organizacion-metodos

ORGANIZACIN y MTODOS NORMALIZAR EL ANLISIS Y MEJORA DE METODOS DEL TRABAJO

CONCEPTO DE ORGANIZACINEs una tcnica que ayuda al control de mantenimiento en forma administrativa, y estn relacionadas con la administracin en el planteamiento de polticas y diagnosticaran a la organizacin en las posibles soluciones a un problema volvindose eficientes y eficaces.Eficiente.- Utiliza recursos que posee la organizacin para satisfacer necesidades y llegar a un objetivo comn.Eficaz.- Optimizar, reducir mxima expresin.

INTRODUCCION

CONCEPTO DE ORGANIZACIN Las tcnicas de organizacin en general constituyen una herramienta que facilita el desarrollo de los procedimientos administrativos, as como optimizar los recursos disponibles, aplicando principios y formulando diagnsticos que nos permitan recomendar soluciones, surgiendo un modelo organizacional.

CONCEPTO DE ORGANIZACIN Detectar las causas que producen conflictos en la organizacin llamada espina de pescado o diagrama de causa y efecto. Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseo. Eliminar duplicidad mediante la burocracia irreal por la real. Incrementar la productividad mediante la optimizacin de los recursos. Mejorar la calidad de los servicios. Mejorar la estructura y funciones. Garantizar una organizacin sea eficiente y eficaz, reduciendo tiempos y mejorando el uso de los recursos. OBJETIVOS

TIPOS DE ORGANIZACIN

CONCEPTOS BASICOS

CONCEPTO DE ORGANIZACIN Y METODOS Organizacin y Mtodos, es una tcnica de anlisis administrativo que permite hacer investigaciones con fines de mejoramiento de la estructura y de sus procedimientos.

Organizacin y Mtodo es Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados. y por extensin se llama unidad, equipo o servicio de Organizacin y Mtodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio.

Organizacin y Mtodos, es el de asegurar al mximo la eficiencia y eficacia del personal, grupos de la organizacin mediante normas, procedimientos y tcnicas que orientan a las entidades pblicas para la determinacin de polticas, formulacin y actualizacin de documentos para la gestin institucional, disear modelos estructurales y la verdadera racionalizacin de procedimientos con la mayor economa y lograr los objetivos organizacionales.

Organizacin y Mtodos, es una ciencia que estudia la manera de obtener mayor productividad en las organizaciones, a travs de la aplicacin de una correcta y adecuada estructura orgnica, evitando el despilfarro de los recursos, mejorando los mtodos de trabajo, economizando el tiempo y otros factores.

ALCANCE DE ORGANIZACIN Y MTODOSEstudia los problemas de estructura y funcionamiento de la administracin, cumpliendo como funcin de asesorar a los funcionarios o responsables de la gestin empresarial interesados en mejorar la organizacin que dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Mtodos, es asegurar al mximo la eficiencia mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin.

OBSTACULOS Y LIMITACIONES DE OYMLos obstculos y las limitaciones son el orden del da en las organizaciones en especial para las unidades de sistemas entre las que podemos mencionar.Carencia de un programa general de Organizacin Y mtodos. Poca predisposicin de los ejecutivos. Escases de personal idneo o calificado en programas de mejoramiento de procesos. La resistencia al cambio, este punto es el ms perjudicial en las organizaciones ya que la gente que desconoce su propsito, no quiere, no puede y no conoce. La falta de recursos econmicos, tecnolgicos y humanos.

CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA DE OYMSimplificacin.No es otra cosa que introducir mejoras a u proceso en base a procedimientos que son: Eliminacin.- Suprimir datos innecesarios.Adicin.- Agregar procedimientos necesarios. Combinacin o mixtos.- Aplicacin de las dos anteriores.Automatizacin.Introducir nuevas tecnologas de comunicacin e informacin que ayudan a reducir tiempos y espacios.TercerizacinMecanismo por el cual se apoyan a otros procesos, no es otra cosa que un apoyo de personas externas a la organizacin.

PASOS PARA UN ANALISIS DE OYMConocer el hecho o la situacin que se analiza y describirlo. Descomponerlo con el fin de conocer con detalle los aspectos positivos y negativos. Examinarlo crticamente el hecho o situacin. Ordenar cada en modo de prioridades. Definir las relaciones que operan entre cada elemento. Clasificar la informacin mediante objetivos, estructuras, normas funciones y operaciones.

PASOS PARA UN ANALISIS DE OYMPara el anlisis las empresas deben generar tres estados el antes, el durante y el despus. Antes a corto plazo.Durante mediano plazo. Despus largo plazo.

Este proceso va a tener una secuencia y tcnicas inmensas como el:cuestionarioEntrevistasinvestigacin.

PASOS PARA UN ANALISIS DE OYMORGANIZACIN DE LA INFORMACIONLa informacin debe ser organizada bajo tres parmetros.Narrativa.- informes.Grafica.- en base a flujo gramas.Mixta.- verificacin de los dos dando paso al surgimiento de anlisis.El anlisis debe ser rpido, conciso y consignarse por escrito como medio de un respaldo de su trabajo.

PASOS PARA UN ANALISIS DE OYMPRESENTACION DEL INFORME

HERRAMIENTAS DE OYMSon la representacin grfica de la estructura de una organizacin, es donde se pone de manifiesto la relacin formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a travs de los cuales se fija la posicin, la accin y la responsabilidad de cada servicio.

HERRAMIENTAS DE OYMDiagramas de Gantt Es una herramienta para el director del proyecto que le permite realizar una representacin grfica del progreso del proyecto, pero tambin es un buen medio de comunicacin entre las diversas personas involucradas en el proyecto.

El objetivo principal es determinar la duracin de un proyecto, entendiendo ste como una secuencia de actividades relacionadas entre s, donde cada una de las actividades tiene una duracin estimada.

HERRAMIENTAS DE OYMMtodo PERT Es una tcnica que le permite dirigir la programacin de su proyecto. El mtodo PERT consiste en la representacin grfica de una red de tareas, que, cuando se colocan en una cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto.

Indica el orden en que deben ser ejecutadas las actividades de un proyecto, permitiendo planificar y controlar su desarrollo, identificando las actividades que lo componen y determinando su ruta crtica, mediante una representacin de red. tambin es conocido bajo otras denominaciones, como: actividad diagrama de red, diagrama de red, red de actividades, diagrama de nodo, o mtodo de la ruta crtica.

HERRAMIENTAS DE OYMOrganigramas

Es una representacin grfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificndolos mediante smbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, adems, toda la informacin que se considera necesaria para el anlisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido.

HERRAMIENTAS DE OYMDiagramas de Proceso

Es una representacin tipo diagrama que ilustra la secuencia de las operaciones que se realizarn para conseguir la solucin de un problema. Diagramas de Flujo Se refiere a la disposicin fsica de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicacin de las instalaciones para la atencin y servicios tanto para el personal, como para los clientes.

HERRAMIENTAS DE OYMManuales Constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente un instrumento de comunicacin. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos definirlos como un cuerpo sistemtico, que contiene:

la descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organizaciny los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas.

DIAGRAMA DE GANTT

LOS ORGANIGRAMAS

LOS ORGANIGRAMASORGANIGRAMA ESTRUCTURALEs aquel que esta representado jerrquicamente sea por el cargo que ocupan el la compaa

LOS ORGANIGRAMASORGANIGRAMA FUNCIONALEs aquel que esta determinado segn las funciones que realizan cada uno por diagramas de bloques, etc

LOS ORGANIGRAMASORGANIGRAMA GENERALContienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta elnivel de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina

LOS ORGANIGRAMASORGANIGRAMA DEPARTAMENTALESNos da una visin de la forma en que se compone una Gerencia o Departamento, pudiendo tambin reflejar reas donde se agrupan dos (2) o varias unidades comunes dentro de la organizacin

LOS ORGANIGRAMASORGANIGRAMA ESQUEMATICOScontienen slo los rganos principales de una organizacin. Con frecuencia se elaboran para el pblico en general y ofrecen una visin simplificada de la organizacin.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

PRINCIPIOS QUE DISEAN LA ORGANIZACIN VERTICALRelacionan a las personas que se encuentran en diferentes niveles de organizacin

PRINCIPIO DE JERARQUA Es un principio formal que relaciona coordinadamente a todos los individuos que integran una organizacin.Hace fluir la autoridad y responsabilidad desde el nivel ms alto hasta su base.El subordinado de una determinada posicin es el superior de la inmediatamente inferior.Hay dos clases de hombres que nunca alcanzarn grandes xitos: aquellos que no pueden hacer lo que se les manda y aquellos que no pueden hacer si no lo que se les manda.Cyrus H,K. (1850-1933)

PRINCIPIOS DE AUTORIDAD Es un principio informal que viene determinado por un conjunto de caractersticas personales como la edad, la antigedad, la experiencia, los conocimientos, las habilidades, los contactos personales, la posesin de informacin privilegiada.En la actualidad el concepto de autoridad se puede asimilar al de liderazgo. Los jefes deberan ser, al mismo, tiempo lderes.Saber quin detenta la jerarqua es fcil, slo hay que observar el organigrama de una empresa. Saber quin posee la autoridad es ms complejo.

Nos quedaban pendientes los principiosderivados de la jerarqua y la autoridad...

1. UNIDAD DE DIRECCION las bicefalias no funcionan, las empresas slo pueden tener una misin.

2. UNIDAD DE MANDO en principio, no se debe tener ms de un jefe. Organizaciones que lo aplican claramente: Iglesia/ Ejrcito. Otras organizaciones no pueden aplicarlo de forma clara.

3. ANGULO DE AUTORIDAD la direccin tiene un lmite, el que marca el ngulo de autoridad.

La libertad debe ser limitada para poder ser poseda. Edmund Burke (1729 1797)

4. RESPONSABILIDADla responsabilidad, que nunca se delega, queda perfectamente delimitada en organizaciones que tienen bien definidos sus puestos de trabajo; aunque cuando la actividad se realiza sobre la base de diferentes aportaciones, sta se diluye en diferentes puestos.

5. DELEGACION cuando la situacin lo requiere, las tareas son delegables entre dos personas, no as la responsabilidad. Si delegsemos la responsabilidad junto con la tareas, actividades importantsimas para la organizacin, acabaran siendo responsabilidad de empleados que carecen, quiz, de la preparacin o experiencia adecuadas.

Lo que no es bueno para el enjambre no es bueno para la abeja.Marco Aurelio (121 180)

6. DESCENTRALIZACION se produce cuando la organizacin distribuye tareas (incluyendo la responsabilidad de las mismas) formalmente entre dos o ms departamentos o reas. Se incrementa en pocas de bonanza.

7. HOMOGENEIDAD DE LAS TAREAS la complejidad de las tareas de un mismo nivel jerrquico debe ser homogneaCuando los hombres estn reunidos, pierden el sentido de su debilidad.

Charles Louis de Secondant, barn de Montesquieu. (1689 1755)

PRINCIPIOS QUE DISEAN LA ORGANIZACIN HORIZONTALRelacionan a las personas que se encuentren en los mismos niveles de la organizacin

Principio de divisin del trabajo

Conceptualmente consiste en la divisin de un proceso complejo en pequeas tareas ms elementales.

El objetivo perseguido reside en la agregacin o desagregacin de funciones, actividades o tareas. Posteriormente se formarn unidades homogneas para recoger las agrupaciones.

PRINCIPIO DE ESPECIALIZACINEs el principio responsable de que cada persona realice un nmero reducido de esas tareas en las que previamente se ha dividido el trabajo.

La divisin del trabajo no es lo mismo que la especializacin. En una organizacin con una tareas perfectamente divididas, es posible encontrar personas muy especializadas y personas con escasa especializacin.

FUNCIONALIDADEl principio de funcionalidad trata de agrupar en una misma unidad organizativa a las personas que realizan actividades con caractersticas homogneas; que tienen un nexo comn de unin.

Variables para establecer funciones:ActividadesProcesosConocimientos/habilidadesTiempo

DEPARTAMENTALIZACIONCuando las empresas crecen, tratan de agrupar en una misma unidad organizativa las personas o actividades que dirigen sus esfuerzos hacia objetivos o metas similares, formalizando ms estas agrupaciones, con independencia de la naturaleza de dichas actividades. La departamentalizacin es la formalizacin de la funcionalidad.

Las grandes empresas necesitan departamentalizar segn unas variables que dependern de sus prioridades organizativas o de mercado.

DIVISIONALIZACINLas divisiones son cuasi empresas dotadas de una gran autonoma en la toma de decisiones, excepto las de tipo estratgico.

Una empresa puede divisionalizarse por productos, por clientes, por reas geogrficas o por funciones

COORDINACINConsiste en concertar y ordenar unos recursos determinados para la consecucin de un objetivo comn.

AUTOMATISMO Y MECANIZACINLa mecanizacin permite que las tareas se desarrollen por mquinasEl automatismo implica que las mquinas pueden llegar a suplantar parte de las decisiones que efectan las personas

organizacion-metodos

Documents