manual de correspondencia

SOLUCIÓN DEL TALLER N° 2

“MANUAL DE CORRESPONDENCIA”

MIGUEL AUGUSTO LÓPEZ CARDONA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA, QUINDÍO

2011

Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

Gestión Documental I 2

SOLUCIÓN DEL TALLER N° 2

“MANUAL DE CORRESPONDENCIA”

MIGUEL AUGUSTO LÓPEZ CARDONA

Tutora

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

Profesional en Ciencia de la Información y la documentación, Bibliotecología y Archivística


PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA, QUINDÍO

2011



CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................................... 5

OBJETIVOS .................................................................................................................................................. 6

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO .................................................................................................................. 7

1.1. Misión ................................................................................................................................................. 8

1.2. Visión................................................................................................................................................... 8

1.3. Política de Calidad.............................................................................................................................. 8

1.5. Estructura organizacional................................................................................................................... 9

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ..........................................................................................10

2.1 Gestión Documental ...........................................................................................................................10

2.2. Fases del Programa de Gestión Documental ....................................................................................10

2.2.1 Producción y recepción ...............................................................................................................10

2.2.2. Trámite .......................................................................................................................................10

2.2.3. Distribución ................................................................................................................................11

2.2.4. Consulta .....................................................................................................................................11

2.2.5. Organización ..............................................................................................................................11

2.2.6. Recuperación ..............................................................................................................................11

2.2.7. Disposición final ........................................................................................................................11

2.2.8. Selección.....................................................................................................................................12

2.3. El Área de Correspondencia dentro de los Programas de Gestión Documental ..............................12

2.4. Misión y ética del responsable del Área de Archivo y Correspondencia ..........................................13

COMUNICACIONES OFICIALES ............................................................................................................13

3.1. Instructivo para la elaboración de documentación ..........................................................................14

3.1.1 Aspectos Generales de los escritos administrativos ....................................................................14



3.1.2 Memorando .................................................................................................................................14

3.1.3. Carta ..........................................................................................................................................16

3.1.4. Circular ......................................................................................................................................18

3.1.5. Acta ............................................................................................................................................20

CORRESPONDENCIA ...............................................................................................................................23

4.1. Condiciones generales para la recepción y la distribución de la correspondencia .......................23

4.2. Control de la correspondencia .........................................................................................................24

4.2.1. Planillas .....................................................................................................................................25

FLUJOGRAMAS PARA LA RECEPCION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA .........26

5.1. Recepción y distribución de correspondencia interna .....................................................................26

5.2. Recepción y distribución de correspondencia externa recibida ......................................................27

5.3. Recepción y distribución de correspondencia externa despachada ...............................................28

6.1. Ciclo vital del documento ..................................................................................................................29

6.1.1. Archivos de gestión ....................................................................................................................29

6.1.2. Archivos centrales ......................................................................................................................30

6.1.3. Archivos históricos .....................................................................................................................30

6.2. Fases de la gestión de documentos ..................................................................................................30

6.2.1. Fases básicas de la gestión de documentos ...............................................................................31

6.3. Valores de los documentos ................................................................................................................31

6.3.1. Valoración ..................................................................................................................................31

6.3.2. Valoración documental ..............................................................................................................31

6.4. Tabla de retención documental (TRD) ..............................................................................................33

6.5 Transferencias documentales .............................................................................................................34

6.5.1. Transferencias de archivo ..........................................................................................................35

6.5.2. Las transferencias sirven para: ..................................................................................................35

6.5.3. Transferencias primarias ...........................................................................................................35

6.5.4. Transferencias secundarias ........................................................................................................37

6.6. Organización de archivos .................................................................................................................37

6.6.1. Organización del depósito de archivo central ...........................................................................37



6.6.2. Inventarios ..................................................................................................................................38

6.6.3 Clasificación, ordenación y descripción .....................................................................................38

6.7. Condiciones generales para el almacenamiento y la conservación ...............................................40

6.8. Flujograma para el almacenamiento y la conservación .................................................................42

BIBLIOGRAFIA: ........................................................................................................................................44

Tabla de Ilustraciones

Ilustración 1: Estructura Organizacional de la Universidad del Quindío ........................................................................ 9

Ilustración 2: Fases del Programa de Gestión Documental ........................................................................................ 10

Ilustración 3: Esquema de Memorando ....................................................................................................................... 16

Ilustración 4: Esquema de Carta.................................................................................................................................. 18

Ilustración 5: Esquema de Circular ............................................................................................................................. 20

Ilustración 6: Esquema de Acta ................................................................................................................................... 23

Ilustración 7: Formato de Planilla para el registro de correspondencia interna y externa recibida .......................... 25

Ilustración 8: Formato de planilla para la distribución de correspondencia externa ................................................. 25

Ilustración 9: Flujograma para la recepción y distribución de correspondencia interna ........................................... 26

Ilustración 10: Flujograma para la recepción y distribución de correspondencia externa recibida .......................... 27

Ilustración 11: Flujograma para la recepción y distribución de correspondencia externa despachada ..................... 28

Ilustración 12: Ciclo Vital del Documento ................................................................................................................... 29

Ilustración 13: Fases de la gestión de Documentos ..................................................................................................... 30

Ilustración 14: Tablas de Retención Documental de la Universidad del Quindío ....................................................... 34

Ilustración 15: Transferencias Documentales.............................................................................................................. 34

Ilustración 16: Transferencias Primarias .................................................................................................................... 36

Ilustración 17: Formato de inventario documental ...................................................................................................... 38

Ilustración 18: resumen de las etapas de organización de un archivo ........................................................................ 39

Ilustración 19: Flujograma para el almacenamiento y la conservación ...................................................................... 43

INTRODUCCIÓN



La Universidad del Quindío como entidad pública debe someterse a las disposiciones de la ley

Colombiana y del Archivo General de la Nación, por esta razón en cumplimiento de leyes,

decretos y acuerdos como lo son: la Ley General de archivos 594 del 2000, el Decreto 2150 de

1995 que dicta disposiciones sobre el uso de formatos únicos; y el Acuerdo 060 de 2001 del

Archivo General de la Nación, entre otras normas; la Universidad establece un sistema integrado

de gestión para estructurar la gestión de la Institución a partir de la implementación e integración

de los siguientes modelos: el Sistema de Gestión de Calidad, el Modelo Estándar de Control

Interno - MECI y la Acreditación. Esta herramienta, permite dirigir y mejorar continuamente el

desempeño institucional, incrementando por lo tanto los niveles de satisfacción de los usuarios

internos y externos con relación a la presentación de los servicios que se generan.

Con la gestión de calidad la universidad del Quindío, pretende describir y unificar la elaboración

y conformación de los documentos del sistema integrado de gestión para así tener una

normalización de la documentación producida en sus instalaciones; es por esto que en el siguiente

manual de correspondencia se recopilan los procesos del programa de gestión documental de la

Universidad del Quindío

OBJETIVOS



OBJETIVO GENERAL

Normalizar y estandarizar en la Universidad de Cundinamarca los procesos y procedimientos de

la gestión documental relacionados con:

Producción, recepción, distribución y trámite de las comunicaciones oficiales.

Organización, conservación, consulta y disposición final de los documentos de archivo de

la Universidad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Establecer los procesos y procedimientos para la:

Gestión de Comunicaciones Oficiales

Producción de Memorandos, Cartas, Circulares y Actas

Gestión de Archivos




1.1. Misión

La Universidad del Quindío educa personas íntegras con capacidad de liderazgo, genera y aplica

conocimiento en el entorno social, con fundamento en principios pedagógicos y administrativos

que garantizan la formación integral, la consolidación de grupos de investigación y redes de

cooperación, la exploración de las necesidades y posibilidades del territorio, interactuando con

los actores del desarrollo social, con equidad y máxima cobertura, en un proceso constante de

mejoramiento de la calidad y en ejercicio de la autonomía universitaria, con el objeto de obtener

capacidad de cambio, una sólida base de conocimiento científico, la consolidación de la cultura y

el desarrollo de competencias productivas y de gestión ambiental, para el bienestar y

mejoramiento de la calidad de vida de la sociedad.

1.2. Visión

La Universidad del Quindío en el año 2015 será reconocida internacionalmente como una

institución de alta calidad académica y excelencia en sus proyectos educativos, de investigación y

proyección social, para responder a los desafíos, sueños y compromisos con la sociedad, en un

ambiente democrático, humanístico, cultural, estético y científico de permanente diálogo social

con los actores comprometidos con el desarrollo sostenible regional y nacional.

1.3. Política de Calidad

Educamos con calidad, investigamos y trasladamos el conocimiento a la sociedad, prestando

servicios efectivos, integrales y confiables de acuerdo a los requerimientos del entorno, para

satisfacer oportunamente a la comunidad académica, optimizando los recursos del Estado, con

recurso humano competente y respetuoso de sus compromisos, un clima organizacional óptimo y

proveedores comprometidos con nuestras políticas, en constante comunicación con la sociedad y

contribuyendo al desarrollo socioeconómico del Departamento, en un proceso de mejoramiento

continuo.

1.4. Objetivos Institucionales

1. Modernizar pedagógica y curricularmente los programas académicos para educar

personas íntegras, conscientes de la necesidad de la sociedad y de cómo contribuir a la

solución de problemas.

2. Enfocar las investigaciones a las necesidades y potencialidades de la sociedad y la región.

3. Formar y capacitar el recurso humano con énfasis en la investigación.



4. Acreditar con alta calidad de la educación los programas académicos y la institución.

5. Satisfacer las necesidades y expectativas de la sociedad a través de la identificación de sus

necesidades, requisitos y construcción de soluciones que aporten al desarrollo de la

región.

6. Intercambiar servicios académicos de calidad a nivel internacional.

7. Construir la identidad Uniquindiana.

8. Planear la ejecución efectiva de la misión institucional.

9. Mejorar el desempeño institucional a través de la gestión eficaz, eficiente y efectiva de los

procesos internos.

1.5. Estructura organizacional

La Estructura Organizacional de la Universidad del Quindío se encuentra aprobada a través del

Acuerdo del Consejo Superior No. 062 de agosto 8 de 1984. Sin embargo, dado el medio, el

tiempo y la demanda, la estructura se ha incrementado y evolucionado adaptándose a los cambios

constantes del sector. Es así, como en el año 2007 la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo,

diseñó una estructura que refleja la operación actual en términos funcionales de la Universidad

del Quindío la cual se presenta a continuación. Las diferentes modificaciones a la estructura, se

encuentran aprobadas a través de varias resoluciones. Actualmente la Universidad se encuentra

trabajando en un proyecto de reestructuración, el cual consiste “Adecuar la estructura

organizacional de la Universidad del Quindío al mapa de procesos institucional con el fin de

facilitar el flujo de información y mejorar la eficiencia en la prestación del servicio de educación

superior”. Dicho proyecto se espera que sea implementado en el año 2010, previa aprobación del

Consejo Superior.

Estructura Organizacional de la Universidad del Quindío Estructura Organizacional de la Universidad del Quindío 1 Ilustración 1: Estructura Organizacional de la Universidad del Quindío



PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Sistema Integrado de Gestión – Gestión Documental

2.1 Gestión Documental

La constituyen todas las actividades administrativas y técnicas que permitan un eficiente, eficaz y

efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida, con el propósito de

garantizar su consulta, conservación y utilización desde el momento de la producción documental

hasta su destino final. El instrumento fundamental para una buena gestión documental son las

tablas de retención documental.

2.2. Fases del Programa de Gestión Documental

Ilustración 2: Fases del Programa de Gestión Documental

2.2.1 Producción y recepción

La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño del documento,

conforme al desarrollo de actividades y funciones oficiales propias de cada dependencia, por lo

que éstas deben tener en cuenta el formato normalizado, las firmas autorizadas y el número de

copias que se van a producir. En la recepción de documentos, se debe verificar que estén

completos, que sean pertinentes y sean competencia de la entidad, para efectos de su radicación,

registro y distribución con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

2.2.2. Trámite

El trámite comienza con el flujo de las comunicaciones recibidas y enviadas y la aplicación de los

principios básicos archivísticos de procedencia y orden original, con miras a la conformación de

las series documentales. El ciclo inicia en el Área de Correspondencia donde se asigna un número

de radicación consecutiva a las comunicaciones oficiales que llegan a la entidad por correo, o

http://portal.uniquindio.edu.co/dep/plandes/index.php?option=com_content&view=article&id=197&Itemid=61;#gdocumental



mediante persona natural, señalando fecha, hora, asunto, anexos y folios, para luego ser

distribuidas en las dependencias respectivas.

2.2.3. Distribución

Es el proceso archivístico mediante el cual se ordenan los documentos en cada unidad

administrativa de acuerdo con las series, subseries y tipos documentales para integrarlos a los

respectivos expedientes, basándose en la tabla de retención documental y mantenerlos

disponibles para consulta y futuros procesos de almacenamiento y conservación.

2.2.4. Consulta

La consulta es el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural,

etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a

obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, las unidades de archivo

deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica o remitiendo al

usuario al funcionario competente.

2.2.5. Organización

Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a

clasificar y ordenar los documentos de una entidad en las diferentes fases del ciclo vital (archivos

de gestión, central e histórico)

2.2.6. Recuperación

Consiste en mantener sistemas para localizar los documentos con miras a obtener información

contenida en ellos, de manera eficiente y eficaz. La recuperación de documentos se logra

mediante la disponibilidad de instrumentos de control y consulta como inventarios e índices,

entre otros. La fase de recuperación se materializa en el Archivo Central con el servicio a los

usuarios.

2.2.7. Disposición final

Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital del documento, como resultado de la valoración

con miras a su conservación permanente, su eliminación, su selección o su microfilmación.

Conservación total o permanente: se aplica a aquellos documentos que tienen valor

permanente, convirtiéndose en testimonio y patrimonio documental de la sociedad que los

produce y conserva para la investigación y la cultura.



2.2.8. Selección

Es el proceso mediante al cual se determina la conservación de ciertos documentos de carácter

representativo por medio del muestreo.

La selección se debe aplicar a la documentación que no esté vigente administrativamente, a series

documentales voluminosas cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series,

igualmente a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se hará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de

Archivo de cada entidad, el encargado de autorizar el porcentaje que se va a conservar, teniendo

en cuenta el contenido de los documentos.

2.2.9. Eliminación

Es el proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido el valor

administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de

importancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.

La decisión de eliminar documentos es responsabilidad del Comité de Archivo de cada

entidad.

Los documentos inactivos que han sido seleccionados para ser eliminados, deben

destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las tablas de retención

documental.

Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la tabla

de retención documental.

Las eliminaciones deben hacer parte del proceso de preparación de las transferencias

primarias al archivo central y secundarias, al archivo histórico.

Siempre debe hacerse la correspondiente acta, acompañada de su respectivo inventario.

2.3. El Área de Correspondencia dentro de los Programas de Gestión Documental

El Área de Correspondencia dentro de la estructura orgánico-funcional está definida como: la

unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios

de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales. La Unidad de

Correspondencia cumplirá con el desarrollo de las fases de producción y recepción, trámite,

distribución y consulta del programa de gestión documental.

El Área de Correspondencia deberá contar con el personal debidamente capacitado, lo

mismo que con los medios físicos y tecnológicos necesarios que permitan recibir, enviar y

controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios

de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, de modo que faciliten la atención



de las solicitudes presentadas por los usuarios y garanticen el cumplimiento de los objetivos de

las entidades.

La labor del Área de Correspondencia deberá reflejar su misión, sin llegar a confundirse

con las labores propias del Archivo Central, aunque las actividades se desarrollen dentro de la

misma dependencia, la misión del Área de Correspondencia se fundamenta en atender con

diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el servicio de información a los

usuarios.

2.4. Misión y ética del responsable del Área de Archivo y Correspondencia

1. Protegerá la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan fiel

testimonio del pasado.

2. De acuerdo con los criterios archivísticos valorará, seleccionará y conservará el material

de archivo en su contexto histórico, legal, administrativo y documental, manteniendo el

principio de procedencia de los documentos de archivo.

3. Evitará realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.

4. Garantizará el continuo acceso y legibilidad de los documentos.

5. Registrará y justificará plenamente las acciones realizadas sobre el material que tiene a su

cargo.

6. Promoverá el mayor acceso posible a los documentos y ofrecerá sus servicios a todos los

usuarios de manera imparcial.

7. Respetará tanto el acceso público como la privacidad de la documentación dentro del

marco de la legislación vigente.

8. No deberá utilizar en beneficio propio la confidencialidad de la información documental.

9. Trabajará conjuntamente con los funcionarios de otras áreas para promover la

conservación y la utilización de la herencia documental de la entidad.

COMUNICACIONES OFICIALES

El proceso de comunicación entre las dependencias de una entidad o entre las organizaciones

genera como soporte una serie de documentos, tanto en el ámbito interno como externo, a los

cuales se denominan Comunicaciones Oficiales.

Todas las dependencias de la Universidad del Quindío son fuentes productoras de

información, independientemente de si se trata de comunicaciones internas o externas; de la

calidad con la que se elaboren depende el éxito y la buena imagen de la Universidad. Además las

comunicaciones que ingresan y salen de la entidad deben transmitir una imagen de seriedad de la



institución; por tanto, su presentación, su distribución y la correcta utilización de técnicas

mecanográficas, garantizan que el mensaje llegue adecuadamente al destinatario.

3.1. Instructivo para la elaboración de documentación

3.1.1 Aspectos Generales de los escritos administrativos

Los actos administrativos y comunicaciones externas o internas de la Universidad del

Quindío deben cumplir con cierta estandarización, normas, calidad y presentación;

además del uso de los formatos adecuados, deben estar elaborados de acuerdo con el tipo

de información y la importancia de la comunicación.

La papelería con el logotipo de la Universidad del Quindío debe utilizarse única y

exclusivamente para asuntos oficiales, por tanto, queda prohibida la utilización de la

papelería oficial para tramitar asuntos personales.

Los comunicados no deben contener errores gramaticales, ortográficos, ni de puntuación.

La presentación, tanto de originales como de copias, debe ser impecable, sin borrones ni

repisados.

De todas las comunicaciones enviadas dentro y fuera de la Universidad debe dejarse copia

en el archivo clasificándola según la TRD para su conservación.

Los escritos que tengan como función informar a una tercera persona se puede enviar por

correo electrónico, si se cuenta con él.

3.1.2 Memorando

3.1.2.1 Parámetros para elaboración de un memorando

MEMORANDO: Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel

bond tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar

orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la

gestión de la Entidad.

MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2.5 cm.

PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos a tres centímetros del borde superior

de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se

escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).

FUENTE Y TAMAÑO DE LETRA: El tipo de letra debe ser en Arial a un tamaño de 12

puntos.

TAMAÑO DEL PAPEL: Carta



3.1.2.2. Partes del memorando

ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla UNIVERSIDAD

DEL QUINDIO.

MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO

GENERAL No.

CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia

productora, seguida de guión

CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha.

DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas

sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando general. En la línea

siguiente escribir el cargo.

DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia

productora.

ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones,

debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto

en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes; omitiendo temas personales y tratando sólo un

asunto por memorando.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o

frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.).

DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar

negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El

remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o

Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la

respectiva dependencia.

ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.

NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.



3.1.2.3. Esquema de memorando

Ilustración 3: Esquema de Memorando

3.1.3. Carta

3.1.3.1. Parámetros para elaboración de una carta

CARTA: Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se

emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la

Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el

original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con

membrete y logotipo.

MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm.

PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior




puntos.



3.1.3.2. Partes de la carta

CÓDIGO: Consignar al margen izquierdo los números que identifican la dependencia

productora seguida de guión. A continuación del código consignar el número de radicado de la

comunicación u oficio al cual se está dando respuesta, y separado con guión los dos últimos

dígitos del año de dicho radicado.

CIUDAD: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad.

DATOS DEL DESTINATARIO: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo

posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aún tratándose

de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida a otro

lugar.

ASUNTO: (Opcional) Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6

palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja.

SALUDO: (Opcional) Ejemplo: Apreciado doctor Ramírez.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma

clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por

carta.


frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.).


negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El

remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o

Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la

respectiva dependencia.



NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra fija.



3.1.3.3. Esquema de carta

Ilustración 4: Esquema de Carta

3.1.4. Circular

3.1.4.1. Parámetros para elaboración de una circular

CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con

el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así

como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas

se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas

por los Jefes de dependencias, secciones y programas.

MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm.





puntos.



3.1.4.2. Partes de la circular

ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla UNIVERSIDAD

DEL QUINDIO, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares

externas debido a que se imprimirá en papel membreteado.

TÍTULO Y NÚMERO: Título ¨CIRCULAR¨, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el

número interno consecutivo de la misma, el externo será llevado por la Sección de Archivo y

Correspondencia. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001

cada año).

CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe

el código al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos

números con un punto.

CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma (,) se escribe la

fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá la Sección de Archivo y

Correspondencia, mediante el radicado impreso en esta dependencia.

DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a

quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).

ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula

inicial y sin subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma

clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular.


frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.)


negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial.






3.1.4.3. Esquema de circular

Ilustración 5: Esquema de Circular

3.1.5. Acta

3.1.5.1. Parámetros para elaboración de un acta

ACTA: Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos

administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una

reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta.

MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Derecho e Inferior 2.5 cm.


de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.). De

dos a tres interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s)

subsiguiente(s).


puntos.



TAMAÑO DEL PAPEL: Oficio

3.1.5.2. Partes del acta

ENCABEZADO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida y sin negrilla UNIVERSIDAD

DEL QUINDIO.

TÍTULO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismo y el carácter de la

reunión.

ACTA No.__: Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTA No.__. Escribir

el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión; iniciando con 01 cada año.

FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma (,) donde se realizó la

reunión.

HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunión de cualquiera de las siguientes

formas: 11:00 AM a 2:30 PM ó 9:30 a 14:30 Horas.

LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión.

ASISTENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo

que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo.

(Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión (-) se citará

su calidad de integrante en el comité.

INVITADOS: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitados que participaron en

la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (Separado con coma (,) y

la primera letra con mayúscula.

AUSENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantes del organismo que

no asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo.

(Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula). Seguidamente y con guión (-) se citará

su calidad de integrante en el comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

ORDEN DEL DÍA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios (Verificación de

quórum y Lectura y aprobación del acta anterior) los mismo que los temas a tratar en dicha

reunión.

DESARROLLO: Con números arábigos identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a

interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos (Escribir en tiempo pasado).



CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la

próxima reunión.

FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los firmantes responsables

y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo.

NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar su autógrafo o

rúbrica (con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra).

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Finalmente se escribe el nombre la primera letra del apellido

del transcriptor.

3.1.5.3. Aspectos generales

Toda Acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detalles intrascendentales. Los párrafos

deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por

solicitud expresa, se anotan las discrepancias.

Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción o proposición, pero no es

necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella.

Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el número de votos en contra

o en blanco.




3.1.5.4. Esquema de acta

Ilustración 6: Esquema de Acta

CORRESPONDENCIA

4.1. Condiciones generales para la recepción y la distribución de la correspondencia

Sólo se radica correspondencia interna impresa, que corresponde a aquella que tiene

condiciones de legalidad y la que contenga anexos que no puedan ser enviados

electrónicamente.

La correspondencia es revisada en su forma y contenido, antes de la radicación, frente a la

lista de chequeo establecida para correspondencia elaborada.

La lista de chequeo se anexará a la documentación recibida, en caso de encontrar

incumplimiento a parámetros establecidos.

No se recibirán documentos para trámites que no vengan completos y diligenciados.

Gestión Documental, no recibe ni distribuye correspondencia personal.

La elaboración de correspondencia sigue la Norma Técnica Colombiana NTC 3234 para

Elaboración documentos comerciales.



Los productores documentales deben conocer los modelos referenciados de los

documentos que se generan en la Universidad y aplicarlos sin hacer modificaciones que

alteren la estructura original.

La correspondencia es revisada en su forma y contenido, antes de la radicación.

Las copias de memorandos para el archivo, enuncian los anexos, pero no se entregan.

Los memorandos para varios usuarios, incluyen el listado de estos en anverso del

memorando.

Gestión documental radica, trámites académicos de estudiantes (fecha y hora).

La correspondencia es distribuida por bloques y a cada uno se le asigna un casillero.

Los horarios asignados para la recolección y distribución de la correspondencia, son dos

veces por día: 9:30 a.m. a 11:00 a.m. y 3:30 p.m. a 5:00 p.m.

Los paquetes recibidos de las empresas de mensajería deben estar sellados y con la guía

postal correspondiente.

4.2. Control de la correspondencia

Para tener un mejor control sobre la correspondencia recibida y despachada la Universidad del

Quindío ha establecido el uso de planillas, estas planillas constan de una serie de datos

relacionados con la correspondencia como lo son la fecha y la hora de llegada, número de

radicación, remitente y destinatario entre otros.

En estas planillas se debe registrar tanto el ingreso y la salida de toda la documentación, como la

recepción de la misma por la persona destinada.



4.2.1. Planillas

4.2.1.1. Planilla para el registro de correspondencia interna y externa recibida

Ilustración 7: Formato de Planilla para el registro de correspondencia interna y externa

recibida

4.2.1.2. Planilla para la distribución de correspondencia externa

Ilustración 8: Formato de planilla para la distribución de correspondencia externa



FLUJOGRAMAS PARA LA RECEPCION Y DISTRIBUCION DE

CORRESPONDENCIA

5.1. Recepción y distribución de correspondencia interna

OBJETIVO: Recibir, verificar, registrar, radicar y distribuir la correspondencia interna generada

en las dependencias de la Universidad del Quindío, que tenga condiciones de legalidad y la que

contenga anexos que no puedan ser enviados por medio de comunicaciones Internas (beesoft).

ALCANCE: Aplica desde recibir la correspondencia generada por las dependencias o áreas de la

Universidad hasta archivar los formatos en orden cronológico para su consulta posteriores.

Ilustración 9: Flujograma para la recepción y distribución de correspondencia interna



5.2. Recepción y distribución de correspondencia externa recibida

OBJETIVO: Establecer las actividades para revisar, recibir, radicar, clasificar y distribuir al

interior de la Universidad los documentos que ingresen de entes externos, para el trámite

respectivo.

ALCANCE: Aplica desde recibir documentación externa entregada por las diferentes empresas

de mensajería hasta archivar planillas para consulta o reclamos posteriores

Ilustración 10: Flujograma para la recepción y distribución de correspondencia externa

recibida



5.3. Recepción y distribución de correspondencia externa despachada

OBJETIVO: Establecer las actividades para recibir, revisar, clasificar, controlar y remitir la

correspondencia externa generada por cada una de las dependencias de la entidad.

ALCANCE: Aplica desde recibir la documentación o correspondencia externa generada por las

diferentes dependencias y áreas de la Universidad hasta archivar comprobantes de envío.

Ilustración 11: Flujograma para la recepción y distribución de correspondencia externa

despachada



ARCHIVO

6.1. Ciclo vital del documento

Ilustración 12: Ciclo Vital del Documento

El ciclo vital de los documentos es una serie de etapas sucesivas por las que atraviesan los

documentos desde su producción o recepción en la oficina o dependencia (archivo de gestión) y

su conservación temporal (archivo central), hasta su eliminación o integración a un archivo

permanente (archivo histórico).

El ciclo vital del documento se entiende bajo el concepto de ARCHIVO TOTAL, es

decir, el control y seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las diferentes fases

de formación del archivo, las cuales son:

6.1.1. Archivos de gestión

Archivo de gestión o de oficina es aquél donde se reúne la documentación en trámite, en busca de

solución de los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta

administrativa por las mismas oficinas u otras que las solicitan.

6.1.1.1. Importancia de los archivos de gestión

Facilitan el control y seguimiento de la documentación.

Fuente de consulta para la toma de decisiones.

Iniciador del proceso de normalización archivística (archivo total).



6.1.2. Archivos centrales

Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de

gestión de la entidad, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de

consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

6.1.2.1. Importancia del archivo central

Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios que informan las actuaciones de

la administración: los de eficacia y eficiencia.

Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios de legalidad y transparencia de la

administración.

6.1.3. Archivos históricos

Aquél al que se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por

la decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse permanentemente dado el

valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

6.1.3.1. Importancia del archivo histórico

Permiten la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración.

Proporcionan un servicio eficaz y eficiente en la consulta de la información.

Son fuente primaria para la historia y son testimonio de la memoria colectiva de una

nación.

6.2. Fases de la gestión de documentos

Ilustración 13: Fases de la gestión de Documentos



El sistema integral de gestión de documentos se ocupará de todo lo que le suceda a los

documentos de la Universidad, a través de su ciclo vital, es decir; desde su nacimiento, pasando

por su vida activa y productiva como medio de cumplir con las actividades de su entidad, hasta su

muerte o destrucción.

6.2.1. Fases básicas de la gestión de documentos

6.2.1.1. Primera fase: nacimiento y elaboración de documentos en los archivos de gestión

Importancia: evitará la producción de documentos no necesarios.

6.2.1.2. Segunda fase: utilización y mantenimiento

Esta fase comprende la utilización, control y almacenamiento de los documentos en el archivo

central. Se caracteriza por asegurar:

la disponibilidad de la información y los documentos ordinarios;

la utilización a bajo costo de la información y los documentos ordinarios;

la selección de material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los documentos

adecuados a la frecuencia y a la naturaleza de su utilización.

6.2.1.3. Tercera fase: conservación y eliminación

Implica decir cuáles documentos se deben conservar como testimonio del pasado y cuales se

deben destruir. En el segundo caso, en cuánto tiempo se deben conservar por razones

administrativas o jurídicas. Abarcan las siguientes actividades:

identificación y descripción de las series documentales;

establecimiento de programas de conservación y evaluación de documentos;

evaluación de documentos; determinación de los documentos que se justifica conservar;

eliminación periódica de documentos no permanentes; y

transferencia de documentos permanentes a los archivos históricos o a los nacionales.

6.3. Valores de los documentos

6.3.1. Valoración

Su objetivo es proteger el patrimonio documental ya que permite establecer los valores primarios

y secundarios de los documentos y su permanencia en cada una de las fases del archivo.

6.3.2. Valoración documental

Es el proceso por el cual se establecen los valores primarios y secundarios de los documentos con

el fin de determinar el tiempo que éstos deben permanecer en el archivo de gestión y en el

archivo central y los que deben pasar al archivo histórico para conservación permanente.



6.3.2.1. Los valores primarios de los archivos administrativos o de gestión

Son los que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora o al iniciador,

destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el tema o en el asunto.

Entre los valores primarios se distinguen los siguientes:

6.3.2.1.1. Valor administrativo

El que tiene un documento o una serie documental para la entidad productora, relacionado con el

trámite o asunto que motivó su creación. Está en todos los documentos producidos o recibidos

por cualquier entidad con el objeto de responder a una necesidad administrativa mientras dure su

trámite y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones.

Por ejemplo; una resolución de nombramiento mantiene su valor administrativo mientras

permanezca el funcionario vinculado a la entidad; dicho documento sigue siendo vigente en tanto

que se requiere para efectos de expedición de constancias, por lo que es necesario conservarlo en

el archivo central, por lo menos, por 80 años.

6.3.2.1.2. Valor legal

Aquél que tienen los documentos y sirven de testimonio ante la Ley. Todo documento generado

en cumplimiento de una actuación administrativa tiene un valor legal, en tanto que reúna todas

las condiciones que componen la estructura del documento (lugar y fecha, destinatario, asunto

remitente y firma). También este valor está dado a documentos dispositivos del Estado que

afectan el orden general (decretos, acuerdos, resoluciones), los que sustentan derechos reales

(registro civil), contratos o convenios.

6.3.2.1.3. Valor fiscal

Es el que tienen aquellos documentos que expresan movimiento de dinero y está dado por la

utilidad para el Tesoro o Hacienda Pública. Por ejemplo, los libros contables, balances e informes

financieros. La producción y vigencia de este tipo de documentos la regulan algunas entidades

del estado, entre ellas, Contraloría, Contaduría y Ministerio de Hacienda.

6.3.2.1.4. Valor contable

Está representado en los documentos que soportan el conjunto de cuentas, como los registros de

ingresos, egresos y movimientos económicos de la institución; por ejemplo, facturas por pagos de

impuestos, por compra de elementos, consignaciones, comprobantes, etc.

6.3.2.1.5. Valor técnico

Utilidad de la información específica de una función.

6.3.2.2. Los valores secundarios del archivo histórico

Es el valor histórico o cultural de algunos documentos, y que interesa a los investigadores de

información histórica en cualquier campo. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario.

Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente en su soporte original. Por

ejemplo, las actas del comité de dirección adquieren valor secundario, en tanto que en ellas

quedan registradas las decisiones tomadas por la entidad.



En otros documentos se evidencia el valor histórico desde el momento en que se generan,

dado que tratan sobre el origen o desaparición de instituciones o áreas de trabajo. Así mismo,

existen documentos a los que difícilmente se le puede determinar su valor histórico, pero que

dada la información que contienen es conveniente dejar testimonio, por ejemplo, contratos.

6.3.2.2.1. Sirven de:

Referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la

administración;

como fuente primaria para la historia;

como testimonio de la memoria colectiva; y

son el patrimonio documental de la comunidad que los creó y los utiliza.

6.4. Tabla de retención documental (TRD)

Es un listado codificado de series, subseries y tipos documentales, producidos o recibidos por las

unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les

asigna el tiempo de permanencia (de riguroso cumplimiento) en cada fase de archivo.

Son un instrumento que facilita la organización y la conservación de los documentos

generados, recibidos y tramitados por la Universidad, a través de criterios técnicos.

La TRD es el instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental, la

racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los

documentos en los archivos de gestión, central e histórico.

Busca la adecuada administración de los documentos durante todo el ciclo de vida y en

especial cuando el periodo de gestión ha terminado y deben ser enviados para su conservación en

el archivo central; es el tratamiento secuencial, ordenado y lógico que reciben los documentos

desde que se termina el proceso al cual dan soporte hasta el instante en que son eliminados o

conservados en función de su valor histórico, científico o cultural, como fuente para el

conocimiento de la trayectoria de la entidad.

En virtud de la reglamentación expedida por el Archivo General de la Nación, las

entidades deben establecer un estricto control sobre la producción, organización y utilización de

los documentos de los archivos de gestión, ya que éstos serán objeto de transferencia al archivo

central o histórico. Por tanto, es indispensable la aplicación de las TRD, a fin de lograr que los

archivos cumplan su propósito de racionalizar y agilizar la gestión administrativa, establecer

responsabilidades sobre el manejo de los documentos, atender las peticiones y solicitudes.

Un expediente puede estar contenido en una o varias carpetas, también conocidas como

“unidades de conservación” dependiendo del tiempo en que transcurra su trámite en el archivo de

gestión.



Ilustración 14: Tablas de Retención Documental de la Universidad del Quindío

6.5 Transferencias documentales

Ilustración 15: Transferencias Documentales

Las transferencias obedecen a un programa que permite el adecuado y organizado traslado de la

documentación del archivo de gestión al archivo central y del archivo central al histórico de

acuerdo con las respectivas tablas de retención documental.



Las transferencias son las remisiones de documentos de archivo de todas las dependencias

de la entidad a un solo depósito central. Se realizan por la edad de los documentos y por su valor

(administrativo, jurídico, histórico, etc.). Adicionalmente se deben establecer los formatos de

control de las transferencias, en las cuales se registra la información que permite identificar las

características mínimas del archivo que se transfiere.

Una vez realizado el trámite preliminar de transferencia, el responsable del Área de

Archivo debe efectuar una revisión de las unidades transferidas, verificando su integridad y

asegurándose de que corresponda a la información contenida en los formularios. Los documentos

se deben distribuir y ubicar mediante normas técnicas archivística.

Una vez acomodada la documentación se le dará la signatura topográfica definitiva de

acuerdo con el lugar que esté ocupando cada unidad de conservación. Posteriormente, se debe

elaborar un listado correlacionando signatura (ubicación) y documento (unidad de conservación).

6.5.1. Transferencias de archivo

Es el traslado de documentos de un archivo a otro, una vez que éstos han cumplido las normas

establecidas y el plazo de permanencia fijado en cada una de las etapas del ciclo vital de los

documentos

6.5.2. Las transferencias sirven para:

1. Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos en

las unidades administrativas e instituciones productoras.

2. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.

3. Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.

4. Concentrar la información útil ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el

conocimiento del desarrollo histórico institucional.

5. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.

6. Guardar, precaucional o definitivamente, la documentación en condiciones de

conservación óptimas.

6.5.3. Transferencias primarias

Son los traslados de documentos del archivo de gestión al central, sin alteración de sus

propiedades, para su conservación precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuido en el

proceso de atención de trámites. En estas transferencias se tienen en cuenta las vigencias y

valores primarios de los documentos.

6.5.3.1. Para realizar estos traslados son necesarios:

La tabla de retención documental, en la cual se han concretado los resultados de los

procesos de valoración (es el establecimiento de la edad y destino de los documentos



dentro del ciclo vital, de acuerdo con los valores primarios y secundarios) y selección

(que consiste en la conservación parcial o total, o su eliminación).

El inventario de las series documentales a transferir, en el cual se refleja la

clasificación, la ordenación y la descripción de la documentación de la unidad

administrativa.

La respectiva acta de entrega.

Ilustración 16: Transferencias Primarias

El archivo central, mediante la tabla de retención documental y el inventario entregados

por la dependencia que transfiere y atendiendo al cronograma establecido para las transferencias,

asume la responsabilidad de recibir, almacenar, conservar e identificar la documentación, para

facilitar su consulta.

6.5.3.2. Para realizar estas transferencias se tiene en cuenta:

1. La tabla de retención documental en la cual se prevé la disposición final que han de

tener los documentos, ya sea conservación total o parcial (si es parcial, estará sometida a

selección representativa o aleatoria), microfilmación o eliminación.

2. El inventario de las series documentales que se van a transferir.

3. La respectiva acta de entrega.

Autorización del Comité de Archivo del Instituto para ejecutar la disposición final

Inventario de transferencia documental

Se debe diligenciar el formato “INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL” y

remitirlo al archivo central junto con la documentación relacionada.

6.5.3.3. Instructivo para diligenciar el formato:

número de orden: en esta columna se deben escribir los datos correspondientes al número

consecutivo de la unidad de conservación (carpeta);



código: son los números de identificación de la serie a la cual corresponde el expediente

referenciado;

nombre de la serie y denominación del expediente: en esta columna se escribe el nombre

de la serie que se transfiere;

fechas extremas: incluyen las fechas del primer documento que dio origen al expediente y

la del documento que finalizó el trámite;

número de folios: se consigna el número total de folios que integran el expediente

transferido;

unidad de conservación: nombre de la unidad de conservación que contiene los

documentos, por ejemplo, carpeta, libro, legajo, etc.;

ubicación física: número asignado a la unidad de instalación (caja), el cual se utiliza para

la recuperación de la información; y

observaciones: escribir en este espacio las novedades presentadas, documentos

deteriorados, faltantes, anexos, etc.

6.5.4. Transferencias secundarias

Es el traslado de documentos del archivo central al histórico luego de cumplido el tiempo de

retención de los documentos en la fase de archivo central. Todos aquellos documentos que tienen

valor histórico podrán ser objeto de transferencia secundaria a un archivo permanente o

definitivo, que bien puede estar ubicado en un depósito de la misma dependencia del archivo

central, o en casos especiales, en depósitos diseñados para la custodia y consulta del archivo

histórico. Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en las

instituciones y tiene como fin garantizar la protección de los documentos con valor social

(cultural e histórico), más allá de las necesidades institucionales de conservarlos.

6.6. Organización de archivos

Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación

documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales para revelar su

contenido: dichas acciones están encaminadas a clasificar, ordenar y describir, los documentos

que conforman un archivo.

6.6.1. Organización del depósito de archivo central

Una vez cumplidas las transferencias, se debe proceder a organizar el depósito de archivo central.

La estantería deberá estar dispuesta físicamente de acuerdo con los parámetros establecidos.

Desde el punto de vista organizacional, la estantería debe estar distribuida de acuerdo con la

clasificación de las secciones y subsecciones correspondientes a la estructura orgánica de la

entidad, de tal manera que cada dependencia cuente con el espacio suficiente en los estantes del

depósito. Como constantemente se estarán recibiendo transferencias documentales, la actividad

de organización del depósito debe ser complementada con la elaboración del inventario

documental, pues en este documento se controla la ubicación exacta de cada una de las unidades

documentales transferidas.



6.6.2. Inventarios

Son un tipo de control que se debe establecer en el depósito de archivos para conocer la cantidad

de documentos que se conservan en él. Se debe hacer frecuentemente (de manera programada o

sorpresiva), cotejando la información contenida en el documento soporte del inventario con lo

que se encuentra físicamente en los anaqueles.

Se debe trabajar coordinadamente con las signaturas dadas en las transferencias y el

ordenamiento previamente establecido. En el momento de efectuar el control de inventarios es

necesario observar la disposición y estado de conservación de los documentos. Así es posible

efectuar un prediagnóstico de sus condiciones con el fin de tomar las medidas pertinentes.

Ilustración 17: Formato de inventario documental

6.6.3 Clasificación, ordenación y descripción

La razón de ser de los archivos es la de servir como verdaderos centros de información.

Para la adecuada organización de los archivos (fondo, sección, subsección, serie, subserie), el

punto de partida es el respeto al principio de procedencia y al principio de orden original de los

documentos. La clasificación, la ordenación y la descripción son tareas fundamentales que se



deben desarrollar en los archivos centrales, con el fin de organizar los documentos desde el punto

de vista archivístico y facilitar el rápido y ágil acceso a la información que contienen.

6.6.3.1. Importancia de la organización de los archivos de las instituciones:

refleja buena organización;

ayuda a preservar los fondos documentales;

facilita el acceso a los documentos y a la información;

favorece el control por parte del encargado de archivo;

ahorra horas de trabajo al investigador;

agiliza la gestión de la institución productora, y

beneficia al usuario.

Ilustración 18: resumen de las etapas de organización de un archivo

6.6.3.2. Clasificación

Es la labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación

documental, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad. Para desarrollar esta

tarea, es indispensable tener en cuenta el principio de procedencia, el cual establece que los

documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros, es

decir, se deben conservar dentro del fondo documental al cual pertenecen; por ejemplo, el

Instituto Nacional de Salud sería el fondo documental.

6.6.3.3. Ordenación

Es el procedimiento mediante el cual se ubican los documentos en cada expediente de acuerdo

con la secuencia que se realizó el trámite. Es decir, en el orden cronológico en que se produjeron

o recibieron. Es importante respetar el principio de orden original, dado a los documentos por la

propia gestión que los originó o recibió.



6.6.3.4. Descripción

Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en

representaciones que permitan identificar, localizar y recuperar la información para la gestión o la

investigación.

En los archivos de gestión y central se deben levantar inventarios que permitan llevar un control

sobre la producción documental generada por las dependencias y que conforman las series. En el

archivo histórico el análisis del contenido de los documentos se realizará a un mayor nivel de

profundidad dando lugar a múltiples formas para recuperar la información y propiciando la

generación de guías, catálogos e índices.

6.7. Condiciones generales para el almacenamiento y la conservación

El edificio y local destinado como sede del archivo debe cumplir con las condiciones de

edificación, almacenamiento, medio ambiente, de seguridad y de mantenimiento que

garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales.

La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Ubicación, Aspectos

estructurales, Capacidad de almacenamiento, Distribución.

Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación, debe establecerse a partir de

las características técnicas de los soportes documentales, considerando los siguientes

aspectos: Estantería, Distribución de estanterías, Mobiliario para obras de gran formato,

Archivadores verticales, Contenedores.

Condiciones ambientales y técnicas. El edificio y local destinados a albergar material de

archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de

temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación.

Es responsabilidad de la Universidad garantizar las adecuaciones locativas o la

construcción de espacios para la conservación adecuada del Archivo.

La líder de Gestión Documental, en coordinación con el Comité de Archivo, establecen

los criterios a seguir para ejecutar cualquier tipo de procedimiento tendiente a la

conservación de los documentos.

Se hace énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual se podrá

garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en él se contemplan manejos

administrativos y archivísticos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas

específicas en los edificios y locales, sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de

conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores.



Con la conservación se ejecutan, principalmente, tareas tendientes a detener y corregir los

deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos.

Gestión Documental adopta las estrategias, técnicas y materiales que garanticen la

conservación y seguridad de la documentación en relación con los sistemas de

almacenamiento, depósito y unidades de conservación.

Los documentos de archivo deberán estar contenidos en las unidades de conservación lo

más adecuadas posibles y debidamente identificadas, que faciliten su consulta y

garanticen la preservación del Fondo Documental.

La organización de los archivos de gestión es de conformidad con las Tablas de Retención

Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la

institución.

El funcionario responsable del trámite de documentos producidos o recepcionados, indica

la serie en la que deben ser archivados. Se recomienda colocar esta información en la

parte final del documento, con lápiz de mina negra HB.

Las carpetas de cuatro aletas son utilizadas para colocar los documentos del archivo de

gestión. Para su uso se elimina el gancho legajador.

Cuando se requiere utilizar carpetas de marbete con gancho legajador, se introduce el

gancho en la tapa izquierda de la carpeta, de afuera hacia adentro. Los documentos se

colocan con el recto del folio contra la tapa, de forma que el gancho legajador se cierra

sobre el verso del último folio que se ha ingresado a la carpeta.

En cada carpeta los documentos se disponen en el mismo orden en que se producen los

documentos.

Los expedientes o carpetas se identifican usando el siguiente rótulo, que se coloca

horizontalmente, a tres (3) centímetros de los bordes de la esquina superior izquierda,

sobre la cara externa de la primera tapa.

El campo de reserva legal se coloca si es pertinente o necesario, en caso contrario el

espacio de deja en blanco.

Los estantes para la organización del archivo, se identifican de izquierda a derecha y las

bandeja de arriba hacia abajo.



Las series se distribuyen en las estanterías atendiendo el orden de codificación

establecido, es decir, en forma ascendente. En las bandejas, las carpetas se organizan de

izquierda a derecha.

En lugar visible, se debe colocar la relación de las series, subseries y expedientes que allí

se encuentran.

6.8. Flujograma para el almacenamiento y la conservación

OBJETIVO: Establecer las actividades de almacenamiento y conservación de los documentos de

la Universidad del Quindío, para permitir la recuperación de la información y la preservación de

la memoria institucional.

ALCANCE: Aplica desde verificar el almacenamiento de los documentos, la señalización y

adecuación de áreas hasta Recibir documentación restaurada y verificar el proceso realizado.



Ilustración 19: Flujograma para el almacenamiento y la conservación



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manual de procedimientos correspondencia, 2004. (recuperado 28 de Mayo de 2011). <

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manual de correspondencia

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