ADQUISICIONES Y ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOSABASTECIMIENTOS

CICLO 11 - 1CICLO 11 - 1

UNIDAD DOSUNIDAD DOS

EL SISTEMA DE EL SISTEMA DE

INFORMACION PARA INFORMACION PARA

COMPRAS Y COMPRAS Y

ABASTECIMIENTOSABASTECIMIENTOS

RELACION DE LA FUNCION DE RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS CON LA ORGANIZACIONCOMPRAS CON LA ORGANIZACION

OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRASCOMPRAS1.1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de Proporcionar un flujo ininterrumpido de

materiales, abastecimientos y servicios materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la requeridos para la operación de la organización.organización.

2.2. Conservar las inversiones y pérdidas mínimas Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario.en el inventario.

3.3. Mantenimiento de estándares y controlres de Mantenimiento de estándares y controlres de calidad adecuados.calidad adecuados.

RELACION DE LA FUNCION DE RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS CON LA ORGANIZACIONCOMPRAS CON LA ORGANIZACION

4.4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes.Encontrar o desarrollar vendedores competentes.

5.5. Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos comprados.comprados.

6.6. Compra de artículos y servicios requeridos al Compra de artículos y servicios requeridos al precio final más barato posible.precio final más barato posible.

7.7. Mejorar la posición competitiva de la organización.Mejorar la posición competitiva de la organización.

8.8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la productivas con otros departamentos dentro de la organización.organización.

9.9. Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel posible de costos de administración.posible de costos de administración.

RESPONSABILIDADES DEL RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRASDEPARTAMENTO DE COMPRAS

% FUNCION

98 Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento

89 Análisis de valores

87 Decisión de comprar

86 Selección de medio de transporte

81 Control de inventarios

ESPECIALIZACIÓN EN LAESPECIALIZACIÓN EN LA FUNCION DE COMPRAS FUNCION DE COMPRAS

1.1. Compra y negociación.Compra y negociación.

2.2. Seguimiento y expedición.Seguimiento y expedición.

3.3. Administración.Administración.

4.4. Investigación de compras.Investigación de compras.

RELACIONES CON OTROS RELACIONES CON OTROS DEPARTEMENTOSDEPARTEMENTOS

Finanzas.Finanzas.

Operaciones.Operaciones.

Administración de materiales.Administración de materiales.

Ingeniería.Ingeniería.

Administración general.Administración general.

Dirección ejecutiva.Dirección ejecutiva.

CONTROL DE CALIDAD CONTROL DE CALIDAD DE LAS COMPRASDE LAS COMPRAS

Se refiere a adquirir el artículo que exactamente Se refiere a adquirir el artículo que exactamente es requerido para satisfacer las necesidades de es requerido para satisfacer las necesidades de usouso

La CALIDAD describe las nociones de función, La CALIDAD describe las nociones de función, adaptabilidad y conformidad con las adaptabilidad y conformidad con las especificaciones, satisfacción con el desempeño especificaciones, satisfacción con el desempeño que presta, el precio y la mejor compra.que presta, el precio y la mejor compra.

..

CONTROL DE CALIDAD CONTROL DE CALIDAD DE LAS COMPRASDE LAS COMPRAS

CALIDAD es la capacidad de un vendedor CALIDAD es la capacidad de un vendedor para proveer artículos y servicios de para proveer artículos y servicios de acuerdo con las especificaciones. acuerdo con las especificaciones.

El área de inspección cubre tal El área de inspección cubre tal interpretación.interpretación.

CONTROL DE CALIDADCONTROL DE CALIDAD DE LAS COMPRAS DE LAS COMPRAS

ADAPTABILIDAD.ADAPTABILIDAD.

CONFIABILIDAD.CONFIABILIDAD.

SERVICIO.SERVICIO.

IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD EN IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD EN LA INFORMACION DE LA SOLICITUD LA INFORMACION DE LA SOLICITUD

DE COMPRASDE COMPRAS

1.1. Precisión para evitar confusiones.Precisión para evitar confusiones.

2.2. Conocer calidad, cantidad, proveedor, Conocer calidad, cantidad, proveedor, áreas solicitantes y tiempo.áreas solicitantes y tiempo.

3.3. Tener completa la información para la Tener completa la información para la toma de decisiones.toma de decisiones.

4.4. Aterrizar la información, de acuerdo a las Aterrizar la información, de acuerdo a las políticas de compras, seguimientos de la políticas de compras, seguimientos de la misma y manejo por duplicado de la misma y manejo por duplicado de la requisición.requisición.

CONTROL DE CALIDAD Y CONTROL DE CALIDAD Y ACTUALIZACIONES TECNOLOGICASACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS

La diversificación del mercado y el La diversificación del mercado y el conocimiento de la oferta generada a partir conocimiento de la oferta generada a partir de los avances tecnológicos y de de los avances tecnológicos y de comunicación, proporcionó a los comunicación, proporcionó a los consumidores una amplia gama de consumidores una amplia gama de oportunidades en las diferentes áreas; en oportunidades en las diferentes áreas; en consecuencia, el usuario ya no sólo toma consecuencia, el usuario ya no sólo toma como referencia el precio y la calidad del como referencia el precio y la calidad del producto, sino, a su vez, demanda, producto, sino, a su vez, demanda, atención, servicio, entrega, facilidades de atención, servicio, entrega, facilidades de pago, etc.pago, etc.

CONTROL DE CALIDAD Y CONTROL DE CALIDAD Y ACTUALIZACIONES TECNOLOGICASACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS

Es decir, los cambios en la concepción de Es decir, los cambios en la concepción de la calidad están determinados por el la calidad están determinados por el mercado, los adelantos tecnológicos y la mercado, los adelantos tecnológicos y la competitividad.competitividad.

Las normas ISO 9000 cuentan con un Las normas ISO 9000 cuentan con un modelo de gestión de calidad que se modelo de gestión de calidad que se define como “el grado en el que un define como “el grado en el que un conjunto de características inherentes conjunto de características inherentes cumple con los requisitos”cumple con los requisitos”

CONTROL DE CALIDAD Y CONTROL DE CALIDAD Y ACTUALIZACIONES TECNOLOGICASACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS

Para asegurar la calidad en el proceso de Para asegurar la calidad en el proceso de

compras, se deben estandarizar los compras, se deben estandarizar los

lineamientos generales del mismo, con la lineamientos generales del mismo, con la

implantación de un implantación de un manual de manual de

procedimientos.procedimientos.

CONTROL DE CALIDAD Y CONTROL DE CALIDAD Y ACTUALIZACIONES TECNOLOGICASACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS

El mínimo que un registro básico, ya sea El mínimo que un registro básico, ya sea manual o por medio de un sistema de manual o por medio de un sistema de cómputo, debe contener es:cómputo, debe contener es:

1.1. Registro de las órdenes de compra.Registro de las órdenes de compra.

2.2.Expediente de órdenes de compra.Expediente de órdenes de compra.

3.3.Archivo de artículos, que presente todas Archivo de artículos, que presente todas las compras de cada artículo importante.las compras de cada artículo importante.

4.4.Archivo con el historial de los Archivo con el historial de los proveedores.proveedores.

CONTROL DE CALIDAD Y CONTROL DE CALIDAD Y ACTUALIZACIONES TECNOLOGICASACTUALIZACIONES TECNOLOGICAS

5.5. Archivos de registro opcional:Archivos de registro opcional:

a.a. Contratos con los proveedores importantes.Contratos con los proveedores importantes.

b.b. Registro de herramientas compradas.Registro de herramientas compradas.

c.c. Compras minoritarias y negocios pequeños.Compras minoritarias y negocios pequeños.

d.d. Archivo histórico de las cotizaciones.Archivo histórico de las cotizaciones.

PROCESO ELECTRÓNICO PROCESO ELECTRÓNICO DE LA FUNCIÓN DE COMPRASDE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

Cuando se instala un sistema de cómputo Cuando se instala un sistema de cómputo

para utilizarlo en la realización de la para utilizarlo en la realización de la

función de compras, los pasos esenciales función de compras, los pasos esenciales

de una óptima compra siguen siendo los de una óptima compra siguen siendo los

mismos que en los métodos manuales.mismos que en los métodos manuales.

PROCESO ELECTRÓNICO PROCESO ELECTRÓNICO DE LA FUNCIÓN DE COMPRASDE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

Las ventajas del uso de sistemas de cómputo Las ventajas del uso de sistemas de cómputo en la función de compras son:en la función de compras son:

1.1.Reducción en el esfuerzo manual de los Reducción en el esfuerzo manual de los empleados a un mínimo.empleados a un mínimo.

2.2.La información a partir de los registros está La información a partir de los registros está disponible en forma casi instantánea.disponible en forma casi instantánea.

3.3.Se mejora el control de las operaciones.Se mejora el control de las operaciones.

4.4.Se mejora el desempeño de operaciones por Se mejora el desempeño de operaciones por la disponibilidad de información y el mejor la disponibilidad de información y el mejor control de las operaciones.control de las operaciones.

APLICACIONES INFORMATICAS APLICACIONES INFORMATICAS ACTUALES EN LA FUNCIONACTUALES EN LA FUNCION

DE COMPRAS DE COMPRAS

FUNCION % DE USO

Órdenes de compra 84

Control de proveedores 83

Recepción de compras 73

Órdenes de cambio 67

Liberación de órdenes 62

Control de requisiciones 48

Sistema de apoyo de decisiones 40

Procesamiento de órdenes 64

Preparación de informes 66

Resolución de problemas fuera de línea 45

SISTEMAS DE INFORMACIONSISTEMAS DE INFORMACION Flujo de información externaFlujo de información externa::

• Condiciones generales del mercado.Condiciones generales del mercado.• Fuentes de abastecimiento.Fuentes de abastecimiento.• Capacidad de los proveedores.Capacidad de los proveedores.• Velocidad de producción de los proveedores.Velocidad de producción de los proveedores.• Condiciones de trabajo en las plantas e Condiciones de trabajo en las plantas e

industrias de los proveedores.industrias de los proveedores.• Precios y descuentos. ImpuestosPrecios y descuentos. Impuestos• Disponibilidad y costos de transportación.Disponibilidad y costos de transportación.• Nuevos productos e información sobre Nuevos productos e información sobre

productos.productos.

SISTEMAS DE INFORMACIONSISTEMAS DE INFORMACION

Flujo de información internaFlujo de información interna::

• Gerencia general.Gerencia general.• Ingeniería.Ingeniería.• Desarrollo de productos.Desarrollo de productos.• Mercadotecnia.Mercadotecnia.• Producción.Producción.• Jurídico.Jurídico.• Finanzas y contabilidad.Finanzas y contabilidad.• Almacén.Almacén.

SISTEMAS DE INFORMACIONSISTEMAS DE INFORMACION

Antes de instalar un Sistema de Información Antes de instalar un Sistema de Información para el área de compras, se deben considerar para el área de compras, se deben considerar los siguientes aspectos:los siguientes aspectos:1.1. Identificar los objetivos clave.Identificar los objetivos clave.

2.2. Enlistar los detalles para aplicaciones potenciales.Enlistar los detalles para aplicaciones potenciales.

3.3. Analizar el potencial de beneficios y utilidades.Analizar el potencial de beneficios y utilidades.

4.4. Considerar la instalación y el proyecto.Considerar la instalación y el proyecto.

5.5. Establecer flexibilidad en el proyecto.Establecer flexibilidad en el proyecto.

6.6. Reconocer las inflexibilidades del sistema.Reconocer las inflexibilidades del sistema.

7.7. Seleccionar al personal capacitado o entrenarlo.Seleccionar al personal capacitado o entrenarlo.