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Estado Libre Asociado de Puerto Rico

OFICINA DEL CONTRALOR

INFORMES DE INFORMES DE AUDITORÍA Y AUDITORÍA Y REDACCIÓNREDACCIÓN

INFORMES DE INFORMES DE AUDITORÍA Y AUDITORÍA Y REDACCIÓNREDACCIÓN

Edgardo Castro Rivera

Ayudante Ejecutivo

Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006

OBJETIVOS

• CONOCER ELEMENTOS IMPORTANTES SOBRE:– INFORMES DE AUDITORÍA

REDACCIÓN DE HALLAZGOS


Normas

• Normas de Auditoría del Contralor (N-DA-1, V.1) Normas Generales

Normas de Trabajo de Campo

Normas para la presentación del Informe

Normas de Redacción de Informes de Auditoría (N-DA-2, V.1)


INFORMES DE AUDITORÍA


PROCESO DE AUDITORÍA

¿Cómo se realiza? Normas adoptadas por el Contralor

Etapas Planificación Trabajo de campo Comunicaciones con la gerencia Informe final


Informe de auditoría -PROPÓSITO

Documento oficial con valor legal

Propósito• Informar los hallazgos

– Entidad– Otras agencias o partes interesadas

• Explicar la interpretación de los hechos• Emitir la opinión del auditor• Hacer recomendaciones• Servir de punto de partida para referimientos

a otras agencias


Comunicaciones con la gerencia

• Tipos de comunicaciones

• Solicitud de información

• Cartas a la gerencia

• Borrador de informe

• Informe final


Carta de trámitePeríodo auditadoOperaciones examinadasFecha para contestar la carta

Hallazgos preliminaresTítuloSituaciónCriterioEfectoNo se incluye la causas ni recomendaciones

Contenido de la carta a la gerencia

Dirigido al jefe de la agencia. Confidencial


Primera parte/carta de trámite

(8 secciones)

• Base legal

• Datos sobre la unidad auditada

• Alcance y metodología

• Comentarios especiales

• Opinión

• Recomendaciones

• Comunicaciones con la gerencia

y la contestación a éstas

Relación detallada

de los hallazgos

• Todos los

atributos

• Contestaciones

de la gerencia

Anejo de

funcionarios

principales

Otros anejos

Contenido del Informe FinalInforme Público


• Base Legal

• Indica qué se realizó (auditoría, evalaución,

estudio)

• Base legal para efectuar la auditoría, estudio, etc.

• Datos de las áreas examinadas

• Datos sobre la unidad auditada

• Breve descipción de la unidad (creación,

funciones, organización)

• Datos financieros generales

• Litigios o demandas

Cont. Contenido del informe…


• Alcance y metodología

• Declaración de Cumplimiento con Normas de

Auditoría

• Período auditado

• Métodos utilizados (entrevistas, inspecciones físicas)

• Comentarios especiales

• No necesariamente implican violaciones a leyes

• Situaciones significativas para las operaciones de la

unidad

• Se incluye sólo si lo amerita



•Opinión

• Dictamen sobre el resultado de las

pruebas

• Cinco tipos• Opinión favorable• Opinión favorable con hallazgos secundarios• Opinión favorable con hallazgos principales y

secundarios• Opinión parcialmente adversa• Opinión adversa• Opinión de abstención



• Recomendaciones

• Remedio para corregir las situaciones señaladas.

• Dirigidas al funcionario responsable la acción

• Dirigidas a la causa del hallazgo

• Comunicaciones con la gerencia y la contestación

• Cartas a la gerencia

• Fechas y comunicaciones enviadas

• Comentarios de la gerencia

• Fechas de comuniciones recibidas

• Inidicación si no se recibieron comunicaciones




• Relación detallada de los hallazgos

• Todos los atributos

• Contestaciones de la gerencia

• Anejo de funcionarios principales

• Nombre de los funcionarios más importantes

• Puesto ocupado

• Período

• Otros anejos

• Gráficas, análisis, listas, tablas, etc.


Informe de auditoría - Características1. Completo • Contiene toda la información

• Promueve la comprensión

2. Objetivo • Imparcial, sin exagerar• Datos correctos• Sin juicios valorativos• Motiva a atenderlo

3. Formal • Primera persona plural (nosotros)

4. Persuasivo • Convincente• Conclusiones lógicas


Cont. Características

5. Claro • Fácil de leer y entender• Organización, estilo y

presentación

6. Preciso • Datos correctos, concretos, medibles

7. Conciso • No mas extenso que lo necesario

8. Positivo • Expresiones asertivas


Barreras que impiden la redacción eficiente

• Desconocimiento del asunto o falta de información

• Percepción de que la redacción es una tarea compleja e ineficiente

• Hábitos y actitudes

• Miedo a comprometerse con la información

• Limitación de tiempo


REDACCIÓN DE HALLAZGOS


Incluye toda aquella información necesaria para que:

el lector pueda entender y juzgar por sí mismo el informe

cualquier otro auditor pueda examinar o analizar los hechos y llegar a los mismos resultados

Contenido de un hallazgo


Partes y Clasificación de Hallazgos

Atributos1. Título

2. Situación

3. Criterio

4. Efecto

5. Causa

6. Recomendación

Clasificación1. Principales

2. Secundarios


Cont. Partes del Hallazgo

• Título - Informa de qué se trata. Describe brevemente y de forma objetiva y específica el asunto

Ausencia de normas y procedimientos para regular las operaciones del Negociado y procedimiento sin revisar para atemperarlo a cambios del Código de Rentas Internas de Puerto Rico

Deficiencias relacionadas con las declaraciones informativas sometidas por los patronos

Procedimientos operacionales sin aprobar por el Director Ejecutivo



• Situación - describe o relata lo que

sucedió - comunica los hechos

concretos que revelan que no se

cumplió con las normas requeridas.

– Introducción

– ¿Qué no se hizo correctamente?



• Estructura de la Situación– Breve introducción para ubicar al lector

• Datos sobre qué se examinó

• Información de fechas, importes, cantidades

• Descripción de transacciones o procesos

– Asunto objeto de señalamiento• Frase introductoria: El examen reveló que…

• Específico (no mezclar dos situaciones en un párrafo)

Establece la pertinencia y materialidad del asunto.

Ubica al lector


Cont. Partes del Hallazgo Evitar Palabras imprecisas

Algunos, bastantes demasiados, pocos, varios, en ocasiones

En el futuro, en el pasado

Nadie, ninguno, todos, siempre, nunca

Determinar cantidad

Precisar fecha

Términos absolutos, definir



• Criterio - normas estandarizadas utilizadas para evaluar la situación. Debe ser específica a la situación.

Estándares Leyes Reglamentos Guías Acuerdos Contratos

Indirectos o implícitos Experiencia Conocimientos profesionales Normas de sana administración

y de control interno Metas y objetivos programáticos Sentido común Uso y constumbre


Cont. Partes del Hallazgo Referencia a leyes o reglamentación

…Artículo 33, Sección 6 del Reglamento XXX aprobado por el Director Ejecutivo el 25 de enero de 2005…

…Ley Núm. 91 del 29 de junio de 1954, Ley de Contribuciones sobre Ingresos, según enmendada…

…Memorando Núm. 31 emitido el 23 de noviembre de 1983 por el Secretario de Hacienda…



• Efecto - el resultado observable o la consecuencia potencial de no haber cumplido con uno o más criterios y lo que ello significa para el interés público

– Pérdida de ingresos

– Gasto indebido

– Ineficacia al realizar un trabajo

– Desmoralización del personal

– Pérdida de imagen o de prestigio



• Causa - la razón fundamental - lo que motivó el incumplimiento – Inobservancia o inconsistencia al aplicar las leyes

o reglamentos– Falta de planificación y de organización– Supervisión inadecuada– Ausencia de comunicación de las decisiones y de

las normas– Falta o deficiencia en el control interno– Guías inadecuadas, obsoletas o impracticables– Deshonestidad, descuido o negligencia del

personal


Cont. Partes del Hallazgo RECOMENDACIONES

• Propósito– Mejorar las operaciones de la unidad – Señalar que se cumpla con las

recomendaciones de auditorías anteriores– Indicar que hay que cumplir con las leyes

y los reglamentos • Deben ser

– específicas, claras, precisas

– Ser prácticas – costo/beneficio

– Dirigidas al funcionario con autoridad para resolver


Conclusión

• El informe de auditoría demuestra el trabajo del auditor.

• La importancia y atención que se de a nuestro trabajo, depende del informe.

• Tenemos que brindar igual atención y dedicación a la readacción del informe, que la que brindamos a los procesos de auditoría.


¿Preguntas?¿Preguntas?

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