs de un operador de correo cuando su destinosea a nivel nacional o internacional; con mensajeros asignados a la Entidad por el operador de correo.

Cuando el destino sea dentro de la ciudad de Bogot D.C., las dependencias deben indicar en el FormatoF-GD-04 Solicitud Envo de Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones, el carcter (Normal,Urgente) de cada envo, para determinar el servicio a utilizar por parte del Grupo de Gestin Documental.Una vez entregada las Comunicaciones Oficiales, el mensajero asignado solicita el diligenciamiento delFormato F-GD-10 Planillas de entrega de comunicaciones oficiales por mensajeros, diligenciando lahora de recibido y quien recibe en la entidad receptora.(Ver P-GD-03 Procedimiento para la recepcin,registro y entrega de las Comunicaciones Oficiales enviadas).

Clases de servicio de correo:

Correo Certificado con Franquicia: Para el envo de toda clase de comunicaciones a nivelurbano y nacional, bajo la Franquicia establecida en el Decreto Ley 2146 de agosto 3 de 1955, quea juicio de la oficina correspondiente requiere comprobar la entrega efectiva de la comunicacinpero su entrega no es urgente.


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Caractersticas:

CORREO CERTIFICADO CON

FRANQUICIA NACIONALCobertura 1.356 poblaciones

Tiempo de Entrega De 2 a 3 das2

Peso Hasta 30 kilos

Forma en la que se realiza laentrega

Bajo firma de una persona mayor de edad3.

Intentos de Entrega Dos (2)4

Prueba de EntregaSolicitarla por correo electrnico al Coordinador de GestinDocumental.(Tiempo de entrega 8 a 30 das hbiles).

Servicios Adicionales Seguro

Tiempo para reclamacin por noentrega

10 das calendario a partir de la recepcin del envo por parte delOperador Postal.

Se debe informar por correo electrnico al Coordinador de GestinDocumental, sobre la no entrega del envo al destinatario.

Correo Certificado Internacional: Para el envo de toda clase de comunicaciones a nivelinternacional, que a juicio de la dependencia correspondiente requiere comprobar la entregaefectiva de la comunicacin.

Caractersticas:

CORREO CERTIFICADOINTERNACIONAL

INTERNACIONAL

Cobertura 190 pases.

Tiempo de Entrega De acuerdo al destino

Peso Hasta 30 kilos5


Bajo firma de una persona mayor de edad.

Intentos de Entrega De acuerdo al destino

Prueba de Entrega

Solicitarla por correo electrnico al Coordinador de GestinDocumental.

(Los tiempos de entrega de la prueba, variarn de acuerdo al tiempotomado por el pas de destino para dar respuesta).



6 meses calendario a partir de la recepcin del envo por parte delOperador Postal.


2Tiempo estipulado para envos urbanos y entre ciudades principales; para el resto del pas podr tardar hasta 6 das.3En las poblaciones apartadas se entrega en las oficinas o agencias de 4-72. En las zonas veredales y en zonas de difcil acceso

del pas (orden pblico, condiciones geogrficas etc.) a travs de la lista de correos de 4-72.4En caso de ser depositado en una lista de correo el envo permanecer 30 das en esta, antes de su devolucin.5El lmite del peso mximo podr variar dependiendo del pas de destino.


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Correo Especializado Urgente (Postexpress):Para el envo de toda clase de comunicaciones anivel nacional, que a juicio de cada oficina, requiere una entrega de carcter urgente. Este serviciose realiza a travs del servicio de Mensajera Especializada y cada envo a nivel nacional, seidentifica por medio de una gua nica para el envo.

Caractersticas:

CORREO ESPECIALIZADOURGENTE (POSTEXPRESS)

NACIONAL

Cobertura 9.453 trayectos

Tiempo de Entrega De 1 a 2 das6

Peso Hasta 30 kilos


Bajo firma de una persona mayor de edad7

Intentos de Entrega Dos (2)8

Prueba de Entrega


(Ser enviada entre 8 y 30 das calendario luego de cumplidos lostiempos de entrega).





Correo Especializado Urgente (E.M.S.):Para el envo de toda clase de comunicaciones a nivelinternacional, que a juicio de cada oficina, requiere una entrega de carcter urgente. Este servicio

se realiza a travs del servicio de Mensajera Especializada y cada envo a nivel internacional, seidentifica por medio de una gua nica para el envo.

Caractersticas:

EXPRESS MAIL SERVICE EMS INTERNACIONAL

Cobertura 141 pases.

Tiempo de Entrega De acuerdo al destino

Peso Hasta 30 kilos9


Bajo firma de una persona mayor de edad.

Intentos de EntregaSujeto a los procesos establecidos por la administracin postal dedestino.

Prueba de Entrega Solicitarla por correo electrnico al Coordinador de GestinDocumental.

6Tiempo estipulado para envos urbanos y entre ciudades principales, para el resto del pas podr tardar hasta 3 das.7En las poblaciones apartadas se entrega en las oficinas o agencias de 4-72. En las zonas veredales y en zonas de difcil acceso

del pas (orden pblico, condiciones geogrficas etc.) a travs de la lista de correos de 4-72.8En caso de ser depositado en una lista de correo el envo permanecer 30 das en sta, antes de su devolucin.9El lmite del peso mximo podr variar dependiendo del pas de destino.


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(Los tiempos de entrega de la prueba, variarn de acuerdo al tiempotomado por el pas de destino para dar respuesta).



6 meses calendario a partir de la recepcin del envo por parte delOperador Postal.


Correo Urgente (Motorizados):Para el envo de toda clase de comunicaciones a nivel urbano,que a juicio de cada oficina, requiere una entrega de carcter urgente. Este servicio se realiza atravs de mensajeros motorizados o a pie y cada envo se registra en las planillas y/o guas deentrega de documentos, que maneja el Grupo de Gestin Documental para cada uno de losmensajeros.

Caractersticas:CORREO URGENTE(MOTORIZADOS)

URBANO

Cobertura Permetro urbano de la ciudad de Bogot D.C.

Tiempo de Entrega De 8:30 a 11:30 a.m. y de 1:30 a 5:00 p.m.

Peso Hasta 3 kilos


Bajo firma de una persona mayor de edad o de sello de la oficina deCorrespondencia en cada entidad.

Intentos de Entrega Uno

Prueba de Entrega


(Ser enviada va fax o digitalizada por correo electrnico).




La correspondencia enviada a travs de este servicio, se entregar, observando el siguienteprocedimiento:


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Los horarios de recoleccin por parte del operador de correo, se establecen como se describe acontinuacin:


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12. CREACIN Y CONFORMACIN DE EXPEDIENTES EN LOS ARCHIVOS DE GESTIN

Las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica, debern conformarsus Archivos de Gestin, sus series documentales y expedientes, a partir de la Tabla de RetencinDocumental, desde el momento en que se inicia un trmite, actuacin o procedimiento hasta lafinalizacin del mismo, abarcando los documentos que se generen durante la vigencia y prescripcin delas acciones administrativas, fiscales y legales, atendiendo los principios archivsticos de procedencia yorden original.

12.1. CLASIFICACIN Y ORDENACIN

Agrupar los documentos de acuerdo con la Serie y Subserie documental que corresponda. Los documentos que conforman un expediente, se ordenarn siguiendo la secuencia de la

actuacin o trmite, si esto no fuera posible, se organizarn en el orden en que se incorporanal expediente. En caso de las unidades documentales simples que presenten una secuencia numrica o

cronolgica en su produccin, como los Decretos, Resoluciones, Actas y otros, seorganizarn siguiendo dicha secuencia.

Ejemplo:


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Para la ordenacin cronolgica de los documentos dentro de cada carpeta, se debe tener encuenta que la fecha vlida es la generada por radicacin en el Grupo de Gestin Documental del

DAPRE y no la fecha de elaboracin del documento. El documento con la fecha ms antigua de produccin, ser el primer documento que se

encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se encontrar al final de la misma. Retirar todos aquellos documentos que no son de archivo por ejemplo: documentos en blanco,

fotocopias, tarjetas de invitacin, entre otros. Retirar de la documentacin material como: ganchos de cosedora, clips, post-it entre otros. Reproducir en fotocopia los documentos en papel qumico de fax antes de ser archivado, ya que

este tipo de papel se deteriora con rapidez por las condiciones ambientales y a travs del tiempo,ocasionando prdida de informacin importante para la Entidad.

Retirar los documentos determinados como duplicidad entendiendo ste, como (ejemplar repetidoo fotocopia del mismo documento que contiene las mismas caractersticas en cuanto a sellos,

firmas, observaciones escritas por el usuario entre otras), los documentos que presenten algunadiferencia, deben ser conservados en original y copia como soporte administrativo, fiscal y legal.

No archive sobres. Verifique si en el documento est registrada la direccin y dems datosnecesarios para enviar respuesta; en caso de que no existan y estn en el sobre, tome fotocopiade los datos por la parte posterior del documento.


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Realizar la foliacin de la documentacin cuando est debidamente ordenada, teniendo encuenta las siguientes instrucciones:


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No exceda de un mximo de 250 folios por carpeta. Antes de perforar los documentos, revise que no elimine informacin. Evite doblar los

documentos, pero en caso necesario hgalo de las siguientes formas:

Alinear siempre sobre la margen izquierda y el borde superior, de manera que queden uniformesen esos 2 bordes (sin interesar que por el tamao del papel sobresalgan en la parte inferior y/oal lado derecho) y perfrelos una sola vez con la perforadora ajustada al tamao oficio,

asegrelos con gancho legajador de material plstico. Para cada carpeta se debe elaborar el ndice respectivo en el Formato F-GD-08 ndice de

carpeta.


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12.2. IDENTIFICACIN DE LAS CARPETAS O EXPEDIENTES

Todas las carpetas deben ser identificadas y marcadas nicamente con los cdigos y nombres delas series o subseries asignados en la Tabla de Retencin Documental vigente y la informacinrequerida, para la ubicacin y recuperacin de la informacin, tal como se muestra en la ilustracin,el Formato F-GD-13 Rtulo de Carpeta para todas las dependencias.

Ejemplo:


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Al aplicar estos procedimientos, quedar la documentacin ubicada y agrupada dentro de laserie y asuntos respectivos, facilitando la bsqueda y recuperacin inmediata, acorde con lasnormas y la Tabla de Retencin Documental vigentes, para el manejo de la informacindocumental.

12.3. INVENTARIO NICO DOCUMENTAL

Es el instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y precisa losexpedientes que conforman los Archivos de Gestin y el Archivo Central de la Entidad. Diligencie elFormato F-GD-07 Inventario nico Documental y mantngalo actualizado. En la siguiente grficaest el Formato de Inventario; tenga en cuenta el instructivo para su diligenciamiento que aparecea continuacin:


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Ejemplo:


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12.4. NDICE DE CARPETA

Con el propsito de llevar el control (Hoja de Control) de los documentos que conforman cadaunidad documental, facilitar la consulta y recuperacin de la informacin, se debe diligenciar encomputador, el formato F-GD-08 ndice de Carpeta. Slo deben ir dentro de la unidaddocumental, los documentos que correspondan.


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Ejemplo:


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13. TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIN DE ARCHIVOS DE GESTIN DEL DAPRE, ALARCHIVO CENTRAL (TRANSFERENCIAS PRIMARIAS)

Las transferencias deben ser anuales y se harn de la siguiente manera:

El Grupo de Gestin Documental, elaborar y enviar a las dependencias, el Cronograma de

Transferencias, indicando la fecha lmite para transferir sus documentos. Los Funcionarios de Gestin Documental designados, se desplazarn a las dependencias, con el

fin de asesorar y verificar la cantidad y calidad en el procedimiento de la transferencia. Una vez verificadas las series y subseries documentales a transferir, el personal de Gestin

Documental, dar el visto bueno y recibido a satisfaccin para que los funcionarios de ladependencia, trasladen la documentacin al Archivo Central de la Entidad.

Solicitar al Grupo de Gestin Documental, la cantidad de cajas que requieren para efectuar latransferencia.

Las dependencias que no puedan cumplir con el Cronograma establecido, informarn por escrito elmotivo del incumplimiento y la propuesta de la nueva fecha a transferir. En el caso de omisin total einjustificada de la transferencia, el Coordinador del Grupo de Gestin Documental, informar por escritoal(la) Jefe del rea Administrativa y ste(a) a su vez, a las oficinas de Control Interno y Control InternoDisciplinario.

Para realizar las transferencias de documentacin al Archivo Central, ver P-GD-05 Procedimiento paralas transferencias de los archivos de gestin (primarias).

Cronograma deTransferenciaDocumental

Asesor a de laTransferenciaDocumental

Verificacin de seriesy subseries

documentales atransferir

Visto bueno y recibido asatisfaccin para el traslado

de la documentacin alArchivo Centr al

TransferenciaDocumental

Exitosa


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14. TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS HISTRICOS AL ARCHIVO GENERAL DE LANACIN (TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS)

Para la transferencia de la documentacin histrica correspondiente al Departamento Administrativo de laPresidencia de la Repblica al Archivo General de la Nacin, se debern seguir los lineamientosestablecidos por el ente Rector de la Poltica Archivstica en Colombia.

La documentacin debe estar debidamente organizada, con sus inventarios y dems formalidadestcnicas. (Ver Decreto No. 1515 de 2013 del Ministerio de Cultura), Por el cual se reglamenta la Ley80 de 1989 en lo concerniente a las Transferencias Secundarias y de documentos de valor histrico alArchivo General de la Nacin, a los Archivos Generales de los Entes Territoriales, se derogan losDecretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.

15. PRSTAMO Y DEVOLUCIN DE DOCUMENTOS

USUARIOS INTERNOS

Para la solicitud de consulta o prstamo de documentos y/o expedientes al Archivo Central, el Jefe de ladependencia productora de los documentos, autorizar a los funcionarios de la misma que considerenecesarios, diligenciando el Formato F-GD-14 Autorizacin Prstamo y Consulta de Documentos en

Archivo Central.

Las solicitudes de prstamo y/o consulta de documentacin en el Archivo Central, se podrn realizar:

1. Por memorando en SIGOB, dirigido al Coordinador del Grupo de Gestin Documental.2. Diligenciando y enviando por correo electrnico, dirigido al funcionario asignado del Grupo de

Gestin Documental, el Formato F-GD-05 Solicitud Servicio de Consultas y/o Prstamos deDocumentacin en el Archivo Central.

El funcionario autorizado para retirar la documentacin objeto del prstamo, firmar el Formato F-GD-15Control Prstamo (Afuera) diligenciado por el funcionario de Gestin Documental y responder ante laEntidad por la integridad de los documentos retirados.

Nota: Cuando se faciliten documentos del Archivo Central en calidad de prstamo, no se podrndesglosar, alterar ni remplazar folios por ningn motivo, de acuerdo con lo establecido en el Acuerdo

AGN 002 de 2014.


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DURACIN DEL PRSTAMO

Una vez se registre el prstamo en el Formato F-GD-15 Control Prstamo (Afuera), el usuario tendr ladocumentacin por 10 das (Hbiles). Vencido este plazo, deber devolver la documentacin o hacersolicitud de renovacin del prstamo, con las debidas justificaciones.En el caso de detectarse inconsistencias en la entrega de la documentacin, el funcionario de GestinDocumental, se abstendr de recibir la informacin, avisando de manera inmediata al Coordinador delGrupo de Gestin Documental y ste a su vez a los Jefes del rea Administrativa y de la dependenciaque entrega, con el fin de iniciar la indagacin correspondiente, para su respectiva solucin. (Ver P-GD-07 Procedimiento para la prestacin del servicio de consultas y /o prstamos de documentacin enel Archivo Central).

USUARIOS EXTERNOS

Para la solicitud de copias o consultas de documentos al Archivo Central, los funcionarios de GestinDocumental, indicarn a los usuarios externos, presentar sus solicitudes a la dependencia responsablede la documentacin, a travs de los diferentes medios de recepcin definidos por la Entidad (VerCaptulo 5 Comunicaciones Oficiales Externas)

Para el caso especial de solicitudes realizadas por Historiadores e Investigadores, stas sern atendidaspor el Grupo de Gestin Documental.

16. ELIMINACIN DE DOCUMENTOS

Para adelantar procesos de eliminacin de documentos, el Coordinador del Grupo de GestinDocumental previa revisin de las Tablas de Retencin Documental y verificacin de los tiempos deretencin en ella establecidos, presentar al Comit Institucional de Desarrollo Administrativo, las series ysubseries documentales que hayan cumplido sus tiempos de retencin y que por disposicin final sepuedan eliminar. Una vez el Comit autorice su eliminacin, se proceder de acuerdo con el artculo 15del Acuerdo AGN 004 del 15 de marzo de 2014. (Ver P-GD-11 Procedimiento para la eliminacin dedocumentos).

17. LINEAMIENTOS PARA LA CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS

Se define como un conjunto de estrategias y procesos de preservacin y conservacin, acordes con elSistema de Archivo establecido en la Entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar eladecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando laintegridad fsica y funcional de toda la documentacin, desde el momento de su emisin, durante superodo de vigencia y hasta su disposicin final. (Ver M-GD-02 Sistema Integrado de Conservacin yG-GD-01 Gua para la Conservacin de Documentos)


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18. MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Normograma o en el campo dedocumentos asociados cuando se consulta el documento.

19. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Documentos y formatos o en elcampo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

20. RESPONSABLE DEL DOCUMEN

manual para el sistema de gestión de correspondencia y archivos oficiales

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