organizacion y metodos unidad 1

Módulo Administrativo

Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Gerenciales

Unidad IV: Fundamentos de Organización

Tema 1: La Organización

1.1.- Organización como proceso administrativo - Definición:

Se puede definir el término de: Organizar como el proceso de asignar autoridad - responsabilidad y coordinar los esfuerzos del personal en la obtención de los objetivos de la organización. Este proceso presenta por tanto, dos facetas: establecer la estructura y coordinar. Una vez identificados los objetivos y la estructura durante la planificación, la organización debe determinar quién va a ser que cosa y cómo va a hacer lo coordinación dentro y entre los departamentos de la misma.

Veamos a continuación las definiciones del proceso de organizar que presentan algunos autores:

“Organización es la estructura de las relaciones que debe existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados" Agustín Reyes Ponce

"La organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa, con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue" Isaac Guzmán V.

"Organizar es agrupar las actividades para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido vertical como horizontal toda la estructura de la empresa" Koontz & O´Donell

"Las organizaciones son unidades sociales o agrupamientos humanos deliberadamente constituido para alcanzar fines específicos" Amitai Etzioni



1.2.- Importancia de la Organización

La organización como función administrativa posee un carácter continuo, jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (Expansión, contracción, nuevos productos, entre otros).

Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzo, al delimitar las funciones y responsabilidades.

1.3.- Comportamientos Organizacionales:

Cuando interviene más de un individuo se constituye una situación social, definida por sus usos y costumbres que dan lugar a normas de comportamiento y además se tiene en cuenta la identidad de los participantes, Estos dos factores generan expectativas por parte de los individuos.

El comportamiento organizacional se caracteriza por ser un proceso de interacción regido por las expectativas de los individuos. Puede realizar en forma de:

* Cooperación: Actividad que se desarrolla con vistas a una finalidad común.

* Coordinación: Actividad ordenada en base a información mutua de los comportamientos proyectados.

1.4.- Elementos de Las Organizaciones

1.4.1.- Personas interrelacionadas: (personas, roles y status), es el elemento esencial de toda organización. Las personas son a las organizaciones lo que las células al cuerpo humano. El funcionamiento de la organización dependerá en buena medida de cómo actúen las personas que la integran, y por lo tanto, una parte esencial de la comprensión de las organizaciones la constituye la comprensión de los motivos del comportamiento humano, conocida como " Motivación".

1.4.2.- Grupos interrelacionados: Las propias organizaciones son, grupos que a su vez están constituidos por sub.-grupos. Estos sub.-grupos pueden ser primarios es decir los espontáneos y caracterizados por vínculos afectivos. Son



formados en base a impulsos naturales e inconscientes. Secundarios es decir planificados y caracterizados por vínculos utilitarios. Resultan del pensamiento consciente y racional. Al conjunto de roles y status establecidos en la definición de los subgrupos secundarios se les conoce como organización formal. Cuando una persona pasa a pertenecer a un grupo, su conducta ya no dependerá únicamente de su propia personalidad sino que estará fuertemente influenciada por las normas de comportamiento y por los valores de ese grupo (los valores son los que el grupo entiende que esta y bien y lo que entiende que esta mal).

1.4.3.- Finalidad: Es la misión. Toda organización orienta sus acciones a satisfacer una necesidad o conjunto de necesidades de la sociedad lo cual constituye lo que hemos llamado "Misión" de la organización-

1.4.4.- Eficiencia: es vital para que se intente llevar a su máximo la relación entre lo que se consume y lo que se produce en una organización. Lo contrario implica despilfarro.

1.5.- Enfoque de Sistema de la Organización Según Stoner: El enfoque de sistema procura contemplar la organización

como un todo y como parte del ambiente externo. Considera que la actividad de un segmento de la organización afecta a la actividad del resto de los segmentos de la misma, hace que los gerentes no puedan funcionar solamente dentro de los límites del organigrama tradicional, sino que deben entremezclar su departamento con toda la empresa.

Un gerente de producción que aplica el enfoque de sistema decidiría la

programación tomando en cuentas las consecuencias de sus decisiones en otros departamentos y para la organización entera.

1.5.1.- Principales Conceptos del Enfoque de Sistema:

1. Sub Sistema: Son las partes que constituye el sistema, lo cual implica que cada sistema puede ser a su vez subsistema de otro sistema mayor.

2. Sinergia: Significa que los departamentos que interactúan en forma cooperativa, son mas productivos que si trabajaran en forma independiente o aislada.

3. Sistema Abierto y Sistema Cerrado: Un sistema abierto es aquél que interactúan con su ambiente, en tanto el sistema cerrado no lo hace.

4. Límite del Sistema: Es lo que separa a todo sistema de su ambiente. En un sistema cerrado el limite es rígido, en tanto en un sistema abierto el limite es más flexible

5. Flujo: Un sistema toma elementos del ambiente externo, que constituye el INPUT del sistema. Los input pasan por un PROCESO de transformación, que los transforman en bienes y servicios (OUTPUT), que se vuelcan al medio externo.



6. Retroalimentación: Constituye la parte del control de un sistema: los resultados, es decir, los output regresan a quien procesó los input, permitiendo analizar y corregir los procesos.

Según Donnelly: En el enfoque de sistema, la organización es percibida como un grupo de partes interrelacionadas con un propósito único, donde la acción de una parte repercute en las demás. Agrega que resolver un problema con enfoque de sistema, implica ver la organización como un todo dinámico y prever impactos deseados y no deseados de las decisiones.

Según Kast y Rosenzweig: Un sistema es todo conjunto organizado y unitario, compuesto por dos o más partes Inter-dependientes, delineado por límites identificados que lo separen del supra ambiente ambiental.

Estos autores consideran que las organizaciones son un sub - sistema de la

sociedad, que a su vez están compuestos por distintos sub - sistemas: metas y valores; técnico; psico-social; estructural; administrativo.

1.6.- Organización Formal. Las organizaciones formales, consisten en grupos de personas

conformados para obtener resultados utilitarios específicos. Como todo grupo, tienen una estructura es decir, cada integrante ocupa una posición (o status) que conlleva derechos y obligaciones, y un rol que implica el ejercicio de esos derechos y obligaciones. Pero en el caso de las organizaciones formales, esta estructura está formalizada, existe con independencia de quien la ocupe.

1.6.1.- Principios de la Organización Formal.

Según Benjamín Franklin (1998) los principios de la organización formal son los siguientes:

1.6.1.- Autoridad: Consiste en el derecho de mandar y en el poder de hacerse obedecer,

siendo el poder la habilidad de ejercer influencia, por lo tanto el poder refuerza la autoridad.

1.6.2.- Delegación: Es el proceso por el cual un jefe de a un subordinado la autoridad necesaria

para realizar su tarea. Se lleva a cabo cuando las actividades crecen o aumentan la complejidad de las mismas.



1.6.3.- Responsabilidad: Es el deber que un subordinado tiene de cumplir con las tareas

encomendadas dependiendo su grado de responsabilidad de la función que realiza y jerarquía que ocupa en la organización.

1.6.4.- Departamentalización: Consiste en dividir y agrupar las actividades de la organización para que

contribuyan al logro de los objetivos, aumentando así la eficiencia de la organización. De cada área, departamento, división, y puesto de trabajo se exige una definición clara de la actividad, delegación y relaciones de autoridad establecida.

1.6.5.- Unidad de mando: Para la ejecución de un acto cualquiera una persona solo debe recibir

órdenes de un jefe, esa es la regla de la unidad de mando. Sin embargo, en la actualidad este principio se está modificando por cuanto las nuevas estructuras organizacionales están apuntando hacia el trabajo por proyectos y estructuras en redes, en los cuales las personas no están bajo la dirección de un solo supervisor sino de varios.

1.6.6.- Tramo de control o Amplitud administrativa: Es el número de empleados que deben reportar a un gerente. Determina

cuánto debe monitoriar estrechamente el gerente a sus subordinados. 1.6.7.- Unidad de objetivos: Toda la organización debe estar encaminada hacia el logro de la misión,

objetivos y metas y la estructura debe ser una herramienta para alcanzar lo planeado.

1.6.8.- Jerarquización: Jerarquizar es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a

través de los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado.



Tema 2: Organización y Métodos

2.1.- Organización y Métodos - Definición

El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración.

Es así como hoy en día, en la mayoría de las empresas han sido creadas unidades de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo; Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor general de la racionalización.

Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Organización y Métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y los métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en los procesos administrativos, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra.

Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de los gerentes es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen los métodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando este servicio, los gerentes adquieren los conocimientos necesarios de Organización y Métodos, y sean capaces de dirigir un departamento, haciéndose totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organización y crear los instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo la función.



2.2. Ventajas de las Unidades de Organización y Métodos

La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un gerente es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades, haciendo éstas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través de personas encargadas de la actividad que se analiza .

Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir, pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello.

Un buen servicio del departamento de Organización y Métodos se caracteriza por:

Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna presión.

Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas.

Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la experiencia de sus funcionarios.

Liberación de estrecheses departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa.

De esta manera, el término de Organización y Métodos consiste, por una parte, en conceptuar la organización como la función que se sustenta en buscar los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo: determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad, así como su facultad de adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organización.

El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas

administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la administración



La esencia de la relación entre Organización y Métodos es que los métodos deben ser acordes con la organización y ésta con los métodos aplicados. Una variación en la organización ocasiona una variación en los métodos y, a la inversa, un cambio en los métodos provoca cambios en la estructura orgánica. El método permite descubrir cuáles son las estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organización para hacerla eficiente y eficaz.

Esta herramienta administrativa, tuvo sus inicios en la administración pública. La introducción de esta concepción al sector público se ha realizado conforme han surgido los problemas en la prestación de los servicios públicos. Se inició la aplicación de este concepto en las empresas públicas para las cuales el criterio de rentabilidad y productividad es importante, a pesar de que el lucro no es su finalidad.

2.3. Objetivos Las unidades de organización y métodos obedecen a dos objetivos

fundamentales: 1. Servir de vinculación entre el órgano central de modernización

administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo.

2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa. 2.4 Origen de Organización y Métodos La creación de las unidades de Organización y Métodos se vincula, por una

parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes:

una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación. Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la

creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las



unidades de Organización y Métodos en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Métodos a las funciones de contabilidad y auditoria con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la

administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Las unidades de Organización y Métodos se legalizan en 1971 por medio

de varios acuerdos:

1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas"

2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia"

3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios" 2.5.- Funciones. El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo

con el desarrollo de la organización dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.

Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la

administración y se pueden destacar de la siguiente manera:

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.

3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas;



coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.

4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.

5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.

6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.

7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para la resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.

8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.

9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados. Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de

Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo:

1ª Fase de desarrollo (inicial)

2ª Fase de desarrollo (intermedia)

3ª Fase de desarrollo (consolidación)

Análisis de estructuras y funciones

Teoría de sistemas Teoría cuantitativa

Cuadros de distribución del trabajo

Desarrollo Organizacional

Ingeniería de sistemas

Elaboración de organigramas

Administración por proyectos

Informática

Elaboración de diagramas de flujo

Administración estratégica

Modelos de simulación

Análisis y descripción de puestos

Fuente: Gustavo Quiroga Leos (1992)

Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los sistemas de la organización



a. Fase de Desarrollo (Inicio):

Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica, para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organigramas como cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.

b. Fase de Desarrollo (Intermedia):

En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los sistemas y los proyectos.

c. Fase de Desarrollo (Consolidación):

Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de datos.

2.6.- Características de los análisis de Organización y Métodos

La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:

1. Conocer el hecho o la situación que se analiza. 2. Describir tal hecho o situación. 3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. 4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del

hecho específico en estudio. 5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido,

haciendo comparaciones y buscando analogías. 6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta

los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja. 7. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas

administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema de Organización y métodos, las cuales se denotan así:

a. Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.



b. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas. c. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento

que considere los factores. d. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones,

modificadores en las formas, registros e informes. e. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo

mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento. f. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de

hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.

g. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.

h. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal.

i. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.

j. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.

k. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.

l. Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen así:

Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo.

Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable para el desarrollo sistemático del análisis.

Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia, y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

2.7.- Ubicación dentro de la empresa:

Ya está definido que la función única de Organización y Métodos corresponde a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de autoridad, dando como



resultado que la unidad de Organización y Métodos pueda situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa.

Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de secretaría. Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazón de la administración como un instrumento efectivo para su mejoramiento.

La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la administración es muy variada y depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado. Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de organización y métodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u organismo.

2.7.1.- Ubicación según la función de asesoría:

Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel jerárquico o máximo nivel de decisión, pero pueden situarse en otro nivel jerárquico. Existen dos casos

En una secretaría, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y de un gerente.

En una administración descentralizada, donde puede depender directamente del director o gerente general y del subdirector o subgerente general.

La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce que la estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y evolución de las actividades administrativas. Al no poder detectar personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgánica asesora.

Realizándose mediante la recolección de una serie de datos que le permiten conocer la situación como una fase de diagnóstico y considerar los cambios para una mejoría del sistema de actuación administrativa como una fase de diseño.

2.7.2.- Ubicación según la función de apoyo administrativo:

Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programación, presupuestos, información, administración de recursos humanos y materiales y control.



Se puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal, dependiendo de un órgano de línea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgánicas de la dependencia para el caso específico y especial del apoyo administrativo en Organización y Métodos.

Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de apoyo administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades de diagnóstico y proyectos ubicadas en las áreas que dada su importancia o dimensión las requiera.

2.7.3.- Ubicación según la función de los proyectos:

La organización por programas o proyectos es la más resultante del desarrollo de las relaciones horizontales dentro las organizaciones.

La organización por proyectos se caracteriza porque constituye una organización orgánico – ajustable y flexible, identificándose como una estructura horizontal – diagonal. Es una combinación de la relación de coordinación y del mando especializado, pero también puede considerarse como una vinculación entre la estructura programática, cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organización.

Existen dos enfoques para administrar los proyectos de Organización y Métodos:

a.- El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al más alto nivel con una relación de asesoría en el organigrama.

b.- El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta su término y los funcionarios de línea conserven su autoridad lineal original.

En él coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los distintos administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto"

2.8.- Personal de Organización y Métodos

El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:



Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodología de la investigación.

Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organigramas, diagramas de flujo y distribución de espacio.

El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

2.9.- Obstáculos y limitaciones de Organización y Métodos

Los obstáculos y limitaciones de un sistema de Organización y Métodos se resumen en tres aspectos:

a. La carencia de un programa general de Organización y Métodos en las dependencias públicas.

b. La escasez de personal calificado. c. La resistencia al cambio.

Podemos decir que un sistema de Organización y Métodos es vital para cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el que se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones en las cuales se basa la organización.

Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una manera más rápida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la empresa.



Tema 3: Metodología de los procesos de mejoramiento administrativo

3.1.- Metodología de los procesos de mejoramiento administrativo - Definición

Para lograr el propósito de mejorar los sistemas administrativos, se requiere de un marco general de referencia metodológico que permita identificar claramente los factores bajo estudio y analizar en forma ordenada y sistemática sus componentes del modo más racional posible utilizando las técnicas más adecuadas.

Tomando como base las investigaciones realizadas por Enrique Benjamín Franklin, se presenta un método de trabajo para normar y auxiliar las tareas de estudio, análisis, diagnóstico y mejoramiento organizacional:

Fuente: Enrique Benjamín Franklin (1998)

3.1.1.- Visión del Estudio

Constituye la etapa inicial de un estudio organizacional, a partir de la cual se puede lograr una aproximación de la situación real, las competencias y aplicaciones esenciales para dimensionar la naturaleza y propósito del estudio.

Etapas de la metodología para el desarrollo de los procesos de mejoramiento administrativo

Visión del

Estudio

Planeación del Estudio

Recopilación

Formulación de recomendaciones

Análisis de

los datos

Implantación Evaluación

1 2 3 4

567

1



En este paso se realizará una captación, análisis y selección de las ideas que permitirán sentar las bases para definir la naturaleza, alcance, requerimientos y expectativas que se pretenden alcanzar con su puesta en práctica.

Además se realizará un examen preliminar de la situación, es decir, una revisión e identificación de los puntos claves que servirán como marco referencial para el estudio.

3.1.2.- Planeación del estudio:

El segundo paso para realizar un estudio organizacional es el de precisar su naturaleza y alcance, es decir, establecer los “términos de referencia” para orientar su ejecución.

3.1.2.a.- Determinación del factor de estudio: Identificación del elemento o variables que deben ser estudiados para que la organización pueda cumplir con su cometido. Este procedimiento fija las bases para determinar el objetivo del estudio y llevar a cabo una exploración o investigación preliminar que proporcione la información fundamental para integrar un proyecto de estudio sólido y completo.

3.1.2.b.- Fuentes de estudio

a.- Fuentes internas: Nivel institucional, Nivel intermedio, área afectada, otras unidades administrativas, Unidades de mejoramiento administrativo, recursos de información.

b.- Fuentes externas: Normativas, Organizaciones análogas, Organizaciones líderes en el campo de trabajo, proveedores, clientes o usuarios.

3.1.2.c.- Definición del objetivo de estudio: Una vez se ha detectado los factores que requieren atención, es necesario determinar con claridad el objetivo del estudio, el cual debe ser muy específico en cuanto a las condiciones que la organización espera como resultado de sus acciones internas e interacción con el medio ambiente.

3.1.2.d.- Investigación preliminar: Definida la orientación y los factores de calidad esperados del estudio, se requiere de una investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación administrativa de la organización. Esto implica tanto la revisión de la literatura técnica y legal, como el primer contacto con la realidad que se va a estudiar.

2



3.1.2.e.- Preparación del proyecto de estudio: Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el estudio se debe preparar el documento de partida para instrumentarlo, el cual debe quedar integrado por:

A.- Propuesta Técnica, que a su vez debe contener:

a.- Antecedentes

b.- Naturaleza

c.- Justificación

d.- Objetivos

e.- Acciones

f.- Resultados

g.- Alcance

h.- Recursos

i.- Costos

j.- Estrategias

k.- Información Complementaria

B.- Programa de Trabajo, el cual incluye:

a.- Identificación

b.- Responsables

c.- Área

d.- Clave

e.- Actividades

f.- Fases

g.- Calendario



h.- Representación Gráfica

i.- Formato

j.- Reportes de avance

k.- Periodicidad

3.1.2.f.- Autorización para realizar el estudio.

3.1.2.g.- Integración del grupo de trabajo: integrado por un coordinador auxiliado por un equipo técnico.

3.1.2.h.- Capacitación del grupo: Dicha capacitación se refiere, no sólo a lo que respecta al manejo de medios de investigación que se emplearán para el levantamiento de información, sino de todo el procese que se seguirá para preparar el estudio.

3.1.3.- Recopilación de Datos: Concluida la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilación de datos, la cual debe dirigirse hacia aquellos hechos que permitan conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización.

3.1.3.1.- Técnicas de recopilación de datos: La elección de técnicas e instrumentos para la recopilación de los datos debe estar en función de las características del estudio que se pretenda realizar. A continuación se mencionan algunas técnicas que serán de gran utilidad:

a.- Investigación documental

b.- Consulta a sistemas de información

c.- Entrevistas

d.- Cuestionarios

e.- Observación Directa

3.1.4.- Análisis de los Datos: Una vez realizados la recopilación y registro de datos, éstos deben someterse a un proceso de análisis o examen crítico que

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permita precisar las causas que llevaron a tomar la decisión de emprender el estudio y ponderar las posibles alternativas de acción para su efectiva atención.

3.1.4.a.- Procedimiento de análisis: El análisis provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y empleo de la información para que la organización pueda evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. Dentro de ese proceso se puede distinguir la siguiente secuencia de pasos:

a) Conocer el hecho o situación que se analiza. b) Describir ese hecho o situación. c) Descomponerlo para percibir todos sus detalles y componentes. d) Examinarlo críticamente para comprender mejor cada elemento. e) Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación

seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o diferencias.

f) Definir las relaciones que operan entre los elementos, considerándolos individualmente y en conjunto, sin olvidar que los fenómenos administrativos no se comportan en forma aislada, sino que son también producto del medio ambiente que los rodea.

g) Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención.

3.1.5.- Formulación de recomendaciones: Como resultado del análisis de los datos y de la formulación del análisis de los datos y de la formulación de un diagnóstico de la situación que originó el estudio, se abre la posibilidad de preparar propuestas concretas de acción, evaluando sus ventajas y desventajas, presentándolas a manera de propuestas o recomendaciones. Las recomendaciones pueden ser de los siguientes tipos:

Otra técnica muy eficaz en el momento del análisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionamientos fundamentales:

¿Qué trabajo se hace? ¿Cómo se hace?

¿Para qué se hace? ¿Con qué se hace?

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a) De mantenimiento: Conservación general del ambiente de trabajo sin modificaciones o, en su caso, que los cambios no impliquen más que reformas elementales.

b) De eliminación: Supresión de un sistema de trabajo, reemplazo de formas, registros e informes, eliminación de procedimientos, bajas de personal, desaparición de áreas o unidades administrativas, entre otras.

c) De adición: Introducción de un nuevo sistema, incremento del número de operaciones en un procedimiento, incorporación de nuevas unidades administrativas, aumento del personal, programas, formas, entre otras.

d) De combinación: Intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo, alternar el orden de las operaciones de un procedimiento o aplicación de sistemas, compaginar la utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas, entre otras.

e) De fusión: Redistribución de funciones mediante la unificación de áreas y/o unidades administrativas, agrupación de personas de diferentes áreas bajo un mismo mando, unificación de formas, registros e informes, entre otros.

f) De modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicación física de personal, equipo o instalaciones, redistribución de cargas de trabajo, modificación de formas, registros, y programas.

g) De simplificación: Reducción de pasos de un procedimiento, introducción de mejoras en los métodos de trabajo, agilización de sistemas de trabajo, disminución de formas, reportes, entre otros.

3.1.6.- Implantación: La implantación de las recomendaciones constituye el paso clave para incidir en forma efectiva en la organización, ya que constituye el momento de transformar los planteamientos y medidas de mejoramiento administrativo en acciones específicas para cumplir con el objetivo del estudio.

La implantación está conformada pro las fases siguientes:

a) Preparación del programa b) Integración de recursos. c) Ejecución del programa.

3.1.7. Evaluación: Una vez que se implantado el estudio, es indispensable comprobar el efecto de las innovaciones, por lo que es conveniente efectuar la identificación, calificación y cuantificación de las realizaciones, así como los cambios operativos que de éstas se desprendan.

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EVALUACIÓN UNIDAD IV

I PARTE. DESARROLLO

A continuación se formulan una serie de interrogante, se pide que las responda de forma analítica:

1.- Explique qué conocimientos requiere el analista de Organización y Métodos?

2.- Explique cuáles objetivos se persiguen con la creación de las unidades de Organización y Métodos.

3.- ¿Cuáles son las técnicas de organización que utilizan las unidades de Organización y Métodos en su fase de desarrollo máximo?

4.- Explique las diferencias que existen entre ubicar las unidades de Organización y Métodos según la función de asesoría y según la función de apoyo.

5.- Explique cuáles son las funciones de las unidades de Organización y Métodos.

II PARTE: RESOLUCIÓN DE CASOS PRÁCTICOS

A continuación se presenta un caso de estudio, léalo detenidamente y conteste las preguntas que al finalizar el caso se plantean.



CASO DE ESTUDIO Nº 1:

La función de Organización y Métodos.

Metodología de los procesos de mejoramiento administrativo.

GRAFICOLOR S.A.

1. GRAFICOLOR S.A. actúa en el medio desde el año 1987, realizando actividades gráficas. La empresa comenzó su accionar en forma muy reducida pero, con el pasaje del tiempo, debido a la calidad de sus trabajos, a la correcta atención de sus clientes y al estricto cumplimiento en los compromisos asumidos, fue creciendo en forma importante, transformándose en una de las más reconocidas empresas del ramo.

Su crecimiento comercial no fue acompañado de la adaptación administrativa necesaria, por lo que desde hace aproximadamente 5 años enfrenta serios problemas de organización y administración. El Directorio ha insistido frente a Gonzalo Pereira, Gerente General de GRAFICOLOR S.A., para que ponga en práctica acciones que otorguen a la empresa el prestigio que obtuvo en sus primeros años de vida.

En realidad, las unidades organizativas existentes en la empresa no tienen claramente determinadas sus actividades, por lo que Gonzalo Pereira consideró conveniente desarrollar dos acciones simultáneas: en primer lugar crear una unidad interna de Organización y Métodos y en segundo lugar listar las principales actividades que se cumplen actualmente más las que debería cumplir, a su criterio, la unidad de Organización y Métodos.

2. El listado de actividades confeccionado por el Gerente General es el siguiente:

1. Diseñar la estructura organizativa de la empresa.



2. Confeccionar un registro de proveedores.

3. Asesorar técnicamente en la compra de nuevos computadores para la administración.

4. Analizar y diseñar los procedimientos administrativos de la empresa.

5. Determinar la dotación de personal necesaria para las distintas unidades integrantes de la estructura organizativa de la empresa.

6. Registrar la asistencia del personal.

7. Planificar las ventas.

8. Supervisar las tareas diarias realizadas por los vendedores.

9. Presupuestar los trabajos gráficos encomendados por los clientes.

10. Facturar los trabajos realizados.

11. Cobrar las facturas y pagar a los proveedores.

12. Confeccionar un presupuesto financiero semestral.

13. Redactar un proyecto de reglamento interno de personal.

14. Coordinar las actividades entre las áreas de Producción, Ventas y Finanzas.

15. Analizar y sugerir cambios en la disposición física actual.

3. Otra de las inquietudes de Gonzalo Pereira es el continuo retraso que se produce en la ejecución de las tareas administrativas. Las investigaciones por él realizadas le permitieron establecer que las causas de dichos retrasos radicaban en la superposición o duplicación de actividades en algunas unidades organizativas y en la falta de claridad en las relaciones entre las mismas. Llegó al convencimiento también, que la indefinición del rol de cada empleado y el desconocimiento de las tareas específicas que deben cumplir, obstaculizaba el funcionamiento administrativo y colaboraba en los retrasos enunciados.

4. Si bien Gonzalo Pereira adoptó la decisión de crear la unidad interna de Organización y Métodos, tenía algunas dudas respecto a los resultados a esperar de la misma. Dichas dudas provenían de la conversación que había



mantenido con su amigo Jorge Ramírez, que era Gerente de Administración de una empresa exportadora. Ramírez le comentó la experiencia que vivió su empresa, hace 3 años, cuando recurrió al asesoramiento de un inexperto Analista de Organización y Métodos para la solución de problemas organizativos y debió rechazar el informe final presentado por el mismo con las siguientes observaciones:

• la propuesta realizada contemplaba la incorporación de tecnología y recursos humanos que excedían las posibilidades financieras de la empresa;

• uno de los problemas planteados -atrasos en la facturación- no había sido resuelto;

• la propuesta recomendaba una nueva estructura orgánica para la empresa pero no definía la distribución del trabajo dentro de cada unidad;

• las funciones que se asignaban a la Gerencia General violaban los estatutos de la sociedad anónima;

• el informe fue entregado 90 días después de la fecha prevista;



SE SOLICITA:

1) IDENTIFICAR, en la lista de actividades, las correspondientes a la función de Organización y Métodos.

2) IDENTIFICAR a qué otros órganos de la empresa asignaría las actividades que no corresponden a la función de Organización y Métodos.

3) EXPRESAR qué información buscaría para realizar un correcto diagnóstico de la situación planteada en el punto 3 del caso de estudio y DETERMINAR qué método utilizaría para obtener esa información.

4) IDENTIFICAR qué etapa o etapas de la metodología de mejoramiento administrativo no ha cumplido correctamente el Analista de Organización y Métodos, de acuerdo a lo planteado en el punto 4 del caso de estudio, y EXPLICAR los posibles motivos del incorrecto cumplimiento.



CASO DE ESTUDIO Nº 2 :

Javier Lezama es estudiante de la Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Gerenciales de la Universidad Valle del Momboy. Sus padres son propietarios de una ferretería, donde trabajan un Encargado y tres empleados que dependen de él. Organización y Métodos es la materia favorita de Javier y la aprobó con muy buenas calificaciones. Javier le planteó a sus padres que mediante la aplicación de las técnicas de racionalización administrativa aprendidas podría incrementar las ganancias de la ferretería. Sus padres permitieron que realizara un estudio del procedimiento de compras y recepción de la mercancía. Por ser su primer trabajo como Analista, Javier, que tiene buena capacidad de análisis y propuesta, emprendió la tarea con gran entusiasmo e ideas creativas.

1.1. EXPRESAR qué requisitos valoraría Ud. para seleccionar a un Analista de Organización y Métodos. FUNDAMENTAR su respuesta.

1.2. EXPRESAR qué información debe obtener Javier para llegar a un correcto diagnóstico del procedimiento.

1.3. EXPLICAR Y FUNDAMENTAR que método o métodos utilizaría usted para esta actividad de mejoramiento administrativo.



RECURSOS PARA AMPLIAR UNIDAD IV

FRANKLIN F., Enrique. Organización de Empresas. McGraw Hill Interamericana Editores S.A., Mexico , 1998.

GÓMEZ C., Guillermo. Planificación y Organización de Empresas. Octava Edición. McGraw Hill Interamericana Editores S.A., México, 1994.

INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: Organización y Métodos, un instrumento de la Reforma administrativa. San José de Costa Rica. Mayo de 1969. Págs. 90

QUIROGA, Gustavo, Organización y Métodos en la Administración Pública. Editorial Trillas. México 1992. Págs. 405.

MELINKOFF, Ramón V. Los Procesos Administrativos. Editorial Panapo C.A Caracas, Venezuela 1990.

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