manual de correspondencia

ASOCIACION DE PADRES DE FAMILIA Y VECINOS DEL HOGAR INFANTIL

“LA ISLA”

Personería Jurídica Nº 036 de Junio del 1.977

Nit. 890.001.822-1

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MANUAL DE RECIBO Y DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES DEL

HOGAR INFANTIL LA ISLA

Elaborado por: Lady Jhoanna Restrepo Tabares

Alba Milena Cruz Gutiérrez

2014


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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………4 MISIÓN…………………………………………………………………………...............5 VISIÓN……………………………………………………………………………............5 OBJETIVOS GENERALES…………………………………………………………….6 OBJETIVOS ESPECÍFICOS…………………………………………………………..6 ORGANIGRAMA………………………………………………………………...............7 RADICACION Y REGISTRO ………………………………………………………….8 RECIBO DE DOCUENTOS……………………………………………………………..9 RECEPCION……………………………………………………………………………. 9 CLASIFICACION………………………………………………………………………...9 APERTURA…………………………………………………………………………….. 9 REVISIÓN………………………………………………………………………………10 RADICACIÓN…………………………………………………………………………….10 REGISTRO……………………………………………………………………………….10 DESPACHO DE DOCUMENTOS……………………………………………………..11 PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS………………………… 11 ELABORACIÓN………………………………………………………………………… 11 FIRMA……………………………………………………………………………………. 11


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TRASLADO……………………………………………………………………………… 11 VERIFICACIÓN………………………………………………………………………… 11 NUMERACIÓN Y FECHADO……………………………………………….…………12 REGISTRO………………………………………………………………………………12 SEPARACIÓN…………………………………………………………………………... 12 ENVÍO……………………………………………………………………………………12 HORARIO DE ATENCION…………………………………………………………….12 GLOSARIO……………………………………………………………………………13-17 REGISTRO DE RADICACION RECIBIDA………………………………………….18 REGISTRO DE RADICACION ENVIADA…………………………………………..19 CONCLUSIONES………………………………………………………………………. 20 BLIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………... 21


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INTRODUCCION

El Hogar Infantil La Isla cuenta con una oficina administrativa manejada por la directora del Hogar, en la cual reposa toda la información de la misma alguna en archivos físicos, y otra en el sistema, se cuenta con las actas de revisión del ICBF, de la junta administradora y todos los documentos exigidos para la adecuada prestación del servicio. La información de los años anteriores reposa el archivo central y la de este año (2014) reposa en los archivos que hay en la oficina, Las maestras jardineras manejan las carpetas de cada niño de su nivel al igual que la documentación exigida por el ICBF (novedades, planeación, actas de reunión, actas de enfermedades prevalentes, directorio de padres evidencias de autocuidado cuidado mutuo y cuidado del medio ambiente, RAM, pro sociales, consolidado nutricional, perfil grupal, ficha de caracterización, entre otros, cada una es la encargada de organizarlos, actualizarlos y suministrar a la directora la información cuando sea solicitada. Cada mes se debe enviar al ICBF la información correspondiente al mes trabajado, la cual es llevada en los formatos exigidos, las copias reposan en los archivos del hogar. Cuando el ICBF requiere información generalmente la solicita a través de correo electrónico, o envían correspondencia para que sea entregada en el tiempo establecido. Cuando un padre de familia requiere información se acerca a la oficina de la directora a solicitarla y se le hace entrega inmediata de la misma. Cuando un niño es retirado del hogar infantil, se le entrega al padre de familia fotocopia de la documentación y un certificado el cual le posibilita el ingreso a otro programa del ICBF.


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MISIÓN

Contribuir al desarrollo integral de la primera infancia de la comunidad perteneciente al municipio de Génova haciendo uso de un programa de cuidado, asistencia y estimulación temprana; procurando el enriquecimiento de la calidad de vida del niño, la niña y su entorno familiar, mediante la promoción del buen trato , derechos, deberes y el fortalecimiento de los valores humanos.

VISIÓN

ser la mejor institución formadora de niños y niñas fortaleciéndolos en valores humanos, logrando así su interacción armónica a la sociedad, permitiéndoles ser sanos física y mentalmente, ser felices, autónomos y democráticos. Optimizamos el componente comunitario en lo referente al compromiso de la familia, la comunidad educativa, entes territoriales que tienen como objetivo el bienestar de la niñez, siendo reconocida y querida en el municipio por sus excelentes niveles de efectividad y calidad, con un equipo humano que presta el servicio con calidez, eficiencia, eficacia y transparencia.


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OBJETIVO GENERAL

Velar por la adecuada organización del Archivo y veracidad de la información

concerniente al Hogar Infantil La Isla en cada una de sus dependencias, la cual

debe estar actualizada, ser real y disponible en el momento que sea solicitada por

quien la requiera y para fines específicos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Organizar adecuadamente la documentación correspondiente a los usuarios del Hogar infantil, al talento Humano, y a todo lo relacionado con el manejo administrativo del Hogar.

Actualizar las bases de datos que se envían al ICBF como el CUENTAME, del cual depende el adecuado seguimiento del servicio.

Establecer la ruta a seguir para la solicitud de la información por las entidades o personas que la requieran.


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RADICACIÓN Y REGISTRO

La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes al eficiente, efectivo y eficaz manejo de los documentos desde el

mismo momento de su producción o recepción hasta la disposición final, buscando

que se cumpla el fin último de los archivos, es decir que estén al acceso y a la

consulta de todos los ciudadanos e instituciones.

El artículo 3 del acuerdo 060/2001 del archivo general de la nación de Colombia,

especifica que: “ las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura,

la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada,

los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal

manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo de programa de

gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos

que se llevaran en los archivos de gestión, centrales e históricos.

Comunicaciones externas: son las que se cruzan entre las entidades o instituciones y entre estas y personas naturales o viceversa.

Comunicaciones internas: son las que se cruzan entre las dependencias de la misma entidad o entre funcionarios, dentro de la misma sede o fuera de ella, en cumplimiento de sus funciones o para cumplir alguna instrucción.


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RECIBO DE DOCUMENTOS:

1. RECEPCIÓN

Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y

diversos conductos, estos conductos pueden ser directos e indirectos.

Las comunicaciones que son entregadas por la persona interesada (o su

representante) y mensajeros en la ventanilla de la unidad de correspondencia, se

denominan de recepción directa; y la recepción indirecta es la que se recibe por

correo y/o medios electrónicos.

2. CLASIFICACIÓN

Consiste en separar los documentos recibidos en los siguientes grupos:

Comunicaciones oficiales: Según el artículo 2 del acuerdo

060/2001: “son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo

de las funciones asignadas legalmente a una entidad,

independientemente del medio utilizado.

Comunicaciones personales: En el artículo 2 del acuerdo 060/2001 las definen como: correspondencia, y son: “todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.”

3. APERTURA: Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extracción del documento y de sus anexos.


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4. REVISIÓN: Según el artículo 10 del acuerdo 060/2001: “las comunicaciones

oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la

competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad

que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto

correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del

mismo.”

Dicho artículo en su parágrafo establece que: “cuando una comunicación no esté

firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se

considerara anónima y deberá ser remitida sin radicar a la oficina de su

competencia, donde se determinaran las acciones a seguir.”

5. RADICACIÓN: La radicación se efectúa mediante la impresión de un sello que,

al imprimírselo al documento, indica que es de propiedad de la empresa.

Este sello se conoce con el nombre de sello radicador y puede aplicarse al

documento en forma manual, mecánica o sistematizada.

6. REGISTRO: Una vez que se han radicado las comunicaciones oficiales, se

procede al registro que consiste en la anotación de los datos más significativos de

la comunicación en un formato de registro para su control y tramite dentro de la

entidad.

Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001: “el registro de comunicaciones oficiales

es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas

manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones

producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona y/o

entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s)

competente(s), numero de radicación, nombre del funcionario responsable del

trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.”


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DESPACHO DE DOCUMENTOS

Para lograr la productividad y eficiencia en la administración documental, es necesario normalizar la producción y trámite de los documentos y con ello, asegurar que las comunicaciones lleguen a su destino sin presentar anomalías durante su recorrido. PASOS PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS: 1. ELABORACIÓN: En esta fase se deben establecer lineamientos conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial. El grupo más voluminoso de documentos comerciales se producen en una oficina o entidad, está conformado por las comunicaciones escritas enviadas o recibidas.

2. FIRMA: Una vez elaboradas las comunicaciones, se procede a la firma de la persona responsable de la información que contiene. 3. TRASLADO: Una vez firmadas las comunicaciones se envían a la unidad de correspondencia con sus respectivas copias, anexos y sobres.

4. VERIFICACIÓN: Se refiere a la revisión de las comunicaciones, para verificar que cumpla con las normas establecidas para la elaboración y trámite. Algunos aspectos que se observan en esta verificación son: Normas jurídicas y técnicas Requisitos de presentación Firmas autorizadas Relación entre antecedente y respuesta Anexos Cantidad de copias


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5. NUMERACIÓN Y FECHADO: Consiste en asignar un número a cada comunicación. El número que se asigna es el que le corresponde consecutivamente en el orden de salida.

6. REGISTRO: Una vez numerada y fechada la comunicación se procede al registro, que consiste en la anotación de los datos más significativos de la comunicación en un formato de registro, para su control y tramite. 7. SEPARACIÓN: Una vez numerada y fechada la comunicación, original y

copias, se procede a su distribución, separando las piezas de salida para realizar

su despacho.

Original más anexos Destinatario Copia más anexos oficina que genera el documento Copias adicionales más anexos personas interesadas

8. ENVIO: Cuando se hace necesario el envío de documentos en soporte papel,

es importante identificar prioridades por carácter de urgencia de llegada a su

destino, y determinar si se requiere envío local, nacional o internacional, para la

selección del medio de envío (mensajero, fax, correo) y el servicio a utilizar.

HORARIO DE ATENCION AL CLIENTE INTERNO Y EXTERNO

DE LUNES A VIERNES DE 8:00AM A 4:00PM


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GLOSARIO

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano para el eficiente funcionamiento de los archivos. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados r espetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de historia.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN): es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos (SNA), de regir la política archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.

CARPETA: unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. CATÁLOGO: instrumento de consulta que describe unidades documentales. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de


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acuerdo con la estructura orgánico – funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

CORREO ELECTRÓNICO: Es la comunicación que ingresa a las direcciones de correo electrónico establecidas para tal fin, dirigidas a la empresa, y a sus funcionarios o empleados en calidad de tales. Las comunicaciones que sean recibidas a través de correo electrónico, serán administradas por el Área de Correspondencia, el cual garantizará la oficialización, seguimiento y control de su trámite. CORRESPONDENCIA PERSONAL O PRIVADA: Es la correspondencia que se recibe en la ventanilla del Área de Correspondencia, a título personal y cuyo contenido interesa únicamente al destinatario. Esta correspondencia sólo se definirá así, cuando el sobre o empaque que la contiene haga explícita la categoría de personal. Comprende entre otras, documentos bancarios, tarjetas, invitaciones, a excepción de las invitaciones oficiales dirigidas a los jefes de la empresa. Esta correspondencia no se radica y no genera ningún trámite, ni responsabilidad para la empresa.

DEPURACIÓN: operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión o la investigación. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por servidor público en ejercicio de su cargo o con su intervención. DOCUMENTO DE APOYO: documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.


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ELIMINACIÓN: actividad resultante de la disposición final señalada en la Tabla de Retención Documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar la información en otro soporte. FECHAS EXTREMAS: se refiere a la fecha más antigua y más reciente que puede encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.

FOLIO: hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista. FONDO DOCUMENTAL: conjunto de documentos de archivo de toda naturaleza reunidos por una persona o una institución dentro del ejercicio de sus actividades.

GESTIÓN DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

LEGAJO: conjunto de documentos que forman una unidad documental. 78

ORDENACIÓN DOCUMENTAL: fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales.


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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. 79 RETENCIÓN DOCUMENTAL: plazo que los documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central, tal como se consigna en la Tabla de Retención Documental

SELECCIÓN DOCUMENTAL: proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. SERIE DOCUMENTAL COMPLEJA: conjunto de unidades documentales de variada tipología. Ejemplo: expediente jurídico, historia laboral, historia clínica. SERIE DOCUMENTAL SIMPLE: conjunto de unidades documentales de la misma tipología: Ejemplo: consecutivo de facturas, consecutivo de resoluciones. 81 SUBSERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales que son parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y característica específicas.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.


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TESTIGO: elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. TIPO DOCUMENTAL: unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: remisión de los documentos del Archivo de Gestión al Central y de este al Histórico de conformidad con las Tablas de Retención y de Valoración Documental vigentes. 82

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación.


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REGISTRO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA

Nro de radicación Fecha de envío Ciudad Destinatario Asunto Firma Nro y fecha de radicacion


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Conclusiones

Es de vital importancia tener la información del Hogar Infantil archivada y organizada de tal manera que en el momento que sea solicitada por las instituciones , los padres de familia y demás entidades se tenga a mano y con datos exactos. De ello depende la prontitud de las respuestas y el orden al interior de la institución, facilitando el suministro de la misma y la organización requerida para el correcto funcionamiento del mismo

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BIBLIOGRAFIA

Esta información fue obtenida de documentos que reposan en los archivos del Hogar Infantil, Acuerdo 07 de 1999, Acuerdo 060/2001, Ley 594 del 14 de julio de 2000 y por medio de una entrevista realizada a la Directora del Hogar Infantil.

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