guía visual para kanban

Kanban para uso genérico

Marzo de 2015

Álvaro Ruiz de Mendarozqueta

看板

Kanban Guía visual

Versión 1.1 Alvaro Ruiz de Mendarozqueta; revisión Diego Rubio

看板

Kanban es traducido como “tarjeta de instrucción” o “tarjeta visual”

Kanban

Kanban

Lo básico

看板

El tablero más simple

PARA HACER TRABAJANDO TERMINADO

El tablero más simple


Aquí ponemos las tareas para hacer

Aquí ponemos las tareas en las que estamos trabajando

Aquí ponemos las tareas finalizadas

Pizarrón

Líneas con marcador o cinta adhesiva

Tareas para hacer


T1 T2

T3

T4

Tareas para hacer


T1 T2

T3

T4

Tarjeta adhesiva

Tareas para hacer

Trabajando


T1

T2

T3

T4

T1

T2

Trabajando


T1

T2

T3

T4

T1

T2

Al empezar a trabajar en una tarea se mueve la tarjeta a esta columna

Trabajando


T1

T2

T3

T4

T1

T2

T3

T4

Trabajando y terminadas


T1

T2

T3

T4

T1

T2

T3

T4 Cuando la tarea está completa se mueve a “Terminado”

Terminadas


T1

T2

T3

T4

T3

T4

Información básica de la tarea


Nombre de la tarea: Fecha de ingreso a “Para hacer”: Fecha de terminada:

Información básica de la tarea


Nombre de la tarea: Fecha de ingreso a “Para hacer”: Fecha de terminada:

Lo usual pero puede variar de acuerdo a lo que se necesite

Podemos medir el rendimiento


T1

T2

T3

T4

La cantidad de tareas terminadas: 4


T1

T2

T3

T4

Rendimiento (throughput)

Podemos medir el rendimiento

Podemos medir el plazo de ejecución


T1 T1 T1

Tiempo “t” para terminar la tarea T1 Plazo de ejecución

Podemos medir el plazo de ejecución


T1 T1 T1

Plazo de ejecución (Lead Time)

Podemos medir el tiempo de trabajo efectivo


T1 T1 T1

Tiempo “t” para el trabajo efectivo sobre T1

Podemos medir el tiempo de trabajo efectivo


T1 T1 T1

Tiempo para el trabajo efectivo

(Cycle time)


T1

T2

T3

T4

T1

T2

T3

T4

Podemos medir el trabajo en progreso

Trabajo en progreso: 2


T1

T2

T3

T4

T1

T2

T3

T4

Podemos medir el trabajo en progreso

Trabajo en progreso (W.I.P.)

Kanban Algunos problemas y

sus soluciones

看板

¿Tiene muchas tareas?


T1 T2

T3

T4

Problema #1

¿Tiene muchas tareas?


T1 T2

T3

T4 Kanban ayuda pero no hace milagros ¡Hay que ordenar, eliminar y priorizar!

El tablero con pendientes

PARA HACER

TRABAJANDO TERMINADO PENDIENTES


PARA HACER


Nueva columna para tareas pendientes

Aquí se colocan todas las tareas para hacer


PARA HACER



PARA HACER


T1

T2

T3

T4

Tarea lista para empezar a trabajar

Tarea que hay que hacer


PARA HACER


T1

T2

T3

T4

¿Cuál elegimos?

BORRADAS

El tablero con tareas borradas

PARA HACER


T4

La tarea no está lista para empezar y no es importante

La tarea está lista para empezar y es importante

Podemos mantenerlas visibles o eliminarlas

BORRADAS

El tablero con tareas borradas

PARA HACER


T4

Más información de la tarea


Nombre de la tarea: Responsable de hacerla: Importancia: Fecha de ingreso a “Para hacer”: Fecha de terminada:



Nombre de la tarea: Responsable de hacerla: Importancia: Fecha de ingreso a “Para hacer”: Fecha de terminada:

Asignar la importancia de la tarea, por ejemplo de 1 a 5



Nombre de la tarea: Responsable de hacerla: Importancia: Complejidad: Fecha de ingreso a “Para hacer”: Fecha de terminada:



Nombre de la tarea: Responsable de hacerla: Importancia: Complejidad: Fecha de ingreso a “Para hacer”: Fecha de terminada:

Si también asignamos complejidad podemos seleccionar combinando complejidad e importancia

Eligiendo con importancia

PARA HACER


Importancia de mayor a menor +

-

Ordenamos las tareas pendientes usando importancia

Eligiendo con importancia

PARA HACER


T1

T2

T3

T4

Importancia = 5

Importancia = 4

Importancia = 3

Importancia = 2

Eligiendo con importancia y complejidad

PARA HACER


Importancia de mayor a menor

Complejidad de menor a mayor

+

-

-

+

Ordenamos las tareas pendientes usando importancia y complejidad


PARA HACER


+

-

-

+

Las de menos importancia y alta complejidad son candidatas a ser eliminadas


PARA HACER


T1

T2

T3

T4

Importancia = 5

Importancia = 4

Importancia = 3 Complejidad= 1

Importancia = 3 Complejidad= 2

No estaba terminada


T1

T2

T3

T4

Problema #2

No está lista

No estaba terminada


T1

T2

T3

T4

T1

Vuelve a trabajar en la tarea

No estaba terminada


T1 T1

T1

T1

Le faltan cosas para terminar

1

2

3

Agregar el criterio de terminación


Nombre de la tarea: Responsable de hacerla: Criterio de terminación: Importancia: Complejidad: Fecha de ingreso a “Para hacer”: Fecha de terminada:

Agregamos el criterio con el que se considerará terminada la tarea.

Criterio de terminación


T1

T2

T3

T4

Cumple el criterio de terminación

T1



T1

T2

T3

T4


Si el criterio de terminación es el mismo para todas las tareas se puede agregar a la sección

T1

Tarea bloqueada


T1

T2

T3

T4

No podemos terminar la tarea (suele ser la dependencia de terceros)

Problema #3

Tarea bloqueada


T1

T2

T3

T4

Indicamos que la tarea está bloqueada

Adhesivo o marca en la tarjeta

Podemos agregar sección para bloqueada


T1

T2

T4

BLOQUEADA

T3

Movemos la tarea a la sección de bloqueadas

T1

Sección bloqueada


T1

T2

T4

BLOQUEADA

T1 Vuelve a “trabajando” cuando se libera el bloqueo

T3

Bloqueada o esperando respuesta


T1

T2

T4

BLOQUEADA

T3

Esperando una respuesta

Problema #3, una variante

Bloqueada por un problema

Bloqueada o esperando respuesta


T1

T2

T4

BLOQUEADA

T3

Registramos el tiempo de espera

Registramos el tiempo hasta que solucionamos el problema

Trabajando en todas


T1

T2

T3

T4

Problema #4

Casi todas empezadas y ninguna terminada

Posibles bloqueos Tareas múltiples Procrastinar

Trabajo en progreso


T1

T2

T4

BLOQUEADA

T3

Trabajo en progreso (TEP) = 2 WIP (Work In Progress)

Limitar la cantidad de tareas en “Trabajando”

Trabajo en progreso


T1

T2

T4

BLOQUEADA

T3

TEP = 2

Límite de trabajo en progreso (TEP) = 2 Indicado en el tablero

Trabajo en progreso


T1

T2

T4

BLOQUEADA

T3

TEP = 2

Se busca un ritmo sostenido en el tiempo

Trabajo en progreso


T1

T2

T4

BLOQUEADA

T3

TEP = 2

T2 T3

La tarea nueva entra sólo cuando hay cupo en TEP

Kanban

Todo junto

看板

PARA HACER

TRABAJANDO TERMINADO PENDIENTES BLOQUEADA

TEP = 2

T1

T2

T3

T4

T6

T5

T7

T8

CRITERIO DE TERMINACIÓN

Kanban

Tareas diferentes

看板

PARA HACER TRABAJANDO TERMINADO PENDIENTES BLOQUEADA

TEP = 2

T1 T2

T3

T4

T6

T5

T7

T8


Algunas tareas son de distinta naturaleza

Tareas distintas


TEP = 2

T1 T2

T3

T4

T6

T5

T7

T8


El criterio va a variar para cada tipo de

tarea

Tareas distintas

Las podemos distinguir con tarjetas de distintos colores


TEP = 2

T1

T3

T4

T6

T5

T7

T8

Tareas distintas

Las podemos distinguir con andariveles

T2

T4

T5

T8

Kanban “Trabajando” es más

complejo

看板

Varias tareas en “Trabajando”


T1

T2

T4

BLOQUEADA

T3

TEP = 2

T2 T3

Hay que hacer varios pasos para finalizar la tarea

Analizamos el proceso

Mapa de la cadena de valor

P1 P2 P3 Entrada Salida S1 = E2 S2 = E3

La salida de un proceso debe agregar valor a la entrada


T1 T2

T3

T4

T6

T5

T7

T8

Dividir “Trabajando”

Dividimos “Trabajando” de acuerdo al proceso

P1 P2 P3

P1 P2 P3

C1 C2 C3

El criterio de terminación va a variar para cada paso del proceso

Kanban

Quién trabaja

看板


T1 T2

T3

T4

T6

T5

T7

T8

Indicamos quién trabaja

Indicamos quién es el responsable de cada tarea

P1 P2 P3

C1 C2 C3

T6

Kanban Principios y fundamentos


T1 T2

T3

T4

T6

T5

T7

T8

Visibilidad

P1 P2 P3

C1 C2 C3

El tablero permite ver lo que sucede

1

Visibilidad


Nombre de la tarea: Responsable de hacerla: Criterio de terminación: Fecha de ingreso a “Para hacer”: Fecha de terminada: Prioridad: Complejidad:

Información clave para la gestión

1


T1 T2

T3

T4

T6

T5

T7

T8

Foco en el flujo

Hacemos foco en el proceso que agrega valor

P1 P2 P3

P1 P2 P3

C1 C2 C3

2


T1 T2

T3

T4

T6

T5

T7

T8

Hacer explícitas las políticas de calidad

Cada proceso tiene su criterio de finalización

P1 P2 P3

P1 P2 P3

C1 C2 C3

3


T1

T2

T3

T4

T6

T5

T7

T8

Hacer explícitas las políticas de calidad

Si cumple el criterio se considera terminada

P1 P2 P3

P1 P2 P3

C1 C2 C3

3

T1

Medimos 4

Fecha Para hacer Trabajando Bloqueada Terminada

01/03/2015 10 0 0 0

02/03/2015 8 1 1 0

03/03/2015 5 2 1 2

04/03/2015 7 3 2 2

05/03/2015 7 3 0 4

06/03/2015 6 3 1 4

07/03/2015 8 3 0 5

08/03/2015 9 4 0 5

09/03/2015 10 2 2 7

10/03/2015 9 1 3 8

11/03/2015 10 2 2 9

Para cada día

Registramos cuántas tareas hay en cada estado del proceso

Medimos 4

Diagrama del proceso

0 0 2 2

4 4 5 5 7 8 9 10

12 14

16 18 19

21 22 23 25

27 29 30

0 1

2 3 3

3 3 4

2 1 2 2

2

2

2 1

2 1 1

2 2

2 3

2

0

5

10

15

20

25

30

35

400

1/0

3/2

01

5

02

/03

/20

15

03

/03

/20

15

04

/03

/20

15

05

/03

/20

15

06

/03

/20

15

07

/03

/20

15

08

/03

/20

15

09

/03

/20

15

10

/03

/20

15

11

/03

/20

15

12

/03

/20

15

13

/03

/20

15

14

/03

/20

15

15

/03

/20

15

16

/03

/20

15

17

/03

/20

15

18

/03

/20

15

19

/03

/20

15

20

/03

/20

15

21

/03

/20

15

22

/03

/20

15

23

/03

/20

15

24

/03

/20

15

Para hacer

Trabajando

Bloqueada

Terminada

Trabajo en proceso

Medimos 4

0 0 2 2

4 4 5 5 7 8 9 10

12 14

16 18 19

21 22 23 25

27 29 30

0 1

2 3 3

3 3 4

2 1 2 2

2

2

2 1

2 1 1

2 2

2 3

2

0

5

10

15

20

25

30

35

400

1/0

3/2

01

5

02

/03

/20

15

03

/03

/20

15

04

/03

/20

15

05

/03

/20

15

06

/03

/20

15

07

/03

/20

15

08

/03

/20

15

09

/03

/20

15

10

/03

/20

15

11

/03

/20

15

12

/03

/20

15

13

/03

/20

15

14

/03

/20

15

15

/03

/20

15

16

/03

/20

15

17

/03

/20

15

18

/03

/20

15

19

/03

/20

15

20

/03

/20

15

21

/03

/20

15

22

/03

/20

15

23

/03

/20

15

24

/03

/20

15

Para hacer

Trabajando

Bloqueada

Terminada

Promedio de trabajo efectivo

Medimos 4

0 0 2 2

4 4 5 5 7 8 9 10

12 14

16 18 19

21 22 23 25

27 29 30

0 1

2 3 3

3 3 4

2 1 2 2

2

2

2 1

2 1 1

2 2

2 3

2

0

5

10

15

20

25

30

35

400

1/0

3/2

01

5

02

/03

/20

15

03

/03

/20

15

04

/03

/20

15

05

/03

/20

15

06

/03

/20

15

07

/03

/20

15

08

/03

/20

15

09

/03

/20

15

10

/03

/20

15

11

/03

/20

15

12

/03

/20

15

13

/03

/20

15

14

/03

/20

15

15

/03

/20

15

16

/03

/20

15

17

/03

/20

15

18

/03

/20

15

19

/03

/20

15

20

/03

/20

15

21

/03

/20

15

22

/03

/20

15

23

/03

/20

15

24

/03

/20

15

Para hacer

Trabajando

Bloqueada

Terminada

Posible “cuello de botella” por bloqueos constantes

Posible impedimento

Limitar el trabajo en progreso


T1

T2

T4

BLOQUEADA

T3

TEP = 2

Buscar un ritmo sostenido en el tiempo

5



T1

T2

T4

BLOQUEADA

T3

TEP = 3

Probar y medir los resultados

5

Cambiamos el TEP


TEP = 2

T1 T2

T3

T4

T6

T5

T7

T8


Es posible limitar el TEP para otras partes del proceso para agilizar el flujo

Limitar el trabajo en progreso 5


TEP = 2

T1 T2

T3

T4 T6

T5

T7

T8


Es posible limitar el TEP para otras partes del proceso para agilizar el flujo


TEP = 3


TEP = 2

T1 T2

T3

T4 T6

T5

T7

T8



TEP = 3

Limitar el TEP en “Para hacer” obliga a mantener los “Pendientes” actualizados

Mejora continua 6

Planificar

Hacer

Evaluar

Actuar

Kanban Ley de Little

(porqué limitar el trabajo en progreso)

Ley de Little

𝑃𝑙𝑎𝑧𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑐𝑖ó𝑛 =𝑇𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑜 𝑒𝑛 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑒𝑠𝑜

𝑅𝑒𝑛𝑑𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜

𝐿𝑒𝑎𝑑 𝑇𝑖𝑚𝑒 =𝑊. 𝐼. 𝑃.

𝑇𝑟𝑜𝑢𝑔ℎ𝑝𝑢𝑡

Ley de Little




T1 T2


T3

T4

T5

T6

T7

T8


Trabajo en progreso (WIP)



𝐿𝑒𝑎𝑑 𝑇𝑖𝑚𝑒 =𝑊. 𝐼. 𝑃.

𝑇𝑟𝑜𝑢𝑔ℎ𝑝𝑢𝑡

Si el trabajo en progreso crece, también lo hace el plazo de ejecución

+

+

Ley de Little


T1 T2


T3

T4

T5

T6

T7

T8






-

Aumentar el rendimiento

+

Optimizamos


T1 T2


T3

T4

T5

T6

T7

T8



Fuentes y más información

1. Kanban and Scrum - making the most of both; Henrik Kniberg & Mattias Skarin; Info Q en http://www.infoq.com/minibooks/kanban-scrum-minibook

2. Priming Kanban; Jesper Boeg; en http://www.infoq.com/minibooks/priming-kanban-jesper-boeg

3. Lean Software Development: An Agile Toolkit; Mary Poppendieck, Tom Poppendieck; Addison Wesley

4. http://www.everydaykanban.com/what-is-kanban/

5. http://www.scrummanager.net/files/flujotableroskanban.pdf

http://www.infoq.com/minibooks/kanban-scrum-minibook






http://www.infoq.com/minibooks/priming-kanban-jesper-boeg







http://www.everydaykanban.com/what-is-kanban/






http://www.scrummanager.net/files/flujotableroskanban.pdf

LIDICALSO Laboratorio de Investigación y Desarrollo en Ingeniería y Calidad de Software

LIDICALSO http://www.institucional.frc.utn.edu.ar/sistemas/lidicalso/

Departamento de Ing. en Sistemas de Información UTN FRC

http://www.institucional.frc.utn.edu.ar/sistemas/lidicalso/

http://www.institucional.frc.utn.edu.ar/sistemas/lidicalso/

Álvaro Ruiz de Mendarozqueta

[email protected]

[email protected]

skype: alvaro.rdm

http://www.slideshare.net/AlvaroRuizdeMendaroz