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ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

SUBASTASSUBASTAS

José Graciano Santiago

Auditor Senior

2Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores

Internos del Gobierno 2007

Ley y Reglamentación Aplicable

• Ley de Municipios Autónomos (Capítulo X)

• Reglamento Revisado sobre normas Básicas (Capítulo VIII, Parte I y III )

• Reglamentación Interna de la Junta de Subasta (si existe)

• Memorandos emitidos por la OCAM

• Cartas Circulares emitidas por OCPR

• Órdenes Ejecutivas



Constitución de la Junta de Subasta (Art. 10.004)

• Cinco miembros nombrados por el término del Alcalde



Compras mediante Subasta Públicas (Art. 10.001)

• Compras > $40,000• Obras o mejoras >$100,000• Cualquier venta de propiedad mueble e

inmueble



Compras excluidas de Subasta Pública (Art. 10.002)

• Compras a otros municipios, al gobierno de P.R. ó al gobierno federal

• Compras anuales < $40,000• Compras ó servicios que requieran entrega inmediata• Compras que solamente exista un suplidor de ese bien

ó servicio• Cuando no concurran licitadores y exista el peligro de

perder la oportunidad de adquirir los bienes o servicios• Contratos de construcción de obras, reparación, o

mejora < $100,000• Alteraciones o adiciones < 30% del total del costo de la

obra



Compras excluidas de Subasta Pública (Art. 10.002)

• Obras realizadas por administración

• Adquisición de equipo pesado fuera de Puerto Rico

• Contratación de servicios de mecánica para reparación de vehículos, equipos municipales y la reparación de equipo computarizado < $25,000



Funcionamiento Interno de la Junta (Art. 10.005)

• Quórum• Actas



Funciones y deberes de la Junta(Art. 10.006)

• Publicación del Anuncio

• Criterios – Adjudicación• 2000 DTS 074 IM Winner v. Junta de

Subastas• 2001DTS 041 Punta Arena v. Junta de

Subastas

• Rechazar Pliegos



Funciones y deberes de la Junta(Art. 10.006)

• Establecer y requerir garantías y fianzas

• Declarar una subasta desierta

10 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores


Cotizaciones o subastas (Art. 10.007)

1.Escribir nombre completo y título

2.Firmar en cada etapa del proceso

Tienen que:

• Solicitan• Reciben• Aceptan cotizaciones• Adjudican las subastas



Cotizaciones o subastas (Art. 10.007)

Prohibido



Pruebas a realizar por el Auditor

• Solicitar certificación de los miembros de la Junta de Subastas

• Verificar confirmación de la Legislatura Municipal




• Solicite una relación de las subastas celebradas

• Seleccione una muestra




• Examinar lo siguiente:– Crédito Presupuestario

– Publicación del anuncio

– Las especificaciones

– Actas de las subastas

– Expedientes de las subastas




• Pruebas adicionales– Registro de asistencia

– Entrevistas

– Confirmaciones

– Impugnaciones

– No se otorgó al mejor postor

– Declarada desierta



Hallazgos más comunes

• Adquisición de bienes y servicios y construcción de obras sin celebrar subastas o sin solicitar cotizaciones

• Fraccionamiento de las compras de bienes y servicios y de la construcción de obras para obviar el requisito de subasta. Para adjudicar las subastas se utilizó el método de solicitar cotizaciones.




• Adjudicaciones a licitadores cuyas ofertas excedían a las presentadas por otros licitadores

• Cotizaciones falsas consideradas en la adjudicación de compras y otras que no se pudo corroborar su autenticidad




• Constitución de la Junta de Subasta sin el ciudadano particular y presidida por el Alcalde

• Órdenes de cambio relacionadas con la construcción de una obra sin someterse a la aprobación de la Junta de Subastas




• Defiencias relacionadas con las actas– No se incluye información importante

– Actas sin firmar

– Actas no encuadernadas

– Actas no transcritas




• Expedientes sin:– Aviso de subasta

– Hojas de asistencia

– Cotizaciones

– Cartas de adjudicación

– Minuta de las reuniones relacionadas

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