Organización y MétodosOrganización y MétodosOrganización y MétodosOrganización y Métodos

Ing. Doris Rojas Mendoza

drojas@qnet.com.pe

Una de las características que mejor define el momento que vivimos es la aceleración permanente del cambio. La única respuesta racional posible de una organización, que como mínimo una organización, que como mínimo desee mantenerse viva en los próximos años, es enfrentar esos cambios con creatividad e innovación

El escenario de un mundo globalizado, sobre el que discurren los albores del siglo XXI, esta construido sobre la base del desarrollo de las tecnologías de la información y de las comunicaciones.

La explosiva expansión del Internet se ha convertido ya, en el acontecimiento de más veloz difusión en la historia de la humanidad.

Las transformaciones sociales, culturales, políticas y económicas que estos fenómenos están generando, son aún difíciles de ponderar en su totalidad. Pero lo que sí está claro es que debemos está claro es que debemos estar preparados para poder aprovechar las oportunidades que esta innovación está produciendo.

El sector financiero estimula el autoservicio con terminales manejados por sus clientes o con sistemas telefónicos de respuesta automática. También permiten a sus clientes acceder a la información a través de Internet información a través de Internet y "home banking”

Las empresas de transporte aéreo permiten a sus clientes consultar planes de vuelos y tarifas y solicitar tickets telefónicamente.

El cobro de salarios a través de cajeros automáticos tiene múltiples efectos. Entre ellos obliga al público, en gran parte no bancarizado, a comenzar a interactuar con "la computación". computación".

Productos y servicios se piden y pagan electrónicamente y muchos de ellos también se entregaran electrónicamente.

El flujo de información digital (diarios, noticias, películas, espectáculos) será la manera de enterarse y de informar sobre lo que pasa en el mundo. mundo.

El shopping electrónico será el gran hipermercado sin limitaciones de horarios ni conflictos laborales.

CRMCustomerRelation

EnterpriseSolution

E-commerce

PROVEE

CLIE

SuplayChain Relation

ManagementSolution

Integración inter - empresa

Integración inter – empresas B2B

EDOR

NTE

ChainManagement

• Administración de la calidad total (TQM• Reingeniería (rediseño de procesos)• Benchmarking• Uso intensivo de TI• Certificación de Sistemas de Calidad

(ISO, HACCP, etc.)(ISO, HACCP, etc.)• Empowerment• Dirección estratégica por

sorpresas• CPM • .....

• “Una opción para mejorar el desempeño de las empresas es el concepto de Corporate Performance Management (CPM) que se define como manejo de gestión, y es un proceso de tres etapas: Planning, Score Card y BI (Business Intelligence)”.Intelligence)”.

• CPM es el concepto “paraguas” que describe las metodologías, métricas, procesos y sistemas usados para monitorear y administrar el comportamiento de la empresa. ..

Gartner Group, Diciembre 2001.

Confusión terminológica

Rápido Resumen

Administración

Business Process Redesign

1980’s 1990’s 2000’s

Cadena de valor PorterRummler-Brache

BPReengineeringBusiness Process Redesign

Tecnología de la Información

Gestión de la Calidad

BPRedesign

WorkflowERP

Herramientas de Modelamiento

TQM Six Sigma

� Como aprovechar estas oportunidades y enfrentar los cambios.

� Las condiciones económicas y de mercado que predominan en las ultimas décadas, ultimas décadas, impulsa examinar mas formalmente y con mayor frecuencia la manera óptima de adecuar los recursos a las oportunidades.

� Globalización

� Alta competencia

� Nuevas formas de comercialización y

Tendencias Actuales

producción

� Alta velocidad de cambio

� Planteo de escenarios

� Información como artículo de consumo

� Conocimientos + TIC= Generación Riqueza

� Mayor creación de trabajo en sector de servicios

� Oficinas y reuniones virtuales

� Comunicaciones sin límites

� Infraestructura gratis

Tendencias Actuales

� Reducción de los ciclos de vida de los productos Ventajas competitivas: Personal y Gerencia

� Procesos centrados en valor y beneficios para el cliente

� Alianzas

� Información Proceso Conocimiento

Síntomas de necesidad de cambios en las Organizaciones

� Dificultad para el desarrollo y crecimiento de la empresa.

� Altos costos, falta de competitividad.� Altos costos, falta de competitividad.� Procesos ineficientes.� Clima conflictivo entre el personal.� ¡¡¡ MAL SERVICIO AL CLIENTE ¡¡¡� Problemas en el manejo de la información.

Información a la Gerencia

� Informes inexactos� Contradictorios� Insuficientes� Insuficientes� Difícilmente

comprensibles� En documentos

inapropiados

TOMA DE DECISIONES CON MAYOR INCERTIDUMBRE

LOS RESULTADOS LOS RESULTADOS LOS RESULTADOS LOS RESULTADOS

DE UNA DE UNA DE UNA DE UNA

TECNICA......TECNICA......TECNICA......TECNICA......

NO SON AJENOS A LA CULTURA EN QUE SE

APLICA

ADMINISTRACION

planear organizar

dirigir controlar

Funciones generales de la Administración

� Planeamiento: Visión, misión, objetivos, investigaciones, políticas, planes, programas, pronósticos, presupuestos, proyectos.proyectos.

¿ QUE VAMOS HACER ?

� Organización: Funciones, jerarquías, obligaciones, mecanismos para encausar la actuación, racionalización.

¿ COMO LO HAREMOS ?

Funciones generales de la Administración

� Dirección: Autoridad, comunicación, supervisión, coordinación, motivación, capacitación.capacitación.

VER QUE SE REALICE

� Control: Como se ha llevado a cabo lo planificado. Confrontar planes y resultados.

¿ QUE RESULTADOS TENEMOS ?

PLANEAMIENTO

Si no se sabe a donde nos dirigimos, cualquier camino

nos llevará allí

Pensar en el futuro, identificar la misión de la compañía y diseñar la

estrategia es la tarea de la dirección

Requerimos, por lo tanto, ordenar las ideas, examinar formalmente nuestras ideas, examinar formalmente nuestras oportunidades, proyectar y evaluar los resultados de estas ideas y :

tomar decisiones con menor incertidumbre.

Los directores, interesados en asegurar un futuro prometedor para sus organizaciones, requerirán un esquema conceptual para el manejo esquema conceptual para el manejo de la discontinuidad, un enfoque sistemático para tomar decisiones estratégicas y una metodología para orientar su implantación.

Elementos del Planeamiento

Objetivo: Resultados que se desea y espera alcanzar en el futuro.

Políticas o normas: Enunciado que constituyen guías o pautas para la actuación. Representan fronteras amplias que permiten la aplicación de la iniciativa y el juicio.

Elementos del Planeamiento

Procedimiento: Descripción de una secuencia de operaciones, generalmente cronológica, que debe diseñarse de cronológica, que debe diseñarse de acuerdo con las políticas establecidas, conceptos de racionalización y orientada a la meta por alcanzar.

Método: Indica la forma como debe ejecutarse cada una de las operaciones de un procedimiento.

ORGANIZACION

ORGANIZACION

Comprende los mecanismos destinados a delimitar los campos de destinados a delimitar los campos de actuación de los individuos y grupos en una entidad, de manera de lograr el desenvolvimiento armónico del conjunto hacia la obtención de resultado y logro de objetivos.

Decisiones

Variables de la actuación empresarial

Organizar significa regular adecuadamente las variables horizontales y verticales del conjunto y de cada una de las labores que corresponder efectuar a la empresa.

Actividades

ORGANIZACIÓN Y METODOS

Conjunto de técnicas y herramientas de gestión, aplicadas con la finalidad de gestión, aplicadas con la finalidad de mejorar la estructura y el funcionamiento de las organizaciones, para facilitar el alcance de sus objetivos.

ORGANIZACIÓN Y METODOS

Se puede aplicar OYM a través de:

1. Oficina especializadaEquipos de trabajo organizados 2. Equipos de trabajo organizados en cada área

3. Consultoría especializada en OYM

Principios de la Organización

� Un principio es una afirmación que se destina a actuar como una guía en cuanto a la acción que se va a en cuanto a la acción que se va a emprender.

� Los principios no son leyes absolutas e irrevocables, pero sirven como pautas que se pueden aplicar a una situación particular.

- Principio del Objetivo.

- Principio de la Coordinación.

- Principio de la paridad entre la autoridad, responsabilidad y compromiso.La responsabilidad por la acciones no

Principios básicos de la Principios básicos de la Principios básicos de la Principios básicos de la OrganizaciónOrganizaciónOrganizaciónOrganización

La responsabilidad por la acciones no puede ser mayor que la implícita en la autoridad delegada, ni debe ser menor.

- Principio de la unidad de mando.Mientras más completas sean las relaciones de dependencia de un solo superior, menor será el problema de instrucciones opuestas y mayor la sensación de responsabilidad personal por los resultados.

- Principio de la delegaciónLa autoridad delegada a todos los gerentes individuales debe ser adecuada para asegurar su capacidad de cumplir los resultados esperados.

Niveles de las organizaciones

� Nivel estratégico: Enfrenta el más alto grato de incertidumbre en términos de insumos provenientes de su medio externo, sobre los cuales tiene muy poco control. Aquí se concentran las estrategias y se establecen los planes a largo plazo.

Nivel táctico: Es el nivel intermedio � Nivel táctico: Es el nivel intermedio y coordinador, Las decisiones están orientadas a la distribución de los recursos para el logro de los objetivos, son difícilmente programables.

� Nivel operacional: Tiene que ver con la racionalidad técnico-económica y sus decisiones tienen un alto grado de certidumbre. A este nivel mayormente se realizan actividades u operaciones específica.

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

Órgano: Es una unidad administrativa impersonal, que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones, o parte de ellas, en determinado nivel jerárquico. Puede determinado nivel jerárquico. Puede comprender uno o varios puestos. Ej.: las direcciones, las gerencias, los departamentos, etc.

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

Puesto: En una unidad de trabajo específica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que debe realizar, aptitudes que debe poseer y responsabilidades que debe asumir su titular, poseer y responsabilidades que debe asumir su titular, en determinadas condiciones de trabajo. Ej.: Gerente, Jefe de Dpto., secretaria, etc.

Plaza: Es el conjunto de labores, responsabilidades y condiciones de trabajo asignadas de manera permanente a un empleado en particular.

Departamentalización

División del trabajo

Criterios:

� Por funciones� Por funciones

� Por procesos

� Por productos

� Geográfica

� Otros criterios

Vínculos en la estructura

� Autoridad lineal: Basada en la “línea” jerarquía, de superiores a subordinados

� Autoridad funcional: Autoridad otorgada por cumplimiento de reglamentos, funciones y normas.normas.

� Asesoría: Para otorgar apoyo especializado y puntual, sin contar con autoridad.

� Apoyo: Brinda apoyo operativo

� Coordinación: Vínculo libre de los canales de autoridad y que facilita la comunicación y operatividad entre toda la organización.

Toda actividad humana, desde una artesanía hasta el envío del hombre a la luna, plantea dos requisitos fundamentales y opuestos:fundamentales y opuestos:

• La división del trabajo en las distintas áreas que se debe realizar

• La Coordinación de las mismas

Formas fundamentales en que las organizaciones coordinan su trabajo

� Adaptación mutua� Supervisión directa

Normalización:� Normalización:�De los procesos del trabajo�De los resultados�De las habilidades�De las reglas

� Adaptación mutua: Coordinación del trabajo mediante la simple coordinación informal. El control del trabajo corre a cargo de los que lo realizan.

� Supervisión directa: A medida que una organización supera su estado más sencillo, suele recurrir a un más sencillo, suele recurrir a un segundo mecanismo de coordinación. La supervisión directa consigue la coordinación al responsabilizarse a una persona del trabajo de los demás. Dándoles instrucciones y controlando acciones.

Normalización: Se coordina el trabajo, sin adaptación mutua ni supervisión directa. “La coordinación de las partes se incorpora en el programa de trabajo al establecerse éste, reduciéndose la necesidad de una comunicación continuada”.

• Normalización de los procesos de trabajo: El contenido de los mismos queda especificado y programado.

• Normalización de los resultados: Se especifica los resultados esperados.

• Normalización de las habilidades: Se establece el tipo de preparación requerida para la realización del trabajo.

• Normalización según las reglas: Se controlan las reglas que afectan al trabajo, para que toda la organización funciones con el mismo conjunto de doctrinas.

LA ORGANIZACION Y SUS DILEMAS

LA ORGANIZACION ES UN BALANCE LA ORGANIZACION ES UN BALANCE ENTRE LA LIBERTAD Y EL ORDEN

FORMACION Y REALIDADPARTICIPACION

FLEXIBILILIDAD

UDS. DEBEN.....

LA METAMORFOSIS DEL MANAGEMENT

LA PERSONA COMO

RECURSO

VISION DE LA CUPULA

DOMINIO PERSONAL

VISIONES COMPARTIDAS

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CUPULA

OBJETIVIDAD

INDIVIDUALISMO

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MENTALES

APRENDIZAJE EN EQUIPO

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Lecturas para primer foro

� Administración Científica

Frederick TaylorFrederick Taylor

� Administración Industrial y general

Henry Fayol

� La teoría Z

William Ouchi

Trabajo de campo

� Conformación de Grupos de Trabajo.

� Investigación sobre un tema elegido, tanto teórico como práctico.

� Conclusiones y recomendaciones.

Conceptos BásicosConceptos BásicosConceptos BásicosConceptos BásicosConceptos BásicosConceptos BásicosConceptos BásicosConceptos Básicos

� Productividad

� Calidad

� Competitividad� Competitividad

� Valor agregado

� Proceso

PRODUCTIVIDAD

La productividad se define como: "La relación entre las entradas y las salidas de un sistema productivo". Con frecuencia es conveniente medir esta frecuencia es conveniente medir esta relación como una razón de la salida dividida entre la entrada. Si se produce más salida con las mismas entradas, se mejora la productividad. De la misma manera, si se utilizan menos entradas para producir la misma salida, también se mejora la productividad.

CALIDAD

� Tiene múltiples significados y se pueden resumir en :

1. La calidad consiste en aquellas características del producto que satisfacen las necesidades del cliente y proporcionan la satisfacción con el proporcionan la satisfacción con el producto.

2. La calidad consiste en productos y procesos libres de deficiencias.

3. La calidad es una calificación que resulta de comparar el bien o servicio con estándares.

CALIDAD

� En general, la administración de la calidad se lleva a cabo mediante el uso de tres procesos generales de planeación, control y perfeccionamiento: "La Trilogía de la Calidad“:

1. Planeación: Desarrollar productos y procesos necesarios para satisfacer las procesos necesarios para satisfacer las necesidades del cliente.

2. Control: Este procedimiento lo utilizan las fuerzas de operaciones para lograr losobjetivos del producto y del proceso.

3. Perfeccionamiento: Lograr niveles de desempeño sin precedentes ysignificativamente mejores que cualquier nivel en el pasado.

Competitividad

� Entendemos por competitividad a la capacidad de una organización, de mantener sistemáticamente ventajas comparativas que le permitan alcanzar, sostener y comparativas que le permitan alcanzar, sostener y mejorar una determinada posición en el entorno socioeconómico.

� La ventaja comparativa de una empresa estaría en su habilidad, recursos, conocimientos y atributos, etc., de los que dispone dicha empresa, los mismos de los que carecen sus competidores o que estos tienen en menor medida. Esto permite a la empresa obtener rendimientos superiores a los de su competencia.

PROCESO

Serie de actividades relacionadas entre si que convierten insumos en productos. . Se componen de 3 tipos de actividades: actividades que agregan valor, de traspaso y de control.valor, de traspaso y de control.

Proveedor Cliente(materia prima, energía, (productos, servicios)Insumos, información)

Actividades(valor agregado)

Procesos

ProcesoEntradas Salidas

Métodos Cultura Organizacional

Proceso

Planta Trabajo

Tecnología KnowhowValor Agregado

InsumosPersonas

ProductosPersonas

Maquinarias

Mat. Indirectos Mano Obra

PROCESOS