estado libre asociado de puerto rico oficina del contralor

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

CRITERIOS PARA OTORGAR RECONOCIMIENTOS A LA RAMA

EJECUTIVA DEL GOBIERNO Y A LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE

LOS TRIBUNALES

junio y julio de 2006

Miriam Díaz Viera, CPA

Antonio Crespo Velázquez, CFE

2Contraloría a sus órdenes...

Principios para lograr una administración pública de excelencia

1. Adoptar normas y procedimientos por escrito2. Mantener una Oficina de Auditoría Interna

competente3. Cumplir con los requisitos de agencias reguladoras4. Adoptar un plan estratégico5. Mantener un buen control presupuestario6. Mantenerse al día con los avances tecnológicos 7. Mantener sistemas de archivo y control de

documentos 8. Cumplir con el PAC de la OCPR y las

recomendaciones de los auditores externos9. Mantener sistemas adecuados para el capital

humano10.Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental


Evaluación de Criterios

• Creación

• Aplicación

• Metodología

Criterios para otorgar

reconocimientos


Incumplimiento con los requisitos de participación

• No asistencia del funcionario principal a la orientación – (5 puntos)


Cont. Incumplimiento con los requisitos de participación

• No envío o envío tarde de la Certificación (Anejo 2 de la Carta Circular OC-06-23 del 6 de junio de 2006) (Certificación) – (2 puntos)


Registro de contabilidad, conciliaciones bancarias e informes

financieros

• Al 31 de diciembre de 2007 la contabilidad

de las cuentas y de los fondos están al día

(al menos al 31 de octubre). (4 puntos)


Cont. Registro de contabilidad, conciliaciones bancarias e informes financieros

• Al 31 de diciembre de 2007 las conciliaciones bancarias de las siguientes cuentas están al día (al menos al 31 de octubre):

– Cuenta Corriente (1 punto)

– Cuenta de Nómina (1 punto)



• Cuentas no reflejan sobregiros bancarios al 31 de octubre:

– Cuenta Corriente (1 punto)

– Cuenta de Nómina (1 punto)



• Al 31 de diciembre de 2007 la entidad cumple a la terminación del año fiscal con la preparación de uno de los siguientes documentos: (25 puntos)

– Preparación de los estados financieros auditados.

– Cuadre del presupuesto asignado, emitido OGP, mediante el Informe de Proyecciones Presupuestarias (Formulario OGP-SI-03) de la Carta Circular Núm. 74-04 del 21 de junio de 2004, emitida por la OGP.


Sobregiros en las asignaciones presupuestarias

• Al cierre del año fiscal, la entidad tiene:– Medidas de control para evitar sobregiros o

insuficiencias en las asignaciones presupuestarias. (4 puntos)

– Asignaciones autorizadas para el año económico: (4 puntos)Aplicadas al pago de gastos incurridos durante el

respectivo añoNo terminó en sobregiro


Plan estratégico

• Al cierre del año fiscal:– La unidad gubernamental tiene preparado

un Plan Estratégico que incluye: (2 puntos)

Objetivos Propósitos

– El Plan Estratégico contiene indicadores para medir el cumplimiento del mismo. (2 puntos)


Cont. Plan estratégico

Práctica a considerar:Carta Circular OC-98-09 del 14 de abril de

1998, Diez Principios para lograr una Administración Pública de Excelencia, emitida por la OCPR


Irregularidades y pérdidas de propiedad y fondos públicos, y registro de contratos

• Al cierre del año fiscal, el ejecutivo principal designó por escrito a:– un empleado o funcionario - efectuar las

notificaciones de las situaciones indicadas en la Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1964, según enmendada (2 puntos)


Cont. Irregularidades y pérdidas de propiedad y fondos públicos, y registro de contratos

Cont. Designación de funcionario o empleado para: – Mantener el Registro de Contratos (Ley

Núm. 18 del 30 de octubre de 1975, según enmendada)

– Que haya tomado el adiestramiento ofrecido por la OCPR - Programa de Registro de Contratos (Carta Circular Núm. OC-06-15 del 20 de diciembre de 2005) (2 puntos)



• Al cierre del año fiscal, el ejecutivo principal sometió a la OCPR - no más tarde del 30 de agosto:

– Certificación (OC-FSA-169) de cumplimiento con: (2 puntos)

• Las disposiciones del Reglamento Núm. 41, emitido por la OCPR y

• La notificación de las irregularidades durante el año fiscal objeto de cierre, según las disposiciones de la Ley 96.



Cont. Enviar por parte del funcionario principal

• Antes del 31 de agosto

• (OC-FSA-168) bajo juramento acreditando haber cumplido con las disposiciones de la Ley Núm. 18. (2 puntos)


Plan de acción correctiva

Propósito - dar seguimiento al cumplimiento de

las recomendaciones de la OCPR

• Al cierre del año fiscal - al día con la radicación de informes del PAC (1 punto)


Cont.

Prácticas a considerar:Boletín Administrativo OE-1998-16 del 13 de junio de

1998, emitido por el Gobernador

Reglamento Núm. 26 del 1 de julio de 1998, emitido por la OCPR

Carta Circular Núm. OC-99-01 del 1 de julio de 1998, emitido por la OCPR

Carta Circular Núm. OC-05-12 del 20 de enero de 2005, emitido por la OCPR


Sistema de archivo y control de documentos, y reglamentación

• Al cierre del año fiscal, el ejecutivo principal: – Nombró a un funcionario o empleado -

Administrador de Documentos. (2 puntos)

– Estableció un programa de administración de documentos. (2 puntos)

– Promulgó normas para reglamentar un sistema organizado de clasificación y archivo. (2 puntos)


Cont. Sistema de archivo y control de documentos, y reglamentación

• Al cierre del año fiscal, el ejecutivo principal:

– creó una Unidad de Reglamentación o

designó por escrito a un funcionario que se

encargue de la reglamentación. (2 puntos)



Prácticas a considerar:Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955,

según enmendada

Reglamento Núm. 4284 del 19 de julio de 1990, Reglamento para la Administración de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva, emitido ASG



Cont. Prácticas a considerar:

Reglamento Núm. 23 del 15 de agosto de 1988, Reglamento para la Conservación de Documentos, según enmendado, emitido por el Departamento de Hacienda

Reglamento Núm. 15 del 21 de julio de 1979, Reglamento de Administradores de Documentos, según enmendado, emitido por la ASG


Tecnología de información

• Al cierre del año fiscal:– Se promulgaron normas y procedimientos

escritos para reglamentar el uso del

equipo computadorizado. (2 puntos)

– Se mantienen al día los datos, de manera

que los archivos maestros cumplen con

los requisitos de integridad. (1 punto)


Cont. Tecnología de información

• Advertencias en las pantallas de las

computadoras sobre: (1 punto)Uso correcto

Sanciones por uso impropio

Práctica a Considerar: Carta Circular Núm. OC-06-13 del 28 de noviembre

de 2005 emitida por la OCPR



• Contraseñas de acceso (1 punto)

Individuales

Confidenciales

• Copias de reserva (backups)

Producidas diariamente (1 punto)

Mantenidas fuera de los predios del edificio (1 punto)



• Plan de Respuesta de Emergencias y de Recuperación (Plan de Contingencia) (1 punto)

– Aprobado por el funcionario principal

– Actualizado



Prácticas a Considerar:– Carta Circular Núm. OC-98-11 del 18 de mayo

de 1998 emitida por la OCPR– Carta Circular Núm. 77-05 del 8 de diciembre

de 2004 emitida por la OGP–Folleto “Las Mejores Prácticas para la

Adquisición, Desarrollo, Utilización y Control de la Tecnología de Información”


Preguntas


Contacto con la OCPRMiriam Díaz Viera, CPAGerente de Auditoría, Div. A(787) 754-3030, ext. 2326 ó 2310

Antonio Crespo Velázquez, CFE Gerente de Auditoría, Div. CP(787) 777-6080, ext. 297

PO Box 366069San Juan, PR 00936-6069

Contacto con la OCPR

INTERNETwww.ocpr.gov.pr

E-mail [email protected]

http://www.ocpr.gov.pr/


CONTAMOS CON SU

COOPERACIÓN PARA MEJORAR

LA FISCALIZACIÓN Y

LA ADMINISTRACIÓN DE LA

PROPIEDAD Y DE LOS

FONDOS PÚBLICOS

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PROPIEDAD Y DE LOS

FONDOS PÚBLICOS

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