informe final grupal organizacion y metodos

7/24/2019 Informe Final Grupal Organizacion y Metodos

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ORGANIZACIN Y MTODOS

Momento 3: Actividad Colaborativa

Presentado a:

Ingeniera

CARMEN SOFA GMEZ SILVA

Tutora

Presentado por:

CLAUDIA PATRICIA CRUZ VALDERRAMACdigo: 20484332

KAREN ALEJANDRA MORENOCdigo:

NELSON GIL ORJUELACdigo:HECTOR RENE GALEANO

Cdigo: 223!"DEISY CATALINA LOZANO

Cdigo

GRUPO !"#"$"%!#

#$I%&'(I)A) $ACI*$A+ A,I&'TA - A )I(TA$CIA&(C#&+A )& CI&$CIA( ,.(ICA( A)MI$I(T'ATI%A(/ C*$TA,+&(/

&C*$MICA( - )& $&1*CI*P'*1'AMA )& A)MI$I(T'ACI$ )& &MP'&(A(

$oviembre de 20


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INTRODUCCIN

+a medicin control oportuna de las actividades realiadas permite a lasempresas la realiacin de actividades cada ve m5s precisas por lo tanto mas/

e6icientes/ lo 7ue genera aorro importante de recursos maor volumen de6abricacin9

&l presente trabao permite 7ue sea evaluada desde la ptica de la $TP) unaaccin sencilla como lo es aparentemente la compra de materias primas/ para deesta 6orma evaluar los puntos d;biles del proceso meorarlos9


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O&JETIVOS

)eterminar los procesos 7ue no generan valor agregado/ a la ora de realiar lascompras re7ueridas en una empresa a su ve/ plantear soluciones para llevar

este proceso delante de la manera m5s e6iciente


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TA&LA DE ROLES Y RESPONSA&ILIDADES

G'()o !"#"$"% !#

NOMBRES Y

APELLIDOS

Rol asumido Tareas o funciones realizadas Responsabilidad

C+A#)IA PAT'ICIAC'#podamos construir un e?celente trabaocolaborativo9

@A'&$A+&A$)'A

M*'&$*

Compilador Consolidar el documento 7ue seconstitue como el producto 6inaldel debate/ teniendo en cuenta 7uese aan incluido los aportes de

todos los participantes 7ue solose inclua a los participantes 7ueintervinieron en el proceso9 )ebein6ormar a la persona encargada delas alertas para 7ue avise a 7uienesno icieron sus participaciones/ 7ueno se les incluir5 en el producto aentregar

B&l estudiante 7ue selecciona este rolregistra su responsabilidad compromiso ante la actividad

$&+(*$ 1I+

R-*i.o' Asegurar 7ue el escrito cumpla conlas normas de presentacin detrabaos e?igidas por el docente

Me comprometo a estar atento aldesarrollo del trabao/ para garantiar7ue en t;rminos de 6orma/ el trabaocumpla con el re7uerimiento9

D&CT*' 1A+&A$*

E/0'-g+. Alertar sobre los tiempos deentrega de los productos enviar eldocumento en los tiemposestipulados/ utiliando los recursosdestinados para el env>o/ e indicara los dem5s compaEeros 7ue se arealiado la entrega9

Me comprometo a enviar el trabaoconsolidado en el tiempo estipulado/ a su ve in6ormar a mis compaEeros decuando realice el envio9

Adem5s/ me comprometo a realiar aportes para la consolidacin del trabao9

CATA+I$A +*


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DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO TCNICAS DE MEDICIN DE TIEMPOS


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MATRIZ C1A

MATRIZ C1A


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ASPECTOS SO&RE TCNICAS DE MEDICIN DEL TRA&AJO

ESTUDIANTE21UE CONOZCO3 21UE 1UIERO CONOCER3 21UE APREND3

CLAUDIAPATRICIA

CRUZVALDERRAMA

Conoco 7ue entre las t;cnicas de medicin deltrabao tenemos como aspecto mu importante elestudio de tiempos el cual re7uiere de unas t;cnicas oprocedimientos utiliados para determinar el tiempo7ue invierte un trabaador en llevar a cabo una tarea9

&l estudio de tiempos es mu importante paradeterminar 7ue un proceso 6uncione bien 7ue noe?ista tiempo improductivo9 &?isten mucos m;todospara la medicin de los tiempos de trabao/ pero auno 7ue es importante resaltar es el m;todo dedatos est5ndar a 7ue auda a la medicin de untrabao espec>6ico9 Tambi;n conoco erramientascomo el diagrama de *peracin del Proceso )*P7ue sirve para seguir paso a paso mediante unarepresentacin gr56ica todas las actividades realiadasen un proceso el )iagrama de An5lisis del Proceso)AP 7ue se utilia para registrar por medio des>mbolos todas las operaciones realiadas durante unproceso para luego ser analiadas poder presentarmeoras en los errores cometidos9

Fuiero conocer todas las t;cnicasutiliadas en la medicin del trabao a7ue pienso 7ue todas tienen unae6ectividad unos resultadosdi6erentes se pueden aplicar paramedir calibrar la realiacin decual7uier trabao comercial/ industrialetc9 Pienso 7ue la introduccin de unnuevo sistema de medicin del trabaoen cual7uier organiacin es vital parade6inir medir la cantidad calidad derendimiento 7ue se espera de untrabao o tarea9

Aprend> 7ue si no e?istent;cnicas para la medicin deltrabao un negocio oempresa no podr5 crecer ensu rentabilidad a 7ue unode los 6actores m5simportantes es laproductividad si seincrementa la productividadaumenta la produccin porora de trabao9 &nconclusin el instrumento6undamental 7ue origina unamaor productividad es lautiliacin de m;todos elestudio de tiempos para locual debe e?istir unaplaneacin un an5lisis deprocesos9

HECTORGALEANO

&n cuanto a la medicin del trabao las t;cnicasempleadas mi desconocimiento era general/ a 7ue

aun7ue ab>a escucado de este tema/ pensaba 7uesolo se re6er>a a tomar el tiempo con un cronometro

es6orarse por realiarlo meor la siguiente ve9

Manera pr5cticas e6icientes paracomprobar el tiempo movimientosrealiados por mi el e7uipo 7ue un6uturo deba dirigir/ a 6in de agiliar losprocesos obtener el meor maor

resultado posible9

Aprend> 7ue la medicin deltrabao es 6undamental entoda organiacin no soloen las encargadas de

manu6actura como unopodr>a llegar a pensar/adem5s/ aprend> 7ue acercadel registro b5sico de lamedicin del trabao9

TCNICAS 45.6H

$ombre Medida Correctiva G HPor 7u; Gat HFu; GereH)nde

GenHCuando

GoHFui;n

DoJ HCmoocurre


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Dector1aleano

Accin de meora

$o esperar unasemana pararealiar lascompras

Aumentar eln=mero dereunionesdel comit;

de compras

Paso 8Inmediatament

eComit; decompras

'euni;ndose Martes

%iernes

Claudia Cru

Accin de meora:Para estas demorasse debe implementarun sistema de meora

de m;todos detrabao/ utiliacin deltiempo Plani6icacin

en gestin decompras/ seleccin de

proveedores capacitacin al

personal

Por7ue elproveedor sedemora muco

tiempo enentregar la

6actura al au?iliarde Contabilidad

esto retrasa elproceso a 7uees una demora7ue causa unretraso en el

proceso

)emora dedos d>as enentregar la6actura alau?iliar de

contabilidad

&stoocurreen el

procesode

compradentrode la

empresa

*curre encual7uier d>ade la semanaen la tarea o

actividad K 38

Proveedor/au?iliar deContabilida

d

&l Proveedorace

entrega dela 6actura alau?iliar de

contabilidadpero para

este procesose demora 2

d>as


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HIPTESIS O TEORAS PLANTEADAS PARA DAR SOLUCIN AL PRO&LEMA

LLUVIA DE IDEAS

$elson 1il

Al realiar las solicitudes por parte de las dependencias el Analista de

Compras es u intermediario entre la solicitud el Analista de Inventarios9

&l Comit; de Compras se realia semanalmente/ las rdenes de compra

=nicamente son avaladas por este Comit;/ esto puede ser un cuello debotella puesto 7ue las compras peridicas de materias primas podr>an tenerun aval de parte de alg=n miembro del Comit; para no retrasar una semanala compra9

&n la actividad !/ se describe el escenario cuando no a e?istencias se

debe seleccionar m>nimo tres proveedores/ esto es un poco ine6icientepuesto 7ue son compras 7ue se realian de 6orma 6recuente/ por7ueevaluar en cada solicitud de compra los proveedores9 1eneralmente setiene el Proveedor titular en caso de presentarse una contingencia serecurre a los dem5s proveedores seleccionados

Claudia Cru

+a tarea 2 B&spera las cotiaciones d>a &sta tarea ocasiona una espera de d>a mientras se esperan las cotiaciones por parte del proveedor/ por lo tanto est5retrasando el proceso/ por otra parte pienso 7ue el au?iliar de proveedores est5realiando mucas tareas innecesarias a 7ue la empresa debe tener un base dedatos de proveedores a con6irmados 7ue tengan la disponibilidad de productosnecesarios9

+a tarea 8 BComit; de compras se lleva a cabo cada martes LTiempo promediode espera para ingresar al comit; 2 d>as99 &s demasiado tiempo para aprobaruna solicitud/ teniendo en cuenta 7ue si es negada o aplaada se devolver5 porcual7uier error 7ue se aa cometido en procesos anteriores9 Por otra parte loscomit;s de compras se est5n realiando cada 8 d>as me parece 7ue este es unperiodo mu largo de espera9

+a tarea 38 B&l proveedor ace entrega de la 6actura al au?iliar de contabilidad9 2d>as/ ocasiona una demora en el procedimiento a 7ue son dos d>as de esperapara 7ue el proveedor entregue la 6actura al au?iliar de contabilidad9


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)esi +oano

$o a un an5lisis detallado de los tiempos re7ueridos espec>6icos para el

desarrollo de cada actividad por 6uncionario9

$o a un aporte signi6icativo en la cantidad de actividades en todos losinvolucrados en el proceso Bsolicitud/ autoriacin/ compra tardando masdel tiempo necesario9

+a 6alta organiacin de procesos 7ue realmente se re7uieren para 7ue elproceso se aga m5s 65cil/ r5pido e6iciente/ involucrando las personas o5reas oportunas 7ue garanticen el ;?ito un 6eli t;rmino de la compra deproducto re7uerido9

@aren Moreno

&l Au?iliar de Compras/ veri6ica la in6ormacin recibida B minutos delAnalista de Inventarios del Au?iliar de Proveedores e imprime B2 minutosla in6ormacin para ser presentada en el Comit; de Compras/ 7ue se lleva acabo cada martes9 BTiempo promedio de espera para ingresar al Comit; 2d>as9 &sta parte del proceso deber>a ser analiada de inmediato a 7ue delcomit; depende 7ue aprueben o recacen las solicitudes/ en caso tal de7ue nieguen alguna solicitud se van a demorar en darle respuesta a losclientes adicionalmente ser5 para transmitirles 7ue no pudo ser atendidosu re7uerimiento/ de esta 6orma causan molestias e incon6ormidades alcliente9

&l e6e de Compras/ veri6ica B2 minutos 7ue las rdenes de comprascorrespondan a las autoriadas en el Comit; de Compras9 (i encuentrainconsistencias las devuelve B2 minutos al Au?iliar de compras para 7ue laelabore nuevamente9 (i no a errores/ las 6irma registra sello B30segundos del departamento de compras las entrega B minuto al Au?iliarde Compras9 &n este paso lo 7ue causa retrasos es 7ue devuelvan algunaorden de compra por errores en su debido diligenciamiento gasten m5stiempo en elaborarla nuevamente/ en el caso de 7ue a sea m5s de una eltiempo es m5s e?tenso m5s se retrasa su gestin9

&l Proveedor ace entrega B2 d>as de la 6actura al Au?iliar de Contabilidad/7ui;n espera B d>a a recibir la documentacin 7ue evidencia elcumplimiento de la entrega del pedido realiado/ por parte del Au?iliar deInventarios9 &n este paso deber>an gastarse menos d>as en la entrega de ladocumentacin del registro de compra/ as> sea parte de arcivar/ continua


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retrasando la gestin en los procesos internos de la empresaindependientemente de 7ue el cliente a no se encuentre involucrado enesta 6ase directamente9

Dector 1aleano

Paso 8: +os comit;s solo se re=nen un d>a a la semana Paso 23: &l e6e de compras 6irma despu;s de pasado cierto tiempo del

comit; Paso 24: +as rdenes de compra no se elaboran en el comit;

HIPTESIS

Claudia Cru

+a implementacin de un est5ndar de tiempo en los di6erentes procesos ser>aadecuada para corregir las esperas/ para esto se deben simpli6icar las tareas conmenos tramitolog>a en las tareas asignadas a cada trabaador para evitarmovimientos innecesarios actividades improductivas9

Para estos casos debe e?istir Planeacin/ por ende la de6inicin de los obetivosestrat;gicos/ de los proectos/ de las metas de los indicadores es determinantepara establecer tiempos procesos en las cadenas de suministros por lo tantosiempre ser5 necesario tener un plan b un plan c por si el alternativo llegara a6allar9 Con lo anterior me re6iero a tener una buena cantidad de proveedoresdisponibles para no estar buscando a =ltima ora9 Por otra parte/ 7uisiera

agregar 7ue es important>simo para estos procesos tener un so6tJare integral 7uepermita manear los tiempos los lugares de la operacin desde el origen de laorden de compra asta el recibo de la orden de compra registro de la mismapara el pago9

Para estos procedimientos de compras es necesario 7ue e?ista una log>stica 7ueidenti6i7ue los errores 7ue se est5n presentando durante el proceso/ esto con elpropsito de 7ue las soluciones dadas a estos inconvenientes sean preventivas no operativas9

Con una adecuada previsin de errores sobre el proceso se est5 garantiando7ue cual7uier punto d;bil sea solucionado de la meor manera9

)esi +oano

+a implementacin de un sistema de interaccin comunicacin en tiemporeal con todas las 5reas involucradas para as> agiliar el proceso no


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esperar tanto tiempo a 7ue pase por cada uno/ con el 6in de aprovecartiempo lograr el resultado en el menor tiempo posible9

+a planeacin de un presupuesto 7ue garantice 7ue la compaE>a seabasteca de una manera m5s e6iciente/ 7ue a su ve se tenga control de

lo 7ue se tiene en la bodega de lo 7ue esa necesita le ara tomar accionesm5s oportunas a tiempo9

@aren Moreno

+a solucin a este retraso es cambiar la metodolog>a en 7ue 6unciona el comit; sus d>as 5biles/ se podr>a contemplar la posibilidad de 7ue el comit; serealice por lo menos dos veces a la semana as> optimiar>an su tiempo apartir de este paso en adelante los resultados se ver>an pronto a 7ue el

proceso estar>a 6luendo a la mitad del tiempo apro?imadamente9

Para esta parte del proceso la solucin puede ser 7ue se apli7ue el m;todo deparar observar/ con el cual se podr>a determinar en dnde est5 el error en7ue parte del diligenciamiento de las rdenes 6allan con m5s 6recuencia as>poder darle una pronta solucin para 7ue no se generen errores o disminuan6avorablemente9

+a solucin para este inconveniente puede ser una tabla MTM/ en la cual seplasman en detalle cada uno de los procedimientos 7ue se realian el tiempoe?acto 7ue conlleva eecutar cada accin9 (i esto se implementa para

encontrar la ran por la cual la entrega de la 6actura tarda 3 d>as en total astallegar a su destino el tiempo podr>a ser menor se podr>a lograr optimiar estaparte del proceso9

Dector 1aleano

'ealiar los comit;s de compras m5s de una ve por semana &n los comit;s se deben realiar las rdenes de compra 6irmarlas


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RESUMEN SISTEMAS DE NORMAS DE TIEMPO PREDETERMINADAS NTPD

Do en d>a las empresas no solo est5n preocupadas por producir/ a 7ue/ aun7ueesta es su labor meta/ no es su6iciente para lograr ser la meor en su cuota demercado9 A 6in de llegar a un mercado m5s amplio consolidar el 7ue se tiene/ se

debe o6recer al consumidor productos cada ve meores/ 7ue a su ve sean m5sase7uibles9

&n concordancia con lo anterior las empresas deben encontrar procesosproductivos m5s e6icientes para reducir costos a su ve con el m>nimo dees6uero alcanar el m5?imo de bene6icio9 Con el 6in de lograr esto se diseEaronlas $TP)9

&l $TP) es el (istema de $ormas de Tiempos Predeterminados Bpor sus siglas eningles $etJorN Time Protocol )aemon

a H&n 7u; consiste

&s un sistema para la medicin del trabao/ del tiempo 7ue el mismo conllevapara su culminacin con ;?ito9 Por medio de la medicin an5lisis de losmovimientos b5sicos umanos se puede de manera segura estimar el tiempo 7ueuna accin lleva a cabo como reducir el mismo para la optimiacin e6icienciade los procesos9

b HCmo se realia el an5lisis

&l an5lisis se realia a partir de los movimientos b5sicos de cada ser umano de lasiguiente manera:

c &emplo

Para poner un l5pi de un lugar del escritorio a otro:


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9 &stirar el brao 29 Agarrar el l5pi 39 Trasladar el l5pi al sitio deseado 49Colocar el l5pi 9 (oltar el l5pi O9 'ecoger la mano

Conclusin

&l sistema $TP) es una manera e6iciente de controlar los pasos para realiar unalabor de manera ptima de a su ve/ capacitar al empleado/ a 6in de 7ue puedaconcentrarse en las labores 7ue debe realiar estrictamente/ para el aorro deenerg>a tiempo/ 7ue a la 6inal se ver5 re6leado en la productividad del mismo9


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CONCLUSIONES

REFERENCIAS &I&LIOGR7FICAS

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