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Manual del del Sistema de Gestión del Conocimiento de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina

– BPP

M-GE -02

Versión: 01

Fecha: 2019/12/23

Manual del Sistema de Gestión del Conocimiento de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina – BPP

SIG Sistema Integrado de Gestión

Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina

Código: M-GE-02

Versión 1

2019

Elaborado por: Maribel Sandoval Hernández Revisado y Aprobado por: Ana María Hernández QuirósProfesional de apoyo - Contratista Subdirectora de Planeación Estratégica y Desarrollo Institucional


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Contenido

1. OBJETIVO DEL MANUAL 32. DEFINICIONES Y CONCEPTOS 33. CONTEXTO DE LA ENTIDAD Y PARTES INTERESADAS 44. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 95. LIDERAZGO Y COMPROMISO 96. POLÍTICA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 97. OBJETIVOS Y PLANIFICACIÓN 118. ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES 129. ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES 1210. SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 1311. OPERACIÓN 14

11.1. MODELO OPERATIVO DEL SISTEMA DE GESTIO ́N DE CONOCIMIENTO DE LA BPP 1411.2. ETAPAS Y COMPONENTES DEL MODELO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 15

a. Identificación del conocimiento 15b. Desarrollo del conocimiento 18c. Transferencia y transformación del conocimiento 20

11.3. ELEMENTOS FACILITADORES PARA LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 2311.4. CULTURA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO 25

12. APOYO 2513. SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN 2714. AUDITORÍA INTERNA 2815. REVISIÓN POR DIRECCIÓN 2816. MEJORA 2917. ANEXOS 29

a. Anexo 1: Matriz de contexto y partes interesadas del Sistema Integral de Gestión – SIG. 29b. Anexo 2: Despliegue estratégico del Sistema de Gestión del Conocimiento 29c. Anexo 3: Mapa de gestión del conocimiento 29


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1. Objetivo del Manual

Describir el Sistema de Gestión del Conocimiento de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, articulado al Sistema Integrado de Gestión de la Entidad y en cumplimiento a las normas NTC-ISO 30401:2019, ISO 9001:2015 y el MIPG.

Las responsabilidades frente al control y gestión del Manual de Gestión del Conocimiento corresponden a las mismas identificadas para el Manual del Sistema Integrado de Gestión.

2. Definiciones y conceptos

Conocimiento:

Es todo el conjunto de cogniciones y habilidades con los cuales los individuos suelen solucionar problemas, comprende tanto la teoría como la práctica, las reglas cotidianas al igual que las instrucciones para la acción, el conocimiento se basa en datos e información, pero a diferencia de éstos, siempre está ligado a las personas; forma parte integral de los individuos y representa las creencias de éstos acerca de las relaciones causales.

Según la norma ISO 30401, el conocimiento se define como “Activo de un ser humano o de una organización, que le permite tomar decisiones y acciones en un contexto”.

Según el MIPG, se debe entender el conocimiento como la suma de ideas, datos, información, procesos y productos generados por los servidores públicos de las entidades. El conocimiento se produce a través de la experiencia, el aprendizaje constante, la adaptación al cambio y se consolida con su generación permanente, preservación y difusión.

Conocimiento individual y colectivo:

En las organizaciones, el conocimiento tiene una dimensión individual, que se manifiesta en las capacidades de las personas, su intelecto, experiencia y habilidad para proponer soluciones. Igualmente tiene una dimensión colectiva, denominada “conocimiento organizacional”, que corresponde a los productos del trabajo y la reflexión de grupos y equipos, y que se manifiesta en productos como rutinas y métodos de trabajo, listas de chequeo o de criterios de decisión, reglas de funcionamiento autoconstruidas, manuales e instructivos, modelos de representación gráfica, planos, fichas de lecciones aprendidas, videos, documentos de interpretación de normas y leyes, entre otros.


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Conocimiento tácito y explícito: El conocimiento puede encontrarse en estado tácito o explicito. El conocimiento tácito se encuentra en la mente de las personas o de los equipos de trabajo; ellos lo utilizan para la solución de problemas, a veces sin darse cuenta de ello; el conocimiento explícito, por el contrario, logra ser codificado y expresarse de manera comprensible para otros, sea a través de documentos, gráficos o narraciones orales, cuando se encuentra en este estado, se considera que puede ser socializado y asimilado por otros de manera más fácil. Conocimientos altamente estructurados (explícitos) pueden compartirse rápidamente gracias a las TIC.

Activos de conocimiento:Los activos de conocimiento son los conocimientos más valiosos para una entidad, los impulsores de su desempeño. Ellos marcan la diferencia cuando se piensa en alcanzar los niveles deseados de efectividad organizacional en la ejecución de sus funciones misionales.

Gestión del conocimiento: Es el proceso sistemático para detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y usar la información por parte de los participantes de la BPP, con el objeto de explotar cooperativamente el recurso de conocimiento basado en el capital intelectual propio de la Entidad, orientado a potenciar las competencias organizacionales y la generación de valor.

Mapa de gestión del conocimiento:Según Pérez & Dressler, citados por Jair Galvis, 2009 son “directorios que facilitan la localización del conocimiento dentro de la organización mediante el desarrollo de guías y listados de personas, o documentos, por áreas de actividad o materias de dominio”. Corresponde a la matriz o guía donde se identifican los conocimientos críticos o claves por proceso y se definen las actividades a realizar en las etapas de identificación, desarrollo, transferencia y transformación del conocimiento.

ISO 30401:2019:Norma técnica colombiana que describe los requisitos para un sistema de gestión del conocimiento y que se acoge como base para la modelación del Sistema de Gestión del Conocimiento de la BPP.

3. Contexto de la Entidad y partes interesadas


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EL CONTEXTO de la BPP describe las cuestiones internas y externas que son pertinentes para la definición y el logro de las directrices estratégicas de la Entidad, su cometido estatal y sus objetivos de calidad, así como la relación de necesidades, expectativas y requisitos con las partes interesadas. Este contexto esta descrito en el Manual del SIG y relaciona los diferentes instrumentos de planeación que lo soportan.

En la matriz de articulación de contexto y partes interesadas (Anexo 1) se identifica además el contexto y los stakeholders pertinentes para el Sistema de Gestión del Conocimiento.

Contexto interno de la Gestión del Conocimiento en la Entidad:La gestión del conocimiento en la BPP se evidencia de forma tangible con la adopción del Sistema Integrado de Gestión, formalizado mediante Resolución 201740181 del 3 de octubre de 2017, donde se adopta el SIG conformado por el Sistema de Gestión de la Calidad, el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST y los demás sistemas y modelos de gestión administrativa y organizacional que se requieran e incorporen en la dinámica de la gestión institucional o que sean dispuestos en la normativa aplicable como es la aplicación del Sistema de Gestión del Conocimiento.La implementación del SIG significa un avance en el campo de la gestión del conocimiento, debido a que dentro de él se encuentra documentado todo el quehacer de la entidad, buscando entre otros objetivos preservar el conocimiento organizacional.

Durante el año 2019 la Entidad realiza el autodiagnóstico del MIPG de la gestión de conocimiento e innovación, evidenciando avances considerables en los componentes de herramientas de uso, apropiación y analítica institucional, con una calificación de 72 puntos que la ubica en un nivel adecuado de avance, como se observa a continuación:

DIMENSIÓN GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA INNOVACIÓN

Puntaje Componentes Calificación Categoría Calificación72

Planeación 67,3

Identificación del conocimiento más relevante de la entidad

67,3

Generación y producción 67,6

Ideación 70,0Experimentación 81,0Innovación 61,7Investigación 71,3

Herramientas de uso y apropiación 70,2

Evaluación 67,0Clasificación y mapa del conocimiento 65,0

Priorización 90,0Analítica institucional 74,3 Diagnóstico general 90,0

Planeación 90,0Ejecución de análisis y visualización de

62,5


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datos e información

Cultura de compartir y difundir 79,2

Establecimiento de acciones fundamentales

76,2

Consolidación de la cultura de compartir y difundir

82,2

En atención a estos resultados, la Entidad formula su plan de acción enfocado en la implementación de un Sistema de Gestión del Conocimiento.

En el marco de su Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 y en la búsqueda de un referente concreto para la articulación del Sistema de Gestión del Conocimiento al Sistema integrado de Gestión, la Entidad decide adoptar la norma ISO 30401 de 2018, como una acción de mejora del SIG.

Contexto normativo para la Gestión del Conocimiento:

Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG:

En el MIPG, La dimensión de gestión del conocimiento y la innovación se fundamenta en cuatro ejes:

1. Generación y producción del conocimiento: se centra en las actividades tendientes a consolidar grupos de servidores públicos capaces de idear, investigar, experimentar e innovar en sus actividades cotidianas.

2. Herramientas para uso y apropiación: busca identificar la tecnología para obtener, organizar, sistematizar, guardar y compartir fácilmente datos e información de la entidad.

3. Analítica institucional: apoya el seguimiento y la evaluación del MIPG que se lleva a cabo dentro de la entidad.

4. Cultura de compartir y difundir: implica desarrollar interacciones entre diferentes personas o entidades mediante redes de enseñanza-aprendizaje.

Norma Técnica ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad- Requisitos

La Norma Técnica ISO 9001: 2015 incorpora un vocabulario y un conjunto de “nuevas” responsabilidades relacionadas con los procesos y actividades de la gestión del conocimiento. Las obligaciones para las organizaciones en el campo de la gestión del conocimiento en el marco de esta Norma comprenden:


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Determinar, mantener y poner a disposición (en caso de requerirse) los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos.

Considerar conocimientos actuales y definir cómo acceder a los conocimientos requeridos para actualizarse.

Norma NTC 30401: 2019 Sistemas de Gestión del Conocimiento- Requisitos

Establece los requisitos y proporciona directrices para establecer, implementar, revisar y mejorar un sistema de gestión del conocimiento eficaz en la Entidad. Esta norma es compatible con la estructura de alto nivel de ISO 9001:2015. y determina el cómo implementar herramientas para el cumplimiento de la norma de calidad.

Mas allá de los requisitos de operación definidos en MIPG e ISO 9001:2015 para la gestión del conocimiento, esta norma establece el “Sistema de Gestión del Conocimiento” como un ciclo sistémico de mejoramiento bajo la estructura PHVA.

Matriz de relación de los procesos del SIG de la BPP con los requisitos de la Norma del Sistema de Gestión del Conocimiento NTC 30401: 2019

La BPP cumple los requisitos de la norma ISO 30401:2019 a través de su Sistema Integrado de Gestión, que se manifiesta a través de este manual y el conjunto de documentos del sistema.A continuación, se indica la relación de procesos con los numerales de la Norma en forma directa:

A

continuación, se indica como la Entidad soporta en su gestión documental los requisitos

Procesos de la Biblioteca Pública Piloto REQUISITOS ISO 30401:2019

Planeación y Gestión Estratégica4.1/4.2/4.3/4.4/5.1/5.2/5.3/6.1/6.2/7/7.3/9.1/9.2. /9.3

Gestión de Comunicaciones 7.4Experiencias y Servicios Bibliotecarios 4.4/4.5/8

Gestión de Colecciones Generales y Patrimoniales4.4/4.5/8

Contenidos para la Ciudadanía 4.4/4.5/8Gestión Humana 4.5/7.2/8Gestión Financiera 7/7.1/8

Gestión Administrativa de Recursos4.4/7.1/7.5/8

Gestión Jurídica 4.4/8Gestión de la evaluación y la mejora continua 6.1/9.1/9.2/10


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de la Norma ISO 30401:2019

ISO 30401:2019Nº REQUISITO DOCUMENTOS DEL SISTEMA

4.14.2 Contexto y partes interesadas Matriz de contexto del SIG y de partes

interesadas.

4.3 Alcance del Sistema de gestión del conocimiento Manual del Sistema de Gestión del Conocimiento

4.44.4.14.4.24.4.34.4.4

Sistema de gestión del conocimientoGeneralidadesDesarrollo del conocimientoTransferencia y transformación del conocimientoElementos facilitadores para la gestión del conocimiento

Manual del Sistema de Gestión del Conocimiento Mapa de Gestión del Conocimiento

4.5 Cultura de gestión del conocimiento

Manual del Sistema de Gestión del Conocimiento Plan Estratégico de Gestión Humana

5.1 Liderazgo y Compromiso Manual del Sistema de Gestión del Conocimiento

5.2 Política de Gestión del conocimiento Manual del Sistema de Gestión del Conocimiento

5.3 Roles, Responsabilidades y Autoridades

Manual de Funciones, Caracterizaciones, Manual del Sistema de Gestión del Conocimiento

66.1

PlanificaciónAcciones para abordar riesgos y oportunidades

Manual del Sistema de Gestión del Conocimiento Mapa de riesgos

6.2 Objetivos y planificación Manual del Sistema de Gestión del Conocimiento BSC

77.1

ApoyoRecursos Manual del Sistema de Gestión del Conocimiento

Inventario de Software

7.2 Competencia

Manual del Sistema de Gestión del Conocimiento Manual especifico de funciones y competencias laboralesPlan Institucional de Capacitación

7.3 Toma de conciencia Manual del Sistema de gestión del conocimiento

7.4 Comunicación Manual del Sistema de Gestión del Conocimiento, Matriz de comunicaciones

7.5 Información Documentada Listado Maestro de Documentos

8 Operación Manual del Sistema de Gestión del Conocimiento Mapa de gestión del conocimiento

9.9.1

Seguimiento, medición, análisis y evaluación

Manual del Sistema de Gestión del ConocimientoBalanced Scorecard - BSC

9.2 Auditoría interna Programa de Auditoría Interna SIG9.3 Revisión por Dirección Revisión por la Dirección SIG


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ISO 30401:2019Nº REQUISITO DOCUMENTOS DEL SISTEMA

10 Mejora Acciones de mejoramiento

4. Alcance del Sistema de Gestión del Conocimiento

La Entidad ha determinado los límites y la aplicabilidad del Sistema de Gestión del Conocimiento para establecer su alcance. Para ello se han tenido en cuenta los aspectos externos e Internos, así como los requisitos y expectativas de las partes interesadas, las actividades, productos, servicios, unidades, funciones, límites de la Entidad y las obligaciones de cumplimiento, una vez se han conocido los requisitos legales.

El Alcance del Sistema de Gestión del Conocimiento (NTC-ISO 301401:2018) está cobijado dentro del alcance global definido para el Sistema de Calidad ISO 9001:2015:

“Gestión de colecciones generales y patrimoniales, gestión de contenidos, experiencias y servicios bibliotecarios para la ciudadanía, en la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina y sus filiales.”

Alcance del Sistema de Gestión de Conocimiento en la BPP:

Identificación, Desarrollo, transferencia y transformación del conocimiento clave existente y requerido para el cumplimiento de los propósitos, el aprendizaje y el mejoramiento misional y organizacional de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina y sus filiales.

5. Liderazgo y Compromiso

La Dirección General a través de la adopción del Sistema de Gestión del Conocimiento, demuestra su liderazgo y compromiso por la adopción, implementación y mejoramiento del sistema bajo un esquema PHVA en cumplimiento del estándar ISO 30401:2019 y compatible con el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015.

La Dirección y los roles pertinentes para el liderazgo y la implementación del sistema, están descritos en la matriz de roles y responsabilidades relacionada en el numeral 8.

6. Política de Gestión del conocimiento


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Con el propósito de establecer y mantener la consistencia y la claridad del Sistema de Gestión del Conocimiento con misión, visión institucional y la Política General de Gestión, se establece la Política de gestión del conocimiento.

Misión

“La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina fomenta el libre acceso a la información, la cultura, el aprendizaje y la generación de conocimientos. Es un puente entre tiempos que: Promueve la identificación, organización, valoración, preservación y divulgación del patrimonio bibliográfico y documental, contribuye a la formación de sujetos críticos e independientes, al diálogo de saberes y la comprensión del entorno. Estimula la convivencia y la diversidad cultural; el fortalecimiento de las identidades y memorias locales, nacionales y latinoamericanas”.

Visión

“La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina en el año 2024 se consolidará como un referente de interacción de ideas, información, conocimientos y saberes. Será un centro de pensamiento, patrimonio y memorias vivas; desde una gestión cercana, eficaz y sostenible. Propiciará la participación, apropiación y el empoderamiento activo de la ciudadanía, para la incidencia social y cultural; reconociendo en el pasado y en el presente la configuración de las transformaciones de la sociedad”.

Política de Gestión Integral

En la BPP, gestionamos el conocimiento como eje trasversal de nuestra naturaleza, para su transferencia y la apropiación sociocultural de la comunidad; con el fin de potenciar en el ciudadano la capacidad de aprendizaje, co-creación y la valoración del patrimonio y las memorias vivas.

Estamos comprometidos al logro de este propósito, a través del cumplimiento de los requisitos y necesidades de las partes interesadas, el mejoramiento continuo de los procesos, la generación de contenidos y proyectos, el desarrollo humano integral de nuestros colaboradores y el cuidado del medio ambiente.

Nuestra Política de Gestión del Conocimiento acoge el primer enunciado de la política integral de gestión, adicionando el ámbito institucional en los procesos de aprendizaje, creación y valoración del conocimiento misional y agrega un segundo párrafo, con las estrategias generales de la gestión del conocimiento.


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Política de Gestión del conocimiento de la BPP:

En la BPP, gestionamos el conocimiento como eje trasversal de nuestra naturaleza, para su transferencia y la apropiación sociocultural de la comunidad; con el fin de potenciar en el ciudadano y en la Institución la capacidad de aprendizaje, co-creación y la valoración del patrimonio y las memorias vivas.

Contribuimos al logro de este propósito, gestionando el conocimiento mediante su identificación, desarrollo, socialización y transformación, el cumplimiento de los requisitos aplicables y la promoción de una cultura organizacional que fortalezca el Sistema de Gestión del Conocimiento para la solución de problemas, la innovación y el mejoramiento en los procesos en la prestación del servicio.

7. Objetivos y planificación

Objetivos del Sistema de Gestión del Conocimiento

1. Posicionar la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina como centro vivo de información y pensamiento.

2. Generar ruta de apropiación social del patrimonio y las memorias de los materiales de la Biblioteca Pública Piloto.

3. Diseñar e implementar estrategias de aprendizajes y co-creación

4. Construir un modelo de contenidos y proyectos que promuevan la incidencia social y cultural.

5. Construir e implementar un Sistema de Gestión del Conocimiento que permita la identificación, desarrollo, transferencia y transformación del conocimiento clave de la Entidad

6. Cultivar una cultura organizacional que potencialice la implementación y mejoramiento del Sistema de Gestión del Conocimiento.

7. Diseñar e implementar estrategias de gestión del conocimiento, para la solución de problemas, la innovación y el mejoramiento de procesos y de la prestación del servicio.

A través de la matriz de despliegue estratégico de la política de Sistema de Gestión del Conocimiento (Anexo 2), se establece el despliegue de la política hacia los objetivos y los


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indicadores para monitorear los proyectos o actividades asociadas, los responsables y el periodo de implementación.

8. Roles, Responsabilidades y Autoridades

Matriz de Roles y Responsabilidades con el Sistema de Gestión del ConocimientoMATRIZ GENERAL DE ROLES Y RESPONSABILIDADES CON EL SGC

ROL/RESPONSABILIDAD DIRECCIÓN PLANEACIÓN LIDERES PROCESOS

TODO EL PERSONAL AUDITORES

Identificación, análisis y actualización de contexto de la GC

x x x

Liderazgo para la implementación del SGC x x x

Planificación del SGC x x xGestión de documentos del SGC x x X

Suministro de recursos XGestión de recursos x xGestión del SGC x xSeguimiento, medición, análisis y evaluación x x x

Auditoría interna x xRevisión por la dirección x x xMejora x x x

La Subdirección de Planeación Estratégica y Desarrollo Institucional de la Entidad es la dependencia encargada de promover la planificación, seguimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión del Conocimiento en la BPP de forma articulada con el MIPG y el Sistema Integral de Gestión.

El equipo Directivo participa en la planeación del Sistema de Gestión del Conocimiento y es responsable de implementar en cada uno de sus procesos los lineamientos para la identificación, gestión y preservación del conocimiento.

9. Acciones para abordar riesgos y oportunidades

La identificación de riesgos del Sistema de Gestión del Conocimiento se implementará con sujeción a la metodología establecida por la Entidad para la Administración del riesgo,


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que atiende a las disposiciones establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Por lo tanto, se integrará a los mapas de riesgos que se establezcan por procesos, la identificación de riesgos asociados a la gestión del conocimiento.

La identificación de oportunidades de mejora para el Sistema de Gestión del Conocimiento se acopla al Sistema de Gestión de la Calidad, por lo tanto, se identificarán en el formato de “ PROPUESTA U OPORTUNIDAD DE MEJORA ”, aquellas relacionadas con la gestión del conocimiento y se integrarán al listado general de mejoras de calidad, con una identificación especial para el Sistema de Gestión del Conocimiento que las permita filtrar.

10. Sistema de Gestión del ConocimientoEl Sistema de Gestión del Conocimiento se implementa bajo el enfoque PHVA y sus procesos e interacciones se encuentran establecidos bajo el marco del Sistema de Gestión de la Calidad – SGC.En el mapa de gestión del conocimiento de la BPP se identifican los diferentes componentes y etapas del Sistema de Gestión del Conocimiento, los cuales ofrecen información que, si están soportados en las TIC, permiten una rápida consulta para la toma de decisiones con base en los conocimientos identificados y disponibles. Entre las ventajas que le ofrece el Mapa de Gestión del Conocimiento a la Entidad están:

Facilidad para ubicar rápidamente el conocimiento y experiencia del Talento Humano. Inventario y disponibilidad del conocimiento existente por proceso. Identificación de brechas de conocimientos existentes y por suplir. Valoración del conocimiento que se posee, que falta y que se debería tener. Análisis del tipo de conocimiento existente tácito y explícito.

El sistema se implementa en su hacer bajo el esquema del Modelo de operación planteado en el siguiente numeral y se registra en el Mapa de Gestión del Conocimiento, el esquema general del sistema es el siguiente:

Esquema del Sistema de Gestión del Conocimiento


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11.Operación


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En la BPP, concebimos la Gestión del Conocimiento como parte de nuestra cultura institucional y como una disciplina de trabajo individual y colectiva, orientada a promover y coordinar la reflexión permanente sobre nuestro quehacer, mediante la identificación, creación, sistematización, socialización y valoración de los conocimientos críticos, que nos permiten innovar en la solución de problemas, la ejecución de nuestros procesos y la prestación de los servicios, enriqueciendo las relaciones con los grupos de valor. La operación del Sistema de Gestión del Conocimiento en la BPP se establece con sujeción a las etapas del ciclo PHVA, a la política y objetivos del sistema y sus indicadores, al Manual de Gestión del Conocimiento y al siguiente Modelo de operación:

11.1. Modelo Operativo del Sistema de Gestión de Conocimiento de la BPP

Etapa Componente Actividad

a. Id

entif

icac

ión

del c

onoc

imie

nto

1. Identificación del conocimiento Desarrollo del mapa de conocimiento

b. D

esar

rollo

del

C

onoc

imie

nto

1. Adquisición conocimiento Generación de conocimiento, producción, construcción Innovación, creación, descubrimiento Investigación Lecciones aprendidas, retroalimentación Adquisición de conocimiento de fuentes externas:

capacitaciones, consultores especializados, cacería de talentos, alianzas estratégicas, convenios de cooperación, por medio del uso de la propiedad

a. Identificación del conocimiento

b. Desarrollo del conocimiento

C.Transferencia y transformación del

conocimiento


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intelectual (licenciamiento), entre otros. Adaptación de conocimiento existente a nuevas

aplicaciones Conocimiento interno mediante el entrenamiento en el

puesto de trabajo por parte de quienes tienen las competencias para ello.

Ideación colectiva

2. Aplicación del conocimiento

Incluido en los procesos del SIG Incluido en planes, programas o proyectos Incluido en la información del portafolio de servicios Promovido en la Cultura organizacional

3. Retención del conocimiento

Cargos espejo Incentivos Respaldo de la información Protección de conocimiento especializado contra la

rotación del personal Planes de sucesión Entrenamiento

4. Actualización

Eliminación del conocimiento obsoleto Conservación, Reutilización Archivo de documentos Actualización Capacitación de acuerdo con los cambios del

conocimiento

c. T

rans

fere

ncia

y tr

ansf

orm

ació

n 1. Transferencia

1.1 Creación y fortalecimiento de espacios de aprendizaje e intercambio1.2 Socialización y Visibilización de activos de conocimiento

2. Representación2.1 Documentación2.2 Sistematización de experiencias.2.3 Guiar con el ejemplo

3 Combinación

Identificación en mapa de gestión del conocimiento Codificación en SIG Codificación en Janium Listados de etiquetado Identificación en matriz de valoración documental Indentificación en Listados

4 Internalización y aprendizaje: 4.1 Asimilación: 4.2 Revisión y evaluación

11.2. Etapas y componentes del Modelo de Gestión del Conocimiento

a. Identificación del conocimientoConsiste en identificar los conocimientos críticos existentes o requeridos en el Talento Humano, en la gestión y en los resultados Institucionales.


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Para la identificación del conocimiento se requiere precisar su denominación, alcance y usos potenciales, y adherirlo a alguna categoría que facilite su desarrollo y su consulta posterior.

Para la identificación del conocimiento se dispone del Mapa de Conocimiento de la BPP, para el cual se requiere:

Consolidar el Mapa de Gestión del Conocimiento acorde a las necesidades de la BPP y a la Norma ISO 30401:2019.

Sistematizar la información recolectada Divulgar el Mapa de Conocimiento Realizar prueba piloto. Planear el trabajo de campo con las dependencias

Como se expresa en el alcance del sistema, se identifican cuatro tipos de conocimiento clave a saber:

Existente para el cumplimiento de los propósitos, el aprendizaje y el mejoramiento misional: se refiere al conocimiento con el que cuenta la Entidad para la prestación del servicio o que se genera de la prestación del servicio mismo.

Este conocimiento se desarrolla en los espacios de interacción con el usuario, las experiencias de intercambio de contenidos e información con los grupos de valor y el resultado implícito y explícito del desarrollo de los proyectos y servicios misionales.

Requerido para el cumplimiento de los propósitos, el aprendizaje y el

mejoramiento misional: se refiere al conocimiento que se requiere adquirir en la Entidad para la prestación del servicio.

Este conocimiento está relacionado con la implementación de nuevos proyectos, servicios o estrategias de interacción con el usuario que requieren una preparación previa para su oferta y/o una representación de los nuevos resultados generados.

También se puede presentar el requerimiento del conocimiento por el retiro del Talento Humano que posee el conocimiento clave para la prestación del servicio misional.

Existente para el cumplimiento de los propósitos, el aprendizaje y el mejoramiento organizacional: se refiere al conocimiento con el que cuenta la Entidad para la gestión de los procesos internos. Este conocimiento se refiere a:


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Formación del Talento Humano en las funciones a desarrollar: esta información es plasmada en el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales de cada cargo (conocimientos esenciales).

Conocimiento para la ejecución de los procesos y procedimientos (métodos): la BPP tiene documentado en el Sistema de Gestión de la Calidad la forma en cómo se ejecutan los diferentes procesos y procedimientos de la Entidad y el registro como evidencia de las operaciones.

Conocimiento sobre el resultado de la gestión: se identifican los resultados de los procesos internos.

Requerido para el cumplimiento de los propósitos, el aprendizaje y el mejoramiento organizacional: se refiere al conocimiento que se requiere adquirir en la Entidad para la gestión de los procesos internos.

Cuando surgen nuevas necesidades de conocimiento por exigencias de normas, mejoras en los procesos, nuevas tecnologías, entre otros, se debe realizar un análisis de brechas para identificar el conocimiento requerido y trasladarlo al Plan Institucional de Capacitación.

Para la identificación del conocimiento se diligenciará de manera específica en el mapa la siguiente información:

Proceso: proceso del SIG al cual se relaciona el conocimiento.

Actividades Críticas: relacionadas con las principales actividades o productos del proceso.

Activo del conocimiento: identificar el conocimiento generado de la actividad critica del proceso.

Existente: identificar con una X si el conocimiento ya existe en la Entidad.

Requerido: identificar con una X si el conocimiento no existe o se requiere actualizar en la Entidad.

Nivel actual: es el nivel en que el activo del conocimiento se encuentra desarrollado en la Entidad en una escala de 1 a 5 (siendo 1 muy bajo y 5 con muy alto desarrollo).

Nivel esperado: es el nivel ideal en el que se requiere llegar con el desarrollo del conocimiento, según las necesidades de la Entidad.


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Generación: se elige con una X entre las opciones: Interna (si el conocimiento ha sido generado con personal de la BPP) ó externo (si el conocimiento ha sido adquirido con terceros: contratistas, consultores, alianzas desarrolladas por terceros).

Documentación: se identifica con una X si está o no está documentado.

Identificación del documento: nombre del documento.

Uso: se identifica con una X si el conocimiento es de uso individual, grupal u organizacional.

Elemento facilitador: se identifican con una X los elementos facilitadores asociados a la generación del conocimiento como capital humano, procesos, tecnología, gobernanza o cultura.

Fuente generadora: se identifica con una X la fuente que genera el conocimiento como: capital humano, software, proceso, resultados.

Identificación de la fuente: se describe el cargo, nombre del software, nombre de la actividad o nombre del producto. (si se identificaron varias fuentes se especifica el de prevalencia generadora).

b. Desarrollo del conocimiento

La entidad desarrolla los conocimientos teniendo en cuenta los individuos y los grupos de trabajo, generando un espacio para el flujo de ideas en procesos de mejora y que invita a la innovación para la prestación de los servicios.

La Bpp realiza la gestión de actividades y comportamientos sistemáticos para el desarrollo del conocimiento que en articulación con los objetivos de la gestión del conocimiento permiten la adquisición, aplicación, retención y actualización del conocimiento identificado.

En la matriz de gestión del conocimiento se relacionan por cada proceso los aspectos de desarrollo del conocimiento crítico, a través de los siguientes componentes:

1. Adquisición del conocimiento: cuando la Entidad no cuenta con el conocimiento identificado o requiere actualizarlo, es conveniente realizar la adquisición del conocimiento, el cual puede surgir a partir de las siguientes fuentes:

Generación de conocimiento, producción, construcción Innovación, creación, descubrimiento Investigación


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Fecha: 2019/12/23

Lecciones aprendidas, retroalimentación Adquisición de conocimiento de fuentes externas: capacitaciones, consultores

especializados, mentoría, cacería de talentos, alianzas estratégicas, convenios de cooperación, por medio del uso de la propiedad intelectual (licenciamiento), entre otros.

Adaptación de conocimiento existente a nuevas aplicaciones Conocimiento interno mediante el entrenamiento en el puesto de trabajo por parte de

quienes tienen las competencias para ello. Ideación colectiva

1.1. Ideación colectiva. la creación de nuevos conocimientos implica momentos de expresión de ideas y de conocimientos individuales, utilizados previamente, pero sin formalización comprensible por terceros. Esta actividad tiene como propósitos la externalización de conocimientos, que significa el abordaje sistemático de estados de mayor formalización de estos.

Con respecto al trabajo colectivo, la ideación hace referencia a los momentos en los cuales se llega a consensos sobre rutinas y prácticas comunes, y se conciben nuevas ideas sobre procesos o servicios por seguir u ofrecer. La ideación puede ponerse en práctica a través de los proyectos de innovación para la solución de problemas, la transformación de procesos o la innovación de servicios.

2. Aplicación del conocimiento: una vez identificado el conocimiento existente en la Entidad y adquirido o actualizado el que es requerido, se define en el mapa de gestión del conocimiento el cómo se integrará, implementará o mantendrá el conocimiento en la gestión organizacional, con el fin de que permita la toma de decisiones y el mejoramiento en la gestión de las actividades asociadas.

El uso del conocimiento en la operación de la Entidad determina las necesidades que se tienen de adquirir más conocimiento porque sirve como referencia para la mejora, creación y las formas de compartir conocimiento.

Las actividades de aplicación del conocimiento pueden ser:

Incluidas en los procesos del SIG Incluidas en los planes, programas o proyectos Incluidas en el portafolio de servicios Promovidas en la Cultura organizacional

3. Retención del conocimiento: consiste en definir los medios para conservar y mantener el conocimiento en la Entidad, contra los riesgos de pérdida del conocimiento, en el mapa de gestión del conocimiento se pueden identificar las siguientes alternativas:


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Cargos espejo Incentivos Respaldo de la información documentada Protección del conocimiento especializado contra la rotación de personal Planes de sucesión Entrenamiento

4. Actualización: una vez el conocimiento se vuelva inválido u obsoleto, se aplicarán las siguientes medidas, establecidas en el mapa de gestión del conocimiento, con miras a su actualización o depuración:

Eliminación del conocimiento obsoleto Conservación, reutilización Archivo de documentos Actualización Capacitación de acuerdo con los cambios del conocimiento

c. Transferencia y transformación del conocimiento

Para transmitir el conocimiento desarrollado es necesario generar un flujo de circulación eficiente, que permita compartir y difundir el conocimiento y alimentarlo con nueva información, facilitando su maduración y transformación, entre las opciones para dicha gestión, se tiene identificado en el mapa:

1. Transferencia: intercambio, socialización, difusión y cocreación del conocimiento a través de la interacción entre las personas en la gestión organizacional.

El objetivo de este componente es transferir el conocimiento al lugar donde sea necesario, en el momento adecuado y con la calidad requerida. Por lo tanto, el conocimiento se debe distribuir para que otras personas puedan encontrarlo y lo utilicen en procesos que añadan valor.

La creación de los mecanismos para que cualquier conocimiento organizativo creado sea reconocido y fácilmente consultable por todos los miembros de la Entidad es fundamental para la preservación del conocimiento, de forma que pueda emplearse activamente para mejorar el desempeño individual y colectivo, evitando repetir errores. Esta socialización se puede lograr con la activación de las siguientes herramientas:

1.1. Creación y fortalecimiento de espacios de aprendizaje e intercambio: los intercambios de experiencias, conocimientos, proyectos o prácticas relevantes se propician a partir de la creación permanente de espacios


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aptos para estos propósitos. En la BPP esta actividad se puede desarrollar a través de:

Comunidades de práctica Sesiones de tormenta de ideas Grupos primarios Grupos colaborativos Cafés del conocimiento Talleres Relevo de turnos, rotación de personal Plan de sucesión Tutoría, mentoría Creación de sentido Entrenamiento Proyectos de aprendizaje de equipos Conversatorios

1.2. Visibilización de activos del conocimiento: una etapa fundamental de la consolidación de los avances institucionales es concretar resultados y darlos a conocer suficientemente entre todos los grupos de interés. En consecuencia, visibilizar los activos de conocimiento existentes y de reciente creación es eje fundamental en la transferencia del conocimiento. En la BPP esta actividad se puede desarrollar a través de:

Enlace del SIG en el sitio web Información institucional en la internet, intranet, correo electrónico Rendición de cuentas Información del desempeño institucional en la Internet Carteleras institucionales Boletines, circulares internas

2. Representación: es el medio en que se hace visible y evidenciable el conocimiento y se pone a disposición de las personas, esta actividad se puede desarrollar a través de:

2.1. Documentación: documentación de procesos, procedimientos, proyectos, servicios y registro de actividades en medio físico.

2.2. Sistematización de experiencias: dado que las experiencias son procesos complejos resultantes de la mezcla de condiciones de contexto, situaciones particulares que las hicieron posibles, acciones intencionadas, relaciones, percepciones, entre otras; una actividad permanente consiste en buscar comprenderlas y extraer sus enseñanzas para luego


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comunicarlas. La sistematización de experiencias se surte a través de la identificación, documentación y puesta en acción de las lecciones aprendidas.

2.3. Guiar con el ejemplo: es una forma de representación del conocimiento subjetivo o tácito.

3. Combinación: es formalizar y clasificar el conocimiento para que este sea rápidamente accesible. Consiste en facilitar la consulta de conocimientos y experiencias, centralizándolos en un lugar de fácil consulta que se denomina base de conocimiento. Se trata de bases de datos especializadas para la gestión del conocimiento, cuya existencia y utilidad potencial debe ser debidamente promovida y reconocida por todos los actores relacionados. La base de conocimiento general de la BPP (mapa) se encontrará dispuesta a través del Sistema Integrado de Gestión.

Son bases de datos del conocimiento de la BPP:

Identificación en mapa de gestión del conocimiento Codificación en SIG Codificación en JANIUM Listados de etiquetado Identificación en matriz de valoración documental Indentificación en listados (contable, nómina, personal, contratación, entre

otros).

4. Internalización y aprendizaje: asimilación, revisión y evaluación de conocimientos para verificar su incorporación a la práctica:

4.1. Asimilación:

Listas de chequeo Simuladores Resúmenes Inducción al cargo Aprendizaje por internet Aprendizaje mediante acompañamiento Solución creativa de problemas Lecciones aprendidas

4.2. Revisión y evaluación: los conocimientos individuales y colectivos a gestionar, deben tener una utilidad real en la solución de problemas y la mejora institucional. Para el efecto, el proceso de valoración de


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conocimientos se compone de indicadores de seguimiento que facilitan la analítica institucional. En el Mapa de gestión del conocimiento, se realiza la medición del impacto y seguimiento a la implementación de actividades para la gestión del conocimiento específico.

4.3. Monitoreo de impactos: los conocimientos individuales y colectivos efectivos deben producir impactos sobre la eficacia y eficiencia de la Entidad. Para poder verificar tales impactos, se hace necesario definir la línea base de comparación, seguida de los procesos de monitoreo que deben ser sistemáticos y continuos, con momentos periódicos de corte. Son medidores de impacto entre otros, los siguientes:

Uso del conocimiento Optimización de recursos Mejoras en el proceso Incremento de usuarios Disminución de carga laboral Disminución del estrés laboral

11.3. Elementos facilitadores para la gestión del conocimiento

Capital Humano

A través de la matriz de roles y responsabilidades identificada en el numeral 8, la Dirección asigna las responsabilidades para la implementación del Sistema, conforme con los requisitos.

La gestión del conocimiento en el Talento humano es clave para garantizar la debida aplicación en los procesos, por esto es fundamental articular el proceso de gestión humana desde el direccionamiento estratégico, el SIG y el Sistema de Gestión del Conocimiento, para que se articulen las diferentes etapas del proceso con las necesidades de la gestión del conocimiento y en especial, las etapas e instrumentos de:

Dimensionamiento del capital humano : focalizando y priorizando los conocimientos institucionales clave.

Diseño de cargos : Establecimiento los perfiles idóneos para el conocimiento requerido en la Entidad.

Establecimiento del Plan Estratégico de Gestión Humana : orientando la cultura de gestión del conocimiento y la apropiación del personal con la misma.

Plan de Bienestar : estableciendo incentivos y estímulos por el desempeño y la transferencia sobresaliente de conocimiento y para la retención del conocimiento, planes de rotación y sucesión para la trasferencia del conocimiento.


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Plan Institucional de Capacitación : para la adquisición y transformación del conocimiento.

Evaluación de Desempeño : para la retroalimentación en los resultados de la gestión del conocimiento.

Procesos:

En la matriz de la gestión del conocimiento, se identifican los conocimientos clave asociados a los procesos de la Entidad y se relacionan los documentos y mediciones que lo identifican y las lecciones aprendidas.En la medida en que el registro de las actividades de los procesos sea sistematizado y a través de sistemas de información, se facilitará su documentación (representación), el respaldo de la información (retención), su acceso (combinación), y su actualización.

Tecnología e infraestructura:

Herramientas físicas y digitales con las que cuenta la BPP para la gestión del conocimiento como:

Software JANIUM Sistema de información administrativo y financiero XENCO Sitio web de la BPP Software de gestión documental Salas de colecciones y experiencias de la Biblioteca y sus filiales Espacios para la generación de contenidos Áreas informales de reunión Oficinas administrativas

Como una estrategia de innovación en el conocimiento, para la solución de problemas y/o el mejoramiento en la prestación del servicio, la Entidad puede avanzar en el Diseño y Desarrollo de un sistema de información que permita la gestión y control de los conocimientos críticos de los procesos y en la adquisición de una Intranet para la gestión del conocimiento organizacional. Mediante el uso de una intranet, las dependencias, proyectos estratégicos, programas especiales y demás iniciativas de la Entidad, tendrán la posibilidad de auto gestionar y dar a conocer a los colaboradores de la BPP su información más importante, socializar los servicios que prestan y las acciones clave que desarrollan para alcanzar las metas institucionales; pero al mismo tiempo, contarán con una herramienta de trabajo para los servidores que conforman la dependencia, mediante el acceso a documentos de trabajo, insumos de información y productos de conocimiento, que pueden resolver problemas, y apoyar la gestión cotidiana de la dependencia.


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La intranet como una herramienta de uso diario, debe facilitar de forma permanente:

Disposición y acceso a información institucional importante que cohesiona los equipos de trabajo.

Uso sencillo de sistemas de información. Reconocimiento del trabajo que desarrollan las diferentes áreas de la entidad. Sistematización de productos de conocimiento útiles para la gestión de las áreas.

Gobernanza:

A través del liderazgo y la planificación del Sistema de gestión del conocimiento articulado en el SIG se establece la gobernanza para que su implementación corresponda con los requisitos definidos en la norma ISO 30401:2019

11.4. Cultura de gestión del conocimiento

Desde el plan estratégico, el Plan estratégico de Talento humano y el Plan de bienestar se establecerán estrategias para determinar, promover e incentivar la cultura de la gestión del conocimiento en la Entidad. Siendo eje fundamental para facilitar y potencializar la implementación del sistema en la Entidad.

12. Apoyo

Recursos

La Entidad proporcionará los recursos necesarios para la implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión del Conocimiento.

a. Competencia

Todo el personal de la Entidad tiene su perfil definido en el Manual específico de funciones y competencias laborales, lo mismo que las responsabilidades generales y específicas y el nivel de autoridad para cada uno de los cargos.

La competencia del personal definida en el Manual específico de funciones y competencias laborales se establece en coherencia con los conocimientos esenciales requeridos para el cargo y las obligaciones que desempeña, las cuales están relacionadas con la generación o procesamiento de información.


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Cada líder de proceso es responsable por la generación y gestión del conocimiento desde sus procesos y el reporte de sus actividades. La Subdirección de Planeación es la encargada de la consolidación.

La identificación de necesidades de formación en conocimientos nuevos o específicos es clave para garantizar la efectiva gestión del conocimiento, en este sentido el rol del proceso de Gestión humana es fundamental para desarrollar continuamente las competencias del personal en consonancia con las estrategias de aprendizaje e innovación.

b. Toma de conciencia

La toma de conciencia con la gestión y preservación del conocimiento es clave para la efectiva implementación del sistema, es por esto por lo que la cultura organizacional debe enfocarse en desarrollar prácticas, competencias y actitudes que permitan la apertura de una conciencia hacia la importancia y valoración del Sistema de Gestión del Conocimiento.

c. Comunicación

Matriz de comunicaciones

Con el fin de facilitar las comunicaciones internas y externas del sistema de gestión del conocimiento de la BPP, se ha diseñado la siguiente matriz de comunicación que especifica el flujo de la información del sistema:

Qué comunicar Cuando Quién comunica

A quién se le comunica Medio utilizado

Política del Sistema de Gestión del conocimiento

Cuando se establecen o modifican

Alta Dirección Personal a cargo Escrito, verbal, reuniones

Metas y objetivos Alta Dirección Personal a cargo Escrito, verbal, reuniones

Responsabilidades y autoridad

Subdirector Administrativo Todo el personal

Manual específico de funciones y competencias laborales

Comportamiento de las metas Trimestral Planeación Personal

InvolucradoEscrito, correos, boletín, carteleras

Lineamientos del mapa de gestión del conocimiento

Cuando se presenten

Profesional Responsable

Personal Involucrado Escrito, correo

Resultados de indicadores Trimestral SubdirectorComité Institucional de Gestión y Desempeño

Escrito, verbal

Inquietudes con el clima laboral respecto a la GC

Cuando se presenten

Todo el personalsubdirectores

Subdirector Administrativo y Financiero

Verbal


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Qué comunicar Cuando Quién comunica

A quién se le comunica Medio utilizado

No conformidades detectadas

Todo el personalsubdirectores


Formato de Acciones Correctivas

Riesgos detectadosTodo el personalsubdirectores


Formato de Acciones preventivas

Propuestas de mejoraTodo el personalsubdirectores


Formato de acciones de mejora

Capacitaciones por realizar

Cuando se presenten

Gestión Humana, Comunicaciones

Personal relacionado Oficio, Correo

Auditorías por realizar Anual Planeación, Control interno

Auditores, Auditados

Programa de auditados

Desempeño del Sistema Anual Representante de la Dirección

Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Actas

Plan de Acción Anual Subdirecciones Personal relacionado

Correos, reuniones

Adicionalmente el proceso de comunicaciones cuenta con su Plan De Comunicaciones anual para la difusión y visibilización de la información de los servicios y proyectos institucionales a la comunidad y la matriz de comunicaciones del Sistema de Gestión del Conocimiento.

d. Información Documentada

Los documentos y formatos que planifiquen y establezcan el Sistema de Gestión del Conocimiento se crearán y administrarán dentro de la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad.

La información y conocimiento que se identifique en el mapa de gestión del conocimiento se identificará y gestionará según los parámetros identificados en la matriz y/o en el SIG.

13. Seguimiento, medición, análisis y evaluación

Los métodos de medición del Sistema de Gestión del Conocimiento están determinados por:

La medición del cumplimiento de los objetivos de la gestión del conocimiento El seguimiento a los impactos y al nivel de implementación del Mapa de gestión del

conocimiento. El monitoreo de impactos en el desarrollo de conocimientos del personal


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El seguimiento a las acciones de mejora, correctivas y de prevención del riesgo asociada a la gestión del conocimiento.

La implementación de planes de acción del Sistema de Gestión del Conocimiento, asociados al MIPG.

La evaluación del cumplimiento de requisitos de la norma ISO 30401:2019

La evaluación y medición se consolidará, determinando el desempeño y la eficacia de la gestión del conocimiento.

14. Auditoría interna

La auditoría interna al Sistema de Gestión del Conocimiento se integrará dentro de las auditorías internas de calidad anualmente o cuando se requiera un programa de auditorías internas del SIG, la auditoría se desarrollará en cada uno de los procesos, articulada al proceso de calidad. Para el efecto se tendrá en cuenta:

Incluir el Sistema de Gestión del Conocimiento como criterio de auditoría en el programa anual de auditorías de calidad inmerso a cada proceso.

La activación de la auditoría al Sistema de Gestión del Conocimiento podrá iniciarse cuando se tengan avances importantes en la identificación y gestión de actividades relacionadas con los conocimientos claves de los procesos, relacionados en el mapa de gestión del conocimiento.

Los auditores deben recibir orientación sobre la metodología para auditar el sistema y el mapa de gestión del conocimiento en los procesos.

La gestión de la información y la evidencia de las auditorias se realizará con sujeción a lo establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad.

15. Revisión por Dirección

En el marco de la revisión por la Dirección del SIG, se incluirá la revisión del Sistema de Gestión del Conocimiento, adicionando el análisis del estado y los avances frente a:

Acciones definidas en las revisiones anteriores Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al Sistema de

Gestión del Conocimiento. El Desempeño de Sistema de Gestión del Conocimiento, incluyendo las acciones

correctivas, las mediciones y el resultado de auditorías en lo relacionado al Sistema. Oportunidades de mejora implementadas

Las salidas del informe incluirán decisiones respecto a las oportunidades de mejora a implementar y los cambios que se requieren en el Sistema de Gestión del Conocimiento.


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16. Mejora

No conformidades y acciones correctivas

Se aplicará el procedimiento de aplicación de acciones correctivas del SIG, cuyo propósito es eliminar las causas de las no conformidades detectadas. El procedimiento considera, la revisión de las no conformidades, la investigación de las causas, la definición e implementación de acciones y el seguimiento y registro sobre su aplicación y eficacia.

Mejora continua

El Sistema de Gestión del Conocimiento debe implementarse y mejorarse a partir de acciones específicas de duración definida y con seguimiento; de tal manera que capitalice las dificultades encontradas y responda mejor a las expectativas institucionales en este campo. En el procedimiento del SIG de aplicación de acciones u oportunidades de mejora, se describe la metodología a seguir para tramitar las propuestas de mejora y las sugerencias realizadas por el personal o las percibidas en las encuestas de satisfacción de los Usuarios, dejando registradas las decisiones tomadas y los beneficios obtenidos cuando sean llevadas a cabo.

El plan de acción interno está orientado hacia el cumplimiento de las metas anuales para el cumplimiento de los objetivos de proceso.

17. Anexos

a. Anexo 1: Matriz de contexto y partes interesadas del Sistema Integral de Gestión – SIG.

b. Anexo 2: Despliegue estratégico del Sistema de Gestión del Conocimiento c. Anexo 3: Mapa de gestión del conocimiento

Documentos de referencia

Norma Técnica de Calidad ISO 9001:2015Norma Técnica ISO 30401:2019Modelo de Planeación y Gestión MIPG

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