efectivo y recaudaciones estado libre asociado de puerto rico oficina del contralor juan ayala...

EFECTIVO Y EFECTIVO Y RECAUDACIONERECAUDACIONE

SS

EFECTIVO Y EFECTIVO Y RECAUDACIONERECAUDACIONE

SS

Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

Juan Ayala

Auditor Senior, Div. M

Auditores Internos del Gobierno - 2006

Contraloría a sus órdenes...

TEMAS GENERALESTEMAS GENERALESDE LA PRESENTACIÓNDE LA PRESENTACIÓN

Consideración del Ambiente Custodia de Recibos Oficiales Custodia de Cheques en Blanco Recaudaciones Fondos de Cambio (Petty Cash)



Cont. TEMAS GENERALESCont. TEMAS GENERALESDE LA PRESENTACIÓNDE LA PRESENTACIÓN

Conciliaciones Bancarias Certificados de Depósitos Trasferencias entre Bancos

y Cuentas Hallazgos más Frecuentes



CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTECONSIDERACIÓN DEL AMBIENTE

Conocer la estructura de control de la unidad

Segregación de deberes Los recuadarores estén nombrados La custodia de los libros de recaudación



Cont. CONSIDERACIÓN Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTEDEL AMBIENTE

Entreviste al personal a cargo de las recaudaciones para conocer el proceso de recaudación

Conozca todas las fuentes de ingresos de la unidad

Determine cuales son las personas que realizan gestiones de cobro fuera de la unidad



Cont. CONSIDERACIÓN Cont. CONSIDERACIÓN DEL AMBIENTEDEL AMBIENTE

Conocer los distintos informes que preparan los recaudadores

Determine si la unidad cuenta con una caja de seguridad

Realice arqueos de caja por sorpresa



CUSTODIA DE RECIBOS CUSTODIA DE RECIBOS OFICIALESOFICIALES

Realice un inventario físico de los recibos.

Verifique la codificación y secuencia numérica

Verifique que los recibos estén bajo llave.

Determine si se solicitan por escrito y que se entreguen en secuencia numérica.



CUSTODIA DECUSTODIA DECHEQUES EN BLANCOCHEQUES EN BLANCO

Realice los mismos pasos que para los recibos de recaudación.

Verifique si se notifica al banco sobre las personas autorizadas a firmar cheques.



RECAUDACIONESRECAUDACIONES

Seleccione la muestra a examinar. Compare los recibos contra los

depósitos. Compare las hojas de depósitos

contra los estados bancarios. Examine los recibos para

identificar irregularidades.



EJEMPLO RECIBO DE EJEMPLO RECIBO DE RECAUDACIÓNRECAUDACIÓN



CANTIDAD EN PALABRAS YCANTIDAD EN PALABRAS YEN NÚMEROS NO CONCUERDAEN NÚMEROS NO CONCUERDA



NO INDICA FECHA DE NO INDICA FECHA DE RECAUDACIÓNRECAUDACIÓN



ANULADO SIN EXPLICACIÓNANULADO SIN EXPLICACIÓN



CON BORRONES Y TACHADURASCON BORRONES Y TACHADURAS



NO INDICA EL TIPONO INDICA EL TIPODE VALOR RECIBIDODE VALOR RECIBIDO



Cont. RECAUDACIONESCont. RECAUDACIONES

Verifique si los ingresos se registraron en los libros y sistema.

Examine algunas transacciones efectuadas con ATH.

Examine algunos de los justificantes que dieron origen a la recaudación como licencias y patentes.



FONDOS DE CAMBIO (FONDOS DE CAMBIO (PETTY CASHPETTY CASH))

Verifique que: estén autorizados estén respaldados por sus

justificantes las cantidades sean apropiadas



CONCILIACIONES BANCARIASCONCILIACIONES BANCARIAS

Coteje el balance según libros con el Mayor General.

Coteje el balance según Banco contra el estado bancario.

Verifique la corrección aritmética.



Cont. CONCILIACIONES BANCARIASCont. CONCILIACIONES BANCARIAS

Coteje los cheques pagados devueltos contra los cargos figurados en el estado bancario.

Escoja una muestra y verifique los endosos.



Cont. CONCILIACIONES BANCARIASCont. CONCILIACIONES BANCARIAS

Investigue los cheques pendientes de pago por un término mayor al establecido en la reglamentación.

Coteje si los estados bancarios reflejan cargos por sobregiros.



CERTIFICADOS DE DEPÓSITOSCERTIFICADOS DE DEPÓSITOS

Verifique: la autorización para la adquisición

y disposición de los mismos.

los intereses ganados y su ingreso en los fondos de la Unidad.

que se mantenga un registro de los mismos.



TRASFERENCIAS ENTRE TRASFERENCIAS ENTRE CUENTASCUENTAS

Verifique que:

las mismas estén autorizadas y contabilizadas.

la transacción se justifique.



HALLAZGOS MÁS FRECUENTESHALLAZGOS MÁS FRECUENTES

Recaudadores y pagadores sin nombramientos.

Recibos con borrones y tachaduras.

Recibos que se anularon sin explicación.



Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTESCont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES

Recibos que no indican el tipo de valor recibido.

Recaudaciones entregadas con tardanzas.

Sobregiros en fondos y cuentas bancarias.

Fondos y cuentas bancarias inactivas por más de un año.

Conciliaciones bancarias con atrasos o preparadas incorrectamente.



Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTESCont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES

Apropiación de fondos Informes de ingresos y gastos con atrasos No existe un inventario perpetuo de los

recibos de recaudación en blanco y utilizados

No se lleva un registro de las inversiones Cheques pendientes de pago por más de un

año.

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