organizacion y metodos 1

1

TECNICAS TECNICAS

PARA REDACTAR PARA REDACTAR POLITICAS Y POLITICAS Y

PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS

2

Objetivo GeneralObjetivo General

Definir y aplicar las técnicas de Definir y aplicar las técnicas de definición, levantamiento y definición, levantamiento y

documentación de políticas y documentación de políticas y procedimientosprocedimientos

3

■ Clarificar conceptos de políticas y de Clarificar conceptos de políticas y de procedimientosprocedimientos

■ Definir el contenido, formato y las técnicas Definir el contenido, formato y las técnicas para redactar las políticaspara redactar las políticas

■ Definir el contenido, formato y las técnicas Definir el contenido, formato y las técnicas para redactar los procedimientospara redactar los procedimientos

■ Definir el contenido y el formato de manuales Definir el contenido y el formato de manuales de políticas y procedimientosde políticas y procedimientos

■ Diseñar sistema de control de las políticas y Diseñar sistema de control de las políticas y los procedimientoslos procedimientos

Objetivos Específicos

4

PIRAMIDE DE DOCUMENTACIONPIRAMIDE DE DOCUMENTACION

POLITICAS

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

FORMULARIOS-REGISTROS

5

FASES DEL PROYECTO DE FASES DEL PROYECTO DE DOCUMENTACIONDOCUMENTACION

■ Planeación:Planeación:

Inventario preliminar de Inventario preliminar de

documentos a realizardocumentos a realizar

Constitución del equipo de trabajoConstitución del equipo de trabajo■ Recolección de informaciónRecolección de información■ Análisis de la informaciónAnálisis de la información

■ DocumentaciónDocumentación■ Control, seguimiento, actualizaciónControl, seguimiento, actualización

6

TECNICAS DETECNICAS DE

LEVANTAMIENTO DE DATOSLEVANTAMIENTO DE DATOS

■ ObservaciónObservación■ Encuesta: Cuestionario/EntrevistaEncuesta: Cuestionario/Entrevista

■ Consulta en documentosConsulta en documentos■ Revisión minutas reunionesRevisión minutas reuniones

■ Textos legalesTextos legales■ Combinaciones de técnicasCombinaciones de técnicas

7

POLITICAPOLITICA

Guía general de cómo la gerencia Guía general de cómo la gerencia desea que se manejen las desea que se manejen las

operaciones. Sirve de orientación al operaciones. Sirve de orientación al tomar decisiones sobre aspectos de tomar decisiones sobre aspectos de

la organizaciónla organización

8

FORMATO DE POLITICAFORMATO DE POLITICA

■ EncabezadoEncabezado■ GeneralidadesGeneralidades

■ AlcanceAlcance■ PolíticaPolítica

■ RevisionesRevisiones■ DistribuciónDistribución

■ AprobacionesAprobaciones

9

FORMATO DE POLITICA....FORMATO DE POLITICA....

ENCABEZADOENCABEZADO

Nombre de la compañía, título del Nombre de la compañía, título del documento, número del documento, documento, número del documento, fecha de emisión, fecha de revisión, fecha de emisión, fecha de revisión,

número de página, cantidad de número de página, cantidad de páginas, cantidad de revisionespáginas, cantidad de revisiones

10

FORMATO DE POLITICAFORMATO DE POLITICA......

■ GENERALIDADES:GENERALIDADES:

Breve explicación sobre el Breve explicación sobre el

asunto a normarasunto a normar

■ ALCANCE:ALCANCE:

A quién- quienes aplica la políticaA quién- quienes aplica la política

11

FORMATO DE POLITICA...FORMATO DE POLITICA...

■ POLITICA:POLITICA:

- Se redacta en verbo en futuro, - Se redacta en verbo en futuro, indicando mandatoindicando mandato

-Cada política se numera -Cada política se numera

- Cuidar de no incluir generalidad - Cuidar de no incluir generalidad como políticacomo política

- Evitar las notas- Evitar las notas

12


■ REVISION:REVISION:

Toda política debe ser revisada y Toda política debe ser revisada y aprobada por el más alto nivel o por aprobada por el más alto nivel o por

quien este delegue en la empresaquien este delegue en la empresa■ APROBACION:APROBACION:

Se indica el (los) nombre (s) y el título Se indica el (los) nombre (s) y el título de quien (es) apruebande quien (es) aprueban

13


■ DISTRIBUCION:DISTRIBUCION:

Todo aquel a quien aplica debe tener Todo aquel a quien aplica debe tener acceso fácil al documento. No acceso fácil al documento. No

necesariamente una copia.necesariamente una copia.

Contenido : Política XXXXXContenido : Política XXXXX

I. GENERALIDADESI. GENERALIDADES

II.II. ALCANCEALCANCE

NúmeroEfectividadRevisión

Página___ de____

COMPAÑIA XXXXX

NúmeroNúmeroEfectividaEfectividaddRevisiónRevisiónPágina___ dePágina___ de________

III. OBJETIVOIII. OBJETIVO

IV. POLITICASIV. POLITICAS

V. ANEXOSV. ANEXOS

VI.VI. DISTRIBUCIONDISTRIBUCION

Originado por: Originado por:

Aprobado por:Aprobado por:

Contenido: Política XXXX

COMPAÑIA: XXXXXXXX

–EjercicioEjercicio

Utilizando el formato anexo, Utilizando el formato anexo,

redacte una política completa, redacte una política completa,

la que prefiera, la que prefiera,

si es real de su empresa,si es real de su empresa,

mucho mejor.mucho mejor.

17

PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO

Documento que detalla elDocumento que detalla el conjunto de conjunto de actividades lógicas necesarias para actividades lógicas necesarias para

producir un bien o servicioproducir un bien o servicio

Paso a paso para hacer algoPaso a paso para hacer algo

18

Un procedimiento siempre debe responder al Un procedimiento siempre debe responder al

esquemaesquema : :

5 W + 1 H5 W + 1 H

Qué se haceQué se hace

Quién lo haceQuién lo hace

CuándoCuándo

DóndeDónde

Para quéPara qué

++

Cómo lo haceCómo lo hace

19

FORMATO DE PROCEDIMIENTOFORMATO DE PROCEDIMIENTO

ENCABEZADO:ENCABEZADO:

Nombre de la compañía, título, Nombre de la compañía, título, número del documento, fecha de número del documento, fecha de emisión, fecha de revisión, número emisión, fecha de revisión, número de página, cantidad de páginas, de página, cantidad de páginas, cantidad de revisionescantidad de revisiones

20

FORMATO DE PROCEDIMIENTO....FORMATO DE PROCEDIMIENTO....

CUERPO:CUERPO:

I I GENERALIDADES:GENERALIDADES: Ambientación Ambientación sobre el tema a tratarsobre el tema a tratar

II II OBJETIVO: OBJETIVO: Fin que persigue el Fin que persigue el procedimiento (procedimiento (no el procesono el proceso) usar verbo ) usar verbo en infinitivo en infinitivo

III III ALCANCEALCANCE: : Inicio y fin del procesoInicio y fin del proceso

IV IV POLITICAS Y CONTROLESPOLITICAS Y CONTROLES: : Disposición de la alta gerencia respecto Disposición de la alta gerencia respecto al procesoal proceso

21

FORMATO DE PROCEDIMIENTO....FORMATO DE PROCEDIMIENTO....

CUERPO: CUERPO:

V V PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO

ResponsableResponsable:título del puesto que realiza :título del puesto que realiza cada pasocada paso

Actividad:Actividad: descripción de cada paso descripción de cada paso (5w+1h)(5w+1h)

VI VI ANEXOS:ANEXOS: Lista de formularios usados Lista de formularios usados en el proceso, en el orden en que fueron en el proceso, en el orden en que fueron nombradosnombrados

22

FORMATO DE PROCEDIMIENTO...FORMATO DE PROCEDIMIENTO...

CUERPO:CUERPO:

VII VII DISTRIBUCION DISTRIBUCION : Autorizados a : Autorizados a poseer copia controladaposeer copia controlada

VIII VIII APROBACION:APROBACION: Nombres y Nombres y puestos de quienes aprueban el puestos de quienes aprueban el documentodocumento

Generalmente quienes aprueban son los Generalmente quienes aprueban son los mismos que revisanmismos que revisan

Contenido: XXXXXXXXX NUMERO:

EFECTIVIDAD:REVISION:PAGINA: ____DE ____

COMPAÑIA: XXXXXXXX

I. GENERALIDADES

II. ALCANCE

III. OBJETIVO

IV. POLITICAS Y CONTROLES

V. PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE ACTIVIDAD

Contenido: XXXXXXXXX NUMERO:EFECTIVIDAD:REVISION:PAGINA: ____DE ____

COMPAÑIA: XXXXXXXX

VI. ANEXOS

VII. DISTRIBUCION

Originado por: Aprobado por:

_________________ _____________________

Contenido: XXXXXXXXX NUMERO:EFECTIVIDAD:REVISION:PAGINA: ____DE ____

COMPAÑIA: XXXXXXXX

EjercicioEjercicio

Redacte cada parte de un Redacte cada parte de un procedimiento real, utilizando el procedimiento real, utilizando el

formato anexoformato anexo

27

GUIA PARA DOCUMENTAR GUIA PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS

■ Identificar proceso a documentarIdentificar proceso a documentar■ Asignar título corto y explicativoAsignar título corto y explicativo

■ Determinar políticas que apliquenDeterminar políticas que apliquen■ Si las políticas ya fueron documentadas, Si las políticas ya fueron documentadas,

pueden referenciarsepueden referenciarse■ Levantar informaciónLevantar información

■ Determinar alcance. Relación con otros Determinar alcance. Relación con otros procesosprocesos

28

GUIA PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOSGUIA PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS

■ Obtener y/o diseñar formularios y/o Obtener y/o diseñar formularios y/o reportesreportes

■ Redactar paso a paso del proceso. Redactar paso a paso del proceso. Mantener secuencia lógicaMantener secuencia lógica

■ Subdividir en sub-títulos, si aplicaSubdividir en sub-títulos, si aplica■ Evitar las notas explicativasEvitar las notas explicativas

29


■ Mencionar anexos en el orden que Mencionar anexos en el orden que

aparecen en el proceso y con el mismo aparecen en el proceso y con el mismo nombrenombre

■ Controlar número de pasosControlar número de pasos

■ No documentar excepcionesNo documentar excepciones■ Evitar lenguaje coloquialEvitar lenguaje coloquial

30


■ Evitar términos rebuscadosEvitar términos rebuscados

■ No incluir políticas como pasosNo incluir políticas como pasos

■ Evitar las referencias, si se usan, deben ser Evitar las referencias, si se usan, deben ser de pasos anterioresde pasos anteriores

31

TIEMPO VERBALTIEMPO VERBAL

■ Cada paso del procedimiento se redacta: Cada paso del procedimiento se redacta: en tiempo presente,en tiempo presente,

modo indicativo, modo indicativo,

3ra. Persona del singular3ra. Persona del singular

Ej.Ej.

Recibe facturas junto a Recibe facturas junto a

listado y verifica que todas listado y verifica que todas

estén incluidas estén incluidas

32

INSTRUCTIVOS DE TRABAJOINSTRUCTIVOS DE TRABAJO

Describen de manera detallada los Describen de manera detallada los

pasos para realizar una actividad muy pasos para realizar una actividad muy operativa o muy delicada, en la que debe operativa o muy delicada, en la que debe

cuidarse cada detalle.cuidarse cada detalle.

Puede acompañarse de fotos, esquemas, Puede acompañarse de fotos, esquemas, gráficos, dibujosgráficos, dibujos

33

CONTROL DE POLITICAS Y CONTROL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS

■ Copias controladasCopias controladas■ Copias Copias nono controladas controladas■ Sellos de identificaciónSellos de identificación

■ Asegurar eliminación de documentos Asegurar eliminación de documentos obsoletosobsoletos

■ Definir matriz de distribuciónDefinir matriz de distribución

organizacion y metodos 1

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