descripcion y valoracion de puestos de trabajo

ANÁLISIS,DESCRIPCIÓN Y

VALORACIÓN DE PUESTOS DE

TRABAJO

ANÁLISIS DE PUESTOSQué es ?

Proceso que descompone un puesto de trabajo en unidades menores para, a través de un estudio más detallado, comprender su

responsabilidad e importancia en conjunto y dentro de un contexto organizativo determinado (Rev. McCormick, otros)

Proceso sistemático de obtener información relevante e importante sobre el contenido de un puesto de trabajo (American Compensation

Association 1992)

Proceso que determina, mediante observación y estudio, los elementos que componen un trabajo específico, la responsabilidad, capacidad y los

requisitos físicos y mentales que el mismo requiere, los esfuerzos y riesgos que comporta y las condiciones ambientales en que se

desenvuelve. (Lanham 1962)

Que aportan?

Requiere un exhaustivo

conocimiento de los puestos analizados y del contexto organizativo

en el que operan

Permite saber qué se hace en

un puesto determinado, cómo se hace,

por qué se hace, en qué

condiciones y qué exige el

trabajo

Lista y describe las funciones,

actividades, tareas, responsabilidades,

relaciones, condiciones de trabajo y, en su

caso, las funciones de supervisión de

un puesto.

Es una herramienta de

RR HH, que documenta de

forma sintética y estructurada, la

información básica recogida

del análisis de un puesto de trabajo

en un contexto organizativo determinado.

ANÁLISIS DE PUESTOS

CONCEPTOS

• Actividad individualizada e identificable como diferente del resto.

• Conjunto de tareas que suponen una porción significativa del trabajo total que implica el puesto.

• Unidad mínima indivisible de trabajo.

• Una o más funciones que se organizan constituyendo una nueva unidad de orden superior y adoptan una posición jerárquica en la organización.

PUESTO

ELEMENTO

TAREA

FUNCIÓN

ANÁLISIS DE PUESTOS

• es el procedimiento de obtención de información acerca de los puestos: su contenido y aspectos y condiciones que le rodean

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

• es el documento que recoge la información obtenida por medio del análisis, quedando reflejado el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

¿EN QUE CONSISTE EL ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS?

FINALIDADES

RECLUTA-MIENTO

SELECCIÓN DE

PERSONAL

FORMACI-ÓN

EVALUACI-ÓN DEL

RENDIMI-ENTO

VALORAC-IÓN DE

PUESTOS

ANÁLISIS DE

RETRIBU-CIONES

SEGURIDAD Y SALUD

PLANES DE CARRERA

MÉTODOS DE ANALISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

Observación DirectaMétodo del cuestionarioMétodo de entrevistaMétodos mixtosMétodo del diario de actividadesMétodo de incidentes críticosMétodo de recopilación de información

MÉTODOS

CONCEPTO •Consiste en la observación directa del empleado mientras realiza las tareas y funciones propias de su puesto.

CARACTERÍS-TICAS •Utilización en tareas repetitivas- periodo de adaptación-

Comunicación al empleado de que va a ser observado.

VENTAJAS •Procedimiento objetivo y empírico-Registro sistemático y homogéneo de datos.

INCONVENI-ENTES

•El hecho de observar interfiere el comportamiento- Se requiere tiempo y esfuerzo, costoso- No se utiliza en puestos no manuales-La persona observada no participa de forma activa.

OBSERVACIÓN DIRECTA

INCONVENIENTES

VENTAJAS

CARACTERÍSTICAS

CONCEPTO

• No utilizar en puestos bajos -Supone un trabajo de análisis - Tendencia a exagerar por parte del titular del puesto.

• Sencillo y fácil de comprender - Lo rellena el titular del puesto y lo supervisa su superior inmediato - Sólo un cuestionario por puesto (no personas) - Cuestionario puede ser abierto o cerrado.

• Registro mediante el que se pretende recoger información de todos los aspectos relacionados con el puesto.

CUESTIONARIO

•Proporciona mucha información si el cuestionario es exhaustivo y si es revisado por el superior - Participación activa de los titulares.

CONCEPTO

• Consiste en recabar información del puesto mediante una entrevista realizada por el especialista y el titular del puesto. Conviene que la entrevista esté estructurada.

VENTAJAS

• Versatilidad en la obtención de dato ya que estos se obtienen cara a cara con el titular.- Método personalizado, mayor riqueza informativa- Interacción directa permite eliminar posibles reticencias.

INCONVENI-ENTES

• Requiere emplear grandes dosis de tiempo y esfuerzo por lo que resulta costoso.

ENTREVISTA

MÉTODOS DEL DIARIO DE

ACTIVIDADESCONCEPTO

Consiste en un autoinforme del titular del puesto. Debe registrar

diaria y sistemáticamente las actividades que desarrolla,

especificando el tiempo que les dedica. Es un método sujeto a

distorsión, dado que se trata de un autoregistro.

INCIDENTES CRÍTICOS CONCEPTO

Consiste en observar y detectar las actuaciones del titular del

puesto a analizar que conllevan consecuencias positivas con el objetivo de captar y registrar las

conductas o incidentes indispensables para el buen

desempeño del puesto de trabajo.

CONCEPTO• Utilización de varios métodos al mismo tiempo.

Normalmente se utiliza observación directa y entrevista, y cuestionario y entrevista.

MÉTODOS MIXTOS

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

CONCEPTO• Consiste en recabar información acerca de las

descripciones de puestos ya publicadas o bien realizadas en la misma empresa con anterioridad.

Aclarar la E.d.O.: jerárquica, funcional y matricialmente.

Identificar vacíos y solapamientos funcionales.Verificar la congruencia entre los medios

aportados a un puesto y las funciones y responsabilidades encomendadas.

Facilitar la comunicación de funciones en la empresa (Manual de funciones).

Definir nuevos puestos y delimitar responsabilidades entre puestos paralelos.

UTILIDADES (I)ORGANIZATIVAS


Servir de base para la valoración de puestos de trabajo.

Delimitar los colectivos que deben entrar en cada grupo de retribución, en base a las funciones que realizan.

Facilitar la equidad retributiva.

RETRIBUTIVAS

UTILIDADES (II)


Facilitar la evaluación del desempeño, a partir de los resultados permanentes que debe aportar un puesto.

Identificar necesidades de formación, entrenamiento y desarrollo profesional.

Facilitar la descripción de perfiles, para la selección de personal.

Ayudar en la planificación de carreras profesionales, proyectando el desarrollo profesional hacia las necesidades organizativas reflejadas en la descripción de puestos.


DEFINIR POLÍTICAS DE DESARROLLO DE RRHH

UTILIDADES (III)

Facilitar la elaboración del Mapa de riesgos laborales, al recoger información sobre los factores de riesgo y siniestralidad asociados al puesto.

Definir políticas y procedimientos que potencien la salud laboral, al proporcionar información sobre actividades que generan fatiga, estrés, defectos ergonómicos, etc.

Seguridad, P.R.L. y Salud laboral

UTILIDADES (IV)


Información que se debe recoger (elementos).

Grado de detalle (balance coste/beneficio).

Formato de presentación (uso interno o extensivo).

Método para recoger la información (combinar varios).

Proceso de comunicación y difusión (proceso y objetivos).

Personas que intervendrán en el proceso (analista, ocupante, superior jerárquico y Dpto. de Organización y/o RRHH).

DECISIONES PREVIAS


Identificación: área, puesto, ocupante, superior inmediato, fecha de validez y aprobaciones.

ELEMENTOS DE LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO

Misión o razón de ser del puesto: qué (acción), sobre qué (función y ámbito), de acuerdo a qué (marco) y para qué (resultados). Dimensiones: económicas y no económicas (personas dependientes, subcontratados, clientes, proveedores, etc).

Naturaleza y alcance del puesto: organigrama (a tres niveles) y entorno - solo directivos - (ej. gama de productos, clientes...)

Funciones y actividades principales (áreas de responsabilidad en términos de resultados permanentes: finalidad y actividades)

Relaciones con otros puestos y/u organizaciones (puesto, motivo y frecuencia estimada).

Naturaleza y alcance de los problemas. Naturaleza y alcance de la responsabilidad (capacidad de

decidir de forma autónoma). Conocimientos y experiencia requeridos (por puesto, no por ocupante). Competencias asociadas: esenciales y diferenciales. Otros aspectos: peligrosidad, turnicidad, disponibilidad, etc.

Contexto

Operativa

Complejidad

Condiciones

observación directa cuestionarios: estructurados, preguntas abiertas,

diarios, etc. comité de expertos entrevista grupal entrevista individual

incidentes críticos por competencias

Métodos(*)


PROCESO DE IMPLANTACIÓN


Definir el objetivo a conseguir.

Decidir los puestos/familias a definir (inventario de puestos).Identificar y organizar el

equipo de trabajo.

Establecer el período de ejecución (elegir el

momento: conflictividad, cargas de trabajo, etc.)

Comunicar el proyecto (objetivo, fases y

metodología) a Comité directivo, Mandos,

Trabajadores y Comité de empresa.

Desarrollar el proceso de descripción (planificar el

calendario y la metodología, obtener la información, establecer el proceso de

revisión y validación).

Definir el seguimiento, actualización y custodia.

Verbo de acción

Función Resultado

dirigir el trabajo del staffde control de calidad

para que se cumpla elprocedimiento de

inspección del producto

planificar la elaboración de comunicaciones

del staff

para dar a conocer la situación respecto a los estándares

de calidad

Cómo redactar la descripción ?


ANÁLISIS---------------- NO RELACIONES (LISTAS DE TEMAS)

PUESTOS----------------- NO PERSONAS

HECHOS------------------ NO OPINIONES

PRINCIPIOS BÁSICOS

BASICAMENTEqué hacetareas que realiza, características mentales y físicas que conllevan las tareas y tiempo que ocupan

cómo lo haceespecificación de técnicas, métodos, equipos o instrumentos que ha de utilizar para realizar las tareas

para qué lo hacefinalidad básica de cada tarea

Qué ha de recoger?DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

PUEDE COMPLETARSE CON: requisitos o exigencias del

puesto de formación de destrezas o habilidades de experiencia de responsabilidades

condiciones de trabajo • dónde se realiza• cuándo se realiza

competencias

Qué ha de recoger?DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

AHORA BIEN

En la actualidad, y para algunos puestos, (en actividades técnicas, de mando y directivas) la descripción tradicional de los mismos, ha caído en cierto desuso. Se argumenta que es una técnica demasiado exhaustiva y rígida para poder adaptarse a los constantes cambios que se producen en las organizaciones, al trabajo en equipo y a las exigencias de polivalencia y multivalencia que se exigen hoy.Sin embargo, entendemos que el análisis y la descripción de puestos de trabajo sigue vigente, debiendo, eso sí, elaborarse en forma diferente adaptándola, tanto a las situaciones de cambio, como al enfoque de competencias.

Una vez que se dispone de las descripciones de puesto el siguiente paso es elaborar los perfiles de exigencia de los mismos; esto es, los rasgos o las competencias que deberá poseer el ocupante del puesto para poder realizar su trabajo con eficacia, eficiencias, seguridad y satisfacción.

PERFILES DEL PUESTO

También a partir de las descripciones de puestos, se podrá trabajar en la valoración, diseño y rediseño de los mismos.

Esta es la “forma clásica” de elaborar los perfiles. En ellos, por lo general, aparecen una serie de apartados:

Formación Conocimientos específicos Inteligencia y aptitudes Personalidad Motivación e intereses

En los aspectos psicométricos incluidos en el perfil de exigencias, se indicarán tres niveles: Óptimo, Mínimo y Máximo.

PERFILES PSICOMÉTRICOS

Aquí el acento se pone en los “comportamientos” que debe llevar a cabo el ocupante del puesto para realizar su trabajo con eficacia, eficiencia y seguridad.

Para lograr este perfil, primero deben establecerse las competencias genéricas de la organización. Ellas se elaboran a partir de la Misión, Visión, Valores y Estrategias de la organización.

Luego deben elaborarse los perfiles de exigencias de los puestos, a partir de las descripciones de puesto realizadas. En esta elaboración se enuncian las competencias claves (a partir de un listado de las competencias más habitualmente utilizadas), se ordenan según su importancia y luego se establecen los correspondientes comportamientos asociados.

PERFILES BASADOS EN COMPETENCIAS

Dirección Gral.

Dir. De Logística

Dir. De Producción

Jefe de Almacén

Jefe de ComprasJefe de Distribución

Secretaria de Dpto.

Actividades subordinadas: Distribución y transporte Almacenamiento Aprovisionamiento

Identificación del Puesto: Director de Logística

PASOS A DAR EN LA DESCRIPCIÓN DE UN PUESTO

■ Es la expresión concisa de la razón de ser del puesto en la organización.

■ Debe reflejar la responsabilidad asumida por el titular sintetizando la contribución esperada del mismo a la Empresa.

Por Ejemplo:Director de Logística:Diseñar, planificar y gestionar las compras, aprovisionamientos, almacenamiento y distribución de los materiales, componentes y productos de una Empresa. Así como, coordinar todo el movimiento de entrada y salida de materiales dentro y fuera de la compañía.

Misión


■ Describen y delimitan las actividades fundamentales y necesarias para cumplir la misión del puesto

Director de Logística: Establecer la política de distribución, aprovisionamiento y

transporte de materiales implicados en el proceso productivo.

Establecer la previsión de necesidades de materias primas, productos intermedios y componentes.

Realizar el control del inventario de existencias para la planificación de las compras.

Diseñar e implantar la organización de los materiales y productos almacenados

Realizar las negociaciones con proveedores, clientes y empresas de transporte y logística

Funciones principales


■ Esenciales o umbral: Son aquellas necesarias que debe aportar el ocupante para desarrollar un rendimiento mínimo aceptable en el puesto.

■ Críticas o diferenciadoras: Son aquellas que contribuyen a un rendimiento superior.

Por Ejemplo: Director de Logística: Desarrollo de colaboradores, motivación de equipos, organización, pensamiento analítico, planificación, toma de decisiones.

Por Ejemplo:Flexibilidad, habilidad para las negociaciones, innovación, obtención y análisis de la información, persuasión, trabajo en equipo, orientación al logro.

Competencias asociadas


Identificación del Puesto: Director de Logística

Posición Orgánica: Dirección Gral.

Dir. De Logística

Dir. De Producción

Jefe de Almacén

Jefe de Compras

Jefe de Distribución

Secretaria de Dpto.

Misión:Diseñar, planificar y gestionar las compras, aprovisionamientos, almacenamiento y distribución de los materiales, componentes y productos de una Empresa. Así como, coordinar todo el movimiento de entrada y salida de materiales dentro y fuera de la compañía.

Funciones:• Establecer la política de distribución, aprovisionamiento y transporte de

materiales implicados en el proceso productivo.• Establecer la previsión de necesidades de materias primas, productos

intermedios y componentes.• Realizar el control del inventario de existencias para la planificación de las

compras.• Diseñar e implantar la organización de los materiales y productos

almacenados• Realizar las negociaciones con proveedores, clientes y empresas de

transporte y logística

Documentos y herramientas utilizadas:

Perfil de Exigencia: (Formación, idiomas, experiencia)

Competencias esenciales o umbral:Desarrollo de colaboradores, motivación de equipos, organización, pensamiento analítico, planificación, toma de decisiones.

Competencias Críticas:Flexibilidad, habilidad para las negociaciones, innovación, obtención y análisis de la información, persuasión, trabajo en equipo, orientación al logro.

Actividades subordinadas:• Distribución y

transporte• Almacenamiento• Aprovisionamiento

EJEMPLO DE FICHA DE DESCRIPCIÓN

Procedimiento que permite establecer el valor relativo que tienen los puestos dentro de una

organización

VALORACIÓN DE PUESTOS

Qué es ?(indica la importancia de un puesto en relación a los demás

existentes en la organización)

◘ Determinar de forma fiable el valor relativo de los puestos.

◘ Proporcionar estructuras salariales equitativas.

◘ Permitir la comparación con puestos de otras empresas.

◘ Controlar con precisión los costes de personal.

Utilidades (I)


◘ Servir de base para la negociación con R.L.T.◘ Proporcionar una estructura estable para la

revisión periódica de sueldos y salarios.◘ Ayudar en los procesos de selección,

movilidad y formación del personal.◘ Aclarar funciones, responsabilidades y

niveles de autoridad.

Utilidades (II)


Globales o no cuantitativos Jerarquización. Clasificación o Graduación.

Analíticos o cuantitativos Valoración por puntos. Comparación de factores.

HAY Sistema de escalas y perfiles.

Métodos


Jerarquización:

El objetivo es averiguar si un puesto, considerado globalmente, es decir, como

conjunto indivisible de tareas, responsabilidades y funciones, es igual,

superior o inferior a otros.Requiere definir los criterios de

comparación (formación, experiencia, supervisión, etc) por una comisión de

valoración.

Métodos


Clasificación

Sigue un orden inverso al método anterior. Primero se definen categorías o grados y después se distribuyen en ellos los diferentes puestos.

Ejemplo: Grado 2. Tareas para las que se necesita cultura general, realización de tareas auxiliares siguiendo instrucciones preestablecidas, aunque debiendo elegir el procedimiento a seguir entre varios...

Métodos


Comparación de factores:Se identifican los puestos clave.Estos puestos se descomponen en factores que sirven de elemento comparativo con otros y determinan su importancia relativa en la Organización.Cada puesto es valorado en relación con esos factores, asignándole la retribución que se considere apropiada.

Métodos


Asignación por puntos La valoración del puesto es el resultado de sumar la valoración de diferentes factores.Es un método cuantitativo, puesto que la valoración consiste en la asignación de unos puntos, de cuya suma se obtiene la puntuación total del puesto.

Métodos


COMPETENCIAS: TECNICAS GERENCIALES RELACIONES HUMANAS

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS MARCO EMPRESARIAL DIFICULTAD DE LOS PROBLEMAS

RESPONSABILIDAD LIBERTAD PARA ACTUAR MAGNITUD IMPACTO

+ CONDICIONES DE TRABAJO

Factores del Sistema Hay

Métodos

VALORACIÓN DEPUESTOS

Estudio de la organización

Adaptación de las tablas de valoración

Selección de puestos clave representativos

Descripción de puestos

Creación del comité de

valoración de puestos clave

Revisión idoneidad

Evaluación resto de puestos

Comparativa con puestos clave

Fijación de niveles (20-40) y

descripción del mapa de puestos

Métodos

Sistema Hay. Proceso de trabajo

VALORACIÓN DEPUESTOS

PUNTOS POR PUESTO SIN PONDERACIÓN

Puestos ConocimientosExperiencia Autonomía Esfuerzo Físico Riesgos PuntosJefe Electricistas 5 4 4 3 4 20Mecánico 4 4 4 4 3 19Hornero 3 5 4 3 3 18Soldador 3 3 2 4 4 16Operador Sala 4 4 3 2 2 15Electricista 3 3 3 3 3 15Ayte. Hornero 2 3 3 3 3 14Albañil 2 3 2 4 3 14Operador Grúa 3 2 1 3 3 12Almacenero 2 3 2 2 2 11Operador Carretilla 2 2 1 3 3 11Empleado Limpieza 1 1 1 3 2 8

Ejemplo 1:Empresa industrial que produce piezas cerámicas(Suponemos una persona por puesto de trabajo)

PUNTOS POR PUESTO SIN PONDERACIÓN

0

5

10

15

20

25Je

fe E

lect

ricist

as

Mec

ánico

Horn

ero

Sold

ador

Oper

ador

Sal

a

Elec

tricis

ta

Ayte

. Hor

nero

Alba

ñil

Oper

ador

Grú

a

Alm

acen

ero

Oper

ador

Car

retil

la

Empl

eado

Lim

piez

a

PUNTOS POR PUESTO CON PONDERACIÓN

PF1 PF2 PF3 PF4 PF520 13 20 10 7

Puestos ConocimientosExperiencia AutonomíaEsfuerzo Físico Riesgos PuntosJefe Electricistas 5 4 4 3 4 290

Mecánico 4 4 4 4 3 273Hornero 3 5 4 3 3 256Soldador 3 3 2 4 4 207Operador Sala 4 4 3 2 2 226Electricista 3 3 3 3 3 210Ayte. Hornero 2 3 3 3 3 190Albañil 2 3 2 4 3 180Operador Grúa 3 2 1 3 3 157Almacenero 2 3 2 2 2 153Operador Carretilla 2 2 1 3 3 137

Empleado Limpieza 1 1 1 3 2 97

PUNTOS POR PUESTO CON PONDERACIÓN

0

50

100

150

200

250

300

350Je

fe E

lect

ricist

as

Mec

ánico

Horn

ero

Sold

ador

Oper

ador

Sal

a

Elec

tricis

ta

Ayte

. Hor

nero

Alba

ñil

Oper

ador

Grú

a

Alm

acen

ero

Oper

ador

Car

retil

la

Empl

eado

Lim

piez

a

VALORACIÓN DE PUESTOS Ejemplo 2. Financiero- Asegurador

Comparativa con mercado

DIAGRAMA DE PUESTOS (IDEAL)

SalarioTeórico

Puesto A

-20%

+20%

Puesto B Puesto C...

Puesto

Persona

Mercado

Mercado

Puesto

Persona

Mercado

Puesto

Persona

Puntos

Euros

SALARIOS REALES VS. TEÓRICOS

a= 3,14b= 1.511,43

Puestos Puntos Salario Real Sal. Teórico Diferencia Delta %Jefe Electricistas 290 2.339 2.422 -83 -3%Mecánico 273 2.546 2.368 178 8%Hornero 256 2.218 2.315 -97 -4%Soldador 207 2.197 2.161 36 2%Operador Sala 226 2.170 2.221 -51 -2%Electricista 210 2.145 2.171 -26 -1%Ayte. Hornero 190 2.020 2.108 -88 -4%Albañil 180 2.297 2.076 221 11%Operador Grúa 157 1.970 2.004 -34 -2%Almacenero 153 2.127 1.992 135 7%Operador Carretilla 137 1.690 1.941 -251 -13%Empleado Limpieza 97 1.876 1.816 60 3%

Total 25.595 25.595 0 0

Ajuste Lineal

SALARIOS REALES VS. TEÓRICOS

1.500

1.700

1.900

2.100

2.300

2.500

2.700

75 125 175 225 275 325

Salario Real Sal. Teórico

descripcion y valoracion de puestos de trabajo

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