hay group descripcion de puestos

8/10/2019 Hay Group Descripcion de Puestos

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NORESTE

Septiembre , 2010


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Contenido

Apartado

Objetivo del Taller [ 1 ]

Definicin de Anlisis y Descripcin de Puesto [ 2 ]

Metodologa HAY Descripcin del Puesto y Perfil [ 3 ]

Desarrolla la Descripcin de tu Puesto [ 4 ]

2 2009 Hay Group. All Rights Reserved


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Objetivo del Taller

Desarrollar durante el Taller la

Descripcin y el Perfil del Puesto quedesempeas actualmente en el

CENTRO DE INVESTIGACIONES

BIOL GICAS DEL NORESTEde acuerdo a la Metodologa HAY



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Definicin de Anlisis y Descripcin


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Anlisis y Descripcin de Puesto

Lo primero que debemos entender es Qu es un Puesto?

Puesto.

Es un conjunto de funciones que dentro de una estructura organizacionalaporta resultados que han de contribuir al fin de la Institucin.

Proceso de Descripcin de Puesto.

,

mismos que se registran en un documento claro y uniforme que nospermite comprender su contenido y alcance en la Institucin.



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El primer paso para realizar un anlisis y descripcin de puesto esENTENDER EL PUESTO (no a la persona) Y LAS PRINCIPALES

FUNCIONES O ACTIVIDADES QUE DESARROLLA

Recibe

instrucciones

Aporta

ResultadosRealiza un

,posibilidad que tienen los puestos de responder por sus acciones y consecuenciasorganizacionales.



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Para describir un puesto es necesario tomar en cuenta algunasconsideraciones:

Lo que queremos es obtener la fotografa del puesto que desempeas

Refle ar el contenido real actual del uesto no las caractersticas de lapersona

Ser claros, concretos y precisos : Escribir para alguien que no conoce elues o

Desarrollar la descripcin del puesto con base en la Metodologa HAYue se va a ex licar

Llenar los cuadros correspondientes a cada apartado de la descripcinen caso de realizarla en forma electrnica. Utilizar letra de molde y

,manual y no por medio electrnico.

Utilizar l iz ara ermitir borrar los contenidos no adecuados manual



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Metodologa HAY

-


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Elementos de la Descripcin de PuestoMETODOLOGA HAY

Descripcin del Puesto Perfil del Puesto

Datos de Identificacin

Revisiones y Aprobaciones

Caractersticas Personales

Escolaridad Responsabilidades Principales

Misin del Puesto rea de Especialidad

Habilidades Tcnicas y e ac ones n ernas y x ernas

Dimensiones

Problemas

Idiomas Experiencia Laboral

Decisiones

Estructura Organizacional



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Elementos de la Descripcin de Puesto

Identificacin del Puesto /

Revisiones y Aprobaciones Responsabilidades

Misin del Puesto

Relaciones Internas y Externas Dimensiones

Problemas

Decisiones Estructura Organizacional

Perfil del Puesto



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Identificacin del Puesto /Revisiones y Aprobaciones

IDENTIFICACIN DEL PUESTO: Es el conjunto de datos que permitensituar al puesto dentro de la organizacin en el momento actual:

Ttulo del Puesto: Reporta a:

recc n unc ona :

Subdireccin de rea:

De artamento:

Ubicacin Fsica:

: reg s rar os nom res, rmas y

fechas de las personas que revisaron, validaron y aprobaron ladescripcin del puesto:

Ocupante o Titular del Puesto

Jefe Inmediato



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Misin del Puesto


Problemas


Perfil del Puesto



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Responsabilidades del Puesto

Se debern registrar en el formato, las principales responsabilidades,funciones o actividades del puesto en trminos de resultados,

aportados de forma permanente a la organizacin Se consideran un mximo de 8 responsabilidades en la descripcin de los

puestos de acuerdo a nuestra metodologa (Implica una labor de anlisis ys n e s s

Slo se debern incluir aquellas responsabilidades que se realizan permanente

o constantemente, no las eventuales Se deben redactar de la siguiente manera:

Qu hace? Para qu lo hace?Sobre qu lo hace?

er o en n n vo

Definir u hace el

Resultado Final

Producto final obtenido

omp emen o everbo

Indica dnde acta o


puesto ,de la accinafecta el puesto


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La ACCIN es lo que hace el puesto y se deber redactar a travs dela uti lizacin de 2 verbos en infinit ivo acordes a la responsabil idad

Directivos

an osMedios

Soporte

Diri ir Pro ramar Elaborar

AdministrarPlanear CoordinarSupervisar RealizarRecabar

Se debe evitar la duplicidad del uso de verbos entre el puesto del jefe y el del


, ,diferentes funciones y responsabilidades.


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Responsabilidades del Puesto- VERBOS ACTIVOS SUGERIDOS -

DIRIGIR EstratgicoADMINISTRAR E-MedioAUTORIZAR E-MESTABLECER E-M

COMPROBAR S COMUNICAR S CONSOLIDAR S DESARROLLAR S

COORDINAR E-MDETERMINAR E-MEVALUAR E-MASEGURAR E-M-SoporteCONTROLAR E-M-S

EJECUTAR S ENTREVISTAR S ENVIAR S ESPECIFICAR S ESTIMAR S

PLANEAR E-M-SASIGNAR MAUDITAR MDISTRIBUIR MSUPERVISAR M

ESTUDIAR S EXAMINAR S EXPEDIR S FACILITAR S FIRMAR S

-ASESORAR M-SAUTORIZAR M-SDISEAR M-SESTANDARIZAR M-S

-

GIRAR S INFORMAR S INICIAR S INSPECCIONAR S

PLANEAR M-S

PROGRAMAR M-SPROPORCIONAR M-SRECOMENDAR M-SREPRESENTAR M-S

INVENTARIAR S

OBTENER S OPERAR S PRESENTAR S PRESUPUESTAR S

ACUMULAR SALMACENAR SANALIZAR SCALCULAR SCALIFICAR S

PRODUCIR S REALIZAR S RECABAR S REGISTRAR S REVISAR S


COMPILAR S SEGUIR S VERIFICAR S


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El OBJETO es donde recae el verbo, es decir, el complemento de laaccin o acciones que efecta el puesto, por ejemplo:

Accin:Analizar y revisarObjeto: (Qu analiza y revisa ?) La informacin estadstica

2 VerbosAccin (verbo) Objeto (en qu recae el verbo)

Programar e los cursos de capacitacin para el personal

Recibir y entregar la documentacin y paquetera de laInstitucin

Analizar y registrar los asientos contables de ingresos yegresos

Dar secuencia



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El RESULTADO FINAL indica la responsabilidad que directamenteasume el puesto frente a la organizacin

Es la aportacin final que realiza el puesto a la institucin

Debe ser de naturaleza permanente

(verbo)

(en qu recae el verbo)

(la finalidad de la accin)

Programar e los cursos de capacitacin con el fomentar su desarrollo y la mejora enimpartir para el personal su desempeo

Recibir yentregar

la documentacin ypaquetera de la Institucin

con el fin de contribuir a lograr lacomunicacin entre las diversas reas ycon r u r a esarro o e as operac ones ela Institucin.

Analizar y los asientos contables de a fin de generar la informacin para los



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En varios puestos es comn que existan una serie de actividadesrutinarias o de soporte, ms que el concepto de responsabilidades o

funciones antes descrito

Actividad

Actividad Responsabilidades

Actividad



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De esta forma, es como logramos describir las principalesresponsabilidades o actividades de los puestos.

DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS

ACTIVIDADES RESPONSABILIDADES (Funciones)

Recibir la solicitud de vacantes a cubrir

Revisar las solicitudes de empleo

Capacitacin y Desarrollo de Personal

Relaciones Laborales Compensaciones y OrganizacinIdentificar las principales

Administracin de Personal

Desarrollo Organizacional

responsabilidades del puesto


Servicios al Personal


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Director de Recursos Humanos, ejemplo de Responsabilidades:

Accin Objeto Resultado

Qu hace? Sobre qu lo hace? Para qu lo hace?

Verbos en infinitivo Complemento del Verbo Resultado final

la funcin de reclutamientocon el fin de dotar de losrecursos humanos idneosr g r y con ro ar

seleccin de personal acordes a la Misin y Visin de laOrganizacin

Disear e implementar las estrategias de compensacinpara el personal de la Institucin

para asegurar la equidad interna y

competitividad externa frente almercado salarial.

Dar secuencia Dar secuencia



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Misin del Puesto


Problemas

Decisiones


Perfil del Puesto



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Misin del Puesto

Es la razn de ser del puesto dentro de la organizacin en el sentidoms lobal res onde a la re unta Para u existe tu uesto en el

Organismo?

Se redacta con el siguiente esquema:

u a esu a occ n e o

De acuerdo Para qu loQu? Complementocon qu

En el sentido

acex mo ver os e a acc n


m s g o a


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Misin del Puesto

La Misin del Puesto agrupa en forma integral las 8 principales

c v a

ActividadResponsabilidades

Responsabilidades

Actividad Misin del

ResponsabilidadesResponsabilidades

ResponsabilidadesResponsabilidades

Actividad

uesto

ct v a

Actividad



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Misin del Puesto

Gua del Puesto: es el conjunto de orientaciones y normatividad quedebe seguir el puesto al momento de efectuar sus acciones

Estrategias / Leyes / Polticas

Manuales / Normas /

Instrucciones



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Misin del Puesto

Director de Recursos Humanos, ejemplo de su Misin:

Accin Objeto Gua Resultado

infinitivo

Complemento del verbo Marco de Referencia Resultado Final

Qu hace? Sobre qu lo hace?De acuerdo con qu

Para qu lo hace?

con base en lasa fin de propiciar el clima yla cultura laboral que

administrar

Humanos del CIBNOR

alineadas a la Misin yVisin del Organismo

desempeo as como la

atraccin, retencin ydesarrollo del personal

Dar secuencia Dar secuencia



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Misin del Puesto

Al redactar la Misin o responsabilidades del puesto, se debern cuidarciertos errores frecuentes en la redaccin:

1.- Uso de verbos vagos e imprecisos

- poyar a a recc n en as un as genera es e a un a rec va

2.- Redaccin ambigua, invertida, confusa

-pagos de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Organismo

3.- Uso de adjetivos calif icativos y adverbios

- Lograr muy bien el presupuesto- Atender correctamente a la gente que pide asesora

- Revisar y registrar de manera eficiente los movimientos contables, con el fin deeficientar el flujo de informacin para tener los reportes contables oportunamente



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Misin del Puesto

4.- Funciones y Propsito General del Puesto incompletos

-

- Hacer reportes para la Direccin

5.- Utilizar ms de dos verbos en las Responsabilidades y Misin del

Puesto:- - Dirigir, controlar, disear, implementar y comunicar el desarrollo de los proyectos de

sistemas de informacin con la finalidad de satisfacer las necesidades de los usuarios

6.- Redaccin del resultado final de forma ambi ua e im recisa

- Redactar en todas las Responsabilidades la misma frase: para lograr los objetivosinstitucionales



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Misin del Puesto


Problemas


Perfil del Puesto



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Relaciones Internas del Puesto

Las relaciones internas son los principales contactos internos (mximo 5)que debe mantener el titular del puesto para lograr sus objetivos

Excluir el superior y los subordinados. Es ecificar el motivo de la relacin.

Puesto o rea Para qu?

para solicitarles la informacinCon los contadores

contable derivada de sus

operaciones

reg ona es e

Organismo



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Relaciones Externas del Puesto

Las relaciones externas son los principales contactos fuera del organismoen el que trabaja (mximo 5) que debe mantener el titular del puesto para

lograr sus objetivos Se debe especificar el motivo de la relacin de la manera ms global pero

completa y precisa.

Organizacin, rea,Puesto

Para qu?

para negociar las condiciones deprecio, cantidad, calidad y fechas

de entrega de los productos yservicios

Con los proveedores



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Misin del Puesto


Problemas


Perfil del Puesto



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Dimensiones

Mencionar las principales dimensiones anuales en las influye ms

puesto tiene influencia directa. Algunos puestos no manejan dimensiones Recursos monetarios: Son las cifras ms importantes para el ao en curso expresadas

en pesos anuales

Presupuesto autorizado

Inversiones

Importe de la nmina

Presupuesto de capacitacin etc.

Recursos no monetarios: Son las cantidades de recursos que maneja el puesto y que

Nmero de personal subordinado : Directos, Indirectos, Total

Nmero de proveedores


Nmero de usuarios etc.


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Misin del Puesto


Problemas


Perfil del Puesto



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Problemas del Puesto

Describir los 2 problemas ms complejos o desafiantes que resuelve el

Ejemplo:

La cantidad de regulaciones ynormas que existen, demandan

que los trabajos se realicen

con un alto grado de detalle y

una mayor cantidad de tiempo



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Misin del Puesto


Problemas

Decisiones


Perfil del Puesto



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Toma de Decisiones del Puesto

Describa las principales decisiones que toma el ti tular del puesto en forma

,trascendentales

Por otro lado explicar si las decisiones que toma son eventuales o frecuentes

Ejemplo:

Negociar con los proveedores

las mejores condiciones de

y servicios Es una decisin que

realizo frecuentemente -.



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Misin del Puesto


Problemas

Decisiones


Perfil del Puesto



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Registrar los ttulos de puesto de la estructura de organizacin vigenteautorizada - No anote los nombres de los ti tulares de los puestos-

(1)

(2) (1) Nombre del puesto inmediato de mi jefe : Jefe de mi Jefe

(2) Nombre del puesto del que dependo jerrquica y

(4) (3)directamente:

Mi Jefe

(3) Nombre del puesto analizado:

(4) (5) Mi Puesto

(4) Nombre de los puestos que reportan al mismo jefeinmediato que yo :

(4) (5) s ares

(5) Nombre de los puestos que me reportan:Mis Colaboradores



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Misin del Puesto


Problemas

Decisiones


Perfil del Puesto



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Perfil del Puesto

Es el documento que nos permite conocer las caractersticas

puesto Generales : Edad, Sexo, Estado Civil, Viajes

de Trabajo - Frecuencia

Escolaridad : Grado de Estudios MNIMONECESARIO

Habilidades Tcnicas y Administrativas

Idiomas

xper enc a a ora : en qu reas o pues os

Al seleccionar personas con las caractersticas, conocimientos y experienciasadecuadas, se asegurar el desempeo exitoso del ocupante del puesto


enar e orma o ev an o e au o re e arse


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Desarrolla la Descripcin y el Perfil de tuues o.

,

hay group descripcion de puestos

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