EQUIPO 5 CONTROL INTERNO CICLO COMPRAS Y TESORERIAEditar010ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO DELCICLO DE TESORERAEl estudio y evaluacin del control interno se efecta con el objetivo de cumplir con La norma de ejecucin del trabajo que se requiere. El auditor debe efectuar un estudio y evaluacin adecuado del control interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en l y le permita determinar La naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria. Se puede estudiar y evaluar el Control Interno a travs de los ciclos de transacciones que se identifiquen en una entidad econmica. AlCiclo de Tesorerale corresponde el establecimiento de controles en materia de captacin de recursos, su manejo y custodia y el programa de egresos. Es responsable por el correcto y eficiente flujo de fondos. Por tanto las actividades de tesorera estn sometidas a las polticas, criterios y decisiones emanadas del rea o direccin financiera de La organizacin.

El ciclo de tesorera de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital. Las funciones del ciclo de tesorera se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continan con la distribucin del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolucin del efectivo a los inversionistas y a los acreedores.

Relaciones con sociedades financieras y de crditoRelaciones con accionistasAdministracin del efectivo y las inversionesAcumulacin, cobro y pago de intereses y dividendosCustodia fsica del efectivo y los valoresAdministracin de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiariosAdministracin financiera de planes de beneficio a empleadosAdministracin de segurosAsientos contables comunesObtencin y pago de financiamientoEmisin y retiro de accionesCompra y venta de inversiones en valoresAcumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendosAmortizacin de descuentos, gastos y primas diferidos, en relacin con deudas e inversionesCambios en los valores segn libros de inversiones y deudaCompra y venta de moneda extranjeraFormas y documentos importantesCertificados provisionales de accionesAcciones emitidasObligaciones, bonos, papel comercialAcciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversionesTtulos de crdito como cheques, pagars, cartas de crdito etc.Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futuraFideicomiso o Convenios para el plan de beneficios a empleadosBases usuales de datos

Estn representadas por archivos, catlogos, listas auxiliares etc., que contienen aquella informacin necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien informacin que se produce como resultado del proceso de las transacciones.a)Bases de referenciarepresentadas por informacin que se utiliza para el proceso de las transaccionesArchivo maestro de accionistasCdulas de trabajo de intereses y dividendosLibro de registro de accionistas y utilidadesCuestionario de cumplimiento de estipulaciones de prstamosb)Bases dinmicasrepresentadas por informacin resultante del proceso de las transacciones y que como tal se est modificando constantemente.Saldos de las cuentas bancariasCartera de inversionesSaldos de mayores auxiliares de inversionistas y acreedoresEnlaces con otros ciclos

Se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de tesorera pero la entrada de efectivo tambin cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras.Muchas empresas crean especficamente una funcin de ingresos de efectivo y otra funcin de desembolsos de efectivo. En algn momento tanto los ingresos del ciclo de tesorera como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. Tambin de modo semejante tanto los desembolsos del ciclo de tesorera y del ciclo de compras van unidos. Una forma prctica para decidir dnde situar una funcin comn es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportacin a esa funcin comn.Dentro del ciclo de Tesorera podramos distinguir los siguientes enlaces con otros ciclos:Desembolsos de efectivo con el ciclo de comprasIngresos de efectivo con el ciclo de ingresosConciliaciones de efectivo con los ciclos de compras e ingresosBeneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales en el ciclo de nminas

Los controles deben establecerse para asegurarse de que se estn cumpliendo con las polticas y criterios establecidos por la administracin, el correcto reconocimiento, procesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas.Las fuentes de inversin y financiamientoLos importes, momento y condiciones de las transacciones de deuda y capitalLos importes, momento entidades en que se invierte y las condiciones de las inversiones en valoresLos ajustes a las cuentas de inversin en valores, crditos bancarios, intereses por pagar, capital social, gastos y primas diferidos y la distribucin contableSolo deben aprobarse solicitudes de obtencin de recursosAquellas solicitudes de compraventa de inversionesLos recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitudLos gastos financieros y las entregas de recursos a inversionistas deben informarseLas compras y ventas deben informarseLos productos de las inversiones en valores deben informarseLas cantidades adeudadas as como la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud, clasificarse e informarse oportunamenteLos recursos obtenidos deben aplicarse correctamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y acreedorLas compras y ventas de inversiones los productos de las inversiones deben aplicarse a las cuentas de las entidades que se invierteDeben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudanLos asientos contables deben concentrar y clasificar las transaccionesLa informacin para determinar la base de impuestos deben producirse correcta y oportunamente

Los objetivos de verificacin y evaluacin, tratan de todos aquellos controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Deben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamientos y capital y las actividades de transacciones relativas.

IDENTIFICACION DE OBJETIVOS CON EL RIESGO DE NO CUMPLIMIENTOUna vez identificados los objetivos especficos del control interno del ciclo de Tesorera, es necesario identificar que tcnicas de control interno utiliza la empresa para lograr dichos objetivos, y l riesgo que existe si dichas tcnicas no logran o logran parcialmente estos objetivos.

ObjetivoLas fuentes de inversin y financiamiento deben autorizarse de acuerdo a las polticas establecidas.En los criterios de seleccin de fuentes de inversin y financiamiento utilizados por la Empresa, estos deben especificar estndares respecto a los diversos asuntos.Polticas por escrito para la seleccin de fuentes de financiamiento.Bases de datos como archivos maestros de accionistas, bonistas, entidades en que se invierte, etc.Procedimientos especficos para aadir, cambiar o eliminar informacin de las bases de datos.Tcnicas para aprobar la confiabilidad de las bases de datos.

Ejemplos de riesgos sino se logra el objetivoLa Empresa puede verse impedida de satisfacer sus necesidades de capital a medida que surge.Los inversionistas pueden tratar de obtener control de la Empresa.Los inversionistas pueden retirarse en tiempo inoportuno.La empresa puede obtener financiamiento con condiciones no satisfactorias.Puede incurrirse en altos costos de capital.

Objetivo

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Los importes, momento y condiciones de las transacciones de financiamiento y capital deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas.-Las polticas establecidas por la administracin puede especificar lo siguiente:

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Cuando, en que cantidad y en que condiciones deben adquirirse recursos.

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Polticas de inversin de valores.

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Polticas de dividendos.Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos

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Polticas por escrito donde se expongan claramente los criterios a ste respecto.

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Bases de datos como archivo maestro de accionistas, bonistas, entidades en que se invierte y procedimientos especficos para aadir, cambiar o eliminar informacin de las bases de datos.

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Proyecciones de efectivo que se actualicen constantemente.

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Tabla de fechas para los prstamos que se desea obtener, para pago de prstamos y a participantes en el capital.

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Cuestionario de cumplimiento de las estipulaciones y restricciones de los prstamos.

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Lista de inversiones aprobadas.Ejemplos de riesgos sino se logran los objetivos

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Omitirse el cumplimiento de restricciones y clusulas legales o de los prstamos.

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Puede tenerse una estructura de capital no apropiada.

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Los recursos de capital pueden obtenerse en condiciones que no son los autorizados.

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Pueden hacerse inversiones ilegalmente

Objetivo~Los ajustes a las cuentas de inversin en valores, crditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos y primas diferidos y la distribucin contable, deben autorizarse de acuerdo con polticas establecidas.Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo~Uso y aprobacin de formas prenumeradas estndar para llevar a cabo los ajustes.~Investigacin de ajustes que excedan una cantidad predeterminada.~Informes regulares y anlisis peridicos de las tendencias en las cantidades y tipos de ajustes.~Autorizacin especfica de ajustes cuando stos no coinciden con las polticas.Ejemplos de riesgos sino se logra el objetivo~Las cuentas pueden presentarse incorrectamente como consecuencia de ajustes errneos.~Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la administracin.~Puede que no se reflejen adecuadamente en los estados financieros las utilidades.~Pueden infringirse estipulaciones de prstamos como consecuencia de ajustes a cuentas de pasivo o capital.

ObjetivoLos procedimientos de proceso del ciclo de Tesorera deben de estar de acuerdo con polticas establecidas.Ejemplos de Tcnicas para lograr el objetivoManual de polticas y procesamiento.Requisitos de supervisin.Documentacin de sistemas y programas.Verificacin peridica de las aprobaciones para transferir responsabilidadesEstndares aprobados para el desarrollo de sistemas manuales de programacin y documentacin.Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivoLos departamentos pueden ser reorganizados y cambiarse las asignaciones del personal.Pueden llevarse a la prctica procedimientos que eviten las tcnicas de control interno existentes.Pueden modificarse programas de computadora para evitar los controles.Puede alterarse el flujo de la informacin para retener datos de quienes han de recibirlos.Pueden perderse datos durante las conversiones a nuevos sistemas.Pueden no procesarse transacciones.Las transacciones pueden procesarse incorrectamente.Pueden no ejecutarse procedimientos de control.

OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACION DE TRANSACCIONESObjetivoLos recursos obtenidos, los gastos financieros, las compras y ventas de inversiones y los productos de las inversiones en valores de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.

Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivosPreparacin oportuna de las actas de asamblea.Revisin peridica de las actas de asamblea para cumplir con los acuerdos de pagar de dividendos, compra de acciones de Tesorera, inversiones, etc.Informes manuales del Estado que guarda los prstamos en cuanto a pagos, intereses, vencimientos, etc.Uso y control de formas prenumeradas importantes.Informes manuales del estado que guardan las inversiones en cuanto a rendimientos, plazos, etc.Informes sobre los contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura.Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivosPodran no registrarse pasivos en que se ha incurridoPodran registrarse incorrectamente o en un periodo equivocado el gasto de intereses, los ingresos por dividendos e intereses, y las ganancias y prdidas en inversiones.Pueden distraerse, usarse indebidamente ingresos por intereses o dividendos.Pueden no informarse cambios en la clasificacin de inversiones o financiamientos.

ObjetivoLas cantidades adeudadas, las cantidades adeudadas por entidades en que se invierte y la distribucin contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. Deben calcularse con exactitud y registrarse oportunamente.Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivosComparacin de los acuerdos con las transacciones registradas por una persona independiente.Comparacin de las ordenes de compra y venta de valores a corredores.Registro cronolgico para determinar que cada compra y venta se reconocen dentro del periodo.Conciliacin del total de dividendos a pagar con las acciones en circulacin.Conciliacin de los intereses acumulados con las cantidades apagar por deudas.Conciliacin de las transacciones registradas con los estados de cuenta.Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivosPueden ser incorrectos los saldos de las cuentas de inversin, crditos bancarios, capital y de las cuentas por pagar y por cobrar.

ObjetivoCuando los principios de contabilidad requieren que se efecten cambios a los valores de las inversiones stos deben calcularse con exactitud.Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivoProcedimientos documentados para las comparaciones peridicas de los valores en libros con los valores de mercado.Revisin de los cambios en los valores por personal independiente a quien los registro originalmente.Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivoPueden ser incorrectos los saldos de las cuentas de inversiones, crditos bancarios, capital y de las cuentas por cobrar y por pagar que les son relativas.

ObjetivoLas cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, entidades que invirtieron en la empresa y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse oportunamente.Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivosProcedimientos documentados de proceso, corte y cierre de periodo.Comparacin de resultados reales con los presupuestados.Investigacin de las interrupciones en la secuencia numrica.Arqueos peridicos de formas prenumeradas y su conciliacin.Seguimiento de los informes de transacciones de Tesorera pendientes de procesar.

MANTENER REGISTROS CRONOLGICOS QUE PUEDAN USARSE PARA ACUMULAR TRANSACCIONES DE TESORERA.Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos~Pueden no procesarse inversiones, intereses, pago de prstamos y dividendos.~Pueden cometerse errores en los asientos contables.~Puede duplicarse la contabilizacin de comprobantes.~Pueden ocasionarse problemas para cerrar oportunamente el periodo de operaciones.~Pueden existir errores en la clasificacin contable de las transacciones de Tesorera o bien no registrarlas en el periodo correspondiente.

ObjetivoLos recursos obtenidos, los productos de ellos, las entregas y los ajustes relativos deben aplicarse correctamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y acreedor.Las compras y ventas de inversiones, sus productos y ajustes deben aplicarse correctamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierten.Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos~Conciliacin de los saldos de auxiliares de inversiones contra los saldos del mayor.~Revisin de la aplicacin correcta de los cdigos en los documentos fuente.~Revisin de la aplicacin contable a las cuentas de inversin, acreedores y accionistas.~Rotar las labores del personal de contabilidad.Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos~Los movimientos en las cuentas auxiliares pueden no concordar con los movimientos de mayor.~Las operaciones con instituciones financieras pueden pasarse incorrectamente en sus auxiliares provocando pagos equivocados.~Pueden tomarse decisiones en base informacin incompleta.

ObjetivoDeben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan de inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte y por los ajustes relativos.Los asientos contables de Tesorera deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con polticas establecidas.Ejemplos de tcnicas para lograr los objetivos~Preparacin de un catlogo de cuentas conteniendo una descripcin de cada una.~Procedimientos escritos para solicitar cambios en la clasificacin de cuentas.~Presupuestar e informar de acuerdo con la misma clasificacin de cuentas.~Procedimientos de cierre de periodo expresando por funcin las fuentes que han de usarse para preparar los asientos contables.~Comparaciones de periodo de los montos de asientos contables.~Revisin y aprobacin de cada asiento contable por personal supervisor.~Registro de asientos contables uniformes.~Formas prenumeradas de asientos contables y la verificacin correspondiente.Ejemplos de riesgos si no se logran los objetivos~Los estados financieros podran no ser preparados oportunamente.~Los estados financieros pueden presentarse incorrectamente.

OBJETIVOS DE VERIFICACIN Y EVALUACINObjetivoDeben verificarse y evaluarse en forma peridica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamiento y las actividades de transacciones relativas.Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivoManuales de procedimientos y polticas, grficas de organizacin y otra documentacin.Tcnicas utilizadas para describir errores y omisiones.Tcnicas para evaluar los saldos.Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivoLos informes preparados pudieran presentar informacin errnea.Las decisiones importantes podran basarse en informacin errnea.Algunos errores en la salvaguarda fsica y procedimiento de transacciones pudieran pasar inadvertidos.

OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FSICAObjetivoEl acceso al efectivo y los valores debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas.Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo~Almacenaje externo.~Servicios externos.~Seguros y fianzas de fidelidad al personal que maneja valores.~Archivos de formas del personal autorizado.~Control de llaves para archivos.~Disposicin de lugares de trabajo que permita la visibilidad a los supervisores.Ejemplos de riesgos si no se logra el objetivo~El efectivo o los valores pudieran substraerse, perderse o destruirse temporalmente.

ObjetivoEl acceso a los registros de accionistas de tenedores de deuda, as como las formas, lugares y procedimientos debe permitirse nicamente de acuerdo con polticas establecidas.Ejemplos de tcnicas para lograr el objetivo~Cajas fuertes, gabinetes cerrados con llave, almacenaje externo para archivos del computador.~Custodia controlada de formas importantes.~Segregacin de responsabilidades y restriccin al acceso.~Auditorias internas de cumplimiento.~Procedimientos sistemticos de archivos de informacin.Ejemplos de riesgos si no se logra con el objetivo~Los registros pueden destruirse o perderse.~Los registros pudieran usarse en forma indebida por personal no autorizado.~Los medios de proceso de informacin pudieran perderse.

DESCRIPCION NARRATIVA DEL CICLO DE TESORERIA CAPTACIN DE RECURSOSLas fuentes de recursos financieros para una organizacin normal tienen dos orgenes:Internos o propios y externos. Corresponde a los primeros las aportaciones de los accionistas, la recuperacin de las cuentas por cobrar, la venta de activos diferentes a los del giro de la entidad. Por cuanto a los recursos se trata de la obtencin de todo tipo de crditos y financiamientos y, eventualmente, subsidios y apoyos gubernamentales recibidos, de diversa ndole.RECURSOS INTERNOS O PROPIOSAportaciones de accionistasRefirese al pago del compromiso contrado por una persona fsica o moral de aporta recursos financieros o en especie para la Constitucin y puesta en marcha de una entidad para llevar a cabo un objetivo o fin lcito. El punto de referencia y control para un tesorero es que las aportaciones pactadas se den en el tiempo y forma preestablecidos.

RECURSOS EXTERNOS RECURSOS EXTERNOS A LARGO PLAZOProveedoresEl diferimiento de pago a proveedores constituye la fuente ms importante de financiamiento a corto plazo. En ste caso se trata del allegamiento de recursos no monetarios sino inmateriales indispensables para la marcha y operacin de la entidad que al no ser pagados en efectivo en el momento de adquisicin, se constituye una importante fuente externa de recursos financieros utilizados en el lapso comprendido entre la compra y su pago.La accin efectiva del tesorero, en coordinacin con la funcin de compras, es la obtencin del plazo del crdito ms favorable en las adquisiciones para la organizacin sin que ello afecte su buena marcha.Crditos bancarios sin garantaLos bancos representan para las empresas una de las fuentes de prstamos a corto plazo ms importantes. Habitualmente son obtenidos en base en la experiencia y buena relacin entre solicitante y el banco. El objetivo de sta clase de prestamos es el de financiar las necesidades peridicas de una empresa motivadas por una recesin de ventas o recuperacin de cartera inferior a la pronosticada con la expectativa del pago del crdito en el momento de regularizar dichas operaciones.Crditos con garantaEs el prstamo que otorga una empresa de factoraje a su acreditado sobre la cartera (facturas a cargo de sus clientes) por cobrar, que en s constituye la garanta. El vencimiento de ste crdito se da simultneamente cuando vence la obligacin de pago de las facturas por parte de los clientes de la empresa acreditada.

RECURSOS EXTERNOS DE LARGO PLAZOCrditos bancariosEl crdito bancario a largo plazo es una fuente de obtencin de recursos externos por medio de la cual una organizacin obtiene fondos de una institucin de crdito para pagarlos aun plazo mayor de un ao. Por lo regular se recurre a stos crditos para financiar capital de trabajo, adquisicin de maquinaria y equipo, o bien para consolidar pasivos.Fondos gubernamentalesLos gobiernos federales, estatales, inclusive municipales tambin participan en apoyo crediticio a las empresas con el nimo de fomentar la actividad econmica de determinadas zona o regiones del pas. Dicha participacin suele darse en tres vertientes:(1) Como prestamista en las mismas condiciones de la banca comercial, pero con tasas de inters menores;(2) Aceptando en descuento cartera a favor de la banca comercial;(3) Ingresando de origen con capital de riesgo-hacindose accionistas de la empresa acreditada, con la obligacin de que pasado cierto plazo los accionistas de la empresa apoyada compren esas acciones del acreditante.Emisin de bonosUn bono es un documento el cual una empresa certifica que ha tomado en prstamo cierta cantidad de dinero proveniente de personas fsicas o morales, comprometindose a devolverlo (pagarlo) en un futuro determinado de conformidad con condiciones claramente establecidas dentro de las que se incluye, por supuesto, el pago de interese.

MANEJO Y CUSTODIA DEL DINEROProceso de cajaDesde un punto de vista de control contable y financiero, la caja reviste un especial inters debido a que es el concepto bsico y el de mayor transferencia, y desde un punto de vista riesgo es el aspecto ms vulnerable, debido principalmente a los grandes riesgos involucrados.Se tiene adems el hecho de continuar con el objetivo fundamental de minimizar el alcance del problema preliminar y el uso de caja tanto como sea factible, al mismo tiempo, hay una importante dimensin ejecutiva de usar el dinero en la forma ms efectiva posible.

MANEJO Y CUSTODIA DE VALORESEl manejo y custodia de valores representa un especial problema de control que es de gran importancia, especialmente en tratndose de instituciones financieras como son los bancos o compaas de inversin. En el caso de una organizacin tpica, el manejo de valores puede ser delegado a una institucin financiera. Adems del problema de manejo, se presentan amplios cuestionamientos del por que se adquieren valores, su tipo e importe; cuya responsabilidad de decisin corresponde al director de finanzas de la empresa, y no en el tesorero cuya intervencin se circunscribe a su manejo en trminos de custodia y control. El punto a tratar en sta oportunidad es el referente a como se han establecido procedimientos que provean una adecuada contabilizacin y salvaguarda de los valores. Los requerimientos operaciones aqu incluyen la recepcin de los valores, el acceso a ellos y su disposicin en el momento adecuado para efectos de venta u otro propsito autorizado.

RECEPCIN DE VALORESLos valores comprados pueden ser nominativos a la organizacin o pagaderos al portador. Aun cuando estos ltimos tienen como ventaja su fcil acceso para cubrir cualquier evento o transferencia, el riesgo de robo es muy grande. Sin embargo, tratndose de valores usados como garanta colateral o por algn otro propsito especfico de los clientes u otra tercera parte, la organizacin no tiene eleccin en cuanto a la forma de estos valores. En cualquier caso, la recepcin de valores por parte de algn funcionario o empleado de la organizacin asume concomitante una responsabilidad que debe ser registrada y reconocida por la propia organizacin; en consecuencia, se tendrn que implementar registros contables y facilidades fsicas que aseguren una adecuada proteccin, ms an tratndose de empresas que manejan grandes cantidades e importes en valores.

MANEJO DE VALORESExiste otro problema adicional, referente a que otras personas, adems de la responsable por los valores, requieren acceso a los mismos. Un control efectivo en estas circunstancias necesita primeramente que estas otras personas estn debidamente autorizadas a tener acceso a los valores. Un segundo requerimiento es que la inspeccin de los valores sea llevada a cabo conjuntamente entre el custodiante y las otras personas. En el caso de cupones por dividendos o intereses resulta ser un buen procedimiento acudir a una institucin de crdito y encargarle el cobro respectivo; para efectos de control, simultneamente, a la entrega a la institucin se deber crear una cuenta por cobrar en los registros de la organizacin.EGRESOSEl dinero recibido disponible en diversas formas est ahora en condiciones de ser usado por la organizacin: para la compra de facilidades de operacin, pagos de gastos e inversiones. El objetivo general es que esos egresos sean valederos y para propsitos propios, que sean razonables con el beneficio recibido y que la cuantificacin de las erogaciones sea correcta. Los principales aspectos de control pueden ser sumariados como sigue:

1.-SEPARACIN DE LA FUNCIN DE EGRESOS:Las recepciones a caja y los egresos de caja, en el proceso total de caja, necesitan separarse tanto como sea posible. El ingreso recibido ha sido canalizado al rea central de depsito y ahora la fase del ingreso debe ser manejada y controlada por separado.2.-DOCUMENTACION SOPORTE PARA LA LIQUIDACION DE CUENTAS POR PAGAR: En la mayora de las operaciones financieras los principales tipos de gastos son procesados a travs de la creacin de cuentas por pagar, mismas que son subsecuentemente liquidadas va egresos de caja, simultneamente el egreso es, por lo regular revisado para validar el concepto a pagar y la poca del pago.3.-FONDOS DE CAJA CHICA:Existen situaciones en las cuales los importes son tan pequeos que no justifican la aplicacin del procedimiento formal de egresos, en tales circunstancias la caja se debe adecuar para estar en condiciones de cubrir esas necesidades, el cual se cubre por medio del establecimiento de un fondo fijo.4.-USO DE FONDOS PARA ANTICIPOS:En algunas situaciones de determinado nivel se torna til o necesario emitir cheques en calidad de anticipos para gastos.5.-CONTROL DE FIRMAS DE CHEQUES:En la mayora de las situaciones es til requerir dos firmas de los cheques. Esto sirve como chequeo cruzado entre una persona y otra, este procedimiento es til tanto para prevenir fraudes y errores como para tener cuidado y juicio sobre lo que se est ejerciendo.6.-DESIGNACION DE BENEFICIARIOS DE CHEQUES:Es importante que todos los cheques emitidos se paguen a los individuos especficos o firmas de quienes se obtuvieron los bienes y servicios.

EVALUACION DEL CONTROL INTERNOUna vez que el auditor ha decidido estudiar y evaluar el control interno del ciclo de Tesorera, a travs de la ayuda que le pueda proporcionar esta gua, deber proceder como se ha mencionado, e identificar las funciones que forman el ciclo, los objetivos del control interno aplicable a cada funcin y a preparar la documentacin de los procedimientos de proceso en cada funcin.Una vez efectuado el trabajo anterior, estar en posibilidad de determinar en su caso las tcnicas de control interno que est usando La empresa en cada una de las funciones identificadas y si stas logran total, parcialmente o no logran los objetivos de control interno aplicables. La metodologa sugerida por esta Comisin para el estudio y evaluacin del control interno por ciclos de transacciones se describe claramente en el Boletn F-05 emitido para tal efecto.

Enlaces con otros ciclos.Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo de tesorera mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe desembolso efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de tesorera, pero la entrada de efectivo tambin cierra actividades del ciclo de ingresos y el pago de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello surge una duda sobre si fa funcin de los ingresos y pagos de efectivo es parte del ciclo de tesorera o del ciclo de ingresos o del ciclo de compras.Muchas empresas crean especficamente una funcin de ingresos de efectivo y otra funcin de desembolsos de efectivo. En algn momento, tanto los ingresos del ciclo de tesorera como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. Tambin, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de tesorera y los del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una funcin comn de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de tesorera o con el de ingresos, como tambin una funcin comn de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de tesorera o con el de compras. Una forma prctica para decidir donde situar una funcin comn es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportacin a esa funcin comn.En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de tesorera, o ambos, se procesan mediante sistemas singulares y nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos, es prctico identificar la funcin en ambos ciclos con el propsito de evaluar los controles internos.Dentro del ciclo de tesorera podramos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos:- Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras.- Ingresos de efectivo con el ciclo de ingresos.- Conciliaciones de efectivo con los ciclos de compras e ingresos.- Pagos al personal con el ciclo de nminas.

METODOS DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Los mtodos de evaluacin o compulsa del control Interno se han llegado a clasificar en tres: el descriptivo, el de cuestionarios y el mtodo grfico.

Mtodo Descriptivo.Como su nombre lo indica, consiste en la descripcin de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. Esta descripcin debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen; nunca se practicar en forma aislada o con subjetividad. Siempre deber tenerse en cuenta la operacin en la unidad administrativa precedente y su impacto o relacin en la unidad siguiente. Ejemplo de una descripcin de la forma en que se manejan las operaciones de caja en cierta empresa:

Las principales cuentas bancarias se llevan en cuatro bancos. El cajero prepara diariamente un estado de la posicin de efectivo, que se somete para su revisin, al tesorero. Cada tres meses se hace una estimacin dl efectivo de caja, que es necesario tambin para la informacin del tesorero.Los registros de recibos y pagos de caja se llevan por el cajero.Como anteriormente se indica, la principal fuente de ingresos de la compaa son las ventas de sus productos. Ocasionalmente se registran ingresos provenientes de propiedades e inversiones; intereses sobre inversiones y varios cobros de empleados por conceptos de llamadas telefnicas y otras diversas causas.Los desembolsos de caja se describen bajo el capitulo de costos y gastos de operacin. En el archivo permanente se incluye una lista de personas autorizadas por el consejo de administracin para firmar cheques. Excepto en el caso de la cuenta bancaria confidencial que se concilia mensualmente por el jefe de departamento de rayas, un empleado del departamento de contabilidad recibe del departamento de correo, los estados bancarios, y ese empleado efecta las conciliaciones cada mes.Se llevan fondos fijos por cajeros en la planta, en la ofician y en la sucursal de Los fondos se reembolsan mensualmente por medio de cheques a la orden de los respectivos cajeros. Los desembolsos se respaldan por comprobantes de caja chica, debidamente aprobados con anticipacin al pago por los jefes del departamento. Los comprobantes de caja chica y los relativos a documentos se cancelan con un sello de pagado al reembolsarse los fondos.

Mtodo Grfico.Es aquel que seala por medio de cuadros y grficas el flujo de las operaciones a travs de los supuestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para ejecucin de las operaciones. Ejemplo de una grfica de procedimientos de manejo de transacciones (pedidos de clientes).

Mtodo de Cuestionarios.Este mtodo consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a como se efecta el manejo de las operaciones y quin tiene a su cargo las funciones. Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican a existencia de una adecuada medida de control; mientras que las respuestas negativas sealan un a falta o debilidad en el sistema establecido. Ejemplo de cuestionario aplicado a una empresa

Verificacin del Auditor / Observaciones Prueba1.Se ha formulado en la empresa una grfica de organizacin?SINO

2.Las rutinas de contabilidad han sido consignadas en algn manual?SINO

3.Tenemos copias de las grficas de una organizacin y del manual de contabilidad en nuestro archivo permanente?SINO

4.El cliente tiene un contralor auditor interno con su respectivo personal?SINOSi se emplean auditores internos:5-Rinde informes escritos sobre los resultados de sus actuaciones o son los auditores internos directamente responsables ante funcionarios independientes del contador generalSINO6.El departamento de contabilidad general est completamente separado del departamento de copras, del de manufactura y/o departamento de costos?SI NO

7.Todos los empleados que manejan efectivos o valores estn afianzados?SINO

8.A tales empleados se les requiere que tomen vacaciones regularmente?SINO

9.El control que ejerce la oficina matriz sobre las sucursales es adecuado?SINO

10.Los gastos y las operaciones se controlan por medio de presupuestos?SINO

Nombre Fecha ComentarioOriginalmente preparado porRevisado en exmenes subsecuentes por:

PRUEBAS SELECTIVAS DE AUDITORIA

La prueba selectiva de auditoria es un mtodo mediante el cual se obtienen conclusiones sobre las caractersticas de un conjunto numeroso de partidas (Universo) mediante el examen de un grupo parcial de ellas (Muestra).

Dentro del campo de las pruebas selectivas de auditoria existen dos grandes grupos que representan cada uno de ellos corrientes de aplicacin que pueden llevarse a la practica atendiendo al propio criterio, conocimientos, juicio y discernimiento del auditor y de los resultados que espera su trabajo. Estos dos grupos son: Muestreo de Criterio y Estadstico.

Muestreo de Criterio.Prueba selectiva a base de criterio. Mediante este muestreo dirigido (no estadstico), el auditor, basado en un criterio subjetivo determina el tamao de la muestra, la seleccin de las partidas que lo integran y la evaluacin de los resultados este criterio se fundamenta en su capacidad y experiencia profesionales. Es el muestreo mas utilizado en la auditoria por ser practico y sencillo de aplicar. Desventajas:

En una muestra seleccionada el auditor no tiene medida del riesgo involucrado; por lo tanto, el muestreo de criterio no permite al auditor hacer una evaluacin cuantitativa de los resultados.

El auditor asume el riesgo de que conclusiones basadas sobre una muestra de criterio, una persona prudente har reservas por el cierto grado de error que pudiere haber inherente en cualquier estimacin que se le presente.

Existe el riesgo de que la muestra no sea representativa de toda la poblacin.

Pretendiendo llegar a una conclusin, el muestreo de criterio puede ser bueno siempre y cuando el auditor cuente con la debida capacidad profesional, conocimientos en el rea o rubro sujeto a su revisin, y la mayor dosis de objetividad y sentido comn en su aplicacin. Para el muestreo de criterio se pueden emplear los siguientes tres mtodos de seleccin de muestras:

1. Seleccin a juicio del Auditor.Este mtodo de seleccin es aquel que se aplica a entero juicio del auditor. No lleva ningn patrn o norma de tipo ordenado o estadstico. Este mtodo de seleccin de muestras es altamente recomendable cuando se trata de revisar situaciones concretas y definidas; como puede ser el caso de un fraude perfectamente identificado, bien sea por deteccin en otras pruebas o por aviso.

2. Seleccin por Intervalos.Esta variante de seleccin del muestreo de criterio es aplicable en aquellas poblaciones donde las partidas que la integran, estn ordenadas en forma consecutiva; o sea, que llevan un orden por lo general, ascendente numrico e ininterrumpido.

3. Seleccin por Bloques Conglomerados.Consiste en seleccionar sobre la base de criterio, una parte de la poblacin y esta parte revisarla al 100%.

4. Seleccin por Nmeros Aleatorios.Este mtodo de seleccin consiste en someter a una poblacin dada al concurso de seleccin de las partidas que le han de representar por medio de nmeros al azar en ocasiones tomados del nmero de serie de un billete de banco, de un boleto de transporte o de una tabla de nmeros aleatorios previamente elaborada.

Muestreo Estadstico.El muestreo estadstico es aquel en el que la determinacin del tamao de la muestra, la seleccin de las partidas que la integran y la evaluacin de los resultados, se hace por mtodos matemticos basados en el clculo de probabilidades. Para que el muestreo estadstico sea aplicable en auditoria y se obtengan resultados confiables, se requiere que se rena lo siguiente:

Masividad en los datos a examinar. Homogeneidad de las partidas a examinar. Que la seleccin de la muestra sea aleatoria.

Cualquiera que sea el plan de muestreo estadstico que se elija, su aplicacin involucra tres consecuencias fundamentales:

Diseo de la muestra. Seleccin de la muestra. Evaluacin de la muestra.

Cabe destacar que el muestreo estadstico aplicado a la auditoria no es un subttulo del criterio profesional. Entre otras cosas, las decisiones acerca de la materialidad, la evaluacin del control interno y los aspectos cualitativos de los errores son materia del criterio del auditor. La funcin del muestreo estadstico, es proveer n medio para expresar los criterios de la seguridad estadstica, deseados en trminos de objetivos y para medir la suficiencia de las pruebas selectivas de auditoria sobre tales bases. Las ventajas del muestreo estadstico son:

Su aplicacin permite conocer anticipadamente el tamao mximo de muestras necesarias. Las muestras seleccionadas renen mayores caractersticas de que sean representativas de la poblacin. Es ms generalizable el criterio de seleccin para todas las poblaciones sujetas a revisin. Proporciona un elemento matemtico-estadistico de poder proyectar los errores sobre bases ms confiables.

Son varios los planes del muestreo estadstico que puede aplicar el auditor en el desempeo de su trabajo; destacan dentro de ellos por su difusin y aplicacin en la prctica los siguientes:

1. Muestreo estadsticos sobre importes acumulados. Esta modalidad de muestreo estadstico conlleva un superior margen de seguridad en su aplicacin en virtud de que funcionalmente, considera todos los elementos de tipo prctico y estadstico que intervienen en la seleccin, sta se efecta sobre importes y no sobre nmero de documento.

2. Muestreo estadstico sobre importes acumulados por medio de un computador electrnico. Los elementos que intervienen, son exactamente los mismos que en el de muestreo estadstico sobre importes acumulados, con la variante en el presente caso, de que la seleccin deja de hacerse por un procedimiento manual y mecnico, ya que le confa a un computador electrnico, con la condicionante bsica de que la poblacin a muestrear est almacenada en archivos magnticos. La principal ventaja de sta variante se encuentra en la reduccin de horas auditor para seleccionar.

3. Muestreo Estadstico numrico. Esta variante de los planes de muestreo estadstico puede considerarse como una combinacin entre el mtodo de seleccin por intervalos y el muestreo estadstico sobre importes acumulados. Su aplicacin es muy recomendable cuando se presentan las siguientes situaciones: Cuando se revisa que los ingresos no estn subvaluados o disminuidos en el registro final; en consecuencia, el sentido de la prueba parte de la documentacin soporte. Cuando esta documentacin soporte no est valuada o cuantificada en valores monetarios, haciendo imposible aplicar el muestreo estadstico sobre importes acumulados; caso concreto, remisiones a clientes no valuados. Este plan de muestreo consiste en determinar un intervalo sobre bases estadsticas contando para el efecto, con los mismos elementos manejados para el muestreo estadstico sobre importes acumulados.

4. Muestreo de Atributos. Esta modalidad del muestreo estadstico, tiene como objetivo fundamental determinar los atributos o caractersticas cualitativas de una muestra de auditoria, precisar si el rea o rubro sujeto a auditoria est cumpliendo con los requisitos de control interno establecidos a verificar en las muestras seleccionadas, extendiendo el resultado de la revisin al total de la poblacin de la que fueron extradas las muestras.

5. Muestreo de Variable. Es uno de los planes ms complejos del muestreo estadstico, inclusive, su aplicacin va ms all de las que se pueden hacer hacia aspectos contables, de auditoria o administrativos. Su uso es ampliamente difundido en la estadstica y ha alcanzado altos niveles de uso en pases desarrollados, especialmente en U.S.A.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DEL CONTROL INTERNO

Siempre que sea posible, el estudio que el auditor hace del control interno, deber basarse en evidencias distintas de las declaraciones de los supervisores o de los empleados. Por sta razn los auditores llevan acabo pruebas de cumplimiento, para determinar si los controles internos descritos en sus papeles de trabajo realmente se usan y funcionan efectivamente. Ejemplo:

En su primer examen de una compaa fabricante de radios y televisores, el contralor inform a los auditores que los memorndums de abono por la mercanca devuelta por los minoristas se emitirn solamente cuando la mercanca devuelta haba sido revisada por el personal del departamento de recibo de devoluciones, y un ejecutivo del departamento de ventas haba aprobado por escrito la emisin del abono.Los auditores queran comprobar si se segua en realidad este procedimiento de control. Recogieron de los archivos varios memorndums de abono, varios de estos documentos carecan de firma autorizada. Una comparacin en las fechas de los memorndums de abono con las fechas de los informes respectivos recibidos en relacin con las mercancas devueltas mostraban que os abonos se haban emitido en algunos casos varias semanas antes de la devolucin de las mercancas y que en otros casos, la mercanca por la que se haba hecho el abono nunca haba regresado a la compaa. Los comentarios con los diversos empleados que haban preparado los memorndums de abono indicaron no estar de acuerdo con los procedimientos autorizados.

El propsito bsico de la prueba de cumplimiento es dar a los auditores la seguridad de que los procedimientos de control contable estn en vigor, y que operan segn estn previstos. Estas pruebas son necesarias si los auditores han de confiar en el sistema del control interno del cliente para determinar la naturaleza y amplitud del trabajo de auditoria necesario para substanciar las partidas de los estados financieros. Las pruebas de acatamiento pueden subdividirse en:

1. Pruebas de transacciones. Estas pruebas proporcionan la seguridad de que la secuencia de los procedimientos realmente llevados a cabo en el sistema del cliente corresponden a la descrita en los papeles de trabajo del auditor.

2. Pruebas funcionales. Tienen como finalidad determinar la efectividad con que los principales controles contables han estado funcionando durante el periodo que se audita.

N.P.A NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA.

Boletines 5100 y 5110

Efectivo e inversiones temporales.se refiere al examen de las partidas de efectivo e inversiones temporales, los procedimientos deben ser diseados por el auditor, tomando en cuenta las caractersticas de cada empresa.

BOLETIN 5110Ingresos y cuentas por cobrar: para el examen de los rubros de ingresos y cuentas por cobrar, los procedimientos deben ser diseados por el auditor, tomando en cuenta las caractersticas de cada empresa.El boletn C-1 Efectivo e Inversiones Temporales de la Comisin de Principios de Contabilidad?Debe estar constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operacin, tales como: depsitos bancarios en cuentas de cheques, giros bancarios, telegrficos o postales, modelas extranjeras y metales preciosos amonedados. Tambin establece que las inversiones temporales estn representadas por valores negociables o por cualquier otro instrumento de inversin, convertibles en efectivo en el corto plazo.

El objetivo del presente boletn es establecer el procedimiento de auditoria recomendados para el examen del efectivo e inversiones temporales, los cuales debern ser por el auditor en forma especfica, en cuanto a su naturaleza, oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y caractersticas de cada empresa.El objetivo de este boletn

CONCLUSION

El auditor debe estudiar el control interno existente y evaluarlo porque dicho estudio y evaluacin le sirven de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en el propio control interno para precisar la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de auditora que aplicar en la revisin.El ciclo de Tesorera en una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital. Las funciones del ciclo de Tesorera se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continua con la distribucin del efctivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolucin del efectivo a los inversionistas y a los acreedores.La importancia del Estudio y Evaluacin del Control Interno del ciclo de Tesorera, est implicita en su definicin y en la descripcin de sus funciones ya que es notorio lo indispensable que es para lograr los objetivos de la organizacin.