curso de auditoria ambiental unidad 3

Curso de Auditora Ambiental Unidad Didctica N 3

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MTODOLOGA Y PROCESO DE LA AUDITORA AMBIENTAL


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3.1 ELEMENTOS ESENCIALES

La realizacin de una auditora ambiental requiere el estudio y anlisis "in situ" de las operaciones e instalaciones del centro a auditar. Estos estudios y an-lisis pueden llevarse a cabo de formas muy diferentes, dependiendo de los objeti-vos finales perseguidos, de la naturaleza de las instalaciones y de los criterios del equipo evaluador.

Aunque las metodologas pueden ser diferentes, bsicamente obedecen a

unos mismos principios generales. En todos los casos, para conseguir un resulta-do satisfactorio, son necesarios una serie de elementos, entre los que se hace preciso destacar: el apoyo de la direccin de la compaa y la composicin del equipo auditor. Apoyo de la Direccin

Para la realizacin de una auditora ambiental, es muy importante contar con el apoyo de los ms altos niveles de la Direccin de la compaa, quien deber informar a todas las partes implicadas que la auditora, aunque se realice de forma voluntaria, es un empeo serio y que la informacin y las respuestas que se ofrezcan deben ser veraces y honestas, sobre todo si dicha informacin es negativa.

La existencia de una conciencia de colaboracin por parte de todo el per-sonal consultado, hace que ste partcipe rpida y abiertamente, dispo-niendo de la informacin solicitada dentro de unos plazos marcados, evitndose las prdidas de tiempo que en otras circunstancias conllevarla el recabar y contrastar informacin.

Composicin del Equipo Auditor

El equipo auditor debe de estar compuesto por profesionales competentes, con la calificacin necesaria y experiencia suficiente que permita garantizar la obtencin de unos resultados correctos y que los mismos sean tcnica-mente aceptables. Los componentes del equipo auditor, tanto si pertenecen al personal de la empresa como si son exteriores a ella, actuarn siempre en nombre de la Direccin, y debern poseer, individual o colectivamente, un conocimiento suficiente de los sectores y campos comprendidos en el mbito de la audi-tora. El nmero de integrantes depender de la envergadura de la auditora y del tiempo que se haya dispuesto para realizarla. Se recomienda que est for-mado como mnimo por tres personas con el fin de asegurar distintos pun-tos de vista y opiniones. Se compondr de: un jefe o auditor lder y un per-sonal con conocimientos y experiencias en relacin a aspectos tcnicos.


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3.2 ACTIVIDADES EN LA REALIZACIN DE UNA AUDITORA

Una vez visto lo que es una AA y sus objetivos, el siguiente paso es la rea-lizacin de la propia auditora ambiental. Llegados a este punto, ser necesario considerar y analizar detenidamente varios aspectos importantes a la hora de lle-gar al proceso.

La decisin de realizar una auditora ambiental, podr generarse por propia

voluntad de la empresa (voluntaria) o cuando la Autoridad Ambiental Competente solicite su ejecucin para cumplir con la legislacin ambiental vigente y realizar el control de la Calidad Ambiental (forzosa).

Dependiendo de los objetivos, los alcances y el tamao de las instalaciones

por auditar, en la mayora de los casos, es necesario integrar un equipo auditor. El personal que conforme este equipo debe tener la formacin, experiencia y cuali-dades personales necesarias para poder llevar a cabo la auditora.

En una auditora se realiza las siguientes actividades:

1. Reunin inicial

2. Ejecucin de la auditora

3. Reunin final

Actividades a realizar

ReuninInicial EjecucindelaAuditora ReuninFinal Presentacin Listadeasistentes Autorizacin,alcanceyfinalidaddelaauditora

Copiadelarevisinactualdelapolticaylosprocedimientos

reasgeneralesdelaauditora Lugarreservadoparaelequipoauditor.

Horariodeinicio,descanso Reunionesinformalesyreuninfinal

Situacinactual

Elauditorcomenzaravisitarlasreasfuncionales(departamentos,centros,plantas,...).

Siguiendoloestablecidoenelplandeauditora,pasardeunreaaotrahastavisitartodaslasqueintegranelSistemadeGestinAmbiental.

Elauditortrabajarenbasealoscuestionariospreviosdequedispone.

Agradecimientosalaorganizacin.

Distribucindelalistadeasistentes.

Clusularelativaalderechodeimpugnacin.

Presentacionesporpartedelequipo.

Resumendelosresultados Preguntasdelauditado. Borradoresdelinforme. Elaborarelinformefinal. Proporcionarelplandeaccin.

Seguimientodelplandeaccinycierre.


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3.3 ETAPAS DE UNA AUDITORA AMBIENTAL

Aunque pueden variar dependiendo del tipo de auditora, los objetivos per-

seguidos o la situacin y/o caractersticas de la empresa, en general en toda audi-tora, existen tres etapas claramente diferenciadas. Cada una de estas etapas

bsicas se constituye en una serie de pasos a realizar:

1. Pre-auditora, o sistemtica de preparacin de la auditora.

2. Auditora, o anlisis detallado de la organizacin, procesos e instalacio-nes. Es la fase de ejecucin de la auditora propiamente dicha.

3. Post-auditora, o fase de elaboracin y presentacin de las conclusiones obtenidas.

Etapas de la auditora ambiental

Al inicio de toda auditora ambiental, se llena un formato de registro de la misma,

en el cual se incluye la informacin de los participantes como lo es la empresa

auditada, empresa auditora y supervisin.


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En la empresa por auditar se realiza una breve historia desde su fundacin hasta

la actualidad y se expresa su preocupacin e importancia por el cumplimiento y

control de sus emisiones de todo tipo que generen riesgo de contaminacin am-

biental. Sus principales fases se definen en el siguiente grfico:

Fases de la auditora ambiental

Es muy importante disponer de una metodologa para llevar a cabo la auditor-

a, ya que permitir asegurarse que se van a analizar todos los aspectos relevan-

tes y que se har de la manera ms adecuada. Adems se conseguir que la au-

ditora se realice de una forma expedita, en un tiempo razonable.

Debe tenerse siempre muy en cuenta, que el tiempo para realizar la auditora

y presentar el correspondiente informe debe se lo ms corto posible, para que la

Direccin, cuando disponga del mismo, pueda conocer perfectamente que se trata

del estado actual de la empresa y no de una situacin pasada.


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Principales pasos para la realizacin de una auditora ambiental

Una vez revisado el esquema general de una AA, se est en condiciones

de empezar a desmenuzar y analizar mucho ms detalladamente cada una de las

etapas que componen la Auditora Ambiental.


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3.3.1 PRE- AUDITORA (FASE DE PREPARACIN) Las actividades previas a la realizacin de una auditora, lo que se ha veni-do en denominar como Pre-auditora, son de una importancia capital, ya que su-pone estudiar la planificacin de la auditora, programndose las fechas del primer contacto, envo de cuestionarios, visita a las instalaciones, y entrega del informe final; contemplndose los tiempos aceptables para el desarrollo de cada actividad programada, as como los posibles tiempos muertos por razones de fuerza mayor.

Aunque la planificacin de una auditora debe realizarse desde el principio, englobando tanto las fases de Pre-auditora, Auditora in situ como de Post-auditora, con frecuencia sta no se podr concretar hasta que no se haya reali-zado la primera visita a la instalacin y se haya recopilado la informacin solicita-da. Con estos datos se podr tener una idea ms aproximada del tiempo y los medios necesarios para realizar la auditora.

El programa deber estar consensuado con la Direccin de la compaa,

por ejemplo para evitar que las visitas a planta coincidan con las paradas previs-tas para mantenimiento, temporadas de menor actividad, pocas de vacaciones, etc. entre otras razones porque impediran una comprobacin "in situ" de los pro-cedimientos de operacin de la compaa, de las cantidades de efluentes y emi-siones producidas, y de poder realizar consultas directas a los principales respon-sables de cada rea.

Un modelo orientativo de cronograma se recoge en el presente esquema tpico de planificacin de auditoras ambientales:

CronogramaorientativodeAuditoraAmbiental


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3.3.1.1 ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE EN LA PREPARACIN DE UNA AUDITORA (FASE DE PREAUDITORA)

Los aspectos bsicos que deben tenerse en cuenta, en la fase de prepara-

cin de la auditora, o Pre-auditora son: Establecer contacto con la empresa auditar.

Fijar el objetivo u objetivos de la auditora, as como su mbito de actuacin.

Fijar los recursos necesarios, tanto humanos como tcnicos.

Elegir una autoridad en el equipo auditor (lder), as como establecer las nor-mas y un protocolo a seguir.

Establecer la metodologa y la planificacin adecuada.

Establecer las actividades en base a un orden cronolgico, estableciendo un calendario de actuacin.

Disear el sistema de muestreo, incluyendo visitas a la planta y entrevistas con el personal.

Llevar a cabo el proceso de obtencin y tratamiento de la informacin.

Revisar el proceso productivo de cada uno de los artculos fabricados por la empresa, incluyendo un anlisis del producto final.

En el Anexo III se recogen los aspectos que deben ser tenidos en cuenta cuando se hace la planificacin de una auditora.

AspectosquedebecubrirlaetapadePreauditora

Planificacindelaauditora.Tratamientodelainformacin.

Alcancedelestudio.Sectoresaauditar.

Equipoauditor.Procesodementalizacininterna.

Planificacindelaauditora.Comienzodelaauditora.Calendariodeactividades.

Anlisistericodelaactividad.Diseodelsistemademuestreo.Diseodelsoportedocumental.


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Previo a la realizacin de la auditora y con el fin de facilitar y organizar las actuaciones a llevar a cabo, se deben clarificar, definir y planificar todos y cada uno de los siguientes aspectos:

a) Lder del equipo auditor. b) Alcance, objetivos y criterios de la auditora. c) Viabilidad de la auditora. d) Periodicidad. e) Seleccin del equipo auditor. f) Establecimiento del contacto inicial con el auditado.

a) Lder del equipo

Antes del inicio de la auditora, es necesario decidir quin ser el lder del equipo auditor. En el caso de las auditoras externas, es la entidad auditora la que designa al lder del equipo, el cual ser el encargado de:

Estudiar la documentacin del auditado. Designar el equipo auditor. Coordinar y supervisar todo el proceso. Representar al equipo auditor ante l empresa auditada. Participar en la ejecucin de la auditora. Preparar el informe de desviaciones final. Hacer el seguimiento y cierre de las desviaciones detectadas.

En relacin con las auditoras internas, el lder del equipo auditor, ser la persona o empleado que ostenta tales responsabilidades. ste debe ser independiente del rea a auditar debiendo tener a su vez conocimiento de ella. Por regla general, suele designarse como lder del equipo, al respon-sable de medio ambiente establecido en la empresa.

b) Alcance, objetivos y criterios de auditora

Conviene definir y detallar los siguientes puntos:

Alcance de la auditora. Objetivos de la auditora. Criterios de la auditora.

Alcance de la auditora.- Describe la extensin y los lmites de la audi-tora, tales como ubicacin, actividades, procesos, etc. Dependiendo del


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caso, y en funcin de los, ste vendr determinado por el cliente y el lder del equipo auditor. Objetivos de la auditora.- Definen qu es lo que se va a lograr con la au-ditora y deben ser concretados por el cliente de la auditora. Estos pueden incluir:

La determinacin del grado de conformidad del Sistema de Gestin Ambiental del auditado, con los criterios de la auditora.

La evaluacin de la capacidad del proyecto para asegurar el cum-plimiento de la legislacin ambiental vigente.

La identificacin de reas de mejora potencial.

Criterios de la auditora.- Se utilizan como una referencia para determinar la conformidad. Pueden incluir:

Polticas y procedimientos. Normas, leyes y reglamentos. Requisitos contractuales o del Sistema de Gestin Ambiental. Cdigos de conducta de los sectores industriales.

c) Viabilidad de la auditora Previamente a la realizacin de la auditora, deber determinarse su viabili-dad, teniendo en cuenta factores tales como la disponibilidad de:

Informacin suficiente y apropiada para planificar la auditora. Cooperacin adecuada del auditado. Tiempo y recursos adecuados.

En caso de que la auditora no fuera viable, se deber proponer al cliente de la auditora una alternativa tras consultar con el auditado.

d) Periodicidad

Esta variar segn el tipo de auditora a la que estemos refirindonos. En el caso de auditoras de certificacin voluntarias, stas se realizan cada 3 aos, pero en el transcurso del mismo, se realizan auditoras de segui-miento que en general pueden ser cada 6 meses o anuales.


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Las auditoras de cumplimiento se realizan cada 2 aos, y una vez obtenida la licencia ambiental se realizan al ao de ser aprobado el EsIA. En las auditoras internas, es recomendable se realice cada 3 6 meses. Una vez que el sistema lleve funcionando, se puede espaciar a una sola auditora anual.

e) Seleccin del equipo auditor

Una vez determinada la viabilidad de la auditora, se debe seleccionar el equipo auditor, teniendo en cuenta la competencia necesaria para llevar a cabo la auditora. Para ello se pueden emplear como orientacin las pautas establecidas en la Unidad Didctica 4 Perfil del Auditor segn ISO 19011. En caso de que haya un nico auditor, ste deber desempear todas las tareas aplicables al lder del equipo auditor. El proceso para asegurar la competencia global del equipo auditor, deber incluir los siguientes pasos:

Identificacin de los conocimientos y habilidades necesarias para al-canzar los objetivos de la misma.

Seleccin de los miembros del equipo auditor de modo que todo el conocimiento y las habilidades necesarias, estn presentes en el equipo auditor.

Si los conocimientos y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en su totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer, incluyendo expertos tcnicos.

f) Establecimiento del contacto inicial con el auditado

El contacto inicial con el auditado, por parte del lder del equipo, ser ms o menos formal en funcin del tipo de auditora. En este contacto inicial se determinan:

Canales de comunicacin y personas de contacto, por parte del au-ditado y del equipo auditor.

Plazos y composicin del equipo auditor. Acceso a la documentacin pertinente. Acuerdo sobre la presencia de guas y observadores. Reglas de seguridad y preparativos para la auditora.


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3.3.1.2 REVISIN DE LA DOCUMENTACIN Para comenzar a familiarizarse con las reas y procesos de la empresa

a auditar, o del Sistema de Gestin Ambiental del auditado, es necesa-rio revisar la documentacin bsica.

En este sentido, el auditor deber revisar de manera general su conte-

nido con el fin de:

Comprobar que la documentacin est completa.

Verificar que los requisitos de la Norma fueron bien interpretados y aplicados.

Evaluar que las medidas correctivas y preventivas de un Plan de Manejo Ambiental hayan sido cumplimentadas.

Si el auditor encuentra anomalas, o considera que la norma ha sido in-correctamente interpretada o aplicada, podr rehusar ejecutar la audi-tora, debiendo avisar al auditado para que complete o modifique su SGA el PMA. En ocasiones, durante la preparacin de la auditora, puede que no existan procedimientos formales para el proceso que se va a auditar. En este caso, el auditor tendr que preparar muchas preguntas que formular durante la auditora, de manera que le ayude a comprender:

Objetivos, metas y puntos de mira.

Entradas, etapas del proceso y salidas.

Controles y medidas adoptadas.

Resultados.

Entre la documentacin a solicitar tenemos:

Manual del Sistema de Gestin Ambiental. Procedimientos de las reas que se van a auditar. Instrucciones tcnicas y registros pertinentes. Informacin sobre el estado tecnolgico del proceso. Informe de auditoras previas. Documentacin de los departamentos a auditar. Organigrama de los niveles, cargos y personas de la empresa. Diagramas de flujo, folletos de la empresa, etc. Plan de Manejo Ambiental que haya sido implementado. Otros planes implantados: seguridad, formacin, etc. Certificados legales, licencias y permisos ambientales, etc.


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3.3.1.3 ELABORACIN DEL PLAN DE AUDITORA

El lder del equipo auditor, deber preparar un Plan de Auditora que pro-porcione la programacin y las caractersticas bsicas de la misma. ste, deber ser conocido previamente por los auditores, el cliente de la auditora y los auditados, debiendo ser revisado y aprobado por el cliente de la audi-tora y presentado al auditado antes de que comiencen las auditoras. El plan de auditora se subdivide en tres etapas:

1. Elaboracin, que es en la que se planean los trabajos a realizar en campo para el propsito de la auditoria.

2. Comentarios, en los que se aclaran dudas sobre los trabajos asig-

nados a los auditores. 3. Solucin a comentarios, que llevan el cumplimiento adecuado del

trabajo asignado por el coordinador de la auditoria. El nivel de detalle del plan puede diferir en funcin del tipo de auditoras, bien sea: inicial, o posterior, interna o externa.

PlandeAuditoraAmbiental


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De manera general, un plan de auditora deber incluir:

Contenido

Generales

Objetivos de la auditora. Criterios de la auditora. Documentacin de referencia. Alcance de la auditora. Fechas y lugares donde se van a realizar las

actividades de auditora Hora y duracin estimadas, incluyendo reunio-

nes con la direccin del auditado y del equipo. Funciones y responsabilidades del equipo audi-

tor y sus acompaantes. Asignacin de recursos necesarios.

Especficos

Identificacin del representante del auditado en la auditora.

Idioma de trabajo y del informe de la auditora, cuando sea diferente del idioma del auditor y/o del auditado.

Asuntos del informe de auditora. Preparativos logsticos (viajes, recursos dispo-

nibles, etc.). Puntos relacionados con la confidencialidad. Acciones de seguimiento de la auditora.

Revise un Plan y un Programa de Auditora en el Anexo IV 3.3.1.4 ASIGNACIN DE FUNCIONES AL EQUIPO AUDITOR El lder del equipo auditor, en consulta con el equipo auditor, deber asig-nar, a cada miembro, las responsabilidades, funciones, lugares, reas y activida-des a auditar. Para ello deber tener en cuenta lo siguiente:

La independencia y competencia de los auditores. El uso eficaz de los recursos. Las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores en

formacin y expertos tcnicos. En cualquier caso, la asignacin de tareas debe disearse de manera flexible para permitir cambios que puedan llegar a ser necesarios a medida que se van desarrollando las actividades de auditora.


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CARGO DE AUDITOR NOMBRE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Jefe

- Relaciones con la direccin de la empresa. - Coordinacin del equipo auditor. - Realizacin del programa de actuaciones. - Aprobacin del informe final.

Legislacin - Recopilacin de la legislacin vigente.

- Antecedentes de incumplimiento y denuncias - Gestin de permisos de vertido.

Procesos - Divisin del proceso principal en unitarios.

- Balance energtico y de materias primas. - Deteccin de posibles fugas y prdidas.

Residuos - Elaboracin de planes de minimizacin. - Gestin e inventario de residuos.

Riesgos - Informacin de accidentes ocurridos.

- Evaluacin de posibles riesgos ambientales. - Elaboracin de planes de emergencias.

Financiero - Relacin de costos y beneficios ambientales.

- Gestin de ayudas y subvenciones pblicas. - Reduccin de impuestos, bonificaciones, etc.

FuncionesyresponsabilidadesdeunEquipodeAuditora

3.3.1.5 PREPARACIN DE LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO

Los miembros del equipo auditor, debern revisar la informacin oportuna a las tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo que sean nece-sarios para el desarrollo de la auditora. El formato y cantidad de tales documentos, depende de los requisitos de procedimiento de la empresa y de la preferencia del auditor. Normalmente incluirn:

Cuestionarios. Lista de verificacin. Formato de registros de hallazgos. Otros documentos.

Cuestionarios

Resulta crtico preparar un cuestionario previo apropiado y adecuado a cada caso especfico, aunque en todos ellos se contemplan puntos comunes. La informacin solicitada en los cuestionarios, adems de la corres-pondiente informacin tcnica de la empresa, contemplar copias de


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otros documentos pertinentes como pueden ser los resultados de la-boratorios, permisos legales, autorizaciones de vertidos y emisiones, informes de consultoras internas o externas, procedimientos de ope-racin utilizados en la planta que sean relevantes, control de entra-das y salidas de mercancas, de residuos, planificaciones y procedi-mientos de formacin del personal, etc. En el Anexo V se incluyen unos modelos de cuestionarios, con un formato muy adecuado, de gran utilidad para solicitar los datos y do-cumentos que debe aportar la empresa objeto de la auditora. Debe tenerse en cuenta que parte de la informacin solicitada puede tener un carcter de "estricta confidencialidad" para la empresa, por lo que nicamente ser facilitada en la realizacin de la auditora "in situ".

Lista de Verificacin

Tambin se conoce como Lista de Chequeo o check-list. Se trata de un documento personal del auditor que contiene las preguntas que ste har al auditado en cada una de las reas correspondientes. Resulta de gran utilidad, ya que puede servir: - De gua para el auditor. - De registro documental donde recoger los hallazgos detectados. Este documento sirve de gua al auditor en el transcurso de la audi-tora, por lo que debe ser rpido de leer y de manejar. Un requisito fundamental es que el auditor se sienta cmodo utilizndolo. En el caso de la auditora del Sistema de Gestin Ambiental, debe incluir todos los requisitos que se exigen en la norma de referencia (ISO 14001), pudiendo para ello ser conveniente, seguir el mismo orden establecido en dicha norma. Debe prepararse pensando en la organizacin que en cada momen-to se va a auditar, ya que, por ejemplo no es lo mismo una empresa de servicios que una empresa industrial. Ver ejemplo de Lista de Verificacin en el Anexo VI

Formato de registro de hallazgos

Se trata de un documento donde el auditor puede desarrollar por es-crito un hallazgo siendo utilizado para decidir si tal hallazgo constitu-ye o no, una no conformidad, una desviacin, o simplemente una observacin.


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Su utilizacin es libre, e incluso hay auditores que no emplean este documento y prefieren describir el hallazgo en la propia lista de veri-ficacin. Cada nota de hallazgo debe incluir como mnimo la siguiente infor-macin:

Departamento, rea o actividad. Fecha. Tipo de auditora. Numeracin correlativa. Punto de la norma al que afecta. Texto indicando la evidencia del hallazgo observado. Nombre o nombres de las personas involucradas. Firma del auditor.

Ver ejemplo de Nota de Hallazgo en el Anexos VII

Formato de Solicitud de Acciones Correctivas/Preventivas (SACP)

Se utiliza para describir aquellos hallazgos que tienen consideracin de desviaciones o no conformidades, de manera que a cada desvia-cin o no conformidad se le asigna una hoja de solicitud de accin correctiva/preventiva, que ser entregada al auditado. Esta hoja sue-le dividirse en cuatro partes. A continuacin se muestra un posible formato:

Cabecera

Enellaseincluirndatosgeneralescomo:

Nombredelaempresa. Departamento,reaoactividad. Fecha. Tipodeauditora. Numeracincorrelativa.

Zonasuperiorrea a cumplimentar por el auditor, donde sedescribe ladesviacinonoconformidaddetectadaconfechayfirmadelauditor.

Zonacentralreadondelaempresadescribelaaccincorrectiva/preventivaqueha adoptado, en el plazo establecido,confechayfirmadelresponsable.

Zonainferior

Lugardondeelauditorcomentaelseguimientodela accin. Si se comprueba que la accin ha sidoeficaz,lanoconformidadseconsiderarsubsanadayseprocederasuaprobacindejandoconstanciadeellomediantelafechaylafirmadelauditor.

Ver ejemplo de una Solicitud de Acciones Correctivas en Anexos VIII


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Otros documentos

Entre otros documentos y registros que pueden ser de utilidad son:

Enlapreparacin Lanormadereferencia. Especificacionescontractualesoadministrativas Procedimientosdeauditora. Organigramadelaempresa,etc. PlandeManejoAmbiental.

Enlareunindepreparacin

Plandeauditora. Certificadodecalificacindelauditor. Procedimientosdeauditora.

Enlaejecucin

Normadereferencia. Especificacionescontractualesoadministrativas Procedimientosdeauditora. Listadeverificacin. Formatosderegistros,etc.

Enlareunindecierre

Materialdepresentacin. Informefinal. Procedimientosdeauditora.

3.3.2 AUDITORA in situ (FASE DE EJECUCIN) Una vez recogida y estudiada la informacin solicitada en la fase de pre-auditora, puede realizarse la verdadera auditora in situ, que se llevar a cabo en las propias instalaciones objeto de la misma.

El auditor trabajar en base a los cuestionarios previos de que dispone. Su funcin ahora ser la de verificar cual es la situacin existente, mediante la obser-vacin de las instalaciones y dependencias de la planta, el chequeo de documen-tos, la solicitud de pruebas o ensayos y la realizacin de entrevistas al personal. En el Anexo IX aparecen contemplados los aspectos bsicos que se deben consi-derar al realizar la auditora sobre el propio terreno.

Todas las comprobaciones y verificaciones que realice el auditor debern ir recogindose en un informe "diario". En cuanto concierne a la estructura y conte-nido de tales informes, debe tenerse presente que los mismos puedan ser che-queados y contrastados por los diferentes miembros del equipo facilitando la co-rroboracin de los datos o el descubrimiento de inconsistencias (por ejemplo, las cantidades reflejadas como productos acabados, efluentes generados y residuos que salen de fabricacin, deben coincidir con las entradas en almacn, emisiones


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al exterior o llegadas a plantas de tratamiento de efluentes y retiradas de residuos o basuras). Esta labor de chequeo y contraste de los datos que se hayan recogido en la con-sulta de documentos, deber hacerse tambin planteando las mismas preguntas al personal que realiza diferentes funciones y comprobando registros "in situ". Otras labores de chequeo se harn tambin contrastando los registros de los ver-tidos producidos o de los residuos destruidos (certificados de destruccin) con los informes de las Normas de Calidad Ambiental del Ministerio del Ambiente y otros organismos reguladores. Tambin deber comprobarse que los registros de com-pras de materiales peligrosos son compatibles con los consumos en fabricacin y con la generacin de residuos. En el Anexo X se recogen unos modelos tipo de "Listas de Comprobacin", utili-zables como gua recordatorio en la verificacin o chequeo de los diferentes as-pectos que pudieran ser objeto de consideracin. Gestin de tiempo

Es tarea del auditor, gestionar adecuadamente el tiempo, cosa que, con fre-cuencia, puede acarrear dificultades, sobre todo en auditores sin experiencia. Un mtodo apropiado, en este caso, consiste en dividir el tiempo disponible entre las distintas actividades que se van a revisar. El auditor deber estudiar y establecer la ruta lgica y conveniente a travs del proceso, que le ayudar a controlar las desviaciones, con el fin de minimi-zar el muestreo y las discusiones irrelevantes.

Muestreo

El auditor deber tener claro cuntos documentos, y de qu tipo, es necesario muestrear. Este muestreo se puede realizar por mtodos diferentes:

Aleatorio. Estadstico. Por objetivos. Teniendo en cuenta un porcentaje determinado, etc.

Todos los mtodos son aceptables, no obstante debe primar el sentido comn. Durante el tiempo disponible, los muestreos que se realicen deben ser repre-sentativos de la actividad que est bajo revisin, debiendo aumentar su nme-ro si se encuentra una no conformidad o informacin que pueda dar lugar a posibles problemas.


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Entrevistas

Una tcnica muy til a la hora de recopilar informacin es la entrevista. El au-ditor deber preguntar a la gente cules son sus tareas, qu hacen, cmo lo hacen, qu informacin reciben, que informacin transmiten, etc. Con frecuencia ocurre que los auditores sin experiencia desarrollan inspec-ciones amplias de documentacin, con poca aportacin por parte de las per-sonas que desempean las tareas. Para no caer en ello, es conveniente estructurar las entrevistas de modo que se pueda conseguir la mxima informacin por parte del entrevistado, en el menor perodo de tiempo posible y recuerde el carcter de confidencialidad. El jefe del equipo auditor planificar las entrevistas y seleccionar las perso-nas a entrevistar. Dependiendo del tema elegir a directivos, jefes de proyec-tos, responsables de mantenimiento, personal de produccin, etc. Para preparar la entrevista se recomienda analizar previamente si la informa-cin deseada no est disponible por otros medios, identificar a las personas a entrevistar, seleccionar un listado de preguntas y planificar el tiempo y lugar.

Proceso para realizar la auditora in situ El proceso para realizar la auditora in situ conviene estructurarlo en etapas para asegurar la realizacin de todas las actividades necesarias de la auditora. Estas etapas pueden variar de forma considerable de una empresa a otra, y en funcin del organismo certificador, en el caso de auditoras externas. En general, una buena distribucin es la que se muestra a continuacin:

REUNINDEAPERTURA

COMUNICACINDURANTELAAUDITORA

EJECUCINDELAAUDITORA

REUNINDECIERRE

RecopilacinyVerificacindelainformacin

Bsquedadeevidencias

EvaluacinyGeneracindeHallazgos

PreparacindelasConclusiones

Laclaveparaunabuenaentrevistaeslacapacidaddeescuchadelauditor.


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3.3.2.1 REUNIN DE APERTURA

En auditoras externas, la reunin de apertura es una actividad es-pecialmente importante, ya que, en muchos casos, es la primera vez que el equipo auditor y el auditado se encuentran cara a cara. Resulta especial-mente importante, durante esta reunin, recordar los objetivos y el alcance del proceso de auditora, de manera que se eviten posteriores confusiones.

En una auditora interna, la reunin de apertura es necesaria para

iniciar el proceso, aunque suele ser algo menos formal. La empresa auditada deber establecer un lugar en la propia planta donde pueda reunirse el equipo auditor durante sus visitas.

Caractersticas:

Deben asistir todos los integrantes del equipo auditor, la alta direc-

cin de la organizacin y los representantes de las reas que van a ser auditadas.

Moderada por el lder del equipo auditor, quien debe asegurar que todos los asistentes entienden y aprueban los detalles de la auditora

No deben aportar nueva informacin a la entidad auditada, el objeti-vo es confirmar lo que las partes implicadas han aprobado anterior-mente.

Puntos a tratar:

Presentacin de los miembros del equipo auditor a la direccin del auditado.

Recordar los objetivos y alcance de la auditora.

Presentar un resumen de mtodos y procedimientos que se van a utilizar para realizar la auditora.

Establecer la forma oficial de comunicacin entre el equipo auditor y el auditado.

Confirmar la disponibilidad de medios e instalaciones que precise el equipo auditor.

Confirmar la hora y fecha para la reunin final y para cualquier otra reunin intermedia.

Clarificar puntos oscuros del Plan de Auditora.

Como constancia, se levanta una Acta de la Reunin de Apertura. Des-pus de la reunin, los auditores pueden efectuar una breve visita a las ins-talaciones para familiarizarse con la disposicin de la organizacin.


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3.3.2.2 COMUNICACIN DURANTE LA AUDITORA

Durante el proceso de auditora, debe mantenerse en todo momento una comunicacin fluida a todos los niveles:

Entre los miembros del equipo auditor: Debern informarse y

consultarse peridicamente con el fin de intercambiar informacin, evaluar el progreso de la auditora y reasignar tareas entre los miembros del equipo auditor, en caso necesario.

Entre los miembros del equipo auditor y el auditado: El lder del equipo deber comunicar peridicamente los progresos de la auditora y cualquier inquietud al auditado.

Entre los miembros del equipo auditor y el cliente: Cuando se

considere necesario.

Las no conformidades crticas, deben ser puestas en conocimiento del auditado, tan pronto se descubran, pero las cosas de menor importan-cia pueden comentarse en la reunin diaria de informacin y en ese mo-mento, se pueden repartir copias del asunto en cuestin.

En caso de que las evidencias disponibles de la auditora, indiquen

que los objetivos de la misma no son alcanzables, el lder del equipo audi-tor deber informar de las razones al cliente de la auditora y al auditado para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir:

La modificacin del Plan de Auditora. Cambios en los objetivos de la auditora o en su alcance. La finalizacin de la auditora.

Durante el tiempo que el equipo auditor pase en las instalaciones, estar examinando y registrando hechos de evidencias objetivas, que sern traducidos a observaciones, que pueden clasificarse como buenas o malas segn indiquen conformidad con los objetivos del cliente, o no.

La evidencia debe ser puesta en conocimiento del auditado, de for-ma que garanticen que se ha informado de ello y que el auditado ha toma-do nota de ella. Este impreso debe indicar:

La parte de la norma, especificacin o plan de auditora que es

cuestionado por la evidencia descubierta. La evidencia y fuente que respalda la no conformidad. Tiempo, lugar y personas involucradas en el descubrimiento de la

evidencia. Receptor de la informacin de parte del auditado.


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3.3.2.3 EJECUCIN DE LA AUDITORA

Una vez concluida la reunin de apertura, y en compaa de un re-presentante del auditado, el auditor deber visitar todas y cada una de las reas funcionales establecidas en el plan de auditora.

El examen y visita de un rea de trabajo, significa realizar las si-

guientes actuaciones:

Entrevistas con el personal del rea a auditar. Inspecciones de las instalaciones, equipos, materiales, productos y

servicios. Observacin de los procesos, operaciones y actividades. Consulta de la documentacin.

La investigacin se efectuar teniendo en cuenta los requisitos co-

rrespondientes al rea en curso. Para ello, el auditor se podr ayudar de la Lista de Verificacin que previamente ha realizado.

Con el objeto de facilitar esta fase de la auditora, es conveniente di-

vidirla en varias Sub-Auditoras Ambientales, las cuales deben presentar una fase de campo y otra de gabinete.

En la siguiente figura se muestra una forma grfica de la divisin de

una Auditora Medioambiental en diferentes subAMAs


RECAI 66

El proceso a seguir es el siguiente:

Recopilacin y verificacin de la Informacin Durante el proceso de auditora, se debe recopilar, mediante un mues-treo adecuado, la informacin pertinente para cubrir los objetivos, el al-cance y los criterios de la misma, incluyendo la informacin relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. De su anlisis, se extraern una serie de evidencias objetivas. Las fuentes de informacin a recurrir, pueden variar en funcin del al-cance y complejidad de la auditora, pudiendo incluir:

Entrevistas con empleados u otras personas.

Observacin de actividades, ambiente de trabajo y condiciones externas.

Documentos, tales como objetivos, poltica, procedimientos,

normas, plan de manejo, instrucciones, especificaciones, etc.

Registros, tales como actas de reunin, informes de auditoras, resultados de mediciones, etc.

Anlisis e indicadores del desempeo.

Informes de otras fuentes, como por ejemplo retroalimentacin

del cliente, calificacin de proveedores, informacin externa y en general de todas las partes interesadas.

RECOPILACINYVERIFICACINDELAINFORMACIN

BSQUEDADEEVIDENCIAS

EVALUACINYGENERACINDEHALLAZGOS

PREPARACINDELASCONCLUSIONESDELAAUDITORA


RECAI 67

Bsqueda de evidencias

Para verificar el cumplimiento real de los requisitos de la norma y del Sistema de Gestin Ambiental, o de un Plan de Manejo Ambiental, es necesario realizar una bsqueda de evidencias objetivas. Las evidencias de la auditora se refieren a hechos y condiciones que, en principio, pueden llegar a ser fciles de identificar. Sin embargo, su demostracin resulta compleja si no se puede probar de una forma tangible y objetiva. Por ello, estas evidencias debern ser evaluadas siguiendo criterios de auditora, previamente definidos, hasta llegar a obtener hallazgos y posteriores conclusiones de la auditora. Las evidencias de la auditora, se basan en muestras de la informacin disponible. Por tanto, siempre habr un cierto grado de incertidumbre, de la cual deben ser conscientes los que actan sobre las conclusiones de la auditora. Las no conformidades y las evidencias de la auditora que las apoyan, debern revisarse junto con el auditado, para obtener reconocimiento de que la evidencia de la auditora es exacta y que las no conformida-des se han comprendido debiendo mantener un registro de ello.

Evaluacin y generacin de hallazgos

Una vez que el auditor ha llegado a la conclusin objetiva de que existe un incumplimiento con respecto a lo establecido en el Plan de Manejo Ambiental, en el Sistema o Norma de referencia, deber documentarlo y elaborar una Nota de no conformidad o desviacin. Estas notas, deben ser estudiadas junto con el responsable de medio ambiente o con el responsable del rea involucrada, con el fin de obte-ner su conformidad. Una vez identificados los hallazgos, se proceder a su valoracin. Para ello es necesario haber establecido, previamente, una clasificacin. En general existen tres categoras distintas de no cumplimiento:

1) No conformidades 2) Desviaciones 3) Observaciones

No conformidades: Incumplimiento sistemtico de un requisito

de la norma, del Sistema de Gestin Ambiental o del PMA. Debe ser solucionado inmediatamente.


RECAI 68

Desviaciones: Incumplimiento puntual de un requisito, bien sea de la norma, del SGA, del PMA, de la legislacin u otro tipo de reglamentos. Deben ser solucionados, pero no requieren que se haga inme-diatamente.

Observaciones: Situaciones que, no incumpliendo ningn punto

del SGA, del PMA o de la norma de referencia, pueden llevar, en el futuro, a incumplimientos.

La justificacin de los hallazgos se ha de redactar de manera clara, transparente y concisa, de forma que sirvan para:

- Informar de los incumplimientos a la organizacin.

- Determinar los pasos a seguir para corregir la no conformidad.

- Establecer, en posteriores auditoras, si las no conformidades han sido solucionadas.

Las notas de hallazgo deben estar redactadas de manera que, una persona que no estuviese presente durante el proceso de auditora, pueda llegar a las mismas conclusiones que las establecidas durante su desarrollo.

Preparacin de las conclusiones de la auditora

Una vez auditadas todas las reas, y antes de la reunin de cierre, el equipo auditor deber realizar una puesta en comn de la informacin obtenida con el fin de:

- Revisar los hallazgos de la auditora y cualquier otra informacin recopilada durante la auditora.

- Acordar las conclusiones de la auditora, teniendo en cuenta la falta de certidumbre propia del proceso de auditora.

- Preparar recomendaciones, en caso de que as estuviera espe-

cificado en la auditora.

- Comentar el seguimiento de la auditora, si se ha definido en el plan de auditora.


RECAI 69

3.3.2.4 REUNIN DE CIERRE

La reunin de cierre, formaliza la clausura de la auditora en las de-pendencias de la empresa auditada. Deber ser presidida por el lder del equipo auditor y a ella asistirn, en principio los mismos miembros que fue-ron convocados a la reunin de apertura, es decir, los componentes del equipo auditor y los representantes de la empresa y reas auditadas.

Los objetivos de esta reunin son:

Exponer los hallazgos de la auditora ante todas las partes interesa-

das con el fin de asegurar la correcta comprensin y aceptacin de los resultados.

Establecer, si es necesario, el intervalo de tiempo imprescindible para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventi-vas (Plan de Manejo Ambiental).

Supone una oportunidad para que el auditado pueda clarificar posi-

bles equvocos, aunque en ningn caso puede convertirse en un foro de discusin y debate.

En muchos casos, por ejemplo, en auditoras internas de pequeas orga-nizaciones, la reunin de cierre puede consistir nicamente en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditora. Sin embargo en otras situa-ciones, la reunin de cierre debera ser formal, debiendo conservarse las actas y registros de asistencia. En ocasiones, como por ejemplo en auditoras de certificacin, durante la reunin de cierre, se suele presentar el informe final con los resultados concluyentes de la auditora. No obstante, en otros casos, su entrega se realiza a posteriori, en una fecha acordada por todas las partes implicadas. Cualquier discrepancia relativa a los hallazgos y conclusiones de la auditor-a, entre el equipo auditor y el auditado, deber resolverse en la mayor bre-vedad posible, debiendo, en caso contrario, dejar constancia de ello me-diante un registro. En caso de que estuviera especificado en los objetivos de la auditora, se debern presentar recomendaciones para la mejora, aunque dichas reco-mendaciones, no son obligatorias.


RECAI 70

3.3.3 POST- AUDITORA (FASE DE INFORMACIN O DE INFORME)

El informe es el producto final de la auditora; su elaboracin refleja los re-sultados de la fase de ejecucin.

Abarca la recopilacin de las conclusiones del equipo auditor sobre un pro-

ducto tangible, as como la reunin final con el auditado y la realizacin y presen-tacin del informe final de la auditora.

El informe de la auditora constituye la documentacin de todo lo que se ha

observado y se ha ido escuchando a travs de las etapas descritas anteriormente, por lo que debe quedar finalmente por escrito en un documento que debern leer los dems. Por ese motivo, debe ser congruente y redactarse con un lenguaje sencillo, claro y directo, de forma que una persona normal pueda comprenderlo sin necesidad de tener que hacer preguntas sobre el mismo.

El informe debe ser verificable, y es aconsejable que se incluyan anexos

sobre los documentos y temas que se traten. Tambin es conveniente hacer refe-rencia a los lugares concretos dnde se han observado los elementos que se ci-tan, facilitando as su posible verificacin.

Por lo tanto, los objetivos del informe final deben ser:

a) Proporcionar la documentacin necesaria para poder valorar el alcance de la auditora ambiental.

b) Proporcionar la direccin de las informaciones sobre los resultados de la auditora y sus conclusiones.

c) Demostrar las necesidades de acciones correctivas.

3.3.3.1 PREPARACIN DEL INFORME DE AUDITORIA

Los modos de realizacin del informe de auditora, pueden ser muy

diversos y dependen del estilo que adopte cada empresa o, en su caso, el Organismo Certificador.

El responsable de esta tarea es el lder del equipo auditor, aunque

cuando se realiza una auditora extensa es inevitable la participacin de otros miembros del equipo.

Cada informe debe identificarse de manera nica, de forma que se

pueda relacionar fcilmente con el programa de auditora. Por ello es con-veniente establecer la trazabilidad de partes del informe con la auditora, como por las notas de hallazgo.

Los informes debern cumplir ciertos requisitos como:


RECAI 71

Escrito y firmado, lo que facilita su difusin y seguimiento.

Exacto en lo que concierne a hechos, datos y problemas.

Claro y directo, sin rodeos, en cuanto a observaciones y conclusiones.

Conciso, expresado con brevedad y exactitud, categorizando y orde-nando las conclusiones en orden de importancia.

Oportuno, con respuestas adecuadas y tiles en tiempo y forma.

Objetivo respecto a los hechos observados.

Redactado en tono constructivo, en cuanto a opiniones, conclusio-nes y recomendaciones.

3.3.3.2 ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORIA

En el informe de auditora, las deficiencias se pueden presentar si-guiendo dos criterios de exposicin distintos:

Por orden de importancia, de la ms grave a la ms leve.

Segn el orden de los requisitos de la norma.

Dentro del propio informe de auditora, se suelen incluir, en forma de anexos, los siguientes documentos:

Informe resumen.

Informe de no conformidades/desviaciones y solicitud de acciones correctivas/preventivas.

Informe resumen: Se utiliza para indicar los resultados globales de la

auditora. Normalmente contienen la siguiente informacin:

- N identificativo. - Fecha de auditora. - mbito de la auditora. - Componente del equipo auditor. - Resumen de resultados y conclusiones.

Informe de no conformidades/desviaciones y solicitud de acciones correctivas/preventivas: Este informe debe contener la informacin suficiente para que alguien que no estuviera presente en la auditora sea capaz de juzgar la influencia de la deficiencia.

El propsito de este documento es:


RECAI 72

- Emitir los resultados de forma rigurosa para que se puedan iden-tificar las acciones correctivas correspondientes.

- Transmitir los resultados para que se puedan identificar las ac-ciones de seguimiento necesarias.

- Presentar un informe que se pueda entender claramente cuando se revise fuera del lugar de auditora.

Una secuencia seguida en la fase del informe puede ser la siguiente:

El informe final deber contener, como mnimo, la siguiente informacin:

- Introduccin.

- Objetivos y motivos.

- Alcance de la auditora ambiental.

- Grado de cumplimiento de la poltica ambiental de la empresa y del programa de auditora.

- Mtodos empleados en la realizacin de la auditora.

- Grado de cumplimiento de los objetivos generales de la auditora.

- Eficacia y fiabilidad de las medidas adoptadas para verificar el grado de cumplimiento tcnico y las repercusiones ambientales.

- Cumplimiento de los procesos productivos.

- reas de riesgo.

- Medidas correctoras.

- Seguimiento del plan de medidas correctoras y estableci-miento de su periodicidad.


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- Grado de cumplimiento de la legislacin vigente.

- Aspectos econmico-financieros.

- Aspectos de organizacin y administracin.

- Recomendaciones.

- Anexos al informe.

Concluido el informe sobre la auditora, una reunin final permitir al equipo auditor exponerlo a la directiva de la empresa auditada. Para dicha exposi-cin se seguir el orden del informe escrito. Por tanto, las diferentes etapas por las que una reunin final debe pasar son

Llevar a cabo un resumen de la auditora.

Explicar cualquier tipo de hallazgo, observacin o prctica ejemplar que haya sido encontrada en la auditora.

Dar cabida a que hayan posibles correcciones y explicaciones.

Intentar apuntar los diferentes procesos de respuesta sobre los pro-blemas que puedan haber sido identificados, indicando su segui-miento posible.

La presentacin del informe la llevar a cabo la autoridad del equipo audi-tor, que entablar un contacto conversacional directo con el mximo repre-sentante de la empresa auditada. Durante la exposicin, no debe entrarse en detalles que la alarguen, por el contrario, los aspectos relevantes deben ser tratados de forma breve y dis-tendida, pues paralelamente el equipo auditado estar leyendo el informe y tendr, por tanto, su capacidad de escucha mermada. Una vez expuesto el informe de la auditora en la reunin final, se presen-tar el que se ha dado en llamar Informe Formal, del cual da fe el equipo auditor responsable mediante una carta firmada. Conclusiones Las conclusiones que se obtengan en la realizacin de la auditora, deben quedar reflejadas en el informe, al que anteriormente nos referimos. Las conclusiones aparecern como resultado de la interpretacin de los da-tos manejados y las evidencias obtenidas durante la realizacin de la audi-tora. Estas conclusiones aparecern recogidas en un primer informe, o bo-rrador, que se entregar a la Direccin de la empresa auditada y que ser-virn a su vez para establecer los planes de seguimiento y control de las actividades correctivas.


RECAI 74

3.3.3.3 APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL INFORME DE AUDITORA

El informe de la auditora deber emitirse en el periodo de tiempo acordado. En caso de que no fuera posible, se debern comunicar las ra-zones del retraso al cliente de la auditora, y acodar una nueva fecha de emisin.

Dicho informe deber:

Estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los proce-dimientos del programa de auditora.

Ser distribuido a los receptores designados por el cliente de la audi-tora, En ese sentido, el informe de la auditora es propiedad del cliente de la auditora y por tanto, los miembros del equipo auditor y todos los receptores del informe debern respetar y mantener la de-bida confidencialidad sobre el informe.

Revisin y aprobacin

Antes de la presentacin del informe de auditora, resulta conveniente revisarlo con el fin de verificar si: Proporciona una visin clara de la situacin, en el momento de ter-

minar la fase de investigacin.

No incluye nada que no se hubiera puesto de manifiesto durante la reunin de cierre.

No contiene nada que no pueda ser apoyado por medio de una evi-dencia real y objetiva.

Engloba todas las consideraciones claves que la norma exige.

La supervisin del informe corresponder al lder del equipo auditor, quien deber firmarlo y fecharlo en el da de su elaboracin.

Distribucin

Puesto que ha sido el cliente el que ha solicitado y contratado la auditor-a, le corresponde a l las decisiones sobre la distribucin del informe de auditora. En aquellas auditoras en las que las figuras del cliente y del auditado no coincidan, auditoras de proveedor, el auditor debe cuidarse mucho de entregar un ejemplar del informe al auditado sin autorizacin expresa del cliente.


RECAI 75

Inclusive en las auditoras internas, donde se puede considerar que el cliente es la propia Direccin, el informe no debe ser entregado a nadie ms que a la Direccin.

3.3.3.4 FINALIZACIN DE LA AUDITORIA

La auditora finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditora se hayan realizado y el informe de la auditora, una vez apro-bado, se haya distribuido.

En relacin con la conservacin de los documentos pertenecientes

a la auditora, deber actuarse conforme establezcan las partes participan-tes y de acuerdo con los procedimientos estipulados en el programa de au-ditora y los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables.

Salvo que sea requerido por la ley, el equipo auditor y los responsa-

bles de la gestin del programa de auditora, no debern revelar, sin la aprobacin explcita del cliente de la auditora, y cuando sea apropiado, del auditado:

El contenido de los documentos. Cualquier otra informacin obtenida durante la auditora. El informe de auditora.

3.4 SEGUIMIENTO DE LA AUDITORA AMBIENTAL

Las conclusiones de la auditora, pueden indicar la necesidad de realizar acciones correctivas, preventivas o de mejora, segn sea aplicable. Generalmen-te, estas acciones son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado por todas las partes interesadas, y no se consideran como parte de la auditora.

Deber verificarse si se implement la accin correctiva y su eficacia. Esta

verificacin puede formar parte de una auditora posterior.

El seguimiento de la accin correctiva es necesario para asegurarse de que:

Las deficiencias encontradas se han solucionado, es decir, se ha aplicado la correccin.

Se ha eliminado la no conformidad, es decir:

La causa generadora del problema se ha identificado.


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Se ha implantado la accin correctiva adecuada y resulta eficaz para evitar la reaparicin del problema.

El auditado debe presentar evidencias de que las deficiencias han sido co-

rregidas en el plazo estipulado y segn consta en el informe final. Estas eviden-cias debern ir acompaadas del informe de solicitud de accin correcti-va/preventiva que en su da se acord.

Los modos de establecer la evidencia consistirn en documentos que certi-

fiquen que la accin requerida ha sido implantada, o en pruebas fsicas del tipo de muestras ejemplares o fotografas, que puedan demostrar que se han llevado a cabo las acciones requeridas.

Plan de seguimiento

Con las conclusiones de la auditora, recogidas en el informe, y las reco-mendaciones dadas acerca de las prioridades que deben establecerse para co-rregir las deficiencias detectadas, la empresa auditada puede comenzar a aplicar las acciones correctivas. Estas acciones correctivas sern por cuenta de la em-presa auditada, ya que la responsabilidad del auditor queda limitada a la identifi-cacin de las deficiencias.

Si as se acuerda, la compaa auditora puede confeccionar un plan de se-

guimiento que permita comprobar la adopcin y ejecucin de tales acciones co-rrectivas. Para ello se establece un programa donde se marcan objetivos y plazos que, con la periodicidad que se establezca, debern ser verificables por el auditor, quien realizar un informe de cada seguimiento. Estas labores de seguimiento pueden quedar enmarcadas en el establecimiento de un ciclo peridico de audi-toras.

3.4.1 AUDITORA DE SEGUIMIENTO

Puede involucrar o no a los auditores iniciales, en funcin de lo es-tablecido por las partes interesadas, y de acuerdo con los procedimientos estipulados en el programa de auditora, as como los requisitos legales. Reglamentos y contractuales aplicables.

En el caso de las auditoras de certificacin, una vez obtenida la

Certificacin, y de manera peridica (cada 6 meses o cada ao, segn lo establezca cada Organismo Certificador) se establecern auditoras de se-guimiento continuadas, hasta la realizacin (antes de 3 aos desde la ob-tencin del certificado) de la auditora de recertificacin.

Durante las auditoras de seguimiento, se debe verificar, entre otras

cosas, el estado de las acciones llevadas a cabo. Esta tarea debe llevarse a cabo de manera controlada y sistemtica, siendo de gran utilidad el uso de hojas de seguimiento de la accin.


RECAI 77

3.5 LAS NO CONFORMIDADES

Qu es una No Conformidad? Una no conformidad es el incumplimiento de un requisito.

Si no hay evidencia no hay no conformidad.

Si hay evidencia esta debe ser documentada como una no conformidad en vez de ser suavizada con otra clasificacin (por ejemplo, "observaciones", "oportuni-dades de mejora", recomendaciones", etc.). Es importante documentar una no conformidad, que es el escribir una declaracin. El enunciado de la no conformidad debera: Ser autoexplicable y relacionado con el punto del sistema. No ser ambiguo con una correcta lingstica y tan concisa como sea posible. El enunciado de la no conformidad no debe ser una repeticin de la eviden-

cia de la auditora o usado en lugar de la evidencia de auditora. Una no conformidad bien documentada tendr tres partes:

1. La evidencia de la auditora, 2. El requisito y 3. El enunciado de la no conformidad.


RECAI 78

Las no conformidades pueden ser: No conformidad mayor (NC+).- Esta calificacin implica una falta grave frente al Plan de Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables. Una calificacin de NC+ puede ser aplicada tambin cuando se produzcan repeticiones peridicas de no confor-midades menores. Los criterios de calificacin son los siguientes:

Correccin o remediacin de carcter difcil. Correccin o remediacin que requiere mayor tiempo y recursos,

humanos y econmicos. El evento es de magnitud moderada a grande Los accidentes potenciales pueden ser graves o fatales. Evidente despreocupacin, falta de recursos o negligencia en la co-

rreccin de un problema menor. No conformidad menor (nc-).- Esta calificacin implica una falta leve frente al Plan de Manejo Ambiental y/o Leyes Aplicables, dentro de los siguientes criterios:

Fcil correccin o remediacin. Rpida correccin o remediacin. Bajo costo de correccin o remediacin. Evento de Magnitud Pequea, Extensin puntual, Poco Riesgo e Im-

pactos menores, sean directos y/o indirectos. El formato para redactar las no conformidades no tiene reglas fijas pero s, en la redaccin de la misma, se debe dejar claro lo siguiente:

El problema (reportar lo que est mal).

El rea (donde est lo que est mal).

El requisito que incumple (referir concretamente el criterio de auditora apli-cable).

Si todas estas tres partes de la no conformidad estn bien documentadas, el audi-tado o, cualquier otra persona con conocimientos suficientes podr ser capaz de leer y entender la no conformidad. Esto servir tambin como un registro til para futuras referencias. (Ver ms abajo hoja de informe de una No Conformidad) Revisin y cierre de no conformidades El valor que puede proporcionarse a una organizacin puede ser aumentado o disminuido por la respuesta de la organizacin a una no conformidad. Asegurando que la organizacin ha realizado satisfactoriamente la correccin y anlisis de las causas y accin correctiva se incrementar la probabilidad de que la organizacin logre la satisfaccin del cliente.


RECAI 79

INFORMEDENOCONFORMIDAD/DESVIACIN

EMPRESA:DEPARTAMENTO:NOCONFORMIDADDESVIACIN

FECHA:CDIGO:NORMADEREFERENCIA:

DESCRIPCIN:

APARTADONORMA FECHAYFIRMAAUDITOR FIRMADELAEMPRESA

ACCINCORRECTIVA(arellenarporlaempresa)ANLISISDECAUSA:

DESCRIPCINDELAACCIN:

APROBADAPOR: RESPONSABLE/SDEEJECUCIN PLAZODEEJECUCIN

SEGUIMIENTOYCOMPROBACINDELAEFICACIA(Adjuntarlasevidenciasdelaimplantacindelaaccin)VALORACINDELAUDITOR: ACEPTABLE NOACEPTABLEEVIDENCIASAPORTADAS:

CERRADA PENDIENTEDEEVIDENCIAR

FIRMAAUDITOR


RECAI 80

La definicin de "accin correctiva" es la "accin para eliminar la causa de la no conformidad detectada". La accin correctiva no puede ser tomada sin primero hacer una determinacin de la causa de la no conformidad. Existen muchos mtodos y herramientas disponibles en una organizacin, para determinar la cau-sa de una no conformidad desde una simple tormenta de ideas hasta tcnicas ms complejas de resolucin sistemtica de problemas. La accin preventiva es la accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable. La accin preventi-va por la naturaleza de su definicin no es aplicable a una no conformidad ya de-tectada, es decir a un problema que ya se nos haya presentado. Por concepto implica prevenir un problema POTENCIAL. La extensin y eficacia de la accin correctiva o preventiva depende de la identifi-cacin de la verdadera causa raz. En algunos casos esto ayudar a una organi-zacin a identificar y minimizar no conformidades similares en otras reas. Cerrando las no conformidades Antes de decidir cerrar una no conformidad, se debe revisar que la organizacin realiz la correccin / anlisis de la causa, y los resultados se lograron a travs de la accin correctiva, se necesita asegurar que existe evidencia objetiva (incluyen-do documentacin de soporte) para demostrar que la accin correctiva propuesta ha sido totalmente implementada y es eficaz en prevenir la recurrencia de la no conformidad. Una vez que la situacin es satisfactoria, debera ser cerrada la no conformidad.


RECAI 81

3.6 LA SOLUCIN A LOS PROBLEMAS

En el desarrollo de una auditora se presentan muchos problemas que

necesitan ser solucionados, as:

Antes de la auditora Antes de iniciar una auditora se debe comprobar con el auditado el calendario de

fechas fijadas con el objeto de evitar problemas que son susceptibles de previ-

sin, tales como: festividades locales, ausencia temporal de personas cuyas re-

as se van a auditar, cierre de cuentas del ejercicio, etc.

Una vez cerrado y acordado el calendario de la auditora, puede ocurrir que

la empresa a auditar comunique la necesidad de posponer la auditora por causa

sobrevenidas (lanzamiento de un nuevo producto, ausentismo laboral,.). En es-

tos casos, el auditor debe descubrir si est ante una excusa para alargar la audi-

tora, y disponer as (la empresa) de ms tiempo para el sis-

tema de calidad, o incluso confiar en su cancelacin. Para saberlo, el auditor debe

informarse acerca de si tales eran o no predecibles en

el momento en que se acordaron las fechas.

Para evitar estos del auditado, una solucin es seguir que, en

vez de retrasarse, se adelante la auditora de tal modo que sta se anticipe a los

hechos sobrevenidos. La respuesta a esta propuesta indicar, con gran seguri-

dad, la veracidad de la solicitud del retraso, as como el grado de compromiso y

seriedad de la empresa con la auditora.

Otra solucin posible es ser informado de la naturaleza de tales hechos so-

brevenidos, y hacer ver a la empresa que, tratndose de causas propias del ne-

gocio, stas son necesariamente compatibles con un proceso regular como es la

auditora. Adems, es necesario explicar que un retraso excesivo conlleva la ex-

tensin del perodo auditable actual y la merma del siguiente.


RECAI 82

Por extrao que parezca, este tipo de problemas previos a la auditora me-

recen una atencin especial. Como auditores, no olvidemos que una actitud exce-

sivamente benvola o la falta de rigor, puede sentar un precedente al que nues-

tros clientes se van a acoger cada vez que lo crean necesario.

Durante la auditora

Cualquier auditado con un poco de experiencia en procesos de auditora

sabe que los auditores tienen una agenda muy ocupada, y que, inmediatamente

despus de cerrar la auditora en una empresa, tienen concertado un nuevo pro-

ceso con otra empresa distinta.

Conscientes de este hecho, los auditados acostumbran a hacer lo imposi-

ble para retrasar de manera muy sutil y tolerable al auditor en sus propsitos,

agotando as el tiempo que ste tiene marcado para la auditora. En este aspecto,

la mxima de los auditados podra ser , o bien .

A continuacin, presentamos las situaciones ms habituales que crean los

auditados para procurar la prdida de tiempo o la distraccin del auditor hacia ta-

reas distintas de las propias de la auditora.

La reunin de presentacin

Al iniciar la reunin de apertura, podemos encontrarnos con que el auditado ha

preparado una presentacin de su organizacin muy larga y exhaustiva. A pesar

de haber acordado que la reunin tendr una duracin determinada, el auditado

sabe que cuanto ms se prolongue su exposicin, ms tardar el auditor en

.


RECAI 83

Para evitar que ello ocurra, el auditor debe empezar la reunin aclarando

qu es lo que nica y exclusivamente desea saber de la organizacin, recordando

a su vez el tiempo que tiene asignado el auditado para su exposicin. Si es nece-

sario, deber interrumpir al auditado y solicitar la pronta finalizacin del discurso.

La ejecucin en cada rea de trabajo

Una vez entrados en la recogida de datos, muchas organizaciones (generalmente

de pequeas dimensiones) intentan desarrollar la ejecucin de la auditora desde

la sala en la que se ha mantenido la reunin inicial. Con ello, mantienen al auditor

con los directivos o supervisores del rea correspondiente, y le

van llevando hasta all los documentos que va solicitando con largos tiempos de

espera entre uno y otro documento.

El deber darse cuenta de este y superar-

lo con xito. Para ello, comunicar a los directivos su voluntad de contactar direc-

tamente con los poseedores de informacin de primera mano (usuarios de proce-

sos, operarios, tcnicos,) y su intencin de verificar in situ las declaraciones

orales, los documentos y el entorno fsico en el que se desarrollan los procesos.

Otro problema habitual durante la ejecucin es la llamada (en ingls ). Discreto y en apariencia desintenciona-

damente, el auditado hace lo posible por hacer desaparecer a la persona respon-

sable del rea que seguidamente se va auditar. La ausencia del que va a ser au-

ditado (por estar atendiendo una llamada o una reunin, por estar enfermo,)

hace que el rea de su responsabilidad tenga que ser auditada irremisiblemente

despus de una larga espera, o incluso unos das ms tarde.

La solucin a este segundo problema consiste en no cesar en los propsi-

tos y objetivos de nuestro programa de auditora. En un primer momento, ante la

ausencia inesperada del responsable o supervisor del rea a auditar, podemos

esperar hasta un lmite razonable y pasar mientras tanto a otra rea, modificando


RECAI 84

el orden del programa. Si la espera se hace larga, debemos optar entre dejar el

rea conflictiva para otro da, o bien entrar en la misma con la gua de otro super-

visor o responsable que haya sido autorizado por la direccin.

La hospitalidad excesiva

Una de las maneras de perder tiempo es la de las largas comidas de trabajo.

Cuando la auditora tiene que interrumpirse para comer, el auditado lleva al audi-

tor a un restaurante lujoso y caro, pues stos suelen tener el servicio ms lento y

relajado. De este modo, y con ayuda de los cafs y una buena bebida, es proba-

ble que como auditores perdamos ms tiempo del establecido mientras char-

lamos amistosamente en la sobremesa.

Hay diversas maneras de enfocar este problema. Cuando el auditado diga

que reservar, o que ya ha reservado mesa, el auditor asignar un tiempo mxi-

mo para comer que sea aceptable. El auditor puede preguntar al auditado si el

restaurante escogido se adaptar al horario establecido, y si es as, conminarle a

que escoja otro. Si el auditor se conoce la zona, puede sugerir l mismo un res-

taurante que sea conocido por su servicio rpido, o bien decidir ir a comer solo

con cualquier pretexto (tengo que pasar por la oficina).

La distraccin del auditor

Otra de las situaciones en las que nos podemos encontrar se produce cuando el

auditado se extiende en una larga exposicin de un tema que, aunque resulta in-

teresante, no tiene relevancia en el mbito de la auditora; por ejemplo, la historia

de la empresa, datos sobre sus accionistas, composicin de un producto, ancdo-

tas con clientes,.

El auditor debe identificar estas situaciones cuando se produzcan y debe

esforzarse en ser objetivo con la informacin que recibe. Debe sobreponerse a su

natural inters por el tema de conversacin y comunicar amablemente al auditado

la necesidad de dejar ese tema para ms adelante.


RECAI 85

La rivalidad entre auditor y auditado

El auditor tiene que estar preparado para impedir cualquier relacin competitiva

con cualquier representante de la empresa auditada. En ocasiones, un exceso de

autoridad manifestada por el auditado puede ser intencionado con el objeto de

iniciar una discusin con el auditor, y as interrumpir el desarrollo normal del pro-

ceso de la auditora. En cualquier momento el auditado puede desafiar al auditor a

una demostracin, conocimiento o autoridad sobre la materia.

Cuando esto ocurra, es muy importante no perder la calma ni intentar de-

mostrar quin sabe ms, puesto que entonces estaremos colaborando incons-

cientemente con los propsitos del auditado.

El comportamiento opuesto a la rivalidad lo encontramos en la actitud de-

fensiva. Cuando el auditado se muestre defensivo o temeroso, el auditor debe

darle a entender que la finalidad de la auditora es buscar errores (no culpables)

para mejorarlos, y que esta bsqueda es beneficiosa para su organizacin. Como

auditores, debemos convencer al auditado de que no tiene que justificarse ante

nosotros por los errores que hayamos detectado.


RECAI 86

ETAPAS BSICAS DE UN PROCESO DE AUDITORA AMBIENTAL

PREAUDITORIA AUDITORA IN SITU POSTAUDITORA

ORGANIZACINDELEQUIPOAUDITOR

DEFINICINDELALCANCEYOBJETIVOSDELAAUDITORA

CRONOGRAMA

CONFIRMAR/COMPROBARLACOHERENCIADELOSDATOSOBTENIDOS

COMPROBACINDELAPOLTICAYPROGRAMA

AMBIENTAL

ESTUDIODEINSTALACIONESYREASREQUERIDAS

ENTREVISTAS

EVALUACINYVERIFICACINDEDATOS

FIJACINDECRITERIOSYASIGNACINDETAREASALOS

AUDITORES

PREPARACINDEPROCEDIMIENTOSYMETODOLOGA

1VISITAYENTREGADECUESTIONARIOS

RECOPILACINDELAINFORMACINSOLICITADA

COMPROBACINYEVALUACINDELCUMPLIMIENTODELA

NORMAEXISTENTE

OBTENCINDEEVIDENCIASYDOCUMENTACINDELOS

RESULTADOS

REVISINDELOSRESULTADOSEIDENTIFICACINDENOCONFORMIDADES

DOCUMENTACINDELASNOCONFORMIDADESYLASEVIDENCIASENQUESEAPOYAN

OBTENCINDELRECONOCIMIENTODECADAUNADELAS

NOCONFORMIDADESENCONTRADAS

REUNINFINAL

PROPUESTADEACCIONES

PLANDESEGUIMIENTO

CONCLUSIONES

ELABORACINDELINFORMEFINAL

curso de auditoria ambiental unidad 3

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