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ADMINISTRACIN DEL PERSONAL

ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS DE TRABAJO

Qu es?

El anlisis y descripcin de puestos de trabajo es la metodologa bsica y fundamental que contribuye a hacer realidad cualquier proyecto de organizacin. Es una herramienta metodolgica que disea y ordena el proceso de la actividad organizativa de la empresa, y esto es lo que hace el anlisis de puestos de trabajo, a travs de una descripcin sistematizada de lo que hace el conjunto de trabajadores de una empresa.

El anlisis y descripcin de puestos de trabajo es el procedimiento metodolgico que nos permite obtener toda la informacin relativa a un puesto de trabajo. El proceso de ADP consta de dos fases, claramente identificables y diferenciadas.

Anlisis de puestos de trabajo, APT: Generalmente nos referimos al mismo tipo de anlisis cuando omos hablar de anlisis de tareas, anlisis de trabajo, anlisis de puestos, todas ellas se refieren a una misma cuestin, el puesto de trabajo como unidad de gestin de la divisin del trabajo.

Descripcin de puestos de trabajo, DPT: Es la exposicin detallada, estructurada, ordenada y sistemtica, segn un protocolo dado del resultado del APT. Es, en definitiva, un inventario escrito de los principales hechos ms significativos del puesto de sus deberes y responsabilidades.

El anlisis y descripcin de puestos de trabajo sirve de punto de partida para el diseo de otro tipo de herramientas ms avanzadas que nos permitirn continuar mejorando en la gestin del desarrollo de nuestro equipo humano.

Podramos definir el Anlisis de Puestos como el procedimiento de obtencin de informacin acerca de los puestos, centrndose en el contenido, aspectos y condiciones que le rodean. El anlisis de puestos pretende estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el puesto exige para su adecuado desempeo.

La Descripcin de Puestos es el documento que recoge la informacin obtenida por medio del anlisis, quedando reflejada el contenido del puesto, enunciando las tareas o responsabilidades que lo forman y lo hacen distinto a todos los dems puestos que existen en la organizacin. As mismo, su descripcin es la relacin de las responsabilidades o tareas del puesto, la periodicidad de su realizacin, los mtodos que se emplean para el cumplimiento de esas responsabilidades o tareas y los objetivos. Es bsicamente la enumeracin por escrito de los principales aspectos significativos del puesto y las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

OBJETIVOS DEL ADP

Fundamentalmente en las reas de RRHH y Organizacin de Empresas, son muchas las aplicaciones que se pueden derivar del ADP, como:

1. Diseo organizacional: la definicin de puestos y su diferenciacin junto con las agrupaciones pertinentes constituyen el primer nivel de creacin y diseo de departamentos, secciones, etc.

2. Manuales de funciones y procedimientos: formaliza las informaciones sobre los puestos y los procedimientos y procesos de los flujos de trabajo.

3. Seleccin del personal para los puestos que se tengan que cubrir.

4. Ayuda a establecer los criterios de promocin y a clarificar las destrezas y conocimientos que se requieran.

5. Desempeo y evaluacin de resultados: establecer los objetivos del puesto y los niveles de eficacia y eficiencia, difcilmente puede hacerse esto si no sabemos las responsabilidades, tareas y objetivos del mismo.

6. Formacin y desarrollo: Permite una planificacin objetiva y detallada de la formacin al establecer las aptitudes necesarias para el desempeo del puesto.

7. Salud laboral, el anlisis y descripcin de puestos de trabajo recoge las condiciones ambientales, fsicas, etc., en las que se desarrolla la actividad laboral del puesto, por eso aporta informacin sobre los riesgos que pueden envolver al puesto de trabajo. Tambin detalla las condiciones de fatiga, estrs, posturas forzadas, movimientos indebidos, etc.

ETAPAS DEL PROCESO DE ADP

1. DETERMINAR LOS OBJETIVOS DEL ANALISIS

Se trata de definir los que se persigue con la realizacin del mismo en funcin de las diferentes utilidades sealadas del anlisis y descripcin de los puestos de trabajo.

2. DELIMITAR EL ANLISIS

Consiste en dar respuesta a las siguientes preguntas:

Qu puestos analizar?

Habr que determinar cules son los ms representativos para el anlisis.

Cundo se har el estudio?

Hay que decidir el momento de realizacin. Normalmente hay momentos crticos en que suele realizarse el anlisis.

a) Cuando la organizacin nace y se enfrenta a la necesidad de sistematizar su flujo de trabajo.

b) Cuando es creado un nuevo puesto de trabajo

c) Cuando un puesto, a consecuencia de la implantacin de nuevos mtodos, procedimientos o tecnologa, es alterado en su contenido de forma significativa.

Quin lo realizar?

Hay casos en que lo realiza la misma persona que ocupa el puesto, en otros su superior y cada vez es ms habitual que sea una persona del departamento de recursos humanos.

3. REALIZACION DEL ANLISIS

Se trata, en esta etapa de reunir datos sobre las actividades laborales, las conductas requeridas por los trabajadores, las condiciones laborales en que realizan su tarea y las caractersticas y capacidades humanas necesarias para la ejecucin de su trabajo.

Por otra parte es importante repasar la informacin con las personas que ocupan el puesto para corregir posibles errores y confirmar los datos y su utilidad.

Para reunir los datos sobre cada puesto, la empresa dispone de varias fuentes de informacin, siendo las ms habituales las entrevistas, la observacin, los diarios, los cuestionarios y los grupos de expertos. La eleccin de uno de ellos o su combinacin estar determinada, entre otras cuestiones, por complejidad del trabajo y el coste de recopilar dicha informacin.

4. REALIZACION DE LA DESCRIPCION Y ESPECIFICACION DEL PUESTO

En esta etapa del proceso de anlisis y descripcin de puestos de trabajo se preparan los documentos que recopilan las principales conclusiones del estudio, es decir, se ofrecen los resultados obtenidos.

El resultado del anlisis del puesto se concentra a travs de documentos, a los que se le conoce como: uno, las descripciones del puesto.

i. Descripcin del Puesto

Una definicin integradora de la descripcin de un puesto de trabajo seria la siguiente:

La descripcin de puestos es el resultado del Anlisis de Puestos de Trabajo, es decir es el documento que recoge la informacin relativa a cada puesto en relacin con las tareas, obligaciones y responsabilidades.

No existe un formato estndar para redactar este documento, aunque normalmente se suelen incluir, fundamentalmente, tres aspectos: identificacin del puesto, resumen del puesto, responsabilidades y obligaciones.

I. Identificacin del Puesto

Recogera la informacin o datos necesarios para localizar el puesto en la organizacin.

El contenido de este campo podra incluir los siguientes aspectos: rea, departamento o seccin, denominacin del puesto, actual ocupante, superior jerrquico, fuente de informacin del trabajo; quien ha formulado la descripcin del cargo; las fechas de anlisis del trabajo y la verificacin de la descripcin del trabajo.

II. Resumen del trabajo o descripcin del cargo

Se puede incluir la misin del puesto, es decir, la razn de ser del mismo en la organizacin, para qu existe y cules son los resultados esperados, as como las actividades o funciones desempeadas.

El contenido de este campo incluira la determinacin de las acciones que se deben realizar en el puesto de trabajo, pudiendo diferenciarse entre tareas que se han de realizar de forma permanente, alternativa u ocasionalmente. Las funciones seran las que objetivamente realizara cualquier persona que ocupase el puesto.

III. Obligaciones y responsabilidades del cargo

Explican qu hay que hacer en el trabajo, cmo se hace y por qu se hace.

Las responsabilidades bsicas son tareas en las que se descompone la misin del puesto y de cuya realizacin es responsable el titular, ya sea directamente o por medio de sus subordinados.

Responde a preguntas bsicas como: Qu hace el trabajador? Cmo lo hace? Con qu lo hace? Y Por qu lo hace?

ANALISIS DEL PUESTO DE TRABAJO

Cuando se realiza un anlisis de puestos existen dos alternativas:

Que el anlisis se extienda a la totalidad de los puestos existentes en el centro, es decir, que sea global para toda la organizacin.

Que solo abarque un determinado nmero de puestos.

Para determinar los puestos de trabajo que se van a incluir en el anlisis, se pueden recurrir a tres factores:

1. La diversidad: un nico puesto, varios puestos en una ocupacin o varios puestos en varios ocupaciones lo que se llama departamento.

2. La distribucin: se refiere al lugar geogrfico de los puestos a analizar.

3. Recurrir solamente a aquellos puestos de especial inters y significativos para los propsitos perseguidos.

De esta manera los puestos seleccionados constituyen el denominado, inventario de puestos. Aun as, el inventario no describe el puesto, nicamente precisa cuantos trabajadores realizan esas labores y cul es la denominacin que el puesto recibe dentro de la empresa.

Se trata, en esta etapa de reunir datos sobre las actividades laborales, las conductas requeridas por los trabajadores, las condiciones laborales en que realizan su tarea y las caractersticas y capacidades humanas necesarias para la ejecucin de su trabajo.

Para reunir los datos sobre cada puesto, la empresa dispone de varias fuentes de informacin, siendo las ms habituales las entrevistas, la observacin, los diarios, los cuestionarios y los grupos de expertos.

CAPTACION DE LA INFORMACION

Para determinar el mtodo de anlisis a utilizar, se debe decidir antes qu tipo de datos se van a recoger, de qu fuentes de informacin se dispones y cules van a ser los procedimientos de recogida a utilizar.

Fuentes de Informacin

Normalmente la informacin recogida est referida a las actividades propias del puesto de trabajo: esto es a las tareas, responsabilidades y ocupaciones que lo conforman.

Recogida de la Informacin

Cuanto son los mtodos fundamentales para recoger la informacin:

1. Las Entrevistas

Consiste en recabar informacin del puesto mediante una entrevista, con preguntas y respuestas verbales realizada por el especialista y el titular del puesto.

Ventajas:

Obtencin de los datos del ocupante del puesto a travs de las personas que mejor lo conocen.

Posibilidad de discutir y aclarar todas las dudas.

Es el mtodo de mayor conveniencia y el que proporciona mayor resultado en el anlisis, debido a la obtencin estandarizada y racional de los datos.

No tiene contraindicaciones: se puede aplicar a puestos de cualquier tipo o nivel.

Desventajas:

Una entrevista mal dirigida puede llevar a reacciones negativas en el personal, que resultan en una falta de comprensin y/o aceptacin de sus objetivos.

Posibilidad de una confusin entre opiniones y hechos.

Prdida de tiempo si el analista de puestos no se prepara bien para esta tarea.

Costo operacional elevado: se necesitan analistas con experiencia y paralizacin del trabajo del ocupante del puesto.

2. Observacin Directa

Consiste en la observacin directa del empleado mientras realiza las tareas y funciones propias del puesto, durante cierto periodo de tiempo. Se utiliza en tareas repetitivas.

Ventajas:

Veracidad en los datos obtenidos.

No requiere la paralizacin del ocupante del puesto.

Mtodo ideal para puestos sencillos y repetitivos.

Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la frmula bsica del anlisis de puestos (Qu hace?, Cmo lo hace?, Para qu lo hace?)

Desventajas:

Costo elevado, pues para que el mtodo seas completo se requiere un tiempo prolongado del anlisis de puestos.

La simple observacin, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del puesto, no permite la obtencin de datos verdaderamente importantes para el anlisis.

Contraindicado para puestos que no sean sencillos y repetitivos.

3. Cuestionario

La obtencin de datos sobre el puesto se realiza por medio del llenado de un cuestionario que realiza el ocupante del puesto o su superior para el anlisis de puestos. Sencillo y fcil de comprender. Lo rellena el titular del puesto y lo supervisa su superior inmediato. Solo un cuestionario por puesto. Puede ser abierto o cerrado.

Ventajas:

El cuestionario puede ser contestado, por los ocupantes del puesto o por sus jefes directos, de manera conjunta o secuencial, con ello se obtiene una visin ms amplia del contenido de sus caractersticas, adems de contar con la participacin de varios niveles.

Es el mtodo ms econmico para el anlisis de puestos.

Es el mtodo ms completo; el cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de los puestos, contestando por ellos y devuelto con la relativa rapidez. Esto no ocurre con los dems mtodos para el anlisis de puestos.

Es el mtodo ideal para analizar puestos de alto nivel, sin afectar el tiempo y las actividades de los ejecutivos.

Desventajas:

El cuestionario est contraindicado para puestos de bajo nivel de los cuales los ocupantes pueden tener dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.

Exige planeacin y realizacin cuidadosa.

Tiende a ser superficial y distorsionada

4. Mtodos mixtos

Utilizacin de varios mtodos al mismo tiempo. Normalmente se utilizan:

Cuestionario y entrevista; ambos con el ocupante del puesto, este ltimo llena el cuestionario y despus es sometido a una entrevista rpida, con el cuestionario como referencia.

Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para ampliar y aclarar los datos obtenidos.

Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.

Observacin directa con el ocupante y entrevista con el superior.

Cuestionario y observacin directa, ambos del mismo ocupante.

Cuestionario con el superior y observacin directa con el ocupante.

5. Mtodo del diario de actividades

Consiste en un auto-informe del titular del puesto. Debe registrar diaria y sistemticamente las actividades que desarrolla, especificando el tiempo que les dedica. Es un mtodo sujeto a distorsin, dado que se trata de un auto-registro.

6. Mtodo de incidentes crticos

Consiste en observar y detectar las actuaciones del titular del puesto a analizar que conllevan consecuencias positivas con el objetivo de captar y registrar las conductas o incidentes indispensables para el buen desempeo del puesto de trabajo.

7. Mtodo de recopilacin de informacin

Consiste en recabar informacin acerca de las descripciones de puestos ya publicadas o bien realizadas en la misma empresa con anterioridad.

DESCRIPCION DEL PUESTO DE TRABAJO

Una vez que el puesto de trabajo ha sido analizado debemos pasar a la siguiente fase que consiste en describirlo de la forma ms rigurosa y objetiva posible. La descripcin de los puestos de trabajo se caracteriza porque los resultados se presentan bajo la forma de una narracin de las caractersticas del contenido del puesto de trabajo, de las condiciones fsico-ambientales en las que se desenvuelve, las relaciones sociales y las exigencias para su desempeo.

CONTENIDO DE LAS DESCRIPCIONES DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

La diversidad de formatos es inmensa, prcticamente puede decirse que cada proyecto de descripcin presenta su propia forma de organizar los contenidos descriptivos.

Lo que debe de contener es:

Qu hace el trabajador?

Por qu lo hace?

Cmo y con que lo hace?

Dnde y cundo lo hace?

Qu implica lo que hace?

TIPOS DE DESCRIPCIONES DEL PUESTO DE TRABAJO

a) DESCRIPCCION GENRICA

Las descripciones genricas se redactan a grandes rasgos sin identificar reas o competencias especficas. Proporcionan una visin general de una categora de puestos mediante los denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categora.

Por ejemplo una descripcin genrica de Contador Mayor incluye el campo de experiencia que se espera de ese nivel profesional. No abarca las funciones especficas, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, especializacin en el libro mayor, o las unidades organizaciones menores dentro del departamento contable del que depende el puesto.

La forma genrica se utiliza sobre todo para lo siguiente:

Formulacin de programas de capacitacin

Designaciones

Planificacin organizacional

Formulacin de pautas del desempeo

Planificacin de la mano de obra

Estudios de salarios.

b) DESCRIPCIONES DE PUESTOS ESPEFCICOS

Las descripciones de puesto especficos estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto. Indican su relacin con otros puestos especficos dentro de las ms pequeas unidades organizacionales.

Por ejemplo el puesto especfico de Contador a cargo del libro mayor debe identificar las relaciones de dependencia del puesto dentro del Departamento Contable. Expone el tipo de sistemas contables utilizados, el tipo y frecuencia de los partes financieros que deben confeccionarse y los lmites de responsabilidad dentro de los sectores funcionales, geogrficos o de otro tipo, de la compaa.

Las descripciones de puestos especficas sirven para otros propsitos:

Anlisis precisos de puestos

Evaluacin de puestos (para la gestin de sueldos y salarios)

Organigrama

ELEMENTOS QUE COMPONEN LAS DESCRIPCIONES DEL PUESTO

I. Designacin del puesto, unidad organizacin y relacin de dependencia

Estos puntos identifican el puesto y le dan sus caractersticas propias. Diferencian a cada puesto de los dems. Consiguientemente, aun dos descripciones de puestos con la misma designacin e igual nivel de remuneracin pueden tener tareas, responsabilidades y relaciones de dependencia diferentes.

II. Sntesis del puesto, deberes y responsabilidades

Aqu se define el trabajo por cumplir y se proporcionan los elementos esenciales para el anlisis posterior.

III. Deberes y responsabilidad

Esta parte de la descripcin del puesto seala qu tarea se desempea, por qu se desempea y cuando no resulta obvio. Cmo se desempea. Si el qu, el por qu o el cmo no aparecen, la formulacin es incompleta.

IV. Preparada por, Aprobada por y Fecha

Cada descripcin debe indicar quien la prepar y si recibi aprobacin definitiva o es slo un proyecto de descripcin. Debe de conocerse la identidad del redactor, administrador o analista de puestos, para el caso de que en el futuro surjan interrogantes. La fecha de preparacin indica a quien la lea la actualidad de la informacin.

V. Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del puesto

Las especificaciones del puesto son los requisitos que deben satisfacer los candidatos si han de cumplir sus obligaciones, asumir sus responsabilidades y trabajar sin tropiezos con aquellos de quienes dependan.

En la descripcin se suele incluir las aptitudes, experiencia y conocimientos mnimos para cumplir las tareas, en lugar de las aptitudes o conocimientos de las personas que desempean el puesto en la actualidad

VI. Especificacin del puesto

Se define como el resumen de las cualidades personales, caractersticas, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo.

ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS DE TRABAJO

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