Kanban

Es un sistema de información que controla de modo armónico la fabricación de los productos necesarios en la cantidad y tiempo necesarios en cada uno de los procesos que tienen lugar tanto en el interior de la fábrica, como entre distintas empresas.

También se denomina “sistema de tarjetas”, pues en su implementación más sencilla utiliza tarjetas que se pegan en los contenedores de materiales y que se despegan cuando estos contenedores son utilizados, para asegurar la reposición de dichos materiales. Las tarjetas actúan de testigo del proceso de producción. Otras implementaciones más sofisticadas utilizan la misma filosofía, sustituyendo las tarjetas por otros métodos de visualización del flujo.

Kanban es un método para gestionar el trabajo intelectual, con énfasis en la entrega justo a tiempo, mientras no se sobrecargan a los miembros del equipo. En este enfoque, el proceso, desde la definición de una tarea hasta su entrega al cliente, se muestra para que los participantes lo vean y los miembros del equipo tomen el trabajo de una cola.

El método Kanban

Como bien se sabe, el Kanban es un sistema de gestión de proceso visual pero el método Kanban por su parte es una aproximación a la mejora del proceso evolutivo e incremental para las organizaciones.

Creado por David J. Anderson, el método Kanban utiliza un sistema de extracción limitada del trabajo en curso como mecanismo básico para exponer los problemas de funcionamiento del sistema (o proceso) y estimular la colaboración para la mejora continua del sistema. Un ejemplo del sistema de extracción es el sistema Kanban, y es después de esta popular forma de trabajo en curso, que se ha denominado el método.

Principios básicos

Hay dos objetivos que rigen este método productivo: lograr un producto de calidad, al obligar a cada fase del proyecto a finalizar su tarea correctamente y finalmente, acabar con el caos, saturación o cuello de botella que puede darse en una

fase del proyecto en condiciones normales en las que prima la rapidez por encima de la calidad del producto.

Es por ello, que el Kanban tiene sus raíces en cuatro principios básicos para conseguir estos propósitos:

Comenzar con lo que se hace ahora: El método Kanban se inicia con las funciones y procesos que ya se tienen y estimula cambios continuos, incrementales y evolutivos a su sistema.

Se acuerda perseguir el cambio incremental y evolutivo: La organización (o equipo) deben estar de acuerdo que el cambio continuo, gradual y evolutivo es la manera de hacer mejoras en el sistema y debe apegarse a ello. Los cambios radicales pueden parecer más eficaces, pero tienen una mayor tasa de fracaso debido a la resistencia y el miedo en la organización. El método Kanban anima a los pequeños y continuos cambios incrementales y evolutivos a su sistema actual.

Respetar el proceso actual, los roles, las responsabilidades y los cargos: Se tiene que facilitar el cambio futuro; acordando respetar los roles actuales, responsabilidades y cargos, eliminamos los temores iniciales. Esto nos debería permitir obtener un mayor apoyo a nuestra iniciativa Kanban.

Liderazgo en todos los niveles: Se debe alentar hechos de liderazgo en todos los niveles de la organización de los contribuyentes individuales a la alta dirección.

Prácticas centrales del método

En cada implementación correcta del método Kanban, se observaron cinco características básicas que posteriormente fueron etiquetadas como prácticas y se ampliaron con la adición de una sexta característica. Estos cinco elementos que deben darse en un sistema productivo que aplique bien el método Kanban son:

Visualizar: Visualizando el flujo de trabajo y hacerlo visible es el base para comprender cómo avanza el trabajo. Sin comprender el flujo de trabajo, realizar los cambios adecuados es más difícil. Una forma común de visualizar el flujo de trabajo es el uso de columnas. Las columnas representan los diferentes estados o pasos en el flujo de trabajo.

Limitar el trabajo en curso: Limitar el trabajo en curso implica que un sistema de extracción se aplica en la totalidad o parte del flujo de trabajo. El sistema de extracción actúa como uno de los principales estímulos para los cambios continuos, incrementales y evolutivos en el sistema.

Dirigir y gestionar el flujo: Se debe supervisar, medir y reportar el flujo de trabajo a través de cada estado. Al gestionar activamente el flujo, los cambios continuos, graduales y evolutivos del sistema pueden ser evaluados para tener efectos positivos o negativos.

Hacer las Políticas de Proceso Explícitas: Configure las reglas y directrices de su trabajo. Entienda las necesidades y asegúrese de seguir las reglas. Las políticas definirán cuándo y por qué una tarjeta debe pasar de una columna a otra. Escríbalas. Cambie las reglas cuando la realidad cambie.

Utilizar modelos para reconocer oportunidades de mejora: Cuando los equipos tienen un entendimiento común de las teorías sobre el trabajo, el flujo de trabajo, el proceso y el riesgo, es más probable que sea capaz de construir una comprensión compartida de un problema y proponer acciones de mejora que puedan ser aprobadas por consenso. El método Kanban sugiere que un enfoque científico sea utilizado para implementar los cambios continuos, graduales y evolutivos. El método no prescribe un método científico específico para utilizarlo.

Comportamiento emergente con Kanban

Hay una creciente lista de comportamientos emergentes que hemos llegado a esperar de la implementación de Kanban, tales como:

Proceso único a la medida de cada cadena de valor Cadencias desacopladas Trabajo programado por el costo de la demora Valor optimizado con clases de servicio Gestión de riesgo con asignación de capacidad Tolerancia en la experimentación de procesos Gestión cuantitativa Propagación viral de Kanban en toda la organización Pequeños equipos fusionados para crear bolsas de trabajo más fluidas

Implementación del método

Algunos profesionales han implementado Kanban en físico utilizando notas adhesivas, o tableros con ranuras. Más a menudo la señal es generada por un software de seguimiento de trabajos especiales, tales como:

Kanban Tool JIRA Greenhopper Cardmapping Tablero Kanban online Targetprocess

Toda esta información es relevante y valiosa al momento de conocer los fundamentos del método Kanban, sin embargo, se hace necesario saber para qué se utiliza, cómo funciona los diferentes tipos de tarjeta que utiliza este método y alguna otra información adicional complementaria que incremente el conocimiento del método en cuestión.

Motivos de implementación del método

Existen distintos motivos por los cuales implementar el método del Kanban y ellos son:

Evitar la sobreproducción Permite trabajar con bajos inventarios Da incertidumbre a los clientes de recibir sus productos a tiempo. Permite fabricar solo lo que el cliente necesita. Es un sistema visual que permite comparar lo que se fabrica con lo que el

cliente requiere. Elimina las complejidades de la programación de producción Proporciona un sistema común para mover materiales en la planta.

Funcionamiento

Cuando un cliente retira productos de su lugar de almacenamiento, el Kanban o la señal, viaja hasta el principio de la línea de fabricación o de montaje para que se produzca un nuevo producto. Se dice entonces que la producción está guiada por la demanda y que el Kanban es la señal que el cliente indica para que un nuevo producto deba ser fabricado o montado para rellenar el punto de stock.

Funcionando sobre el principio de los flujos "pull" (el cliente "apela" o "pide" el producto), el primer paso es definir la cantidad ideal de productos que hay que entregar, suficientemente grande para permitir la producción, y no demasiado pequeño como para reducir las existencias.

Se ata una etiqueta Kanban a esta cantidad (una caja de piezas, por ejemplo). Cuando el "cliente" consume esta caja, la etiqueta Kanban es reenviada al "proveedor" y así actúa como un orden de pedido para éste. Durante este tiempo, el "cliente" va a consumir otra caja que fue suministrada de la misma manera y esto, en ciclos. Esto permite un ajustamiento de los stocks.

El Kanban es un sistema basado en señales e históricamente usa tarjetas para señalar la necesidad de un artículo. Sin embargo, otros dispositivos como marcadores plásticos, pelotas, o un carro vacío de transporte también pueden ser usados para provocar el movimiento, la producción, o el suministro de una unidad en una fábrica.

Tipos de Tarjetas

Los Kanban se ajustan de acuerdo a las necesidades de producción y por lo general emplea las siguientes tarjetas para las distintas necesidades:

Tarjetas de transporte: Transmiten de una estación a la predecesora las necesidades de material de la estación sucesora. La información que contienen es la siguiente:

Item transportado

Número de piezas por contenedor

Número de orden de la tarjeta

Número de ordenes por pedido

Tarjetas de fabricación: Se desplazan dentro de la misma estación, como órdenes de fabricación para la misma. La información que contienen es la siguiente:

Centro de trabajo

Item a fabricar

Número de piezas por contenedor

Punto de almacenamiento de salida

Identificación y punto de recogida de los componentes necesarios.

Kanban de proveedores: Es una clase adicional de tarjetas que relacionan el centro de recepción de materia prima con el centro de fabricación.

Otros tipos de Kanban: También se utilizan los siguientes tipos de tarjetas Kanban:

Kanban urgente: Se emite en caso de escasez de una pieza o elemento.

Kanban de emergencia: Se emitirá de modo temporal un Kanban de

emergencia cuando se requieran materiales o elementos para hacer frente

a unidades defectuosas, averías de la maquinaria, trabajos extraordinarios

o esfuerzos especiales en operaciones de fin de semana.

Kanban orden de trabajo: Se dispone para una línea de fabricación

específica y se emite con ocasión de cada orden de trabajo.

Kanban único: Cuando dos o más procesos están tan estrechamente

vinculados con cada uno de los demás, que pueden verse como un proceso

único, no se requiere intercambiar Kanban entre tales procesos

adyacentes, sino que se utiliza una ficha Kanban común para los varios

procesos.

Kanban común: Un Kanban de movimiento (transporte) puede utilizarse

también como Kanban de producción cuando la distancia entre dos

procesos es muy corta y ambos tienen el mismo supervisor.

Carretilla utilizada como Kanban: El Kanban resulta frecuentemente

muy efectivo si se utiliza en combinación con una carretilla, container, o

camión. La carretilla suele desempeñar el papel de Kanban. De tal manera

el personal encargado de colocar componentes en las carretillas llevará el

carro vacío hasta el proceso anterior, es decir, al proceso de montaje o

generación de los mismos y recogerá allí tales insumos o elementos,

cambiándolo por el vacío, otro carro lleno con los insumos o elementos

necesarios. Aunque, siguiendo la regla general, las piezas deberían llevar

adherido un Kanban, en este caso el número de carretillas tiene el mismo

significado que el número de Kanban.

Etiqueta: Para transportar las piezas a la línea de montaje se utiliza con

frecuencia una cadena de transporte que lleva las piezas colgadas en

suspensores. A cada uno de éstos, a intervalos regulares, se adhiere una

etiqueta que especifica qué piezas, en qué cantidad y dónde deben

suspenderse de la cadena. En este caso, la etiqueta se utiliza como un tipo

de Kanban.

Reglas del Kanban

Para que el método funcione exitosamente en las organizaciones, se deben seguir las siguientes reglas:

No mandar material defectuoso a los procesos subsiguientes Los procesos subsiguientes requerirán solo lo que es necesario

Procesar solamente la cantidad exacta requerida por el proceso subsiguiente Balancear la producción Tener en cuenta que Kanban es un medio para evitar especulaciones Estabilizar y racionalizar el proceso

Etapas de implementación del Kanban

La implementación del sistema Kanban se puede realizar en cuatro fases:

Fase 1: Entrenamiento de personal Fase 2: Identificación e implementación en componentes problemas Fase 3: Implementar Kanban en el resto de componentes Fase 4: Revisión del Sistema Kanban.

Situaciones en las cuales aplicar el método

Hay distintas situaciones que requieres la utilización del Kanban con el fin de mantener el nivel de mejoras. Estas situaciones son:

Cuando es necesario estructurar el sistema de control de materiales y administración de la producción debido a la alta mezcla de productos y a los volúmenes de producción que tienden a ser menores.

Cuando se han introducido las variables de disponibilidad de equipo, orden y limpieza, cambios rápidos y lotes de productos mínimos, y las condiciones se prestan para aplicar Kanban.

Normalmente, la implementación de Kanban toma de una a 12 semanas.