Ciclo de compras1. 2. 3.

4. 5.

Anlisis de las Solicitud de Compras. Investigacin y Seleccin de Proveedores . Negociacin con el Proveedor (seleccionado). Acompaamiento de Pedido (Follow-Up). Control de la Recepcin del Material Comprado.

Esquema del ciclo de compras

Anlisis de solicitud de compra

Seleccin De proveedores

Negociacin con el proveedor

Acompaa miento de la orden de compra

Control De reopcin

retroalimentacin

Anlisis proceso de compra1.a)

Anlisis de solicitud de compra.comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el rea de punto o seccin que requiera un determinado producto El organismo de compra efecta el anlisis del pedido.(1). la solicitud se hace llegar con un listado que contienen el material requerido, as como la ficha de la ltima compra, datos del proveedor, cantidad comprada y precio de venta.

b) c)

Anlisis de solicitud

d) se debe mantener un orden de las solicitudes de pedidos y proveer oportunamente las compras. e) en esta etapa se debe mantener un fichero para los materiales que se requieren en la empresa y otro para cada proveedor por cada tipo de material.

Ciclo de compras2. Investigacin y seleccin de proveedores2.1 investigacin : investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. la realiza el organismo encargado de compras. parte con la verificacin de los proveedores ya registrados . Se requiere de un banco de datos que permita clasificar los proveedores:

investigacin

Los proveedores reales aquel que ya efectu ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.

2.2 Seleccin : Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores elegir cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa.

SELECCIONEl principal criterio de seleccin es el precio, adems de, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. eleccin de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparacin entre los posibles proveedores. Conclusin: la investigacin permite una comparacin de los diversos proveedores calificados.

la seleccin es una decisin sobre cul ser el escogido para proveer el material requerido.

Ciclo de compras3. Negociacin del proveedor.a)

b)

c)

Adquisicin del material , condiciones adecuadas de precio y pago. atencin y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega. sirve para definir cmo se har la emisin de la orden de compra al proveedor. Son los contactos entre el organismo de compra y

d)

el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un termino medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien

Ciclo de compra

i. ii.

Orden de compra:Es el contrato formal entre la empresa y el proveedor. se detallan las condiciones en que se realiz la negociacin, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas.

iii.

iv.

El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra,

Orden de compra

el proveedor debe estar plenamente informado de todas las clusulas, prerequisitos y criterios exigidos por la Empresa . Los cuales sern procedimientos de recepcin del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido.

Ciclo de compra4. Acompaamiento del pedido (follow-up)a) b)

c)

d)

Seguimiento del pedido una vez entregado el material. Esto no abandonar al proveedor despus de haber emitido la orden de compra . representa una constante supervisin del pedido y una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es por volmenes el seguimiento es por fecha y plazos preestablecidos. Follow-up, permite localizar en forma anticipada los

e)

problemas y xitos, sorpresas desagradables.

Follow-uplo cual significa que el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores.

Ciclo de compra5. Control y recepcin del material comprado.a) b) c)

d)

Se recibe del proveedor el material solicitado en la orden de compra. Se verifica si las cantidades estn correctas. Se realiza la inspeccin para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra Estos dos pasos se conocen como Inspeccin

de calidad en la recepcin del material.

Control y recepcin d) Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacn, recibir el material . e) Se encomienda al Organismo de Tesorera o Cuentas por Pagar, la autorizacin para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado.

Ciclo de compras

El ciclo de compras antes descrito es continuo e ininterrumpido, por lo cual se requiere de una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa .

Proceso de venta

Recepcin y Revisin de la Orden de Compra o Nota de Pedido, emitida por el cliente. Despacho de Mercaderas o Materiales Requeridos. Revisin Posterior al Despacho Realizado (s corresponde emisin de la documentacin para regularizar errores). Recepcin de Ingresos de Valores Involucrados en la venta.

Anlisis proceso de venta1.

Recepcin y revisin de la orden de compra o nota de pedido del cliente1 etapa del ciclo de venta. Realizada por el Departamento de ventas Verificacin antecedentes, tales como, identificacin del cliente, RUT, domicilio, giro, descripcin y cantidad de materiales, precio unitario, firma autorizada del cliente.

a) b) c)

Proceso de venta2. Despacho de mercaderas o materiales requeridos.

2 etapa del ciclo de venta. la clasificacin de las mercaderas contenidas en cada uno de los itemes de la orden de compra o pedido. emisin de la documentacin respectiva (Gua de Despacho, Facturas). posterior envo a las bodegas del cliente

Proceso de venta3. Revisin posterior al despacho.a) b)

c)

3 etapa del ciclo. se procede a revisar los despachos realizados y la documentacin emitida a cada cliente. Correccin de errores, para lo cual se utiliza las notas de dbito y crdito. ejemplo c1) envo de cantidades indebidas. c2)cobros de mayor o menor precio. c3) no consideracin de descuentos involucrados.

4. Recepcin de ingresos de valores involucrados en la venta. 4 etapa del ciclo. consiste en recibir los valores correspondientes a las facturas, por parte de los clientes. Cancelacin por parte del cliente, ya sea, con cheque o vales vistas. Los valore son ingresados por caja a la vez el Organismo de Cuentas, de Clientes o Por Cobrar, debe registrar dicho pago, a objeto de mantener los archivos respectivos al da y con la informacin en forma oportuna.

a) b)

c) d)